Outsourcing – Kosten senken, Kerngeschäft stärken by in|pact media GmbH

März 2014

Auch als APP für Smartphones & Tablets

outsourcing Kosten senken – Kerngeschäft stärken

Modell mit Zukunft Fokus Europa Seite 3

Cloud Computing Chancen für IT Seite 8

Dokumente Optimale Verwaltung Seite 10

»Outsourcing« ist eine unabhängige Publikation des in|pact media Verlags und liegt der Gesamtauflage des Handelsblatts bei.

GRUSSWORT

in|pact media Verlag

Liebe Leserinnen, liebe Leser, das Thema Outsourcing war auf der einen Seite immer schon ein Thema vor allem der großen Unternehmen, die ihre Organisation verschlanken wollten und dafür Dienstleister beauftragt haben. Anstelle eigener Mitarbeiter übernehmen externe Dienstleister Unternehmensaufgaben wie die Betreuung von IT-Lösungen und die Übernahme von Serviceleistungen. Das spart auf den ersten Blick Personalkosten, ist flexibel in der Handhabung und verbindet damit klare Verantwortungsbereiche. Auf der anderen Seite merken immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen, dass man von den „Großen“ lernen kann. Marc S. Tenbieg Geschäftsführender Auf der Anbieterseite wurde dieses Signal schon lange erkannt, und spätestens mit Vorstand, Deutscher Mittelstands-Bund (DMB) dem Begriff des Cloud-Computings entstand eine unglaublich große Anzahl konkreter Angebote. Hier stehen Datenschutz und Datensicherheit mehr denn je im Fokus der Betrachtung. Denn nicht alles, was gut aussieht, trendy und kostengünstig ist, muss auch sicher sein. Wie sieht es mit den Haftungsrisiken aus? Und wie weit möchte man Kundendaten, Vertriebsinformationen oder andere erfolgsentscheidende Unternehmensdaten aus der Hand geben? Dies ist eine große Chance für deutsche und europäische Anbieter, die häufig im Vergleich zu den führenden amerikanischen Anbietern in Vergessenheit geraten sind. Ein sicherer Rechtsraum und die räumliche Nähe des Outsourcing-Anbieters zum Kunden werden gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Bereitschaft hin zu einem Outsourcing von IT-Anwendungen, Daten und ganzen Geschäftsprozessen beflügeln. Doch wie weit soll oder besser gesagt wie weit darf ein Unternehmen gehen, um „besser & flexibler“ zu werden – und das bei niedrigen Kosten und durch weniger eigenes Personal? Meiner Meinung nach gibt es klare Grenzen, die nicht überschritten werden dürfen. Denn wenn jedes Unternehmen wesentliche Teile seiner Wertschöpfung und Kundenservices industrialisiert und an Dienstleister abgibt, muss es sich die Frage stellen, wie lange es seine Kernkompetenz im Markt verteidigen und ausbauen kann, um „einzigartig“ zu bleiben. Andererseits müssen die eigenen Kunden professionell bedient werden können. Von daher muss auch ein Unternehmen mit der Zeit gehen und in Sachen Professionalität, Lizensierung und Softwarepflege auf dem Stand der Technik sein. Gut ausgewählte und skalierbare Lösungen im Outsourcing sind der Garant für Wachstum, Internationalisierung und Arbeitsplatzsicherheit.

Auch a App für ls iPa & Table d ts

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IN H A L T

Seite 3 Geschäftsmodell mit Zukunft Schwerpunkt Europa

Seite 4 Forum der Akteure Bernd Becker, EuroCloud Deutschland_eco e.V. Melanie Kell, Onnyo Group Mario Ohoven, BVMW

Seite 6 Lohnende Maßnahme

Seite 6 Galerie

Seite 11 Impulse:

Outsourcing-Potenziale

Worauf muss man beim Outsourcing achten?

Seite 8 Cloud Computing & Co

Seite 11 Themen & Trends

IT-Outsourcing im Kommen

Seite 10 Dokumente leichter finden

Hinweis: Alle nicht mit dem Zusatz »Redaktion« gekennzeichneten Beiträge

Externe Profis helfen, Verwaltungsprozesse zu optimieren

sind Auftragspublikationen und damit Anzeigen.

Chancen des Finanzoutsourcing

Impressum in|pact media GmbH Dircksenstraße 40 D-10178 Berlin T +49 (0) 30 802086 -530 F +49 (0) 30 802086 -539 E redaktion@inpactmedia.com www.inpactmedia.com

Chefredaktion Mirko Heinemann (V.i.S.d.P.)

PROJEKTLEITUNG Ismail Cirak

LEKTORAT Agnieszka Kaczmarek

HERAUSGEBER Edi Karayusuf

Redaktionsleitung Christina Jäger

Autoren Jürgen W. Heidtmann Mirko Heinemann Stefan Möller Eike Schulze Anette Stein

IllustrationEN Ingolf Watzlaw www.deblue.de

Geschäftsführung Sara Karayusuf-Isfahani Edi Karayusuf

Art Direktion & Layout Denis Held

Druck Axel Springer Druckhaus Berlin-Spandau

outsourcing

Seite 3

Geschäftsmodell mit Zukunft Der globale Outsourcing-Markt wächst wieder. Immer mehr so genannte Mega Deals werden abgeschlossen, im Fokus liegt zunehmend Europa.

Krise den Markt vorerst eher gelähmt, da die Unternehmen ihre Kernaufährend im kalifornischen Silicon Valley, gaben in den Vordergrund gestellt dem Spitzenreiter unter den auf den IThätten und dadurch gerade Bereiche Markt spezialisierten Regionen, 500.000 wie die IT-Auslagerung auf der PriBeschäftigte arbeiten, sind es im indischen Bangaoritätenliste nach unten gerückt sei. lore immerhin 80.000. Damit gehört die Region zu „Wenn es um große Entscheide wie den größten Software-Clustern der Welt. Ähnlich Werkschließungen geht, dann fällt die viele sind es in der deutschen Rhein-Main-Neckar Ersparnis durch ein IT-Outsourcing Region, wo mit SAP, T-Systems und T-Online die weniger ins Gewicht“, so der Experte. Großen der Branche ansässig sind. Den entscheiDer Aufschwung wird im wesentlichen denden Unterschied hat die Technische Universität getragen von der Nachfrage nach IT-LöDarmstadt in einer Studie herausgearbeitet: Wähsungen. Immer mehr IT-Dienstleistungsunrend im deutschen Cluster 42 Milliarden Euro umternehmen bieten ihren Kunden Lösungen gesetzt werden, sind es beim indischen Pendant nur an, mit denen sie IT-Services einfacher nutzen könzwei Milliarden Euro. nen. Neue Lösungen sollen Unternehmen darin unDiese Zahlen machen deutlich, warum sich für terstützen, ihr Cloud Management zu vereinfachen, IT-Unternehmen das „Offshoring“ lohnt, die Zumaximale Effizienz zu erreichen und ihre IT- und sammenarbeit etwa mit indischen Programmierern Business-Agilität sowie die Servicequalität zu optiund Entwicklern: Die Kosteneinsparungen sind immieren. „Cloud Lösungen, die effizient und effektiv mens. Zudem wird es aufgrund der demografischen sind sowie schnell Geschäftseinblicke liefern, sind Wandels in Deutschland immer schwerer, gut ausheute essentiell, um eine weltweit vernetzte Zusamgebildete IT-Fachleute zu rekrutieren. menarbeit zu fördern“, sagt Raf Howery, Senior Ob „Offshoring“ nach Asien oder „Nearshoring“, Vice President and Head of Infra Strategy and Ecoalso die Auslagerung von Dienstleistungen innerhalb system bei der Beratungsfirma Capgemini. Europas – Outsourcing ist für immer mehr UnterSucht beispielsweise ein Marketing Director eines nehmen interessant, selbst mit Partnern im Inland. Unternehmens eine neue Anwendung für Business Die Verlagerung von Wertschöpfungsaktivitäten Analysen und Management, so kann er inzwischen des Unternehmens auf Zulieferer sorgt dafür, dass auf gesicherte, fertige Lösungen zugreifen, die an sich die Auftraggeber auf ihr Kerngeschäft konzender Geschäftsstrategie und den spezifischen Bedürftrieren können. Zudem können die Outsourcingnissen im Marketing ausgerichtet sind. Zeitintensive Partner ihre Expertise bündeln und stets Lösungen Prozesse für Hintergrundrecherchen sowie Beschafauf der Höhe der Zeit anbieten. Wer qualifizierte, fung und Bereitstellung der ausgewählten Services spezialisierte Vorlieferanten für Komponenten und entfallen. Gleichzeitig erhalten CIOs mehr TranspaDienstleistungen in Anspruch nimmt, kann Prorenz in Bezug auf die generelle Nutzung der Anwenduktions-, Entwicklungs-, dungen und eine größere aber auch DienstleistungsKontrolle darüber, wie kosten reduzieren. Geschäftsprozesse unterDie Möglichkeiten, Unstützt werden. Zudem »Zeitintensive Prozesse ternehmensbereiche ausprofitieren Unternehmen zulagern, sind heute breivon einer optimalen Zufür Beschaffung und ter gefächert denn je: Vom sammenarbeit im gesamBereitstellung entfallen.« Rechnungswesen bis zur ten Unternehmen und Cloud-Lösung für die Uneiner effizienten Serviceternehmens-IT – das Mobereitstellung. dell Business Process OutWer sich den globalen sourcing, kurz BPO, hat sich durchgesetzt. Manche Outsourcing-Markt anschaut, stellt eine Zunahme Unternehmen lagern nur einzelne Geschäftszweige des „Nearshorings“ fest. So zeigen Daten der Inforaus. Andere wiederum lassen alle branchenfernen mation Services Group (ISG), einem führenden AnProzesse von externen Spezialisten ausführen. Mit bieter von Technologie-Analysen, MarktforschungsErfolg: Eine Auslagerung von Geschäftsprozessen und Beratungsdienstleistungen, eine starke Zunahme senkt Betriebskosten, schärft das Unternehmensprobeim Umfang von Outsourcing-Verträgen im Gebiet fil und optimiert die Marge. EMEA (Europa, Naher Osten und Afrika). Danach Derzeit befindet sich die Outsourcing-Branche wurden in der Region im dritten Quartal des verganstark im Aufwind. Ursache sei die Normalisierung genen Jahres 176 Verträge mit einem Gesamtvolunach der Finanzkrise und ein stetiges Kostenmamen von 2,8 Milliarden Euro abgeschlossen. nagement, erklärte der Schweizer OutsourcingDie Anzahl der Vertragsabschlüsse – die höchste, Experte und CEO der Beratungsfirma Active Sourdie jemals in einem Quartal in EMEA registriert cing, Stefan Regniet, im Interview mit dem Magazin wurde – stieg sowohl im Quartalsvergleich als auch Netzwoche. Ein Outsourcing-Boom noch während im Jahresvergleich um 60 Prozent. Der „Annual der Finanzkrise sei ausgeblieben. Vielmehr habe die Contract Value“ oder ACV lag um 16 Prozent über Mirko Heinemann / Redaktion

dem Vorjahreswert und um 89 Prozent über dem vorherigen Quartal. Diese starke Zunahme basiert vorwiegend auf einer hohen Anzahl von „MegaDeals“, Outsourcing-Verträgen mit einem ACV über 80 Millionen Euro, die in der Region abgeschlossen wurden. Neun der weltweit registrierten zehn Mega-Deals kamen in der EMEA-Region zustande, die damit ihren Rang als größter Outsourcing-Markt der Welt bestätigt. Insbesondere der Outsourcing-Markt für IT erlebte in der Region einen starken Aufschwung. Im Branchenvergleich vervierfachte sich das ACV im Sektor Finanzdienstleistungen und erreichte seinen bisherigen Höchststand für ein drittes Quartal. In den Bereichen Reise, Verkehr und Freizeit war ein Anstieg um 88 Prozent im Jahresvergleich zu verzeichnen, während Telekommunikation und Fertigung hinter den gesunden Vertragszahlen des letzten Jahres zurückblieben. Auch in Deutschland zog der OutsourcingMarkt wieder an, nach einer ausgesprochen schwachen ersten Jahreshälfte. Zusammen mit den guten ACV-Ergebnissen war dabei ein starker Anstieg der Vertragsaktivität zu verzeichnen: Die im dritten Quartal abgeschlossenen 42 Verträge stellen für Deutschland die bisher höchste Zahl dar und markieren einen deutlichen Anstieg gegenüber den Zahlen des ersten Halbjahres. Auch die anderen EMEA-Teilregionen verzeichneten gesunde Zunahmen des ACV im Jahresvergleich, wobei Südeuropa, Skandinavien und Afrika sowie der Nahe Osten jährliche Vertragsvolumina weit über den Vergleichszahlen im dritten Quartal des Vorjahres meldeten.

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in|pact media Verlag

Forum DER AKTEURE

Zugewinn an Kompetenz Die Redaktion befragt Akteure zu den Chancen und Herausforderungen von Outsourcing.

Bernd Becker

Melanie Kell

Vorstandssprecher von EuroCloud Deutschland_eco e. V. und Präsident EuroCloud Europe

Inhaberin und Geschäftsführerin Onnyo Group

Präsident des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft BVMW

ie Wahl des richtigen Dienstleisters ist beim Outsourcing das A und O. Hier gibt es sechs goldene Regeln, die aus meiner Sicht besonders wichtig für ein dauerhaft erfolgreiches Projekt sind. Erstens Kundennähe: Wählen Sie einen Outsourcing-Partner, der sich ernsthaft an Ihrem Unternehmen, Ihrer aktuellen Unternehmenssituation und Ihren Bedürfnissen orientiert. Zweitens sollten Sie sich für das Projekt „Outsourcing“ ausreichend Zeit geben. Sie sollten sich in Ruhe mit der Thematik beschäftigen und sich möglichst eine professionelle Entscheidungsgrundlage erarbeiten – oder erarbeiten lassen. Nach der getroffenen Entscheidung ist zu berücksichtigen, dass die Ausführung eines solchen Projekts ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt: Es kann bis zu einem Jahr dauern, bis alle Prozesse implementiert sind. Drittens sollte Ihr Geschäftspartner zu Ihnen passen und dauerhaft als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Ein inhabergeführtes Unternehmen garantiert das quasi per se. So haben Sie für Ihre unternehmerischen Belange einen Sparringspartner. Wenn dann noch die Chemie stimmt, kann das Projekt dauerhaft erfolgreich sein. Selbstverständlich sollte Ihr Outsourcing-Partner, so die vierte Regel, eine hoch professionelle Arbeitsweise haben und bereit sein, Ihr Geschäft so gut zu verstehen wie Sie selbst. Als fünftes ist Kreativität gefragt: Die bestehenden Prozesse sollen neu überdacht und modelliert werden, aber auch künftig noch zu Ihrem Unternehmen passen und zugleich lösungs- und ergebnisorientiert sein. Wenn dann, sechstens, auch für die sensiblen Themen Personal und Change Management genug Raum ist, haben Sie die Chance, BPO für sich optimal zu nutzen.

utsourcing und Mittelstand – geht das überhaupt zusammen? Glaubt man einem Vorurteil, nutzen insbesondere Konzerne dieses Instrument zur Kostenreduzierung. Sie lagern Produktion oder Dienstleistungen aus, vorzugsweise in asiatische Billiglohnländer. So weit, so falsch. Tatsächlich geht es beim Outsourcing um einen Zugewinn an Kompetenz und Flexibilität, gerade für Klein- und Mittelbetriebe. Heute haben knapp 40 Prozent der Mittelständler ihre IT oder andere Geschäftsprozesse an externe Dienstleister ausgelagert. Insbesondere der Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten setzt Vertrauen in den externen Partner voraus.

lassisches Outsourcing, also die Anbindung eines oder mehrerer Datacenter an das eigene Intranet, erfreut sich großer Beliebtheit. Oft ist das Hard- und Software-Setup so individuell wie die Verträge zwischen den Parteien, die häufig spezielle Bonus- und Malus-Regelungen enthalten. Steigt das Outsourcingvolumen, wächst auch die operative Verzahnung zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Zwar behält dabei Ersterer „gefühlt“ die Hoheit über seine Daten, in Wahrheit entsteht gleichzeitig eine hohe Abhängigkeit zum Serviceanbieter. Darüber hinaus ist in dieser Konstellation das eigene Optimierungsvolumen eher marginal, da Einsparungspotentiale fast ausschließlich durch Prozessoptimierung beim Dienstleister erreicht werden. Es lohnt sich also durchaus, Alternativen in Betracht zu ziehen.

