KD_M15

Bài 6 HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP 1. Nhu cầu hình thành và phát triển các công ty PR chuyên nghiệp 2. Cấu trúc tổ chức của một công ty PR chuyên nghiệp 3. Các hoạt động chính của một công ty PR chuyên nghiệp 4. Vấn đề nhân sự trong công ty PR chuyên nghiệp 5. Câu hỏi nghiên cứu.

1. Nhu cầu hình thành và phát triển các công ty PR chuyên nghiệp 1.1. Nhu cầu quảng bá thương hiệu 1.2. Lợi thế so với quảng cáo 1.3. Xu thế hình thành và phát triển 1.4. Xu thế nghề nghiệp.

1.1. Nhu cầu quảng bá thương hiệu • Trong thời buổi hội nhập, mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu quảng bá thương hiệu. Nhu cầu này trở thành một xu hướng kinh doanh quan trọng và ngày càng phổ biến. Có thể nói, xu hướng kinh doanh ngày nay chính là kinh doanh thương hiệu • Một thương hiệu tốt là một minh chứng hùng hồn năng lực của doanh nghiệp. Và trong các chiến lược xây dựng thương hiệu, không thể thiếu được vai trò vô cùng quan trọng của PR.

1.2. Lợi thế so với quảng cáo • So với quảng cáo thì ngân sách cấp cho hoạt động PR thấp hơn nhiều nhưng hiệu quả mang lại không thua kém • “Quảng cáo là mình tự nói về mình”, trong khi “PR là người khác nói về mình”. Do đó, sử dụng PR trong việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp thường có sức thuyết phục hơn vì có độ tin cậy cao hơn • Quảng cáo thuyết phục khách hàng bằng lợi ích của sản phẩm. Còn PR chinh phục khách hàng bằng những giá trị cao cả hơn.

1.3. Xu thế hình thành và phát triển • Hiểu rõ vai trò tích cực của PR, các doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến hoạt động này nhiều hơn. Ngoài việc thành lập bộ phận PR trong doanh nghiệp, trong những thời điểm cần thiết, các doanh nghiệp còn nhờ đến dịch vụ PR chuyên nghiệp bên ngoài • Không ít doanh nghiệp ký hợp đồng dài hạn với các công ty PR, và xem những dịch vụ được các công ty này cung cấp có tầm quan trọng không nhỏ trong chiến lược phát triển của mình • Nhu cầu trên chính là tiền đề cho hàng loạt công ty PR chuyên nghiệp ra đời và phát triển.

1.4. Xu thế nghề nghiệp • Nhận ra ưu thế của PR, nhiều công ty quảng cáo đã bổ sung thêm PR vào chức năng hoạt động của công ty và xem nó như một dịch vụ cung cấp cho khách hàng bên cạnh dịch vụ quảng cáo • Những yêu cầu về sự nhạy bén, năng động, khả năng sáng tạo trong hoạt động PR cũng là những yếu tố phù hợp với giới trẻ. Theo đánh giá của các nhà tuyển dụng, PR đang là một nghề nghiệp thu hút nhiều sự quan tâm trên thị trường lao động.

2. Cấu trúc tổ chức của một công ty PR chuyên nghiệp 2.1. Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp 2.2. Chức năng của từng bộ phận.

2.1. Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp • Giống như các công ty khác, công ty PR hoạt động theo luật doanh nghiệp. Có 4 hình thức là: doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh • Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp thường gồm 3 thành phần chính yếu sau: – Khối hành chính; – Khối tác nghiệp; – Khối kỹ thuật.

Mô hình một công ty PR chuyên nghiệp (Phụ lục 5) Ban giám đốc

Khối tác nghiệp

Khối hành chính

Khối kỹ thuật

•Tư vấn

•Lễ tân

•Nghiên cứu

•Truyền thông

•Hành chính

•Thiết kế

•Tổ chức sự kiện

•Kế toán

•Dàn dựng

•Quản trị khủng hoảng

•Nhân sự

•Kỹ thuật

2.2. Chức năng của từng bộ phận 2.2.1. Khối hành chính 2.2.2. Khối tác nghiệp 2.2.3. Khối kỹ thuật.

2.2.1. Khối hành chính • Đây là khối “trung tâm đầu não” phụ trách việc quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động công ty.

