DIO Coa Comunicaciones (Alianza para el Progreso)

DESCRIPCIÓN BREVE Esto es una investigación realizada por Coa Comunicaciones. Su objetivo era la de determinar cómo está la empresa en cuanto a componente de comunicación y sus procesos administrativos.

DIAGNOSTICO INTEGRAL ORGANIZACIONAL Alianza para el progreso

Jhon Jairo Rincon, Alejandro León, Laura Lara, Francisco Álvarez Comunicación Social y Periodismo – Énfasis Organizacional 2

CONTENIDO 1.

Nombre

2.

Misión

3.

Visión

4.

Objetivos corporativos

5.

Valores empresariales

6.

Número total de colaboradores.

7.

Organigrama

8.

Comunicación

9.

Públicos

10. Canales y herramientas de comunicación 11. Atributos de imagen

1

Presentación del proceso de diagnóstico 1.

Presentación del diagnóstico

2.

Objetivos

3.

Diseño metodológico

3.1. Metodología 3.2. Categorías, dimensiones y muestra poblacional 3.3

Herramientas empleadas:

4.

Etapas del diagnóstico

5.

Socialización y sensibilización en la empresa

2

Resultados 1. La comunicación en la empresa: Alianza para el progreso SAS. 2. Análisis de medios y herramientas por cada destino de comunicación (enfoque de emisión) 3. Matriz de problemas 3.1. Procedimiento de identificación de problemas 3.2. Presentación de la matriz. .3.3. Matriz de problemas 3.4. Resultados.

3.5. Mapa de procesos 4.

Públicos de la organización

4.1. Objetivo del análisis 4.2. Muestra 4.3. Instrumento de recolección de la información 4.4. Variables analizadas 4.5. Resultados obtenidos

3

4.6. Matriz de resultados por cada público y cada variable.

4.7. Análisis de resultados por variable 5.

Diagnóstico de comunicación

5.1. Objetivo del análisis 5.2. Población, Muestra y Criterios 5.3. Instrumento de recolección de la información 5.4. Variables analizadas 5.5. Resultados obtenidos 5.6. Matriz de resultados por cada público y cada variable.

5.7. Análisis de resultados por variable

VII. Conclusiones generales

4

I.

Presentaci贸n de la empresa

1. Nombre Alianza para el Progreso S.A.S

5

2. Misión “Servir a Colombia en la actividad inmobiliaria, especializados en arrendamientos, ventas, construcción, mantenimiento, avalúos, asistencia legal inmobiliaria y facilitación de negocios relacionados con el ramo, comprometidos con la excelencia personal y empresarial”.

3. Visión “Para el año 2018, Alianza para el Progreso S.A.S será reconocida como una organización de gran responsabilidad social empresarial, de enorme solidez y servicio a los colombianos, permitiendo generar importantes tributos al estado, los accionistas tendrán una inmejorable opción de inversión, los clientes con un excelente aliado en sus negocios y nuestros funcionarios tendrán un lugar más agradable para laboral”.

4. Objetivos corporativos   

a) Ser una organización especializada en el desarrollo del negocio inmobiliario y constructor (Mega) b) Cumplir con altos estándares de calidad, servicio y responsabilidad social empresarial: Establecer Gobierno Corporativo.

Planeación Estratégica y objetivos alcanzables.

Creación de un Departamento de Talento Humano. c) Lograr confianza rentabilidad y solidez, superando expectativas del mercado y clientes y accionistas.

6

5. Valores Corporativos     

Servicio Respeto Compromiso Transparencia Resultados

6. Número total de empleados El número total de empleados: 25 empleados.  Empleados hombres / mujeres Total: 11 hombres y 14 mujeres.  Nivel de educación promedio La mayoría de colaboradores de la empresa tiene un nivel educativo universitario, y el nivel restante se encuentra en formación y capacitación que la compañía ofrece como parte del crecimiento y el desarrollo de sus empleados.  Estado civil Del 100 % de los colaboradores el 45 % son personas casadas y el restante 55% esta solteros.  Rango de edad Los colaboradores tienen edades variadas, pero por lo general ingresan de 22 a 50 años los cuales son asesores comerciales y los altos ejecutivos alcanzan edades entre los 30 años y los 58 años.

7

 Rango de antigüedad El presidente lleva veinte años trabajando en la compañía y la persona más nueva se aproxima a los 18 meses laborando en la compañía.

7. Organigrama

El Organigrama de Alianza para el Progreso, está organizado de forma jerárquica, en donde el Departamento de mayor jerarquía es la asamblea general de donde se desprenden los demás departamentos de la organización, esto permite que la comunicación de la organización sea de forma descendente.

8.

Comunicación

A continuación se presenta la comunicación que se evidencia en la organización.

8

La comunicación interna y externa de la Alianza para el Progreso está a cargo de la presidencia de la organización. Como tal no presenta un proceso definido en sus canales de comunicación y los objetivos dependen de las necesidades comunicativas que presenten en la organización. La organización no cuenta con un área total mente establecida de comunicación, no se ha evidenciado la necesitad de esta área dentro de la organización.

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9. Públicos A continuación se presentan los públicos y su tipo de vínculo con la organización.

Públicos

Vínculo

Tipo de Vínculo

Ideas & Co

Proveedor

Difusos

Castrense (Fuerzas Militares)

Clientes

Funcional

Proveedores de servicios

Proveedor

Funcional

Asesores comerciales

Interno

Funcional

Propietarios

Clientes

Funcional

Arrendatarios

Clientes

Funcional

EMI (Asistencia Médica)

Interno

Normativos

Descripción Ideas & Co, es una empresa de impresiones digitales, se encarga de apoyar todo el trabajo de impresión de la organización tales como publicidad, boletines informativos, manuales, volantes, pendones entre otros.

Castrense Fuerzas Militares; Son todos aquellos clientes pertenecientes a las Fuerzas Militares del país, son el público objetivo de la organización siendo éstos a los que se les vende la mayoría de proyectos.

Proveedores de servicio; Son personas que trabajan dentro y fuera de la empresa, las cuáles se dedican a todo tipo de arreglos locativos de la organización, por ejemplo; jardineros, pintores, Cerrajeros.

Asesores Comerciales; Es el personal que trabaja en la organización, los cuales tienen la responsabilidad de atraer clientes.

Propietarios; Es el grupo de personas que son propietarios de un inmueble (Apartamentos, casas, oficinas). Con ellos la organización tiene diferentes servicios tales como; arreglo locativo, jurídico, jardinería entre otros.

Arrendatarios; Personas que tienen un inmueble en arriendo, a los que la organización les presta el servicio de arrendamiento y mantenimiento del inmueble.

EMI( Asistencia Médica); Es una empresa que presta el servicio de atención médica las 24 horas del día, y la organización Alianza para el Progreso, tiene contrato de prestación de servicios con EMI, en dónde existe un

10

médico encargado de asistir a todos los colaboradores de la organización.

Defensoría Militar

Clientes

Normativos

Metrocuadrado

Proveedor

Difusos

Administradores de propiedad horizontal

Clientes

Funcional

Ferredeposito

Proveedor

Funcional

Accionistas

Interno

Funcional

El Tiempo

Proveedor

Difusos

Lonja de propiedad raíz

Control

Permisivos

Derecho y propiedad

Control

Normativos

Defensoría Militar; Es un grupo de abogados dedicado al tema jurídico del sistema penal militar, en el cual la organización les presta el servicio de asesorías inmobiliarias.

