Estrategia de comunicación para el fortalecimiento del clima organizacional y la visibilización de la gestión en el Centro de la Construcción Sena, Cali
Presentada por: Wilmer Ferney Camacho Benítez y Daniel García Sánchez (Primera fase) Camilo Acosta y Luisa Fernanda Garzón (Segunda fase) Alejandra Londoño, Stephany Mondragón, Karen Paz Hurtado, Isabela Ramírez, María Camila Ruíz y Andrea Ospina. (Implementación Primera Fase) Docente: Ana María López Rojas Gestión y Productos de la Comunicación en Organizaciones del Estado
Pontificia Universidad Javeriana Facultad de Humanidades y Ciencias Sociales Carrera de Comunicación Santiago de Cali 2017
Estrategia de comunicación para el fortalecimiento del clima organizacional
PRIMERA FASE Mediación desde las dimensiones integradoras de las categorías MESO y MICRO. JUSTIFICACIÓN Durante los años 2015 y 2016, se aplicaron 140 encuestas y 12 entrevistas adaptadas a la realidad organizacional del Centro de la Construcción SENA, Cali (CCS), con el fin de diagnosticar la situación en la que se encontraba el clima organizacional de la institución. En este proceso, a cargo de comunicadores en formación de la PUJ (asignaturas de Gestión y Productos de la Comunicación Estatal), liderados por la docente Ana María López, se identificó que las principales problemáticas que afectan el clima organizacional en el CCS, están relacionadas con las categorías de análisis Macro y Meso, que a la luz del modelo de medición propuesto, corresponden en su orden, a los comportamientos de la institución y de los grupos. Entretanto, la categoría Micro, que se relaciona con el comportamiento de los individuos, fue la mejor valorada. Sin embargo, aun cuando las dimensiones de la categoría Micro son las que actualmente representan menos riesgo en cuanto al clima organizacional de la institución, se plantea en esta estrategia emplearlas como punto de partida para repotenciar las prácticas individuales, por cuanto reflejan el grado de satisfacción en el que se encuentran los miembros que laboran en el CCS. En este sentido, se propone priorizar el abordaje táctico de actividades que involucren las dimensiones de las categorías Micro y Meso para el primer momento del planteamiento estratégico desde el plano comunicacional. En tanto una vez alcanzados los objetivos, se podrá proceder con un alto grado de efectividad, a mejorar los parámetros que desde el comportamiento institucional (Categoría Macro), representan la mayor criticidad, entendiendo que el personal satisfecho tendrá mejor receptividad ante las normas y políticas institucionales. Para este primer momento, se proponen tácticas que propicien una comunicación interna efectiva entre los miembros de la institución, logrando que cada uno comprenda que tanto su labor, como una buena relación con el entorno y sus compañeros de trabajo, de todas las categorías laborales, son importantes para alcanzar las metas trazadas por el CCS y por consiguiente, las propias. De esta manera se logrará que el trabajador del CCS se identifique como parte de la institución, se comprometa cada día más con el desempeño de sus funciones, las de su grupo de trabajo, y contribuyan con el cumplimiento de los objetivos institucionales, que en el caso del CCS, se abordarán de manera global y horizontal. Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, se propone una estrategia de comunicación para trabajar desde las categorías Meso y Micro, planteando actividades que permitan fortalecer las dinámicas comunicativas, la satisfacción y el sentido de pertenencia del personal del CCS dentro de la institución, bajo el lema “Yo soy el Centro”. Con este plan, se pretende penetrar en los funcionarios del Centro desde la dimensión de la Identidad, que en el modelo de diagnóstico del clima organizacional se destaca con la mayor valoración.
