PROGRAMA DE MENTORIA PARA A INOVAÇÃO E LIDERANÇA GUIA DE ORIENTAÇÃO
Lisboa, julho de 2020
ÍNDICE ENQUADRAMENTO ............................................................................................................. 2 CONCEITOS-CHAVE............................................................................................................ 2 OBJETIVOS .......................................................................................................................... 3 Mentoria para a inovação ...................................................................................................... 3 Mentoria para a liderança ...................................................................................................... 4 PRINCÍPIOS DO PROGRAMA DE MENTORIA .................................................................... 4 VANTAGENS DO PROGRAMA DE MENTORIA ................................................................... 4 Vantagens para os mentorados ............................................................................................. 4 Vantagens para os mentores................................................................................................. 5 Vantagens para as entidades públicas .................................................................................. 5 RESPONSABILIDADES DOS INTERVENIENTES ................................................................ 6 Responsabilidades do mentorado ......................................................................................... 6 Responsabilidades do mentor ............................................................................................... 7 Responsabilidades da entidade gestora do programa ........................................................... 7 GESTÃO DO PROGRAMA DE MENTORIA .......................................................................... 8 Etapa 1. Constituição da Bolsa de Mentores ......................................................................... 8 Etapa 2. Capacitação de mentores ........................................................................................ 9 Etapa 3. Avaliação das necessidades de mentoria ................................................................ 9 Etapa 4. Criação dos pares mentor-mentorado ....................................................................10 Etapa 5. Realização das sessões de mentoria .....................................................................10 Etapa 6. Monitorização e avaliação ......................................................................................11 ELEMENTOS DO PROCESSO DE MENTORIA ..................................................................11 1) Acordo de Mentoria ..........................................................................................................12 2) Plano de Ação da Mentoria ..............................................................................................12 3) Plano Individual de Desenvolvimento ...............................................................................12 4) Plano de Monitorização e Avaliação .................................................................................12 INSTRUMENTOS DE APOIO À GESTÃO DO PROGRAMA DE MENTORIA.......................13 Ferramentas de apoio à operacionalização do programa .....................................................13 Ferramentas de apoio ao trabalho dos mentores..................................................................13
Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança
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ENQUADRAMENTO A mentoria é um processo de formação e desenvolvimento individual, que se baseia no relacionamento entre duas pessoas: o mentor e o mentorado. É um processo focado no desenvolvimento das capacidades pessoais e profissionais do mentorado e na maximização do seu potencial, numa determinada função. Nesta relação, o mentor, fazendo uso das suas características pessoais e, sobretudo, da sua experiência profissional, fornece ao mentorado a orientação e o apoio na construção de ideias, na resolução de problemas, na abordagem a novos desafios, no contacto com outras experiências de aprendizagem e ainda no estabelecimento de ligações com pessoas que possam contribuir para a construção de uma rede de contactos por parte do mentorado. A mentoria, em geral, tem um papel importante na aceleração do empreendedorismo, da liderança e da criatividade nos processos de inovação. Embora sem influência direta na carreira do mentorado, o mentor pode criar condições adequadas à promoção do crescimento profissional do mentorado, através do desenvolvimento das suas competências. O Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança descrito neste guia encontra o seu enquadramento no Sistema de Incentivos à Inovação na Gestão Pública (SIIGeP), estabelecido pela Portaria n.º 186/2018, de 27 de junho, onde se prevê, no n.º 1 do artigo 3.º, a criação de outros incentivos de aprendizagem que reforcem as competências de inovação, além das ações de formação profissional. Também se enquadra na missão do INA, designadamente no papel que lhe é atribuído na capacitação dos dirigentes da administração pública e na promoção da inovação na gestão pública, que hoje se concretiza através do Centro de Desenvolvimento de Liderança e da Direção de Serviços de Promoção da Inovação na Gestão (DSPIG).