Metrocuadrado; Es una página web en la cual las personas buscan todo tipo de inmuebles, y la organización publica los contenidos de venta y arriendo a su disposición en ella.

Administradores de propiedad horizontal; Son todas aquellas personas que trabajan como administradores de propiedad horizontal en dónde la organización les presta sus servicios, tales como mantenimiento, jurídica, decoración de interiores, lavado de fachada, lavado de tanques, fumigación contra plagas y roedores.

Ferredeposito; Es la empresa que proporciona todo tipo de insumos para el mantenimiento de los inmuebles, por ejemplo; cemento, pintura, chapas, estuco.

Accionistas; Son personas que tienen una inversión de dinero en la organización y esto las hace partícipes de la toma de decisiones.

El Tiempo; Es un medio de comunicación (Periódico y página web), en el cual la organización publicita sus servicios, ofreciendo sus inmuebles en venta y arriendo.

Longa de propiedad raíz; es una organización que regula a todo el sector inmobiliario, en el cual la organización está inscrita para poder recibir todos los beneficios que proporciona el grupo.

Derecho y Propiedad; Es una organización aliada que le presta los servicios jurídicos a la organización.

11

10.

Canales y Herramientas de Comunicación

Se presenta el cuadro de canales u herramientas de comunicación utilizadas por la organización.

Nombre del medio

Responsable

Segmento

Objetivo estratégico públicos

Función estratégica

Formato

COMUNICACIÓN CARA A CARA

Todos

Interno y mercadeo

Fortalecer los vínculos laborales

Información/ interacción

Interpersonal

BOLETÍNES

Área de Comunicaciones

Interno

Comunicar los procesos actuales de la organización

Información

Electrónico

Interno

Generar apropiación de los colaboradores hacia la organización.

Información

Electrónico

Información

Electrónico

CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES

Todos

PÁGINA WEB

Área de Comunicaciones

Todos

Posicionar la organización frente a sus públicos externos.

REDES SOCIALES (facebook, twitter)

Área de Comunicaciones

Interno y entorno

Difundir y generar interacción con clientes potenciales.

Información/ interacción

Electrónico

Interno

Generar cultura mediante la información expuesta en los videos.

Información

Audiovisual

VIDEOS (SOBRE TRABAJOS DE CAMPO)

Área administrativa

12

PARLANTES

Presidencia

Interno

Incentivar a los colaboradores para mejorar el clima laboral.

CARTELERAS

Área de Comunicaciones

Interno

Informar sobre las actividades de la organización.

Información/ interacción

Impreso

VOLANTES

Área de Comunicaciones

Externo

Dar a conocer los servicios de la empresa ante el público externo.

Información

Impreso

AFICHES

Área de comunicaciones

Interno

Fortalecer la imagen corporativa de la organización.

Información

Impreso

Externo

Informar a los colaboradores sobre los proyectos importantes de la organización.

Información

Impreso

Información/ interacción

Interpersonal

Interacción

Interpersonal

PENDONES

Área de Comunicaciones

REUNIONES DE MOTIVACIÓN

Presidencia

Interno

Propiciar un ambiente óptimo para el pleno desarrollo de las actividades.

REUNIONES DE GESTIÓN

Todas las áreas

Interno

Concluir temas importantes de la semana.

Motivación e interacción

Radiofónico

13

REGLAMENTOS Y MANUALES

Presidencia

Interno

Establecer par谩metros internos de la organizaci贸n.

Informaci贸n

Impreso

14

11.

Atributos de Imagen

Demostración de la tabla de atributos de alianza para el progreso TABLA ATRUBUTOS

ATRIBUTOS

TIPO

ORIGEN

DESCRIPCIÓN

PÚBLICO

Básico

Valores corporativos

La organización cree en este atributo como uno de los pilares de su buen funcionamiento, tanto interno como externo para reflejar una buena imagen ante sus públicos.

Interno /Externo

Básico

Misión / Visión

En Alianza para el progreso el servicio está encaminado en una mejora constante, ya que desde presidencia hasta secretaria se genera un criterio de buen trato ante los clientes, para prestar buenos servicios y de calidad

Interno /Externo

Básico

Valores corporativos

El compromiso es uno de los motivos por los cuales la organización crea pertenencia ante sus públicos internos, esperando ser reflejado ante los públicos externos de la organización.

Interno /Externo

Transparencia Discriminatorio

Valores corporativos

Es un criterio permanente de la empresa ante sus clientes internos y externos teniendo la claridad y confiabilidad de sus procesos, generando tranquilidad y claridad ante sus acciones

Interno /Externo

Discriminatorio

Valores corporativos

Este atributo se encuentra enfocado en todos los anteriores, ya que espera la congruencia de los mismos.

Interno /Externo

Respeto

Servicio

Compromiso

Resultados

15

II.

Presentación del proceso de diagnóstico

1. El

diagnóstico es un proceso de investigación para evidenciar los pros y las contras de la comunicación en la organización. se realizan varias actividades que se llevan a cabo para conocer de primera mano cual es la situación de la empresa y sus principales impedimentos para lograr alcanzar sus objetivos.

El diagnóstico realizado a Alianza para el Progreso presenta diferentes actividades que se llevaron a cabo para conocer a profundidad la organización. El objetivo de presentar este diagnóstico a Alianza para el Progreso es el de conocer cual son las falencia que se presentan en la organización en sus procesos de comunicación y gestión.

La necesidad de realizar este análisis empresarial surge de evidenciar cuales son las dificultades que tiene la organización en cuanto a su comunicación, tanto interna como externa y poder así presentarles las posibles soluciones para lograr sus objetivos como organización.

2. Objetivos  Objetivo general: Identificar debilidades, fortalezas y potencialidades que tiene la comunicación en organización, conociendo los públicos y sus expectativas, para así encontrar líneas de acción dentro del trabajo con la empresa.

 Objetivos Específicos  Determinar cuáles son los canales de comunicación de utiliza Alianza para el Progreso y para que los utilizan.  Evidenciar que tipo de canales se utilizan para los diferentes públicos de la organización.  Analizar la finalidad que tienen los medios de comunicación en cuanto al tipo de información que se presenta a los diferentes públicos de la organización.

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3. Diseño Metodológico A continuación se demuestra la metodología realizada en la organización.

3.1.

Metodología

Se realizó una investigación para determinar el estado interno y externo en cuanto al uso adecuado de comunicación en la organización Alianza para el progreso, por medio de encuestas y entrevistas con un enfoque mixto, las cuales permitieron la recopilación de datos. Con base en investigación exploratoria y descriptiva, se determinaron los elementos del diagnóstico, los cuales permitieron identificar y establecer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, existentes en la empresa, se logró determinando las diferentes variables tomadas de perspectivas teóricas, Estas diferentes teorías permitieron la construcción de herramientas que facilitaron la investigación en la organización.

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3.2

Categorías, dimensiones y muestra poblacional

Dimensión Analizada

Variables

Públicos de la organización

     

Global

Comunicación

       

Dimensión estratégica Nivel de Implicación Capacidad de influencia Difusión de la imagen Nivel de conocimiento de la organización Nivel de expectativa de los públicos

Comunicación Institucional Comunicación Organizacional Identidad Visual Corporativa Gestión de la Marca Comunicación de Marketing Arquitectura Corporativa Auditoría de Imagen Plan Integral de Comunicación

Población

Muestra

Los clientes de la organización son más de 1200 personas inscritas en los servicios que presta la organización. Lo colaboradores son 25 personas y los proveedores que prestan servicios en la organización son 5 Se escogió a un directivo de la organización para realizarle esta entrevista

Se escogieron 50 clientes de la organización. Se encuestaron 10 de los colaboradores de Alianza para el progreso, y 5 de los 5 proveedores que presenta la organización

Criterios de Elección Se escogieron 50 clientes ya que son los que contratan más los servicios de la organización. Los 10 colaboradores escogidos son aquellos que llevan más tiempo dentro de la organización. Los 5 proveedores son los únicos que tiene la organización.

