Records Management - Paradigmenwechsel oder neue Orthodoxien?1 Jürg Hagmann Inhalt 1. 2. 3. 4.
Vorbemerkungen Herausforderungen im Informationsmanagement Grundlagen des Records Managements - Fundament Neue Paradigmen und Trends a. Information Governance (Information Lifecycle Management) b. Records Management 2.0 - "Systems of Engagement" 5. Orthodoxien - Was bleibt? 6. Fazit Lead Der Beitrag befasst sich mit dem Spannungsfeld zwischen den fundamentalen Anforderungen des Records Managements –keine Organisation kommt ohne Dokumentenverwaltung aus – und spezifischen Problemen der Umsetzung vor dem Hintergrund einiger Trends und Herausforderungen im Informationsmanagement. Der neue Begriff der Informationslenkung und –steuerung (Information Governance, IG) wird kritisch hinterfragt und es wird versucht das Records Management im grösseren Kontext der Informationslenkung (IG) zu positionieren bzw. einzuordnen. Schliesslich wird noch kurz der Frage nachgegangen welche Auswirkungen das Web 2.0 und die Sozialen Medien auf das Records Management haben und was von gewissen Orthodoxien, insbesondere von der Fixierung auf herkömmliche EDRMS2, übrig bleibt. 1. Vorbemerkungen Nicht erst seit dem letzten Handbuch von Peter Toebak3 wissen wir, dass Records und Information Management (RIM) innerbetrieblich einen schweren Stand hat. Im deutschsprachigen Raum reden wir von Aktenführung oder Schriftgutverwaltung4 (öffentlicher Sektor) oder Dokumentenverwaltung (Privatsektor), was sich als Begriff leichter verkaufen lässt. So richtig angekommen ist die Disziplin jedoch weder in Deutschland noch in der Schweiz (Kampffmeyer5). Dazu nur zwei Beispiele aus der Praxis, die bezeichnend sind für die RIM-Realität. 2008 brannte in Lausanne das Archivlager der Firma "securarchiv" vollständig aus6. In der Tat der Super GAU für ein Unternehmen dessen Kernkompetenz die sichere Aufbewahrung von Geschäftsakten ist. Laut Aussagen eines Firmenvertreters verlor der Anbieter bloss einen Kunden; man stelle sich dies vor! Beweismittel sind 1
Der Artikel basiert auf einem Referat und Workshop anlässlich der 15. Tagung des VdWArbeitskreises „Elektronische Archivierung“, am 18. Juni 2012 in der Stiftung Rheinisch Westfälisches Wirtschaftsarchiv, Köln 2 Electronic Document and Records Management System 3 vgl. Peter M. Toebak, Records Management. Gestaltung und Umsetzung, Baden 2010, S.30ff 4 Ich empfehle diesen Begriff abzuschaffen, da er im Multimedia-Zeitalter (es gibt auch Bilder (bewegte, unbewegte) sowie Audio) denkbar ungünstig wahrgenommen wird. 5 Ich denke nicht, dass dies an der Begrifflichkeit liegt. vgl. Kampffmeyer U., Wasniewski A.: Records Management: Prinzipien, Standards und Trends, Hamburg 2012, S.88 6 vgl. J.J. Eggler: L’incendie d’un dépôt d’archives à Lausanne : quels enseignements ?, in: Arbido Revue 4/2010 (der Autor behandelt die Sicherheitsaspekte). 1