World Scout Bureau, Interamerican Office Oficina Scout Mundial, Región Interamericana
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POLÍTICA INTERAMERICANA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
INTRODUÇÃO
Na 17a Conferência Escoteira Interamericana (Montevidéu, 1990), a Região Interamericana tomou conhecimento da importância de adequação e implementação das ideias contidas no documento “To a New Strategy for Scouting” produzido naquele ano pela 31a Conferência Escoteira Mundial (Melbourne, 1988).
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A 18a Conferência Escoteira Interamericana (San Jose, 1992) concordou que o Comitê Interamericano deveria executar um processo geral de renovação e adequação na Região.
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A partir daquele momento, começaram a ser elaborados os “Planos Trienais”, que dividiram as tarefas do Escotismo em três áreas estratégicas: Programa de Jovens, Gestão de Adultos e uma área que até aquele momento tinha ficado carente de atenção: o “Desenvolvimento Institucional”.
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A 19a Conferência Escoteira Interamericana (Cartagena, 1995) aprovou as Políticas Regionais para as áreas de Programa de Jovens e Gestão de Adultos. Porém, a terceira área ainda carecia de definições e instrumentalização suficientes para expressar de maneira categórica e clara suas diretrizes pelas quais a gestão poderia contribuir para gerar desenvolvimento harmônico, viável e sustentável na Região Interamericana.
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Na 3a Cimeira Interamericana de Diretores Presidentes, Chefes Escoteiros Nacionais e Diretores Executivos (Cochabamba, 2001), foi feito pronunciamento sobre a necessidade de um instrumento que pudesse expressar de maneira ordenada e sistemática o tratamento que a área de Desenvolvimento Institucional deveria receber. Por causa disso, a 21a Conferência Escoteira Interamericana (Cochabamba, 2001) aprovou a primeira “Política de Desenvolvimento Institucional” da Região.
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Doze anos depois, faz se necessário o reconhecimento, por parte das Organizações Escoteiras Nacionais, que, para completar a missão, as tarefas a serem desenvolvidas se tornaram mais complexas e demandantes, tornando necessária uma revisão e avaliação da Política Interamericana de Desenvolvimento Institucional.
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O processo de revisão começou em 2011 com o primeiro ciclo de Encontros Sub Regionais da Rede de Desenvolvimento Institucional, pelos quais o conceito de “Instituição Escoteira” foi consolidado.
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Na 7a Cimeira Escoteira Interamericana (Panamá, 2012), foram apresentados os resultados dos Encontros Sub Regionais da Rede de Desenvolvimento Institucional e um plano de ações para continuar a atualização da área. Durante esse mesmo ano foi feito outro ciclo de Encontros Sub Regionais da Rede de Desenvolvimento Institucional e mais um Encontro Regional da Rede de Comunicadores.
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Como resultado desses encontros e do trabalho de voluntários e profissionais a serviço das Organizações Escoteiras Nacionais da Região, mais o suporte dos membros do Comitê Escoteiro Interamericano; do Comitê Escoteiro Mundial; do Escritório Mundial e do Escritório Interamericano, foram definidos os campos de gestão, seus fundamentos e as melhores práticas que os articulam, tudo isso enquanto era feito o primeiro plano de uma nova Política de Desenvolvimento Institucional.
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Durante 2013, previamente à 25a Conferência Escoteira Interamericana em Buenos Aires, esse plano foi matéria-prima de um terceiro ciclo de Encontros Sub Regionais da Rede de Desenvolvimento Institucional, que, agora, aconteceram on-line e presencialmente. Esse plano foi trabalhado intensamente e dele foi gerada a versão final da atual Política de Desenvolvimento Institucional Interamericana, sujeita a aprovação pela Conferência Interamericana daquele ano.
! ! 2. PROPÓSITO DA POLÍTICA !
Essa política identifica os campos de gestão, os fundamentos e as boas práticas, articulando-os entre si no espaço institucional, a fim de dar ao Movimento Escoteiro o suporte que ele necessita. Ela também expressa as linhas mestras que orientam os corpos que integram o dito espaço.
! ! 3. SUJEITOS DA POLÍTICA !
A política atual é direcionada a todos os níveis da Organização Escoteira Nacional que integram a Região Interamericana e a todos os seus integrantes. A saber, a Conferência Escoteira Interamericana, o Comitê Interamericano e o Escritório Escoteiro Mundial Região Interamericana.
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Da mesma maneira, ela também inclui todas as estruturas e os corpos regionais que agora existem como Redes Interamericanas (Programa de Jovens, Gestão de Adultos, Desenvolvimento Institucional, Comunicação, Juventude e Meio Ambiente, Desenvolvimento e Paz), assim como quaisquer redes que vierem a existir no futuro.
