Asamblea Ordinaria de Accionistas 2016 Zona Franca de Bogotรก S.A.
Convocatoria
Informe de Gestiรณn 2015 Zona Franca de Bogotรก S.A.
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Orden del día Zona Franca de Bogotá S.A. Asamblea Ordinaria de Accionistas
1.
Verificación del quórum
2.
Lectura y aprobación del orden del día
3.
Elección del secretario de la Asamblea
4.
Convocatoria previa
5.
Lectura y aprobación del informe de la administración
6.
Informaciones requeridas por el artículo 446 del Código de Comercio
7.
Lectura del informe del Revisor Fiscal
8.
Lectura y aprobación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015
• •
Zona Franca de Bogotá Consolidado de Zona Franca Bogotá y sus filiales
9.
Proyecto de distribución de utilidades
10.
Varios
11.
Designación de la comisión para la aprobación del acta de Asamblea
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Presentación Respetados accionistas. Reciban un cordial saludo. En cumplimiento de las obligaciones legales y estatutarias y en mi calidad de representante legal de la compañía, me permito presentar a su consideración el informe de las actividades adelantadas por la Sociedad ZFB S.A. y sus controladas International FTZ User Operator SAS - Ifou SAS y ZFB Eldorado SAS durante el período enero-diciembre de 2015. Aprovecho esta oportunidad para agradecer a los miembros de la Junta Directiva, a la Presidencia de la compañía y a todo el equipo de trabajo, que con su apoyo y dedicación hicieron posible el posicionamiento y mantenimiento de la Zona Franca de Bogotá como líder en la operación de zonas francas en Colombia. Los invito a continuar apoyando las diferentes iniciativas que se emprendan en el 2016, ya que los nuevos retos que nos hemos impuesto así lo demandan. Contamos con ustedes para seguir enfrentando con éxito el reto de consolidar nuestra operación en todo el país. Cordialmente,
Diego Mauricio Gaitán Galindo Representante Legal ZFB
Orden del día
7
Presentación 9 1. Aspectos Generales de la Gestión 12 1.1. Aspectos legislativos 12 1.2. Aspectos comerciales 12 1.3. Operación zonas francas permanentes y permanentes especiales 14 1.4. Informática y tecnología 15 2. Desarrollo de la Operación de Zonas Francas 2.1. Operación Zona Franca de Bogotá 2.2. Operación Zona Franca del Cauca 2.3. Operación de la Zona Franca Permanente Parque Industrial Femsa
17 17 19 21
3. Mercadeo y Comunicaciones 22 3.1. Estructura del área de mercadeo y comunicaciones 22 3.2. Marca ZFB 23 3.3. Estrategia de generación de leads 23 3.4. Investigación de mercados 25 3.5. Centro de Gestión 25 4. Talento Humano y Desarrollo Organizacional 28 4.1. Nuestra gente 28 4.2. Desarrollo integral que fortalece nuestro talento humano 29 4.3. Sistemas de Gestión de Calidad y Seguridad 31
Contenido
5. Programa de Responsabilidad Social Empresarial 32 5.1. Sostenibilidad 32 5.2. Fundación Zona Franca de Bogotá 32 5.3. Alianza Unifranca 32 5.4. Empleo y bienestar 33 5.5. Gestión ética, relacionamiento con clientes y proveedores 34 5.6. Programa Francamente Responsable 34 5.7. Corporación Calle 13 35 6. Informe Financiero Zona Franca de Bogotá 36 6.1. Estados financieros acumulados 36 6.2. Aplicación Normas Internacionales de Información Financiera 38 7. Asuntos Corporativos 7.1. Compra de acciones de International FTZ Operator User SAS 7.2. Constitución de la Sociedad ZFB Eldorado SAS 7.3. Libros sociales 7.4. Cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual 7.5. Cumplimiento de normas de Habeas Data
39 39 39 39 40 40
8. Perspectivas
41
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1. Aspectos Generales de la Gestión 1. 1. Aspectos legislativos El 2015 se caracterizó nuevamente por ser un año de alta expectativa en materia de cambios normativos, debido a que el Gobierno Nacional continuó con el análisis de dos borradores de decreto con fuerza de ley: la modificación de la política de acceso al régimen de zonas francas y el Estatuto Aduanero. En el mes de febrero se presentó al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo el documento con las propuestas para mejorar el instrumento, con el objeto de solucionar algunos problemas de funcionamiento y hacerlo más competitivo, promoviendo las exportaciones, la generación de empleo y la inversión en el país.
1.2. Aspectos comerciales La expedición del Decreto 2682 de diciembre de 2014, que creó las zonas francas permanentes offshore o costa afuera, abrió una oportunidad comercial importante para la Zona Franca de Bogotá (ZFB) usuario operador.
La expedición del Decreto 2682 de diciembre de 2014, que creó las zonas francas permanentes offshore o costa afuera, abrió una oportunidad comercial importante para la Zona Franca de Bogotá (ZFB) usuario operador, que logró convertirse en usuario operador de la Zona Franca Permanente (ZFP) de Anadarko, primera zona franca de este tipo en ser solicitada en el país.
Gráfica 1. Declaratorias de zonas francas en Colombia.
• 10 Zonas Francas antes del 2005 De las 106 zonas francas, 5 ZFPE están en trámite de declaratoria. Fuente: Secretaría Técnica CIZF - Mincomercio, datos a 31 de diciembre de 2015.
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A 31 de diciembre de 2015, la Comisión Intersectorial de Zonas Francas (CIZF) emitió concepto de favorabilidad a 106 zonas francas, de las cuales 101 ya cuentan con resolución por parte de la DIAN y 5 se encuentran en trámite. De estas 101 zonas francas, 39 son Zonas Francas Permanentes (ZFP) (28 se encuentran en operación y 11 en etapa de construcción) y 62 son Zonas Francas Permanentes Especiales (ZFPE).
Gráfica 2. Participación de usuarios operadores en el mercado de zonas francas.
De las 101 zonas francas declaradas por la DIAN, la ZFB es usuario operador directo y en tercerización en 34 de ellas, lo que representa el 33,6% de participación en el mercado de zonas francas, un 5,2% menos de la participación alcanzada en el 2014, de 38,8%.
De las 101 zonas francas declaradas por la DIAN, la ZFB es usuario operador directo y en tercerización en 34 de ellas, lo que representa el 33,6% de participación en el mercado de zonas francas.
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• Zonas francas que desistieron de ser zona franca en el 2015: • ZFPE Agroindustria Biocafé de Zona Franca S.A. de Neiva (Huila). • Zona Franca Permanente del Río de Barranquilla. • Zonas francas declaradas en el 2015: Para el 2015 la DIAN no declaró ninguna zona franca permanente ni permanente especial.
1.3. Operación zonas francas permanentes y permanentes especiales
La Zona Franca de Bogotá continúa consolidándose como el usuario operador líder en el país con el mayor número de zonas francas operadas; como usuario operador directo en 28 zonas francas y con contratos de asesoría o tercerización en seis zonas francas en las diferentes regiones del país.
Refinería de Cartagena (Reficar).
Gráfica 3. Mapa de las zonas francas permanentes y permanentes especiales.
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Se adelantaron renovaciones de contratos de usuario operador, así: • ZFPE Refinería de Cartagena • ZFP Parque Industrial Sanilia - CERVECERA CENTRAL DE COLOMBIA • ZFPE Protisa • ZFPE Palermo • ZFPE Fosunab • ZFPE Termotasajero Dos • Fundación Cardiovascular de Colombia
1.4. Informática y tecnología a. Definición cadena de valor Durante el 2015 esta área de la compañía tuvo cuatro grandes focos de acción: procesos estratégicos, agregadores de valor, procesos de apoyo y gestión del riesgo.
ZFPE Termotasajero Dos - San Cayetano (Norte de Santander).
• Procesos estratégicos: Se refiere a las actividades necesarias para: • Gestión de los procesos del negocio. • Gestión del proceso de tecnologías de información. • Gestión del valor de las inversiones de TI. • Agregadores de valor. Se refiere a las actividades necesarias para: • • • • • • • •
Mejora del negocio. Gestión de las operaciones. Gestión del mantenimiento. Gestión de los casos. Servicio técnico. Gestión de los activos. Gestión de la mejora continua. Gestión de los cambios y configuraciones. • Gestión de la información del negocio. • Gestión de los modelos de medición de la corporación. • Administración de la información corporativa. • Procesos de apoyo: • Gestionar la capacidad. • Gestionar la disponibilidad. • Gestionar la continuidad.
La Zona Franca de Bogotá continúa consolidándose como el usuario operador líder en el país con el mayor número de zonas francas operadas; como usuario operador directo en 28 zonas francas y tercerización en 6 en diferentes regiones del país.
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b. Renovación tecnológica y afinamiento de la infraestructura tecnológica Para fortalecer el intercambio de información y coordinación con proveedores y clientes, que en muchos casos es deficiente por la distribución geográfica del personal que trabaja en las diferentes obras dentro del país, se implementaron las herramientas tecnológicas de Videoconferencia y Voz IP, que permitirán agilizar la coordinación de las comunicaciones y reducir los costos de producción. c. PICIZ Cloud En 2016 se continuará en el propósito de elevar la eficiencia en la gestión de las operaciones de nuestros usuarios, a través de la transformación del software PICIZ Web, que será ahora PICIZ Cloud ZFB Community. Esta novedosa aplicación en la ‘nube’ cuenta con nuevas funcionalidades que facilitan la interacción de los distintos procesos de manera sencilla, a través del centro de tareas que gobierna su asignación en tiempo real, lo cual incrementa la productividad, mejora la trazabilidad de las operaciones y facilita su control mediante una herramienta a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil, con un diseño amigable y de fácil integración con otras aplicaciones. Este proyecto representa el mayor salto tecnológico del producto PICIZ en términos de infraestructura, funcionalidad, integraciones y servicio, que permitirá adicionar nuevos mercados a la cartera de clientes, con una inversión planificada en $3.800 millones. Al cierre de 2015, la compañía invirtió $1.776 millones, principalmente en honorarios, interventorías, licencias y adquisición de equipos. En septiembre de 2016 finalizarán las pruebas UAT que asegurarán la calidad del software y se dará inicio al proceso de capacitación, a través de herramientas como E-learning y sesiones presenciales, para salir al mercado a finales del año en Bogotá y luego en el resto del país.
En 2016 se continuará en el propósito de elevar la eficiencia en la gestión de las operaciones de nuestros usuarios, a través del software PICIZ Cloud ZFB Community.
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2. Desarrollo de la Operación de Zonas Francas En el período enero-diciembre de 2015 se aprobaron 663.006 operaciones, que representaron un aumento del 6,41% frente a las 623.070 del 2014. Sólo en el mes de diciembre de 2015 se registraron en total 62.318 operaciones, que reflejan un incremento del 12% respecto de las 55.563 operaciones del mismo mes del año anterior. En cuanto al valor de estas operaciones realizadas en el período enero-diciembre de 2015 se registró una reducción de 24%, al pasar de US$28.030 millones en el 2014 a US$21.258 millones en el 2015, debido principalmente a que la refinería terminó sus inversiones en el 2014.
Gráfica 4. Número de operaciones de las zonas francas y valor FOB 2015.
Fuente: Departamento de Informática. Piciz web.
2.1. Operación Zona Franca de Bogotá a. Calificación de los usuarios en la Zona Franca de Bogotá El 2015 terminó con un total de 201 usuarios calificados y en operación a 31 de diciembre. Sin embargo, se calificaron 10 usuarios y se descalificaron 12 empresas, en su gran mayoría (67%) debido a la solicitud voluntaria por parte del usuario calificado y por inactividad de los mismos o cese de actividades (33%).
