NPO Manual | French Version by International Federation of Medical Students' Associations

NPO MANUAL The SCOPH Insights Traduit en Français

Updated term 2019/2020

www.ifmsa.org

Medical Students Worldwide

Lead Authors Blanca Paniello Castillo Mohammed Osman Catalina González Dagmawit Workagegneho José Paz Alaa Mohammed Narmin Guluzade Shanyal Zafar

Contributors SCOPH IT 2019/2020

Layout Design Eiman Alfateh Idrees Albashir Mauricio J. Murillo Argueta Mustafa Hushya

Publisher International Federation of Medical Students’ Associations (IFMSA) International Secretariat: c/o IMCC, Norre Allé 14, 2200 Kobenhavn N., Denmark Phone: +31 2 05668823 Email: gs@ifmsa.org Homepage: www.ifmsa.org

The International Federation of Medical Students’ Associations (IFMSA) is a non-profit, nongovernmental organization representing associations of medical students worldwide. IFMSA was founded in 1951 and currently maintains 141 National Member Organizations from 130 countries across six continents, representing a network of 1.3 million medical students. IFMSA envisions a world in which medical students unite for global health and are equipped with the knowledge, skills, and values to take on health leadership roles locally and globally, so to shape a sustainable and healthy future. IFMSA is recognized as a non-governmental organization within the United Nations’ system and the World Health Organization and works in collaboration with the World Medical Association.

This is an IFMSA Publication © 2021 - Only portions of this publication may be reproduced for non political and non profit purposes, provided mentioning the source. Disclaimer This publication contains the collective views of different contributors, the opinions expressed in this publication are those of the authors and do not necessarily reflect the position of IFMSA. The mention of specific companies or of certain manufacturers’ products does not imply that they are endorsed or recommended by the IFMSA in preference to others of a similar nature that are not mentioned.

Notice All reasonable precautions have been taken by the IFMSA to verify the information contained in this publication. However, the published material is being distributed without warranty of any kind, either expressed or implied. The responsibility for the interpretation and use of the material herein lies with the reader. Some of the photos and graphics used in this publication are the property of their respective authors. We have taken every consideration not to violate their rights.

CONTENTS

IFMSA et SCOPH

La structure de SCOPH

Le format de SCOPH

L'activation de SCOPH

Outils pour les NPOs

Gestion d'équipe

Gestion des Activités et Programmes

Comment Concevoir une session

Santé Mentale et Burnout

Plaidoyer et Affaires Externes

SCOPH Capacity Building

Public Health Exchange

IFMSA et SCOPH Corporate Identity

Comment d'impliquer

Introduction CHERS SCOPHEROES DU MONDE ENTIER, Nous vous souhaitons la bienvenue à l'édition 2020 du Manuel des NPO ! Être un responsable national est plus qu'un simple travail. Être responsable national, c'est coordonner des équipes, organiser et gérer des initiatives pour renforcer le comité au niveau national, donner du pouvoir à votre communauté en donnant l'exemple. C'est un voyage plein d'aventures et de nouvelles expériences. Ce poste vous permet d'explorer de nouvelles facettes de votre personne et ainsi libérer votre potentiel. La vie est constituée d’apprentissages continus et il est essentiel d’accepter les limites de notre savoir afin d’avancer dans notre développement. Ce manuel vise à vous offrir les connaissances essentielles dont vous avez besoin pour poursuivre vos tâches et à vous doter des compétences nécessaires pour gérer votre propre monde orange. Le Manuel reflète les principes de base et vous pouvez toujours modifier et ajuster ces principes en fonction de votre situation et environnement particulier. En outre, cet outil vous aidera également à comprendre comment SCOPH travaille au niveau international et comment adopter certaines initiatives au niveau national. Nous espérons que ce merveilleux manuel préparé pour vous saura vous guider dans ce rôle. Consultez-le autant que vous le souhaitez, modifiez ou adaptez le contenu à votre environnement, et surtout, faites briller SCOPH ! Si vous avez besoin d'aide, n'oubliez internationale de SCOPH est là pour vous.

With LoPH, The NPO Manual SWG,

jamais

que

l'équipe

Introduction au NPO Manual SWG dans sa version anglaise Coordinateurs

Mohammed Osman

Blanca Paniello Castillo

Catalina Gonzalez

MedSIN - Sudan SCOPH RA For Africa 19-20

AECS - Catalonia SCOPH DA 19-20

IFMSA - Chile SCOPH RA for Americas 19-20

Membres

Dagmawit Workagegneho

José Paz

Alaa Mohammed

EMSA - Ethiopia

IFMSA - Peru

IFMSA - Jo

Narmin Guluzade

Shanyal Zafar

AzerMDS - Azerbaijan

IFMSA - Pakistan

Introduction au SWG de la traduction du NPO Manual en Francçais Coordinateurs

Elyes Cherif

Kelvin Gutiérrez

Associa-Med Tunisia PC for Mental Health 20-21

AMMEF Mexico SCOPH RA for Americas 20-21

Membres

Stephanie Craciunas

Siwar Dhawadi

Wanhamaï Ibrahim KARAMA

IFMSA-Quebec

Associa-Med Tunisia

AEM Burkina Faso

Joël Aquilas NGALANDEU

Michel Nasrallah

CAMSA Cameroon

LeMSIC Lebanon

IFMSA VISION Un monde dans lequel tous les étudiants en médecine s'unissent pour la santé mondiale et sont équipés des connaissances, des compétences et des valeurs nécessaires pour assumer des rôles de leadership en matière de santé au niveau local et mondial.

MISSION IFMSA réunit des étudiants en médecine du monde entier pour mener des initiatives qui ont un impact positif sur les communautés que nous servons. L’IFMSA représente les opinions et les idées des futurs professionnels de la santé dans le domaine de la santé mondiale, et travaille en collaboration avec des partenaires externes. L'IFMSA renforce les capacités des individus par le biais de formations, de projets et d'opportunités d'échanges, tout en assurant la diversité culturelle afin de façonner un avenir durable et sain. En 1951, peu après la fin de la Seconde Guerre mondiale, des étudiants en médecine provenant de 8 pays (Autriche, Danemark, Angleterre, Finlande, Allemagne, Pays-Bas, Norvège, Suède et Suisse) se sont réunis à Copenhague pour créer une organisation internationale apolitique pour les étudiants en médecine. L'objectif était "d'étudier et de promouvoir les intérêts de la coopération des étudiants en médecine sur une base purement professionnelle, et de promouvoir des activités dans le domaine de la santé et de l'aide aux étudiants". Cet objectif a conduit à la création de la Fédération internationale des associations d'étudiants en médecine (IFMSA). Au départ, 3 comités furent formés : le Standing Committee on Medical Education (SCOME), le Standing Committee on Professional Exchange (SCOPE) et le Standing Committee on Students’ Health (SCOSH). Un bureau d'information fut créé à Genève pour établir le contact entre tous les membres et les organisations internationales. Un an plus tard, en 1952, la première Assemblée générale (AG) a eu lieu à Londres, où 30 participants représentaient 10 pays. Au cours des 70 dernières années, les 8 pays fondateurs ont été rejoints par de nombreux autres et l'IFMSA est aujourd'hui la plus ancienne et la plus grande organisation indépendante au monde représentant des étudiants en médecine au niveau international.

En 2020, l'IFMSA comportait plus de 1,3 million d'étudiants provenant de 134 pays du monde entier qui s'unissent pour améliorer la santé mondiale. Au fil des ans, l'IFMSA a atteint ses objectifs en respectant des principes définis dans les statuts de la constitution : La Fédération poursuit ses objectifs sans discrimination politique, religieuse, sociale, raciale, nationale, sexuelle ou autre. La Fédération promeut les idéaux humanitaires parmi les étudiants en médecine et cherche à contribuer à la création de futurs médecins responsables. La Fédération respecte l'autonomie de ses membres. Actuellement, le travail de l'IFMSA est divisé en quatre grands domaines de santé mondiale : La santé publique, la santé sexuelle et reproductive, l'éducation médicale et les droits de l'homme et la paix. Chaque année, nous organisons plus de 13 000 programmes d'échanges cliniques et de recherche afin que nos étudiants puissent explorer les innovations en médecine, systèmes de santé et prestation de soins dans des contextes différents. L'IFMSA rassemble des personnes pour échanger, discuter et lancer des projets afin de créer un monde plus sain. Elle forme ses membres pour leur donner les compétences et les ressources nécessaires pour devenir des leaders de la santé. Elle défend les enjeux pressants qui nous importent pour nous permettre de façonner le monde dans lequel nous désirons vivre. Et elle tient ses promesses : nos projets, nos campagnes et nos activités ont un impact positif sur les futurs médecins, les communautés qu'ils servent, ainsi que sur les systèmes de santé du monde entier dans lesquels ils exercent en tant que stagiaires et, plus tard, en tant que médecins.

VISION

SCOPH

Les étudiants en médecine acquièrent les compétences et les connaissances optimales pour contribuer à leur plein potentiel à la création de communautés plus saines en tant qu'étudiants en médecine et futurs prestataires de soins de santé.

MISSION Le Standing Committee on Public Health encourage le développement des étudiants en médecine sur les questions de santé publique par le biais d'un réseau international de partage des connaissances, de gestion de projets, d’apprentissage communautaire, de renforcement des capacités, de plaidoyer, d’échanges de stages et d’accès à des opportunités d'apprentissage externes. Le Standing Committee on Public Health (SCOPH) a créé une plateforme permettant aux étudiants en médecine d'apprendre, de développer des compétences, de coopérer, d'explorer et de partager des idées pour aborder tous les enjeux liés à la santé publique, notamment les questions de santé mondiale, les politiques de santé, la promotion de la santé et les activités éducatives. Le SCOPH est l'un des trois comités initiaux. Les fondateurs de l'IFMSA ont formé le Standing Committee on Students’ Health (SCOSH) en 1952, animés par une forte volonté de s’engager dans la prévention des maladies au sein de leurs communautés et dans l'élaboration de politiques relatives aux problèmes de santé. Au cours des années suivantes, la grande variété des activités a conduit au changement du SCOSH en Standing Committee on Health (SCOH) en 1963. Enfin, en 1983, le nom du Comité change une fois de plus pour devenir le Standing Committee on Public Health. Dans ces sept dernières décennies, les SCOPHéros ont mis en œuvre, maintenu et amélioré une grande variété de projets communautaires à l'échelle locale, nationale et internationale. Toutes ces activités visent à atteindre les objectifs du SCOPH, qui sont clairement définis par les règlements actuels du SCOPH : La prévention des maladies au sein de notre société. La promotion de la santé et de l’éducation à la santé au sein de notre société. La sensibilisation des étudiants en médecine et de notre société aux enjeux de santé publique mondiale. Plaidoyer pour des politiques de santé en tant qu’étudiants en médecine du monde entier. Développer les compétences et les connaissances des étudiants en médecine en tant que futurs professionnels de la santé. Travailler au sein d’une équipe internationale et collaborer avec des organisations externes de santé publique pour maximiser le potentiel de plus d'un million d'étudiants en médecine dans le monde. Collaborer avec d'autres domaines comme l'éducation médicale, les droits de l'homme et la santé reproductive.

Comme vous pouvez le voir dans le schéma, le SCOPH est composé de 5 niveaux: L'équipe internationale de SCOPH (IT): les SCOPHéros élus chaque année, qui sont responsables du travail international de SCOPH, de la liaison, de la coordination et du soutien de tous les comités nationaux. Elle comprend SCOPH Director, Liaison Officer for Public Health issues (LPH), General and Development Assistants (GA & DA). L'équipe régionale du SCOPH: Les Regional Assistants (RAs) font également partie de l'équipe internationale et sont responsables du travail régional de SCOPH et d'une connexion directe avec les NPO. Niveau national: il s'agit du SCOPH au sein des organisations nationales membres (NMO: National Member Organizations), qui représente les pays dans les événements internationaux de l'IFMSA. Les superviseurs du SCOPH au niveau national sont les National Public Health Officers (un par NMO) et leurs assistants. Niveau local: il s'agit des comités locaux des NMO, qui ont le SCOPH dans leur structure. Les Local Coordinators (LCs) ne communiquent pas directement avec l'IT, mais fonctionnent sous la direction du NMO et sont représentés par le NMO au-delà du pays. Le responsable local de la santé publique (Local Public Health Officer) est le chef du SCOPH au niveau local. SCOPHéros: Ce niveau comprend tous les membres qui font partie du SCOPH ou qui sont intéressés par le domaine de la santé publique.

Que faire si vous avez une autre structure au niveau national ou local? Certains NMO n'ont pas de responsables nationaux ou une structure interne basée sur des comités permanents. Dans ce cas, il est recommandé d'avoir une personne de contact chargée de la communication avec SCOPH IT. De cette manière, les RAs seront en mesure de suivre le développement du NMO et d'apporter leur aide pour toute question relevant des "sujets SCOPH".

ÉQUIPE INTERNATIONALE DE SCOPH L'objectif principal de SCOPH IT est de vous guider et de vous soutenir tout au long de votre parcours au sein de l'IFMSA. En tant que NPO, vous pouvez les contacter pour toute question relative à SCOPH. Mais pour recevoir une réponse utile à votre question aussi rapidement que possible, vous devez suivre deux étapes fondamentales : 1. Exposez clairement votre question/demande/problème. 2. Adressez votre question au bon membre de l’équipe internationale. Alors, à qui s'adresser et pour quoi faire ? Vous trouverez ci-dessous les principaux domaines de responsabilité de chaque membre de l'IT : The Director on Public Health (SCOPH Director): scophd@ifmsa.org Il est responsable du développement du comité par le biais d'activités conformes au plan stratégique, à la vision et aux missions du comité SCOPH et de l'IFMSA. Il est responsable du maintien du contact entre les membres du Standing Committee et l’équipe des Officials. Si nécessaire, élabore et met en œuvre une procédure d'évaluation annuelle et une évaluation des besoins pour SCOPH sur la base du plan stratégique. Supervise et coordonne le travail de l'équipe internationale. Travaille avec l'équipe internationale pour aider les organisations nationales membres à établir et à maintenir le SCOPH au sein de leurs organisations. Il est responsable de l'établissement de l'ordre du jour et de l'organisation des sessions du SC (Standing Committee) lors des deux Assemblées générales de l'IFMSA. Supervise le travail effectué par les Small Working Groups de SCOPH.

