IRICAS.ORG Indigenous Rights International Organization Organización Internacional de Derechos Indígenas Perú OIDI PERÚ PROCESO INCORPORACION N°010-2019-DA-OIDIPERÚ-IRICAS.ORG 2RA CONVOCATORIA NIVEL: PRE PROFESIONAL I. GENERALIDADES 1. OBJETO DE LA CONVOCATORIA Incorporar a estudiantes pregrado de la carrera de secretaria de las universidades o centros e institutos de educación superior nacionales y particulares del territorio peruano para que brinden apoyo especializado en la Dirección Administrativa. VACANTES 01
ESCUELA Secretaria
PUESTO Secretaria Administrativa
2. FUENTE DE FINANCIAMIENTO Recursos propios. 3.- MODALIDADES a) Prácticas Pre Profesional remuneradas en calidad de aprendizaje en secretariado. Para esta modalidad ofertada nuestra OING sin fines de lucro otorga constancias y/o certificados institucionales. II. PERFIL DEL PUESTO SECRETARIA ADMINISTRATIVA REQUISITOS MÍNIMOS
a) Formación Académica
b) Conocimientos Haber llevado todos o algunos de los cursos en aulas según el plan de estudios, curricula o malla académica de su centro de estudio superior técnico o universitario.
c) Experiencia Específica d) Experiencia General e) Experiencia complementarios g) Habilidades o competencias
DETALLE Estudiante de Secretariado o Administración
Primer a Tercer año de estudios Primer a sexto semestre-ciclo de estudios
- BASICO: haber llevado el curso en aulas según el plan de estudios técnicos o universitarios, curricula o malla académica de acuerdo al puesto que se presenta: Comunicación Efectiva; Herramientas Informáticas; Comportamiento Organizacional; Redacción Ejecutiva; Técnicas de Venta y Atención al Cliente; Administración de Fondos Fijos; Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas; Imagen y Protocolo Ejecutivo; Expresión Oral y Escrita; Relaciones Públicas; Redacción Comercial; Comunicación Empresarial; Redacción Administrativa; Atención al Cliente y Calidad de Servicio; Documentación Empresarial; Redacción Empresarial; Costos y Presupuestos; Administración de Recursos Humanos; Contabilidad Empresarial Básica; Equipos de Oficina; Trámite Documentario; Transcripción de Textos; Redacción General; Redacción Administrativa; Documentación Mercantil; Contabilidad; Relaciones Humanas; Logística; Procesos Administrativos; Administración y Proceso de Documentos; Redacción y Archivo; Organización y Administración de Oficina; Comportamiento y Cultura Organizacional; Administración Logística; Comunicación Secretaria Empresa; Archivo; Organización y Administración de Oficina; Técnica Secretarial; Manual de Procedimiento Administrativo. - Conocimiento básico de entidades públicas y privadas. OFIMÁTICA e INFORMATICA: Word, Excel y Power Point – Nivel Intermedio Outlook y Photoshop - Nivel Básico IDIOMAS: No aplica. Bienvenidos Idiomas originarios hablantes: Quechua, Aymara, Jaqaru, Shipibo Konibo, Ashaninka, English, Portugués, etc. NO APLICA Sector privado o Sector público: Mínimo (3) tres meses de prácticas o voluntariado en cargos o funciones equivalentes al puesto y computados desde su ingreso al centro de estudios superior. Manejo nivel medio de redes sociales. Analista, creativo, confidencialidad, comunicación oral, propositivo, cooperación, iniciativa, responsabilidad, colaboración y puntualidad.
