BeExcellent continue d’évoluer

De temps à autre, nous vous informons des derniers développements et des nouvelles possibilités de BeExcellent. Ces nouveautés répondent à vos besoins et facilitent votre travail. Ce dernier trimestre, nous nous sommes consacrés principalement à la facilité d’utilisation de BeExcellent. Il est important pour nous que les utilisateurs puissent trouver facilement les informations dont ils ont besoin. De plus, nous sommes convaincus qu’en créant un environnement agréable, ils sauront mieux comment accéder à ces informations.

Mise à jour du tableau de bord

Le premier élément auquel accède l’utilisateur est le tableau de bord. En tant qu’administrateur de BeExcellent, il vous revient d’organiser cette « carte de visite » de BeExcellent de sorte que les utilisateurs y naviguent facilement. Alors, concevez une page d’accueil qui plaît à vos utilisateurs !

BeExcellent offre un éventail de widgets prévus à cet effet. Certains widgets facilitent la localisation des articles, mais il existe d’autres widgets ayant un caractère plus social qui vous permettent, par exemple, d’afficher directement sur votre tableau de bord des messages publiés sur les médias sociaux comme ceux de l’ITAA et d’autres associations professionnelles, ou du SPF Finances. Utilisez-vous déjà le widget « Anniversaires » ? Avezvous déjà enrichi le tableau de bord avec des vidéos ou des actualités pertinentes ?

Au cours du dernier trimestre, nous avons développé plusieurs nouveaux widgets qui incitent encore plus à utiliser BeExcellent.

Widget « Raccourcis »

En ajoutant différents raccourcis à votre tableau de bord, vous ferez de BeExcellent une plateforme parfaite pour commencer votre journée de travail. Le widget « Raccourcis » permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux autres programmes dont ils se servent dans leur travail quotidien. Si, par exemple, vous faites en sorte que BeExcellent démarre automatiquement lorsqu’ils allument leur ordinateur, vos collaborateurs commenceront leur journée par la lecture des principales actualités ou des articles nouveaux ou mis à jour, puis ils pourront poursuivre leur journée de travail en lançant les autres programmes depuis le widget « Raccourcis ».

Widget « Fil d’actualités »

Vous connaissez peut-être le widget « Fil d’actualités ». Cette nouvelle version vous permet de partager encore plus facilement les actualités importantes de votre organisation avec vos collègues. Ajoutez de belles photos ou assurez-vous que tout le monde a lu les actualités en définissant des tâches de lecture !

Personnalisez plusieurs tableaux de bord

Désormais, il est possible de créer pas moins de dix tableaux de bord supplémentaires. Personnalisez un tableau de bord par service ou par établissement. Seuls les membres du service ou de l’établissement concerné peuvent y accéder. Ainsi, les utilisateurs collaboreront encore plus facilement !

Vous pouvez également créer un tableau de bord par sujet : RGPD, documentation professionnelle, législation anti-blanchiment, etc. De cette manière, vous retrouverez les bonnes informations très rapidement.

Une plateforme qui centralise toutes les informations sur les collègues

Utilisez BeExcellent comme plateforme centrale grâce à laquelle vos collaborateurs trouveront des informations sur leurs collègues. Assurez-vous que tous sont enregistrés sur BeExcellent et que les informations des utilisateurs sont les plus complètes possible. Vous pouvez compléter ces informations en tant qu’administrateur, mais vous pouvez aussi charger l’utilisateur de le faire, en déterminant vous-même quels champs peuvent être complétés. Plus les données saisies dans les champs sont précises, plus il sera facile pour les utilisateurs de trouver et de contacter leurs collègues.

CONSEIL : les dates de naissance dans la liste des utilisateurs servent de base au widget « Anniversaires ». Créez un aperçu complet des anniversaires en complétant systématiquement les dates de naissance (ou en demandant à chaque collègue de le faire).