De esta manera se quiere lograr que cada trabajador, de todos los tipos de contrato, se reconozca como el Centro de la institución, pues desde su labor diaria aporta para el cumplimiento de los objetivos planteados por la organización. Una vez consolidada la satisfacción del funcionario del CCS con su institución, se podrá diseñar una estrategia que conduzca a posicionar las dimensiones de la categoría Macro, correspondientes al comportamiento institucional. OBJETIVO Fortalecer el clima organizacional del CCS, a partir del diseño de una estrategia de comunicación que involucre la intervención de las dimensiones asociadas a los comportamientos grupales e individuales de los funcionarios de la institución. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Promover prácticas de comunicación efectivas entre los funcionarios del CCS. Dimensiones abordadas: (Meso: procesos de información e influencia) • Identificar los canales de comunicación empleados en el CCS y sus usos recurrentes. Dimensiones abordadas: (Meso: procesos de información e influencia) • Fomentar un estilo de comunicación horizontal y bidireccional que permita que los funcionarios del CCS se sientan parte de la organización. Dimensiones abordadas: (Meso: procesos de información e influencia, fuerza motivacional – Micro: identidad) • Emplear de manera eficaz y eficiente los medios comunicacionales existentes en el CCS. Dimensión abordada: (Meso: procesos de información e influencia) •Visibilizar frente a los públicos internos, los saberes de los trabajadores del CCS Dimensiones abordadas: (Micro: Liderazgo, satisfacción del cargo, percepción - Meso: fuerza motivacional) •Incentivar, por medio del reconocimiento público, el desempeño de los funcionarios del CCS. Dimensiones abordadas: (Micro: Liderazgo, satisfacción del cargo, percepción - Meso: fuerza motivacional) •Fortalecer el uso de los medios de comunicación propios, para la divulgación de información de carácter interno correspondiente al CCS. Dimensiones abordadas: (Micro: identidad, liderazgo - Meso: información e influencia, fuerza motivacional) •Diseñar el manual de uso de medios de comunicación internos en el CCS. Dimensiones abordadas: (Micro: identidad, liderazgo - Meso: información e influencia)
TÁCTICA Con el ánimo de lograr las metas planteadas para esta primera fase estratégica encaminada a fortalecer el clima organizacional del CCS, desde los comportamientos de los grupos y los individuos, se desarrollarán actividades conjuntas que permitan, desde tres núcleos fundamentales de acción, el cumplimiento de los objetivos específicos propuestos. 1. Desarrollo de actividades recreo-formativas para que el grupo de trabajadores del CCS reconozca la importancia de implementar rutinas de comunicación que involucren a cada uno de los miembros de la institución. En estas actividades participarán activamente los servidores del CCS de todos los tipos de contrato, sin distinción de cargo, antigüedad o tipo de contrato. Aunado a esto, se entregará un souvenir distintivo de la institución, que refuerce la recordación de la propuesta socializada, y se elaborará, en articulación con el personal encargado de la comunicación interna, un plan de trabajo que permita ejecutar en los tiempos, espacios y canales adecuados el contenido informativo relacionado con el CCS. 2. Producción y visibilización de material comunicativo donde se resalten los saberes de los trabajadores del CCS. En todos los espacios se promoverá el liderazgo y creatividad que poseen algunos funcionarios en la creación o adecuación de prácticas que potencian su trabajo y que se destacan por su efectividad y buenos resultados. Se tendrán en cuenta saberes técnicos, administrativos, aptitudes de liderazgo y otras que los propios miembros de la institución consideren ser valoradas. Los protagonistas de este material serán los mismos trabajadores del CCS. 3. Se posicionarán los medios de comunicación internos en el CCS como una fuente de información efectiva e influyente entre los trabajadores, para que de esta manera se identifiquen más con la institución. Se aumentará el flujo de información interna, tanto institucional como formativa, pertinente con la misión y visión de la organización. Adicionalmente se propone la creación de un manual para el buen uso de los medios internos, apropiado para el CCS, donde se destaque el empleo de todos los medios de comunicación virtual y los tradicionales, dispuestos en las instalaciones del CCS.
1. Producción de contenido impreso y audiovisual. El material producido tendrá unidad estética en las piezas propuestas para la estrategia “Yo soy el Centro”. 1.1 Componente impreso “Yo soy el Centro”. • Elaboración cuadros (en retablo de gran formato (50 cm x 70 cm) y a full color, en los que se visibilicen los saberes de los trabajadores del CCS que hacen de su trabajo una práctica destacable por medio de innovaciones propias. Las personas que aparezcan en la imagen serán trabajadores activos del CCS y los mensajes que contengan serán de su autoría, con la asesoría del personal encargado de la aplicación y sostenimiento de la estrategia. • Los cuadros se instalarán paulatinamente (uno cada mes) en zonas comunes de la institución como cafetería, biblioteca, aulas, pasillos, talleres y donde el personal encargado de la aplicación y sostenimiento de la estrategia lo considere. • Se deberá programar una rotación periódica de la figura de cartón de la mascota y de los cuadros de los saberes, para evitar el desgaste visual. En este sentido, cada mes se instalará un nuevo cuadro donde antes había un espejo u otro cuadro y el anterior se reubicará en otro sitio estratégicamente seleccionado para llegar al público objetivo. 1.2. Cápsulas audiovisuales “Yo soy el Centro” • Producción de cápsulas audiovisuales “Yo soy el Centro” que, en un máximo de dos minutos, visibilice los saberes de los trabajadores del CCS que hacen de su trabajo una práctica destacable por medio de innovaciones propias. • Estos clips tendrán unidad de imagen con la estrategia, “Yo soy el Centro”. En la fase de expectativa, se desarrollarán clips que en 30 segundos indiquen quién es la persona destacada (micro perfil). En otro clip de 30 segundos, se indicará cuál es la habilidad o saber a destacar. Estos clips rotarán de forma simultánea y se compartirán por medio de redes sociales y dispositivos móviles. En la semana siguiente, se proyectarán Clips que en un máximo de dos minutos, visibilice al trabajador destacado y su saber correspondiente. Estos clips se proyectarán en las pantallas dispuestas en los espacios comunes, con el fin de llegar a toda la comunidad académica. • Info-clips: Cápsulas informativas transmitidas desde la fuente principal o delegada. En no más de dos minutos se emitirá la información sobre asuntos institucionales y académicos, y se dejará el enlace para que los interesados en tener más detalles puedan consultar la nota completa.
