Ofimatica 1

MANUAL DE OFIMATICA El contenido de este Manual le permite preparar los siguientes temas del Programa de Auxiliares Administrativos del Estado: 18. Informática básica: Conceptos fundamentales sobre el hardware y el software. Sistemas de almacenamiento de datos.

Sistemas operativos. Nociones básicas de seguridad informática.

19. Introducción al sistema operativo: El entorno Windows.

Fundamentos. Trabajo en el entorno gráfico de Windows: Ventanas, iconos, menús contextuales, cuadros de diálogo. El escritorio y sus elementos. El menú inicio.

20. El explorador de Windows. Gestión de carpetas y archivos.

Operaciones de búsqueda. Mi Pc. Accesorios. Herramientas del sistema.

Manual de Ofimática

Indice

Tema 1: Windows         

Conceptos fundamentales El teclado Discos, ficheros y carpetas El explorador de windows La papelera de reciclaje Mover y copiar información Guardar y recuperar información del disco Acceso directos Accesorios de windows

Tema 2: Word

    

¿ Que es Word ?

Inicio de Word Menú archivo Seleccionar texto Dar forma al texto 2

Manual de Ofimática

    

Tablas Buscar y reemplazar Imágenes Menú ver Encabezado y pie de pagina

Tema 3: Excel

       

Introducción Elementos de una hoja de calculo Barra de herramientas Trabajar con celdas, filas y columnas Menú archivo Formato de celdas Referencia a celdas Formulas y funciones

Tema 4: Access

         

¿ Que es Access ? ¿ Que es una base de datos ? ¿ Que es una tabla ?

Ejemplo de base de datos Relaciones entre tablas Consultas a la base de datos Operadores de comparación Tipos de consultas Formularios Informes 3

Manual de Ofimática

Tema 5: Power Point

    

¿ Que es Power Point ?

Trabajar con Power Point Crear una presentación nueva Preparar presentaciones electrónicas Organizar presentaciones

4

Manual de Ofimática

Windows Conceptos fundamentales Lo primero que debemos aprender es a localizar la torre del ordenador. La mayoría de las torres se colocan en posición vertical, aunque algunos modelos vienen en horizontal. A esta torre la llamamos CPU (Unidad Central de Proceso).

Si quitáramos la tapa que la cubre con un destornillador dentro descubriríamos una placa rectangular llamada Placa Base. En esta placa van soldados o pinchados los componentes básicos del ordenador, como el procesador, la memoria, la tarjeta gráfica y la tarjeta de Sonido. Cuanto mayor velocidad tenga el procesador y mayor número de placas de memoria tengamos instaladas mejor será el rendimiento final de nuestro equipo.

Otros componentes que podemos encontrar dentro de la torre son las Unidades de Disco, como la disquetera, el CD-ROM, pero la más significativa es el Disco Duro, ya que en él se almacenan los programas que necesitaremos para poder trabajar.

En general, al conjunto de todos estos componentes, tanto la torre como los dispositivos que conectamos a la misma se les

5

Manual de Ofimática

conoce con el nombre de Hardware o parte física del Sistema Informático.

Encender el Ordenador Buscaremos el botón Power en el frontal de la torre y lo presionaremos. Automáticamente se encenderá una luz verde junto a dicho botón que indicará que el ordenador está recibiendo energía y el Monitor comenzará a listar una serie de informaciones que indican el arranque del ordenador.

Transcurridos unos segundos veremos el logotipo de Windows, el Sistema Operativo, desde el que podremos empezar a trabajar. ¿Qué es Windows?

Windows es lo que llamamos un Sistema Operativo. Es el más popular que existe hoy por hoy, quizás por su facilidad de uso para usuarios noveles, aunque debemos saber que nos es el único del mercado. Existen otras modelos de Sistema Operativo como Unix, Linux, etc.

Por lo tanto, la primera función de un Sistema Operativo es la de ofrecer lo que llamamos una Interface para poder comunicarnos con el ordenador. En el caso de Windows, esta Interface gráfica consiste en una serie de ventanas en las que el usuario irá eligiendo diversas opciones con el ratón, de ahí el nombre de Windows (Ventanas en inglés).

Otra función importante del Sistema Operativo es la de reconocer y controlar todos los dispositivos que conectamos a la CPU. El monitor, la impresora, el ratón, un módem, etc es lo que denominamos Dispositivos.

Por último el Sistema Operativo se encarga de controlar la ejecución de todos los programas que nosotros necesitamos para 6

Manual de Ofimática

trabajar con el ordenador. Hay que tener en cuenta que para cualquier cosa que queramos hacer deberemos usar un programa, aunque sean cosas tan triviales como escribir una anotación o realizar una operación de cálculo. ¿Y qué es un Programa?

Técnicamente se conoce como un lenguaje de instrucciones escritas en un lenguaje especial (un lenguaje de programación) destinadas a resolver problemas específicos.

Mediante programas trabajamos con el ordenador y realizamos tareas como escribir cartas, redactar informes o simplemente jugar a disparar Aliens. Para cualquier tarea a realizar con el ordenador precisaremos de un programa que deberemos poner en marcha..

Los programas se venden en las tiendas especializadas y vienen en un disco compacto que se introduce en el lector de CD-ROM la primera vez que queremos usarlo. Los datos del disco compacto se trasladan al disco duro en un proceso llamado Instalación Una vez instalado un programa, será accesible desde Windows y podremos ponerlo en marcha siempre que deseemos sin necesidad de repetir el proceso de Instalación. Para borrar un programa del disco duro habrá que realizar otro proceso llamado Desinstalación..

A los programas también se les conoce como Software o parte lógica del Sistema Informática.

7

Manual de Ofimática

¿Cómo apago el ordenador?

Para apagar el ordenador no necesitamos pulsar el mismo botón que usamos al encenderlo. Lo haremos desde el propio sistema operativo con la opción del Menú Inicio Apagar el Sistema.

El Escritorio de Windows Lo primero que veremos una vez ha arrancado el ordenador es lo que conocemos con el nombre de Escritorio de Windows.

Este escritorio lo podríamos asemejar con nuestra mesa de trabajo donde colocamos nuestros libros, cuadernos, lápices, etc, al fin y al cabo nuestras herramientas de trabajo.

8

Manual de Ofimática

Vista del Escritorio y sus partes Cada acción en Windows suele comenzar en el Escritorio. El escritorio resulta de utilidad para organizar los objetos (programas, aplicaciones de cualquier tipo, archivos...) que utilizamos con mayor frecuencia. Dentro del entorno de Windows, estos objetos que aparecen representados gráficamente diseminados por el fondo del escritorio, les llamamos Iconos.

Otro elemento fundamental que encontraremos dentro del Escritorio es la Barra de Tareas, que nos permitirá controlar los programas que tenemos en ejecución, así como cambiar de uno a otro con un golpe de ratón. Dentro de la barra de tareas, en el extremo izquierdo encontraremos el botón Inicio, que nos permitirá iniciar cualquier programa instalado en el ordenador, así como acceder a sitios específicos de Windows.

9

Manual de Ofimática

Usar el Ratón El ratón sirve para controlar el puntero, (la flechita) que aparece en la pantalla. Para desplazar el puntero, basta deslizar el ratón en la superficie de la mesa de trabajo en la dirección deseada.

El desplazamiento del puntero del ratón por la pantalla no afecta a la información que se ve en la misma; el puntero sirve tan sólo para señalar una posición. Al pulsar el botón del ratón tiene lugar una acción determinada en la posición que ocupe actualmente el puntero. Las técnicas que podemos hacer con el mismo son: 

Señalar: Desplazar el ratón hasta situar el puntero sobre el elemento determinado se denomina señalar.  Pulsar/Hacer clic: Señalar un elemento de la pantalla y pulsar el botón del ratón se denomina pulsar.  Doble pulsación / Doble clic: Se trata de realizar dos pulsaciones seguidas, lo más rápido posible, con el botón izquierdo del ratón.  Pinchar y Arrastrar: Se trata de mantener pulsado el botón del ratón mientras se desplaza el puntero por la pantalla. Puede usar esta técnica para seleccionar datos y para trasladar y copiar texto u objetos.

El botón secundario del mouse obtiene los llamados Menús contextuales o Menús Emergentes, útiles en aquellas ventanas donde no disponemos de línea de menús, por ejemplo, el escritorio. También se utiliza como atajo a ciertas órdenes utilizadas frecuentemente desde los menús.

10

Manual de Ofimática

Iniciar un Programa Ahora que ya tenemos en pantalla el Escritorio, vamos a utilizar los programas que vienen incluidos con el sistema operativo.

La opción más habitual de iniciar un programa es utilizando el botón Inicio de la barra de tareas. Por tanto, colocaremos el puntero sobre dicho botón y haremos un solo clic de ratón.

Observaremos que se despliega un menú con diversas opciones.

Elegiremos la opción llamada Programas colocando el ratón encima del texto y haciendo un clic. Automáticamente se abrirá un nuevo panel a la derecha del primero y aquí ya podremos ver los iconos de los programas. Sólo tendremos que escoger el programa adecuado y hacer un clic sobre el mismo.

Iniciar el programa bloc de notas Algunos programas aparecen agrupados con un icono característico llamado Grupo de Programas. Estos también tienen una flecha a su derecha. Deberemos hacer clic sobre el 11

Manual de Ofimática

nombre del Grupo de Programas y aparecerá un nuevo panel en el que veremos cada uno de los programas que conforman el grupo.

Las Ventanas de Windows Lo primero que observaremos es que el programa llamado Bloc de Notas se abre en la típica ventana de Windows. Esto es algo común a todos los programas. En la figura se muestra la ventana y cómo nombramos a cada una de sus partes, ya que será algo básico para seguir trabajando con Windows.

El primer elemento que observamos en una ventana es la Barra de Título donde aparece el nombre del programa que hemos iniciado. También veremos el icono característico que representa al programa y podremos pulsar sobre él para acceder al Cuadro de Control para realizar las mismas operaciones que con los controles del extremo derecho de la barra de título.

Estos controles que acabamos de mencionar nos ayudarán a trabajar con la ventana realizando las operaciones de Maximizar, Minimizar, Restaurar y Cerrar. 

Cerrar: Permite cerrar las ventanas, para dejar de utilizar esa aplicación.  Maximizar/Restaurar: Permite ampliar la ventana activa de la aplicación a fin de llenar por completo el escritorio. El Botón de maximizar, una vez realizada la operación se convertirá en el botón de Restaurar, que devuelve la ventana a su tamaño y posición inicial, antes de ser maximizada.  Minimizar: Permite reducir a icono la ventana activa.

La aplicación continúa ejecutándose, es decir, sigue abierta, pero en la parte inferior del escritorio, en la barra de tareas.

12

Manual de Ofimática

Debajo de la barra de título aparece la Línea de Menús, y donde se ubican todas las órdenes posibles que se pueden dar a un programa.

En algunos programas debajo de la Línea de menús encontramos una o varias Barras de Herramientas, que permiten, a través de botones realizar las operaciones más habituales en cada programa.

Típica ventana Windows Las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical aparecen en el lateral derecho y la parte inferior de cada ventana.

Nos ayudarán a desplazarnos por el texto cuando este sea tan extenso que no entre en el área de la ventana.

13

Manual de Ofimática

En algunos programas aparece la Barra de Estado en la parte más inferior de la ventana mostrando informaciones específicas de algún objeto.

Trabajar con varias ventanas Windows es un sistema operativo multitarea, lo que quiere decir que podemos tener tantas ventanas abiertas como queramos o por lo menos tantas como aguanten los recursos del sistema. Cuando abrimos dos programas en Windows, cada uno de ellos se abre en una ventana independiente. La ventana que está al frente la llamamos Ventana Activa y su barra de título aparece en azul intenso, mientras que la ventana o ventanas traseras están inactivas y su barra de título está en gris. Para “activar” una ventana basta con hacer un clic de ratón en cualquier parte de la ventana, lo que nos permite fácilmente cambiar de aplicaciones.

Cuando los programas en los que trabajamos están Maximizados, no podemos hacer clic en la ventana trasera para cambiar a esa ventana, por lo que deberemos recurrir a los botones de la barra de tareas. Estos botones nos permitirán cambiar entre ventanas aunque éstas se hallen maximizadas.

En la barra de Tareas encontraremos tantos botones como programas hayamos iniciado. Los botones se van estrechando para dar cabida a los nuevos cuando el número de programas abiertos es muy numeroso.

Botones de la Barra de Tareas

14

Manual de Ofimática

Mover y Redimensionar Ventanas Una de las operaciones que podemos hacer con las ventanas es moverlas a otra zona del escritorio. Para ello haremos clic sobre la barra de título de la ventana y mientras mantenemos presionado el botón moveremos el ratón. Normalmente aparece el perfil de la ventana indicando dónde se va a situar. Al soltar el ratón la ventana se desplazará a su nueva ubicación.

Aspecto del puntero al redimensionar También podemos cambiar el tamaño de una ventana. Para ello colocaremos el ratón sobre cualquiera de los bordes de la ventana hasta que el puntero del ratón cambie de aspecto a una flecha negra con dos puntas. Empleamos la técnica de pinchar y arrastrar y la ventana se estirará por el borde por donde la hemos enganchado.

15

Manual de Ofimática

El Teclado Ahora que sabemos iniciar el bloc de notas es hora de utilizar el teclado. Observaremos que el teclado dispone de las mismas teclas que una máquina de escribir qwerty, representando los caracteres del alfabeto, así como los números de 1 al 0.

Cursor Aspecto del cursor Probaremos a escribir cualquier texto sobre el bloc de notas para familiarizarnos con la posición de las teclas. Algo importante a tener en cuenta a la hora de escribir es la presencia del cursor, un palito vertical que parpadea y que indica el punto concreto donde se insertarán los caracteres que vayamos tecleando. ¿Para Escribir Mayúsculas?

Si queremos escribir un texto amplio todo en mayúsculas lo mejor será utilizar la tecla llamada Bloq Mayús ubicada al lado de la letra A. Cuando presionamos esta tecla las mayúsculas se bloquean y todo lo que escribamos aparecerá en pantalla con ese formato.

Si solo deseamos poner una letra en Mayúsculas, por ejemplo al escribir un nombre, utilizaremos la tecla Shift, presente a ambos lados del teclado y representada por una flecha hueca mirando hacia arriba. Habrá que mantener pulsada dicha tecla 16

Manual de Ofimática

mientras presionamos en la letra que queremos poner en mayúscula.

Para aquellas teclas que representen tres caracteres, como la del número 2, por ejemplo, deberemos mantener presionada la tecla Alt Gr (sólo existe una con esa etiqueta) mientras pulsamos en la tecla del 2. Así obtendremos el símbolo de la arroba @, imprescindible para el correo electrónico. ¿Cómo Borrar?

Para borrar caracteres podemos utilizar dos teclas diferentes, la tecla Supr en el tramo medio del teclado y la tecla BakSpace, junto al símbolo de interrogación y representada por una flecha que mira hacia la izquierda.

La diferencia entre ellas está que Suprimir borra el carácter que esté a la derecha del cursor y BackSpace borra el carácter que está a la izquierda del cursor. Esto nos da una idea de la importancia que tiene observar la posición del cursor antes de ponernos a borrar. ¿Y Para Saltar de Línea?

Cada vez que queramos saltar para escribir en la línea siguiente utilizaremos la tecla Enter, representada por una flecha en ángulo recto, al igual que la propia forma de la tecla.

Mover el Cursor por el Texto El método más habitual de desplazar el cursor por un texto es utilizar el ratón. El puntero del ratón adopta la forma de una I latina cuando nos encontramos dentro de un programa de texto.

Al mover el ratón su símbolo se moverá por la pantalla, igual que cuando tiene el aspecto de flecha.

17

Manual de Ofimática

Colocaremos el puntero en el sitio preciso donde queremos desplazar el cursor, bien para insertar nuevo texto o para realizar modificaciones.

Otra manera de desplazar el cursor, sobre todo si queremos moverlo a una distancia corta, es utilizar las teclas de movimiento en el tramo medio del teclado y representadas por cuatro flechas apuntando en las cuatro direcciones.

Las flechas a derecha e izquierda moverán el cursor una posición en la dirección elegida. Las flechas arriba y abajo moverán el cursor una línea hacia arriba o abajo Si mantenemos presionadas estas teclas continuadamente veremos como el cursor se desplaza en tramos más amplios.

