Asistencia Secretarial by ICIC® Nacional

ASISTENCIA

SECRETARIAL

P H RO IB ID PI A ED SU A D R D EP E R L IC O D IC U C C Iร N

ASISTENCIA SECRETARIAL

Mรณdulo I Desarrollo humano

IB O ID PI A ED SU A D R D EP E R L IC O D IC U C C IÓ

Autor: Alejandrina Galíndez Espinosa Revisión metodológica: Lic. Deaby Carolina Garrido Payán Diseño Editorial: Alejandro Itzáes Suárez Severo

REGISTRO: En trámite.

ASISTENCIA SECRETARIAL MÓDULO I DESARROLLO HUMANO

INSTITUTO DE CAPACITACIÓN DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN, A.C. GERENCIA DE NORMATIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN DEPARTAMENTO DE MATERIAL DIDÁCTICO PRIMERA EDICIÓN: MÉXICO, ICIC, marzo 2017 Queda prohibida su reproducción total o parcial mediante cualquier sistema o método mecánico o electrónico (incluyendo el fotocopiado), la grabación o cualquier sistema de reproducción y almacenamiento de información sin consentimiento por escrito del ICIC.

ÍNDICE

IB O ID PI A ED SU A D R D EP E R L IC O D IC U C C IÓ

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………………. OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………………… 1. AUTOESTIMA…………………………………………………………………………………………………… EJERCICIO 1………………………………………………………………………………………………………. 2. PRINCIPIOS Y VALORES…………………………………………………………………………………… EJERCICIO 2………………………………………………………………………………………………………. 3. INTELIGENCIA EMOCIONAL…………………………………………………………………………….. EJERCICIO 3………………………………………………………………………………………………………. 4. LA COMUNICACIÓN………………………………………………………………………………………... EJERCICIO 4………………………………………………………………………………………………………. 5. ASERTIVIDAD………………………………………………………………………………………………..... EJERCICIO 5………………………………………………………………………………………………………. 6. EL TRABAJO EN EQUIPO…………………………………………………………………………………… EJERCICIO 6………………………………………………………………………………………………………. SÍNTESIS…………………………………………………………………………………………………………………….. EVALUACIÓN……………………………………………………………………………………………………………... CLAVE DE RESPUESTAS………………………………………………………………………………………………. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………………………………………….

4 5 7 10 11 12 13 17 18 21 22 24 25 27 28 29 31 32

INTRODUCCIÓN En la actualidad muchas secretarias se conforman con pertenecer al promedio, sin sobresalir. Si usted quiere ser una asistente profesional, deberá adelantarse a quienes sólo desempeñan un trabajo ordinario. Las grandes recompensas las reciben quienes llegan a un nivel extraordinario.

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El papel de la secretaria ha evolucionado en gran medida, sin embargo, sigue siendo el símbolo más universal de la presencia de la mujer en el mundo de los negocios, tradicionalmente masculino, ella contribuye para hacer de su empresa o institución, una comunidad más cálida, se involucra en devenir histórico y participa en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad; sus funciones ya no se limitan a controlar la agenda del jefe, proteger sus llamadas y archivar documentos. ahora realizan innumerables tareas, atienden a varios jefes, organizan todo en medio del caos, solucionan problemas, manejan recursos y salvan el día una y otra vez; para responder a este reto, requieren perfeccionar sus conocimientos y habilidades, además, demostrar carácter, actitud positiva y ser emprendedora ante las nuevas exigencias de su trabajo.

Este manual fue elaborado con la finalidad de lograr el desarrollo y la superación de las mujeres ocupantes de puestos secretariales; se compone de tres módulos: Módulo I. Desarrollo humano, Módulo II. Imagen personal y Módulo III. Habilidades administrativas y organización de oficina. La metodología que se aplicará en todo el curso presencial, será teórica-práctica.

Este Módulo I. Desarrollo humano, se compone de seis temas: Autoestima, Principios y valores, Inteligencia emocional, La comunicación, Asertividad y El trabajo en equipo. Cada tema se desarrollará ampliamente y estará acompañado de diferentes ejercicios y actividades vivenciales.

ASISTENCIA SECRETARIAL Módulo I Desarrollo humano 4

OBJETIVO

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Al término del módulo, las participantes reconocerán la importancia de la autoestima y la inteligencia emocional para tener comunicación asertiva con jefes, compañeros y clientes y lograr el trabajo en equipo.

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1. AUTOESTIMA

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La autoestima es el juicio que formamos sobre nosotros y sin duda es el más importante y trascendente de nuestra vida. Cuando se posee alta autoestima, esta se traduce en seguridad, dignidad, valor y confianza.

 LA ESCALERA DE LA AUTOESTIMA

Mauro Rodríguez explica que para desarrollar una autoestima positiva es necesario seguir ciertos pasos de forma secuencial. Estos pasos son explicados usando una analogía con una escalera.

AUTOESTIMA

AUTORRESPETO

AUTOACEPTACIÓN

AUTOEVALUACIÓ N AUTOCONCEPTO

AUTOCONOCIMIENTO

AAA

DESARROLLO HUMANO

Autoconocimiento: conocer las partes físicas, emocionales, psicológicas y conductuales que me conforman. Saber qué pienso, qué siento, qué hago y qué necesito en mi día a día. Autoconcepto: serie de creencias que tengo de mí y que se manifiestan en forma de conductas. Autoevaluación: capacidad de evaluar las situaciones como buenas si me permiten crecer, aprender y satisfacer mis necesidades, y considerarlas como malas si me son nocivas o no me permiten crecer. Autoaceptación: es la capacidad de admitir y reconocer todas las partes de mí misma sin juicios, como un hecho, como la forma de ser y de sentir. Autorrespeto: consiste en atender las propias necesidades, también, consiste en expresar y saber manejar en forma conveniente emociones sin hacer daño ni culparse. Autoestima: es la síntesis de todos los pasos anteriores.

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EJERCICIO ¿QUIÉN SOY YO?

Instrucciones: antes de empezar a explorar su autoestima, por favor, lea y responda las siguientes preguntas. Trate de escribir sus pensamientos iniciales. Sea muy honesta al responder. 1. Escriba tres palabras positivas que la describan

1)_________________ 2_______________ 3)__________________

2. ¿Cuál es el factor que contribuye más a su autoestima?

_______________________________________________________

3. ¿Cuál considera que ha sido, hasta hoy, su mayor logro? _______________________________________________________ 4. ¿Cuál ha sido el mensaje más positivo que le han dado sus padres? _______________________________________________________ 5. ¿Cómo le gustaría ser recordada? _______________________________________________________ DESARROLLO HUMANO

 DESARROLLO DE LA AUTOESTIMA La clave para alcanzar una autoestima elevada es la actitud que asuma al hacerse responsable de sus sentimientos, deseos, pensamientos, aptitudes e intereses, también al aceptar sus atributos personales en general y actuar de acuerdo con estos, pues la autoestima se manifiesta en la interacción con cada persona con la que tenga contacto.

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EJERCICIO ¿QUIÉN USA QUÉ MÁSCARA?

La baja autoestima influye para que una persona no pueda pensar, sentir o actuar de forma positiva y se esconda tras una máscara que encubra sus verdaderos sentimientos. El sentimiento de culpa, el temor, el enojo, el vacío, la soledad o la depresión hacen que la gente con baja autoestima use máscaras. Usted necesita identificar qué máscara usa, así como reconocer las máscaras que usan otras personas

Instrucciones: piense en las personas con las que se relaciona diariamente. Enumere (sólo los nombres de las personas que piensa que usan las siguientes máscaras. Inclúyase usted cuando lo considere necesario. La persona que corre de una tarea a otra y es incapaz de descansar porque busca mayores ganancias financieras, puesto más alto o el respeto y la admiración de los demás, pero rara vez está satisfecho con lo que tiene. Nombres: 1._______________ 2.________________ 3.________________ 2. El chico (a) El que siempre ofrece ayuda, ofrece su hombro para llorar y simpático (a): resuelve todos los problemas. Tal vez tiene la necesidad de ser aceptado y quizá al invertir tanto tiempo y esfuerzo en los demás, está socavando sus propias fuerzas y autoestima. Nombres: 1._______________ 2._________________ 3._______________ 3. El sufrido: Esta persona constantemente habla de problemas de salud, aspectos negativos familiares o laborales. Necesita llamar la atención de los demás. Nombres: 1._______________ 2._________________ 3._______________ 4. El Es negativo en casi cualquier cosa, aunque busca agradar, el buscapleitos: resultado es contrario. Nombres: 1._______________ 2._________________ 3._______________ 5. El Es la persona que siempre compite por ser el mejor, por lograr la perfeccionista excelencia en todo lo que hace, pero constantemente se compara con los demás. Nombres: 1_______________ 2._______ __________ 3._______________

1. El trabajólico:

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A través de nuestra historia nos forjamos una autoimagen que es resultado de los siguiente: 1. La forma en que nuestros padres o figuras de autoridad nos hablaban y valoraban; la manera como nos hacían críticas y corregían nuestras equivocaciones. 2. Nuestras experiencias y la respuesta a estas, fuera del ambiente familiar, las cuales podían reforzar o debilitar la opinión emitida por nuestros padres. 3. El medio ambiente social, la cultura y los valores predominantes. 4. Los medios de difusión masiva y los mensajes implícitos o explícitos. 5. La autoconciencia que permite el desarrollo de la autoestima.

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 CARACTERÍSTICAS DE UNA PERSONA CON AUTOESTIMA Está orgullosa de sus logros Actúa con independencia Asume responsabilidades Acepta las frustraciones Está siempre dispuesta a la acción Afronta nuevos retos Se siente capaz de influir en otros Muestra sus emociones y sentimientos

LA FUENTE MÁS IMPORTANTE DE LA AUTOESTIMA RESIDE EN LO MÁS PROFUNDO DE NUESTRO SER. ES PRECISO DESCUBRIRLA, FORTALECERLA Y ACTUAR ACORDE CON ELLA, PARA ASÍ ENCONTRAR NUESTRA ESENCIA Y VALOR ÚNICOS.

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EJERCICIO 1 “AUTOCONCEPTO” Instrucciones: el facilitador leerá lentamente una lista de conceptos y usted anotará cada uno en la columna que le corresponda SOY o NO SOY de acuerdo con lo que usted cree. Siga las instrucciones del facilitador.

NO SOY

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SOY

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2. PRINCIPIOS Y VALORES “ACLARAR LOS VALORES ES EL PRIMER PASO ESENCIAL HACIA UNA VIDA MÁS RICA, LLENA Y PRODUCTIVA.” CARL ROGERS

Cada decisión que tome en la vida es un reflejo de lo que es importante para usted. Los valores tienen como base su sistema de creencias y actitudes. Los valores son un reflejo de quién es usted y estos pueden cambiar conforme la vida transcurre, por consiguiente, cuando tiene un conflicto de valores, siente insatisfacción ya sea personal o laboral.

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Los valores morales rigen el comportamiento de las personas y cada una tiene su propia escala que le permite relacionarse armónicamente con los demás. Los valores pueden cambiar en cuanto a su importancia de acuerdo con circunstancias específicas, por lo tanto, una persona que posee un sistema de valores y creencias flexible, permeable, dispuesto al cambio, aceptará más fácilmente comportamientos que no sean afines a sus propias creencias y valores.

