Handleiding online CRM pakket Covide by Tonny van Hees

Handleiding het best te gebruiken in combinatie met de demofilmpjes op

covide.nl

VOORWOORD Covide kenmerkt zich anno 2008 door een efficiënte manier van werken, communiceren, organiseren en samenwerken, waarbij het nauwelijks uitmaakt of die activiteiten nu binnen, buiten kantoor of onderweg plaatsvinden. Het gebruik van Covide resulteert in de praktijk in productiviteitswinst, waarbij de kans op proces- en communicatiefouten aanzienlijk wordt verlaagd. Dat geldt vooral voor omgevingen waar intensief wordt samengewerkt. Daarbij komt dat de bedrijfseigen ICT investeringen in apparatuur, onderhoud en beheer geminimaliseerd kunnen worden en de beschikbaarheid en betrouwbaarheid aanzienlijk wordt verhoogd. Zorgen over back-ups, continuïteit na brand, beveiliging van gegevens en de gegevens op gestolen laptops behoren tot het verleden. U kunt zich weer volledig richten op uw werk Covide is uw handige hulp daarbij. Covide directeur Willem Massier

Samengevat: Door gebruik te maken van Covide kunnen bedrijven 30% productiviteitswinst boeken en toch aanzienlijk besparen op bedrijfskosten.

Er zijn veel andere websitebeheersystemen. Er zijn ook veel CRM-systemen. Covide is echter uniek met als drie belangrijkste argumenten voor de gebruiker: 1. de bijzonder brede functionaliteit, waarbij alles perfect met elkaar samenwerkt 2. de nieuwe manier van werken: any time, any place 3. weg met al het ICT-gedoe Dat Covide daarnaast ook Open Source is en u helemaal niets betaalt voor de softwarelicenties, maakt het onderscheid met de concurrent bijzonder groot. Covide bestaat uit een hoeveelheid tools (functionaliteiten en modules, door ons bij elkaar Covidesoftware klaar voor gebruik genoemd) die zelf ook samenwerken (volledig op elkaar zijn afgestemd) en waar mogelijk handelingen automatiseren. Behalve van binnen het Covide-project zelf ontwikkelde functionaliteit, maken we daarbij graag en dankbaar gebruik van wat andere leveranciers te bieden hebben. Waarom immers zou je immers persé zelf iets willen maken, als anderen zich daarin hebben gespecialiseerd? Daarbij kijken we in de eerste plaats naar Open Source, omdat dat zich eenvoudiger goed laat integreren. Geïntegreerde communicatiemogelijkheden voor e-mail, websitebeheer, CRM, (beeld)telefonie, SMS en chat zijn direct beschikbaar. Webconferencing, webmeeting en Unified Collaboration zijn in de testversie reeds geïntegreerd en komen eind 2008 al in de release beschikbaar. Unified Communications op de Covide-manier. In deze handleiding treft u teksten en schermbeelden aan, die u voor wat betreft de handelingen op Covide.nl ook terugziet in tientallen korte filmpjes. Zo kunt u ook in de praktijk zien, wat Covide u te bieden heeft. En als het u net zo vergaat als veel andere gebruikers dan is dat soms behoorlijk verrassend. Want natuurlijk krijgt u bij Covide, wat u verwachtte. Covide biedt echter ook mogelijkheden, die u waarschijnlijk niet verwachtte. Voorafgaand aan de feitelijke handleiding daarom de Top-10 van wat klanten geregeld de 'wow'- factor van Covide noemen. Het lezen van die mogelijkheden zal u nog meer motiveren om Covide te leren gebruiken, waarvoor het is bedoeld: Samenwerken om het best denkbare bedrijfsresultaat te boeken. Najaar 2008 Willem Massier

COVIDE ALS PRODUCTIVITEITSKATALYSATOR Covide heeft een katalyserende werking bij het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen: verbetering van uw omzet, verbetering van uw winst en een betere bedrijfsvoering. Covide kenmerkt zich door een efficiënte manier van werken, communiceren, organiseren en samenwerken binnen, buiten kantoor of onderweg.

De kracht van Covide bestaat uit vijf elementen 1.

Veel toegevoegde waarde door het samenwerkende geheel

Veel praktische / nuttige functionaliteit die heel veel tijd bespaart en de kans op fouten minimaliseert

Koppelingen met producten van derden

Geen ICT gedoe en aanzienlijke besparingen

Aanvullende diensten zodat u zich kan richten op de zaken waar het echt om gaat

Resultaat ●

Aanzienlijk minder kosten en 30% méér productiviteit

●

Meer werkplezier, minder werkdruk

●

Een effectieve en efficiënte kantoororganisatie

●

Flexibiliteit en meer tijd voor de zaken waar het echt omgaat

●

Een kantoororganisatie ingericht op effectief samenwerken

●

Betere opvang personele beschikbaarheid en wisselingen

Hoe we dat realiseren met Covide? De Covide Top - 10 Op de pagina 'Covide als uw productkatalysator' (http://www.covide.nl/page/1793.htm) vindt u maar liefst 50 bewijzen. Het voert natuurlijk te ver om die alle vijftig uit te werken. Dat hebben we wel gedaan in een Top-10. Waarbij we meteen opmerken, dat de gekozen nummers niet vertellen, dat nummer 1 belangrijker is dan nummer 9. Dat soort dingen is immers helemaal afhankelijk van uw organisatie?

1. De website werkt volledig samen met het relatiebeheer CRM is de veelgebruikte afkorting voor een uitgebreide vorm van relatiebeheer. CMS gaat over het zelf onderhouden van de inhoud van een website. Covide heeft die twee geïntegreerd. Waarom vraagt u zich af? De website is meer en meer de eerste ontmoeting tussen uw klant en u. Hij kan nieuwe klanten helpen de weg naar u te vinden. En eenmaal op uw site gekomen kan de klant in alle rust ontdekken of u echt biedt, wat hij zoekt. Daarnaast kunt u via uw site vaak goede service bieden aan uw bestaande klant. En dat 7 x 24 uur in de week.

De eerste icoon na de Covide-C is de ingang naar het websitepaginabeheer. Via notities en chat (communiceert u binnen uw organisatie. Adressen van formulieren geclassificeerd in uw centrale adresboek. Supportaanvragen uit de website in uw supportmodule en op de juiste dashboards. Slechts enkele voorbeelden van hoe integratie van CRM en CMS het werken een stuk efficiënter maakt.

2. CRM en VoIP-telefooncentrale geïntegreerd De integratie van CRM en de VoIP-telefooncentrale van Asterisk is in Covide al sinds 2005 aanwezig.

Een klik op het telefoonnummer uit het centrale adresboek start automatisch het telefoontje naar het goede telefoonnummer. Per ongeluk verkeerde nummers intoetsen is er dus niet meer bij.

Wat standaard al gerealiseerd is: ●

binnenkomende telefoontjes worden herkend en met één klik bent u daarmee op de relatiekaart van de beller

●

uitgaand start u met een simpele muisklik een telefoongesprek. Een verkeerd nummer intoetsen is er niet meer bij!

●

bellen met een collega op een andere locatie via het icoon online-gebruikers

●

agenda-afspraken blokkeren voor doorverbinden

●

binnenkomende telefoontjes doorsturen naar de gewenste medewerker

●

binnenkomende telefoontjes routeren naar de voice-mail en het voice-mailtje vervolgens als bijlage aan een mailtje sturen naar een gedefinieerde groep medewerkers

●

Daarnaast zijn er via maatwerk in de vorm van aanvullende diensten per klant nog allerlei andere mogelijkheden te realiseren.

En er staan ook nog veel zaken op stapel. Eén daarvan is onder andere, dat ook uitgebreide webconferencing mogelijkheden beschikbaar gaan komen. En beeldtelefonie één op één en ook in groepen georganiseerd. U zegt: “Dat dat al kan?” Dat klopt. Via zeer gepeperd geprijsde oplossingen van Microsoft of Cisco! Maar .... geïntegreerd in uw CRM-omgeving en zonder meerkosten te gebruiken, dat is andere koek. Dat is de koek die Covide u gaat opdienen! Wanneer u instapt in de wereld van Covide, bent u meteen klaar voor de geschetste dag van morgen.

3. E-mail automatisch gearchiveerd E-mail verslepen naar mappen is met Covide verleden tijd. Covide zorgt voor automatische archivering. Zowel bij uitgaande als binnenkomende e-mail. Daarnaast kunnen mailtjes worden voorzien van extra aantekeningen. Doordat automatische koppeling van e-mail aan relaties zeer eenvoudig is te realiseren en e-mail tegelijkertijd ook gekoppeld kan worden aan een project, brengt Covide u een enorm stuk rust in de organisatie.

Een mailtje in het Postvak In. Het adresboekicoon laat zien, dat de mail is gekoppeld aan een relatie. Met een klik daarop komt u ook meteen op de juiste relatiekaart, waar alle communicatie met en over die relatie is verzameld. Met een klik op de (hier) lichtblauwe onderwerpregel opent u het mailtje zelf. Daaronder ziet u achter 'omschrijving' de notitie die met deze e-mail meegaat, wanneer hij in de inbox van een andere collega wordt gelegd.

Door de mail niet meer in uw Postvak In te houden, maar onder de relatie te archiveren, is uw eigen Postvak In 'leeg'. En de genoemde koppelingen zorgen er ook voor dat de e-mail van alle medewerkers indien gearchiveerd daardoor voor iedereen met de juiste rechten beschikbaar komt. In het archief van de gekoppelde relatie én rechtstreeks vanuit het gekoppelde project. Hiermee wordt een enorme efficiencyslag gerealiseerd.

4. Weg met de e-mailchaos E-mail is zakelijk één van de meest populaire gebruiksmiddelen. Tegelijkertijd zorgt het voor heel veel chaos. Covide behoudt de positieve elementen en vervangt de negatieve. Het resultaat is verbluffend. In veel organisaties (bedrijven, verenigingen, projecten) gaan zaken fout door slechte communicatie. E-mail bijvoorbeeld zorgt voor veel chaos, doordat het zo slecht is te managen. Via het forwarden worden soms zelfs tientallen kopieën veroorzaakt, waarvoor niemand zich echt verantwoordelijk acht. Wie weet wat er mee is gebeurd? En wat gebeurt er vervolgens met al die kopieën? En wat als de 'zwakste schakel' een e-mail verwijderd of laat liggen? Covide heeft daarom naast én integreerbaar met e-mail het notitiesysteem ontwikkeld. Notities kunnen wel worden gekoppeld aan relaties en projecten, hebben altijd één afzender die kan zien of de door hem gezonden notitie is gelezen, ze worden altijd gearchiveerd en kunnen nooit worden verwijderd. Daarnaast is de mogelijkheid om een e-mail (al of niet voorzien van extra informatie of zelfs automatisch vergezeld van een notitie) in het Postvak In van een collega te leggen. Met deze mogelijkheden worden gebruikers weer verantwoordelijk voor de eigen communicatie. En dat komt de efficiency en betrouwbaarheid van uw organisatie direct ten goede.

5. E-nieuwsbrieven gemakkelijk gemaakt en verstuurd Er zijn allerlei interessante e-Nieuwsbrief producten. Vaak zijn het schitterende producten die u helaas niet kunt integreren in uw CRM. Bij Covide ligt dat net even anders. Covide kent zonder meerkosten een bijzonder eenvoudig te bedienen e-Nieuwsbrief module, waarmee u op elk moment een goed voorbereide nieuwsbrief aan een door u via het adresboek gemaakte selectie kunt sturen.

Na deze drie stappen komt u al in het e-mailscherm, waar u alleen nog de template en inhoud hoeft op te geven. De Nieuwsbrief wordt één voor één aan de mailserver aangeboden en dus nooit als SPAM worden gezien door providers.

Op deze manier kost het geregeld op de hoogte houden van uw relaties van bijvoorbeeld ontwikkelingen u weinig moeite, terwijl u dezelfde selectie op elk moment ook weer kunt inzetten voor een (na)belactie.

6. JUMPstart-trainingen bij de bron Met nieuwe software gaan werken, betekent altijd nieuwe drempels. Covide biedt u via de JUMPstart een training, die u snel over de grootste hobbels helpt. Het verschil tussen en training en een cursus is, dat bij een training maximaal ingegaan kan worden op uw situatie en wensen. Covide biedt u een JUMPstart gegeven door 100% op Covide betrokken trainers. Dat betekent, dat mensen die alle ins en outs van Covide kennen u helpen om aansluitend bij uw organisatie en de specifieke wensen die daar leven zo snel mogelijk uw weg te vinden in Covide. En daarnaast leert u ook in ĂŠĂŠn of enkele dagdelen de bijzondere mogelijkheden van Covide ontdekken. Efficiency was nog nooit zo dicht binnen handbereik! O ja, samenwerken tussen leverancier en klant heeft nog een aspect: Uw wensen voor de toekomst (feature-requests) worden uiterst serieus genomen. Covide zoals u dat nu kunt gebruiken, is ook zo gegroeid door de samenwerking tussen klanten en Covide.

7. Overzichtelijke communicatie binnen uw projecten Geheel automatisch al uw communicatie gegroepeerd rond uw projecten? Covide laat u zien, hoe voor ieder bedrijf haalbare efficiency eruit ziet. Vooral wanneer meerdere mensen binnen uw organisatie zich met hetzelfde project bezighouden, bestaat de kans, dat de communicatie rond dat project al snel niet transparant meer is. Doordat in Covide medewerkers, relaties, contactpersonen, notities, todo's, agenda-afspraken, urenregistratie, email, bestanden en salesprocessen allemaal aan een project kunnen worden gekoppeld, ontstaat daarmee vanuit het projectoverzicht een heel complete en transparante ingang naar alle communicatie rond het betreffende project. Over efficiency gesproken!

8. Uw eigen callcenter Om uw eigen kerntaken te kunnen uitvoeren, maakt u wellicht gebruik van een callcenter. Covide biedt u dat gewoon als een zonder meerkosten beschikbare module. Zowel inkomend als uitgaand biedt Covide met de zonder meerkosten beschikbare module 'Campagnemanagement' door de integratiemogelijkheid van CRM-Groupware en een uitgebreide telefooncentrale eigenlijk alle functionaliteit, die u ook via een callcenter kunt inhuren. Alleen dan wel op het moment en de manier die u wenst. En ... ongeacht de fysieke locatie van uw medewerkers. Uw voordelen: 1.

Zowel gecentraliseerd als gedecentraliseerd kunnen facilitypoints worden ingericht voor binnenkomende telefoontjes. Doorverbinden naar zowel interne nummers als externe (ook mobiel) is een fluitje van een cent.

Uitgaande belacties kunnen in wisselende teams vanaf verschillende locaties worden gerealiseerd via de module 'Campagnemanagement'. Daarmee worden overigens ook volautomatisch de gegevens van alle agenten verwerkt in onder andere een overzichtelijke rapportage. Uitgaande telefoontjes altijd en in heel Nederland tegen lokaal tarief.

GeĂŻntegreerd met onze ook via het internet te gebruiken telefooncentrale beschikt u nu over een eigen callcenter!

9. Geïntegreerde communicatie via uw agenda Kan dat? Ja dat kan. Met Covide!

Een agenda-afspraak kan op zichzelf staan. Vaak is dat natuurlijk niet het geval. Daarom kunnen in Covide agendaafspraken ook gekoppeld worden aan medewerkers voor wie de afspraak geldt, aan relaties met wie de afspraken zijn, aan een project waarover de afspraak gaat, aan een gespreksnotitie, aan geïntegreerde urenregistratie, aan geïntegreerde kilometerregistratie en om het even welke links ook zowel binnen het Covide-systeem als daarbuiten. Eenmaal gekoppeld kan ook vanuit de genoemde zaken weer worden ingezoomd op de agenda-afspraak. Schreven we hiervoor over de integratie van direct in Covide zelf beschikbare applicaties, de integratiefilosofie is nog veel verder doorgevoerd. Al in de direct klaar voor gebruik versie is namelijk ook de integratie met DimDim geheel voorbereid. (Zie verderop in deze handleiding welke voordelen u daarmee kunt behalen.) Wanneer u tevens gebruik maakt van de Covide telefooncentrale, is ook integratie daarmee standaard aanwezig. “Niet storen” kan dan aan de agenda-afspraak worden toegevoegd. Er kan vervolgens gedurende die termijn niet meer naar u worden doorverbonden. U kunt zich voorstellen, dat door die integraties enorm veel efficiency wordt gewonnen.

10. Dat uw website gevonden worden met Google is ingebouwd U kunt natuurlijk uw internetmarketing aan een specialist uitbesteden. Met Covide hebt u de mogelijkheid om specialisten binnen uw organisatie aan de slag te zetten en alle effort ook binnen uw eigen organisatie te houden.

Per pagina een aangepaste titel en zoekmachinegegevens opgeven, is belangrijk om pagina's als landingpages te kunnen hanteren.

Landingpages, zijn pagina's die helemaal zijn geoptimaliseerd om de bezoeker tevreden te maken. Of via Adwords of via de optimalisatie in de landingpage is hij er terecht gekomen en indien hij aantreft wat hij verwacht of zelfs nog meer, dan volgt er zogenaamde conversie. Covide biedt u binnen haar CMS de mogelijkheid om van elke pagina een zogenaamde landingpage te maken. Daar heeft u geen externe programma's meer voor nodig. Sterker: Google is helemaal niet zo blij met acties die aan de buitenkant of zelfs helemaal buiten uw eigenlijke website plaatsvinden om bezoekers naar uw site te trekken. Wanneer u op de juiste manier gebruik maakt van Covide-CMS hoeft u niet bang te zijn voor penalty's (strafmaatregelen van de zijde van Google), terwijl u toch optimale resultaten realiseert. Zo realiseert u zelf uw eigen leads, die u vervolgens door de integratie van website en CRM-systeem op de beste wijze kunt opvolgen.

CRM als proces van suspect via lead en prospect naar klant en tenslotte ambassadeur Klantgericht doeltreffend overzichtelijk CRM bestrijkt in de visie van Covide het hele proces van klanten maken ĂŠn klant servicen. Vandaar ook dat Covide het bereiken van die tevreden klant een belangrijke plaats geeft in het geheel. Leads zijn daarbij belangrijk voor elk bedrijf. Wanneer een website goed is gemaakt, kan hij fungeren als een belangrijke leadgenerator. Misschien koopt u ook leads via een gespecialiseerd bedrijf. En de mooiste lead is natuurlijk de belangstelling van potentiĂŤle nieuwe klanten via bestaande klanten, die daarbij dus fungeren als uw ambassadeurs. Wat echter nog belangrijker is dan het eerste contact, is..... dit contact bewaken en onderhouden. Covide biedt u door de integratie van groupware (e-mail, interne communicatie, agenda's) en de telefooncentrale veel mogelijkheden. Het proces gaat dus dwars door Covide als CRM-product heen. Daarom plaatsen we de beschrijving van dit proces van goed relatiebeheer vooraan in deze handleiding.

Covide biedt als handig hulpmiddel de 'classificaties'. Belangrijk is allereerst voldoende onderscheid te maken tussen suspects, leads, prospects, klanten en ambassadeurs. Ze staan allemaal voor een bepaald deelproces.

Suspects Suspects zijn potentiële klanten, die wel naar uw diensten en producten op zoek zijn, maar u nog niet hebben gevonden. Uw potentiële klant en uw organisatie kennen elkaar dus ook nog niet. Hier kunt u uw website en de naar uw site verwijzende partijen (andere sites, Google etc.) positioneren als de actieve 'werkers'. Covide's CMS kan u hierbij bijzonder van dienst zijn.

Maar vergeet ook uw ambassadeurs niet, de tevreden klanten, die – omdat zij onverdacht zijn – uw beste leads aanleveren. Het creëren van klanttevredenheid is daarmee niet alleen van belang in de relatie tussen u en de klant zelf, maar evenzeer voor het verwerven van nieuwe leads. Want zodra een suspect in uw adresboek verschijnt, wordt hij een lead.

Leads Leads zijn potentiële klanten, die u al wel hebben gevonden of u hen, maar die nog in een voorfase zitten. Ze zijn wel prospect, maar nog lang niet ver genoeg voor een offerte. Via informeren en communiceren – daarbij gebruik makend van al uw middelen van website tot folder tot demonstratie – bent u actief om de lead te bewegen om een prospect te worden. Alle drempels moeten weggewerkt. Voor leadmanagement kan in Covide gebruik worden gemaakt van het adresboek, de classificaties, todo's, klantcontacten, e-mail en het campagnesysteem.

Prospects Zodra een lead een echte prospect is geworden, maakt u in Covide een project aan en maakt u voor de prospect een regel aan in het salesoverzicht inclusief koppeling aan relatie en project en met de slaagkans in een percentage (moet dus boven de 50% zitten) en de verwachte te factureren omzet. Tijdens het traject past u indien nuttig de classificaties aan. Een prospect wordt klant, wanneer de opdracht aan u is verstrekt, de factuur gezonden en betaald.

Klanten Klanten verwachten 100% van wat hen is beloofd in de fasen hiervoor. Aan u de taak om meer dan 100% daarvan te realiseren. Dat is absoluut mogelijk, wanneer in het proces niet meer belooft, dan u waar kunt maken én u optimaal gaat voor klanttevredenheid. Hoe gek het namelijk ook klinkt: daar kunt u uw klanten echt positief verrassen. Dan worden zij al snel uw onbetaalde /- bare ambassadeur. De grootste valkuil is in de meeste organisaties een zwakke interne communicatie. Hier valt dan ook volgens alle wetenschappelijk onderbouwde studies de grootste productiviteitswinst te behalen. Daar helpt Covide u bij. Het werkt natuurlijk wel alleen top als het ook helemaal goed wordt gebruikt. Logisch dus, dat u elk contact met lead, prospect en klant vastlegt. Dat gebeurt in Covide automatisch bij e-mailverkeer, maar is natuurlijk net zo belangrijk bij telefonisch contact. U gebruikt hiervoor bij voorkeur de notitie. En natuurlijk waar mogelijk inclusief de agendaof projectkoppeling.

Als 1e voorbeeld kiezen we de lead per e-mail is binnengekomen 1.

Neem de lead direct op in het adresboek en geef er de juiste classificatie aan.

Koppel de e-mail aan de net aangemaakte relatie.

Reageer op zo'n gekoppelde mail altijd binnen enkele uren. Het best is door te bellen met geïnteresseerde. Bijvoorbeeld door het bekendgemaakte telefoonnummer te kopiëren en plakken via 'direct voip' om belfouten te voorkomen. Of door de mail te beantwoorden met bijvoorbeeld een standaard e-mail, waarin u naast wat persoonlijke informatie op basis van de bij u bekende aanvraag ook verwijzingen hebt opgenomen naar bij de aanvraag passende pagina's op uw website.

Maak een notitie van het gesprek/replymail in het omschrijvingsveld van de oorspronkelijke mail en koppel of maak vanaf de relatiekaart een nieuwe – automatisch aan de relatie gekoppelde – notitie , die u stuurt naar de gewenste collega of u zelf.

Pas ook de eerder gemaakte classificaties aan, indien er nieuwe feiten daaromtrent bekend zijn

Maak vervolgens een todo aan met een duidelijke einddatum of vraag dat een collega om te doen. De einddatum is het moment, waarop de lead overgaat naar het stadium van prospect.

Alle toekomstige contacten, persoonlijk, via de telefoon óf via de mail, worden natuurlijk zo nauwkeurig worden bewaard en steeds bij de juiste persoon in uw organisatie neergelegd.

Zodra de lead alle beschikbare informatie heeft gekregen, komt er het moment, waarop de lead een echte prospect wordt.

Onthoudt in elk stadium: Contact leggen is eenvoudig.... contact houden is de uitdaging! En dan bedoelen we niet het contact om het contact, maar het doel om steeds een stapje verder te komen.

Als 2e voorbeeld kiezen we een groep leads die we in één campagne benaderen Stel dat je een hele serie leads hebt, die u al wel veel informatie hebt gegeven, maar die maar niet toe lijken te komen aan de volgende stap. In zo'n geval wil een duidelijke campagne vaak wonderen doen. Een campagne met bijvoorbeeld als doel een afspraak met 'sales' en een leuke actie-lokker. U kunt dan de volgende stappen realiseren: 1.

Een bericht op uw website waarin u de actie aankondigt

Een e-Nieuwsbrief aan de selectie (tot stand gekomen via de classificaties). Het bericht op de website wordt kort herhaald en u verwijst er ook naar. Indien u de tracking-functionaliteit hebt aangezet, kunt u de meest belangstellende prospects al in kaart brengen. Zij kunnen direct door Sales benaderd worden.

