ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Ivan Mauricio Medaglia Motta
INTRODUCCIÓN El presente instrumento contiene de manera gran parte de el material de apoyo dispuesto en la plataforma sobre los gestión documental, con conceptos básicos, clasificación, ordenación ciclo vital del documento, instrumentos archivísticos como cuadro de clasificación documental y tablas de retención documental implementando la normatividad vigente. con el de mejorar la calidad dentro de las empresas, los procesos archivístico nos permite establecer una mejora continua en el desempeño quiero lograr transmitir una información al lector de una manera muy detallada utilizando actividades prácticas, que puede llegar a ser usada por cualquier persona que busque aplicarlas en su entorno laboral a. Lo construí a lo largo de mi proceso de aprendizaje recopilando mapas conceptuales, infografías, información obtenida de la página del AGN (Archivo General de la Nación) y evidencias de aprendizaje producidas en el estudio de la organización documental.
TABLA DE CONTENIDO ▶ ▶ ▶ ▶ ▶ ▶ ▶ ▶ ▶
Elementos de archivo. ¿Que es la es la organización documental? Importancia de la organización documental. Conceptos básicos. Documento. Clasificación de los documentos. Ciclo vital del documento. Fases del documento. Procesos de la gestión documental.
TABLA DE CONTENIDO ▶Principios archivísticos. ▶Agrupaciones documentales. ▶Foliación. ▶Clasificación y ordenación de los documentos. ▶Ordenación documental. ▶Instrumentos archivísticos. ▶Normatividad. ▶Ejercicios de simulación de las TRD. ▶Glosario. ▶Bibliografía.
ELEMENTOS DE ARCHIVO ▶
Archivadores.
▶
Elementos en la organización del archivo.
▶
Papelería.
ARCHIVADORES
Archivador vertical
Folderama
Archivador mecรกnico
Archivador rodante
Mapoteca
Fototeca
ELEMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Sello fechador
Reloj radicador
Carpetas colgantes
Carpeta colgante con porta guĂa
Sobres de manila
PAPELERÍA
Hoja tamaño oficio y carta.
Hoja bond 75 gr.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL La organización documental es el proceso que se encarga mejorar la calidad dentro de las empresas, comprende su comunicación interna y externa, es fundamental para la generación de información importante para la empresa. También nos hará mas eficientes los procesos y funciones de la organización, en la tramitación de los documentos y el acceso a ellos.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes
CONCEPTOS BÁSICOS ▶
Dato: valor que representa una característica o cualidad de algo.
▶
Información: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
▶
Documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones públicas y privadas o personas naturales o jurídicas registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte físico o electrónico.
▶
Archivo: es la unión o acumulación de diferentes tipos de documentos de cualquier fecha, forma y soporte. Los cuales son almacenados por una persona natural en una entidad, con el objetivo de conservarlos y poder disponer de ellos en cualquier momento.
DOCUMENTO SE PUEDE
CLASIFICAR
TRAMITAR
CUSTODIAR
CLASES DE DOCUMENTOS CLASES
ARCHIVO PRIVADO
ARCHIVO PÚBLICO
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS
ENTIDADES OFICIALES Y INSTITUCIONES PRIVADAS
SON AQUELLOS QUE TOMAN UN VALOR HISTÓRICO,CIENTÍFICO O CULTURAL.
TIPOS
CONTABLE
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
ESPECIALES
LEGALES
CARACTERÍSTICAS
INTERNAS
ENTIDAD PRODUCTORA
ORÍGENES FUNCIONALES
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN
CONTENIDO SUSTANTIVO
CARACTERÍSTICAS INTERNAS
CARACTERÍSTICAS
EXTERNAS
CLASES
TEXTUAL
TIPO
NO TEXTUAL
FORMA
FORMATO
CARACTERÍSTICAS EXTERNAS
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
▶
Documentos de archivo.
▶
Documentos electrónicos de archivo.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Son registros de informaciรณn originada o recogida por una persona o entidad en funciรณn de sus actividades o razรณn de ser de la empresa, que deben ser objeto de protecciรณn y conservaciรณn de documentos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Carácter seriado: Los documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Carácter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.
CarĂĄcter de objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crĂtica subjetivos o valorativos. Originalidad o autenticidad: Es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor, no implica la veracidad de su contenido Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.
DOCUMENTOS DE APOYO Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales, resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas. Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser de carácter externo.
Es donde se inicia la circulación de documentos en una entidad por lo que es importante la verificación de los escritos que son enviados por una persona natural o jurídica, para su admisión.
FASES DEL DOCUMENTO • ELABORACIÓN Y RECEPCIÓN
Se conservan los documentos que poseen un valor permanente por su condición legal o donde se describe el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de una unidad productora
• UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
La preservación de los documentos se determina según sus valores • ELIMINACIÓN legales, técnicos o históricos, científicos y culturales pero si se pierde ese valor, se eliminan sin dejar información en otros soportes.
