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INDICE 1.- Concepto de Gestión Documental ........................................................................ 4 2.- Configuración de empresa. .................................................................................. 4 3.- Configuración Gestión Documental ...................................................................... 6 4.- Capturador de informes ....................................................................................... 7 4.1.- Arrancar automáticamente el capturador ........................................................... 8 4.2.- Configurar el capturador de informes.................................................................. 9 5.- Estructura de almacenamiento .......................................................................... 11 6.- Como importar documentos a la Gestión documental ........................................ 19 6.1.- Enviar un documento a la impresora de Gestión Documental. ......................... 20 6.2.- Importar manualmente un documento a la gestión documental. .................... 21 6.3.- Almacenar informes en la Gestión documental desde las opciones de salida de informes de Logic Class. ............................................................................................. 22 o
Para Nómina .................................................................................................... 24
o
Para Gestión del Despacho ............................................................................. 29
o
Para Gestión .................................................................................................... 31
6.4.- Importar cualquier documento desde los Centros de Información de las aplicaciones de Logic Class. ........................................................................................ 34 7.- Funcionalidades de la Gestión de documentos. .................................................. 36
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7.1
Archivo ............................................................................................................. 37
7.2
Documento ...................................................................................................... 40
7.3
Edición.............................................................................................................. 50
7.4
Ver. ................................................................................................................... 51
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7.5
Relaciones. ....................................................................................................... 51
7.6
Herramientas ................................................................................................... 52
8.- B煤squedas globales de documentos................................................................... 57
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1.- Concepto de Gestión Documental La aplicación Gestión documental permite el tratamiento y almacenamiento informático de cualquier documento impreso por el sistema, escaneado mediante dispositivos hardware (como un escáner), vinculado mediante re-direccionamiento de su ubicación en el sistema o directamente integrado desde una página Web. Posteriormente se debe realizar una definición, dentro de la estructura de archivos, para posibilitar una búsqueda por cualquier tipo de consulta relacionada con sus contenidos, generación de informes o envíos mediante cualquier tipo de sistema de comunicación. En definitiva, permite disponer de una biblioteca documental centralizada en soporte informático, totalmente estructurada, de fácil búsqueda y acceso, siempre disponible y el perfecto estado de cualquier documento (contratos, publicidad, diseños gráficos, imágenes, actas , legales, etc.), a diferencia a lo que le puede ocurrir a un documento físico (deterioramiento por humedades, calor, incendio, hurto, destrucción, etc.) y por otro lado, informes o documentos impresos por programas informáticos genéricos, con necesidad de ser archivados con estructura y sentido lógico. Cualquier documento podrá ser generado y archivado en la Gestión documental en carpetas públicas, con controles de seguridad, si fueran necesarios, para que puedan ser consultados por los usuarios que tengan permisos.
2.- Configuración de empresa. El primer paso será asignar la aplicación de Gestión Documental a la empresa. Para ello deberemos acceder al mantenimiento de empresas / características y asignar la aplicación Gestión de Documentos
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Una vez asignada la aplicaci贸n podremos acceder a la misma como cualquier otra aplicaci贸n de Class accediendo a Documentos.
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3.- Configuración Gestión Documental Desde la opción Configuración podremos definir los parámetros generales de la Gestión Documental.
En la pestaña Documentos: Path documentos: Podremos indicar el directorio donde se guardan los documentos incorporados a la gestión documental. Si se comparten los documentos entre diversos usuarios, deberemos indicar un path de datos accesible para todos los usuarios.
Se aconseja que dicho path corresponda a una carpeta de nombre Docs dentro del directorio compartido del servidor. Importante: Una vez capturados los informes, si se cambia el path de documentos se deberá mover manualmente el contenido del viejo directorio al nuevo. Patrón palabras clave: Permite indicar el patrón de palabras claves a usar por defecto en la importación de documentos. Se usará si los archivos no tienen indicado ninguno.
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En la pestaña Claves:
- Si se indica Clave General: Los documentos se generarán con la contraseña indicada. - Si se indica Clave por NIF: Aplicable únicamente para documentos de Nómina, se generarán con la clave correspondiente al NIF de cada documento. 4.- Capturador de informes
Para poder trabajar correctamente con la aplicación, es necesario arrancar el capturador de informes. Esta opción permite activar un icono en la barra de tareas que se asocia a un tipo de servicio (class GDI.exe) de impresión especial, que permitirá al usuario, realizar la impresión directa de cualquier documento o la captura e impresión a la vez.
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•
Es imprescindible que este programa se ejecute para capturar informes.
•
Si el capturador ha arrancado, se visualiza el icono identificativo (en la barra de inicio de Windows).
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4.1.- Arrancar automáticamente el capturador Para arrancar automáticamente el capturador de informes, al ejecutar la aplicación: a) En primer lugar accederemos a la opción Gestión de documentos:
b) Accederemos al menú Ver / Gestión Documentos
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c) Seleccionaremos Opciones (del menú Herramientas).
c) Seleccionaremos la pestaña Usuario y activaremos la casilla de verificación Arrancar el capturador al iniciar la aplicación. Después, pulsaremos el botón ACEPTAR.
4.2.- Configurar el capturador de informes Pulsando el botón derecho en el icono del capturador de informes podremos configurar algunas acciones:
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• •
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Logic Class: permite arrancar el capturador de informes Imprimir automáticamente: imprime todos los procesos de impresión que se realicen sobre la bandeja de entrada, tras la entrada del documento en la bandeja, siempre y cuando no esté marcada la opción Generar retenido. Generar retenido: Permite que los documentos que entren en la bandeja de entrada lo hagan con la marca de retenido. Establecer como impresora: Permite que en los procesos de impresión aparezca como predeterminada la impresora Class GDI. Configurar impresora: Permite acceder a la configuración del driver de la impresora “Bandeja de entrada LOGIC CLASS GDI” Cerrar: Esta opción permite cerrar el capturador de informes. A partir de ese momento las impresiones siguen el curso normal de las aplicaciones Windows.
A partir de este momento cualquier documento será capturado y retenido en la bandeja de entrada de la gestión documental del usuario en formato PDF. Una vez que es documento se encuentra en la bandeja de entrada, se podrán realizar cualquiera de las tareas como imprimir, enviar por correo electrónico, moverlo a una carpeta en concreto, realizar una copia y enviarla a otra carpeta de usuario, visualizarlo, marcarlo como favorito… Pueden presentarse 2 incidencias en relación a la instalación de la impresora LOGIC CLASS GDI. •
No se encuentra ClassGdi
La configuraciones definidas en el capturador de informes se guardan en el archivo ClassGdi.cfg. Este archivo (que se instala con el entorno genérico) es común a todos los usuarios y se debe ubicar en el directorio compartido del servidor. Los usuarios deben tener los permisos pertinentes de lectura/escritura sobre dicho directorio. Si se cambia la ubicación del directorio, no se encontrará el archivo y no se arrancará el capturador.
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En este caso, se informa que dentro del directorio compartido del servidor (:\LogicErp) no se encuentra el fichero ClassGdi.cfg. Posibilidad para solucionarlo: Mover el fichero ClassGdi.cfg a la nueva ubicación (opción aconsejada). •
No se instala la impresora capturadora de informes.
Una vez que el programa accede al ClassGdi, debe crear la impresora virtual "Bandeja entrada LOGIC CLASS GDI". Esta impresora se usa en las capturas de los informes y se instala automáticamente en la máquina cliente que tiene abierta la sesión de la aplicación.
NOTA. Es imprescindible que el usuario de Windows que ejecute la opción tenga permisos para la instalación de impresoras. 5.- Estructura de almacenamiento Una vez definidos los principales datos de configuración deberemos definir la estructura de almacenamiento de la documentación. Para ello deberemos acceder a la opción Gestión de documentos.
En la pestaña Recientes podremos visualizar los últimos 5 archivos de la Gestión Documental que se hayan consultado.
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NOTA: Desde esta pestaña no se podrán insertar nuevos “archivadores” ni efectuar modificaciones. Únicamente nos permitirá consultar y/o acceder al contenido de las carpetas. En la pestaña TODOS podremos gestionar todos los archivos de la Gestión Documental:
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1. Podremos dar de alta un nuevo archivador. 2. Definir patrón palabras clave: Esta opción nos permitirá indicar las palabras que actuarán como patrones de búsqueda en los documentos. Previamente deberemos haber definido el patrón de palabras claves desde la opción de menú correspondiente.
El patrón de palabras sería la agrupación de palabras clave, mientras que las palabras clave son las que componen el patrón. De esta forma desde la Gestión de Documentos podremos asociar el patrón de palabras clave a cada uno de los archivadores.
