Iniciación y Planeación de un Proyecto
Estimación de costos y presupuestos Uno de los factores de éxito de un proyecto se relaciona con los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto adecuado. Este factor crítico de éxito es responsabilidad del administrador de proyectos quien constantemente enfoca su atención a la reducción y control de los costos. El proceso de administración de costos debe incluir: Planeación de recursos. Determina que recursos, personas, materiales y equipo deben ser usados para realizar las actividades del proyecto, produce una lista de requerimientos de recursos Estimación de costos. Se enfoca al desarrollo de una aproximación o estimados de costo de los recursos necesarios para completar un proyecto, produce una estimación de costo y un plan para administrarlo Presupuestación de costos. Involucra la asignación de los costos estimados totales a las tareas del proyecto con el fin de establecer una medida de desempeño Control de costos. Se orienta al control de cambios en el presupuesto del proyecto, los resultados de este control se aprecian en la revisión de las estimaciones, en la actualización de los presupuestos, en la determinación de acciones correctivas y en nuevos estimados para le terminación . A continuación se detallan los elementos principales de la estimación de costos:
Planeación de recursos Una vez que se han definido las actividades del proyecto y se han establecido sus dependencias y estimaciones de tiempo a nivel concepto, deben asignarse los recursos, es decir, las personas que realizarán las actividades. Es posible que durante la estimación del tiempo de las tareas ya se tenga el equipo del proyecto integrado, por lo que la asignación de recursos se lleva a cabo al mismo tiempo que la estimación del tiempo de las tareas. La planeación de los recursos de un proyecto, constituye uno de los procesos para la estimación del costo de un proyecto ya que determina los recursos físicos que se requieren en las actividades del proyecto, que son: Personas, materiales y equipo Las descomposición de tareas expresadas en la WBS permite identificar los elementos del proyecto que necesitan recursos por lo que constituye el elemento base en este proceso. Se utiliza también la información histórica que documenta los tipos de recursos que se utilizaron en actividades similares en proyectos pasados. Otro elemento útil para la asignación de recursos es el estatuto del alcance que muestra la justificación del proyecto y los objetivos que deben considerarse para planear los recursos. Una vez que se han determinado los recursos necesarios, deben compararse con los
recursos potencialmente disponibles en el conocimiento de que su nivel de detalle varía durante el desarrollo del proyecto y revisar las consideraciones para asignar personal y para la renta o compra de equipo necesario. Normalmente el análisis de la información se lleva a cabo mediante el juicio de expertos que proveen las entradas del proceso y que puede ser obtenido de individuos o grupos con conocimiento o entrenamiento especializado de diferentes fuentes:
Otras unidades de la organización que desarrolla el proyecto Consultores Asociaciones profesionales y técnicas Grupos de la industria
La identificación de alternativas para la asignación de recursos se realiza utilizando técnicas para generar diferentes enfoques del proyecto, las más comunes son la lluvia de ideas y el pensamiento lateral. Este proceso genera la identificación de los requerimientos de recursos que es la descripción de los tipos de recursos y las cantidades para cada elemento de la WBS. Si no se cuenta con un equipo de proyecto disponible, estos recursos pueden ser obtenidos por medio de adquisición del staff o solicitaciones (procurement) o pueden establecerse las bases para la negociación de cambios en el alcance del proyecto, en el tiempo o en el costo del proyecto.
Estimación de Costos Después de desarrollar una lista adecuada de los requerimientos de recursos el administrador de proyecto y los miembros de su equipo de trabajo deben desarrollar algunos estimados de los costos que se requieren para ellos. Este estimado por tareas permite a su vez estimar el total de los requerimientos del proyecto y se realiza en momentos clave de cada proyecto, siendo cada vez mas exactos. El realizar estimados de costos durante el desarrollo del proyecto, permite validar los estimados anteriores y detectar problemas en el desarrollo del proyecto. Cuando se encuentran diferencias con estimados anteriores pueden analizarse diferentes alternativas como:
Ignorar el último estimado Revisar el estimado anterior y solicitar fondos Rediseñar el proyecto para ajustarlo a los estimados anteriores
La selección de la alternativa correcta o la combinación de ellas depende de la naturaleza del proyecto y de las prioridades que se le hayan asignado Un proceso común para la estimación del costo de las actividades y del proyecto total es conocido como enfoque Bottom-up que consiste en utilizar la WBS para estimar los costos de cada una de las actividades y por lo tanto, el cálculo de totales de abajo hacia arriba en
estructura permitirá conocer los diferentes costos a cada nivel y a nivel total del proyecto:
Descomposición de tareas (WBS)
1. Estimar horas-hombre para cada tarea, basándose en la categoría de mano de obra 2. Determinar el tiempo calendario requerido o disponible para cada tarea 3. Calcular el costo real de la tarea, utilizando el costo de la categoría de mano de obra Para realizar el cálculo debe conocerse además de las actividades de la WBS, la estimación de su duración y los requerimientos de recursos; la información del negocio relacionada con las razones de pago y con información histórica. Además del proceso de estimación Bottom up existen técnicas de estimación que aplican ante diferentes condiciones: Estimación Análoga: Tambien es conocida como estimación Top-down que se basa en los costos actuales de un proyecto similar previo para establecer los estimados de las tareas, es una forma de aplicar el juicio experto. Este método es menos costoso que otros pero también es menos exacto y resulta confiable cuando los proyectos que se comparan son similares no solo en apariencia. Los encargados de la estimación determinan si los elementos del proyecto serán mas o menos costosos que el proyecto análogo. En general , las características de esta técnica son:
Macroestimado en la etapa conceptual del proyecto Útil en el desarrollo inicial del plan No identifica elementos individuales de trabajo Ofrece una visión general del proyecto Establece parámetros generales del proyecto
Estimación Bottom up: Se basa en la estimación de los elementos individuales de trabajo -tareas- que se suman para obtener el costo total del grupo de tareas y del proyecto. La exactitud del tamaño de las tareas individuales y de la experiencia de las personas. La descomposición de tareas permite al administrador del proyecto asignar a los responsables de los paquetes de trabajo la estimación del costo de cada uno para después integrarlos en todo el proyecto La estimación del costo para pequeños elementos incrementa la exactitud del estimado debido a que puede solicitarse la estimación a quién está más familiarizado. La estimación total bajo esta técnica tiende a requerir mayor tiempo para realizarse. En general, las principales características de este enfoque son:
Se desarrolla cuando se ha definido un nivel de detalle del proyecto Coloca los costos en los paquetes de trabajo de la WBS
Calcula el costo total en función de un proceso de “roll-up”
Un enfoque que puede asumirse utilizando estos dos tipos de estimaciones consistiría en los siguientes pasos:
Desarrollar la WBS y la OBS Hacer un estimado top down Desarrollar el calendario y la asignación de recursos Hacer un estimado bottom up Conciliar las diferencias
Modelación paramétrica: Esta técnica utiliza algunos parámetros del proyecto en un modelo matemático para estimar los costos del proyecto Un modelo paramétrico podría proveer un estimado para el desarrollo de software expresado por línea de código basándose en el lenguaje de programación que se utilizará, el nivel de experiencia de los programadores, el tamaño y la complejidad de los datos que se utilicen. Los modelos paramétricos son más confiable cuando la información histórica que se utiliza para crear el modelo es exacta, los parámetros son fácilmente cuantificables y el modelo es flexible en relación con el tamaño del proyecto. Herramientas computarizadas. Para la estimación de costos pueden utilizarse herramientas como hojas de cálculo y el software para la administración de proyectos que utilizados apropiadamente incrementan la exactitud de los estimados. Otro modelo llamado COCOMO - Constructive Cost Model- desarrollado por Barry Bohem es un modelo paramétrico para estimar los costos de desarrollo de software basado en parámetros como las líneas de código fuente o los puntos de función. Los puntos de función son evaluaciones independientes de las funciones involucradas en el desarrollo de sistemas, por ejemplo, el número de entradas y salidas, el número de archivos y el número de actualizaciones. Independientemente de la técnica utilizada, el proceso de estimación recibe influencia de: •
La especificación del alcance Las condiciones ambientales La duración del proyecto Las restricciones de terminación Las habilidades del equipo de trabajo Los factores externos
El método más confiable de estimación es que lo realicen los responsables de realizar la tarea ya que pueden aplicar su experiencia y conocimiento, además de que se establece un compromiso con el desarrollo
Se recomienda que cuando exista incertidumbre se realicen tres estimaciones de costo Pesimista, promedio y optimista, ya que con esto se considera el riesgo de la tarea y permite planear acciones de contingencia •
La estimación de costos no constituye en sí el presupuesto ya que éste se relaciona con la estimación de costos en el tiempo. Un presupuesto describe:
Cuando se aplicará el dinero a cada actividad En que momento de la duración de cada actividad se aplica Como se represente el costo en un calendario de trabajo
Costos típicos involucrados en el desarrollo de un proyecto. Los costos estimados a través de las actividades representadas en la WBS se relacionan directamente con el desarrollo de la misma, sin embargo, el costo total del proyecto involucra costos adicionales. A continuación se describen los costos típicos en un proyecto Costos directos Son claramente asignables a los paquetes de trabajo: Mano de obra, materiales y equipo Estos costos pueden ser influenciados por el administrador del proyecto y el equipo de trabajo y son los únicos que se calculan en estimación roll-up
Costos indirectos Son costos del proyecto que no están asociados con los entregables pero que se asignan a todo el proyecto, por ejemplo:
El administrador del proyecto Entrenamiento Viáticos
Costos generales y administrativos Representan costos organizacionales que no están ligados directamente a un proyecto específico, son llamados costos fijos No son gastos inmediatos pero deben considerarse en el costo total, su asignación varía pero puede ser un porcentaje de los costos directos totales o pueden ser cargos selectivos basados en los paquetes de trabajo Costos totales El costo total del proyecto incluye un porcentaje de utilidad cuando se realiza un proyecto externo. Para efectos de control del proyecto sólo se utilizan los costos directos porque son los únicos que pueden ser influenciados Guías para la estimación de costos Existen algunas recomendaciones generales que pueden atenderse cuando se realiza la estimación de costos:
1. Responsabilidad En el nivel de los paquetes de trabajo, la estimación debe ser hecha por las personas que conocen la tarea
2. Condiciones normales Los estimados deben basarse en condiciones normales, mĂŠtodos eficientes y el nivel normal de recursos 3. Unidades de tiempo Se requieren unidades consistentes de tiempo para todas las tareas 4. Independencia Las tareas deben tratarse independientemente de las demĂĄs 5. Contingencias Los estimados no deben incluir contingencias, ya que ĂŠstas se derivan de otros fondos 6. Errores en los estimados Se requiere una cultura que acepte la posibilidad de errores para lograr estimados