República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Universidad Panamericana del Puerto Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Puerto Cabello – Estado Carabobo.
AUDITORÌA DE RECURSOS HUMANOS
Lic. Jiménez, Miguel
Integrantes: Castillo, Marivic C.I. 16.184.493 Flores, Ivette C.I. 11.099.109 Guzmán, Eukaris C.I. 19.196.480 Moreno, José C.I.12.742.241 Vargas, Edglenys C.I. 16.801.028 Sección: 31 – Nocturno Auditoria Administrativa I Puerto Cabello, febrero 2015.
Auditoria de Recursos Humanos Puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar, ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar más a su puesto. Deben de llevarse a cabo de manera
periódica,
de
esta
manera
la
empresa
podrá
tener
un
mejor control interno y además que estará en constante crecimiento. Es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya está establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar más a su puesto. Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación, éstas deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento. La Auditoria de Recursos humanos; Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa. Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos. Identifica problemas de importancia crítica.
Alienta la uniformidad de políticas y prácticas. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómo está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoria es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo.
Procedimientos de la Auditoria de Recursos Humanos Es el proceso o conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o grupo de partidas o a un grupo de hechos o circunstancias examinados mediante las cuales el auditor obtiene las bases necesarias para fundamentar su opinión. Se ha desarrollado unos procedimientos de investigación que implica el uso de diversas herramientas complementarias: Cuestionarios Cálculo de ratios Entrevistas Análisis de documentación. Estas herramientas nos permitirán obtener información cuantitativa y cualitativa acerca de las prácticas de recursos humanos de la empresa. Cuestionarios Se han desarrollado una serie de breves cuestionarios que de una manera directa
y
objetiva
nos
van
a
proporcionar
información
acerca
de variables cualitativas, como puede ser la satisfacción con las prácticas de recursos humanos de la empresa y de variables cuantitativas, como pueden ser el número de cursos de formación que han realizado los empleados a lo largo del año o el número de veces que se les ha pasado el cuestionario de evaluación del desempeño o el de análisis de clima laboral. Cálculo de ratios Se ha desarrollado una hoja de chequeo (check list i) en la que, a través de una serie de ítems que el auditor se encargará de cumplimentar a partir de la información que los empleados faciliten, se obtendrán unos datos numéricos que permitirán el cálculo de diferentes ratios relacionados con cada una de las áreas de recursos humanos y que permitirán su posterior valoración. En el caso de que en el sistema de control interno de la empresa ya estén calculados estos ratios, se procederá a la verificación y el análisis de los mismos. Entrevistas Se procederá a la realización de entrevistas con diferentes empleados de la empresa, algunos vinculados al área de personal y otros no vinculados, con la finalidad de contrastar y ampliar la información obtenida a partir de las otras herramientas de investigación. Se ha optado por la modalidad de entrevista semi-estructurada, ya que aunque se va a partir de un guión de preguntas básicas previamente establecido, el entrevistador se permitirá ir enlazando las preguntas con las repuestas que del entrevistado con el fin de crear un mayor feedback. Se trata de conseguir una conversación fluida, evitando que el empleado se sienta incómodo o tenga la sensación de estar en un interrogatorio.
Análisis de documentación Se procederá a la solicitud de diferente documentación como puedan ser los impresos utilizados en la evaluación del desempeño, las encuestas para evaluar la formación, las descripciones de los puestos de trabajo, etc. para su análisis y valoración. Durante el proceso de auditoría se ponen en práctica algunas técnicas o métodos de investigación y pruebas que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la información que le permite omitir su opinión profesional. Estas técnicas son: Estudio general. Análisis (saldos y movimientos) Inspección. Confirmación (Positiva, Negativa y Blanda o ciega) Investigación. Declaraciones. Certificación. Observación. Cálculo. De manera análoga se desarrollan las auditorias específicas, detallando aspectos fundamentales de la evaluación de cada proceso. El plan contendría los siguientes puntos: Nombre del proyecto de auditoría (Proceso a evaluar) Objetivo General Propuesto Objetivos Específicos Actividades a desarrollar Fecha de Inicio Fecha de Finalización
Fecha de Entrega del informe Auditor Responsable Recursos a utilizar Proceso de auditoria
Plan de la auditoria
DefiniciĂłn de los antecedentes de la auditoria
Anรกlisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.
Informe de Auditoria
Seguimiento del Sistema
Características de la Auditoria de los Recursos Humanos
Permite examinar y mejorar la actuación o calidad del desempeño del Recurso humano (administrativo, ejecutivo, supervisores, personal operativo).