Voor de anderen rest een belcampagne op basis van dezelfde selectie met een vriendelijk maar zeker ook duidelijk script, dat inspeelt op de Nieuwsbrief en het bericht op de site. Uw doel is echter nu heel gericht: een afspraak om een vrijblijvende offerte te mogen maken. Tijdens het bellen zorgt uw team natuurlijk voor een adequate vastlegging via notities, aanpassingen in de classificaties etc. van van belang zijnde opmerkingen.

ALGEMEEN Voor de schermbeelden van deze handleiding is gebruik gemaakt van Smooth Winter, één van de acht nu beschikbare standaard thema's, waarvoor u kunt kiezen bij uw gebruikersinstellingen. De teksten zijn ook gebruikt voor de scripts in de demofilmpjes op de website.

Inloggen veilig actuele informatie over Covide overal beschikbaar

U bevindt zich op het inlogvenster van Covide virtueel kantoor. Een korte rondleiding over het scherm... Onderin de balk ziet u in de onderste regel of in de URL-regel (afhankelijk van de browser die u gebruikt) een slotje, een gesloten slotje. Dit betekent dat Covide gebruik maakt van een secure verbinding. Het “S”je bovenin de URL regel zegt hetzelfde. Een secure verbinding op basis van een SSL -encryptie. Het betekent dat de informatie versleuteld wordt verstuurd. De versleuteling is zelfs beter dan die de banken gebruiken voor het telebankieren. Covide biedt u daarmee veilig werken vanaf elke werkplek waar u zich ook bevindt. Werken doet u met Covide any time any place. Het inloggen met uw gebruikersnaam en uw wachtwoord kunt u in sommige browsers achter een een centraal hoofdwachtwoord veilig opslaan, zodat u het de volgende keer eenvoudig weer kunt gebruiken. Nog veiliger maakt u uw Covide door gebruik te maken van een token.

Door o.a. Rabobank gebruikt.

Door Covide gebruikt. Handig aan de sleutelbos

Uw Persoonlijk Dashboard overzichtelijk persoonlijk door eigen notitieveld + evt. rss feeds doeltreffend

Wanneer u bent ingelogd, komt u automatisch op uw persoonlijke dashboard. Die dashboard ziet er momenteel in Covide standaard als volgt uit: • •

Linksboven ziet u de 'C' van Covide of - dat kan ook voor u worden gemaakt - het logo van uw bedrijf Daarnaast ziet u de rij iconen met toegang tot de Covide-onderdelen, waar u op basis van uw rechten toegang toe heeft. Wanneer u met uw muis boven één van de iconen gaat 'hangen' vertelt het systeem u vanzelf, wat u onder de betreffende icoon kunt verwachten. Wanneer een icoon lager is afgebeeld, wordt daarmee duidelijk gemaakt dat die betreffende applicatie op dit moment actief door u wordt gebruikt

•

Rechtsboven in het venster een dropdown die zich vult naarmate u langer aan het werk bent. U kunt daarmee handig teruggaan naar een eerder moment van de dag van uw werken met Covide

•

Onder de iconen staan standaard drie actuele kolommen in blokken: • alerts • agenda • e-mail • notities • todo's • nieuws dat u via RSS van andere websites betrekt

•

Onder de genoemde blokken vindt u - indien ingevuld in het adresboek- de jarigen

•

En daaronder de mogelijkheid om uw eigen standaard aantekeningen te maken en te bewaren zolang u wilt. Wat u hier plaatst, is alleen voor u.

Zoeken in Covide snel uitgebreid directe links naar resultaten

Iets vinden in uw systeem kan lijken op zoeken naar een speld in een hooiberg. Daarom hebben de bedenkers van Covide een uitgebreide zoekfunctie ontwikkeld. Zoeken via deze functie kunt u doen door één of meerdere trefwoorden in te vullen en eventueel een tijdsbestek waarbinnen u wilt zoeken. U geeft vervolgens aan of u naar alle woorden of naar één van de trefwoorden wilt zoeken. U selecteert of u dat wilt doen in uw privé items of in uw privé én publieke items. Wanneer u wél weet bij welke relatie u moet zoeken dan kunt u gebruik maken van de functie 'adresfilter'. U klikt op het potloodje en selecteert de relatie. Op die manier wordt er alleen bij die relatie gezocht naar de opgegeven items. U selecteert vervolgens in welke onderdelen u deze items wilt zoeken. U kunt hier meerdere mogelijkheden aanklikken. Zelfs de bijlagen van uw e-mail. Wanneer u met alle stappen klaar bent, klikt u vervolgens op de zwarte pijl naar rechts. Naar de opgegeven items wordt dan snel gezocht. Alle gevonden resultaten verschijnen dan vervolgens op uw dashboard. Door te klikken op het oranje gekleurde onderwerp gaat u direct door naar het gewenste resultaat.

Gebruikers Online Via Covide werken mensen samen ook vanaf verschillende locaties. Dan is het maar wat handig, dat u met één druk op de knop kunt zien, dat uw collega ook online is. Het hiernaast aangewezen icoontje op uw Dashboard laat het u zien. In een pop-up scherm toont Covide u niet alleen welke gebruikers er Online op kantoor zijn, maar u hebt vanuit dit kleine zenuwcentrum ook meteen de mogelijkheid om rechtstreeks een notitie te sturen, een chatsessie te beginnen of de collega te bellen, mits diens telefoon groen is en u Covide VoIP gebruikt. Chatten is zowel één op één als globaal mogelijk vanuit deze pop-up.

ADRESBOEK (het hart van elke relatiebeheer) Adresboek in het kort álle gegevens centraal (van NAW-gegevens tot het laatste klantcontact) overzichtelijk makkelijk informatie terugvinden directe linken naar diverse informatiebronnen Het adresboek binnen Covide is niet alleen de basis maar ook het centrum. Het is de toegang tot al uw gegevens en alle relaties. ● ● ●

●

● ●

Door op het adresboek te klikken komt u terecht in het overzicht van al uw relaties. Dit overzicht is eenvoudig aan te passen door in het 'dropdownmenu' de grote van de lijst aan te geven. Zoeken in het adresboek van Covide is eenvoudig. U heeft niet veel informatie nodig. Een naam, een gedeelte van een naam of zelfs een gedeelte van een telefoonnummer kan Covide gebruiken om te zoeken. Wanneer u bijvoorbeeld onlangs hebt gebeld met relatie, u bent de bedrijfsnaam kwijt maar weet nog wel het telefoonnummer en u klikt vervolgens op de zwarte pijl naar rechts, waardoor de zoekactie wordt gestart. Alle relaties die aan die combinatie voldoen verschijnen nu in uw scherm. En dit geldt ook wanneer u een lettercombinatie opgeeft. In het volgende 'drop-down' menu selecteert u dat het hier om een naam gaat. Wanneer u nu op de zwarte pijl naar rechts klikt, dan verschijnen ook hier de relaties die aan deze lettercombinatie voldoen in uw scherm. Door op de relatienaam komt u vanzelf op de relatiekaart terecht. Voor de relatienaam staan 3 iconen. Het eerste icoon (labeltje) geeft u beknopte informatie welke niet aan te passen is. Dit is exact de informatie die in uw PDA verschijnt ná synchronisatie. Met het tweede icoon (potloodje) kunt u de gegevens op de relatiekaart wijzigen. Het derde icoon (envelop) geeft u de mogelijkheid om direct vanuit dit overzicht een e-mail te sturen naar, in dit geval Terrazur. Covide pakt dan het e-mailadres dat standaard op de relatiekaart vermeld staat. Wanneer u op het envelopje klikt verschijnt het volgende venster. Deze biedt u de mogelijkheid om een keuze te maken welk e-mailadres u als afzender gebruiken wilt. U selecteert het juiste adres, en klikt vervolgens op het envelopje met het groene pijltje. Het creëren van diverse handtekeningen wordt in 'Handtekening en voorgedefinieerde content' nader toegelicht.

Dit scherm en de uitleg in dit bijschrift gaat uit van iemand met alle rechten en een Covide inclusief telefooncentrale en synchronisatieserver. Gebruikers met minder rechten hebben sommige dingen dus niet tot hun beschikking. Links het menu zoals u dat overal in Covide op dezelfde plaats binnen een applicatie vindt. Zoeken gebeurt standaard in alle standaardvelden, maar kan ook in de globale metavelden of door een filter te leggen op bijvoorbeeld alleen het 'naam'veld. Sorteren kan via de witte pijl boven de kolommen. Selecteren doet u via het classificatiesysteem. Dat is hierboven alleen gedaan op de classificatie 'Digiprofs'. Het had ook op meerdere kunnen gebeuren. Zowel positief (wel in de selectie opnemen) als negatief (juist niet in de selectie opnemen). Met het rondje voor de namen in de lijst kunt u aangeven of u de adresgegevens van die businesscard (BC) wilt synchroniseren met uw PDA of Smarthpone. De beide rondjes boven de lijst bieden de mogelijkheid het synchroniseren voor de hele selectie aan of uit te zetten. Het labeltje daarnaast toont u alle gegevens van de BC. Het potloodicoon geeft u direct toegang tot het wijzigen van de gegevens op deze BC. Met de icoon daarnaast exporteert u de BC-gegevens naar v-Card formaat. Met de vijfde icoon start u meteen de geïntegreerde e-mailapplicatie, waarbij de mail automatisch na verzenden wordt gearchiveerd onder het aan deze BC gekoppelde bedrijf. Met een klik om één van de beide telefoonnummers wordt meteen een belactie gestart via de telefooncentrale. Ook onder de lijst enkele handige functies. Zo kunt zelf de grootte van uw lijst wisselen en zijn er nog vier iconen die enige uitleg vragen. Met de eerste met de twee pijltjes kunt u de hele selectie in één keer op niet-actief zetten. Met de icoon daarnaast kunt u aan uw selectie één eigen nieuwe classificatie toekennen. De dikke pijl naar beneden biedt u de gelegenheid om de selectie te exporteren naar een CSV-bestand, dat u in bijvoorbeeld Excel of Calc weer kunt inlezen. En het printcoontje biedt u de mogelijkheid de lijst te printen.

Nieuwe relatie uitgebreide data-invoer classificeren dubbele invoer desgewenst mogelijk na waarschuwing eigen velden toevoegen

Een stukje van de standaard velden voor de Relatiekaart met geïntegreerde eerste Businesscard.

Het aanmaken van een nieuwe relatie, doet door in het adresboek te klikken voor deze optie aan de linkerzijde. ● U komt automatisch terecht in een nieuw venster waarin u alle gegevens betreffende deze relatie kunt invoeren. Ook treft u hier de mogelijkheid aan om één of meerdere classificaties aan deze relatie te hangen. ● Wanneer u verder naar beneden scrollt ziet u de mogelijkheid om notities maken. Notities betreffende deze klant die voor u of voor uw collega's van belang kunnen zijn. Het notitie-veld verschijnt altijd onder de relatiekaart. ● Het 'Let op- veld' dient ervoor om korte belangrijke informatie op de relatiekaart weer te geven. Dit veld verschijnt dan ook bovenaan de relatiekaart. ● 'Forceer dubbele invoer'. Zodra bij Covide dubbele gegevens worden ingevoerd dan verschijnt er onderaan een rood veld dat deze gegevens niet ingevoerd kunnen worden omdat deze al bekend zijn in de database. Deze gegevens kunt u zelfs niet opslaan. Het diskette- icoon is verdwenen. Wanneer u desondanks besluit om deze gegevens toch op te slaan, dan vinkt u de optie 'forceer dubbele invoer' aan waardoor het diskette icoon weer verschijnt. Opslaan binnen Covide gebeurd via de diskette.

Groepsfunctionaliteit en het adresboek De groepsfunctionaliteit is inmiddels nog veel verder uitgebreid. Ook in het adresboek kun je haar gebruiken. Daardoor kun je bijvoorbeeld nu in één adresboek de adresgegevens van verschillende onder één Holding functionerende werkmaatschappijen een plekje geven. Hoe u dat doet? Stop de medewerkers van de verschillende werkmaatschappijen in verschillende groepen. Maak een classificatie aan met dezelfde naam als de groep. Geef vervolgens per classificatie een groep rechten. Zet in de modules configuratie "address_strict_permissions" op 1.

De Relatiekaart De relatiekaart is in Covide de plek waar u alle aan die relatie gekoppelde data ook terugvindt. De relatiekaart is tevens de meest handige plek om een e-mail of notitie te starten of een salestraject aan te maken. U hebt dan namelijk automatisch de koppeling met de relatie al gelegd. Efficiënt en handig.

Businesscards / Extra adres- en contactgegevens meerdere contacten onder één relatie één contactpersoon onder meerdere relaties contacten los van de relatie te classificeren ●

U gaat allereerst naar de relatiekaart en klikt vervolgens op het toverstafje onder Businesscards.

Het toverstafje om een nieuwe Businesscard aan te maken vindt u linksonder

●

● ● ● ●

De 4 iconen die staan voor de zojuist gemaakte Businesscard (BC), houden het volgende in: ■ Met het labeltje kunt u de gegevens op de businesscard bekijken. Dit zijn exact de gegevens die ook na synchronisatie in een PDA worden opgenomen. ■ Met het tweede icoontje kunt u nu rechtstreeks een brief maken met behulp van een ingestelde template, waaraan de juiste adresgegevens worden toegevoegd. (Hoe je een template maakt, wordt uitgebreid toegelicht in 'Brieven en templates'. ■ Wanneer u gegevens wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen dan klikt u voor het welbekende potloodje. ■ Met het rode kruis-icoon verwijdert u deze BC. Met een klik op het e-mailadres, start u een e-mailacties, waarbij de mail bij het versturen automatisch wordt opgeslagen onder deze relatie Met een klik op één van de telefoonnummers, start u - als ook de Covide telefooncentrale beschikbaar is meteen een telefoonactie. Fouten bij het kiezen zijn daarmee vanaf nu uitgesloten. Wanneer u terugkeert naar het adresboek en klikt op businesscards, dan verschijnen alle businesscards in kolommen naast elkaar die zijn opgeslagen onder alle relatiekaarten. In dit scherm vult u de gegevens in van de persoon die u wilt toevoegen. Deze velden hoeven niet allemaal ingevoerd te worden.

De eerste velden op de Businesscard

●

Deze persoon kunt u, indien u dat wilt, ook classificaties meegeven. Deze classificatie geldt dus niet voor de gehele relatiekaart maar alleen voor deze ene persoon. U kunt hier overigens ook meerdere classificaties voor selecteren. Heel handig is, dat u een Businesscard ook kunt koppelen aan meerdere relaties. U hoeft de persoonlijke gegevens van een contactpersoon in Covide slechts op één plaats bij te houden.

Zoeken en selecteren via classificaties onbeperkt aan relaties of businesscards mee te geven selecteren van één of meerdere classificaties tal van vervolgacties mogelijk per selectie Een van de paradepaardjes binnen Covide is het gebruik van classificaties. Labels die onbeperkt aan relaties of businesscards worden meegegeven. Aan de hand van classificaties kunt u eenvoudig een selectie maken. De werkwijze is als volgt: ● ●

● ●

Ga naar het adresboek en kies voor de optie 'zoek classificaties'. U komt nu in een klein scherm waarin u kunt aangeven om wat voor een soort selectie het hier gaat.

Unieke classificaties houdt in, dat de te selecteren relaties aan alle classificaties moeten voldoen. Terwijl opgeteld inhoud dat de te selecteren relaties aan één van de classificaties moeten voldoen. Als laatste geeft u aan welke classificaties u wilt door deze bij positief te selecteren. Bij negatief selecteert u classificaties welke u wilt uitsluiten. Bijv. relaties die hebben aangegeven niet benaderd te willen worden. U klikt vervolgens op het zwarte pijltje naar rechts en het overzicht met de door u zojuist geselecteerde classificaties verschijnt nu op uw scherm.

Handig, lijst ● ● ● ●

want op deze manier kunt u deze relaties met een klik op één van de iconen onderaan de nieuwe op 'niet- actief' zetten beheren exporteren of afdrukken

Wanneer u een e-mailnieuwsbrief wilt verzenden aan een selectie is de werkwijze bijna identiek. Dit wordt uitgelegd in de paragraaf 'E-Nieuwsbrieven gemakkelijk gemaakt en verstuurd'.

Tekst brieftemplate instellen eigen huisstijl / logo makkelijk aanpasbaar maakt duur briefpapier overbodig Een brieftemplate is totaal wat anders dan een e-mailtemplate. Het is tevens de basis voor de factuurmodule. We laten u uiteraard zien hoe je zo'n template instelt. Klik vanaf Covide's dashboard op het adresboekicoon in het adresboekmenu voor 'Brieven en templates' en vervolgens voor 'instellingen' en tenslotte 'nieuwe instelling'.

U komt nu in het scherm, waar u de positionering van een eventueel logo, de in te voegen adresgegevens en de marges links, rechts, boven en onder kunt opgeven. Let op, dat u een voor u zelf begrijpbare omschrijving meegeeft. Het kan later altijd alsnog, echter ... Voordat u een logo kunt toevoegen, moet u de template-instellingen opslaan en ook de net opgeslagen template-instellingen via het instellingenmenu opnieuw kiezen. Denkt u erom, dat u vervolgens een logo upload, dat al de gewenste grootte heeft? Tenslotte kunt u helemaal onderaan ook een footertekst opgeven. Die wordt later op ĂŠĂŠn regel onder de tekst geplaatst. Het heeft dus weinig zin om veel tekst in de footer te plaatsen, want dan wordt deze onleesbaar.

Bij een brieftemplate gaat het om de exacte plek voor bijvoorbeeld te samen te voegen adresgegevens in verband met uw briefpapier en wellicht de vensterenveloppe. Helemaal exact gaat dat niet, maar met enig knutselen en uitprinten, komt u er vast wel uit. Wanneer uw template-instellingen helemaal naar wens zijn, kunt u ze gebruiken bij het maken van een brief vanaf uw Relatiekaart of Businesscard, maar ook als basis voor facturen. Elders wordt dit verder uitgelegd.

Tekst Brief maken op basis van een template- instelling snel met de juiste adresgegevens automatisch gearchiveerd op de relatiekaart met automatische handtekening Vanuit Covide kunt u heel eenvoudig een brief maken met automatisch ingevoegde adressen, wanneer de adresgegevens goed zijn ingevoerd en er een template is gemaakt, zonder andere software te gebruiken. Om een brief te maken voor een campagne kiest u onder Adresboek, Templates en Brieven, Nieuwe brief en selecteert u handmatig of via classificaties de gewenste adressen. Voor een brief aan 茅茅n relatie gaat u naar uw relatiekaart en klikt u op 'nieuwe brief voor deze relatie' onder het venstertje 'brieven via templates'. U vindt dit venstertje rechts op de Relatiekaart en dan wat verder naar beneden.

Er opent zich een nieuw venster waar u eerst kiest voor de gewenste eerder door u aangemaakte pagina instellingen, vervolgens voert u het veld 'plaats / datum' in en kunt u beginnen met het schrijven van uw brief.

Wat Covide v贸贸r u doet, is achteraf de door u gekozen template-instellingen, de juiste adresgegevens (u kunt hier nog switchen naar gegevens van een businesscard), het standaardlettertype en eventueel een door u uit de e-mailmodule gekozen handtekening (daar te vinden onder voorgedefinieerde content) samenvoegen met uw tekst.

Wanneer uw brief klaar is, kunt u hem opslaan via het diskette-icoon onderaan, maar ook direct in een printbare PDF publiceren en van daaruit printen.

Export adressen het gehele adresboek óf een selectie via classificaties van relaties exporteren als CSV bestand óf één enkel adres exporteren via v-Card In Covide beschikt u over de mogelijkheid om adressen vanuit uw adresboek te exporteren. Dit kan op verschillende manieren. Allereerst kunt u vanuit het adresboek alle adresgegevens in één keer exporteren via de menukeuze 'export adressen' in uw adresboekmenu. U kunt ook een selectie exporteren met de optie 'zoek classificaties'. Deze handelingen zijn uitgelegd in 'Zoek classificaties'. Het overzicht van het door u gekozen classificaties verschijnt. Via het blauwe pijltje onderaan het gekregen selectie-overzicht kunt u deze lijst exporteren als een CSV- bestand, te openen in een programma naar uw keuze. Bijvoorbeeld Excel of Open office. Covide biedt u ook de mogelijkheid tot exporteren via v-Card. Hiertoe klikt u eenvoudigweg op het icoon links van de emailicoon in een van de gerealiseerde lijsten.

Import adressen mogelijk vanuit verschillende programma's en vCard gelijk te classificeren handmatige invoer overbodig Natuurlijk hebt u de mogelijkheid om adressen vanuit een ander programma te importeren. Covide biedt daarbij standaard de mogelijkheid om bij het importeren een label mee te geven. Hoe het werkt? Vanuit adresboek kiest u in het linkermenu voor de optie "import adressen". Er verschijnt nu een nieuw scherm. Daarin u de volgende stappen maakt. ● ● ● ● ●

●

Eerst het scheidingsteken. Belangrijk; want MS Excel gebruikt puntkomma als scheidingsteken in een CSV bestand, terwijl de meeste andere programma's hiervoor de komma gebruiken. Wanneer de eerste regel van het te importeren bestand bijvoorbeeld een index is, kunt u ervoor kiezen deze regel over te slaan. Bij selecteer importdoel geeft u aan of u het te importeren CSV bestand als relaties of als businesscards wilt importeren. Vervolgens kunt u het te importeren bestand ingeven. Wanneer u deze handelingen hebt verricht, klikt u op de zwarte pijl naar rechts. Vanuit dit venster heeft u de mogelijkheid om deze lijst in zijn geheel meteen te labelen aan door u te selecteren classificaties via het dropdownmenu.

Wanneer u dit gedaan hebt, gaat u de geïmporteerde velden koppelen aan de velden die Covide standaard heeft, zodat deze op de juiste plaats in Businesscard komt. Bij het koppelen staan boven de kolommen alle kolomnamen van het te importeren bestand, terwijl u via de dropdowns onder die kolomnamen alle velden van de Businesscards kunt koppelen.

Het importeren van een adres via vCard doet u door een elders geëxporteerde file te importeren via de aangeboden menukeuze. Het kan alleen, wanneer er al een relatie bestaat, waaronder de vCard als Businesscard kan worden geplaatst. Wanneer exact die naam ook als relatie op de vCard voorkomt, wordt de koppeling bij import zelfs automatisch gerealiseerd. Behalve de hier getoonde importmogelijkheden, kunt u ook via maatwerk nog veel verdergaande importeringen gerealiseerd krijgen.

Nieuwe personen aanmaken los van relaties af te schermen voor collega's (bijvoorbeeld priverelaties) eenvoudig medewerkerskaart realiseren Het aanmaken en daarna bijhouden van relatiegegevens is de kern van CRM. In Covide is dat altijd centraal geregeld in het adresboek. Hier gaat het niet om relatiegebonden personen, die worden in Covide op een businesscard al of niet gekoppeld aan een relatie ingevoerd. Hier gaat het om personen die u ofwel als privépersoon ofwel als medewerker wilt opnemen in Covide. Allereerst gaat u naar het adresboek. Aan de linkerkant treft u de keuze 'Nieuw persoon' aan. Door hierop te klikken komt u in het invoerscherm met vele velden. Die hoeven natuurlijk niet allemaal ingevoerd te worden. De vele velden zijn echter wel nodig ivm de mogelijkheid van synchroniseren. U kunt nu de gegevens van deze persoon invoeren. Onder de verschillende tabbladen kunt u aanvullend privé-bedrijfs-en/of relatieinformatie kwijt maar Covide doet niets met die gegevens omdat Covide daar de businesscards voor gebruikt. Onder 'verdere opties' kunt u aangeven of u deze persoon publiek toegankelijk wilt maken en aanvullende notities invoeren. u slaat deze gegevens op door op de diskette te klikken.

Van 'persoon' naar medewerker of collega Hiervoor hebt u een 'persoon' in uw privélijst aangemaakt. Wanneer u het vinkje 'publiek' hebt laten staan, staat deze persoon in de privelijst van alle gebruikers van uw Covide kantoor. Wanneer deze persoon een medewerker of collega betreft, die ook gebruiker is of wordt in Covide gaat u vervolgens naar 'gebruikersinstellingen' om daar de gebruikersgegevens te koppelen aan deze persoon.