CONCEITOS-CHAVE Entidade Gestora - A estrutura responsável pela execução, monitorização e avaliação do programa, incluindo a disponibilização de informação, ferramentas de apoio e capacitação dos mentores. O INA é a entidade gestora do Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança, através da Equipa de Inovação do SIIGeP. Mentor - Profissional experiente, com conhecimento alargado nas áreas da inovação ou da liderança (ou em ambas), com um trajeto profissional bem-sucedido em termos de realizações, que atua como modelo, ajuda, apoia, aconselha e orienta o mentorado na prossecução de objetivos mutuamente definidos. Com base numa relação assente na confiança, promove experiências diversificadas de reflexão e aprendizagem, analisa problemas, desafios e cursos de ação, proporciona feedback, dinamiza contactos e redes
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relacionais e incentiva a procura contínua de crescimento pessoal e profissional do mentorado. Mentorado - Trabalhador ou dirigente, em cargo de direção intermédia ou direção superior na administração pública, que beneficia de um processo de mentoria com vista à sua capacitação em competências de inovação ou de liderança e à realização máxima do seu potencial nestes domínios. Essa capacitação suporta-se numa relação com um profissional experiente (mentor), selecionado em função dos objetivos do programa e das características dos participantes. Mentoria - Um processo de apoio e orientação, facilitador da aquisição de conhecimentos e da melhoria das capacidades individuais, baseado numa relação estabelecida entre duas pessoas, designadas por mentor e mentorado. Este processo contribui para a melhoria do desenvolvimento pessoal e profissional do mentorado, incluindo o seu desempenho e a sua trajetória profissional. Programa de mentoria - Conjunto de atividades estruturadas que envolvem a seleção e preparação de mentores e mentorados, a capacitação de mentores, a realização de reuniões ou de sessões de mentoria em inovação e liderança, a monitorização e avaliação do processo e dos seus resultados.
OBJETIVOS Pretende-se com o Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança fazer convergir a experiência, o conhecimento e a capacidade de o transmitir, oriundos de dentro e fora do setor público, junto de mentorados, num processo de capacitação e desenvolvimento pessoal e profissional. Este processo é baseado numa relação de mentoria que liga profissionais experientes, de diferentes setores de atividade, a trabalhadores e dirigentes da administração pública, com vista à aquisição de conhecimentos e ao reforço das capacidades individuais. Os objetivos deste programa são prosseguidos através de duas linhas de atuação: a mentoria para a promoção da inovação e a mentoria para o desenvolvimento da liderança nos dirigentes da administração pública.
Mentoria para a inovação Visa desenvolver competências de gestão da inovação nos trabalhadores e dirigentes da administração pública, designadamente naqueles que estejam envolvidos em projetos inovadores, nomeadamente, na conceção, execução e avaliação de projetos experimentais de inovação desenvolvidos no âmbito do SIIGeP.
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Mentoria para a liderança Visa criar condições para elevar os níveis de competências de liderança nos dirigentes da administração pública, sobretudo nos mais jovens, ajudando a construir uma liderança do futuro, capaz de aproveitar o potencial do capital humano da administração pública, para prestar melhores serviços públicos e apoiar a execução das políticas públicas.
PRINCÍPIOS DO PROGRAMA DE MENTORIA O Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança é conduzido segundo princípios que respeitam os valores do serviço e potenciam os objetivos do programa. Estes princípios, assentes na ética, vinculam os participantes no programa e orientam a sua atuação no decurso das relações de mentoria que venham as ser estabelecidas:
Princípio da Confiança - A confiança deve ser a base da relação entre o mentor e o mentorado, em que é permanente o respeito mútuo;
Princípio da Confidencialidade - A confidencialidade determina que os assuntos discutidos nas relações de mentoria sejam reservados e permaneçam apenas na esfera de conhecimento das duas pessoas envolvidas;
Princípio do Compromisso - Os participantes no programa assumem o compromisso de dedicar tempo e esforço a este processo;
Princípio da Orientação para Resultados - Os participantes no programa têm como propósito alcançar os objetivos e os resultados especificados no acordo de mentoria;
Princípio do Alinhamento com o Serviço Público - Os objetivos do programa de mentoria devem ter sempre em conta o valor acrescentado para o serviço público.
VANTAGENS DO PROGRAMA DE MENTORIA O Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança, beneficia, de forma direta, as principais partes envolvidas, ou seja, os mentorados, os mentores e a administração pública.
Vantagens para os mentorados As principais vantagens para os mentores são:
Aquisição e reforço de novas competências;
Melhoria da perceção do nível de domínio das competências;
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Realização de ações de autodesenvolvimento;
Contacto com novos modelos de atuação;
Reforço da rede de contactos;
Melhoria do desempenho;
Manifestação do potencial individual;
Preparação para novos desafios profissionais.
Vantagens para os mentores As principais vantagens para os mentores são:
Oportunidade de partilhar os seus conhecimentos e a sua experiência pessoal com um público interessado;
Treinar e melhorar as suas próprias competências de mentor;
Reforçar o seu estilo de liderança pessoal através do desenvolvimento de competências nos outros;
Adquirir conhecimento intergeracional, de diferentes profissionais e de diferentes setores de atividade.
