Netwerk je Rijk by Jansen & Janssen

netwerk je rijk De leukste content vind je in je eigen organisatie!

Creatieve Partner Op zoek naar een creatieve contentpartner voor je websites, magazines en social media? Bel of mail voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek met JaJa-coรถrdinator stefaan.roelens@jaja.be, +32 9 267 64 60. Bekijk ons werk op www.jaja.be

Illustraties Lien Geeroms, www.liengeeroms.com

elke dag een idee Authentieke content is vandaag voor elke marketeer belangrijk. Vraag is: waar vind je al die verhalen? Hoe laat je een spontane stroom van onderwerpen en ideeën opborrelen? We hebben bij JaJa in de loop der jaren bij tientallen bedrijven een content-netwerk uitge-

bouwd. Met crowdsourcing op maat van je organisatie. Met teams die dag na dag inspirerende verhalen en bronnen aanreiken. Hoe leg je de fundamenten voor een sterk content-netwerk? Hoe schakel je de juiste oren en ogen in? Onze mensen legden hun meest praktische tips voor u samen.

De beste oren

Aan de slag

• Leve de voelspriet • De juiste man/vrouw • Klein is fijn

De slimste techniek • Gebruik sociale media-tools • Vergaderen of niet? • Voorgerecht, hoofdgerecht en toetje

• Tips voor de coach • Brainstormen inspiratiebronnen • Proef je succes

Cases • BNP Paribas Fortis • Rijksdienst voor Pensioenen • Karel de Grote-Hogeschool

6 13 17

de beste oren Leve de voelspriet De sterkste content-teams bestaan uit contentmakers, antennes en bronnen. Verwar een content-team niet met content-makers: antennes en bronnen hoeven zelf geen content te maken. Zij tippen het team over wat er leeft en welke content er in de organisatie beschikbaar is. Het content-team heeft als opdracht drie vragen te beantwoorden: 1. Wat zijn de boeiendste onderwerpen in je organisatie om binnenkort content over te maken? 2. Wat zijn daarover de belangrijkste vragen die leven bij de doelgroep? 3. Wie op het terrein kunnen we interviewen om daar de interessantste en leukste informatie over te verkrijgen?

De juiste man/vrouw Hoe cast je een sterke content-crew? Het ideale teamlid heeft het volgende profiel: • hij/zij kent veel mensen op het terrein, • hij/zij kent je merk en je producten grondig en kan ze vanuit verschillende invalshoeken benaderen,

• hij/zij heeft voeling met wat je doelgroepen aanspreekt. In je content-team zijn bij voorkeur alle afdelingen vertegenwoordigd. Lukt dat niet, dan kun je ook een aantal content-antennes via telefoon of mail input laten geven. We engageren het liefst mensen van interne én van externe communicatie. Let er ook op dat enkelen goed vertrouwd zijn met de gevoeligheden en prioriteiten van het management. En niet te vergeten: kies collega’s die de nodige tijd kunnen vrijmaken!

Klein is fijn Less is more. Beperk je groep tot maximaal tien of twaalf mensen. Naarmate er meer leden in een content-team zitten, daalt de betrokkenheid van elk individu. Eventueel kun je een uitgebreider communicatienetwerk uitbouwen van mensen die je af en toe betrekt bij uitzonderlijke projecten of bij jaarlijkse evaluaties van je content-strategie. Grijp of creëer ook kansen om minstens om de twee jaar een aantal mensen te vervangen door nieuwe!

Cas e

ping!

Band met de klant De newsroom van BNP Paribas Fortis

Een goed voorbeeld van de manier waarop interne en externe communicatie steeds meer verstrengeld geraken, is de newsroom op de website van BNP Paribas Fortis. De vroegere ‘press corner’ met louter persberichten is vandaag een multimediaplatform dat zowel intern als extern nieuws bevat. Head of News Centre Erwin Van Overloop legt het initiatief uit: ‘De opkomst van het internet en de sociale media bieden ons steeds meer kansen om rechtstreeks en naar specifieke doelgroepen te communiceren, zonder tussenkomst van de pers. Het geeft ons ook de mogelijkheid om het over andere, minder actualiteitsgedreven onderwerpen te hebben. De newsroom, maar ook onze social media-links en webzines zijn daarvan exponenten.’

360º input Van Overloop denkt aan verhalen over de maatschappelijke betrokkenheid van de bank en haar medewerkers, de samenwerking met de culturele sector, en zo verder. ‘Verhalen die BNP Paribas Fortis een menselijker gelaat ge-

ven en de kans bieden om onze band met de klant te versterken.’ De input voor de newsroom komt van het volledige communicatienetwerk van BNP Paribas Fortis. Zowel van de afdelingen externe communicatie (inclusief sociale media) en de persdienst, als van interne communicatie. Tijdens de dagelijkse ochtendmeeting spreken vertegenwoordigers van de drie afdelingen af welke onderwerpen ze via welke kanalen zullen verspreiden.

Bottom-up communiceren Erwin Van Overloop noemt die versmelting van intern en extern een normale evolutie: ‘De afdeling Interne Communicatie geeft sinds 12 jaar de interne bedrijfskrant Dixit uit’, vertelt hij. ‘In die tijd is de redactie erin geslaagd om een uitgebreid netwerk van correspondenten uit te bouwen en dat levert hen maandelijks een hoop interessante verhalen op. Verhalen die het imago van BNP Paribas Fortis alleen maar kunnen versterken. Dankzij de nieuwe media beschikken we eindelijk over de kanalen om die ook aan de buitenwereld te vertellen.’

de slimste techniek Gebruik sociale media-tools Nieuwe technologie maakt het makkelijker om het sociaal kapitaal dat in je organisatie aanwezig is, te verzilveren.

Sociale documenten Bij JaJa werken we sinds 2011 zoveel mogelijk ‘in the cloud’. Dat werkt uitstekend:

Voordelen sociale documenten zijn overal en altijd toegankelijk: al wat je nodig hebt is de juiste URL en je accountgegevens er is maar één document: het is dus niet langer mogelijk om ‘in een verkeerde versie te werken’ sociale documenten zijn erg geschikt voor teamleden die ver van elkaar werken, en die op verschillende momenten aan een document willen werken ook mensen die geen account hebben, kunnen doorgaans toegang krijgen tot het document

Nadelen teamleden hebben geen rechtstreeks contact met elkaar het is niet altijd eenvoudig om het zicht te behouden op de veranderingen in een document waarin iedereen kan werken

Google hangouts Met Google hangouts kun je op een eenvoudige manier aan teleconferencing doen. Alle medewerkers die je nodig hebt voor de vergadering, verschijnen op je computerscherm.

Voordelen Google hangouts maakt het mogelijk om vanop afstand met elkaar te vergaderen teamleden kunnen ‘live’ met elkaar in discussie gaan er is geen speciale apparatuur voor nodig: een Google-account en een beetje moderne computer volstaan

Nadelen teamleden die geen Google-account hebben, kunnen niet deelnemen er gaat niks boven een fysieke bijeenkomst

Nadelen eerder bedoeld als nieuwsforum dan als echt samenwerkingsinstrument werkt als blog en is dus minder geschikt voor complexe projecten

Yammer Yammer is een sociale netwerksite voor professionele omgevingen, die medewerkers in staat stelt om teksten, beelden en links met elkaar te delen.

Voordelen content antennes kunnen op elk moment een idee posten, krijgen wekelijks een mail met alle posts van de voorbije week die tegelijk als inspirerende reminder werkt interactiever dan een sociaal document mogelijkheid om groepen te creëren per project een zeer betaalbare manier om in contact te blijven met je al je content-antennes

Vergaderen of niet? Moet je content-team fysieke vergaderingen houden? Dat hangt af van de bedrijfscultuur en van de concrete situatie. Als teamleden uit verschillende landen moeten komen, is fysiek vergaderen gewoon erg duur. Anderzijds: je kunt leden veel meer activeren in een face-to-face dialoog. Zoek het juiste evenwicht: kom minstens 1 keer per jaar samen of houd ten minste 1 keer per jaar een one-on-one-gesprek fysiek, telefonisch of via skype met ieder lid van het content-team. Maak van die zeldzame vergaderingen gebruik om je hele content-strategie te evalueren. Als je vergadert, doe het dan efficiënt. Splits de onderwerpenvergadering van de communicatie-

technische vergadering nadien. Niet alle teamleden zijn daarbij nodig en zo bespaar je hen kostbare tijd. Nog een tip: begin de vergadering met de planning van het volgende nummer en ga pas daarna naar de evaluatie van het vorige nummer. Je zal een genuanceerdere mening krijgen. Zorg ook voor een vergaderleider die de tijd in het oog houdt: een vergadering moet niet langer dan twee uur duren. De vergaderleider waakt erover dat je niet te veel tijd verliest aan detaildiscussies. Zorg ook voor een secretaris die alles noteert. De secretaris maakt geen verslag, maar een to do-memo, gestructureerd op persoon.

Voorgerecht, hoofdgerecht en toetje Het is een goed idee om enkele dagen voor je vergadering een nulvoorstel te laten maken en dat door te sturen naar de leden.

c) Welke beelden kunnen we bij elk onderwerp gebruiken? (Dit kan nadien in de technische communicatievergadering)

Tijdens de vergadering overloop je voor elk onderwerp: a) Wat moet eruit komen? Wat moet de klant/ medewerker/... na gebruik van de content weten, voelen, doen? What’s in it voor de contentgebruiker? b) Welke bronnen contacteren we? Overdrijf niet met het aantal bronnen dat in de tekst geciteerd moet worden

Met het content-team heb je een groep die een sterke voeling heeft met je organisatie. Een groep die je dus ook voor andere doelen kunt inzetten! Je kunt bijvoorbeeld nieuwe ideeën voor producten of vernieuwingen kort en vrijblijvend met hen bespreken. Dat maakt die bijeenkomsten zowel voor hen als voor het management interessanter.

Cas e

de glowy’s van de rvp Rijksdienst voor Pensioenen

‘Interne communicatie lukt alleen als je over een netwerk van gemotiveerde medewerkers beschikt’, zegt Christophe De Waele, coördinator van het interne communicatienetwerk bij de Rijksdienst voor Pensioenen. ‘Elk departement heeft andere communicatiebehoeften, en wij kunnen niet overal tegelijk zijn om die noden correct in te schatten.’

een rondvraag waarin we de actualiteit per departement overlopen of nieuwe projecten toelichten. Daarnaast bepalen de glowy’s de onderwerpen die in het medewerkersmagazine Punch aan bod komen. En op het nieuwe, gedecentraliseerde intranet, kunnen zij fungeren als content manager voor hun departement.’

Glimwormen wijzen de weg In december 2006 zocht de dienst Interne Communicatie een groep ‘Glowy’s’ of glimwormen bij elkaar. De glowy’s zijn allen lijnmanagers uit de verschillende departementen, die bereid waren om hun steentje bij te dragen bij de uitbouw van een intern communicatienetwerk. ‘Zij zijn de ogen en oren van de RVP’, legt Christophe De Waele uit. ‘Een keer per maand komen we samen om een aantal thema’s te bespreken. We beginnen elke vergadering met

Voelsprieten uitsteken De glowy’s hebben op hun beurt de taak om binnen hun eigen departement op zoek te gaan naar antennes, zodat het netwerk zich tot op de werkvloer vertakt. ‘Communicatie werkt in twee richtingen’, zegt Christophe De Waele. ‘We willen ons niet opsluiten in onze ivoren toren, maar in de eerste plaats naar boven halen wat bij de medewerkers leeft. Interne communicatie is immers een zaak van iedereen.’

aan de slag Tips voor de coach Elk sterk team heeft van bij de start aansturing nodig. 6 tips hiervoor: 1. Maak de leden van je content-team duidelijk wat je graag van hen ontvangt. Welke soorten onderwerpen en bronnen; minstens x onderwerpen per jaar, waaruit minstens x onderwerpen gekozen zullen worden... 2. Help hen goeie ideeën vinden. Geef voorbeelden van hoe ze collega’s kunnen aanspreken, geef feedback op minder goede en vooral op de goede ideeën, bezorg hen infobronnen die ze ter inspiratie kunnen lezen, help hen verder denken op algemene onderwerpen om er interessante invalshoeken uit te puren. 3. Help hen bekend te worden als aanspreekpunt voor ideeën. Vermeld hun namen expliciet in de colofon van je magazine of op het intranet, stuur eventueel eens een mailtje naar alle medewerkers. 4. Leg een duidelijk verband tussen de organisatie strategie en de content-strategie. Zorg er enerzijds voor dat je content-strategie steun heeft van de top/beleidsverantwoordelijken, zorg er anderzijds voor dat je content duidelijk de organisatiestrategie ondersteunt.

5. Maak duidelijk dat hun inbreng belangrijk is. Spreek duidelijke evenwichten per afdeling af bij het begin van het jaar; herinner iedereen van het team enkele dagen voor elke vergadering aan de afspraak; stuur op het eind van het jaar een overzicht van de onderwerpen die op basis van bronnen van dat teamlid tot stand gekomen zijn, met vermelding van wat de doelstelling was en of die gehaald is. 6. Help je team vanuit de doelgroep te denken, en niet vanuit hun eigen standpunt. Niet ‘Wij hebben dat gedaan, dus dat verdient een artikel’, wel ‘Onze doelgroep heeft hier veel aan, dus brengen we daar content over’.