Otras teclas muy utilizadas en programas de texto son las teclas Inicio y Fin. La tecla Inicio lleva el cursor al primer carácter de la línea actual y la tecla fin lleva el cursor al último carácter de la línea actual.

Discos, ficheros y carpetas.

Antes de ponernos a guardar la información en el Disco, necesitamos tener claros algunos conceptos como fichero y carpeta, ya que van a desarrollar un papel importante a la hora de definir cómo se guarda la información dentro del Disco.

Hablando de Discos Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se encargan de leer y escribir discos de distintos formatos, sean éstos disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD, etc.

18

Manual de Ofimática

Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de tal forma que las letras que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar para almacenar la información son las siguientes: 

A: se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre disquetes de 3 ½ .  C: se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que no tiene salida por el frontal del equipo. ¿Qué es un Fichero?

Un archivo o fichero (son sinónimos) es cualquier información que almacenamos en un disco,. Dependiendo del tipo de información que vamos a grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno de ellos. Para producir un fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicación donde generaré información que guardaré en el disco en forma de fichero. El usuario solamente tendrá que encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder después distinguirlo de los otros y decidir en qué carpeta se va a almacenar.

En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255 caracteres, incluyendo números, guiones, y espacios en blanco. Lo que no podremos usar serán algunos caracteres especiales, como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargará de decirnos mediante una ventana qué el nombre de fichero que hemos elegido no es correcto.

19

Manual de Ofimática

¿Qué es una carpeta?

Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la carpeta y dotándole de un nombre. La normativa para nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar ficheros. Físicamente no existen dentro del disco, sino que es algo lógico, que nos hemos inventado, para poder tener los datos bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fácilmente. Dentro de una carpeta podemos tener varias carpetas, como si fuera un clasificador.

Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y subdivisiones de las materias que queremos separar, de la misma manera funcionan las carpetas. Windows siempre representa a las carpetas con el mismo icono, el de un clasificador de color amarillo.

Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco duro del ordenador. Dentro de esa carpeta podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta Textos podríamos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas formales y otra carpeta para anotaciones rápidas. De esa manera siempre conseguiremos tener todo en orden.

Estructura de Carpetas dentro del disco duro Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, únicamente lo ocupan los ficheros que pueda haber dentro de ellas.

20

Manual de Ofimática

El Explorador de Windows Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de disco y poder crear carpetas, eliminarlas, mover ficheros de unas carpetas a otras, usaremos uno de los programas más importantes dentro de Windows llamando Explorador de Windows,.

Existen varias formas de abrir el explorador de Windows.

Dos de las más comunes son: 

Hacer clic con el botón derecho sobre el icono de Mi PC y seleccionar Explorar.

Seleccionar en el botón Inicio-Programas y en el nuevo panel Explorador de Windows.



Barra de Dirección

Carpetas

Barra de Menús

Barra de Herramientas

Barras de desplazamiento vertical

B. de desplazamiento horizontal

Ventana del explorador de Windows Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas claramente diferenciadas, el marco izquierdo que es el listado 21

Manual de Ofimática

de carpetas y cuya cúspide es el Escritorio y el marco derecho al que podemos llamar listado de contenidos y que varía dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese momento.

Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC, simbólicamente viene a representar el conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema.

Colgando de Mi PC, veremos todas las unidades de disco que se encuentran presentes en nuestra máquina, cada una de ellas designada con su letra correspondiente.

Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contraído Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos, tienen un + o un – en su parte izquierda.

Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo de él en ese momento está contraído y que si hacemos un clic con el ratón se desplegará y pasará a estar en estado -.

Explorar carpetas y ficheros En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y subcarpetas. Si hago clic encima del icono de una de esas carpetas, en la parte de la derecha del Explorador veo todo su contenido, subcarpetas y ficheros. Con esta operación decimos que abrimos una carpeta.

22

Manual de Ofimática

En la parte derecha del Explorador veremos carpetas, subcarpetas y ficheros, en general cualquier contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo.

Crear una carpeta Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos: 1) Tenemos que tener claro dónde queremos crearnos esa carpeta. Hacemos un clic en la parte izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos que contenga al nuevo elemento.

2) El siguiente paso será ir al menú ARCHIVO y seleccionar la opción NUEVO-CARPETA. 3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER. Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre y a continuación vamos al Menú ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre.

Al lado de la carpeta o fichero, aparecerá un cursor al final del nombre actual del mismo, con lo que podremos actuar como si estuviéramos en un programa de texto, borrando, insertando caracteres, etc.

Eliminar una carpeta o fichero Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en azul intenso. A continuación elegimos la orden del menú ARCHIVO, Eliminar. También tenemos la opción de pulsar sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas.

23

Manual de Ofimática

Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se pierden definitivamente, sino que son almacenados por el sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje.

Así, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que previamente habíamos eliminado, podremos visitar la Papelera para poder recuperarlo.

La Papelera de Reciclaje Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o también buscándola en el árbol del Explorador, colgando del Escritorio y casi al final del todo.

Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la papelera, podremos seleccionar cualquier carpeta o fichero allí ubicada y elegir la orden del menú ARCHIVO Restaurar. De esa forma el elemento volverá a su ubicación original con toda su información, tal y como estaba antes de eliminarlo.

Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminará todo su contenido, incluidas las subcarpetas que pudiera tener.

Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera, para dejar sitio libre a nuevos elementos que queramos eliminar. Hay que tener en cuenta que una vez vaciemos la papelera, todos los elementos que estuvieran ubicados en ella, se perderán de forma definitiva.

Para vaciar la papelera, una vez la estemos explorando elegiremos la orden del menú ARCHIVO Vaciar 24

Manual de Ofimática

Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botón derecho del ratón sobre el icono de la papelera.

Ver el espacio libre en Disco Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una forma muy gráfica de hacerlo desde el Explorador de Windows. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos consultar el espacio disponible y en el menú Archivo elegimos Propiedades. Se abrirá una ventana que nos muestra el espacio utilizado y el espacio libre en diferentes colores.

Mover y Copiar Información A veces necesitaremos trasladar nuestra información de la oficina a casa, o simplemente reubicar unos ficheros desde una carpeta a otra. Todas estas operaciones las realizaremos también desde el Explorador de Windows.

Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada, a la que llama PORTAPELES, donde se almacena temporalmente información para que la podamos mover o copiar.

Para copiar un archivo o carpeta: 1) Lo selecciono.

2) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción COPIAR. (Control+C). También nos servirá el icono copiar de la barra de herramientas. .

3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar.

4) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción PEGAR. (Control+V)

.

25

Manual de Ofimática

Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en otro, sigo los mismo pasos que para copiar con la única diferencia, que en el paso 2 en vez de elegir Copiar, elijo CORTAR. (Control+X).

También se puede mover un fichero utilizando solamente el ratón por la técnica de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva posición. Aunque no exige ninguna orden del menú, hay que ser muy preciso con el ratón ya que podemos trasladar la información a cualquier otra ubicación cercana..

Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene subcarpetas, toda la estructura completa será movida o copiada.

Guardar y recuperar información del disco En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una información que la mayoría de las veces deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente recuperarla.

Guardar y Guardar como La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una información en el disco en forma de fichero (grabar).

Habrá que indicarle a Windows en qué unidad de disco, después en qué carpeta vamos a almacenar el fichero y el nombre que le vamos a dar a éste.

En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya habíamos almacenado una vez anterior. En 26

Manual de Ofimรกtica

este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni dรณnde lo vamos a almacenar, ya que Windows conoce estos datos de la vez anterior.

En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegarรก un panel con las distintas unidades de disco.

Pinchamos con el ratรณn en la unidad donde queramos almacenar la informaciรณn y en el recuadro inferior aparecerรกn todas las carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar esta vez en la carpeta que nos interese y le damos al botรณn Abrir hasta que veamos el nombre de la carpeta en el recuadro Guardar en.

Este proceso habrรก que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta que deseemos. Una vez tengamos el nombre de la carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con el ratรณn en el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por รบltimo con el botรณn Guardar la informaciรณn quedarรก grabada en el disco.

Ventana Guardar como

27

Manual de Ofimática

Abrir Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que está en el disco. Primero iniciaremos el programa con el que ese fichero ha sido creado En el menú Archivo pincharemos sobre abrir.

La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como, solo que ahora se llama Abrir. El proceso es idéntico, lo único que ahora habrá que indicarle la unidad de disco y la carpeta donde está almacenado el archivo que queremos recuperar. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos pinchamos con el ratón en el nombre del fichero y le damos al botón Abrir.

Accesos Directos Los iconos de acceso directo facilitan el acceso a aplicaciones que utilizamos con más frecuencia. Se distinguen fácilmente porque son iconos con una pequeña flechita en su esquina inferior izquierda.

Algunos accesos directos son creados por los propios programas de instalación y colocados en el escritorio. Otros son obtenidos por los usuarios para poder tener nuestros programas favoritos siempre accesibles desde la pantalla del escritorio. En realidad, todos los programas que aparecen listados en el menú Inicio, Programas, son en realidad accesos directos.

Existen múltiples formas de crear accesos directos en el escritorio, vamos a ver algunas de ellas:

28

Manual de Ofimática

Nuevo Acceso Directo Si hacemos clic con el botón derecho sobre el escritorio y escogemos la opción Nuevo-Acceso directo se visualiza una ventana que permite a través del botón Examinar buscar el archivo ejecutable o el documento del cual se desea crear el acceso directo.

Pinchamos en Examinar...

Ventana Crear Acceso Directo Seleccionando en la opción Tipo de archivo, se puede elegir los archivos que queremos que nos muestre: Programas o Todos los archivos (si el acceso directo que vamos a hacer es a un documento).

La orden Nuevo acceso Directo también está disponible en el programa Explorador de Windows, en el menú Archivo. Nos aparecerán las mismas ventanas que en la opción anterior.

29

Manual de Ofimática

Enviar al Escritorio como Acceso Directo La opción más rápida y sencilla de crear un acceso directo de cualquier programa o documento es utilizando el botón derecho del ratón sobre el programa o documento del que queremos obtener un acceso directo en el Escritorio. En el Menú contextual que aparece utilizaremos la orden Enviar a Escritorio como Acceso directo. Esta orden está limitada únicamente a sacar Accesos directos al Escritorio, por lo que si queremos obtenerlo en otro sitio habrá que utilizar otro método.

Accesorios de Windows Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos trabajos. No destacan por su potencia, pero son una buena colección de Herramientas para hacer casi de todo y resultan útiles si no disponemos de otros programas más especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos el botón Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opción Programas, a continuación volveremos a elegir Accesorios.

Bloc De Notas Como su nombre e icono indican, sustituye la típica libreta para anotar recados, mensajes, etc. Y ahí terminan sus funciones. Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto.

Escritorio a medida Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades de Pantalla. Lo más rápido es hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre una zona libre del escritorio y elegir Propiedades.

30

Manual de Ofimática

Ficha para poner el Papel tapiz 

FONDO: En la pestaña de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio, bien sea con un diseño o con una imagen de las listadas en la caja blanca. La forma en que se muestra la imagen se pude cambiar mediante el cuadro Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el área, se repita en un mosaico si es una imagen pequeña o simplemente se coloque en el centro del escritorio.



Protector de pantalla:

31

Manual de Ofimática

Un protector de pantalla son imágenes animadas que saltan al cabo de un tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador.

En el momento en el que alguien toca el ratón o el teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla muestra el escritorio tal y como lo dejamos. Podemos establecer el tiempo que tardará el salvapantallas en activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una contraseña para que nadie “fisgue” nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el ordenador. 

Apariencia: En esta pestaña lo que conseguimos es cambiar todos los elementos de las ventanas de Windows; colores, tipos de letra, tamaño de las barras, etc.  Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los iconos y las ventanas.  Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una página Web tendremos la posibilidad de colocar una página Web ocupando una zona del escritorio. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio Active Desktop o Escritorio Activo.

32

Manual de Ofimática

Word ¿Qué es Microsoft Word?

En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que éstos tengan el aspecto deseado.

Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de Windows. Se utiliza para la edición, formateado e impresión de documentos.

Inicio de Microsoft Word Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La más fácil, consiste en utilizar el menú Programas, al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Microsoft Word.

Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde podremos empezar a escribir el texto deseado en el punto de inserción, señalado por la barra intermitente.

A continuación mostramos un gráfico y pasamos a explicar las partes más importantes en la ventana donde se ejecuta el programa.

33

Manual de Ofimática

Vista inicial de Word ¿Cómo se llama cada cosa?

La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra de Título y muestra el nombre e icono del programa que estamos usando, así como el nombre del documento que estamos editando (Documento 1).

Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana podría desmontarse en pequeñas franjas horizontales que comienzan con una línea vertical más marcada, a cada una de estas franjas la llamamos barras.

La primera de estas es la Barra de Menús donde están todas las órdenes que podemos dar a Word para que deje el documento como nosotros queremos. Cada una de las palabras que aparecen en esta barra como Archivo, Edición, Ver , etc, se llaman Entradas de Menú.

34

Manual de Ofimática

Las Barras de Herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rápida de poner a nuestro alcance la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús. Word incluye trece barras de herramientas.

Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos ayuda a medir las dimensiones de nuestro folio y a calcular sus márgenes. La zona blanca donde aparece el folio se llama Área de Trabajo y ahí es donde iremos escribiendo el texto de nuestro documento.

Desplazarnos por el Documento Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o simplemente poniendo bonito nuestro documento necesitaremos desplazarnos por él. Una forma de hacerlo es mediante el ratón, haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es más rápido hacerlo mediante el teclado:       

Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Inicio.

Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Fin. Ir al principio de una línea: Presionar la tecla Inicio.

Ir al final de una línea: Presionar la tecla Fin. Ir un carácter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la derecha.

Ir un carácter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la izquierda.

Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de desplazamiento a la derecha.

35

Manual de Ofimática



Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar la tecla de desplazamiento a la izquierda.  Ir un párrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia arriba.  Ir un párrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia abajo.

MENÚ ARCHIVO Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco.

Abrir y Guardar Una de las cosas más importantes es saber guardar la información, ya sea en el disco duro o en un disquete.

Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos escribiendo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar.

2. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar, y con qué nombre.

3. Por último hacemos clic en el botón Guardar.

36

Manual de Ofimática

Ventana Guardar como Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la ventana que aparece es idéntica la que vimos en grabar, pero en este caso si observamos su barra de título, pondrá abrir. En este caso debemos indicarle donde se encuentra el archivo a recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botón Abrir.

Configurar Página Sirve para preparar la página de cara a imprimirla. Se compone de cuatro fichas: Márgenes Establecemos los márgenes de impresión o distancias desde el folio hasta dónde se empezará a escribir el texto establecidos en centímetros. Podemos dejar algún espacio extra en el recuadro Encuadernación si pensamos encuadernar nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los 37

Manual de Ofimática

márgenes se pueden aplicar a todo el documento, (lo más usual) o establecer diferentes márgenes en diferentes “Secciones” de Nuestro Documento. Para ello escogemos la opción adecuada en el recuadro Aplicar a....

Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar la casilla Márgenes simétricos, convirtiendo nuestros márgenes izquierdo y derecho en Exterior e Interior respectivamente. En todo momento veremos el aspecto de las hojas con los nuevos márgenes en la ventana derecha.

Tamaño y Fuente del Papel En la ficha Tamaño estableceremos el papel en el que vamos a imprimir. La cantidad de papeles disponibles dependerá de cada impresora. Otra opción que tenemos es la de imprimir en sentido horizontal o vertical.

Diseño de Página Podemos controlar la alineación Vertical del texto en el recuadro Alineación Vertical, tal y como controlamos la alineación horizontal desde los formatos de Párrafo.

Presionando el botón Números de línea podemos hacer que Word numere las líneas al imprimir el documento.

Imprimir Esta orden del Menú, a diferencia del icono de la barra de Herramientas, nos abre una ventana donde podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Entre lo que podemos hacer al imprimir está el sacar varias copias de nuestro documento estableciendo el número de copias requeridas en el cuadro Copias.

38

Manual de Ofimática

En el bloque Intervalo de Impresión establecemos cuantas páginas del documento queremos imprimir. Para que estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir sólo la opción El Intervalo.

SELECCIONAR TEXTO Es la operación básica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un formato (darle una presencia agradable al documento). El método más utilizado por la mayoría de usuarios consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o frase a seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en vídeo inverso, es decir, con el fondo negro y las letras blancas.

