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GESTIÓN
DOCUMENTAL
o digitalización Una de las áreas más grises en el manejo del contenido empresarial es la confusión existente entre digitalizar e implementar una solución de gestión documental. POR Javier Guerrero
Desde hace varios años, todas las empresas cuentan con equipos y procesos en los cuales "digitalizan" sus documentos, convirtiendo sus archivos físicos en digitales; sin embargo, esto no introduce un elemento de mejora disruptiva en su operación, ya que sólo sustituye los documentos físicos por archivos digitales.
Cajas vs fólderes: el paradigma digital En un principio, eran las cajas, aquellas áreas de archivo en las que teníamos anaqueles y un encargado del archivo quien sabía dónde se encontraba guardado el contrato o la póliza que el usuario requería, mediante un sistema de “fichas” (físicas o en computadora). Con la digitalización, cambiamos esos anaqueles por carpetas en el disco duro de la computadora de alguna persona, a quien acudimos para que nos mande una copia del archivo. Es aquí donde muchas organizaciones confunden estar “digitalizadas” con tener un sistema de gestión documental. 8
I N F ÓS F E RA
EN ERO 2017
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El acto de “sólo digitalizar” es útil cuando queremos enviar un archivo por correo electrónico por una única vez, pero no si ese documento será consultado de forma recurrente por una o varias personas. Clasificar, digitalizar, almacenar y consultar En un sistema de gestión documental, los archivos son digitalizados para ser almacenados en un repositorio unificado que cuenta con índices que nos permiten acceder a la información, y con un esquema de seguridad que asigna privilegios a los usuarios. Esto permite que los documentos sean consultados de forma recurrente por más de una persona. Ante lo anterior, lo más importante es que, previo a la digitalización de los archivos, se hizo una labor de clasificar, identificar usos y organizar de forma funcional los documentos que se digitalizarán.
El diablo está en los detalles Cuando se piensa en un proyecto de digitalización, no sólo es importante poner atención a qué escáner funciona mejor o más rápido, es importante analizar cuáles serán los criterios de búsqueda y clasificación de documentos, cómo se llevará a cabo la actualización de los archivos, cuáles serán los permisos para los usuarios y cuál será el crecimiento y mantenimiento de la plataforma de almacenamiento. Existen muchas soluciones en el mercado para todos los presupuestos, lo más importante es definir si lo que buscamos es sólo digitalizar para enviar un documento; o bien, transformar los archivos físicos en digitales, y de esta forma integrar estos documentos en nuestras labores diarias.
Javier Guerrero Javier es un la gestión de experiencia soluciones en
profesional del campo de contenido con 25 años de en la implementación de el sector públ ico y privado
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