Creando Soluciones - Cartilla complementaria by Jessica Rodríguez

CREANDO SOLUCIONES MANUAL PARA LIDERAR INICIATIVAS QUE CONSTRUYEN COMUNIDAD

Jessica María Rodríguez Briceño Cartilla complementaria Proyecto de grado en Diseño Universidad de los Andes Bogotá, Colombia. 2019

¿Por qué trabajar en comunidad?

Algunos consejos para comenzar

PASO 1: Organizar el equipo

¿Qué necesitamos para tener éxito?

PASO 2: Definir la iniciativa

¿Cómo definir una iniciativa creativa?

Paso 3: Desarrollar la propuesta

¿Cómo planear nuestra iniciativa?

¿Cómo evaluar nuestros logros?

Anexo: Herramientas

CONTENIDO

! 1

¿POR QUÉ TRABAJAR EN COMUNIDAD? Si cada uno de nosotros es capaz de hacer mas ' de lo que creiamos, ' lo que logramos imaginese cuando empezamos a vivir como equipo!

CREANDO SOLUCIONES es un manual que podrán consultar como guía cuando quieran desarrollar alguna iniciativa que aporte al bienestar de su comunidad. En cada sección encontrarán herramientas y tips que les ayudarán en el proceso. Para lograrlo, solo deberán seguir los siguientes pasos: Paso 1: Organizar el equipo Paso 2: Definir la iniciativa Paso 3: Desarrollar la propuesta

Lo único que necesitan son ganas de aportar, lo demás lo van a encontrar en su comunidad !

Algunos consejos antes de empezar... No olviden que también es importante que disfruten el proceso, divertirse y hacer que otros se diviertan hace parte del bienestar que buscan generar. Cuando se quiere crear algo nuevo todo aporte es bienvenido. Cada uno de ustedes tiene talentos y habilidades que son igual de validas a las de los demás. Lo más importante no es la cantidad de lo que dan, sino que cada uno tenga la oportunidad de aportar desde lo que pueden y lo que son. Aprovechen esos momentos en donde no estén de acuerdo para aprender y construir desde sus diferencias, pues ahí van a encontrar los elementos más valiosos y creativos para sus propuestas. No tengan miedo de probar nuevas maneras de alcanzar sus objetivos, las iniciativas diferentes y creativas son las que más impacto positivo van a generar.

Venga y mire! ' El grupo se transofmo! Descubrimos que un equipo serio para trabajar pero recochero para disfrutar, hace que la vida sea mas bonita para toda la comunidad! !

PASO 1: ORGANIZAR EL EQUIPO

PASO 1: ORGANIZAR EL EQUIPO Apoyarse en otras personas para desarrollar nuestras iniciativas es algo que da muchos frutos. Pero aprendimos que es muy importante establecer cierto orden para poder funcionar como equipo.

Si trabajamos juntos podemos unir fuerzas para alcanzar nuestras metas más fácilmente. Nuestra calidad de vida depende de las oportunidades que creamos a nuestro alrededor y del cómo las aprovechamos. Pero, ¿a quienes les gustaría ayudar a hacerla realidad?... ¡sus vecinos, familiares o amigos posiblemente tengan mucho que aportar! Sin embargo, para trabajar en equipo, necesariamente debe haber algunas normas previamente definidas entre todos, relacionadas con el funcionamiento del grupo. En esta sección podrán encontrar algunos tips a tener en cuenta para organizar su equipo.

¿Qué necesitamos para tener éxito? ¿Qué ¿Cómo podemos coordinarnos?

¿Cómo nos podemos liderar?

¿Con ¿Con qué recursos podemos contar?

¿Por qué es importante trabajar y recochar?

¿Cómo llevar un registro de lo que hacemos?

¿Qué necesitamos para tener éxito?

CREAR OPORTUNIDADES

1. Tener ganas de aportar 2. Decidir ser creadores

TENER VOZ ¿De qué manera pueden hacer que su voz tenga fuerza y sea escuchada por la comunidad? Si dan respuesta a esta pregunta, sus iniciativas tendrán más impacto. Tanto fuera como dentro del grupo, todos deben tener voz.

CÍRCULO VIRTOSO DE LA ACCIÓN EN COMUNIDAD Si tienen en cuenta los resultados y el calor humano, ¡su equipo y su comunidad serán mejores y más bonitos para todos!

TOMAR DECISIONES Todo el tiempo estamos tomando decisiones, pero ¿cómo podemos hacer para que nuestras decisiones de equipo lleguen a impactar en el resto de la comunidad? Hasta la acción más pequeña puede aportar.