Des recherches encore plus ciblées

Le moteur de recherche de BeExcellent vous permet de trouver facilement n’importe quel article. Grâce à sa puissance exceptionnelle, il recherche les articles par titre et par contenu, mais il effectue également une recherche dans le contenu des fichiers de BeExcellent. Ces derniers mois, nous avons fourni beaucoup d’efforts pour rendre le processus de recherche encore plus efficace et plus précis. Nous avons ajouté plusieurs filtres, et désormais, vous pouvez également rechercher des articles en fonction d’une combinaison de termes.

Tri des articles d’une catégorie

À présent, vous pouvez définir encore plus facilement l’ordre des articles au sein d’une catégorie. Auparavant, vous deviez déplacer manuellement les articles à l’emplacement souhaité, mais à présent il est possible de les trier de façon automatisée, par exemple, par ordre alphabétique ou chronologique.

Que pouvez-vous attendre de notre part ?

Durant les prochains mois, l’équipe de développement gérera à nouveau plusieurs projets :

• les possibilités d’exporter les récapitulatifs seront étendues ;

• nous commencerons la taxonomie des articles ;

• il sera encore plus facile d’associer les collègues en définissant des tâches.

Vous êtes curieux de connaître le planning complet pour le deuxième trimestre ? Voir : https://help.mijnscienta. nl/Articles/article/15054

Documentation professionnelle complète accessible à tous vos collaborateurs

Saviez-vous que vous pouvez retrouver facilement la totalité de la documentation professionnelle dans BeExcellent ? Ainsi, vous n’avez plus à rechercher la dernière version de ces documents. Facilitez encore davantage le travail de vos collaborateurs en leur donnant un accès direct à la dernière version de toute la documentation professionnelle.

Tirez tous les bénéfices de BeExcellent

BeExcellent vous aide à structurer et à partager simplement avec l’ensemble des collaborateurs toutes les connaissances au sein de votre organisation. À un seul endroit. En toute simplicité. Donnez accès à BeExcellent à tous vos collaborateurs et profitez de tous ses avantages. Avez-vous besoin d’aide pour créer des utilisateurs ? Découvrez ci-dessous comment vous pouvez le faire vous-même en toute simplicité en seulement trois étapes ou regardez la vidéo d’instructions via https://www.youtube.com/ watch?v=3uZqIDpnWG4.

S’il vous manque une fonction dans BeExcellent qui faciliterait encore plus votre travail, faites-nous-en part à l’adresse servicedesk@itaa.be. Dans la mesure du possible, nous tiendrons compte de vos souhaits dans les développements auxquels nous travaillerons durant le prochain trimestre.

Ajoutez tous vos collaborateurs en 3 étapes simples

Partager les connaissances n’a jamais été aussi simple. Enregistrez tous vos collègues dans BeExcellent pour qu’ils puissent profiter eux aussi de ses avantages.

1. Allez à la bonne page

Entrez dans le système comme administrateur → Accéder à l’administration et sélectionnez Paramètres → Utilisateurs

2. Cliquez sur le bon bouton

Cliquez en haut à droite sur le bouton. → Un nouvel écran s’ouvre.

Souhaitez-vous ajouter un grand nombre de collaborateurs en une fois ou associer la gestion des utilisateurs au service Active Directory de votre organisation ? Dans ce cas, contactez le service desk de BeExcellent, qui sera ravi de vous aider.

3. Complétez les données du nouvel utilisateur

Il suffit d’indiquer une adresse e-mail. BeExcellent génère un mot de passe fort pour l’utilisateur si vous ne remplissez pas ces champs. Le nouvel utilisateur reçoit ensuite un e-mail contenant les données de connexion qui lui permettent d’ouvrir directement une session dans BeExcellent.

En option, lors de la création du nouvel utilisateur, vous pouvez également indiquer des informations supplémentaires : coordonnées, informations personnelles comme la date de naissance et médias sociaux. Vous pouvez aussi laisser le nouvel utilisateur le faire !

Le nombre d’utilisateurs correspondant à votre licence n’est pas suffisant pour pouvoir ajouter tous les collègues ? Contactez le service desk de BeExcellent à l’adresse servicedesk@itaa.be pour augmenter le nombre d’utilisateurs.

Yvonne Kalkhoven

Conseiller clientèle