Cartilla de Preparación Libros, documentos a la biblioteca by Iris Ibama Acero Triviño

Centro Aministrativo Tec. Gesti贸n Bibliotecaria

CARTILLA DE PREPARACIÓN DE LIBROS, DOCUMENTOS A LA BIBLIOTECA

PRESENTADO A MARÍA ADELA CAICEDO

ELABORADO POR iRIS iBAMA ACERO TRIVIÑO

CENTRO ADMINISTRATIVO SENA CORDINACION GESTIÓN DOCUMENTAL TECNOLOGÍA GESTIÓN BIBLIOTECOLOGÍA COMPETENCIA PREPARAR EL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS DE ALMACENAMIENTO. CUARTO TRIMESTRE FICHA: 900384 BOGOTA D. C.

Tabla de Contenido

Introducci贸n Objetivos Marco Te贸rico Visitas Guiadas Archivo de Bogot谩 Biblioteca nacional de Colombia RTVC Biblioteca CGA Conferencia

4 Introducción En estos años las bibliotecas de este país se han instruido para el cuidado y preservación de los materiales que hay en este edificio o santuario de conocimiento por medio de procedimientos, técnicas y equipos especiales para el cuidado, mantenimiento, bibliográfico que tiene cada biblioteca. En esta cartilla se verá, cual es el proceso a seguir, el método que se usa para mantener los libros, documentos, discos, cintas entre otros en perfectas condiciones y el cuidado necesario para preservarlos por muchos años más para que la historia está documentada y no se pierda o se borre. Para ello se realizó unas lecturas en el cual son requisitos o leyes para preparar la materia, protegerlo de los contaminantes que hay en la atmosfera, preservar y buscar otras formas de usar esos materiales sin que se dañen demasiado. Tener el conocimiento de que bacterias, hongos y bichos nos ataca al ser humano y para eso tener los equipos necesarios para la protección requeridos; también saber hacer pausas activas para que nuestro cuerpo no se deterioré por el uso agresivo de cierta partes del cuerpo.

5 Objetivos • Preparar el material bibliográfico que se requiere para la conservación de todo documento como sonoro, documento y libros para recordar la historia de nuestro país. • Realizar prácticas en la biblioteca para reescribir, rótulos, fichas para los libros nuevos y antiguos con el fin de visualizar una organización mejorada para la biblioteca de nuestro centro. • Tener el conocimiento de que enfermedades atacan al ser humano y como prevenirlas; usar los implementos que se requieren para el manejo o manipulación de nuestros libros, documentos y entre otros. • Saber que maquinarias se necesitan para la realización o ejecución del arreglo de los documentos.

Marco Teórico IFLA PRINCIPIOS PARA EL CUIDADO Y MANEJO DE MATERIAL DE BIBLIOTECAS Tiene como objetivo desarrollar un programa de difusión y capacitación en conservación preventiva para el personal de instituciones que cautelan material gráfico en instituciones de todo el país, con el fin de asegurar el uso y el acceso de la información contenida en las colecciones, así como promover la coordinación interinstitucional para la ejecución de programas de conservación preventiva.1 A continuación se necesita conocer que implementos hay para la realización del manejo del material bibliográfico. Ácido Substancia capaz de formar iones de hidrógeno (H+) al ser disuelta en agua. Los ácidos pueden dañar la celulosa en el papel, cartón y tela catalizando la hidrólisis. Los ácidos pueden introducirse durante la manufactura, o pueden estar presentes en la materia prima. También pueden introducirse por migración desde materiales ácidos o de contaminación atmosférica. Acrílicos Un material plástico caracterizado por su transparencia, resistencia a la intemperie y firmeza de colores. Los acrílicos son importantes en la preservación debido a su resistencia a los cambios químicos. Existen en forma de planchas, películas y adhesivos de resina. Algunas marcas comerciales comunes de planchas son Perspex, Lucite y Plexiglas. Las planchas de acrílico que absorben rayos ultravioleta son utilizadas en vez de vidrio para enmarcar materiales,1 porque es 1.