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Imagen Externa

Imagen de la organización

3.3

       

Notoriedad Credibilidad Calidad del Servicio Satisfacción con el servicio Valoración de atributos Sentimientos Posicionamiento Conocimiento de los canales Imagen Interna

    

Efectividad de la información y de los canales Accesibilidad a la Información Claridad de los Contenidos Puntualidad de la Información Calidad de los Contenidos

Se encuestarán a 10 colaboradores, 5 proveedores y 25 Clientes de Alianza para el Progreso.

Colaboradores 25.

5 Proveedores.

50 Clientes

Los criterios que se tuvieron en cuenta para elegir a la población fueron, de los colaboradores se determinó el nivel de antigüedad de desempeño dentro de la organización, y de los proveedores, teniendo en cuenta que son pocos, se decidió hacer a todos.

Las

Herramientas empleadas: Encuesta: Esta herramienta permitió tener información puntual de la organización y llevar a datos cuantitativos las diferentes variables estudiadas por Coa Comunicaciones, también falacito la aplicación para obtener las muestras de los diferentes públicos de la organización, ya que es funcional a la hora de ser ejecutada y analizada.

Entrevistas: Esta herramientas permitió evidenciar las diferentes perspectivas que tienen los públicos de la organización, estas entrevistas que arrojaron datos cualitativos se llevaron a datos cuantitativos para apoyar a las encuestas realizadas.

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Es práctica al momento de identificar la comunicación no verbal de los colaboradores y su actitud frente a las preguntas realizadas.

Observación: Por medio de esta herramienta se evidencio el comportamiento de los colaboradores al momento de la realización de las actividades anteriores para la recolección de datos cualitativos y cuantitativos, mostrando la actitud y participación de los mismos.

Análisis de contenido: Gracias a esta herramienta se verificaron los distintos tipos de comunicación que genera la organización ante los distintos públicos.

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4. Etapas de diagnósticos A continuación se presentan las etapas usadas para la realización del diagnóstico comunicacional de la organización.      

Investigación documental al interior de la organización Definición y presentación de variables Sensibilización y socialización en la organización Organización y logística de aplicación de instrumentos Análisis cuantitativo y cualitativo de la información Presentación del informe de resultados, sugerencias y vías de acción

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5. Socialización y sensibilización en Alianza para el Progreso A continuación se demuestra la socialización y sensibilización de los colaboradores frente a las actividades realizadas.

Podcast de expectativa, “Juntos Conformamos una Alianza”.

Objetivos: 1. Integrar a todos los colaboradores de la organización dentro de las actividades comunicativas que realizó COA Comunicaciones.

2. Afianzar los lazos de confianza entre los colaboradores y los integrantes de COA Comunicaciones.

3. Dar a conocer los criterios y manejos del diagnóstico empresarial.

Procedimiento: De una manera innovadora COA logra cautivar a los públicos internos de la organización por medio de un podcast de expectativa en el cual hablaban los integrantes de COA, motivando y generando confianza.

El segundo paso fue solicitar un permiso ante los directivos de la organización para la realización de la actividad.

Esta estrategia se llevo a cabo con una frecuencia de una hora diaria los días 16, 17 y 18 de octubre.

Resultados de la Estrategia: Por medio de esta estrategia de expectativa se logro integrar a todos los colaboradores de la organización Alianza para el Progreso dentro de las actividades comunicativas realizadas, afianzando los lazos de confianza con los mismos, facilitando el acercamiento a la organización por medio de un podcast reproducido tres días consecutivos generando expectativa acerca de la creación de la gestión del diagnostico. Los colaboradores se prestaron para la actividad, estaban muy activos y prestos a participar, esto ayudo mucho para aplicar la actividad rompe hielo.

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Actividad: “Conga, Conga, me llaman la milonga”.

El grupo COA comunicaciones optó por realizar una ronda de participación activa con los colaboradores, en la cual se logró integrar y conocer al personal. La ronda consistió en realizar un circulo con todos los colaboradores y los cinco integrantes de COA comunicaciones, en medio de ésta rueda, un líder de COA empezaba el canto el cual decía: “Conga, conga, me llaman la milonga, queremos ver a Patricia bailando la conga, con la mano en la cabeza, la otra en la cintura, moviendo la colita y dando una vueltecita”. Cada uno de los colaboradores de la empresa tiene sus nombres en el uniforme, por tal motivo se hizo más fácil la actividad puesto que se llamaba por el nombre a cada persona. Cada vez que se decía el nombre de alguien esta persona debería bailar la Conga y decir el coro, mientras tanto los demás apoyaban con las palmas y unas cuantas risas. Ésta actividad fue muy participativa y se logró cumplir uno de los objetivos que era integrar a todos los colaboradores de la organización con el grupo de COA comunicaciones, los colaboradores se caracterizaron por su alegría, estaban contento y activos ante cada una de las actividades, el ambiente durante la actividad rompe hielo fue muy positivo y generó confianza y lazos comunicativos importantes entre COA comunicaciones y los integrantes de Alianza para el Progreso.

Después de la actividad rompe hielo, ya los colaboradores sabía de qué se trataba el poadcast que venían escuchando por tres días seguidos, se mostraron interesados en el trabajo de los integrantes de COA comunicaciones y prestos a participar en las actividades y propuestas por el grupo.

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Aplicación de las Encuestas: Luego de terminar la actividad, el líder de COA comunicaciones explicó a los integrantes de Alianza para el Progreso que se iba a realizar una encuesta con una serie de preguntas que buscan conocer y medir el clima comunicativo de la organización. Se les explicó que está encuesta no debía ser marcada (Es decir no debería tener el nombre de la persona que la responde), esto para generar confianza entre los colaboradores y que respondieran con tranquilidad. Los colaboradores estuvieron activos durante la aplicación de las encuestas, se acercaban al grupo COA para resolver dudas sobre las preguntas.

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III. Resultados del diagnóstico 1. La comunicación en la empresa Alianza para el progreso.

A continuación se presenta la entrevista realizada a la persona encargada de comunicaciones en la organización.

Variable de Análisis  Comunicación Institucional

 Comunicación Organizacional diagnostico

Respuesta 1. Sí, dispone de un plan estratégico pero no es sistemático.  Dirección General.

Al responder está pregunta la entrevistada se mostró confusa, no entendió la pregunta desde un principio fue necesario repetirla, y a partir de ello la entrevistada respondió que sí existía un plan estratégico y que hacía parte del departamento de dirección general.

1. _X_Sí No___ la organización desarrolla un plan de cultura generado desde la presidencia 2. ___Sí No X la organización no tiene planes de gestión de carreras para sus colaboradores 3. Se especificó que la organización maneja la comunicación organizacional a partir de los conceptos internos de la organización que sirven como elementos de mejora para la misma, no tienen un régimen o sistema de comunicación interna definido.

4. ___Sí No X. la organización no tiene los medios adecuados para generar este tipo de comunicados.

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 Identidad Visual Corporativa

 Gestión de la Marca

1. ___X Sí No la organización se ha reestructurado visualmente 2 veces en los últimos 6 años 2. Año 2013.

