De stille evolutie van de Employee Safety Manager

“Ik heb steeds vaker te maken met security-officers.”

Het is nu nauwelijks meer voor te stellen, maar zes jaar geleden was een veiligheidsbril op sterkte bestellen bij Intersafe nog het begin van een lange weg. De opticien vulde een briefje in, deed dat op de post, dat werd handmatig ingevoerd, geprint, gescand en weer doorgestuurd. Vandaag de dag is de verwerking van een brilrecept 100% gedigitaliseerd. En gaat het, goed beveiligd, in een fractie van een seconde naar de fabriek. Het is illustratief voor de imposante evolutie die de Employee Safety Manager (ESM) heeft doorgemaakt.

Edward Breedveld Edward Breedveld (ICT Director bij Intersafe) weet als geen ander wat er ‘onder de motorkap’ allemaal is aangepakt om de ESM tot de huidige ‘tool’ te maken. Hij was één van de grondleggers van deze webshop annex digitaal bestelsysteem. Vandaag de dag staat er één geïntegreerd platform waar medewerkers niet alleen hun werkkleding en handschoenen kunnen bestellen. Maar ook unieke maatwerkartikelen als veiligheidsbrillen op sterkte, otoplastieken en aangepaste veiligheidsschoenen. Gemak is dus één kenmerk van de ESM, maar niet de belangrijkste. Dat zijn veiligheid én compliance. De tool ‘managet’ namelijk niet alleen de ’safety’ voor de medewerker, maar ook de aansprakelijkheid voor diens werkgever. Een lasser op een scheepswerf die al drie jaar geen nieuwe veiligheidsschoenen heeft besteld? Dan geeft het systeem een signaal: ‘Let op; heeft deze persoon nog wel de juiste spullen?’

Privacy waarborgen

Het digitaliseren van bestelprocedures ging letterlijk schoksgewijs bij Intersafe. Dat begon met ‘Mijn pbm pakket’, een digitaal platform om kledingpakketten per medewerker te laten bestellen. Later kwamen daar nog twee andere portals bij. Een ‘portal’ voor brillen op sterkte en ‘portal’ nummer 3 voor otoplastieken. Integratie van die drie stromen lag voor de hand, maar dat laat zich niet op een achternamiddag regelen. Bescherming van persoonsgegevens – conform de GDPR (General Data Protection Regulation) – is daarbij een belangrijk gegeven. Edward: “Ik heb steeds vaker te maken met security-officers. Mensen die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfs- en gegevensbeveiliging. Met name Amerikaanse bedrijven – een deel van onze klanten is daar onderdeel van – zijn zeer veeleisend. ‘Welke gegevens slaan we op? Waar bewaren we dat? In welk land? Wat doen we ermee? Wie heeft er toegang toe? Dat soort vragen dus.’ Zeer begrijpelijk overigens, want wij slaan veel gegevens op, en dan moet je dat wel heel goed geregeld hebben.” Eén van de opgaven waar de ESM-bouwers voor stonden was bijvoorbeeld het ‘anonimiseren’ van brilrecepten. Van iemand die zich een bril op sterkte laat aanmeten, worden alleen de relevante gegevens doorgegeven aan de fabriek, die in principe overal ter wereld kan staan. Dus de sterkte van de glazen, en soort en afmetingen van het montuur. Of die bril bestemd is voor een man of vrouw, diens naam of waar die persoon woont of werkt wordt niet gedeeld. Die informatie blijft bij Intersafe. Pas als de bril volgens recept samengesteld is en naar ons land komt, worden die gegevens weer aan elkaar gekoppeld zodat de juiste bril bij de juiste persoon terechtkomt.

Van revolutie naar evolutie

Was de introductie van de ‘brillen-portal’ in 2014 nog revolutionair, sindsdien zijn de ontwikkelingen vooral evolutionair geweest. Ofwel een geleidelijke ontwikkeling tot steeds iets beters. Binnen Intersafe werkt daar een team van vijf personen aan; de ene helft houdt zich vooral bezig met testen en ontwikkelen, de ander met service en onderhoud. Daar bovenop is er nog een externe partij. Daar werken teams van soms wel 10 personen en meer aan de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten voor de ESM. En programmeren is één aspect, daaromheen moet ook nog het

nodige gebeuren om het digitaal bestelsysteem werkend te krijgen. Ga meer dan 800 opticiens én audiciens in het land – dat is het servicenetwerk waar Intersafe en haar klanten dagelijks gebruik van maken – maar eens vertellen dat ze over moeten stappen naar een nieuwe werkwijze. Of ga al je klanten uitleggen dat ze niet meer, zoals voorheen, ‘effe gauw de telefoon kunnen pakken’ om een nagekomen bestelling door te geven, en dat ze daarvoor alleen even moeten inloggen...

