Julho, 2020
SIIGeP Sistema de Incentivos à Inovação na Gestão Pública
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Guia de Orientação para a Realização de Oficinas de Cocriação Lisboa, julho de 2020
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O que é a cocriação? A cocriação é uma abordagem constituída por vários métodos de pesquisa que envolvem os utilizadores finais no desenvolvimento de ideias, conceitos e projetos. Estes métodos podem incluir a utilização de redes sociais, comunidades online, grupos de discussão, entrevistas detalhadas, ou oficinas de trabalho.
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O que são as Oficinas de Cocriação? As Oficinas de Cocriação são sessões de trabalho colaborativo, conduzidas por facilitadores, que utilizam a abordagem da cocriação no desenho de soluções inovadoras que possam ser testadas em projetos experimentais de inovação no âmbito do SIIGeP.
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Metodologia Processo de Cocriação em 4 Etapas
Arranque
Desafio
Prototipagem
Experimentação
4 Etapas – 14 Fases – 1 Projeto Experimental de Inovação
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Processo de Cocriação em 4 Etapas
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1]
A primeira etapa do processo de cocriação é constituída pelas atividades de arranque deste processo. Este arranque poderá dividir-se em três fases: 1.1 Identificação do âmbito e do objetivo da cocriação 1.2 Capacitação dos facilitadores 1.3 Criação da equipa de cocriação
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Identificação do âmbito e do objetivo da cocriação [Fase 1.1]
A primeira fase (Fase 1.1) do Arranque do Processo de Cocriação (Etapa 1) visa o seguinte: A. Identificar o âmbito da cocriação B. Definir o objetivo da cocriação
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Capacitação dos facilitadores [Fase 1.2]
A segunda fase (Fase 1.2) do Arranque do Processo de Cocriação (Etapa 1) visa o seguinte: A. Identificar pessoas com o perfil de facilitador B. Capacitar em cocriação as pessoas com o perfil de facilitador
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Criação da equipa de cocriação [Fase 1.3]
A terceira fase (Fase 1.3) do Arranque do Processo de Cocriação (Etapa 1) visa o seguinte: A. Identificar pessoas com o perfil de participantes na equipa de cocriação B. Preparar a equipa de cocriação e definir objetivos específicos
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Mosaico da Etapa 1 ETAPA
1. Arranque do Processo de Cocriação
FASE
OBJETIVOS
1.1. Identificação do âmbito e do objetivo da cocriação
A. Identificar o âmbito da cocriação
1.2. Capacitação dos facilitadores
1.3. Criação da equipa de cocriação
B. Definir o objetivo da cocriação A. Identificar pessoas com o perfil de facilitador B. Capacitar em cocriação as pessoas com o perfil de facilitador A. Identificar pessoas com o perfil de participantes na equipa de cocriação
B. Preparar a equipa de cocriação e definir objetivos específicos
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1] Identificação do âmbito e do objetivo da cocriação [Fase 1.1] OBJETIVO
A. Identificar o âmbito da cocriação
FINALIDADE Garantir o apoio da gestão de topo da organização para o processo de cocriação. Delimitar o âmbito e os resultados esperados do processo (gestão de expetativas).
ATIVIDADES
Comunicações por telefone e correio eletrónico. Reuniões de trabalho preparatórias.
RESULTADOS
Identificação do responsável pelo processo de cocriação na organização. Acordo sobre o âmbito do processo de cocriação.
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1] Identificação do âmbito e do objetivo da cocriação [Fase 1.1] OBJETIVO
B. Definir o objetivo da cocriação
FINALIDADE
Estabelecer os resultados esperados do processo de cocriação focados no tema.
ATIVIDADES
RESULTADOS
Reuniões preparatórias. Reunião de arranque do processo de cocriação com a gestão de topo da organização.
Definição do objetivo do processo de cocriação.
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1] Capacitação dos facilitadores [Fase 1.2] OBJETIVO
A. Identificar pessoas com o perfil de facilitador
FINALIDADE Constituir uma equipa de facilitadores para as Oficinas de Cocriação sobre determinado tema. Em regra, esta equipa deverá ser constituída por 3 pessoas.
ATIVIDADES
RESULTADOS
Envio do Guia para a Identificação de Facilitadores das Oficinas de Cocriação à gestão de topo da organização.
Identificação das pessoas que serão capacitadas sobre cocriação e desempenhar as funções de facilitadoras nesse processo.
