SIIGeP Sistema de Incentivos à Inovação na Gestão Pública
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Guia de Orientação para a Realização do Dia Aberto à Inovação Lisboa, julho de 2020
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“Innovation doesn’t happen by accident (…) It results from a systematic and organized process of managed change, taking new ideas forward to successful reality.” John Bessant e Joe Tidd, Innovation and Entrepreneurship, Chichester, John Wiley & Sons, Ltd, 2007, p. 26.
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OBJETIVOS DO DIA ABERTO À INOVAÇÃO
Inovar em equipa, a partir de um desafio
Criar um protótipo de uma ideia inovadora
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Tempo
3 REGRAS PARA OS EXERCÍCIOS SEGUINTES
Participação
Reflexão
Revisão
Todos devem intervir nas discussões, na reflexão sobre as ideias, na revisão da redação das mesmas e na sua apresentação.
É necessário refletir sobre os temas e as ideias discutidas, antes de proceder a escolhas e seguir caminhos.
Escrever as ideias é fundamental. Mas é igualmente necessário rever as mesmas, depois de escritas..
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O QUE É O SISTEMA DE INCENTIVOS À INOVAÇÃO NA GESTÃO PÚBLICA (SIIGeP)? É uma iniciativa das áreas de governo da Presidência e Modernização Administrativa e das Finanças, estabelecida pela Portaria n.º 186/2018, de 27 de junho, no quadro dos incentivos à eficiência e à inovação na gestão pública, previstos na Lei do Orçamento de Estado para 2020 (Lei n.º 2/2020, de 31 março, artigo 24.º).
OBJETIVO DO SIIGeP | PROMOVER PRÁTICAS INOVADORAS NA GESTÃO PÚBLICA EM 3 DOMÍNIOS Valorização dos Recursos Humanos
Melhoria dos Ambientes de Trabalho
Desenvolvimento de Modelos de Gestão
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CONSTITUIR EQUIPAS O grupo de participantes é dividido em equipas de trabalho mais pequenas.
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SELECIONAR O ALVO Escolher o tipo de valor que pretendemos criar com a inovação é essencial na criação de novas soluções.
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10 MIN
ESCOLHA UM TEMA
1.º Cada participante escreve um tema concreto num documento onde considera necessário inovar na administração pública. 2.º A seguir, cada participante lê o tema que escreveu e o facilitador transcreve a lista de todos os temas. 3.º Uma vez lidos e afixados todos os temas, cada equipa escolhe um novo tema, a partir dos elementos mais comuns que encontre nessa lista.
Esta escolha deve ser feita através de um debate aberto com a participação de todos os membros da equipa. ►
Cada equipa irá trabalhar com o tema escolhido.
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METODOLOGIA | DIA ABERTO À INOVAÇÃO
PERCURSO EM 4 ETAPAS
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AS 4 ETAPAS DO DIA ABERTO À INOVAÇÃO Configurar o desafio da inovação
Problema
Detalhar o desafio da inovação
Criar formas inovadoras de resolver o problema
Cenário
Ideias
Criar o protótipo de uma ideia inovadora
Protótipo
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ETAPA 1 | PROBLEMA
CONFIGURAR O DESAFIO DA INOVAÇÃO
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ETAPA 1 Configurar um desafio da inovação
O QUE VAMOS FAZER? Identificar um desafio da inovação, dentro do tema escolhido na fase anterior, que represente um problema que a equipa pretenda solucionar.
Escrever esse desafio da inovação. Avaliar o desafio da inovação e, caso se justifique, reformular o mesmo.
Problema
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INGREDIENTES DO DESAFIO DA INOVAÇÃO O desafio da inovação:
O que queremos solucionar
Afirma, sem ambiguidade, aquilo que queremos solucionar com a inovação. Fornece pistas sobre quem vamos ouvir (peritos, utilizadores, partes interessadas, parceiros, etc.). Indica-nos que o que precisamos perguntar para aumentar o conhecimento sobre o desafio.
Quem vamos ouvir
O que vamos perguntar
Configuração do desafio da inovação
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CARACTERÍSTICAS DO DESAFIO DA INOVAÇÃO É concebido em termos humanos, não em função de uma tecnologia, de um produto ou da funcionalidade de um serviço. Pense que as organizações são as pessoas, em primeiro lugar! É abrangente o suficiente para que possam ser descobertas novas áreas. Aposte na interseção do conhecimento de áreas diferentes! É específico o suficiente para que possa ser gerido. Não configura ideias vagas, abstratas, com receio de deixar algumas coisas de fora, porque se o fizer não incluirá nada concreto!