Sin embargo hay formas mucho más efectivas de seleccionar texto también haciendo uso del ratón o combinándolo con el teclado:  







Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra.

Seleccionar una línea Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer un clic.

Seleccionar un párrafo: Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer doble clic.

Seleccionar varios párrafos: Seleccionar la primera línea del primer párrafo y sin levantar el dedo del ratón moverlo hacia los siguientes párrafos.

Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la primera palabra; presionar la 39

Manual de Ofimática

tecla Shift y mientras la mantenemos presionada hacer doble clic en la última palabra del bloque de texto.  Seleccionar todo el texto: Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer triple clic  Seleccionar un solo carácter: Presionar la tecla shift y mientras la mantenemos presionada utilizar la flecha de desplazamiento a la derecha.

Copiar y Mover Texto Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un programa a otro o dentro del mismo programa del Word, o moverlo de sitio.

En Word 97 una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro usando el ratón. Para ello hay que hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el texto que se desea mover.

2. Cuando se pasa el puntero del ratón (flechita) sobre el texto seleccionado, este toma forma de flechita con la punta hacia la izquierda. Si entonces hacemos clic y se pulsa la tecla Control y arrastramos el texto seleccionado hasta el lugar deseado el texto se copiará; en cambio, si hacemos la misma operación pero sin pulsar la tecla Control, el texto se mueve de posición.

Además de esta forma de arrastre mediante el ratón, podemos echar mano del portapapeles, que es un área de almacenamiento propia del entorno de Windows. Los datos 40

Manual de Ofimática

almacenados aquí, se mantienen hasta que apaguemos el ordenador o metamos otros datos nuevos.

En el caso de que queramos copiar texto: 1.

2.

3.

4.

Seleccionamos el texto deseado.

Vamos al menú Edición-Copiar (o Control+C).

Nos posicionamos donde queremos dejar el texto.

Vamos al menú Edición-Pegar (o Control+V).

Si lo que queremos es mover el texto de sitio, seguimos los mismos 4 pasos anteriores, pero en vez de elegir Copiar elegiremos Edición-Cortar (o Control+X).

DAR FORMA AL TEXTO Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de características, como pueden ser: tamaño, colores, negrita, subrayados,... etc.

Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se aplican a un texto seleccionado, y Formatos de Párrafo que afectan a todo un párrafo. En ambos casos utilizaremos el menú Formato o la barra de Herramientas del mismo nombre.

Barra de Herramientas de Formato Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato tanto de fuente como de párrafo con solo hacer clic en el botón correspondiente: Se usa muchísimo y aquí están los botones más interesantes de la misma.

Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que mas nos gusta.

41

Manual de Ofimática

Pinchando aquí escogemos el tamaño del texto.

Para resaltar el texto usamos la Negrita.

Cursiva para ladear el texto hacia la derecha.

Aquí está el botón de Subrayado Aquí tenemos cuatro botones para hacer que un párrafo quede alineado por la izquierda, centro, derecha, o por ambos lados. A esta última opción le llamamos Justificado, como este párrafo.

Estos dos botones sirven para crear listados de elementos, tanto con números (el primer botón) como con Viñetas o símbolos el segundo. Ahí va un ejemplo: 1. Esto es un elemento de lista numerada.  Esto es un elemento de lista con viñeta.

Botones para Disminuir y aumentar sangría. Cada vez que se presiona uno de ellos moverá todo un párrafo hacia la derecha o la izquierda del documento. Este párrafo tiene aumentada su sangría.

Esto es un botón llamado Mixto, que nos permite pinchar en la imagen del cuadro o en la flecha de al lado. Sirve para poner un bonito borde al párrafo como éste. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado, experimenta con el botón flecha.

Herramienta realce para realzar el texto como si tuviéramos un rotulador fosforescente. Pinchando en la flecha accedemos a los colores disponibles.

42

Manual de Ofimática

Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto. Pinchando en la flecha veréis todos los colores disponibles.

Menú Formato Fuente Los formatos que aquí aparecen deben aplicarse sobre texto previamente seleccionado. Encontramos opciones conocidas como Negrita, Cursiva, Subrayado, etc y también otros formatos especiales que no se encuentran en la barra de formato, pero si en el menú Formato-Fuente y son los llamados Efectos: . Tachado, Doble Tachado, Superíndice, Subíndice, So mbra, , R Reelliieevvee, G Grraabbaaddoo, VERSALES, MAYÚSCULAS, distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo: subrayado solo palabras, subrayado doble, subrayado punto raya, etc.

En esta misma opción podemos pasar a la ficha Espaciado de caracteres. El recuadro llamado Espaciado nos permite aumentar o disminuir la separación entre las letras de una palabra escogiendo expandido o comprimido. Para exagerar más el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos que queramos se expanda o comprima un texto. También podemos hacer que el texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la línea de base del texto cogiendo la opción correspondiente en el recuadro Posición y estableciendo la distancia en puntos. Los valores que tienen por defecto tanto el espaciado como la posición es Normal.

43

Manual de Ofimática

Ventana Formato Fuente Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animación que nos permite dar efectos animados al texto seleccionado. Estas animaciones sirven solo para verlas en pantalla.

Cambiar Mayúsculas y Minúsculas Nos permite transformar texto escrito en minúsculas a mayúsculas y viceversa. Para llegar a esta opción usaremos el menú Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas. Aparte de estas dos conversiones nos ofrece más opciones: 

Tipo Oración: Pone la primera letras en mayúsculas y todo lo demás en minúsculas, como en una oración.

44

Manual de Ofimática



Tipo Título: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En Mayúsculas.  Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINÚSCULAS Y TODAS LAS DEMÁS EN MAYÚSCULAS. Formato de párrafos Un párrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de párrafo (cada vez que pulsamos ENTER). Podemos visualizar los saltos de párrafo y otros caracteres no imprimibles pulsando el botón: Alinear Párrafos La alineación del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre sí dando lugar a una gran cantidad de variaciones. Izquierda, Centro, Derecha y Justificado.

Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se quita la otra.

Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero siempre podemos acercarnos al menú Formato Párrafo y pinchar en el cuadro Alineación.

Interlineado Es la distancia que hay entre las líneas de un párrafo.

Normalmente Word está preparado para escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde este cuadro de Formato Párrafo.

45

Manual de Ofimática

Sangrías Las sangrías consisten en jugar con los márgenes de un párrafo haciendo que sea más estrecho que los demás y en la distancia que nos apetezca. Se pueden aplicar al párrafo utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el menú Formato Párrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangría Izquierda, Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangrías: Sangría Izquierda, mueve todo el margen izquierdo de un párrafo. Se desliza el cuadrado inferior de la regla. Este cuadrado arrastrará también a los dos triángulos superiores.

Sangría de primera línea mueve solo la primera línea de un párrafo para resaltarla. Se desliza el triángulo superior de la regla hasta la posición que se quiera.

Sangría Francesa, mueve todo menos la primera línea en un párrafo. Se desliza el triángulo invertido de la regla y arrastra también al cuadrado.

Sangría Derecha, mueve el margen derecho del párrafo.

Se desliza el triángulo que hay en el lado derecho de la regla.

Numeración y Viñetas Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de una lista podemos utilizar viñetas, listas numeradas, o una combinación de ambos (esquemas numerados). Para aplicar estos formatos a un párrafo o a un grupo de ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas de Formato, pero si lo que queremos es escoger la viñeta o estilo de numeración que saldrá cada vez que apretemos esos botones iremos al menú Formato, Numeración y Viñetas.

Hay tres pestañas para poder configurar cada elemento.

46

Manual de Ofimática

Dentro de cada pestaña aparecen ocho recuadros con posibles modelos de numeración y viñetas. Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el botón Personalizar.

Además, en el caso de las viñetas podemos escoger entre una amplia gama de símbolos pulsando el botón Viñeta de la ventana Personalizar. Las fuentes que mayor número de símbolos tienen son Symbol, Webdings y Windings.

Tabuladores Otra característica de párrafo son los tabuladores. Word tiene cuatro tipo de tabuladores que se pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botón izquierdo de la misma. Estos cuatro tabuladores se diferencian por cómo se alinea el texto respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores son:

Tabulación Izquierda

Tabulación Derecha Tabulación Centrada

Tabulación Decimal

Tabulación Barra

El texto se alinea por la izquierda en la posición del tabulador (es el tipo de tabulador por defecto).

El texto se alinea por la derecha en la posición del tabulador.

El texto se alinea centrado en la posición del tabulador El texto se alinea en la coma decimal de las cifras en la posición del tabulador (para columnas de números con decimales).

Se traza una línea vertical en la posición del tabulador

47

Manual de Ofimática

En la parte izquierda de la regla aparecen estos símbolos, se hace clic hasta visualizar la tabulación deseada, después se hace clic encima de la regla en la posición que queramos. En la regla aparecerá un símbolo como estos, según el que hayamos elegido, indicándonos que hay un tabulador.

Si una vez colocado no nos gusta como queda, podemos pinchar encima de él, y arrastrarlo a la nueva posición.

Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la regla, por ejemplo hacia el documento.

Si queremos establecer tabuladores desde el menú, haremos clic en el menú Formato-Tabulaciones, desde aquí tenemos además alguna opción más, como poner rellenos.

Elegimos la posición en la que queremos que haya un tabulador, después la clase de alineación que va a tener, y por último si tiene o no relleno; por cada tabulación le damos al botón de Fijar, cuando acabemos con todos, hacemos clic en Aceptar.

Una vez fijadas los saltos de tabulación con cualquiera de estos métodos para aplicarlo en el momento de escribir el texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de tabulación con la tecla Tabulador del teclado representada por dos flechas en direcciones opuestas.

Bordes y Sombras Otro formato que se aplica a los párrafos son los bordes, se trata de líneas de diversos grosores y colores que rodean a los párrafos; así como establecer un color de fondo (sombreado) en los párrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentación. Este formato no es exclusivo de los 48

Manual de Ofimática

párrafos, también se puede aplicar a un texto seleccionado, aunque no deja manipular los bordes como cuando se aplica a un párrafo.

Barra de Herramientas de Tablas y Bordes

Si optamos por aplicar bordes desde el menú FormatoBordes y Sombreado. Tendremos además la opción de colocar bordes a toda las páginas. Word dispone de una interesante galería de bordes artísticos (como si fueran marcos), que son un listado de imágenes que pueden rodear a la página en sustitución de las líneas.

Ejemplo de Bordes artísticos

TABLAS Las tablas permiten disponer columnas de números y textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y ordenar los distintos objetos (imágenes, texto...) en la página del documento de Word.

Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal), la intersección de filas y de columnas se llama celda. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda.

Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el menú Tabla-Insertar Tabla donde nos 49

Manual de Ofimática

pregunta cuántas filas y cuántas columnas va a tener nuestra tabla, o en el menú Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite dibujar nuestra tabla a mano.

Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas, la de Tablas y Bordes: Selección de Filas y Columnas en una Tabla Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. Para ellos se debe seleccionarlas previamente.

Para seleccionar:      

Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos aparece una flechita negra.

Varias columnas: De la misma forma que una sola columna, pero manteniendo el dedo pulsado y arrastrando por las columnas deseadas.

Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar fuera de la tabla, con un solo clic seleccionamos la fila.

Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una sola, arrastrando por las filas deseadas.

Una celda: Hacemos clic en la zona de selección de la celda (cerca del borde izquierdo de la misma).

Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los métodos habituales.

Edición de Una Tabla Tenemos la oportunidad de, después de haber terminado la estructura de nuestra tabla, insertar/eliminar filas o columnas o celdas.

50

Manual de Ofimática

Para insertar filas o columnas en la cantidad y posición que se desee insertar. Seleccionar la opción del menú Tablas-Insertar filas/columnas.

Hay dos casos especiales: 

Si deseamos insertar una fila al final de la tabla, colocándose en la última celda de la tabla, pulsar la tecla Tabulador.  Si deseamos insertar una columna después de la última como indica la figura y después la opción de menú Tabla-Insertar columnas.

Si queremos eliminar una celda, una fila o una columna dentro de una tabla, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla y dirigirnos al menú Tabla.

Dividir y Unir Celdas Para combinar celdas, lo único que hay que hacer es seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer botón de Combinar Celdas Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y pulsamos el segundo botón de los mostrados llamado Dividir Celdas.

Si optamos por el menú encontraremos las órdenes Combinar y Dividir celdas en el menú Tabla.

BUSCAR Y REEMPLAZAR Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de reemplazar alguna palabra por otra lo 51

Manual de Ofimática

podemos hacer a través del menú Edición-Buscar o EdiciónBuscar y Reemplazar.

En la caja que se abrirá podremos escribir la palabra a buscar y comenzar la búsqueda con el botón Buscar siguiente. Si encuentra la palabra está aparecerá seleccionada en pantalla. Si hay más palabras iguales volviendo a presionar el mismo botón se colocará en la siguiente.

Si además de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra, pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro correspondiente escribiremos la palabra o expresión que queremos utilizar.

IMÁGENES Podemos escoger entre insertar imágenes prediseñadas, que forman parte de la Galería de Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o insertar imágenes que tengamos nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco duro.

Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar con ella es exactamente igual, a través de la barra de Herramientas de Imagen o en el menú Formato Imagen.

52

Manual de Ofimática

Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla haciendo un clic sobre ella, hasta que veamos que aparecen unos puntitos en todo su perímetro llamado Tiradores. Como su nombre indica, sirven para tirar de ellos colocando el ratón encima de uno de ellos hasta que el puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el ratón. Con este procedimiento podemos hacer la imagen más pequeña o más grande. Conviene tirar de las diagonales para no deformar la imagen.

Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratón sobre ella y cuando veamos que el puntero toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas, pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la nueva posición.

Barra de imagen

MENÚ VER Todas las opciones del Menú Ver afectan a la forma en que se ve el texto en pantalla o sirven para ocultar o mostrar elementos como las Barras de Herramientas, Reglas, etc.

Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos ver el documento bien eligiéndolas en este menú o pinchando en los iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal. 

Normal: En esta vista no veremos los elementos gráficos, ni el texto formando columnas, pero como ventaja Word consumirá menos recursos.

Es la mejor opción para trabajar con texto 53

Manual de Ofimática

normal. El cambio de página se representa por una línea discontinua.

Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado forma o aplicado estilos, y nos ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo dividiéndolo en niveles que podemos mover, expandir, contraer, etc. También nos servirá a la hora de desarrollar esquemas numerados.  Diseño de Página: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimirá. El cambio de página se representa por un cambio de folio Diseño en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser leídos en pantalla y además activa el llamado Mapa del Documento, que es un sistema que nos permite “navegar” por los distintos apartados del texto.  Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con aquellos documentos de Word que por su extensión conviene dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado Documento Principal. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de documentos.

Otra opción interesante del Menú Ver es el Zoom que me permite cambiar el tamaño del texto que veo en pantalla.

También podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en % que aparece en la barra de herramientas estándar.

Encabezados Y Pies De Página Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del margen de la página. Estos elementos son: 

Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada página de nuestro documento.

54

Manual de Ofimática



Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las páginas.

Los encabezados y los pies de página se utilizan para lograr la continuidad y estructura de un documento, contienen con frecuencia números de página, título de la obra, título del capítulo, etc.

Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de página se facilita la lectura del documento ya que el lector siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que está leyendo y en que parte está.

Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y pies de página permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o gráficos y/o campos. También se pueden aplicar las opciones de formato de texto y párrafos estudiadas en los apartados anteriores. Y también es posible disponer de distintos encabezados y pies para primeras páginas, páginas pares e impares, o incluso por las distintas secciones de un documento.

Para crear encabezados y pies de página, tenemos que ir al menú Ver-Encabezado y pie de página, para ello tenemos que estar en Diseño de Página (Ver-Diseño de página), de todas formas si no estamos en este diseño Word nos pasa automáticamente a él. Cuando estamos en el diseño del encabezado y del pie de página nos aparece una barra de herramientas:

Empezando por el primer botón de la izquierda: 55

Manual de Ofimática

            

Insertar Elementos de Autotexto.

Insertar números de página.

Total de páginas en el documento.

Formato del número de página.

Fecha.

Hora.

Configurar página.

Ver u ocultar el texto del documento.

Igual que el anterior.

Cambiar entre encabezado y pie.

Mostrar el anterior.

Mostrar el siguiente.

Cerrar.

Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de página, existen dos tabuladores, uno en el centro de la hoja, y otro en la derecha, están situados por si queremos escribir varias cosas en tres posiciones diferentes, izquierda, centro y derecha.

Cualquier texto o expresión que no inserten directamente estos botones habrá que escribirlos a mano.

Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de páginas pares e impares, utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y Pies de Página.

56

Manual de Ofimática

Excel INTRODUCCIÓN La hoja de cálculo es un programa cuyo diseño está dirigido hacia la manipulación de datos numéricos principalmente, más allá de las simples operaciones básicas con números (sumas, restas, multiplicaciones...). Las capacidades matemáticas de las hojas de cálculo abarcan desde el cálculo financiero hasta estadística, y son estas características las que hacen de las hojas de cálculo una herramienta versátil.

Con Excel 97 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Excel 97 permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio de programación (Excel Visual Basic).

Excel 97 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de Hojas de Cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan 57

Manual de Ofimática

formando un fichero denominado Libro de Trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)

Abrir Excel Existen varias maneras de iniciar Excel. La más fácil, consiste en utilizar el menú Programas, al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Excel.

Observaremos que los controles de Maximizar, minimizar y cerrar junto a la barra de título son los del propio programa y los que están inmediatamente abajo son los controles del Libro de Trabajo (Archivos que genera Excel) que en ese momento está abierto.

Elementos de una Hoja de Cálculo Es necesario conocer las convenciones siguientes para poder ejecutar correctamente la hoja de cálculo. Si se tiene conectado un ratón se dará por hecho que para marcar una opción se pulsará el botón izquierdo del mismo sobre dicha opción. Para acceder a una determinada opción desde el teclado se pulsará la letra que aparece en subrayada en la opción deseada.

58

Manual de Ofimática

La hoja de cálculo ofrece una pantalla en la que aparecen los siguientes elementos, usuales también en otras hojas de cálculo.

Barra Título

Menú

Cuadro Nombres

Barra Formato

Celda

Etiquetas

Barra Formulas B.H.Estandar

Línea Estado

B.H



Barra de Menús: Estas opciones se muestran en la parte superior de la pantalla. Para activar el menú se pincha con el ratón en la opción deseada o podemos utilizar el teclado. Desde el teclado pulsaremos '/' o la tecla 'Alt'. Para acceder a alguna de las opciones sólo es necesario mover el cursor a la opción de menú y pulsar ENTER (también se puede pulsar la letra que aparece subrayada para esa opción).  Barra de Herramientas:. Es una barra que contiene algunas de las operaciones efectuadas más habitualmente en una hoja de cálculo. Sólo se puede acceder a ella con el ratón.

59

Manual de Ofimática



Barra de Fórmulas: Esta línea está suele colocarse bajo la barra de Herramientas de Formato. Aquí podremos ver los valores que tecleamos en una celda y podremos modificar fórmulas introducidas anteriormente.  Cuadro de nombres y de coordenadas: Para facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo, se muestra un rango de filas y un rango de columnas para que el usuario sepa en qué parte de la hoja de cálculo se encuentra. Allí donde se encuentre el cursor la celda quedará remarcada por un borde grueso indicando que ésa es la celda activa. Las filas están numeradas del 1 en adelante y las columnas desde la A. Las columnas que se encuentran más allá de la letra Z se definen por combinación de dos letras. La letra de la izquierda se empareja con cada letra del alfabeto y cuando las posibilidades de combinación se agotan se comienza con la siguiente letra del alfabeto (AA, AB, ... AZ, BA, BB, ...). Para hacer referencia a una celda siempre se hará en el formato COLUMNAFILA (A7, BC81).  Área de trabajo de la hoja de cálculo:. Es la zona en la que el usuario introduce los datos. Se debe situar el cursor en la celda adecuada antes de introducir una información. Aunque por el tamaño de la pantalla pueda parecer que la hoja de cálculo está limitada ésta tiene una capacidad de 65536 filas por 256 columnas, lo que ofrece varios millones de posiciones para datos y el límite, por tanto, está en la memoria disponible y no en la capacidad de almacenamiento de la hoja.  Línea de estado: Es la línea que se encuentra en la parte inferior de la ventana y muestra diversa 60

Manual de Ofimática

información sobre la configuración del trabajo en la hoja de cálculo. En esta parte se indica el modo de trabajo del usuario en cada operación que lleva a cabo así como el estado de ciertas teclas que influyen en la forma de introducir datos (bloqueo de mayúsculas, modo de selección...).  Etiquetas de hoja: En Excel cada fichero que generamos lo denominamos “Libro de Trabajo”.

Este libro puede contener varias hojas de cálculo incluidas con información relacionada entre sí. Las Etiquetas de la parte inferior de pantalla nos ayudan a pasar de una a otra hoja dentro de un mismo Libro de Trabajo.

Barras de Herramientas Las barras de herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rápida de poner al alcance del usuario la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús. Cuando se inicia Excel por primera vez aparecen por defecto dos barras de herramientas, la de estándar y la de formato, que son las dos filas de botones que se ven en la imagen anterior. Podemos visualizar u ocultar las barras de herramientas que deseemos a través del menú Ver-Barras de Herramientas.

Lo que podemos hacer también con las barras de herramientas es personalizarlas, poniendo o quitando los botones que queramos. En el menú Ver-Barras de Herramientas-Personalizar.

En la ventana personalizar encontramos tres fichas distintas:

61

Manual de Ofimática



En la ficha Barras de Herramientas encontramos un listado de todas las Barras de Herramientas con las que podemos trabajar en Excel pudiendo ocultarlas o mostrarlas marcando o desmarcando en su casilla correspondiente. Si previamente habíamos personalizado los botones de una barra de Herramientas, el botón Restablecer las deja y tal como estaban cuando instalamos el programa.

Incluso podemos crearnos nuestras propias barras de herramientas a través del botón Nueva. A esta barra le daremos un nombre e indicaremos si estará disponible para todos los documentos añadiéndola a la plantilla (Normal) o solamente para el documento activo.  En la ficha Comandos primero elegimos un menú en la ventana izquierda. Al hacerlo en la parte derecha se desplegarán todas las órdenes posibles junto a sus botones referentes a ese menú. Elegimos uno pinchando sobre él y lo arrastramos hasta la barra de Herramientas donde queremos depositarlo.

Para abrir una ventana con información sobre esa orden pulsamos en el botón Descripción.

Tanto en la ficha anterior como en esta, aparece el botón Teclado que nos permite establecer combinaciones de teclas que sirvan como atajo para una determinada orden. Esto nos evita coger el ratón cada vez que queremos dar una instrucción a Excel. Las combinaciones de teclas suelen ser del tipo Control+Tecla que escojamos o una tecla de Función desde F1 hasta F12 siempre y cuando la combinación que propongamos no esté ya siendo usada por el programa.

62

Manual de OfimĂĄtica

ď&#x201A;§

En la ficha de Opciones podemos marcar la opciĂłn para que se vean los iconos grandes, para que se muestre un texto de ayuda cada vez que nos situamos sobre un elemento de la barra de Herramientas, y para que se nos muestren las combinaciones de teclas asociadas a ese elemento.

Borrar datos de una celda Si un dato aparece en una celda y se desea borrar, se debe colocar el cursor en dicha celda y pulsar <Supr>. Hay usuarios que habitualmente se colocan en la celda e introducen un espacio en blanco y luego pulsan <Enter>. Esta costumbre no se recomienda, ya que consume memoria y espacio en disco. Lo recomendable es situarse en la celda y pulsar <Supr>. De esta manera, se elimina de la memoria y no queda nada almacenado.

63

Manual de Ofimática

También se puede borrar selectivamente en una celda.

Una celda está compuesta por el dato almacenado y por las propiedades de la misma. En Edición, el usuario dispone de la opción Borrar, la cual ofrece borrar:   

Todo: Borra contenidos y propiedades.

Formatos: Solo borra propiedades.

Comentarios: Sólo borra los comentarios añadidos a esa celda.

Contenidos: Sólo borra los contenidos. Equivale a utilizar la tecla Suprimir.

TRABAJAR CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS Insertar y Eliminar Celdas Para insertar una celda nos colocamos en una celda adyacente y utilizamos la orden del Menú Insertar Celdas. Para colocar esta nueva celda las celdas contiguas tendrán que reubicarse para dejar hueco a la nueva; por tanto, indicaremos si se deben desplazar a la derecha o hacia abajo.

El proceso de eliminación es muy parecido, aunque la orden a emplear está en el menú Edición Eliminar. Al eliminar una celda queda un hueco que debe ser ocupado, por lo tanto, las celdas contiguas deberán desplazarse hacia esa posición.

Indicaremos a Excel si se deben desplazar hacia arriba o hacia a la izquierda.

64

Manual de Ofimática

Seleccionar Celdas Cualquier operación u orden a realizar sobre una celda exige que esa celda sea la celda activa, es decir, deberá estar seleccionada. Para ello basta con desplazarse hasta la celda elegida o pinchar sobre ella con el ratón. Cuando dicha operación se ha de realizar sobre más de una celda el trabajo puede ser improductivo (ya que habría que repetir dicha acción para cada celda afectada). Un método de trabajo más potente es crear un bloque de celdas y aplicar a todo el conjunto la acción decidida, actuando el programa sobre todo el bloque de celdas seleccionado.

Un bloque es un conjunto de celdas seleccionado sobre el que se va a efectuar una acción, la cual afecta siempre a todas las celdas incluidas en el bloque. Al bloque también se le llama Rango de Celdas.

Para marcar un rango o bloque de celdas que están adyacentes situaremos el cursor en la celda superior izquierda de lo que será el bloque. Entonces pulsamos la tecla de mayúsculas 'Shift' y, mientras se mantiene pulsada, se emplean las teclas de desplazamiento de cursor. A medida que el bloque se amplia las celdas marcadas aparecen coloreadas en negro. Para realizar la operación con el ratón se procede pinchando sobre una esquina del bloque y se arrastra el puntero hasta la esquina opuesta. El rango de celdas ya estará fijado por lo que se puede ir al menú y de ahí a la opción que se desee ejecutar para ese bloque. Si la celda inicial marcada lo ha sido por error, se debe volver a marcar todo el bloque desde el principio.

Para marcar un rango de celdas que no están adyacentes pulsaremos la tecla <Ctrl> mientras marcamos los distintos bloques pinchando con el ratón. Al cambiar las propiedades de 65

Manual de Ofimática

uno de los bloques, también se cambian en el resto de rangos de celda seleccionados.

Los rangos de celdas son utilizados para casi todo tipo de acciones en la hoja de cálculo, de ahí su importancia. Su principal ventaja es que evitan la reiteración de una acción por parte del usuario.

Copiar y mover celdas.

Para copiar una celda o un bloque de ellas, seguiremos los siguientes pasos: 1) Seleccionar lo que queremos copiar.

2) Menú Edición Copiar.

3) Colocarnos en la celda donde queremos depositar la copia (si es un bloque nos colocaremos en la celda superior izquierda del bloque o seleccionamos un rango de celdas idéntico al de copia).

4) Menú Edición Pegar.

Para copiar el contenido de una celda a celdas adyacentes, también podemos utilizar el ratón. Seleccionamos la celda o el grupo de celdas y situamos el cursor en el controlador de relleno (si es un bloque de celdas nos situaremos en el controlador de relleno de la última celda seleccionada).

Pinchamos y arrastramos tantas filas o columnas como queramos.

El proceso para mover celdas es idéntico al de copia variando la orden que damos en el paso 2, que en vez de Copiar, será Cortar. También podemos mover celdas si una vez seleccionadas situamos el cursor (en forma de cruz gruesa) en un borde de las celdas seleccionadas. El cursor se transforma en 66

Manual de Ofimática

una flecha ladeada a la derecha. Pinchamos y arrastramos la celda o el bloque a su nueva ubicación.

Pegados especiales Copiar una celda implica copiar no solo su contenido, sino también todas sus propiedades, como formatos numéricos, de texto, colores, comentarios añadidos, etc. Si además la celda contiene una fórmula, lo que copiaremos no será el contenido o resultado de esa celda, sino la propia fórmula. Habrá ocasiones en que no nos interese realizar la copia de todos estos elementos, sino solamente copiar alguno de ellos. Para realizar esto en vez de utilizar la Orden Pegar, utilizamos la orden del menú Edición Pegado Especial.

El bloque Pegar nos permite copiar solamente uno de los elementos que aparecen listados. Para copiar más de uno de esos elementos, deberemos realizar dos Pegados especiales consecutivos. La opción de Formatos, una de las más usadas, está accesible en la barra de herramientas mediante el icono que representa una brocha.

El bloque llamado Operación lo utilizaremos cuando el proceso de pegado se realice sobre celdas que contengan valores numéricos. Así, en vez de copiar sin más los contenidos de una celda, nos permite operar entre la celda origen y la celda de destino. Por ejemplo, si copiamos una celda que contiene un 5 sobre una celda que contiene un valor numérico de 6 y marcamos la Opción Multiplicar el resultado en la celda destino será 30.

La casilla Transponer invierte la orientación de las celdas copiadas, de forma que si estas se distribuían a los largo de la fila, al pegarlas aparecerán en columna.

67

Manual de Ofimática

La casilla Saltar Blancos, especifica que cuando copiemos un bloque de celdas, y una de ellas esté en blanco, al realizar el pegado se omita el contenido de esa celda, ya que en el bloque destino aparecería también en blanco y puede que nos interese omitir el pegado para esa celda en concreto en vez de dejarla en blanco.

El botón Pegar Vínculos establece un vínculo entre la celda origen y la celda destino, de forma que una vez finalizado el proceso de Copia, si se modifica la celda origen también se modificará la celda destino. Es una opción muy utilizada en Excel.

Trabajar con Filas y Columnas Hay ciertas operaciones que podemos realizar con las filas y columnas para ayudarnos en la edición de la hoja de cálculo. Algunas de estas operaciones exigirán que previamente realicemos una selección de fila o columna. Para seleccionar una fila completa, colocaremos el ratón en el número identificativo y haremos clic. La fila aparecerá coloreada en negro indicando que está seleccionada. Para seleccionar una columna haremos clic con el ratón en el nombre de la letra identificativa de la columna y también aparecerá coloreada en negro. Entre las operaciones que podemos realizar con ellas están: Insertar filas o columnas Para utilizar esta orden previamente hay que seleccionar una fila o una columna. Utilizando la orden del menú Insertar Filas o Insertar Columnas. Columnas Excel inserta filas siempre por encima de la seleccionada y columnas a la izquierda de la que hayamos marcado.

68

Manual de Ofimática

Eliminar filas o columnas Seleccionamos la fila o columna a eliminar y en el menú Edición Eliminar.

Modificar el alto de filas y el ancho de columnas Podemos hacerlo con el ratón situándolo en las líneas verticales que separan los números de fila y letras de columna.

El cursor se transforma en una barra vertical con dos flechas horizontales a ambos lados. Empleando la técnica de pinchar y arrastrar haremos los huecos más grandes o más pequeños.

También podemos recurrir al menú Formato Fila Alto y Formato Columna Ancho y escribir los valores en centímetros en las casillas de alto y ancho.

Autoajuste El Autoajuste es una orden del menú Formato que obliga a una columna o a una fila a que adquieran el ancho o el alto necesario para mostrar correctamente el valor existente en la celda activa. De esta forma evitaremos que determinados datos no se vean por falta de espacio, ni desaprovecharemos el espacio de filas y columnas.

Mostrar y Ocultar Cualquier fila o columna puede ocultarse utilizando estas dos órdenes del menú Formato Fila y Formato Columna.

Para volver a mostrarla elegiremos la orden Mostrar. Si la fila o columna no aparecen en pantalla, seleccionaremos toda la hoja de cálculo haciendo clic en el recuadro que existe entre la cabecera de la columna A y el número 1 de la primera fila.

69

Manual de Ofimática

Después de realizar la selección de toda la hoja, damos la orden Mostrar y las columnas y filas ocultas aparecerán.

Recuadro

MENÚ ARCHIVO Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco.

Nuevo Libro de Trabajo Si necesitamos sacar un nuevo libro para realizar la gestión de otros documentos podemos presionar el icono de Nuevo en la barra de Herramientas Estándar o elegir en el menú Archivo Nuevo. Al utilizar el menú tenemos mas opciones como la de sacar un libro de facturas completamente diseñado, donde formatos, fórmulas y funciones ya están aplicados y sólo queda sustituir el texto y las imágenes por el nuestro propio.

