Técnicas de auditoría

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY

TÉCNICAS DE AUDITORÍA Javier Andrés Londoño Rivera 1

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Auditoría de Calidad: Una herramienta de gestión.

Auditoría de calidad Alta dirección

S.G.C

Fortalezas y debilidades 2

Eficaz y eficiente

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA ¿ Para que hacer auditorías ?

Conformidad Implementación

Mantenimiento

Mejora

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S.G.C

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Principios de la auditoría AUDITORES

CONDUCTA ÉTICA

CUIDADO PROFESIONAL

PRESENTACIÓN JUSTA

PROCESO DE AUDITORÍA

INDEPENDENCIA 4

EVIDENCIA

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA El concepto de revisión aplicado a las auditorías Adecuado

Salidas

CRITERIOS:

REALIDAD:

LO QUE SE DEBE HACER

LO QUE SE HACE

Entradas

Conveniente

Eficaz

OBJETIVO: LO QUE SE QUIERE HACER

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Conceptos relativos a la auditoría Programa de auditoría Cliente de la auditoría

Experto Técnico

Programa de auditoría

Hallazgos de auditoría

Criterios de la auditoría

Programa de auditoría

Evidencia de auditoría

Programa de auditoría

Conclusiones de auditoría

Experto Técnico

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Auditoría como proceso RESPONSABLE:

OBJETIVO:

A P V H ENTRADAS DEL PROCESO

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SALIDAS DEL PROCESO

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Actividades de la Auditoría Inicio de la Auditoría Revisión de la Documentación

Preparación de las actividades de auditoría in situ

Realización de las actividades de auditoría in situ

Preparación , aprobación y distribución del informe de auditoría

Finalización de la Auditoría

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Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Ciclo PHVA en el proceso de Auditoría

P H V A

Establecimiento del programa de auditorías (alcance, objetivos, recursos, procedimientos, etc.

Implementar el programa (competencia de auditores, actividades de auditoría).

Resultados acordes al programa. Suficiencia de recursos. Satisfacción del auditado. Acciones correctivas y preventivas al programa o al proceso de auditorías, Etc.

Mejora del programa.

Informe a la gerencia.

Re-asignación de recursos.

Cambios a los objetivos del programa.

Re-entrenamiento de auditores, etc.

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P H

Inicio de la auditoría.

Revisión de la documentación.

Preparación de actividades en sitio.

Realización de actividades en sitio.

V

Preparación, aprobación y distribución del informe.

Finalización de auditoría.

A

Actividades de seguimiento de auditoría.

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA ¿Qué podemos obtener de la documentación del SGC y del Proceso?

1. Manual de calidad: La configuración del SGC y sus propósitos.

2. Procedimientos, instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del proceso.

3. Reportes de auditoría, no conformidades, acciones tomadas, etc: La evolución del proceso y su historia a través de resultados.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA ¿Qué podemos obtener de la norma ISO 9001:2008...?

PROCESO: Gestión comercial PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

5.4.1 6.1 . .

7.2.1 7.2.2 7.2.3 . .

8.2.3 8.4 8.2.2 . .

8.5.2 8.5.3 8.5.1 . .

Es una guía para orientarnos hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos del sistema de gestión de calidad, al interior de un proceso.

Nota: Algunos capítulos se pueden auditar COMPLETOS o tan solo una PARTE DE ELLOS según como corresponda y aporte al objetivo del programa de auditoría.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Conclusiones del equipo auditor respecto a la documentación revisada

1. Aspectos fuertes que son claros y aportan valor.

2. Aspectos por mejorar de la documentación, para dar claridad y aporte de valor.

3. Aspectos de la documentación, que ayudarán al auditor en la auditoria de campo.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Preparación de las actividades de auditoría in situ

PLAN DE AUDITORÍA Responsable: Auditor líder

Facilita la programación y coordinación de actividades.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Preparación de las actividades de auditoría in situ PLAN DE AUDITORÍA:

CONTENIDO:

• Objeto y alcance de la auditoría.

• Criterios de la auditoría.

• Agenda (fechas, lugares y tiempo).

• Procesos a ser auditados.

• Equipo auditor.

• Recursos.

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REVISADO Y APROBADO

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA LISTA DE VERIFICACIÓN UTILIDAD:

• Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrir en cada proceso.

• Recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico.

• Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA La revisión documental ayuda a la elaboración de las preguntas del PHVA del proceso, para identificar su capacidad de cumplir su planificación

•Se orientan al cumplimiento de los objetivos del proceso.

•Permiten el seguimiento a la eficacia del sistemas.

•Se hacen en lenguaje de la entidad y el proceso a auditar.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

¿ Cuáles HACER ?

Tipo de preguntas ABIERTAS

SONSEO

CERRADAS

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¿Qué busca ?

Ejemplos

Las preguntas abiertas estimulan al auditado a ser el que hable más, y así se reduce el número de preguntas que el auditor debe formular.

¿Dígame qué procedimiento sigue usted?. ¿Muéstreme cómo funciona esto?. ¿Cómo procesa los resultados del ensayo? ¿De dónde viene este formato?

Las preguntas de sondeo o aclaración son preguntas abiertas diseñadas para extraer información específica y más profunda acerca de un tema.

Por favor explíqueme ¿Qué esta ocurriendo aquí? ¿Por qué estos recipientes no están etiquetados?

Deme algunos ejemplos. ¿Cómo funciona esto? ¿Me va a decir algo más?

Las preguntas cerradas están diseñadas para obtener respuestas breves del auditado.

¿Usted diligenció este formato? ¿Esta es la caneca de los desperdicios? ¿Qué color de etiqueta va pegada en este tipo de recipiente? ¿Quién trabajó con usted en esta reparación?

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

¿ Cuáles EVITAR ?

Tipo de preguntas

CAPCIOSAS

MÚLTIPLES

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¿Qué busca ?

Las preguntas capciosas sugieren al auditado la respuesta “correcta” o “políticamente correcta”

Las preguntas múltiples pueden confundir al auditado y hacer olvidar algunas de sus respuestas, o hacer que se enfoquen en algo de menor importancia.

Ejemplos Siempre programa a los profesores así …¿verdad?

“Supongo que sabe que esto que encontramos va contra la ley?.

“Por supuesto, para usted es obvio que esta es la asignatura que no es”. ¿Por supuesto que esta solicitud debió ser tramitada? ¿Cuándo comenzó este trabajo? . ¿Le informaron a cerca del manual de procedimientos? ¿Sabe en dónde se encuentra el manual?. ¿Quién le enseño a hacer su trabajo?

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

¿ Cuáles EVITAR ?

Tipo de preguntas

AGRESIVAS

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¿Qué busca ?

Estas preguntas son una vía segura para poner al auditado fuera de lugar.

Ejemplos ¿Así qué a usted es al que se le ocurrió….? ¿Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver este problema?.

Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este proceso. ¿ No pudo averiguar cómo archivar esto correctamente?. ¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento?. ¿Ese asistente suyo … Déjeme decirle…. ?

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Realización de las actividades de auditoría in situ

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Auditor Líder y su equipo auditor

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Recopilación y verificación de la información Fuentes de información

Recopilación mediante muestreo y verificación

Evaluación vs. criterios

Revisión

Conclusiones de auditoría 21

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Fuentes de información Condiciones de operación

Equipo en funcionamiento Registro

Medición Observación

Condiciones de ensayo

Estadísticas Datos

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA La Entrevista

DOCUMENTAR EN LISTA DE VERIFICACIÓN (+/-)

SI SI

ACEPTACIÓN DEL AUDITADO CONCLUSIÓN O HALLAZGO

EVIDENCIA

ESCUCHA ACTIVA

ESCUCHAR

PREGUNTAR

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Cierre Apertura

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

EL MANEJO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN ES DINÁMICO, SE DEBE HACER DE LO GENERAL A LO PARTICULAR

¿Cómo es la planificación?

¿Cuándo se envía la información? ¿Qué hace usted cúando ….?

¿Cómo se hace?

DENTRO DE NUESTRO MAPA ESTE PROCESO…

¿Muéstreme un ejemplo? ¿Dígame como se evalúa las necesidades?

¿Cómo son los resultados?

¿Por qué esto ocasiona problemas con ….? ¿Qué ocurre después de..?

¿Cómo ha mejorado?

24

Déme algunos ejemplos de ...

19/06/2012

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Bloqueos en la comunicación IMPACIENCIA

DESCONFIANZA 25

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA CORRECIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA CORRECCIÓN

Eliminar una no conformidad detectada

ACCIÓN

ACCIÓN

CORRECTIVA

PREVENTIVA

Eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación

MEJORA DE LA CALIDAD 26

Eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Las no conformidades pueden ir orientadas a …..

• Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditoría y el objetivo definido.

• Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la entidad que impactan en los resultados.

• Hallazgos repetidos durante la recolección de la información.

• El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad.

• La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad.

• El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables.

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• Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías, etc..

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA CONTENIDO

• Objetivos, alcance y criterios.

• Auditor líder, equipo auditor.

• Descripción de las actividades realizadas en la auditoría.

• Procesos auditados.

• Responsables de los procesos y personal entrevistado.

• Aspectos favorables.

• Aspectos débiles.

• Solicitud de acciones correctivas.

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• Conclusiones de la auditoría.

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA EL INFORME DE AUDITORÍA NO DEBE INCLUIR

• Opiniones subjetivas.

• Información confidencial.

• Críticas a las personas.

• Declaraciones ambiguas.

• Detalles triviales.

• Observaciones, hallazgos que no fueron presentados o discutidos en la reunión de cierre.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA REALIZACIÒN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado.

• Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas.

• Verificar la eficacia de las acciones implementadas.

• En caso de no tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento.

• Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento de ser necesario.

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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE AUDITORÍA

• Cumplimiento de objetivos.

• Identificar oportunidades de mejora.

• Indicadores de desempeño: • Aptitud de auditores.

• Conformidad de programa y calendario • Retroalimentación de cliente, auditado y auditor.

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V

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA REVISIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA

• Resultados y tendencias.

• Conformidad con procedimientos.

• Necesidades y expectativas de interesados.

• Registros.

• Prácticas de los auditores.

• Coherencia de auditores.

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V

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA

MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA

A • Acciones correctivas.

• Acciones preventivas.

RESPONSABLE DEL PROCESO DE AUDITORÍA 33

COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA COMPETENCIA DE AUDITORES AMBIENTAL

CALIDAD CONOCIMIENTOS

CONOCIMIENTOS GENÉRICOS Y REGLAS ESPECÍFICOS DE CALIDAD Y REGLAS

EDUCACIÓN

EXPERIENCIA DE TRABAJO

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DE AMBIENTAL Y REGLAS

ENTRENAMIENTO EN AUDITORÍAS

HABILIDADES

ATRIBUTOS PERSONALES 34

EXPERIENCIA EN AUDITORÍAS