Khối hành chính bao quát toàn bộ công việc của các bộ phận cũng như các vấn đề về nhân sự, chính sách, thủ tục, quy chế, lương bổng, khen thưởng, kỷ luật, v.v… cho cán bộ, nhân viên toàn công ty • Thông thường, người giám đốc điều hành sẽ kiêm nhiệm quản lý khối này.

2.2.2. Khối tác nghiệp • Nếu như xem khối hành chính là “đầu não” thì khối tác nghiệp có thể được xem là “trái tim” của cả công ty. Khối này bao gồm các hoạt động chính của một công ty PR, nó có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty • Một số bộ phận chính gồm: 2.2.2.1. Tư vấn 2.2.2.2. Truyền thông 2.2.2.3. Tổ chức sự kiện 2.2.2.4. Quản trị khủng hoảng.

2.2.2.1. Tư vấn • Công việc của bộ phận này bao gồm: liên lạc, giải đáp thắc mắc, tư vấn, thuyết phục khách hàng sử dụng các giải pháp PR hiệu quả nhất cho các vấn đề của khách hàng • Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng tư vấn dài hạn với công ty PR và xem các ý kiến tư vấn là thành phần không thể thiếu trong chiến lược quảng bá và duy trì hình ảnh của doanh nghiệp • Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là người có kiến thức cao, am hiểu rộng, năng động, có tài thuyết phục và kỹ năng diễn đạt xuất sắc.

2.2.2.2. Truyền thông • Bộ phận này đảm đương tất cả các vấn đề liên quan đến truyền thông và các phương tiện truyền thông như báo chí, phát thanh, truyền hình • Soạn thảo các thông cáo báo chí là việc làm thường xuyên của bộ phận này. Ngoài ra, bộ phận này còn phải bố trí các cuộc phỏng vấn, liên lạc với các phóng viên, điện thoại, gửi thư cho ban biên tập cũng như báo cáo kết quả với khách hàng • Nhân viên phụ trách mảng này phải là người chi tiết, cẩn thận. Khả năng diễn đạt, trình bày mạch lạc là những tố chất phải có. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng là yêu cầu cần thiết để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với giới truyền thông.

2.2.2.3. Tổ chức sự kiện • Tổ chức sự kiện được chuẩn bị chu đáo từ khâu ý tưởng cho đến quá trình thực hiện và đánh giá kết quả. Trong thực thi công việc, bộ phận này luôn phải kết hợp với bộ phận truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh công ty khách hàng được trọn vẹn và hiệu quả hơn • Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là người tháo vát, nhanh nhạy và hết sức chu đáo.

Bên cạnh đó, khả năng tiên liệu và sự linh hoạt ứng phó với tình huống bất ngờ cũng là phẩm chất không thể thiếu.

2.2.2.4. Quản trị khủng hoảng • Khủng hoảng luôn là cơn ác mộng của các doanh nghiệp. Bộ phận quản trị khủng hoảng của một công ty PR chuyên nghiệp phải có sự am hiểu tình hình và khả năng giải quyết vấn đề sắc sảo. Bên cạnh đó, phải nắm chắc quy luật vận động và khuynh hướng của các hiện tượng thì mới có thể giúp doanh nghiệp khách hàng vượt qua thử thách đáng sợ này • Quản trị khủng hoảng phải là những người nhiều kinh nghiệm, từng trải, có nền tảng kiến thức vững chắc, có tầm nhìn, tầm bao quát sự việc và khả năng tiên đoán các vấn đề có thể phát sinh • Giải quyết khủng hoảng không phải chỉ là công việc của một người, nó đòi hỏi công sức và trí tuệ của cả tập thể.

Xử lý khủng hoảng là nhiệm vụ chung của cả bộ phận, và thậm chí, của toàn công ty.

2.2.3. Khối kỹ thuật • Khối kỹ thuật gồm các bộ phận hỗ trợ hoặc có liên quan đến khía cạnh kỹ thuật của các hoạt động trong một công ty PR • Khối này thường bao gồm các bộ phận: 2.2.3.1. Nghiên cứu 2.2.3.2. Thiết kế 2.2.3.3. Dàn dựng 2.2.3.4. Kỹ thuật.

2.2.3.1. Nghiên cứu • Song song với các hoạt động tác nghiệp thì việc nghiên cứu thị trường là hoạt động không thể thiếu ở các công ty PR chuyên nghiệp • Các phương pháp nghiên cứu thị trường thường được áp dụng trong PR là nghiên cứu những thông tin có sẵn, thăm dò ý kiến cũng như nghiên cứu hình ảnh của tổ chức đối với công chúng • Người phụ trách công tác nghiên cứu này, phải là người có trình độ nghiên cứu nhất định, am hiểu về thị trường và có khả năng làm việc độc lập cao.

2.2.3.2. Thiết kế • Khâu thiết kế rất cần thiết cho mọi hoạt động, từ việc lập kế hoạch cho đến xây dựng các biểu mẫu, hình ảnh, biểu trưng hoặc các phương tiện nhận dạng khác. Công tác thiết kế tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí khi triển khai thực hiện • Bộ phận thiết kế cần những con người làm việc tỉ mỉ, cẩn thận nhưng đồng thời cũng phải có óc thẩm mỹ và khả năng sáng tạo cao.

2.2.3.3. Dàn dựng • Là một khâu quan trọng trong công tác chuẩn bị của mọi hoạt động tác nghiệp. Từ việc xây dựng một kịch bản PR cho đến thiết kế, trang hoàng một địa điểm tổ chức sự kiện đều cần đến “bàn tay dàn dựng” • Người làm công tác dàn dựng không chỉ lên chương trình, chuẩn bị các khâu âm thanh, ánh sáng, xe cộ, vệ sinh, an ninh, v.v… mà còn phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Họ phải “đi trước, về sau” để chỉ đạo mọi công việc dàn dựng chương trình cho đến “thu dọn chiến trường” sau khi kết thúc • Công tác dàn dựng đòi hỏi sức khoẻ tốt, chịu đựng áp lực cao trong việc chạy đua với thời gian sao cho kịp tiến độ chương trình. Nhưng cũng được niềm vui khi thấy được công trình của mình tạo được hiệu ứng tốt.

2.2.3.4. Kỹ thuật • Bộ phận kỹ thuật có mặt trong hầu hết các công ty. Với công ty PR, bộ phận này chủ yếu giúp quản trị trang web - một kênh liên lạc với các khách hàng rất có hiệu quả • Bên cạnh đó, bộ phận này cung cấp sự hỗ trợ cần thiết có liên quan đến khía cạnh kỹ thuật cho tất cả các bộ phận khác trong công ty.

3. Các hoạt động chính của một công ty PR chuyên nghiệp 3.1. Tư vấn cho lãnh đạo các doanh nghiệp 3.2. Xây dựng và củng cố mối quan hệ với giới truyền thông 3.3. Truyền thông về những chính sách hoạt động của các doanh nghiệp 3.4. Tổ chức các sự kiện 3.5. Quản trị khủng hoảng.

3.1. Tư vấn cho lãnh đạo các doanh nghiệp • Hướng quảng bá thương hiệu, thông qua việc phân tích các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường nhân văn nơi doanh nghiệp hoạt động • Tư vấn chiến lược kinh doanh và dự báo sự phát triển của doanh nghiệp • Ngoài ra, còn tư vấn những cách thức giao tế, phát ngôn, diễn văn, v.v… để việc xuất hiện trước công chúng của lãnh đạo các doanh nghiệp gây được những ấn tượng tích cực.

