COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY
TÉCNICAS DE AUDITORÍA Javier Andrés Londoño Rivera 1
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Auditoría de Calidad: Una herramienta de gestión.
Auditoría de calidad Alta dirección
S.G.C
Fortalezas y debilidades 2
Eficaz y eficiente
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA ¿ Para que hacer auditorías ? Conformidad Implementación
Mantenimiento
Mejora
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S.G.C
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Principios de la auditoría AUDITORES
CONDUCTA ÉTICA
CUIDADO PROFESIONAL
PRESENTACIÓN JUSTA
PROCESO DE AUDITORÍA
INDEPENDENCIA 4
EVIDENCIA
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA El concepto de revisión aplicado a las auditorías Adecuado
Salidas
CRITERIOS:
REALIDAD:
LO QUE SE DEBE HACER
LO QUE SE HACE
Entradas
Conveniente
Eficaz
OBJETIVO: LO QUE SE QUIERE HACER
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Conceptos relativos a la auditoría Programa de auditoría Cliente de la auditoría
Experto Técnico
Programa de auditoría
Hallazgos de auditoría
Criterios de la auditoría
Programa de auditoría
Evidencia de auditoría
Programa de auditoría
Conclusiones de auditoría
Experto Técnico
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Auditoría como proceso RESPONSABLE:
OBJETIVO:
A P V H ENTRADAS DEL PROCESO
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SALIDAS DEL PROCESO
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Actividades de la Auditoría Inicio de la Auditoría Revisión de la Documentación
Preparación de las actividades de auditoría in situ
Realización de las actividades de auditoría in situ
Preparación , aprobación y distribución del informe de auditoría
Finalización de la Auditoría
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Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Ciclo PHVA en el proceso de Auditoría
P H V A
Establecimiento del programa de auditorías (alcance, objetivos, recursos, procedimientos, etc.
Implementar el programa (competencia de auditores, actividades de auditoría).
Resultados acordes al programa. Suficiencia de recursos. Satisfacción del auditado. Acciones correctivas y preventivas al programa o al proceso de auditorías, Etc.
Mejora del programa. Informe a la gerencia. Re-asignación de recursos. Cambios a los objetivos del programa. Re-entrenamiento de auditores, etc.
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P H
Inicio de la auditoría. Revisión de la documentación. Preparación de actividades en sitio. Realización de actividades en sitio.
V
Preparación, aprobación y distribución del informe. Finalización de auditoría.
A
Actividades de seguimiento de auditoría.
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA ¿Qué podemos obtener de la documentación del SGC y del Proceso? 1. Manual de calidad: La configuración del SGC y sus propósitos. 2. Procedimientos, instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del proceso. 3. Reportes de auditoría, no conformidades, acciones tomadas, etc: La evolución del proceso y su historia a través de resultados.
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA ¿Qué podemos obtener de la norma ISO 9001:2008...? PROCESO: Gestión comercial PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
5.4.1 6.1 . .
7.2.1 7.2.2 7.2.3 . .
8.2.3 8.4 8.2.2 . .
8.5.2 8.5.3 8.5.1 . .
Es una guía para orientarnos hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos del sistema de gestión de calidad, al interior de un proceso. Nota: Algunos capítulos se pueden auditar COMPLETOS o tan solo una PARTE DE ELLOS según como corresponda y aporte al objetivo del programa de auditoría. 11
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Conclusiones del equipo auditor respecto a la documentación revisada
1. Aspectos fuertes que son claros y aportan valor. 2. Aspectos por mejorar de la documentación, para dar claridad y aporte de valor. 3. Aspectos de la documentación, que ayudarán al auditor en la auditoria de campo.
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Preparación de las actividades de auditoría in situ
PLAN DE AUDITORÍA Responsable: Auditor líder
Facilita la programación y coordinación de actividades.
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Preparación de las actividades de auditoría in situ PLAN DE AUDITORÍA:
CONTENIDO:
• Objeto y alcance de la auditoría. • Criterios de la auditoría. • Agenda (fechas, lugares y tiempo).
• Procesos a ser auditados. • Equipo auditor. • Recursos.
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REVISADO Y APROBADO
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA LISTA DE VERIFICACIÓN UTILIDAD:
• Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrir en cada proceso. • Recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico.
• Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos. 15
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA La revisión documental ayuda a la elaboración de las preguntas del PHVA del proceso, para identificar su capacidad de cumplir su planificación
•Se orientan al cumplimiento de los objetivos del proceso. •Permiten el seguimiento a la eficacia del sistemas. •Se hacen en lenguaje de la entidad y el proceso a auditar.
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
¿ Cuáles HACER ? Tipo de preguntas ABIERTAS
SONSEO
CERRADAS
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¿Qué busca ?
Ejemplos
Las preguntas abiertas estimulan al auditado a ser el que hable más, y así se reduce el número de preguntas que el auditor debe formular.
¿Dígame qué procedimiento sigue usted?. ¿Muéstreme cómo funciona esto?. ¿Cómo procesa los resultados del ensayo? ¿De dónde viene este formato?
Las preguntas de sondeo o aclaración son preguntas abiertas diseñadas para extraer información específica y más profunda acerca de un tema.
Por favor explíqueme ¿Qué esta ocurriendo aquí? ¿Por qué estos recipientes no están etiquetados? Deme algunos ejemplos. ¿Cómo funciona esto? ¿Me va a decir algo más?
Las preguntas cerradas están diseñadas para obtener respuestas breves del auditado.
¿Usted diligenció este formato? ¿Esta es la caneca de los desperdicios? ¿Qué color de etiqueta va pegada en este tipo de recipiente? ¿Quién trabajó con usted en esta reparación?
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
¿ Cuáles EVITAR ? Tipo de preguntas
CAPCIOSAS
MÚLTIPLES
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¿Qué busca ?
Las preguntas capciosas sugieren al auditado la respuesta “correcta” o “políticamente correcta”
Las preguntas múltiples pueden confundir al auditado y hacer olvidar algunas de sus respuestas, o hacer que se enfoquen en algo de menor importancia.
Ejemplos Siempre programa a los profesores así …¿verdad? “Supongo que sabe que esto que encontramos va contra la ley?. “Por supuesto, para usted es obvio que esta es la asignatura que no es”. ¿Por supuesto que esta solicitud debió ser tramitada? ¿Cuándo comenzó este trabajo? . ¿Le informaron a cerca del manual de procedimientos? ¿Sabe en dónde se encuentra el manual?. ¿Quién le enseño a hacer su trabajo?
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
¿ Cuáles EVITAR ? Tipo de preguntas
AGRESIVAS
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¿Qué busca ?
Estas preguntas son una vía segura para poner al auditado fuera de lugar.
Ejemplos ¿Así qué a usted es al que se le ocurrió….? ¿Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver este problema?. Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este proceso. ¿ No pudo averiguar cómo archivar esto correctamente?. ¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento?. ¿Ese asistente suyo … Déjeme decirle…. ?
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Realización de las actividades de auditoría in situ
RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Auditor Líder y su equipo auditor
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Recopilación y verificación de la información Fuentes de información
Recopilación mediante muestreo y verificación
Evaluación vs. criterios
Revisión
Conclusiones de auditoría 21
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Fuentes de información Condiciones de operación
Equipo en funcionamiento Registro
Medición Observación
Condiciones de ensayo
Estadísticas Datos
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COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA La Entrevista
DOCUMENTAR EN LISTA DE VERIFICACIÓN (+/-)
SI SI
ACEPTACIÓN DEL AUDITADO CONCLUSIÓN O HALLAZGO
EVIDENCIA
ESCUCHA ACTIVA
ESCUCHAR
PREGUNTAR
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Cierre Apertura
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
EL MANEJO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN ES DINÁMICO, SE DEBE HACER DE LO GENERAL A LO PARTICULAR
¿Cómo es la planificación?
¿Cuándo se envía la información? ¿Qué hace usted cúando ….?
¿Cómo se hace? DENTRO DE NUESTRO MAPA ESTE PROCESO…
¿Muéstreme un ejemplo? ¿Dígame como se evalúa las necesidades?
¿Cómo son los resultados?
¿Por qué esto ocasiona problemas con ….? ¿Qué ocurre después de..?
¿Cómo ha mejorado? 24
Déme algunos ejemplos de ... 19/06/2012
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Bloqueos en la comunicación IMPACIENCIA
DESCONFIANZA 25
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA CORRECIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA CORRECCIÓN
Eliminar una no conformidad detectada
ACCIÓN
ACCIÓN
CORRECTIVA
PREVENTIVA
Eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
MEJORA DE LA CALIDAD 26
Eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA Las no conformidades pueden ir orientadas a ….. • Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditoría y el objetivo definido. • Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la entidad que impactan en los resultados. • Hallazgos repetidos durante la recolección de la información.
• El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad. • La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad. • El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables.
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• Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías, etc..
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA CONTENIDO
• Objetivos, alcance y criterios. • Auditor líder, equipo auditor. • Descripción de las actividades realizadas en la auditoría. • Procesos auditados. • Responsables de los procesos y personal entrevistado.
• Aspectos favorables. • Aspectos débiles. • Solicitud de acciones correctivas. 28
• Conclusiones de la auditoría.
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA EL INFORME DE AUDITORÍA NO DEBE INCLUIR
• Opiniones subjetivas. • Información confidencial.
• Críticas a las personas. • Declaraciones ambiguas. • Detalles triviales.
• Observaciones, hallazgos que no fueron presentados o discutidos en la reunión de cierre. 29
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA REALIZACIÒN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado. • Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas. • Verificar la eficacia de las acciones implementadas. • En caso de no tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento. • Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento de ser necesario. 30
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE AUDITORÍA
• Cumplimiento de objetivos.
• Identificar oportunidades de mejora. • Indicadores de desempeño: • Aptitud de auditores.
• Conformidad de programa y calendario • Retroalimentación de cliente, auditado y auditor.
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V
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA REVISIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA
• Resultados y tendencias.
• Conformidad con procedimientos. • Necesidades y expectativas de interesados. • Registros. • Prácticas de los auditores.
• Coherencia de auditores.
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V
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA
MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA
A • Acciones correctivas. • Acciones preventivas.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE AUDITORÍA 33
COLEGIO FRANCISCANO SAN LUIS REY TÉCNICAS DE AUDITORÍA COMPETENCIA DE AUDITORES AMBIENTAL
CALIDAD CONOCIMIENTOS
CONOCIMIENTOS GENÉRICOS Y REGLAS ESPECÍFICOS DE CALIDAD Y REGLAS
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA DE TRABAJO
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DE AMBIENTAL Y REGLAS
ENTRENAMIENTO EN AUDITORÍAS
HABILIDADES
ATRIBUTOS PERSONALES 34
EXPERIENCIA EN AUDITORÍAS