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1] Capacitação dos facilitadores [Fase 1.2] OBJETIVO
FINALIDADE
B. Capacitar em cocriação as pessoas com o perfil de facilitador
Capacitar as pessoas que irão constituir a equipa de facilitadores em competências de cocriação e de facilitação de oficinas de trabalho.
ATIVIDADES
RESULTADOS
Ação de capacitação com a duração de 7 horas.
Pessoas capacitadas para a função de facilitador nas Oficinas de Cocriação.
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1] Criação da equipa de cocriação [Fase 1.3] OBJETIVO
FINALIDADE
ATIVIDADES
Constituir uma equipa de participantes no processo de cocriação com pessoas da organização.
Disponibilizar informação sobre o perfil do participantes.
A. Identificar pessoas com o perfil de participantes na equipa de Em regra, esta cocriação equipa deverá ser constituída por 8 a 12 pessoas.
Obter informação sobre as características da equipa de cocriação.
RESULTADOS
Identificação das pessoas que irão participar no processo de cocriação.
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Arranque do Processo de Cocriação [Etapa 1] Criação da equipa de cocriação [Fase 1.3] OBJETIVO
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
Atividade de “quebragelo”.
B. Preparar a equipa de cocriação e definir objetivos específicos
Informar os participantes sobre o processo de cocriação e promover o conhecimento mútuo destas pessoas.
Explicar o que é a cocriação, como se desenrola o processo das Oficinas de Cocriação e qual é o resultado esperado (projeto experimental de inovação).
Participantes informados sobre o processo de cocriação e motivados para o trabalhar a realizar.
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Processo de Cocriação em 4 Etapas
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Caracterização do Desafio [Etapa 2]
A segunda etapa do processo de cocriação é constituída pela caracterização do desafio da cocriação que foi fixado no objetivo geral e nos objetivos específicos. Esta etapa poderá dividir-se em três fases: 2.1 Resposta à questão “O que é o desafio?” 2.2 Identificação de padrões comuns 2.3 Mapeamento do conhecimento preexistente
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Resposta à questão “O que é o desafio?” [Fase 2.1]
A primeira fase (Fase 2.1) da Caracterização do Desafio (Etapa 2) visa o seguinte: A. Levantar as ideias sobre o desafio B. Apresentar histórias sobre o desafio
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Identificação de padrões comuns [Fase 2.2]
A segunda fase (Fase 2.2) da Caracterização do Desafio (Etapa 2) visa o seguinte: A. Mergulhar nas histórias B. Agregar as ideias comuns nas várias histórias
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Mapeamento do conhecimento preexistente [Fase 2.3]
A terceira fase (Fase 2.3) da Caracterização do Desafio (Etapa 2) visa o seguinte: Construção do mapa do conhecimento crítico sobre o desafio
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Mosaico da Etapa 2 ETAPA
2. Caracterização do Desafio
FASE
OBJETIVOS
2.1. Resposta à questão “O que é o desafio?”
A. Levantar as ideias sobre o desafio
2.2. Identificação de padrões comuns 2.3. Mapeamento do conhecimento preexistente
B. Apresentar histórias sobre o desafio A. Mergulhar nas histórias B. Agregar as ideias comuns nas várias histórias Construção do mapa do conhecimento crítico sobre o desafio
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Caracterização do Desafio [Etapa 2] Resposta à questão “O que é o desafio?” [Fase 2.1] OBJETIVO
A. Levantar as ideias sobre o desafio
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
Obter histórias vividas sobre o tema do desafio da cocriação.
Escrever a síntese de histórias vividas sobre o tema do desafio da cocriação em cartões (cada participante pode escrever mais do que uma história).
Compilação de histórias vividas sobre o tema do desafio da cocriação.
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Caracterização do Desafio [Etapa 2] Resposta à questão “O que é o desafio?” [Fase 2.1] OBJETIVO
FINALIDADE
B. Apresentar histórias sobre o desafio
Partilhar as vivências diretas e indiretas relativamente ao tema da cocriação, salientado a diversidade e a abrangência das mesmas.
ATIVIDADES
RESULTADOS
Relatar as histórias documentadas.
Lista de pontos críticos nas histórias apresentadas.
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Caracterização do Desafio [Etapa 2] Identificação de padrões comuns [Fase 2.2]
OBJETIVO
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
A. Mergulhar nas histórias
Aprofundar o conhecimento sobre os pontos críticos identificados nas histórias.
Desenvolver as histórias de modo a indicar “o antes”, “o durante” e “o depois”.
Lista melhorada de pontos críticos nas histórias apresentadas.