Está focado nas necessidades das pessoas. Pense nas necessidades reais das pessoas que conhece! Começa com um verbo de ação ou constitui uma pergunta. Configure algo para fazer!
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7 MIN
CONFIGURAR O DESAFIO DA INOVAÇÃO
A partir do tema que escolheu na fase prévia, cada equipa vai escrever o desafio da inovação que irá tentar solucionar com ideias novas. O desafio da inovação deve ser escrito a partir de um problema real com ligação direta ao tema que a equipa escolheu anteriormente. No final, cada equipa deve ler o desafio em voz alta e melhorar a sua redação quando essa versão não for convincente.
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ETAPA 2 | CENÁRIO
DETALHAR O DESAFIO DA INOVAÇÃO
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ETAPA 2 Detalhar o desafio da inovação
Cenário
O QUE VAMOS FAZER? 1. Identificar a causa na raiz do problema, utilizando a ferramenta ‘5 Porquês’. 2. Avaliar o impacto do problema, elaborando a Árvore dos Problemas. 3. Encontrar motivação e apoio para resolver o problema, identificando e analisando o papel e o interesse das partes interessadas no desafio da inovação.
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3 PASSOS PARA COMPREENDER O DESAFIO DA INOVAÇÃO
1.º
2.º
3.º
Encontrar a causa na raiz do problema
Avaliar o impacto do problema
Identificar quem pode ajudar a resolver o problema
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3 PASSOS PARA COMPREENDER O DESAFIO DA INOVAÇÃO
1.º Encontrar a causa na raiz do problema
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REGRAS PARA UMA BOA UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA DOS 5 PORQUÊS
Aprofundar a mesma resposta
Debater as respostas
Saber terminar os porquês
Trata-se de obter uma única resposta, que vai sendo aprofundada à medida que é perguntado ‘Porquê?’.
Cada resposta deve ser debatida por todos os membros da equipa antes de se tornar definitiva à pergunta do respetivo ‘Porquê?’
O número de 5 perguntas (Porquê?) é apenas uma referência.
O objetivo é a profundidade da compreensão da causa na raiz do problema. Não se trata de obter cinco respostas diferentes.
A equipa pode chegar à causa na raiz do problema com menos ou mais perguntas. Termina quando já não for lógico continuar a fazer a pergunta.
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FERRAMENTA DOS 5 PORQUÊS
Porquê?
Ação
Porquê?
Porquê?
Descrição do problema
Porquê? Porquê? Causa na raiz do problema
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30 MIN
ENCONTRAR A CAUSA NA RAIZ DO PROBLEMA (1.º)
Utilize a ferramenta dos 5 Porquês para encontrar a verdadeira causa na raiz do problema. Deve partir da descrição precisa do problema (desafio da inovação).
Em seguida, os membros da equipa devem responder a uma sequência de 5 perguntas partindo da declaração anterior sobre o problema e sobre as respostas que forem dadas, sucessivamente, gerindo uma análise aprofundada das respostas dadas em cada fase (Porquê?). A causa na raiz do problema é o verdadeiro problema!
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3 PASSOS PARA COMPREENDER O DESAFIO DA INOVAÇÃO
2.1 Desenhar a Árvore do Problema 2.º Avaliar o impacto do problema
2.1 Desenhar a Árvore das Soluções
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30 MIN
DESENHAR A ÁRVORE DO PROBLEMA
Uma forma de conhecer a extensão do impacto de um problema é elaborar a Árvore dos Problemas, que fornece uma visão geral de todas as causas e efeitos conhecidos para um determinado problema. PASSO1. Escreva o problema no meio de um documento (sem ‘e’… o que equivaleria a outro problema). Qual é o problema? PASSO 2. Acima deste problema, escreva outros problemas, que são os efeitos ou consequências do primeiro. Quais são as consequências?
PASSO 3. Abaixo do problema central escreva as causas, as razões que levam à sua existência, ou seja, aquilo que forma as raízes da árvore. Quais são as causas?