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Cuadro 1. Calificación de usuarios de la ZFB 2015. TIPO DE USUARIO
USUARIOS CALIFICADOS
USUARIOS DESCALIFICADOS
USUARIOS OPERANDO
Usuarios Comerciales
124
83
41
Usuarios Industriales de Bienes y Servicios
112
45
67
Usuarios Industriales de Bienes
22
9
13
Usuarios Industriales de Servicios
110
30
80
TOTAL
368
167
201
Fuente: Gerencia General – ZFB. (Años 2013,2014 y 2015)
Hoy en día son 399 empresas ubicadas en el parque, sumadas las 198 empresas de apoyo reconocidas en el 2015. El 50,37% corresponde a usuarios calificados y el 49,62% a empresas no usuarias. En total se generaron 29.477 empleos directos y formales (con un incremento del 15,8% frente a los 25.451 de 2014) y cerca de 48.600 empleos indirectos, lo que sin duda convierte a la Zona Franca de Bogotá en uno de los lugares de mayor generación de empleo de la región y del país. b. Operaciones de comercio exterior Al cierre de 2015, el número de operaciones registradas ascendió a 304.498, cifra que representa una disminución de 1,17% frente a las 308.109 operaciones registradas en 2014. Las salidas por importación aumentaron en un 2,11% en el año con relación al 2014; sin embargo hubo una disminución en el número de exportaciones de 7,78%. Las operaciones con mayor movimiento fueron entre zonas francas, con un aumento del 88,62%, y la salida de mercancías nacionales tuvo un crecimiento de 55,79%. Zona Franca de Bogotá.
En cuanto al valor de las operaciones, en diciembre de 2015 se reportó un valor total de US$1.096 millones, que corresponden a una disminución del 42,78% si se compara con el mismo periodo del año anterior. Si se comparan los valores con el mes de noviembre, se observa una disminución de US$120 millones, lo que corresponde a un 9.86%. En el acumulado de 2015 se registraron operaciones por valor de US$13.500 millones contra US$16.943 millones registrados en 2014, lo que representa una disminución de 20,32%. El valor de las importaciones cayó en un 19,61% con relación al 2014, mientras que el valor de las exportaciones aumentó en un 2,97% con US$352 millones.
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El valor de las mercancías que ingresaron del resto del mundo fue un 26,68% menor al reportado en el 2014. De igual forma que en el número de las operaciones, el valor de las mercancías que ingresan nacionales o nacionalizadas desde Colombia aumentó un 95,77%. De acuerdo con la publicación de avances de comercio exterior de la DIAN, el valor FOB de las exportaciones colombianas reportó en 2015 una disminución de 32,8%, mientras que la Zona Franca de Bogotá reportó un crecimiento de 2,97% en el mismo período. Un dato que es importante, ya que a través de la zona franca los usuarios industriales de bienes y las empresas de servicios aumentan el valor de sus exportaciones, aunque en el país estas empresas reporten una disminución en su valor FOB exportado. En cuanto al valor FOB de las importaciones, Colombia registra una caída de 15,5% en el 2015 con relación al 2014; mientras que la ZFB presenta una disminución de 19,61%. Las caídas más fuertes se registraron en Colombia en los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, con un promedio del 23,82%, en gran medida debido al aumento de la tasa de cambio.
2.2. Operación Zona Franca del Cauca a. Calificación de los usuarios en la Zona Franca del Cauca La Zona Franca del Cauca (ZFC) registra hoy en día un total de 27 usuarios calificados desde la declaratoria de la zona franca (que generan 4.928 nuevos empleos directos) y 22 usuarios activos a 31 de diciembre de 2015. Este año se calificó un nuevo usuario y se descalificó otro.
Cuadro 2. Calificación de usuarios en la ZFC 2015.
ZFP del Cauca - Norte del Cauca.
No se calificaron usuarios comerciales ni industriales de bienes. Para usuarios industriales de servicios solo se calificó el usuario Sevilla 44, que solicitó su descalificación. Los usuarios calificados al corte del 2015 tenían 4.928 nuevos empleos directos. Tipo usuario
Usuarios Calificados
Usuarios Descalificado
Usuarios Operando
Usuarios Industriales de Bienes y Servicios
26
4
22
Usuarios Industriales de Servicios
1
1
0
TOTAL
27
5
22
Fuente: Gerencia General ZFB (2013-2015)
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b. Operaciones de comercio exterior
Hoy en día son 399 empresas ubicadas en el parque, sumadas las 198 empresas de apoyo reconocidas en el 2015. El 50,37% corresponde a usuarios calificados y el 49,62% a empresas no usuarias.
Durante el 2015, el valor en dólares de las operaciones de comercio exterior disminuyó en un -12,23%, al pasar de US$1.285 millones en 2014 a US$1.124 millones en 2015, fundamentalmente debido al efecto de la devaluación del peso colombiano. Por otro lado, el número de operaciones pasó de 58.482 en 2014 a 57.018 en 2015, lo que representa una disminución de 2,5%.
Gráfica 5. Número de operaciones en la ZFC y valor FOB 2015. (Valores en millones de dólares)
Fuente: Piciz. Usuario operador Zona Franca de Bogotá.
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2.3. Operación de la Zona Franca Permanente Parque Industrial Femsa. “Proyecto Horus”. Usuario operador International FTZ Operator User SAS - IFOU SAS a. Calificación de los usuarios en la Zona Franca Permanente Parque Industrial Femsa En el período 2013-2015 se calificaron cuatro usuarios en esta zona franca. El primer año inició su construcción con la Compañía Inversionista de Bebidas (Cinbe) y realizó la calificación de la Embotelladora de la Sabana (Embosa), empresas que se encargan de elaborar los productos para la marca Coca Cola. En 2015 se calificó al usuario Air Liquide, que proporciona materias primas como el CO2 y en el mediano plazo espera cogenerar energía a todo el parque. Los usuarios calificados al cierre de 2015 generaban 323 nuevos empleos directos y realizaron inversiones por $475.729 millones.
Cuadro 3. Calificación de usuarios en la Zona Franca Parque Industrial Femsa 2015. No se calificaron usuarios comerciales, ni industriales de bienes y servicios. Tipo usuario
Usuarios Calificados
Usuarios Operando
Usuario de bienes y servicios
4
3
TOTAL
4
3 Fuente: Gerencia General ZFB (2013-2015)
b. Operaciones de comercio exterior El valor de las operaciones de comercio exterior se incrementó al cierre de 2015 en un 434%, pues pasaron de US$89 millones en 2014 a US$476 millones en 2015, principalmente debido a que el año pasado se inició el proceso de venta de producto desde la zona franca. El número de operaciones pasó de 3.225 en 2014 a 20.322 en el 2015, lo que representa un crecimiento de 530%.