»Services aus der Private Cloud können eine Option sein.« Services aus der Private Cloud können eine solche Option sein. So können Rechen- und Speicherkapazitäten von einem oder mehreren Cloud Dienstleistern als verbrauchsabhängige Services innerhalb des kundeneigenen Intranets bereitgestellt werden (Infrastructure as a Service – IaaS) und durch weitere Leistungen, wie Software as a Service (SaaS) ergänzt werden. Solche hybriden Bereitstellungsmodelle sind durchaus üblich, denn so kann jegliche kundenindividuelle Software auf einer quasi innerbetrieblichen IaaS-Plattform betrieben und somit als Private SaaS bereitgestellt und innerbetrieblich nach dem Cloud Modell nutzungsbasiert verrechnet werden - während Standardsoftware als komplementäre Ergänzung als Public SaaS bezogen wird. So können Kunden die Vorteile standardisierter, hochprofessioneller Cloud-Rechenzentren nutzen, ohne sich in die Abhängigkeit zu einem einzigen Dienstleister zu begeben. Wie beim klassischen Outsourcing stehen Einsparvolumen, Rabattmöglichkeiten und die Chance auf Individualverträge in direkter Relation zum Auftragsvolumen. Zudem sorgen Standards dafür, dass die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern sinkt.

www.eurocloud.de

»Es kann dauern, bis alle Prozesse implementiert sind.« Im Vorfeld sollten die Verantwortlichkeiten und Ressourcen geklärt sein und entsprechende Budgets für eine professionelle Begleitung zur Verfügung stehen. Outsourcing-Projekte im Finanz-und Rechnungswesen sind stets getrieben von präziser Arbeitsweise und intelligenten Optimierungsprozessen. Nur wer dieses Zusammenspiel beherrscht, kann nachhaltig optimale Erfolge verbuchen.

www.onnyo-group.de

Mario Ohoven

»Knapp 40 Prozent der Mittelständler haben Geschäftsprozesse ausgelagert.« Deshalb ist es kein Wunder, dass mehr als 60 Prozent der mittelständischen Unternehmen Fremdleistungen im Umkreis von 50 Kilometern einkaufen. Die persönliche Kenntnis des Dienstleisters vor Ort schützt sie vor unliebsamen Überraschungen und Ärger mit ihren Kunden. Outsourcing bietet neben mehr Flexibilität in der Fertigung auch strategische Vorteile. Denn es fördert die Konzentration auf die Kernkompetenzen eines Unternehmens. So lässt sich die Effizienz ohne zusätzliche Investitionen steigern. Mehr noch: Andere Bereiche im Betrieb können mit den frei werdenden Mitteln gezielt gefördert werden, damit sie ein höheres Leistungsniveau erreichen. Erfolgreiches Outsourcing setzt neben die Einhaltung von „Spielregeln“ voraus. So muss die Kernkompetenz im Unternehmen verbleiben, darf also nicht ausgelagert werden. Verträge sind mit mehreren Partnern abzuschließen und zu befristen. Last but not least sollte die grundsätzliche Entscheidung über eine Fremdvergabe von Leistungen Chefsache sein. Mit einem prognostizierten Wachstum von etwas über vier Prozent jährlich wird der Siegeszug des Outsourcing‘ in den kommenden Jahren anhalten. Noch besteht im EU-Vergleich Nachholbedarf. Doch Deutschland dürfte schon bald aus dem europäischen Mittelfeld heraus einen der vorderen Plätze erreichen. Fazit: Outsourcing und Mittelstand passen perfekt zusammen. www.bvmw.de

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outsourcing

— Beitrag TA Triumph-Adler GmbH‎ —

Zeit für Neues Warum Unternehmen ihr Informationsmanagement überdenken sollten Ein Dokument zu verfassen und per Mausklick auf dem Drucker, Kopierer oder Scanner zu vervielfältigen, ist einfach, bequem und schnell. Glaubt man aktuellen Studien, dann verdoppeln Unternehmen die Anzahl ihrer Dokumente alle zwei Jahre. Eine enorme Belastung für Budget und Umwelt. Dienstleister wie das Traditionsunternehmen TA Triumph-Adler haben skalierbare Lösungen erarbeitet, die Unternehmen helfen, der immer größer werdenden Papier- und Informationsflut Herr zu werden und Kosten transparent zu gestalten. Trends aus der IT ermöglichen zudem sichere Lösungen für das mobile Büro der Zukunft. Was leistet Cloud Printing?

„Diese Masse an Papier und Dokumenten bedeutet für die Unternehmen nicht nur eine enorme Belastung der Umweltbilanz und einen großen Organisationsaufwand“, erklärt Christopher Rheidt, Vice President TA Triumph-Adler GmbH, Sales & Service Group. „Jeden Tag kursieren Unmengen unstrukturierter Informationen in den Unternehmen unserer Kunden. Sie erwarten ganzheitliche Konzepte, die ihnen dabei helfen, diese Informationen zu bündeln und zur

Mobiles Arbeiten mit Tablets und Smartphones ist auf dem Vormarsch.

„Der Mittelstand wird bei der Verarbeitung der Informationsflut unterstützt“, so Christopher Rheidt, Vice President TA Triumph-Adler GmbH, Sales & Service Group

richtigen Zeit an die richtige Stelle zu leiten. Der gehobene Mittelstand, den wir ansprechen, will neue Antworten, wie neue Technologien genutzt und damit Kosten gespart werden können, zum Beispiel mit Cloud-basierten Archivlösungen. Zusätzlich ist Datenund Informationssicherheit ein ausschlaggebender Faktor, speziell wenn über Cloud und Mobile Printing von verschiedenen Standorten aus zum Beispiel für Mitarbeiter im Außendienst der Zugriff gewährleistet werden soll.“ Umwelt und Geldbeutel zuliebe: Prozess-Monitoring

Im Büro vollständig auf Dokumente zu verzichten, ist jedoch kaum möglich. Daher gilt: Der notwendige Dokumenten-Fluss muss so kostengünstig und effizient wie möglich gestaltet werden. Als größte Kostentreiber erweisen sich eine uneinheitliche Büroausstattung, über Jahre hinweg gewachsene Beschaffungsstrukturen und das Fehlen eines systematischen Monitorings und Auswertens des Druck- und Kopieraufkommens.

TA Triumph-Adler bietet mit seiner Fleet-Management- und Monitorings-Software TA Cockpit eine Lösung, die den CO2-Verbrauch und die eigene Energiebilanz der im Netzwerk angeschlossenen Systeme misst – ein Alleinstellungsmerkmal auf dem Markt, das auf der diesjährigen CeBIT erstmals vorgestellt wird. Als webbasierte Steuerungszentrale liefert TA Cockpit einen Überblick über die Drucker- und MFP-Infrastruktur, Technikereinsätze und Materialbestellungen. Mit Schnittstellen zur ERP-Lösung Microsoft Dynamics Navision und zum Zustelldienst UPS wird die komplette Lieferkette abgedeckt, bis hin zur Sendungsverfolgung von Verbrauchsmaterial über das Druck- und Kopiersystem.

Kunden bei der Vernetzung ihrer ITProzesse und bei der effizienten Verarbeitung der Informationsflut noch besser unterstützen. Dafür erweitern wir unser Portfolio um neue Lösungen für Mobile und Secure Printing sowie um IT-basierte Services bis hin zu Managed Information Services (MIS)“, sagt Christopher Rheidt. Dafür hat sich TA Triumph-Adler neu aufgestellt und investiert in Mitarbeiter und Entwicklung. Optimierte Vertriebs- und Servicestrukturen stellen den Kunden mit seinem Wunsch

Indem Unternehmen ihr Informationsmanagement zukunftsorientiert ausrichten, können sie den Papierverbrauch deutlich reduzieren, Transparenz schaffen und Bürokosten senken.

nach stetiger bedarfsgerechter Optimierung und Beratung in den Mittelpunkt. Die neue Ausrichtung kommt auch intern gut an: Nach einer aktuellen Umfrage des Magazins Focus zählt TA Triumph-Adler zu den 800 besten Arbeitgebern Deutschlands.

Vom Dokumenten-management hin zu Managed Information: Trends für die Informationsgesellschaft von morgen

Das papierlose Büro wird auch auf absehbare Zeit eine Utopie bleiben. Doch die Vernetzung schreitet weiter fort. „Künftig werden wir unsere

www.triumph-adler.de

— Beitrag microfin Unternehmensberatung GmbH —

»Motive für IT-Outsourcing müssen klar sein« Interview mit Branimir Brodnik, Geschäftsführender Gesellschafter Microfin Unternehmensberatung GmbH. Herr Brodnik, was motiviert Unternehmen, ihre IT auszulagern?

Die Optimierung der Betriebskosten ist ein Grund. Eine stärkere Konzentration auf Kernkompetenzen, Kapazitätsengpässe und die Steigerung der Servicequalität sind ebenfalls Anreize. Diese Gründe sind unabhängig von der Unternehmensgröße. Wir beobachten aber, dass Outsourcing für den deutschen Mittelstand an Bedeutung gewinnt. Inwiefern?