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CONSEQUÊNCIAS
2
1
30 MIN
ELABORAR A ÁRVORE DOS PROBLEMAS (EXEMPLO)
Dificuldade em organizar o trabalho Desconfiança entre os trabalhadores
Ineficiência dos projetos Trabalho atrasado
Elevado número de trabalhadores ausentes
Falta de confiança
Desmotivação
3 CAUSAS
Falta de organização
Falta de mecanismos de controlo
Falta de compromisso
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3 PASSOS PARA COMPREENDER O DESAFIO DA INOVAÇÃO
3.º Identificar quem pode ajudar a resolver o problema
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15 MIN
QUEM PODE AJUDAR A RESOLVER O PROBLEMA
Identifique e analise o papel e o interesse das partes interessadas (internas e externas) no desafio da inovação e conheça o seu papel nas implicações do mesmo. É importante entender as suas necessidades, experiências e expetativas, como parte da compreensão da forma de resolução do problema. Utilize a Matriz de Partes Interessadas disponibilizada para:
Identificar quem são as partes interessadas Porque razão querem o problema resolvido O que significa ‘resolvido’ para eles As suas necessidades (o que pretendem de nós) As nossas necessidades (o que precisamos da parte deles)
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ETAPA 3 | IDEIAS CRIAR FORMAS INOVADORAS DE RESOLVER O PROBLEMA
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ETAPA 3 Criar e formas inovadoras de resolver o problema
O QUE VAMOS FAZER? 1. Produzir ideias novas para testar novas soluções a partir de um desafio criativo. 2. Listar e agregar as ideias em famílias que permitam a criação de novas ideias. 3. Selecionar uma ideia a partir das ideias produzidas no ponto anterior. 4. Prototipar a ideia selecionada para testar a viabilidade de uma nova solução.
Ideias
5. Apresentar o protótipo aos participantes e anotar as melhorias possíveis.
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COMO TER IDEIAS Pesquise sobre o problema e aprofunde o conhecimento sobre o mesmo.
Transforme os problemas reais por detrás do problema em desafios criativos que inspirem a produção de ideias.
Pesquisar sobre o problema
Formular desafios criativos
Produza muitas ideias, organize-as em famílias de ideias, estabeleça critérios de avaliação e selecione.
Construa um ou mais protótipos das ideias selecionados para avaliar a sua pertinência.
Produzir ideias
Construir protótipos
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15 MIN
PESQUISAR SOBRE O PROBLEMA
Cada membro da equipa deve pesquisar sobre o problema e aprofundar o conhecimento que possui sobre o mesmo. Cada pessoa deve escrever aquilo que sabe de memória e possa ser importante para solucionar o problema e fazer uma pesquisa na Internet para tentar obter dados sobre o problema, tomando nota do que achar relevante. No final, os membros da equipa devem partilhar entre si o que escreveram.
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5 MIN
FORMULAR DESAFIOS CRIATIVOS
Transforme os problemas reais por detrás do problema que pretende resolver em desafios criativos que inspirem a produção de ideias. Um desafio criativo é uma questão simples que serve para incentivar sugestões ou ideias. Normalmente começam da seguinte forma: De que maneira poderia…?
Como poderia…?
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REGRAS PARA UMA BOA PRODUÇÃO DE IDEIAS
Uma ideia por post-it
Raciocínio criativo
Sem críticas
É importante escrever apenas uma ideia por post-it (se manuscrito, fazê-lo com uma letra que possa ser legível pelos restantes membros da equipa).
Utilize o raciocínio criativo, ou seja, faça associações entre ideias e factos sem uma relação prévia. Anote todas as ideias que lhe vierem à mente, escreva tudo, sem exceções.
É normal que além leia as ideias de outras pessoas ou ouça alguma reflexão em voz alta. Mas ninguém deve criticar as ideias de outra pessoa, seja de forma explícita ou outra.
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10 MIN
PRODUZIR IDEIAS
Utilizando um bloco de post-it ou a aplicação de post-it, cada elemento deve focar-se num único desafio criativo (entre os vários que a equipa tenha escrito) e, durante 10 minutos, produzir, pelo menos, 15 ideias (que podem ou não resolver o desafio), escrevendo cada ideia num post-it diferente.
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10 MIN
LISTAR AS IDEIAS PRODUZIDAS
Depois de ter atingido o limite de tempo, a equipa deve elaborar uma lista que inclua as ideias todas. É aconselhável que o faça colocando os post-it numa apresentação digital, numa parede, num quadro ou numa folha de papel de dimensão adequada. Em seguida, o(a) facilitador(a) questiona todos os membros da equipa sobre novas ideias que possam ter. Algumas pessoas poderão ficar inspiradas pelas ideias dos outros e desejar adicionar mais ideias à lista.
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10 MIN
MISTURAR AS IDEIAS PRODUZIDAS
Depois de todas as ideias estarem listadas, estas devem ser revistas, relacionadas e combinadas para formarem famílias de ideias. Não se trata de dar títulos a essas famílias de ideias ou escrever um tópico para identificar esses grupos. O objetivo é produzir uma grande ideia que resulte dessa junção, procedendo assim para cada uma das equipas.
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10 MIN
AVALIAR AS IDEIAS PRODUZIDAS E SELECIONAR UMA IDEIA
Defina os critérios que utilizará para avaliar as ideias, por exemplo a partir das seguintes 3 questões: Existem limitações orçamentais, de tempo ou outras restrições que afetarão a implementação das ideias? O que pretende ver realizado com as ideias? O que gostaria de evitar ao implementar as ideias?
