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Ese es el dilema Colaborar, compartir, respaldar o hacer disponibles mis archivos en cualquier dispositivo es el dilema. Usted, ¿qué opina? Por Javier Guerrero Veraza (twitter: @jguerrerogv)
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Todo en mi dispositivo La explosión de teléfonos inteligentes, la gran variedad de dispositivos móviles y el acceso al contenido BYOD (By Your Own Device) es la locomotora que está jalando los vagones de los diferentes fabricantes que ofrecen aplicaciones para el manejo de contenido virtual. La complejidad de este mercado radica en que las herramientas disponibles cubren una variedad de propósitos que pueden hacer muy compleja la selección de la que más se acerca a nuestras necesidades. La mayoría de ellas nacieron como aplicaciones de usuario final, cuyo uso se volvió tan popular en las empresas, que los fabricantes comenzaron a agregar funciones para que las áreas de tecnología pudieran controlar la proliferación de las mismas. Al mismo tiempo, surgieron opciones para crear espacios de colaboración corporativos, como el caso de Sharepoint de Microsoft, tuvieron que desarrollar la funcionalidad de usuario final que hacía atractivas las aplicaciones de consumidor como el caso de Dropbox. Ante el auge de dichas aplicaciones se han presentado algunos cambios. De acuerdo con Gartner, se espera que para 2018, 70% de las aplicaciones actuales habrán desaparecido, mientras que 30% sobreviviente lo hará gracias a su capacidad evolutiva para cumplir con las exigencias de los entornos de colaboración corporativa. De hecho, el origen de la mayoría de estas herramientas nacieron de la necesidad de los usuarios de compartir archivos de gran tamaño bajo un modelo de freeware; sin embargo, conforme su adopción se fue ampliando, los fabricantes encontraron usos alternativos como el respaldo de equipos, al igual que la capacidad de los usuarios para acceder a su contenido desde cualquier dispositivo, entre muchos otros. Algunas de estas nuevas funcionalidades incluyen: esquemas de seguridad para compartir documentos, IRM (Intellectual Rights Management), seguimiento a archivos, manejo de dispositivos, auditoría a usuarios o archivos, integración con Net Shares, etcétera. Es por eso recomendable que, antes de elegir o recurrir a una opción para compartir archivos, se identifiquen las necesidades de la organización y a partir de ello escoger la que mejor se adapte. 22
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Según Gartner en 2018, el 70% de los fabricantes dentro del mercado de EFSS habrán desaparecido, ya sea porque fueron adquiridos; o bien, porque los dejaron fuera del negocio, y el 30% restante evolucionará para soportar los entornos de trabajo digital o para apoyar la modernización de las infraestructuras de datos corporativas.
Una opción para cada necesidad Con la gran oferta de soluciones disponibles y tomando en cuenta los riesgos de sobrevivencia en el corto y mediano plazo es importante considerar algunos factores a la hora de elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Definir el objetivo: compartir archivos de gran tamaño entre miembros de un equipo de colaboradores que se encuentren dispersos geográficamente, respaldar equipos portátiles, distribuir comunicados entre grupos que requieran acceso a la información BYOD (sustituyendo el envío masivo de correos electrónicos); o bien, contar con catálogos en línea para equipos de venta o soporte técnico (sustituyendo portales de Internet). Establecer políticas corporativas: deberán estar alineadas a una estrategia de nube pública, privada o híbrida, para evaluar la funcionalidad de las soluciones consideradas en este sentido. Analizar la oferta de seguridad de los productos: tanto a nivel de manejo de usuarios (la más básica) hasta la capacidad de monitorear dispositivos conectados, grupos de usuarios, IRM, políticas de retención de archivos y control de versiones de archivos. Determinar la viabilidad de fabricante: a fin de evitar que, en el mediano plazo, éste sea adquirido por otro mayor, así como la facilidad para acceder al soporte técnico y de implementación en caso de requerirlo.
Javier Guerrero Veraza Javier es un la gestión de experiencia soluciones en
profesional del campo de contenido con 25 años de en la implementación de el sector públ ico y privado
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