Kleine Unternehmen lagern bestenfalls Cloud- oder Softwareservices aus. Mit der Unternehmensgröße steigt dann aber die Bedeutung professioneller IT-Services, die für den Mittel-

stand teils überlebenswichtig sind. Ohne die erforderliche ‚Schwungmasse’ kann der Eigenbetrieb entweder nicht effizient oder nicht professionell dargestellt werden. Die Lösung ist Outsourcing. Bei Großunternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern ist die Auslagerung dann eher strategisch – etwa als selektives Instrument zur nachhaltigen Kostensenkung. Unabhängig von der Unternehmensgröße gilt aber, dass eine professionelle Umsetzung wichtig für den Erfolg ist. Das ambitionierteste Outsourcing hilft nicht, wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen. Die da wären?

Die Motivation für eine Auslagerung muss eindeutig geklärt sein.

Dann geht es an die Due Diligence. Hier gilt es, die Durchführbarkeit der Transition und Transformation zu validieren. Ein Provider muss sich im Klaren sein, was der Kunde wünscht. Unternehmen sollten daher besonders auf erprobte Leistungsbeschreibungen und marktgängige Vertragsmuster achten.

nichts mehr bewegen kann. Wichtig ist auch, dass die Unternehmenskulturen beider Seiten zueinander passen. Flexibilität bei der Vertrags- und Preisverhandlung, kompetente Mitarbeiter und wirtschaftliche Solidität sollte ein Anbieter natürlich auch mitbringen. www.microfin.de

Was ist für die Auswahl eines Anbieters außerdem wichtig?

Aus unserer Sicht ist es besonders wichtig, dass ein Dienstleister auf Augenhöhe mit dem Kunden ist. Ein Mittelständler kann bei einem zu großen Anbieter schnell in der Bedeutungslosigkeit verschwinden, was Outsourcing zur Qual macht, da man

Branimir Brodnik Geschäftsführender Gesellschafter Microfin Unternehmensberatung GmbH

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in|pact media Verlag

Lohnende Maßnahme

galerie

Outsourcing-Potenziale IT Das Outsourcing von IT-Dienstleistungen kennt kaum Grenzen. Es reicht von einzelnen Services der Unternehmenssoftware bis zur Auslagerung der gesamten IT-Abteilung. Internetbasiertes Cloud-Computing eröffnet die Möglichkeit, alle Prozesse beim spezialisierten Dienstleister laufen zu lassen, zu festen und planbaren Kosten. Datensicherung, Pflege und Aktualisierung der Software erfolgt dort.

Fahrzeugmanagement In der Branche gilt das Outsourcing des Fahrzeugmanagements ab einer Fuhrparkgröße von 20 Wagen als attraktiv. Zwei Vorteile werden immer wieder genannt: Zum einen können durch Einsatz Externer die Betriebskosten gesenkt werden. Zum anderen können Dienstleister mit mehreren Kunden bessere Konditionen im Einkauf von fahrzeugbezogenen Waren und Dienstleistungen erzielen.

Dokumenten-Management Die Vorteile beim Outsourcing des Dokumenten-Managements liegen auf der Hand: Elektronische DokumentenAblagen schaffen Ordnung und Transparenz, erleichtern die Recherche und das Auffinden von Dokumenten. Außerdem kann ein standortunabhängiger Zugriff von Mitarbeitern auf die benötigten Unterlagen gewährleistet werden. Anbieter betonen die deutlichen Kosteneinsparungen bei Steigerung des Serviceniveaus.

Rechnungswesen Ob Finanzbuchhaltung, Personalbuchhaltung, Rechnungslegung oder Controlling – die Auslagerung des Rechnungswesens mit verschiedenen kaufmännischen Prozessen schafft Freiräume. Außerdem lassen sich die Risiken minimieren, indem spezialisierte Dienstleister eingesetzt werden, die sich mit der wachsenden Zahl an Vorschriften und Rechtsfragen auskennen.

Near- & Offshoring Das Outsourcing von Dienstleistungen nach Übersee oder ins europäische Ausland bringt vor allem Kostenvorteile aufgrund des Lohngefälles. Durch die Zeitverschiebung, etwa bei der Kooperation mit indischen oder chinesischen Partnern, lässt sich bei Just in Time-Projekten auch ein Zeitgewinn erreichen. Zudem sind etwa IT-Experten aufgrund des demografischen Wandels hierzulande immer schwieriger zu rekrutieren.

Bereits vor rund 30 Jahren lagerte Kodak als erstes größeres Unternehmen einen Teil seiner computerbasierten Lohnabrechnungen aus. Als klassische Felder im Bereich der Finanzdienstleistungen gelten das Outsourcen der Entgelt- und Reisekostenabrechnung und die Betriebliche Altersversorgung.

Eike Schulze / Redaktion

ine Studie des Marktforschungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC) aus dem Jahre 2012 belegt für das Auslagern ein differenziertes Bild. Laut dieser Studie nutzen im deutschsprachigen Raum erst sechs Prozent der Unternehmen Finanzoutsourcing. Zum Vergleich: Über 10 Prozent nutzen IT-Outsourcing. Zwei Faktoren spielen dabei eine Rolle. Zum einen ein geringer Erfahrungsschatz mit dieser Methode, zum anderen ein Verlust der alleinigen Kontrolle über die Finanzen und der damit verbundenen Aspekte wie beispielsweise der Sicherheit. In angelsächsischen Ländern hingegen schreitet die Entwicklung deutlich schneller voran. Das wichtigste Argument für das Auslagern von Finanzprozessen ist die Senkung der Kosten. Dieser Punkt überzeugt auch langsam in Deutschland, so dass etwa 90 Prozent der Unternehmen Interesse haben, sich mit dem Thema Finanzoutsourcing zu beschäftigen, wie eine Studie von Steria Mummert Consulting aus dem Jahr 2013 zeigt. Das Interesse an Finanzoutsourcing ist also groß. Doch auch andere Effekte als die Kosteneinsparungen können einen Nutzen für den Betrieb entfalten. So lässt das Auslagern beispielsweise des gesamten Rechnungswesens an einen spezialisierten Auftragnehmer mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft. Zudem sind eigene Investitionen in neue Finanzsoftware und das Vorhalten von Hardwarekapazitäten nicht mehr notwendig. Es entfallen Personalkosten, und die Suche nach entsprechenden Mitarbeitern. Noch weitere Vorteile kommen hinzu: Wenn beispielsweise die Entgeltabrechnung übernommen wird, so kann auch davon ausgegangen werden, dass die externen Arbeitskräfte auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung sind, zum Beispiel was Beitragszahlungen für Krankenkassen anbelangt. Die gesamte Organisation wird dadurch schlanker, es muss weniger Büroraum vorgehalten werden und weitere indirekte Kosten sinken. Schwieriger gestaltet sich hingegen das Outsourcing bei Finanzinstituten oder Versicherungen. Hier ist die Umsetzung aufgrund der MaRisk-Verordnung schwieriger. MaRisk steht für Mindestanforderungen des Risikomanagements für Finanzinstitute. Sie sind eine Vorgabe der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht BaFin. So dürfen hier beispielsweise Kerngeschäftsbereiche wie die Risikoprüfung von Kreditverträgen nicht ausgelagert werden. Möchte ein Finanzinstitut nun Dienstleistungen outsourcen, so ist vorher eine umfassende Risikoanalyse zu erstellen. Erst wenn ein geringes Risiko festgestellt wurde, es also eine positive Bewertung gibt, können Finanzdienstleistungen auch ausgelagert werden. Outsourcing ist eine Herausforderung, sie kann nur so gut funktionieren wie das Zusammenspiel zwischen Betrieb und Outsourcingdienstleister. Hier besteht die Aufgabe, einen Partner zu finden, der in Qualität und Seriosität zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Es sollte nicht nur blind der Kosteneinsparung vertraut werden, sondern ein präziser Arbeitsumfang festgelegt und kontrolliert werden. Dabei muss auch sichergestellt sein, dass das angesammelte Know-how nicht einfach zum Auftragnehmer abfließt. Denn betreut dieser Dienstleister vielleicht auch noch Konkurrenzunternehmen, kann das zu Problemen führen. Nicht zuletzt müssen die vom Outsourcen betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden, damit von dieser Seite ein Störfeuer unterbleibt. Bei allen Vorsichtsmaßnahmen und Bedenken: Das Auslagern von Finanzdienstleistungsprozessen kann eine lohnende Maßnahme sein.