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más difícil que se quiebren y los absorbentes ultravioletas agregados, protegen a los objetos enmarcados del daño de las radiaciones UV. Álcali Substancia capaz de formar iones de hidróxilo (OH-) al ser disuelta en agua. Los compuestos alcalinos pueden ser añadidos a ciertos materiales para neutralizar los ácidos o como una reserva alcalina o tampón con el propósito de neutralizar los ácidos que puedan formarse en el futuro. Calidad de archivo Término impreciso que sugiere que un material, producto o proceso es durable y/o químicamente estable, que tiene una larga duración, y que por lo tanto puede ser utilizado con propósitos de preservación. La denominación no es cuantificable; no existen estándares que describan cuánto durará un material de “archivo”. En ocasiones, la palabra permanente es utilizada con el mismo significado. Celulosa Carbohidrato complejo. El principal componente de las paredes de las células de las plantas, y en consecuencia, el principal componente de muchos productos hechos a partir de fibras de plantas, tales como papel, cartón, algodón y lino. Las plantas de Occidente que tradicionalmente proporcionaron celulosa al papel, fueron el algodón y el lino. Desde 1850, la madera ha sido la principal fuente de fibras para la producción del papel. Cinta adhesiva Papel, tela u otro material en forma de lámina con una capa adhesiva. Generalmente, el adhesivo es activado por presión, o mediante la aplicación de calor o agua. Las cintas sensibles a la presión o las cintas “pegajosas” no deben ser usadas en materiales que se quieren preservar a largo plazo, ya que el adhesivo se degrada y se torna amarillento; además sus residuos pueden volverse imposibles de eliminar. Cinta adhesiva a presión – Ver cinta.2

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adhesiva Cloruro de polivinilo Plástico generalmente abreviado como PVC, o a veces “vinilo”. No es químicamente estable como otros plásticos. Puede emitir componentes ácidos que dañan el material celulósico. Otros químicos llamados plastificantes son utilizados para proporcionar mayor flexibilidad al PVC. Estos también dañanel material de bibliotecas. La estabilidad física y química del material de bibliotecas, también depende de la calidad y procesamiento de la materia prima utilizada en su manufacturación, junto con el diseño y la elaboración del objeto final. Todos los medios modernos –tales como los microformatos, los discos ópticos y magnéticos, los formatos digitales, las fotografías y los medios visuales y de audio– tienen problemas inherentes de preservación y necesitan ser almacenados y utilizados con cuidado; de otro modo desaparecerán prematuramente. Generalmente, es difícil aceptar que una gran cantidad de material de biblioteca está llegando al final de su vida natural, y los pocos años que le quedan sólo pueden prolongarse mediante una manipulación y almacenamiento cuidadosos. El tipo de biblioteca y cómo se utiliza refleja las necesidades de preservación de sus colecciones. Los requisitos de preservación de una biblioteca local pública de préstamo, obviamente son diferentes a aquellos de una biblioteca nacional. Sin embargo, ambas están obligadas a mantener y hacer accesibles sus colecciones, ya sea por algunos años o indefinidamente. Todos son responsables. Mientras los especialistas en preservación y conservación pueden aconsejar y llevar a cabo actividades específicas, es tarea de todo el personal de la biblioteca, desde el director hacia abajo, salvaguardar las colecciones. Las medidas de preservación deben ser respaldadas, apoyadas e incentivadas por todo el personal de la biblioteca, cualquiera sea su nivel. Aquellos que son responsables de administrar la biblioteca y los encargados de las instalaciones externas e internas de los edificios deben mantener un estrecho contacto con quienes son responsables de las colecciones.3