In de tabel 'adres' onder de icoon 'gebruikersbeheer' koppelt u de 'adresinformatie' van de gebruiker aan de persoon.

Zodra u dat hebt gedaan, en dat natuurlijk alleen als u rechten hebt om gebruikersinstellingen aan te passen, dan verdwijnt de betreffende persoon uit de privelijst en verschijnt hij in de lijst 'medewerkers'. Voor hem wordt automatisch een medewerkerskaart aangemaakt en zelfs een uitgebreide wanneer de zonder meerkosten beschikbare module HRM wordt gebruikt.

De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement) Uw mensen zijn het belangrijkste kapitaal van de organisatie. Met een goed HRM-beleid creĂŤert u een duurzame relatie. Covide helpt u dit te structureren. Zo maakt u in de module personeelsmanagement van ieder personeelslid vaak zelfs helemaal automatisch een overzichtelijk dossier aan met de belangrijkste zakelijke en persoonlijke gegevens. Sterker: de medewerker doet dat voor een belangrijk deel zelfs zelf, want alle aan hem of haar gekoppelde communicatie wordt automatisch op de medewerkerskaart getoond. Daarnaast beschikken mensen met rechten voor HRM-management en de betreffende medewerker ook over de toegang van een stukje bestandsbeheer, waar u beoordelings- en functioneringsverslagen op slaat. En tenslotte beschikt de HRM-manager over de mogelijkheid om belanghebbende extra informatie toe te voegen aan de persoonsgegevens. U kunt hierbij denken aan sofinummer (sinds november 2007: burgerservicenummer (BSN)), datum van in dienst treden, geboortedatum en het aantal uren dat betreffende medewerker op de salarisstrook heeft staan.

NOTITIES (de longen van Covide) Notitie algemeen, het aanmaken van een notitie interne communicatie zonder kwijtgeraakte "post it's" te koppelen aan relaties en/of projecten ook als sms te versturen vervolgacties (todo, salesopdracht) eenvoudig te maken Notities in Covide worden gebruikt om communicatie tussen medewerkers vast te leggen. Een nieuw bericht maakt u door te klikken voor deze optie in het keuze menu aan de linkerzijde, nadat u de notitie-icoon hebt aangeklikt.

U selecteert de collega(s) naar wie u deze wilt sturen, zoals u dat ook op eerdere plekken in Covide al deed via het potlood-icoon bovenaan of door simpelweg de eerste letters in het 'zoeken'-venster te typen. De diskette-icoon daaronder kunt u gebruiken om een notitie tussentijds even op te slaan. Handig als er iets tussendoor komt. De opgeslagen en nog niet verstuurde notitie vindt u altijd terug onder de menukeuze 'drafts'. Het onderwerpveld is van belang, omdat het daardoor na verzenden ook in een rij herkenbaar is bij de ontvanger en voor het geval u dit bericht wilt sturen naar een mobile device. Bijna vanzelfsprekend kunnen notities aan relaties en projecten gekoppeld worden. De notitie kunt u helemaal binnen het systeem houden, maar ook als sms sturen naar uw collega. Handig voor het moment, dat uw collega bijvoorbeeld telefonisch niet gestoord kan worden, maar wel zo snel mogelijk ergens van op de hoogte moet worden gebracht. Tevens kunt u van een notitie een klantcontact maken. Deze verschijnt dan ook onder dat veld op de relatiekaart. Vanaf deze locatie in Covide kunt eveneens van deze notitie een todo en zelfs een salesopdracht maken (deze 2 onderwerpen komen op een andere plek aan de orde). Voor het verzenden van de notitie klikt u op het groene envelopje. De verzonden notitie verschijnt vervolgens bij uzelf automatisch in de berichtenlijst 'verstuurd, ongelezen'. Wanneer het wordt geopend door de geadresseerde, verdwijnt het naar de lijst 'verstuurd'.

Verstuurd niet gelezen... Verstuurd... én Afgehandeld handig nakijken wat er met uw notitie is gebeurd altijd terug te vinden in archief samenwerken: een kwestie van verantwoordelijk zijn en verantwoordelijkheid nemen E-mail en notities lijken op elkaar, maar ze verschillen op essentiële punten. Een notitie helpt namelijk om de actie ook te koppelen aan verantwoordelijkheid. Dit is het duidelijkst te maken met de menuopties verstuurd 'niet gelezen', 'verstuurd' en 'afgehandeld'. Een notitie kan verstuurd worden vanonder de notitie icoon, maar ook vanuit uw agenda - bijvoorbeeld als gevolg van een gesprek dat u had met een relatie -, vanaf de relatiekaart en zelfs het opmerkingenveld bij een e-mail. In alle gevallen komt de notitie natuurlijk altijd eerst terecht bij de ontvanger als ongelezen. Anders dan bij e-mail kan de verzender echter alle door hem gestuurde notities volgen langs de drie statussen. Wat gebeurt ná het verzenden van een notitie? •

•

'verstuurd niet gelezen' Berichten die worden verzonden worden onmiddellijk opgenomen in de lijst 'verstuurd, niet gelezen'. U kunt dus altijd met één druk op de knop zien, welke door u verstuurde notities nog niet zijn gelezen. 'verstuurd' Zodra de geadresseerde de notitie aanklikt, verdwijnt de notitie meteen naar uw lijst 'verstuurd'. Wanneer u toegang hebt tot de medewerkerskaart van uw collega, zult u uw notitie ook in de lijst op zijn kaart aantreffen. En dat is ook het geval voor notities die u aan een relatie gekoppeld hebt verstuurd op de betreffende relatiekaart. 'afgehandeld' Wanneer uw collega de notitie beantwoordt, doorstuurt of afvinkt, zal de notitie uit alle genoemde lijsten verdwijnen en worden opgenomen in de historie.

Een notitie die de status 'afgehandeld' heeft gekregen, moet dus altijd door de betreffende collega kunnen worden verantwoord.

TODO OVERZICHT EN TODO AANMAKEN Overzichtelijk per datum gerangschikt op uw dashboard gekoppeld aan relaties Op de desktop zijn aanwezig de actuele zaken die om uw aandacht vragen. In het todo-overzicht ziet u de todo's staan die uzelf hebt aangemaakt. Dit kunt u gedaan hebben door te klikken op 'nieuwe todo' maar u kunt dit ook bij het maken van een notitie hebben geselecteerd. Hier komen we elders op terug.

In het overzicht op uw desktop wordt door middel van een rode kleur meteen duidelijk dat de taak al voorbij zijn einddatum is. Taken die nog niet aan de begindatum zijn, worden op de desktop in het geheel niet getoond. De letters [A] of [P] vertellen of het om een op dit moment voor u actieve of passieve taak gaat, terwijl de cijfers [1] t/m [10] de prioriteit weergeven. Door op de link 'Naar todo's' te klikken, komt u meteen in het todo-adminvenster terecht. Achter de todo's ziet u nu diverse iconen staan. Het eerste icoontje geeft u korte informatie zonder deze te openen. Met het kruisje kunt u deze verwijderen, met het potloodje kunt u deze todo wijzigen en het laatste icoontje - het klokje - geeft aan dat u deze kunt agenderen. Door vinkjes te plaatsen kunt u de gekozen selectie met de iconen boven de lijst gelijktijdig verwijderen of aanpassen. U ziet bij sommige todo's een groen vinkje staan. Dit houdt in dat aan deze todo's een klantcontact is gekoppeld. Dat laat meteen zien, dat die todo gemaakt is vanuit het notitiesysteem.

AGENDA De agenda in Covide is meer dan alleen een agenda. Hij helpt u bijzonder om uw efficiency te verhogen. Met name doordat ook de agenda in Covide samenwerkt met veel andere onderdelen. In de paragraaf over de top-10 is hier meer over geschreven. Dat gaan we hier dus niet herhalen.

Nieuwe afspraak maken niet alleen in uw eigen agenda maar ook in die van uw collega(s) herhaalfunctie synchronisatie met uw PDA Een afspraak maken voor uzelf of voor een collega, doet u door te klikken op het agenda-icoon en vervolgens op 'nieuwe afspraak' in het keuzemenu aan de linkerzijde of op het toverstafje . U ziet uzelf hierboven als gebruiker staan.

Wanneer u een afspraak wilt inplannen voor uw collega, klikt op het potloodje onder uw agenda en selecteert u de collega voor wie u deze afspraak wilt maken. U kunt deze collega ook selecteren door de eerste letters van de naam in te voeren. Covide zal dan alle medewerkers die aan deze lettercombinatie voldoen, laten zien. Vervolgens selecteert u de datum en tijdstip waarop u deze afspraak wilt plannen. Wanneer er op dat moment al afspraken in agenda staan, dan zal Covide hier een melding van geven. Deze melding verschijnt dan in het 'controle- veld'. U wilt een afspraak plannen die waarschijnlijk de hele dag in beslag zal nemen, dan kunt u deze plaatsen door een vinkje te zetten bij 'hele dag'. Ondanks dat er een afspraak in uw agenda staat, kunt u wel extra afspraken inplannen. Stel, U heeft iedere week op dezelfde dag en tijdstip een afspraak bijvoorbeeld een teambespreking. Ook dit kunt u aanvinken in Covide, door achter 'herhalen' deze optie te selecteren. Op die manier verschijnt deze afspraak herhaaldelijk in uw agenda. Het onderwerpveld is van belang, wanneer u wilt synchroniseren met uw PDA.. Het omschrijvingsveld wordt ingevuld in HTML. Dat heeft als voordeel, dat er in de agenda-afspraak ook hyperlinks naar externe (bijvoorbeeld websites) of interne locaties (bijvoorbeeld e-mails, notities of bestandslocaties) kunnen worden opgenomen. Bijzonder handig en efficiĂŤnt. Let wel op: HTML zal als kale tekst worden gesynchroniseerd met uw PDA omdat deze een dergelijke opmaak niet herkent.

Locatie, belangrijke afspraak én niet storen op locatie, kilometerregistratie automatische waarschuwing bij belangrijke afspraak blokkering van Covide VoIP telefooncentrale bij niet storen Op deze plaats beperken we ons tot de melding van de locatie en de functie om een waarschuwing aan uw agenda afspraak toe te voegen.

Locatie Een afspraak buiten de deur kunt u ook door Covide laten registreren. U vult de locatie in en vervolgens de kilometers die u maakt. Als u niet precies weet, hoeveel kilometers u maakt, dan kunt u gebruik maken van de ingebouwde link naar routeplanner van Googlemaps. U geeft het adres op waarvan uit u vertrekt en het adres waar u naartoe wilt. Let u erop dat u uw kilometers dubbel noteert, de heen- en de terugreis? Door het vinkje te plaatsen bij declarabele kilometers, zal Covide deze registreren. Voor meer informatie over dit onderwerp, verwijzen wij u graag door naar 'Geregistreerde kilometers' Belangrijke afspraak Om een belangrijke afspraak duidelijk te registeren in uw agenda, kunt u kiezen voor de optie 'prioriteit'. U plaatst een vinkje, waardoor er in uw agenda een rood vlaggetje verschijnt. Ook de tijdsduur voor een eventuele waarschuwing via een pop-up kunt u hiervoor invullen. Deze kan variëren van één uur tot een aantal weken. Niet storen Stel dat u niet gestoord wilt worden. Wanneer u hier het vinkje bij de optie 'niet storen' plaatst én uw Covide is geïntegreerd met de VoIP telefooncentrale van Covide, dan zal een telefoontje richting u gedurende deze afspraak worden tegengehouden.

Agenda afspraak maken voor anderen of een groep eenvoudig één of meerdere collega's te selecteren collega's automatisch op de hoogte stellen Ervaar niet alleen hoe eenvoudig u afspraken in de agenda's van collega's kunt maken, maar ook hoe handig u uw collega's van die afspraak op de hoogte brengt met één simpel vinkje. Stel, dat u een teambespreking in de agenda van uzelf én (enkele van) uw collega's wilt plaatsen. Elders is uitgelegd hoe een reguliere afspraak gemaakt kan worden. Om meerdere medewerkers aan deze afspraak te koppelen klikt u op het potloodje en selecteert u die collega's, die van deze afspraak op de hoogte moeten zijn. Of ... kiest u voor een groep. Door het vinkje te plaatsen bij de optie 'melden aan gebruikers' zal er een notitie naar deze medewerkers worden gestuurd, dat er een afspraak in hun agenda is gezet. Uiteraard automatisch en met een link naar de juiste agendaafspraak.

Afspraakbevestiging via één klik, zelf opgemaakte afspraakbevestiging te versturen In Covide is het maken van een afspraakbevestiging niet meer dan het plaatsen van één simpel vinkje. Voordat we de belofte hiervoor genoemd kunnen waarmaken, moeten er wat voorbereidingen worden getroffen. Dat gaat als volgt. Vanaf het dashboard van Covide kiest u voor toegang tot de agenda. Als laatste menu-optie aan de linkerkant kiest u de menukeuze 'afspraakbevestiging'.

In het venster wordt uitgelegd wat u kunt gebruiken bij de afspraakbevestiging. In mijn eigen voorbeeld ziet u wat ik belangrijk vind om op een zakelijke en correcte wijze als bevestiging naar mijn gesprekspartners te sturen. Vanaf nu kan een kind de was doen. Want wanneer u bij het maken van een agenda-afspraak één of meerdere relaties hebt gekozen, hoeft u daarna alleen nog maar een vinkje te zetten voor alle e-mailadressen van uw gesprekspartners om hen geheel automatisch een keurige bevestiging van de afspraak met u per e-mail te doen toekomen. Elders is uitgelegd hoe u een afspraak maakt in de agenda van uw collega. Ook wanneer u voor hem of haar een agenda-afspraak maakt, zal de door uw collega gemaakte standaard worden gebruikt.

Wat de functionaliteit extra fraai maakt, is dat ook de in de omschrijving opgenomen hyperlinks naar bijvoorbeeld websites, gedeelde documenten op Google Docs of routebeschrijving in de automatische afspraakbevestiging worden meegezonden.

Covide en Outlook werken prima samen Covide werkt niet alleen via synchronisatie prima samen met Outlook. Ook het uitnodigen en accepteren van uitnodigingen tussen Covide en Outlook verloopt langs de logische wegen. Wanneer u in Covide een afspraak aanmaakt en deze verstuurt via de methode van de afspraakbevestiging, krijgt de ontvanger in Outlook die bevestiging binnen en kan hij de afspraak ofwel accepteren of juist niet accepteren.

Outlookgebruiker ontvangt uitnodiging

Wanneer iemand anders een afspraakverzoek aan u richt vanuit Outlook, dan krijgt de ontvanger in Covide die bevestiging binnen via de mail. De procedure accepteren of niet-accepteren is dezelfde als in Outlook.

Covidegebruiker ontvangt uitnodiging

Agenda-afspraak koppelen aan relatie/project en melden aan relatie vanaf meerdere locaties op te roepen automatische afspraakbevestiging versturen

In Covide werken ook programma's vaak met elkaar samen. Door de agenda-afspraak te koppelen aan een relatie en/of project is die afspraak dus ook vanaf allerlei locaties binnen Covide bereikbaar. We laten u zien, hoe dat werkt.

Open een nieuwe of een bestaande agenda- afspraak. Door bij het maken van deze afspraak één of meerdere relaties te selecteren (via het potlood-icoon) wordt deze afspraak ook onder die relaties op hun overzicht (de relatiekaart) opgeslagen. Op die manier raken de afspraken niet zoek en kunt u ook handig terugzien wanneer een afspraak precies heeft plaatsgevonden. Door de afspraak te koppelen aan een project, zal deze ook onder dat project worden opgeslagen en dus goed terug te vinden zijn in het projectenoverzicht. Wanneer vanuit die afspraak vervolgens een gespreksnotitie wordt gemaakt, dan is ook die meteen gekoppeld en eenvoudig terug te vinden vanaf diverse plekken. Op de relatiekaart van in dit geval Terrazur, verschijnt nu de notitie die we zojuist hebben gemaakt. In de agenda op de relatiekaart verschijnt nu ook de gemaakte afspraak. Wanneer we nu naar het projecten overzicht gaan en we zoeken op het project 'Intern overig' dan verschijnt de notitie ook in het notitie- overzicht. ●

●

● ● ● ● ●

Melden aan relatie ● Bij het maken van de afspraak kunt u nu direct een afspraakbevestiging sturen naar de relaties met wie u deze afspraak hebt. Mits dit e-mailadres is opgeslagen als één van de Businesscards onder de relatie. ● Door een vinkje te plaatsen voor het e-mailadres van een gesprekspartner, wordt er een automatisch bericht naar diegene verzonden. ● De basistekst van die e-mail kunt u zelf maken. Dit wordt bij het onderwerp 'afspraakbevestiging' nader worden toegelicht Melden aan collega In het voorbeeld zijn geen collega's geselecteerd die ook bij de afspraak aanwezig moeten zijn. Was dat wel het geval, dan plaatst u alleen een vinkje achter melden aan gebruiker(s). Bij het opslaan van de afspraak wordt een notitie naar alle collega's gestuurd. Deze optie gebruikt u dus ook, wanneer u een afspraak maakt in de agenda van een collega.

Agenda delen lees- of schrijfrechten zelf toe te kennen aan collega naar keuze handig bij het maken van groepsafspraken overzicht in agenda's van collega's

Uw agenda deelt u met uw collega's door deze optie te selecteren in het keuzemenu hier aan de linkerzijde. U kiest zelf wie u de toegang geeft tot uw agenda en of dat alleen leesrechten zijn of dat de ander ook afspraken in uw agenda mag maken en gemaakte afspraken mag aanpassen.

Het selecteren van collega's die u de toegang geeft is dezelfde als ook elders in Covide tegenkomt. U kunt een of meerdere collega's selecteren via het potloodje en de daarop volgende schermen.

Ă&#x201C;f door simpelweg de eerste letters van de naam in te typen en de bewuste collega te selecteren. Door te klikken op het diskette icoon slaat u deze gegevens op. Vanaf dat moment is uw agenda gedeeld.

Uren registreren Dat kan in Covide rechtstreeks vanuit de agenda, wanneer u de agenda-afspraak hebt gekoppeld aan een project via het klok-icoontje. Omdat het ook direct in het projectenoverzicht kan, wordt het daar uitgelegd.

Bijna automatisch uw kilometers registreren aantal kilometers evenals route beschrijving eenvoudig op te vragen keuze uit wel of geen declarabele kilometers eenvoudig aan project te koppelen overzichtelijk weergegeven ĂŠn te factureren Vanuit de agenda van Covide kunt u ook eenvoudig uw kilometers vastleggen bij het maken van een agenda-afspraak.

U vult de locatie in en het aantal kilometers heen en ook terug (!!) Wanneer u het aantal kilometers wilt opvragen kunt u klikken op het huisje, een link naar de dynamische routeplanner van Google. U geeft vervolgens aan of deze kilometers declarabel zijn of niet en koppelt deze afspraak aan een project. Wanneer u gebruik maakt van de module projecten, kunt u de geregistreerde kilometers in een handig overzicht gerapporteerd krijgen. Vooral erg prettig voor collega's die hun zakelijke kilometers maken met hun eigen auto en die dus declareren bij de zaak.

In het overzicht wordt scheiding gemaakt tussen al of niet declarabele kilometers. Door de gewenste periode en een of meerdere gebruikers te selecteren laat Covide u het volgende zien: de datum wanneer er kilometers zijn gemaakt, het onderwerp van de agenda-afspraak, de locatie en of de kilometers declarabel zijn of niet. Covide maakt over de geselecteerde periode keurig een optelling die vervolgens voor wat betreft de declarabele uren tegen het geldende kilometertarief bijvoorbeeld per maand kan worden vergoed aan de collega.

Maandoverzicht overzichtelijk eenvoudig afspraken maken, bekijken of aanpassen. ook die van uw collega's We nemen u graag even bij de hand om het gemak van de maandoverzicht te leren gebruiken. U klikt allereerst op het agenda- icoon. Aan de linkerzijde ziet u in het keuzemenu maandoverzicht staan. Wanneer u hierop klikt, komt u in overzicht terecht.

Allereerst ziet u de dagen en gemaakte afspraken afgekort in de dagcellen staan. Wanneer u één van de afspraken helemaal wilt zien, klikt u op het labeltje voor de afspraak. Onderin het scherm, kunt u de gewenste maand en jaartal selecteren. Door te klikken op het toverstafje rechtsboven in elke cel, kunt u een nieuwe afspraak maken. Wanneer u deze opslaat, verschijnt ook deze afspraak in uw maandoverzicht. Het maken van een afspraak, wordt in 'nieuwe afspraak maken' nader toegelicht. Wanneer u het maandoverzicht van één of meerdere collega's wilt bekijken, keert u eerst terug naar het dagoverzicht en selecteert u de gebruiker of gebruikers van wie u deze agenda wilt bekijken. Let wel op, u kunt afspraken alleen wijzigen wanneer u rechten hiertoe heeft. Bekijk voor dit onderwerp 'agenda delen'. Wanneer u de betreffende collega's hebt geselecteerd, klikt u op de zwarte pijl naar rechts.

Wanneer u in het dagoverzicht naar beneden scrollt, verschijnt vanzelf het weekoverzicht van de geselecteerde gebruikers.

Weekplanning overzichtelijk planbord collega's zelf te selecteren verschillende typen afspraken zichtbaar (kleurenbalkjes) mogelijkheid om afspraak te bekijken of zelfs nieuwe aan te maken In het keuzemenu aan de linkerzijde ziet u â&#x20AC;&#x153;weekplanningâ&#x20AC;? staan. door voor deze optie te klikken komt u vervolgens in het planningoverzicht terecht. Wanneer u meerdere collega's selecteert herkent u het ouderwetse planbord waarmee handig overzicht wordt gegenereerd betreffende de bezigheden van collega's.

Covide schetst hier een overzichtelijke weekplanning waarmee u tijd, datum en collega kunt selecteren. Boven het overzicht ziet u een legenda met kleurtjes voor het type afspraak dat in de agenda kan zijn geplaatst. Naar aanleiding daarvan wordt het overzicht ingekleurd met diverse balkjes. Door op een balkje te klikken kunt u de inhoud van de agenda afspraak zien en die afspraak eventueel zelfs wijzigen. Zo kunt u ook van hieruit een nieuwe agenda-afspraak aanmaken door op een lege ruimte te klikken.

Webvergaderen via Covide (vanaf de november release van Covide in 2008)

Waarom in files staan als je ook kan webvergaderen? Toegegeven, soms is het goed om elkaar ook fysiek te ontmoeten. Veel vaker is dat eigenlijk nergens voor nodig als er een alternatief zou bestaan. DimDim is een gratis webconferencing service, waarmee u uw bureaublad of dia's kunt laten zien, kunt samenwerken, chatten, praten en uitzenden via webcam zonder de elders noodzakelijke downloads. Zoals dat ook op andere plaatsen in Covide gebeurde met bijvoorbeeld telefonie en tekstschrijven is ook DimDim in Covide geïntegreerd.

Vooraf Voordat je kunt beginnen met DimDim in Covide moet je op de website (http://www.dimdim.com/registration/Dimdim_Signin.html) een account aanmaken. Dit is geheel gratis. Door de daar verkregen gegevens vervolgens in te vullen in je gebruikersinstellingen helemaal rechtsonder in Covide nog onder de gegevens van Google – is de integratie van DimDim in Covide gerealiseerd.

Een DimDim meeting aanmaken Om een DimDim meeting te maken begint u in Covide een nieuwe agenda afspraak, hier staat een nieuwe optie naast de tekst “DimDim meeting”. Klik op het in Covide voor iets nieuws starten bekende toverstaf-icoontje om een meeting te openen.

Vervolgens krijgt u het volgende scherm te zien. (binnenkort natuurlijk in NL)

Hier verzint u een naam voor de meeting en een korte beschrijving van de meeting. Vervolgens kiest u de interne gesprekspartners (gebruikers = attendees) en (optioneel) de externe gesprekspartners. Let op! Deze laatste selecteert u door hun mailadressen aan te vinken. Die worden net als bij een gewone agendaafspraak pas zichtbaar, wanneer u al één of meerdere relaties aan de agenda-afspraak hebt gekoppeld. De externe gesprekspartners in de DimDim-afspraak zijn dus altijd gekoppeld aan de gekozen relatie. Als deze nog niet gekozen is in de afspraak, dan verschijnt er de tekst “No relation selected”. Na het opslaan van de afspraak Als u vervolgens de meeting opslaat, komt de naam, plus een verwijder-icoontje op je afspraak overzicht te staan. Als dan uiteindelijk de afspraak zelf wordt opgeslagen, zal er automatisch een notitie (voor interne gesprekspartners) en een e-mail (voor externe gesprekspartners) verstuurd worden. Net als bij een andere in Covide gemaakte agendaafspraak.