The Liaison Officer for Public Health Issues (LPH): lph@ifmsa.org Entretient et développe les relations avec les organisations partenaires existantes et recherche de nouvelles collaborations stratégiques. Fournit aux membres de l'IFMSA des informations sur les organisations partenaires. Facilite et initie des contacts entre les membres de l'IFMSA et les organisations partenaires lorsque cela est demandé et nécessaire. Développe des stratégies à court et à long terme pour la collaboration avec les organisations partenaires. Travaille en étroite collaboration avec les directeurs régionaux et les assistants régionaux dans la communication avec les organisations partenaires au niveau régional. Encourage les NMO à rapporter les collaborations avec les organisations au niveau national. Coordonne et diffuse les policy documents aux partenaires externes liés à l'IFMSA. The General Assistant (GA): ga.scoph@ifmsa.org Travaille avec le SCOPH-D sur les tâches administratives et la logistique. Aide le SCOPH-D et les RAs à préparer les Survival Kits, les manuels et autres matériels d'apprentissage pour le SCOPH. Aide le SCOPH-D à préparer et à réviser les règlements du SCOPH. Accroît la visibilité du SCOPH et de ses activités pour assurer une meilleure promotion. Assiste le SCOPH-D dans la promotion du SCOPH à tous les niveaux, en veillant à l'utilisation constante des réseaux de médias sociaux pour une communication optimale, en mettant à jour la base de données publique du SCOPH par exemple. Coordonne les Public Health Exchanges (PHEx). The Development Assistant (DA): da.scoph@ifmsa.org Met à jour et révise les ressources actuelles du SCOPH en collaboration avec le SCOPH-D et le LO concerné. Recherche les NMO qui ne sont pas actives dans le SCOPH et les aide, avec le RA, à établir le SCOPH et continue à les aider tout au long du mandat.

Aide les NMO à formuler des propositions d'ateliers SCOPH, à les approuver et à les évaluer, ainsi qu'à résoudre les problèmes de leur NMO liés au SCOPH. Coordonne, évalue et assure le suivi de tous les événements et ateliers de renforcement des capacités du SCOPH (à la fois physiquement et en ligne). Coordonne, aide ou assiste les campagnes créées au niveau régional et international. The Regional Assistants (RAs): Assurent le lien entre leur région et le SCOPH-D et le LO concerné, et vérifient activement et régulièrement l'état et la progression des projets dans le domaine du SCOPH dans chaque NMO de leur région. Soutiennent activement les NMO de la région qui travaillent dans le domaine du SCOPH. Signaler, examiner et aider à résoudre tout problème lié au SCOPH dans la région. Encouragent la coopération entre les NMO de la région. Sont responsables de la coordination, de la mise en œuvre et de l'évaluation des projets relatifs aux priorités régionales de SCOPH pour leur mandat. Aident les NMO à présenter leurs projets et activités, encouragent l'inscription de leurs activités aux programmes de l'IFMSA, et encouragent leur participation aux sessions du SCOPH pendant les assemblées générales (GAs) et rencontres régionales (RM). Recherchent activement les NMO souhaitant réaliser des activités internationales et les aident dans leurs préparatifs, ainsi que leur fournissent des informations sur les procédures, les délais et les détails organisationnels. Sont responsables de la planification, de la facilitation et du suivi des sessions régionales du SCOPH lors des réunions régionales et des GAs. Sont responsables de la planification et de l'organisation d'autres événements régionaux du SCOPH.

Pour plus d'informations sur les tâches de l’équipe internationale, vous pouvez lire le Règlement du SCOPH. Afrique : ra.scoph.africa@ifmsa.org Amériques : ra.scoph.americas@ifmsa.org Asie-Pacifique : ra.scoph.asiapacific@ifmsa.org EMR : ra.scoph.emr@ifmsa.org Europe : ra.scoph.europe@ifmsa.org

DIRECTIVES DE COMMUNICATION Les voies de communication de SCOPH sont utiles lorsque vous souhaitez obtenir des détails et des mises à jour constants sur le travail effectué par SCOPH IT et les NMO: Serveur général de SCOPH : ICI Page Facebook du SCOPH : IFMSA-SCOPH ICI De plus, chaque région a son propre groupe Facebook où vous pouvez recevoir des informations sur le travail spécifique à cette région. Vous pouvez contacter votre RA si vous souhaitez plus d'informations à ce sujet. Les NPOs de chaque région ont également leur propre groupe WhatsApp, où vous pouvez, en tant que NPO, contacter directement d'autres NPOs ou RA directement.

RÈGLEMENTS ET STRATÉGIE Deux documents importants assurent la durabilité de SCOPH en général : Le règlement et la stratégie du SCOPH. Selon la constitution de l'IFMSA, les Standing Committees peuvent se doter de Regulations afin de réglementer leur gestion interne. Ces règlements comprennent une explication de la structure, de la mission et de la vision du comité et sont décidés par les représentants nationaux des NMOs lors des assemblées générales (March ou August Meetings). Vous pouvez le lire ICI. La stratégie du SCOPH est un plan qui guide les SCOPHéros pour atteindre les objectifs à long terme du comité. Ce document de stratégie peut inclure les objectifs généraux du SCOPH qui sont mentionnés dans la réglementation et/ou cibler les questions prioritaires pour la période actuelle. Vous pouvez accéder à la dernière stratégie du SCOPH ICI.

NPO National Public Health Officers (NPO) sont chargés de coordonner et de diriger le travail sur la santé publique au niveau national dans leur organisation. Ils sont responsables du développement du Standing Committee on Public Health par la gestion des activités, le plaidoyer et le renforcement des capacités. Ils servent de lien entre l'équipe internationale de SCOPH et les responsables locaux de la santé publique (LPO) et les membres généraux de SCOPH (SCOPHéros), qu'ils soutiennent. Tâches d'un NPO (selon les règlements de SCOPH post-MM2020) : 1. Assurer une planification et une soumission appropriées des activités dans le cadre des programmes liés à la vision, la mission et le plan stratégique de SCOPH. 2. Coordonner toutes les activités du SCOPH au niveau national. 3. Coordonner le travail de tous les comités locaux au sein d'un NMO. 4. Tenter activement d'inscrire leurs activités nationales et locales dans les programmes de l'IFMSA. 5. Tenir les groupes SCOPH nationaux et locaux à jour de toute information pertinente provenant du serveur SCOPH régional et/ou international. 6. Assister, soutenir et rester en contact avec les officiers locaux de SCOPH. 7. Demander des rapports réguliers aux responsables locaux (Local Officers). 8. Encourager les responsables locaux à participer aux sessions nationales du SCOPH. 9. Organiser des sessions nationales du SCOPH dans les NGAs (National General Assemblies) ou d'autres événements nationaux. 10. Il est conseillé aux officiers nationaux d'assister aux réunions régionales ainsi qu'aux réunions de l'IFMSA en mars et en août (March et August Meetings) respectivement. Lors de ces réunions, ils peuvent établir un réseau avec d'autres officiers nationaux, échanger des idées et acquérir de nouvelles connaissances et motivations qu'ils pourront communiquer et partager aux comités locaux et nationaux. 11. Encourager les membres du SCOPH au sein du NMO à assister aux sessions internationales du SCOPH de l'IFMSA ou aux événements internationaux relatifs au SCOPH et s'assurer qu'ils reçoivent tout le matériel nécessaire et qu'ils sont correctement préparés.

12. Assurer la liaison avec les organismes externes pour obtenir un soutien pour le SCOPH au niveau national ainsi que la coordination avec l'agent de liaison pertinent pour aider si nécessaire. 13. S'assurer que tous les documents pertinents sont remis au nouveau responsable national à l'expiration de son mandat. Ces documents devraient au moins inclure le dernier manuel de SCOPH, le plan d'action actuel (projets en cours), et les contacts de l'équipe internationale de SCOPH. 14. Rapporter au National Officer (ou au SCOPH-représentant du NMO). Le National Officer doit : Envoyer des compte rendus réguliers au Regional Assistant de SCOPH et au SCOPH Director, et rester en contact avec eux (par le biais d’emails, du serveur de SCOPH et de la page Facebook du SC). Remplir la section de son SC dans le rapport du NMO ou aider le responsable national responsable du rapport du NMO à le faire. Remplir toutes les conditions pour obtenir le droit de vote à la prochaine plénière des NPOs. Soumettre une vue d'ensemble des activités du SCOPH et des autres activités pertinentes de l'année administrative au Regional Assistant du SCOPH au plus tard un mois après la passation des rôles (handover).

LPO Local Public Health Officer (LPO) est le lien entre le NPO et les membres généraux de la SCOPH, au niveau local. Ce sont les membres du SC sur le terrain. Étant donné qu’ils sont en communication directe avec le NPO, ils peuvent aider les membres locaux à déterminer ce qu'ils doivent faire ou changer dans leurs activités locales pour les améliorer. Chaque localité est unique dans ses besoins et son environnement. Ce qui fonctionne le mieux dans un comité local n'est pas forcément le même pour un autre et certains peuvent avoir besoin d'un soutien supplémentaire.

Les fonctions du LPO sont les suivantes: 1. Encourager les nouveaux membres de l'IFMSA à faire partie du SCOPH. 2. Fournir toutes les informations de base sur SCOPH, sa structure, ses domaines d'intérêt et ses programmes aux nouveaux membres (en cas de manque d'informations - les obtenir auprès du NPO). 3. Définir la priorité et la direction du travail au niveau local, en prenant en considération ces composantes au niveau national. 4. Organiser toutes les activités du SCOPH au niveau local. 5. Suivre toutes les activités de SCOPH se déroulant au niveau local (indépendamment du fait d'être un organisateur). 6. Tenter activement d'inscrire les activités locales aux programmes de l'IFMSA avec l'aide du NPO. 7. Tenir le comité local informé de toute information pertinente provenant du NPO. 8. Soumettre des rapports pour les activités locales, à la demande du NPO. 9. Recruter des assistants (si nécessaire) et les former adéquatement afin qu'ils puissent les soutenir pendant le mandat. 10. Organiser des réunions du comité local pour discuter des plans d'action. 11. Organiser des exercices de consolidation d'équipe pour les nouveaux membres. 12. Encourager les nouveaux membres à assister aux sessions nationales du SCOPH. 13. Assister aux sessions nationales du SCOPH organisées par le NPO. 14. Il est conseillé aux responsables locaux d'Assister aux Assemblées générales nationales (GAs). Lors de ces réunions, ils peuvent établir un réseau avec d'autres Local Officers, échanger des idées et acquérir de nouvelles connaissances et motivations qu'ils pourront rapporter au comité local. 15. S'assurer que tous les documents pertinents sont remis au nouveau reponsable local à la fin de son mandat. Ces documents devraient au moins inclure le dernier manuel de SCOPH, le plan d'action actuel (projets en cours) et les contacts de l'équipe nationale de SCOPH.

LE FORMAT DE SCOPH Dans le cadre de SCOPH, nous atteignons nos objectifs par le biais de plusieurs types d'activités, telles que : Le travail de terrain: L'éducation portant sur la santé. L'engagement communautaire Le Plaidoyer: Plaidoyer pour des politiques de santé publique internationales/nationales/locales. La création de partenariats. Renforcement des capacités Activités sur le terrain : L'éducation sur la santé et la responsabilisation de la communauté sont deux clés importantes pour la promotion de la santé et les activités sur le terrain. L'éducation portant sur la santé est une activité clé utilisée fréquemment dans tout programme de promotion de la santé. Il s'agit de la communication d'informations qui permettent aux gens de prendre des décisions sur la manière d'adopter des comportements favorables à leur santé à tous les stades de leur vie. L'objectif de cet enseignement portant sur la santé consiste à : Influencer le changement de comportements individuels et des choix occasionnant un mode de vie plus sain. Exposer les étudiants à une variété d'activités et d'expériences liées à l'éducation dans le domaine de la santé. Aider les individus à développer une bonne compréhension de leur développement global et leur permettre d'avoir une image positive d'eux-mêmes. Donner aux étudiants la possibilité de prendre des décisions personnelles liées à leur développement intellectuel, physique et émotionnel. Accroître la connaissance et la compréhension des facteurs de risque, de la prévention et de la gestion des maladies ou de tout problème de santé publique; c’est un moyen efficace de contribuer à l'amélioration de la santé publique.

Les approches communautaires et la responsabilisation par la sensibilisation et l'augmentation de la participation du public comptent parmi les moyens les plus efficaces pour assurer la durabilité des mesures en santé publique. Dans le cadre de SCOPH, les membres des NMO et les coordinateurs d'activités promeuvent l'éducation sanitaire au sein de leurs communautés en abordant diverses questions de santé publique d'intérêt régional, et ce afin de leur donner les moyens de promouvoir la santé publique. De plus, l'équipe internationale fournit des outils, des manuels et des bases de données très utiles pour aider les étudiants à acquérir des ressources et des compétences supplémentaires afin de promouvoir la santé publique. Vous pouvez trouver des exemples de divers projets de santé publique dans la base de données des activités de l'IFMSA. Plaidoyer: Dans le domaine de la santé, les choix portant sur le mode de vie sain et les comportements adoptés sont des aspects abordés dans l’éducation offerte, mais il y a certains facteurs qui se trouvent hors de notre contrôle; donc nous les défendons. Dans le cadre de SCOPH, le plaidoyer fait référence à l'éducation, à l'organisation et à la mobilisation en vue d'un changement des systèmes de santé de la population. Les menaces sanitaires actuelles et futures pouvant affecter la santé de la communauté sont identifiées et les acteurs de la santé publique travaillent pour informer, créer et influencer la législation et changer l'environnement, dans le but ultime de créer des circonstances dans lesquelles une santé optimale est possible. Le plaidoyer se fait par le biais des médias, de la législation et des initiatives collectives de la population. L'IFMSA dans son ensemble et SCOPH en particulier défendent diverses questions de santé, notamment le changement climatique et la santé, la résistance antimicrobienne, la couverture sanitaire universelle (Universal Health Coverage) et les maladies non transmissibles. La formation de partenariats dans le domaine de la santé et du plaidoyer est essentielle pour garantir que la santé soit considérée comme une priorité dans la société et plus particulièrement au niveau politique. Renforment des Capacités (Capacity Building): Aller à la section de renforcement des capacités dans SCOPH

L'ACTIVATION DE SCOPH L'activation de SCOPH fait référence à l'établissement du standing committee dans les NMO qui ne disposent pas d'une structure solide au niveau national ou local. En outre, ces lignes directrices peuvent également être utiles dans le cas où le comité n'est pas actif ou a besoin d'un coup de pouce en termes d'implication et de participation active. 1.Contacter la direction de l'IFMSA Dans le cas où vous partez de zéro, il y a deux façons de contacter la direction de l'IFMSA : Si vous n'avez pas de responsable national ou représentant de SCOPH, le président de votre NMO peut contacter le Regional Director qui contactera le Regional Assistant (RA) de SCOPH et le SCOPH Director, qui contacteront le SCOPH Development Assistant (DA), la personne en charge de l'activation du NMO dans la SCOPH IT. Si vous avez un responsable national (NPO) ou un représentant de SCOPH, cette personne devra contacter le Regional Assistant (RA) et la chaîne se déroulera de la même manière que celle mentionnée précédemment. NMO President

NPO or SCOPH representative(if any)

Regional Director

SCOPH RA

SCOPH Director

SCOPH IT

SCOPH DA

2. Travailler avec les dirigeants de l'IFMSA: Une fois que la SCOPH IT est consciente des besoins du NMO et qu'il y a un bon contact entre les deux partis, le SCOPH DA servira de médiateur avec le RA et le SCOPH-D pour déterminer la meilleure façon de commencer le travail. Ensuite, le RA et DA travailleront en étroite collaboration avec le NMO concerné, se conformant ainsi à une véritable équipe de travail. Le SCOPH Director et le Regional Director seront tenus au courant de toute avancée. NPO or SCOPH representative(if any)

SCOPH RA

SCOPH DA

Working Team

SCOPH Director

Regional Director

How do I know if my NMO is considered “SCOPH Active” or not? Selon le règlement de SCOPH, certaines conditions doivent être remplies pour que votre NMO soit considéré comme actif dans SCOPH. Par conséquent, le NMO ne sera considérée comme “SCOPH active” que lorsque au moins une de ces exigences soit satisfaite : Au moins une activité SCOPH est notée dans le NMO au cours du mandat respectif de l'IFMSA.

Si le NMO a désigné un représentant/correspondant pour le domaine de la santé publique qui maintient une communication active avec la SCOPH IT. Les critères déjà mentionnés ne sont pas exclusifs. Vous pouvez suivre la condition 1, la condition 2, ou les deux. Par conséquent, l'équipe chargée de l'activation du Comité SCOPH sera guidée pour travailler à la réalisation de ces conditions.

Pourquoi avez-vous besoin de SCOPH dans votre NMO ? Importance d'avoir un SCOPH au niveau national: Il est important d'avoir un comité permanent comme SCOPH dans votre structure nationale. Cependant, cela peut s’avérer être une tâche difficile. Vous trouverez ici quelques raisons motivant la création de ce comité au niveau national: Créer une capacité supplémentaire au sein du NMO pour former des leaders dans les domaines de la santé publique. Être plus conscient des problèmes de la santé publique au niveau mondial, national et local et en faire la sensibilisation. Acquérir plus de connaissances sur la santé publique que ce soit des hard skills ou des soft skills. Améliorer les connaissances des membres de votre NMO dans différents sous-domaines. Plaider efficacement en faveur des priorités de la santé publique. Améliorer votre capacité à élaborer des politiques autour des questions de santé publique. Renforcer la capacité des NMO à créer des projets concrets qui répondent efficacement aux besoins de votre communauté. Partager et optimiser vos expériences avec d'autres leaders de la santé publique et apprendre à propos de vos différentes stratégies. Étape par étape : Priorités nationales ou régionales ? Le choix des priorités de travail représente une grande responsabilité en raison de ce que ces nouveaux sujets signifieraient pour le Comité et de tout le travail qui va en découler. Au niveau international, SCOPH a des priorités régionales. Cependant, définir des priorités nationales au sein de votre NMO peut être un avantage significatif. De cette façon, vous pouvez créer des projets pour avoir un impact dans votre pays d'une manière plus ciblée et efficace.

Par conséquent, nous vous recommandons de suivre les consignes suivantes lors du choix de vos priorités nationales : Visitez les sites web des organisations officielles telles que l'OMS, le ministère de la santé, etc. Discutez avec les LPO sur ce qu'ils considèrent être les priorités nationales. Demandez l’avis de vos membres pour définir les priorités nationales. Rapportez les résultats à votre assemblée nationale afin de tenir tout le monde au courant. Que faire si vous avez déjà un comité SCOPH dans votre NMO mais que vous avez seulement besoin de le RÉACTIVER ? Voici quelques problèmes parmi les plus couramment rencontrés par les NMO dans ce domaine et les solutions possibles pour les résoudre : Les solutions aux problèmes de ressources humaines: Pour plus d'informations sur les solutions, consultez ce guide (ICI). Présentation appropriée du comité et de sa mission, sa vision et sa structure. Renforcement des capacités, recrutement et engagement des membres en ligne; créer une plateforme active et fiable pour rester en contact avec vos membres et partager les dernières mises à jour et opportunités. Plus de chevauchement avec le niveau local; travailler plus étroitement avec les responsables locaux en tant qu'équipe de base pour soutenir les opérations principales, maintenir un flux de communication sain, les impliquer souvent dans le travail national en prenant régulièrement leurs contributions. Les solutions au manque de reconnaissance par les partenaires externes: stakeholder mapping et étude de marché. Utiliser l'équipe nationale de SCOPH pour établir des relations extérieures. Promotion ultime de vos accomplissements, par la communication en ligne, la communication hors ligne et les relations publiques en envoyant régulièrement des emails. Un suivi approprié; assurez-vous de rester en contact pour maintenir les relations.

Comment obtenir du soutien financier pour vos activités : Stakeholder mapping, étude de marché et recherche de donateurs. “Pitching” professionnel; conception SMART de votre activité, budget spécifié, document promotionnel. Limitez les dépenses dans vos budgets, en privilégiant les ressources humaines plutôt que la logistique. Demandez des subventions, des dons et des commandites en nature.

OUTILS POUR LES NPOs A. Plan de travail annuel (Annual Working Plan): "Un objectif sans plan n'est qu'un souhait" Chaque NPO envisage son mandat d'une certaine manière, avec certains objectifs et rêves à réaliser. De nombreuses activités et événements sont planifiés et organisés, mais la qualité n'est pas toujours la même. La question que tout le monde se pose est qu'estce qui fait qu'une activité est réussie ? La réponse est tout simplement "une bonne planification". Il est certainement très important d'avoir une vision claire et un plan pour ce que vous envisagez faire, mais il est encore plus important d'avoir une vision et un plan holistiques pour cela. En d'autres termes, si vous planifiez correctement une activité, vous obtiendrez certainement de bons résultats, mais si vous planifiez l'ensemble de l'activité, celle-ci aura un impact plus important, car l'ensemble de votre plan sera bien articulé et conçu pour avoir un impact cumulatif ! Tout ce qui est mentionné ci-dessus peut être facilement rassemblé dans un document fréquemment utilisé par l'IFMSA, il s'agit du Annual working plan. - Qu'est-ce que le Annual Working Plan (AWP)? C'est un document qui décrit les plans d'une certaine organisation/personne pour une période de temps spécifique. Il a différentes structures mais le but est généralement le même.

- Quelle est l'importance du Annual Working Plan? 1. Aider à fixer les principaux buts et objectifs de l'organisation à un moment donné. 2. Aider à arranger les idées brutes et à les développer en actions et activités concrètes. 3. Servir de calendrier pour éviter tout chevauchement ou conflit d'intérêts 4. Donnez aux gens la possibilité de comprendre votre mode de fonctionnement. 5. Fournir un outil de suivi de la qualité et de la quantité du travail. - Quelle est la structure générale du Annual Working Plan? Il n'y a pas de structure ou de contenu standardisé pour le AWP. Chaque personne peut concevoir le sien en fonction de ses besoins et de sa situation. Il est simplement important d'être clair et détaillé, afin d'aider les gens à traduire leur vision et leurs objectifs en actions et projets concrets. - Comment créer un Annual Working Plan? Si votre NMO ne dispose pas d'un modèle spécifique, vous pouvez créer le vôtre. Vous trouverez ici quelques modèles utiles. Vous pouvez utiliser ces conseils pour créer votre Annual Working Plan: Définissez vos priorités et vos principaux objectifs pour le mandat avant d’entamer quoi que ce soit d'autre. Cela doit être basé sur la situation de votre pays et de votre organisation et/ou de votre stratégie si vous en avez une (Vous pouvez également envisager de développer une stratégie si vous n'en avez pas). " Exemple: au sein de l'IFMSA, nous avons généralement certaines stratégies en fonction desquelles nous travaillons, ainsi que les priorités mondiales et les priorités régionales. Cela nous aide à soutenir notre travail et à avoir un impact cumulatif. Effectuez une analyse de la situation de votre organisation et identifiez les lacunes existantes, puis réfléchissez à la manière de combler ces lacunes, développez ainsi vos buts, objectifs et actions et ajoutez-les à ceux de votre stratégie (le cas échéant). " Exemple: s'il s'avère que seules quelques personnes connaissent la gestion des activités, vous devez absolument chercher à avoir des personnes ayant plus de compétences en gestion des activités et vous pouvez planifier un atelier de gestion des activités à cette fin. Après avoir finalisé vos buts, objectifs et actions, essayez d'établir un calendrier et soyez aussi flexible que possible. Jetez un dernier coup d'œil à l'ensemble du AWP et assurez-vous qu'il vous est possible de réaliser tout cela dans les délais et les ressources impartis. S'ils sont trop nombreux, PRIORISEZ-les ! Partagez avec votre équipe et vos membres pour obtenir des commentaires et des suggestions !

B. Comment rédiger un e-mail: Les e-mails sont vraiment importants, ils nous aident à communiquer sans nécessiter une présence constante devant nos écrans. Ils nous informent des opportunités que nous ne voulons pas rater. Ils nous permettent de nous tenir au courant de nombreuses réunions et événements importants et de collaborer avec les autres. Mais il y a un seul problème : la plupart des gens reçoivent trop d'emails! Ils peuvent être utilisés à des fins internes et externes, mais surtout pour approcher des partenaires externes. Que ce soit pour un partenariat ou un sponsor, il est important de respecter certaines règles lors de la rédaction de vos e-mails pour éviter qu'ils ne soient déplacés dans la Corbeille/Spam. 1.Allez droit au but: écrivez dans un but précis et ne déviez pas. Si vous n'avez pas de réponse à l'une de ces questions, n'écrivez tout simplement pas l'e-mail. La structure de l'e-mail est affectée par son objectif. Prenez votre temps. 2.Commencez par une salutation appropriée: Informel - Hi/Hello + Prénom, Formel - Respected/Dear suivi de Sir/Ma'am, Département Dear Social Media Team. 3.Parlez de vous: Lorsque vous parlez de vous aux destinataires, indiquez votre nom et fournissez des informations supplémentaires qui aideront le destinataire à vous reconnaître ou à comprendre qui vous êtes. Le comité pour lequel vous travaillez, votre poste, votre NMO, le lieu où vous vous êtes rencontrés, la personne qui a initié le contact entre les deux. Tous ces éléments peuvent être utilisés comme données justificatives. L'important ici est de rester simple. Pas besoin d'en écrire trop - une phrase ou deux suffisent. Sautez cette étape si les destinataires vous connaissent déjà. 4.Expliquez l'objectif: Soyez très précis (rappelez-vous, moins c'est mieux.) Dans la plupart des cas, le destinataire n'a pas beaucoup de temps pour lire votre e-mail. Cela peut sembler dur, mais c'est vrai. En rédigeant un e-mail court et très précis, vous montrez au destinataire que vous accordez de l'importance à son temps, ce qui est très important lorsque vous travaillez dans une organisation.

5.Empathie: mettez-vous à la place du destinataire, que ressentezvous face à l'e-mail que vous venez d'envoyer ? Examinez à nouveau votre message avant de l'envoyer, corrigez les erreurs éventuelles et changez le ton du message si nécessaire. 6.Le formatage: Il est important d'acquérir cette compétence avant d'envoyer des e-mails professionnels. Voici un lien util: 7.Signature: Parfois, vous ne savez pas s'il faut inclure une introduction (étape 3) ou non. Parfois, vous savez que vous devriez en inclure une, mais vous craignez qu'elle prenne trop de place dans l'e-mail, ce qui détournerait le destinataire de l'essentiel. Dans ce cas, il est préférable de travailler sur votre signature, en y ajoutant toutes les données nécessaires. Voici un modèle: Pour les NPOs [Votre nom] Responsable national de la santé publique (NPO) [Votre NMO] WhatsApp : 00987654321 I Skype : live: abc I Autre adresse électronique: abc@gmail.com Profil Linkedln I Profil Facebook I Profil Twitter I Profil Instagram [Photo de la bannière]. Page Facebook du NMO l Page Twitter du NMO l Page instagram du NMO Pour plus d'informations, visitez : https://ifmsa.org/ Pour les LPO [Votre nom] Responsable local de la santé publique (LPO) [Votre NMO] : [Votre LC (Local Committee)] WhatsApp : 00987654321 I Skype : live: abc I Autre adresse électronique: abc@gmail.com Profil Linkedln I Profil Facebook I Profil Twitter I Profil Instagram [Photo de la bannière]. Page Facebook du NMO I Page Twitter du NMO I Page instagram du NMO

Pour plus d'informations, visitez : https://ifmsa.org/ Regardez la vidéo pour apprendre comment faire:

C. PASSATION: Un rapport de passation est un document qui met précisément à jour une personne entrante (NPO) sur la situation actuelle de son poste - un excellent transfert permet à votre successeur d'assumer sans effort les responsabilités de la tâche spécifique et fournit à la personne entrante une image claire d'un poste spécifique, assurant ainsi une transition harmonieuse et de qualité. La passation est un processus, et non une date, et doit être planifiée dès le départ. - Pourquoi la passation est-elle importante? L'objectif de la passation est la communication précise et fiable des informations relatives à la tâche à travers les changements d'équipe ou entre équipes, assurant ainsi la continuité d'un travail sûr et efficace. Dans une organisation où la rotation des effectifs est rapide comme l'IFMSA, il est essentiel d'assurer une passation appropriée pour garantir la durabilité. Lorsque les NPO quittent un poste, quelles que soient les circonstances, ils doivent toujours mettre en place un processus de transfert approprié pour assurer une transition harmonieuse. Une passation de qualité va aider le nouvel NPO à se lancer dans l'aventure et à savoir exactement ce que l'on attend de lui pendant le mandat. Une bonne passation aidera le nouveau membre de l'équipe à s'installer plus rapidement et plus facilement dans son poste, et à se sentir plus à l'aise et plus confiant dans les processus des nouvelles tâches ou de leur poursuite. En outre, lorsqu'un mandat se termine et que l'équipe se disperse, il y a toujours un risque que les connaissances et l'expérience partent avec elle. Les passations réduisent ce risque, en aidant au transfert des connaissances entre les membres de l'équipe existante et ceux de la nouvelle équipe. Bien entendu, les détails et la durée de la passation varient, en fonction du nombre d'activités réalisées, de la durée du poste à pourvoir. Il est recommandé que le NPO entrant passe du temps avec le NPO sortant. - Que faut-il inclure dans les notes de passation? La passation doit être structurée et inclure toutes les tâches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles du NPO. Elle doit également comporter une note écrite, avec des instructions ou des projets spécifiques, ainsi que les numéros de contacts utils.

Vous devez vous assurer que vos notes de passation comprennent toutes les informations dont la nouvelle personne aura besoin pour une transition harmonieuse. Si vous êtes un NPO qui quitte un poste, faites de votre mieux pour offrir une passation détaillée à la nouvelle personne. Selon les circonstances de votre départ, vous pouvez vous sentir désengagé, épuisé, burned out ou tout simplement enthousiaste à l'idée de passer à autre chose ! Mais si vous quittez votre poste en bons termes et si vous assurez une transition en douceur pour la personne suivante, vous montrerez votre véritable professionnalisme. Pensez aux choses que vous auriez besoin de savoir si vous êtes nouveau dans le poste. La préparation de vos notes de transfert peut en fait vous donner un petit coup de pouce sympa, lorsque vous repensez à toutes les tâches et à tous les projets que vous avez accomplis dans le cadre de votre mandat! En prenant le temps d'effectuer une bonne passation, vous clôturez ce chapitre avec une conscience et un esprit clairs.

Voici quelques éléments que vous pourriez inclure dans le document de votre passation : (Trouvez un exemple ICI) Introduction au poste et présentation des points clés de la fonction Description des tâches principales et des tâches en attente - Choses à suivre Une description de vos principales activités, tâches et processus quotidiens. Accès à tous les spreadsheets et fichiers pertinents Un aperçu clair de ce que l'on attend de votre successeur Les deadlines des projets et les mises à jour de leur état d'avancement (Il est conseillé d'inclure de brèves notes concernant l'urgence de la tâche). Une liste des contacts clés - LPO, parties prenantes, partenaires, anciens élèves. Tout problème en cours affectant les projets Les détails de tous les logins et mots de passe Liste des recommandations pour le prochain mandat

D. Rédaction de la proposition (proposal): Une proposition est un document écrit qui est préparé dans le but de persuader le prospect d'adopter la solution proposée à un problème ou à un besoin. C'est un document qui décrit un projet. Il est structuré de manière à décrire clairement le projet. Ça doit être un document qui peut être utilisé de manière pratique dans le développement du projet.

La proposition décrit les grandes lignes du plan du NMO ou du LMO concernant le projet, en donnant des informations détaillées sur l'intention, la mise en œuvre, les moyens de gestion et les résultats à obtenir. -Pourquoi est-elle importante? L'objectif d'une proposition est d'obtenir le soutien de votre plan en informant les personnes appropriées. Vos idées ou suggestions ont plus de chances d'être approuvées si vous les communiquez de manière claire, concise et engageante. Savoir rédiger une proposition persuasive et captivante est essentiel pour réussir.

Planification de votre proposition Voici les étapes de base à suivre lors de la préparation de votre proposition 1- Définissez votre public cible Vous devez vous assurer que vous pensez à votre public cible et à ce qu'il peut savoir ou ne pas savoir sur votre sujet avant de commencer à écrire. Cela vous aidera à concentrer vos idées et à les présenter de la manière la plus efficace possible. *Qui va lire votre proposition? Quel niveau de familiarité avec votre sujet auront-ils ? Qu'est-ce que vous pourriez avoir besoin de définir ou sur quoi pouvez-vous avoir besoin de donner des informations supplémentaires ? Que voulez-vous que votre public cible retire de votre proposition ? *Que devez-vous donner à vos lecteurs pour qu'ils puissent prendre la décision que vous attendez d'eux ? 2- Définissez votre problématique La question est claire pour vous, mais l'est-elle aussi pour votre lecteur ? En définissant correctement votre problématique, vous commencez à convaincre le lecteur que vous êtes la bonne personne pour s'en occuper. 3-Définissez votre solution Cette solution doit être directe et facile à comprendre. Une fois que vous avez défini le problème que vous adressez, comment voulezvous le résoudre ? Faites en sorte qu'elle soit aussi précise (et réalisable) que possible.

Votre proposition doit définir le problème et offrir une solution convenable aux non-intéressés, aux lecteurs sceptiques pour qu’ils approuvent. Considérer de penser aux solutions de manière objective. Votre objectif principal est le but que vous devez absolument réaliser dans votre projet. Les objectifs secondaires sont les autres buts que vous espérez atteindre dans vos objectifs. 4- Faire votre Plan Ceci ne sera pas dans votre proposition finale, mais il vous aidera à organiser vos pensées. Soyez sûr que vous connaissez tous les éléments importants avant de commencer. Votre plan doit contenir vos problèmes, vos solutions, comment vous allez les résoudre, pourquoi votre solution est la meilleure et la conclusion. Si vous écrivez une proposition exécutive, vous aurez besoin d’ajouter des éléments comme une analyse budgétaire et les détails de l’organisation

Contenu d’une Proposition Commencez avec une forte Introduction Ecrivez votre proposition d’une manière qu’elle soit précise et utile. Utiliser des informations dans votre contexte pour attirer les lecteurs dans votre zone. Ensuite énoncer l’objectif de votre proposition. Si vous avez des points à éclairer sur pourquoi la question a besoin d’être adressée, c’est un élément sur lequel vous pouvez commencer. Quel qu' elle soit, faites en sorte que ce que vous avez commencé soit un fait et non une opinion.

Énoncez le problème Après l’introduction, vous entrerez dans le vif du sujet. C’est ici que vous allez énoncer votre problème. Si vos lecteurs ne connaissent pas assez sur les circonstances, expliquez les. Quel est le problème? Quel sont les causes du problème? Quelles sont les conséquences de ce problème? Insistez pourquoi votre problème doit être résolu. Faites en sorte de répondre à toutes les questions et soutenez les avec des recherches et des faits. Utiliser des sources crédibles. Solution Proposée Ceci est sans doute le point le plus important de votre proposition. La section des solutions est où vous montrez comment vous allez adresser le problème, pourquoi vous allez le faire de cette manière et à quoi les résultats vont ressembler.

Pour être sûr que vous uneproposition assez persuasive, pensez aux points suivant : Discutez l’impact des grandes idées. Les idées qui semblent avoir une applicabilité limitée n’attirent pas d’enthousiasme chez les lecteurs comme les idées avec des effets très répandus. Indiquez la raison pour laquelle vous adressez une thématique est aussi important que déclarer votre conduite à tenir. Vos lecteurs doivent finir de lire votre article et être assurés que vous pouvez résoudre le problème d’une manière efficace. Tout ce que vous écrivez doit adresser le problème ou comment le résoudre. Faire des recherches approfondies sur votre proposition. Plus vous fournissez d’exemples et de faits à votre lecteur, plus vous serez convaincant. Evitez vos opinions personnelle et utilisez essentiellement les recherches d’ autres sources. Si votre proposition ne démontre pas que votre solution marche, ceci n’est pas une solution adéquate. Si votre solution n'est pas faisable, il faut la changer. Faites des pré-tests si possible et révisez votre solution si nécessaire.

Inclure le Planning et le Budget. Votre proposition représente un investissement. Pour convaincre vos lecteurs que vous êtes un bon investissement, procurer des données les plus détaillées possible sur votre planning et votre budget. Faite en sorte que votre proposition a un sens financièrement. Terminer avec une conclusion. Ceci doit refléter ce que vous avez indiqué dans votre introduction et succinctement résumer votre message général. S’il y a des conséquences à votre proposition qui ne sont pas en cours, adressez-les. Récapituler les bénéfices de votre proposition et insister de manière à convaincre que les bénéfices dépassent le coût. Laissez votre audience penser en avance. Et comme d’habitude remercier les pour leur temps et considération. Si vous avez des ajouts qui ne coïncident pas exactement avec votre proposition, vous pouvez ajouter une annexe. Si vous avez deux ou plusieurs annexes, nommer les A, B etc. Ceci peut être utilisé si vous avez des datasheets, des articles, ou lettre d’approbation et autres.

Modifiez votre travail Soyez méticuleux en écrivant, en corrigeant et en créant la conception de la proposition. Si nécessaire, faites des révisions pour qu’elle soit claire et concise, demandez à d’autres de faire des critiques et des modifications, et assurez vous que la présentation est attirante, engageante, bien organisée et utile. Demandez à une personne (ou deux) de lire votre travail. Ce qui peut vous montrer des points sensibles qui vous ont échappé. Il peut y avoir des questions ou problèmes que vous n’avez pas complètement adressés ou des questions sans réponses. Utilisez un langage direct montrant votre confiance en soi et évitez les phrases longues. Par exemple, au lieu d’utiliser des phrases comme ‘je crois que …’, ou ‘la solution pourrait aider …’ Dites ‘le plan proposé réduira de manière significative la stigmatisation autour de la santé mentale…’ Relisez votre travail Relire votre travail vous permet de vous concentrer sur avoir un contenu aussi clair et concis que possible. Ceci vous permet aussi de s’assurer que le contenu est exempt d’erreurs. Exemple de format de proposition Page de couverture Table des matières (optionnelle, dépend de la longueur de la proposition) Résumé Introduction Evaluation du problème : Analyse du problème Bénéficiaire/Profile du Participant Resource disponible Program Design : Hypothèse causale Stratégie du programme Objectifs du programme, avec indicateurs, activités et plan de suivi et d’évaluation pour chaque objectif Détails narratifs du budget Annexes

E. Rapports: Après l’inscription (enrollment) d’une activité, l’étape la plus critique est de mettre en valeur vos efforts de la meilleure façon possible. Il est possible que votre NMO ait déjà un bon système de rapportage. Mais il est important de garder les registres de ces activités dans une base de données. Ces rapports seront utilisés pour promouvoir les activités avec le plus de succès de la NT/LPOs sur les pages des réseaux sociaux de votre organisation SCOPH Nationale, de même qu’avoir des recommandations des ainées et anciens pour des projets à venir. C’est aussi une bonne manière de garder les données des activités menées aux niveaux locaux. Vous pouvez remettre un modèle à votre LPO pour toute activité menée. Il est préférable de leur demander d’écrire le rapport dans les 48 heures suivant l’activité lorsque l’expérience est encore fraîche. Le modèle ICI malgré qu’il est simple, peut être adapté de plusieurs manières pour gérer vos propres besoins individuels. Il n’y a pas de moyen particulier de rassembler les rapports d’activité. Certains NMOs utilisent des formats très simples comme montre la table ci-dessus, d’autres utilisent des formulaires Google bien développés comme système de rapportage, d’autres font assez confiance à leur LPOs pour faire les propres livrets personnalisés à la fin de l’activité. Bien que pas obligatoire, les NPOs sont encouragés à rassembler les rapports de toutes sortes d’activités aux niveaux locaux (y compris les réunions LC) et évaluer et faire des commentaires. Si le rapport d’activité est exemplaire, il peut être ajouté à la base de données et/ou promu sur les réseaux sociaux. En cas d’activité ou d'événement national important (par exemple, SubRegional Training), vous pourriez écrire un rapport complet avec le format d’un Booklet pour le garder comme référence pour les futurs responsables! Format du Rapport - Résumé: Cet extrait sera probablement affiché comme un modèle/description sur les pages Web et tous les comptes des réseaux sociaux faisant la promotion de l’activité. Vous l'écrivez comme dernière étape de votre rapport d’activité. Les gens qui voudront lire le rapport complet liront souvent le résumé pour décider quelle partie du rapport ils devront lire, alors faites en sorte que ça compte!

Introduction: Le contexte et les spécialités de votre activité, ici vous écrirez sur les événements, y compris l’heure, le lieu, le cadre, la méthodologie, les conférenciers, les bénéficiaires, les parrains etc. Vous pouvez commencer par rédiger les données de base sur votre évènement avant d’écrire cette partie (ça aide) Corps: C'est la partie la plus longue du rapport et la plus flexible. Mettez vos compétences en rédaction et en présentation à l'épreuve! Il n’y a pas de règle dure ou longue pour cette partie, ajoutez votre propre touche personnelle. Fournissez des détails sur le contexte de l'événement, les objectifs, les invités, l’impact de l’analyse et une discussion comportant les recommandations pour les évènements futurs. Intégrez les informations rassemblées et soutenez les avec des graphiques comme des graphiques en secteurs, des histogrammes, tableaux, images etc. N’oubliez pas d’ajouter le lien du Google drive à toutes les photos, vidéos et les audios pertinents à l’évènement. Dernièrement, faites des appréciations aux personnes engagées dans le processus. C’est important d’être impartial en écrivant cette partie du rapport. Si les activités ont échoué dans certains de ses buts, faites une analyse des problèmes rencontrés et des recommandations pour les futurs coordinateurs d’activités qui prendront votre rapport comme référence. Conclusion: Rassemblez les différentes composantes du rapport de manière claire et concise. Identifiez les étapes suivantes et n’importe quelles actions que vos lecteurs pourront prendre. Si vous voulez donner/ou avoir des recommandations ou demander une solution à un problème, ceci est le moment de le faire. Prenez quelque temps pour rendre le rapport accessible et agréable à lire. Utilisez des mises en page, visuels et des listes pour couper toute section longue (ennuyante) du texte. Télécharger dans la base de données et partager avec tout le monde. :) Conseils de Pros: Conseil 1 : Décidez votre objectif Réfléchissez sur le but de votre rapport. Avez-vous besoin de décrire l'événement, donner/avoir des recommandations, promouvoir votre succès ou influencer vos lecteurs/partenaires externes? Peu importe la raison, avoir un objectif clair dès le départ garantit que vous restez concentrer, ce qui facilitera la rédaction du rapport.

Conseil 2 : Apprenez à connaître votre audience (les lecteurs) Adaptez votre langage, votre utilisation des données et vos graphiques aux lecteurs. Écrire un rapport formel pour influencer les partenaires externes est différent qu' écrire aux membres de l’IFMSA sur les réseaux sociaux! Vous devrez peut-être changer le ton de votre résumé pour qu’il soit plus formel ou informel. S’adapter à vos lecteurs établira des relations entre vous et les plus réceptifs à vos idées. Conseil 3 : Rassemblez les faits et les données Les données vous aideront à analyser effectivement les objectifs de vos activités et aideront les futurs coordonnateurs à mieux planifier. Rassemblez les sondages des participants, les formulaires pré et post évaluation, et un rapport financier de l'événement. N’oubliez pas de citer toutes les sources extérieures telles que les articles, les sondages, les réformes de la LC (ou NMOs). Conseil 4 : Programmez votre temps Pour que pas plus de 48 heures passent avant que vous écriviez et soumettez les rapports. Plus les nouvelles sont fraîches, plus vous aurez de lecteurs! Conseil 5 : Ajoutez des remerciements Mentionnez les sponsors de l'événement, en particulier l’administration/chefs de votre institution, le comité d’organisation et le personnel qui a rendu l’activité un succès. Conseil 6 : Concentrez vous sur les valeurs du rapport Utilisez des graphiques, infographics et des photos, ou filmez une vidéo pour commémorer les moments les plus réussis de l’évènement. Conseil 7 : Avant de présenter le rapport Prenez un moment et cherchez les pages Web de l'IFMSA en utilisant les hashtag de l’activité, cette recherche est plus susceptible de vous permettre de trouver de nombreux posts d’autres LCs/NMOs auxquels vous aimeriez ajouter votre post. Conseil 8 : Taggez vos vidéos/photos Tout cela avec l’hashtag de l’activité de manière appropriée pour étendre votre portée sur les réseaux sociaux!

GESTION D’EQUIPE AEn tant que NPO, vous avez l’incroyable défi de devenir chef d’équipe, entre vos LPOs, vos groupes de travail, dans l’équipe nationale etc. Dans cette section nous parlerons du leadership, la dynamique d'équipe et des conseils pour réussir la mission de diriger l’équipe!

I. Leadership: Définir le leadership est difficile car les exemples qui nous viennent à l’esprit sont différents (politiciens, exécutifs, enseignants et d’autres) parce que ça peut avoir différentes significations liées à nos croyances, cultures et nos expériences. Toutefois, nous allons vous montrer les principales idées de quoi le leadership ressemble à l’IFMSA en général, et ce que nous vous proposons. Un leader c'est celui qui dirige et motive les autres vers un but ou une direction, par une certaine vision, et ils font ceci en utilisant leurs compétences en management et communication. Il est très important pour vous de connaître vos habiletés personnelles et comment se comporter comme un leader, parce que ça vous aidera à mieux vous développer dans vos fonctions ; reconnaître vos points forts et vos faiblesses, et travailler à les surmonter, c’est le meilleur outil que vous pouvez avoir en tant que leader. Le but est que vous donnez la capacité aux autres, élargissez l’effectif de leaders tout en inspirant d’autres personnes et finalement accomplissez des changements positifs dans le monde. "La fonction du leadership est de produire d’autres leaders, pas plus de suiveurs" - Ralph Nader II. La Dynamique d'Équipe Nous savons que la gestion d’équipe est la tâche principale mais, comment allez-vous diriger une équipe si vous ne comprenez pas comment elle fonctionne ? Nous croyons que ces bases vous seront très utiles.

Le Modèle du Système Solaire: Il y a plusieurs modèles pour les équipes, mais en SCOPH nous aimons enseigner le modèle du système solaire parce que c’est un très bon exemple de comment nous aimerions que vos équipes travaillent ! Imaginez que le soleil est votre but, la chose la plus brillante dans ce système, ce que vous désirez obtenir ; Dans ce modèle, toutes les planètes sont les membres de l’équipe, orbitant autour du but (et à cause de ce but), et la planète la plus proche, c’est le leader (aka VOUS) parce que le leader est celui qui la plus claire vision et travaille le plus pour atteindre le but en guidant tous les autres. Ceci est l’idéal ! Cependant vous devez comprendre que juste comme dans un système solaire réel, il y a d’autres choses qui se passent: les satellites autour de certaines planètes (les membres de l’équipe qui donne leur attention à d’autres choses et non au but), les planètes éloignées du soleil (ne travaillent pas assez ou perdent la motivation) et d’autres !En gardant ce modèle à l’esprit et en appliquant la même analogie pour les équipes dont vous êtes membres, vous comprenez mieux la structure de l’équipe et le travail.

Les étapes de Tuckman d’une Équipe: Une équipe n’est pas statique, elle change avec le temps, elle est totalement dynamique, donc les modèle basé juste sur la position ne peut pas tout expliquer ce qui se passe à l’intérieur. Les étapes de Tuckman pour former une équipe est une des techniques qui existe autour de ce sujet, et nous pensons qu’ils vous seront utiles. En accord avec cette théorie, nous avons 5 étapes pour le développement de l’équipe: La Formation “Forming”: ou "l’étape de lune de miel". Création de l’équipe: tout le monde apprend à se connaître puisqu’ils ne se connaissent pas tous mais ils sont contents de faire partir de quelque chose de nouveau. Ici il y a une grande dépendance sur le leader. La Turbulence “Storming”: une fois l’équipe commence à se connaître, les différences commence à se montrer, il y a des "conflits" dans le groupe. Cette phase est normale et nécessaire. Quelques équipes ont une phase de turbulence très difficile et d’autres ne s’en rendent même pas compte. L’idée est de résoudre cela par la communication et garder le but à l'esprit. La Normalisation “Normalizing”: Après la tempête, tout le monde se comprend et connaît leurs différences donc l’équipe peut commencer à normaliser leurs travaux vers le but. La Performance “Performing”: C’est quand l’équipe réalise sa meilleure performance (pas toutes les équipes ont cette étape) en travaillant vers le but. Ajourner / Déplorer “Adjourning”: C’est quand l’équipe atteint le but, et vous pouvez soit ajourner (dissolution de l’équipe avec des leçons positives pour le futur, souvent même l’équipe reste et poursuit un autre but) ou déplorer (séparation de l’équipe).

III. Conseils pour la Gestion de la National Team (NT) Les leaders efficaces savent comment motiver leurs équipes pour produire un travail exceptionnel, même à une date limite serrée. Développez vos compétences de leader en utilisant les 25 conseils ci-dessous et rassemblez les membres de votre équipe pour construire un groupe fort et cohésif! 1- Choisir les Bonnes Personnes. Cherchez les bonnes personnes pour votre équipe peut être difficile, mais très crucial. Avant l'interview, préparer un questionnaire standardisé qui vous aidera à naviguer à travers les différents postes dans la NT. Choisissez les personnes qui ont des aptitudes par rapport à la description du travail. Travailler avec une petite équipe compétente est toujours préférable à une grande équipe sans compétence. 2- Etablir la Mission de l'Équipe. Les assemblées générales nationales (et les SRTs dans certains pays) sont des évènements assez standards qui permettent à votre équipe de travailler chaque année, se porter garant pour d’autres projets qu’ils peuvent accomplir durant votre mandat. Ceux ci peuvent être des événements qui n’ont jamais été évoqués auparavant, par exemple, Groupes de Travail Nationaux, Échanges en Santé Publique (Public Health Exchanges), les semaines de SCOPH CB et les Formations en Leadership en Santé Publique (PHLTs).

3- Diviser les Grands Projets en plus petit. Avez-vous déjà regardé un projet et vous voulez courir pour les collines en raison de combien complexe le projet paraît ? Vous pouvez regarder une image plus petite. Un grand conseil pour gérer votre temps sur un grand projet est de diviser le travail et les dates limites en tâches et objectifs plus petits. Pour les aligner en fonction du temps accordé. 4- Evitez les Distractions. Évitez les activités qui perdent du temps comme des réunions excessives, l’utilisation personnelle des réseaux sociaux, et d’autres distractions. Plutôt garder la priorité de l’équipe en harmonie avec les délais et les horaires de travail concernant tout projet sur lequel vous travaillez. 5- Ne pas Effectuer Plusieurs Tâches. Au-delà de votre intelligence, faire de multiples tâches inhibe votre performance avec une baisse de 40 % en productivité. Si vous prenez quelques moments pour réfléchir à ces statistiques, vous allez vous rendre compte que vous pouvez accomplir deux fois le travail dans une semaine de travail quand vous faites une seule tâche à la fois. 6- Déléguer le Travail Quand Vous Pouvez. Vous pouvez décider d’externaliser votre travail quand vous êtes très occupé. Si on vous donne un devoir avec une date limite que vous ne pourrez pas le terminer vous-même, partager le travail avec votre équipe et finissez le ensemble. 7- Apprenez à Dire "Non" Plus Souvent. Avez-vous déjà vu le film "Yes Man" mettant en vedette Jim Carrey ? Le moral dans l’histoire est d’éviter de dire oui tout le temps. Si vous vous trouvez souvent surmené par beaucoup de responsabilités, vous devez commencer à dire "non" quand quelqu’un vous demande de l’aide pour faire une chose. Apprenez à votre équipe de même et soyez vigilant pour les ‘oui monsieur’ et ‘oui madame’ dans l’équipe. 8. Soyez Juste. Équilibrer les besoins du groupe avec des horaires et travaux individuels. Si les travaux sont répartis injustement, la rancœur se développe et votre NT perd le respect de votre autorité.

9. N'ignorez pas les Membres en Difficulté. Vous pouvez travailler avec des membres non assez compétents, il sera important d’avoir quelques NT Capacity Building sessions au début de votre prise de fonction pour combler les lacunes. De même, quelques membres de l’équipe peuvent avoir des problèmes dans leur vie personnelle. N’hésitez pas à les aider ou déléguer certaines de leurs tâches à un autre membre. La santé mentale est importante! 10. Evaluation des Performances. La transparence est essentielle pour maintenir un milieu de travail efficace. Vous pouvez créer des portfolios pour la NT dans Google Drive et les laisser 'ouverts à tout le monde pour voir’ si vous voulez. Vous pouvez faire des compromis sur les lacunes mais jamais sur les réalisations ! Faites-en sorte que les contributions de chaque personne sont enregistrées (conseils de pro : inclure une section pour le travail d’équipe dans le portfolio de l’évaluation de la Performance pour augmenter le travail d’équipe). 11. Fournir du Feedback. Dans le cadre de l’évaluation des performances, donnez des feedbacks honnêtes et des compliments constructifs. Aussi, donnez-leur l’opportunité de faire des feedbacks sur vos tactiques de leader pour vous assurer que vous faites tout ce qui est possible en tant que manager. Feedback is always a gift! 12. Ajouter des Points Positifs à tous les Points Négatifs. Décourager les membres de votre NT constamment avec des critiques sert seulement à les déchirer puis démolir. Applaudissez même aux plus petites réalisations et amortissez les critiques en notant tout moment d’excellence pour motiver l’amélioration. 13. Faites Votre Part et Plus. La gestion de l’équipe ne consiste pas en la distribution des tâches entre les membres et leur demander de faire tout le travail. Les membres de votre équipe auront plus de respect pour vous quand ils verront vos efforts déployés, qui les amèneront à travailler plus.

14. Résoudre les Conflits en Privé Malheureusement, les membres peuvent être en conflit sur certains points de temps en temps et les résoudre est un aspect important de votre travail. Évitez les problèmes entre plusieurs membres en adressant d’abord les conflits internes en privé avec ceux concernés. 15. Évitez les Désaccords. Mettez en place des stratégies pour gérer les désaccords avant qu’ils surviennent. Planifiez un plan solide pour que les désaccords soient abordés en privé. Par exemple, si votre équipe est en désaccord avec le plan d’action, passez aux votes pour avoir un processus équitable. 16. N’assumez pas que les Problèmes de l'Équipe Disparaîtront Par Magie. Remarquer et aborder les grands problèmes le plus tôt possible. Il est attendu des équipes de discuter les petits problèmes et de résoudre leurs problèmes eux-mêmes, mais quand il y a un problème avec plusieurs membres de l’équipe, vous devez être prêt à intervenir et aider l’équipe à trouver une solution. 17. Soyez Accessible. Vous devez créer un groupe WhatsApp/Telegram et soyez le plus amical possible pendant votre temps avec les membres de la NT, afin que votre équipe sache qu’ils peuvent vous faire part de leurs difficultés professionnelles et personnelles qui peuvent nuire à leurs performances. Ceci va augmenter l’efficacité de l’équipe. 18. Assurez une Bonne Communication. Que vous utilisez des moyens de communication directe ou indirecte, assurez-vous que tout le monde est en accord et n’ont pas de questions. Essayez d’utiliser des e-mails (communication indirecte) seulement quand nécessaire, comme le ton et les messages deviennent fréquemment embrouillés quand ils ne sont pas discutés directement, par exemple, sur un groupe WhatsApp. 19. Montrer Votre Enthousiasme! Tout bon manager sait qu’une bonne humeur est contagieuse pour ceux autour. Il y aura des moments où le travail sera éprouvant et particulièrement difficile. Trouvez des moyens pour garder une attitude positive dans votre groupe, utilisez des emojis, des gifs et des stickers pour montrer comment vous êtes excité par rapport au projet.

20. Encouragez le Partage entre Vous. Trouvez des moyens de garder vos coéquipiers heureux, ajoutez-vous les uns aux autres sur vos réseaux sociaux. Favorisez un environnement de travail positif en partageant du contenu personnel, des vidéos, des chansons, et plus encore les uns avec les autres dans vos groupes d’équipes nationales, essayez d’impliquer votre équipe dans quelque chose de tendance, de temps en temps. 21. Bâtissez votre Relation D’équipe en Dehors de L’environnement de Travail. Ayez une rencontre entre vous, hors internet! Ces types d'événements aident votre équipe à se voir dans des scénarios de vie réelle, ce qui leur permettra de communiquer et de travailler plus facilement les uns avec les autres à l'avenir. 22. Encouragez votre équipe. Soyez toujours là pour encourager votre équipe! Votre équipe nationale (NT) devrait se sentir appréciée pour tout le travail acharné qu’elle est en train de réaliser, et c’est votre devoir à vous de vous assurer que tout le monde a ce sentiment d’accomplissement en organisant des séances d’encouragement pour remonter le moral de l’équipe, via WhatsApp ou Skype, ou encore en organisant de courts discours d’encouragement entre vous. 23. Célébrez vos Réussites Ensemble. Planifiez une fête avec votre équipe pour célébrer le projet récemment fini. Montrer que vous appréciez le travail acharné de votre équipe et l’effort mis dans un projet ajoute une incitation à terminer les projets à temps. 24. Sachez Que vous n'êtes Pas Parfait. Tout compte fait, l’une des choses les plus difficiles pour beaucoup est le fait qu’ils ne sont pas parfaits. Ils pensent que puisqu’ils prennent toutes les précautions et planifient pour tous les scénarios possibles, il n’y a aucune chance que quelque chose se passe mal. Malheureusement, toute personne ayant cet état d'esprit, tôt ou tard, risque de souffrir en ce qui concerne leur santé mentale. 25. Applications Utiles. WhatsApp: Communication Directe E-Mail/Gmail/Yahoo: Communication Indirecte Skype/Zoom/Google Meet: Réunions en Ligne (N’oubliez pas de vérifier le nombre maximum de participants autorisé par chaque plateforme.) Slack/Trello: Gestion de Projet et Suivi de Progrès du travail Doodle: Planification des réunions.