3. Eliminar archivadores. 4. Efectuar modificaciones de la descripción o el patrón de palabras clave, tecleando o seleccionando el nuevo dato.
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5. Indicar la auditoría de archivos. Esta opción permite activar la auditoría de un archivo, de esta forma se registrarán los movimientos (altas, bajas, vistas previas...) de todos los documentos de los archivos con la opción Auditar activada. (Accesible desde el menú Archivo / Auditar)
En la pestaña Buscar: podremos buscar archivos, usando diferentes criterios de búsqueda:
•
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Todos los archivos con el nombre informado en Nombre archivo.
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•
Todos los archivos con la descripción informada en Descripción archivo.
•
Según los límites informados, pulsando el botón BÚSQUEDA AVANZADA.
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El acceso a los documentos podrá efectuarse desde la pestaña TODOS o bien desde la pestaña de búsqueda según los resultados obtenidos. En esta pantalla podremos visualizar cualquier documento cuando: a) Se hayan enviado a la impresora de Gestión documental b) Se hayan importado de forma manual c) Se haya especificado que el informe se almacene en la Gestión documental desde las opciones de salida de informes de Logic Class.
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Desde la pestaña Carpetas podremos visualizar todas las carpetas que haya definido el usuario, la Bandeja de entrada (donde se almacenarán todos los documentos que no tengan una carpeta especifica), los documentos eliminados y el portapapeles (donde se visualizarán los documentos que se hayan cortado y copiado, comportamiento similar al portapapeles de Windows.
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Desde la pestaña Filtrar podremos visualizar las carpetas propias del archivo. Podremos seleccionar documentos que cumplan ciertas características mediante filtros.
Opciones de búsqueda: a) Sobre el resultado obtenido: Permite acumular los filtros. Es decir, cada filtro se realiza sobre los registros devueltos por el filtro anterior. b) En título y asunto: Buscar en el título (nombre) y/o asunto (tema) de cada documento. c) Palabras claves: Buscar en palabras claves asociadas al documento. d) En contenido: Buscar en el contenido del documento e) Mediante las opciones de Búsqueda Avanzada podremos seleccionar registros, informando límites. f) Mediante la opción Buscar podremos buscar los documentos que contengan las palabras informadas en cualquier orden en el cuadro de texto.
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Si se desean efectuar búsquedas con varias palabras, podremos utilizar el la siguiente nomenclatura: palabra1 palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y palabra2 en cualquier orden. palabra1+ palabra2. Busca los documentos que contengan la palabra1+la palabra 2 (en este orden) palabra1%palabra2. Busca los documentos que contengan palabra 1 o palabra 2. palabra1 -palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y no palabra2 -palabra1 -palabra2. Busca los documentos que no contengan ni palabra1 ni palabra2 6.- Como importar documentos a la Gestión documental El usuario dispone de varias opciones para almacenar la información a la Gestión documental: a) Enviar cualquier documento que se encuentre almacenado en el equipo, o que provenga de una fuente externa seleccionando la impresión “bandeja de entrada Logic Class GDI” b) Importar documentos almacenados en el equipo desde la Gestión documental. c) Enviar cualquier informe generado desde la colección Logic Class seleccionando la opción “Archivar en Gestión Documental” d) Importar cualquier documento almacenado en el equipo desde los Centros de Información de Logic Class de todas las aplicaciones de la colección.
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6.1.- Enviar un documento a la impresora de Gestión Documental.
Para archivar un documento “externo” en la Gestión Documental lo único que deberemos hacer es “imprimirlo” mediante la impresora Class GDI. Por lo tanto deberemos seleccionar imprimir en “bandeja de entrada Logic Class GDI”
Una vez archivado podremos visualizar los documentos en la Bandeja de Entrada de la Gestión Documental:
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6.2.- Importar manualmente un documento a la gestión documental.
Para importar manualmente un documento a la gestión documental deberemos acceder al archivador en el que se quiera almacenar y desde el Menú Documento seleccionar la opción Importar.
A continuación deberemos seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo que queremos almacenar en la gestión documental.
Y finalmente pulsaremos “Abrir” para archivarlo. A continuación podremos visualizar el documento en la Bandeja de entrada de la Gestión documental.
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6.3.- Almacenar informes en la Gestión documental desde las opciones de salida de informes de Logic Class.