Estos libros se recogen en la ficha Soluciones de Hoja de Cálculo. También podemos crearnos nuestras propias plantillas y rellenar libros nuevos basados en esos modelos, como facturas y albaranes personalizados.

Todos los “pliegos” nuevos que aparecen en pantalla o documentos de Word están basados en un modelo original llamado “Plantilla” almacenado en una carpeta del mismo nombre dentro de Archivos de programa, Microsoft Office.

Estas plantillas son archivos con extensión..xlt, a diferencia de 70

Manual de Ofimática

los libros propiamente dichos que son archivos .xls. Cuando presionamos el icono Nuevo de la barra de Herramientas Estándar se aparece un nuevo documento basado en la plantilla o modelo por defecto, llamada Libro.xlt.

Guardar y Guardar Como Una de las cosas más importantes es saber guardar la información, ya sea en el disco duro o en un disquete.

Conviene guardar el libro con cierta frecuencia durante el desarrollo de la sesión de trabajo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente de los datos en caso de producirse un corte de fluido eléctrico o cualquier otro incidente.

Guardar como se emplea cuando la hoja de cálculo todavía no tiene nombre, situación que se da si el usuario ha creado una hoja de cálculo nueva. El programa abre un cuadro de diálogo en el que escribir el nombre del fichero de hoja de cálculo. Opcionalmente, el usuario puede cambiar la ubicación en la que guardar el fichero así como el disco. Si el usuario va a utilizar sus datos en otro programa de hoja de cálculo puede indicarlo en el apartado bajo la lista de ficheros del directorio por defecto (operación también conocida como Exportar).

Guardar como también se debe emplear cuando haya sido abierto para modificar parte de los datos y se desee conservar sin cambios el fichero original, evitando sobreescribir la información del disco.

Guardar se utiliza cuando el fichero ha sido abierto previamente desde el disco. En este caso, el programa ya conoce el nombre de fichero con el que guardar los datos por lo que no es necesario nombrar el fichero. Automáticamente, al archivar el programa pregunta si se desea reemplazar la información del 71

Manual de Ofimática

disco (que es anterior) con la información nueva (que es la actual).

Hay otras formas de almacenar una hoja de cálculo. Si el usuario ha finalizado su trabajo con la hoja puede utilizar "Cerrar" de forma que el programa solicitará si se desean guardar los cambios en el disco. Sea cual sea la decisión del usuario de almacenar o no los datos, elimina de la pantalla toda la información, cerrando la hoja. Si lo que se desea es grabar la hoja mientras se trabaja como método de seguridad se debe utilizar la opción "Guardar", de forma que el usuario almacena los datos pero continúa con la hoja en pantalla Los pasos a seguir son los siguientes: 4. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar o Guardar como.

5. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar, y con qué nombre.

6. Por último hacemos clic en el botón Guardar.

Si queremos que el documento actual quede almacenado como plantilla o modelo que sirva para la elaboración de otros documentos en el recuadro de la ventana Guardar llamado Guardar como tipo elegiremos Plantilla.

Automáticamente aparecerá la carpeta de Plantillas que es donde se almacenan todos estos archivos.

El procedimiento a la hora de abrir una plantilla para hacerle alguna modificación, por ejemplo, es bastante similar.

Elegimos Archivo Abrir y en la ventana Abrir elegiremos en el recuadro tipo de archivo Plantillas.

72

Manual de Ofimática

Guardar Área de Trabajo En ocasiones tendremos varios libros abiertos dentro de Excel, expuestos en mosaico, cascada, etc. para poder contrastar datos entre ellos. Si vamos a cerrar el programa pero nos gustaría continuar en otro momento trabajando con esos mismos libros, podemos guardar “la escena” tal y como está, lo que evita operaciones repetitivas de ir abriendo y guardando los distintos libros. Para ello usaremos la orden Guardar área de trabajo. Excel genera un archivo con extensión .xlw. Para abrir el área de trabajo, cuando demos la orden de Abrir, elegiremos en el recuadro tipo de archivo Área de Trabajo.

Abrir Para abrir un archivo de Excel normal también elijo Archivo-Abrir, pero esta vez en tipo de Archivo le dejo la opción por defecto, que es Archivos de Microsoft Excel. La Ventana de Apertura presenta algunas herramientas útiles como diferentes vistas para ver los iconos de los Archivos, Vista preliminar, etc. El icono de esta ventana llamado herramientas permite:   

Imprimir un documento antes de abrirlo Abrirlo como sólo lectura (no se podrá modificar) Abrirlo como una copia (podemos modificar esta copia, pero siempre conservaremos un original sin modificar)  Conocer las propiedades del documento  Ordenar los documentos que se presentan en la ventana izquierda

73

Manual de Ofimática



Hacer que se produzca una búsqueda también en subcarpetas sin llegar a entrar en la ventana de búsqueda Avanzada.

Para obtener una Vista Preliminar del Archivo antes de Abrirlo pulsaremos el botón de Vista Preliminar. Si aparece un mensaje Vista no disponible tendremos que abrir el Documento y en el menú Archivo Propiedades marcar la casilla Guardar imagen preliminar. La próxima vez que pulsemos el botón de Vista Preliminar teniendo seleccionado ese documento nos aparecerá en la ventana derecha una imagen previa.

Buscar un Libro Algunas veces no recordamos exactamente donde habíamos guardado nuestro Archivo de Excel. La ventana Abrir nos permite realizar una búsqueda del mismo para lo que introduciremos el nombre del fichero en el recuadro correspondiente si lo conocemos o en su defecto algunas palabras del contenido o cualquiera de las propiedades que hayamos establecido para ese fichero en el recuadro llamado Texto o Propiedad. Para comenzar la búsqueda emplearemos el botón Buscar ahora.

La búsqueda de esta forma solo se realiza en la carpeta donde estemos situados. Si queremos buscar en toda la estructura del disco deberemos presionar el botón de búsqueda avanzada que nos remitirá a otra ventana donde ya aparecerán en el cuadro superior los criterios de búsqueda especificados en la ventana Abrir. Podemos hacer que el motor de búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas marcando la Casilla Coincidir minúsculas y mayúsculas. En el recuadro Buscar en indicaremos dónde se realizará la búsqueda y para que también rastree las subcarpetas marcaremos la casilla Buscar en subcarpetas. El botón Buscar ahora lanzará la búsqueda y los 74

Manual de Ofimática

botones Guardar Búsqueda y Abrir Búsqueda permiten guardar los parámetros de la búsqueda y recuperarlos respectivamente.

Si aparte del criterio de búsqueda especificado en la ventana Abrir queremos especificar otras condiciones utilizaremos el bloque Definir más criterios donde podremos hacer que ambos se sumen marcando la opción Y o que tengan en cuenta cualquiera de los dos marcando la opción O. Propiedades Muchas veces el éxito de la búsqueda estará íntimamente relacionado con la cantidad de propiedades o información adicional que se haya guardado junto al libro propiamente dicho. Para establecer estas propiedades iremos al menú Archivo Propiedades.

La ventana Propiedades se compone de varias fichas, algunas solamente nos proporcionarán información del documento como la Ficha Estadísticas, Contenido o General.

Otras fichas como Resumen o Personalizar nos permiten cambiar algunos parámetros que se establecen por defecto: 

Resumen: Podemos establecer el autor del libro, la organización, marcar la casilla de guardar imagen preliminar para poder visualizar el documento antes de abrirlo. Podemos establecer palabras clave que nos faciliten la búsqueda del documento y agregar comentarios sobre la redacción del mismo.  Personalizar: Del listado de elementos que aparecen en el recuadro superior podemos 75

Manual de Ofimática

seleccionar cualquiera de ellos y rellenar una información en el recuadro Valor. Para que quede registrado pulsaremos el botón Agregar y continuaremos Agregando todas las propiedades que necesitemos.

Vista Preliminar En esta vista podemos obtener una vista global de la hoja activa para ver cómo quedaría ya impresa. Al entrar se abre una Barra de Botones para esta vista.

Los dos primeros botones nos desplazarán por las distintas páginas en las que se imprimirá la hoja activa.

El botón Zoom nos permite acercar o alejar la imagen para obtener distintas vistas. Para hacer este zoom también podemos pinchar directamente sobre el documento, ya que al entrar en esta vista el cursor se transforma en una lupa que acerca o aleja la imagen.

El botón Imprimir nos lleva a la ventana para establecer las opciones de impresión, a la que también llegamos desde Archivo Imprimir.

El botón Configurar nos lleva a la ventana para establecer las opciones de configuración de la página antes de imprimirla. Es equivalente a utilizar la orden Configurar página de este menú.

El botón Márgenes coloca unas guías discontinuas en la vista preliminar que nos ayudan a modificar los márgenes de 76

Manual de Ofimática

la hoja. Si queremos introducir su medida exacta en centímetros será preferible el botón Configurar y a continuación rellenar los valores necesarios en la ficha Márgenes. Al activar el botón Márgenes también aparecen unas marcas gruesas en la zona superior de la hoja que nos permiten modificar el ancho de las columnas mediante la técnica de pinchar y arrastrar.

El botón llamado Saltos de Página nos lleva a la vista del mismo nombre que nos permite establecer los diferentes Saltos de Página de la hoja a nuestra conveniencia. Esta opción resulta muy interesante cuando alguna columna o fila se nos salta a la página siguiente debido a sus dimensiones. Las páginas aparecen separadas por una línea azul intensa en la que podemos pinchar y arrastrar hasta la posición que queramos determinando así qué filas y columnas quedarán en una página y cuales en otra. Excel cambia la escala a la que se imprimirá nuestra tabla para que entre todo en el mismo folio o viceversa, para dividir nuestro trabajo en varias páginas.

El botón Cerrar cierra la vista preliminar y vuelve a la vista Normal o cualquiera que estuviéramos empleando antes de entrar aquí.

Hoja Lo primero que podemos hacer en esta ficha es establecer el Área de Impresión, es decir, qué parte de todo el documento se va a imprimir. Para ello podemos plegar la ventana de Configuración de Página pinchando en el cuadrado de colores correspondiente y seleccionar con el ratón las celdas adecuadas. Idéntica operación es accesible desde el Menú Archivo Establecer Área de impresión. Para borrar un área de impresión previamente establecida utilizamos la orden del menú

77

Manual de Ofimática

Archivo Borrar Área de Impresión o suprimimos los valores introducidos en el recuadro de la ficha Hoja.

El siguiente bloque nos permite repetir filas y columnas en todas las páginas que imprimamos, marcándolas con el ratón o introduciendo las referencias de las celdas directamente en los recuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Para plegar la ficha Hoja también podemos pinchar en los pequeños cuadrados que existen en cada una de estas opciones.

El bloque Imprimir nos permite ocultar o mostrar determinadas partes de la Hoja en la impresión final, como:     

Las Líneas de División que dividen nuestra Hoja en celdas y que por defecto no se imprimen.

Realizar la impresión en Blanco y Negro aunque las celdas estén coloreadas.

Realizar la impresión en Calidad de Borrador, para no gastar tinta en las pruebas.

Hacer que aparezcan los Títulos de Filas y Columnas, es decir, números de fila y Letras de columna.

Establecer si se van a imprimir los Comentarios agregados a la Hoja y en qué posición.

El último bloque establece el orden en que se van a imprimir las hojas. Debido a las dimensiones de una Hoja con su total de columnas y filas, Excel divide el pliego en parcelas de impresión mediante saltos de página. La primera parcela, por tanto, tendrá dos hojas adyacentes, una a la derecha y otra justo debajo. Si en ambas parcelas hay datos escritos, tendremos que establecer cuál de esas dos parcelas se imprimirá siguiendo a la

78

Manual de Ofimática

primera hoja y este orden que elijamos se respetará durante la impresión de las siguientes páginas.

FORMATO DE CELDAS Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenidos en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. Utilizaremos el menú Formato Celda formado por seis fichas que detallamos a continuación.

El programa también puede realizar un formato automático utilizando la orden del menú Formato Autoformato.

En la ventana Autoformato adquirir todos los formatos que 79

Manual de Ofimática

ofrece el modelo elegido pincharemos en el botón Opciones y desmarcaremos las casillas correspondientes a los formatos que no deseemos.

Ficha Número Establece la presentación de los datos numéricos. Los diferentes formatos aparecen formando categorías (formatos integrados), entre las que encontramos formatos de fecha y hora, ya que a nivel interno este tipo de datos también son numéricos y Excel puede operar con ellos. Seleccionada una

categoría en el marco derecho aparecen diferentes formatos u opciones para esa categoría que podemos elegir. Algunos de estos formatos están accesibles desde la Barra de Herramientas de Formato.: 

General: Es el formato que se le asigna a cualquier celda por defecto, cuando aún no la hemos formateado.  Número: Utilizamos este formato para representar cantidades numéricas con opción a colocar el punto separador de miles y decimales.  Contabilidad: Es un formato numérico que alinea decimales y símbolos monetarios en una columna, por lo tanto no se puede modificar la alineación de celdas a las que se haya aplicado este formato.  Porcentaje: Este formato coloca el símbolo % al dato introducido en la celda y lo multiplica por 100.

80

Manual de Ofimática



Moneda: Coloca el símbolo monetario que escojamos al contenido de la celda, con posibilidad de utilizar decimales.  Fecha: Distintos formatos para datos de tipo Fecha.  Hora: Distintas presentaciones para datos de tipo Fecha de los que solo queremos mostrar la parte horaria.  Texto: El dato contenido en la celda será tratado como texto, aun cuando sea un número.  Fracción: Números en formato de fracción.  Científica: Aplicaremos este formato en cantidades que hagan un uso intensivo de decimales, por ejemplo.  Especial: Formatos para teléfonos, códigos postales, etc.

Códigos básicos de formato de número Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluiremos los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si el número tiene más dígitos a la derecha del separador que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si el número tiene más dígitos a la izquierda del separador que marcadores en el formato, se presentarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador, los números menores que la unidad comenzarán por el separador. 

# presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor.  0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.  ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales.

También puede utilizarse este símbolo para las 81

Manual de Ofimática

fracciones que tengan un número de dígitos variable. 

Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número.



Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.



Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condición entre corchetes; la coincidencia consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato presenta códigos postales de cinco dígitos con los ceros a la izquierda y códigos postales de nueve dígitos más cuatro números con un guión.

[<=99999]00000;00000-0000 Tipo Estándar Utilizaremos este tipo cuando queremos introducir dentro de una misma celda una cantidad numérica junto a una expresión de texto para poder operar posteriormente con esa celda. Por ejemplo, para introducir en una celda la expresión 50 TUERCAS, escogeremos el tipo estándar y en el cuadro llamado tipo haremos clic con el ratón y escribiremos a mano 82

Manual de Ofimática

“TUERCAS” entre comillas. De forma que la expresión final quede de la siguiente forma: Ficha Alineación En el bloque Alineación del texto de esta ventana estableceremos tanto la alineación horizontal como la vertical.

La alineación horizontal nos ofrece la posibilidad de alinear el contenido a la izquierda, derecha, centro, justificar, izquierda con sangría alguna opción inexistente en la barra de herramientas de formato, como la opción Rellenar, que rellena la celda repitiendo los valores introducidos, o Centrar en la selección, que centra cualquier dato en un rango de celdas previamente seleccionadas, pero sin combinarlas.

El bloque Control del texto nos permite: 

Ajustar texto: Introduce un Retorno de carro cuando el texto es más ancho que la celda que lo contiene.  Reducir hasta ajustar: Obliga al texto a reducir su tamaño para que se vea completo dentro del ancho de la celda.  Combinar celdas: Hace de un grupo de celdas previamente seleccionadas, una sola en la que podemos introducir expresiones de texto y alinearlas. Esta orden tiene un botón en la barra de herramientas llamado Combinar y Centrar que realiza el combinado de celdas y además centra directamente el texto.

El bloque Orientación nos permite girar el texto. Para ello pinchamos en el control de color rojo y arrastramos hasta el 83

Manual de Ofimática

ángulo deseado. Si deseamos escribir texto en columna letra a letra, pincharemos en la ventana que nos presenta el texto de esta forma.

Ficha Fuente Fuente establece el tipo de letra con el que se mostrarán los datos de la celda. Adicionalmente se define el aspecto del texto, el tamaño y el color de las letras, diferentes subrayados y efectos como tachado, superíndice y subíndice.