Reflexionar sobre nuestros valores y reafirmarlos o reorganizarlos es una forma sana de vivir, pues la incongruencia entre lo que se cree, dice y vive, produce estrés, angustia y conflicto con uno mismo y con quienes nos rodean.

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EJERCICIO 2 “VEINTE COSAS QUE ME ENCANTA HACER”

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Instrucciones: después de anotar las veinte cosas que le encanta hacer, jerarquícelas del 1 al 20 en las columnas de la derecha. Siga las instrucciones del facilitador

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3. INTELIGENCIA EMOCIONAL Inteligencia emocional es la capacidad de sentir, entender, controlar y modificar nuestros propios estados de ánimo y los ajenos; no es ahogar las emociones, sino dirigirlas y equilibrarlas. Daniel Goleman Inteligencia emocional es aquella que permite interactuar con los demás, trabajar en grupo, tolerar situaciones difíciles y de conflicto, fortalecer vínculos afectivos, establecer una empatía social, controlar los impulsos y mantener niveles adecuados de humor; la carencia de estas aptitudes se denomina analfabetismo emocional. Israel Núñez Paula

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La palabra emoción significa “moverse” en latín. Es lo que hace que nos acerquemos o nos alejemos de una determinada persona o circunstancia, por lo tanto, la emoción es una tendencia a actuar que puede activarse por alguna impresión grabada en el cerebro o a través de los pensamientos, lo cual provoca un determinado estado fisiológico en la persona que la experimenta.

 LAS EMOCIONES

Elementos de una emoción: 1. Una situación que genera sentimientos, ideas o recuerdos 2. El estado de ánimo que genera 3. La conmoción orgánica expresada en gestos, actitudes, risas

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EMOCIONES PRIMARIAS 1. MIEDO: Anticipación de una amenaza o peligro que produce ansiedad, incertidumbre, inseguridad. 2. SORPRESA: Sobresalto, asombro, desconcierto. Es muy transitoria. Puede dar una aproximación cognitiva para saber qué pasa. 3. AVERSIÓN: Disgusto, asco, alejamiento del objeto que produce aversión. 4. IRA: Rabia, enojo, resentimiento, furia, irritabilidad. 5. ALEGRÍA: Diversión, euforia, gratificación, sensación de bienestar, de seguridad. 6. TRISTEZA: Pena, soledad, pesimismo.

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FUNCIÓN ADAPTATIVA 1. MIEDO: tendemos hacia la protección. 2. SORPRESA: ayuda a orientar frente a la nueva situación. 3. AVERSIÓN: rechazo hacia lo desagradable. 4. IRA: nos indica que alguien ha traspasado nuestros límites. 5. ALEGRÍA: nos induce hacia la reproducción del suceso que nos hace sentir bien. 6. TRISTEZA: nos motiva a soltar lo que resulta tóxico y nocivo para nuestra vida.

La salud mental es producto de la higiene emocional

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 LAS 25 HABILIDADES DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL EN EL TRABAJO En su libro, "Trabajando con inteligencia emocional", Daniel Goleman identifica las competencias que dependen de los estados de ánimo y que determinan un desempeño exitoso en el trabajo. Se trata de 25 habilidades que se derivan de cinco áreas autoconciencia, autorregulación, motivación, empatía y habilidades sociales- de la teoría formulada por Salovey y Mayer (1990).

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Estas capacidades son: Área 1. Autoconciencia (implica reconocer los propios estados de ánimo, los recursos y las intuiciones): Conciencia emocional: identificar las propias emociones y sus posibles efectos. Correcta autovaloración: conocer las fortalezas y limitaciones propias. Autoconfianza: un fuerte sentido del valor y capacidad propia. Área 2. Autorregulación (manejo de los propios estados de ánimo, impulsos y recursos): Autocontrol: mantener vigiladas las emociones y los impulsos. Confiabilidad: mantener estándares adecuados de honestidad e integridad. Conciencia (compromiso consigo mismo): asumir las responsabilidades del propio desempeño laboral. Adaptabilidad: flexibilidad en el manejo de las situaciones de cambio. Innovación: sentirse cómodo con la nueva información, las nuevas ideas y las nuevas situaciones.

Área 3. Motivación (intensidad y dirección de las emociones que guían o facilitan el cumplimiento de las metas establecidas): Impulso hacia el logro: esfuerzo por mejorar o alcanzar un estándar de excelencia laboral. Compromiso: alinearse con las metas del grupo u organización. Iniciativa: disponibilidad para reaccionar ante las oportunidades. Optimismo: persistencia en la consecución de los objetivos, a pesar de los obstáculos y retrocesos que puedan presentarse. Área 4. Empatía (conciencia de los sentimientos, necesidades y preocupaciones de los otros): Desarrollo de los otros: estar atentos a las necesidades de desarrollo de los otros y reforzar sus habilidades. Servicio de orientación: anticipar, reconocer y satisfacer las necesidades reales del cliente. Diversificación: cultivar las oportunidades laborales en los distintos tipos de personas. Conciencia política: ser capaz de captar y comprender las corrientes emocionales del grupo, así como el poder de las relaciones entre sus miembros.

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Área 5. Habilidades sociales (inducir respuestas deseadas en los otros): Influencia: idear y realizar adecuadamente tácticas efectivas de persuasión. Comunicación: saber escuchar abiertamente al resto y elaborar mensajes convincentes. Manejo de conflictos: saber negociar y resolver los desacuerdos que se presenten dentro del equipo de trabajo. Liderazgo: capacidad de inspirar y guiar a los individuos y al grupo en su conjunto. Catalizar el cambio: iniciador o administrador de las situaciones nuevas. Construir lazos: alimentar y reforzar las relaciones interpersonales dentro del grupo. Colaborar y cooperar: trabajar con otros para alcanzar metas compartidas. Trabajar en equipo: ser capaz de crear sinergia para la consecución de metas colectivas.

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EJERCICIO 3 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba en el paréntesis una F si es falsa o una V si es verdadera.

(

)

2. Las emociones primarias son miedo, sorpresa, aversión, ira, alegría y tristeza

(

)

3. La función adaptativa de la ira es el rechazo hacia lo desagradable

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4. Las 25 habilidades de la inteligencia emocional en el trabajo se agrupan en 5 áreas que son 1. Autoconciencia, 2. Autorregulación, 3. Motivación, 4. Empatía y 5. Habilidades sociales

(

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1. La inteligencia emocional nos permite interactuar con los demás y establecer empatía social

5. La autoconciencia y la adaptabilidad son parte de las Habilidades sociales

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4. LA COMUNICACIÓN La comunicación es un fenómeno vital para la vida humana, pues a través de ésta los seres humanos cubrimos la necesidad fundamental de socializar. La secretaria como imagen de la empresa para la cual labora, es el enlace de comunicación entre el jefe con sus colaboradores, visitantes y otras empresas o instituciones, por todo esto, es necesario que cuide de forma especial la calidad de su comunicación verbal, no verbal como escrita.

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Objetivo de la comunicación El canal más adecuado de acuerdo con el objetivo El receptor del mensaje La información necesaria para el mensaje Lenguaje adecuado al receptor Ser breve Asegurarse que el mensaje es claro

      

Por lo tanto, para lograr una comunicación eficaz, es necesario que la secretaria tome en cuenta lo siguiente:

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 ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN Se define a la comunicación como el proceso mediante el cual dos o más personas comparten ideas, sentimientos o experiencias. Es un proceso continuo que implica principio, desarrollo y fin, en el cual intervienen los siguientes elementos:

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Emisor. El que trasmite una idea, sentimiento o experiencia Mensaje. La idea que el emisor quiere comunicar Canal. El medio por el cual se envía el mensaje Código. Signos compartidos por el emisor y el receptor Receptor. Quien recibe el mensaje Retroalimentación. Respuesta al mensaje Barrera. Todo aquello que altera el proceso de comunicación

MENSAJE CANAL CÓDIGO

EMISOR

COMUNICACIÓN

RETROALIMENTACIÓN BARRERAS

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RECEPTOR

 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Barreras físicas

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En ocasiones, aunque se tenga la intención de comunicarse, no hay posibilidad de hacerlo al no existir las condiciones climatológicas o materiales necesarias.

Barreras fisiológicas

Barreras psicológicas

Las diferencias individuales y la salud afectan la buena comunicación. El no ver bien o no escuchar, puede influir en no recibir el mensaje e interpretarlo de diferente manera.

Muchas veces de manera voluntaria o involuntaria se deja de responder a un mensaje; ya sea porque no se recibe el mensaje o porque no se tiene la voluntad de responder.

Barreras semánticas Son aquellas que se presentan cuando una palabra o una frase tienen dos o más significados; el emisor la emplea en un sentido y el receptor la entiende de otro modo.

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EJERCICIO 4 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba en el paréntesis una F si es falsa o una V si es verdadera.

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2. La secretaria sólo debe cuidar su comunicación verbal y escrita

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3. Todo aquello que altera el proceso de comunicación es una barrera

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4. Las barreras de la comunicación son físicas, fisiológicas, psicológicas y semánticas

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5. Las barreras fisiológicas se presentan cuando no existen las condiciones climatológicas o materiales adecuadas

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1. La secretaria como imagen de la empresa es el enlace de comunicación entre el jefe con sus colaboradores, visitantes y otras empresas o instituciones

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5. ASERTIVIDAD  ¿QUÉ ES ASERTIVIDAD? Asertividad se define como poner en claro, afirmar, expresar congruente y responsablemente los sentimientos, necesidades y derechos personales sin atentar contra los de otra persona.

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Contrarias a asertividad son la hostilidad y no asertividad. La comunicación hostil no respeta los derechos y necesidades de los demás, trata de humillar, dominar, manipular y agredir. Es una comunicación egoísta que sólo toma en cuenta sus propias necesidades y derechos; esto origina el alejamiento entre las personas, estanca su desarrollo, mina su autoestima y le impide fijarse metas en la vida.

 LA SECRETARIA ASERTIVA

La secretaria asertiva debe reunir las siguientes características:

No hace alarde de lo que sabe, ni finge mayores conocimientos de los que posee Puede comunicarse con gente de cualquier nivel de manera directa, sincera y apropiada Tiene metas en la vida, tiene iniciativa y realiza sus proyectos Se respeta y respeta a los demás Expresa sus sentimientos de manera inteligente Reconoce los derechos de las personas y los respeta Es firme en sus convicciones

La comunicación interpersonal que la secretaria tiene en su medio laboral, le permiten ser un factor importante para crear un clima de armonía en su empresa ya que la conducta asertiva es una habilidad social que al ser desarrollada mejora el desempeño de las relaciones interpersonales.

 ¿CÓMO DESARROLLAR UNA CONDUCTA ASERTIVA? Deberá identificar cuál es su estilo de conducta, de acuerdo con sus características personales, deberá determinar qué deberá cambiar: creencias, actitudes, metas, expectativas, palabras, lenguaje corporal, etcétera.