Brainstormen en inspiratiebronnen Dreigen de vergaderingen een sleur te worden? Neem af en toe meer afstand en hou met de groep een vrije brainstorm. Overloop bijvoorbeeld de volgende invalshoeken om nieuwe onderwerpen te bedenken: • Productperspectief, procesperspectief, klantperspectief, hrm-perspectief • Werk-maatschappij-relatie: directe omgeving, dorp, België, wereld • Grote jaargebeurtenissen van het komende

jaar, zowel maatschappelijk als in de organisatie • Foto’s en films: welk interessant beeldmateriaal is beschikbaar, waar zou er eens een foto of film van gemaakt moeten worden? Je doet dit het best eerst individueel, of met een sociaal document dat iedereen kan aanvullen, en daarna bespreek je de ideeën in groep. Hieruit haal je makkelijk 50 ideeën voor je inspiratielijst met onderwerpen. Binnen en buiten je organisatie vind je nog tal van interessante inspiratiebronnen: • Lees strategische nota’s, jaarverslagen, verslagen van de ondernemingsraad en zoek er onderwerpen in. • Analyseer welke zaken op het intranet/op je website populair zijn en ga met die onderwerpen aan de slag. • Herbekijk vorige jaargangen van je verschillende media en kijk van welke onderwerpen je follow-ups kunt maken. • Vraag een keer per jaar aan een deel van of aan de gehele doelgroep of zij geïnteresseerd zijn om een drietal concreet omschreven onderwerpen te leveren. • Zoek onderwerpen in algemene vakliteratuur, algemene lifestyle-literatuur en websites en groepen en sociale netwerken over de leefwereld die bij het merk of bij de organisatie horen

• Hou jaarlijks een 15’-presentatie bij je management over de klemtonen die je het komende jaar wil leggen. En zelfs met creatief jatten is niets fout. Laat je inspireren door de beste tijdschriften of media, maar kijk hier vooral naar totaal andere sectoren of andere landen, en pas die creatief toe op je eigen blad. En stel je altijd de vraag: past dit idee wel bij onze eigen bedrijfswaarden en in onze eigen strategie?

Proef je succes Deelnemen aan het content-team vergt een behoorlijke inspanning. Verwen daarom je contentteam met boeiende extra’s: • Doe iets met de aangedragen onderwerpen, en toon de aandragers het resultaat. Niets geeft meer voldoening dan de vrucht te zien van je werk. Hou ook een lijst bij met alle ideeën die aangedragen worden. En leg uit waarom je een bepaald idee niet gebruikt. • Geef je team relevante voordelen: een etentje na elke content-vergadering, als eerste de nieuwste informatie, bezoekje van de CEO, HR-manager of beleidsverantwoordelijke op de vergadering. • Hou op tijd een feestje of een vergadering op een bijzondere loctie, deel complimentjes en geniet vooral samen van het succes van je sterke content!

Cas e

communicatiecontract Karel de Grote-Hogeschool Antwerpen

De Karel de Grote-Hogeschool is de grootste hogeschool van Antwerpen en de derde grootste hogeschool van Vlaanderen. Het communicatienetwerk van KdG bestaat uit een centraal communicatieteam, aangevuld met een communicatieanker in elk van de zes departementen.

Meer coördinatie De verspreide ligging en de aanzienlijke autonomie van de verschillende KdG-departementen maakten het tot voor kort moeilijk om een centraal aangestuurd communicatiebeleid te voeren. Daarom werkt de hogeschool sinds 2012 met een zogenaamd service level agreement. Dat is een document waarin de functieomschrijving van het communicatieanker contractueel wordt vastgelegd. Het document, dat ondertekend wordt door het departementshoofd, het hoofd communicatie en het communicatieanker, bevat onder meer volgende onderdelen: • Het voorwerp van de overeenkomst: waar en voor welk percentage van de werktijd wordt het communicatieanker ingezet, welk soort werk zal hij of zij uitvoeren, door wie wordt hij/zij aangestuurd...

• Overleg: hoe frequent wordt er overleg gepleegd, tussen wie en waarover? • Documentatie en rapportering: de overeenkomst bepaalt dat het communicatieanker alle werkactiviteiten zorgvuldig bijhoudt. • Dienstverlening: de overeenkomst bepaalt de specifieke taken van het communicatieanker. Zo is het de taak van het communicatieanker om: > de departementale pagina’s op de KdGwebsite up-to-date te houden > nieuws aan te leveren via de algemene nieuws-inbox > aanwezig te zijn op sociale media > ...

Prestaties becijferen Verder bevat het service level agreement ook een luik over de doelstellingen en evaluatiemethodes. Tijdens het eerste werkjaar bevat die nog minder ‘harde’ prestatie-indicatoren: zo moeten de projectresultaten binnen het geplande tijdsbestek en volgens de inhoudelijke afspraken worden opgeleverd. Op termijn is het wel de bedoeling om zowel doelstellingen als prestatie-indicatoren duidelijker en kwantitatiever te omschrijven.

Dit boekje in online versie Wil je dit boekje in een bladermodule lezen? Je vindt het op www.jaja.be. Daâ&#x20AC;&#x2122;s handig!

Meer inspiratie? Kijk op www.jaja.be