PROGRAMMES DE L’IFMSA ET INSCRIPTION (ENROLLMENT) DES ACTIVITÉS Que Sont les Programmes de l’IFMSA? Les programmes de l’IFMSA sont des flux d’activités, c'est-à-dire de “grands sujets”, significatifs pour nous en tant qu’étudiants en médecine et pour notre travail en tant que fédération, par exemple, la Santé Mentale, ou encore les Maladies Transmissibles. L’idée de les avoir est de connecter, d’organiser et de connaître en détail le travail des National Member Organizations (NMOs) au niveau international. Les programmes de l’IFMSA permettent à l’IFMSA au niveau international de comprendre et de mesurer l’impact réalisé aux niveaux national, régional, et mondial sur chaque sujet, et par la suite, ces données aideront à plaidoyer pour ces causes là et en même temps à répliquer le travail dans les autres coins du monde. C’est un énorme réseau d’idées, de motivations et de partage d'impacts! Voulez-vous en savoir plus sur les programmes? Cliquez ici Comment sont-ils structurés? En général, chaque programme de l’IFMSA a un Program Coordinator (PC), qui coordonne tout ce qui concerne leur programme, principalement l’inscription (enrollment) au programme et l’analyse des données des activités inscrites et préexistantes, tout en communiquant de manière dynamique avec les autres parties de la fédération (tout le monde!) comme Capacity Building International Team, Vice President for Activities (VPA), Standing Committee Directors, et ainsi de suite, si nécessaire, par exemple, pour des séances, des activités, des séminaires en ligne, des promotions du programme, et plein d’autres. Vous pouvez toujours contacter le Program Coordinator (PC) d’un programme qui vous intéresse, si vous avez des questions, par exemple par e-mail. Inscrire une Activité L’inscription (Enrollment) est le processus par lequel vous affiliez ou souscrivez votre propre activité nationale/locale à un certain programme de l’IFMSA, permettant à la fédération de mesurer l’impact que vous générez dans ce domaine particulier.

Pour le faire, vous devez suivre 2 étapes assez simples: 1) Remplissez le Formulaire d’Inscription (Enrollment Form): C’est un formulaire qui demandera toutes les informations concernant votre projet, activité, séminaire ou initiative que vous êtes en train d’inscrire. Il vous demandera par exemple vos Objectifs, vos Focus Areas, Type d’Activité, etc. 2) Remplissez le Formulaire de Candidature (Candidature Form): IIl s’agit d’un document assez court qui comprend le Nom du Coordinateur de l’Activité et votre NMO, vous devez l’envoyer au PC, signé et timbré par votre NMO. Si vous avez des questions sur la manière de remplissage correcte des formulaires, nous vous suggérons de contacter le PC en charge du programme auquel vous souhaitez inscrire votre activité, ou votre Regional Assistant, pour une orientation. Nous vous encourageons à inscrire vos activités et à montrer au monde ce que fait votre NMO, en particulier dans SCOPH.

CONCEVOIR DES SÉANCES Les séances SCOPH (SCOPH sessions) sont des réunions du comité où les SCOPHéros du monde entier ou les SCOPHéros de votre NMO se réunissent et abordent des discussions sur le comité et sur les sujets de santé publique, tels qu’une introduction à SCOPH, les plans du comité, les sujets liés aux priorités régionales (par ex. des séances sur la Santé Mentale.) Ces séances sont généralement organisées lors des General Assemblies, des Regional Meetings, des SCOPH Week-ends et des Assemblées Générales Nationales. Les séances SCOPH sont importantes à la fois dans le travail international et national de SCOPH. Si vous êtes NPO, vous devez absolument organiser des séances SCOPH durant votre Assemblée Nationale, puisque des séances organisées peuvent: Vous aider à présenter votre comité et vos projets Encourager les gens à participer au sein de SCOPH Vous aider à bâtir une équipe solide. Joue un rôle crucial lors du recrutement des membres Devenir une plateforme de discussions sur des sujets importants de la Santé Publique Pour pouvoir créer des séances SCOPH à partir de zéro, vous devez atteindre 2 objectifs: 1. Créer un agenda de séances 2. Créer des plans pour ces séances Dans cette section, nous décrirons les étapes de création de votre agenda et l’un des modèles de création de séance le plus fréquemment utilisé- NAOMIE. Comment concevoir un agenda: Un agenda est une liste des activités de la réunion dans l’ordre dans lequel elles doivent être abordées, en commençant par le rappel à l'ordre et en terminant par l’ajournement. Un agenda de séance efficace définit des attentes claires quant à ce qui doit se dérouler avant et durant la séance. Il aide les membres de l’équipe à se préparer, alloue judicieusement le temps, rassemble rapidement tout le monde sur le même sujet et identifie quand la discussion sera terminée.

Voici quelques conseils pour concevoir un agenda efficace pour la séance que vous aspirez à faciliter: Configurez Votre équipe: Vous pouvez commencer par lancer un appel à vos membres qui sont intéressés à vous joindre au travail, des membres motivés et prêts à y consacrer leur temps. Formez soigneusement votre équipe en fonction de leurs expériences antérieures dans leurs LCs et de leurs motivations. Commencez par une Réflexion D’équipe Sur les Problèmes à Couvrir: Demandez les avis des membres de l’équipe, c’est LE moment où vous pouvez soulever autant d’idées que possible. C’est un espace ouvert pour discuter de la priorité de votre NMO, de vos problèmes de santé locaux et nationaux, des intérêts de vos membres, ainsi que des préoccupations de santé régionales et mondiales. Ouvrez une évaluation des Besoins de Vos Membres et Collectez des Données: Après avoir réfléchi avec votre équipe, vous pouvez ouvrir un appel pour enrichir davantage et faire en sorte que votre agenda inclut les intérêts de vos membres. Si vous souhaitez que vos membres participent aux séances, assurez-vous que l’agenda comprend des points qui reflètent leurs besoins. Demandez aux membres de suggérer des points à l'agenda ainsi qu’une raison pour laquelle chaque élément doit être traité en équipe. Après avoir recueilli les commentaires, discutez des points recueillis auprès des membres avec votre équipe, hiérarchisez les sujets et attribuez chacun en fonction de leurs expériences antérieures pour continuer à travailler dessus. Trouvez des sources crédibles à utiliser comme référence. Après avoir décidé qui travaillera sur l’agenda prioritaire, donnez du temps a chaque sous-équipe pour préparer une diapositive, définissez les buts finaux, les objectifs, la description, la méthodologie de livraison, le matériel nécessaire et l’heure prévue de la séance Examinez les Progrès et Donnez vos Commentaires: Une fois que chaque sous-équipe a terminé ses parties, donnez-vous le temps d’examiner les travaux des autres et de leurs donner des commentaires constructifs. Créez un Résumé du Programme/un Aperçu de la Séance.

Comment Concevoir les Plans des Séances Après avoir eu l’agenda de votre événement, il est temps de concevoir les grandes lignes de nos séances. Il est très important de concevoir la séance avant un bon moment pour assurer la qualité et s’assurer que toutes les considérations ont été prises en compte. Il existe de nombreux modèles de conception de séances et tous sont bons, aucun n’est meilleur que l’autre mais en fin de compte, cela dépend de la personne elle-même. Le modèle suivant s’appelle NAOMIE et nous l’utilisons beaucoup dans IFMSA. Le modèle NAOMIE couvre tous les aspects et questions auxquels il faut répondre lors de la conception d’une séance: Besoins: Pourquoi envisagez-vous de faire cette séance? Quelles sont les parties que les membres doivent apprendre? Serait-ce intéressant pour eux compte tenu de leur niveau de connaissance? Il est essentiel d’avoir des réponses claires aux questions ci-dessus, sinon vous perdrez votre temps. L’objectif principal des séances et du renforcement des capacités est d'accroître les connaissances et les compétences des participants et de les responsabiliser. S’ils connaissent déjà le contenu de la séance que vous envisagez de donner, l’ensemble du processus serait inutile. L’évaluation des connaissances peut se faire par le biais d’une enquête ou d’un appel d’entrée de données. Exemple: La santé mentale est l’une de vos priorités nationales, vous souhaitez donc organiser une séance à ce sujet pour accroître les connaissances des participants. Vous devriez vous interroger sur les points importants que les gens ne connaissent pas bien, alors qu’ils sont importants. Aims: Quel est le but final? Quel sera le point d’apprentissage global de la présentation de cette séance? Indiquez clairement le changement que vous espérez obtenir d’ici la fin de la séance. Les aims sont plus généraux que les goals. Exemple: En utilisant l’exemple ci-dessus, à la fin de la séance, nous voulons que les participants apprennent le concept général de la Santé Mentale et les causes les plus courantes des problèmes de Santé Mentale. Objectifs: Quels changements spécifiques se produiront-ils? Quels points d’apprentissage définitifs allez-vous délivrer? Quels points clés les jeunes apprendront-ils?

Lors de la rédaction de vos objectifs, vous devez vous interroger sur les points spécifiques qui doivent être couverts pour atteindre votre grande ambition et répondre aux besoins de vos participants. Avoir des objectifs bien clairs vous aide à mettre en œuvre, à surveiller et à évaluer votre séance. Exemple: Pour que les participants apprennent le concept général de la Santé Mentale, ils doivent être initiés à la définition de la Santé Mentale et comment la santé mentale est liée à notre bien-être. Méthodes: Comment comptez-vous atteindre vos objectifs? Combien de temps prendriez-vous? Comment rendriez-vous la séance interactive ainsi que informative? Quelles sont les ressources disponibles pour accomplir cela? Répondez aux questions ci-dessus et visualisez la séance. Assurez-vous de baser votre question sur les éléments cidessus et de tout noter puis de l’analyser de plus en plus. Exemple: Nous pouvons utiliser des présentations PowerPoint pour délivrer le contenu si c’est la meilleure méthode. Si nous voulons recueillir les contributions des participants, nous pouvons toujours utiliser des small working groups. Exécution: What materials do you need to prepare? Do you need to raise money or book a venue? How are participants involved in the planning? Would you send them some resources and/or a survival kit? Préparez toutes les étapes liées à l'exécution effective de la séance. Assurez-vous que l’environnement est approprié et que les participants sont prêts et bien équipés avec les ressources nécessaires. Exemple: Notez les ressources dont vous aurez besoin pour exécuter votre séance: projecteur, tableaux à feuilles mobiles, papiers A4, etc… Evaluation: Comment mesurerez-vous le succès de votre travail (c'est-à-dire avez-vous atteint les résultats attendus)? Comment allez-vous considérer les recommandations de changement? Faciliter la séance n’est pas la dernière étape, il est très crucial d'évaluer votre travail et d’apprendre de vos erreurs. Cependant, il est très important de définir une méthode d’évaluation efficace avant même le début de la séance. Après la séance, n’oubliez pas de partager le matériel et les ressources avec vos participants. Exemple: Formulaires de pré- et post-évaluation, wooclap, post-its, etc. L’impact créé doit toujours être mesuré, et voici une étape importante vous permettant d’évaluer les progrès réalisés par les participants. Évaluez les connaissances de vos participants en partageant le même formulaire avant et après la séance.

Santé Mentale et SCOPHéros Théoriquement, diriger la communauté SCOPH d’un NMO/LC, organiser des événements et plaider en faveur d’une meilleure Santé Publique peut sembler parfait et facile. Mais nous devons nous rappeler qu’en réalité, il peut y avoir différents obstacles sur votre chemin, ce qui peut affecter votre santé mentale et votre expérience positive. Si vous êtes un nouveau NPO/LPO ou un SCOPHéro enthousiaste avec de grandes ambitions, des plans et des idées, alors il y a une chose dont vous devriez vous soucier en premier lieu: votre santé mentale, une bonne santé mentale est le gage d’une expérience remarquable! Dans cette section, vous découvrirez les problèmes de santé mentale possibles pendant votre mandat en tant que NPO/LPO ainsi que des outils et des conseils pour les surmonter. Alors, quels scénarios se produiront pendant votre travail au sein de SCOPH? Pour faire court, les problèmes les plus courants sont: Stress: responsabilités du leader, problèmes de gestion du temps, tout problème lors de la planification d’un événement peut entraîner du stress. S’il n’est pas résolu, le stress peut sérieusement diminuer votre productivité. Burnout: une ambition excessive pour un travail et un enthousiasme peuvent entraîner une surcharge de travail, qui est la principale raison du burnout (ou épuisement professionnel). Démotivation: stress et burnout accompagnés d’un manque d'intérêt des membres, de problèmes de gestion d'équipe et de communication, et de conditions inattendues (comme la pandémie du COVID-19 en 2019), peut fortement nuire à votre motivation, ce qui entraîne une perte d'intérêt et l’apparence d’une expérience négative pendant le terme. Comme vous le voyez, de nombreux scénarios au sein de SCOPH et d’IFMSA contribuent à l'aggravation de notre santé mentale, cependant, il est nécessaire de mettre en œuvre des outils pour en atténuer l’impact. Ci-dessous, nous allons vous montrer quelques outils que vous pouvez utiliser: Veille sur la Santé Mentale (Mental Health Watch): ICela consiste à envoyer une enquête de Santé Mentale tous les 2 mois aux LPOs. N’oubliez pas de mentionner que les réponses sont confidentielles et qu’elles ne seront vues que par un maximum de 2 personnes. Il faut respecter la volonté des LPOs de participer ou non. Cette initiative va aider les LPOs à suivre et évaluer leur niveau de stress.

Enfin, nous vous suggérons d’inclure au moins ces 2 questions dans l'enquête: 1. Comment évalueriez-vous votre niveau de stress au cours des 2 derniers mois? 2. Avez-vous l’impression d’avoir besoin d’un soutien en Santé Mentale? Système de Jumelage en Santé Mentale (Mental Health Buddy System) C’est un système qui cherche à construire un réseau de soutien entre les LPOs. Cela consiste en ce qu’un LPO “Y” est le Copain de Santé Mentale d’un autre LPO “X”, et à son tour, le LPO “Y” est surveillé par un autre LPO “Z”; le but est qu’un grand réseau se forme et que la santé mentale de chacun puisse être vérifiée. Nous vous recommandons de changer le système de temps en temps pour qu’il devienne durable et que tout le monde le sache. Si votre NMO peut compter sur le soutien de professionnels de la santé mentale (psychologues et psychiatres), profitez de cette opportunité pour aider les personnes dans le besoin. N’oubliez pas que c’est aussi bien si vous n’avez pas accès à ces ressources, nous vous suggérons de consulter les informations et outils disponibles en ligne pour vous soutenir, vous et votre équipe. De même, il est important de former les LPOs aux problématiques de santé mentale afin qu’ils connaissent les signes avant-coureurs et soient toujours vigilants! Et vous en tant que NPO? Que pouvez-vous faire pour réduire le stress et prendre soin de votre Santé Mentale? Prenez des pauses programmées durant vos tâches. Communiquez avec votre équipe si vous êtes débordé; tout le monde vit des situations similaires, la communication est la clé pour construire de l’empathie et des équipes saines. Utilisez des calendriers pour placer vos tâches et soyez flexibles avec les délais, votre bien-être est plus important qu’un rendez-vous! Faites de l’exercice, pratiquez le yoga ou la méditation. Économisez du temps pendant la journée pour faire des choses en dehors de la faculté de médecine et de l’IFMSA qui vous rendent heureux, comme les loisirs, la musique, les soins personnels, etc. Créez des espaces avec votre équipe où vous pouvez parler de choses en dehors de l’IFMSA. Apprendre à se connaître est la première étape pour prendre soin les uns des autres. Répartissez les tâches uniformément entre les membres de votre équipe, déléguez! Faites attention au team building pour éviter les conflits au sein de l’équipe et pour créer un environnement convivial et agréable pour tout le monde! En cas de besoin, n’hésitez pas à contacter l’IT ou des SCOPHéros plus expérimentés, nous sommes tous là pour vous aider, vous ne serez jamais seul dans cette aventure, contactez-nous! Et n’oubliez pas: pour aider et prendre soin des autres, vous devez d’abord prendre soin de vous. Vous ne pourrez pas aider votre équipe si vous vous sentez mal. Soyez votre priorité!

Plaidoyer et Affaires Externes Le plaidoyer est le processus qui consiste à influencer les décideurs, les parties prenantes et les publics concernés à apporter des changements et à mettre en œuvre des actions qui contribuent à la réalisation de vos objectifs et de vos convictions. Le plaidoyer est une pratique fondée sur des preuves qui devrait cibler et répondre aux besoins des communautés et résoudre différents problèmes. Le plaidoyer implique de nombreuses actions telles que la campagne, le lobbying et la mobilisation sociale. La meilleure approche peut être choisie en fonction du public cible et du problème à résoudre. De nombreux outils de plaidoyer peuvent être utilisés pour défendre des problèmes de santé publique, tels que: 1. Education: Les séminaires, les cours, les groupes de sensibilisation, les discours, les affiches et les journaux entrent dans la catégorie de l’éducation. Les séminaires ou les cours aident à développer les compétences des défenseurs et des partisans. Un séminaire ou un cours est un bon moyen de réunir différents groupes; les séminaires mettent également en évidence les besoins de la communauté. 2. Plaidoyer Juridique: La loie a été la stratégie préférée de presque tous les mouvements de changement social dans le monde. C’est un outil indispensable pour les défenseurs et partisans. Le plaidoyer juridique comprend les poursuites légales, les mémorandums juridiques, les brochures sur les droits juridiques pour les citoyens non professionnels, les déclarations sur les droits civils, les représentations juridiques lors des audiences et autres négociations, et des conseils juridiques. 3. Médias et communication: En plus des bulletins d’information et des réunions municipales, les organisateurs utilisent le plus souvent une variété de réseaux et de médias de communication. Parmi eux se trouvent des livrets, des brochures, des séminaires, des ateliers, des diaporamas, des films, des guides de ressources, des conférences de presse, des débats télévisés, des émissions de radio, des exposés, des campagnes téléphoniques, des publicités, des annonces publiques et des affiches. Les communications sont au cœur de tout effort de plaidoyer. Pour changer les politiques et les pratiques, il faut d'abord changer les attitudes. Les communications aident à éduquer la communauté. Ils servent comme symbole que le plaidoyer est vivant et qu’il influencera l’avenir.

4. Négociations: Dans chaque type d’effort de syndicalisation, il y aura des moments où la confrontation n’est pas nécessaire lorsque des négociations telles que des audiences équitables, des négociations individuelles et des négociations contractuelles peuvent aboutir aux mêmes concessions. La négociation doit toujours être la première étape d’une série d’actions, ne serait-ce que pour savoir où en sont les décideurs. 5. Démonstrations: Les démonstrations font connaître les problèmes et, peut-être plus important encore, constituent une action facile, réussie et à court terme qui a souvent pour effet supplémentaire de créer un sentiment d’objectif et d’accomplissement de groupe. 6. Policymaking: Les politiques sont des documents qui présentent la position officielle d’une organisation sur un sujet particulier. Les politiques offrent des solutions potentielles et des recommandations pour les parties prenantes concernées et c’est un outil puissant car les gens croient le plus aux documents écrits. IFMSA a de nombreuses politiques qui représentent les points de vue des membres. (Trouvez les documents de politique de l’IFMSA sur https://ifmsa.org/policydocuments/) Les NMOs et les Liaison Officers peuvent proposer des politiques aux assemblées générales à adopter selon un certain processus. Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus d’adoption des politiques au sein de l’IFMSA, veuillez visiter le site Web de l’IFMSA https://ifmsa.org/policy-and-advocacy/how-topropose-a-policy/

Cartographie des parties prenantes (stakeholder mapping) Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes (ou “intervenants”)? La cartographie des parties prenantes est le processus visuel consistant à présenter toutes les parties prenantes d’un projet ou d’une idée, sur une seule carte. Le principal avantage d’une carte des parties prenantes est d’obtenir une représentation visuelle de toutes les personnes qui peuvent influencer votre projet et de la façon par laquelle elles peuvent faire cela. Nous avons 2 types d’intervenants: 1) Intervenants Internes Les intervenants internes sont des personnes de votre équipe qui participent à la construction ou à la réalisation d’un projet. Leur niveau d’engagement peut varier, mais ils ont tous une influence car ils font partie de votre organisation.

2) Intervenants Externes Les intervenants externes sont ceux qui seront impactés par votre projet, bien qu’ils ne participent pas directement à son travail. Comment prioriser les intervenants de votre projet? Selon la complexité du projet, vous pouvez n’avoir que quelques intervenants pour un petit projet ou une dizaine si le projet apporte un grand progrès dans votre organisation. Lorsque vous faites affaire avec de nombreux intervenants internes et externes, il est très important de les prioriser. L’une des meilleures façons de le faire est d’utiliser une matrice pour analyser le pouvoir que les intervenants ont sur votre projet et leur niveau d'intérêt pour celui-ci.

Comme le montre la matrice, tous les intervenants peuvent être classés en 4 catégories: Haute puissance, personnes très intéressées (Gérez étroitement). Le but est de les satisfaire, ce sont les PROMOTEURS. Haute puissance, personnes moins intéressées (Gardez satisfaits). Le but est de ne pas trop travailler avec eux car ils s’ennuieront de votre message. Ce sont les LATENTS. Faible puissance, personnes très intéressées (Les tenir informés). L’objectif est de s’assurer qu’aucun problème majeur ne se pose dans votre relation, car ils vous sont utiles. Ce sont vos DÉFENSEURS. Faible puissance, personnes moins intéressées (Surveillez). Habituellement, il n’y a pas de communication excessive avec eux, mais ils peuvent changer, vous devez donc les surveiller. Ce sont les APATHIQUES.

Quatre Étapes pour Construire une Carte des Intervenants Voici comment créer une carte des intervenants: 1. Réflexion (Brainstorming) Commencez par identifier tous les intervenants potentiels personnes, groupes ou organisations concernés par votre projet, ceux qui ont une influence sur lui, ou qui ont un intérêt ou une préoccupation dans sa réussite. Écrivez leurs noms sur un tableau blanc ou dans un espace virtuel partagé. 2. Catégorisation Il est maintenant temps de regrouper les résultats de votre réflexion. Y a-t-il des intervenants qui peuvent être classés dans une même catégorie? Comment pouvez-vous nommer cette catégorie? Y a-t-il des types d’intervenants que vous avez oubliés? 3. Priorisation Pour créer un plan de communication, vous devez hiérarchiser les principaux intervenants et vous assurer de commencer à leur parler dès le début du projet. Il existe différentes manières de hiérarchiser les intervenants. Vous pouvez utiliser la matrice que nous avons partagée ci-dessus, ou vous pouvez demander à votre équipe de voter afin que vous puissiez voir comment le groupe définit les principaux acteurs du projet. 4. Communication avec les Intervenants Une fois vos priorités définies, il est important d’élaborer un plan pour impliquer tous les principaux intervenants. Il n’y a pas de plan unique qui puisse s’adapter à toutes les situations possibles, mais voici quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à créer de la transparence et de la responsabilité dans votre projet: Vous devriez avoir beaucoup de communication en face à face avec les intervenants à haute puissance et très intéressés. Établir une relation de confiance avec eux est essentiel pour votre projet. Communiquer tôt et souvent est aussi important, car les gens auront besoin de temps pour réfléchir avant de prendre une décision. Donnez à chaque intervenant la bonne quantité d’informations en fonction de son intérêt. Certaines personnes n’ont besoin que d’un résumé, tandis que d’autres voudront approfondir.

Plaidoyer et représentation externe de l'IFMSA : En tant que la plus grande organisation gérée par des étudiants, IFMSA a une excellente réputation et le pouvoir d'influencer les parties prenantes et les décideurs. L'équipe des Liaison Officers coordonnée par le VPE livrent la voix de 1,3 million d'étudiants en médecine dans les différentes conférences et réunions de haut niveau guidés par les priorités globales et les déclarations de politique. Par ailleurs, certains partenaires donnent à l’IFMSA la possibilité d'envoyer toute une délégation à assister à leurs conférences. Cela nous permet en tant que membres de vivre de nouvelles expériences et observer comment la communauté mondiale fonctionne et façonne la santé mondiale. Les délégations de l'IFMSA aux différentes réunions prennent une part active dans la défense de l'amélioration de la communauté mondiale et de la mise en œuvre des politiques en faisant des déclarations, en négociant avec les acteurs et en initiant de nouvelles collaborations. Les réunions externes majeures auxquelles l'IFMSA participe sont la réunion politique de haut niveau de l'ONU, l’Assemblée mondiale de la Santé et la Conférence des Parties (COP). Pour plus d'informations sur notre Représentation Externe. Veuillez visiter le site Web de l'IFMSA: ICI

Partenariats (MoU vs. ToR) Pourquoi avons-nous besoin d'un accord de partenariat? Avoir un cadre et une structure de collaboration appropriés afin que vous puissiez toujours savoir sur quel contexte vous travaillez. Créer des alliances stratégiques avec des objectifs concrets. Améliorer l'efficience et l'efficacité du programme/activité mise en œuvre en trouvant des terrains d'entente. Renforcer la visibilité et l'impact de notre action et de notre présence, au niveau mondial, régional et national. Renforcer la mise en œuvre et le suivi de ses normes cadres. Améliorer sa capacité à atteindre tous les segments des sociétés qui devraient être les bénéficiaires de son action.

Protocole d'accord (Memorandum of Understanding MoU) Il s'agit d'un accord bilatéral basé sur un objectif commun des deux organisations. C'est un partenariat à long terme (environ 3 ans) et c'est le résultat d'un intérêt mutuel.

Termes de référence (Terms of References ToR) Ce n'est pas un document contraignant et il énonce simplement les règles de base qui doivent être suivies dans le plan du projet que les deux parties ont convenu avec. Le but est de réaliser un projet concret et qui a une courte durée (environ un an). Certaines organisations avec qui le SCOPH a un protocole d'accord ou des termes de référence World Organization of Family Doctors (WONCA) Global Climate and Health Alliance (GHCA) World Federation of Public Health Associations (WFPHA) OMS GCM sur les MNT Alcohol Policy Youth Network (APYN) IOGT Young Professionals Chronic Disease Network (YP-CDN) The Union NCD Alliance NCD Child NCD Free YOUNGO Lien des partenaires de l’IFMSA: https://ifmsa.org/our-partners/

Comment aborder les partenaires externes Pourquoi avons-nous besoin de partenaires externes ? 1. Certaines organisations peuvent partager des points communs avec votre organisation et l'opportunité de collaboration devient une grande chance de s'unir pour atteindre le même objectif. 2. Le monde de plus en plus interdépendant requiert de la cohésion dans toutes les actions afin que l'impact puisse être plus élevé et plus fort. Les objectifs et la politique du NMO auraient besoin d'une approche interdisciplinaire avec l'aide d'autres partenaires et organisations. 3. Renforcer la position de votre NMO dans le réseau des acteurs de la santé nationale et la jeunesse résonneront avec votre reconnaissance en tant qu’organisation. 4. Cela vous aidera à améliorer les activités de votre NMO en contactant d'autres groupes cibles. 5. Collecte de fonds pour que votre NMO ait plus de ressources. Type de partenaires: Gouvernement (national, local) WHO et agences des Nations Unies Organisations non-gouvernementales Organisations des étudiants/des jeunes Les universités Instituts de recherche Organisations privées/bailleurs de fonds Médias Autres

Comment gérer les partenaires externes? Identification: Faire une liste de toutes les organisations potentielles, institutions et parties prenantes qui pourraient jouer un rôle dans l’atteinte de votre but. Énumérez-les tous, peu importe que vous pensiez qu'ils sont pertinents ou approchables. On ne sait jamais ce qui sort d'un simple e-mail ou d’une conversation! Priorisation: Une fois que vous avez toutes les parties prenantes potentielles, faites la cartographie des parties prenantes. Analyse: Connaître bien votre audience. La meilleure façon de communiquer est d'aborder des domaines d’intérêts communs. Pourquoi sont-ils spéciaux pour vous? Pourquoi s'intéressent-ils à vous? Que peuvent-ils vous fournir? Si vous avez besoin de plus d'informations sur les partenaires externes et comment les approcher, veuillez consulter l'IFMSA LPH à lph@ifmsa.org.

SCOPH CB Dans l'IFMSA, nous envisageons une fédération où tous ses membres ont les compétences nécessaires pour atteindre l'objectif commun de la fédération dans la santé globale et de l'autonomisation des jeunes. Par conséquent, le pilier du Renforcement des Capacités vise à atteindre cet objectif en organisant des ateliers, des formations et d'autres opportunités qui contribuent au développement de ses membres. Au SCOPH, nous travaillons dur pour y parvenir avec la plus haute qualité possible. Voulez-vous voir comment?

Ateliers SCOPH Public Health Leadership Training (PHLT) : Le PHLT est l'atelier par excellence du comité permanent. Un PHLT est destiné à fournir les compétences nécessaires pour renforcer la confiance et la capacité des participants à avoir un impact sur leur communauté, en les engageant dans cette mission. Le PHLT repose sur trois piliers principaux (Leadership, la gestion d’activités et la santé publique) et il améliore les connaissances théoriques et pratiques, la connaissance des étudiants en santé afin d'encourager et d'aider à améliorer leurs actions communautaires. Le pilier de la santé publique peut avoir un thème particulier tel que la RAM (Résistance aux AntiMicrobiens), le changement climatique ou les ODD (Objectifs de Développement Durable). From Advocacy to Policy-making workshop (AtoP): Le but de cet atelier est de donner aux participants les bons outils afin d'avoir des compétences en plaidoyer, de les utiliser pour présenter nos documents politiques aux parties prenantes, dans le cadre d'un plan stratégique. Il repose sur trois piliers principaux (plaidoyer, rédaction de politiques et santé publique) et le groupe cible de cet atelier sont les étudiants en soins de santé de cultures, religions, niveaux socioéconomiques et nationalités différentes qui sont intéressés par la représentation externe et la santé mondiale.

