Tips & Tricks over virtuele evenementen

Tips & Tricks over virtuele evenementen Janssen Pharmaceutica 6 oktober 2020

©Janssen-Cilag B.V. – EM-43300 – 02-okt-2020 ©Janssen-Cilag NV – EM-43300 – 02-okt-2020 – vu/er Luc Van Oevelen, Antwerpseweg 15-17, 2340 Beerse De afgebeelde personen zijn modellen, ter illustratie.

Disclaimer Deze informatie is bedoeld voor een Benelux publiek.

De inhoud van deze informatie is de eigendom van Janssen-Cilag NV en wordt beschermd door het auteursrecht.

Deze informatie is enkel voor persoonlijk gebruik en niet-commerciĂŤle doeleinden. Het is verboden de inhoud te wijzigen of verder te verspreiden. De inhoud mag evenmin voor andere doeleinden worden gekopieerd of gebruikt.

Hoewel Janssen zich heeft ingespannen om accurate informatie te verschaffen, doet Janssen geen uitspraken over, en geeft zij geen waarborgen of garanties inzake, de nauwkeurigheid, geldigheid en volledigheid van de verstrekte informatie. Deze informatie wordt u vrijblijvend verschaft en aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend.

Deze informatie kan links of referenties bevatten naar andere sites. Janssen is niet verantwoordelijk voor de die sites voortvloeit. Elke link naar andere sites wordt enkel opgegeven als een dienst aan de bestemmelingen van deze informatie.

EM-43300

inhoud van die andere sites en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die uit de inhoud van

EM-43300

Deze Tips & Tricks gids verschaft basisinformatie over virtuele evenementen aan mensen die actief zijn in de gezondheidszorg. • Doelgroep: mensen die actief zijn in de gezondheidszorg, zoals verpleegkundigen, patiÍntenorganisaties, beroepsverenigingen en artsen.

De afgebeelde personen zijn modellen, ter illustratie.

EM-43300

• Waarom? Virtuele vergaderingen en evenementen zijn het nieuwe normaal. Deze Tips & Tricks gids wil u een duwtje in de goede richting geven door basisinformatie over het organiseren van virtuele evenementen te verstrekken.

Er zijn verschillende types virtuele evenementen

Wat? Kenmerken

Virtuele meeting

Webinar

E-learning

Hybride evenement

Livestream

Een online vergadering met een beperkt aantal aanwezigen waar bepaalde onderwerpen worden besproken.

Een online evenement waarin u informatie geeft aan veelal externe deelnemers.

Een online evenement dat uit ĂŠĂŠn of meer lezingen bestaat en als doel heeft de deelnemers iets bij te leren.

Een evenement waarbij zowel een fysiek aanwezig publiek als een online publiek dezelfde inhoud op hetzelfde moment bekijken.

Een evenement dat wordt gefilmd en live gestreamed wordt via een online (social media) platform zoals bijvoorbeeld Facebook Live of LinkedIn Live.

Een virtueel evenement is een evenement waarbij de deelnemers online aanwezig zijn.

EM-43300

Virtuele evenementen

Er kunnen verschillende tools gebruikt worden om een virtueel evenement te faciliteren Tools voor virtuele bijeenkomsten

Gratis versie < 100

< 300

< 100

< 150

Voordelen

Stell pollvragen tijdens de meetings Verdeel de deelnemers onder in break-out rooms

Deel makkelijk bestanden en werk eraan samen Integratie met Office 365

Faciliteert van A tot Z; van registratie tot analyse van het event Webex Healthcare is toegespitst op de gezondheidszorg

Stell pollvragen tijdens de meetings Biedt webinarsjablonen aan

Beperkingen

Tijdslimiet van 45 minuten in de gratis versie

Microsoft account nodig om op te starten

Tijdslimiet van 50 minuten in de gratis versie

Gratis versie is maar 7 dagen geldig

Betalende versie

Meer informatie

Meer informatie

Meer informatie

Meer informatie

Online trainings

Online training Korte videoâ&#x20AC;&#x2122;s over specifieke onderwerpen

Online training

Online training

Online training

EM-43300

# deelnemers

Virtueel evenement checklist

❑ Begin met een stevige basis ❑ Doel en doelgroep ❑ Taakverdeling ❑ Inhoud ❑ Datum

❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Bepaal de inhoud Onderwerp Aantal sprekers Draaiboek Format

❑ Overtuig uw doelgroep: ❑ Nodig uw doelgroep uit ❑ Social media / mailing / uitnodiging

Before

Voor

❑ Doe de test: ❑ Test de uitrusting ruim op tijd ❑ Test vanuit het perspectief van de deelnemers ❑ Plan een volledige doorloop met alle spreker

❑ ❑ ❑ ❑

Klaar?

Moderator Spreker(s) Timekeeper

During Tijdens

❑ Maak opname ❑ Nuttig voor evaluatie ❑ Om te delen met mensen die er niet bij konden zijn

❑ Afronden ❑ Dankmail naar aanwezigen ❑ Aparte mail naar zij die er niet bij konden zijn

Na

❑ Analyseer en evalueer ❑ Maak onderscheid tussen aanwezigen en nietaanwezigen ❑ Organiseer een afsluitende evaluatie met de betrokkenen

EM-43300

❑ Technologie ❑ Vervolledig de nodige uitrusting: koop / huur / test ❑ Beslis over de digitale oplossing

❑ Regelmatige opvolging: ❑ Bevestigingsmail ❑ Herinnering ❑ Opvolging met sprekers

Een agentschap kiezen: hoe begin ik daaraan? ❑ Bepaal wat u nodig heeft en wat het budget is

❑ Hulp van Google? Gebruik de juiste zoekwoorden, bv.

