POSTVERVOER // POSTVERWERKING // POSTKAMERBEHEER
INTERNE BEDRIJFSPOST Wij leveren al meer dan 25 jaar professionele ondersteuning op het gebied van postvervoer, postverwerking en postkamerbeheer in Zuid-Limburg. Door de snel wijzigende omstandigheden op de postmarkt is postverwerking een specialisme geworden. Er zijn meerdere bedrijven die post bezorgen. Nieuwe en meer geavanceerde apparatuur komt voortdurend op de markt. Het is logisch dat bedrijven en instellingen de ontwikkelingen hier niet volgen. Hun core-bussiness ligt immers op een ander werkgebied. Door gebruik te maken van ons specialisme bespaart een bedrijf of instelling niet enkel geld, maar levert ook een kwaliteitsverbetering op van de poststromen en postverwerking op. Interne Bedrijfspost staat onafhankelijk in de postmarkt. Voor zijn klanten zoekt Interne Bedrijfspost altijd naar de optimale combinatie van kwaliteit, efficiĂŤntie en kostenbesparing.
2
IN DE SAMENLEVING Interne Bedrijfspost maakt zich sterk voor een groenere wereld. Wij zetten ons steeds in om de CO uitstoot van ons bedrijf terug te dringen. Daarin gaan wij heel ver. Zo is onze zwaarste vrachtwagen voorzien van een aardgasinstallatie. Ons wagenpark is samengesteld uit voertuigen welke voldoen aan de door de overheid gestelde eisen. Wij proberen zoveel mogelijk klanten in ĂŠĂŠn route te bereiken. Verder werken wij samen met leveranciers die duurzaamheid nastreven. Terwijl wij voor u frankeren betaald Interne Bedrijfspost per verzonden enveloppe een bedrag voor een schonere wereld. Voor meer informatie hierover of deelname graag contact met ons opnemen.
3
BRENG & HAALSERVICE Interne Bedrijfspost leegt uw postbus en brengt de post naar uw vestigingsadres. Uw gefrankeerde post halen wij op en brengen die naar het postkantoor. Ook verdelen wij uw post intern tussen afdelingen en filialen.
HOE GAAT DAT? BRENGSERVICE: Door tijdgebrek, omdat u ver van uw postbus verwijderd zit of gewoon omdat het heel gemakkelijk is, wilt u uw postbus door ons laten legen. Wij gaan ’s morgens naar het postkantoor en halen alle poststukken voor u op. Op een samen afgesproken tijdstip leveren wij deze post af op uw vestigingsadres. OPHAALSERVICE: Aan het einde van de dag komt Interne Bedrijfspost naar uw vestiging. Ook op een afgesproken tijdstip. Alle te versturen post nemen wij dan mee. Zo nodig frankeren wij deze post nog. Daarna dragen wij zorg voor het tijdig afgeven bij het postkantoor, zodat door het postbedrijf van uw keuze beloofde levertermijn is gegarandeerd. Aangetekende stukken of andere poststukken met aanvullende diensten verwerken wij in de registratiesystemen van het betreffende postbedrijf. Het verzendbewijs sturen wij per e-mail naar u toe.
4
POST VERVOER Interne Bedrijfspost is gespecialiseerd in het vervoeren en verdelen van interne post. Daar heeft ons bedrijf ook zijn naam aan ontleend. Wij verdelen uw post intern tussen afdelingen en filialen.
HOE GAAT DAT? Mogelijk heeft uw onderneming of instelling meerdere vestigingen of filialen. Interne Bedrijfspost draagt zorg voor een prefect afgestemde postverdeling. Op uw hoofdvestiging of postkamer halen wij uw interne post op en brengen die naar de diverse filialen of vestigingen. Daar verdelen wij de post zo nodig in rekken, op kamer en afdeling of aan bureau. De post die voor het hoofdkantoor of postkamer is bestemd, nemen wij weer mee en leveren die daar af.
5
FRANKEREN Interne Bedrijfspost frankeert al uw te versturen post. Wij versturen de post in Nederland met de drie grote aanbieders op postbedrijven. Ook werkt Interne Bedrijfspost samen met Belgische Post en Deutsche Post.
HOE GAAT DAT? Interne Bedrijfspost frankeert uw post tegen een voordelig tarief. Onze portoprijzen liggen veel lager dan de gebruikelijke tarieven. Interne Bedrijfspost vindt dat de kwaliteit van zijn dienstverleningen aan u als klant op zijn best moet zijn. Daarom kiezen wij zorgvuldig onze partners. PostNL, Business Post, Sandd, Belgische Post en Deutsche Post zijn deze partners. Uw binnenlandse post versturen wij tegen het zogenaamde roodfrankeringstarief van PostNL. U krijgt hierdoor de kortingen die bedrijven met een frankeermachine ook hebben. Bijkomend voordeel is dat u geen kosten maakt die gebruikers van zo’n machine wel hebben. Door niet zelf te frankeren met een frankeermachine bespaart u jaarlijks ongeveer ₏ 1.100,00. Ook als u al een frankeermachine heeft, levert u dat een flinke besparing op. Wanneer u dagelijks grote hoeveelheden post te versturen heeft, of wanneer u een mailing wilt versturen, dan is werken met ons bedrijf voor u een goede keus. Door de kortingen die wij bij alle postbedrijven krijgen, kunnen wij u de meest voordelige tarieven bieden. Informeer naar deze tarieven via ons e-mailadres.
6
COUVERTEREN Het vouwen, inpakken en adresseren van een mailing of van (dagelijkse) post. Deze werkzaamheden zijn over het algemeen zeer tijdrovend en daarom erg duur voor uw onderneming. U moet bijvoorbeeld 100 maal twee A4-vellen inpakken in een vensterenveloppe. Daar bent u wel een uurtje mee bezig.
HOE GAAT DAT? Interne Bedrijfspost komt (dagelijks) de couverteeropdracht bij u ophalen. Of u levert uw opdracht digitaal bij ons aan. Op ons kantoor wordt de opdracht zonodig geprint en daarna vakkundig ingepakt. Dat kan machinaal, maar ook handmatig gebeuren. Zodra uw opdracht gereed is, brengen wij de enveloppen, pakjes etc. naar u terug. Of, wanneer u dat wenst, naar het postkantoor of elke locatie die u aangeeft. Uw opdracht kunnen wij ook prepostaal voorbewerken. Zoals het printen, kopiĂŤren, uittypen en frankeren van uw opdracht.
7
DIGITALISEREN
Geef u post een unieke ARCHIEFCODE Voor veel bedrijven en instellingen is het digitaliseren van hun inkomende poststukken iets dat in de toekomst zal gaan gebeuren. Maar deze toekomst is nu al realiteit. En het digitaliseren van de post kent veel voordelen. Uw post wordt door Interne Bedrijfspost gedigitaliseerd, van een unieke archiefcode voorzien, beveiligd opgeslagen en voor u per computer beschikbaar gemaakt. De fysieke post wordt vervolgens opgeslagen, bij u of bij ons.
8
HOE GAAT DAT?
DE VOORDELEN OP EEN RIJ
Al uw post wordt door Interne Bedrijfspost opengemaakt. Vervolgens wordt elke brief, factuur of document gescand, waarbij een unieke code aan de documenten wordt toegevoegd. Deze digitale poststukken worden vervolgens opgeslagen in de beveiligde cloud van Interne Bedrijfspost. Door de unieke code is nu elk poststuk terug te vinden, waarbij gezocht kan worden op door u gekozen zoekcodes. De code kan er ook voor zorgen dat poststukken niet voor iedereen binnen uw organisatie beschikbaar zijn. Ook dat wordt door u bepaald. Door via onze website met een eigen code in te loggen komt u op onze server terecht waar de digitale poststukken zijn opgeslagen als duidelijke pdf-bestanden in kleur. U kunt uw post nu vanaf uw computer lezen, printen en op afstand, bijvoorbeeld via een laptop of i-phone, inkijken. Dat laatste is bijzonder gemakkelijk voor uw buitendienstmedewerkers of wanneer u uw post vanaf een andere locatie dan uw kantoor wilt inzien.
9
U heeft geen fysiek archief meer nodig, en toch wordt uw originele post bewaard.
Uw post is vanaf elke denkbeeldige locatie in te zien.
13172 Door een eigen inlogcode heeft u alleen, en de mensen die u autoriseert, toegang tot de post.
De server waarop uw post staat is beveiligd tegen inbraak en wordt ondersteund met een backup systeem.
Aanschaf van dure professionele hardware en software is niet nodig. U beschikt altijd over de meest efficiÍnte en technisch beste programma’s.
POSTKAMER BEHEER Postkamerbeheer is het uitvoeren van alle denkbare werkzaamheden ten behoeve van het verspreiden en versturen van post. Het is het totaal aan werkzaamheden zoals we de dienstverleningen in de deze brochure hebben beschreven.
Interne Bedrijfpost neemt postkamers van bedrijven en instellingen over. Zo nodig met het reeds daar werkzame personeel. Doel is om de poststromen te optimaliseren en te professionaliseren waardoor er efficiĂŤnter en voordeliger gewerkt kan worden. Dure machines om uw post te verwerken heeft u niet nodig. Interne Bedrijfspost beschikt over de nieuwste postverwerkings apparatuur. Bedrijven en instellingen kunnen, door het postkamerbeheer aan Interne Bedrijfspost uit te besteden, zich volledig richten op hun eigenlijke doelstellingen en werkzaamheden. Fysiek hoeft de postkamer niet meer in het bedrijf of instelling gevestigd te zijn. Alle werkzaamheden kunnen op locaties van Interne Bedrijfspost worden uitgevoerd.
1 Het ophalen en wegbrengen van de post
2 Het sorteren van de post.
3 De verdeling tussen medewerkers en/of locaties.
4
Het printen van de poststukken.
DE WERKWIJZE 5 Couverteren van uw post met alle bestaande codes.
SPECIAL CARE DELIVERY Interne Bedrijfspost beschikt over een modern wagenpark. Enkele van onze voertuigen zijn speciaal ingericht voor speciaal vervoer.
6
Dit wil zeggen dat wij uw opdracht vervoeren door geheel Europa. Uniek aan deze service is het feit dat in ons voertuig alleen uw opdracht vervoerd wordt.
Het frankeren en verzenden.
Dit betekent dat er niets mis kan gaan met de door u aangeboden materialen.
7 Digitaliseren van inkomende en uitgaande post.
Vele bedrijven / instellingen beschouwen deze dienst als heel vertrouwd en vervoeren via ons onder andere hun medicijnen, aanbestedingen, cursusmaterialen, paspoorten, kwartaalcijfers.
BEZOEK/POSTADRES Norbertijnenstraat 99 6166 AH Geleen
TELEFOON (GRATIS) 0800 - 8 400 400
INTERNET www.ibpost.nl wil@bedrijfspost.nl