Al cierre de 2015, el número de operaciones registradas en la ZFB ascendió a 304.498, cifra que representa una disminución de 1,17% frente a las 308.109 operaciones registradas en 2014.
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3. Mercadeo y Comunicaciones 3.1. Estructura del área de mercadeo y comunicaciones En este sentido se realizaron cambios en la estructura organizacional del área, con el objeto de responder a las demandas de la compañía. Se creó el rol de Director de Categoría para cada uno de los segmentos estratégicos: Usuario Operador, Industria y Logística y Servicios y Tecnología, con la responsabilidad de generar la estrategia de mercadeo para cada segmento y el liderazgo de campañas de generación de leads. De otro lado se contrataron los servicios de una agencia de publicidad para realizar el diseño de la publicidad, lo que permitió liberar al área de la alta operación que implicaba la concepción y el diseño de piezas publicitarias, además de incorporar temas de estrategia de imagen y posicionamiento por proyecto.
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3.2. Marca ZFB La campaña del Grupo ZFB inició su implementación interna a finales del año 2015 y se espera su lanzamiento al mercado durante el primer trimestre de 2016. El lema de esta campaña será: ‘Líderes en el desarrollo de entornos competitivos para los negocios’.
3.3. Estrategia de generación de leads Con el objeto de dar a conocer la oferta de servicios y posicionar al usuario operador y a la Zona Franca de Bogotá como actores fundamentales del Grupo ZFB en liderazgo, gestión y operación de zonas francas, se implementaron las siguientes actividades: a. Eventos En el 2015, la compañía participó en la Asamblea de la Seccional Bogotá, Cundinamarca y Boyacá de la Andi, en la 71ª Asamblea Nacional de la Andi, en el XXVII Congreso Nacional de Exportadores y el 9° Congreso Nacional de Zonas Francas.
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b. Publicaciones En lo corrido del año se publicaron comunicados de prensa en medios especializados para promover la oferta de usuario operador, con contenido de interés para las diferentes audiencias. Los medios utilizados fueron: • Sitios web y boletines digitales: Amcham Colombia; Asociación de Zonas Francas; Analdex y Andi. • Revistas especializadas: Amcham Colombia, Edición 123; Revista de Zonas Francas Vol. 1; Directorio de Zonas Francas Procolombia, Edición 2105-2016. • Televisión: Especial comercio exterior en Cablenoticias. c. Canales de comunicación
Congreso Nacional de Exportadores 2015.
Los canales de comunicación facilitan el contacto permanente con las audiencias de interés, entre ellos, clientes actuales y potenciales, gremios, asociaciones, gobierno y comunidad en general. Los principales canales utilizados para el desarrollo de la estrategia de comunicaciones fueron: • Sitio Web ZFB - www.zonafrancabogota.com: En esta página se promociona la oferta de ZFB, usuario operador y DZF a través de la generación de información de interés para la audiencia objetivo y su permanente actualización. Esta página registro el año pasado 100.446 visitantes únicos, de los cuales el 70,64% correspondieron a visitas nuevas. • Landing Page - www.zfbusuariooperador.com: Esta página se utiliza para informar la oferta de usuario operador y canalizar nuevas oportunidades de negocio.
Sala de ventas Edificio Business Center.
• Redes sociales: El 2015 cerró con 3.887 seguidores en Twitter, 312 nuevos seguidores y 4.876 tweets totales emitidos. En Facebook la comunidad llegó a 27.730 fans, con un crecimiento de 1.213 usuarios el último año.
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d. Nuevos proyectos En el 2015 se concretó la participación de ZFB en el proyecto para la creación, montaje y operación de un Centro de Excelencia y Apropiación (CEA) en Internet de las Cosas (IOT), liderado por Colciencias y ejecutado por la Universidad Javeriana, con un presupuesto de $5.500 millones, en el que participan gobierno, universidad e industria para el desarrollo de nuevos productos y servicios asociados a esta tecnología. La Zona Franca de Bogotá forma parte del proyecto de logística, que inicia su desarrollo en el 2016.
3.4. Investigación de mercados Con el objeto de obtener información de empresas para realizar campañas de consecución de leads se constituyó y estandarizó una base de datos propia, que actualmente cuenta con 42.000 empresas segmentadas en tres sectores (comercio, servicios y manufactura) y 25 subsectores. En esta base están identificadas y tipificadas las empresas que actualmente operan dentro de régimen franco en Colombia. La consolidación de esta información facilitó el diseño y ejecución de campañas segmentadas con enfoque en los segmentos estratégicos y el trabajo sistematizado de barrido de información, para garantizar la cobertura de las actividades de prospección. Así mismo se realizó un proceso de tipificación de las empresas pertenecientes a todas las zonas francas del país, relacionado con proyectos de investigación a través de benchmark de precios de oficinas, bodegas y servicios de zonas francas y parques industriales.
3.5. Centro de Gestión 2015 fue el año de la consolidación del Centro de Gestión de Clientes, que pasó de atender un 36% del total de llamadas en 2014 a un 92% en 2015, lo que le permitió obtener un promedio de satisfacción de alto nivel de un 86%, gracias al proceso de conocimiento y aprendizaje de la línea de servicio al cliente. Las llamadas telefónicas fueron el medio de contacto preferido por los clientes de Grupo ZFB, representado en un 71%; seguido del correo electrónico con un 18% y el chat con un 11%. El mes de julio fue el más representativo del año anterior por el alto volumen de operación que se registró.
En el 2016 iniciará la participación de ZFB en el proyecto para la creación, montaje y operación de un Centro de Excelencia y Apropiación (CEA) en Internet de las Cosas (IOT), liderado por Colciencias y la Universidad Javeriana.
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Gráfica 6. Número de servicios prestados por el Centro de Gestión 2015.
En general, el motivo principal de consulta estuvo relacionado con el área de operaciones con un 53%, seguido por copropiedad con un 29% y responsabilidad social con un 8%. La gestión exitosa del Centro de Gestión permitió brindar soporte a los diferentes requerimientos de los clientes de manera oportuna, además de hacer seguimiento a las quejas presentadas por los usuarios, a través de la implementación de planes de acción con las áreas involucradas, siempre pensando en ofrecer un servicio de calidad. a. Informe de solicitudes, quejas y reclamos
En el 2015 se registraron en total 89.940 requerimientos de los usuarios en todas las zonas francas.