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El tipo de biblioteca y cómo se utiliza refleja las necesidades de preservación de sus colecciones. Los requisitos de preservación de una biblioteca local pública de préstamo, obviamente son diferentes a aquellos de una biblioteca nacional. Sin embargo, ambas están obligadas a mantener y hacer accesibles sus colecciones, ya sea por algunos años o indefinidamente. Todos son responsables. Mientras los especialistas en preservación y conservación pueden aconsejar y llevar a cabo actividades específicas, es tarea de todo el personal de la biblioteca, desde el director hacia abajo, salvaguardar las colecciones. Las medidas de preservación deben ser respaldadas, apoyadas e incentivadas por todo el personal de la biblioteca, cualquiera sea su nivel. Aquellos que son responsables de administrar la biblioteca y los encargados de las instalaciones externas e internas de los edificios deben mantener un estrecho contacto con quienes son responsables de las colecciones. Una vez realizada la evaluación de las necesidades de preservación, corresponde priorizar las recomendaciones formuladas. Dado que los recursos son limitados y de acuerdo a la escala potencial del problema, es necesario ser selectivo al momento de decidir qué se va a hacer en términos de: • Seguridad de la estructura de los edificios • Mejoramiento del control ambiental • Mejoramiento del almacenamiento y manejo de las colecciones Si se espera asumir adecuadamente las responsabilidades ante los futuros usuarios, esta selectividad debe ser explícitamente planeada en las políticas de la biblioteca. Si el patrimonio de una nación debe permanecer, es entonces esencial la coordinación de programas de preservación a nivel nacional, regional e institucional. No es realista esperar que las bibliotecas y archivos manejen individualmente y resuelvan con éxito los problemas técnicos y financieros asociados con la preservación a nivel nacional. Por ejemplo, en 1996, IFLA e ICA establecieron el Comité Conjunto IFLA-ICA para la Preservación en África (JICPA) con el objetivo de crear conciencia sobre los temas de preservación y coordinar actividades en la región.4

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La preservación de recursos digitales: el reto para las bibliotecas del siglo XXI Capítulo VI. La adquisición de recursos digitales en las bibliotecas: primer paso hacia la preservación. La adquisición de recursos digitales procede en la biblioteca igual que los documentos tradicionales de fuentes internas o externas. Se puede obtener por compra, depósito, distribución gratuita o creación propia. Se centra en dos temas: el impacto de los recursos digitales en los procesos tradicionales de adquisición, la importancia de la política y de los procedimientos de adquisición como un primer paso en la preservación de estos recursos. Las instituciones no toman la decisión de preservar los documentos tradicionales en el momento de adquirirlos si no aplazada largamente; en el momento es necesario intervenir para conservar un documento para su preservación, en cambio los documentos digitales son más fáciles de preservar los documentos facilitan el proceso y se asuma esta responsabilidad. En este tema habla de los primeros recursos electrónicos que formaron ser parte de los años 80 mediante de la compra o la adquirir gratis como: Recursos de compra • CDs con grabaciones de música. • CD-ROMs con bases de datos, enciclopedias, etc. • Disquetes con aplicaciones de software o juegos. Recursos de gratuitamente • Material institucional. • Material de la administración pública. • Material promocional • Material de acompañamiento de documentos comprados. En los primeros años a diferencia de los recursos de la web, los que llegaban en soporte físico se ajustaban,5 en mayor o menor grado el cual facilitaba procesos

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para el préstamo y almacenamiento. Fueron tratados como cualquier otro documento, su gestión no fue la adecuada para facilitar su preservación pero éstas no exigían los datos técnicos que ahora se consideran como imprescindibles para la futura accesibilidad de los recurso. En los mediados de los años 90 y de la aparición de la World Wide Web, los cambios producidos por esta nueva forma de distribuir información electrónicamente eran lo suficientemente. Los primeros recursos digitales adquiridos por las bibliotecas por este nuevo medio de distribución por el soporte físico. El cual introdujo los cambios que impactaron sobre trabajar y también amenazaron algunos conceptos que constituían los cimientos de las prácticas tradicionales en las bibliotecas; los dos impactos que hubieron fueron: • Se accedía a él a través de servidores remotos. • Es basado en el acceso (ownership vs. access), mediante la contratación del recurso. Los aspectos de la selección y adquisición es útil distinguirlos según el método en qué se crearon en los recursos digitales, el cual resultan de la conversión de un documento tradicional para su gestión y en las posibilidades de preservarlos como: • El formato del documento y la capacidad técnica de la institución de gestionarlo • El control que la institución puede ejercer sobre las condiciones de creación del documento (normas seguidas, criterios aplicados). • La existencia, o no, de un documento original en soporte tradicional que repercute en la prioridad de la preservación de la versión digital. Recursos creados originalmente en formato digital Los recursos pueden ser creados por la prioridad de la preservación de la versión digital, 6para generarlos y además éstos experimentan una evolución constante mediante personas mediante equipos informáticos documentos de páginas web, blogs, fotografías, entidades por ejemplo, páginas web, directorios, bases de datos y equipos científicos como las imágenes del espacio captadas por telescopios o del cuerpo humano captadas por máquinas de resonancia magnética.