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outsourcing

— Beitrag onnyo group —

Ein Schritt zu neuer Flexibilität Outsourcing bietet die Möglichkeit, sich auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren und langfristig Kapazitäten im Unternehmen zu gewinnen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung und internationalem Background leitet Melanie Kell das Management und damit die Geschicke der Onnyo Group. In Wiesbaden geboren und in London aufgewachsen, verantwortete sie, nach einer kaufmännischen Ausbildung und eines BWL-Studiums mit Schwerpunkt Prüfungs- und Steuerwesen, in verschiedenen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften nationale und internationale Mandate. 2001 wurde Melanie Kell zur Steuerberaterin bestellt und ist seit 2004 selbstständige Unternehmerin, wobei sie als Geschäftsführerin drei inhabergeführten Unternehmen vorsteht.

Melanie Kell Inhaberin Geschäftsführerin Onnyo Group

Die finanzielle Situation im Unternehmen wird optimiert, weil durch zeitnahe Rechnungsstellung und ein funktionierendes Mahnwesen stets über einen guten Cash Flow verfügt werden kann. Die Beziehungen zu Lieferanten sind stets vertrauensvoll und nachhaltig, da man in der Lage ist schnell die Verbindlichkeiten zu bezahlen. Durch das Zusammenspiel hat man immer transparente Auswertungen, die in ein fundiertes Controlling münden mit dem man seine Geschäfte optimal lenken kann. Das ist wichtig in jedem Lebenszyklus eines Unternehmens und zeugt von hoher Professionalität. Zudem umgeht man die Themen „Fachkräftemangel und Fortbildung“ – das übernimmt der Outsourcing Partner. Welche Kernleistungen des Outsourcings sind hier relevant?

Frau Kell, für welche Zielgruppe – oder sagen wir besser für welchen

Das sind Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenmanagement, Controlling, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie das Back Office.

Entschei-

derkreis – ist Outsourcing im Finanz- und

Welche Chancen bietet Outsourcing

Rechnungswesen insbesondere geeignet?

langfristig für Unternehmen?

Outsourcing im Bereich Rechnungswesen ist für jeden Unternehmer interessant. Vor allem aber für die modernen, innovativen Mittelständler, die erkannt haben, wie bedeutsam es ist, sich ganz auf das Kerngeschäft zu fokussieren und Aufgaben, die darüber hinaus gehen, einem Dritten zu überlassen, der in seinem Fachgebiet zuverlässige und exzellente Leistungen für sie erzielt.

Neben der nachhaltig optimierten Servicequalität und der verbesserten Leistung, besitzen Unternehmen damit auch eine höhere Flexibilität – all das steigert die Wettbewerbsfähigkeit. In Zeiten der Expansion müssen sich Unternehmen also nicht um das Tagesgeschäft „Finanzabteilung“ kümmern, sondern können Aufgaben wie: „Investitionen für IT“ oder „Arbeitsplätze und Personal“ auf den OutsourcingDienstleister auslagern. Und auch wenn es mal wirtschaftlich nicht optimal läuft, kann eine Anpassung nach unten erfolgen, ohne in die Unternehmensstruktur eingreifen zu müssen.

Wie profitieren diese Unternehmen von Outsourcing und wo liegt konkret der Nutzen im Finanz-und Rechnungswesen?

Der Nutzen ist vielfältig. Er liegt in der Konzentration auf das Kerngeschäft, in stets optimierten Prozessen mit höchster Qualität – fachlich wie technisch – sowie in erheblichen Ersparnissen und zwar bei den laufenden Kosten und bei Investitionen.

Welche Risiken gibt es im Gegenzug?

Aus meiner Sicht sind die Risiken gering beziehungsweise oft nur „gefühlt“. Man sollte allerdings grundsätzlich auf Transparenz und

Auf Basis einer fundierten Analyse sollte der Weg für ein bedarfsgerechtes Outsourcing in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie im Controlling bereitet werden.

Vertrauenswürdigkeit achten. Die In den USA ist Outsourcing im Finanzhäufigsten Bedenken der Unterund Rechnungswesen bereits erfolgnehmer sind: die Abhängigkeit vom reiche Praxis. Wie verhält es sich damit Dienstleister und der Wissensverlust. in Deutschland? Eine Abhängigkeit besteht jedoch Die Deutschen sind vorsichtiger nicht, da alle Daten und Informatiound auch ängstlicher als die Amerinen dem Kunden und nicht dem Ankaner. Sie beschäftigen sich eher mit bieter gehören. Natürlich machen sich möglichen Risiken, als mit großen Unternehmer auch Gedanken darüChancen und Unternehmenspotenber, ob sie Personal entlassen müssen, tialen. Jedoch erkennen die deutsche wenn sie einen Unternehmensbereich Industrie und der deutsche Mittelauslagern. Allerdings gibt es hierfür stand langsam aber sicher, welche fast immer geeignete Lösungen – sei Möglichkeiten mit BPO verbunden es, dass man Mitarbeiter an anderer sind. Und auch ich bin davon überStelle im Unternehmen zeugt, dass die Chaneinsetzt oder der Dienstcen für Outsourcing im leister Personal überRechnungswesen enorm nimmt, da für diesen das groß sind. »Outsourcing Wissen von Mitarbeitern ist nur dann oft unbezahlbar ist. Ein Die Wirtschaft boomt und guter Partner hat hierfür dem deutschen Mittelerfolgreich, passende Konzepte. stand geht es gut – inFrau Kell, empfehlen Sie Outsourcing im Ausland

wenn es nachhaltig wirkt.«

zu platzieren?

Unsere Leistungen + Finanzbuchhaltung + Forderungsmanagement + Lieferantenmanagement und Zahlungsverkehr + Controlling Onnyo Group ist spezialisiert auf nachhaltig Wert schöpfendes Business Process Outsourcing. Unser Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit unserer Kunden durch Verbesserung der Geschäftsprozesse und Strukturen in den Bereichen Finanzund Rechnungswesen zu steigern. T +49 611 360110-0 | info@onnyo-group.de | www.onnyo-group.de

Meine persönliche Erfahrung zeigt, dass Menschen gerne persönlich miteinander reden und kommunizieren wollen – auch wenn das heute nicht mehr zwingend notwendig ist. Da ist die (nationale) Nähe sicher ein wertvoller Vorteil. Outsourcing im Ausland lohnt sich mit Sicherheit für größere Konzernstrukturen, die auch mit ihrer Manpower die fachlichen und sprachlichen Themen bewältigen können. Für einen Mittelständler empfehle ich Outsourcing „Made in Germany“.

wiefern ist Outsourcing in dieser Konjunkturphase wirklich zu empfehlen?

Jetzt ist ein super Zeitpunkt um Outsourcing einzuführen. Gerade in guten Phasen ist es wichtig, die Energie für Optimierung und Effizienz in das Unternehmen zu stecken und sich nicht von Bereichen aufhalten oder einschränken zu lassen, die standardisierbar sind und nicht zum Kerngeschäft gehören. Jetzt ist die Gelegenheit günstig, um Prozesse und Funktionen gezielt auszulagern und damit Kapazitäten im eigenen Unternehmen zu gewinnen.

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Stefan Möller / Redaktion

utsourcing im IT-Bereich ist gang und gäbe, auch wenn das oftmals gar nicht so wahrgenommen wird. Welches Unternehmen lässt seine Internetseite nicht über einen externen Provider laufen? Viele Firmen verfügen nicht einmal über eigene physikalische Server. Webhoster übernehmen diese Aufgabe und stellen Kapazitäten zur Verfügung. Auch in anderen Bereichen ist es üblich, Aufgaben an Spezialisten outzusourcen. So kümmern sich Suchmaschinenoptimierer um die gute Platzierung der Firmeninternetseite, auch das Erstellen und die Pflege der Seite wird häufig durch externe Agenturen übernommen. Sind in einem Unternehmen mehr als neun Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, ist der Einsatz eines Datenschutzbeauftragten vorgeschrieben. Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen wird dazu oft ein externer Datenschutzbeauftragter eingesetzt. Outsourcing ist in vielen weiteren Bereichen eine Möglichkeit für Unternehmen, die IT-Kosten zu senken. In den letzten Jahren entwickelte sich Cloud Computing zu einem umsatzträchtigen Geschäftsmodell. Ursprünglich vor allem von Privatanwendern genutzt, die auf Plattformen wie Flickr ihre Fotos hochgeladen haben, gewinnen auch im Unternehmensbereich Cloud-Dienste zunehmend an Relevanz. Der Umsatz in Deutschland wurde vom Branchenverband BITKOM für das Jahr 2013 auf 7,8 Milliarden Euro beziffert. Mehr als die Hälfte davon, 4,6 Milliarden, wurden durch Cloud-Dienste für Unternehmen erzielt. Prognosen sagen ein Anwachsen auf mehr als 20 Milliarden Euro bis zum Jahr 2020 voraus. Durch diese Dienste werden Hard- und Softwarestrukturen extern bereitgestellt, auf die von Firmenrechnern zugegriffen werden kann. Auch Daten können so ausgelagert werden. Möglichkeiten des Outsourcings Cloud Computing lässt sich in drei Bereiche unterteilen: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) sowie Software as a Service (SaaS). IaaS wird unter anderem genutzt, um im Bedarfsfall über zusätzliche Serverkapazitäten verfügen zu können, ohne diese Inhouse ständig bereitzuhalten. Mit PaaS lassen sich Anwendungen entwickeln, der Anbieter stellt dazu die notwendige Hard- und Software zur Verfügung. Software as a Service bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf die teure Anschaffung von Programmen und IT-Infrastruktur zu verzichten und auf diese on demand über den Webbrowser zugreifen zu können. Für die Nutzung reicht dann ein Computer mit einer Internetanbindung.

