Valor Ganado Juan Carlos Olivares Rojas MSN: juancarlosolivares@hotmail.com jcolivar@itmorelia.edu.mx http://antares.itmorelia.edu.mx/~jcolivar/ @jcolivares Social Network: Facebook, LinkedIn. Hi5
Problema
• La etapa de dirección y control de un proyecto es una tarea bastante compleja que en muchas ocasiones no se realiza de la mejor manera. • Para poder determinar el estado de un proyecto es necesario considerar el alcance, los costos y el cronograma. • Esta actividad debe de ser realizada por la gerencia de proyectos (PMO).
Problema
• La alta gerencia hace las mismas preguntas al líder de proyectos que un niño cuando se sale de viajes: • • • • • •
¿Ya vamos a llegar? ¿cuánto falta para terminar el proyecto? ….. ¿cuándo va a finalizar el proyecto? ¿cuánto hemos gastado hasta el momento? ¿qué % de avance lleva el proyecto?
Problema
• ¿Qué es más importante conocer? • ¿si se está dentro del cronograma? • ¿si se está dentro del presupuesto? • ¿cuánto trabajo se ha realizado?
Introducción
• El PMI propone la gestión del valor ganado (Earned Value) como metodología para determinar de forma objetiva el avance de un proyecto tomando en cuenta los factores de alcance, costos y cronograma. • Se mostrará un ejemplo básico para entender la metodología EV.
Ejemplo: Cisterna de Agua
Costo por cada Cara: 1,000 Tiempo previsto de Ejecuci贸n 4 d铆as
Ejemplo: Cisterna de Agua Secuencia: Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecuci贸n 4 d铆as
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS =Budgeted Cost of Dia 1: 1,000 Work Scheduled) 4000 Dia 2: 1,000 Dia 3: 1,000
3000
Dia 4: 1,000
2000
Total: 4,000
1000
1
2
3 Días
4
Qué pasa si al fin del día 3 tenemos la siguiente información Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Status
Costo Real
Lado 1: Terminado
1000
Lado 2: Terminado
1200
Lado 3: al 50%
600
Lado 4: No Iniciado Total
0 2800
Cálculo de Valor Ganado: Hemos terminado dos lados, y por cada lado, tenemos un costo presupuestado de 1,000. También tenemos un lado con un 50% de avance. El valor Ganado será igual a: 1,000 + 1000 + 500 = 2500
Valor Ganado • Es un estimado del Costo según Costos de Presupuesto del trabajo realizado a la fecha. • También es llamado: Costo Presupuestado del Trabajo Ejecutado, o Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) • Para realizar una actividad teníamos un costo total de 100 dólares, si se ha realizado el 30% de la actividad, ¿cuánto es el valor ganado?
Valor Ganado • El valor ganado es de 30 Dólares • La pregunta del millón es: ¿cómo estimar el trabajo realizado? • En algunos casos el trabajo ejecutado es fácil de medir, especialmente cuando el entregable es algo físico, fácil de observar, y cuyo nivel de dificultad es constante.
Valor Ganado • En proyectos como el desarrollo de software es sumamente complejo. Por dicho motivo es necesario definir bien los entregables de cada trabajo realizado o paquete del WBS, especificando métricas de comparación. • Ejemplo: • Una de las actividades de su proyecto consiste en preparar un diseño de una base de datos para un sistema Intranet. Se estimaron 10 días para el diseño (48 horas de trabajo).
Valor Ganado
• Cómo mediría usted el avance al tercer día? • Si su diseñador le dice que tiene un 95% terminado, usted esta contento con esa información? • Qué pasa si 5 días después, el diseño no está terminado?
Asignando % de Avance • Para estos casos, se estila pre-asignar % de avance según ciertos criterios. Por ejemplo: – – – –
Si no se ha iniciado la actividad: 0% Si ya se inició la actividad 30% Se mantiene en 30 % * hasta no culminar la actividad. Si se ha terminado la actividad: 100%
• Estos métodos no son “justos” pero evitan la pérdida de tiempo por discusiones en las áreas “grises”. * El valor 30% es arbitrario, y depende de cada gerente de proyecto.
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS)
Costo Real = 2800 4000 3000 2800 2500
2000 Valor Ganado = 2500 Análisis de Cronograma:
1000
1
2
3
4
Días
Al Tercer día, debimos ejecutar 3000 pero nuestro valor ganado, es decir, el Costo Presupuestado del Trabajo ejecutado es de 2,500 (ya que solo hemos podido terminar la mitad del tercer lado).
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS)
Costo Real = 2800 4000 3000 2800 2500
2000 Valor Ganado = 2500
1000
1
2
3
Días Esto quiere decir que nuestro ritmo es menor al previsto. El Ratio para medir el ritmo actual / ritmo previsto se llama SPI (Schedule Performance Index), y se calcula: SPI = Valor Ganado / BCWS
4
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS)
Costo Real = 2800 4000 3000 2800 2500
2000 Valor Ganado = 2500
1000
1 2 3 4 SPI = Valor Ganado / BCWS Días = 2500 / 3000 = 0.833 Quiere decir que estamos avanzando a un ritmo de 83.3% con respecto a lo planificado. Es decir, si seguimos a este ritmo, no terminaremos a tiempo el proyecto.
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS)
Costo Real = 2800 4000 3000 2800 2500
2000 Valor Ganado = 2500
1000
1
2
3 Días
Esto quiere decir que estamos ejecutando por un valor de 2,500 pero nuestros costos son de 2,800. La relación entre el Valor Ganado y los costos Reales se llama Indice de Performance en los Costos.
4
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS)
Costo Real = 2800 4000 3000 2800 2500
2000 Valor Ganado = 2500
1000
1
2
3
4
CPI = Valor Ganado / ACWP Días = 2500 / 2800 = 0.893 Quiere decir que estamos por cada dólar que ponemos recibimos 0.893. O visto de otra manera, para construir una cisterna por un monto de 2,500 hemos gastado 2800.
Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por día Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecución 4 días Costo Previsto Acumulado (BCWS)
Costo Real = 2800 4000 3000 2800 2500
2000 Valor Ganado = 2500
1000
1
2
3
4
CPI = Valor Ganado / ACWP Días = 2500 / 2800 = 0.893. Si es que continuamos con la misma tendencia, podemos estimar que nuestro costo final en lugar de ser 4000 será de 4000 / 0.893 = 4,480. El valor 4,480 se le llama “Estimate at Completion.”
Diagramas de Avance
• Si se diagraman los diferentes indicadores (BCWS, ACWP, BCWP, SPI, CPI) se puede tener un mejor indicador para la toma de decisiones. • Nota: al igual que en riesgos, lo importante en la dirección y control de proyectos es llevar acabo una serie de acciones que nos permitan resolver el problema de la mejor manera.
Diagrama VG BCWS (Costo Ppto)
BCWS 800 (Costo Ppto) ACWP 800 (Costo Real)
ACWP (Costo Real)
BCWP
800
(Valor Ganado) BCWP
(Valor Ganado)
Diagrama VG
• ¿qué sucedió en la gráfica pasada? • Al momento del corte, se tienen lo mismos valores, por lo tanto, el proyecto va conforme a lo planeado. • Nótese que la curva de las gráficas puede diferir en el transcurso del tiempo, lo importante es el valor tomado en el punto de verificación.
Grafico de SPI y CPI
Diagramas VG
• ¿qué nos indica la gráfica anterior? • Hasta mediados de febrero SPI y CPI están iguales y en 1, por lo que se avanza conforme a lo planeado. Todo Ok= • A mediados de marzo, SPI se mantiene en 1 por lo que se avanza de acuerdo a lo planeado, mientras que CPI aumentó a 1.3, esto implica que se ha gastado menos dinero de lo presupuestado. Todo OK+
Diagramas VG
• Para mediados de abril SPI bajó a 0.85, lo cual indica que se va atrasado en las actividades del proyecto. CPI se queda en 1, lo que indica que no se ha perdido dinero del proyecto. TodoRegular • Esta tendencia se mantiene hasta junio, sino se hace nada al respecto en Agosto que es el fin de la actividad no se tendría terminado el trabajo y por consiguiente se tendría que invertir más tiempo y dinero.
Referencias
• PMBOK, 4ta. Edición Español, Project Management Institute, http://www.pmi.org • Valdez, F., Valor Ganado for Dummies, http://www.proyectics.com, consutado en julio de 2011.
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