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Todas as instâncias e níveis estruturais mencionados acima devem reforçar e obedecer os princípios e conceitos expressados nesta política. Nesse sentido, devem executar todas as ações e esforços necessários para gerar e garantir a criação e manutenção das condições que promovem e permitem a contínua melhora e os impactos positivos para a realização da Missão e Visão do Movimento Escoteiro
! ! 4. PRINCÍPIOS DA POLÍTICA ! ●
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Memória institucional Reconhece o background regional e mundial sobre esse assunto e a sua evolução, avaliando e valorizando-os para usá-los como base na sua atual formulação. Coletividade e Consenso São os processos de consulta executados por toda Região. Nestes processos, os representantes dos vários níveis devem ser envolvidos, e os atores qualificados são convidados a considerar as propostas e decidir na sua aplicabilidade, construindo, assim, consenso. Dinamismo e Flexibilidade A Política reconhece que a instituição trabalha em um contexto que muda constantemente e, por causa disso, deve possuir a capacidade de se adaptar a diversos contextos. As realidades nacionais e locais de cada um dos países que integram a Região apresentam notáveis diferenças e algumas similaridades, por essa razão, essa política deve ser flexível, para poder ser implementada em todos esses lugares. Aspiracional e Transformacional Constitui a declaração de desejos, um “deveria ser” de como organizar o Desenvolvimento Institucional para realizar sua finalidade de servir ao Movimento Escoteiro a todo momento e da melhor maneira. Deseja transformar a presente
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instituição para ela se adequar ao cumprimento de sua Visão e Missão, gerando ótimos resultados.
• Congruência Reconhece e reafirma os valores e princípios do Movimento Escoteiro e promove a sua prática em todos os níveis da estrutura.
! ! 5. DEFINIÇÕES ESSENCIAIS ! ●
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Desenvolvimento Institucional É a área dedicada ao trabalho de promover progresso e crescimento integral da instituição, para que, a cada dia, ela possa realizar sua função social, por meio da aplicação de seu método e programa. Campos de Gestão São as áreas de trabalho do Desenvolvimento Institucional que consistem nas tarefas concretas de diversas naturezas e conteúdos que devem ser executadas para satisfazer as necessidades do Movimento Escoteiro. Fundamentos do Desenvolvimento Institucional Eles são os core elements que direcionam os pensamentos e as ações dos corpos que executam as tarefas nos Campos de Gestão. Eles constituem razão essencial que orienta as tomadas de decisão e sua atuação.
● Melhores Práticas São a materialização (forma visível e tangível), portanto, mensuráveis, da aplicação dos Fundamentos do Desenvolvimento Institucional nos Campos de Gestão.
! ! 6. A INSTITUIÇÃO ESCOTEIRA !
“O Movimento Escoteiro” surgiu de maneira espontânea. Os jovens que leram as publicações de nosso fundador se juntaram para realizar as tarefas por ele lá propostas. Assim nasceu o que nós hoje chamamos de Movimento Escoteiro, que nós concebemos como a soma de jovens e adultos voluntários que se beneficiam do Programa Escoteiro ao aplicar o Método Escoteiro.
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“A Organização” aparece como produto do acelerado crescimento e expansão do Movimento Escoteiro. Ela formalizou as relações e abraçou a necessidade de contar com uma estrutura que daria suporte às estratégias do Movimento Escoteiro. Como resultado
de uma longa história, foi constituída a Organização Mundial do Movimento Escoteiro (OMME). Essas duas instâncias: O Movimento e A Organização se mantêm próximos e em constante interação, satisfazendo necessidades e provendo serviços, gerando sinergia entre si.
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“A Instituição” é desenvolvida a partir dessa sinergia entre o Movimento e a Organização, tornando-se uma entidade intangível, mas real, que habita nas mentes de todos os seus membros, incluindo as pessoas que não fazem parte dela, mas que a reconhecem como positiva. A instituição é imperecível e transcendental e deve ter todos os adultos a seu serviço. Portanto, é possível afirmar de maneira categórica que a Organização Mundial do Movimento Escoteiro e as Organizações Escoteiras Nacionais constituem a “Instituição”.
! ! 7. CAMPOS DE GESTÃO ! 7.1.Generalidades !
Os campos de gestão são dados pelos espaços básicos e fundamentais nos quais todas as Organizações Escoteiras Nacionais devem atuar do ponto de vista institucional. Cada um deles pode ser perfeitamente diferenciado dos outros, tanto pelos recursos usados como pelos produtos que ele gera.
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Torna-se necessário que a Organização Escoteira Nacional da Região adeque suas estruturas de acordo com os campos de gestão e, se necessário, crie os corpos correspondentes. Tudo isso com o objetivo de se fortalecer e prover um serviço de maneira integral aos voluntários e, portanto, ao Movimento.