Vantagens para as entidades públicas As principais vantagens para as entidades públicas são:
Elevar o grau de envolvimento das pessoas com a respetiva entidade e com o seu trabalho, através da aplicação de novas aprendizagens e competências;
Reforçar a capacitação dos seus trabalhadores e dirigentes;
Promover a gestão do intergeracional;
Melhorar os resultados organizacionais;
Reforçar a capacidade de retenção de trabalhadores.
conhecimento
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e a
transferência
de
conhecimento
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RESPONSABILIDADES DOS INTERVENIENTES O mentor e o mentorado partilham responsabilidades. O sucesso do programa é determinado pelo investimento que ambos realizam em cada sessão de mentoria. Por isso, é muito importante clarificar as expetativas que trazem para o processo e o acordo que estabelecem sobre a forma como o mesmo se vai desenrolar. A preparação do plano de ação, a calendarização das sessões, a definição dos objetivos e da agenda para cada sessão, a comunicação direta, com feedback específico, o respeito pelos tempos e ritmos de ambos e a avaliação do progresso, são fatores críticos de sucesso do programa. Mas, para além destas responsabilidades partilhadas, os participantes têm ainda responsabilidades individuais.
Responsabilidades do mentorado As responsabilidades individuais do mentorado são:
Orientar a sua ação de acordo com os princípios do programa;
Compreender que o desenvolvimento é um processo individual de construção, ativo e contínuo;
Assumir a responsabilidade pelo seu próprio desenvolvimento pessoal e profissional, investindo no programa e nas correspondentes ações;
Identificar as necessidades concretas e as oportunidades de aquisição e reforço de competências;
Participar ativamente na definição e implementação de ações orientadas ao seu desenvolvimento;
Pensar em soluções e investir na sua concretização;
Demonstrar recetividade ao feedback e orientação proporcionados pelo mentor (não são elementos prescritivos);
Rentabilizar as aprendizagens proporcionadas pelo mentor e pelo programa;
Manter a relação nos limites éticos e de profissionalismo;
Submeter as questões de conflito ético ou profissional que possam emergir à entidade gestora do programa.
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Responsabilidades do mentor As responsabilidades individuais do mentor são:
Orientar a sua ação de acordo com os princípios do programa, de forma independente e imparcial;
Apoiar o mentorado desenvolvimento;
Escutar o mentorado, proporcionando-lhe informação e orientação;
Propor experiências de reflexão e aprendizagem;
Referenciar contactos e redes relevantes ao processo de desenvolvimento a que se refere o programa;
Fornecer feedback e orientar a ação, não se substituindo ao mentorado, mantendo a noção de que é aquele quem decide o que efetivamente vai realizar;
Orientar o mentorado para o autoconhecimento e desenvolvimento de competências críticas para lidar com os atuais e futuros desafios de inovação ou de liderança;
Manter a relação nos limites éticos e de profissionalismo estrito;
Submeter as questões de conflito ético ou profissional que possam emergir à entidade gestora do programa.
na
definição
e
priorização
realista
de
objetivos
de
Responsabilidades da entidade gestora do programa As responsabilidades da entidade gestora do programa são:
Criar a Bolsa de Mentores;
Construir uma base de candidaturas de mentorados;
Estabelecer propostas de pares “mentor-mentorado”;
Fornecer a capacitação e as ferramentas de apoio à mentoria;
Acompanhar os processos de mentoria;
Elaborar informações e relatórios sobre a mudança de mentores ou de mentorados, de termo de processos, entre outros aspetos;
Avaliar o programa e preparar propostas;
Introduzir melhorias no programa.
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GESTÃO DO PROGRAMA DE MENTORIA O modelo de gestão do Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança, compreende seis etapas.
Etapa 1. Constituição da Bolsa de Mentores A Bolsa de Mentores é constituída por pessoas oriundas da administração pública, das universidades, do setor não-governamental e do setor privado, que manifestem disponibilidade para participar de forma voluntária e não remunerada no programa, na qualidade de mentores, assumindo os compromissos que daí resultam. Os requisitos para o exercício do papel de mentor são os seguintes: 1) Conhecimento da organização administrativa do Estado e dos instrumentos de gestão pública; 2) Experiência superior a dez anos na área de candidatura (inovação ou liderança); 3) Experiência de trabalho com o setor público; 4) Desempenho de funções de direção, no caso da mentoria em liderança, ou de gestão de projetos de inovação, no caso da mentoria em inovação; 5) Apresentar a sua candidatura através de um formulário eletrónico na página do INA na Internet, no espaço do Centro de Desenvolvimento de Liderança (Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança); 6) Comparecer numa entrevista de seleção; 7) Frequentar uma ação de capacitação inicial sobre o Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança. A candidatura deve conter os seguintes dados e informações:
Identificação e informação pessoal do candidato;
Informação sobre a formação académica;
Informação sobre a atividade profissional desenvolvida (setores de atividade, áreas de especialização, papéis desempenhados, responsabilidades assumidas e resultados alcançados);
Identificação das áreas específicas onde pretende participar como mentor, dentro das áreas da inovação e da liderança;
Dados sobre experiência na área de mentoria a que se propõe;
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Explicitação da motivação para participar no programa;
Indicação da disponibilidade temporal para participar no programa;
Apresentação do Curriculum Vitæ.