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ESTILOS DE CONDUCTA

1. Pasiva

2. Agresiva

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3. Asertiva

Ser asertivo es la conducta más deseable, ya que es necesaria para tener relaciones honestas y sanas. Es la conducta que se requiere para obtener resultados de ganar-ganar en las negociaciones, resolución de conflictos, vida familiar, social y profesional.

YO GANO TÚ PIERDES

YO PIERDO TÚ GANAS

YO PIERDO TÚ PIERDES

YO GANO TÚ GANAS

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EJERCICIO 5 “CUESTIONARIO SOBRE ESTILOS DE CONDUCTA” Instrucciones: identifique cada estilo de conducta y escriba la abreviatura que corresponda en el espacio: NAS= no asertivo, AS= asertivo, AG= agresivo

______ 1. “¡Sólo un tonto pensaría en una solución como esa! ¿alguna vez piensas antes de hablar?

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______ 2. “¿Sabe?, tal vez deberíamos pensar en otra alternativa, ah, ¿qué opina? ______ 3. “Mmm, no puedo ir… tengo otros planes”

______ 4. “No estoy convencido con su solución ¿Por favor quiere desarrollar otra opción? ______ 5. “No, gracias. Aprecio la invitación, pero no me gusta la ópera” ______ 6. “Bueno…, si eso es lo que usted quiere…”

______ 7. “¡Ópera! ¡Está bromeando!”

______ 8. “¡Maravillosa idea! ¡Hagámoslo!

______ 9. “Alicia, por favor envíe esta información a todas las oficinas regionales hoy” ______ 10. “Tal vez no sea lo que quería, pero creo que yo no estaba muy seguro sobre lo que me dijo, y de todos modos no soy muy bueno para estas cosas”

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6. EL TRABAJO EN EQUIPO En la actualidad promover que los grupos, dentro de las empresas e instituciones, se conviertan en equipos de trabajo de alto rendimiento, tiene un alto impacto en la productividad, rendimiento y clima laboral institucional. Los equipos de trabajo de alto rendimiento desarrollan sus competencias blandas principalmente en las áreas de liderazgo, toma de decisiones, responsabilidad y autocompromiso con lo cual las relaciones humanas se vuelven el vehículo para el logro de objetivos en lugar de ser un obstáculo por superar.

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 ¿GRUPO DE TRABAJO O EQUIPO DE TRABAJO? Grupo: conjunto de personas que se unen porque comparten algo en común.

GRUPOS

Equipo: conjunto de personas que comparten un nombre, una misión, una historia, metas u objetivos o expectativas en común.

EQUIPOS

El equipo como una subclase de la categoría grupo

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 CARACTERÍSTICAS DE UN EQUIPO DE TRABAJO

Objetivo común Número reducido de participantes Buena comunicación Organización Compromiso personal Límites y disciplina Vínculo interpersonal Convergencia de esfuerzos Aprovechamiento de conflictos Conciencia de la situación interna

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         

Las relaciones que surgen dentro de los equipos de trabajo se pueden dividir en relaciones técnica y relaciones de trato y comportamiento; las técnicas se refieren a los aspectos de la realización de un trabajo, sin embargo, al mismo tiempo que se realiza una tarea de acuerdo a un procedimiento, se efectúa un intercambio entre las personas a nivel de acciones y reacciones afectivas o emocionales que se denominan proceso social, afectivo o dinámica grupal que incluye las relaciones de trato y comportamiento.

 BENEFICIOS PERSONALES DE UN EQUIPO DE TRABAJO

Para que un equipo funcione bien es necesario tener claro lo que se quiere lograr, reconocer qué labores puede desarrollar cada uno de los miembros del equipo para que alcancen la meta.

Beneficios para cada integrante: -

Disminuye la carga de trabajo al haber colaboración Obtiene mejores resultados al compartir opiniones Aprende a escuchar y a respetar a los demás Le permite organizar mejor sus responsabilidades Mejora la calidad del trabajo

El principal equipo de trabajo que forma la secretaria en el ámbito de trabajo es el equipo jefe-secretaria. Para que el equipo sea constructivo se requiere madurez de ambas partes y otro elemento fundamental es la comunicación; una de las responsabilidades más importantes de la secretaria es apoyar a su jefe en el logro de sus objetivos. DESARROLLO HUMANO

EJERCICIO 6 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba en el paréntesis una F si es falsa o una V si es verdadera.

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)

2. Son características de los equipos de trabajo la comunicación, el compromiso personal, los límites y disciplina

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)

3. Un beneficio personal al ser parte de un equipo de trabajo es la mejora en la calidad del trabajo

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4. Los equipos de trabajo deben concentrarse exclusivamente en la tarea

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)

5. El equipo de trabajo más importante en la oficina es el del jefe-secretaria

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1. Todos los equipos comparten una meta o misión

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SÍNTESIS 1. La autoestima La autoestima es el amor y respeto por uno mismo; Mauro Rodríguez muestra a la autoestima como una escalera que inicia con el autoconocimiento; otro elemento fundamental para el desarrollo de la autoestima es la autoimagen, sin tener claros estos dos elementos no es posible desarrollar la autoestima. Usar máscaras, impide el desarrollo.

2. Principios y valores Los principios y valores morales norman la conducta de las personas y aunque cada una tenga su propia escala, ser flexible y tolerante con otras formas de ser y de pensar, le permitirá una convivencia armónica.

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3. Inteligencia emocional La inteligencia emocional permite interactuar con los demás y trabajar en grupo sin reprimir las emociones en situaciones difíciles, sino dirigirlas y equilibrarlas. Reconocer las seis emociones primarias y su función adaptativa, le facilitará desarrollar habilidades para utilizarlas en el ámbito de trabajo.

4. La comunicación La comunicación es vital en cualquier ámbito de la vida; para la secretaria es una tarea cotidiana, pues es el enlace entre su jefe y todas las personas que tengan trato con él, de ahí la importancia que se esmere en la calidad de su comunicación no sólo verbal, también no verbal y escrita. Identificar y evitar las barreras dentro del proceso de comunicación para hacerlo eficaz.

5. Asertividad Ser asertivo es una habilidad social que permite el mejor desempeño de las relaciones interpersonales en cualquier ámbito, especialmente el laboral, ya que es la conducta más deseable y es la que se requiere para obtener resultados de ganar-ganar en cualquier negociación para obtener resultado positivo sin dañar al otro. 6. El trabajo en equipo Trabajar en equipo dentro de la empresa repercute en la productividad y genera un mejor clima laboral; sin embargo, para lograr que el trabajo en equipo resulte exitoso, se deben tomar en cuenta condiciones fundamentales como metas en común, buena comunicación, liderazgo, vínculo interpersonal para generar compromiso y obtener beneficios no sólo grupales, sino también personales como satisfacción, aprendizaje y colaboración.

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EVALUACIÓN Instrucciones: lea cuidadosamente los siguientes enunciados e indique en el paréntesis de la derecha si es Verdadero o Falso.

Autoestima es conocimiento, concepto, evaluación, aceptación y respeto de sí mismo,

(

)

El autoconocimiento es el primer paso para lograr la autoestima

(

)

La autoaceptación es saber qué pienso, qué siento, qué hago y qué necesito en mi día a día

(

)

Los valores pueden cambiar en cuanto a su importancia de acuerdo con circunstancias específicas

(

)

La función adaptativa de la tristeza es soltar lo que resulte dañino para nuestra vida

(

)

La salud mental es producto de la higiene emocional

(

)

Para que la comunicación sea eficaz es necesario proporcionar la información necesaria y asegurarse que el mensaje es claro

(

)

La conducta pasiva es asertiva

(

)

Ser asertivo es una habilidad social

(

)

10.

Son equipo un conjunto de personas que se unen porque comparten algo en común

(

)

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Instrucciones: relacione ambas columnas y escriba dentro del paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta.

Empatía

Expresar los derechos de manera responsable, sin dañar ( a otros

)

Autoconocimiento, autorrespeto

Es el trato dentro del ámbito de trabajo con el jefe y los ( compañeros

)

Respeto, honestidad, lealtad

autoconcepto,

Son escalones para llegar a la autoestima (

)

Comunicación

Cuando por prejuicios se deja de responder a un mensaje (

)

Ira, tristeza, sorpresa

Son características equipo de trabajo

(

)

Asertividad

Son emociones primarias

(

)

Relaciones interpersonales

Son valores morales

(

)

Barreras psicológicas

Conciencia de los sentimientos, necesidades y ( preocupaciones de los otros

)

Autoconcepto

Buena comunicación, organización, límites y disciplina, número reducido de personas

)

Proceso por el cual dos o más personas intercambian ideas, ( sentimientos y experiencias

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10. Es la serie de creencias que tengo de mí y se manifiestan ( en forma de conductas

)

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CLAVE DE RESPUESTAS EJERCICIO 2 NO HAY

EJERCICIO 3 1. (V) 2. (V) 3. (F) 4. (V) 5. (F)

EJERCICIO 4 1. (V) 2. (F) 3. (V) 4. (V) 5. (F)

EJERCICIO 5 1. AG 2. NAS 3. NAS 4. AS 5. AS 6. NAS 7. AG 8. AS 9. AS 10.NAS

EJERCICIO 6 1.(V) 2.(V) 3.(V) 4.(F) 5.(V)

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EJERCICIO 1 NO HAY

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BIBLIOGRAFÍA  Angelo Kinicki y Robert Kreitner. Comportamiento organizacional. Editorial McGrawHill. México 2004  Díaz, Jesús. El trabajo en equipo. Editorial Addison-Wesley. Iberoamericana. México 1998  Galíndez, Alejandrina. Asistencia secretarial Módulo I. ICIC, 2005

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 Goleman, Daniel. Inteligencia emocional. Editorial Vergara. México 1998  Keith Davis. Comportamiento humano en el trabajo. Editorial McGrawHill: México 2003  Rodríguez, Mauro, Autoestima: Clave del éxito personal. Manual moderno. México 2000

 Rodríguez, Mauro, Integración de equipos. Manual moderno. México 2000

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NOTAS

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NOTAS

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PR P H RO IB ID PI A ED SU A D R D EP E R L IC O D IC U C C Iร N ASISTENCIA SECRETARIAL

Mรณdulo II Imagen personal

REGISTRO: En trámite.

ASISTENCIA SECRETARIAL MÓDULO II IMAGEN PERSONAL

IB O ID PI A ED SU A D R D EP E R L IC O D IC U C C IÓ

Autor: Alejandrina Galíndez Espinosa Revisión metodológica: Lic. Deaby Carolina Garrido Payán Diseño Editorial: Alejandro Itzáes Suárez Severo

ÍNDICE 4

OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………….

EL PODER DE LOS COLORES……………………………………………………………………..

EJERCICIO 1……………………………………………………………………………………………...

EL VESTUARIO DE LA PROFESIONAL………………………………………………………..

EJERCICIO 2……………………………………………………………………………………………..

EL CABELLO COMO MARCO DEL ROSTRO……………………………………………….

EJERCICIO 3……………………………………………………………………………………………..

EL ARTE DEL MAQUILLAJE……………………………………………………………………….