Cloud Computing und Co. IT-Outsourcing im Kommen Für Unternehmen bietet die Nutzung von Cloud-Diensten einige Vorteile. So lassen sich die Anschaffungskosten für IT-Strukturen und Software signifikant senken. Vor allem bei Leistungen, die selten abgerufen werden, ist Cloud Computing eine Alternative zur Investition in IT-Komponenten und Software. Die Anbieter übernehmen dabei Aufgaben, für die im Unternehmen selber keine Arbeitskraft mehr eingesetzt werden muss. Server, Rechner, Speicher, Datenbanken werden bereitgestellt und gewartet, Softwareupdates und Anpassungen durchgeführt. Nicht erst durch Cloud Computing wurden ITBereiche outgesourct. Auch IT-Unternehmen selbst übertragen Aufgabenbereiche externen Dienstleistern im In- und Ausland. So werden unter anderem Programmierleistungen beim sogenannten Offshore Outsourcing an Unternehmen mit Sitz

Outsourcing – Wie den richtigen Dienstleister finden? Zwei zentrale Begriffe sollten bei der Wahl des Partners entscheidend sein: Vertrauen und Kontrolle. Unternehmen machen sich durch Outsourcing abhängig, sodass bei der Wahl des Dienstleisters nicht ausschließlich auf möglichst geringe Kosten geachtet werden darf. Einige Punkte, die es zu beachten gilt:

auch vor dem Zugriff von Unbefugten innerhalb des Dienstleisters zu schützen. Auch ein Konzept über Maßnahmen im Schadensfall sollte vorliegen.

Ist der Support rund um die Uhr gewährleistet?

Umfang und Verfügbarkeit der Leistungen sowie die Kosten sollten detailliert schriftlich festgehalten werden.

Wenn ständige Verfügbarkeit der IT für ein Unternehmen unabdingbar ist, sollte ein externer Partner sicherstellen, dass im Bedarfsfall immer ein Ansprechpartner zur Verfügung steht, der bei Problemen Unterstützung leistet.

Wie wird die Datensicherheit garantiert?

Haftet der Dienstleister bei Schäden?

Anbieter müssen den Nachweis erbringen können, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen werden, um die Daten sowohl vor Angriffen von außen als

Grundsätzlich ja. Er sollte eine Haftpflichtversicherung vorweisen können, die eine ausreichende Höhe zur Deckung möglicher Schäden aufweist.

Service Level Agreement

außerhalb Europas vergeben. Hierbei kommen die unterschiedlichen Lohnniveaus zum Tragen, vor allem die Auslagerung von zeitintensiven Arbeiten senkt die Entwicklungskosten von Software – ein wesentlicher Faktor für den Erfolg auf dem Markt. Aber auch für einzelne Projekte kann es empfehlenswert sein, Teilbereiche der Entwicklung an externe Fachkräfte abzugeben. Vertrauenssache In welchem Maß ein Unternehmen IT-Leistungen auslagert, hängt natürlich von den jeweiligen Gegebenheiten ab. Neben den Chancen, die diese Kooperationen bieten, sollten immer auch die damit verbundenen Risiken beachtet werden. Ein Unternehmen, das Leistungen outsourct, begibt sich in eine mehr oder weniger stark ausgeprägte Abhängigkeit vom beauftragten Dienstleister. Wenn das termingerechte Fertigstellen eines Projektes in Gefahr ist, kann es zum Nachteil werden, wenn ein externer Dienstleister auf einem anderen Kontinent sitzt und die Kommunikation nicht funktioniert. Auch das Vertrauen in Anbieter von Cloud-Diensten muss vorhanden sein, wenn das Funktionieren der Unternehmensabläufe von der Verfügbarkeit der notwendigen Strukturen abhängt. Denn bei der Nutzung von Cloud-Computing-Angeboten geben Unternehmen die Kontrolle über diese Bereiche ab. Ein sensibler Punkt ist zudem die Gewährleistung der Datensicherheit. Die Herausforderung – und die Chance für Cloud-Anbieter – besteht darin, Regelungen und Mechanismen zu finden und weiterzuentwickeln, die das höchste Maß an Sicherheit und Stabilität sicherstellen.

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outsourcing

— Beitrag HRV GmbH —

Buchhaltung – unterschätztes Unternehmensrückgrat Für viele ist die Buchhaltung ein unumgängliches Übel. Der große Nutzen, den sauber aufbereitete Zahlen bieten, wird übersehen. Frau Ahlborn, warum sollten Unternehmen ihre Buchhaltung auslagern?

Mit dem Outsourcing der Buchhaltung erzielen Unternehmen in jedem Fall einen Mehrwert. Interessanterweise ist das Rechnungswesen der am häufigsten unterschätzte betriebswirtschaftliche Bereich. In vielen Köpfen ist es eine einfache Rechnung: Mit Buchhaltung verdient man nichts, sie kostet nur. Und diese Kosten werden nicht in das richtige Verhältnis gebracht. Denn Fakt ist, dass man ein Unternehmen nur dann steuern kann, wenn Managemententscheidungen auf soliden, belastbaren Zahlen basieren, die auf Knopfdruck geliefert werden können. Die Buchhaltung ist also das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Das spricht für die Buchhaltung, nicht für ein Outsourcing. Was können Sie besser?

Wir beschäftigen Experten – und zwar in den unterschiedlichsten Be-

reichen. Bei uns arbeiten Spezialisten an IT-Schnittstellen, wir verfügen über Steuerfachleute, Experten in der Bilanz-, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder für das Thema Reisekosten. Das kann in einem vergleichbaren Umfang intern gar nicht abgedeckt werden. Nehmen Sie die Reisekosten als Beispiel: Unsere Experten sind bei rund 20.000 Abrechnungen pro Monat selbstverständlich auf dem neuesten Stand zur Einführung des neuen Reisekostengesetzes 2014. Macht es da Sinn, dass sich ein interner Mitarbeiter für 20 Abrechnungen im Monat nach Feierabend oder am Wochenende die neuen Anforderungen aneignet? Und das ist nur ein Beispiel, wie ein externer Dienstleister Synergien heben kann. Gibt es neue Systeme, neue Anforderungen, neue Erkenntnisse, dann haben wir Zugriff. Wir sind immer auf dem neuesten Stand, um unseren Kunden Qualität zu liefern. Das ist unser Kerngeschäft. Für

die Kunden gibt es also keine Überraschungen bei den Prozesskosten. Was müssen Unternehmen bei der Auswahl eines Dienstleisters beachten?

Vertrauen und Chemie sind zwei wichtige Aspekte. Schließlich lagern Unternehmen sensible Informationen aus. Und es sind Menschen, die auf beiden Seiten zusammenarbeiten. Die erfahrensten Experten können aus Stroh kein Gold spinnen. Qualität in der Buchhaltung kann nur erzielt werden, wenn der Input stimmt, den der Kunde liefert. Außerdem spielt natürlich die Transparenz eines Dienstleisters eine große Rolle. Über Online-Tools – standardisierte und selbst entwickelte – haben Kunden bei uns jederzeit Zugriff auf ihre Daten und können Posten binnen Sekunden einsehen. Und natürlich muss ein Dienstleister auch in der Lage sein, spezielle Anforderungen bei Reportings oder Konzernrichtlinien individuell umsetzen zu können.