Avalie as “grandes ideias” produzidas no exercício anterior com esses critérios e selecione uma ideia.
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3 PASSOS PARA COMPREENDER O DESAFIO DA INOVAÇÃO
2.1 Desenhar a Árvore do Problema 2.º Avaliar o impacto do problema
2.1 Desenhar a Árvore das Soluções
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REGRAS PARA UMA BOA UTILIZAÇÃO DA ÁRVORE DAS SOLUÇÕES
Uma solução vale mais do que muitas
Mapa de resultados possíveis
Benefícios e solução
A solução para o problema pode não ser alcançada pela resolução de cada uma das causas da árvore dos problemas. Uma solução inovadora pode causar mais impacto do que a mera resposta às causas.
A árvore das soluções é o mapa dos possíveis resultados. O objetivo é identificar alternativas que contribuem para a melhoria da situação originada pelo problema.
A árvore das soluções resulta da identificação dos benefícios que atenuam as consequências do problema e de uma solução que concorre para eliminar as causas do problema.
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30 MIN
CONSEQUÊNCIAS
2
Benefícios atenuam as consequências do problema
1
ELABORAR A ÁRVORE DAS SOLUÇÕES (EXEMPLO) Dificuldade em organizar o trabalho
Ineficiência dos projetos
Desconfiança entre os trabalhadores
Trabalho atrasado
Elevado número de trabalhadores ausentes Falta de confiança
Desmotivação
3 Falta de organização
CAUSAS
4
BENEFÍCIOS
Falta de mecanismos de controlo
Falta de compromisso
A solução concorre para as causas do problema
Promover a capacitação em organização do trabalho e do tempo Aumento de presenças
Trabalho em dia
Projetos eficientes
5
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15 MIN
ELABORAR A ÁRVORE DAS SOLUÇÕES
Uma forma de conhecer a extensão do impacto de um problema é elaborar a Árvore dos Problemas, que proporciona uma visão geral de todas as causas e efeitos conhecidos para um determinado problema identificado. PASSO 4. Procure e escreva uma solução inovadora pode cause impacto nas generalidade das causas do problema. Qual é solução? PASSO 5. Identifiquem os benefícios que atenuam as consequências do problema. Quais são os benefícios?
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ETAPA 4 | PROTÓTIPOS CRIAR PROTÓTIPOS DE UMA IDEIA INOVADORA
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PROTÓTIPOS Um protótipo é um esboço formal ou funcional de uma ideia. Permite avaliar a pertinência da ideia e ajustar a sua configuração para melhorar o desenho da solução que se pretende testar. O protótipo é a primeira concretização de uma ideia. Os protótipos são, em regra, protótipos de forma que servem para concetualizar, clarificar e comunicar a ideia, mais do que testar a mesma (neste caso, utilizam-se protótipos de uso).
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TIPOS DE PROTÓTIPOS Esquema É uma figura que oferece uma representação simplificada e funcional de um objeto ou de um processo.
Representação de papéis (role player) É útil quando a ideia assenta em interações entre pessoas.
Permite concetualizar e visualizar facilmente uma ideia.
Por exemplo, no caso de um serviço ou uma profissão, para colocar questões.
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TIPOS DE PROTÓTIPOS Esboço sequencial (storyboard) Permite contar uma história através de uma sequência de imagens acompanhadas de um texto explicativo, mas resumido (inspirada no cinema).
Máquete É uma representação tridimensional e simplificada de uma ideia. Permite representar espacialmente a ideia e evidenciar os seus aspetos físicos.
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TIPOS DE PROTÓTIPOS Apresentação oral(pitch) Consiste numa apresentação oral, curta e concisa de um projeto destinada a evidenciar o valor do mesmo perante um superior hierárquico ou um parceiro.
Outro ?
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45 MIN
CONSTRUIR PROTÓTIPOS
Crie um protótipo para uma ou duas das ideias selecionadas, escolhendo o tempo de protótipo que considera mais adequada para clarificar e comunicar essa(a) ideia(s). Apresente o protótipo aos restantes participantes e anote as críticas apontadas para poder melhorar a ideia. Transforme esse protótipo melhorado num projeto experimental de inovação e apresente-o ao SIIGeP, utilizando o guia Candidate um Projeto Experimental de Inovação.
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Candidate um Projeto Experimental de Inovação Transforme o protótipo melhorado num projeto experimental de inovação e apresente-o ao SIIGeP, utilizando o guia Candidate um Projeto Experimental de Inovação.