De daadwerkelijke meeting De persoon die als de initiator van de agenda-afspraak geldt en de andere interne gesprekspartners zullen op het agenda overzicht in Covide onder de afspraak een link zien staan met de naam van de meeting. Een klik daarop brengt u meteen naar de juiste locatie van de webmeeting in het DimDim - systeem.

Outlookgebruikers krijgen als in Covide gebruikelijk de automatische mail niet alleen toegestuurd met tekstinhoud, maar ook voorzien van een voor gebruikers onzichtbare bijlage (meeting.ics). Daarmee kunnen zij de afspraak ook na acceptatie automatisch in hun agenda laten plaatsen. Let op: Als de presenter (de initiator) de DimDim kamer nog niet opgestart heeft, kunnen de andere genodigden er nog niet bij. Van DimDim zelf is eenvoudige technische documentatie vrij beschikbaar online via www.dimdim.com

E-MAIL E-mail is tegelijkertijd één van de beste en één van de slechtste tools die organisaties tot hun beschikking hebben gekregen. In de paragrafen 'E-mail automatisch gearchiveerd' en 'Weg met de e-mailchaos' onder de Top-10 vooraan in deze handleiding is daar al veel over geschreven. Dat e-mail voor bedrijven ook vaak een regelrechte bedreiging is, wordt vaak weggewuifd. Onterecht omdat ➢

er teveel tijd mee wordt verspild (gaat direct ten koste van het bedrijfsresultaat)

➢

er geregeld onbewust inbraken mee worden voorbereid (doordat de onwetende gebruiker door alleen een plaatje te bekijken automatisch een 'backdoor' op zijn systeem installeert)

➢

er tijdens de werktijd veel privé wordt ge-maild (soms wordt wel 10%(!!) genoemd)

Dat laatste is nauwelijks te voorkomen, wanneer u te maken hebt met collega's, die (nog) niet beseffen, dat ook hun baan afhankelijk is van het gezamenlijk te bereiken resultaat of wanneer u geen duidelijke afspraken hebt gemaakt met elkaar. De eerste twee zijn echter het rechtstreeks gevolg van de wijze waarop veel bedrijven zijn georganiseerd. Covide biedt handvatten en meer dan dat. Bovenal is ook de e-mailapplicatie van Covide echter bedoeld om meer efficiency te bereiken en het werken prettiger te maken.

Archiveren van e-mail automatisch aan relatie gekoppeld makkelijk terug te vinden Mail die u verstuurt vanaf de relatiekaart wordt automatisch gearchiveerd. Daar hoeft u helemaal niets voor te doen. Na het lezen van binnenkomende e-mail kunt u deze archiveren of verwijderen.

Verwijderen doet u via de rode kruis icoon. Voor archiveren is het nodig dat deze mail aan een relatiekaart is gekoppeld. Binnenkomende e-mail wordt automatisch aan een relatie gekoppeld wanneer het verzendende e-mailadres bekend is in het Covide Adresboek op één van de Businesscards. In het plaatje hierboven zijn de beide onderste mailtjes gekoppeld aan een relatie. Wanneer uw mailtje niet automatisch was gekoppeld komt het e-mailadres blijkbaar niet voor of onder meerdere relaties. Bekijk voor het eerste 'e-mailadres opslaan' en voor het laatste 'binnenkomende e-mail in een lijst'. Archiveren van wel gekoppelde e-mail doet u via 'archief' in het dropdown menu.

E-mail lezen melding op uw dashboard nieuwe mail duidelijk herkenbaar snel te openen

Wanneer er nieuwe e-mail is, ziet dit op uw dashboard. De mapjes onder uw Postvak-In op uw dashboard waarschuwen u wanneer er nog ongeopende e-mail staat in een andere map. Dat kan een map zijn van uzelf waarin u de mail automatisch of handmatig naartoe hebt verplaatst. Het kan ook een met u gedeelde map zijn van een collega. Met een klik op het e-mail icoon bovenaan uw Dashboard of de link 'Naar e-mail' op het Dashboard komt u automatisch in uw eigen Postvak-In.

Terwijl u links alle andere mappen aantreft waar u bij mag, kunt u met een klik op het onderwerpveld de binnengekomen e-mail openen.

De mail zal zich in veel gevallen nu laten zien zoals dat door de verzender bedoeld is. Ofwel als kale tekst, ofwel met een opmaak. Soms met een extra waarschuwing. Hoe dat zit ziet u in 'tekstmail of html mail, extra bescherming'.

E-mail maken vanaf relatiekaart wordt mail automatisch gekoppeld ĂŠn gearchiveerd tijdens maken van mail automatische opslag in map "concepten" uiteraard kan er ook worden ge-maild naar onbekende adressen

Stuur uw e-mail bij voorkeur vanaf de relatiekaart. Kies daarvoor een e-mailadres van een van de businesscards onder de relatie. Kies het e-mailadres dat u als afzender gebruiken wilt. De mail is dan bij het verzenden al gekoppeld aan de relatie en wordt automatisch gearchiveerd in het mailarchief van die relatie bij het verzenden.

Uw mail zenden doet u via de icoon met de groene pijl. De melding daarnaast betekent dat de mail voordat deze wordt verzonden automatisch wordt opgeslagen in de map concepten. Via de diskette icoon kunt u dat ook handmatig doen. Als deze relatie niet bekend is, kunt u een e-mail sturen door te klikken op het icoon rechtsboven in de e-mailapplicatie als u deze start vanaf het Dashboard. Deze e-mail wordt niet gearchiveerd onder een relatie.

E-mail koppelen aan relaties of projecten zowel binnenkomende als uitgaande mail automatisch aan relatie gekoppeld handig terug te vinden bij koppeling aan een project toegankelijk voor iedereen die aan dat project werkt Een e-mail is bedrijfsmatig in veruit de meeste gevallen communicatie, die u graag bij een relatie of een project zou willen bewaren. In Covide gebeurt dat, voor wat betreft de relaties, voor een belangrijk deel geheel automatisch. En dat geldt dan voor zowel voor te verzenden e-mail als voor binnenkomende mail. In 'e-mail maken' en 'binnenkomende e-mail in een lijst' wordt dit behandeld. Mail kunt u ook handmatig nog koppelen aan een relatie als het niet automatisch is gebeurd via het potloodicoon. En ... u kunt een mail ook handmatig koppelen aan een project. Het voordeel is dat er daarna heel eenvoudig vanuit het projectenoverzicht blijvend benaderd kan worden door iedereen die binnen uw organisatie met het betreffende project te maken heeft.

Bijlagen en e-mail vanuit het Covide bestandssysteem, uw locale systeem of netwerk of zelfs uw Google Aps Vaak worden bij een e-mail ook bijlagen meegezonden. In Covide kan dat met documenten opgeslagen in het Covide bestandssysteem maar ook met bestanden van uw locale systeem of netwerk. Het kan zelfs met bestanden die u heeft op geslagen in uw Google-docs.

De bijlage toevoegen vindt u linksonder in de nieuwe mail.

Bestanden uit het Covide bestandssysteem toevoegen doet u via de blauwe paperclip onder de mail. U selecteert de map van waaruit u de toe te voegen bijlage wilt ophalen en klikt vervolgens op het groene plusteken om deze toe te voegen. U kunt uit ĂŠĂŠn map ook meerdere documenten in een keer toevoegen. U plaatst een vinkje achter het gewenste document en klikt vervolgens op het groene plus teken boven in de bestandslijst. Voor bestanden opgeslagen in een aan uw account gekoppelde Google Docs, gaat u te werk als hierboven alleen gebruikt u hier uiteindelijk niet de groene plus, maar maakt u een keuze uit het dropdownmenu achter een bestand. Bestanden van uw locale systeem of netwerk moeten eerst worden geupload.

U klikt op bladeren, zoekt het toe te voegen document en klikt op de button openen. Ook hier kunt u meerdere bestanden tegelijk toevoegen. U doet dat door gebruik te maken van de icoon met de ronde trommel en het groene plusje onder het invoerveld van de te uploaden bestanden (zie eerste plaatje op deze bladzijde). Wanneer alle gewenste bestanden zijn geselecteerd moet u nog wel op de zwarte pijl klikken om het uploaden te doen plaatsvinden. Eenmaal toegevoegd aan de lijst kunt u de bijlagen openen en eventueel verwijderen. Pas nadat u op de groene verzendpijl hebt geklikt, wordt uw e-mail daadwerkelijk verzonden.

Mail in het Postvak-In van iemand anders leggen geen rondzwervende kopieën toe te voegen opmerkingen voor collega's overzicht in wie wat met de mail moet doen of al gedaan heeft e-mail is handig en tegelijkertijd kan het een als snel een communicatie chaos veroorzaken. Omdat binnen veel organisaties heel vaak mailtjes aan elkaar worden geforward. Het gevolg is dat er meerdere kopieën van zo'n mailtje binnen de organisatie gaan bestaan en al snel niemand meer weet waar de actie en verantwoordelijkheid ligt. In Covide is daarom bedacht dat het veel handiger zou zijn om een e-mail in het postvak In van iemand anders te leggen veelal inclusief een korte opmerking daarbij. Vooral omdat een e-mail aan Covide meestal ook al is gekoppeld aan een relatie of een project komen er op die manier én geen kopieën die een eigen leven en gaan leiden én kun je de flow die zo'n mail door de organisatie maakt volgen, inclusief wat een ieder ermee heeft gedaan. Handig, efficiënt en bijzonder effectief! In het omschrijvingsveld plaatst u de notitie (tussentijds opslaan mbv de diskette is wel slim). Met het potloodje kiest u de collega, die het mailtje zou moeten krijgen. Met het envelopje met groen pijltje legt u de mail inclusief de notitie in het Postvak In van uw collega. Met het derde icoontje stuurt u de notitie ook apart via het notitiesysteem.

E-mail mappen delen mail blijft niet liggen keuze om met één of meerdere collega's te delen Wanneer u, bijvoorbeeld wegens vakantie, niet in staat bent om enkele dagen lang uw e-mail te checken, biedt Covide u de mogelijkheid om uw e-mailmappen te delen met een of meerdere collega's. U gaat hiervoor naar het dropdownmenu meer acties en kiest voor de optie mappen delen en rechten instellen. U komt nu terecht in een nieuw scherm. In dit scherm kunt u aangeven om welke mappen het gaat en met welke collega's u deze wilt delen. Dit kan een collega zijn maar u kunt er natuurlijk ook voor kiezen om meerdere collega's te selecteren. Vergeet u nu om na deze selectie op de diskette te klikken om deze actie op te slaan.

Wanneer u vervolgens teruggaat naar u e-mailclient zult u zien dat er achter het postvakin een blauw lijntje is verschenen. Dit lijntje houdt dus in dat deze map gedeeld wordt. Het rode lijntje achter de map concepten geeft aan dat er in deze map nog ongelezen email staat.

Binnenkomende e-mail en een lijst keuze tussen compacte of uitgebreide weergave met een klik naar de relatiekaart van de verzender meerdere mails te selecteren voor vervolgacties

Wanneer u op het e-mail icoon klikt, krijgt u alle e-mail in een lijst te zien. Via het lijst-icoon naast de zwarte pijl, kunt u schakelen tussen een compacte en een uitgebreide versie. Dit kan ook standaard ingesteld worden via gebruikersinstellingen. De lange weergave biedt echter de meeste informatie. Behalve dat u in ĂŠĂŠn oogopslag ziet van wie de e-mail komt en aan welk e-mailadres deze is gestuurd, heeft u ook toegang tot de bijlage ĂŠn het adresboek als de binnengekomen mail al automatisch is gekoppeld aan een relatie. Wanneer u een rode vlag in de lijst ziet staan, betekent het dat het verzendende e-mail adres onder meerdere relaties is gekoppeld. Een klik op de vlag maakt het u mogelijk om een keuze te maken. De grijze pion vertelt, dat deze e-mail publiek toegankelijk zal zijn wanneer hij in een gedeelde map staat of in het archief. Een klik op het labeltje erachter geeft de nodige informatie over deze e-mail zonder hem te openen. Met het kruis verwijdert u deze ene e-mail. Door een vinkje te plaatsen achter de e-mail is het mogelijk om e-mailtjes in de de lijst te selecteren en vervolgens te kiezen voor de selectie... opslaan in een andere map... wisselen tussen gelezen en ongelezen e-mail of deze als selectie te verwijderen.

E-mail in concepten tijdens het maken van een e-mail automatische opslag in map "concepten" actie ook handmatig te forceren nooit meer half afgemaakte e-mail kwijt

Niets is vervelender dan ergens aan werken en je werk kwijtraken. Of dat nou komt door een stroomstoring of dat er iets gebeurt, waardoor je even niet verder kunt. In Covide wordt e-mail - totdat ze wordt verzonden - bewaard in de map concepten.

Dit gebeurt direct bij het aanmaken van een nieuwe mail, daarna automatisch op de achtergrond en u kunt via een klik op de diskette icoon in de e-mail deze bewaar-actie ook forceren. U kunt dus op elk gewenst moment verder gaan met een concept.

Templates en e-mail eigen huisstijl / logo eenvoudig zelf te maken makkelijk in gebruik Een e-mailtemplate in Covide is een opmaak die u eenmalig aanmaakt en die zich bij het verzenden om de e-mail heen vouwt. In principe kunt u oneindig veel templates maken maar in de praktijk zal het slechts om enkele gaan. Hoe maakt u nu zo'n template. Uiteraard kunt u templates ook laten ontwikkelen door anderen omdat het ingewikkeld lijkt, het is eigenlijk heel eenvoudig. U klikt hiervoor in het dropdownmenu meer acties op e-mailtemplates en u kiest vervolgens voor nieuw.

U begint met het geven van een naam. Uitgangspunt van een template is, dat u graag wilt dat uw HTMLmail ook bij de ontvanger netjes aankomt. Daarom is het de eerste handeling ervoor te zorgen dat er een vastgestelde breedte is. Dat realiseert u door een tabel aan te maken van bijvoorbeeld. 1 kolom, 2 rijen, de uitlijning op links te zetten en te kiezen voor een breedte van bijvoorbeeld 670 pixels. In de bovenste rij plaatst u vervolgens een logo. In de onderste rij plaats u onder elkaar de volgende code... Zoals u hieronder in het invoervak kunt lezen, betekent de eerste code dat uit uw adresboek keurig de aanhef wordt geplaatst. De 2e code betekende dat daar de complete inhoud van uw e-mail wordt geplaatst. Dit is een heel simpele template. Het kan ook ingewikkelder met plaatjes naast. Hoe u dit realiseert valt echter buiten het bestek van deze paragraaf. Hoe gebruikt u nou zo'n template... Heel eenvoudig door daarvoor te kiezen bij het opstellen van uw e-mail. Uiteraard kan dat alleen wanneer uw e-mail geen kale tekstmail is maar u heeft gekozen voor HTML als basis, zoals in dit geval. Wanneer u gebruik maakt van de combinatie met voorgedefinieerde content, kunt u de ook de inhoud van uw e-mail al voordefiniĂŤren. Vooral voor een e-nieuwsbrief met bijvoorbeeld grafische materialen, opmaak in kolommen, afmeldmogelijkheden, etc. is dat er handig. Er is een aparte paragraaf over de mogelijkheden van voorgedefinieerde content.

E-mail filters automatische sortering te gebruiken als extra spamfilter verschillende sorteermogelijkheden Mailfilters zijn binnen Covide een handige toepassing om uw mail automatisch te sorteren. Tegelijkertijd prima te gebruiken als een extra spamfilter. De meeste goede mailprogramma's hebben een soortgelijke functionaliteit. Hard nodig om niet elke dag met een onoverzichtelijke hoeveelheid mail te maken te hebben. We laten u hier zien, hoe het binnen Covide werkt. Ga eerst naar het Covide e-mail programma. U klikt in het dropdownmenu meer acties op mailfilters bewerken vervolgens klikt u op nieuw als u een nieuwe filter wilt aanmaken. U kunt via het potloodje achter een bestaande filter, die filter natuurlijk ook bewerken.

U selecteert als eerste de prioriteit die deze mail wilt toekennen. Daarna maakt u een keuze uit een van de drie filtermogelijkheden. 'van e-mail' Hier vult u exact het e-mailadres in van de verzender waarvan u de e-mail wilt filteren. 'ontvanger e-mail' Hier vult u exact uw ontvangende e-mailadres in waarvan u de e-mail wilt filteren. 'het onderwerp' hier kunt u volstaan met een woord of met een deel van het woord. stel u wilt alle e-mail met in het onderwerpveld het woord hypotheek filteren als spam, dan hoeft u alleen dat woord in te vullen en bij â&#x20AC;&#x153;naar mapâ&#x20AC;? te kiezen voor verwijderde items. Vanaf nu zullen alle e-mails met het woord hypotheek in het onderwerpveld bij binnenkomst meteen door worden gestuurd naar de map verwijderde items. In dit dropdownmenu geeft u dus aan naar welke map u de mail wilt verplaatsen. U kunt hiervoor ook zelf een map aanmaken. Voor deze actie gaat u terug naar de e-mail, klikt u op het toverstafje boven de huidige mappen en geeft u een naam op welke u deze e-mail wilt meegeven. Wanneer u nu weer naar de filter terugkeert, zult u zien dat ook de door u aangemaakte map nu gekozen kan worden voor de filtering. Vergeet u niet nog op de diskette te klikken om daarmee het filter op te slaan?

E-Nieuwsbrief met één klik één voor één versturen u bepaald de selectie van relatie gebruik van een template track & tracing Een e-Nieuwsbrief is eigenlijk een gewone e-mail één voor één versturen aan een reeds gemaakte selectie uit uw adresboek. Hier laten we u zien, hoe dit binnen Covide in zijn werk gaat.

Een nieuwsbrief verzenden vanuit Covide doet u door deze optie te selecteren in het dropdownmenu 'meer acties'. U klikt op de doelgroep naar wie u deze wilt sturen, bijvoorbeeld het complete Covide adresboek. U maakt nu een keuze voor zakelijk of privé en tenslotte kiest u ook nog welke soort selectie u wilt. Uniek houdt in dat de aan uw selectie toe te voegen personen aan álle classificaties moet voldoen die u zo dadelijk opgeeft. Opgeteld houdt in dat de in de selectie op te nemen personen aan één van de door u op te geven classificaties moeten voldoen. U selecteert vervolgens als positieve classificaties die classificaties die de nieuwsbrief moeten ontvangen. U selecteert bij negatieve classificaties bijvoorbeeld die relaties die hebben aangegeven geen nieuwsbrief van u te willen ontvangen. Wanneer u met deze stappen klaar bent klikt u op het rechter zwarte pijltje om door te gaan naar het volgende venster. U ziet vervolgens alle e-mailadressen staan met daarboven het totaal aantal ontvangers waarnaar deze nieuwsbrief één voor één zal worden verstuurd. In dit scherm kunt u uw verzendende e-mailadres nog wijzigen. Dit is heel handig als u bijvoorbeeld via voorgedefinieerde content al een soort opzet hebt gemaakt voor een standaard e-nieuwsbrief. Dit wordt overigens elders nader uitgelegd. Door te klikken op volgende stap verschijnt de e-mail met daarboven de e-mailadressen. Vanaf deze locatie kunt u een template kiezen. Een template is een stukje vormgeving om uw e-nieuwsbrief heen. Elders is uitgelegd hoe u die maakt. De aanhef betekent dat, uit het adresboek, keurig boven de e-mail de gewenste aanhef voor de betreffende relatie wordt geplaatst vóór de daadwerkelijke verzending. De dropdownvelden 'soort template' en 'gebruik aanhef' verschijnen pas nadat u in de dropdown bij template een template hebt gekozen.

Door deze nieuwsbrief te koppelen aan een project wordt deze mail ook onder dat project opgeslagen na verzending. Omdat een E-nieuwsbrief eigenlijk een gewone e-mail is kunt u desgewenst ook bijlage toevoegen. Hoe dat moet, is in een andere paragraaf uitgelegd. Wanneer u klaar bent met alles, kunt u op het envelopje met het groene pijltje naar rechts klikken en de nieuwsbrief zal worden verzonden.

Handtekening en voorgedefinieerde content Meerdere afzendmailadressen en 'handtekeningen' mogelijk zelfs complete e-Nieuwsbrief kan voorgedefinieerd worden De inhoud van een e-mail bestaat vaak ook uit standaardcontent. Denk daarbij aan een onderschrift met uw naam en andere adresgegevens. U kunt dat in Covide verder uitbreiden met bijvoorbeeld een logo of een reclameboodschap. In combinatie met een e-Nieuwsbrief kunt u zelfs een complete e-Nieuwsbrief als voorgedefinieerde content gaan toepassen. Daardoor kunt u bij het maken van een nieuwe e-Nieuwsbrief gebruikmaken van een al gereedstaande layout met standaardelementen.

E-mail sturen vanaf verschillende e-mailadressen en verschillende basisinhoud noemen we in Covide 'voorgedefinieerde content'. In andere emailpakketten wordt het vaak 'signature' of 'handtekening' genoemd. Het gaat om tekst en vormgeving, die u geregeld hergebruikt in combinatie met een emailadres als afzender.

U gebruikt deze functionaliteit ook bij het gebruik van meerdere e-mailadressen. Elk e-mailadres kunt u voor zien van de daarbij behorende standaardgegevens. Let u erop dat u niet alleen het html gedeelte gebruikt maar ook de tekstversie invult bij het maken van uw standaardcontent.

Tekstmail of HTML mail, extra bescherming Veiligheid voor alles automatische waarschuwing voor trackingtools Het verschil tussen tekstmail en HTMLmail is, dat HTML een fraaiere opmaak mogelijk maakt. In Covide kunt u op elk gewenst moment besluiten om te switchen binnen de e-mail voor een tekst- of HTML opmaak. Daarom is het logisch dat de meest mensen HTML mail gebruiken. De e-mail is daar oorspronkelijk echter niet voor bedoeld.

Juist in diĂŠ opmaakelementen schuilen inmiddels ook dreigingen, omdat er bijvoorbeeld virussen of trackingtools in kunnen worden aangebracht. Virussen kunnen worden tegengehouden door antivirus programma's (dit gebeurt in Covide automatisch) en de meeste trackingtools zijn onschuldig. Van dat laatste kunt u echter nooit zeker zijn. Vandaar dat Covide bij binnenkomende e-mailtjes waarin elementen zijn opgenomen die een link hebben met iets op het internet, in eerste instantie die elementen niet toont. U krijgt dan in het vak boven het mailtje een waarschuwing te zien met een link. Wanneer u de verzender 100% vertrouwd. Kunt u op de link klikken en de mail in al zijn glorie bekijken en lezen. Wanneer u de verzender echter niet vertrouwt, doet u er slim aan om de mail te verwijderen. U kunt hooguit de tekst nog even lezen zonder daarbij op de link erboven te klikken. U voorkomt daarmee, dat u ongedacht en ongewenst iets op uw computer installeert. Covide biedt de gebruiker dus extra bescherming. Ook tegen phishing, een zeer vervelende manier van internetfraude.

PROJECTEN Menuopties en Zoeken Uitgebreid en toch zeer overzichtelijk doorklikken naar gekoppelde relaties, notities, enz. eigen activiteiten managen De projectenmodule vindt u onder de drie gekleurde blokjes op uw dashboard en opent met een lijst.

Hiernaast ziet u een lijst van in dit geval twee actieve projecten, waarop uren zijn geboekt. Projecten die ook actief zijn maar waarop nog geen uren zijn geregistreerd, zijn te zien als u links bovenin klikt op â&#x20AC;&#x153;toon alle projectenâ&#x20AC;?. Als u wilt zoeken naar een project klikt u in het zoekboxje en geeft daar een zoekterm in. U kunt daarbij zoeken op de projectnaam of de projectomschrijving. De projecten die in het overzicht worden getoond, zijn de projecten, waarop op dit moment uren zijn geregistreerd. Actieve projecten dus. Met een klik op het labeltje krijgt u beperkte informatie over het project op het scherm. Het potlood-icoon geeft als overal in Covide toegang tot het aanpassen van deze basisgegevens. Met het klok-icoon krijgt u toegang tot het overzicht van het betreffende project. Hierover verderop meer. Via het menu aan de linkerkant kunt u een aantal keuzes maken. Vier van de menuopties worden verderop uitgebreider toegelicht. Een 'hoofdproject' moet u zien als een soort van kapstok boven een aantal projecten. Dit is een handigheidje om een groot project in kleinere eenheden op te delen, die delen afzonderlijk te (laten) managen en ze toch bij elkaar te houden.