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL VALORACIÓN
PLANECIÓN
PRODUCCIÓN
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
GESTIÓN Y TRÁMITE
ORGANIZACIÓN
TRANSFERENCIA
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Cuando se habla de Ciclo vital del documento, quiere decir las etapas o fases por las que va pasando el documento archivístico, de forma sucesiva, desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos para su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Las edades o fases del Ciclo vital del documento son las siguientes:
ARCHIVO DE GESTIÓN Son aquellos archivos encargados de toda la documentación que es sujeto a permanente manejo y consultas administrativas por la dependencias u oficinas productoras. Su movimiento o gestión se realiza para dar respuesta a los asuntos iniciados, por ejemplo: ▶
Informes.
▶
Estadísticas.
▶
Registro de actividades administrativas.
ARCHIVO CENTRAL En este archivo se congregan los documentos trasladados por los diferentes archivos de gestiĂłn de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan usual pero que continĂşa teniendo validez las propias dependencias y particulares en general, como por ejemplo: â–ś
Los expedientes.
ARCHIVO HISTĂ“RICO En donde se trasladan los documentos de archivo de preservaciĂłn constante, desde el archivo central, que aunque han perdido su vigencia, pueden seguir prestando su servicio.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.
▶ Según
lo establecido por la Ley General de Archivo, el Estado está encargado de la creación, preservación, organización y control de los documentos y registros, según los principios de procedencia, orden original y normatividad archivística.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES FONDO DOCUMENTAL
SECCIÓN DOCUMENTAL
SUBSECCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
EJERCICIO DE AGRUPACIONES.
FOLIACIร N Es el proceso de marcar o enumerar cada uno de los documentos de las series y subseries documentales, advirtiendo para ello la numeraciรณn de los folios en la parte superior derecha. La Ordenaciรณn de documentos en sus expedientes o folios, sirven de antecedente y fundamento en la gestiรณn administrativa.
FOLIACIÓN
CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Está encargado de la creación, preservación, organización y control de los documentos y registros, según los principios de procedencia, orden original y normatividad archivística. Por lo tanto, una clasificación perfectamente fundamentada, debe apoyarse en la implementación del principio de orden original y de procedencia para reconocer las categorías y grupos que evidencia la estructura jerárquica del fondo.
CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Su principal objetivo es la localización vertiginosa y segura de la información buscada.
La clasificación consiste en dar una distribución intelectual y jerárquica a los documentos, agrupándolos engrandes conjuntos.
En este proceso se clasifica por medio de las series que se ajustan al fondo, a la sección y subsección.
PRINCIPIOS ▶
Los principios generales que rigen la función archivística son:
▶
Fines de los archivos
▶
Importancia de los archivos
▶
Institucionalidad e instrumentalidad
▶
Responsabilidad
PRINCIPIOS ▶
Dirección y archivística
coordinación
de la
función
▶
Administración y acceso
▶
Racionalidad
▶
Modernización
▶
Función de los archivos
▶
Manejo y aprovechamiento de los archivos
▶
Interpretación
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí.
Posibilita la homogenizaci ón y normalización de los procesos archivísticos.
Promueven el desarrollo de estos centros de información.
Salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
โ ถ
Es la ordenaciรณn interna de un fondo documental, que conserva la organizaciรณn que ha desarrollado durante la prestaciรณn del servicio activo, es decir, los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronolรณgico.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Es la preservación de los documentos dentro del fondo documental al que consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el documento, según la actividad que lo generó y la dependencia responsable de su producción.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE
UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA
ORDENACIÓN DOCUMENTAL La ordenación establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos, después de la debida clasificación, según el proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los documentos, mediante unidades de instalación como son las cajas, paquetes, legajo o carpetas, a partir de las series establecidas. De cada serie surge un tipo de ordenación detallada, teniendo en cuenta los siguientes principios:
ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN SERIES Y SUBSERIES En este proceso se realiza el reconocimiento y organización de carpetas de todos los tipos documentales concernientes a cada una de las series y subseries encaminadas en la Tabla de Retención Documental del área o unidad, basándose en la fecha del diligenciamiento o de trámite y conservando la distribución que adquirió durante el servicio eficiente.
PRINCIPIO
DEFINICIÓN
LA SIMPLICIDAD.
SISTEMA SENCILLO.
LA EXPANSIÓN.
LA INCLUSIÓN DE NUEVOS DOCUMENTOS BAJO EL SISTEMA DE ORDENACIÓN ESCOGIDO.
Por ende, el proceso de ordenación se aplica: • A los documentos y expedientes dentro de cada serie documental. • A los documentos dentro de cada expediente.