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IRICAS.ORG Indigenous Rights International Organization Organización Internacional de Derechos Indígenas Perú OIDI PERÚ III. FUNCIONES DEL PUESTO Principales funciones a desarrollar: COMPETENCIA a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) v) w) x) y) z) aa)
bb)
Trabajo en programas de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook. Trabajos con programas Abobe profesional PDF y otros más. Redacción de documentación institucional interna y externa: cartas, solicitudes y otros. Redactar transcripciones de notas, imágenes, material impreso, anotaciones de manuscrito, audios o videos a programas Word. Elaborar presentaciones en PowerPoint y/o enriquecer las presentaciones existentes. Administración y control del material bibliográfico, periódicos, revistas, artículos, videos, y archivos físicos institucionales en apoyo a la biblioteca o archivos especializados. Administración de documentación institucional con la finalidad de ordenar, clasificar, codificar los documentos existentes. Adicionar, insertar, corregir algunos datos de bibliografías, ficha bibliográfica y documentación existentes. Etiquetar, sumillar o codificar los libros físicos y otros documentos internos. Atender diligencias a instituciones privadas y públicas. Realizar escaneos, fotocopiados, anillados, espiralados, encuadernados, laminados, etc. Manejo de máquinas de producción de impresión, fotocopiado, escaneo, anillado, espiralado, encuadernado, laminado, etc., Alimentar la base de datos (DB) en los programas establecidos en la institución. Operar procesos de digitalización de documentos físico a digitales Operar procesos de documentos digitales a físicos. Administración y operación de archivos físicos y digitales. Administración de tráfico de documentación In & Out. Apoyo administrativo en procesos de recursos humanos, contables y de logística. Supervisión y control de los equipos y útiles de oficina. Apoyo en la elaboración de un Manual Organizacional de Funciones de su puesto. Apoyo en planificación del trabajo de la Secretaría Administrativa. Apoyo en elaborar la agenda de trabajo integral 2019 para ser presentado a superiores. Apoyo en diseño del documento de línea de tiempo del trabajo institucional 2019. Coordinar trabajo con las áreas funcionales y subdirecciones de la institución. Redacción de reporte de trabajo para ser presentado a Gerencia Administrativa. Redacción de informe de trabajo para ser presentado a Secretaría Técnica. Realizar otras funciones que se asigne durante su periodo a cargo, de acuerdo a habilidades personales y competencias pre-profesionales a fin de garantizar la ejecución eficiente de las responsabilidades y competencias. Otras funciones asignadas por la Secretaria Técnica.
IV. CONDICIONES ESENCIALES DE PRÁCTICAS Y/O VOLUNTARIADO CONDICIONES
DETALLE Hoja de Vida (CV) Para prácticas pre-profesional: Carta de presentación de universidad. Para prácticas técnicas pre-profesional: Carta de presentación de centro superior de estudio. Voluntariado: Carta simple de presentación personal Otros: DNI, carnet universitario y record académico.
Documentación
Lugar de prestación de prácticas
Duración del compromiso Días de semana
Oficina de OIDI PERU en distrito de San Isidro
abril 2019 - noviembre 2019 4 días
Horas total semanal
24 horas
Hora total mensuales
96 horas
Horas totales compromiso
768 horas
Horario de trabajo a elegir
Oficina abierta de lunes a viernes desde 09:00 hasta 21:00 horas Oficina abierta sábado desde 09:00 hasta 19:00 horas
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IRICAS.ORG Indigenous Rights International Organization Organización Internacional de Derechos Indígenas Perú OIDI PERÚ VI. CRONOGRAMA Y ETAPAS DEL PROCESO ETAPAS DEL PROCESO 1 2
FECHAS
RESPONSABLE
Aprobación de la convocatoria
28/FEB/2019
Junta Directiva
Publicación de Convocatoria.
07/MAR/2019
Secretaría Técnica
CONVOCATORIA Publicación de la convocatoria en el Portal 3 Institucional y redes sociales: https://www.facebook.com/oidi.peru/ https://www.facebook.com/iricas.organizacion/ Recepción de consultas y envió de respuestas 4 en la siguiente direccione electrónica: consultas@iricas.org Presentación CV de Postulación documentado 5 en la siguiente direccione electrónica: incorporacion@iricas.org SELECCIÓN EVALUACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA (CV) DE 5 POSTULACIÓN Resultado de la Evaluación de Hojas de Vida (CV) 6 Postulación: Por correo electrónico: incorporacion@iricas.org EVALUACIÓN ESCRITA 7 Sólo para aquellos postulantes cuyas propuestas de CV hayan sido aptos. Lugar: Distrito de San Isidro Resultado de la Evaluación Escrita de los 8 postulantes: Por correo electrónico: incorporacion@iricas.org PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS y FORMULARIOS INSTITUCIONALES Sólo para aquellos postulantes que hayan aprobado la evaluación de CV. Por correo electrónico: incorporacion@iricas.org EVALUACIÓN DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS Y FORMULARIOS INSTITUCIONALES Resultado de la Evaluación de documentos y formularios institucionales: Por correo electrónico: incorporacion@iricas.org