Aanmaken project met vaste en flexibele velden; projectinstellingen eenvoudig manager en gebruikers zelf te selecteren ook te koppelen aan businesscard Om een nieuw project aan te maken klikt u links in het menu op 'nieuw project' . Aan de linkerkant staan de vaststaande velden, dat is in ieder Covide kantoor hetzelfde.

U kunt daar een projectnaam of -nummer aangeven. U kunt een projectmanager opgeven. U kunt een uitvoerder opgeven. Én u kunt aangeven wie toegang heeft tot dit project. Naast 'losse' gebruikers in Covide, kunnen dat ook groepen gebruikers zijn. (zie gebruikersinstellingen, groepsbeheer. Een project is, zoals alles in Covide, te koppelen aan één of meerdere relaties. Een project kan net als bij een relatie, wanneer u het vinkje hier verwijderd, op niet-actief worden geplaatst. Het is mogelijk om een businesscard te koppelen. Afhankelijk natuurlijk of er een businesscard is gekoppeld bij de zojuist geselecteerde relaties. Op dit moment is dat niet het geval, anders verschijnt deze in dit dropdown- veld. Een project kan onderdeel uitmaken van een hoofdproject. U kunt vervolgens een budget aangeven en het aantal te besteden uren. In het overzicht zal met groen of rood worden aangegeven of het project zich nog binnen de gemaakte afspraken bevindt of dat er sprake is van overschrijding. De velden die u rechts ziet, zijn flexibel. Dit betekent, dat u ze zelf kunt bepalen. En daarmee houdt het niet op. Deze door u zelf in te richten uitbreiding op de projectenmodule is eigenlijk een platform op zichzelf. De velden die u daar maakt en de informatie die u er opneemt, kunnen gematcht worden met andere onderdelen van Covide en gebruikt worden voor uitgebreide rapportages en workflow. De mogelijkheden zijn dermate divers en vergaand, dat de implementatie puur maatwerk is en daarom in een algemene Handleiding niet kan worden beschreven. In de filmpjes is een eenvoudig voorbeeld opgenomen. Hiernaast ziet u het startpunt voor het maken van velddefinities etc.. Dat doet u namelijk via de Projectinstellingen.

Managen van activiteiten volledig in te richten naar uw bedrijf/organisatie úw bedrijfsactiviteiten incl. uurprijs eenvoudig registeren Covide is zo generiek mogelijk geprogrammeerd. U kunt dus de projectenmodule aanpassen aan uw eigen bedrijf. Dat geldt voor de uitbreiding, die we hiervoor kort hebben genoemd. Het geldt ook voor de activiteitenlijst die u kunt gebruiken voor de urenregistratie. In ons voorbeeld hebben we als activiteiten genoemd ● ● ● ● ● ●

administratiekosten implementatie dialplan interne projecten licht grafisch werk ontwikkelwerk / zwaar grafisch senior consultancy

Wat we er bijvoorbeeld aan toe zouden kunnen voegen is 'het installeren van een VoIP-telefooncentrale'. En daarbij kunt u aangeven wat de uurprijs hiervan is. Met de diskette-icoon kunt u dit opslaan. Vanaf dat moment is Op deze manier kunt u de activiteiten van uw specifieke organisatie zelf invoeren inclusief de uurprijs. Deze activiteitenlijst komt ook weer terug op het moment dat u uren gaat registeren. Hoe dat in zijn werk gaat, wordt elders uitgelegd.

Urenoverzicht Met deze menukeuze genereert u het totaaloverzicht van de door uw medewerkers geregistreerde uren gedurende de gekozen periode.

Projectoverzicht en urenregistratie de belangrijkste informatie van betreffend project snel en overzichtelijk weergegeven eenvoudig doorsurfen naar andere bij het project horende relevante informatie eenvoudig uren registreren Dit scherm verschijnt wanneer u vanuit uw dashboard op het projectenicoon klikt en daarna op het klok-icoon of wanneer u vanuit de lijst van projecten op de projectnaam klikt of vanuit de eerder genoemde 'beknopte informatie' op 'overzicht'.

Dit overzichtsscherm is één van de centrale plekken binnen Covide, waar sommige medewerkers nooit en anderen juist veel komen. Het is als het ware de cockpit van elk project. Met de menukeuze bewerken kunnen de basisgegevens (gekoppelde relatie(s), businesscard, manager, uitvoerder en anderen met uitsluitend toegang, budget en beschikbare hoeveelheid uren) worden opgegeven. Via het toverstafje links boven de registratie lijst kunt u vanaf deze plek ook de uren registreren op dit project. Hierover verder op meer. Belangrijkste functie van dit scherm is wel, dat alle communicatie rond het project – en dan met name de actuele) bij elkaar is verzameld. Met een filter op datum (rechtsboven) kan hier verder op worden ingezoomd. Terwijl de mogelijkheid om te filteren op basis van de laatst gestuurde factuur tevens zorgt voor het bijwerken van de status van de beschikbare uren en/of budget. Via de iconen die onder elkaar zijn geplaatst bovenin het scherm, krijgt u toegang tot achtereenvolgens de notities, todo's, agenda-afspraken, bestanden, het salesproces en alle e-mail voor zover aan dit project gekoppeld. Gecombineerd met het het overzicht van geregistreerd uren, dat ingedikt via PDF kan worden geprint en volledig kan worden geëxporteerd naar zowel CSV als XML, biedt al die verzamelde communicatie u een elders nog niet waargenomen efficiënte rapportage.

Uren registreren vanuit agenda-afspraak eenvoudig uren registeren overzichtelijk weergegeven in projectenoverzicht inclusief kostprijs en daardoor met enkele handelingen te factureren. Uren kan men natuurlijk ook in daarvoor speciaal ontwikkelde programma's registreren. In Covide is er voor gekozen om het te integreren in de agenda en het projectbeheer. Alle uren die vanuit de agenda worden vastgelegd komen ook op het project-overzicht terecht. Per saldo worden de uren in Covide dus op een project geregistreerd. Het originele idee van uren registeren vanuit de agenda is als volgt: Stel u hebt een afspraak van 14.30 uur tot 16.00 uur in uw agenda gepland met de Relatie X. Die agenda-afspraak is gekoppeld aan de relatie en daarnaast aan het project. In dit geval het project 'Totale ICT voor Relatie X'. Op het moment dat u een agenda-afspraak heeft gemaakt en heeft gekoppeld aan een project, verschijnt er een icoon met een klokje. Als u op het klokje klikt, gebeurt er het volgende...

Uren registreren vanuit de agenda.

U kunt nu begin- en eindtijd nog aanpassen. Het project is uiteraard al gekozen aangezien dit gekoppeld was aan de agenda-afspraak. U moet ook een activiteit kiezen, omdat tarieven aan tijd ĂŠn activiteit zijn gekoppeld. (Enkele pagina's hiervoor zijn activiteiten en uurtarieven behandeld) In het voorbeeld is gekozen voor "senior consultancy". Vervolgens geeft u met een simpel vinkje aan of dit wel of niet gefactureerd moet worden. In dit geval kiezen we er wel voor om dit te factureren. De omschrijving kunt u desgewenst nog aanpassen en tenslotte slaat u de gerealiseerde uren op. Wanneer u de urenregistratie realiseert vanuit de agenda, ligt vanaf het opslaan de agenda-afspraak helemaal vast. U kunt hem niet meer wijzigen of verwijderen. U kunt eigenlijk alleen het labeltje nog bekijken om te tonen wat voor soort afspraak het was. Bovenstaande actie om te komen tot de registratie van uren kunt u ook uitvoeren vanuit het projectoverzicht. Alleen zult u dan dag, tijden en omschrijving handmatig moeten invullen. Wanneer u die weg kiest, worden de geregistreerde uren niet in uw agenda opgenomen.

Uren registreren vanuit het Projectoverzicht.

SALES In dit hoofdstuk zoemen we in op de mogelijkheden die Covide biedt specifiek op dit gebied. Nou is dat wat Covide betreft natuurlijk lastig, omdat 'sales' (of verkopen) in de visie van Covide deel uitmaakt van het totale CRM-proces. Op pagina 10 is daar met als subtitel 'van suspect via lead en prospect naar klant en tenslotte ambassadeur' het nodige over geschreven. Belangrijk is goed te beseffen, dat in Covide de module sales hand-in-hand gaat met alle andere applicaties, maar een gekoppeld project in het bijzonder. Op het gekoppelde project-overzicht vindt u dus ook alle communicatie. Ingezoomd blijft daarmee een heel eenvoudig plaatje.

Het aanmaken van een salesitem (graag altijd gekoppeld aan een project) traject van prospects tot klant in één overzicht inzicht in de "stand van zaken" totaal van alle salesprocessen weergegeven Sales... Vanaf de datum dat een relatie een echte prospect is geworden tot aan het versturen van de eerste factuur in één overzicht weergegeven. Dat hele proces is, wat Covide u in deze module biedt. U en uw collega's blijven op eenvoudige wijze op de hoogte van de stand van zaken omtrent potentiële nieuwe klanten. Eenvoudig doch zéér efficiënt. Hoe eenvoudig u zo'n salesproces aanmaakt, leert u in deze paragraaf. Natuurlijk kunt u starten door te klikken op de sales-icoon op uw dashboard. Logischer is vaak de start vanaf de relatiekaart. Het proces is dan al gekoppeld aan deze relatie. Ga daarom via het adresboek naar de juiste relatie en open via het sterretje de salesmap van deze relatie. Klik vervolgens op "nieuw" en geef een naam en omschrijving mee. Actief laat u aangevinkt staan. Wanneer blijkt dat deze opdracht door wat van reden dan ook niet doorgaat, kunt u dit vinkje verwijderen waardoor het proces op niet actief komt te staan. Vervolgens geeft u de datum waarop deze relatie een echte prospect is geworden. Gedurende het traject vervolgens wanneer er een offerte is verstuurd, wanneer de opdracht is verkregen én wanneer de eerste factuur is verzonden. Bij gebruiker selecteert u wie verantwoordelijk is en dus behalve de manager schrijftoegang krijgt tot dit salesitem. Bij "verwachte slagingskans in %" geeft u aan hoe groot u de kans schat deze prospect klant te kunnen maken. Het betreft hier een schatting en al naar gelang het proces verloopt, zult u deze slagingskans een hoger percentage kunnen toewijzen. Het invullen van het "Totaalbedrag in euro's" vult u in aan de hand van de voorlopige berekeningen welke u hebt gemaakt. Het is aan u om de periode waarover dit bedrag is berekend te bepalen. Wanneer u bent gestart vanaf de sales-icoon zult u de relatie nog moeten selecteren. Wanneer u bent gestart vanaf de relatiekaart, is dit al gebeurd. Als laatste treft u de mogelijkheid aan om een project te koppelen. Handig omdat u zo meerdere salesprocessen onder één project kunt onderbrengen en zo via de projecten ook overzicht in de salesitems en alle daarmee samenhangende communicatie hebt. Door op de diskette-icoon te klikken, slaat u uw nieuwe salesitem op.

Het volgen en bijwerken van een salestraject eenvoudig en overzichtelijk doorsurfen naar relevante informatie makkelijk aanpasbaar Uitgangspunt is hier, dat het traject al loopt en dus door u of een collega in Covide is aangemaakt. Volgen kan natuurlijk vanaf een relatiekaart. Daar is immers alle communicatie en informatie betreffende de relatie bij elkaar gebracht. Meestal zal de actie niet van de klant, maar van uw verkoper / salesmedewerker komen. Starten vanuit het complete overzicht (in feite de pijplijn) is daarmee ook een logische invalshoek.

Wanneer u nu naar 'Sales' gaat via de icoon bovenaan uw Covide-dashboard, verschijnen alle salesitems overzichtelijk in een nieuw venster. Met de pijlen boven elke kolom kunt u tevens de sortering op basis van die betreffende kolom aanpassen. Vanuit dit scherm kunt u • allerlei filters leggen: Op medewerkers, op relaties, op thema's, op projecten, op classificaties en zelfs op niet-actieve salestrajecten. Het loont immers nogal eens te moeite om een tijdje nadat u 'een nee' heeft gehad van een prospect toch nog eens te bellen of mailen. In de eerste plaats maakt u daarmee een goede beurt (de prospect ervaart, dat hij nog niet is vergeten) en daarnaast kunt u nooit weten. Misschien is de concurrent die de opdracht van u won er niet in geslaagd om de implementatie tot een goed einde te brengen. Vergis u niet: die kans is bij veel CRM-pakketten groot. Niet omdat de pakketten niet goed zouden zijn (over de concurrent niets dan goeds), maar anders dan bij Covide, staat bij veel concurrenten niet de service rond de software, maar het verkopen van licenties centraal. • direct doorsurfen naar de relatiekaart van de aan dit project gekoppelde relatie • direct doorsurfen naar een gekoppeld project. Wanneer iedereen zijn taak goed uitvoert, biedt het projectoverzicht u immers alle gekoppelde communicatie? Van e-mail en agenda-afspraken tot en met todo's en notities. • het betreffende salesproces aanpassen door bijvoorbeeld een offerte-, opdracht- of factuurdatum toe te voegen, het slagingspercentage óf het salesbedrag te wijzigen. En dat is niet alles.... onderaan alle salesitems treft u in één regel de gemiddelde score van álle items aan in procenten, het totaalbedrag én het bedrag van de score t.o.v. het totaalbedrag. Met de Covide Salesmodule bent u dus altijd volledig op de hoogte van álle salesopdrachten.

CAMPAGNEMANAGEMENT Opzetten van een campagne duidelijkheid waar de campagne over gaat Er zijn feitelijk drie soorten campagnes: brief, e-nieuwsbrief, telefoon. Het opzetten, het bijhouden van de resultaten en het rapporteren van de resultaten gebeurt op dezelfde manier. De daadwerkelijke actie niet. Omdat plaatjes vaak meer zeggen dan woorden, hierbij een overzicht van het opzetten van een campagne; feitelijk in alle drie de campagnesoorten hetzelfde.

Beschrijving bij de plaatjes op de vorige pagina Dit zijn de stappen: 1. Kies na de keuze voor ' nieuwe campagne' in Campagnemanagement de campagnesoort, omdat de belcampagne zich duidelijk onderscheidt van de campagnes per brief of e-mail. 2. selecteer als eerste het type classificatie: 1. Unieke classificaties houdt in dat de te selecteren relaties aan álle classificaties moeten voldoen terwijl 2. Opgeteld inhoudt dat de te selecteren relaties aan één van de classificaties moeten voldoen. 3. Vervolgens geeft u bij positief aan, naar wie u deze brief wilt versturen. U kunt hiervoor ook meerdere classificaties selecteren. 4. Bij negatief selecteert u de personen, die bijvoorbeeld hebben aangegeven geen brief van u te willen ontvangen. Ook hier kunt u meerdere classificaties selecteren. 5. Wanneer u de classificaties gereed hebt staan, klikt u onderaan op de zwarte pijl naar rechts. U ziet hier nu de zojuist gekozen classificaties verschijnen in het adresboek. Wanneer u classificaties wilt toevoegen klikt u voor deze optie aan de linkerzijde bovenaan. 6. Als de gekozen selectie van classificaties juist is, klikt u aan de linkerzijde voor 'selecteer voor campagne'. 7. Deze campagne geeft u nu eerst een naam mee, zodat anderen ook weten waar deze campagne om draait. In het omschrijvingsveld noteert u vervolgens een samenvatting van de inhoud van uw te verzenden brief, email of het zoveel mogelijk complete belscript. 8. Wanneer u hiermee klaar bent, klikt u op de zwarte pijl naar rechts. In het overzicht verschijnt nu de campagne met de daarbij behorende iconen. Elders gaan we verder in op het bijhouden van de campagne en de rapportage. Daadwerkelijke realisatie van de drie soorten campagne Wanneer de campagne is opgezet, moet hij daadwerkelijk worden uitgevoerd, bijgehouden en gerapporteerd.

Brief campagne uitvoeren Het uitvoeren van een brief campagne kan op twee manieren: via de brieffunctie in Covide en na export van de selectie adresgegevens via een externe tekstverwerker als MS Word of Open Office. Over de brieffunctie in Covide leest u op pagina 22 'Tekst Brief maken op basis van een template- instelling'. Over de export functionaliteit leest u op pagina 23. Over het handmatig bijhouden en de rapportages (blauwe map-icoon) van de campagnes leest u verderop.

E-mail campagne Wanneer de e-mail campagne eenmaal is opgezet, wordt de e-Nieuwsbrief al in de map concepten gereed gezet. Er komen drie icoontjes in het overzicht. Wanneer de nieuwsbrief daadwerkelijk is verstuurd vanuit de e-mail map Concepten (onder e-mail en e-mail Nieuwsbrief is uitgelegd hoe u dat doet) biedt het eerste vergrootglas icoon informatie over het verloop. Over het handmatig bijhouden en de rapportages van de campagnes (blauwe map-icoon) leest u verderop.

Telefonische of bel campagne Door de integratie van Covide CRM, Groupware en VoIP is een unieke combinatie ontstaan die zich juist bij belcampagnes van zijn beste kant laat zien. Wanneer u zich in het Campagnemanagement bevindt ziet u vijf icoontjes. Net de beide pijltjes kunt u na het opzetten van de campagne geclassificeerden aan de campagne toevoegen. Het groene icoontje biedt direct toegang tot de daadwerkelijke belcampagne. Wanneer het nummer is gebeld, de gegevens door u bijgewerkt en door u op de diskette geklikt, worden alle gegevens opgeslagen voor rapportage en krijgt u automatisch de volgende te bellen relatie op het scherm. Omdat het handmatig bijhouden hetzelfde scherm gebruikt, wordt op de volgende pagina duidelijk hoe het werkt. Over het handmatig bijhouden en de rapportages van de campagnes (blauwe map-icoon) leest u verderop.

Handmatig bijhouden van een campagne en rapportage De belcampagne heeft een automatisch verloop en de e-mail campagne kan door de trackingmogelijkheden van de Nieuwsbrief ook actuele informatie verstrekken. In alle campagnes is het mogelijk (en in het geval van de brief en email zelfs noodzakelijk) om handmatig de scores per relatie bij te houden om achteraf tenminste ook een nuttige rapportage te kunnen genereren. Dat handmatig bijhouden doet u door te kiezen voor het blauwe icoontje. U krijgt dan onderstaand scherm:

Dit is meteen het rapportage scherm, waarbij is aangevinkt per relatie wat voor wat betreft de lopende campagne aan de orde is. Achter de naam van de relatie eerst door wie die betreffende relatie is benaderd in het kader van de campagne en vervolgens is met een groene vink per kolom aangegeven:

✔

niet geïnteresseerd

✔

neem geen contact meer op

✔

afspraak gemaakte

✔

mail gestuurd

✔

notitie verstuurd

✔

later terugbellen

✔

adres aangepast

✔

classificaties aangepast

De vinkjes worden gezet door het bijhouden van de campagne. In de belcampagne gebeurt dat in de flow als op de vorige pagina benoemd. In alle drie de campagnes kan het gerealiseerd worden via het handmatige bijhouden van de gegevens. Dat doet u door in het bovenstaande plaatje te klikken op het potloodje in de laatste kolom. Er verschijnt een pop-up scherm met de gegevens van de betreffende organisatie. U ziet boven de relatienaam staan en daaronder de contact persoon. Door te klikken op de bedrijfsnaam, komt u direct op de relatiekaart terecht. Wanneer u op het potloodje klikt kunt u vanaf deze locatie direct wijzigingen op de gegevens op de Businesscard aanpassen. Wanneer uw Covide is geïntegreerd met de Covide VoIP dan kunt u direct een telefoonactie starten door te klikken op het telefoonnummer. Hieronder ziet u diverse mogelijkheden staan die u kunt gebruiken naar aanleiding van uw telefoongesprek. Wanneer u dit hebt ingevuld zal dit in deze campagne worden opgeslagen én bij de betreffende relatie. Daardoor kan iedereen die opmerkingen etc. direct zien op de relatiekaart. Uniek zijn de automatisch koppelingen aan de relatie. Het icoon documentmapje, betreft de rapportage. Hierover en over de andere iconen vertelt 'rapportage van een belcampagne binnen Covide'.

SUPPORT EN SERVICE SYSTEEM Nieuwe supportaanvragen classificeren belangrijk voor het imago via Covide zelf of een formulier in de website automatische generatie van supportnummer automatische respons van het systeem naar klant de aanvraag netjes opgelost en gearchiveerd het proces zelf transparant voor zowel leverancier als klant Een nieuwe supportaanvraag kan rechtstreeks aan de telefoon door een van uw medewerkers worden ingevoerd, het kan ook via een gekoppelde website met formulier. Als voorbeeld nemen we het supportformulier op de Covide - site.

Uw klant hoeft slechts drie velden in te vullen en geheel automatisch is er al een zogenaamd refentienummer boven het formulier geplaatst. Eenmaal de velden ingevuld en verzonden, gebeuren er twee dingen: 1.

Uw klant krijgt automatisch een e-mail met het referentienummer, de ingevoerde gegevens en de eenvoudige mededeling, dat de aanvraag is ontvangen en zo spoedig mogelijk in behandeling wordt genomen.

op het dashboard van alle medewerkers met 'rechten' van 'supportmanager' komt er linksboven met een rode alertvlag een 'supportaanvraag' met een link 'naar support aanvragen' om deze te classificeren.

Eenmaal op de link geklikt komt de medewerker in een overzicht terecht met aan de rechterkant bij elke aanvraag de mogelijkheid om de aanvraag via het edit-icoon te classificeren.

Een klik op die icoon brengt u in het invoerscherm van de betreffende aanvraag. Wat nu gedaan moet worden, is koppelen aan een relatie, project en uitvoerder. Tenslotte moet nog de prioriteit aangegeven worden. Dit complete proces noemen we classificeren. Op het moment dat de wijzigingen door een klik op het diskette-icoon worden opgeslagen, gebeuren er opnieuw twee dingen: 1.

de klant krijgt automatisch een e-mail met het referentienummer, de aangepaste gegevens en de mededeling door wie de aanvraag in behandeling wordt genomen inclusief het e-mailadres van betreffende medewerker.

de betreffende medewerker krijgt nu automatisch op zijn dashboard de mededeling, dat er een actuele supportaanvraag voor hem is. Datzelfde krijgt hij ook per notitie. En uiteraard is diezelfde nu aan de medewerker gekoppelde aanvraag ook terug te vinden op de medewerkerskaart, de relatiekaart en in het totaaloverzicht van de geclassificeerde aanvragen.

Supportaanvragen afhandelen belangrijk voor het imago eerder geclassificeerde verzoeken handig en efficiĂŤnt in een systeem afgehandeld ook bij afhandeling automatische melding aan de aanvrager het proces zelf transparant voor zowel leverancier als klant Hiervoor is het eerste deel van het proces getoond. Deze paragraaf start dus waar de supportaanvraag reeds is geclassificeerd, dat is gekoppeld aan een relatie en eventueel een project, voorzien van een prioriteit en gekoppeld aan een medewerker die verantwoordelijk zal zijn voor de afhandeling. De supportaanvraag wordt getoond op diverse plaatsen. Zowel op de medewerkerskaart van de verantwoordelijke medewerker, de relatiekaart als in het supportoverzicht. Hij bevindt zich uiteraard onder de icoon 'Support' in het overzicht en kan daar door iedereen met voldoende rechten worden ingezien en behandeld, maar ook eventueel opnieuw geclassificeerd.

Al in de lijst is het referentienummer zichtbaar, wat het oppakken van de juiste aanvraag erg vergemakkelijkt. Boven in de lijst zijn ook de andere van belang zijnde kenmerken meteen te zien. Via het ook in de agenda gebruikte klik-icoon kunnen van hier meteen 'de uren' worden geregistreerd, die aan de aanvraag zijn besteed. Bij de behandeling van de aanvraag opent de betrokken medewerker de bewuste aanvraag zoals in Covide gebruikelijk via een klik op het potlood-icoon voor de aanvraag. De afhandeling wordt genoteerd in het daarvoor beschikbare veld. Daarnaast is nog een groot tekstveld beschikbaar voor opmerkingen. Pas wanneer de aanvraag helemaal is afgehandeld wordt een vinkje gezet. (Zie voor al de genoemde handelingen de rode pijlen op het plaatje op de vorige pagina) Daarop wordt deze actuele aanvraag verplaatst naar de history en automatisch een derde e-mail gestuurd naar de de aanvrager met daarin het referentienummer, de oorspronkelijke aanvraag, de afhandeling en het e-mailadres van de betrokken medewerker.

