Iedereen komt thuis bij
Feyenoord Bureau ZeT
1
2
Bureau ZeT Maakt zakelijke evenementen net iets minder zakelijk...
Zakelijk & treffend
3
5
4
6
Evenementen bureau ZeT is opgericht in Februari 2014. Ons doel is door te luisteren naar de wensen van de klant een aangrijpend evenement organiseren waarbij de genodigden een doeltreffende ervaring opdoen.
Jennifer Kerkhof • Directrice 1 Elleni van Leuven • Financieel manager 2 Yoeri Brasse • Accountmanager 3 Esmee Berndsen • Projectmanager 4 Veronique de Wever • Marketing manager 5 Iris Post • Vormgever 6
Trend • Crowdfunding als inspiratie • Nieuwe manier van fundraising • Projectmatige investeringen van mensen die in een idee geloven • w w w. k i c k s t a r t e r. c o m • Een ludieke, monetaire of geen enkele tegenprestatie voor je investering • Balkje dat zich vult naarmate onderdelen worden gefinancierd
Opdracht Het Feyenoord Charity Galadiner wordt jaarlijks georganiseerd, met als doel geld in te zamelen voor het goede doel. De volledige selectie is te gast tijdens het gala. Het evenement wordt volgens Arjan Harms te traditioneel ingevuld en daar mag verandering in komen. De missie van evenementenbureau ZeT is om zakelijke evenementen net iets minder zakelijk te maken.
Doelstelling Het evenement is gebaseerd op de komst van 500 bezoekers. Elke sponsor van de Feyenoord business-club kan een zogeheten paspoort kopen. Verdere uitleg hiervan is te vinden bij de uitwerking van het concept.
De door ons geformuleerde doelstelling van het Feyenoord Charity evenement van 2015 is: ‘Met het Feyenoord Charity evenement van 2015 wordt 5% meer geld opgehaald ten opzichte van 2014 en wordt het evenement met een beter cijfer beoordeeld in het klanttevredenheidsonderzoek ten opzichte van 2014.’
Doel groep De doelgroep die aangesproken moet worden is divers. Zo kunnen de leden van de business club zowelzakelijke partners als prive contacten als introducee meenemen. Het overgrote deel van deze groep heeft affiniteit met de voetbalwereld en natuurlijk Feyenoord.
Spelers
sponsoren Coaches Leden business club
Oud-spelers
Iedereen komt thuis bij
Feyenoord Visie Omdat Feyenoord erg multicultureel is en respect en saamhorigheid hoog in het vaandel staan, willen wij de businessclub laten verdiepen in de verschillende culturen en goede doelen.
Gedachtegoed Respect
Multicultureel
Saamhorigheid
Feyenoord is een club met trouwe fans. Ze focussen zich op iedereen en hierdoor is saamhorigheid erg belangrijk. De spelers van het voetbalteam op zich kennen veel verschillende culturen, maar ook andere betrokkenen bij Feyenoord hebben verschillende achtergronden. De cultuur is erg belangrijk waardoor er een multiculturele club is ontstaan. Feyenoord is er voor alles en iedereen, maar vooral de Rotterdammers zijn echte trouwe fans. Rotterdam moet dus ook zeker de thuisbasis worden voor het charity event. Het multiculturele komt ook terug in de goede doelen die Feyenoord steunt tijdens dit event. Deze goede doelen zijn werkzaam in Nederland maar ook daarbuiten. Multiculti en het maatschappelijke beleid zijn de uitganspunten van dit concept.
Feyenoord • Relaties / netwerken • Geld ophalen • Imago
Doelstelling • Geld ophalen • Sponsoren
Doelgroep • Affiniteit met Feyenoord • Leuke avond beleven
Tijdschema Aankomst + vervoer naar de boten Welkomstwoord en culturele workshops op de boten
Vervoer richting De Kuip Aankomst in De Kuip + foto’s bij Hollandse fotowand Activiteiten om geld op te ophalen + culinaire stamppothapjes
Bekendmaking donatiebedrag + eindborrel
15.30 • 15.45 uur 16.00 • 18.00 uur 18.00 • 18.15 uur 18.30 • 19.00 uur 19.00 • 21.30 uur 21.30 • 22.00 uur
Activiteiten
Paspoort De gasten kunnen vooraf een paspoort kopen om toegang te krijgen tot het evenement en dus tot de hele wereld.
Middagprogramma Op de boten worden vijf verschillende workshops aangeboden: • Djembé (Afrika) • Drankproeverij (Europa) • Salsa dansen (Zuid-Amerika) • Instrument maken (Afrika) • Koffieceremonie (Ethiopië) Er is voor iedereen iets te doen en vrijblijvend. Voorwaarde om mee te doen is een gift waarvan ze de waarde zelf mogen bepalen. De gift gaat natuurlijk naar het goede doel. Gedurende de middag worden er multiculturele hapjes geserveerd.
Dit paspoort kost €50,- per persoon. In plaats van een normaal ticket is er gekozen voor een paspoort, omdat dit op het multiculturele concept aansluit.
Avondprogramma Deze avond staat geheel in het teken van geld ophalen, dit omringt door leuke Hollandse elementen. Er zijn 3 verschillende manieren om geld te donderen op deze avond, deze zijn omschreven bij het hoofdstuk Return on Investment. Opening: Jandino Asporaat Muziek: Dj en band spelen afwisselend tijdens de avond. Catering: de hele avond worden er culinaire Hollandse stamppothapjes worden geserveerd. Verdere omschrijving van het dagprogramma is te lezen in de bijlage.
Communicatie Voor De gasten worden op vier momenten in het voortraject benaderd via e-mail. Hieronder een overzicht van de momenten waarop de gasten worden benaderd:
1. Februari 2015: Aankondiging en uitnodiging voor het evenement via email. Aanmelden kan door een paspoort aan te vragen via de betaallink. Na afronding van de aanvraag krijgt men een bevestigingsmail. 2. Maart 2015: Tipje van de sluier wordt opgelicht: naam, dresscode. ‘Verdere informatie volgt, let op uw mail!’ 3. April 2015: “Look book” wordt verstuurd + reminder! 4. Mei 2015: Mail met de laatste informatie. Denk hierbij aan tijdstip, plaats, dresscode, thema en een korte introductie van wat de gasten te wachten staat.
Tijdens Tijdens het evenement wordt er gecommuniceerd via sprekers, de foto-wand, crowdfunding en de give-aways. De volgende sprekers komen aan het woord: • Voorzitter business-club Gerard Baks
• Jandino Asporaat Daarnaast wordt er via onderstaande middelen gecommuniceerd: • Fotograaf • Crowdfunding • Give-aways
Na Ten slotte wordt er na het evenement gecommuniceerd via: • Email: enquetes, link naar verslag van het evenement en foto’s. Ook wordt vermeld dat de brievenbus in de gaten gehouden moet worden, in verband met een verassing. Dat zullen de foto’s zijn die gemaakt zijn op de avond. • Foto’s • Website • Tevredenheidsonderzoek
Locatie Voor het evenement worden twee verschillende locaties in Rotterdam gebruikt. De bezoekers komen aan bij De Kuip, waarna ze vervolgens vervoerd worden naar de opstapplaats voor de boten. Er zullen twee boten worden afgehuurd bij een bedrijf in Rotterdam. Er is een boot voor 300 personen en een
Vervoer boot voor 200 personen. Deze boten zullen een tocht maken over de Nieuwe Maas en zullen ook langs de Erasmusburg varen. Het programma op de boot duurt twee uur, waarna ze weer met de bussen ‘thuiskomen bij Feyenoord’ in de Kuip. Dit zullen twee locaties in het Maasgebouw zijn.
Er is naar naar voor
vervoer nodig van De Kuip de boten en weer terug de Kuip. Hier zijn bussen geregeld die de gasten
tegelijkertijd zullen vervoeren. De gasten komen op eigen gelegenheid naar het evenement en gaan ’s avonds ook weer met eigen vervoer terug.
Food Boot Delicatessen uit verschillende culturen staan centraal, zoals Suriname, Europa en Afrika. Eten van de toekomst Insecten verwerkt in verschillende lekkernijen. Kuip Hollandse culinaire stamppot hapjes, bereid door topchefs uit Nederland, waaronder de wereldkampioen in het bereiden van snert en stamppot.
Give-aways Reisbon ter waarde van â‚Ź50,Waarom een reisbon? De gast kan op deze manier ook buiten het evenement om in contact komen met verschillende culturen. Het memorabele evenement wordt op deze manier voortgezet. Uiteindelijk komt iedereen weer thuis
bij het oude vertrouwde Feyenoord. Daarnaast kan de bezoeker ervoor kiezen om de bon te doneren aan het goede doel. Het is een combinatie-bon die dus kan worden omgezet in geld voor de donatie.
50,reiscadeaubon
Fotografie Na het middagprogramma is er de mogelijkheid om herinneringen vast te leggen. Tegen vrije gift mag men op de foto met oerhollandse klederdracht voor een spectaculair decor met weiland, (nep)koeien en attributen zoals nepgras, bloempotten en hapjes.
Daarnaast loopt er gedurende de hele avond een fotograaf rond om de memorabele avond te fotograferen. Handafdruk • adoptie gedeelte Foto’s worden per post opgestuurd.
decoratie
Afrika: dierenprints, natuurlijke producten Zuid-Amerika:Mexico, Cuba, Brazilie Europa: Parijs, stokbrood, Eifeltoren. Griekenland: oude delen van gebouwen en oude stenen Spanje: roodtinten / stieren
Boten: Decoratie ter benadrukking van verschillende landen en culturen. Kuip: Holland. Decoratie als bloemen, tulpen, kleine molens, klompen, kaas, Nederlanse vlag, koeien, paraplu’s, Nederlandse leeuw, etc. Lounge gedeelte: in de kleuren rood, wit, blauw en oranje.
TECHNIEK
Techniek op de boot en in de Kuip is bij de prijs inbegrepen. De volgende extra aspecten van techniek wordt rekening mee gehouden:
• DJ: apparatuur & DJ-booth • Crowdfunding: beamer, aanwezig • Vitrinekasten + ledscherm • Extra beleving door licht en geluid
Kosten overzicht Locatie • Boten • Zalen in de Kuip Techniek/decoratie/inrichting • Loungeplaatsen • Hollandse decoratie • Multiculturele decoratie • Techniek (led schermen, licht, geluid) Entertainment/activiteiten/sprekers • Workshops • DJ • Band • Sprekers: Gerard Baks, Jandino Asporaat Food & Beverage • Multiculturele hapjes (warm en koud) • Luxe stamppot diner • Drankjes
Totale budget: €250.000 • 500 personen • 6 juni 2015
€ 11.500,€ 12.800,-
€ 60.900,-
€ 30.000,-
•
16:00-21:00
Vervoer € 3.000,• Bussen van boten naar stadion Communicatietraject € 4.700,• Fotogeschenk Give aways € 25.000,• Reisbonnen Beveiliging € 1.750,• 4 beveiligers + 1 coördinator Medische begeleiding € 120,• 8 eerste hulp verleners Rode Kruis Fotografie € 1.000,Verzekeringen € 3000,1,8% van het totaalbedrag Organisatiekosten € 20.000,Onvoorziene kosten € 1.500, Totaal € 178.000,-
Jennifer Kerkhof Directrice Bureau ZeT 06 14452100 evenementenbureauzet@gmail.com evenementenbureauzet.wix.com/bureauzet
Contact-informatie
Bureau ZeT