Cualquier informe que se genere desde toda la aplicación Logic Class podrá ser archivado de forma directa en la Gestión documental seleccionando la opción de salida “Almacenar en Gestión Documental”. En este caso tendremos 2 opciones: 1.- Enviar a la Bandeja de Entrada de la Gestión Documental de forma directa. Utilizando la opción “Almacenar en Gestión Documental” El documento se almacenará en la bandeja de entrada de la Gestión documental. Posteriormente deberá moverse a la carpeta correspondiente.
2.- Personalizar los documentos y Segmentar. Si personalizamos el informe de Class correspondientes desde la personalización de informes de la Consola de administración se podrá archivar de forma automática en una de las carpetas definidas en la Gestión documental, de esta forma evitamos la tarea de archivar posteriormente. En este caso será necesario vincular los informes a un cliente, empleado, artículo, comercial…
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6.3.1.- Personalización de informes. La personalización de informes de Logic Class para su archivo automático se efectuará según la siguiente operativa: a) Deberemos acceder a la Consola de Administración ubicada en el Módulo Inicio.
A continuación deberemos seleccionar la opción Personalización / Informes
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Para facilitar la búsqueda del informe a personalizar indicaremos a que aplicación corresponde el informe.
A continuación deberemos seleccionar el informe que se quiere personalizar: o Para Nómina
Accederemos a la Pestaña Gest. Doc e indicaremos el archivo y Carpeta en el que se archivarán el documento de forma automática. Si dejamos marcado el check Almacenar en Gestión Documental, a la hora de imprimir, automáticamente quedará marcada esta opción.
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Indicar como m铆nimo los siguientes campos:
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ATENCION: Para diferenciar por tipo de procesos (MES, PAGA, ATRASOS…) cuando el documento de pago es el mismo (en este caso SOBRE9999), en el campo “CodigoDocumentoLC” deberemos indicar [TipoProceso1]. Calculamos nómina del mes normal y nómina de paga extra.
Una vez configurado el informe tendremos la posibilidad de Segmentar; lo cual nos permitirá archivar los informes generando un documento por cada rotura que se realice en ese listado, por ejemplo, archivar una nómina por cada empleado. Si no se selecciona esta opción se generará un único pdf con las nóminas de todos los empleados incluidos en el límite.
La tabla final es LcDOCPdf. Los campos mínimos a utilizar son: codigoempresa, codigoempleado y fechaalta (al final), DOCNombrePdfLc (que es el nomre físico del pdf) y para saber la carpeta tomamos el campo DOCidcarpetaLC. El resto de campos son autoexplicativos.
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Para visualizar el tipo de proceso deberemos diseñar la visualización de las columnas. (botón derecho del ratón).
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En este caso, la nomina de la paga se archiva de forma automática en la carpeta definida en la Consola de administración. (DOCULaboral/recibos/MES NORMAL). Como podemos diferenciar el proceso por el campo CODIGO DOCUMENTO podremos archivarla en la carpeta correspondiente, es decir, en la carpeta paga extra.
IMPORTANTE: Al ser el mismo documento de pago TODOS los procesos se archivarán en la carpeta definida en la consola de administración. Por tanto, si queremos diferenciar tipos de procesos (mes, pagas…) deberemos archivarla posteriormente y de forma manual en la carpeta correspondiente. NOTAS: Todos los documentos archivados en la Gestión documental podrán visualizarse además desde el Centro de Información del empleado, seleccionando el menú Documentos / gestión de documentos.
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o Para Gestión del Despacho Para la aplicación de Gestión del Despacho tendremos la posibilidad de personalizar facturas, notas de cargo, contratos…en definitiva cualquiera de los documentos que se generen desde la aplicación. En este caso deberemos seleccionar la aplicación Gestión del despacho en la Consola de Administración. Y a continuación seleccionaremos el informe que se desea personalizar. Por ejemplo: contratos de clientes. Deberemos indicar como mínimo los siguientes campos:
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A continuación al listar un contrato desde la Gestión del despacho, por defecto quedará marcada la opción Gestión documental y siempre que se archive, automáticamente se almacenará en la carpeta indicada en la Gestión Documental. Si además marcamos la opción de Segmentar, tendremos posibilidad de archivar todos los contratos, en este caso por cliente, de tal forma, que se almacenará un pdf por cliente. Si no se selecciona la opción se generará un único pdf con todos los contratos de los clientes.
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NOTAS: Todos los documentos archivados en la Gestión documental podrán visualizarse además desde el Centro de Información del Cliente del despacho, seleccionando el menú Documentos / gestión de documentos.
o Para Gestión Para la aplicación de Gestión tendremos la posibilidad de personalizar albaranes, pedidos, contratos…en definitiva cualquiera de los documentos que se generen desde la aplicación. En este caso deberemos seleccionar la aplicación Gestión en la Consola de Administración. Y a continuación seleccionaremos el informe que se desea personalizar. Por ejemplo: pedidos de clientes
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Desde las propiedades del Informe podremos personalizar las opciones de archivo del documento.
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6.4.- Importar cualquier documento desde los Centros de Información de las aplicaciones de Logic Class.
Desde los centros de información podremos importar documentos ubicados en el equipo, y además también podremos visualizar los documentos que se hayan almacenado en la gestión documental según las opciones descritas anteriormente. Para almacenar documentos en la Gestión documental desde el centro de información de cualquiera de las aplicaciones de Logic Class. Deberemos situarnos sobre el registro al que se quiera almacenar el documento (empleado, cliente…) y seleccionar la opción importar del menú Documentos.
A continuación tendremos 2 posibilidades: a) Archivar en la Bandeja de Entrada de la Gestión Documental. (en este caso no deberemos indicar ninguna carpeta en la siguiente pantalla) b) Archivar en una carpeta concreta ubicada en la Gestión documental.
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Finalmente deberemos seleccionar el archivo que queramos importar, mediante la opción Abrir.
A continuación podremos visualizar el documento importado seleccionando el menú documentos / Gestión de documentos:
NOTA: Si además hemos seleccionado un nombre de carpeta en la Gestión documental, también se podrá visualizar desde la carpeta correspondiente, accediendo directamente desde el menú Documentos / Gestión de documentos
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7.- Funcionalidades de la Gesti贸n de documentos. Desde el mantenimiento de la gesti贸n de documentos, tendremos varias opciones:
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7.1 Archivo
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Abrir: Permite abrir la pantalla inicial de la Gestión Documental.
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Actualizar: Permite actualizar la pantalla. Establecer Contraseña: Permite establecer o cambiar la contraseña asociada a un archivo. Deberemos tener en cuenta que las contraseñas se establecen por archivo,no por usuarios.
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Al intentar abrir el archivo (archivador, en este caso GESTIÓN LABORAL, la aplicación solicitará la contraseña definida)
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Para eliminar o modificar la contraseña deberemos acceder a la opción establecer contraseña del menú archivo.
Si se deja en blanco ambos registros, la aplicación mostrará el siguiente aviso:
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7.1 Carpeta: Desde esta opción podremos configurar la estructura de archivo de cada una de las carpetas. De esta forma podremos crear carpetas y subcarpetas, eliminar, modificar datos…
7.2 Documento
•
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Importar: El documento que se importa se incorpora en la Gestión documental al imprimirse por la “Bandeja de Entrada Logic Class GDI”. Si utilizamos esta opción podremos filtrar por palabra clave cualquier documento. (puesto que la
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aplicación efectúa “una copia interna”, que se puede visualizar desde contenido en propiedades del documento. •
Vincular: A diferencia de la importación, la vinculación únicamente guarda un enlace con el documento, como no se realiza una copia interna no tendremos posibilidad de efectuar búsquedas mediante filtros.
•
Guardar como: Esta opción permite copiar los documentos al disco. Podremos seleccionar 4 tipos de formato: (rtf, txt, htm o pdf).
•
Convertir en imagen multipágina. Podremos convertir el documento seleccionado en imagen (formato TIFF). Ademas tendremos la posibilidad de configurar las propiedades de imagen.
•
• •
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Imprimir: Desde esta opción podremos imprimir el documento que tengamos seleccionado. Vista previa: Permite visualizar el documento. Enviar por correo electrónico: Mediante esta opción tendremos la posibilidad en enviar por correo electrónico el documento que tengamos seleccionado. Deberemos indicar la dirección de correo electrónico y a continuación asunto, mensaje…
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Nueva acciรณn correo Marketing: Permite crear la definiciรณn de un correo con el documento seleccionado como fichero adjunto.
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Al acceder a la aplicaciรณn CRM Marketing / Correos electrรณnicos podremos visualizar el correo que hemos definido en la Gestiรณn documental.
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Propiedades del documento
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a) Clasificación: En esta pestaña podremos visualizar los campos para clasificar un documento. Para informar los campos tendremos varias posibilidades:
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o Directamente desde esta pantalla o Desde los centros de información o Mediante la personalización de informes de la Consola de Administración. Empresa: Código de empresa a la que está asociada el documente. Código del Cliente: Código del cliente al que está asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de información del cliente. Código del Proveedor: Código del proveedor al que está asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de información del Proveedor Comisionista: Código del comercial asociado al documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de Información del Comercial. Código del Artículo: Código del Artículo al que está asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de información del Artículo. Código del Almacén: Código del Almacén al que está asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de información del Almacén. Documento, ejercicio, serie y número: Asociado al documento. Imprescindible para enlazar con el centro de Información del documento.
b) Palabra Clave: Permite indicar las palabras clave del documento. En este caso tendremos 2 posibilidades:
•
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Indicar palabra clave en esta misma pestaña.
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•
Reprocesar palabras clave desde el Menú Herramientas / Reprocesar palabras clave. Desde esta opción podremos reprocesar las palabras clave utilizando más de un patrón de búsqueda.
En esta pantalla deberemos indicar los patrones de búsqueda que queremos utilizar.
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A continuación deberemos definir las opciones del proceso:
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Mantener palabras clave ya existentes: permite añadir las nuevas palabras a las ya existentes. Si la casilla de verificación está desactivada se eliminarán las palabras clave del documento. Documentos: o Selección: Permite reprocesar los documentos que se hayan seleccionado en la rejilla de la Gestión de documentos. o Carpeta: Para reprocesar todos los documentos de una carpeta en concreto. o Todos los documentos que estén en la carpeta del archivo: permite reprocesar todos los documentos de la carpeta actual.
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c) General. Presenta información de carácter general acerca del documento.
• • • • • • • • • • • •
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Fecha creación: Fecha y hora de la captura del documento. Nombre: Nombre del documento Autor: Autor del documento Tema: Tema /asunto del documento. Nombre Usuario: Nombre del usuario que capturó el documento. Nombre máquina: Nombre de la máquina desde la cual se capturó el documento. Tamaño del documento: tamaño en bytes del documento. Nº páginas: número de páginas del documento. Vinculado: Indica si el documento está vinculado. A diferencia de los documentos importados, los documentos vinculados no se guardan en la gestión documental solo se guarda su ubicación. Favorito: Indica si el documento se guarda como favorito. Seguimiento: indica si el documento tiene marca de seguimiento. Es un campo informativo. Retenido: Indica si el documento tiene la marca de retenido. Los documentos retenidos no se eliminarán automáticamente en las
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depuraciones de la bandeja de entrada y en la carpeta de documentos eliminados. Enviado: Indica si el documento se envió por correo electrónico. Impreso: Indica si el documento se ha impreso. Nombre fichero: ubicación y nombre del documento físico.
d) Contenido. En esta pestaña únicamente podremos visualizar el contenido del documento cuando éste se haya importado. Si se ha vinculado el documento esta pestaña aparecerá sin contenido.
Para “grabar” el contenido del documento, tendremos 2 posibilidades: 1. De forma automática: cuando se importe el documento. 2. Desde el menú Herramientas / actualizar contenido. En ese caso, al seleccionar el documento que se quiere actualizar, la aplicación mostrará el siguiente aviso:
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Ver auditoría: Permite visualizar todas las acciones realizadas en los documentos de los archivos con la auditoría activada. NOTA. Únicamente podremos visualizar las auditorías de los documentos de cualquier usuario (se aconseja que sólo puedan acceder usuarios administradores)
En caso de que se indique “no auditar”, cuando acceda cualquier usuario que no tenga perfil de administrador no tendrá posibilidad de visualizar las acciones realizadas sobre el documento.
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7.3 Edición. Desde esta opción podremos efectuar varias acciones sobre el documento: Gestión Documental Logic Class
• • • • • • • •
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Cortar: Podremos cortar un documento que se almacenará en el portapapeles para pegarlo en otra carpeta. Copiar: Se copia un documento en el portapapeles y se pega en otra carpeta. Pegar: Pega los documentos del portapapeles en la carpeta seleccionada. Seleccionar todo: permite seleccionar todos los documentos de la carpeta. Poner/Quitar marca de seguimiento Marcar como impreso/no impreso Marcar como enviado/no enviado Marcar como retenido/no retenido
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7.4 Ver. Desde esta opción podremos particularizar la visualización de los documentos y visualizar Favoritos.