En el año 2013 la organización realizó una restructuración visual en términos de identidad, mejoró la manera de conocer la empresa y generó mejora en los símbolos e íconos de la organización.

3. ___Sí No X no se ve la necesidad de una reestructuración actual de identidad visual 4. Sí___ No__X_. la organización no ha generado ningún tipo de manuales corporativos.

1. ___Sí No__X la organización no dispone de una política de marcas 2.___Sí No_X. la organización no ha creado los manuales adecuados sobre naming 3. Ninguna __X_ no se genera brandig a parte de las políticas de publicidad.

Cuando la entrevistada respondió esta pregunta se vio muy interesada por saber un poco más sobre las herramientas de posición de la marca, ya que en la organización nunca habían tenido asesoramiento sobre la posición de la marca, la entrevistada sacó una libreta y empezó a escribir datos importantes sobre éste tema, pidió concejo sobre un asesoramiento de alguien experto en dicho tema. Afirmó que siempre habían querido implementar proceso de la marca dentro de la organización pero que no había visto una necesidad de hacerlo.

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 Comunicación de Marketing

 Arquitectura Corporativa

 Auditoría de Imagen

1. Sí___ No__X_.

Afirmó que bien si tienen planes de marketing y posicionamiento de la imagen y que lo han llevado a cabo en determinadas veces pero que éstos no están sistematizados ni integrados en identidad, imagen y planes de marketing, dijo la entrevistada que siempre dichos planes salían después de una junta entre los directivos de la organización en las cuales se hablaba de los objetivos y las tareas a realizar, pero no era algo sistemático.

2. La organización no realiza acciones de comunicación de marketing.

1. Sí___ No_X_ todo se maneja igual desde la organización pero no se maneja unidad externa en los eventos.

2. Sí___ No__X_.

En este punto la entrevistada aseguró que para la organización no es importante mantener una uniformidad o unitario en los centros de atención de la empresa, no les parece que sea un elemento importante, piensan que no genera pérdidas ni ganancias.

1. Sí___ No_X_ la organización no se ha enfocado jamás en este tipo de auditorías.

2. Sí____ No_X_ las piezas de comunicación se realizan según los criterios del presidente de la organización.

3. Ninguno.

4. Sí____ No_X__. La imagen se realizo para el cambio de este año pero no se controla

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 Plan Integral de Comunicación  Responsabilidad Social Empresarial  TIC

 Plan de Crisis

1. Sí__X_ No se esa implementando este nuevo plan integral. Coordinado con todas las áreas 1. Sí___ No__X_. la organización tiene una fundación pero no se está manejando por el momento 1. SÍ__X_ No aunque la alimentación de estos no es constante.

Página web x Internet x Redes Sociales x ¿Otros? ¿Cuáles?.

2. Computadores, parlantes, teléfonos inteligentes.

1. Sí_X__ No__ la organización tiene clara la competitividad de las otras organizaciones y siempre se encuentra atenta al cambio.

2. SÍ____ No__X_ en este momento no existen herramientas adecuas para identificar riesgos.

3. Sí___ No _X__ y si existe no la comunican con los colaboradores.

4. Sí___ No__X_ en este momento se encuentra en construcción y reformulación 5. Sí___ No_X__. La organización no ha dado el enfoque necesario a este tipo de necesidades.

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2. Análisis de Medios y herramientas por cada destino de comunicación.

A continuación se presenta el análisis de medios y hermanitas utilizados por la organización.

Objetivos:   

Determinar cuáles son los canales de comunicación de utiliza Alianza para el Progreso y para que los utilizan.

Evidenciar que tipo de canales se utilizan para los diferentes públicos de la organización.

Analizar la finalidad que tienen los medios de comunicación en cuanto al tipo de información que se presenta a los diferentes públicos de la organización.

Muestra Se investigó cuáles son los tipos de canales de comunicación, a disposición la organización, tanto a nivel interno como a un nivel externo.

Instrumento de recolección de información La recopilación de los datos se realizó por medio de una entrevista informal, partiendo de la información evidenciada previamente en el reconocimiento empresarial realizado a la organización anteriormente.

Variables analizadas Las variables analizadas sobre lo medios que presenta la organización son:            

Segmento Función estratégica Formato Objeto estratégico del público Unidad visual Selección de la imagen Normatividad Mantenimiento del formato Responsable Públicos Tema Lenguaje

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      

Formato del lenguaje Transmite de valor Finalidad Cobertura Recorrido Periodicidad Actualización

Resultados obtenidos La empresa Alianza para el Progreso utiliza una unidad visual uniforme en cada una de sus piezas publicitarias, es decir, cada mensaje tiene la identidad de la organización, mostrando el logo y el slogan que identifican la empresa. La organización, para la mayoría de sus piezas, sí tiene una normatividad establecida siguiendo unos parámetros de orden constituidos en el manual de identidad. Mantiene una actualización adecuada de los canales y mensajes, sólo en las herramientas digitales se encontró un porcentaje bajo, con una gran oportunidad de mejora, no existe constante actualización de datos, en los medios digitales como: Facebook y Twitter. No existe una segmentación de mensajes. La mayoría de los canales de comunicación que tiene la organización transmiten los valores corporativos, los canales están constantemente reforzando el clima laboral de la organización, algunos canales como, los volantes y carteleras canales no transmiten en su totalidad los valores de la organización.

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ANÁLISIS DE RESULTADOS POR VARIABLE Característica: Tipo Segmento de los canales

El 65% de los canales que utiliza la organización son de tipo interno, es decir los medios y la información que se presenta en la organización van dirigidos a sus colaboradores el 14% de los canales están para dirigirse a sus clientes, a lo que concierne a nivel interno y al entorno es de 7% es decir canales que van a clientes pero también están para informar a los colaboradores, lo que corresponde a los canales internos y para mercadeo van en un 7%, y con el siguiente 7% los canales que tiene la organización informan a todos los públicos de la organización.

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Característica: Tipo Función estratégica de los medios

Se evidencia que el 57% de los medios se utilizan para generar información a los colaboradores, el 28 % son medios de interacción e información, la interacción se da en un 7% y el 8% restante se genera motivación e interacción.

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Característica: Tipo de Formato de los medios

El formato de medios más utilizado en la organización con un 36% se genera en impresos, el 28% medio electrónico, 22% comunicación interpersonal, el 14% restante se divide en dos, mensajes audiovisuales y radiofónicos. Se da una gran importancia a los contenidos impresos en la organización

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Característica: Unidad visual de los medios

El 93% de los canales de medios tienen una unidad visual establecida, y sólo el 7% no la tiene, esto nos arroja un panorama positivo frente a los elementos visuales que utiliza la organización dentro de sus canales/medios de comunicación. El 7% de los canales que no utilizan una unidad visual son medios sonoros como los mensajes que circulan por parlantes, con lo cual podemos analizar que no necesitan una unidad visual establecida, ya que el mensaje es sonoro/radiofónico.

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Característica: Selección de la imagen de los medios

Como muestra la gráfica, el 7 % de los canales de la organización no tiene una imagen seleccionada, es decir, no posee el sello de identidad de la organización. Por otro lado el 93% de los medios que utiliza la empresa sí hace uso de la imagen corporativa de la empresa, esto se debe a que el 7% de los canales/medios de la organización no son frecuentes, son canales inesperados que se utilizan ocasionalmente.