Compliance-afdeling

Dát alle betrokkenen toch makkelijk overstapten naar die nieuwe werkwijze heeft volgens Edward alles te maken met de enorme voordelen die de vernieuwde ESM biedt. “Wij maken het

bestelproces met digitalisering zo makkelijk mogelijk, maar uiteindelijk hebben wij daarbij een hoger doel. Wij leveren immers veiligheid, wij zijn er om mensen te beschermen.” En daarbij is het dashboard van de Employee Safety Manager een nuttig instrument. Medewerkers kunnen zien voor welke persoonlijke beschermingsmiddelen (pbm) ze in aanmerking komen en die snel en eenvoudig bestellen. Is de THT-datum van een persoonlijk beschermingsmiddel bereikt of staat de winter voor de deur en is het tijd een ‘doorwerkjas’ aan te schaffen? De ESM geeft het met een mailtje tijdig aan. Safety managers kunnen het ESM-dashboard gebruiken om te kijken of iedereen met voldoende en afdoende veiligheidsmiddelen zijn of haar werk kan verrichten. De tool fungeert in feite als een verlengstuk van de eigen compliance-afdeling. Budgethouders kunnen per persoon, per project of per locatie in de gaten houden of de uitgaven nog in de pas lopen. Aan het systeem kan moeiteloos een zogenaamde ‘approval-module’ toegevoegd worden. In dat geval moet een leidinggevende nog een extra ‘vinkje’ plaatsen voor een afwijkende bestelling. Edward: “Stel dat iemand in korte tijd voor de zoveelste keer een paar veiligheidschoenen bestelt. Dat kan zijn omdat hij voor de derde keer door pure pech in het beton is gaan staan. Dan zal zijn baas die aanvraag goedkeuren. Maar het kan voor die leidinggevende ook het signaal zijn om eens een goed gesprek te hebben met een medewerker die misschien iets te achteloos met de spullen van de baas omgaat...”

“Digitaal platform met geïntegreerde aansturing van het bestel- en vervangingsproces.”

Besparing op voorraad en magazijnruimte

De grote hoeveelheid data die de Employee Safety Manager genereert biedt ook op het gebied van efficiency en voorraadbeheer voordelen. Niet langer gaan er grote partijen overalls naar één magazijn, waarbij het onduidelijk is waarom Jantje er daarvan acht afneemt en Pietje ‘maar’ twee. Monitoring op individueel niveau geeft een zeer exact beeld wie, waar, wat afneemt. Het voorkomt ook dat een deel van de voorraad onderweg ‘weglekt’. Edward: “Dat kan onze klanten een fikse besparing opleveren. Voor ons als groothandel op het eerste gezicht misschien minder leuk – wij verkopen immers minder – maar op de lange termijn is het beter. Met een voorraadmanagementsysteem in de ESM kunnen we trouwens nog veel meer doen voor onze klanten. Bijvoorbeeld hun magazijnbeheer overnemen. Dat scheelt hen geld omdat ze geen kostbare voorraden en ook geen dure magazijnruimte hoeven aan te houden.”

Innovaties

En daarbij blijft het niet. De evolutie gaat gestaag door, zo is de vaste overtuiging van Edward, en innovaties dienen zich volop aan. “We zijn bezig automaten (vending machines) die handschoenen uitgeven, te koppelen aan de ESM. Als een teamchef dan in zijn dashboard ziet dat van zijn 100 medewerkers er dagelijks 10 het vertikken om nieuwe handschoenen te pakken, terwijl dat wél een voorwaarde is om veilig te werken, dan kan hij daar wat mee. En samen met wasserijen gaan we een systeem opzetten met een label in kleding. Beschermende kleding biedt na een X-aantal wasbeurten niet voldoende protectie meer. Dan geeft de ESM een seintje ‘Hé, het is tijd om een nieuwe jas te bestellen.’ Kortom, deze tool maakt het leven makkelijker, bespaart organisaties geld en zorgt ervoor dat medewerkers na het werk weer veilig naar huis kunnen.”

Meer informatie?

Contactpersoon: Uw Customer Service medewerker NL: T +31 (0)78 618 14 00 of E info@intersafe.eu B: T +32 (0)15 423 320 of E info-b@intersafe.eu