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Todos los servicios digitales se pueden ver mediante de sistemas electrónicos móviles como YouTube, blogs, pdf; esto plantea que nuevos formatos. Este proceso empezó en forma analógico para llegar en formato digital; se realizó el proceso de los documentos para la captura de la imagen por medio de un escáner o se utilizaban cámaras digitales para ciertas obras especiales; se guardaban esas capturas por medio de dos formatos JPG y TIFF; serán preservados en forma digital para una versión única. Recursos sean de producción interna o externa puede repercutir en varios factores como: • el grado de responsabilidad que asume la biblioteca respecto a la custodia y la preservación • la autorización concedida a la biblioteca por los titulares para que se apliquen al recurso las técnicas necesarias para su preservación • la facilidad de conseguir dicha autorización La selección de recursos digitales para su incorporación a la biblioteca suele seguir los mismos criterios aplicados por las bibliotecas para seleccionar cualquier documento nuevo: principalmente, su calidad, su pertinencia y la demanda que de él existe. Este proceso es la transición hacia los recursos digitales y en la importancia de la adquisición como primer paso hacia la eventual preservación de estos recursos para preservar las colecciones con mucho más tiempo. La valoración de calidad, pertinencia y demanda de un determinado recurso digital en los nuevos criterios que incluyen: • Cuestiones técnicas: considerar si los requisitos informáticos necesarios para leer o ejecutar el recurso que están dentro de las posibilidades de la biblioteca o si su instalación e implementación resultarían demasiado complejas o caras.7 • Cuestiones institucionales: considerar cuál sería el impacto de la incorporación del recurso sobre los servicios de la biblioteca, más allá de sus requisitos técnicos. • Cuestiones legales: las condiciones impuestas por la licencia de uso y si permiten que la biblioteca cumpla con sus obligaciones respecto a sus propios usuarios o con los compromisos que pueda tener a nivel interinstitucional.

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Se reconoce que el papel el algún tiempo va desaparecer se realizara elaboración de modelos y mecanismos estables y rentables, como los que se exploran actualmente en los proyectos como E-Depot, CLOCKSS o Portico. Son recursos internos aquellos creados por miembros de la misma organización que, por procedimiento, obligación o de forma fortuita, se incorporan en el fondo para ser gestionados y ser preservados a largo tiempo. Tener un tipo de contratación de un servicio externo s procedencia interna se ve facilitada por una mayor posibilidad de influir sobre el ciclo vital del recurso produce a menudo para la realización de proyectos en digitalización. Favorecer el éxito de su posterior gestión y preservación. Por ejemplo se puede informar sobre: • Los programas de aplicación que tienen mayor posibilidad de mantenerse vigentes durante un período más largo o de tener un relevo para la transferencia de los datos. • Los formatos normalizados y las recomendaciones para documentos de determinados tipos, usuarios o finalidad. • Los metadatos u otros elementos descriptivos para que determinados datos conocidos o fácilmente captados en el momento de la creación puedan ser usados en una descripción básica inicial. • Los soportes, ya que la calidad del soporte y su cuidado mientras está bajo la custodia del creador condicionará su vida útil y la estabilidad de la información grabada en él. Preservar y garantizar el acceso continuado a los recursos digitales incorporados a su fondo para seleccionar material tradicional para su preservación, como7: • La utilidad del contenido para la institución y los usuarios actuales y futuros. •

disponibilidad

esta

información

otros

servidores.

• La titularidad del material (por ejemplo, si pertenece a la misma institución o a alguna relacionada con ella) 7. 7.

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•

La responsabilidad de preservación asumida por otra institución.