BESTANDSBEHEER Bestanden in Covide en de geïntegreerde Google Docs uploaden mogelijk vanuit tal van programma's gekoppeld aan uw relatie, altijd terug te vinden makkelijk vindbaar Bestanden kunnen in Covide opgeslagen worden én sommige bestanden kunnen in Covide ook gemaakt worden. We laten u zien, hoe u via de koppeling met Google ook in de Google Docs bestanden kunt maken en opslaan.

De bekende Officeprogramma's maken bestanden, die u via uploaden keurig in Covide's bestandsbeheer kunt plaatsen. ● ● ● ● ● ●

U kiest daarvoor eerst de gewenste map in Covide en dat zal vaak een relatiemap zijn. U gaat dan via het adresboek naar de relatiekaart en kiest daar voor de bestandsmap. Daar aangeland ziet u de reeds in deze map geplaatste bestanden met daar linksboven twee iconen. Met het eerste icoon (blauwe pijl naar boven) kunt u een stap hoger in de maphiërarchie. U verlaat dan de structuur van de relaties. Met het tweede icoon (het adresboek) keert u weer terug naar de relatiekaart. U ziet dat u op twee locaties wordt uitgenodigd om te zoeken. Het snel vinden van bestanden is één van de pluspunten binnen Covide. En dat kunt u zelf nog verbeteren door bij het uploaden van bestanden in een map extra informatie mee te geven.

Hoe gaat het uploaden binnen Covide in zijn werk?

●

● ●

Veelal zult u slechts één document willen uploaden. Dan kunt u meteen naar het juiste bestand op uw lokale systeem bladeren. Indien gewenst het al in het systeem staande bestand te kiezen dat vervangen dient te worden. In het veld daaronder noteert u vervolgens de omschrijving van uw te uploaden bestand. Wanneer u op het enkele diskette icoon klikt slaat u dit bestand op en verschijnt deze in het overzicht. Wanneer u meerdere bestanden van uw lokale systeem wilt uploaden, is in Covide een multiple upload beschikbaar via de dubbele diskette icoon. Dit systeem maakt gebruik van JAVA en dat zal dus wel op uw systeem geïnstalleerd moeten zijn. Als dat niet het geval is, dan wordt dat – indien gewenstautomatisch gedaan.

Meer informatie over het bestandsbeheer komt aan de orde op pagina 75.

FACTUREREN Voorbereidende handelingen automatische toewijzing debiteurnummer opmaak met uw eigen huisstijl inclusief logo automatische volgnummering facturen Covide-factuur maakt gebruik van ✔ standaard klaargezette producten ✔ specifiek voor een klant klaargezette producten ✔ standaard teksten en gegevens voor op de factuur ✔ een standaard ingestelde lege (brief)template ✔ een debiteurnummer ingevoerd op de relatiekaart Om met dat laatste te beginnen: Alleen wanneer er op de relatiekaart een vinkje is gezet bij 'klant' én een eenduidig debiteurnummer is ingevoerd, kan binnen Covide het factuursysteem worden gebruikt. Wanneer er één debiteurnummer is ingevoerd, kunnen volgende nummers eenvoudig door het systeem worden aangemaakt, door op de relatiekaart te klikken op de icoon achter het debiteurnummer invoerveld. Een standaard ingestelde template voor uw factuur maakt u aan via de menukeuze 'brieven en templates' in het adresboek. Hoe dit gaat, wordt onder 'brieven en templates in het adresboek' behandeld. Voor de standaard op uw nieuwe facturen te plaatsen tekst, kiest u in het factuurmenu voor 'standaard instellingen' en daarna 'betaling'. U kunt nu de tekst plaatsen betreffende uw betalingstermijn en eventuele clausules en verder uw banknummer, uw BTW-nummer en uw KvK-nummer. Wanneer u voor de eerste keer een factuur gaat sturen, kiest u bij 'standaard instellingen' voor 'laatste factuur nr'. Stel dat u op 1 januari 2009 wilt beginnen met factureren vanuit Covide met het factuurnummer 200900001. Dan plaatst u bij 'laatste factuur nr' 200900000. Het systeem zal steeds de factuurnummering automatisch met 1 ophogen, zoals door de wet voorgeschreven.

Het invoeren van standaard producten en klantspecifieke producten gaat op dezelfde manier. Alleen moet u voor de tweede categorie na de menukeuze 'klanten (+producten) via het aanklikken van de eerste letter eerst nog de juiste klant kiezen. Wanneer dat is gedaan, gebruikt u - zoals overal in Covide als u iets nieuws wilt realiseren - het toverstafje bovenin om een nieuw product toe te voegen. Vervolgens vult u bij 'korte omschrijving' het product in, daaronder de prijs en vervolgens het BTW-tarief. Het grote veld is een voorbereiding op latere ontwikkelingen. U kunt hier de specifieke eigenschappen van diensten en producten opgeven. Vergeet u niet om het product op te slaan? De voorbereidingen zijn nu afgerond.

Het maken van een factuur bijzonder efficiĂŤnt vanaf relatiekaart, automatische koppeling met de relatie per post Ăłf per mail te verzenden mogelijkheid om binnen de relatie van factuuradres te wijzigen (denk aan businesscard) Als u alle voorbereidende handelingen (zie vorige paragraaf) hebt gerealiseerd, is het maken van een factuur een 'fluitje van een cent'. Natuurlijk kunt u het maken van een factuur starten via een klik op de factuur-icoon. U moet dan enkele klikken meer maken dan wanneer u begint op de relatiekaart. Daarom laten we u het maken van een factuur zien te beginnen op de relatiekaart.

Omdat u de relatie een relatienummer hebt gegeven, kunt u onderaan de relatiekaart - indien u tenminste de juiste rechten toegewezen hebt gekregen - klikken op 'nieuwe factuur'. U komt vervolgens meteen op de goede plek terecht, terwijl de nieuwe factuur al het eigen nummer heeft gekregen en aan de juiste relatie is gekoppeld.

Geef de factuur nu eerst een omschrijving linksboven en klik op 'kies de producten'.

Het venster dat nu opent, laat aan de linkerkant alle standaard ĂŠn bij deze klant specifieke producten zien. Die kunt u selecteren en met de pijl in het rechtervenster verplaatsen. Kies nu het aantal en voeg eventueel nog een omschrijving toe, die op de factuur als extra regel bij dit product wordt geplaatst en klik op het diskette-icoon onder de extra omschrijving. Wanneer u alle producten op deze wijze hebt ingevoerd, klikt u op de 'ok-icoon' bovenaan. De producten worden nu in de achtergrond in de factuur geplaatst en het venster sluit zich.

Wanneer de geadresseerde voor deze factuur niet het standaardadres op de relatiekaart moet zijn, maar één van de adressen op een businesscard, dan kunt u de gewenste nu selecteren. Kies nu in het dropdownmenu 'standaard briefpapier' de brieftemplate die u in de factuurvoorbereiding heeft gereedgemaakt voor de te verzenden factuur en klik vervolgens op de 'ok-icoon' rechtsonder. De factuur is nu gereed.

Factuur voordat u hem definitief hebt gemaakt. Met het potlood kunt u nog wijzigen. Met het kruis verwijderen. Printen en e-mailen is en blijft mogelijk. Met de pijl maakt u hem uiteindelijk definitief.

Met het potlood-icoon kunt u de factuur nog wijzigen, totdat deze definitief is. Definitief maakt u de factuur met de pijl-icoon. Het is verstandig dit pas te doen, nadat u de factuur hebt geprint of per e-mail gestuurd. Eenmaal definitief kan de factuur niet meer worden aangepast of verwijderd. Op de relatiekaart verschijnt hij echter wel (met een icoon met een kleine groene 'v' en een blauwe pijl) evenals in het overzicht met openstaande posten. Printen doet u logischerwijs via het print-icoon. Covide maakt dan van de factuur een PDF, die u eerst op het scherm kunt bekijken. U kunt de factuur echter ook direct sturen per e-mail door te klikken op de mail-icoon. De factuur wordt dan als bijlage toegevoegd aan een nieuwe e-mail automatisch gericht aan het gekozen e-mailadres en na verzending meteen automatisch gearchiveerd, terwijl de factuur met het nummer wordt vermeld in het onderwerpveld van de nieuwe email. U bespaart hiermee papier, een envelop, een postzegel en de nodige moeite, terwijl Covide de factuur wel binnen enkele seconden in de mailbox van de gewenste geadresseerde legt. Over efficiency gesproken ....

Let op! Facturen die nog niet definitief zijn gemaakt, kunt u nog wel wijzigen. Wanneer u de factuur definitief hebt gemaakt, kunt u hem niet meer wijzigen, maar nog steeds wel printen of opnieuw mailen. De Belastingdienst wil opvolgende factuurnummers. Gooi dus nooit een factuur weg, maar maak een creditnota (hetzelfde bedrag excl. BTW, maar dan negatief). Hebt u een factuur die nog niet definitief was toch weggegooid, dan moet u om de factuurnummering goed te laten verlopen het juiste nummer in het systeem aanmaken via de standaardinstellingen. Kies het getal vóór het gewenste nummer. Let u er wel op, dat u ná het uitdraaien van de gewenste factuur de nummervolgorde opnieuw vaststelt? Factuur betaald? Wanneer de factuur wordt betaald, klikt u op de relatiekaart of de lijst openstaande posten op het eerder genoemd icoon. Op de relatiekaart wijzigt de icoon achter de factuur nu in een grote groene vink. Boekhoudpakket? Covide is nadrukkelijk geen boekhoudpakket en er is ook niet de ambitie er één te maken. Covide integreert liever met andere software, wanneer door specialisten een goede oplossing wordt geboden. Die zijn er in overvloed op het gebied van boekhoudsoftware.

Gebruikersbeheer Omdat Covide een systeem is, dat u volledig via het internet kunt gebruiken, is het systeembeheer (backups, updates, nieuwe versies) geen issue voor de gebruiker. Dat wordt voor de gebruiker gerealiseerd door uw systeembeheerder, die in het geval u uw Covide huurt via het internet in de prijs is inbegrepen. Deze technische beheerder valt geheel buiten het bestek van deze handleiding. Dit hoofdstuk bestaat uit twee delen: 1.

een paragraaf voor de Covide-gebruiker

een aanvullende paragraaf voor de Covide-administrator

Gebruikersbeheer voor de gewone gebruiker Covide is kantoorsoftware waarmee het werken zo efficiĂŤnt mogelijk is gemaakt. Dat betekent, dat u als gewone gebruiker niet wordt geconfronteerd met allerlei nog door u te maken instellingen. Dat doet uw administrator voor u. Toch zijn er zaken, die veel gebruikers graag zelf willen kunnen doen. Daarom is er toch een eenvoudige mogelijkheid ook voor de gewone gebruiker om een aantal standaardinstellingen voor gebruikers zelf te beheren. In de beide onderstaande schermafdrukken ziet u ze de revue passeren. Wat u hiernaast ziet: 'laatste login' laat u zien, wanneer en via welke verbinding u laatstelijk bent ingelogd. Uw gebruikersnaam kunt u niet wijzigen. Uw wachtwoord wel. Minimaal 6 tekens zowel letters als cijfers. Hoofdletter zijn een ander teken dan de kleine. U kiest de gewenste taal en met de diskette kunt u ook hier alle gemaakte wijzigingen opslaan. U kunt kiezen tussen relaties en businesscards. We adviseren de relaties, omdat u daarmee ook op andere plaatsen binnen Covide koppelt. Standaard komt Covide met de instellingen als hiernaast afgebeeld. U kunt echter ook kiezen voor de weekplanning als uw agenda-vertrekpunt of het maandoverzicht. Evenzo kunt u ook kiezen voor een andere interval of 12 uur als standaard. Redelijk uniek is, dat u ook meerdere gebruikers in de standaard agendaview kunt opnemen. Dit is het meest logisch in combinatie met de weekplanning. Een thema is niets anders dan hoe uw Covide er op uw scherm uitziet. Op dit moment zijn de hiernaast genoemde thema's beschikbaar. U verandert er verder helemaal niets mee, dus probeert u ze maar eens uit door door het rondje ervoor aan te klikken en op te slaan. Indien gewenst kan ook voor uw organisatie een view worden gemaakt, waarin de medewerkers zich optimaal herkennen.

Het tweede deel van de gebruikersinstellingen voor gewone gebruikers bevat toch wat meer technische elementen. Wanneer u tevreden bent over uw instellingen of u het onderstaande te ingewikkeld vindt, laat u dit deel voor wat het is. Eventueel vraagt u de Covide-administrator binnen uw organisatie om door u gewenste aanpassingen te maken. Wanneer u deze gegevens wel graag zelf wilt beheren, dan volgt hieronder enige uitleg. Oorspronkelijk was e-mail puur een tekstbericht. Er zijn nog steeds veel mensen, die alleen tekstmail willen sturen en ontvangen. Elders is uitgelegd, dat hier in verband met veiligheid van uw PC en netwerk best wat voor te zeggen is. Covide heeft daartoe afdoende maatregelen genomen voor de adequate en daarmee is pure tekstmail in principe niet meer noodzakelijk. De realiteit is namelijk, dat e-mail in HTML veel meer mogelijkheden van opmaak biedt en daarmee de leesbaarheid wordt bevorderd. Bij 'mail opmaak' maakt u een keuze voor standaardgebruik in verband met door u te maken e-mail. Bij 'toon HTML mail als text' gaat het om ontvangende e-mail. In Covide kunt u ook tijdens het werken switchen bij een specifieke mail. Bij 'default template' kunt u – wanneer er één of meerdere mailtemplates zijn gemaakt – een standaard opgeven. Daarmee maakt u de beschikbaarheid mogelijk van standaardelementen van de huisstijl van uw organisatie en daarmee de herkenbaarheid van mail van uw organisatie afkomstig. De link 'email adressen / handtekeningen' brengt u naar de pagina, waar u voorgedefinieerde inhoud van uw mail kunt vastleggen. Dat kan eenvoudig blijven bij aan één van de door u gebruikte e-mailadressen gekoppelde NAW-gegevens onder uw e-mail als een soort ondertekening. U kunt het echter ook uitbreiden tot een complete Nieuwsbrief lay-out. (zie de pagina over voorgedefinieerde content onder e-mail). Wanneer u Covide gebruikt als het is bedoeld (e-mail zowel bij binnenkomst als verzenden automatisch archiveren onder in elk geval de relatie), is het volkomen nutteloos om verwijderde en verzonden items langer dan 1 week te bewaren. Die mails staan namelijk ook in het archief onder de relatiekaart. Wanneer u uw mailboxen goed beheert, is de compacte weergave van uw mailbox niet handig. De standaard uitgebreider weergave biedt veel meer informatie. Evenzo lijkt het vreemd, dat in een omgeving waar mensen samenwerken ten dienste van hun klant, e-mail standaard op privé te plaatsen. In het kader van weten regelgeving is deze keuzemogelijkheid voor gebruikers echter nodig volgens specialisten. Tenslotte de link 'e-mail ophalen voor deze gebruiker'. Standaard kijkt Covide om de paar minuten of er nieuwe e-mail is. Wanneer uw Covidekantoor op het dashboard staat, zult u die veranderende situatie ook kunnen zien. Soms is het handig om per direct e-mail op te halen van de mailserver. Dat doet u zelf het handigst via het dropdownmenu in het e-mailprogrammadeel. Vanaf deze plek kan het ook gedaan worden voor u door uw administrator. De instellingen hiernaast zijn een verzameling van wat er nog meer als standaardinstelling kan worden gewijzigd door elke gebruiker. De instellingen rond VoIP kunnen alleen worden gebruikt bij de integratie met de Covide telefooncentrale. Dag-quotes komen van een externe locatie. RSS-feeds zijn in dit geval titels van op sites (bijvoorbeeld Nu.nl of Covide.nl) beschikbaar gestelde nieuwsfeiten. U kunt zelf opgeven welke feeds u wilt. 'aantal items per map' betreft de lijstgrootte. Of het nu om mail of adressen gaat. Standaard hanteert Covide het lettertype en de lettergrootte van uw browser. U kunt dat echter hier aanpassen voor u zelf. In Covide kunt u met de ingebouwde editor korte brieven opstellen en samenvoegen met de adresgegevens. U hebt natuurlijk geregeld meer nodig. Covide biedt daartoe de integratie met Google Docs. Wanneer u een (gratis) Gmail-account neemt en de inlog gevens daarvan hiernaast invult, maken al uw Google documenten ook deel uit van uw Covide. Google-documenten kunt u ook delen met mensen die niet gebruik maken van uw organisatie?

Gebruikersbeheer voor de Covide-administrator

Covide biedt naast de gewone gebruiker ook een soort supergebruiker. Iemand die andere gebruikers kan aanmaken en hun rechten beheert en tevens beheerder is voor wat betreft ✔ het groepsbeleid ✔ de proxy whitelist ✔ het overzicht voor wat betreft de access ✔ de modules (organisatiebreed aan- of uitzetten)

Nieuwe gebruiker aanmaken en bestaande gebruiker beheren Een nieuwe gebruiker aanmaken of een bestaande gebruiker beheren begint bij het aanklikken van respectievelijk het 'toverstafje' (bovenin bovenstaand plaatje) of het 'potloodje' (onderin het plaatje), nadat de betreffende gebruiker is geselecteerd. Een gebruiker op niet-actief plaatsen of juist wel, doet u door de naam te selecteren en via de pijl naar het linker of rechter rijtje te verplaatsen. We beperken ons voor wat betreft het beheer van een nieuwe of bestaande gebruiker voor die onderdelen, die de gewone gebruiker niet kent.

De naam die u opgeeft voor de gebruiker kunt u nooit meer wijzigen. Evenzo is het gebruik van hoofdletters mogelijk, maar een hoofdletter is een ander teken dan een kleine. Het door Covide automatisch gegenereerde personeelslid nummer kunt u laten voor wat het is. Er kan per slot van rekening maar één uniek nummer per medewerker binnen uw organisatie zijn. Covide kent in het kader van optimale veiligheid de mogelijkheid om met zogenaamde tokens te authentificeren tegenover een externe server. Dit is op pagina 12 aan de orde gekomen. Voor organisaties met meerdere locaties kent Covide de mogelijkheid om dat hier voor de betreffende medewerker te koppelen.

Wanneer u voor een gebruiker ook een medewerkerskaart wilt realiseren, moeten de gebruikersgegevens worden gekoppeld aan adresgegevens van een persoon in het Adresboek. (zie pagina 24).

Voor onderhoud in het adresboek of manager van de te synchroniseren gegevens kunnen gebruikers als manager voor andere gebruikers (bijvoorbeeld drukbezette verkopers of directieleden) optreden.

Wanneer u Covide huurt via het internet (SaaS) zijn de gegevens hiernaast al voor het grootste deel ingevoerd. Anders voert u hier de technische gegevens in die nodig zijn om Covide goed te laten samenwerken met de gebruikte mailserver. Eenmaal van de mailserver opgehaalde mail komt in de Covidedatabase te staan. In principe kan de mail daarna verwijderd worden uit de mailserver.

Hiernaast het overzicht van managementrechten die op globaal niveau beschikbaar zijn. => heeft alle rechten en is dus de supervisor. => heeft de mogelijkheden van gebruikersbeheer => beheert alle adressen => beheert alle classificaties => beheert alle campagnes => beheert alle projecten => beheert en classificeert supportaanvragen => beheert de mapstructuur vwb de bestanden => kan alle todo's inzien via de MW-kaart => beheert alle projecten => heeft toegang tot alle medewerkersgegevens => heeft toegang tot alle relatiekaarten => heeft de mogelijkheid om te synchroniseren met de ingestelde Sync-Server => alle mail die je uit je Postvak-IN weghaalt (delete, naar archief, naar submap van je Postvak-IN) worden van de IMAP-server gehaald, zodat ze niet op je PDA tevoorschijn komen

Dit deel is alleen beschikbaar, wanneer het ge誰ntegreerde website beheersysteem ook wordt afgenomen. Dit is een aanvullende service. De 'CMS admin' heeft alle rechten in het CMS. De CMS-manager idem, maar alleen betreffende de inhoud van de webpagina's. De CMS-gebruiker krijgt op paginaniveau rechten toebedeeld door manager of admin.

Groepsbeheer Covide is gestart als Groupware, software om het samenwerken te bevorderen. Door de interne communicatie te verbeteren kunnen de grootste stappen worden gemaakt op het gebied van efficiency en daarmee productiviteit. De brede functionaliteit gekoppeld aan de perfecte samenwerking tussen die verschillende applicaties worden in het programma nog aangevuld met eenvoudig te beheren groepen.

U vult hier een groepsnaam in (bijvoorbeeld Marketing), geeft een omschrijving mee en zowel de leden als manager van de groep op de in Covide bekende manier. Vanaf dat moment kunt u op diverse plaatsen in Covide in plaats van individuele gebruikers ook een complete groep koppelen. Zo kunt u via de combinatie van groepen en classificaties bijvoorbeeld het Adresboek met alle daarachter aanwezige functionaliteit opdelen voor aparte groepen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld verschillende werkmaatschappijen in een holding of verschillende kleine bedrijven in een verzamelgebouw. Maar u kunt ook groepsgewijs agenda-afspraken maken en groepsgewijs toegang geven tot projecten of bestandsmappen. U ziet vanzelf wanneer u behalve individuele gebruikers ook groepen rechten kunt toekennen. Let op! De scheiding in groepen is niet vanzelfsprekend en daarmee ook niet even sterk als wanneer bedrijven een eigen kantoor hebben.

Access

Op de vorige pagina zijn de globale rechten van de verschillende modules benoemt. In de 'access-lijst' ziet u in één lijst hoe de toegang op management- ook wel beheerdersniveau is geregeld voor de verschillende applicaties.

Modules – Module configuratie Per organisatie opgeven welke modules wel en welke niet gebruikt worden. Dat kan tijdelijk via een 0 of 1. In 8.1 was het nog een functie voor systeembeheerders. Vanaf 8.2 voor administrators. Dit onderdeel uit het gebruikersbeheer gaat de komende tijd drastisch wijzigen.

CMS (website beheren) Vooraf Zelf uw website beheren Een eigen website op het internet is vrijwel onmisbaar geworden. Is het niet vanwege commerciële overwegingen, dan toch wel om informatie te verstrekken over uw bestaansrecht. Zien en gezien worden is het adagium van het moderne ondernemerschap, zowel voor profit als not-for-profit organisaties. De CMS-module (contentmanagementsysteem) van Covide maakt het makkelijk om uw website zelf te beheren, onder meer door zelfstandig teksten en afbeeldingen toe te voegen. En daar blijft het niet bij. Ook zaken als META-data, eenvoudig versiebeheer, lijsten en een formuliergenerator maken deel uit van de eigen Covide CMSfunctionaliteit.

Van informeren naar communiceren Er is al jarenlang een verschuiving gaande van informeren naar communiceren. Logisch want een moderne website moet zowel nieuwe klanten als bestaande kunnen binden. Door de geboden mogelijkheden voor elke combinatie van zoekmachinemarketing – websitebeheer – CRM – eNieuwsbrieven – statistieken bent u verzekerd van een compleet aanbod.