Calor humano

Resultados ¿Qué debemos hacer para alcanzar nuestras metas?

¿Cómo podemos disfrutar más de todo el proceso?

Tip: Tótem de la palabra

3. Fortalecer la comunicación Todos merecen ser escuchados. Es importante que el equipo funcione como un ambiente seguro en el que se pueden decir las cosas sin miedo. Además de eso, pregúntense: ¿cómo podemos contactarnos unos a otros? ¿todos tienen acceso a ese medio? Si algunos no tienen acceso, ¿de qué otra manera nos podemos contactar?

' Para organizar la comunicacion en las reuniones, la persona que ' es quien habla tiene el Totem ' escuchan. mientras los demas Si otra persona quiere hablar, debe pedir la palabra y esperar a que le pasen el 'totem para poder hacerlo. Por ejemplo, pueden usar una botella ' y llenarla con agua, plastica ' escarcha y jabon. ¿Cómo van a tomar las decisiones? ¿qué roles asume cada uno? ¿quién nos representa como equipo frente a otras personas? Escojan la manera que prefieran para organizarse, siendo muy claros en las funciones y compromisos.

4. Decidir cómo autogobernarse

¿Con qué elementos o espacios contamos? ¿cómo pueden empezar su fondo grupal? ¿que otros elementos podrían conseguir? Recuerden: no todo es dinero. Hay recursos y objetos que pueden tener en sus propias casa, o que pueden obtener de otras personas, de instituciones, de fundaciones... ¿De qué manera podrían conseguir lo que necesitan sin necesidad de comprar?

5. No dejarse limitar

Es importante que haya calor humano en su grupo: disfrutar las reuniones, tratarse bien, compartir onces, reirse un rato... todos estos momentos son importantes para que sea agradable el trabajar en equipo. ¡Hasta los detalles cuentan!, así que pregúntense: ¿cómo podemos pasarla bueno cuando estamos juntos? ¿cómo podemos disfrutar del ser un equipo?

Tip: Herramientas 7. Registrar su proceso Construir sobre lo que ya han construido previamente es muy poderoso para obtener grandes avances. Existen varias formas de llevar registro de las decisiones que van tomando. Por ejemplo, las Actas de Reunión son muy útiles, pero incluso un álbum les puede ayudar. Lo importante es que tengan algo sobre lo cual puedan mirar atrás y ver los pasos que han dado... ¿De qué manera es más cómodo para ustedes el registrar su proceso?

Al final de este manual, en ' pueden la ultima seccion, encontrar algunas herramientas ' a llevar que les ayudaran ' las actividades registro segun que van desarrollando. Pueden sacarle fotocopias para escribir sobre ellas cuantas veces quieran!

6. Cultivar el calor humano

PASO 2: DEFINIR LA INICIATIVA

Una vez hayan conformado el equipo, el siguiente paso es imaginar cuál es la mejor forma de alcanzar su meta. Para hacerlo, vale la pena contemplar cada una de las ideas que se les ocurran, para definir cómo será su iniciativa.

Sean libres de decir todas sus ideas! ' ' habra Despues que pensar en como aterrizarlas.

Ejercicio: Para darle forma a su iniciativa, imaginen la mayor cantidad de soluciones posibles. Es importante que se sientan libres para ser creativos y expresar todo lo que se les ocurre. ¡Entre más ideas propongan, más creativa será su iniciativa! Luego, para poner ambos pies sobre la tierra, revisen todas las opciones y juntos pregúntense ¿qué podemos sacar de cada una de ellas? ¿cómo podrían forman una sola iniciativa? ¿cómo debería ser para poder hacerla realidad?

' necesitamos? Que

PASO 2: DEFINIR LA INICIATIVA

Papel

' Lapiz ' de Totem la palabra

' hacer? Que

Instrucción 1: Aclarar la meta Para que la iniciativa este realmente enfocada, es necesario que todos tengan claro el objetivo. Para esto, resuman en una frase cuál es la meta y escríbanla donde todos puedan verla. Instrucción 2: Lluvia de ideas Cada uno debe escribir todas las ideas que se les ocurran. Luego, revisen individualmente cuales pueden ser las más ideales y colóquenlas sobre la mesa.

Instrucción 3: Filtrar las ideas Entre todos, revisen una por una, seleccionando aquellas que podrían tener más potencial o de las cuales se podría utilizar parte de la idea. Instrucción 4: Defir la iniciativa Una vez hayan filtrado las ideas, recuerden rápidamente lo que seleccionaron. A partir de eso, decidan qué hacer a través de una votación. sí es como le darán la forma final a su iniciativa.