En la barra de Herramientas de Formato encontramos muchas de las órdenes que corresponden a esta Ficha.

Ficha Bordes Bordes nos ayuda a dibujar con distintas líneas el perímetro de las celdas o de un bloque de celdas, así como sus divisiones interiores.

84

Manual de Ofimática

Lo primero que podemos hacer es seleccionar el tipo de línea que vamos a utilizar y su color. Si queremos marcar todo el perímetro, las líneas interiores o quitar los bordes que tenga la selección, podremos utilizar el bloque de bordes preestablecidos.

Si nuestro diseño no entra en esta categoría iremos al bloque Borde y pincharemos en los botones correspondientes o directamente sobre la Vista previa para colocar y quitar Bordes.

Observaremos que disponemos también de unos bordes diagonales en ambas direcciones.

Ficha Tramas Tramas permite cambiar el color de fondo para la celda.

Esta propiedad es útil para resaltar valores totales o importantes 85

Manual de Ofimática

en una hoja de cálculo. Escogeremos algún color sólido o un entramado en la Caja llamada Trama.

REFERENCIAS DE CELDAS Referencias absolutas, relativas y mixtas Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia éste es el comportamiento deseado.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta hacer clic en dicha celda.

Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos: 1) Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.

2) Teclear un signo igual (=).

3) Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.

4) Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).

5) Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta repetir los pasos 3 y cuantas veces 86

Manual de Ofimática

sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utiliza referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 

Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante.

Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de manera que esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula.

Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

87

Manual de Ofimática

FÓRMULAS Y FUNCIONES Las Fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo.

Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos.

Las Funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea.

Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas.

Las Funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan Argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el Resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

Introducción de fórmulas La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda.

La fórmula debe empezar con un signo igual (=).Excel convierte cualquier fórmula antecedida por el símbolo @ por el 88

Manual de Ofimática

símbolo =, dejando a la elección del usuario el utilizar cualquiera de los dos símbolos para construir la función (son equivalentes @suma y =suma). A continuación, la fórmula se irá construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.

Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos: 1) Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.

2) Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.

3) Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).

4) Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro.

Crear un Gráfico La manera más simple de introducir un gráfico es mediante la utilización del Asistente para Gráficos. Antes de presionar este botón, deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Gráficos permite también seleccionar mediante referencias los datos a representar gráficamente, el proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección se realiza antes de llamar al Asistente para Gráficos. Para lanzar este asistente utilizaremos la orden Insertar Gráfico o haremos clic en el botón de Asistente para Gráficos.

89

Manual de Ofimática

El Asistente consta de cuatro pasos o ventanas Las opciones de acabar, continuar o volver hacia atrás aparecerán en cada una de estos pasos.

1) Elegir el Tipo y subtipo de Gráfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los gráficos en Estándar y Normalizados. Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece una breve explicación de la información que cada gráfico proporciona. Además da acceso a una vista preliminar de la aplicación del gráfico elegido a los datos seleccionados, presionando sobre el botón Presionar para ver muestra.

2) Origen de Datos: Aquí podemos modificar los datos a representar que habíamos seleccionado; cambiar el nombre de las series, agregar nuevas series, eliminarlas, etc. Si las series no están situadas consecutivamente en la hoja de cálculo se debe separar cada conjunto de datos por el símbolo ';'. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la selección se lee por filas o por columnas.

3) Opciones del Gráfico: Permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentación del gráfico, aportando una vista preliminar del mismo.

Así, se determinan el título, las inscripciones de los ejes, la apariencia de éstos, la leyenda, la aparición o no de tabla de datos y los rótulos.

4) Ubicación: Decidiremos si “incrustamos” el gráfico en una hoja de cálculo, o si lo creamos en una hoja independiente.

90

Manual de Ofimática

Modificar un gráfico Una vez creado el gráfico siempre podemos retornar a cualquiera de los 4 pasos anteriores a través del menú Gráfico que aparece en la Barra de Menús. Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, títulos, ejes, texto e incluso el propio área del gráfico. El usuario puede configurar los gráficos, añadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia.

Para dar este formato es necesario seleccionar el punto del gráfico que deseamos editar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que hacer clic dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rótulos de los datos.

Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es hacer clic sobre el objeto que interesa en cada caso con el botón derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar las características del mismo.

Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los menús de Excel, como Insertar y Formato, muestran posibilidades específicas para dicho gráfico y para sus elementos. Por ejemplo, si se ha construido un gráfico tridimensional, el comando Formato/Vista 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el gráfico.

91

Manual de Ofimática

Una opción muy cómoda para trabajar con gráficos es obtener la barra de Herramientas del mismo nombre.

El cuadro de lista que aparece como primer elemento de la barra de herramientas nos permite seleccionar cualquiera de las partes de un gráfico. Con el icono adyacente podremos obtener las propiedades del elemento seleccionado.

El icono que representa un gráfico nos permite cambiar el tipo escogido en el primer paso del asistente. Los dos siguientes muestran u ocultan la leyenda y la tabla de datos respectivamente. Los cuatro últimos botones nos permiten disponer los datos del gráfico en filas o columnas (los dos primeros) y la alineación del texto (los dos últimos).

Entre las partes de un gráfico que podemos editar tenemos: 

Área del Gráfico, es el gráfico completo y todos sus elementos.  Área de Trazado: En un gráfico 2D, el área delimitada por los ejes y que incluye todas las series de datos. En un gráfico 3D, el área delimitada por los ejes y que incluye series de datos, nombres de categorías, marcas de graduación y títulos de ejes.

92

Manual de Ofimática

Gastos 250.000 200.000 150.000 100.000

Marcas de Graduación Líneas de División

50.000 0



Ejes: Líneas que rodean un lado del área de trazado, proporcionando un marco de referencia para realizar Serie de Datos

mediciones o comparaciones en un gráfico. En la mayoría de los gráficos, los valores de datos se trazan en el eje de valores (Y) que, normalmente, es vertical y las categorías se representan en el eje de categorías (X) que, normalmente, es horizontal.  Título del Eje X, referencia sobre la información que representa la escala del eje x.  Marcas de Graduación y Rótulos de Marcas de Graduación: Las marcas de graduación son pequeñas líneas de medición que cortan un eje, similares a las divisiones de una regla. Los rótulos de las marcas de graduación identifican las categorías, valores o series del gráfico. Los rótulos de las marcas de graduación proceden de celdas de la hoja de cálculo que se ha utilizado para crear el gráfico.

93

Manual de Ofimática

    







Título del Eje Y: referencia sobre la información que representa la escala del eje Y. Título del Gráfico: es el título (opcional) que informa del contenido del gráfico.

Leyenda, Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico. .Entrada de Leyenda: Cada uno de los elementos de una leyenda.

Clave de Leyenda: Cuadros en leyendas que muestran los diseños y colores asignados a las series de datos (o categorías) de un gráfico. Las claves de leyenda aparecen a la izquierda de cada entrada de leyenda. Cuando se aplica formato a una clave de leyenda también se aplica el formato al marcador de datos asociado.

Series de datos: Grupo de puntos de datos relacionados, trazados en un gráfico, que se origina a partir de las filas o columnas de una sola hoja de cálculo. Cada serie de datos de un gráfico se distingue por un color o diseño exclusivo. Puede trazar una o varias series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo pueden tener una serie de datos.

Marcador de Datos: Barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor procedente de una celda de la hoja de cálculo. Varios marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.

Rótulo de Datos: Rótulo que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un único punto de datos o un valor procedente de una celda de la hoja de cálculo.

94

Manual de Ofimática

Los rótulos de datos pueden aplicarse a un único marcador de datos, a toda una serie de datos o a todos los marcadores de datos de un gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico, los rótulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos o categorías, porcentajes o una combinación de todos ellos.  Líneas de División en Gráficos: Líneas que pueden agregarse a un gráfico para facilitar la visión y la evaluación de los datos. Las líneas de división abarcan desde las marcas de graduación en un eje hasta el área de trazado. 

Plano Inferior y Planos Laterales 3D: Áreas que rodean varios tipos de gráficos 3D y proporcionan dimensión y límites al gráfico. Dentro del área de trazado se muestran dos planos laterales y un plano inferior.

95

Manual de Ofimática

Access ¿Qué es Access?

Access es un programa que nos va a permitir almacenar una gran cantidad de información y poder acceder a ella de una manera rápida y eficaz.

Access también es un sistema de gestión de bases de datos SGBD ó DBMS (Data Base Management System). La estructura básica de esta información son tablas.

También es el programa de bases de datos que ofrece más sencillez bajo el entorno Windows. Bajo el concepto de base de datos, Access agrupa todos los ficheros involucrados en la gestión de una serie de datos relacionados.

Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero que tiene la extensión .mdb.

¿Qué es una Base de Datos?

Podemos definir una base de datos como información organizada de forma sistemática, de tal modo que podemos acceder a ella rápidamente y realizar diferentes procesos como consultas, obtención de informes, etc. La base de datos está constituida por la estructura de información y la información en ella contenida.

96

Manual de Ofimática

¿Qué es una tabla?

Una tabla es una colección de datos con la misma estructura.

Si dispusiéramos la información de un listín telefónico en forma de tabla, una columna siempre tendría el mismo tipo de dato, por ejemplo un número de teléfono, un nombre, una dirección, etc.

Cada tabla consta, pues, de un cierto número de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc.

Campo y Registro Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo.

Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación.

Además de los campos que se definen en una base de datos el programa genera un campo adicional al que el usuario no tiene acceso que se llama número de registro. Este campo contiene un número que relaciona al registro e indica en qué posición de la base de datos se ha introducido. Esto es necesario para poder mantener un orden de almacenamiento y presentación. ¿Qué es un índice?

Los registros de una base de datos no siempre se introducen ordenadamente por lo que, para acceder de una manera rápida y eficaz, es deseable que estén ordenados. Hay un tipo de ficheros llamados índices que son pequeñas bases de datos que se generan basándose en un determinado campo para obtener una correcta ordenación de la base de datos respecto del campo elegido.

97

Manual de Ofimática

Ejemplo de una base de datos Imaginemos que poseemos un almacén de ropa y deseamos almacenar en una base de datos toda la información referente a nuestros artículos.

A nuestra base de datos la podríamos llamar Almacenes Gómez y de momento, sólo va a estar compuesta por una tabla donde introduciremos los datos de nuestro catálogo de moda.

Adicionalmente, podríamos tener tablas que contendrían la información de nuestros proveedores, así como tablas que reflejaran la facturación que realizamos en nuestras ventas diarias.

A esta tabla la llamaremos Artículos y se compondrá de los siguientes campos:      

Nº de Referencia (el código de cada artículo) Descripción Color Número de unidades Precio unitario de compra Precio unitario de venta

En esta tabla, cada registro tendrá toda la información referente a un artículo concreto, por ejemplo, los vaqueros Levis 501 o las camisetas de algodón blancas Nike. Cada una de estas gamas de productos serán únicas, lo que quiere decir que no tendremos números de referencia repetidos, algo así como nuestro carné de identidad.

Iniciar Access Podemos iniciar Access desde un acceso directo en el escritorio si lo tuviéramos o desde el botón Inicio, Programas, 98

Manual de Ofimática

Microsoft Access. El programa también se inicia si hacemos doble clic sobre un fichero de base de datos (.mdb) desde el Explorador de Windows.

Creación de una base de datos

El primer cuadro de diálogo que aparece al arrancar Access tiene por título Microsoft Access. En este cuadro se tienen las opciones de crear una nueva base de datos en blanco, crearla mediante un asistente o abrir una base de datos que ya esté grabada en alguna unidad de disco. A esta ventana se le suele llamar Ventana de Introducción. En nuestro caso seleccionaremos la opción Base de datos en blanco.

Para poder trabajar con una base de datos primero ésta debe ser creada. Por lo tanto, antes de empezar a trabajar con los diferentes objetos de la base de datos deberemos crearla proporcionándola un nombre.

99

Manual de Ofimática

Escribimos el nombre de la Base de Datos

En nuestro ejemplo de base de datos, escribiremos Almacenes Goméz en el cuadro Nombre de Archivo y para que se almacene en una carpeta accesible, pulsaremos el botón Mis Documentos Objetos de Access En la parte izquierda de la ventana de la base de datos se observan siete botones con los nombres de los tipos de objetos que puede poseer una base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Esta ventana también se denomina Ventana Principal de la Base de Datos y en cualquier momento podemos retornar a ella, estemos donde estemos pulsando el botón de la barra de herramientas .

Al pulsar el botón correspondiente al tipo de objeto, se muestra en la ventana de la base de datos la lista de objetos existentes de este tipo.

100

Manual de Ofimática

Objetos de Access

Cada objeto de la base de datos se puede abrir, cambiar su diseño o crear un nuevo objeto del mismo tipo presionando en los botones correspondientes: .

Creación de Tablas La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos.

Es lo primero que se crea, antes que cualquiera de los otros objetos.

Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros).

En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos.

Lo más correcto es elegir la Vista Diseño estructura y dejar la Vista Hoja de Datos registros.

para crear la

para introducir los 101

Manual de Ofimática

Vista Diseño. Tipos de Campos En esta vista habrá cierta información a introducir. Los siguientes conceptos son básicos para la creación de cualquier tabla:   Nombre del campo: es el nombre que se va a asignar a cada campo del registro. Este es necesario para poder identificar cada información tratada.   Tipo de información: indica qué clase de datos se van a almacenar en el campo. Estos tipos pueden ser los siguientes: 

    

 

Texto: se pueden introducir en el campo todo tipo de caracteres desde números a letras, pasando por signos y símbolos. Acepta hasta 255 caracteres.

Numérico: sólo se pueden introducir números, con signo o sin él.

Moneda: igual que numérico excepto que maneja con mayor precisión cifras decimales.

Fecha / Hora: sólo acepta fechas u horas como datos y tiene un ancho de ocho caracteres.

Sí / No: campos de una sola posición que aceptan valores Sí o No. Memo: campos que aceptan largas entradas de texto (comentarios, anotaciones...). Estos campos tienen una longitud de 32.000 caracteres aunque pueden estar limitados por la memoria del sistema.

Autonumérico: campos numéricos que se autoincrementan al añadir registros.

Objeto OLE: estos campos establecen enlaces con datos generados por otros programas.

102

Manual de Ofimática

  Descripción: esta información es opcional. Su finalidad es informar del tipo de dato almacenado en el campo.

Ejemplo Para crear nuestra tabla Artículos, presionaremos la opción Crear tabla en vista diseño. En la cuadrícula introduciremos los nombres de nuestros campos y al lado indicaremos de qué tipo son, tal y como se muestra en la figura.

Campos de la tabla Artículos

Propiedades de Campos Cada campo tiene, además, ciertas propiedades independientes que personalizan la entrada de datos. Ciertas propiedades son comunes a todos los tipos de campo mientras que otras son específicas del tipo de campo. Todas ellas tienen un valor por defecto, por lo que podemos no modificar todas las propiedades sino sólo aquellas que nos interesen. Para alternar entre la cuadrícula superior y la inferior podremos utilizar la tecla F6. Estas propiedades son las siguientes: Máscara de entrada: Se puede predeterminar el tipo de valor que el campo puede contener, cambiando la plantilla de entrada. Una máscara de entrada de datos es una lista de caracteres que indican el tipo de caracteres que se pueden introducir en cada posición del campo. Estos caracteres son los siguientes: 103

Manual de Ofimática

Requerido: si la propiedad de este campo se cambia a SI, tendremos la obligación de rellenar los datos del campo antes de poder pasar a otro.

Título: por defecto, se etiqueta cada campo en los listados de pantalla con el nombre del campo. Opcionalmente, en esta opción se puede definir cuál será el texto que aparecerá en la etiqueta.

Valor predeterminado: un campo puede ofrecer un valor por defecto en vez de aparecer vacío. Ya que en algunos campos se suele introducir un dato con mayor frecuencia, definiendo ese dato como valor predeterminado se evita escribirlo. Por ejemplo, una tabla de clientes donde casi todos fueran de la provincia de Vizcaya.

Si no deseáramos el valor predeterminado sólo deberíamos escribir el nuevo dato en el campo.

Regla de validación: permite definir condiciones previas a la introducción de datos. Si un dato no cumple las condiciones, el programa emite un mensaje de error. Mediante esta opción se evita la introducción de datos inexactos o erróneos (por ejemplo, una edad negativa).