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Característica: Normatividad de los medios

Como presenta la gráfica anterior el 43%de las imágenes que presenta los diferentes medios de la organización no tienen unos parámetros establecidos que los obligue a seguirlos, los mensajes son flexibles y el formato de cada uno de éstos depende del objetivo que se busca. Por otro lado el 57% de las imágenes si tienen una normatividad concreta para su propagación, como por ejemplo el manual de convivencia de la organización, la plataforma filosófica que se presenta en los pendones y publicidades que utiliza la organización.

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CaracterĂ­stica: Mantenimiento del formato de los medios

La organizaciĂłn siempre estĂĄ actualizando los formatos con los que trabaja para generar mensajes, con un 86% se puede comprobar. Y ese 14% hace referencia a los sitios web, pues ĂŠstos no son actualizados constantemente, no existe un mantenimientos estable para estas plataformas.

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Característica: Responsable de los medios

La organización da una gran importancia en la participación al área de comunicaciones y prensa, con un 42% comunicaciones y un 21% el área de publicidad, con una menor pero no menos importante participación se evidencia administración con un 15% interacción conjunta entre las áreas con un 14% y el 8% la responsabilidad de todos las áreas de Alianza para el progreso.

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Característica: Públicos de los medios

Los medios en la organización tienen una mayor participación hacia la comunicación interna con los públicos, con una creación de comunicados de un 64% se evidencia que la participación de los medios a nivel externo es mucho más baja con un 14% un 22% de los comunicados tienen participación hacia todos los públicos, internos y externos.

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Característica: Tema de los medios

La organización tiene un enfoque de temas dirigido en un 43% a sus servicios e innovaciones sin dejar de lado la motivación a los colaboradores con un 25% actividades que realiza la organización con un 19% y la comunicación en general con un 13%

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Característica: Lenguaje de los medios

El lenguaje de los medios en un 37% es un lenguaje técnico, publicitario e informativo, en un 28% el lenguaje es informativo y técnico, la utilización del lenguaje emocional, gestual y técnico se crea en un 21% y el lenguaje optimista, informativo, coloquial y familiar.

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Característica: Forma del lenguaje de los medios

La organización se enfoca en la comunicación escrita en un nivel alto de participación por escrito, el lenguaje escrito formal tiene un 11% de la participación, lenguaje familiar con un 10% el lenguaje oral no se deja de lado generando un 9% de la totalidad del lenguaje de medios, un 9% es oral y visual y por ultimo un 12% se genera un lenguaje oral formal.

42

Característica: Transmisión de valor de los medios

Como se evidencia en la gráfica, el 86% de los mensajes enviados transmiten valor corporativo que es apreciado y reflejado en el comportamiento de los colaboradores, por ejemplo, lo mensajes y/o charlas de motivación que se realizan cada semana, por otro lado, con un 14% algunos mensajes no logran profundizar un sentido de pertenencia por la empresa, por ejemplo, las páginas web, pues éstas no están actualizadas no hay un mensaje concreto que evoque un clima organizacional agradable, sino que por el contrario los colaboradores no se sienten identificados con los sitios web, así éstos existan.

43

CaracterĂ­stica: Finalidad de los medios

La finalidad de los medios utilizados por alianza para el progreso es informar a los colaboradores de todos los asuntos corporativos, a los pĂşblicos externos se les informa de los movimientos de la empresa de los nuevos servicios, de los cambios, y de las promociones que se crean para estos. El porcentaje de la informaciĂłn de estos medios es de un 90% y un 10% se dedica a incentivar a los clientes internos.

44

CaracterĂ­stica: Cobertura de los medios

Los medios se encuentran restringidos en un 64%, ya que en su mayorĂ­a de comunicados son internos mientras que un 36% restante es amplio.

45

CaracterĂ­stica: Recorrido de los medios

El recorrido de los medios en la organizaciĂłn es circular en un 36% descendente un 28% horizontal 7% y con un nivel mĂĄs alto se genera recorrido en todos los niveles de un 29%

46

Caracter铆stica: Direcci贸n de los medios

La direcci贸n de los medios en la organizaci贸n es multi-direccional con un porcentaje del 79% con un 9% es unidireccional, y se le da un enfoque del 12% a todas las direcciones dentro de la empresa.

47

Caracter铆stica: Periodicidad de los medios

En promedio se identifica que la organizaci贸n prioriza semanalmente la periodicidad de los medios con un 35 % obteniendo un movimiento de los mensajes enviados por medio de cada canal, un 20% de los medios tiene una periodicidad semestral seguido de un 16% anual un 15% diario y un 14% mensual.

48

Caracter铆stica: Actualizaci贸n de los medios

Los medios se actualizan con una frecuencia semestral alta con un promedio del 28%, las modificaciones mensuales que se modifican tienen una participaci贸n del 23% seguido de una actualizaci贸n semanal con un 21%, anualmente los medios se actualizan en un 15% y un 13% de las actualizaciones se hacen diariamente.

49

3. Matriz de problemas A continuación se demuestra la matriz de problemas presentes en la organización.

3.1 Procedimiento de identificación de problemas Interpretación de los cuadrantes Cuadrante 1: Críticos

Cuadrante 2: Pasivos

Problemas de total activo total pasivo altos.

Se entienden como problemas de gran causalidad que a su vez son causados por la mayoría de los demás. Requieren gran cuidado en su análisis y manejo ya que de su intervención dependen en gran medida lo resultados finales.

Problemas de total pasivo alto y total activo bajo. Se entienden como problemas sin gran influencia causal sobre los demás pero que son causados por la mayoría.

Se utilizan como indicadores de cambio y de eficiencia de la intervención de problemas activos.

Cuadrante 3:Indiferentes

Cuadrante 4: Activos

Problemas de total activos y total pasivos bajos. Son problemas de baja influencia causal además que no son causados por la mayoría de los demás.

Son problemas de baja prioridad dentro del sistema analizado.

Problemas de total de activos alto y total pasivo bajo. Son problemas de alta influencia sobre la mayoría de los restantes pero que no son causados por otros. Son problemas claves ya que son causa primaria del problema central y por ende requieren atención y manejo crucial.

50

3.3. Matriz de problemas Problemas  P1: No hay plan de gestión en comunicaciones.

Explicación Se logra determinar que no hay plan de comunicaciones, por la entrevista realizada. Y establecimos al no haber plan habría falencia de comunicación en los medios que presenta la organización

 P2: Puntualidad; La información no llega a tiempo La constante información entre las áreas y la poca y forma. organización de ellos incrementa la errada llegada de la misma.  P3: No existe orden en los procesos de La empresa no tiene una jerarquía para recibir los mensajes, comunicación. es decir, no están ordenados por áreas ni departamentos sino que la información es la misma para todos, no existen procesos comunicativos porque no hay nadie encargado de estar pendiente de los mensajes, ni existe periocidad en él envió de los mismos.  P4: Baja credibilidad en la organización: Los Al hablar con varios colaboradores y percibir que no hay colaboradores no creen en lo que le dice la confianza entre ellos y también para con la organización los empresa. colaboradores muchas veces no creen en la empresa.  P5: No se logra captar la atención de los Los contenidos de los mensajes no son de interés para los empleados. colaboradores, no se tratan temas actuales por lo que pasa la organización, por esta razón no logran el interés deseado por el personal.

51

 P6: No se logra captar la atención del cliente.

Los canales y medios de la organización no están actualizados, no son novedosos en cuanto a los temas y servicios que presta la empresa, el cliente no se siente atraído por los mensajes ya que no muestran datos adicionales ni conceptos claros sobre los servicios de la organización.