Se puede resultar sencillamente de la incapacidad de la biblioteca de llevar a cabo las operaciones necesarias. SunSite de la University of California-Berkeley que consiste en cuatro grados de retención y mantenimiento: • Archivado (Archived): la información se mantiene en el servidor de la biblioteca, y ésta se compromete a mantener permanentemente disponible el contenido intelectual del material. • Servido (Served): la información se halla en el servidor de la biblioteca pero aún no se ha tomado ninguna decisión sobre el tipo de compromiso relativo al mantenimiento a largo plazo. • Copia redundante (Mirrored): se mantiene una copia de información que se encuentra en el servidor de otra institución responsable del mantenimiento. En ese caso, la biblioteca no asume ningún compromiso sobre el contenido ni sobre el mantenimiento de ese material. • Enlazado (Linked): la información está en un servidor remoto. La biblioteca mantiene un enlace con el material, pero carece de control sobre el contenido o mantenimiento del mismo. El propósito es mantener a los usuarios en la permanencia y tener los recursos para seguir con el sistema de las bibliotecas en la actualidad y avanzar con las tecnologías y no verlas como enemigas sino como ayudas para obtener una conservación digital y un patrimonio para los futuros usuarios.8

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DIRECTRICES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL Nuestro patrimonio cultural, científico y de información reviste formas digitales y, también cada vez con más frecuencia, se produce únicamente en forma digital. Las tecnologías que utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que explican que hayan sido adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo. El interés de la UNESCO por esta situación, pues su razón de ser es en parte fomentar y permitir la preservación y el disfrute del patrimonio cultural, científico e informativo de los pueblos del mundo, y difícilmente podía ignorarse el crecimiento y la vulnerabilidad del patrimonio digital. La UNESCO establece que la Organización “[debe ayudar] a la conservación, al progreso y a la difusión del saber, velando por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros, obras de arte y monumentos de interés histórico o científico”, que su Programa Información para Todos ofrece una plataforma para el debate y la acción sobre políticas de información y sobre la salvaguardia de los conocimientos conservados en forma documental, y que su programa “Memoria del Mundo” tiene por objetogarantizar la preservación del patrimonio documental del mundo y un acceso universal al mismo, Los recursos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos, sean éstos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo o engloben información técnica, jurídica, médica y de otras clases, se generan directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente. Los productos “de origen digital” no existen en otro formato que no sea el electrónico original. Los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros Muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente.9

http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

Vistas Guiadas: *Archivo de Bogotรก *Biblioteca Nacional *La RTVC

Visita al archivo de BogotĂĄ Ese dĂa fue muy especial porque nos dieron una visita guiada por el edificio de archivo donde empezamos por la sala de consultas.

Donde subimos a mirar los procesos que se llevan a cabo como limpian los documentos como los catalogan y como lo guarardan.

Estuvimos en el laboratorio donde muestran los cultivos que tienen y que maquinarias tienen.

18 Para poder ingresar debiamos pararnos en una linea amarrilla para solo observar quelo que habia.

Nos llevaron donde escaniabanlas microfillms y libros con unas maquinas especiales para digitalizar.

19 También en el archivo llegan libros así como los documentos, fotos planos y entre otros los arreglan para darle un buen uso que es digitalizarlo y luego archivarlo.

Aquí se ve una de las maquinas que sirven para fotografía.

20 Cuando los documentos libros, fotografĂas e planos cuando ya estĂŠn limpios de toda clase agente bacterias y entre otros.

Y estĂŠn ya digitalizados se pasa a una bodega en la parte del sĂłtano del edificio donde se van a preservar en un clima ambiente justo para esos documentos.

Vista a la Biblioteca Nacional de Colombia Este lugar tan maravilloso, conserva muchos libros desde el año 1777; el personal tiene su labor de preservar el materia bibliográfico de nuestro país para ello deben realizar un proceso conservación.

Empezamos el recorrido por el laboratorio el cual queda el último piso; aquí nos expli-caban: que para conservar los libros debían sacar muestras de las salas, entre otros.