Após a submissão da candidatura é feita a instrução do processo que inclui a realização de uma entrevista individual de seleção e a elaboração de parecer da entidade gestora do programa que define a sua elegibilidade de acordo com critérios estabelecidos.
Etapa 2. Capacitação de mentores No âmbito do programa de mentoria são proporcionadas ações de capacitação de modo a garantir que os mentores dispõem de ferramentas para investir no desenvolvimento dos mentorados. As ações consistem em capacitação inicial e de desenvolvimento, com base em temas relevantes para o programa. A capacitação inicial tem a duração de 14 horas e contempla os seguintes temas: 1) Informação sobre o Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança, os seus objetivos, o modelo de gestão, os papéis e as responsabilidades dos intervenientes; 2) Gestão da relação de mentoria, designadamente o acordo de mentoria e o plano de ação; 3) Técnicas aplicadas à mentoria, designadamente, o autodiagnóstico, o diagnóstico de perfil e necessidades do mentorado, a gestão das emoções e das relações interpessoais, a resolução de problemas, a gestão de expetativas e as técnicas de feedback. A capacitação de desenvolvimento consiste na realização de oficinas de trabalho temáticas com os mentores. A avaliação de necessidades, decorrente do acompanhamento do programa, apoiará a seleção dos temas desta formação.
Etapa 3. Avaliação das necessidades de mentoria O programa de mentoria tem como destinatários os trabalhadores e dirigentes, em cargos de direção intermédia e superior, de entidades da administração pública central, direta e indireta e da administração local. A mentoria para a inovação destina-se a trabalhadores e dirigentes responsáveis pela gestão de projetos de inovação. A mentoria para a liderança destina-se a titulares de cargos de direção intermédia e de direção superior. Os trabalhadores e dirigentes da administração pública interessados no programa de mentoria podem candidatar-se ao mesmo, na qualidade de mentorados, através do
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preenchimento de um formulário eletrónico. Nesse registo é incluída informação sobre as necessidades de desenvolvimento identificadas pelos próprios. A seleção dos candidatos a mentorados é efetuada através dos seguintes critérios de elegibilidade:
Ser trabalhador numa entidade da administração pública central, direta ou indireta, ou numa entidade da administração local;
Ser dirigente em cargo de direção intermédia ou de direção superior numa entidade da administração pública central, direta ou indireta, ou numa entidade da administração pública local (mentoria para a liderança);
Ter responsabilidades na gestão de projetos de inovação (mentoria para a inovação);
Evidenciar a motivação adequada para participar no programa de mentoria;
Declarar a disponibilidade de tempo para realizar sessões de mentoria e para desenvolver o trabalho daí resultante;
Ter autorização do dirigente máximo da entidade pública a cujo mapa de pessoal pertence (após a seleção para o programa);
Ter identificado na candidatura à mentoria, as necessidades específicas de desenvolvimento de competências;
Ter identificado a área do programa de mentoria à qual se candidata (inovação ou liderança).
Etapa 4. Criação dos pares mentor-mentorado Os pares “mentor-mentorado” são estabelecidos em função da experiência, das competências do mentor e das características e necessidades de desenvolvimento manifestadas pelo mentorado. A atribuição de mentores a mentorados é efetuada pela entidade gestora do programa, considerando a informação disponível sobre os participantes, em concreto, as características dos mentores e dos mentorados, as necessidades de desenvolvimento identificadas, as compatibilidades de natureza prática, de proximidade e disponibilidade temporal e o parecer emitido previamente.
