Secuenciación de las actividades del proyecto, estimación de la duración de las actividades y ruta crítica Una vez que se han definido las actividades del proyecto se deben representar en un calendario que permita conocer la duración total y presente las bases para el seguimiento y control. Para establecer la duración total se requiere definir el tiempo estimado de cada tarea, la secuencia de las tareas, es decir, las dependencias que existen entre ellas para su realización y finalmente hacer las adecuaciones necesarias para crear el calendario del proyecto.
Administración del tiempo del proyecto La administración del tiempo del proyecto inicia con la definición de los tiempos estimados para realizar cada tarea e incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea terminado a tiempo de acuerdo con las estimaciones. En muchas áreas de aplicación, las actividades comprenden un conjunto de tareas, sin embargo, en otras áreas, las tareas comprenden un conjunto de actividades. No es importante el término usado sino la descripción del trabajo que debe ser hecho por las personas.
Estimación de la duración de las actividades La estimación del tiempo por tarea involucra el cálculo del número de períodos de trabajo que se requieren para completarla. El cálculo lo provee la persona o equipo de trabajo que está más familiarizada con la actividad, o al menos, debe aprobar el estimado considerando tiempos de espera como fines de semana o asuetos Para determinar los tiempos se requiere la siguiente información:
Lista de actividades Restricciones Supuestos Requerimientos de recursos Información histórica
Es muy importante que el negocio administre información hostórica sobre la duración de las actividades a través de diferentes fuentes como archivos de proyectos, bases de datos comerciales con duraciones estimadas o el conocimiento del equipo del proyecto La estimación la debe realizar la persona con más conocimiento de la tarea ya que el juicio experto evita la incertidumbre y el riesgo. Otra técnica que puede utilizarse es la estimación análoga que también es llamada Top down e implica usar la duración de
una actividad similar previa. Es útil para estimar la duración de proyectos con información limitada. Se recomienda utilizarla cuando las actividades son realmente similares y las personas que preparen los estimados poseen la experiencia necesaria Existen herramientas mas sofisticadas como la simulación que nvolucra el cálculo de múltiples duraciones con diferentes conjuntos de supuestos en este caso, el análisis más común es el método de Monte Carlo que define para cada actividad una distribución de posibles resultados para todo el proyecto. Dependencias de tareas Para que una tarea pueda ser realizada se requiere la autorización del inicio del proyecto o la conclusión, inicio o terminación de otra tarea definida en la metodología para desarrollar el producto final, esto es llamado dependencia. Por ejemplo, cuando se construye una casa, no es posible realizar la tarea colocar el techo si haber realizado previamente varias tareas, por ejemplo, construir muros. La tarea colocar techo es dependiente de la tarea construir muros. Para realizar el calendario del proyecto se requiere analizar y definir la dependencia de cada una de las tareas del proyecto y con ellas, se construye un diagrama gráfico del flujo de trabajo del proyecto. Este paso se desarrolla usando la información de las tareas descritas en la WBS. La red de actividades muestra:
Las actividades del proyecto La secuencia lógica de las actividades Las interdependencias entre actividades
En algunas áreas, la WBS y la lista de actividades se desarrollan al mismo tiempo. A continuación se muestra la representación gráfica de una red de actividades:
Las Flechas representan dependencias, no se relacionan con duración Los beneficios de representar el proyecto en función de una red de actividades son los siguientes:
Es fácil de comunicar la relación de actividades a todos los participantes Permite hacer modificaciones cuando ocurren eventos inesperados Provee las bases para calendarizar la mano de obra y equipo Fortalece la comunicación entre todos los grupos Provee un estimado de la duración del proyecto Provee las bases de presupuestación del flujo de efectivo Identifica actividades críticas
Resalta actividades que podrían comprimirse para lograr fechas de entrega Minimiza las sorpresas durante el desarrollo del proyecto
Para la construcción de la red de actividades se utilizan Nodos para representar actividades y flechas para mostrar las dependencias y flujo del proyecto. Cada actividad representa una o más tareas que requieren tiempo y el más alto nivel en un diagrama del sistema es llamado milestone La terminología utilizada en la construccion de las redes de actividades es la siguiente: Actividad Evento que se lleva a cabo en el proyecto y que tiene asignado un tiempo, costo y responsable (A) Actividad fusionadora (Merge) Es una actividad que depende de la realización de otras actividades (D) Actividad de ruptura (Burst) Actividad de la que dependen varias actividades (D) Actividad paralela (Parallel) Actividad que puede realizarse al mismo tiempo que otra (B) Camino (Path) Secuencia de actividades dependientes (Inicio-B-D-Fin) Camino crítico (Critical path) Serie de actividades dependientes representan la máxima duración del proyecto. Se obtiene mediante cálculos
