Galeria de presidentes

Manual para aposição e descerramento de retratos Definição A cerimônia destina-se a homenagear pessoas que atuaram como presidentes da instituição, com a aposição e o descerramento de seus retratos em uma galeria de fotos dedicada a tal propósito.

Público de interesse Homenageado e seus convidados, autoridades civis e militares, representantes do corpo diplomático e funcionários da instituição.

Duração Uma hora, em média.

Local Galeria de presidentes.

Recursos humanos A área de Engenharia atua na produção do quadro; A área de Relações Públicas responde pela organização e pela condução da solenidade; A equipe de Relações Públicas responde também pelas providências necessárias à elaboração e distribuição dos convites, definição do roteiro, divulgação, confirmações e escusas, receptivo das autoridades e convidados, nominatas, bem como às solicitações aos demais setores envolvidos na organização; Um mestre de cerimônias atua na abertura e no suporte à condução das etapas previstas no roteiro da solenidade; A equipe de Relações Públicas é responsável pela manutenção da galeria de fotos.

Conferir com antecedência a qualidade do material, a montagem e a foto do homenageado para evitar surpresas no momento da cerimônia.

Programação Formatos diferentes podem ser adotados, conforme orientações e preferências do presidente em exercício e também de acordo com a disponibilidade do homenageado ou de seu representante.

São dois os formatos mais utilizados: O formato em que há o suporte de um mestre de cerimônias durante toda a solenidade (faz a abertura, indica os momentos dos pronunciamentos e o ato simbólico de descerramento do retrato); O formato em que o próprio presidente em exercício faz a abertura e conduz os momentos previstos na programação.

Independentemente do formato escolhido, os seguintes itens compõem o roteiro de condução da solenidade: composição da mesa; abertura dos trabalhos; breve histórico da trajetória política do homenageado;

pronunciamentos; ato simbólico de descerramento do retrato e encerramento da solenidade.

Convite Cada vez mais opta-se pela emissão de convites na versão eletrônica, enviados para a lista de convidados definida pela área de Relações Públicas.

Ambientação A área de Relações Públicas coordena a montagem do dispositivo do evento; Em razão das dimensões reduzidas do espaço, o dispositivo inclui basicamente o púlpito para o mestre de cerimônias, mastros para a Bandeira Nacional e para bandeira do estado de origem do homenageado, pano inaugural e roseta em tamanhos compatíveis com a moldura da foto a ser descerrada; Placas de sinalização são posicionadas próximas ao local da solenidade para orientar o trajeto dos convidados.

A Bandeira Nacional não pode ser utilizada como cobertura de bustos, placas ou retratos, conforme dispõe o artigo 31, da Lei 5.700, de 1o de setembro de 1971.

Adota-se como pano inaugural tecido do tipo veludo, cetim ou jérsei.

O pano inaugural e a roseta devem ser de tamanhos compatíveis com a moldura da foto a ser descerrada. Para fixação, a fita dupla face pode ser uma boa opção.

Cerimonial A área de Relações Públicas coordena o receptivo e a acomodação das autoridades, familiares e convidados, orienta os que terão participação durante a cerimônia e presta assistência permanente a cada convidado, desde antes do início da solenidade, passando pelo ato simbólico de descerramento do retrato, até a finalização do evento; Quando o formato da solenidade prevê a participação de um mestre de cerimônias, cabe também à área de Relações Públicas redigir e promover os ajustes de última hora no roteiro, bem como dar assistência ao profissional de locução durante toda a solenidade; A mesa é dirigida pelo presidente em exercício e a solenidade precede os trabalhos do dia; O homenageado (ou seu representante) é convidado a compor a mesa e a fazer uso da palavra; As nominatas são elaboradas pelos profissionais de Relações Públicas para subsidiar a fala das autoridades da instituição e também para o homenageado ou seu representante; Os primeiros assentos são reservados para familiares e convidados do homenageado;

Profissionais de apoio de Relações Públicas ficam posicionados próximos à galeria de fotos para dar suporte aos que irão efetivamente participar do ato simbólico e para a guarda do material utilizado para cobrir o retrato, de forma que as autoridades fiquem com as mãos livres para os cumprimentos.

Estratégias de comunicação As estratégias de divulgação, de cobertura jornalística e fotográfica e de assistência aos profissionais de imprensa são planejadas e executadas sob a coordenação da Secretaria Especial de Comunicação Social.

A área de Comunicação responde também pelas credenciais de imprensa para os profissionais que se habilitarem a cobrir o evento.

O evento é divulgado no site da instituição, nas ferramentas de comunicação internas e externas da área de Relações Públicas e informações são também veiculadas para o público interno, em formato digital.

Ainda que não haja cadeiras/assentos, os lugares podem ser “reservados” com pontaletes, fitas e marcações que indiquem o acesso restrito.

As nominatas são úteis, por exemplo, para ajudálos a registrar e agradecer presenças e participações diferenciadas.

ENCERRADOS OS PRONUNCIAMENTOS, CONVIDAMOS OS PRESENTES PARA ACOMPANHAR O ATO DE DESCERRAMENTO DO RETRATO DO EX-PRESIDENTEÂ ................................................