Las acciones que se realizan en la ordenación documental son las siguientes: •
Revisar las relaciones entre las unidades documentales (series, subseries y tipos documentales).
•
Conformar y abrir expedientes.
•
Reconocer los expedientes.
•
Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en el orden respectivo.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas. Es decir, series como expedientes personales, correspondencia, temático, entre otras. Su desempeño puede ser secuencial o jerárquico.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA Su principal función se fundamenta en la fecha de los documentos; empezando con el año, luego mes y día. Este procedimiento se aplica para documentos financieros o en los que se debe vigilar plazos como por ejemplo, registros de entrada, presupuestos, actas, diarios, memorias, entre otros.
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA
ORDENACIÓN NUMÉRICA Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador. Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos complementaria de las personas, asuntos, entidades públicas y privadas o lugares, de tal manera que se tenga acceso a su localización al momento de la búsqueda de los documentos.
ORDENACIÓN NUMÉRICA
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
▶
Cuadro de clasificación documental (CCD).
▶
Tabla de retención documental (TRD).
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
INTERPRETACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓMO APLICAR UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES Tome la tabla de retención documental (TRD) corresponde a su dependencia e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido.
CÓMO APLICAR UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL MARCACIÓN DE LOS SEPARADORES O GUÍAS DE LAS SERIES Y SUB-SERIES Al interior de las unidades de almacenamiento se requiere utilizar guías o separadores que permitan identificar las series y sub-series documentales, con sus respectivos códigos.
CÓMO APLICAR UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUB-SERIES EN SUS EXPEDIENTES Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y sub-serie.
CÓMO APLICAR UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Indique los documentos que produce su dependencia y agrupados por series y subseries documentales como lo indica la TRD, dentro de las unidades de conservación.
COMO APLICAR UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL IDENTIFICACIÓN DE ARCHIVADORES Y GAVETAS Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estanterías (fija o rodante) enumerando de (1) hasta (n) de arriba abajo.
EJERCICIOS DE SIMULACIÓN DE LAS TRD
EJERCICIOS DE SIMULACIÓN DE LAS TRD
EJERCICIOS DE SIMULACIÓN DE LAS TRD
EJERCICIOS DE SIMULACIÓN DE LAS TRD
NORMATIVIDAD ▶
Ley general de archivos 594/2000.
▶
Ley 1712 de 2014.
▶
Acuerdo 005 de 2013.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS ▶
Objetivo, ámbito, aplicaciones.
▶
Sistema nacional de archivos.
▶
Categorización de los archivos.
▶
Administración.
▶
Gestión de documentos.
▶
Acceso y consulta de documentos.
▶
Salida, control y vigilancia, archivos privados.
OBJETIVO ▶
Esta ley se establece reglas y principios qué regulan la función archivística del estado, en ella se establecieron unos artículos que le permiten a entidades públicas o privadas guiarse y llevar una adecuada gestión archivística.
ÁMBITO ▶
Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
DEFINICIONES
Archivo
Son un conjunto de documentos conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos .
Archivo Publico
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público.
Archivo Total
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de Archivo
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función Archivísticas
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente
Gestión Documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.
Patrimonio Documental
Son documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Tabla de Retención Documental
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
INTEGRANTES El Archivo General de la Naciรณn.
Archivos de las entidades territoriales y por servicios. Los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizaciรณn administrativa.
¿QUÉ BUSCA? Modernización y homogenización
Promover la sensibilidad de la administración pública de la importancia de los archivos activos
Propiciar la cooperación e integración de los archivos
Promover la sensibilización de archivos históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva
¿CÓMO SE ACORDARÁN Y EJECUTARÁN LOS PROYECTOS Y PROGRAMAS ARCHIVÍSTICOS?
Se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de: Descentralización Participación Autonomía Cooperación
¿QUIÉNES LA FORMULAN? Las Instituciones archivísticas de acuerdo con: Plan nacional de desarrollo Plan sectorial del ministerio Entidades territoriales
¿ DE QUIÉN ESTÁ A CARGO LA ASISTENCIA TÉCNICA? Archivo General de la Nación Entidades públicas y privadas
Consejos Territoriales de Archivo
Asociaciones
Comité Técnico Entidades de formación de recursos humanos
¿A QUIÉN CORRESPONDE LA COORDINACIÓN? De conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias corresponde al Archivo General de la Nación
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Categorización de los archivos
Según su juidriccion
Según archivos territoriales
Según la organización del estado
Nación
Orden nacional
Rama ejecutiva
Departamental
Orden departamental
Rama legislativa
Municipio
Orden distrital
Rama judicial
Distrital
Orden metropolitano
Organismos de control
Orden municipal
Organismos Autónomos
Orden local
Entidades territoriales
Territorios indígenas
Según la obligatoriedad
LOS ARCHIVOS, DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA, SE CLASIFICAN EN: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
ENTIDADES ENTIDADES DISTRITALES DEPARTAMENTALES Archivo de Bogotá
Archivo Histórico de Cartagena de Indias
Archivo Histórico de Turbo – Antioquia
Archivo histórico del Departamento del Atlántico
Archivo Histórico RegionalSantander
Archivo Histórico del Magdalena
LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO ➢
Archivos de la rama ejecutiva
➢
Archivos de la rama judicial
➢
Archivos de los organismos autónomos.