En el 2015 se registraron en total 96.146 requerimientos de los usuarios en todas las zonas francas. Del total de solicitudes solo el 0,51% correspondió a quejas. De estas, el 64% ingresó a través del aplicativo solicitudes de servicio, seguido del correo electrónico (24%). Para todo el Grupo ZFB en promedio se cierra el 82% de las quejas en el mismo mes en que fueron reportadas y el restante 18% quedan abiertas con un seguimiento permanente por parte de servicio al cliente. El tiempo de respuesta fue en promedio de cuatro días calendario.
Las principales áreas que reportaron el mayor número de quejas fueron OperacionesInspecciones en ZFB (22,62%); Zona Franca del Cauca (17,46%); Operaciones-Salidas (17,06%); Copropiedad (10,71%); Informática (9,52%) y Operaciones-Ingresos en ZFB (7,54%), que representaron un 85% del total.
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Cuadro 4. Número de solicitudes, quejas y reclamos Tipo requ.
Ene.
Feb.
Mar.
Abr.
May.
Jun.
Jul.
Ago.
Sept.
Oct.
Nov.
Dic.
Total
%
Solicitud
5.929
6.441
6.802
6.229
6.575
7.077
7.563
7.046
8.542
7.418
6.884
6.936
83.505
92%
Incidente
737
792
766
591
505
438
455
445
348
430
395
6.246
6.246
6.90%
Queja
22
24
21
21
17
31
18
16
34
25
13
252
252
0.51%
6.688
7.257
7.589
6.841
7.097
7.546
8.036
7.507
8.924
7.936
7.291
13.434
96.146
Total General
Fuente: Informe Mensual de Operación Centro de Gestión.
Con el fin de reducir las quejas más frecuentes se implementaron diferentes acciones orientadas a la reorganización de funciones dentro de los equipos de trabajo, entre ellas, mayor empoderamiento del Centro de Gestión para solucionar inquietudes en primer contacto, capacitaciones internas y capaciatciones al cliente.
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4. Talento Humano y Desarrollo Organizacional
Colaboradores Grupo ZFB.
4.1. Nuestra gente En el año 2015 se fortaleció el talento humano del Grupo ZFB, consolidando una planta de personal de 368 colaboradores en todo el país.
Gráfica 7. Planta de personal Grupo ZFB 2015. 250 200 150 100 50 0
368
229 ZONA FRANCA DE BOGOTÁ Y SUS FILIALES
139
Colaboradores Grupo ZFB
DESARROLLADORA DE ZONAS FRANCAS Y SUS FILIALES GRUPO ZFB
La planta de colaboradores del Grupo ZFB está representada en un 55,16% por mujeres y un 44,84% por hombres. Para la Zona Franca de Bogotá y sus filiales, el género femenino ocupa el 58,52% y el género masculino el 41,48%. En Desarrolladora de Zonas Francas y sus filiales, el 50,36% son hombres y un 49,64% son mujeres.
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Gráfica 8. Distribución de colaboradores por género Grupo ZFB 2015.
55,16%
45,84%
368
Colaboradores
FEMENINO
MASCULINO
También en 2015 se presentaron 32 movimientos internos de personal dados por ascensos, nombramientos, traslados o incrementos salariales, impactando en el crecimiento y desarrollo de nuestros colaboradores y promoviendo nuevas opciones de proyección laboral.
Cuadro 5. Número de ascensos de colaboradores por regional 2015. CARGO AÑO Subgerente de Operaciones 2015
1
Director de Coordinador Especialista II Especialista I operaciones 2
Total
1
0
2
Analista Analista Cargos III II Administrativos 3
4
18 Colaboradores de ZFB
4.2. Desarrollo integral que fortalece nuestro talento humano En el desarrollo del modelo de desarrollo organizacional de la compañía, enmarcado en tres ejes principales: enfoque sistémico-holístico, enfoque por competencias y fortalecimiento de los sistemas de gestión, se adelantaron diversos programas y acciones entre los que se destacan: a. Comunicación interna Estos fueron los resultados que arrojó al final del año la interacción de la plataforma ‘Somos ZFB’ entre los colaboradores de la organización a nivel nacional y que presentó unos indicadores muy satisfactorios.
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Gráfica 9. Porcentaje de registros con relación al total de colaboradores.
Al cierre de 2015 se logró que el 99,7% de los colaboradores estén registrados en la plataforma, indicador que muestra la interacción de los trabajadores con el programa, que comparten información de manera permanente. b. Programa de desarrollo integral con énfasis en riesgo sicosocial Al realizar el análisis de los últimos años se evidencia un incremento en la participación de los colaboradores, así como los impactos generados en esta población, entre los que se destacan: • Trabajo de orientación familiar e intervención en domicilio con 40 familias de los colaboradores. • Valoración positiva del programa a través de testimonios en los que se afirma la contribución al desarrollo integral personal, familiar, laboral y profesional. • Fortalecimiento grupal de 13 procesos del Grupo ZFB.
Gráfica 10. Número de casos atendidos por el CEDEF 2012-2015. 100
89
80
0
11
12
2
Otros
20
Cauca
40
Cartagena
60
Bogotá
Al cierre de 2015 se logró que el 99,7% de los colaboradores estén registrados en la plataforma “Somos ZFB”, indicador que muestra la interacción de los trabajadores con el programa, que comparten información de manera permanente.
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En el 2015 se realizaron en total 114 atenciones individuales y familiares de colaboradores del Grupo ZFB a nivel nacional, lo que permitió lograr una ampliación de cobertura del 43%. c. Programa de fortalecimiento de habilidades En 2015, la compañía participó en la convocatoria del Sena con una puntuación de 95/100, lo que permitió conseguir recursos de cofinanciación para el programa de formación continua especializada, con un aporte del Sena de $33.444.811, equivalente al 42,29% del valor total del programa. Las capacitaciones se orientaron hacia el liderazgo, innovación y gestión de proyectos, y responden a las competencias organizacionales de creación de equipos eficientes, creatividad e innovación y obtención de resultados. En total participaron 93 colaboradores profesionales de todas las áreas y niveles del Grupo ZFB. d. Actividades de bienestar En 2015 se definió y ejecutó el plan de bienestar en todo el país, que desarrolló 20 actividades y programas orientados a la integración con las familias, el trabajo con los colaboradores, la promoción y el desarrollo personal, con un cubrimiento del 100% de los trabajadores, que de acuerdo con sus intereses participaron en las actividades propuestas. Entre estas actividades se destacan el mes de la salud, el día de la familia, la integración deportiva, la participación en maratones, la celebración del día de la mujer, el trabajo de formación con aprendices y la integración de fin de año.
4.3. Sistemas de Gestión de Calidad y Seguridad Durante el 2015 se fortalecieron los sistemas de gestión bajo lineamientos de normas de calidad y seguridad, teniendo en cuenta los lineamientos estratégicos y la importancia de la gestión por procesos. Como resultado de las visitas de auditoría externa realizadas por los entes certificadores como el Icontec y BASC se logró la renovación de la certificación para la Zona Franca de Bogotá y la certificación para cuatro nuevos proyectos que entraron en operación: Puerto Brisa S.A., Puerto de Mamonal S.A., Sykes Colombia SAS y Fresenius Medical Care Servicios Renal SAS. El 2015 finalizó con un total de 27 proyectos certificados bajo normas ISO 9001:2008 entre zonas francas permanentes y zonas francas permanentes especiales. Así mismo, en junio se obtuvo la renovación del Sistema de Control y Seguridad BASC V: 4 de 2012 de la Zona Franca de Bogotá.
El 2015 finalizó con un total de 27 proyectos certificados bajo normas ISO 9001:2008 entre zonas francas permanentes y zonas francas permanentes especiales.
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5. Programa de Responsabilidad Social Empresarial 5.1. Sostenibilidad Durante el 2015, el área de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) avanzó en la implementación de una estrategia de sostenibilidad que generó valores agregados a la oferta del Grupo ZFB y el fortalecimiento de la relación con sus grupos de interés: clientes, proveedores, comunidad y entidades públicas. Estos fueron los principales resultados desde cada una de las líneas de trabajo del área de RSE.
5.2. Fundación Zona Franca de Bogotá La Fundación ZFB completó su segundo año de trabajo fortaleciendo los programas de formación, la articulación con las empresas para el empleo y definiendo los parámetros éticos de trabajo del Grupo ZFB. Estos proyectos son valores agregados para clientes y comunidad, y además consolidan la gestión responsable del grupo empresarial.
5.3. Alianza Unifranca En lo corrido del año se formaron 1.052 personas, a través de los seis convenios vigentes con universidades y el Sena. Al final, 818 estudiantes culminaron exitosamente su formación. De otro lado, el programa de bilingüismo inició con 3 empresas usuarias y 39 trabajadores. A través de un convenio con la Universidad Iberoamericana se dio inicio a los ciclos propedéuticos de formación para que los egresados del programa de Tecnología en Gestión Logística de la Fundación Universitaria Unimonserrate puedan terminar el ciclo profesional en Administración Logística, cursando solo tres semestres más.
Alianza educativa Unifranca.
Los estudiantes que finalizaron su proceso académico como Técnicos en Comercio Exterior del Sena continuaron su formación académica en el programa de Tecnología en Negociación Internacional.
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• El 58% de las personas en formación están vinculadas a 99 empresas usuarias. • El impacto positivo de los programas de formación académica llega a estudiantes de cinco localidades del occidente de la ciudad, además de población en los municipios de la Sabana de Occidente y Soacha. • Los programas académicos con mayor acogida están relacionados con las áreas de Logística, áreas administrativas y Comercio Internacional. • Teleperformance Colombia y Contact Service son las empresas usuarias con mayor número de estudiantes en la alianza, con un total de 68 y 64 colaboradores respectivamente. • 68 colaboradores de 18 empresas usuarias iniciaron el proceso de certificación de competencias; 35 de ellos obtuvieron certificación de competencia en montacargas y trabajo en alturas. • En marzo de 2016 se llevará a cabo la segunda Ceremonia de Grados de la Alianza Unifranca, con 159 egresados del año 2015.
5.4. Empleo y bienestar Las acciones realizadas en 2015, en el marco de la delegación otorgada por la copropiedad ZFB para administrar el Portal de Empleo y manejar la relación con el Servicio Público de Empleo, se concentraron en fortalecer el relacionamiento con las empresas usuarias, con el ánimo de identificar los perfiles ocupacionales y facilitar la búsqueda en el portal. Se focalizaron las hojas de vida relacionadas a la red de trabajo que se tiene en conjunto con universidades, alcaldías locales y organizaciones sociales de mayor reconocimiento por su trabajo con poblaciones especiales.
Ingreso a la Zona Franca de Bogotá.
El trabajo permitió la articulación con 106 empresas usuarias, la vinculación laboral de 124 personas y la identificación de los siete perfiles más solicitados en el Parque Zona Franca de Bogotá.
En lo corrido del año se formaron 1.052 personas, a través de los seis convenios vigentes con universidades y el SENA. Al final, 818 estudiantes culminaron exitosamente su formación.
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5.5. Gestión ética, relacionamiento con clientes y proveedores Con el ánimo de fortalecer la gestión organizacional y el relacionamiento con sus grupos de interés, durante el año 2015 el Grupo ZFB avanzó en la definición de los nuevos principios corporativos, la definición de la política anticorrupción, un nuevo canal de comunicación para la denuncia y la definición de un comité de ética, que será el órgano encargado de definir los parámetros de comportamiento y las recomendaciones de mejora para mitigar cualquier riesgo relacionado con actos indebidos o de corrupción, consolidando una relación de confianza con autoridades, clientes y comunidad aledaña. A través de las áreas de RSE, Mercadeo y Comunicaciones y Sistemas de Gestión, el Grupo ZFB avanza en la definición de mejoras razonables de procesos de relación con proveedores y clientes, facilitando una comunicación asertiva y manteniendo condiciones de relacionamiento “gana-gana”, orientando los parámetros de comportamiento esperados por el Grupo ZFB y desde los grupos de interés.
El trabajo con el SENA permitió la articulación con 106 empresas usuarias, la vinculación laboral de 124 personas y la identificación de los siete perfiles más solicitados en el Parque Zona Franca de Bogotá.
5.6. Programa Francamente Responsable Este programa de responsabilidad social se desarrolla de manera articulada con la Copropiedad ZFB e involucra a las empresas usuarias para mejorar la gestión del Grupo ZFB. En el 2015 presentó los siguientes resultados: • La Red de Usuarios Francamente Responsable, integrada por 90 empresas usuarias, desarrolló 6 proyectos: • • • • • •
Trabajo decente. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Estrategias de Movilidad Sostenible. Primeros pasos en RSE con la Universidad Externado de Colombia. Gestión de Aprendices con Unifranca. Comité de Recursos Humanos.
• Se conformó la Mesa de Relacionamiento con la Comunidad, que busca crear sinergias con las comunidades del área de influencia y trabajar de manera articulada en temas de interés como educación, empleo y movilidad. • La estrategia de carro compartido desarrollada en ZFB es ya reconocida en diferentes espacios como referente, al punto de que hemos sido invitados como panelistas en la mesa PEMS de la Andi y como jurado del proyecto de Movilidad Sostenible liderado por la Secretaría Distrital de Ambiente ‘Me muevo por una Bogotá sostenible’.
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5.7. Corporación Calle 13 La gestión de la Corporación Calle 13 en el 2015 permitió fortalecer la relación con el sector privado y ser un referente privado de trabajo en temas de movilidad con las entidades públicas. Los avances registrados en este período se pueden resumir en: • Cierres del separador de la Calle 13. • Gestión del acuerdo de foto-comparendos con la Secretaría Distrital de Movilidad y ZFB. • Gestión para la ejecución continua de operativos en vía. • Garantizar que el reparcheo de la Calle 13 sea una prioridad por parte del IDU y se ejecute en el primer trimestre de 2016. • Realizar seguimiento a la obra de mejora geométrica efectuada por el IDU en la Calle 13 con carreras 119 a 123. • Mesa con Transmilenio para la prestación de un servicio público de transporte que permita la conexión desde y hacia la ZFB, con las troncales de la Calle 26 y la Av. Las Américas. • Identificar las necesidades y afectaciones que generan a la comunidad, empresas y colaboradores del sector, los problemas de movilidad e inseguridad presentes en la Calle 13. Se hizo contacto con el Alcalde Electo y su gabinete de trabajo, con el fin de presentar las necesidades y problemáticas de movilidad, buscando que estos proyectos tengan continuidad en 2016.
A través de las áreas de RSE, Mercadeo y Comunicaciones y Sistemas de Gestión, el Grupo ZFB avanza en la definición de mejoras razonables de procesos de relación con proveedores y clientes.
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6. Informe Financiero Zona Franca de Bogotá 6.1. Estados financieros acumulados Al cierre del ejercicio financiero de 2015, el activo total de la compañía asciende a $23.839 millones, que representa un incremento de $1.138 millones (5%) con relación al cierre de 2014. Los principales impactos en este incremento corresponden a las inversiones realizadas en acciones y la ejecución del proyecto PICIZ Cloud.
Gráfica 11. Activo total de la ZFB 2015. Activo (Mill)
25.000
Al cierre del ejercicio financiero de 2015, el activo total de la compañía asciende a $23.839 millones, que representa un incremento de $1.138 millones (5%) con relación al cierre de 2014.
20.000 +5% 23.839
15.000 10.000
22.701
5.000 0
2014
2015
Durante el 2015, la Zona Franca de Bogotá realizó inversiones de capital, así: • Aporte de capital en la Sociedad ZFB Eldorado SAS, usuario operador de zona franca, por valor de $14.821 millones, representado en 14.821.050.000 acciones de valor nominal de $1. El valor intrínseco a 31 de diciembre de 2015 corresponde a $1,17. • En desarrollo del proyecto PICIZ Cloud, la compañía invirtió $1.776 millones, principalmente en honorarios, interventorías y licencias y adquisición de equipos por $191 millones de pesos. A 31 de diciembre de 2015, la Zona Franca de Bogotá tiene un saldo a favor por impuesto de renta de $1.340 millones. En febrero de 2016, la DIAN realizó la devolución del saldo correspondiente al impuesto de 2014 ($697 millones). El pasivo total de la compañía asciende a $9.461 millones, cifra que representa un incremento de $181 millones (2%) con relación al ejercicio de 2014.
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Edificio Business Center de Bogotá.
El patrimonio de los accionistas asciende a $14.377 millones, $956 millones más con relación al 2014, es decir un incremento de 7%. La utilidad neta por acción fue de $3,44 en 2015 y $2,52 en 2014.
Gráfica 12. Patrimonio total de la ZFB 2015. Patrimonio (Mill)
15.000 12.000
+7% 14.377
9.000 6.000
13.421
3.000 0
2014
2015
Zona Franca de Bogotá registró como gasto por provisión de impuesto sobre la renta la suma de $944 millones, 15% más que en 2014.
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Los principales indicadores financieros corresponden a: • • • • •
Utilidad neta: $5.420 millones, con un margen neto de 30%. EBITDA: $5.579 millones y el margen EBITDA sobre ingresos de 30,50%. Rendimiento sobre el patrimonio ROE: 38%. Rendimiento sobre los activos ROA: 23%. Utilidad neta por acción: $3,44.
6.2. Aplicación Normas Internacionales de Información Financiera En cumplimento de la normatividad vigente y la decisión tomada por la compañía para aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), la compañía llevó a cabo el proceso de implementación de estas normas, lo que le ha permitido cumplir con lo establecido en la Circular 200 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades, reportando a esta entidad el estado de la situación financiera de apertura al 1° de enero de 2015 bajo este nuevo marco normativo en la taxonomía XBRL. En 2015, la compañía culminó el proceso de configuración y parametrización de los sistemas de información utilizados en la generación de los reportes financieros, cumpliendo con los requerimientos de las NIIF, y adelantó el proceso permanente de revisión de los estados financieros preparados bajo este marco normativo, en paralelo con los principios contables anteriores. En 2016, la compañía continuará con la aplicación del nuevo marco normativo, con el fin de generar un juego completo de estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2016 y que serán presentados en la Asamblea General de Accionistas en el primer trimestre de 2017.