 P7: No existe periodicidad en los canales de No son retroalimentados ni en imagen ni en identidad, son comunicación. canales vacíos con información de años anteriores que no son modificados con nuevas tendencias de información sobre los servicios de la empresa.  P8: No hay uniformidad en la imagen

La organización no se rige bajo políticas de imagen sus puntos de venta, oficinas o centros de atención, no generan identidad ni uniformidad a la hora de mostrarse ante los clientes.

 P9: No hay seguimiento sobre la evolución de la No se mide periódicamente los procesos de identidad e imagen imagen por lo que ha pasado la organización. Por tanto la empresa no sabe cómo los ven externamente.  P10: No existe un sistema de comunicación Los procedimientos de comunicación interna de la empresa interna son “experimentales” (así los definen ellos), es decir, sobre cada proceso de comunicación interno surge una metodología a seguir, pero no está sistematizada o establecida bajo un plan previamente generado.  P11: No se difunde la imagen de la organización

No hay parámetros de imagen e identidad por lo que la empresa se preocupa por generar acciones o actividades claras para difundir su imagen.

52

3.4 Resultados Plano Grafica 3

Cuadrante de problemas

Y 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

pasivos

p1

p5

p3 p10 p2

p8

crĂ­ticos

p7

p9 p11 p4

p6

indiferentes

Activos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

20

21 22 23 24 25 26 27 X

53

Cuadrante 1: Críticos P1: No hay plan comunicaciones

Cuadrante 2: Pasivos de

gestión

en

Cuadrante 3:Indiferentes  P2: Puntualidad; La información no llega a tiempo y forma.  P4: Baja credibilidad en la organización: Los colaboradores no creen en lo que le dice la empresa.  P8: No hay uniformidad en la imagen  P9: No hay seguimiento sobre la evolución de la imagen  P10: No existe un sistema de comunicación interna  P11: No se difunde la imagen de la organización

 P3: No existe orden en los procesos de comunicación.  P5: No se logra captar la atención de los empleados.

Cuadrante 4: Activos  P6: No se logra captar la atención del cliente.  P7: No existe periodicidad en los canales de comunicación.

54

3.5 Mapa de Procesos Plan de gestión en comunicaciones SE EVIDENCIA QUE LA ORGANIZACIÓN NO TIENE UNA CLARIDAD EN CUANTO Al plan de gestión de comunicación, esto afecta el funcionamiento de la organización en cada área de una forma directa ya que sin esta gestión los comunicados no son dirigidos con claridad de este modo se rompen los procesos de comunicación, generando confusión en los colaboradores, falta de pertenencia y afectación en el clima laboral.

Administración y finanzas La organización al no contar con un plan de gestión en comunicaciones afecta al funcionamiento de esta área directamente ya que genera una falencia en el perfecto equilibrio en la comunicación de los mensajes a nivel interno entre los colaboradores pertenecientes a este departamento de suma importancia para la organización. Al ser un área totalmente cuantitativa donde el margen de error debe ser de cero la comunicación se debe presentar con claridad y con un orden definido para cada proyecto existente en el cronograma de actividades pues un error en ella puede inducir a errores que dificulten el desarrollo de la organización.

Ventas y arrendamientos Se identifica que la falta de un plan de gestión en comunicaciones afecta directamente al departamento de ventas y arrendamientos ya que para un perfecto funcionamiento de este hacia a los clientes es necesario establecer unos parámetros donde la comunicación sea eficaz en todos sus canales por los que se tiene contacto con los clientes. Este problema dificulta la comunicación de los mensajes con los asesores comerciales que en este caso son quienes tienen contacto directo con los clientes ya que la comunicación no cuenta con un plan que identifique con claridad los objetivos a transmitir

55

4. Públicos de la organización 4.1 Objetivo del análisis Determinar de qué forma los públicos de la organización son importantes para la organización y de qué manera influye en los objetivos de Alianza para el Progreso.

4.2 Muestra   

Clientes: 50 Colaboradores: 10 Proveedores: 5

4.3 Instrumento de recolección de la información  Encuesta

56

4.4 Variables analizadas A continuación se presentan las variables analizadas en la organización.

Variable Importancia Estratégica Nivel Implicación Capacidad de Influencia Difusión de la imagen Nivel Conocimiento de la institución

Conocimiento de los productos y servicios

Definición Importancia del público para el desarrollo del objeto social de la organización Qué importancia le da el público a la relación que tiene con la organización Que capacidad de influir tiene el público con respecto a la imagen y reputación de la organización Que tanto difunde de forma positiva o negativa la imagen y reputación de la organización Que tanto conoce sobre la organización

Que tanto conoce sobre los servicios que ofrece la organización

57

4.6 Matriz de Resultados por cada público de Alianza para el Progreso

Variable Importancia Estratégica Nivel Implicación Capacidad de Influencia

Difusión de la imagen

Nivel Conocimiento de la institución Conocimiento de los productos y servicios

Cliente

Colaborador

Proveedor

4,2 4,5 3,2 Estratégicos Estratégicos Tácticos 3,9 4,5 3,4 Regular Alta Regular 3,9 4,3 3,8 Mediadores o Prescriptores Mediadores o intermediarios intermediarios 4,0 5,0 3,6 Generadores de Generadores de Transmisores de imagen positiva imagen positiva imagen 3,9 4,8 3,4 Funcionales/Global Estructural/Profundo Funcional/Global 3,3 4,9 Funcionales/Global Estructural/Profundo

2,4 Formal/Parcial

58

4.7 Análisis de resultados por variable Importancia Estratégica: Se evidencia que los público de Alianza para el Progreso son tomados en cuenta como parte importante de para el cumplimiento de sus objetivos corporativos. Los clientes y los colaboradores hacen parte de las estrategias para el desarrollo fundamental de la organización, los proveedores por su parte poseen una relación cercana con el trabajo que realizan para cumplir con varios de los servicios que presta la organización.

Nivel de implicación: La relación de los públicos con la organización es habitual, conocen de manera global los servicios que presta la organización y como trabaja. Lo clientes y los proveedores no están muy implicados con la organización su conocimiento sobre ella es reducido, los colaboradores hacen parte de la organización, la conocer profundo, están conectados con los servicios y saben cómo está estructurada.

Capacidad de la influencia: Los públicos de Alianza para el Progreso influyen de manera positiva a otros públicos son mediadores, hablan de ella y de sus productos. Clientes de la organización a menudo recomiendan los servicios que presta la organización son mediadores o intermediarios de la imagen que presenta la organización, los colaboradores son prescriptores, incitan y promueven la compra de los servicios de la organización y hablan de las fortalezas de la misma.

Difusión de la imagen: La capacidad que tienen los públicos de Alianza para el progreso difunde constamente los mensajes que transmite la organización. Los clientes de la organización son generadores de la imagen de la organización, transmiten los mensajes que proceden de ella, los colaboradores también hablan y comunican con frecuencia los mensajes que la organización transmite. Los proveedores por su parte de una u otra forma transmiten los mensajes de la organización, hablan de ella y pasan información de la organización a otros públicos.

Nivel de conocimiento de la institución: El conocimiento que tienen los públicos sobre la organización es global, no conocer muy bien cómo funciona, pero si saben a qué se dedica. Los clientes conocen bien los servicios pero su nivel de conocimiento es poco profundo, los colaboradores

59

por su parte conocen de forma profunda como es y cómo está constituida Alianza para el Progreso, los proveedores que tiene la organización conocen de manera muy global lo que hace la organización y cómo funciona.