3.2. Xây dựng và củng cố mối quan hệ với giới truyền thông • Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các cơ quan thông tấn, báo chí, phát thanh, truyền hình thông qua việc cộng tác cung cấp tin, bài cho các cơ quan này • Bên cạnh đó, là các hoạt động tổ chức họp báo, sắp xếp các buổi phỏng vấn, trả lời giới truyền thông, soạn thảo thông cáo báo chí, gửi thư cho ban biên tập, v.v…

3.3. Truyền thông về những chính sách hoạt động của các doanh nghiệp • Truyền thông những chính sách của các doanh nghiệp về sản phẩm cũng như dịch vụ đến công chúng, nhất là công chúng mục tiêu • Tư vấn và đưa ra các giải pháp cho các doanh nghiệp khách hàng thay đổi các chiến lược truyền thông không hiệu quả của họ.

3.4. Tổ chức các sự kiện • Tổ chức các sự kiện như: hội thảo, hội nghị khách hàng, đại hội cổ đông, động thổ, khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm ngày truyền thống, v.v…

• Bên cạnh đó, tìm ý tưởng và tham gia vạch kế hoạch cho các chương trình tài trợ cộng đồng của doanh nghiệp. Mặt khác, giúp doanh nghiệp tổ chức các buổi viếng thăm cơ sở của các quan chức, nhân vật nổi tiếng, khách quốc tế, v.v…

3.5. Quản trị khủng hoảng • Giúp các doanh nghiệp quản trị các sự cố khủng hoảng gây tổn hại đến uy tín và danh tiếng của họ như: tranh chấp, khiếu nại, kiện tụng, v.v…

• Khi vào cuộc cùng doanh nghiệp, PR phải làm vững lòng cho cả công chúng và doanh nghiệp.

Phải phân tích thấu đáo sự việc, đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm tìm ra “lối thoát” cho khách hàng một cách nhẹ nhàng nhất • Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là phải đạt được bằng mọi giá, kể cả việc đánh lừa dư luận.

Quản trị khủng hoảng nói riêng và hoạt động PR nói chung phải luôn tuân thủ vấn đề đạo đức nghề nghiệp.

4. Vấn đề nhân sự trong công ty PR chuyên nghiệp 4.1. Yêu cầu về chất lượng 4.2. Yêu cầu về số lượng

4.1. Yêu cầu về chất lượng • Nguồn nhân lực của một công ty PR chuyên nghiệp phải là một đội ngũ nhân lực đầy nhiệt huyết, có trình độ chuyên môn vững vàng, sáng tạo trong công việc, kỹ năng nói và viết xuất sắc, khả năng giao tiếp, đàm phán tốt cùng với mối quan hệ xã hội rộng • Những thành viên trong đội ngũ này đồng thời phải có sức khoẻ tốt, tâm lý vững vàng, chịu được áp lực công việc cao cũng như có được một nền tảng đạo đức nghề nghiệp đảm bảo.

4.2. Yêu cầu về số lượng • Số lượng nhân viên trong một công ty PR phụ thuộc vào quy mô hoạt động và điều kiện phát triển, trong đó, yếu tố quyết định là lượng khách hàng mà công ty có được • Một công ty PR hoạt động hiệu quả và được khách hàng tín nhiệm, có thể phát triển thêm hệ thống chi nhánh ở nhiều nơi. Khi đó, số lượng nhân viên có thể tăng lên nhiều để đảm bảo nhu cầu phát triển và mở rộng của công ty.

5. Câu hỏi nghiên cứu 1. Theo bạn, những điều kiện gì cần có cho sự phát triển nhiều hơn nữa các công ty PR chuyên nghiệp tại VN? 2. Theo bạn, cơ cấu tổ chức của một công ty PR chuyên nghiệp nên theo mô hình nào: cơ cấu đơn giản; cơ cấu theo chức năng; cơ cấu trực tuyến; cơ cấu hỗn hợp trực tuyến - chức năng; cơ cấu ma trận. Mô tả và trình bày lý do cho sự lựa chọn của bạn?

3. Trong các hoạt động chính của một công ty PR, theo bạn, hoạt động nào là khó khăn nhất. Tại sao?

4. Để có thể trở thành một nhân viên PR giỏi trong tương lai, theo bạn, cần chuẩn bị những gì cho mình từ lúc còn ngồi trong giảng đường đại học?

5. Để có thể tuyển dụng được một nhân viên PR giỏi, theo bạn, nên áp dụng những phương pháp tuyển dụng nào? Tại sao?