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10 11
ENTREVISTA PERSONAL Sólo para los postulantes aptos en la verificación de CV, documentos, formularios institucionales. Lugar: Distrito de San Isidro Publicación de resultado final en el Portal Institucional y redes sociales: www.iricas.org https://www.facebook.com/oidi.peru/ https://www.facebook.com/iricas.organizacion/
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SUSCRIPCION Y REGISTRO DEL COMPROMISO Suscripción del Compromiso 14 Lugar: Oficina de OIDI PERU en San Isidro Registro del Incorporado Lugar: Oficina de OIDI PERU en San Isidro
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08/MAR/2019
Gerencia Administrativa
08/MAR/2019 al 13/MAR/2019
Area RRHH
08/MAR/2019 al 17/MAR/2019
Area RRHH
18/MAR/2019
Area RRHH
19/MAR/2019
Area RRHH
23/MAR/2019 ENTREVISTA PERSONAL
Area RRHH
23/MAR/2019 ENTREVISTA PERSONAL
Area RRHH
20/MAR/2019
Gerencia Administrativa
21/MAR/2019
Gerencia Administrativa
22/MAR/2019
Secretaría Técnica
23/MAR/2019
Secretaría Técnica
24/MAR/2019
Dirección de Comunicación
25/MAR/2019
Secretaría Técnica
25/MAR/2019
Gerencia Administrativa y Secretaría Técnica
VII. DOCUMENTACION A PRESENTAR 7.1- De la Hoja de Vida (CV):
La presentación de la hoja de vida tiene carácter de declaración jurada, por lo que el postulante será responsable de la información consignada en dicho documento y se somete al proceso de verificación posterior que lleve a cabo la institución.
Los postulantes remitirán su CV en formato PDF debidamente documentada si fuera el caso de tener cursos académicos respectivos según la experiencia general o experiencia especifica solicitada. Debe de enviar su CV documentado al email: incorporaccion@iricas.org, poniendo en el asunto “INCORPORACION N°010-2019-DA-OIDIPERÚ-IRICAS.ORG”. De no cumplirse con estas exigencias, su presentación y postulación se considerará NO ACEPTADA, no
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IRICAS.ORG Indigenous Rights International Organization Organización Internacional de Derechos Indígenas Perú OIDI PERÚ formando parte del proceso, ni figurará en los resultados finales.
No se admitirán correos electrónicos conteniendo enlaces externos (One Drive, DropBox, archivos comprimidos, etc.). No se admitirán postulaciones enviadas en varios archivos por separados o en más de un correo electrónico. En estos casos figurará como propuesta o postulación NO PRESENTADA, no formando parte del proceso, ni figurará en los resultados finales.
No se admitirán postulaciones o CV remitidos por otras plataformas en internet, redes sociales por medio de dispositivos móviles. En estos casos figurará como propuesta o postulación INEXISTENTE, no formando parte del proceso, ni figurará en los resultados finales.
Solamente se admitirán CV y documentaciones enviadas en los días indicados en el CRONOGRAMA de las Bases de la presente convocatoria. Las propuestas que se reciban después o fuera del cronograma establecido serán desestimadas y figuraran como propuestas NO PRESENTADA.
El postulante podrá enviar solamente (1) correo electrónico por el proceso de incorporación al cual aspira, esta deberá mantener la documentación solicitada. No se admitirá envió de más correos electrónicos por correcciones en la documentación remitida por el postulante. Para estos casos solamente se evaluará el primer correo electrónico enviado, los demás correos serán ignorados. En ese sentido se invita al postulante a verificar detenidamente las bases de la presente convocatoria y los requerimientos solicitados antes de enviar su propuesta. NO obstante el postulante deberá constatar haber recibido el correo de respuesta automática que confirma la recepción de su postulación.
La postulación será exclusivamente para un (1) puesto de la convocatoria en curso. Si el postulante remite más de un correo postulando a más de (2) puestos, solo se considerará la primera del proceso de incorporación presentada. Culminando esta convocatoria y luego de los resultados finales podrá postular a otras convocatorias posteriores.
Los postulantes que tengan preguntas o consultas acerca de la convocatoria y el proceso de incorporación debe de escribir a siguiente correo electrónico: consultas@iricas.org.
Los documentos de experiencia, formación académica, conocimientos y cursos de experiencia general y específica deben de ser copias simples digitalizadas. Todas copia o digitalización presentada debe de ser LEGIBLE, caso contrario se desestimará el documento.
La experiencia general y específica se contará desde el inicio de su ingreso a su centro de estudio superior, también cuentan las formaciones técnicas en relación a puesto que postula. Es considerada positiva la participación en programas de voluntariados en instituciones públicas o privadas.
Los conocimientos de ofimática o idiomas podrán ser evaluados en cualquier de las etapas del proceso de incorporación.
7.2- Documentación Adicional: Los postulantes presentarán su CV en formato PDF según indica el CRONOGRAMA Y ETAPAS DEL PROCESO en punto (5) conjuntamente los siguientes documentos: Fotocopia del DNI. Fotocopia del carnet del centro de estudio superior. Los postulantes luego de la primera etapa de evaluación de CV y documentos antes de entrevista personal deberán presentar los siguientes documentos institucionales de postulación:
Ficha de Aplicación 2019 (formato digital IRICAS.ORG - OIDI PERU) Form Schedule Dirección de Comunicación 2019 (formato digital OIDI PERU)
Los postulantes que pasan a la entrevista personal deberán presentar lo siguiente en un folder: a) Hoja de Vida (CV) impreso b) Para prácticas pre-profesional: Carta de presentación de la universidad. c) Para prácticas técnicas pre-profesional: Carta de presentación del centro de estudio superior. d) Para Voluntariado: Carta simple de presentación personal firmada por el postulante e) Original de DNI f) Original de carnet del centro de educación superior respectivo. g) Otros: Original de record académico. 7.3- Procedimiento de Selección y Evaluación: Ref: RRHH/ene2019
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IRICAS.ORG Indigenous Rights International Organization Organización Internacional de Derechos Indígenas Perú OIDI PERÚ El proceso de incorporación es por calificación y por criterio de vocación profesional, compromiso institucional de acuerdo a los objetivos de la gerencia administrativa. El proceso de incorporación consta de tres (3) etapas: a. Evaluación de CV y carta de presentación. (puntaje máximo 45 puntos) La evaluación de CV busca tener una idea del estudiante de secretaria que desea incorporarse y ser parte de la institución. Por otro lado, la carta de presentación presentada para Prácticas ratifica el vínculo académico del postulante. Mientras que la carta de presentación para Voluntariado mostrará el lado subjetivo del postulante con respecto al compromiso social e institucional. b. Presentación de documentos institucionales OIDI PERU (puntaje máximo 05 puntos) La presentación de documentos institucionales busca identificar el interés de los postulantes al pretender ser parte de la Dirección Administrativa. c. Entrevista Personal y Examen de Conocimientos. (puntaje máximo 50 puntos) La entrevista personal no tiene como fin calificar o descalificar al postulante. La institución denomina esta etapa del proceso de incorporación como fase de acercamiento institucional. Los postulantes que tengan mayor puntaje ocuparan las ofertas de prácticas o voluntariado. VIII. FACTORES DE EVALUACIÓN Factor de Evaluación: Formación Académica (Hasta 20 puntos) Nota: El área de recursos humanos deberá tomar como base la información consignada en el Perfil del Puesto, se incluirá como máximo cuatro (4) intervalos.
Puntaje
PRE GRADO Tercer año o sexto semestre o ciclo de estudios
20
Tercer año o quinto semestre o ciclo de estudios
16
Segundo año o cuarto semestre o ciclo de estudios
12
Segundo año o tercer semestre o ciclo de estudios
8
Primer año o primer y segundo semestre o ciclo de estudios
4
Cinco meses o menos
0
Factor de Evaluación: Experiencia Específica. (Hasta 20 puntos) Nota: La gerencia administrativa deberá tomar como base la información consignada en el Perfil del Puesto, se incluirá como máximo cuatro (4) intervalos.
Puntaje
NO APLICA Factor de Evaluación: Evaluación de Experiencia General (Hasta 20 puntos) Nota: La gerencia administrativa deberá tomar como base la información consignada en el Perfil del Puesto, se incluirá como máximo cuatro (4) intervalos. 1 año Sector Privado + 1 año Sector Público = Total 2 años
Puntaje 20
1 año Sector Privado ó 1 año Sector Público = Total 1 año
16
Menos de 1 año en sector privado o sector público
12
Menos de 6 meses en sector privado o sector público
8
Sin experiencia
4
Factor de Evaluación: Entrevista Personal y Test de Conocimientos (Hasta 10 puntos) Nota: La secretaria técnica deberá tomar como base los resultados de la prueba de conocimientos de acuerdo al Perfil del Puesto, se incluirá como máximo un (1) intervalo. Puntualidad
Puntaje 10
Dictado
9
Conocimientos de Excel
8
Conocimientos de PowerPoint
7
Typing
6
Conocimientos de Word
5
Presentación
4
Archivo
3
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