Texto de validación: Mensaje alternativo al mostrado por ACCESS cuando un dato no cumple la regla de validación.

Formato: ACCESS define varios formatos de presentación predeterminados para cada tipo de campo de forma que los datos aparezcan presentados de diferente forma a como han sido introducidos, mejorando la presentación de los mismos. Para cada campo se muestran los tipos de formato y un ejemplo de su presentación.

104

Manual de Ofimática

Ejemplo Para nuestra tabla Artículos, cambiaremos las propiedades del campo color, acortando su longitud de 50 a 30.

Propiedades del campo Color

Estableceremos los campos de precio de compra y precio de venta con formato de euros, para que los visualicemos en pantalla con sus decimales y el símbolo del euro.

Creación de un campo clave Un campo clave es un campo que no puede estar repetido y que indicará que nuestro listado de elementos se ordenará siempre por ese campo, lo que facilita en gran medida la búsqueda de cualquier artículo conociendo su campo clave.

Si no hemos establecido ninguno, Access nos informará de ello al cerrar la ventana de diseño de la tabla y nos recomendará la creación de una campo clave.

105

Manual de Ofimática

Para crear un campo clave, seleccionaremos el campo que queremos establecer como principal, y pulsaremos el icono que representa una llave en la barra de herramientas, o seleccionaremos en el menú Edición Clave principal. Esta operación anula cualquier otro índice principal definido en la estructura de la tabla.

Ejemplo de campo clave En la tabla Artículos, en vista Diseño, seleccionamos el campo numref haciendo un clic en el selector de registro. Pulsamos sobre la llave de la barra de herramientas y automáticamente aparecerá una llave al lado del nombre del campo.

Si observamos las propiedades de este campo veremos que la propiedad Indexado ha cambiado al estado Sí y entre paréntesis aparece la expresión sin duplicados, indicando que es un valor que no se puede repetir.

Introducción de Datos con la Vista Hoja de Datos Para la introducción de datos elegiremos la Vista Hoja de Datos. El La presentación de los datos se realiza en formato de tabla, en el que los nombres de campo se muestran en la parte superior y cada nuevo registro se sitúa en una fila horizontal.

Simplemente iremos tecleando la información en cada campo. Cuando se finaliza de introducir la información para un campo se pulsa la tecla <Enter> y Access pasa el cursor al siguiente campo de la base. Se pueden deshacer los cambios en un campo antes de modificar otro mediante la tecla Escape.

106

Manual de Ofimática

Para introducir información en un campo memo podemos utilizar la combinación <Mays>+<F2> (combinación que realiza un zoom sobre el contenido del campo) obteniendo una pantalla de edición en la que se puede escribir.

Para finalizar la introducción sólo es necesario cerrar la ventana del Diseño / Hoja de Datos y Access almacena los datos en el disco.

Barra de Formato Con la barra de Formato podremos dar color, rellenos, sombras, etc a las celdas que conforman la Hoja de Datos. Al aplicar un formato de los que aquí se mencionan, automáticamente se aplican a toda la tabla. No se pueden dar formato a columnas o filas de forma individual. Las mismas opciones podemos encontrarlas en el menú Formato Fuente o Formato Hoja de Datos.

También se puede cambiar el tipo de fuente con el que representar los datos en Formato Fuente. Este cambio de letra afecta tanto a las cabeceras de campo como a los datos de los registros.

Negrita Cursiva Subrayado Alineación Izquierda Alineación Centrada Alineación Derecha

Selector de campo.

Permite desplazar el cursor al campo elegido de la lista.

Tipo de Fuente a elegir entre las de la lista

Color de Fondo

107

Manual de Ofimática

Color de Texto Color de Cuadrícula Estilo de los bordes

Tamaño del Texto

Efectos de celdas

Relaciones entre Tablas En el diseño de una estructura de datos es fundamental distribuir todos los datos en tablas que agrupen aquellas informaciones más coherentes entre sí, procediendo posteriormente a establecer relaciones entre las distintas tablas.

De esta forma, al rellenar un nuevo registro no es necesario repetir las mismas informaciones (por ejemplo, introducir ocho veces los datos de un cliente si éste realiza ocho pedidos). Por ello es preciso crear campos de tipo clave cuya función exclusiva es permitir la relación entre las distintas tablas.

Para establecer una relación se debe acudir a la opción Relaciones en el Menú Herramientas o pulsar el botón correspondiente de la barra de herramientas. Las tablas se relacionan a través de campos comunes que existen en ambas.

Dependiendo de las características de estos campos podemos encontrar tres tipos diferentes de relaciones, que Access detecta automáticamente siguiendo los siguientes criterios:   Relación uno a uno: Los campos usados para relacionar las tablas son claves primarias en ambas tablas.   Relación uno a varios: Esta relación trabaja con una 108

Manual de Ofimática

tabla principal donde el campo por el que relacionamos es la clave principal y otra secundaria donde el campo conector no se constituye en clave principal.   Relación Varios a Varios: Este modelo de relación utiliza campos que no constituyen clave principal en ninguna de las tablas a relacionar.  

Ventana para definir tipo de relación

Si aún no hemos seleccionado ninguna tabla la ventana Mostrar Tablas nos permitirá ir agregando las tablas necesarias para establecer las relaciones. A continuación podremos establecer los parámetros de las relaciones desde la ventana Modificar Relaciones. También podemos establecer las relaciones pinchando en el campo de una tabla y arrastrándolo y soltándolo sobre el campo deseado de la otra tabla, con lo que ambas quedarán relacionadas por dicho campo.

Otras opciones disponibles de la ventana arriba mostrada tienen que ver con la integridad referencial, o normas básicas que deben tener las tablas relacionadas para garantizar la fiabilidad de los datos.

La inserción, supresión o modificación de campos en un tabla que puedan repercutir en su tabla relacionada puede ser 109

Manual de Ofimática

controlado por Access marcando la casilla Integridad Referencial. Así, Access impedirá, que por error, dañemos los datos de tablas relacionadas. El control de Access todavía irá más lejos si marcamos las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los campos relacionados, que actualizará automáticamente cualquier cambio producido en el campo de una tabla en sus correspondientes tablas relacionadas.

Aspecto de cuatro tablas relacionadas

Para suprimir relaciones previamente establecidas, utilizaremos la orden del menú Edición Suprimir. También podemos hacer clic en las líneas conectoras que señalan la relación y usar la tecla Suprimir del teclado. Si sólo deseamos modificar cualquier atributo de la relación lo haremos desde el menú Relaciones Modificar Relación o pulsando doble clic sobre las líneas conectoras entre tablas.

Podemos relacionar varios grupos de tablas en la misma ventana de Diseño. Si necesitamos sacar más tablas pulsaremos 110

Manual de Ofimática

el botón Mostrar tablas o utilizaremos el comando del menú Relaciones Mostrar Tablas, y añadiremos las nuevas tablas. Si nos estorban las relaciones establecidas anteriormente podemos borrar el diseño actual de la pantalla con el botón Borrar Diseño o el comando del mismo nombre del menú Relaciones. Esto oculta los dibujos de las relaciones, pero no suprime las mismas. Si sólo deseamos ocultar un tabla en el diseño actual usaremos otro comando del menú Relaciones llamado Ocultar tabla.

Para volver a mostrar de nuevo todas las relaciones podemos utilizar el botón Mostrar todas o el comando análogo del menú Relaciones. Para mostrar únicamente las tablas relacionadas directamente con un tabla pulsaremos el botón Mostrar Directas

o el comando del menú Relaciones.

Las tablas tal y como aparecen en la ventana Relaciones pueden moverse arrastrándolas por la barra de título. Los símbolos que indican el tipo de relación que se establece entre las tablas sólo aparecerán en pantalla cuando marcamos la opción Integridad Referencial. Si no utilizamos esta opción, sólo veremos líneas conectoras que relacionan las tablas, pero no los símbolos del tipo de relación que existe entre ellas.

Consultas a la Base de Datos Una consulta a una base de datos consiste en la extracción de una colección de registros que cumplen unas condiciones establecidas por nosotros. El resultado de esta consulta puede ser, posteriormente utilizado como base para realizar nuevas consultas o realizar listados de dichos registros.

111

Manual de Ofimática

La ventana de consulta se divide en dos áreas. En la superior se muestran las tablas y consultas que intervienen en la consulta que se está diseñando. En la parte inferior se muestran los campos que intervienen en la consulta.

Al comienzo de cada consulta deberemos establecer cuáles son las tablas que deben intervenir en la misma. Si posteriormente necesitáramos de más tablas, dispondremos del botón Mostrar Tablas . Cuando realizamos una consulta en la vista Diseño dispondremos de la llamada Cuadrícula de Diseño que consta de los siguientes elementos:   Nombre de campo: Finalizada la consulta, solo veremos en pantalla los campos cuyos nombres aparezcan en la fila correspondiente de la cuadrícula de diseño. No es necesario teclear los nombres, sino que con pincharlos y arrastrarlos desde las tablas será suficiente. Para llevar todos los campos de golpe a la cuadrícula podemos utilizar el asterisco que aparece al principio de cada tabla y que actúa como comodín. También podemos hacer doble clic sobre el nombre de la tabla y se seleccionarán todos los campos para arrastrarlos.   Orden. Los registros localizados se mostrarán en el orden en el que se encuentran almacenados en la tabla. Para que se muestren ordenados por un campo determinado se debe activar la ordenación en dicho campo. Esta puede ser ascendente o descendente.

Si varios registros ordenados almacenan el mismo dato se puede indicar en un segundo campo un orden para dicho grupo de registros. Esta operación se puede aplicar en múltiples campos teniendo en cuenta que la prioridad en la ordenación se realizará tomando como primer campo ordenado al campo

112

Manual de Ofimática

seleccionado que se encuentre más a la izquierda, siguiendo esta norma para todos los campos con definición de orden.

Para reubicar un campo en otra posición se selecciona previamente haciendo clic en la zona superior del mismo y luego se arrastra hasta su nueva posición, la cual se hace evidente por una gruesa barra vertical situada entre dos de los campos de la consulta.

Diseño de consulta

  Mostrar. La activación de esta casilla determina que el campo se mostrará en la tabla final. Por defecto, todos los campos incluidos están activados, pero por razones de visualización se puede desactivar cada campo independientemente.   Criterios: En esta casilla se escriben las expresiones que describen las condiciones que deben cumplir los registros para ser válidos. Un criterio se compone del nombre del campo, un operador y un valor constante de validación.

113

Manual de Ofimática

Operadores de comparación (relacionales) Los operadores de comparación o relacionales pueden ser los siguientes: = Igual > Mayor que >= Mayor o igual a < Menor <= Menor o igual a <> Distinto de / No igual a entre n Y n2 Entre los valores n y n2 (incluidos) Todos aquellos registros que cumplen la condición específica se suman a la lista de registros de la tabla final. Si la información es alfanumérica aparecerá expresada entre comillas.

Si la constante es una fecha aparecerá encerrada entre '#' (almohadilla).

Para ejecutar la consulta disponemos de la opción de menú Ver Vista Hoja de datos, o del botón Hoja de datos , así como el botón Ejecutar o la opción del menú Consulta Ejecutar, apareciendo la tabla de respuesta con los registros válidos. Dicha tabla se puede manejar como cualquier otra tabla creada por nosotros. Si es necesario realizar cualquier modificación sobre la consulta el usuario puede acceder de nuevo a la vista Diseño a través del menú Ver Vista de Diseño o con el botón correspondiente .

Operadores lógicos Cuando se trata de especificar varios criterios para el mismo campo se dispone de los siguientes operadores lógicos: 114

Manual de Ofimática

  Y: Fuerza a que se cumplan tanto la condición de su izquierda como la de su derecha. Si uno de los criterios no se cumple el registro no es válido.   O: Permite que sólo uno de los criterios (el de su izquierda o el de su derecha) sea válido para aceptar un registro en la tabla de resultado. También se pueden situar varios criterios en distintas líneas, ejerciendo el mismo efecto que separando los criterios mediante este operador.

Tipos de Consultas Todas las operaciones de consulta que se realizan por defecto son consultas de selección , es decir, utilizando unos filtros de condición se extraen una serie de registros de una tabla o tablas, mostrando sólo los campos que el usuario indica. Pero también se pueden realizar otras operaciones, las cuales permiten el mantenimiento de las tablas con un mínimo esfuerzo.

Estas operaciones se seleccionan en el menú Consulta o en sus botones correspondientes de la barra de herramientas y para llevarlas a cabo será necesario seleccionar la opción Ejecutar.

Consulta de Creación de tabla. La opción Creación de tabla genera una tabla con los registros que cumplan los criterios, creando los campos que se activan en la visualización del resultado.

Consulta de Actualización. Esta opción permite cambiar la información almacenada en los campos de los registros indicando cuál es su nuevo valor. Para ello, el programa incluye una nueva línea llamada "Actualizar a" en la que se debe escribir la nueva información.

115

Manual de Ofimática

Consulta de Datos anexados. Permite añadir registros a una tabla existente. En este caso, se añade la línea "Añadir a" en la cual el usuario debe especificar para cada campo hacia qué campo de la tabla de destino se deben copiar los registros. Si en alguno de los campos no se rellena esta información, el contenido del campo no se añadirá.

Consulta de Eliminación. En este caso, los registros que cumplan los criterios de selección serán borrados de la tabla indicada. Para cada campo se añade la línea "Eliminar", donde para cada campo se escribe el término "Dónde" que significa "Para cada registro que cumpla el criterio".

Consulta de Tabla de referencias cruzadas. La ejecución de esta consulta produce una salida en forma de tabla en la que se cruzan las informaciones seleccionadas de la tabla, permitiendo obtener datos resumidos en cada cruce de datos. En este caso se debe indicar, al menos, un campo que ejerza de columna y otro que opere como fila. La coordenada de cruce representará el resumen de un tercer campo seleccionado, al cuál se le indicará el tipo de operación de resumen que debe mostrar en la selección final. Debido a complejidad de esta consulta se puede utilizar el Asistente para Consultas de Tabla de Referencia Cruzada.

Formularios Los Formularios sirven a distintos propósitos, desde la simple introducción de datos en pantalla con un diseño atractivo, hasta la constitución de una auténtico panel de control desde el que lanzaremos otros formularios, informes o consultas. Los Formularios también pueden ser pantallas interactivas en las que el usuario introduzca las opciones de consulta y edición que estime oportunas.

116

Manual de Ofimática

En la columna de objetos haremos clic en la opción Formularios. Se nos permitirá recurrir a un Asistente que nos ofrecerá los diseños predeterminados de Access o podremos realizar nuestras propias presentaciones o retocar el trabajo del Asistente accediendo a la Vista Diseño. La Vista Formulario será la Vista en la que el Formulario funcionará una vez terminado su diseño para cumplir son los objetivos para los que fue diseñado.

Con Asistente El Asistente nos irá pidiendo los siguientes datos: 1. Los campos que queremos incluir en el formulario y a qué tablas pertenecen.

2. Elegir una distribución para los datos en pantalla entre los modelos En Columnas, Tabular, Justificado y Hoja de Datos.

3. Elegir un modelo de formulario entre los preestablecidos de Access que afectará al formato del mismo.

Si antes de entrar al Asistente tenemos claro la distribución que queremos para los datos y vamos a representar todos los campos de una sola tabla, podemos utilizar los Autoformularios en sus tres modalidades: Autoformulario en Columnas, en Tabla y en Hoja de Datos. Es una forma casi instantánea de hacer formularios.

Formularios en Vista Diseño Si entramos en la ventana de diseño nos encontraremos con una serie de elementos destinados por completo al diseño de los formularios:

117

Manual de Ofimática

  Menús: en la parte superior de la pantalla aparecen las diversas opciones que puede elegir el usuario.   Regla: muestra una regla que ayuda al usuario a colocar los elementos de diseño. Adicionalmente se puede mostrar una cuadrícula que permite ajustar con exactitud los elementos (mostrándolos alineados entre sí).   Pantalla de diseño: la superficie sobre la que colocar los distintos elementos de diseño. Puede redimensionarse su aspecto básico arrastrando sobre los laterales de la pantalla de diseño. Esta área a su vez se compone de diferentes secciones, como el área de Detalle, que aparece por defecto. Otras secciones que podemos incorporar serán los Encabezados y Pies de Formulario, así como los encabezados y Pies de Página.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados Controles u Objetos de Tipo Control. Los controles son los componentes habituales de las ventanas y diálogos de Access y otras aplicaciones Windows. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.