2. Integración, Taller para el fortalecimiento del clima organiacional. Se convocará a una jornada conjunta con todos los trabajadores del CCS en un centro recreacional con espacio para conferencias. Para esta jornada se programaran las siguientes actividades que tratan sobre la importancia de un buen clima organizacional para la institución: Actividad No. 1: Usoles “Unidades de Solidaridad”. •
Descripción de la actividad: Para esta actividad se halla un total de 46 personas, que serán organizadas en cinco (5) subgrupos de nueve (9) personas cada uno. La misma constará de tres (3) pruebas en las que se realiza lo siguiente:
Prueba 1: Cada grupo se organiza por parejas y forman una fila, una pareja detrás de la otra. Cada una de las parejas toma una toalla, agarrándola por sus 4 puntas, bajan la toalla hasta impulsar la bomba que está en su interior para ser pasada a la pareja siguiente. Al final una persona del equipo recibe la bomba: no se pueden utilizar las manos para lanzar las bombas. Esta actividad tiene una duración de 15 minutos. Prueba 2: Se necesitan todas las prendas de ropa posibles de los(as) miembros del equipo. Con las diferentes prendas de ropa de los participantes realizan una tira larga de ropa, en 2 minutos, máximo. •
Posible negociación: (tiempo 1 min en equipo, y 1 min por reunión de todos los equipos). El juez del juego invita a los(as) lideres de cada grupo a ponerse de acuerdo con el equipo para mirar cómo van y abrir un espacio para negociar con los otros equipos y presentar propuestas.
Prueba 3: Vaso con harina: Cada equipo escoge una pareja representativa. A cada una de estas parejas se le entrega un vaso con harina y, dentro de él una banana. Deben soplar y sacar con los dientes la banana. Se les dice: “deben sacar la banana soplando los dos”. Desde el momento que empiezan a soplar la harina para sacar la banana, tienen un tiempo estimado de 20 segundos. Observación: El ganador del juego será el grupo de trabajo que más Usoles haya conseguido. Tiempo de duración: 45 minutos (en total). Propósito específico de la actividad: El principal objetivo de esta actividad es que, una vez lograda la meta, se comprenda la importancia del trabajo en equipo y la importancia de la buena comunicación entre los trabajadores. Además de esto, desde el slogan y directriz clave de esta actividad que dice, “JUEGUEN TODOS COMO QUIERAN Y GANEN TODOS, TODO LO QUE PUEDAN”, se incentiva a la participación y sinergia de todos los equipos, que tenga como fin el triunfo de todos ellos. Participantes: Todos los empleados del Centro de la Construcción del SENA - Cali. Facilitadora: Karen Daniela Paz y Maria Camila Ruiz.