EJERCICIO 4……………………………………………………………………………………………..

EL PROTOCOLO EN LAS RELACIONES SOCIALES………………………………………

EJERCICIO 5……………………………………………………………………………………………..

SÍNTESIS……………………………………………………………………………………………………………..

EVALUACIÓN……………………………………………………………………………………………………..

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………………………………

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INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………..

INTRODUCCIÓN Este módulo, Imagen personal, tiene como objetivo que usted descubra las mejores facetas de su personalidad para destacar sus rasgos a través de un maquillaje bien elaborado, pueda elegir el corte y color de cabello que más les favorezca, seleccionar el vestuario adecuado a su figura y actividad, además de reconocer la importancia del protocolo en las relaciones sociales, pues como profesional es parte de una empresa e interacciona socialmente con múltiples persona, no sólo el jefe y los compañeros de trabajo.

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El módulo está dividido en cinco temas: El poder de los colores, El vestuario de la profesional, El cabello como marco del rostro, El arte del maquillaje y El protocolo en las relaciones sociales.

Cada temas con sus subtemas será desarrollado ampliamente y tendrá diversos ejercicios prácticos.

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OBJETIVO

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Al término del módulo, las participantes identificarán los colores, el vestuario y el maquillaje que les permitan resaltar su personalidad, además, cómo interactuar con las reglas del protocolo social.

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1. EL PODER DE LOS COLORES Desde épocas remotas el ser humano ha sabido que los colores influyen en la salud y las emociones. Todas las culturas de la antigüedad estaban conscientes de la magia especial de los colores.

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Los colores nos rodean desde el momento en que nacemos hasta el último día de nuestras vidas; todas las combinaciones de colores que existen en la naturaleza, por muy intensas o tenues que sean, nos parecen armoniosas, sin embargo, los colores combinados por las personas a veces nos producen una molesta sensación de que algo no está bien, de que los colores no armonizan; es más, éstos despiertan agresividad o antipatía o bien opacan a la persona que los porta. Cada ser humano posee una coloración muy definida de la piel y ésta junto con el color del cabello y ojos pertenecen a la misma escala de coloración de los pigmentos que hacen juego de manera armoniosa; nosotras somos las que muchas veces alteramos esta armonía al usar un tinte en el cabello que no armoniza con la piel ni con los ojos, combinar un lápiz labial de tono azulado con una piel de matices amarillos o una blusa naranja con una tez con matices azulados, lo cual en lugar de hacer resaltar la piel, le da un aspecto enfermizo.

¿Y cuáles son los colores que usted necesita?

En las siguientes páginas identificará cuáles son los colores que realmente le favorecen en ropa, maquillaje, cabello y accesorios.

 COLORES CÁLIDOS Y FRESCOS ¿Alguna vez se ha preguntado por qué se siente mejor con una prenda que con otra y no sabe la razón? ¡TODO ESTÁ EN EL COLOR! En la Universidad de Stanford, Robert Dorr (1905-1980) lo descubrió al dividir a las personas en dos grupos de color, posteriormente el pintor sueco Johannes Itten, al observar la semejanza entre los colores que escoge un artista al realizar una obra y la de su colorido personal, hizo la división por estaciones.

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El estudio científico del color encontró que, así como las estaciones del año tienen sus propios colores, las personas tenemos un colorido personal y pertenecemos a una estación definida. Cuando una persona usa los colores que le corresponden de acuerdo con su estación, se puede ver sensacional y cuando usa los que no le corresponden, tal vez se vea descolorida y pase inadvertida.

FRESCOS

Fondo amarillo

Fondo azul

Verde limón Verde bandera Verde militar Amarillo limón Amarillo oro Mostaza

Blanco

Azul rey Rosa mexicano

Azul marino Gris oxford

Rosa pastel Rojo nochebuena

Café tabaco Arena/hueso

Verde esmeralda Verde pino Gris

Morado Lila

Oro

Azul turquesa

Plata

Cobre Beige

Negro

Vino

Naranja durazno Tonos de café

Azul claro

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Rojo claro

NEUTROS

CÁLIDOS

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 ARMONÍA DE COLORES Las personas pertenecientes a las estaciones invierto y verano (frescos), usarán los colores con fondo azul y las personas de las estaciones primavera y otoño (cálidos), los colores con fondo amarillo. Colores frescos Base azul Tono de cabello: Negro Castaño de claro a oscuro

Neutros

Tono de piel: Blanca Apiñonada Morena de clara a oscura

Todos los tonos de piel

Todos los tonos de cabello

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Colores cálidos Fondo amarillo Tono de cabello: Rubio de claro a oscuro Café o caoba Rojo Tono de piel: Nacarada Bronceada Dorada

Tono de ojos: Tono de ojos: Azul, verde, café claro, Negro, castaño miel medio o claro

Todos los tonos de oscuro, ojos

EJERCICIO 1 “COLORES QUE PREDOMINAN EN MI GUARDARROPA”

BLUSAS

Instrucciones: en el siguiente cuadro anote los colores más constantes en prendas como blusas, sacos, suéteres, mascadas y accesorios y verifique si coinciden con los colores de su estación. SACOS

SUÉTERES

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MASCADAS

ACCESORIOS

2. EL VESTUARIO DE LA PROFESIONAL La imagen personal es tan importante que se vuelve indispensable cuando queremos causar un efecto positivo ante cualquier persona. Es importante que descubra todos los puntos favorables de su cuerpo para resaltarlos y al mismo tiempo disimular todos aquellos que no la hacen lucir excelente. Deberá observarse con detenimiento para que identifique la forma de su cuerpo para elegir el vestuario más favorecedor y cuál es el estilo que deberá adoptar según su forma de vida.

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El estilo es algo que se aprende al tomar en cuenta los siguientes factores:  Gusto, se adquiere a través de la observación  Calidad, más vale poco bueno que mucho de baja calidad  Propiedad, tomar en cuenta la edad, la figura, el clima y la ocasión  Consistencia, todo debe armonizar, estilo y ocasión  Accesorios, la sencillez es indispensable

 MEDIDAS Y PROPORCIONES DE LA FIGURA

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 CÓMO ELEGIR EL VESTUARIO Muchas mujeres piensan que para estar bien vestida deben tener el clóset lleno de ropa y tener mucho dinero para renovarlo cuando lo desee, pero están en un error, pues con buen gusto y tener los colores que le favorecen podrán lograr múltiples combinaciones, ahora que sabe la forma de su cuerpo y los colores que le favorecen, arregle su clóset. •

•

• •

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•

Ahora es la ocasión perfecta para arreglar su clóset. Saque todo lo que tiene. Elimine lo que no le guste, esté pasado de moda o muy usado, lo que no es de su talla, no es de buena calidad o no le hace sentir muy bien. Separe su ropa en dos montones: la que es de su color, estilo y usa mucho porque le encanta y la que no es de su color y estilo, pero le queda y le encanta. De estos dos montones hará todas las posibles combinaciones, se sorprenderá de ver cómo aumenta su vestuario. La meta al arreglar el clóset y renovar su guardarropa debe ser tenerlo de calidad y funcional, con piezas intercambiables entre sí que combinen y le hagan ver siempre diferente y bien vestida. Debe revisar el dobladillo, los botones o broches, el cierre y cuidar que no tenga ninguna mancha, para que toda su ropa siempre esté impecable. No compre sin pensar. Recuerde muy bien lo que tiene para que todo combine.

Antes de comprar responda a las siguientes preguntas:

¿El color me favorece? ¿El estilo es adecuado para mí? ¿Me queda bien cuando camino, me siento o me agacho? ¿Es práctica y fácil de cuidar? ¿Coordina con las prendas que tengo? ¿No pasará rápido de moda? ¿Refleja mi personalidad?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

El vestuario más adecuado para la oficina es el traje sastre con falda o con pantalón, pero eso no debe limitarla para usar una buena combinación de pantalón o falda con suéter o un bonito vestido, sin olvidar los accesorios.

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 IMPORTANCIA DE LOS ACCESORIOS EN EL BUEN VESTIR

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El elemento más representativo de la personalidad de una mujer son sus accesorios, cuando una mujer sabe proporcionar y equilibrar sus prendas con los accesorios adecuados, no sólo se ve elegante, además da versatilidad a su guardarropa. Los accesorios adecuados serán los que vayan de acuerdo con su estatura, sus proporciones y su personalidad.

Los accesorios más versátiles, prácticos, bonitos y con mil posibilidades de uso son las mascadas. Una mascada puede cambiar por completo un atuendo, lo puede actualizar, hacerlo más juvenil o más elegante.

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EJERCICIO 2 “LA FORMA DE MI CUERPO”

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Instrucciones: con una cinta métrica mida alrededor de sus hombros, su cintura y su cadera, anote las medidas y de acuerdo con estas identifique su tipo de figura, ahora dibújela en esta hoja.

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3. EL CABELLO COMO MARCO DEL ROSTRO  CÓMO ELEGIR EL COLOR ADECUADO PARA MI CABELLO Al elegir un nuevo color para el cabello es necesario tomar en cuenta el tono de la piel, pues lo que favorece a las mujeres primavera y otoño que son los tonos cálidos no necesariamente favorece a las mujeres verano e invierno a quienes les va mejor los tonos fríos.

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Un buen estilista puede agregar, en todo caso, luces o reflejos que le favorezcan. Pintarse unos cuantos mechones a veces logra un efecto sorprendente. Unas cuantas luces claras colocadas alrededor del rostro o en la capa superior del pelo proporcionan luz al rostro. Para saber el tono indicado recurra a su escala de colores (cálida o fría) para orientarse. Al elegir un tono equivocado, el color del cabello choca con el tono de la tez. Un tinte demasiado oscuro hace envejecer. Lo más importante es establecer una armonía entre el tinte y el color de los ojos y la piel. Son ideales para mujeres de estación primavera las luces o coloraciones en tonos cálidos: rubio claro para dar luz al cabello, cobre o un dorado rubio oscuro.

La mujer verano se ve muy atractiva agregando luces plateadas a su cabello; asimismo la favorece un frío caoba o un oscuro y muy intenso rubio cenizo.

La mujer otoño no requiere cambios radicales. Siempre de acuerdo con el color natural básico de su cabello, puede recurrir a toda la escala de tonos cálidos, desde el castaño dorado hasta el oscuro cobre.

Una mujer invierno no debe experimentar demasiado. Sólo los cenizos le quedan bien; aunque debe tomar en cuenta el tono de la piel, ya que una piel blanca le permitirá probar otras tonalidades.

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 LA FORMA DEL ROSTRO Y EL CORTE IDEAL

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En los cortes, la moda cambia con mucha frecuencia; sin embargo, las reglas básicas no cambian. El corte debe ser adecuado a su tipo de rostro. Aunque hay una gran variedad de formas de cara, podemos dividirlas principalmente en cinco: redonda, ovalada, cuadrada, triangulo invertido y alargada No importa cual se tenga, lo que se busca con el peinado es el equilibrio óptico.

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EJERCICIO 3 “LA FORMA DE MI ROSTRO”

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Instrucciones: con un espejo, identificar la forma de su rostro y dibujarla en esta hoja, compararla con los dibujos anteriores para determinar la forma de su rostro.