Es un instrumento para examinar cualquier aspecto del personal con fines de administración, dirección y control.
La auditoría de recursos humanos no puede realizarse de manera exclusiva en los registros y elementos de control que posee el departamento y elementos humanos, sino que tendrá un alcance muy amplio.
Posibilita la identificación de los aportes realizados por el personal al desarrollo de la organización, de esta manera se mejora su imagen y funcionamiento.
Permite estimular al personal para el rol de asumir mayores retos y responsabilidades profesionalismo.
y
que
actúen
en
un
nivel
más
alto
de
Clarifica las responsabilidades y los deberes del personal que labora en la empresa.
Detecta y controla problemas latentes en la organización.
Reduce sustancialmente los costos en recursos humanos mediante prácticas más elaboradas.
Permite la promoción de cambios necesarios en la organización. Áreas especificas de Supervisión de la Auditoria de los Recursos Humanos Sistema de información sobre la administración de personal Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos) Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos) Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.) Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción) Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño, entrevistas de evaluación) Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea) Es importante saber si los gerentes de línea están cumpliendo en forma adecuada tanto las políticas de la empresa, como los lineamientos legales. Manual de Cargo
Es un documento que constituye la oficialización de las prácticas administrativas, lo deben realizar todos los empleados de la organización para el buen funcionamiento de las empresas e instituciones. Además, facilita el acceso a la información de manera organizada, sistemática y con criterio. Suministra el perfil que debería tener el empleado, las características generales, las funciones especificas, los requisitos mínimos exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, su superior inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al nuevo funcionario la orientación adecuada para que logre integrase fácilmente a la Institución. Es un instrumento dinámico que sirve de guía o patrón para comparar la información de cada cargo en estudio y ubicar en la estructura de cargos de la organización, determinar su importancia relativa y asignarle el título y nivel correspondientes. El manual de de cargo, suministra el perfil que debería tener el empleado, las características generales, las funciones específicas, los requisitos mínimos exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, su superior inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al nuevo funcionario la orientación adecuada para que logre integrase fácilmente a la Institución. El proceso de análisis de cargos comprende dos fases principales: La primera relacionada con la descripción de funciones y la segunda a la especificación del cargo: habilidades, conocimientos y responsabilidades. Constituye el documento utilizado en la organización, empleado para funciones tales como: informar a los especialistas en personal, presupuesto, organización y sistemas sobre las responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos.
El manual de cargos es un instrumento de la administración de los sistemas de recursos humanos: reclutamiento, selección, adiestramiento, clasificación, remuneración, contratación
desarrollo colectiva,
de
donde
carrera, se
evaluación
indican
las
de tareas,
desempeño
y
obligaciones,
responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la organización, agrupando los similares bajo títulos comunes. El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuación: - Denominación del cargo: título de identificación. - Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo. - Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden - Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. A título descriptivo, en este Manual se presentan actividades Genéricas, son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la organización donde se encuentre, y las actividades Específicas están referidas a los Niveles Normativo y Operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la organización. - Factores: Elementos descriptivos del cargo. - Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y procesos de trabajo. El manual descriptivo de cargos, informa a los especialistas en personal, presupuesto, organización y sistemas sobre las responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos. La descripción de cargos es una fuente de información básica para
toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.
Importancia del Manual de Cargo Es de significativo valor, ya que trata temas claves; el qué, el cómo, el cuándo y el porqué. Estas preguntas dan las bases de la limitación de un cargo, permiten delimitar obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante. Se hace de vital importancia el análisis de cargos porque por medio de éste: se deduce, analiza y desarrolla datos ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y características del ocupante, que sirven de base para la orientación profesional, la evaluación de salarios, la utilización de trabajadores y otras prácticas de personal. Estudia
cargos
desempeñados
en
industrias,
comercios
y
otras
organizaciones y produce descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos físicos e intelectuales que debe poseer el ocupante. Define, clasifica y correlaciona datos ocupacionales; desarrolla medios de orientación para trabajadores inexpertos o que desean cambiar de cargo, y prepara procedimientos de entrevista para facilitar la colocación de trabajadores; utiliza datos para desarrollar sistemas de evaluación de salarios y recomienda cambios en la clasificación de los cargos. Prepara organigramas, elabora monografías (mediante la descripción de patrones
y
tendencias
industriales);
diseña
pruebas
para
medir
conocimientos ocupacionales y habilidades de los trabajadores y realiza la búsqueda ocupacional relacionada.
La descripciรณn y el anรกlisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relaciรณn directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organizaciรณn. Son herramientas que permiten la eficiencia de la administraciรณn de personal, en cuanto que son la base para la misma.