que
Evento Una actividad que no requiere tiempo para realizarse. (Inicio) La red de actividades puede hacerse utilizando diferentes enfoques, por ejemplo:
AON Activity on Node Las actividades se representan en nodos AOA Activity on arrow Las actividades se representan en las flechas
Existen reglas básicas para desarrollar la red de actividades:
El flujo de la red se interpreta de izquierda a derecha Una actividad no puede iniciar hasta que se hayan terminado sus actividades precedentes Las flechas indican precedencia y flujo y pueden cruzarse Cada actividad debe tener una identificación única El identificador de una actividad debe ser mayor que el de todas sus actividades predecesoras No se permiten ciclos ya que no se representa el proceso, solo las dependencias No se permiten estatutos condicionales Cuando hay múltiples actividades que inician al mismo tiempo, se sugiere integrarlas con un nodo de inicio. Lo mismo sucede con la terminación del proyecto
Para la construcción de la red, se utilizan diferentes técnicas que tienen los mismos objetivos y que difieren en la manera de representarla, tales como:
Diagrama CPM (Critical Path Method) Diagrama Pert (Program Evaluation Review Technique)
Diagrama TLN (Time Line Network) Diagrama de precedencias PDM (Precedence diagramming Method) Diagrama de flechas (Arrow Diagramming Method)
El conocimiento de la disciplina establece ciertas dependencias entre las tareas, sin embargo, existen otras dependencias que se definen como:
Dependencias mandatorias "hard logic": Son inherentes a la naturaleza del trabajo que se realiza e incluyen limitaciones físicas. Un prototipo primero debe crearse antes de ser probado.
Dependencias discrecionales: Son definidas por el equipo del proyecto y normalmente se basan en el conocimiento de las "mejores prácticas" en el área de aplicación
Dependencias externas al proyecto: Involucra una relación entre las actividades del proyecto con actividades fuera de él en las que intervienen entidades externas
Restricciones: Factores que podrían limitar las opciones de trabajo y decisión del equipo del proyecto
Supuestos: Factores que para propósitos de planeación pueden ser considerados verdaderos, reales o certeros, involucran un cierto grado de riesgo
Una vez que se han determinado las tareas dependientes, se requiere establecer el momento de la dependencia, por ejemplo, una tarea debe iniciar cuando termine su predecesora por lo que será Final-Inicio. De igual manera existen las siguientes dependencias:
Ruta Crítica Hasta este momento se ha construido la red de actividades en la que cada una tiene definida su duración, sin embargo, se desconoce la duración total del proyecto por lo que debe calcularse la Ruta crítica que consiste en la serie de actividades dependientes que representan la mayor duración del proyecto El conocer la ruta crítica permite administrar el calendario, asignación los recursos de la
mejor manera y administrar el riesgo. Los elementos mas importantes que se consideran en el cรกlculo son:
Que se representarรกn en la red de actividades:
Cada una de las actividades tendrรก una fecha en el calendario dependiendo de su duraciรณn y de sus actividades predecesoras por lo que requiere que sea calculado el tiempo primero de inicio y de terminaciรณn de acuerdo a lo siguiente:
En este caso, la actividad A inicia en el tiempo 0 por lo que terminará optimistamente en el tiempo 5, es decir, se calcula el tiempo de inicio mas la duración. El tiempo primero de terminación de la actividad, será el tiempo primero de inicio de las subsecuentes. En el caso de que una actividad dependa de varias actividades, su tiempo primero de inicio será el tiempo de terminación de la actividad predecesora de mayor duración:
Con este cálculo se conoce el tiempo total del proyecto pero aun no se ha determinado la serie de actividaes que generan este tiempo. El siguiente cálculo consiste en el tiempo último de inicio y de terminación de cada actividad de acuerdo a lo siguiente:
Para definir estos tiempos, se iguala la fecha optimista con los tiempos últimos y se procede a calcular de derecha a izquierda los tiempos últimos de cada actividad. El tiempo último de terminación de una actividad, será el tiempo último de inicio de su actividad sucesora, mientras que el tiempo último de inicio será el tiempo último de terminación menos la duración de la actividad. En el caso de haber mas de una actividad sucesora, se toma como tiempo último de terminación la de menor duración:
Hasta este momento, se ha establecido la red de actividades con los tiempos, pero aun no se establece la ruta crítica. Esta definición requiere calcular la holgura de cada actividad. La holgura se determina restando el tiempo último de terminación menos el tiempo último de inicio o el mismo cálculo con los tiempos primeros. Una validación del proceso consiste en verificar que el resultado sea el mismo utilizando cualquiera de los dos conjuntos de tiempos: