Lista o base de datos

LISTA O BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de datos organizados en filas y columnas, que se relacionan entre sí. Cada fila contiene información sobre un dato específico y se llama Registro, cada registro está conformado por varias columnas llamadas Campos Por Ejemplo: una agenda de direcciones, listado de artículos, etc..

Recomendaciones para crear una base de datos • • • • •

La primera fila debe contener los nombres de los campos que indica el tipo de dato que se incluirá en cada columna Los nombre de los campos no deben ser iguales No iniciar la escritura del nombre del campo con espacios, ni terminar con ellos.

La fila inmediata a los campos debe contener el primer registro No dejar filas en blanco entre los registros

ORDENAR Estos comandos nos permiten ordenar la información por un campo, o varios campos. Estos comandos se encuentran en el menú Datos, en la sección Ordenar y Filtrar.

Un campo:  Ubicar el cursor en el campo que vamos a ordenar.  Menú Datos, clic en si nuestro ordenamiento es de forma ascendente y clic en si el ordenamiento es de forma descendente.

Más de un Campo:  Clic en el botón Ordenar Ordenar.

se visualizara la ventana de diálogo

 Aquí seleccionara como primer criterio, el campo que servirá como base para el ordenamiento. Indicar si el orden será ascendente o descendente  Clic en el botón Agregar nivel, seleccionar el siguiente campo a ordenar.

 Finalmente clic en aceptar

FILTROS Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios de filtro que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. Para aplicar filtros el cursor debe estar ubicado en una celda de la base de datos. Se puede aplicar Autofiltros, filtro personalizado, y filtros avanzados.

Autofiltros:  Menú datos, clic en filtro.  Aparecerá un botón en cada campo convirtiéndolo en una caja de lista desplegable.

 Luego de aplicar autofiltro clic en el botón del campo, donde se seleccionara el criterio de filtro. Por ejemplo clic en el botón del campo Estado civil y seleccionar casado, mostrara solo los empleados casados.

Filtro Personalizado: 

Excel nos permite personalizar la búsqueda, de manera que a un mismo campo se le puedan dar varios criterios, basándonos en dos condiciones y también filtrarla para buscar los valores que no cumplen una determinada condición. Para ello empleamos filtros personalizados.

 Clic en el botón del campo donde aplicaremos el criterio, si el campo contiene números, clic en filtro de número, luego en filtro personalizado. Si el campo contiene texto clic en filtro de texto, luego en filtro personalizado.

por ejemplo, clic en el campo edad, se muestra de la lista, filtro de número, luego clic, en filtro personalizado. Se muestra la siguiente ventana, donde aplicaremos los criterios, para el ejemplo se necesita mostrar empleados mayores de 20 años y menores de 30 años. Se selecciona como se muestra en la figura. Luego Clic en el botón Aceptar.

Filtros avanzados:

Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios complejos, use el comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes: Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar.

Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

Por ejemplo se necesita filtrar los datos de los empleados cuya edad sea menor de 25 años y cuyo cargo sea el 0005, como se muestra en la figura, se crea una tabla auxiliar de edad y cargo donde se plasme los criterios respectivos.

Los cuales se seleccionan en rango de criterios de la ventana Filtro Avanzado.

El resultado sería:

SUBTOTALES Son cálculos que se aplican a bases de datos o listas. Antes de aplicar el subtotal debemos ordenar nuestra lista por el campo que se desea agrupar. Los subtotales se aplican de la siguiente manera:  Ubicar el cursor dentro de la lista.  Ingrese a menú datos, Subtotales.  Se mostrara el siguiente cuadro:

 Para cada cambio en, se selecciona el campo por el cual se agruparan los datos, es decir el campo por el cual se ha ordenado.  Usar Función, se elige el cálculo que va ha aplicar. Por ejemplo Max

 Agregar subtotal a, se selecciona el campo que será calculado. En el ejemplo sueldo. El resultado sería: