Contact : Rufus AYANBODE
APPEL D’OFFRES
pour la gestion d’un café / restaurant à l’Institut français du Nigeria - - -
CAHIER DES CHARGES
Secrétaire général de l’Institut français du Nigeria sgifn.nigeria@yahoo.com
52, libreville street - Wuse 2 Abuja
DATE LIMITE POUR POSTULER 08 NOVEMBRE 2024
Présentation de l’Institut français du Nigeria
A. Notre espace
Pour promouvoir la diversité culturelle et le dialogue entre les peuples, la France a initié il y a plus d’un siècle la création d’un vaste réseau d’établissements à travers le monde : c’est le réseau culturel français à l’étranger.
L’Institut Français du Nigeria (IFN), service officiel de l’Ambassade de France au Nigeria, est un acteur culturel de premier plan, parfaitement intégré dans le tissu social, artistique et culturel Nigérian. L’IFN est à la fois un centre d’apprentissage du français et de la culture française, un centre d’examen, ainsi qu’un centre culturel et artistique. La programmation annuelle s’articule autour de différents événements aussi variés que des concerts, expositions, projections cinématographiques, rencontres littéraires ou encore des débats d’idées et colloques Outre la création française et francophone, partie intégrante de notre programmation, nous portons une attention particulière à proposer une offre en adéquation avec les attentes du public Nigérian
Aujourd’hui, l’Institut français du Nigeria, c’est :
● Un Pôle d’apprentissage du français et un centre d’examen
● Un pôle culturel et artistique
● Une médiathèque et un espace digital (en cours de développement)
● Un espace Campus France (promotion des études supérieures en France)
● un café/bar/restaurant
B. Notre public
Au quotidien, nous accueillons un public varié d’adultes, jeunes et enfants Nigérians et expatriés, francophones ou non :
-Apprenants de la langue française
-Spectateurs (concerts, spectacles, cinéma, expositions, etc.)
-Abonnés à la médiathèque
-Étudiants nigérians (espace Campus France)
-Communauté artistique et culturelle
-Partenaires privés ou publics
2- Expression du besoin : un espace convivial de restauration et bar
L’IFN est à la recherche d’un prestataire chargé de gérer et de faire vivre l’espace café/restaurant à l’attention des usagers de l’IFN en collaboration avec l’équipe de direction L’IFN est un lieu de ressources et de brassage des cultures, un lieu privilégié de rencontres pour la communauté artistique et culturelle du Nigeria, mais également pour tous nos étudiants, partenaires et personnes souhaitant se familiariser avec les cultures nigérianne, française et francophone
Les horaires habituels d’ouverture sont du lundi au samedi de 9h à 20h hors évènements particuliers, avec une fermeture obligatoire le dimanche. Une fermeture annuelle est à prévoir de mi-décembre à début janvier (dates précises communiquées courant octobre), entraînant l’interruption de l’activité du café.
Les soirs d'événement, le café devra être en capacité de rester ouvert en continu depuis le matin jusqu’à 30 minutes après la fin de l'événement, soit 23h au plus tard (hors cas particuliers des événements organisés par des partenaires qui prévoient l’organisation d’un cocktail). Le
café-restaurant ne sera équipé d’aucun téléviseur et diffusera une musique d’ambiance ne dépassant pas les 40 db
A. L’espace
L’IFN mettra à disposition du prestataire un espace au sein de ses locaux Cet espace est en partie équipé et se compose comme suit :
Une pièce à usage de cuisine
Cet espace offre un accès à l’eau courante et à l’électricité, un plan de travail, 2 éviers et des rangements en inox.
L’aménagement et l’équipement de la cuisine sont à la charge du prestataire ainsi que la vaisselle et verres.
Une terrasse couverte de 80m2
Le meuble “bar” est fourni. Le prestataire devra fournir les chaises et les tables.
La paillote pourra être utilisée lorsqu’il n’y a pas d’activités organisées par l’IFN.
Communication
Nous attendons une collaboration et communication continue afin de rendre ce lieu convivial, agréable, accueillant et surprenant Le prestataire pourra être force de proposition événementielle afin de renforcer l’attractivité du lieu
B. La carte
En réponse à cet appel d’offres, le prestataire doit proposer à l’IFN, une proposition tarifée et une brève note d’intention (2 pages maximum).
L’offre “boissons” devra, a minima, proposer :
- Thé, infusions
- Café (espresso, café au lait, etc )
- boissons non alcoolisées et jus de fruits frais de saison Le fruit devra être une dominante importante de la carte et être disponible sous différente forme comme par exemple :
Jus de fruits frais maison
Limonade / citronnade maison
Milkshakes maison, etc
- cocktails non alcoolisés et alcoolisés,
- Alcool (bière, vin et champagne),
L’offre “nourriture” devra proposer une cuisine variée adaptée aux attentes de la clientèle nigériane et expatriée (mélange de plats africains/nigérians et européens)
A titre d’exemple :
- jolof rice
- swallow
- Thiéboudiène
- Salade composée
- Sandwich (clubs, paninis),
- Tartes salées maison, quiches et/ou pizza,
- Gâteaux maison,
- steak au poivre etc.
Le prestataire proposera des prestations de qualité élevée, qu'il s'agisse du service, de l'accueil réservé aux visiteurs de l’IFN, ou des produits destinés à la vente
A noter :
- afin de répondre aux contraintes financières des étudiants qui fréquentent l’établissement, les boissons non alcoolisées devront être proposées à un prix modéré ;
- une réduction sur une sélection de produits devra être proposée aux agents de l’IFN;
- si le prestataire est en capacité de proposer un service traiteur pour l’organisation d’éventuels cocktails, cela serait un véritable atout pour lui, comme pour l’IFN ;
- les aliments ou boissons vendus par le prestataire devront être consommés sur place et ne pourront, en aucun cas, être transportés dans d’autres espaces de l’IFN
C. Redevance
En contrepartie de l’occupation et de l’exploitation des espaces, le bénéficiaire versera à l’IFN une redevance mensuelle correspondant à 5% du loyer de l’IFN (calculé au prorata du nombre de jours effectifs d’occupation) et 5% des charges courantes (eau, électricité, groupe électrogène, sécurité, exception faite de l’assurance) La redevance sera payée par trimestre et d’avance
3- Eléments contractuels
A l’issue de cet appel d’offres, un seul candidat sera retenu par l’Institut français du Nigeria.
Une convention sera alors signée entre le prestataire sélectionné et l’IFN. Cette convention fixera les modalités pour lesquelles l’IFN autorise le bénéficiaire à disposer des espaces et d'exploiter à ses risques exclusifs une activité commerciale. Une période d’essai de 3 mois (du 6 janvier février au 6 avril) sera mise en place
Il y sera, entre autres, précisé :
Durée de la convention
La convention d’occupation des lieux sera conclue pour une durée initiale de 22 mois jusqu’au 31 octobre 2026, et sera renouvelable par période de deux ans
Sous-traitance
Le prestataire n’est pas autorisé à sous-traiter l’exécution de ses activités au sein de l’IFN
Principes généraux des conditions d’exploitation
Le prestataire exploite sous sa responsabilité, et à ses risques et périls, l’activité de restauration dans les espaces, objet de la convention d’occupation.
Le prestataire s’engage à respecter le droit du travail au Nigeria et assure la rémunération de son personnel.
Le bénéficiaire s'engage à assurer en permanence une qualité des prestations proposées à la clientèle conforme à l'image de l’IFN dans lequel le restaurant est intégré, et à maintenir les espaces occupés dans un état de propreté maximale.
Le prestataire est tenu de souscrire sa propre police d’assurance dont il devra donner une copie à la direction de l’ IFN et est à ce titre, seul responsable à l'égard des tiers des dommages causés par son personnel ou par les installations dont il a la garde
Le prestataire fait son affaire de l'obtention de toutes les autorisations administratives nécessaires à l'exploitation du restaurant
L'exploitation des espaces occupés devra être en conformité avec le respect des réglementations applicables à la sécurité publique, à l'hygiène alimentaire et sanitaire et avec le règlement intérieur de l’IFN
Matériel – verrerie vaisselle – linge – tenues
Le prestataire s'engage à équiper les espaces occupés du matériel d'exploitation et de cuisine, de la verrerie et vaisselle, du linge, ainsi que des tenues du personnel et d'une façon plus générale de l'ensemble des moyens nécessaires à l'exploitation de l'activité de restauration.
Dans tous les espaces occupés, le prestataire fera son affaire du nettoyage des espaces.
Maintenance et réparations
Le prestataire assurera la maintenance technique de tous les équipements des espaces occupés, de manière à ce qu'ils puissent assurer en permanence l'usage auquel ils sont destinés La maintenance des équipements de détection incendie ainsi que les réparations du toît seront assurées par l’IFN
D’une façon générale, le bénéficiaire est chargé de prendre en charge toutes les dépenses d’entretien courant et les réparations dites locatives ainsi que tous travaux nécessaires pour maintenir les locaux occupés en bon état d’entretien et d’usage
L’IFN se réserve le droit de contrôler l'état des installations et de les faire visiter à tout moment par ses représentants, aux fins de prescrire au titulaire les travaux de remise en état qu'il jugerait nécessaire
Ouverture et fermeture des espaces occupés
En cas de modification d'horaire ou de décision de fermeture exceptionnelle, la direction de l’IFN fera son maximum pour en informer le prestataire au plus tôt, sans que celui-ci ne puisse prétendre à une quelconque indemnisation. Ces modifications n’excéderont pas quelques heures à une journée.
Impôts et taxes
Le prestataire acquittera les contributions, taxes et patentes et tout autre impôt pouvant exister ou être établi en raison de l’utilisation de l’emplacement loué et des bénéfices générés.
Contrôle de l’IFN
Pendant la durée d'exploitation des espaces occupés, l’IFN se réserve la possibilité d'exercer notamment un contrôle de l'entretien, un contrôle hygiénique et sanitaire, un contrôle de la qualité des prestations proposées par le bénéficiaire, ainsi qu'un contrôle du respect des prescriptions de sécurité En cas de manquement, le contrat pourrait être remis en question
La liste des appareils électriques qui seront installés devra être fournie et validée par l’IFN
Pour des raisons de sécurité, la liste des employés, accompagnée de leurs pièces d’identité, devra être transmise à l’IFN et être mise régulièrement à jour
Rémunération des policiers et gardes après 20h
Si le prestataire souhaite organiser des évènements à sa propre initiative au delà de 20h, et en accord avec la direction de l’IFN, celui ci s’engage à rémunérer les policiers (2) et les gardes (2) pour un montant forfaitaire de 5 000 nairas par personne.
4- Dépôt du dossier de candidature
Pour postuler, le prestataire devra faire parvenir à l’IFN un dossier se présentant sous la forme d’une offre commerciale et tarifaire, qui comportera obligatoirement les pièces suivantes :
● une présentation de la structure du prestataire et ses références (y compris tout document attestant qu’il est légalement constitué + copie de la pièce d’identité du responsable) ;
● une brève note de compréhension du besoin de l’IFN et de la motivation du prestataire pour ce projet ;
● une proposition d’aménagement (mobilier et autres équipements) des espaces de l’IFN qui seront mis à disposition ;
● une proposition de menus, avec tarifs, des différentes suggestions de boissons et nourriture Une offre traiteur pour réception et cocktails serait bienvenue.
● les actions en direction du développement durable seront un atout pour le.la candidat.e
Les candidats souhaitant répondre à l’appel d’offres peuvent librement venir visiter les espaces de l’Institut français, aux horaires d’ouverture. Le prestataire retenu sera contacté, suite à la réunion d’une commission locale de sélection. Début des activités le 6 janvier 2024.
Le dossier complet devra être déposé sous enveloppe à l’accueil de l’IFN ou envoyé par email à l’adresse sgifn.nigeria@yahoo.com , à l’attention du Secrétaire général, au plus tard le 08 Novembre 2024.