Dimensión del modelo que se espera fortalecer: Categoría Macro Dimensión: Métodos de mando Categoría Meso Dimensión: Procesos de información e influencia. Categoría Micro Dimensión: Satisfacción – Percepción - Liderazgo Indicador de éxito o impacto para medir la actividad: 1. Desde la categoría Macro, en la que se vincula la dimensión: Métodos de mando, es posible tener como indicador de éxito el poder lograr que entre los trabajadores del CCS, se establezcan métodos o mecanismos efectivos para tomar decisiones acertadas al ejecutar las actividades en relación a su rol de trabajo y desde el área o grupo de trabajo al que pertenezca. 2. Por otro lado, en respuesta a la dimensión: Procesos de información e influencia, de la categoría Meso, se espera que los trabajadores del CCS determinen cómo se genera una comunicación más efectiva entre ellos y con los demás departamentos y jerarquías de la institución. Pues se pueden crear estrategias que lleven a cabo procesos de comunicación que favorezcan los procesos de información e influencia, por ejemplo, bidireccionales. 3. Desde la categoría Micro, se tienen diversas dimensiones: la primera, ‘satisfacción’, tiene como indicador de éxito el lograr llevar a cabo acciones que establezcan una sinergia entre los trabajadores del CCS, la cual produzca complacencia desde el ámbito laboral y personal de estas personas. La segunda dimensión, ‘percepción’, alimenta la transparencia que se pueda dar entre los trabajadores del CCS, pues al compartir las opiniones, emociones o sentimientos que se despiertan desde la actividad de su día a día en el CCS, puede mejorar dicha dimensión. Finalmente, el ‘liderazgo’, es una dimensión en la que su impacto puede medirse desde la transformación positiva del ambiente laboral, la actitud de los trabajadores y el éxito desde la realización de sus labores. Materiales requeridos para el desarrollo de la actividad:
Usoles: 100 Impresos (diámetro: 13cm) Tablero de puntajes: Tablero para marcador borrable (100cm x 70cm) Tabla de juego: Impresa con el diseño (70cm x 50cm) Toallas: 24 Bombas: 200 Vasos desechables: 10 Harina: 6lbs Marcadores borrables: 5 Bananas dulces: 300 (tres paquetes de 100 c/u)
TABLA DE JUEGO CombinaciĂłn
Ganancia o pĂŠrdida
Si los 5 grupos ganan
Ganan 4 Usoles c/u
4 ganan 1 pierde
Ganan 2 Usoles c/u Se quitan 3 Usoles
3 ganan 2 pierden
Ganan 2 Usoles c/u Se quitan 2 Usoles a c/u
2 ganan 3 pierden
Ganan 3 Usoles c/u Se quita 2 Usoles a c/u
1 gana 4 pierden
Ganan 3 Usoles Se quitan 3 Usoles a c/u
Todos los 5 grupos pierden
Todos los grupos pierden 4 Usoles
Actividad No. 1: Rompecabezas Descripción de la actividad: La dinámica consiste en que el grupo se divida en 7 subgrupos, en donde cada grupo intentará armar el Rompecabezas en el menor tiempo posible. Tiempo de duración: 40 min Propósito específico de la actividad: Se busca Lograr a través de los materiales previamente diseñados, que las personas que conforman cada grupo puedan comunicarse para alcanzar su meta, escuchando voces de Liderazgo y mejorando su comunicación. Al final se hará una reflexión entre el grupo que ganó y los que perdieron, evidenciado cuales fueron las fallas y como se puede mejorar en el trabajo grupal. Participantes: Grupos participantes CCS. 38 personas divididas en 7 grupos. Facilitadora: Alejandra Londoño Dimensión del modelo que se espera fortalecer: Categoría meso, dimensión abordada: Procesos de información, influencia y liderazgo. Indicador de éxito o impacto para medir la actividad: Esta dinámica hace parte del desarrollo de actividades recreo-formativas para el grupo de trabajadores del Centro de la construcción SENA (CCS). Al final de la actividad, se planea reflexionar y reconocerá la importancia de implementar rutinas de comunicación entre todos los funcionarios. Por otro lado, se pondrá a prueba el trabajo en equipo y el orden para realizar el rompecabezas más rápido que los otros. Además, los rompecabezas cuentan con un mensaje para contribuir al mejoramiento del clima laboral. Esta será una herramienta para que ellos reflexionen e implementen en su vida profesional. Materiales requeridos para el desarrollo de la actividad: 7 unidades rompecabezas. 50 piezas, tamaño 35 X 25 CM.
Actividad No.3 Cubos Solidarios Descripción de la actividad: En esta dinámica deben construir un número determinado de cubos a demanda de una empresa de juguetes. Para la realización de esta actividad se divide en 5 subgrupos cada uno conformado por 6 a 7 personas, cada grupo debe crear 5 cubos, también deben decorarlos con la imagen de la mascota del CCS y mensajes alusivos sobre el liderazgo y el trabajo en equipo. Se valorará la calidad de los cubos. Mediante esta actividad se harán patentes los roles que asumen los distintos miembros de cada grupo, veremos cómo trabajan para coordinarse y llevar el trabajo adelante. Se pondrán en evidencia determinados comportamientos como la competitividad, la individualidad… Tiempo de duración: 40 min Propósito específico de la actividad: Identificar los roles que asumen las personas y cómo trabajan para coordinarse y llevar el trabajo adelante, teniendo como base fundamental el trabajo en equipo. Por otro lado, se observará las estrategias empleadas para cumplir con el reto de la empresa. Participantes: Servidores Públicos CCS Facilitadora: Andrea Lizeth Ospina Tello Dimensión del modelo que se espera fortalecer: Se trabajará dos dimensiones las cuales son: Micro (componente de liderazgo) y la dimensión Macro (métodos de mando); a su vez se refleja el trabajo colaborativo y la visión compartida. Indicador de éxito o impacto para medir la actividad: Al finalizar la actividad, se pretende evaluar cómo fue la realización de los cubos y qué conflictos se evidencian en el proceso en cada grupo; se pretende que esta actividad sirva para todos los participantes en temas puntuales como lo es el trabajo en equipo y el liderazgo. Muchas veces no se escucha al otro ni se aplica las orientaciones que hace la persona que toma el papel de líder, eso sucede porque se está acostumbrado a preocuparse por uno mismo y pasar por encima del otro, cuando no debería ser así. Cuando se escucha al otro y se trabaja conjuntamente por un objetivo puntual se consigue el éxito, incluso las ideas individuales se complementan con las grupales. Los cubos solidarios, permite que se contemple la importancia de la coordinación, el orden, el liderazgo y la obediencia; ya que con todos estos factores se alcanzará lo establecido por la empresa de juguetes. Los servidores públicos del CCS, cuando se acabe la actividad entenderán todo lo que significa trabajar en equipo para cumplir un objetivo común.