Stichwort sensible Informationen: Wie wichtig ist Datensicherheit?

Datenschutz hatte bei den sensiblen Daten, mit denen wir arbeiten, natürlich schon immer einen hohen Stellenwert. Deshalb haben wir einen eigenen Datenschutzbeauftragten im Haus, der alle Prozesse und Programme regelmäßig prüft. Wir merken aber, dass Kunden deutlich sensibler werden – etwa bei Cloudlösungen. Hier wird nachgefragt, Kunden wollen nun wissen, dass ihre Daten sicher in deutschen Rechenzentren liegen. www.hrv.de

Christina Ahlborn Geschäftsführerin HRV GmbH

— Beitrag IGEL Technology GmbH —

Desktop-Outsourcing: Mit Thin Client-Leasing die Bilanz verkürzen Dank moderner Technologien wie Virtualisierung und Thin Clients lassen sich Hard- und Software-Investitionen in einen monatlichen Fixbetrag verwandeln. Belastet durch administrative Aufgaben können manche IT-Abteilungen kaum noch mit den wachsenden Anforderungen hinsichtlich Flexibilität und KostenDr. Frank Lampe Marketing Director senkung Schritt IGEL Technology GmbH halten. Server und Software werden bereits zunehmend an externe Dienstleister ausgelagert. Doch was ist mit der unmittelbaren Arbeitsplatz-IT? Von Software als Dienstleistung (SaaS)…

Über „Software as a Service“-, oder kurz SaaS-Modelle lassen sich schon heute sehr kostentransparent Officeund andere Standardanwendungen zu einem monatlichen Fixpreis von einem externen Rechenzentrum aus bereitstellen. Die technischen Voraussetzungen für deren Nutzung haben

die Unternehmen mitunter selbst geschaffen, indem sie ihre IT-Infrastruktur zentralisiert und virtualisiert haben. Ist die Softwareschicht einmal von der physischen Server-Hardware entkoppelt, lassen sich Teile der IT bedarfsgerecht als Dienst auslagern oder zukaufen. …zum Desktop als Dienstleistung (DaaS)

Wenn Unternehmen und Behörden nicht nur einzelne Anwendungen aus der Cloud beziehen, sondern gleich komplette Windows-PCs, die sich kostentransparent abrechnen lassen, so sprechen IT-Manager von „Desktop as a Service“ (DaaS). Bis 2016 soll die Anzahl solcher gehosteten virtuellen Desktops weltweit insgesamt 78 Millionen erreichen, schätzt der Marktanalyst Gartner. Die Technologie hierfür ist jedenfalls ausgereift, die führenden Branchengrößen VMware und Citrix haben entsprechende Partnerprogramme etabliert. Kostenseitig noch interessanter wird es für DaaS-

Nutzer allerdings, wenn sie auch die Client-Hardware und deren Betrieb gegen ein monatliches Fixum auslagern und ihre Bilanz entsprechend verkürzen können.

Thin Clients. Mit deren Hilfe können Anbieter und Kunden PCs, Notebooks und Thin Clients standardisieren und als DaaS-Gerät nutzen. Königsdisziplin Remote-Management

Zero Clients: null Ärger mit dem Computer

Das bevorzugte Zugriffsgerät für die Arbeit mit virtuellen Desktops stellen Thin Clients dar, quasi schlanke Pendants zum vergleichsweise überdimensionierten Windows-PC. In Deutschland wurden 2013 rund 400.000 der schlanken Computer abgesetzt, ein knappes Drittel davon stammt aus Bremen. Der dort ansässige deutsche Thin Client-Marktführer IGEL Technology belegt weltweit immerhin den fünften Rang und richtet sich ebenfalls konsequent auf den Zukunftsmarkt DaaS aus. So beinhaltet das aktuelle Produktportfolio auch besonders schlanke, für den Zugriff auf virtuelle Desktops optimierte Zero Clients. Eine weitere Säule des IGEL-Geschäfts bilden Software-

Eine wesentliche Voraussetzung für die komplette Auslagerung der Arbeitsplatz-IT über einen DaaSDienstleister erfüllt der „Hidden Champion“ IGEL mit der im Lieferumfang sämtlicher Thin und Zero Clients enthaltenen Remote-Managementlösungen IGEL Universal Management Suite (UMS). Nur mit solch einer einheitlichen Lösung können DaaS-Anbieter die gesamte Thin und Zero Client-Umgebung ihrer Kunden letztendlich lückenlos und durchgängig fernadministrieren und entsprechend günstige Konditionen für das Desktop-Outsourcing unterbreiten.

www.igel.com

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Dokumente leichter finden Beim DMS-Outsourcing helfen externe Profis, Verwaltungsprozesse zu optimieren.

Anette Stein / Redaktion

in schlecht abgelegtes Dokument zu finden, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch auch in papierlosen Büros fischt so mancher Mitarbeiter in der Datenflut nach gespeicherten Dateien. Wertvolle Arbeitszeit und Speicherplatz gehen verloren, weil Dokumente nicht unter einem logischen Namen in einer sinnvollen Ablagestruktur verwaltet werden. „Mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen lässt sich Ordnung schaffen“, sagt Guido Schmitz, Vorstand der Beratungsfirma Pentadoc Consulting AG, München. „Hierzu können Unternehmen auch die Hilfe von darauf spezialisierten Firmen in Anspruch nehmen.“ In einem Dokumenten-Management-System (DMS) werden elektronische Dokumente verschlagwortet und in einer vorgegebenen Struktur übersichtlich archiviert. Doch bieten die Systeme standardmäßig noch weitere Funktionalitäten: In Teilbereichen von Betrieben kommen sowohl die elektronische Archivierung als auch Werkzeuge für das Scannen und Weiterleiten von Dokumenten, elektronische Formulare, Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung, Email- und Workflow-Management zum Einsatz. In vielen großen Firmen sind DMS – auch als Bestandteil von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) – längst üblich. Anders sieht es bei kleineren Mittelständlern aus: Hier setzen laut einer Umfrage des Beratungsunternehmens Dokulife bisher erst rund 40 Prozent DMS ein. Das DMS kann entweder vom Unternehmen selbst implementiert oder aber an einen externen Profi ausgelagert werden. In beiden Fällen ist die Einführung in den Fachabteilungen zunächst mit einigen Herausforderungen verbunden. Bestehende Arbeitsabläufe müssen analysiert und transparent gemacht werden, um eine sinnvolle Optimierung zu erreichen. Für das beteiligte Personal bedeutet dies zunächst eine erhebliche Mehrbelastung, ehe es von Arbeitserleichterungen und effizienteren Verwaltungsprozessen profitiert. Entscheidet sich ein Unternehmen, für das Dokumentenmanagement das Know-how eines spezialisierten Outsourcing-Anbieter zu nutzen, führt dieser das System ein, übernimmt unter anderem die Wartung, Scandienstleistungen und die Akteneinlagerung. Zum anderen gibt es Anbieter, die Cloudlösungen zur Verfügung stellen, wie beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen oder die elektronische Personalakte in der Cloud. Solche Varianten ermöglichen, die Dokumente ortsunabhängig zu nutzen. Sie können somit insbesondere für Unternehmen mit stark dezentraler oder mobiler Struktur in Frage kommen. Das Auslagern des Dokumentenmanagements bringt den Vorteil mit sich, dass die dabei entstehenden Kosten überschaubar und zudem transparent sind. Der Kunde zahlt in Abhängigkeit von Nutzungsumfang, -intensität und -dauer. Hohe Investitionskosten entfallen und stattdessen wird üblicherweise monatlich abgerechnet, beispielsweise je nach Anzahl der DMS-Nutzer beziehungsweise des DMS-Arbeitsplatzes oder je nach Anzahl der verwalteten Kundenakten. „Unter diesem Aspekt lohnt sich für Mittelständler das Outsourcing“, sagt Guido Schmitz. „Dennoch sollte immer unter dem Gesichtspunkt einer gesamtheitlichen DMS-Strategie betrachtet werden, ob es sinnvoll ist“. Durch das Auslagern überantwortet das Unternehmen dem externen Anbieter die Erfüllung von Compliance- und revisionsrechtlichen Vorgaben sowie Datenschutzanforderungen. Häufig liegt darin für Entscheider sogar einer der ausschlaggebenden Gründe, ein DMS überhaupt einzuführen. Trotzdem gilt es im Blick zu behalten, dass damit ein gewisses Risiko einhergeht, denn die gesetzliche Sorgfaltspflicht verbleibt beim Auftraggeber. Dies sollten Unternehmen bei der Auswahl des Outsourcing-Partners berücksichtigen und dessen angebotene Leistungen entsprechend überprüfen. Zudem ist es sinnvoll, vor Vertragsabschluss ein besonderes Augenmerk auf die Vertragslaufzeit und die Kosten zu richten, welche gegebenenfalls bei einem Ausstieg aus der Auslagerung oder dem Wechsel des Anbieters entstehen. So lässt sich einer zu starken Abhängigkeit vom beauftragten Unternehmen vorbeugen.