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É recomendado que a Organização Escoteira Nacional tenha normas claras que permitam a avaliação dos seus níveis de performance. Elas devem estar de acordo com uma variedade de critérios mensuráveis objetivamente, conhecidos e acessíveis a todas as partes interessadas. As melhores práticas devem ser consideradas para o desenvolvimento do quadro estratégico, integridade dos campos de gestão e quantificação dos resultados, tudo isso como propósito de alimentar o processo de contínua melhora.
! 7.2. Descrição do Campo de Gestão !
Tomando em consideração os princípios da Política, os campos de gestão de Desenvolvimento Institucional são:
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7.2.1. Governança: consiste em tomar decisões, cumpri-las e ter certeza que os outros responsáveis pelas suas implementações também as cumpram. Ela cuida de: • Gestão: condução e sustentabilidade institucional. É o essencial trabalho executado pelas pessoas (membros eleitos) que governam a instituição. Exemplo: Conselhos Escoteiros Nacionais ou seus equivalentes em cada Organização Escoteira Nacional. • Regulamentos: criação, revisão e até supressão de normas internas da organização. O que for necessário para assegurar o seu bom funcionamento. • Estruturas: desenvolvimento e adequação dos corpos internos, alinhados com a estratégia para realizar a Missão e a Visão. São definidas nos regulamentos. • Funções: são as tarefas a serem realizadas pelos diferentes corpos administrativos que compõe a estrutura, assim como pelas pessoas que os integram. • Planejamento estratégico: definir objetivos e o tempo para atingí-los. Eles devem ser produto de um processo no qual todas as oportunidades e ameaças do ambiente, assim como as forças internas e fraquezas, são analisadas e pesadas. 7.2.2. Administração: consiste em fazer planos, organizar, dirigir e controlar as finanças, materiais a recursos humanos, a fim de utilizá-los para o máximo benefício. Ela cuida de: • Gerência de recursos financeiros: controle de receitas, despesas, priorização e determinação para que as despesas sejam sanadas a tempo. • Gerência de bens fixos e variáveis: controle de bens e de inventário, assim como sua atualização. • Gerência de Recursos Humanos: gerir o pessoal que executa os serviços profissionais. • Complacência com as obrigações legais dos Estados: A conformidade com as normas e benefícios de possuir um regime de funcionários de serviço. Obrigações fiscais e disposições especiais em relação à juventude e infância, assim como quaisquer outras disposições que possam afetar o andamento regular ou causar alguma sanção legal à entidade ou suas atividades regulares. • Serviços gerais às instalações e propriedades: manutenção das instalações para assegurar seu próprio funcionamento.
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7.2.3. Mobilização de fundos: consiste em obter fundos adicionais, diferentes das receitas regulares. Ela cuida de: • Geração e aquisição de fundos: planejamento e execução de projetos de caridade/ doação e/ou escrever projetos para arrecadar fundos.
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7.2.4. Comunicação e Relações Institucionais: consiste em capturar informações, processá-las e as enviar aos destinos apropriados, fazendo uso dos canais oficiais. Construir uma imagem pública positiva e a manter. Estabelecer relações de benefício mútuo com outras instituições e entidades. Cuidam de:
• Comunicação interna: informações aos membros e pessoas relacionadas com o que acontece na instituição. • Comunicação externa: informações para as diferentes audiências externas (comunidade, imprensa, governo, etc.). • Relações Públicas: sustentar relações favoráveis com todas as entidades externas. • Relações Interinstitucionais: criar e desenvolver acordos institucionais e alianças estratégicas.
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7.2.5. Relações Internacionais: consistem em manter contato e construir relações com vários órgãos de natureza internacional. Elas cuidam de: • Relações Internacionais internas: estabelecer e manter laços com a OMME e outras Organizações Escoteiras Nacionais. • Relações Internacionais externas: estabelecer e manter laços com representações diplomáticas e consulares de outros Estados, assim como organismos multilaterais.
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7.2.6. Operações: consiste em acompanhar as informações dos membros e dar suporte na área de Desenvolvimento Institucional aos níveis intermediário e de base da estrutura. Cuida de: • Registro de membros: controlar e manter o banco de dados do sistema, onde a informação é mantida. • Estatísticas: controle do histórico de registros dos membros para uso em análises e investigações que alimentam os processos de planejamento estratégico. • Dar seguimento: suporte ao nível do meio e da base da estrutura, dando estímulo territorial. 7.2.7. Gestão de Riscos: consiste em fazer um catálogo de riscos, avaliá-lo, desenvolver planos de contingência para prevenção e controle e mitigar esses riscos, caso ocorram. São eles: • Riscos de ativos: guardar os ativos tangíveis (fixos, variáveis, bens, propriedade intelectual) e os intangíveis (imagem, prestígio, credibilidade, posicionamentos, etc.). • Riscos com jovens: proteção fiscal, mental, segurança espiritual e integridade dos beneficiários do Programa. • Riscos com os adultos: proteção fiscal, mental, segurança espiritual e integridade dos adultos em todos os níveis da organização.