Materiales requeridos para el desarrollo de la actividad: • • • • • • • • • • • •
Tijeras 20 Lápices 50 Reglas 20 Borradores 20 sacapuntas 15 colbón tarros grandes 2 Pega stick 10 Cinta adhesiva transparente rollos 10 Cinta de enmascarar grande 10 Paquetes de cartulinas en octavos 100 Marcadores de colores delgados 6 cajas Impresiones de la imagen de la mascota representativa del CCS 100
Actividad No. 4: Dibujo hablado Descripción de la actividad: La actividad cuenta con cuatro momentos: 1. Los participantes se sentarán alrededor de unas mesas o acomodados en forma de salón de conferencias. La facilitadora entregará a cada participante dos hojas de papel y un lápiz. Y explicará al grupo que su tarea es reproducir exactamente en su hoja en blanco el dibujo que les va a describir un voluntario, el cual irá explicando sólo con palabras cómo está el dibujo. Exactamente un total de formas, medidas, puntos, detalles, colocación, etc. Se pide un voluntario para hacer la descripción. 2. Se entrega el primer dibujo al voluntario. En la primera realización, solo el voluntario puede hablar. Se colocará de espaldas a los demás participantes y hablará en voz alta y clara, cuidando que nadie le vea el dibujo. Nadie más puede hablar, ni hacer ninguna pregunta en absoluto. Ni siquiera hacer ruido o expresiones de ningún tipo. Este le describe el dibujo al grupo y el grupo lo va reproduciendo en sus hojas de papel. El tiempo queda a juicio del voluntario, hasta que él considere que sea suficiente para que sus compañeros hayan reproducido el dibujo. Se recuerda que nadie más puede hablar, ni siquiera para pedir más tiempo o para pedir que se repita alguna indicación.
3. Se entrega el segundo dibujo al mismo voluntario y la facilitadora pide a todos que tomen la segunda hoja de papel en blanco. El mismo voluntario va a narrar sólo con palabras (sin gestos de ningún tipo) el nuevo dibujo, pero ahora el voluntario estará de frente a los demás participantes. Estos podrán hacerle todas las preguntas que consideren necesarias para lograr la reproducción exacta del dibujo. Esta segunda realización terminará cuando la den por terminada tanto el voluntario como todos los participantes. Si se llegan a dar bloqueos grupales fuertes, la facilitadora puede intervenir y suspender el ejercicio a su juicio y luego pasar a la evaluación. 4. Al finalizar la descripción de los dibujos se ponen en el pizarrón los dos dibujos originales. Y se procede a hacer la reflexión de la actividad Tiempo de duración: 40 minutos Propósito específico de la actividad: Experimentar dos modelos de comunicación: comunicación en un solo sentido (solo habla el voluntario) , y de comunicación en dos sentidos (voluntario + preguntas y respuestas). Participantes: Servidores públicos del CCS Facilitadora: Stephany Mondragón Dimensión del modelo que se espera fortalecer: Se trabajará la categoría Micro (dimensiones de liderazgo e identidad) Indicador de éxito o impacto para medir la actividad: Al finalizar la descripción de los dibujos se realiza un reflexión teniendo en cuenta: • Comparación del tiempo usado en la primera y en la segunda realización. • Distinción de dos modelos de comunicación: A. En un solo sentido en el primer caso (sólo habla el voluntario) B. En doble sentido en el segundo caso (preguntas y respuesta) • Comparación del grado de aciertos y de exactitud en la reproducción de las dos realizaciones. • Comparación de las reacciones sentidas por el grupo en las dos realizaciones. • Se reflexiona sobre las ventajas y desventajas de cada estilo de comunicación y mostrar que la actividad tiene como fin fomentar un estilo de comunicación horizontal y bidireccional y así reconocer la importancia de implementar rutinas de comunicación entre todos los funcionarios.