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4. EL ARTE DEL MAQUILLAJE No existen normas estrictas sobre lo que debe y no debe hacer con el maquillaje. Lo importante es que encuentre lo que le conviene a usted de acuerdo con su estilo de vida. Aun con las presiones de la vida moderna es imprescindible descubrir la manera de mantener un perfecto maquillaje sin dedicar mucho tiempo y sin que los resultados sean por ello inferiores, deberá intentar siempre que la belleza sea una tarea fácil. Al experimentar con diferentes colores, texturas y productos cosméticos para acentuar sus rasgos y destacar su rostro, al mejorar su aspecto, también reforzará su confianza y autoestima.

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Un cutis limpio y bien hidratado, será la base perfecta para un buen maquillaje.

Un buen maquillaje puede transformar de manera radical un rosto, ¡la magia del maquillaje!

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 PRODUCTOS NECESARIOS PARA UN BUEN MAQUILLAJE Maquillaje de fondo Corrector de color Polvo traslúcido Máscara para pestañas Sombra para ojos Delineador para cejas Delineador para labios Lápiz labial Brillo para labios Brochas y pinceles

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 CÓMO APLICAR EL MAQUILLAJE

Maquillaje de fondo, empiece desde el centro del rostro, aplique una pequeña cantidad en la frente y las mejillas y extiéndalo hacia afuera ya sea con esponja o con los dedos, asegúrese que uno u otro estén perfectamente limpios. Extiéndalo suavemente por los labios y párpados, cuide especialmente que la línea del cuello no se note el maquillaje.

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Corrector, si no tiene una tez perfecta, el corrector será uno de sus cosméticos más valiosos ya que lo puede utilizar para disimular ojeras, manchas o manchas, pero también para diseñar el rostro ; aplíquelo con la punta de los dedos para que se derrita en la piel o con una brocha especial para este fin y siempre difumínelo perfectamente.

Polvo traslúcido, aplicar un par de minutos después del maquillaje y corrector para dejar que se fijen. Utilice una brocha para polvo y sacúdala o sople sobre ella para eliminar el exceso y aplique en todo el rostro, después pase la brocha, ya sin polvo, de arriba hacia abajo, suavemente, para eliminar el exceso.

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Sombra de ojos, de acuerdo con la forma y tamaño de ojos, utilizar pincel para su aplicación, debe deslizarse con suavidad y se utiliza para cambiar discretamente o resaltar la forma de los ojos, para añadir un perfil sencillo o para causar un fuerte impacto, esto dependerá de la elección de color y se deberá tomar en cuenta el horario, pues en el día los tonos serán suaves y por la noche se pueden intensificar, además el vestuario que se usará. Perfilado de ojos, el uso de máscara para pestañas, el lápiz delineador o delineador líquido, el lápiz para cejas y el gel para cejas.

Labios, delinear los labios de acuerdo con su forma, hidratarlos y utilizar el color, si es intenso directamente con el labial, si se desea suavizar, se aplicará con pincel y para el terminado usar, si se desea, brillo labial.

Color en las mejillas, ha de ser siempre al final del maquillaje para añadir la cantidad correcta para equilibrar el aspecto general. Aplique siempre el color desde la parte superior de la mejilla, junto al centro de la oreja, hacia abajo, el tono se desvanecerá gradualmente y el resultado será la cantidad correcta de color en el área adecuada.

Para conseguir y mantener un aspecto óptimo no es preciso que sea una profesional, la diferencia radica en escoger los cosméticos y pinceles adecuados. IMAGEN PERSONAL

EJERCICIO 4 “AUTOMAQUILLAJE”

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Instrucciones: con todos sus elementos de maquillaje, un espejo, despejado el rostro y perfectamente limpio e hidratado, procederá a maquillarse de acuerdo con las indicaciones del facilitador. Dibuje su rostro y señale en él dónde debe colocar el corrector, la forma y tamaño de sus ojos, la forma y tamaño de su boca, cómo debe colocar el rubor y todos los datos necesarios para repetir el maquillaje sin problemas después del curso.

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5. PROTOCOLO EN LAS RELACIONES SOCIALES Al formar parte de una empresa o una institución, tendrá la necesidad de interaccionar con compañeros de trabajo, superiores y personas que llamen o visiten su centro de trabajo y debe estar consciente del valor e importancia que tiene actuar conforme a las reglas del protocolo social.

 EL ARTE DE CONVERSAR

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La habilidad para conversar es una de las cualidades que denotan el carácter y la educación de una persona. Conversar no es solamente hablar, ya que existen dos clases de conversación la formal y la casual, una persona educada debe dominar ambas. La conversación casual se da cuando una persona desconocida se dirige a uno en la calle, el trasporte o en la oficina y es necesario contestar algo más que sí o no por cortesía y por amabilidad. Por otra parte, una conversación formal requiere, además, agilidad mental, educación y cultura. Un buen conversador es muy apreciado en cualquier reunión, pues inspira, es estimulante y se aprende de él. Sería deseable que, así como uno prepara el vestuario para una reunión también eligiera buenos temas de conversación que sean de interés general.

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 CÓMO CAUSAR BUENA IMPRESIÓN AL HABLAR No importa lo inteligente que usted sea, si se expresa con errores gramaticales o usa palabras vulgares, causará mala impresión. El vocabulario correcto ennoblece. El uso de un vocabulario apropiado es una característica muy valiosa en las personas. El amor y respeto por nuestro idioma es un signo de cultura y respeto por sí mismo.

 LA BASE PARA UNA BUENA CONVERSACIÓN

Para tener buena conversación usted deberá estar al tanto de la situación actual en general, pues nunca sabe con quién se encontrará o llegará a su oficina y tenga la necesidad o la oportunidad de conversar.

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Para estar bien informada deberá leer el periódico, estar al tanto de las noticias locales e internacionales, leer revistas relacionadas con las actividades de su empresa, también leer con regularidad un buen libro. El desarrollar una actividad favorita como un deporte, coleccionar objetos interesantes, viajes, etcétera. Deberá estar capacitada para conversar de temas que sean de su interés de forma inteligente, pero también es importante y es una gran virtud, saber escuchar.

 EL COMPORTAMIENTO SOCIAL

Las normas de conducta necesarias para poder desenvolverse en el medio en que se vive se llaman comportamiento social. Las normas de comportamiento social que usted necesita para desenvolverse como una profesional son: modales, etiqueta, decoro y buen gusto.

Modales, es la actitud de consideración hacia los demás y son el reflejo de lo que usted siente hacia los demás, es la bondad que manifiesta en todo lo que dice y hace. Etiqueta, son las reglas de conducta que requiere en determinadas situaciones sociales y comerciales. Decoro, se refiere a ser reservada y modesta, lo contrario de jactancia y exhibicionismo. Buen gusto, se deriva de la educación y cultura. Apreciar la belleza con los sentidos. No debe olvidar que usted es una dama con todo lo que conlleva, no tiene que ver con la condición social, es una combinación de orgullo de saberse valiosa, modestia y respeto por la dignidad ajena.

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Los buenos modales proyectan al mundo una imagen personal positiva. Analice las siguientes preguntas y juzgue sus modales:

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¿Dice por favor o gracias cuando se requiere? ¿acostumbra decirlo en la oficina?, ¿a su jefe?, ¿al mozo?, ¿en el supermercado? ¿avienta o da codazos para pasar entre la gente? ¿espera su turno y se forma en línea? ¿se ha fijado en el mesero (a) que le atiende? ¿trata con amabilidad al personal de realiza el aseo? ¿habla a gritos o ríe a carcajadas en público?, ¿en la calle?, ¿en el restaurante? ¿habla en voz alta en el cine?, ¿en el teatro? ¿tira papeles o basura en la calle? ¿se maquilla en público? ¿obstruye los pasillos o puertas en el trasporte? ¿saluda o contesta el saludo? El trato a un ser humano merece cortesía y respeto, el mismo respeto que desea para usted.

Debe ser exigente con usted misma y tener muy claro que impresión quiere causar a los demás. Determine el tipo de personalidad que desea tener y deberá empezar por tratarse a usted misma con respeto, así como respetar a los demás.

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EJERCICIO 5 “Modales” Instrucciones: anote en la siguiente lista sus modales positivos y negativos y los que más le gusta que tenga la gente y los que más le disgusta que tenga la gente

1. 2. 3. 4. 5.

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MIS MODALES NEGATIVOS

MODALES POSITIVOS DE LA GENTE 1. 2. 3. 4. 5. MODALES NEGATIVOS DE LA GENTE 1. 2. 3. 4. 5.

MIS MODALES POSITIVOS

1. 2. 3. 4. 5.

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SÍNTESIS 1. El poder de los colores De una manera muy sencilla usted aprenderá a combinar los colores que más le favorecen, pues después de conocer la armonía de colores, tendrá los elementos necesarios para hacer múltiples combinaciones con el vestuario que posee e irá agregando poco a poco prendas que combinen con las que ya tiene. Con el ejercicio “Colores que predominan en mi guardarropa” usted descubrirá si está utilizando correctamente su intuición o deberá hacer algunos cambios en el colorido de su guardarropa.

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2. El vestuario de la profesional

Durante el desarrollo de este tema, usted identificará la forma de su cuerpo, lo cual le permitirá elegir la ropa y los colores que destaquen lo mejor de su figura y aprenda a disimular las áreas que no le agradan, comprobará que un buen accesorio como una mascada puede darle un cambio radical a su vestuario. Con el ejercicio “la forma de mi cuerpo”, usted aprenderá a destacar lo mejor de su figura y a ocultar las áreas que no le favorecen, todo gracias al uso del color y los detalles en el vestuario. 3. El cabello como marco del rostro

En este tema usted encontrará cuál es el color que más le favorece por su estación, también si puede hacer cambios radicales o debe ser más conservadora, identificará la forma de su rostro para elegir el corte que realmente le haga lucir sus mejores rasgos. Con el ejercicio “La forma de mi rostro”, usted sabrá la forma exacta de su rostro y así podrá elegir el corte que más le favorezca. 4. El arte del maquillaje En este tema, usted comprobará que el maquillaje es “magia”, pues cuando se usan los productos y las técnicas adecuadas, cualquier rostro puede transformarse, aprenderá técnicas simples para destacar unos ojos o labios pequeños, enmarcar correctamente sus ojos con unas cejas bien proporcionadas y cómo aplicar el rubor acorde a la forma de su rostro. Con el ejercicio de automaquillaje, usted aprenderá una técnica sencilla para un maquillaje diario y con sólo algunos cambios transformarlo en un maquillaje para ir a una recepción por la noche.

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5. El protocolo en las relaciones sociales

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En este último tema se hace énfasis en la importancia de saber conversar, desde saber expresarse correctamente hasta tener buenos temas de conversación, ya que en el mundo de los negocios donde usted se desenvuelve, no es suficiente una cara bonita, una ropa impecable y bien combinada, sino también la inteligencia, la cultura y los buenos modales son indispensables para destacar profesionalmente. Con el ejercicio “Modales”, usted reflexionará en lo que le gusta y le disgusta de las demás personas, de igual manera tendrá la oportunidad de evaluar si tiene actitudes que debe cambiar y reconocer que también tiene actitudes positivas que hacen a una persona valiosa y digna de aprecio.