➢
Archivos de la rama legislativa
➢
Archivos de los órganos de control
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
Obligatoriedad de las tablas de retenciรณn. Serรก obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retenciรณn documental.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Todas la personas tienen acceso a archivos públicos y obtener copias de los mismos, excepto cuando se trata de un archivo publico reservado. Ley 1712 de 2014 Titulo III Excepciones acceso a la información ARTÍCULO 18 INFORMACION EXCEPTUADA POR DAÑO DE DERECHOS A PERSONALS NATURALES Y JURIDICAS: Toda información publica clasificada cuyo acceso puede ser denegado siempre que pueda causar daño a:
- Derecho a la intimidad - Derecho a la vida - Derecho a la salud - Derecho a la seguridad - Secretos industriales, comerciales y profesionales
ARTÍCULO 19 INFORMACION EXCEPTUADA POR DAÑO A LOS INTERESES PUBLICOS: Toda información publico reservada, cuyo acceso puede ser rechazado, expresamente prohibido por una norma legal o constitucional.
- Defensa y seguridad nacional - Seguridad pública, Salud publica - Relaciones internacionales - Prevención, investigación y persecución de delitos y faltas disciplinarias - Igualdad de partes en procesos judiciales - Administración efectiva de la justicia - Derecho de la infancia y adolescencia -Estabilidad económica del país
RESERVA LEGAL DE LOS DOCUMENTOS
Después de 15 años los documentos no requieren de una reserva legal.
Los documentos podrán se consultados por cualquier ciudadano .
Todas las persona pueden solicitar copias de algún documento siempre y cuando no sea de carácter reservado.
RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIร N
Cuando se encuentren documentos histรณricos en estado de deterioro, las instituciones emitirรกn el contenido de estos mediante sistemas alternos que no afecten el documento
ARCHIVO PRIVADO
Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurĂdicas de derecho privado.
PROTECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
ARCHIVOS PRIVADOS DE SIGNIFICACIÓN HISTÓRICA Archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación.
DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL Formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
RÉGIMEN DE ESTÍMULOS
• • • •
Premios anuales Asistencia técnica Divulgación Pasantías.
PROHIBICIONES. • Trasladarlos fuera del territorio nacional • Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad.
CLÁUSULA CONTRACTUAL
Se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos.
PROTOCOLOS NOTARIALES.
Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo.
Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos y entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. ▶ ▶ ▶ ▶
Clasificación documental. Ordenación documental. Descripción documental. Sistemas automatizados de descripción documental.
LEY 1712 DE 2014
GLOSARIO ▶
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo o un fondo documental.
▶
DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa.
▶
DOCUMENTO FACILITATIVO: es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.
▶
DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución. Por ejemplo en un teatro, los programas de funciones artísticas, en una empresa de transportes, las tarifas.
▶
EXPEDIENTES: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona física o moral, con el fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión.
▶
FOLIACIÓN: Definición de otros países hispanoamericanos, registradas en “Hacia un Diccionario de Terminología Archivística”. Acto de numerar los folios por su cara recta (México); indicación numérica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba).
▶
GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el conglomerado de normas y técnicas que permiten a la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.
▶
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
▶
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
▶
SERIE: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteración de los procesos y prácticas administrativas o técnicos en las oficinas.
▶
SUBSERIE: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trámite de cada asunto.
▶
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Relación de series con sus apropiados tipos documentales, permitiendo determinar el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos.
▶
TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple. (Véase: Pieza Documental).
▶
UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnicooperativa de una institución.
▶
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta.
BIBLIOGRAFÍA ▶
Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.
▶
Archivo General de la Nación (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261
▶
Tomado AGN http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/2016/images/ images/publicar/TRANSPARENCIA.JPG
file:///C:/Users/SENTEY/Downloads/LEY_594_DE_2000%20(1).pdf https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chromeinstant&ion=1&espv=2&ie=UTF8#q=QUE+ES+LA+NORMATIVIDAD+ARCHIV%C3%8DSTICA&* http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Tra nsparencia/LEY_39_de_1981.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/funciones-y-deberes http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=291 http://www.archivogeneral.gov.co/consejos-departamentales
WEBGRAFIA ▶
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WEBGRAFIA ▶
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