Eigen kosten van de werkgever: Rapporteringsverplichting voor terugbetalingen uitgebreid vanaf 1 jan

Om als beroepskosten aftrekbaar te zijn, moeten de vergoedingen die aan personeelsleden of bedrijfsleiders betaald worden als eigen kosten van de werkgever, gerechtvaardigd worden door een belastingfiche 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleider) en een samenvattende opgave, en dit op basis van de artikelen 49 1 en 57 2 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992.

1. Inleiding

Artikel 57 van het WIB 1992 werd echter onlangs gewijzigd door de wet van 27 juni 20213, om een bijkomend lid in te voegen dat als volgt luidt: Variabele vergoedingen toegekend aan de leden van het personeel als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever moeten worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave die worden overgelegd in de vorm en binnen de termijn die de Koning bepaalt.

Dit lid vult dus artikel 57 van het WIB 1992 aan, dat tot dan toe enkel voorzag in de algemene verplichting om een individuele fiche en een samenvattende opgave op te stellen voor de forfaitaire vergoedingen die aan personeelsleden worden toegekend als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever.

De verplichting om de eigen kosten aan te geven wordt dus uitgebreid en aangescherpt, in die zin dat de verschillende soorten kosten die aan de werknemers en bedrijfsleiders worden terugbetaald – ofwel op basis van forfaitaire bedragen, ofwel op basis van variabele bedragen of werkelijk gemaakte kosten – nauwkeuriger worden opgesplitst.

Dit onderscheid tussen de verschillende kostencategorieën op de fiscale fiche 281.10 of 281.20 is van toepassing op de terugbetalingen die vanaf 1 januari 2022 worden verricht4 . Het onderscheid tussen de forfaitaire en variabele kosten, dat de wetgever via de wijziging van artikel 57 van het WIB 1992 aanbrengt, heeft tot doel de belastingadministratie, in een context van toenemende terugbetalingen van eigen kosten in verband met telewerk5, de mogelijkheid te bieden om de exacte aard van de aan de werknemer of bedrijfsleider terugbetaalde bedragen te controleren en dus een eventueel dubbel gebruik of een overlapping tussen door de werkgever op forfaitaire basis terugbetaalde eigen kosten en op basis van bewijsstukken terugbetaalde werkelijke kosten, beter te kunnen opsporen6 .

2. Begrip en typologieën van eigen kosten

Terugbetalingen van de eigen kosten van de werkgever kunnen worden gedefinieerd als terugbetalingen van kosten die normaliter ten laste komen van de werkgever of de onderneming, maar die door de werknemer of bedrijfsleider in de uitoefening van zijn functie zijn gemaakt.

Voorbeelden hiervan zijn: de betaling van een trein- of parkeerticket door de werknemer in het kader van een opdracht bij een klant van de werkgever, de betaling door een bezorger van een volle tank brandstof voor rekening van de vervoersonderneming die hem tewerkstelt, enz.

Eigen kosten zijn dus uitgaven die normaliter ten laste van de werkgever komen, maar die, meestal als gevolg van feitelijke omstandigheden (verplaatsing, reis naar het buitenland, occasionele behoefte), rechtstreeks door de werknemer of bedrijfsleider met eigen middelen worden betaald.

In deze logica vormt de terugbetaling van deze onverschuldigde uitgaven aan de werknemer geen bezoldiging die bij hem belastbaar is7, maar is dat een aftrekbare beroepskost die aan de werkgever kan worden toegerekend, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding (1) bestemd is voor het dekken van kosten die hem eigen zijn en ze (2) ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed8 .

Eigen kosten kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën, naargelang hun verantwoording en de wijze waarop ze worden terugbetaald: • kosten die op forfaitaire basis, op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen worden terugbetaald • kosten die op basis van andere criteria op forfaitaire basis worden terugbetaald, en • werkelijke kosten die op basis van bewijsstukken worden terugbetaald.

2.1. Forfaitaire kosten die op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen worden terugbetaald

Het gaat om de forfaitaire vergoedingen die de federale overheid toekent aan haar eigen personeelsleden in de uitoefening van hun functie9. Deze door het openbaar ambt toegekende vergoedingen worden beschouwd als ‘ernstige en met elkaar overeenstemmende normen’ voor de forfaitaire terugbetaling van eigen kosten door de werkgever.

Zo vormt de toepassing van forfaitaire kosten door de werkgever voor reiskosten, voor het gebruik van een persoonlijk voertuig, voor verblijfskosten of voor een rondreizende functie, eigen kosten die niet belastbaar zijn bij de werknemer, voor zover ze niet hoger zijn dan de bedragen die door de administratie op haar eigen personeelsleden worden toegepast.

Bij wijze van voorbeeld zijn de volgende forfaitaire bedragen van toepassing sinds 1 oktober 2021:

• 17,75 euro (dagelijkse vergoeding voor maaltijdkosten);

• 17,75 euro (dagelijkse vergoeding voor rondreizende functies, met een maximum van 16 dagen per maand, d.w.z. 284,00 euro/maand);

• 133,18 euro/nacht (huisvestingskosten); en

• 129,48 euro (telewerkvergoeding10).

2.2. Forfaitaire kosten die op basis van andere criteria worden terugbetaald

In deze categorie worden de kosten die de werknemer voor rekening van de werkgever heeft gemaakt forfaitair terugbetaald, zonder dat de exacte aard of het exacte bedrag daarvan met bewijsstukken moet worden gestaafd (carwash-kosten, parkeerkosten, diverse kleine uitgaven, representatiekosten, garagekosten, enz.)

Om te voorkomen dat deze kosten worden geherkwalificeerd als een bezoldiging van de werknemer, wordt sterk aangeraden om de details en de aard van de uitgaven die door middel van een forfaitaire vergoeding worden terugbetaald, hetzij rechtstreeks in de arbeidsovereenkomst, hetzij door middel van een addendum bij de arbeidsovereenkomst, te specificeren.

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding moet noodzakelijkerwijs inherent zijn aan de door de werknemer in de onderneming uitgeoefende functie, en niet aan zijn persoon11. Met andere woorden, de door de werknemer persoonlijk gemaakte kosten moeten het gevolg zijn van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, om de terugbetaling ervan en de fiscale uitsluiting als bezoldiging te kunnen rechtvaardigen.

In die zin is er bij een forfaitair bedrag aan eigen kosten dat op een ‘veralgemeende’ wijze wordt toegepast op alle werknemers van de onderneming, ongeacht hun functie, een groot risico op herkwalificatie als bezoldiging.

De belastingadministratie eist ook dat de forfaitaire vergoeding bestemd is voor het dekken van eigen kosten van de werkgever en ze ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten werd besteed (zoals: de huur van een garagebox door de werknemer voor het parkeren van zijn bedrijfswagen wanneer dit vereist is volgens de car policy).

Om de nodige rechtszekerheid te bieden bij een forfaitaire vergoeding van de eigen kosten op basis van andere criteria, wordt aan de werkgever en bedrijfsleider aangeraden een ruling aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken. De werkgever of bedrijfsleider kan inspiratie opdoen bij de talrijke beslissingen van de Dienst Voorafgaande Beslissingen in dat verband12 .

Bij wijze van voorbeeld werden de volgende bedragen in euro aanvaard door de Dienst Voorafgaande Beslissingen:

De door de rulingdienst aanvaarde maandelijkse forfaitaire bedragen zijn niet indexeerbaar en zijn gekoppeld aan de in de onderneming uitgeoefende functie. Om het risico van dubbele aftrek bij de werkgever te vermijden, kunnen de kosten die op basis van een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden terugbetaald, daarnaast niet op basis van bewijsstukken worden terugbetaald. Hetzelfde geldt bij de werknemer. Als hij in de personenbelasting zijn werkelijke beroepskosten inbrengt, moet hij de door de maandelijkse forfaitaire vergoeding gedekte kosten daarvan in mindering brengen, om een dubbele aftrek te voorkomen.

2.3. Werkelijke kosten die op basis van bewijsstukken worden terugbetaald

Het gaat om kosten die door de werkgever worden terugbetaald op basis van door de werknemer bezorgde bewijsstukken (factuur, kasticket, ontvangstbewijs, btw-bon, enz.).

De terugbetaling van dergelijke kosten en de aftrekbaarheid ervan levert in het algemeen geen problemen op wanneer ze buiten de privésfeer van de werknemer vallen en in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werden gemaakt13 . Vanaf 1 januari 2022 moeten de bedragen van de eigen kosten die aan de werknemer of bedrijfsleider worden terugbetaald, dus uitgesplitst en vermeld worden op drie afzonderlijke lijnen van de fiscale fiche, naargelang hun aard:

Deze aanvullende formaliteit van fiscale rapportering kan leiden tot extra zware administratieve lasten voor werkgevers en bedrijfsleiders op het vlak van interne organisatie en loonadministratie. Er moet immers voor gezorgd worden dat ook de bedragen van de werkelijke uitgaven die op bewijsstukken gebaseerd zijn en die rechtstreeks (n.v.d.r.: buiten de loonfiche om) aan de werknemer worden terugbetaald, in de boekhouding van de werkgever worden opgenomen en op de fiscale fiche van de werknemer of de bedrijfsleider worden vermeld.

3. De uitgebreide rapporteringsplicht in de praktijk 4. Niet opgenomen op de fiscale fiche, dus geen aftrek?

Zoals hierboven vermeld, verruimt artikel 57, tweede lid, van het WIB 1992, zoals gewijzigd door de wet van 27 juni 2021, de rapporteringsverplichting van de werkgever met betrekking tot de soorten eigen kosten die aan de werknemers of bedrijfsleiders worden terugbetaald met ingang van 1 januari 2022.

Vóór deze datum werd het bedrag van de door de werkgever terugbetaalde kosten op de fiscale fiche 281.10 of 281.20 vermeld door middel van één enkel globaal bedrag (één enkele regel), zonder opsplitsing tussen de verschillende categorieën van eigen kosten: forfait ernstige normen, forfait andere criteria of terugbetaling van werkelijke kosten.

Dit eenvoudige systeem is dus van de baan en wordt vervangen door een veel vollediger rapportering van de eigen kosten, met als doel de controle op een eventuele dubbele aftrek van uitgaven, zowel bij de werkgever als bij de werknemer, te vergemakkelijken. In de parlementaire voorbereiding van de wet van 27 juni 2021 wordt gespecificeerd dat indien de werkgever nalaat het exacte bedrag van de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken op de fiscale fiches 281.10 of 281.20 te vermelden, door de belastingadministratie een administratieve geldboete kan worden opgelegd14 .

Een gebrek aan rapportering verhindert dus niet dat de werkgever deze door bewijsstukken gestaafde terugbetalingen als beroepskosten kan aftrekken.

In dezelfde zin zal door de belastingadministratie geen afzonderlijke aanslag op basis van artikel 219 van het WIB 199215 worden toegepast als de eigen kosten niet zijn uitgesplitst in de fiscale fiche van de werknemer of de bedrijfsleider.

Xavier Lombart

Gecertificeerd belastingadviseur

1 Art. 49 WIB 1992.

2 Art. 57 WIB 1992.

3 Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, B.S., 30 juni 2021, p. 66736.

4 Art. 96, derde lid van de wet van 27 juni 2021.

5 Zie in dat verband: Circ. 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, 26 februari 2021.

6 Parl. St., Kamer, ‘Wetsontwerp houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten’, Memorie van toelichting, nr. 55 1993/001, 27 mei 2021, p. 21.

7 Art. 31, 2, 1° WIB 1992.

8 Circ. 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, 26 februari 2021.

9 KB van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, BS 19 juli 2017, p. 73530.

10 Circ. 2021/C/20, o.c.; en Circ. 2021/C/62 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, 1 juli 2021. Voor de maanden juli, augustus en september 2021 wordt het maximumbedrag van 129,48 euro per maand verhoogd tot 144,31 euro per maand. Circulaire 2021/C/62 is niet van toepassing op bedrijfsleiders in de zin van artikel 32 van het WIB 1992. De belastingadministratie rechtvaardigt haar standpunt op een nogal lapidaire wijze door te verklaren dat bedrijfsleiders de mogelijkheid hebben om vele uitgaven rechtstreeks door hun onderneming te laten dragen, wat hen niet belet om een terugbetaling van eigen kosten te vragen op basis van ernstige of met elkaar overeenstemmende normen, of op basis van bewijsstukken.

11 N. WELLEMANS, Les rémunérations alternatives, Anthemis, 2019, p. 166.

12 Zie met name: Voorafgaande beslissing nr. 2018.0494, 17 juli 2018; Voorafgaande beslissing nr. 2021.0759, 12 oktober 2021; en Voorafgaande beslissing nr. 2021.0801, 12 oktober 2021 .

13 N. WELLEMANS, o.c., p. 166. 14 Parl. St., Kamer, ‘Wetsontwerp houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten’, Memorie van toelichting, nr. 55 1993/001, 27 mei 2021, p. 21-22. 15 Art. 219 WIB 1992.