Recordatorio: El que mucho abarca poco aprieta...

mientras deciden, no pierdan de vista la meta principal que desean alcanzar. 10

PASO 3: DESARROLLAR LA PROPUESTA

PASO 3: DESARROLLAR LA PROPUESTA '

Resulta que sin importar que tan pequeno sea el plan, todo necesita ' Pensar cada preparacion! detalle cuenta a la hora de hacerlo realidad. !

Si somos conscientes de que para poder realizar nuestras iniciativas necesitamos hacer algunas inversiones, vamos a ser capaces de ahorrarlas, invertirlas y renovarlas a medida que avanzamos. Estas inversiones son de todo tipo, no necesariamente son monetarias, aunque el dinero si puede llegar a hacer parte de ellas. Existen 4 factores principales los cuales, al tenerlos en cuenta, harán que las actividades sean más fáciles de realizar. Si los cuidamos y renovamos, también nos ayudarán a que la acción del equipo y de nuestra comunidad se mantengan a lo largo del tiempo.

Calor Humano

Aprendizaje

Recursos Trabajo y personas

El calor humano: El trato, la energía, el disfrute y las experiencias compartidas que nacen al compartir con otras personas. El aprendizaje: Cualquier tipo de conocimiento formal e informal que nos sea útil para ejecutar y mejorar nuestros proyectos. El trabajo y las personas: Aquellos conocidos o desconocidos a quienes podríamos recurrir para trabajar en alguna idea. Los recursos: Cualquier elemento tangible que podríamos usar en las propuestas.

Que' hacer?

Instrucción 1: Reconocer las etapas de planeación En una cartelera dibujen la matriz de planeación que se muestra a continuación. No importa si no queda perfectamente dibujada, lo importante es que se diferencien las etapas que hay en ella.

MATRIZ DE PLANEACIÓN Actividades y roles

Objetivos del plan

Resultados esperados

IDEACIÓN

PREPARACIÓN

EJECUCIÓN

Resultados no esperados

Consejos para repetir el plan

IDEACIÓN ¿Cómo va a ser nuestra iniciativa? ¿Qué vamos a hacer? Piensen en las actividades y sus detalles.

PREPARACIÓN ¿Qué necesitamos preparar? ¿Cuánto tiempo nos va a tomar? ¿Quién va a hacer qué? Piensen anticipadamente.

EJECUCIÓN ¿Qué pasa antes, durante y después? ¿Dónde estará cada uno? Piensen qué deben hacer y tener ese día, a qué hora y en qué lugar.

Instrucción 2: Escribir los objetivos del plan Para empezar la planeación, es necesario que todos tengan el objetivo claro para no perderlo de vista en ningún momento. Escríbanlo al inicio de la cartelera para recordarlo siempre.

Instrucción 3: Revisar las 4 categorías Recuerden lo que habían definido sobre cómo sería su iniciativa y ubíquense en la primera etapa de la matriz (ideación). ¿Qué van a hacer o utilizar para cada actividad que da forma a su iniciativa?: Utilicen pequeños papeles para cada una de las 4 categorías (calor humano, recursos, aprendizaje, trabajo y personas) y péguenlas allí. Instrucción 4: Actualizar el progreso del plan A medida que van avanzando, vayan evaluando qué fichas han cumplido y cuales podrían hacer falta por agregar. Hagan el mismo proceso para las otras dos etapas (Preparación, Ejecución). No olviden anotar también aciertos y cosas por mejorar. Instrucción 5: Identificar consejos para repetir el plan Después de haber hecho realidad su idea, es muy importante revisar qué hicieron bien y qué se puede mejorar para la próxima ocasión. Escriban estas observaciones en la cartelera. Instrucción 6: Hacer la contabilidad de los resultados Finalmente, es importante evaluar cuales fueron nuestros logros y como quedaron en términos de inversión de sus moneditas. Para eso, la evolución de las 4 categorías a lo largo de su proceso, y escriban en la cartelera qué resultados planeados o no planeados obtuvieron al final. ¿Cuántas moneditas invirtieron? ¿De cuáles ganaron? ¿Cuáles hay que renovar? ¿Cómo renovarlas?

¡Lo logramos! ¿Cuál es la siguiente iniciativa?

ANEXO:

HERRAMIENTAS ' encontraran ' las herramientas que se han A continuacion mencionado en los pasos anteriores, para que puedan sacarles fotocopia y trabajar directamente sobre ellas. ' Aqui' encontraran: ' (Grupal) a. Acta de reunion ' b. Asistencia para actas de reunion ' y apuntes de reuniones (Individual) c. Preparacion ' para escribir cartas d. Guia e. Directorio miembros del equipo f. Constancia de consulta a la comunidad g. Fechas especiales ' ' de elementos h. Prestamo y devolucion ' del proyecto o evento i. Para despues ' j. Matriz de planeacion k. Fichas de "Calor Humano" l. Fichas de "Recursos" m. Fichas de "Trabajo y Personas" n. Fichas de "Aprendizaje" n. Fichas en blanco

ACTA DE REUNIÓN #

Logo del equipo

Nombre del equipo Localización del equipo Fecha:

Lugar: Anexo de asistencia: Si

Objetivo de la reunión

Orden del día 1

Primer tema a tratar en la reunión

2 3 4 5 6 7

Anotaciones ¿Qué se hizo en la reunión? ¿De qué se habló en la reunión?

/ No

¿Qué se hizo en la reunión? ¿De qué se habló en la reunión?

Resumen: Acuerdos finales

Próxima reunión: Fecha, lugar y hora Tema próxima reunión:

Elaborado por: Nombre

Cargo: Función

Elaborado por: Nombre

Cargo: Función

ANEXO: ASISTENCIA ACTA DE REUNIร N Logo del equipo

Nombre del equipo Localizaciรณn del equipo Fecha:

Lugar:

Objetivo de la reuniรณn

Nombre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 16 17 18 19 20

Celular

Apartamento/Casa

PREPARACIÓN Y APUNTES DE REUNIONES Logo del equipo

Nombre del equipo Localización del equipo Fecha de reunión: Tema de la reunión:

Preparacion de la reunión

¿Qué observaciones tengo? ¿Qué ideas me surgen? ¿Qué otro tema se debería tratar?

Apuntes de la reunión

¿Qué se hizo en la reunión? ¿Qué se habló? ¿A qué acuerdos se llegaron?

Próxima reunión Tema

Ciudad, Día, Mes, Año Carta dirigida a Nombre o grupo a quien va dirigida Cargo o función de a quien va dirigida

Logo del equipo

ASUNTO: Tema de la carta Cordial saludo, Contenido de la carta

Atentamente, Nombre del equipo

Firma del representante del equipo

Firma del secretario(a) del equipo

Nombre del representante del equipo

Nombre secretario(a) del equipo

Representante

Secretario(a)

Logo del equipo

DIRECTORIO DE MIEMBROS Nombre del equipo Localizaciรณn del equipo Nombre

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 16 17 18 19 20 21 22 23

Celular

Apartamento/Casa

Nombre completo

Tema: Tema de la consulta o nombre del proyecto Fecha de consulta: Fecha en la que se llena la planilla Iniciativa del equipo de Nompre del equipo

Torre y Apto

Logo del equipo

PLANILLA DE RESIDENTES.

Telefono o celular No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No

Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

De acuerdo

Firma

Fecha del proyecto: Fecha en la que se inicia el proyecto o evento

Logo del equipo

FECHAS ESPECIALES Nombre del equipo Localizaciรณn del equipo Evento

Nombre del evento

Fecha y hora

Lugar

Nombre integrante

Logo del equipo

Elemento

Fecha préstamo

Firma del integrante

CONSTANCIA PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE INVENTARIO Nombre del equipo Localización del equipo Fecha devolución

Firma del encargado

PARA DESPUÉS DEL PROYECTO O EVENTO Logo del equipo

Nombre del plan: Fecha del plan: Objetivo del plan:

MOMENTOS IMPORTANTES PARA MI

ANÉCDOTAS DE LOS MOMENTOS

APRENDIZAJES DEL PLAN

CONSEJOS PARA REPETIR EL PLAN

LLUVIA DE IDEAS SOBRE NUEVOS PLANES

Objetivos del plan

IDEACIÓN

EJECUCIÓN

Consejos para repetir el plan

PREPARACIÓN

Actividades y roles

MATRIZ DE PLANEACIÓN

Resultados no esperados

Resultados esperados

FICHAS DE “CALOR HUMANO” Calor Humano

Calor Humano

FICHAS DE “RECUROS” Recursos

Recursos

FICHAS DE “TRABAJO Y PERSONAS” Trabajo y personas

Trabajo y personas

FICHAS DE “APRENDIZAJE” Aprendizaje

Aprendizaje

FICHAS EN BLANCO Categoría:_____________________

Categoría:_____________________

Moneditas Calor Humano

Calor Humano

Recursos

Trabajo y personas

Aprendizaje

Calor Humano

Recursos

Trabajo y personas

Aprendizaje