NOTA: Para marcar documentos como Favoritos deberemos acceder a la opción correspondiente (Menú favoritos) 7.5 Relaciones. Desde esta opción podremos acceder al mantenimiento de patrones de palabras clave y visualizar los documentos que han sido enviados por correo electrónico.
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7.6 Herramientas
• •
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Orden ascendente/descendiente: Particularizar el orden de presentación de los documentos en la rejilla de la gestión de documentos, Editar con Word: Permite convertir el documento a formato rtf (se abre con el programa Microsoft Word y se puede guardar en disco).
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•
Agrupar documentos. Permite agrupar documentos en uno solo. No se podrán agrupar documentos vinculados, únicamente podremos agrupar documentos importados.
•
Dividir documentos: Permite dividir un documento en dos o más. Las unidades de división son las páginas. Indique (en la rejilla Partición del documento) el nombre de los nuevos documentos y a qué páginas del documento original corresponden. NOTA. En un mismo proceso podrá realizar divisiones que se solapen entre sí.
•
Cambiar propiedades selección. Permite modificar las propiedades de selección del documento sobre el que nos encontremos situados.
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Si queremos revisar todos los documentos, reprocesando las palabras clave para cada uno de ellos, pulse el botón SÍ. En caso contrario, las palabras claves serán las del documento padre.
NOTA. Por defecto, a los documentos generados se les traspasan las palabras claves del documento original, lo que puede provocar que éstas no sean correctas. A continuación deberemos indicar el patrón de palabras clave que queremos utilizar para reprocesar:
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•
Actualizar contenido: Permite volcar el texto del documento al campo contenido (para realizar búsquedas en el contenido).
•
Vaciar carpeta documentos eliminados: Permite vaciar la carpeta de documentos eliminados. Estos documentos no podrán recuperarse posteriormente.
•
Reprocesar palabra clave: Permite reprocesar las palabras clave, usando más de un patrón.
Opciones: Permite personalizar automatismos de la gestión documental para cada usuario.
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a) General
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Depurar automáticamente la bandeja de entrada: Podremos informar cada cuánto tiempo limpiar la bandeja de entrada de cada usuario.(nunca, cada día….) cuando se cumplan las condiciones indicadas (Por ejemplo: Cuando los documentos se hayan impreso y enviados). Depurar automáticamente la carpeta de documentos eliminados: Podremos automatizar cuando debe vaciarse la carpeta de documentos eliminados.
b) Usuario: En esta pestaña tendremos 2 opciones:
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Arrancar automáticamente el capturador de informes al iniciar la aplicación. Así esta opción esta deshabilitada deberemos arrancarla manualmente desde la opción correspondiente. Utilizar como visor de documentos, el visor por defecto registrado en el sistema: Permite usar por defecto el visor de documentos asociado al sistema. Si esta opción está desactivada, es utilizará el visor asociado a la aplicación.
8.- Búsquedas globales de documentos. Desde esta opción podremos efectuar búsquedas de documentos en todos los archivos.
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Opciones de búsqueda: a) Sobre el resultado obtenido: Permite acumular los filtros. Es decir, cada filtro se realiza sobre los registros devueltos por el filtro anterior. b) En título y asunto: Buscar en el título (nombre) y/o asunto (tema) de cada documento. c) Palabras claves: Buscar en palabras claves asociadas al documento. d) En contenido: Buscar en el contenido del documento e) Mediante las opciones de Búsqueda Avanzada podremos seleccionar registros, informando límites. f) Mediante la opción Buscar podremos buscar los documentos que contengan las palabras informadas en cualquier orden en el cuadro de texto. Si se desean efectuar búsquedas con varias palabras, podremos utilizar el la siguiente nomenclatura:
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palabra1 palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y palabra2 en cualquier orden. palabra1+ palabra2. Busca los documentos que contengan la palabra1+la palabra 2 (en este orden) palabra1%palabra2. Busca los documentos que contengan palabra 1 o palabra 2. palabra1 -palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y no palabra2 -palabra1 -palabra2. Busca los documentos que no contengan ni palabra1 ni palabra2
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