Etapa 5. Realização das sessões de mentoria Uma relação de mentoria tem uma duração mínima de três meses e máxima de seis meses. A definição da frequência da interação é estabelecida através de um acordo entre mentor e
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mentorado (Acordo de Mentoria). Recomenda-se, contudo, que sejam realizadas sessões com uma periodicidade quinzenal. Em média, uma sessão de mentoria terá uma duração mínima de uma hora, incluindo a análise dos objetivos e dos resultados do que foi fixado na sessão anterior, e a definição de objetivos para a próxima sessão de mentoria. É recomendável que se defina o trabalho a realizar entre sessões, por forma a orientar e a dinamizar a aquisição de conhecimentos e a realizar as práticas de desenvolvimento de capacidades.
Etapa 6. Monitorização e avaliação A monitorização do programa de mentoria é efetuada pela entidade gestora, que mantém contactos com cada par “mentor-mentorado”, acompanhando o progresso da mentoria, em função do previsto e disponibilizando apoio à sua concretização. A avaliação envolve o mentor, o mentorado e a entidade gestora do programa, podendo ser consideradas outras partes interessadas, em função da especificidade do processo. A avaliação é inicial, intercalar e final. Esta avaliação tem os seguintes objetivos para cada uma das partes envolvidas: 1) A avaliação confidencial que é disponibilizada ao mentorado tem a finalidade de orientar o seu desenvolvimento e de capitalizar a experiência, com aplicação pessoal e profissional das suas competências potenciadas ou reforçadas; 2) A informação disponibilizada ao mentor visa apoiar a melhoria das competências de mentoria e de promoção do desenvolvimento de outros (em contexto organizacional ou noutro); 3) A identificação de oportunidades de melhoria do programa, por parte da entidade gestora, através do aproveitamento de sugestões relevantes e, no seu todo, de elevação do nível de maturidade e de efetividade do programa.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE MENTORIA Os elementos estruturantes do processo de mentoria são (1) o acordo de mentoria, (2) o plano de ação da mentoria, (3) o plano individual de desenvolvimento, e (4) o sistema de monitorização e avaliação das metas acordadas.
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1) Acordo de Mentoria É importante celebrar um acordo claro que oriente a relação entre o mentor e o mentorado. A base da relação de trabalho, sob os princípios fundamentais do programa, é efetuada entre as partes que a definem e estabelecem tendo em conta os seguintes elementos:
a) A descrição dos objetivos da mentoria, ou seja, aquilo que o mentorado pretende aprender e as capacidades que deseja desenvolver; b) O tempo de duração, a modalidade (presencial ou à distância) e o número de sessões a realizar; c) O local onde decorrerão as sessões presenciais e a sua frequência; d) A forma de avaliação do processo de mentoria; e) A explicitação das condições em que o processo pode ser interrompido ou terminado.
2) Plano de Ação da Mentoria O plano de ação inclui a programação das datas, as horas e duração das sessões, bem como os objetivos para cada sessão ou conjunto de sessões.
3) Plano Individual de Desenvolvimento O plano individual de desenvolvimento descreve, de forma detalhada, os objetivos de desenvolvimento do mentorado, as áreas ou competências a desenvolver e as ações a realizar com vista a alcançar os objetivos definidos e os resultados obtidos.
4) Plano de Monitorização e Avaliação O progresso da mentoria é avaliado em momentos definidos no Acordo de Mentoria. Esta atividade deve ajudar a manter o par “mentor-mentorado” atento aos objetivos do processo, a rever o plano de ação e o plano individual de desenvolvimento, quando necessário, e a ajustar as respetivas ações.
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INSTRUMENTOS DE APOIO À GESTÃO DO PROGRAMA DE MENTORIA A entidade gestora do Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança é responsável pelo desenho das ferramentas e dos processos de suporte à operacionalização do programa e ao desenvolvimento do trabalho dos mentores e dos mentorados.
Ferramentas de apoio à operacionalização do programa As ferramentas de apoio à operacionalização do programa são as seguintes:
Guia de Orientação do Programa de Mentoria para a Inovação e Liderança;
Formulário de candidatura à Bolsa de Mentores;
Formulário de candidatura a apoio de mentoria, por parte dos interessados em participar na qualidade de mentorados;
Formulário de avaliação do programa de mentoria, por parte do mentor, do mentorado, da entidade pública à qual pertence o mentorado e da entidade gestora do programa.
Ferramentas de apoio ao trabalho dos mentores As ferramentas de apoio ao trabalho dos mentores são as seguintes:
Programa de Capacitação de Mentores, constituído por capacitação inicial e capacitação de desenvolvimento;
Modelo de acordo de mentoria entre o mentor e o mentorado;
Modelo de plano de ação de mentoria, que inclui propostas-tipo do plano individual de desenvolvimento, da programação das sessões de mentoria e do registo dessas mesmas sessões. FIM DO DOCUMENTO
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