Conocimiento de los productos y servicios: Los públicos que tiene la organización tienen conocimiento sobre la mayoría de los servicios que presta la organización, los clientes conocer de manera global los servicios ya que no contratan todos, cada cliente conocer de manera profunda el servicio que contrata, los colaboradores por su parte si conocen de manera profunda ya deben conocerlos para poder ofrecerlos de manera competente, los proveedores de la organización conocer de forma parcial los servicios de la organización, saben cómo se llaman por volantes pero en muchas ocasiones no conocen para que sirven.

Conclusiones: Debilidades: La organización presenta debilidades en los procesos comunicativos con los colaboradores en cuanto a los interese y expectativas que ellos tienen con la empresa, los colaboradores no se sientes con expectativas altas frentes a su trabajo en un futuro, ésta es una debilidad profunda y hace relación con el sentido de pertenencia y apego que pueden llegar a tener los colaboradores por su empresa.

Fortalezas: La mayor fortaleza que presentó la organización en cuanto a su nivel de relación con sus públicos, es con los clientes, puesto que la empresa se preocupa por mantener vigentes y activos a sus potenciales clientes, esta es un fortaleza muy fuerte ya que son los clientes los que proporcionan la medida económica a la empresa.

Recomendaciones: Las principales recomendaciones que se le hacen a la organización hace parte de la falencia o debilidad más alta que se presentó en los resultados; el nivel de expectativa que tienen los colaboradores con la empresa es muy bajo, una Recomendación es valorar el trabajo del mismo, o generar entradas o accesos que fomenten el bienestar del personal.

60

5. Diagnóstico de Comunicación 5.1 Objetivo del análisis Diagnosticar la imagen de la empresa Alianza para el Progreso de acuerdo con la percepción de los colaboradores y proveedores.

5.2 Población, muestra y criterios Población Muestra Colaboradores 25, 5 Se encuestarán a 20 Proveedores. Y 50 colaboradores, 5 Clientes proveedores y 10 Clientes de Alianza para el Progreso.

Criterios de selección Los criterios que se tuvieron en cuenta para elegir a la población fueron, de los colaboradores se determinó el nivel de antigüedad de desempeño dentro de la organización, y de los proveedores, teniendo en cuenta que son pocos, se decidió hacer a todos.

61

5.3 Instrumento de recolección de información 

Encuesta: esta encuesta presenta preguntas de tipo cerradas y abiertas para lograr una mayor cobertura en las percepciones que tiene los públicos sobre Alianza para el Progreso

5.4 Variables analizadas   

De imagen: Notoriedad, Credibilidad, Calidad del Servicio, Satisfacción con el servicio, Valoración de atributos, Sentimientos, Posicionamiento.

De canales de comunicación: Conocimiento de los canales, Efectividad de la información y de los canales, Accesibilidad a la Información, Claridad de los Contenidos, Puntualidad de la Información, Calidad de los Contenidos.

Dimensión

Variable Análisis Notoriedad

Imagen

Credibilidad

Calidad Servicio

de Definición de Variable Si la organización tiene recordación en la mente del cliente.

El desempeño de los servicios de la empresa muestra y generar un carácter creíble ante el público interno y externo. del El servicio y la atención de la organización es de calidad alta si se cumple con los objetivos que busca el cliente al llegar a la empresa.

Satisfacción con Si el cliente está satisfecho con el desempeño del servicio de la el servicio organización.

62

Canales de Comunicación

Valoración atributos

de Características de la organización.

Sentimientos

Apelaciones que nacen entre los clientes y/o proveedores de la organización frente al desempeño de la misma.

Posicionamiento

Es el nivel que tiene la empresa en la mente de los clientes, proveedores y colaboradores.

Conocimiento de Información completa acerca de los canales que utiliza la organización para los canales comunicarse.

Efectividad de la Información que llegue a las personas con mensajes directos y correctos, información y de que sean entendidos y acatados. los canales Accesibilidad a la Proveedores y colaboradores tengo acceso a información sobre la Información organización donde puedan saber los procesos de la misma.

Claridad de los Contenidos como mensajes e información fidedigna acerca de los procesos Contenidos de Alianza para el Progreso.

Puntualidad de la Que la información cumpla unos estándares de puntualidad a la hora de ser Información enviados y respondidos.

Calidad de Contenidos

los Contenidos que hablen sobre la organización y que sean interesante tanto para los colaboradores como para los proveedores.

63

5.6 Matriz de resultados por cada público y cada variable Resultados de la encuesta plan diagnóstico: Colaboradores

Usted es Alianza para el Progreso Colaboradores 80%

70% 70% 60%

60%

60% 50%

50%

50% 40% 40%

20%

30% 20% 20%

10%

30%

10%

10%

20%

10%

10%

20%

10% 10%

20%

10%

10%

20%

20% 10%

10% 0

0

0

0

0

0

00% ¿Qué sabe acerca de ¿Cree que Alianza para ¿Considera que el ¿Se siente satisfecho Alianza para el el progreso una servicio de Alianza para con el servicio y la progreso? empresa seria y el progreso es de atención de Alianza confiable?

Calidad? para el Progreso?

Nada

Poco

Algo

Medianamente

¿Valora lo que hace Alianza para el Progreso?

¿Qué tan frecuente contrata los servicios de Alianza para el progreso?

Mucho o bastante

64

2. ¿Identifique cuál de estas características reconoce más de la empresa?

¿Identifique cual de estas caracteristicas reconoce mas de la empresa?

60%

50%

50%

50% 40%

40%

40%

40% 30% 30%

30%

30%

30%

30%

20% 20%

20%

20%

20% 10% 10%

10%

10%

10%

10% 0 0

0 0

0

0

0% Respeto

Servicio Nada

Poco

Algo

Compromiso

Resultados

Medianamente

Mucho o bastante

Transparencia

65

3. ¿Indique por cuál de los siguientes canales de comunicación usted recibe información de Alianza para el Progreso?

¿Indique por cual de los siguientes canales de comunicación usted recibe información de Alianza para el Progreso?

45%

40%

40% 35%

30%

30%

30%

25% 20% 15%

0%

0%

0%

0%

Videos (Sobre trabajos de Campo)

Parlantes

Carteleras

Afiches

0%

0%

Reglamentos y Manuales

0%

Reuniones de Gestión

0%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

05%

Correos Electrónicos Instituciones

10%

Reuniones de Motivación

Boletines

Comunicación Cara a Cara

00%

66

4. Elija; ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted ha tenido un progreso en cuanto a la información que transmite?

Elija; ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted ha tenido un progreso en cuanto a la información que transmite?

45%

40%

40% 35%

30%

30% 25%

20%

20% 15%

10%

0%

0%

0%

Parlantes

Carteleras

Afiches

0%

0%

Reglamentos y Manuales

0%

Reuniones de Gestión

0%

Videos(Sobre trabajos de campo)

5%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

10%

Reuniones de Motivación

Correos Electrónicos Institucionales

Boletines

Comunicación Cara a Cara

0%

67

5. ¿Cuál de estos canales de comunicación cree usted que tiene más facilidad para acceder a la información de la organización?

¿Cuál de estos canales de comunicación cree usted que tiene más facilidad para acceder a la información de la organización?

45%

40%

40% 35%

30%

30%

25%

20%

20% 15%

10%

0%

0%

0%

Parlantes

Carteleras

Afiches

0%

0%

Reglamentos y Manuales

0%

Reuniones de Gestión

0%

Videos (Sobre trabajos de campo)

5%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

10%

Reuniones de motivación

Correo Electrónicos Instituciones

Boletines

Comunicación Cara a Cara

0%

68

6. Elija ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted que tiene la información más clara?

Elija ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted que tiene la información más clara?