Materiales requeridos para el desarrollo de la actividad: Teniendo en cuenta que se realizará la actividad con un total de 230 personas se deben tener esta cantidad de materiales: • Una hoja con el primer dibujo • Una hoja con el segundo dibujo • Papel (460 hojas) • Lápices (46) • Pizarrón
Actividad No. 5: Enredados Descripción de la actividad: La actividad se realizará en parejas. Cada pareja tendrá dos cuerdas, una cuerda por persona. A ambas personas se les atará a la muñecas los extremos de las cuerdas sin apretar mucho, ya que deben tener un espacio para dar libertad de movimiento a la muñeca. Al atar las cuerdas a las personas, estas deberán quedar entrelazadas, es decir cuando estemos atando a una de las personas con su respectiva cuerda, la cuerda de otro compañero debe pasar por encima de la cuerda de la otra persona, de esta manera quedarán enredados entre ellos mismos, esto formará como una especie de cadena. Al estar atados, deberán buscar una solución para soltarse. Una solución que no implique romper las cuerdas, ni desatar los nudos de las muñecas. Tiempo de duración: Entre 20 y 30 minutos. Propósito específico de la actividad: Esta actividad tiene como propósito desarrollar la capacidad colectiva de tomar decisiones y resolver conflictos. Participantes: Servidores públicos de CCS Facilitadora: Isabella Ramirez Gómez Dimensión del modelo que se espera fortalecer: Esta actividad le apuesta a la categoría MICRO de la estrategia, a la dimensión de liderazgo. Indicador de éxito o impacto para medir la actividad: El indicador de éxito de esta actividad se verá reflejado cuando las personas reconozcan las consecuencias de cada acción en la actividad y pueda llevarlo a su vida diaria. Por otro lado, otro indicador de éxito o impacto para medir la actividad será cuando una de las dos personas asuma un liderazgo ante el conflicto y que teniendo en cuenta la opinión de su compañero establezca una comunicación efectiva, acompañada de la observación e interpretación, ya que de esta manera podrán tener éxito en la actividad y también en la vida diaria. Materiales requeridos para el desarrollo de la actividad: 40 cuerdas, cada una de 1, 20 m. Las cuerdas pueden ser de lana o del cordel que se utiliza para elevar cometas.
3.
Establecer un Manual para el buen uso de los medios de comunicación internos.
Crear un manual para coordinar el flujo de información en los medios internos del CCS, se categorizarán los tipos de publicaciones según su objetivo informativo, considerando los lineamientos vigentes en el plan de comunicación rigente desde la dirección nacional para el SENA. Se priorizará la información que surja desde el CCS, sin descartar los boletines emitidos desde la regional y dirección nacional. 4. Identificación de los canales de comunicación. 4.1 Base de Datos de medios Se levantará una base de datos de los teléfonos móviles de todo el personal, en esta se debe señalar qué tipo de tecnología emplean y si cuentan con redes sociales (cuáles) y WhatsApp. En la planilla debe quedar constancia de la autorización (por medio de firma) del empleado para el uso de sus datos para el envío de información correspondiente. 4.2. Análisis de medios Se realizará un estudio para identificar cuáles son los medios de comunicación internos más empleados, sus usos y cuáles tienen menos aceptación por los funcionarios del CCS y por qué. 4.3. Localización de espacios mediadores Identificar las zonas comunes de encuentro a los que tengan frecuente acceso los trabajadores del Centro, tales como cafeterías, baños, aulas, pasillos, etc., para abordarlos estratégicamente como lugares de mediación institucional.
PORTALAPICEROS
ESPEJO ROTULADO
SOUVENIR INSTITUCIONAL - (Yoyo retráctil porta carné, Usb y lapiceros “YO SOY EL CENTRO”
USOLES
CÁPSULAS AUDIOVISULES: Formato para los Info-clips “YO SOY EL CENTRO”: [Ver anexo de los formtatos completos en el archivo digital}
ESTRATEGIA DE VISIBILIZACIÓN DE LA GESTIÓN EN EL CENTRO DE LA CONSTRUCCIÓN SENA CALI
JUSTIFICACIÓN Frente al diagnóstico realizado en la primera fase del diseño de la Estrategia de Comunicación para el fortalecimiento del clima organizacional del Centro de la Construcción SENA, Cali (CCS), aparece la VISIBILIZACIÓN DE LA GESTIÓN como otra de las problemáticas principales frente al debilitamiento del clima, a la vez que como una herramienta para la mejora del mismo. Así pues, se ha identificado que el clima organizacional también ha sido afectado por un discurso emitido desde uno de los públicos, que basado en informaciones erradas o por fuera del contexto ha conseguido impedir el posicionamiento de un discurso distinto, como bien lo es el institucional, dentro del CCS; generando desinformación a nivel interno y debilitando directamente el clima de la organización. Es por esto que, con miras al mejoramiento del clima organizacional, surge la necesidad de mostrar cómo se lleva a cabo la gestión, mediante la proyección de los avances, inversiones, recursos, proyectos, procesos y demás acciones en relación al funcionamiento del CCS, para establecer así una dinámica de Rendición de Cuentas permanente, a partir de la circulación de información pertinente, frente a sus públicos internos. De esta manera, se parte de las falencias halladas en la visibilización de la gestión institucional y la proliferación de discursos desacertados, para entender que dicha VISIBILIZACIÓN DE LA GESTIÓN, es una oportunidad para establecer una dinámica de Rendición de Cuentas permanente, y una vía para la mejora del CCS a nivel informacional y comunicacional, porque busca el posicionamiento de un discurso distinto, asertivo y que, al mismo tiempo, apunta a la recuperación del clima organizacional ideal. OBJETICO GENERAL Visibilizar la gestión del Centro de la Construcción SENA, Cali (CCS), frente a sus públicos internos.