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7.2.8. Ética e auditorias: fazer controle subsequente das atividades administrativas e assegurar que os adultos sejam reconhecidos ou sancionados apropriadamente. Cuidam de: • Controle: vigilância e auditoria da administração. • Ética: vigilância do comportamento dos adultos, para que estes se mantenham próximos aos princípios e valores da instituição, assim como dentro das regras.
● Gestão do Programa de Reconhecimento e sanção aos adultos.
! 7.3. Participação de Jovens nos Campos de Gestão !
O Movimento Escoteiro é uma organização de jovens, portanto todas as suas áreas deveriam ser abertas à participação e ao envolvimento de seus membros jovenis em todos os níveis. Neste sentido, os destinatários desse texto são convidados, da maneira mais enfática possível, a abrir seus processos de adequação, de criação de corpos institucionais e seus trabalhos neles para incluir a participação juvenil em todos os Campos de Gestão. Esta participação juvenil deve ser feita levando em conta os interesses que a juventude demonstra, suas competências e seu grau de desenvolvimento.
! ! 8. FUNDAMENTOS DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL !
• Democracia: em sua mais ampla definição, a democracia envolve todos os corpos e níveis da instituição em uma base igualitária. Ela deve se manifestar em todas as práticas, que devem exibir a todo momento: legalidade, legitimidade, transparência, abertura, inclusão, respeito, responsabilidade, alterabilidade, consenso, justiça, equidade, eficiência, empatia e participação juvenil. • Entorno e atualização: a instituição deve viver para a sociedade, observando seus processos e mudanças, para entender como elas afetam o Movimento Escoteiro e a Juventude, assim como se relaciona com eles. Ela deve se manter em constante renovação, tirando vantagem das oportunidades que se apresentam e confrontando os novos desafios que surgem. • Serviço e suporte (integralidade): todos os esforços que forem realizados dentro da instituição devem ter como fim o suporte ao trabalho do Movimento Escoteiro de maneira clara. Atendendo assim, a todas as suas necessidades e criando as melhores condições para seu crescimento e desenvolvimento. • Orientação nos resultados e impacto: toda performance da instituição deve responder a critérios estratégicos com o objetivo de minimizar esforços e maximizar resultados. Fazendo estes resultados produzir os maiores impactos dentro e fora da instituição.
! ! 9. MELHORES PRÁTICAS !
As melhores práticas são resultado da articulação dos Fundamentos do Desenvolvimento Institucional com cada um dos Campos de Gestão. Elas também
surgem da experiência da organização em si, assim como de outras instituições que executam tarefas semelhantes.
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Melhores Práticas respondem a situações que foram previamente definidas e caracterizadas, baseando-se em expectativas realistas. Elas são desenvolvidas sob critérios profissionais para gerar resultados e impacto, por essa razão são mensuráveis e avaliáveis. São dinâmicas porque são parte de um processo de contínua melhora que as garante feedback e as mantém em constante aperfeiçoamento. Elas são públicas, por isso todos os membros da instituição as conhecem e devem utilizá-las quando necessário. Finalmente, elas devem ser intimamente ligadas aos princípios e valores da instituição. As melhores práticas são caracterizadas por serem inovadoras, efetivas, sustentáveis, replicáveis e aplicáveis a toda instituição.
! ! 10. SAÚDE INSTITUCIONAL !
A “Instituição Saudável” é aquela que cumpre com sua Visão e Missão. Ela deve sempre observar seus princípios e valores ao executar a prática excelente de maneira consciente, sistemática, sustentável, democrática, transparente e responsável. Criando assim uma cultura congruente e um bom clima entre seus membros e aqueles que se relacionam com eles, projetando uma imagem positiva para a sociedade.
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11. RESPONSABILIDADES • Nível Nacional: aplicar essa política em sua área de influência; disseminá-la entre seus membros; criar e executar processos para adequar suas políticas e estruturas; e colaborar ao fazer os materiais que a desenvolvem e a complementam. • Nível Regional: aplicar essa política na sua área de influência; contribuir para transmití-la nas Organizações Escoteiras Nacionais e nos outros corpos institucionais da região; dar suporte às Organizações Escoteiras Nacionais em sua implementação e providenciar assistência técnica quando necessário; e construir materiais que a desenvolvam e complementem.
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12. REVISAR E ATUALIZAR A POLÍTICA Esta atual política e seus materiais complementares devem estar em constante revisão e atualização, pois são parte em um processo contínuo de aprimoramento. Uma avaliação profunda deve ser conduzida num espaço de tempo não maior que 10 anos.