Website 'powered by Google' Het begint dus op het internet met gevonden te worden. Covide-websitebeheer is gebaseerd op de Google-systematiek. Dat betekent dat ‘s werelds meest gebruikte zoekmachine uw website optimaal kan lezen (‘indexeren') en snel herkent waar het in uw website over gaat en op die onderwerpen een hogere plaats geeft (‘ranking'). Bovendien ziet u allerlei belangrijke statistische gegevens over onder meer bezoekersaantallen per uur, dag, week en maand, bezoekers per regio, provincie, en land, en hoe lang hun bezoek op uw website duurde. Waardevolle commerciële informatie waarop u bijvoorbeeld uw telemarketingacties kunt afstemmen. Een goede website maken is één. Een website maken, die daarna eenvoudig door u zelf kan worden onderhouden is twee. Daarbij de vindbaarheid van uw site als uitgangspunt nemen is drie. Zorgen dat u het bezoek vervolgens ook kunt analyseren is tenslotte vier. Voor die laatste twee punten maken we via Covide dankbaar gebruik van de middelen die Google biedt. Covide biedt dit alles in een geïntegreerde aanpak. Steeds met als uitgangspunt om uw internetoplossing zó in te richten, dat het voor ú werkt. Voor uw website betekent Covide: • úw website kan met álle moderne browsers bezocht worden • úw website kan door u zelf eenvoudig onderhouden worden • úw website beschikt naast basisfunctionaliteit ook over interactieve middelen, omdat op het internet een verschuiving gaande is van informeren (eenrichtingsweg) naar communiceren (interactief) • úw website en de onderliggende pagina's worden goed gevonden door de zoekmachine Google bezoek op ál uw websitepagina's wordt gemeten met Google analytics

Zelfstandig CMS of integreren met Covide's CRM? In Covide kan het websitebeheer systeem dus als een zelfstandig CMS gebruikt worden zoals bij concurrerende programma's, maar ook volledig geïntegreerd worden met Covide's relatiebeheersysteem (CRM) met geïntegreerde telefooncentrale, waarover deze handleiding hiervoor handelde. Daarmee biedt Covide direct beschikbare mogelijkheden die u helpen om efficiënt en effectief te kunnen werken.

De feitelijke handleiding van Covide's CMS Snel van start.... Om van start te gaan met het aanpassen van uw website dient u allereerst in te loggen op het Covide CMS. Wanneer u al bent ingelogd in CRM, hoeft dat niet opnieuw natuurlijk. U kunt dan linksboven klikken op de trommel met de blauwe pijl. Wanneer alleen gebruik maakt van het Covide CMS surft u naar de volgende URL: http://www.uwdomein.com en klikt u op het groene icoontje rechts onderaan uw website.

Wanneer u hierop klikt zal er een venster verschijnen waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord dient in te voeren. Wanneer u succesvol bent ingelogd zal er een geel lampje verschijnen. Door hier op te klikken komt u in het ‘dashboard’ terecht (zie pagina 14). Vanuit hier heeft u in elk geval altijd de mogelijkheid door te klikken naar het adresboek, de mappen met het bestandssysteem, het notitie-systeem, de online gebruikers-functionaliteit en de interne sitemap van het Covide CMS. Dit is een combinatie van de boomstructuur van alle pagina's met alle daarbij horende functionaliteit en natuurlijk de inhoud van de site. Het notitie-systeem en de online gebruikers-functionaliteit zijn ook bij enkel gebruik van het CMS een handig hulpmiddel om, wanneer u met meerdere personen aan de website werkt, met elkaar te communiceren, ideeën te delen of elkaar te informeren over gemaakte aanpassingen. Op deze manier is het mogelijk om met een groep aan een website te werken terwijl niet iedereen op dezelfde locatie aanwezig hoeft te zijn.

De sitemap

De sitemap is in feite een hiërarchische weergave van uw website. Vanuit de sitemap kunt u pagina’s toevoegen, verwijderen en aanpassen. Tevens heeft u vanuit hier toegang tot alle door u afgenomen modules. Op de hieronder afgebeelde sitemap ziet u een aantal cijfers staan. De betekenis van deze cijfers staan hieronder 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

de zoekbox: door hier een trefwoord of paginanummer in te vullen kunt u zoeken in de pagina’s van uw website. De pagina’s waar het ingevulde zoekwoord in voorkomt zullen worden gemarkeerd. uw CMS modules: afhankelijk van de door u afgenomen modules kunt u hier doorklikken naar de betreffende modules. uw siteroots: indien u meerdere siteroots heeft kunt u hier door middel van deze dropdown naar door surfen. Tevens heeft u vanuit hier toegang tot de verwijderde items. let op: verwijderde items bevatten pagina’s en al hun subpagina’s die u heeft verwijderd. Verwijderde items worden automatisch na 14 dagen definitief verwijderd. Gebruik deze dus niet als opslag voor pagina’s die u niet meer nodig hebt. bufferacties : zie hoofdstuk bufferacties pagina’s: hier staan alle pagina’s die zijn aangemaakt binnen uw website. Deze pagina’s zijn in een boomstructuur weergegeven. Door te klikken op het plusje [+] voor de titel van de pagina kunt u de boomstructuur verder uitklappen. Wanneer u klikt op de titel van de pagina zal de pagina worden geopend in de bewerkmodus. U kunt dan de feitelijke inhoud van uw pagina gaan bewerken legenda: wanneer u klikt op een van deze icoontjes zal er bovenaan uw scherm een venstertje verschijnen met daarin de betekenis van deze icoontjes. Op deze manier heeft u snel de eigenschappen van de betreffende pagina in beeld. acties: in deze kolom staan een viertal icoontjes. Van links naar rechts hebben deze de volgende functie: U U U U

maakt een nieuwe pagina aan onder de huidige pagina verwijdert de betreffende pagina INCLUSIEF ALLE onderliggende plakt geknipte pagina’s ONDER deze pagina kopieert de pagina inclusief de onderliggende pagina’s

Bufferacties Met bufferacties kunt u bewerkingen als een pagina markeren als menu-item, het verwijderen van pagina-specifieke rechten en het al dan niet publiek maken van pagina’s op meerdere pagina’s tegelijk uitvoeren. Tevens kunt u pagina’s kopiëren van de ene plek naar de andere. Zelfs van de ene siteroot naar een andere wanneer u met het CMS meerdere websites beheert. Om pagina’s in de buffer te plaatsen selecteert u de pagina(s) door het aanvinken van het vakje uiterst rechts van de sitemap. Vervolgens klikt u op ‘add selected items to buffer’. De sitemap zal nu worden herladen en er verschijnt een dropdownbox met mogelijke bufferacties.

Page properties *) Activate selection (+A): Activate selection (-A) : Make selection public (+P) : Make selection private (-P) : Set menuitem on selection (+M) : Remove menuitem on selection (+M) : Set contact visibility to visible (+C) : Set contact visibility to related (-C) : Page actions Remove authorizations from buffer: Remove all pages in buffer let op:

maakt de selectie van pagina’s actief maakt de selectie van pagina’s inactief maakt de selectie van pagina’s publiek maakt de selectie van pagina’s niet publiek maakt de selectie van pagina’s als menuitem maakt de selectie van pagina’s als menuitem deze pagina’s zijn direct in lijsten zichtbaar deze pagina’s zijn gerelateerd aan een pagina maar niet zichtbaar in lijsten. wis alle pagina specifieke rechten verwijdert alle pagina’s in de buffer

*) Covide is een van oorsprong Nederlands product. Sinds 2005 wordt er echter alleen nog in het Engels ontwikkeld, omdat Engels nu eenmaal de gangbare IT-taal is en we binnen het Covide project graag samen werken met ook buitenlandse ontwikkelaars. Soms zijn er daarom delen, die nog niet naar het Nederlands zijn vertaald.

Pagina’s aanmaken Wanneer u een nieuwe pagina aanmaakt, verschijnt het onderstaande scherm. U dient hier een aantal velden verplicht in te vullen, voordat u verder kunt gaan met het plaatsen van uw teksten en / of afbeeldingen.

De verplichte velden zijn: 1. 2.

page title: de pagina titel zal worden weergegeven bovenaan iedere pagina in uw website. Wanneer u tevens het vakje ‘pagina is menuitem’ aan vinkt zal deze titel ook als link in uw menu verschijnen. Tevens verschijnt de pagina titel in de titelbalk van uw browser. page alias: hier kunt u trefwoorden invoeren die als alternatieve URL (regel in de browser, zie verderop) wordt weergegeven, wanneer een bezoeker de website bezoekt. Het systeem waarschuwt u en u kunt ook niet verder, wanneer u een alias opgeeft, die al bestaat. Wanneer u een groene vink ziet, kunt u verder gaan. Deze functionaliteit is zeer bruikbaar in combinatie met SEM / SEO (zoekmachine-marketing / zoekmachineoptimalisatie). Wanneer u als alias bijvoorbeeld ‘test-pagina’ invult, dan zal Google (en ook de bezoeker) in de adresbalk het volgende zien: http://www.uwdomein.nl/page/test-pagina.htm in plaats van http://www.uwdomein.nl/index.php?id=33 Gebruik geen spaties of underscores ( _ ) in dit veld. Deze zullen er namelijk worden uitgefilterd. Wilt u toch een scheidingsteken gebruiken gebruik dan het min-teken.

De vinkjes active, public en menuitem kunt u ook uitlaten en pas later aanzetten. Bijvoorbeeld op het moment dat de website of pagina live mag. Wanneer u een template *) hebt gedefinieerd kunt u in dit scherm aangeven of deze moet worden geladen. Tenslotte klikt u op de pijl naar rechts. U komt dan in venster terecht dat bestaat uit het bovenstaande aangevuld met de invoervelden voor de pagina en een menu links, waarvan u gebruik kunt maken. Omdat dit nieuwe venster precies hetzelfde is als bij het wijzigen van een pagina, pakken we het vervolg daar weer op. *) Een template in het kader van websitebeheer is iets anders dan een template in het CRM-deel. Hier gaat het erom, dat de data die u straks gaat invoeren op de juiste plaats in de website terecht komt. Inclusief een eventuele achtergrond.

Pagina’s bewerken U kunt de pagina’s in uw website op twee manieren bewerken: 1. De eerste is door in te loggen op Covide CMS en vervolgens uw pagina’s via de sitemap een voor een aan te passen. Dit is met name handig als u precies weet wat en waar u de aanpassingen wil maken. Deze methode is noodzakelijk, wanneer u een nieuwe pagina wilt aanmaken. 2. De tweede mogelijkheid is om gebruik te maken van de ‘in place editing’ functionaliteit. Lijkt ingewikkeld, is juist heel handig! Wanneer u eenmaal bent ingelogd en vervolgens naar een willekeurige pagina in uw website surft, ziet u rechts onderaan onder meer het volgende icoontje ( ) Wanneer u hierop klikt, zal de betreffende pagina worden geopend in de bewerkmodus en kunt u deze direct gaan aanpassen. Een screenshot van de bewerkmodus staat hieronder.

Zoals u ziet heeft de bewerkmodus wel iets weg van Microsoft Word of Open Office. Naast de bekende de bekende icoontjes als vet, onderstrepen en uitlijnen staan er ook een aantal tussen die u misschien niet zoveel zullen zeggen. De twee belangrijkste hiervan is wel het maken van een hyperlink en het invoegen van afbeeldingen en bestanden *). ( ) Maar ook het gebruiken van ✔ te publiceren schone tekst (zonder opmaak plakken) of tekst uit MS Word (zonder de altijd ongewenste Wordeigen code plakken in uw webpagina) ✔ letterformaten, lettertype en tekengrootte ✔ ankers binnen de pagina's ✔ voorbeeld van hoe alleen het bewerkte HTML-deel gaat tonen binnen de website ✔ horizontale lijn ✔ tabellen ✔ tekens en symbolen invoegen ✔ spellingcontrole ✔ en nog veel meer is standaard beschikbaar in de HTML-editor die binnen Covide is toegepast en die afkomstig is van het Open Source project TinyMCE. *) Om bestanden in de website te kunnen gebruiken dient u deze eerst te uploaden. Zie hiervoor ‘Bestanden uploaden en beheren’.

Bestanden uploaden en beheren Om bestanden zoals pdf, Excel, Word, Open Office, afbeeldingen en geluiden in uw website te kunnen gebruiken om door bezoekers te laten downloaden, dient u deze eerst te uploaden en in uw pagina een link maken naar het betreffende bestand. Uploaden is niets anders dan een bestand van uw eigen computer in het Covide CMS neerzetten, zodat bezoekers van uw website het bestand ook kunnen benaderen. Om een bestand in het bestandsbeheer te plaatsen selecteert u ‘bestandsbeheer’ in het dropdownmenu ‘cms-opties’ rechtsboven in de sitemap. Er verschijnt nu (afhankelijk van de reeds aangemaakte mappen en bestanden en of u al of niet ook gebruik maakt van Covide CRM met bijvoorbeeld de geïntegreerde Google bestandsmappen) onderstaand venster.

Met een klik op 'cms en publieke bestanden' komt u vervolgens in het deel dat u gebruikt voor bestanden in uw website. Mappen en bestanden met de daarbij behorende rechten en mogelijkheden.

Zoals u ziet, kunt u zelf ook nieuwe mappen aanmaken. U heeft in de map die voorligt namelijk schrijfrechten. De iconen die nog niet eerder verklaard zijn: met het schaartje knipt u een bestand of zelfs complete map om die elders weer te plaatsen. Met het blauwe vierkantje kunt u aangepaste rechten instellen voor die betreffende map. Met het gele pakketje download u een gemaakte selectie in ZIP-formaat. Via de trommel met blauwe pijl zonder inpakken. Met het blauwe mapje toont u het bestand in de browser en met de dikke pijl download u het bestand. Wanneer u een bestand Upload, kunt u er ook voor kiezen een bestaand bestand te vervangen.

Een hyperlink invoegen Een hyperlink is een koppeling tussen twee pagina’s binnen uw eigen website, een link naar een andere website of een link naar bijvoorbeeld een PDF bestand of Word-document. U kunt een hyperlink maken van zowel een afbeelding als een stukje tekst. Selecteer een stukje tekst of een afbeelding en klik op het ‘hyperlink invoegen / aanpassen’ icoontje. Het onderstaande scherm verschijnt.

Linken naar een PDF bestand Klik op het tabblad ‘Files’. Het bestandsbeheer zoals u dat ook kent van ‘bestanden uploaden en beheren’ zal nu verschijnen/ Vervolgens bladert u naar de map waar u het betreffende bestand heeft geupload en klikt u op het groene ‘plus’-icoontje achter de bestandsnaam. De link naar het bestand wordt nu gemaakt. In het scherm dat nu verschijnt kunt u eventueel nog het doel (nieuw venster en titel) instellen. Klik op ‘insert’ om de link daadwerkelijk in te voegen en sla de pagina op. Linken naar een CMS pagina Klik op het tabblad ‘Cms pages’. Er zal nu een overzicht verschijnen van alle pagina’s die in het CMS aanwezig zijn. Wanneer uw site een groot aantal pagina’s bevat zullen niet alle pagina’s worden getoond. Gebruik in dat geval de zoekbox om te zoeken naar de pagina. Klik op het groene ‘plus’-icoontje achter de bestandsnaam en stel de eventuele opties in. Klik op ‘insert’ om de link in te voegen en sla de pagina op. Waarom een doel instellen en het belang van het meegeven van een titel Standaard zal het systeem als doel hetzelfde venster vastleggen. Voor een link naar een andere CMS-pagina is dat ook de bedoeling. Sommige website (bijvoorbeeld Google) doen dit altijd. Wanneer u echter naar een externe webpagina of een bestand linkt en het standaarddoel handhaaft, betekent dit, dat de bezoeker na een klik op de link feitelijk uw website verlaat. Dat wilt u meestal niet. Kies daarom in het dropdownmenu achter 'Doel' voor de keuzemogelijkheid 'In nieuw venster openen (_blank)'. Ook het meegeven van een titel is van belang. Want daarmee bepaalt u voor een deel de waarde van de link voor de zoekmachines. Zorg dus dat in de titel naar belangrijke pagina's in uw eigen website de keywords van de gelinkte pagina als titel aan de link worden toegevoegd.

Afbeeldingen invoegen U kunt uw pagina’s verfraaien door het gebruik van afbeeldingen. U kunt een afbeelding invoegen door te klikken op het ‘Afbeelding invoegen / bewerken ’ icoon ( ) In webpagina’s kunt u enkel gebruik maken van afbeeldingen met de volgende bestandsformaten: • GIF • PNG • JPG Wanneer u veel foto’s gebruikt, raden wij u aan deze eerst op uw eigen computer op het juiste formaat te brengen en deze dan pas te uploaden. Op deze manier voorkomt u dat bezoekers van uw website een lange tijd moeten wachten alvorens ze de foto op het scherm hebben staan. Een foto van 35 ~ 50 kb wordt als maximale grootte beschouwd in verband met de relatie tussen een acceptabel formaat met een nog steeds goede kwaliteit.

Klik op ‘Inline images’ en blader via het bestandsbeheer naar de map waar u uw afbeeldingen heft geplaatst. Klik achter de bestandsnaam op het groene ‘plus’ – icoontje om de afbeelding in te voegen. Vergeet ook niet om de ALTtekst in te voeren onder de TAB 'Algemeen'. De ALT-tekst zien bezoekers, wanneer een afbeelding niet wordt weergegeven (zoals in tekstbrowsers voor visueel gehandicapten) en wanneer een bezoeker met de muis boven het plaatje gaat staan. Ook voor de vindbaarheid in Google speelt dit een rol. Voordat u nu op 'Invoegen' klikt, is het verstandig ook aandacht te schenken aan de weergave. Standaard drukt een afbeelding alle tekst naar boven of onder vanaf de plek waar de afbeelding wordt geplaatst. Door 'Links' of 'Rechts' op te geven bij de uitlijning bepaalt u de plaats van de afbeelding en kan er tekst naast worden geplaatst. Met 'Verticale' en 'Horizontale' ruimte bepaalt u de afstand rond de afbeelding. Klik vervolgens op ‘invoegen’ om uw keuze te bevestigen en de afbeelding te plaatsen.

Notificatie bij nieuwe items Het Covide CMS heeft een optionele mailingmodule. Wanneer u bijvoorbeeld een nieuw artikel, persbericht of nieuwsitem plaatst, kunt u een gedeelte hiervan per email aan belangstellenden sturen. In het mailtje staat ook de link naar het volledige artikel op uw website. U kunt een mailing versturen door te klikken op ‘nieuwsbrieven’, wanneer u de pagina open heeft staan in de bewerkmodus. Het onderstaande scherm zal verschijnen.

Wanneer u vervolgens klikt op de button ‘bladeren...’ of ‘browse...’ kun u op uw eigen computer bladeren naar een .csv-bestand. Dit is een kommagescheiden bestand met e-mailadressen dat u bijvoorbeeld exporteert uit Excel. Volg de instructies die op het scherm staan om het betreffende artikel te verzenden. Wanneer u ook gebruik maakt van Covide's geïntegreerde CRM, kunt u ook gebruikmaken van de daar beschikbare Nieuwsbriefmodule.

Pagina’s kopiëren binnen het CMS Vanuit de sitemap kunt u ook pagina’s kopiëren naar de verschillende siteroots. U dient hiertoe de volgende stappen te volgen. 1.

selecteer de pagina’s die u wilt kopiëren door middel van het selectievakje en plaats deze in de buffer. De geselecteerde pagina’s zullen nu groen zijn gemarkeerd

Ga vervolgens naar een andere siteroot en klik daar op het ‘copy page structure’ icoontje (zie afbeelding) achter de pagina waaronder u de kopie wilt plaatsen.

Let op: wanneer u een kopie van een pagina maakt zal dit een exacte kopie zijn. Dat wil zeggen dat ook de ‘pagina alias’ zal worden gekopieerd. U dient na het kopiëren van een pagina de ‘pagina alias’ aan te passen daar de alias uniek moet zijn. Doet u dit niet dan zal de volgende foutmelding in uw website optreden: 602: The requested page is redirecting in a loop.

Pagina’s verplaatsen binnen het CMS In het Covide CMS is het mogelijk om pagina’s te verplaatsen. Dit kan uitermate handig zijn wanneer u een pagina onder een verkeerde siteroot heeft aangemaakt, maar ook wanneer u bijvoorbeeld een complete menustructuur wilt verplaatsen. In de onderstaande stappen leggen we uit hoe u dit kunt doen. De cijfertjes in de screendumps die worden gebruikt verwijzen naar de stappen zoals hieronder beschreven.

1. 2.

selecteer de pagina(‘s) die u wilt verplaatsen door een vinkje te zetten in het vakje achter de pagina. Wanneer een pagina subpagina’s bevat zullen deze automatisch worden mee verplaatst. maak de selectie actief door op het linkje ‘plaats geselecteerde items in buffer’ te klikken. U kunt een actieve selectie herkennen aan de groene markering (zie onderstaande screendump). Merk op dat de selectievakjes zijn verdwenen.

In plaats van deze selectievakjes is nu het icoontje van een klembord tevoorschijn gekomen. Door te klikken op dit icoontje kunt u de geselecteerde pagina’s plakken onder de pagina waarachter u op het icoontje klikt. let op: u kunt, indien uw sitemap uit meerdere siteroots bestaat, de selectie van pagina’s plakken onder iedere siteroot. U dient echter wel rechten te hebben op die betreffende siteroot.

U wanneer u de pagina’s op de juiste plek heeft staan dient u de selectie ongedaan te maken. U doet dit door in dropdown ‘buffer options’ te kiezen voor ‘undo selection’. De selectievakjes zullen nu weer verschijnen en u bent klaar om de volgende serie pagina’s te verplaatsen.

Authorisaties toekennen aan pagina (structuren) Door middel van de optionele module ‘afgeschermde items’ is het mogelijk om pagina’s af te schermen en alleen toegankelijk te maken voor bepaalde gebruikers. Dit kan handig zijn als u bepaalde pagina’s alleen voor uw medewerkers, leveranciers of klanten beschikbaar wilt maken. Om pagina’s af te schermen dient u de volgende stappen te volgen: 1.

klik bij CMS opties op CMS account manager. In het schermpje maakt u een gebruiker aan en sla op. Zie de afbeelding.

Ga nu naar de sitemap en open de pagina die u wilt afschermen. Klik op pagina eigenschappen en vervolgens op ‘authorisaties’, en schakel deze in door op het groene

mapje te klikken.

Het volgende venster verschijnt. Hier kunt u de gebruikers zoals u de net heeft aangemaakt rechten geven op pagina’s.

Wanneer een bezoeker een van deze pagina’s bezoekt zal deze een inlogprompt krijgen. Na het invoeren van zijn / haar gebruikersnaam en wachtwoord zal de pagina toegankelijk worden. Let op: de homepage van de website mag nooit worden afgeschermd met een wachtwoord. Zoekmachine-robots zullen deze pagina dan niet indexeren.

Aangepaste foutmeldingen weergeven U kunt in het CMS aangeven welke pagina er moet worden getoont wanneer er een bepaalde fout optreed. U kunt hiervoor een pagina aanmaken binnen uw CMS en vervolgens opgeven dat deze moet worden weergegeven bij een fout. Het CMS ondersteunt de volgende http-foutcodes: 401 – authorisatie nodig 403 – forbidden / toegang geweigerd 404 – not found / niet gevonden 602 – unknown error / onbekende fout Tevens is het mogelijk om een aangepaste tekst weer te geven boven het inlogscherm als uw website gebruik maakt van deze functionaliteit. Om deze pagina’s in te stellen klikt u op het icoontje zoals deze in onderstaand scherm met 1 is weergegeven. In het scherm dat nu verschijnt vult u bij 2 de pagina-nummers in van de pagina’s met de aangepaste teksten. De teksten zullen nu bij iedere foutmelding worden weergegeven.

Formulieren aanmaken Met het Covide CMS kunt u op eenvoudige wijze zelf formulieren plaatsen op uw webpagina’s. Deze formulieren kunnen worden gemaild naar een opgegeven e-mailadres of direct in het Covide adresboek worden geplaatst. Tevens is het mogelijk om classificaties die zijn aangemaakt in het adresboek in het formulier weer te geven waardoor deze na het versturen direct geclassificeerd in het adresboek terecht komen. Voor het aanmaken van een basisformulier gaat u als volgt te werk. 1.

open de pagina waar u het formulier wil plaatsen in de bewerkmodus en klik in het menu aan de linkerkant op ‘page properties’.

Onderaan in dit venster bij ‘module specific options’ klikt u op ‘formulier’. Na het herladen van de pagina verschijnt er in het menu aan de linkerkant een extra optie ‘formulier generator’.

Klik op dit menu-item en het onderstaande scherm (1) verschijnt. Klik vervolgens op het toverstafje en het onderstaande scherm verschijnt (2)

In dit venster kunnen we het daadwerkelijke formulier gaan samenstellen. In dit voorbeeld gaan we voor het gemak uit van een standaard contactformulier. U kunt het formulier echter net zo uitgebreid maken als nodig is. Het is belangrijk dat u goed let op de speciale eigenschappen in combinatie met het veld, dat u in het formulier wilt hebben. Zo zult u bij de velden met het onderwerp van de e-mail (vul in bij 'naam' Onderwerp en bij 'waarde' wat u graag als onderwerpveld gemaild wilt krijgen bij dit formulier), het e-mailadres van de geadresseerde (dit is de ontvanger, dus in het veld 'waarde' het emailadres waar u de inhoud van het formulier wilt ontvangen) en de resultaat pagina (vul daarbij in het veld waarde page/paginanummer in) allemaal als soort veld 'verborgen veld' opgeven.