Mental Health Essentials for Future Healthcare Professionals (MHE): A travers cet atelier, nous souhaitons effacer la stigmatisation, sensibiliser et faire comprendre à la population que les personnes atteintes de troubles de santé mentale vivent comme des citoyens à part entière avec un accès égal aux opportunités et services, tout en étant des experts dans leur vie. Le public cible de cet atelier est constitué d'étudiants en soins de santé niveau débutantintermédiaire en matière de santé mentale. PHLT-T: Cet atelier en ligne nous permet de former de nouveaux formateurs PHLT. Le PHLT-T a le même contenu et les mêmes piliers que le PHLT physique mais la principale différence qui différencie ces deux ateliers est que le PHLT-T est un cours en ligne qui forme les participants à connaître comment livrer les sessions de la manière la plus efficace. Par conséquent, il est également axé sur la facilitation du contenu. AMOC: Activity Management Online Course (AMOC) est un cours en ligne, un atelier qui vise à former de nouveaux conseillers en gestion d'activité avec des connaissances de base et avancées sur la gestion des activités. One Health Workshop: Cet atelier a été conçu en collaboration par l'IFMSA et IVSA (International Veterinary Students' Association) pour livrer des connaissances et compétences sur l'approche One Health pour les urgences de la santé publique. Conformément à la stratégie SCOPH qui défend la collaboration interprofessionnelle, cet atelier vise à rassembler des étudiants en médecine, des étudiants en médecine vétérinaire et des étudiants en santé environnementale; et créer la culture d'une approche multidisciplinaire des soins de santé chez les jeunes. En plus des connaissances techniques One Health, cet atelier vous offre des compétences non techniques qui favorisent la collaboration, y compris le leadership, la gestion, des compétences en élaboration de politiques et en plaidoyer. Les compétences techniques et générales acquises permettront aux participants de plaider pour une approche plus holistique des urgences de santé publique y compris les épidémies de maladies infectieuses, le changement climatique et l’insécurité alimentaire.

Autres activités de renforcements de capacités: NPO Weekend: Le NPO Weekend est une opportunité de renforcement des capacités pour les SCOPHéros européens pour partager des idées, des bonnes pratiques dans leurs NMOs, et des commentaires sur ce dont la région a besoin en ce qui concerne SCOPH. A part les séances et les formations sur les priorités régionales du Standing Committee, cette réunion vise à établir un un système pour le SCOPH Europe pour chaque terme afin que les collaborations et les campagnes puissent être tenues de façon plus impactantes. Pour plus d'informations, veuillez contacter la SCOPH RA pour l'Europe: ra.scoph.europe@ifmsa.org

SCOPH Week: Le SCOPH Week est une sorte d’école d'été internationale sur les problèmes de la santé publique, créée en 2019/20 par le Standing Committee on Public Health (SCOPH) de la Fédération internationale des associations d’étudiants en médecine (IFMSA). Il a lieu chaque année, hébergé par un Comité d’organisation d'un National Member Organization (NMO) de l'IFMSA. Le SCOPH Week est également considéré comme un Sub-Regional Training (SRT), ce qui signifie qu'il peut être organisé pour améliorer le travail de l'IFMSA dans une région, et doit suivre les directives actuelles pour les SRT de l'IFMSA (visitez https://ifmsa.org/sub-regional-trainings pour plus d'informations). La mission du SCOPH Week est de renforcer les capacités des étudiants en soins de santé à propos des problèmes de santé publique à l'international. Lien des règlements adoptés: ICI SCOPH Africa Summer School (SASS): SCOPH Africa Summer School est la plus grande école d’été internationale d'IFMSA Afrique portant sur les problèmes de santé publique. Les SCOPHéros sont venus ensemble pour acquérir de nouvelles compétences, rencontrer de nouvelles personnes et partager d'incroyables et inoubliables souvenirs avec d'autres SCOPHéros. L'école d'été SCOPH Afrique est également considérée comme un SubRegional Training (SRT), c'est-à-dire qu'elle peut être organisée pour améliorer le travail de l'IFMSA dans une région, et doit suivre les directives actuelles pour SRT de l'IFMSA (visitez https://ifmsa.org/sub-regionaltrainings pour plus informations). Cela signifie que vous devez également suivre les réglementations SRT et devez envoyer une proposition SRT après approbation. Pour plus d'informations, veuillez contacter le SCOPH RA pour l'Afrique : ra.scoph.africa@ifmsa.org.

Calendrier de renforcement des capacités SCOPH: Cet outil a été créé durant le mandat 19/20 et il vous permettra de connaître les nouveaux événements liés au SCOPH qui se dérouleront autour des Régions IFMSA! De cette façon, les membres pourront vérifier le prochain atelier SCOPH qui va avoir lieu dans le monde et POSTULER! Si vous voulez avoir accès à cette merveilleuse ressource, il vous suffit de vérifier ce lien et d'ajouter le calendrier à votre Compte! Lien du calendrier SCOPH CB: ICI Règlements: Conformément au Règlement SCOPH, tous les programmes de renforcement des capacités doivent être conformes aux Capacity Building IOGs de l'IFMSA et de ses annexes (y compris, mais sans s'y limiter, les procédures de l'IFMSA SRT). Lien vers le règlement SCOPH: ICI Vous trouverez les informations générales sur le Standing Committee on Public Health et comment le comité est géré et régi. Lien vers le règlement des ateliers de SCOPH: ICI Ce sont les lignes directrices que nous suivons en ce qui concerne le renforcement des capacités de SCOPH. Si vous voulez voir les exigences, les ordres du jour et d'autres informations pertinentes pour accueillir n'importe quel atelier, consultez-le! Lien vers le dossier CB IOGs: ICI C'est le document principal que l'ensemble de la fédération utilise concernant le renforcement des capacités. Vous trouverez ici d'autres informations générales et exigences telles que les procédures SRT et d'autres éléments logistiques.

Échanges de Santé Publique (Public Health Exchanges) IL'apprentissage interculturel est l'une des pierres angulaires de notre Fédération qui, à travers ses standing committees, continue à valoriser cet apprentissage et le renforcer. C’est ainsi que SCOPH, Standing Committee on Public Health, a introduit il y a quelques années le concept de Public Health Exchanges. Les échanges de santé publique (Public Health Exchanges) sont une collaboration entre SCOPH et SCOPE (Standing Committee on Professional Exchange) qui vise à responsabiliser et éduquer les étudiants en médecine dans le domaine de la santé publique. C’est une unique opportunité pour les membres pour connaître les problèmes de santé publique auxquels sont confrontés d'autres pays et comment ils sont gérés. Sur le plan pratique, ce sont des échanges qui se font dans le secteur public notamment les services de santé de base, les ONGs, les instituts médicaux, etc. Ils durent entre 4 et 8 semaines, tandis que le reste des procédures sont similaires aux échanges réguliers de SCOPE. Tous les membres peuvent faire partie d'un PH Exchange en postulant dans le système SCOPE propre à chaque NMO. En même temps, en tant que NPO, vous pouvez initier et développer les PH Exchanges dans votre NMO, en collaborant avec les comités locaux intéressés et votre équipe nationale de SCOPE.

Comment introduire les PH Exchanges dans mon NMO? Le processus peut être long, mais en résumé, vous devez Trouvez une institution appropriée pour accueillir l'échange (Cela peut être fait par le coordinateur des échanges de Santé Publique ou le LPO ou le NPO) Identifier un tuteur disponible dans l'établissement sélectionné et signer un accord entre l'institut d'accueil et le LC d'accueil. Introduire le formulaire de stage d'échange de santé publique (PH) au tuteur. Faire remplir et signer le formulaire de stage par le tuteur, puis l'envoyer pour approbation au SCOPH International Team avant la date limite fixée dans le règlement. Une fois approuvé, adoptez l’Échange PH dans votre comité local (LC), pendant qu'il soit ajouté à la base de données publique. Promouvoir le contrat de PH Exchanges et la mise en place du programme.

Pour le processus détaillé, les étapes supplémentaires et d’autres informations sur les PH Exchanges, cliquez ici. Voici quelques documents pertinents que nous vous recommandons fortement de vérifier avant de commencer le processus: Règlement PH Échanges Formulaire de stage N'oubliez pas que vous devez toujours parler à l'équipe SCOPE de votre NMO avant de commencer à planifier une éventuelle mise en œuvre du PH Exchange car cette initiative dépend directement de leur travail . C’est ainsi que c’est une exigence que votre comité SCOPE soit actif. Si vous avez des questions malgré les documents fournis, ou si vous êtes confrontés à un problème avec la mise en œuvre actuelle ou passée des PH Exchanges dans votre NMO, vous pouvez contacter le SCOPH General Assistant(GA) : ga.scoph@ifmsa.org Nous vous encourageons à développer cette initiative dans votre pays et contribuer à ce réseau de partage de santé publique, d'éducation et de responsabilisation!

IFMSA & SCOPH CI: Chaque organisation doit avoir une image claire à montrer, de sorte que le public général et nos membres peuvent facilement comprendre qui nous sommes et quel est notre but. Dans l'IFMSA, il y a une branche entière de notre équipe internationale qui travaille à notre image publique, entre autres, dirigée par notre VPPRC (VicePresident for Public Relations and Communication). Nous avons établi des “Directives d'identité d'entreprise” (Corporate Identity Guidelines) pour aider nos membres à mieux comprendre ce sujet et à fixer également des limites pour l'utilisation de notre image officielle. Peut-être, en tant que NPO/LPO, vous ne lirez pas les directives complètes (ou vous n’êtes pas intéressés), cependant, il y a certaines choses que vous devez connaître: L'utilisation du logo officiel de l'IFMSA est limitée à certaines situations (Campagne Internationale du SCOPH, SRTs, activités inscrites (enrolled) dans les programmes de l’IFMSA) et guidée par les Directives CI. Cela signifie aussi que dans de nombreuses situations vous aurez besoin de l’approbation directement du VPPRC pour l'utiliser (expliqué ci-dessous). Le logo international officiel de SCOPH n'est pas limité au NMOs, vous êtes donc libre de l'utiliser si vous le souhaitez, cependant, s'il s'agit d'une activité et vous avez un logo SCOPH national, nous vous suggérons de privilégier l'utilisation de votre propre logo, et aussi, si vous n'êtes pas sûr de savoir si vous utilisez le logo correctement, vérifiez les directives CI et rappelez-vous que vous pouvez toujours contacter votre Regional Assistant (RA). Pourquoi? Parce que l'utilisation correcte du SCOPH CI évite toute confusion ou futurs problèmes dans vos activités ou publications, ce qui signifie que l'utilisation du logo officiel SCOPH doit être effectuée avec précautions (par ex. membres pensant que votre activité est internationale en raison du logo même quand elle est nationale).

Si vous utilisez le logo officiel SCOPH, vous devez suivre les directives de l'IFMSA CI, qui incluent des guides pour les couleurs et la police, et non seulement l’utilisation correcte du logo. Si vous n'êtes pas sûr des règles qui s'appliquent à votre publication, demandez-vous : est-ce une publication nationale? Si oui, nous vous suggérons d'utiliser vos directives nationales (si elles n’existent pas vous pouvez vous inspirer de l'IFMSA CI). Si non, demandez à votre RA pour les prochaines étapes, et faites de votre mieux pour suivre le CI des directives. Quand doit/peut on utiliser le logo international IFMSA ? Pour les campagnes internationales (par exemple, une campagne régionale où vous participez avec votre RA, un SWG officiel de l'IFMSA dont vous faites partie, etc.) Pour les publications impliquant une activité déjà inscrite dans les Programmes IFMSA (si vous le souhaitez.) Pour une initiative internationale de l’IFMSA où vous êtes chargé de créer les publications (ex : équipe des sessions, promotion SRT...)

Comment faire approuver une publication avec le logo officiel de l’IFMSA? (Une fois que je sais que j'en ai besoin ou que je peux l'utiliser) : Nous vous encourageons à contacter directement votre RA afin que les étapes correctes pour l’approbation puissent être suivies si nécessaire. Habituellement, les e-mails demandant l'approbation et la contribution doivent être envoyés directement au VPPRC, nous vous suggérons donc d'aborder suffisamment de temps (au moins une semaine à l'avance est nécessaire).

COMMENT S’IMPLIQUER? IIFMSA en général et SCOPH en particulier est plus qu'une source de connaissances et de compétences, il vous donne la chance d'explorer de nouveaux fondements et de découvrir de nouveaux potentiels en vous-même. SCOPH vous permet d'apprendre comment les autres pensent et fonctionnent, vous élargissez votre horizon et acquérez un état d'esprit global. Heureusement, il existe de nombreuses façons de s'impliquer dans cet extraordinaire monde orange, à la fois en ligne et en personne. Voici les principales opportunités offertes par SCOPH: Sessions SCOPH dans les rencontres internationales (GAs et RMs): Chaque Standing Committee a sa propre session dans la General Assembly. Des assemblées qui se tiennent généralement deux fois dans l'année, ainsi que dans chaque Regional Meeting. Vous pouvez toujours représenter votre NMO et faire partie soit en tant que participant ou en tant que membre de l’équipe des facilitateurs. Ateliers SCOPH: SCOPH propose un ensemble d'ateliers qui visent à développer vos compétences et connaissances sur certains sujets de santé publique. Les ateliers SCOPH sont PHLT, AtoP, MHE et One Health Workshop. Ateliers en ligne SCOPH: Étant donné que les événements en personne ne sont pas seulement accessibles aux membres, SCOPH a développé quelques ateliers à tenir en ligne tels que le AMOC et le PHLT-T. Sub-Regional Trainings liés à SCOPH : Certaines régions ont des événements liés uniquement au SCOPH tels que SCOPH Africa Summer School, le NPO week-end européen, Balkan week-end, et le SCOPH Week.

Délégations de l’IFMSA aux réunions externes liées à la santé publique: L'une des opportunités que peu d'ONGs peuvent offrir est la chance de représenter 1.3 million d’étudiants en médecine et de livrer leurs voix dans un événement de haut rang tel que les conférences de la UNFCCC. Cela peut sembler un rêve très lointain, mais en réalité, l’IFMSA fait des miracles pour tous, expérimentés ou non. Small working groups (SWG): La terminologie est peut-être nouvelle pour vous, mais même si vous êtes nouveau, ne rater pas la chance de faire partie d'un groupe de SCOPHéros motivés qui sont réunis pour travailler sur une tâche spécifique telle que la création d'un Manuel, mise à jour des règlements, rédaction d'un policy document, etc. Si vous avez une expérience pertinente sur le sujet du SWG, vous aurez plus de chance d'être sélectionné mais même si ce n’est pas le cas, SCOPH vous souhaitera la bienvenue à tous.

Comment faire partie de ces opportunités ? Il y a généralement un appel pour les membres qui définissent qui est sélectionné sur la base de certains critères en fonction de l'opportunité elle-même. En d'autres termes, votre candidature parle en votre nom. Si vous souhaitez en savoir plus sur la meilleure façon de rédiger une candidature, veuillez lire ce manuel (lien).