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outsourcing

Themen & Trends Jürgen W. Heidtmann / Redaktion Sicherheit hat Priorität

IT-Outsourcing mit Schwächen

Laut Hightech-Verband BITKOM haben Investitionen zur Verbesserung der IT-Sicherheit für europäische Unternehmen derzeit die höchste Priorität. Mehr als zwei Drittel der Unternehmen aller Branchen geben an, dass das Thema von hoher oder sehr hoher Bedeutung für sie ist. Nur für zwei Prozent haben Investitionen in IT-Security aktuell überhaupt keine Bedeutung. Die Zahlen beruhen auf einer Studie des European Information Technology Observatory (EITO). „Viele Unternehmen haben bei der Sicherheit ihrer IT noch Nachholbedarf“, sagt BITKOM-Präsident Prof. Dieter Kempf. „Die Berichte über Abhörmaßnahmen der Geheimdienste werden die Nachfrage nach Sicherheitslösungen weiter verstärken.“

Der Markt der Auslagerung von IT-Dienstleistungen ist derzeit hoch dynamisch. Eine aktuelle Studie der Ardour Consulting Group zeigt aber auch eine hohe Unzufriedenheit der Firmen mit ihren IT-Dienstleistern. So schlossen 39 Prozent der Firmen in den vergangenen zwölf Monaten neue Verträge, weitere 35 Prozent verlängerten sie. Gleichzeitig geben 23 Prozent der Befragten an, dass sich ihre Erwartungen an das Outsourcing nicht erfüllt hätten; weitere 37 Prozent sind mit ihrem Dienstleister nur teilweise zufrieden. Hinzu kommen häufig Probleme mit der Steuerung. „Die Unternehmen gehen Dienstleistungsverträge ein, ohne geeignetes internes Personal aufzubauen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Sourcing-Partner-Steuerung zu verankern“, heißt es bei Ardour.

Cloud: Wachstum mit Risiken

Reshoring im Trend

Die Marktforscher von Crisp Research sehen im Cloud Computing-Markt noch großes Wachstumspotenzial. Danach sollen die Steigerungsraten rund 40 Prozent pro Jahr betragen. Im Jahr 2018 könnten sich die Einnahmen aus CloudServices, -Integrationsvorhaben und -Technologien in Deutschland auf über 28 Milliarden Euro belaufen. Allerdings steigt laut einem Bericht der Zeitschrift „Computerwoche“ auch die Zahl der sicherheitsrelevanten Vorfälle in den Unternehmen um 60 Prozent pro Jahr. Um die Sicherheit in den immer dezentraler organisierten IT-Umgebungen zu gewährleisten, spielten in den nächsten Jahren die Themen Intrusion Detection, Physical Security, Virtualisierungssicherheit und Verschlüsselung zentrale Rollen.

Einer von sechs Herstellern aus Großbritannien hat im vergangenen Jahr seine Produktion aus Übersee zurückgeholt oder ist dabei, dies zu tun. Die britische Tageszeitung „Financial Times“ zitierte eine Umfrage des staatlichen Manufacturing Advisory Service unter 500 kleinen und mittleren britischen Unternehmen, wonach die Zahl der Firmen, die ihre Produktion aus Ländern wie China zurückholen, höher sei als diejenigen, die sie dorthin auslagern. „Reshoring“ liege danach im Trend. Mehr als ein Viertel der Unternehmen geben Kostengründe an, 20 Prozent wollten die Qualität ihrer Produkte verbessern. 18 Prozent wollten Lieferzeiten verkürzen.

Megatrend Big Data

Outsourcing in der Chemielogistik

Ähnlich große Bedeutung wie dem Cloud Computing misst der Hightechverband BITKOM dem Thema Big Data bei, also der Analyse großer Datenmengen. 49 Prozent der Unternehmen wollen in dieses Thema stark investieren. Das Interesse an Big Data dürfte in den nächsten Jahren weiter steigen. Unter den zehn wichtigsten Technologie-Trends findet sich neben der Modernisierung der Infrastruktur – vom Netzwerk über Datacenter und Speicher bis zur DesktopInfrastruktur – auch der Einsatz mobiler Geräte wie Smartphones und Tablet Computer. Für 55 Prozent der Unternehmen hat die Integration mobiler Lösungen in die Arbeitsabläufe hohe oder sehr hohe Prioriät. Social Media liegt mit 41 Prozent auf Platz 10.

In der Chemielogistik ist Outsourcing Vertrauenssache. „Chemieunternehmen nehmen nur ungern Dritte in ihre Abläufe mit hinein“, erklärte Sven Frerick, Marketing- und Vertriebsleiter von Infraserv Logistics. Dabei hätten jedoch viele Unternehmen erkannt, dass es ihre Effizienz deutlich verbessere, wenn sie hochqualifizierte Speziallogistiker bereits in die Planung ihrer Logistikprozesse einbinden. „Im Gegenzug erhalten diese Betriebe nämlich oft deutlich kostengünstigere und kreativere Lösungen.“ Als Trends sieht Frerick vor allem die Sicherheit und Nachhaltigkeit. Gefahrguttransporte würden von der Straße auf Schiene und Binnenschiff verlagert. Frerick: „Wer brennbare Chemikalien mit dem Binnenschiff transportiert, erhöht die Sicherheit im Straßenverkehr.“

Mehr Mitarbeiter nach Europa

Factoring-Umsätze steigen wieder

Multinationale Unternehmen versetzen zunehmend Mitarbeiter nach Europa, das nun nach Nordamerika und China den dritten Platz unter den Regionen mit dem größten Anstieg bei berufsbedingten Umzügen ins Ausland in den vergangenen zwei Jahren einnimmt. Soweit die Ergebnisse der aktuellen Umfrage von Cartus mit dem Titel „Trends in Global Relocation: Biggest Challenges“. Für die Umfrage wurden 157 Zuständige für internationale Versetzungen von Mitarbeitern befragt.

Factoring, die Auslagerung des Forderungsmanagements, hat nach schwierigen Zeiten wieder an Beliebtheit gewonnen. Die Umsätze der Mitgliedsunternehmen des Deutschen Factoring-Verbandes stiegen im ersten Halbjahr 2013 um vier Prozent. Als „erfreulich“ bezeichnet der Verband den kontinuierlichen Anstieg der Kundenzahlen - ein Beweis, dass Factoring für immer mehr Unternehmen zum festen Bestandteil des Finanzierungsmixes gehört oder dass diese Factoring als Finanzierungsalternative entdecken.

Impulse:

Worauf muss man beim Outsourcing achten?

Jürgen Städing,

VP Products, NFON AG

»Die wohl größte Barriere des Outsourcings der unternehmenseigenen Telefonanlage in die Public Cloud stellen immer noch die Sicherheitsbedenken der Verantwortlichen dar. Nicht zuletzt nach den Enthüllungen von Edward Snowden sind diese Bedenken aktueller denn je. Firmen, die Daten nach außen geben, müssen auf höchste Sicherheitsstandards vertrauen können. SLAs über Sprachverschlüsselung bis hin zu redundanten Backups im Cloud-Rechenzentrum und zertifizierten Sicherheitsstandards nach ISO 27001 und SAS 70 Type II – für einen seriösen Cloud-Anbieter selbstverständlich.«

Dr. Frank Lampe, Marketing Director,

IGEL Technology GmbH

»Das Instrumentarium des ITOutsourcings wird derzeit um die Kategorie Desktop-as-a-Service reicher. DaaS-Anbieter, die zusätzlich zu den für den Kunden bereitgestellten virtuellen Desktops auch das Leasing und das Management der Zugriffsgeräte anbieten, eröffnen ein völlig neues Flexibilisierungs- und Einsparpotential. Um von möglichst günstigen Konditionen zu profitieren, sollten die Kunden aber auf ein lückenloses Fernmanagement sämtlicher Thin- und Zero-Clients achten.«

Die neue Freiheit der Business-Kommunikation. Seite 12

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Man sagt, der FlĂźgelschlag eines Schmetterlings kann einen Sturm auslĂśsen. Na dann wollen wir mal: Die NFON Cloud-Telefonanlage.

08000-63 66 24 www.nfon.com