Soluciones de facturación electrónica
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Ahorre costes en tiempo y en almacenamiento físico de facturas Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional y que tiene un valor legal idéntico al de ésta. No obstante, cualquier factura en formato electrónico (PDF, DOC, Excel, etc.) que no contenga firma electrónica avanzada no será válida. Tampoco tendrá ninguna validez legal la impresión de dicha factura por el receptor. Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica. Los sistemas de factura electrónica no son un ámbito exclusivo de las grandes compañías, sino que son aplicables perfectamente a las PYMES y autónomos.
La influencia de la factura electrónica en mi trabajo El requisito básico del emisor es firmar electrónicamente el archivo de factura y el del receptor es verificar la factura y conservarla en su formato original (archivo electrónico). Ambos requisitos pueden ser resueltos como servicios externos. En el caso más simple en el que un documento de factura firmado electrónicamente se envía por email, la actividad tanto del emisor como del receptor no se verá prácticamente alterada, ya que lo único que cambia en este caso es el canal de transmisión de la factura.
¿En mi caso, cuál es la mejor solución de factura electrónica? La mejor solución dependerá del tipo de empresa y del volumen de facturas emitidas. ►► Autónomo
/ pequeña empresa: facturas creadas y firmadas por herramientas ofimáticas comunes (Office…).
►► Mediana
empresa: herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturas.
►► Gran
empresa: software a medida avanzado.
Beneficios ECONÓMICOS ►► Ahorro
de costes en la gestión de envíos de facturas.
►► Ahorro
de coste en el almacenamiento físico de las facturas.
►► Corto
retorno de la inversión (ROI).
►► Posibilidad
de obtener subvenciones y ayudas económicas.
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ►► Reducción
en tareas reiterativas.
►► Reducción
del error humano.
►► Mejor
comunicación con los clientes.
►► Eliminación
de duplicidad de tareas.
►► Mejorar
la seguridad con la creación de roles de acceso a la información para el personal que requiere de ella.
MARKETING e IMAGEN ►► Poder
dar respuesta a la necesidad de un cliente.
►► Ventaja
competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.
►► Oportunidad
para aparecer en los medios de comunicación y también en eventos.
OPORTUNIDADES FUTURAS ►► Acceso
La facturación electrónica es siempre un beneficio, independientemente del tipo de empresa o su volumen de facturación.
►►Instrumentación y Componentes, S.A.
a servicios avanzados de financiación y pago (eFactoring, eConfirming).
►► Define
un nuevo canal de comunicación con el cliente.
VENTAJAS MEDIOAMBIENTALES ►► Disminución
de la impresión de papel, uso de tóner, etc.
►► Es
posible modificar las estrategias de compensación y configurar nuevos planes, dando una respuesta rápida a las oportunidades que genera el mercado.
►►Más información: Teléfono. 902 511 005 / E-mail. info@inycom.es
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Claves de la factura electrónica ►► Una
factura electrónica debe estar firmada electrónicamente con una firma legalmente apta para ello (avanzada).
►► No
es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato. Tampoco es necesaria la homologación de las soluciones informáticas y las notificaciones.
►► Podemos
enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o de un correo electrónico, cuya firma digital avanzada garantiza la inalterabilidad de los datos.
►► Es
necesaria la conformidad del receptor para enviarle la factura electrónica.
►► La
factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel.
►► Se
admite cualquier formato de archivo para la factura (PDF, XLS, DOC, XML, etc.). Se debe asegurar legibilidad en el formato original.
►► No
es necesario conservar las facturas emitidas en papel, sino la “matriz” o base de datos que permite generarlas. El receptor debe conservar la factura electrónica y el medio para verificar la firma.
►► Los ►► La ►► Si
datos que debe contener una factura electrónica son los mismos que los de una factura tradicional. firma electrónica, reconocida por una entidad de certificación, es el elemento que otorga validez legal a la factura electrónica.
está basada en un certificado reconocido no requiere ningún tipo de homologación o autorización.
►► Se
debe garantizar el acceso completo a las facturas (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea o impresión).
La normativa española La ley 56/2007 establecía un plan para la generalización de la factura sin papel con dos fechas límites. Por un lado, el cuarto trimestre de 2009 en el que las grandes empresas debían facturar de forma electrónica a las entidades públicas estatales. Y por otro lado, el 1 de enero de 2011, día en el que esta obligación se extiende a todas las empresas sea cual sea su tamaño. Además del uso obligatorio de la factura electrónica en la contratación con la Administración General del Estado, en los términos de la futura Ley de Contratos del Sector Público, en la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información se prevén actuaciones de dinamización del uso de la factura electrónica dirigidas al resto de la actividad productiva del país, que se realizarán favoreciendo la colaboración entre el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el Ministerio de Economía y Hacienda.
Formato Factura-e El formato facturae (www.facturae.es) viene publicado en la ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares y se establece como el formato que deberán utilizar los proveedores de la Administración para facturar electrónicamente.
Caso de éxito: Inycom como ejemplo En el año 2009 INYCOM implantó con éxito en sus sistemas de gestión la factura electrónica, cumpliendo la normativa facturae en sus versiones 3.0, 3.1 y 3.2. La emisión de facturas electrónicas ha supuesto un importante ahorro de costes, así como la mejora del proceso de facturación: menores costes, mayor productividad. Todo ello con un impacto en los sistemas de la empresa prácticamente nulo.
Déjese asesorar por Inycom En INYCOM estaremos encantados en ayudarle para que la facturación electrónica sea una realidad en su empresa, acompañándole durante toda la duración del proyecto. No importa el tamaño de su empresa ni el número de facturas que emita/reciba. La facturación electrónica es siempre un beneficio con un amplio abanico de soluciones para que pueda escoger la que mejor se adapte a sus necesidades. Nuestra experiencia nos permite, sea cual sea su escenario actual, colaborar con su empresa desde la inicial toma de requisitos, consultoría, desarrollo, parametrización, etc. Todo lo necesario para conseguir el ahorro que la factura electrónica produce.
Rev. 001 enero 2012
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