Volgorde:

hier bepaalt u de volgorde van de velden op uw formulier.

Naam:

hier geeft u het veld een naam. Deze wordt voor het formulierelement geplaatst.

Omschrijving:

een optionele beschrijving. Wordt boven het formulierelement geplaatst.

Soort veld:

maak een keuze uit het drowdownvenster om het type veld te selecteren. U kunt kiezen uit de onderstaande mogelijkheden: Tekstveld : een standaard, eenregelig tekstveld Textarea : een tekstveld waarin meerdere regels kunnen staan Selectbox : een dropdownvenster, waarden gescheiden door een enter Checkbox : een ‘aanvink’ vakje, waarden zijn aan en uit Verborgen veld : onzichtbaar veld, vaak gebruikt om interne waarden door te geven. File upload : om bijlagen met een formulier te kunnen meesturen Datumveld : dd-mm-jjjj dropdowns met calender controll Datum / tijd : dd-mm-jjjj hh-mm dropdowns met calender controll Adres : standaardblok met NAW gegevens CRM* : waarden worden niet gemaild, maar verschijnen als een alert op de desktop

Standaard : een voorgedefinieerde waarde die in het formulierveld wordt geplaatst Op het e-mailadres van de afzender na zijn dit niet door een bezoeker vrij in te vullen velden. Deze velden dienen als verborgen velden te worden opgenomen en te worden voorzien van de juist waarden. De formuliergenerator geeft zelf aan wanneer een van de verplichte velden niet is ingevuld. Tevens kunt u per veld aangeven of het veld verplicht is om in te vullen. Er zal dan een melding worden weergegeven. Wanneer de bezoeker van de website het formulier invult, zal er een e-mail worden gestuurd naar het opgegeven emailadres en naar het e-mailadres van de bezoeker.

Classificaties beschikbaar maken als metadata Classificaties die u aanmaakt in het adresboek van Covide kunt u ook beschikbaar maken als metadata in het CMS. Dit is bijvoorbeeld erg handig, wanneer u gebruikers de mogelijkheid geeft om op uw website in te loggen en aan de hand van de classificatie van deze gebruiker op maat gesneden content wilt tonen. Met name in sites waar het community gehalte belangrijk is, biedt Covide hiermee heel handige standaard functionaliteit. Om reeds aangemaakte classificaties beschikbaar te maken in het CMS gaat u in het adresboek van Covide naar ‘classificaties beheer’. Maak een nieuwe classificatie aan of wijzig een bestaande. Zet vervolgens het vinkje bij ‘available in CMS’ aan. De classificatie zal nu beschikbaar zijn als metadata in het CMS.

Banners Het CMS beschikt over een optionele bannermodule. Met deze module kunt u banners van bijvoorbeeld sponsoren toen in uw website. Tevens kunt u een weging toekennen aan bepaalde banners waardoor deze minder of juist vaker zullen worden weergegeven. Voor de beheerder van de website is na te gaan hoeveel views en bepaalde banner heeft gehad en hoe vaak erop is doorgeklikt. U kunt de bannermodule openen door bij ‘CMS options’ te klikken op ‘banners beheren’. Het onderstaande scherm verschijnt.

Hier kunt u uw banners uploaden. Na het uploaden kunt u door middel van het klikken op het potloodje achter de banner de weging en de link naar de website instellen. U kunt ook meerdere banners in een keer uploaden door te klikken op het icoontje ‘multiple file upload’.

Alle mogelijke CMS-functionaliteit op een rijtje Als voorlopige afsluiting van deze Handleiding zetten we hieronder de functionaliteit van het Covide CMS voor u op een rij. Daarin ziet u Standaard • De hoofdstructuur bestaat uit een startpagina met submenu’s volgens het nog in overleg met de vormgever te bespreken model. Daarin krijgen alle gewenste menu’s en de catalogus een plek • Functionaliteit en CMS worden zo flexibel mogelijk gehouden • De zoekfunctie zoekt op tekst in de inhoud van de hele site. Vanaf versie 7 wordt het tevens mogelijk om te zoeken in de bestanden (Word- en PDF-documenten bijvoorbeeld), die deel uitmaken van de website • In het beheersysteem is rekening gehouden met de mogelijkheid van diverse rollen • In het beheersysteem kunnen zowel externe als interne hyperlinks gemaakt worden • Het systeem genereert automatisch een sitemap op basis van het functionele ontwerp. Deze is beschikbaar zowel aan de voorkant van de site als via XML voor Google's robots voor de best mogelijke indexeerbaarheid. • Ondersteuning voor "abbreviations" (uitleg-bibliotheek). Met deze nieuwe functie kunt u een bibliotheek maken van moeilijke woorden en begrippen met hun uitleg. Voor de bezoeker wordt automatisch de verklaring aangeleverd Optioneel 1. De module zoekmachine-optimalisatie inclusief de mogelijkheid een speciale Google-sitemap te genereren om dagelijks automatisch aan Google aan te bieden en daarbij gebruik te maken van de Google-tool (zie elders kort een beschrijving van Covide<=>Google) 2. De module meerdere siteroots maakt het mogelijk om ook zeer uitgebreide sites en zelfs meerdere websites met één CMS te beheren 3. De module formuliergenerator biedt de mogelijkheid om geheel zelfstandig op elk gewenst moment formulieren op elke plek in de website realiseren en natuurlijk ook weer verwijderen 4. De module linkcheck controleert op verbroken links. Deze worden vervolgens handmatig aangepast 5. De module lijsten kan naast het hiervoor genoemde tekst zoeken in content ook filtering toepassen om daarmee een automatisch overzicht te laten genereren op basis van zelf aan een pagina apart toe te kennen trefwoorden. Op die wijze kunnen willekeurig in het CMS opgeslagen pagina’s worden gegroepeerd rond bijvoorbeeld een thema en/of een doelgroep 6. De module metadata kan dit nog veel verder uitdiepen met zelf te genereren extra velden. Dit maakt dat buitengewoon flexibel en feitelijk onbeperkt extra eigenschappen aan pagina’s kunnen worden toegevoegd, die vervolgens weer kunnen worden ingezet om ingevoerde informatie meermalen functioneel te gebruiken in de site 7. De module changelog zet aangepaste pagina's in een lijst. Hierdoor kunnen beheerders zien wie, wanneer, welke pagina heeft aangepast 8. De module versiecontrole gaat nog één stapje verder en biedt beheerders de mogelijkheid om elke pagina te accorderen, voordat hij op de website publiek wordt 9. De module fotoboek maakt het mogelijk om op een geordende wijze foto's na behandeling in een fotoopmaak-pakket in een serie aan de website toe te voegen. Geadviseerd wordt evenwel om gebruik te maken van Picasa Webalbums (zie elders kort een beschrijving van Covide<=>Google) 10. De module datum opties maakt het mogelijk om ook een evenementen-overzicht op uw site te positioneren eventueel inclusief het inschrijven op het evenement 11. De module banners is handig als u logo's / banners op uw site positioneert, waarbij het systeem exact voor u bijhoudt hoe vaak uw banner is getoond en hoe vaak erop is geklikt 12. De module shop wordt in uw site geïmplementeerd op basis van met u besproken wensen. Wilt u bijvoorbeeld een koppeling met betalingsmogelijkheden of wilt u de shop niet voor iedereen toegankelijk hebben om zo een vaste klantenkring op te bouwen? Het kan! 13. De module weblog. Een weblog, of ook wel blog. Een gedeelte dat regelmatig - soms meerdere keren per dag - vernieuwd wordt. De geboden informatie wordt in chronologische volgorde (op datum) weergegeven en er kan door (eventueel geautoriseerde) bezoekers op worden gereageerd 14. Een module enquête zowel met als zonder CRM-integratie is momenteel in voorbereiding. 15. De module poll om eenvoudig in de site te gebruiken 16. Google's Video Centrum: video's worden geupload en gelinkt vanuit uw website. Het systeem biedt fraaie streamingmogelijkheden én de optie van 'niet vermelde video's'. (zie elders kort een beschrijving van Covide<=>Google) 17. Een interactieve routebeschrijving via Google-Maps. (zie elders kort een beschrijving van Covide<=>Google)

CMS en zoekmachinemarketing Optioneel onderdeel van het Covide CMS is de module zoekmachine-optimalisatie. Daarover dit aparte hoofdstuk. In een onderzoek van zoekmachinemarketing specialist Traffic Builders uitgevoerd half augustus 2008 kwam Covide CMS als beste Open Source CMS te voorschijn op het gebied van zoekmachinevriendelijkheid. (zie deze link: http://www.traffic-builders.com/tblog/diversen/open-source-cms-en-vergelijken-opzoekmachinevriendelijkheid.html)

Vooraf Wat is zoekmachinemarketing en waarom zou je het inzetten? De kortste samenvatting: SEM is de afkorting van Search Engine Marketing (zoekmachinemarketing) en is de optelsom van Search Engine Optimization en Search Engine Advertising. Een relatief goedkope marketingmethode, die hoort bij deze tijd, waarin de klant heel actief op zoek is naar de leverancier en websites kunnen uitgroeien tot complete marketingmachines. Het eerste is een structurele zaak en de basis voor conversie (men bezoekt niet alleen een website, maar neemt ook daadwerkelijk contact op). SEA staat voor de advertenties. Wanneer SEO goed is gerealiseerd, bieden de landingpages voor SEA veel conversiemogelijkheden.

Google en het belang van SEM (2006-..) De snel groeiende hoeveelheid informatie vraagt om steeds betere methoden om die informatie ook te vinden. Het verklaart de dominante positie die de zoekmachines en dan met name Google de laatste jaren hebben opgebouwd. Zoekmachinemarketing is dáárom een logisch vervolg, omdat topposities in zoekmachines met de juiste trefwoorden uitsluitend geïnteresseerde bezoekers genereert. SEM is een bijzonder kostenefficiënte manier van klantenwerving. In een Amerikaans onderzoek vergeleken met andere directmarketingtechnieken bijvoorbeeld 10% goedkoper dan gerichte emailcampagnes, die u als bijverschijnsel imagoschade kunnen opleveren. En maar liefst ruim 20 x goedkoper dan direct mail.

SEM helpt nieuwe klanten om ú te vinden Maar liefst 80% van de internetgebruikers baseren hun beslissing op het gebruik van zoekmachines. De meeste gebruikers kijken echter niet verder dan pagina 1, hooguit nog 2. SEM helpt de klant om ú te vinden in plaats van dat u op zoek gaat naar uw klant. SEM speelt daarmee in op de snel veranderende wereld, waarin de steeds mondiger klant zélf op zoek gaat naar de door hem/haar gewenste leverancier. De internetdichtheid in Nederland (hoeveelheid Nederlanders die over internet beschikt) ligt op ruim 75%. Er is geen medium dat zoveel mensen bereikt. En ruim 90% van al die mensen gebruikt Google.

SEM ook iets voor u? Wanneer u binnen uw bedrijf budget hebt voor marketing, dan is SEM ook in het licht van de vorige alinea zeker het overwegen waard. Bij traditionele marketingmethoden kun je resultaten moeilijk meten. Bij marketing via het internet is “meten is weten” wel degelijk van toepassing. De module voor zoekmachine-optimalisatie in het Covide CMS maakt gebruik van Google's nieuwste sitemapmethodiek. De resultaten spreken voor zich. Zien = geloven. Probeert u maar eens uit welk resultaat het keyword "obiele toiletwagens" oplevert. Het eerste resultaat links werd gerealiseerd met het Covide CMS, zonder bijzondere trucs of kosten én ook zonder dat het bedrijf en/of de domeinnaam één van beide woorden in zich heeft. Het betreffende keyword is slechts één voorbeeld van de mogelijkheid om keywords per pagina in uw website te laten scoren. Uiteraard hangt het vervolgens van de inhoud van de pagina én de match met de bezoeker af, wat het vervolg is.

Handleiding SEOguru In de volgende pagina gaat u leren, hoe u het Covide CMS kunt inzetten. Als eerder gezegd valt de theorie van hoe u dat doet buiten het bestek van deze Handleiding. Ir. Alain Sadon schreef echter een goed leesbare handleiding, die u vindt op de weblocatie: http://www.seoguru.nl/seo-boek.html

Hoe werkt zoekmachine optimalisatie in het Covide CMS De belangrijke pagina's in uw website ook belangrijk laten zijn in Google is een kwestie van kennis, kunde en vaardigheid. De theoretische kennis is geen onderdeel van deze handleiding. Er zijn veel partijen in Nederland die goede trainingen geven op dit gebied. Veel vaardigheid valt ook buiten het bestek van deze handleiding. We denken hierbij aan  het laten opnemen van uw website met goede links naar de juiste locaties in uw website op voor u goede sites op het internet. Startpagina's en de DMOZ-directory bijvoorbeeld kunnen u kwalitatief goede links opleveren en daarmee meteen een goede pagerank. Dit is een methode om pagina's op internet te ordenen naar belangrijkheid en een handelsmerk van Google.  de werking van Google's sitemapmethodiek. De sitemap wordt wel automatisch door het Covide CMS gegenereerd en altijd met het door Google en Yahoo gewenste XML-formaat beschikbaar op http://uwdomein/sitemap.xml.  hoe Google's Analytics werkt. Analytics is een kosteloze methode om het webverkeer naar en op uw website te meten en dus heel belangrijk om uw site te verbeteren richting de markt.  hoe veel kennis en kunde en vaardigheid in de techniek van het Covide CMS is verwerkt. Wanneer u echter over voldoende theoretische kennis, kunde en vaardigheid beschikt en de tijd neemt om de hierboven genoemde zaken goed te realiseren, dan biedt het Covide CMS u op dit moment nog onvergelijkbare mogelijkheden. Hiernaast ziet u de mogelijkheid om zelf uw pagina titel, alias en kop te kiezen. De titel krijgt inde website automatisch de H1-tag en de kop de H2-tag. De alias zorgt voor een zoekmachine vriendelijke URL. Vervolgens kunt u de tekst van de pagina middels een eenvoudige tekstverwerker inclusief plaatjes publiceren. Eventuele plaatjes en links kunt u zoekmachine vriendelijke ALT-teksten en titels meegeven. En daarmee zijn we er nog niet. Want Covide biedt u ook achter de schermen de mogelijkheid om elke pagina eigen zogenaamde META-gegevens mee te geven. Via de in bovenstaand plaatje opgenomen menukeuze 'pagina instellingen' komt u op een pagina terecht, waarin u o.a. de betreffende pagina op niet-actief kunt zetten. Iets verder naar beneden komt u bij de paragraaf 'zoekmachine informatie'. Standaard erft de pagina zijn informatie over van de bovenliggende pagina. Indien er geen bovenliggende pagina is die aangepaste informatie bevat, wordt er naar de website opties gekeken. Wanneer u echter het vinkje plaatst opent zich een nieuw deel, waarin u paginaspecifiek informatie kunt opgeven.

Nawoord ivm cases In deze Handleiding hebt u kunnen zien, hoeveel Covide u standaard te bieden heeft. De integratie met externe leveranciers levert diverse aanvullende diensten op. De SaaS-methode koppelt aan de software een unieke server infrastructuur. Daardoor ook geen terugkerende zorgen en kosten voor licenties, backups en updates. En daarmee stopt het nog niet. Want aanvullend op de standaard software, de aanvullende diensten en de complete infrastructuur biedt Covide met de combinatie CMS en Projecten module binnen het CMS ook een ontwikkelplatform, dat tot verrassende oplossingen kan leiden. In dit hoofdstuk gaan we een aantal van die praktijkcases uitwerken, nadat ze eerst op de website zijn gepubliceerd. Verwachting is dat deze cases nog in 2008 uitgewerkt worden.

Uw aantekeningen

Inhoudsopgave Covide Handleiding VOORWOORD.................................................................................................................................................3 COVIDE ALS PRODUCTIVITEITSKATALYSATOR.........................................................................................4 De kracht van Covide bestaat uit vijf elementen.............................................................................................................4 Resultaat.........................................................................................................................................................................4 Hoe we dat realiseren met Covide? De Covide Top - 10.................................................................................................4 1. De website werkt volledig samen met het relatiebeheer.......................................................................................4 2. CRM en VoIP-telefooncentrale geïntegreerd ........................................................................................................5 3. E-mail automatisch gearchiveerd ..........................................................................................................................5 4. Weg met de e-mailchaos ......................................................................................................................................6 5. E-nieuwsbrieven gemakkelijk gemaakt en verstuurd ............................................................................................6 6. JUMPstart-trainingen bij de bron ..........................................................................................................................7 7. Overzichtelijke communicatie binnen uw projecten ..............................................................................................7 8. Uw eigen callcenter ...............................................................................................................................................7 9. Geïntegreerde communicatie via uw agenda .......................................................................................................8 10. Dat uw website gevonden worden met Google is ingebouwd ............................................................................8

CRM als proces ..............................................................................................................................................9 van suspect via lead en prospect naar klant en tenslotte ambassadeur.........................................................................9 Suspects .................................................................................................................................................................10 Leads ......................................................................................................................................................................10 Prospects ................................................................................................................................................................10 Klanten ....................................................................................................................................................................10 Als 1e voorbeeld kiezen we de lead per e-mail is binnengekomen.........................................................................11 Als 2e voorbeeld kiezen we een groep leads die we in één campagne benaderen................................................11

ALGEMEEN...................................................................................................................................................12 Inloggen...................................................................................................................................................................12 Uw Persoonlijk Dashboard.......................................................................................................................................13 Zoeken in Covide.....................................................................................................................................................14 Gebruikers Online....................................................................................................................................................14

ADRESBOEK (het hart van elke relatiebeheer)..........................................................................................15 Adresboek in het kort ..............................................................................................................................................15 Nieuwe relatie .........................................................................................................................................................16 Groepsfunctionaliteit en het adresboek...................................................................................................................17 De Relatiekaart........................................................................................................................................................17 Businesscards / Extra adres- en contactgegevens..................................................................................................18 Zoeken en selecteren via classificaties...................................................................................................................19 Tekst brieftemplate instellen.....................................................................................................................................20 Tekst Brief maken op basis van een template- instelling.........................................................................................21 Export adressen.......................................................................................................................................................22 Import adressen.......................................................................................................................................................22 Nieuwe personen aanmaken...................................................................................................................................23 Van 'persoon' naar medewerker of collega..............................................................................................................23 De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement).........................................................................................24

NOTITIES (de longen van Covide)...............................................................................................................25 Notitie algemeen, het aanmaken van een notitie.....................................................................................................25 Verstuurd niet gelezen... Verstuurd... én Afgehandeld...........................................................................................26

TODO OVERZICHT EN TODO AANMAKEN.................................................................................................27 AGENDA........................................................................................................................................................28 Nieuwe afspraak maken..........................................................................................................................................28 Locatie, belangrijke afspraak én niet storen............................................................................................................29 Agenda afspraak maken voor anderen of een groep..............................................................................................29 Afspraakbevestiging.................................................................................................................................................30 Covide en Outlook werken prima samen.................................................................................................................31 Agenda-afspraak koppelen aan relatie/project en melden aan relatie ....................................................................32 Agenda delen...........................................................................................................................................................33 Uren registreren.......................................................................................................................................................34 Bijna automatisch uw kilometers registreren...........................................................................................................34 Maandoverzicht........................................................................................................................................................35 Weekplanning..........................................................................................................................................................36

Webvergaderen via Covide .........................................................................................................................37 Waarom in files staan als je ook kan webvergaderen? ...........................................................................................37 Vooraf.......................................................................................................................................................................37 Een DimDim meeting aanmaken.............................................................................................................................37 De daadwerkelijke meeting......................................................................................................................................38 90

E-MAIL ..........................................................................................................................................................39 Archiveren van e-mail..............................................................................................................................................39 E-mail lezen.............................................................................................................................................................40 E-mail maken...........................................................................................................................................................41 E-mail koppelen aan relaties of projecten................................................................................................................41 Bijlagen en e-mail ...................................................................................................................................................42 Mail in het Postvak-In van iemand anders leggen...................................................................................................43 E-mail mappen delen...............................................................................................................................................43 Binnenkomende e-mail en een lijst..........................................................................................................................44 E-mail in concepten.................................................................................................................................................44 Templates en e-mail ................................................................................................................................................45 E-mail filters.............................................................................................................................................................46 E-Nieuwsbrief...........................................................................................................................................................47 Handtekening en voorgedefinieerde content...........................................................................................................48 Tekstmail of HTML mail, extra bescherming............................................................................................................48

PROJECTEN .................................................................................................................................................49 Menuopties en Zoeken............................................................................................................................................49 Aanmaken project met vaste en flexibele velden; projectinstellingen......................................................................50 Managen van activiteiten.........................................................................................................................................51 Urenoverzicht...........................................................................................................................................................51 Projectoverzicht en urenregistratie..........................................................................................................................52 Uren registreren.......................................................................................................................................................53

SALES ...........................................................................................................................................................54 Het aanmaken van een salesitem (graag altijd gekoppeld aan een project)...........................................................54 Het volgen en bijwerken van een salestraject.........................................................................................................55

CAMPAGNEMANAGEMENT.........................................................................................................................56 Opzetten van een campagne...................................................................................................................................56 Brief campagne uitvoeren........................................................................................................................................57 E-mail campagne ....................................................................................................................................................57 Telefonische of bel campagne.................................................................................................................................57 Handmatig bijhouden van een campagne en rapportage........................................................................................57

SUPPORT EN SERVICE SYSTEEM..............................................................................................................59 Nieuwe supportaanvragen classificeren..................................................................................................................59 Supportaanvragen afhandelen................................................................................................................................61

BESTANDSBEHEER.....................................................................................................................................62 Bestanden in Covide en de geïntegreerde Google Docs........................................................................................62

FACTUREREN...............................................................................................................................................63 Voorbereidende handelingen...................................................................................................................................63 Het maken van een factuur......................................................................................................................................64

Gebruikersbeheer.........................................................................................................................................66 Gebruikersbeheer voor de gewone gebruiker ..............................................................................................................66 Gebruikersbeheer voor de Covide-administrator...........................................................................................................68 Nieuwe gebruiker aanmaken en bestaande gebruiker beheren..............................................................................68 Groepsbeheer..........................................................................................................................................................70 Access.....................................................................................................................................................................70 Modules – Module configuratie................................................................................................................................70

CMS (website beheren)................................................................................................................................71 Vooraf ...........................................................................................................................................................................71 Zelf uw website beheren..........................................................................................................................................71 Van informeren naar communiceren........................................................................................................................71 Website 'powered by Google'..................................................................................................................................71 Zelfstandig CMS of integreren met Covide's CRM?................................................................................................71

De feitelijke handleiding van Covide's CMS...............................................................................................72 Snel van start.... ......................................................................................................................................................72 De sitemap ..............................................................................................................................................................73 Bufferacties .............................................................................................................................................................74 Pagina’s aanmaken ................................................................................................................................................75 Pagina’s bewerken ..................................................................................................................................................76 Bestanden uploaden en beheren ............................................................................................................................77 Een hyperlink invoegen............................................................................................................................................78 Afbeeldingen invoegen............................................................................................................................................79 Notificatie bij nieuwe items.......................................................................................................................................80 Pagina’s kopiëren binnen het CMS..........................................................................................................................80 Pagina’s verplaatsen binnen het CMS.....................................................................................................................81 Authorisaties toekennen aan pagina (structuren)....................................................................................................82 Aangepaste foutmeldingen weergeven...................................................................................................................83 Formulieren aanmaken............................................................................................................................................84 Classificaties beschikbaar maken als metadata......................................................................................................85 Banners....................................................................................................................................................................86 Alle mogelijke CMS-functionaliteit op een rijtje........................................................................................................87 91

CMS en zoekmachinemarketing..................................................................................................................88 Vooraf............................................................................................................................................................................88 Wat is zoekmachinemarketing en waarom zou je het inzetten?..............................................................................88 Google en het belang van SEM (2006-..)................................................................................................................88 SEM helpt nieuwe klanten om Ăş te vinden...............................................................................................................88 SEM ook iets voor u?...............................................................................................................................................88 Handleiding SEOguru..............................................................................................................................................88 Hoe werkt zoekmachine optimalisatie in het Covide CMS............................................................................................89

Nawoord ivm cases......................................................................................................................................90 Uw aantekeningen........................................................................................................................................91