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Caracterização do Desafio [Etapa 2] Identificação de padrões comuns [Fase 2.2] OBJETIVO
B. Agregar as ideias comuns nas várias histórias
FINALIDADE
Identificar as ideias comuns nas histórias discutidas.
ATIVIDADES Agregar as ideias por categorias em subequipas. As histórias da subequipa A são distribuídas à subequipa B e viceversa. Efetuar a agregação final das ideias, por categoria em equipa.
RESULTADOS
Lista das ideias comuns às histórias dos participantes organizada por categorias.
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Caracterização do Desafio [Etapa 2] Mapeamento do conhecimento preexistente [Fase 2.3] OBJETIVO
Construção do mapa do conhecimento crítico sobre o desafio
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
Inventariar o conhecimento existente na organização sobre o desafio.
Construir em equipa o mapa do conhecimento crítico sobre o desafio, utilizando um código de cores de acordo com as prioridades (não superiores a 3).
Mapa do conhecimento crítico sobre o desafio.
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Processo de Cocriação em 4 Etapas
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Prototipagem [Etapa 3]
A terceira etapa do processo de cocriação é constituída pela geração, seleção e prototipagem de ideias novas. Esta etapa poderá dividir-se em quatro fases: 3.1 Resposta à questão “Como podemos solucionar o desafio” 3.2 Resposta à questão “Que ideias vamos selecionar?”
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Prototipagem [Etapa 3]
A terceira etapa do processo de cocriação é constituída pela geração, seleção e prototipagem de ideias novas. Esta etapa poderá dividir-se em quatro fases: 3.3 Ensaio das ideias selecionadas 3.4 Escolha de uma solução para ser experimentada
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Resposta à questão “Como podemos solucionar o desafio?” [Fase 3.1]
A primeira fase (Fase 3.1) da Prototipagem (Etapa 3) visa o seguinte: Gerar ideias novas
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Resposta à questão “Como podemos solucionar o desafio?” [Fase 3.1]
A primeira fase (Fase 3.1) da Prototipagem (Etapa 3) visa o seguinte: Gerar ideias novas
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Resposta à questão “Que ideias vamos selecionar?” [Fase 3.2]
A segunda fase (Fase 3.2) da Prototipagem (Etapa 3) visa o seguinte: Organizar, agregar e selecionar ideias novas
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Ensaio das ideias selecionadas [Fase 3.3]
A terceira fase (Fase 3.3) da Prototipagem (Etapa 3) visa o seguinte: Prototipar as ideias novas selecionadas
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Escolha de uma solução para ser experimentada [Fase 3.4]
A quarta fase (Fase 3.4) da Prototipagem (Etapa 3) visa o seguinte: Escolher uma das ideias prototipadas para formular um projeto experimental de inovação
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Mosaico da Etapa 3 ETAPA
3. Prototipagem
FASE
OBJETIVOS
3.1. Resposta à questão “Como podemos solucionar o desafio”
Gerar ideias novas.
3.2. Resposta à questão “Que ideias vamos selecionar?”
Organizar, agregar e selecionar ideias novas.
3.3. Ensaio das ideias selecionadas
Prototipar as ideias novas selecionadas.
3.4. Escolha de uma solução para ser experimentada
Escolher uma das ideias prototipadas para formular um projeto experimental de inovação.
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Prototipagem [Etapa 3] Resposta à questão “Como podemos solucionar o desafio?” [Fase 3.1] OBJETIVO
Gerar ideias novas
FINALIDADE
Gerar, individualmente, o maior número possível de ideias para alcançar o desafio, tal como foi caracterizado e tendo em conta o conhecimento mapeado.
ATIVIDADES Cada participante produz, em 10 minutos, o maior número possível de ideias novas.
No final, após uma primeira listagem global são eliminadas aquelas que não constituem uma ideia.
RESULTADOS
Lista de ideias novas para solucionar o desafio.
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Prototipagem [Etapa 3] Resposta à questão “Que ideias vamos selecionar?” [Fase 3.2] OBJETIVO
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
Organizar as ideias pelo seu carácter inovador.
Organizar, agregar e selecionar ideias novas
Selecionar as ideias que mereçam ser avaliadas através da construção de protótipos.
Agregar as ideias mais inovadoras em categorias, formando famílias de ideias. Debater e criar uma ideia para cada família de ideias.
Lista de ideias selecionadas para serem prototipadas.
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Prototipagem [Etapa 3] Escolha de uma solução para ser experimentada [Fase 3.3] OBJETIVO
Prototipar as ideias novas selecionadas
FINALIDADE
Criar protótipos das ideias selecionadas na fase anterior.
ATIVIDADES
RESULTADOS
Criar, em grupo, um protótipo para cada uma das ideias selecionadas na fase anterior.
Protótipos. Apresentar e debater os protótipos criados, analisando a viabilidade das ideias prototipadas.
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Prototipagem [Etapa 3] Ensaio das ideias selecionadas [Fase 3.4] OBJETIVO
Escolher uma das ideias prototipadas para formular um projeto experimental de inovação
FINALIDADE
Escolher uma ideia para ser transformada num projeto experimental de inovação.
ATIVIDADES
RESULTADOS
Criar uma matriz de critérios para avaliação dos protótipos. Aplicar a matriz de avaliação dos protótipos. Escolher a ideia cujo protótipo obteve melhor avaliação.
Uma ideia inovadora.
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Processo de Cocriação em 4 Etapas
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Experimentação [Etapa 4]
A quarta etapa do processo de cocriação é constituída pela formulação de um projeto experimental de inovação. Esta etapa poderá dividir-se em três fases: 4.1 Formulação de um projeto experimental de inovação 4.2 Apresentação do projeto à gestão de topo da organização
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Experimentação [Etapa 4]
A quarta etapa do processo de cocriação é constituída pela formulação de um projeto experimental de inovação. Esta etapa poderá dividir-se em três fases: 4.3 Candidatar o projeto experimental de inovação ao SIIGeP
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Formulação de um projeto experimental de inovação [Fase 4.1]
A primeira fase (Fase 4.1) da Experimentação (Etapa 4) visa o seguinte: Transformar a ideia inovadora encontrada na etapa anterior num projeto experimental de inovação
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Apresentação do projeto à gestão de topo da organização [Fase 4.1]
A segunda fase (Fase 4.2) da Experimentação (Etapa 4) visa o seguinte: Apresentar o projeto experimental de inovação à gestão de topo da organização onde foi realizada a cocriação
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Candidatar o projeto experimental de inovação ao SIIGeP [Fase 4.1]
A terceira fase (Fase 4.3) da Experimentação (Etapa 4) visa o seguinte: Apresentar uma candidatura ao SIIGeP com o projeto experimental de inovação
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Mosaico da Etapa 4 ETAPA
4. Experimentação
FASE
OBJETIVOS
4.1. Formulação de um projeto experimental de inovação
Transformar a ideia inovadora encontrada na etapa anterior num projeto experimental de inovação
4.2. Apresentação do projeto à gestão de topo da organização
Apresentar o projeto experimental de inovação à gestão de topo da organização onde foi realizada a cocriação
4.3. Ensaio das ideias selecionadas
Apresentar uma candidatura ao SIIGeP com o projeto experimental de inovação
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Experimentação [Etapa 4] Transformar a ideia inovadora encontrada na etapa anterior num projeto experimental de inovação [Fase 4.1] OBJETIVO
Transformar a ideia inovadora encontrada na etapa anterior num projeto experimental de inovação
FINALIDADE
ATIVIDADES Consultar o guia “Candidate um Projeto Experimental de Inovação”
Formular um projeto experimental de inovação.
Preencher o formulário para as candidaturas de projetos experimentais de inovação (em formato ‘MS Word’)
RESULTADOS
Formulário dos projetos experimentais de inovação preenchido.
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Experimentação [Etapa 4] Apresentar o projeto experimental de inovação à gestão de topo da organização onde foi realizada a cocriação [Fase 4.2] OBJETIVO
Apresentar o projeto experimental de inovação à gestão de topo da organização onde foi realizada a cocriação
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
Validação do projeto experimental de inovação pela gestão de topo da organização.
Sessão de apresentação do projeto experimental de inovação à gestão de topo da organização.
Aprovação do projeto experimental de inovação através da assinatura da declaração prevista no SIIGeP.
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Experimentação [Etapa 4] Apresentar uma candidatura ao SIIGeP com o projeto experimental de inovação [Fase 4.3]
OBJETIVO
FINALIDADE
ATIVIDADES
RESULTADOS
Apresentar uma candidatura ao SIIGeP com o projeto experimental de inovação
Submissão da candidatura do projeto experimental de inovação através do formulário eletrónico no sítio do INA na Internet.
Preenchimento do formulário eletrónico por um elemento da equipa de cocriação com o apoio de uma elemento da equipa de inovação do INA.
Projeto experimental de inovação na plataforma no SIIGeP
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