ITnation Transfornation / Hiver 2020
Digital Procurement
LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS, PLUS STRATÉGIQUE QUE JAMAIS La crise du COVID-19 a révélé la fragilité de certaines chaînes d’approvisionnement, la saga des masques en étant l’exemple le plus symbolique. Elle a fait de la gestion des achats un nouvel enjeu stratégique. La centralisation des opérations dans ce domaine, en s’appuyant sur des outils numériques adaptés, doit faciliter la mise en œuvre de politiques plus robustes pour permettre aux entreprises de profiter de nouveaux effets de levier ou de réduire davantage leur dépendance à un nombre limité de fournisseurs.
La gestion de l’approvisionnement constitue un enjeu clé au sein des entreprises. Sous l’appellation anglophone de « procurement », on retrouve un ensemble de pratiques liées à la définition d’une politique et d’une stratégie d’achat, à la sélection des fournisseurs, à la négociation des contrats, à l’établissement des bons de commandes, au contrôle de la conformité des prestations ou biens livrés, à la réception des factures et à leur paiement. « La crise du COVID-19 a permis de prendre conscience de l’importance de la gestion de l’approvisionnement dans de nombreux cas de figure. L’évolution des recommandations liées au port du masque, en fonction de la capacité des États à s’en procurer, constitue l’exemple le plus marquant associé à ces enjeux, explique Frédéric Chapelle, Partner de PwC. Dans divers secteurs, on s’est rendu compte qu’il était important de sécuriser la chaîne d’approvisionnement, tantôt en diversifiant les fournisseurs pour éviter de se retrouver dépendant d’un seul partenaire, tantôt en relocalisant la production d’éléments considérés comme stratégique. » MANQUE DE COORDINATION Il existe de nombreuses bonnes raisons de faire de la gestion de l’approvisionnement un nouvel enjeu stratégique au sein des organisations ou encore des administrations. Dans cette perspective, il faut pouvoir l’appréhender de manière globale, avec la volonté de réduire les risques stratégiques, de pouvoir profiter d’effets de levier, de réduire les coûts. « Trop souvent, l’approvisionnement est fragmenté entre les divers services et départements d’une même structure organisationnelle, ce qui engendre énormément d’inefficacité. Il n’est pas rare que des commandes soient
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passées deux fois ou qu’une même facture soit payée deux fois en raison d’un manque de coordination, poursuit Frédéric Chapelle. De manière générale, plus une structure est complexe, plus il est essentiel que le procurement soit géré de manière centralisée. » VERS UNE GESTION CENTRALISÉE Les outils numériques permettent aujourd’hui d'améliorer l’efficacité et l’efficience de la gestion de l’approvisionnement, d’établir une organisation cohérente, de structurer les processus liés aux politiques d’achat, qu’elles concernent les matières premières ou les pièces associées à la production ou les prestations de service, la sous-traitance ou encore le recours à des consultants. « Au départ d’une plateforme numérique centralisée soutenant l’approvisionnement, on va pouvoir mettre à disposition des entités d’une même organisation des catalogues de services et de produits, garantir le suivi des commandes, maîtriser la chaîne d’approvisionnement dans son ensemble, assure Frédéric Chapelle. Une telle structure permet d’éviter, comme nous avons déjà pu le constater chez certains de nos clients, d’avoir deux tarifications différentes pour un même service commandé auprès d’un même fournisseur. L’harmonisation des processus et l’adoption de bonnes pratiques permettent d’importants gains d’efficacité, de pouvoir mieux négocier ses tarifs. » Une plateforme de procurement va en outre permettre de numériser l’ensemble des flux, de la mise en place des catalogues au paiement de la facture, en passant par l’établis-