Fortalezas La mayoría de los grupos, entendió la dinámica de la actividad Las reflexiones que se realizaron en cada grupo dieron cuenta del entendimiento, por parte de los participantes, del objetivos de la actividad Para los participantes, esta actividad fue innovadora con un mensaje claro Las pruebas de la actividad, incentivaron la participación de la mayoría de las personas de cada grupo Las pruebas incentivaron el sentido de liderazgo en algunos de los participantes
Debilidades Faltó planeación para la organización de los insumos de trabajo, lo cual perjudicaba el tiempo de la actividad en general No hubo una estrategia, para incentivar a las personas a realizar sus reflexiones y compartirlas con el grupo Gran parte del tiempo, se enfocó en las pruebas lo cual no dio tiempo para las reflexiones
Fortalezas • Los rompecabezas contaban con fichas trocadas y a algunos les hacían falta piezas. •
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Debilidades • La premisa de la actividad era "todos tienen que ganar" y varios grupos plantearon la idea de que para que esto pudiera ser posible, iban a dejar una ultima ficha. No todas las respuestas fueron • Debido al hecho de que se entregadas aunque se dio la presentaron piezas trocadas o indicación al finalizar la actividad. falta de estas, varios subgrupos hablaban entre ellos o intercambiaban fichas, siempre buscando el porvenir. Aunque la actividad unía los grupos, muchos de estos no siguieron las indicaciones y no se veía interés en algunos. A la hora de la reflexión en varios grupos se presento la falta de atención de unos con otros. Es decir, mientras hablaba un grupo, había otro hablando o no prestaba atención a su compañero con la palabra.
Fortalezas
La mayoría de instructores demuestran sentido de pertenencia con la organización Las dinámicas de trabajo son distintas pero todas se complementan La actividad permitió que valoraran el trabajo en equipo
Se evidenció que la mayoría de participantes cuentan con la Capacidad de escucha cuando se explicó la actividad y cuando se finalizó la reflexión Respeto por la opinión de los demás
Debilidades
Faltó más reflexión por parte de la tallerista Cronometrar el tiempo
Algunas veces faltó más agilidad en la organización cuando finalizaba un grupo y llegaba el otro. Algunos participantes no cumplieron con un rol determinado en la creación de los cubos.
Selección de grupos: muchos que se conocían quedaron en la misma mesa El liderazgo y los métodos de mando Faltaron más imágenes de la mascota fueron muy notorios para decorar los cubos Profundidad en los mensajes o palabras No funcionaba la luz en el salón y en escritas en los cubos. Todos los grupos se horas de la tarde era necesaria, puesto dieron cuenta que sí colocan en práctica que el salón quedaba muy oscuro todo lo que dijeron va mejorar el clima organizacional.
Fortalezas
Se logró la participación activa de los asistentes Se creó un ambiente de confianza en donde se podía decir cualquier cosa sin miedo de ser juzgado El liderazgo y los métodos de mando fueron muy notorios
Debilidades
Faltó motivas más reflexión por parte de la tallerista Cronometrar el tiempo Delimitar el papel de la ayudante.
Fortalezas
Se generó actitud de escucha a la hora de se explicar la actividad y en la reflexión Se logró el fin de la actividad: Dar a entender la importancia de la comunicación de doble vía y la importancia de cómo entregar asegurar un mensaje. Siempre la participación del líder fue voluntaria, no fue necesario usar la “dedocracia” Respeto por la opinión de los demás
Debilidades
Generar una estrategia para hacer valer mejor las reglas
Fortalezas
Participación activa durante la actividad y la reflexión. Reconocen que el trabajo en equipo a nivel general dentro de la institución presenta fallas. Reconocen que existe buen trabajo en equipo dentro de los subgrupos que conforman dentro de la institución Pudieron trabajar en equipo con personas que anteriormente no conocían.