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7. Asuntos Corporativos 7.1. Compra de acciones de International FTZ Operator User SAS En Escritura Pública N° 1594 suscrita en la Notaría 77 de Bogotá el 11 de agosto de 2015 se realizó una permuta, mediante la cual Zona Franca de Bogotá S.A. transfirió a favor de la Sociedad Desarrolladora de Zonas Francas S.A. las bodegas 93 y 94, ubicadas en la manzana 14 al interior de la agrupación ZFB, y pagó el remanente correspondiente a $467.398.071. En contraprestación recibió por parte de Desarrolladora de Zonas Francas S.A. 6.425.595.000 acciones de la Sociedad International FTZ Operator User SAS - Usuario operador de zona franca, correspondiente al 45% de la participación accionaria que DZF tenía en esa sociedad. En virtud de esta operación, Zona Franca de Bogotá S.A. adquirió el 100% de las acciones de International FTZ Operator User SAS - Usuario operador de zona franca, las cuales posteriormente entregaría como aporte al capital social de ZFB Eldorado SAS - Usuario operador de zona franca.
7.2. Constitución de la Sociedad ZFB Eldorado SAS Mediante documento privado del accionista único del 28 de julio de 2015, inscrito en el registro mercantil el 31 de julio del mismo año, Zona Franca de Bogotá S.A. constituyó una sociedad cuya razón social es ZFB Eldorado SAS - Usuario operador de zona franca, identificada con NIT: 900.874.145-4. El objeto social de esta nueva empresa es actuar como usuario operador de una o varias zonas francas colombianas y, en especial, ser el usuario operador de la Zona Franca Permanente Especial Sanilia. La sociedad se conformó inicialmente con un aporte de un millón de pesos y, posteriormente, con el objeto de cumplir con la previsión establecida en el numeral 13 del Artículo 393-2 del Decreto 2685 de 1999, en relación con el deber de los usuarios operadores de acreditar un patrimonio líquido de 23.000 SMMLV, se hizo necesario el aumento del capital social. Por esta razón, el 19 de agosto de 2015, ZFB Eldorado SAS - Usuario operador de zona franca emitió 14.820.050.000 acciones, que fueron pagadas por Zona Franca de Bogotá S.A. con 14.279.100.000 acciones de la sociedad International FTZ Operator User SAS - Usuario operador de zona franca, de la cual ZFB es el único accionista.
7.3. Libros sociales Las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de las juntas directivas quedaron fielmente consignadas en los libros de actas, los cuales se encuentran actualizados. Así mismo, las transacciones de acciones se registraron oportunamente en el libro de accionistas y los certificados autenticados por la gerencia y la secretaría fueron entregados a los señores accionistas.
Zona Franca de Bogotá S.A. adquirió el 100% de las acciones de International FTZ Operator User SAS - Usuario operador de zona franca.
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7.4. Cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual La sociedad cumple con las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor en todas las obras literarias, científicas, artísticas y técnicas que adquiere y respeta los derechos morales y patrimoniales de su explotación.
7.5. Cumplimiento de normas de Habeas Data Se implementaron las políticas para la protección de datos personales y se procedió a solicitar la autorización para su uso a los titulares de la información que reposa en las bases de datos de la compañía, en atención a la expedición de la Ley 1581 de 2012 y de su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, mediante los cuales se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general, en archivos de entidades públicas y/o privadas.
El objeto social de ZFB Eldorado SAS es actuar como usuario operador de una o varias zonas francas colombianas y, en especial, ser el usuario operador de la Zona Franca Permanente Especial Sanilia.
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8. Perspectivas económicas 2016 El 2016 traerá muchos retos económicos para las empresas. Un país con un PIB cercano al 3%, un proceso de devaluación fuerte, una reforma tributaria, un proceso de paz, una industria petrolera en recesión son factores que se deben considerar para tomar cualquier decisión económica. Pero también este año puede ser de grandes oportunidades para el régimen de zonas francas, ya que las empresas buscarán eficiencias tributarias y aduaneras, para evitar el pago del CREE y la sobretasa del CREE.
2016 será un año de grandes desafíos para la actividad, pero a la vez de excelentes oportunidades para crecer y consolidar la Zona Franca de Bogotá como el principal operador de comercio exterior del país.
Colaboradores operaciones, Grupo ZFB.
Un reto que esperamos se consolide este año es la presencia de la Zona Franca de Bogotá en la Costa Atlántica, para lo cual adelanta gestiones encaminadas a entrar como socio (con participación del 50%) de la Zona Franca Palermo, ubicada en Barranquilla, sobre el margen derecho del río Magdalena y junto al Puerto Palermo, lo que le permitiría desarrollar proyectos de infraestructura y operación aduanera muy importantes para el grupo empresarial.
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Las zonas francas offshore o costa afuera se siguen consolidado en el país e incluso ya varias de las empresas petroleras que tienen asignados los bloques exploratorios del Caribe iniciaron su proceso de declaratoria como zona franca y, por ende, de su usuario operador. En este escenario, la ZFB es uno de los jugadores más importantes, pues ya fue designado como usuario operador de la Zona Franca de Anadarko, la empresa con más presencia en bloques en la Costa Caribe. Frente a la propuesta de reforma tributaria estructural, el tema más importante que deberá abordar la Administración de la ZFB en los próximos meses, el informe de la comisión de expertos entregado en días pasados concluyó que el instrumento de zonas francas no es equitativo y genera un hueco fiscal que debe ser reestructurado, desconociendo el impacto positivo de nuestra actividad, que se evidenció en el estudio realizado por el Dr. Hernando José Gómez en la Cámara de Zonas Francas de la Andi y que debe ser utilizado para divulgarlo a la opinión pública y a los generadores de opinión. Otro trabajo importante que debe asumir la Administración es hacer parte del equipo de reglamentación del Estatuto Aduanero y del Decreto de Zonas Francas, de manera que se consideren los puntos de vista de la ZFB en las resoluciones operativas que prepara la DIAN y el Ministerio de Comercio e Industria. Como se ve entonces 2016 será un año de grandes desafíos para la actividad, pero a la vez de excelentes oportunidades para crecer y consolidar la Zona Franca de Bogotá como el principal operador de comercio exterior del país.
Asamblea Ordinaria de Accionistas Zona Franca de Bogotรก S.A. Informe de Gestiรณn 2015
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