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EVALUACIÓN Instrucciones: lea atentamente las preguntas y elija sólo la opción que corresponda a la respuesta y márquela con una X. 1. ¿Cuáles son los colores más favorecedores para la mujer invierno? a) Verde limón Salmón Azul cielo

b) Rosa mexicano Azul rey Rojo cereza

c) Rosa pastel Amarillo claro morado

2. ¿Cuál es el accesorio más versátil que puede realzar un vestuario? b) lentes oscuros

c) mascada d) 3. ¿Qué debe tomarse en cuenta para elegir el corte de cabello?

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a) collar

a) Color de piel

b) Textura del cabello

c) Forma del rostro d) 4. ¿Cuál es la estructura de cuerpo más común entre las mexicanas? a) Reloj de arena

b) Triángulo invertido

c) Cuadrado

5. ¿Cuál es una de las habilidades muy apreciadas en las relaciones sociales? b) Ser discreta

c) El arte de conversar

a) Saber contar chistes

Instrucciones: lea detenidamente las siguientes afirmaciones y responda F si es falsa o V si es verdadera 6. El vestuario más profesional para la oficina es el traje sastre

(

)

7. El verde militar es un tono fresco y les favorece a las mujeres invierno

(

)

8. Teñir el cabello de negro intenso le hará lucir más juvenil

(

)

9. Los labios pequeños se deben delinear ligeramente fuera de la línea natural para engrosarlos

(

)

10. Los buenos modales ayudan para destacar profesionalmente

(

)

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Instrucciones: relacione ambas columnas y escriba dentro del paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta.

Son colores neutros

(

)

Reloj de arena

Las mujeres con cabello castaño claro, piel blanca y ojos color miel, pertenecen a la estación

(

)

Cenizos

Los tintes que le van bien a la mujer invierno deber ser

(

)

Polvo traslúcido

Proporción ideal de la figura

(

)

Neutros

Son tonos cálidos

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)

Redondo, ovalado, cuadrado

Colores que le van bien a todas las estaciones

(

)

Azul marino, tabaco, arena

Para fijar el corrector y el maquillaje se debe usar

(

)

Corrector

Son las principales formas de rostro

(

)

Producto indispensable para disimular o destacar rasgos

(

)

Modales, gusto Mostaza, durazno

10.

Son normas del comportamiento social

(

)

(

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Verano

etiqueta,

buen

verde

limón,

BIBLIOGRAFÍA 1. Buchanan, Irene. El nuevo protocolo. EDAMEX, México, 1999 2. Buscher, Christel. La belleza y los colores. Grupo editorial Diana, México, 1994 3. Campsie, Jane. Cabello y maquillaje. Murdoch Books. Francia, 2007 4. Galindo de Fernández, Rosario. Como te ven…te tratan. Panorama Editores, México, 2007

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5. Vargas, Gabriela. La imagen del éxito. McGraw-Hill, México, 1999

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NOTAS

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Mรณdulo III Habilidades administrativas y organizaciรณn de oficina

IB O ID PI A ED SU A D R D EP E R L IC O D IC U C C IÓ

Autor: Alejandrina Galíndez Espinosa Revisión metodológica: Lic. Deaby Carolina Garrido Payán Diseño Editorial: Alejandro Itzáes Suárez Severo

O PR

REGISTRO: En trámite.

ASISTENCIA SECRETARIAL MÓDULO III HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIÓN DE OFICINA

ÍNDICE

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INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………… OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………………. 1. LA SECRETARIA Y LA ADMINISTRACIÓN………………………………………………… EJERCICIO 1……………………………………………………………………………………………… 2. EFICACIA EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA……………………………………………. EJERCICIO 2……………………………………………………………………………………………... 3. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS………………………………………………… EJERCICIO 3……………………………………………………………………………………………… 4. RELACIONES PÚBLICAS…………………………………………………………………………. EJERCICIO 4……………………………………………………………………………………………… SÍNTESIS……………………………………………………………………………………………………………… EVALUACIÓN………………………………………………………………………………………………………. CLAVE DE RESPUESTAS……………………………………………………………………………………….. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………………………………..

4 5 6 14 15 19 20 26 27 31 32 34 36 37

INTRODUCCIÓN Toda institución moderna requiere de un eje para girar y este eje es la administración; son los ejecutivos los responsables de administrar, por esto, una de las principales funciones de la secretaria es colaborar con su jefe con la finalidad de que las metas de su área se realicen en el tiempo y con la calidad establecidos.

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Con el fin de que tenga una perspectiva completa del puesto que ocupa y de la importancia del papel que desempeña dentro de la organización, en este módulo, Habilidades administrativas y organización de oficina, se abordan el concepto y los elementos del proceso administrativo para que usted pueda incorporar su aplicación en las diferentes responsabilidades que le corresponden.

El módulo está estructurado en cuatro temas: La secretaria y la administración, Eficacia en la comunicación escrita, Organización de los documentos y Relaciones públicas. Cada tema será desarrollado ampliamente y estará acompañado de diferentes ejercicios.

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OBJETIVO

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Al término del módulo, las participantes desarrollarán mayores habilidades para realizar sus actividades de manera profesional con base en los elementos del proceso administrativo.

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1. LA SECRETARIA Y LA ADMINISTRACIÓN La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue cada vez más de los aspectos administrativos en su área y se vuelva una colaboradora más directa de su jefe, aunque estás nuevas responsabilidades pueden ser muy diversas para cada secretaria. Por lo tanto, el trabajo de la secretaria requiere que sea muy organizada y pueda administrar de manera óptima su tiempo; asegurarse que los proyectos claves se cumplan en las fechas establecidas.

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También deberá adaptarse y actualizarse en el campo de la nueva tecnología, pues, ésta ahora es también, parte de su trabajo.

Al ser la secretaria la persona clave para el buen funcionamiento de la oficina, es necesario que planee y organice cada una de sus actividades para evitar errores; para ello necesita conocer y aplicar el proceso administrativo, lo cual le permitirá ser eficaz en su trabajo y disfrutarlo.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIÓN DE OFICINA

 ADMINISTRACIÓN

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Idalberto Chiavenato (brasileño) define a la administración como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales. Para Agustín Reyes Ponce (mexicano 1912-1988), la administración consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación del tiempo y número necesarios para su realización.

 PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo consta de cuatro etapas

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PLANEACIÓN La planeación permite seleccionar entre varias alternativas de acción, es la fase inicial del proceso en la que se determina qué se va a hacer. No hay mejor manera de simplificar el trabajo secretarial que una buena planeación para el uso adecuado de su tiempo y para ello puede usted llevar a cabo las siguientes recomendaciones: • • • •

Determinar sus metas y jerarquizarlas Distinguir entre fin y medio Fijar plazos y cumplirlos Cultivar su capacidad para tomar decisiones

¿Qué debo hacer primero? ¿Cuál método es el más útil para realizar este trabajo? ¿Dónde debo buscar la información que requiero? ¿Quién fija la fecha de entrega? ¿Cómo puedo optimizar el tiempo? ¿Por qué es necesario este trabajo?

• • • • • •

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Para lograr la efectividad en sus responsabilidades como secretaria es necesario planearlas, le puede ayudar plantearse las siguientes preguntas:

Diseñe un plan de trabajo para evaluar lo que hace: dónde está ahora, hacía dónde quiere ir y cómo llegará allí. Un plan escrito le permitirá analizar, desarrollar, construir, revisar y modificar. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIÓN DE OFICINA

ORGANIZACIÓN La organización implica la jerarquización de las actividades; usted como secretaria profesional deberá organizar su trabajo con eficiencia y criterio para decidir cuál será el orden para realizarlo y así aprovechar los momentos libres para poner al corriente cualquier trabajo no prioritario.

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Una vez que haya definido cuáles actividades debe realizar, haga una jerarquía de sus tareas, tome en cuenta los imprevistos que puedan presentarse para que no alteren su plan.

Otro aspecto importante que debe tomar en cuenta es que existen causas de pérdida del tiempo tanto internas como externas que pueden impedir que la organización sea adecuada, conocerlas le permitirá erradicar las propios y dar espacio entre actividades para que las externas no afecten sus planes.

CAUSAS INTERNAS

CAUSAS EXTERNAS

Desorganización Falta de planeación Impuntualidad Procedimientos obsoletos Mala comunicación Desinterés No saber decir no Falta de profesionalismo

Visitantes inesperados Correspondencia inútil Exceso de llamadas telefónicas Plazos no cumplidos por terceros Problemas en la red

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DIRECCIÓN

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Es el aspecto más dinámico de la administración, ya que a través de ésta se logra que las personas realicen sus actividades de manera coordinada para alcanzar los objetivos. Si una de sus responsabilidades es coordinar el cumplimiento de objetivos de los colaboradores de su área, la buena comunicación es indispensable ya que le permitirá obtener ventajas competitivas para la organización.

CONTROL

Consiste en el establecimiento de métodos que permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Como parte del control dentro de sus responsabilidades como secretaria, implica el uso de agenda, ya sea física o electrónica, programación diaria, semanal, mensual, anual, sistema de recordatorio, informes de actividades y resultados, etcétera.

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 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO El tiempo es un recurso no renovable y todas las personas disponemos de la misma cantidad: veinticuatro horas al día, sesenta segundos por minuto. Como secretaria un buen plan para la administración de su tiempo, le puede beneficiar para el mejor desempeño de sus actividades y en el apoyo eficaz a su jefe. La administración del tiempo es un proceso personal que deberá adecuar a su estilo de trabajo y a las circunstancias que lo rodean. Necesitará disciplina y decisión para cambiar hábitos muy arraigados, la decisión es suya.

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Cada semana cuenta con 168 horas ¿cómo son las suyas?

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EJERCICIO “EL MANEJO DE MI TIEMPO” Instrucciones: marque con una X la columna que corresponda a lo que siente o lo que hace. Siga las instrucciones del facilitador

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1. ¿Por lo general pasa su tiempo de la forma que realmente desea? 2. ¿A menudo se siente obligada a realizar actividades que no desea? 3. ¿Se siente a gusto con su trabajo? 4. ¿Se siente estresada por exceso de trabajo? 5. ¿Se siente culpable por no realizar un mejor trabajo? 6. ¿Considera que su trabajo es interesante? 7. ¿Piensa que tiene buen control sobre su tiempo? 8. ¿Pospone las actividades difíciles o desagradables de su trabajo? 9. ¿Se siente culpable cuando en ocasiones flojea un poco? 10.¿Piensa que siempre debería estar ocupada haciendo algo productivo?