Debilidades
La tallerista principal debió participar mas en la reflexión El trabajo en equipo falla a nivel general dentro de la institución CCS Distribución del tiempo El material estaba mal cortado
Indicaciones
Apertura: -‐Discurso de bienvenida -‐Trovas -‐Presentación de la mascota -‐Presentación de la estrategia
Refrigerio
Llegada al sitio
Transporte
ACTIVIDAD Punto de encuentro
CRONOGRAMA ACTIVIDAD JUEVES 4 DE MAYO DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES INICIO FIN Centro de la Construcción 08:00 am 08:30 am del Sena (CCS) Recorrido entre el CCS y 7 buses 08:30 am 09:30 am el lugar en dónde se confirmados realizará la actividad -‐Una vez se las personas Centro 09:30 am 10:00 am hayan llegado al sitio, se Recreacional y les darán las indicaciones Deportivo Valle del iniciales Lili, Comfenalco -‐Entrega de la valeras Valle. -‐Listado de asistencia -‐Sándwich 200 refrigerios 9.30 am 10:00 am -‐Café o jugo -‐Se presentará la mascota -‐ Tienen de 11 am 10:00 am 10:30 am con los trovadores a 2 pm para entregar las -‐Se dará inicio al concurso propuestas para nombrar a la mascota. En un formato -‐ En la hoja deben los participantes deben poner el nombre poner: el nombre de la que proponen, el mascota que proponen, nombre de quién nombre de quién lo propone y la propone y el porqué de justificación del su propuesta. nombre que propuso para la mascota -‐Explicación breve de la -‐ Los grupos se 11:00 am 11:30 am estrategia dividen por colores -‐ División de los grupos
Ana María
CCS
CCS
ENCARGADOS
Almuerzo
Actividades parte 1
Usoles -‐Se dividen los grupos de 45 personas en 5 subgrupos. Cada uno queda conformado por nueve personas. Prueba 1 Cada grupo se organiza por parejas y forman una fila. Cada pareja toma una toalla por las esquinas, y bajan la toalla hasta impulsar la bomba con agua, hacia el final de la fila. Prueba 2 Realizar con diferentes prendas de ropa de los participantes, una tira larga. Se solicita no desarmar la tira hasta el final de todas las pruebas Prueba 3 Cada subgrupo, escoge una pareja y a cada una de estas, se les entrega un vaso con harina, que a su vez, contiene una banana en su interior y la deben sacar con los dientes. Sancocho 12:15 m
12:25 m
Duración 10 min
Duración 15 min
1:00 pm
12:00 m
Duración de 15 min
200 almuerzos
12:00 m
-‐Duración total de de 40 min.
2:00 pm
12:40 m
12:25 m
12:15 m
1:00 pm
Karen Paz y María Camila Ruíz
Actividades parte 2
Dibujo hablado -‐ Duración de 40 -‐Se divide el grupo en 2 min subgrupos y la actividad se divide en dos momentos: -‐En el primer momento, sale un voluntario de cada subgrupo y se le da una hoja con un dibujo. Este debe describirlo, dándole la espalda a su grupo, y no está permitido que los demás integrantes hagan preguntas, sobre este. -‐ En el segundo momento, sale otro voluntario y describe el dibujo, pero en esta ocasión, se permite hacer preguntas por parte de los integrantes del grupo. Rompecabezas -‐Duración de 40 -‐El grupo se divide en 7 min subgrupos, en donde cada uno de estos intentará armar el rompecabezas en el menor tiempo posible. 02:40 pm
02:00 pm
03:20 pm
02:40pm
Alejandra Londoño
Stephany Mondragón
Refrigerio y premiación
Cubos solidarios -‐Se divide el grupo, de 45 personas, en 5 subgrupos. -‐ Cada subgrupo debe construir 5 cubos con medidas de 10 x 10. Enredados Los integrantes del grupo se organizarán en parejas, a las cuales se les atará con cuerdas de lana, lo suficientemente largas para que puedan moverse. La idea es que cada pareja, logre desenredarse sin romper la cuerda. -‐Empanadas -‐Se realizará la premiación del ganador y se dará a conocer el nombre de la mascota. 200 refrigerios
-‐Duración de 40 min
-‐Duración de 40 min
4:40 pm
4:00 pm
3:20 pm
5:30pm
4:40 pm
4:00 pm
Isabella Ramírez
Andrea Ospina
Finalmente, las personas que hacen parte del centro de la construcciรณn Sena Cali, por su asistencia y participaciรณn en las diferentes actividades se les entregarรก el siguiente certificado de reconocimiento:
Conclusiones