Podemos acceder a ellos activando la Barra de Herramientas desde el menú Ver. Escogido un control se determina su ubicación y tamaño dibujándolo en el área de diseño. Estos son los más comunes: Cuadros de edición o Cajas de Texto se utilizan para introducir y editar campos.

Etiquetas: contienen los nombres de los campos Marco de Imagen inserta imágenes en el formulario.

118

Manual de Ofimática

El resto de controles nos servirán para poder representar campos con características especiales. Los siguientes expuestos son ideales para representar campos de tipo lógico Si / No: Botón de Alternar

Botón de Opción

Casilla de Verificación Otros controles que podemos insertar son:

Cuadro de Lista para campos en los que tenemos una lista de valores limitada. Permitirá escoger un valor entre el listado completo al pulsar en la flecha ubicada en el extremo derecho. Si tenemos el botón Asistente para controles activado será mucho más sencillo crear este tipo de controles.

Grupo de Opciones. Su finalidad es la misma que el Cuadro de Lista. Representa el mismo tipo de campos con la salvedad de que sólo permite escoger un único valor, mientras que los cuadros de lista permiten seleccionar valores múltiples.

Cuadro Combinado. Es muy similar al anterior con la salvedad de que permite escribir en la caja un valor no contemplado en el listado predeterminado de valores. También hace uso del Asistente para controles si éste está activado.

Botón de Comando. Este botón no representa ningún tipo de campo en concreto. Sirve para lanzar la ejecución de una macro, un programa externo, etc. En su interior podemos colocar texto o imagen. Hace uso del Asistente.

Marco de Objeto Independiente. Sirve para insertar cualquier tipo de objeto, incrustado o vinculado, desde una 119

Manual de Ofimática

imagen hasta documentos generados por otros programas. Una vez insertado un objeto, podemos hacer doble clic sobre él y el objeto se abrirá en su aplicación correspondiente para su edición.

Marco de Objeto Dependiente. Sirve para representar cualquier campo de tipo OLE que tengamos en una de nuestras tablas.

Control Ficha. Permite crear un control de tipos Fichas de Windows. Se utiliza cuando queremos representar una gran cantidad de datos en pantalla. Así, los podemos distribuir en diferentes fichas. El usuario podrá pasar de una a otra pulsando en las pestañas correspondientes. En las solapas podemos escribir texto o insertar una pequeña imagen. Se pueden agregar más fichas de las que salen por defecto, suprimirlas, etc.

Formulario / Subformulario. Permite insertar un segundo formulario dentro de otro llamado Formulario Principal. Es una buena opción para ver en pantalla todos los datos de dos tablas relacionadas. Este segundo formulario puede estar ya hecho y grabado como formulario independiente o se puede generar sobre la marcha con ayuda del Asistente.

Las propiedades del mismo que podemos modificar desde el Formulario Principal son menores que las que podemos modificar cuando lo abrimos como Formulario Independiente.

Para hacer esto último haremos doble clic sobre el subformulario pero sin haberlo seleccionado previamente o simplemente lo abriremos como Formulario Independiente y modificaremos sus propiedades, que se verán actualizadas en el Formulario Principal.

120

Manual de Ofimática

Salto de Página. Simplemente insertar un salto de Página que afectará a la impresión del Formulario. Nos permitirá obtener un Registro por página, por ejemplo.

Líneas Rectas. Este control simplemente nos ayuda a dibujar líneas Rectas en el Formulario para decorarlo o separar bloques de datos.

Rectángulo. Con la misma finalidad que el control anterior, pero permite trazar rectángulos.

Para distribuir los campos por el área de diseño, por lo tanto, utilizaremos cualquier de los controles anteriores o pulsaremos el botón Lista de Campos (Menú Ver Lista de Campos).

En la Ventana que aparece podemos pinchar en cualquier campo y arrastrarlo al área de trabajo.

Cuando se han ubicado elementos en el Diseño éstos pueden desplazarse y redimensionarse.

Explicación de controles

121

Manual de Ofimática

Para dar forma a los controles podemos utilizar la barra de Formato en la ventana de Diseño del formulario. Prácticamente encontraremos las mismas opciones que en la barra de formato explicada en la sección 3.3. Si queremos dar un formato global que afecte a todos los controles de nuestro Diseño y al fondo del formulario podemos usar la orden Autoformato del menú Formato o pulsar el botón de la barra de Herramientas

.

La eliminación de un control se realiza mediante su selección y el uso de la tecla Suprimir. Al borrar un control se borra su etiqueta asociada; por el contrario si suprimimos un etiqueta su control asociado permanecerá en pantalla.

Informes Los informes permiten mostrar la información de una manera detallada y elegante y son habitualmente utilizados para generar resúmenes y balances para los directivos, albaranes y facturas para los clientes, el catálogo de la compañía y en general cualquier información que vaya a ser impresa. Se puede decir que un informe es la manera más eficiente de mostrar información. El informe se basa habitualmente en una consulta o tabla almacenada en la base de datos, aunque no es estrictamente necesario.

Las Vistas que maneja un informe son Vista diseño, Vista Preliminar y Vista Previa de Diseño. Por lo tanto, se dispone de dos ventanas de vista previa:   La ventana Vista Preliminar está disponible para formularios, informes, hojas de datos y módulos.   La ventana Vista Previa Del Diseño está disponible para informes en la vista Diseño. La Vista previa del diseño proporciona una visión rápida del diseño básico de un informe pero puede no incluir todos los datos del mismo.

122

Manual de Ofimática

Tipos de Informes  Informes de una Columna imprimen en una columna de cuadros de texto los valores de cada registro de una tabla o consulta. La característica Autoinforme de Access crea un informe de columna simple con una sola pulsación del botón Autoinforme de la barra de herramientas.  Informes Tabulares presentan una columna para cada campo de la tabla o consulta e imprimen los valores de los registros en las filas situadas bajo el encabezado de las columnas.  Informes de Varias Columnas se crean a partir de informes de una columna incluyendo varias columnas en una misma página.  Informes de Grupos y Totales son muy utilizados. Agrupan los registros y resumen la información imprimiendo subtotales y totales.  Etiquetas Postales son un tipo especial de informe. Se utilizan para imprimir nombres y direcciones (u otros datos) en grupo.

Para comenzar a generar un informe seleccionamos el objeto Informes en la Ventana Principal de la Base de Datos y pulsamos Nuevo. Entre las opciones encontraremos la posibilidad de generar tipos de informes como los que acabamos de enumerar. Se aconseja utilizar un Asistente y luego pasar a la Vista Diseño para perfeccionar el trabajo. Una vez dentro del asistente, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar las tablas y campos que van a formar parte del informe. Si queremos poner todos lo campos de una determinada tabla podemos pulsar directamente el botón >>.

123

Manual de Ofimática

2. Seleccionar el Nivel de Agrupamiento, es decir, los campos por los que se van a realizar las agrupaciones y por tanto cómo se organiza el informe. Podemos tener varios niveles de agrupamientos.

3. Elegir el criterio de ordenación de los registros. Se pueden ordenarlos registros de los grupos en base a cualquier campo hasta un máximo de cuatro.

4. Elegir la disposición de los datos en el informe entre varias predeterminadas: En Pasos, Bloque, Esquema 1, Esquema 2, Alinear a la Izquierda 1, Alinear a la Izquierda 2.

5. Elegir la Orientación del Papel: Horizontal o Vertical.

Marcar la opción Ajustar los campos para que no queden partidos al imprimir.

6. Elegir el estilo del informe.

7. Poner nombre al informe.

Power Point ¿Qué es Power Point?

Power Point es un programa de creación de aplicaciones visuales en forma de demostraciones y presentaciones. La filosofía del funcionamiento de PowerPoint es la misma que unas diapositivas que vamos pasando manual o automáticamente, donde se nos muestran textos, gráficos, vídeos, sonido, etc.

Trabajar con Power Point 124

Manual de Ofimática

Se puede iniciar PowerPoint desde el menú de Inicio o desde un acceso directo creado previamente en el escritorio.

La primera pantalla que nos aparece nos permite crear una nueva presentación, o bien con un asistente para autocontenido, o una plantilla, o una presentación en blanco ó abrir una presentación ya existente.

Las partes de la ventana de PowerPoint, son las típicas de cualquier aplicación de Windows 95/98, las barras de menús, barras de botones, etc.

Cómo utilizar las diferentes vistas de Power Point PowerPoint dispone de cinco vistas, cada una de las cuales proporciona una manera distinta de examinar el trabajo. Active cada vista haciendo clic en el botón correspondiente, situado en la parte inferior de la ventana principal, o desde el menú Ver de la barra de menús.  Vista Diapositiva: Use esta vista cuando incorpore texto y elementos gráficos, cuando cree composiciones de “visualización progresiva”, denominadas animaciones, y cuando modifique el aspecto de una diapositiva.  Vista Esquema: Use esta vista cuando trabaje con títulos de diapositivas y con el texto principal. Es la más adecuada para organizar y desarrollar el contenido de una presentación.  Vista Clasificador de diapositivas: Esta vista es la más apropiada para ordenar diapositivas, agregar transiciones y calcular el tiempo.  Vista Página de notas: Con esta vista puede crear notas para el moderador. Dibuje y escriba lo que desee en una página de notas.

125

Manual de Ofimática

 Presentación con diapositivas: En esta vista, la diapositiva abarca toda la pantalla y puede ver el efecto de las transiciones, las animaciones y calcular el tiempo.

Crear una presentación nueva La manera más rápida de crear una presentación nueva es utilizando el botón de la barra de herramientas estándar representado por un folio en blanco . y eligiendo de la ventana Nueva Diapositiva mostrada anteriormente, el tipo de diapositiva que vamos a usar para comenzar la presentación.

Posteriormente iremos añadiendo nuevas diapositivas utilizando el Menú Insertar Nueva Diapositiva o el botón de la barra de herramientas estándar

.

Puede conseguir una valiosa ayuda para crear y organizar su presentación con el Asistente para autocontenido de PowerPoint.

Para usar el asistente, haga clic en Nuevo (menú Archivo), haga doble clic en Asistente para autocontenido en la ficha Presentaciones y, a continuación, siga las instrucciones del asistente. Una vez elegido el tipo de presentación que desea crear, el asistente usa la información proporcionada para ayudar a crear un esquema de presentación. Las presentaciones creadas con el Asistente para contenido contienen sugerencias para ubicar los distintos tipos de información y para organizar esta información en un formato de presentación eficaz.

También puede crear una nueva presentación sin usar el Asistente. Para abrir una presentación en blanco, haga clic en el Menú Archivo Nuevo y, en la ficha General, haga doble clic en Presentación en blanco. Para utilizar una plantilla prediseñada (es decir, con un formato ya elaborado), haga clic en Nuevo y,

126

Manual de Ofimática

en la ficha Diseños de presentaciones, haga doble clic en el diseño que desee.

Selección del tipo de presentación

Otra manera de trabajar es utilizar cualquiera de las presentaciones ya estructuras y diseñadas por PowerPoint atendiendo a las exposiciones más comunes que se pueden hacer dentro de una empresa. Para acceder a esta opción simplemente elegiremos la opción de Presentaciones.

Escribir el texto   

Cada línea de texto que escriba en un esquema se convertirá automáticamente en el título de una diapositiva o en una viñeta dentro de una diapositiva.

Puede hacer clic a la izquierda de una viñeta y arrastrarla a otra ubicación.

Si hace clic en el icono de diapositiva situado junto a un título, podrá arrastrar la diapositiva y todo el texto subordinado.

127

Manual de Ofimática

 

Para crear un nuevo elemento en la viñeta, haga clic al final de una línea de un elemento existente en a viñeta y presione ENTER. Para crear una diapositiva nueva, cree primero una viñeta y, a continuación, haga clic en el botón Aumentar hasta que la viñeta se convierta en un icono de diapositiva.

Elegir el aspecto Una vez escrita la información, es el momento de decidir qué aspecto va a tener. Use el comando Aplicar diseño (menú Formato) para seleccionar uno de los diseños profesionales de PowerPoint. También podemos utilizar la opción Fondo para elegir un color sólido como fondo de la diapositiva o una combinación de colores en degradados, texturas, tramas, o incluso podemos utilizar un fichero de imagen del disco para aplicarlo como fondo a toda la diapositiva o a una parte de ella.

Selección del aspecto

128

Manual de Ofimática

Agregar imágenes El botón Insertar imagen prediseñada abre la Galería de imágenes de Microsoft, una forma muy cómoda de ver y seleccionar imágenes prediseñadas, sonidos, gráficos, y películas. Use las herramientas de dibujo de la barra de herramientas Dibujo para centrar la atención en la información importante. Importe gráficos de otros programas con los comandos Objeto e Imagen (menú Insertar). Agregue elementos multimedia con el comando Películas y sonidos (menú Insertar).

Preparar presentaciones electrónicas Las presentaciones electrónicas ofrecen varias ventajas:     

Puede hacer cambios hasta el último minuto.

Las transiciones de diapositivas y animaciones permiten controlar mejor el ritmo.

Las animaciones de texto y gráficos atraen la atención y ayudan a transmitir el mensaje al público.

Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo para obtener el máximo provecho.

Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo para obtener el máximo provecho.

Animaciones y transiciones Si desea evitar que el público siga leyendo mientras usted aclara algún punto anterior de la diapositiva, cree animaciones. En las animaciones, cada vez que haga clic con el ratón, aparecerá otro elemento de texto o gráfico en la diapositiva. Esto se conoce como presentación progresiva. Use los comandos Preestablecer animación y Personalizar animación (menú Presentación) para 129

Manual de Ofimática

aplicar animaciones a los elementos seleccionados de una diapositiva.

Cuando pase al siguiente elemento de una animación, puede atenuar, ocultar o cambiar de color los elementos ya mostrados.

Puede incluir elementos de texto, como viñetas y títulos, para animar un carácter, una palabra o un párrafo cada vez. Puede crear también varias animaciones por diapositiva y decidir el orden en el que van a activarse.

Podemos utilizar las opciones que nos presenta la barra de herramientas de animaciones para poder probar distintos efectos.

Podemos aplicar la animación al título o al texto

Aquí tenemos 4 efectos distintos para aplicar sobre el movimiento

Otros cuatro efectos, pero esta vez se aplican sobre los caracteres individualmente.

Orden que tiene el objeto seleccionado en la secuencia de animaciones.

Accedemos a la ventana Personalizar Animación Usaremos la Vista Previa para ver como queda Barra de herramientas de la animación

130

Manual de Ofimática

También puede agregar transiciones especiales entre diapositivas haciendo clic en Transición de diapositiva (menú Presentación). Al pasar a la diapositiva siguiente, se activarán los efectos de transición que haya aplicado, incluidos los efectos de sonido.

Organizar las presentaciones Si por lo que sea tenemos que hacer una presentación y dirigirla a varios públicos deberemos simplificar y organizar el material de manera que pueda servir para distintos fines.

Crear mini-presentaciones a partir de una presentación maestra.

Una presentación personalizada es un grupo de diapositivas seleccionadas a las que se les asigna un nombre para facilitar su consulta. Estas diapositivas se definen haciendo clic en el menú Presentación-Presentaciones personalizadas. Por ejemplo, una presentación maestra puede crear presentaciones personalizadas distintas para ventas, para el desarrollo de productos y para la dirección ejecutiva. Para ejecutar una presentación personalizada, seleccione su nombre en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y, a continuación, haga clic en Mostrar.

Crear una diapositiva en una presentación.

Al crear y organizar una presentación, tal vez descubra que algunas diapositivas contienen demasiada información. Cada viñeta de la diapositiva tiene a su vez más viñetas, lo que complica en exceso la diapositiva. Para simplificar la presentación, en caso de que no haya más espacio en una diapositiva, haga clic en el menú Herramientas-Expandir diapositiva para crear un nuevo conjunto de diapositivas a partir 131

Manual de Ofimática

de la actual. Cada viñeta de la diapositiva expandida se convierte en una nueva diapositiva.

Personalizar las presentaciones En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación. Accedemos a una ventana que nos permite establecer los intervalos entre animaciones, permitir que se ejecute un vídeo o un archivo de sonido durante la presentación, etc. Si optamos por introducir un icono del archivo multimedia correspondiente, podremos animarlo como cualquier otro elemento más de la diapositiva.

132