Algunas veces

Generalmente

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Rara vez

 CÓMO ESTABLECER PRIORIDADES Usted como secretaria profesional debe volverse experta en la administración de su tiempo. Establecer prioridades en sus actividades y concluirlas una a una para realizar mejor su trabajo, deberá establecer un programa y seguirlo. Algunas sugerencias:

Agrupe tareas para lograr eficacia

 Realice primero la actividad de mayor importancia

 Dentro de lo posible, agrupe llamadas telefónicas y realícelas en horarios aptos para localizar a las personas

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Sugerencias para administrar el tiempo

 Divida una actividad extensa y compleja en pequeños pasos, fáciles de manejar

 Ordene la correspondencia acuerdo con su importancia

 Asegúrese de usar bloques de tiempo adecuados

 Al final del día, dedique unos minutos para organizar la lista de pendientes

 Haga una sola cosa a la vez

 Termine sus actividades y si quedó alguna pendiente anótela para el día siguiente

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EJERCICIO 1 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba en el paréntesis una F si es falso o una V si es verdadero.

1. El eje principal sobre el cual gira la empresa moderna son los recursos humanos

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

2. Establecer prioridades en sus actividades profesionales y concluirlas

siempre, le permitirá realizar mejor su trabajo

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3. El tiempo es un recurso no renovable

4. La planeación permite seleccionar entre varias alternativas lo que se va a hacer

5. Aspectos como el uso de agenda, ya sea física o electrónica, programación

diaria,

semanal,

mensual,

anual,

sistema

organización

recordatorio, informes de actividades y resultados, etc., son parte de la

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2. EFICACIA EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Dentro de las funciones secretariales una de enorme relevancia es la comunicación escrita, pues usted como colaboradora de su jefe, debe redactar diferentes documentos: informes, avisos, solicitudes, presupuestos, etc., además, enviar o contestar correos electrónicos. Por lo anterior usted deberá tener dominio absoluto sobre los documentos que se redacten en la empresa o institución y excelentes ortografía y redacción para lograr una comunicación eficaz. No olvide tener en la oficina un buen diccionario o consultar en internet el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE) para resolver las dudas que pudieran surgir con respecto a la escritura, significado y uso de una palabra.

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Recuerde que la computadora posee un programa de corrección ortográfica, aunque es una excelente herramienta, resulta más efectiva cuando la persona que hace uso de ella, cuenta con bases sólidas del idioma.

 ESCRIBA COMO HABLA

Cuando requiera comunicar alguna información escrita, procure hacerlo con lenguaje sencillo, siempre piense en el destinatario para adecuar el lenguaje, pero mientras redacta escriba como habla y posteriormente revise para cambiar las palabras que no sean apropiadas para la redacción, corregir errores de ortografía y eliminar o cambiar palabras repetidas.

Al redactar siempre tome en cuenta las cualidades de la redacción: claridad, precisión, concisión y sencillez y cuando hablamos de sencillez no hablamos de vulgaridad, sino de un lenguaje de fácil comprensión.

Si al revisar su redacción se da cuenta de que su estilo es siempre demasiado formal, relájese y modernícese; emplee un lenguaje más coloquial en lugar de frases rebuscadas o estereotipadas.

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 NO ES LO MISMO ESCRIBIR QUE REDACTAR Redactar es un proceso creativo que consta de tres momentos: pensar, escribir y revisar

PENSAR • Defina el objetivo • Determine el destinatario • Elija el lenguaje • Piense despacio y podrá escribir de

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•

prisa No comience a escribir hasta que haya cumplido estos puntos

ESCRIBIR • Anote el objetivo del escrito • Escriba todo lo relacionado con el

tema sin preocuparse por errores ortográficos, de sintaxis o repetición de palabras.

REVISAR

• • • • •

Deje reposar el texto Lea el texto en voz alta o pida a otra persona que lo lea Consulte el diccionario Corrija errores de forma y fondo Revise la distribución

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También es muy importante que evite los siguientes errores en su redacción:

Repetir la misma palabra dos o más veces en un párrafo. Si es necesario use sinónimos o cambie la estructura del enunciado

Barbarismos

Escribir o pronunciar una palabra de manera incorrecta, usar palabras en otro idioma cuando existan en español, usar modismos en la redacción

Solecismos

Uso inadecuado de las preposiciones o mala estructura de los enunciados

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Pobreza de lenguaje

Anfibologías

Cuando un mismo enunciado es interpretados de dos maneras, pues sólo debe ser comprendido de la misma manera en que fue concebido. Cerciórese que lo que quiere decir es lo mismo que leerá el destinatario El gerundio (terminación ando, endo) es de índole adverbial y modifica al verbo, cuando esto no es así, entonces es incorrecto. Si no está segura de usar correctamente el gerundio, mejor elimínelo de su escrito

Abuso del gerundio

Un escrito mal puntuado, nunca será claro; la colocación errónea de un signo puede ser también causa de anfibología. No suprima ni abuse de los signos de puntuación

Escritos fríos, mecánicos y superficiales

Cuando los escritos son despersonalizados. Trate de no hacer los escritos como si sólo cambiara la fecha y el nombre

Uso de palabras de relleno o frases hechas

Frases obsoletas o sin ningún significado como: cabe mencionar, en virtud, sin otro particular, etcétera

Abuso o supresión de signos de puntuación

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 MODERNICE SUS ESCRITOS

ACTUAL Le comunicamos

Por este medio

Le informamos

Por este conducto

Le solicitamos

Adjunto a la presente

Incluimos

Le estamos anexando

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Por medio de la presenta

Le anexamos

Agradeciendo de antemano

Le agradecemos

Sin más por el momento

Atentamente

Sin otro asunto que tratar

Ciudad de México, marzo 21 de 2017

México, D. F. a 21 de marzo del 2017

Cordialmente

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EJERCICIO 2 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba en el paréntesis una F si es falsa o un V si es verdadera. (

)

2. El uso inadecuado de las preposiciones es un solecismo

(

)

(

)

(

)

(

)

1. Siempre se debe utilizar lenguaje formal al redactar

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3. Las cualidades de la redacción son: claridad, precisión, concisión y sencillez

4. Para una redacción eficaz es necesario seguir los pasos del proceso creativo de la redacción: pensar, escribir, revisar

5. Al terminar un escrito no es necesario revisar, sólo usar el

corrector ortográfico de la computadora

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3. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

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La secretaria, generalmente, tiene la responsabilidad de reorganizar, actualizar, controlar y mantener al día el archivo, para ello tiene que elegir el sistema adecuado a las necesidades de su empresa, así sea en un sistema tradicional o el electrónico, deberá estar tan bien organizado que la localización de la información sea muy simple para cualquiera que esté autorizado.

 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Archivar es clasificar elementos con características comunes. Un documento no es sólo de papel es todo soporte que contenga información.

Cartas Oficios Circulares Memorandos Revistas Libros Mapas

DOCUMENTOS Planos Fotografías Películas Discos compactos Disquetes Grabaciones Software

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Después de su revisión los documentos se dividen en sustantivos y comunes y sólo los sustantivos tienen valor para el archivo. Los documentos sustantivos comprueban acciones administrativas y tienen valor primario mientras permanecen en fase activa o semiactiva; se dividen en administrativos, legales, fiscales, técnicos y contables y los que adquieren valor secundario, pasan a la fase inactiva, o sea, archivo histórico porque servirán de testimonio, evidencia e información para la investigación cultural e histórica.

FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVA Archivo de concentración

Archivo histórico

Archivo de trámite

FASE INACTIVA

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Etapas por las cuales va pasando el documento desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.

 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Las agrupaciones documentales se organizan de la siguiente manera:

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 SISTEMAS DE ARCHIVO El sistema alfabético es la base para ordenar los archivos tanto físicos como electrónicos de acuerdo con reglas para ordenar por nombre de personas o empresas como las siguientes: clasificación por nombres de personas

•

Roberto Lima Rojas Lima Rojas, Roberto Regla 2. Una inicial antes del primer apellido se toma como nombre.

•

Regla 1. Para ordenar alfabéticamente se coloca primero el apellido paterno, luego, el materno, una coma y el o los nombres.

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•

Elvira M. Soriano C. Soriano C., Elvira M. Regla 3. Si antes del primer apellido aparecen las partículas de, del, de la, de los, éstas se colocarán al final del nombre. Carlos de la Vega Domínguez

•

Vega Domínguez, Carlos de la

Regla 4. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Van, Der, Fitz, D’, Da, M’, Mc, Mac, O’, se clasifica por el vocablo. Diana Van Dussen Harp

Van Dussen Harp, Diana

Regla 1. Si una razón social se forma con un nombre o apellido, (aunque éste sea una inicial) no se invierte.

•

Clasificación por compañías y sociedades

J. de la Torre y Asociados Regla 2. Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual.

•

Plásticos Rex, S. A. Regla 3. Cuando el artículo (el, la, los, las) o la palabra compañía o su abreviatura Cía., aparece al inicio del título, se coloca al final del nombre, entre paréntesis.

•

La Corona, S. A.

Corona, S. A. (La)

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EJERCICIO Instrucciones: en la siguiente lista, utilizar las reglas del ordenamiento alfabético para nombres de personas y empresas y luego colocar dentro del paréntesis el número que le corresponda por orden alfabético. Nombre

Inversión

Orden ( )

Carlos O’Farril Medina

( )

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Antonieta de la Vega Ruiz De la Fuente Hnos. y Cía., S.A. Roberto D’ Acosta Roa

Estela Castellanos Martínez

M. Rentería Sucesores, S. A.

Luis Álvarez Mercado

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Ernesto de la O Rivera

( )

José L. Flores Rivas

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Archivo alfanumérico Es uno de los sistemas más usuales tanto en empresas como instituciones, universidades, etcétera. Se usa un código con letras y números, este código de identificación archivística (CIA) tiene la función de registrar de una forma todos los expedientes que se generen o reciban, para facilitar su localización.

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5/1/1.7/115/2017

DRI 5

P.1.7

115/2017

SECCIÓN

SERIE

EXPEDIENTE

SUBFONDO

GRH 1

Clave de respuestas del ejercicio de la página 23 Inversión O’Farril Medina, Carlos Vega Ruiz, Antonieta de la De la Fuente Hnos. y Cía. S. A. D’ Acosta Roa, Roberto Castellanos Martínez, Estela M. Rentería Sucesores, S. A. Álvarez Mercado, Luis O Rivera, Ernesto de la Flores Rivas, José L.

Orden (8) (9) (4) (3) (2) (6) (1) (7) (5)

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 EL ARCHIVO DIGITAL Ventajas: Garantía de supervivencia, mantenimiento tecnológico y bajo precio Permite mayor rapidez en la recuperación de la copia digital La copia digital puede tener firma electrónica y ser autenticada El mantenimiento de los soportes ópticos requiere menos requisitos medioambientales 5. La migración a otros soportes o formatos es más rápida

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Pros y contras del almacenamiento de información electrónica:

1. 2. 3. 4.

    

Almacenamiento local (computadora del usuario) Ventaja: no necesita acceso a la red para consulta Desventaja: si la red falla no se puede consultar la información Almacenamiento remoto (servidor) Ventaja: se puede consultar la información en múltiples equipos y asignar diferentes perfiles de usuario a cada uno  Desventaja: si la red falla no se puede consultar la información

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EJERCICIO 3 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba en el paréntesis una F si es falsa o un V si es verdadera.

1. Todo soporte que contenga información es un documento

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

2. Los documentos sustantivos comprueban acciones administrativas y

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tienen valor primario mientras permanecen en fase activa o semiactiva

3. El archivo alfanumérico es el más usual en las empresas y utiliza el código de identificación archivística (CIA)

4. Una ventaja del archivo digital es que se puede consultar la información en múltiples equipos y asignar diferentes perfiles de usuario a cada uno

5. El archivo alfabético se volvió obsoleto con el uso del archivo digital

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RELACIONES PÚBLICAS

Al ser la colaboradora directa de su jefe usted es la primera persona que tiene contacto con las personas que lo requieren ya sea en persona o a través del teléfono, por medio de este trato, usted se convierte en la carta de presentación e imagen de la empresa.

En el trato cotidiano encontrará público heterogéneo con actitudes y comportamientos diversos, saber distinguirlo y actuar siempre con tolerancia y gran profesionalismo es fundamental, ya que usted será la primera persona con la que tendrán contacto en la oficina y deberá causar la mejor impresión a favor de su jefe y la empresa.

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Recibir visitantes y arreglar entrevistas con habilidad son de las actividades en que la secretaria tiene gran participación como colaboradora de un jefe.

Por lo tanto, al ser usted la representante personal de su jefe y su empresa ante los clientes y el público en general, del trato que les brinde mientras él los recibe o responde su llamada, dependerá que el visitante espere pacientemente, regrese otro día o se vaya para no regresar jamás.

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 ATENCIÓN TELEFÓNICA

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En la empresa el teléfono sigue siendo un importante medio de comunicación y la secretaria tiene la enorme responsabilidad de usarlo con eficacia, pues cada vez que contesta una llamada tiene la oportunidad de mostrar una buena imagen de su empresa.

Algunas recomendaciones para hacer el mejor uso del teléfono. Cuando realice llamadas:

 Antes de hacer una llamada es importante que no sólo tenga claro el objetivo, sino contar con todos los elementos (datos, preguntas, etc.) que requiera para optimizar tanto su tiempo como el de su interlocutor en especial cuando son llamadas de larga distancia.  Dé tiempo suficiente, a la persona a la cual llama, para que le conteste, salude e identifíquese y diga el motivo de su llamada.  Si la persona que responde no es la que busca, de manera cortés, solicite que la comunique y además de su nombre, dé el nombre de su empresa.  En caso de no requerir hablar con una persona en particular, diga el asunto por el cual llama.  Si el número que marcó está equivocado, mencione el número al que quiere llamar para verificar si cometió un error al marcar.  Aplique la misma cortesía si es usted quien recibe una llamada equivocada, no cuelgue sin hacer la aclaración.

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Cuando reciba llamadas:

    

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Datos que debe anotar al tomar una llamada telefónica

 Recuerde que, al contestar el teléfono, usted es la imagen de la empresa.  El teléfono debe contestarse apenas suene. Nada causa peor impresión que llamar a una empresa en horas hábiles y esperar mucho para que respondan.  Un signo de profesionalismo es atender con eficacia y cortesía a la persona que llama, para causar buena impresión y disponerla favorablemente hacia la empresa.  Al recibir una llamada es importante que tenga a la mano la libreta de recados o su libreta de notas para tomar el mensaje y todos los datos necesarios.

Fecha y hora Nombre completo de la persona que llama, si corresponde, nombre de la empresa Cargo y profesión Mensaje Teléfono y horario para devolver la llamada

Cuando está atendiendo una llamada y suena otra línea telefónica, antes de contestarla, pregunte a la persona con quien está hablando si puede esperar un momento mientras responde la llamada y cuando la tome, después que se identifique la persona que llama (depende de quién se trata), le informará que está atendiendo otra llamada, si desea esperar o volver a llamar, pero nunca levante la bocina y mantenga a la persona en la línea sin verificar quién es.

Sugerencias para mejorar el uso del teléfono:  Hable con claridad, procure mantener un ritmo regular y no hable tan fuerte que aturda ni tan bajo que se oiga un susurro.  Si no tiene buena dicción, practique con palabras largas y de difícil pronunciación para mejorarla.  Grabe su voz y analice los aspectos que puede mejorar, practique hasta lograrlo.  Asista a un curso de dicción y oratoria.  Lea buenas autores para aumentar su vocabulario y practique la lectura en voz alta para perder el miedo de hablar en público.

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La persona que llama comenzará a juzgar la calidad de la empresa desde el momento en que le contestan, por consiguiente, es recomendable que tome en cuenta las siguientes sugerencias al contestar el teléfono:      

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Salude al contestar el teléfono Identifique su empresa o departamento Preséntese y ofrezca ayuda Conteste con entusiasmo Sonría Tenga mucho tacto al hacer preguntas para determinar la importancia de la llamada  Concluya la conversación con una frase cortés  Permita que su interlocutor cuelgue primero y luego cuelgue suavemente

Procure mantener disponibles los teléfonos para recibir llamadas, trate de ser breve cuando usted se comunica.

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EJERCICIO 4 Instrucciones: lea cuidadosamente las siguientes afirmaciones y escriba F si es falsa o V cuando sea verdadera.

La buena actitud al tratar al público es signo de profesionalismo

(

)

La atención telefónica es una enorme responsabilidad para la secretaria profesional

(

)

La dicción se mejora practicando con palabras largas difíciles de pronunciar

(

)

Cuando se equivoque al marcar un número telefónico, deberá colgar inmediatamente

(

)

Cuando suene el teléfono, antes de contestarlo, debe dejar que suene cuando menos tres veces

(

)

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SÍNTESIS 1. La secretaria y la administración

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Para una adecuada planeación y organización del trabajo, la secretaria debe conocer las cuatro etapas del proceso de la administración: planeación, organización, dirección y control. Realizar un plan escrito, permite, analizar, revisar y modificar cualquier actividad, por consiguiente, la organización implica jerarquizar las actividades para un mejor uso de los recursos y el tiempo; el uso de éste también se puede optimizar al identificar y eliminar las causas internas de la pérdida del tiempo. 2. Eficacia en la comunicación escrita

Para lograr la comunicación eficaz en los escritos es necesario seguir los pasos del proceso creativo de la redacción: pensar, escribir, revisar; esta última etapa no se debe omitir para poder detectar y eliminar los errores en la redacción como barbarismos, solecismos, anfibologías, repetición de palabras, abuso del gerundio y de los signos de puntuación. 3. Organización de los documentos

El archivo es la memoria de la empresa, generalmente, organizado y controlado por la secretaria, sin embargo, por diferentes razones otras personas, incluido el jefe, pueden requerir acceder a él, por lo anterior es necesario que el archivo, físico o electrónico, esté bien organizado y de fácil acceso.

Recordar que todo soporte que contenga información es documento. Los documentos sustantivos son los únicos valiosos para el archivo y sólo pasarán al archivo de concentración, por tiempo determinado, los que tengan valor primario, administrativo, legal, fiscal, contable, técnico; cuando su valor primario termina, sólo un porcentaje muy pequeño pasará al archivo histórico porque han adquirido valor secundario. Las agrupaciones documentales se organizan por fondo, sección y serie. El sistema usual en los archivos electrónicos es el alfanumérico. El archivo digital tiene grandes ventajas, entre ellas garantía de supervivencia y mantenimiento tecnológico, bajo costo, ahorro de espacio y de papel. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIÓN DE OFICINA

4. Relaciones públicas Una de las mayores responsabilidades de la secretaria es el trato al público, personalmente o a través del teléfono. Saber distinguir los diferentes comportamientos y actitudes del público para actuar, siempre, con tolerancia y profesionalismo.

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La secretaria al contestar el teléfono tiene la oportunidad de proyectar una imagen positiva de la empresa al tomar en cuenta aspectos tan simples como tomar la llamada en cuanto suene el teléfono, presentarse, ofrecer ayuda, ser amable y cuando ella realiza la llamada, contar con toda la información necesaria para optimizar el tiempo. Al recibir una llamada y tomar un mensaje no olvidar anotar los datos importantes como fecha, hora, nombre, mensaje y número telefónico.

Si requiere mejorar su dicción, volumen, velocidad, etc., practicar o tomar un curso para ello.

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EVALUACIÓN Instrucciones: Lea cuidadosamente los siguientes enunciados e indique en el paréntesis de la derecha F si es falso o V si es verdadero.

(

)

La dirección es el aspecto más dinámico de la administración

(

)

El exceso de llamadas que entren a la oficina es una causa interna de la pérdida de tiempo

(

)

La secretaria deberá actualizarse en el uso de la tecnología

(

)

Recibir visitantes y arreglar entrevistas son responsabilidades de la secretaria

(

)

Cuando reciba un mensaje telefónico para su jefe deberá memorizarlo para trasmitirlo correctamente

(

)

La fase inactiva del archivo corresponde a lo que se conoce como “archivo muerto”

(

)

Después de su revisión los documentos se dividen en sustantivos y comunes

(

)

Repetir la misma palabra dos o más veces en un párrafo es pobreza de lenguaje

(

)

(

)

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Las actividades pendientes deberá anotarlas para realizarlas al día siguiente

10. Escribir y redactar es lo mismo

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Instrucciones: relacione ambas columnas y escriba dentro del paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta.

Son elementos del proceso administrativo

(

) A.

Demasiado formal

Causas internas de la pérdida de tiempo

(

) B.

Pensar, escribir y revisar

Recomendaciones para una buena planeación

(

) C.

Claridad, precisión, concisión y sencillez

La frases rebuscadas y estereotipadas pertenecen al lenguaje

(

) D.

Documento

Son los pasos del proceso creativo de la redacción

(

) E.

Alfanumérico

Las cualidades de la redacción son

(

) F.

A todo soporte que contenga información se le llama

(

) G.

Determinar y jerarquizar metas, fijar plazos Planeación y organización

Es el sistema usual en el archivo electrónico

(

) H.

Saludar y sonreír

Sugerencias al contestar el teléfono

(

) I.

El trato

) J.

Impuntualidad comunicación

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(

10. De esto dependerá que un visitante espere pacientemente a que lo reciba el jefe, regrese más tarde o se vaya molesto

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mala

CLAVE DE RESPUESTAS EJERCICIO 1 1. (F) 2. (V) 3. (V) 4. (V) 5. (F)

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EJERCICIO 2 1. (F) 2. (V) 3. (V) 4. (V) 5. (F)

EJERCICIO 3 1. (V) 2. (V) 3. (V) 4. (V) 5. (F) EJERCICIO 4 1. (V) 2. (V) 3. (V) 4. (F) 5. (F)

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BIBLIOGRAFÍA  Adair, John. Cómo administrar su tiempo. Fondo editorial Legis. Colombia, 1992  Barnes C. y Manning M. Excelencia profesional para secretarias. Serie 50 minutos. Grupo editorial Iberoamericana. México, 1998

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 Bernard A., Alicia. Guía para la organización y control de expedientes y archivos. AGN, 2002  Chávez P., Fidel. Redacción avanzada. Pearson. México, 1998  Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. McGrawHill 7ª edición. México, 2004

 Manual de corrección de estilo, Universidad Iberoamericana. México, 2004

 Rodríguez E., Mauro. Administración del tiempo. México, Manual moderno, 1988

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