Webinar organiseren agentschap professioneel webinar organiseren online evenement organiseren ...

❑ Maak een duidelijke briefing op en vraag offertes op

EM-43300

❑ Maak een selectie van enkele agentschappen. Welke matchen uw criteria en budget?

Doe de test en kies de juiste tool 1. Zorg voor de benodigde apparatuur ❑ Apparaat: computer / laptop / tablet / smartphone ❑ Audioapparaat: microfoon / koptelefoon / luidspreker ❑ Camera: interne of externe webcam ❑ Stabiele internetverbinding Tip: Test alles uitgebreid

2. Kies de juiste digitale oplossing Kies een tool op basis van de volgende vereisten: ❑ Hoeveel deelnemers verwacht ik?

❑ Hoe lang wil ik dat het virtuele evenement duurt? ❑ Wil ik dat deelnemers kunnen deelnemen via een mobiel apparaat?

EM-43300

❑ Wil ik dat ze met de spreker en/of met elkaar kunnen communiceren?

Communicatie overzicht Wanneer?

Min . 3 weken op voorhand

1 Informatie

2

Uitnodiging

Bevestiging

Programma Voor wie?

Wanneer?

Hoe registeren?

Praktische info Link om deel te nemen

Registreer u nu Deel met anderen

Tijdslot vastleggen

Noteer het in uw kalender

2 dagen voor event

3

Dag van het event

4

Herinnering 1 Herinnering 2 Praktische info Link om deel te nemen Programma

Deel programma met anderen

Praktische info Link omdeel te nemen

Wees op tijd

Max 1 week na event

5 Bedanking Delen van opname Peiling naar tevredenheid

Bekijk opname Geef feedback

EM-43300

Verwachte actie?

Binnen 48u na registratie

Er zijn drie verschillende rollen Moderator Ondersteunende rol Link tussen deelnemers en spreker(s)

Spreker(s) Leidende rol Presenteert/modereert de inhoud

Ondersteunende rol Kan zelfde persoon zijn als facilitator

EM-43300

Timekeeper

Tips & tricks bij het organiseren van een virtueel evenement (1/2) Start minstens 15 minuten op voorhand om alles te testen Duid een facilitator aan die de agenda, tijd, polls en Q&A in goede banen leidt.

Dit kan niet de presentator zijn!

Wanneer het doelpubliek geen mature digitale kennis heeft, kan het interessant zijn een handleiding, voorbeeldvideoâ&#x20AC;&#x2122;s en/of link naar de hulppagina van de meeting tool mee te sturen in de meeting invite Geef deelnemers de mogelijkheid om telefonisch in te bellen op het online platform indien ze technische problemen ondervinden.

Neem regelmatig pauzes â&#x20AC;&#x201C; minstens elke 90 minuten

Stel een duidelijke agenda en tijdschema op en hou u hieraan. Een timekeeper kan hier nuttig zijn.

EM-43300

Oefen de presentatie op voorhand â&#x20AC;&#x201C; neem dit eventueel op met uw gsm zodat u achteraf zelf kan kijken wat beter kan.

Tips & tricks bij het organiseren van een virtueel evenement (2/2) Een webinar duurt normaliter maximum 90 â&#x20AC;&#x201C; 120 minuten

Virtuele gastsprekersessies (bv. Ted Talks) werken best met een wisselwerking om de +- 15 minuten

Video-opnames van het webinar kunnen nuttig zijn voor evaluatie/ hergebruik achteraf Voeg virtuele break-out rooms toe (bv. mogelijk in Zoom), voor het faciliteren van brainstorms of netwerk momenten

Voeg pollvragen toe om naar de mening van de respondenten te polsen en inzichten te verzamelen.

Zorg dat de presentatoren geen gestreepte kleding dragen.

EM-43300

In sommige situaties kan het nuttig zijn om op voorhand prereads te delen met het publiek. Zo is er meer tijd voor discussie.

Tips & Tricks over de inhoud van uw virtueel evenement Pas de inhoud van de presentatie aan aan uw doelgroep Vat de hoofdboodschap van het event samen in één zin – communiceer deze op voorhand Zorg voor een duidelijke, gestructureerde verhaallijn in uw presentatie

Een slidedeck dient ter ondersteuning van de boodschap die u wilt brengen.

Gebruik afbeeldingen en iconen die uw boodschap duidelijk overbrengen Begin uw presentatie steeds met een inhoudstafel of agenda – beëindig uw presentatie steeds met een samenvatting van de hoofdboodschap EM-43300

Algemene lay-out tips • Gebruik niet meer dan 5 kleuren doorheen de presentatie – contrast werkt over het algemeen goed (bv. zwarte letters op witte achtergrond) • Gebruik een lettertype dat makkelijk te lezen is • Gebruik afbeeldingen van hoge kwaliteit • Gebruik eenvoudige taal • Wees consistent