También sacaba muestras de los libros para saber que tratamiento deben usar para que el libro no se dañe.

Luego de hacer la limpieza requerida se revisa que estado está el libro y se arregla el cual hacer el mantenimiento posible sin dañar el valor de antigüedad que tiene el libro.

Después de darle los cuidados para que no sigua dañándose la biblioteca realiza sus propias carpetas con un material específico para aquellos documentos sueltos como ilustraciones y entre otros.

Cuando el libro o los documentos e ilustraciones entre otros están listos va n a un proceso de digitalización donde usan una máquina que fue donada por la embajada Japón donde el material se convierte en documento digital para subirlo a internet y el material bibliográfico estará guardado con ciertos cuidados para que no siga dañándose.

Visita guiada de la RTVC Se realiz贸 la visita en rtvc conociendo los medios de comunicaci贸n que ten铆a esta empresa de comunicaciones nos guiaron por donde se transmite la TV y a los estudios de radio.

Esta es la radiodifusora Radi贸nica

25 Donde almacena todos los documentos de audio está clasificados y catalogados en orden.

Tienen una máquina de aire que mantiene la temperatura ambiente que para los discos de audio no se dañe con el tiempo si no se conserve más tiempo.

26 Discos de cinta desde el más grande y dura más de una hora.

Discos de cita más pequeño que dura menos.

27 Para esa clase de disco de audio se limpia con pa単ito y se hace correr la cinta y se va quitando la impureza que tiene.

La limpieza de los discos de acetatos se usa una maquina especial que contiene un cepillito y tres recipientes uno con agua para limpiarlo.

28 Luego de estar limpio la cinta va a otro proceso que es grabaci贸n a digital donde escuchar谩 el audio y se tratara de mejorar el sonido para quede como si lo hubieran grabado ayer.

Para que quede bien grabado se debe utilizar unos implementos como guantes, bata y aud铆-fonos el cual son especiales ya que no se escucha nada. Se cataloga con la ayuda Marc 21 y clasifica los discos nativos con un c贸digo de barras.

*Biblioteca CGA *Conferencia

Preparación física de documentos y organización de colecciones Sello de propiedad de la biblioteca • El sello de propiedad, sirve de rápida identificación de la propiedad del documento y será ubicado en las siguientes partes del libro: portada principal, sellar aleatoriamente 3 veces por cada 100 páginas, igualmente en los tres cantos (bordes frontal, superior e inferior) del material impreso. • En el caso de folletos, el sello se ubica en la portada y en la última página. • El sello se coloca en la esquina inferior derecha de cada página señalada, tratando de no cubrir texto.

Rotulado • Las especificaciones para el rótulo son: Color blanco y medidas de 35.9 mm. por 25.4 mm. • Letra: Tamaño de los caracteres alfanuméricos será de 10 puntos y variará según el tamaño del lomo: Letra tipo Verdana. • El rótulo se ubicará en el lomo a 2 cm. del borde inferior. En caso de libros delgados el rótulo se ubicará en el extremo superior izquierdo.

Etiqueta de código de barras • Para la construcción del número de código de barras se debe tener en cuenta la siguiente estructura: • Dos dígitos del código de la Regional + Cuatro dígitos del código del Centro de Formación + Seis dígitos consecutivos.

Banda de seguridad La banda de seguridad del sistema anti-hurto se adherirá en el lugar que cada biblioteca seleccione para tal fin.

Fichas bibliográficas Se usa para llevar un registro de préstamo de libro; se coloca número • • • • • •

tipográfico Año Ejemplar Código de barras Autor Título de libro

Conferencia de la empresa meta biblioteca Metabiblioteca es una iniciativa sin ánimo de lucro, desarrollado alrededor de una comunidad de personas e instituciones en la cual se incluyen docentes, estudiantes, profesionales y expertos del área de los sistemas de información, bibliotecología y archivística. Así mismo, este portal busca proponer nuevos proyectos, ideas y modelos que puedan ser utilizados por las unidades, redes y sistemas de información, principalmente en el área de las bibliotecas y archivos, las cuales les permitan desarrollar, construir y utilizar múltiples productos y servicios de información.