80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

70%

20% 10% 0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

69

7. Elija ¿De cuál de estos canales de comunicación recibe información puntual y oportunamente?

Elija ¿De cuál de estos canales de comunicación recibe información puntual y oportunamente?

60%

50% 50% 40% 30% 20% 20% 10%

10%

10%

10% 0%

0%

0%

0%

0%

0%

00%

70

8. Escoja, ¿De los siguientes canales de comunicación cual considera usted que tiene los contenidos de mejor calidad y satisfacen sus necesidades de información y comunicación?

Escoja, ¿De los siguientes canales de comunicación cual considera usted que tiene los contenidos de mejor calidad y satisfacen sus necesidades de información y comunicación?

60% 50% 50%

40% 30% 30%

20% 10%

10%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

Correos Electrónicos Institucionales

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

Videos (Sobre trabajos de campo)

Parlantes

Carteleras

Afiches

10%

0% Reglamentos y Manuales

Reuniones de Gestión

Reuniones de Motivación

Boletines

Comunicación Cara a Cara

00%

71

9. ¿Qué le gusta de los servicios que ofrece de Alianza para el progreso?

         

La productividad y los planes de trabajo Las versátiles que pueden ser para nuestros clientes El emprendimiento con se hacen estos servicios y las personas que trabajamos para que siempre estén presentes en los clientes, la variedad de servicios que tenemos.

La forma en cómo nuestros servicios ayudan día, a día nuestros clientes La disponibilidad de los servicios y de las personas que trabajan para hacer que nuestro clientes estén contentos Que están pensados para suplir las necesidades del cliente Me gustan las instalaciones de alianza aquí se les puede brindar un mejor servicio Que hay varios Que son a tiempo Que siempre están presentes para satisfacer las necesidades de nuestros clientes

10. ¿Cómo ve a la organización en un futuro?

        

Si segmentara por ejercicio propio o dependencias, será una organización ordenada y prospera con cada proyecto propuesto Si tuviera más orden en sus proyectos la organización seria más grande Como una gran empresa con varias sucursales en la cuidad Como una empresa que va a tener mejores resultados en cuanto a los proyectos que se plantea Pienso que es una organización la cual se puede hacer crece, es un trabajo arduo, en el que podemos aprender muchísimo Entre las primeras de su área No puedo saber para donde va esta empresa Como un empresa que puede mejorar Destacados para un futuro # 1

72



Como una de las grandes empresas que le aportan crecimiento a este país.

Resultados de la encuesta plan diagnóstico: Clientes

1. Usted es alianza para el progreso

Usted es Alianza para el Progreso Clientes 70%

60%

60%

50%

50%

40% 40%

40%

40%

30%

30%

30%

30% 20%

20%

40%

30%

30%

10%

50%

20%

30% 20%

20%

10% 0

10% 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0

00% ¿Qué sabe acerca de ¿Cree que Alianza ¿Considera que el ¿Se siente satisfecho ¿Valora lo que hace ¿Qué tan frecuente Alianza para el para el progreso una servicio de Alianza con el servicio y la Alianza para el contrata los servicios progreso? empresa seria y para el progreso es de atención de Alianza Progreso? de Alianza para el confiable?

Calidad? para el Progreso? progreso?

Nada

Poco

Algo

Medianamente

Mucho o bastante

73

2. ¿Identifique cuál de estas características reconoce más de la empresa?

¿Identifique cual de estas caracteristicas reconoce mas de la empresa?

70% 60% 60% 50%

40%

40%

30%

40%

40%

40% 30%

30%

30%

30%

30%

30% 20%

20%

20%

20%

10%

10%

10%

10%

10% 0

00%

0

0

0

0

00%

Nada

Poco

Algo

Medianamente

Mucho o bastante

74

3. ¿Indique por cuál de los siguientes canales de comunicación usted recibe información de Alianza para el Progreso?

¿Indique por cual de los siguientes canales de comunicación usted recibe información de Alianza para el Progreso?

45%

40%

40%

35%

30%

30% 25%

20%

20% 15%

10%

0%

0%

Pendones

0%

Afiches

0%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

5%

Página Web

10%

Volantes

Correos Electrónicos

Boletines

Comunicación Cara a Cara

0%

75

4. Elija; ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted ha tenido un progreso en cuanto a la información que transmite?

Elija; ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted ha tenido un progreso en cuanto a la información que transmite?

45% 40% 40% 35% 30% 30%

25% 20% 15%

10%

10%

10%

10% 5% 0%

0%

Pendones

Afiches

Volantes

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

Página Web

Correos Electrónicos

Boletines

0%

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5. ¿Cuál de estos canales de comunicación cree usted que tiene más facilidad para acceder a la información de la organización?

¿Cuál de estos canales de comunicación cree usted que tiene más facilidad para acceder a la información de la organización?

45% 40% 40% 35% 30% 30% 25% 20% 15% 10%

10%

10%

10% 5% 0%

0%

Pendones

Afiches

Volantes

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

Página Web

Correos Electrónicos

Boletines

0%

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6. Elija ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted que tiene la información más clara?

Elija ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted que tiene la información más clara?

80%

70%

70% 60%

50% 40% 30% 20% 10%

10%

10% 0%

10% 0%

0%

0%

00%

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7. Elija ¿De cuál de estos canales de comunicación recibe información puntual y oportunamente?

Elija ¿De cuál de estos canales de comunicación recibe información puntual y oportunamente?

90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 00%

80%

20% 0%

0%

0%

0%

0%

0%

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8. Escoja, ¿De los siguientes canales de comunicación cual considera usted que tiene los contenidos de mejor calidad y satisfacen sus necesidades de información y comunicación?

Escoja, ¿De los siguientes canales de comunicación cual considera usted que tiene los contenidos de mejor calidad y satisfacen sus necesidades de información y comunicación?

80% 70% 70% 60% 50% 40% 30% 30%

20% 0%

0% Pendones

0%

Afiches

0%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

0%

Página Web

10%

Volantes

Correos Electrónicos

Boletines

0%

80

9. Qué le gusta de los servicios de Alianza para el progreso?          

Que son muy variados hay varios servicios para el sector inmobiliario Que uno puede acceder a ellos con facilidad QUE TIENE VARIOS SERVISIOS A LOS CUALES YO PUEDO ACCEDER sus servicios son variados, pero faltan algunos más que tiene muchos servicios a los cuales puedo acceder me gusta la forma en como presentan sus servicios y que a variados servicios que puedo contratar para mi hogar y mi vida esta empresa tiene muchos servicios y eso es bueno, pero yo solo contrato uno o dos de ellos a mí me gusta de la empresa tenga varios servicios, pero el que más me gusta es la asistencia de plomería las 24 horas los servicios de esta empresa me gusta, porque son varios y la mayoría tienen que ver inmobiliarios

10. ¿Cómo ve a la organización en un futuro?          

Como una empresa social mente responsable Con más servicios para ofrecer a sus clientes como un empresa que se puede extender a otros países COMO UN ORGANIZACIÓN RESPONSABLE CON SUS CLIENTES como un empresa que puede mejorar más en sus servicios la empresa la veo con posibilidad de ser más grande en sector la empresa promete ser una de las mejores del sector inmobiliario veo que la empresa está creciendo, de pronto puede llegar a ser una de las mejores de su sector porque la empresa tiene para mi bueno servicios va crecer y más y llegara a ser la mejor de las inmobiliarias esta empresa tiene que mejorar varias cosas, pero va por buen camino

81

Resultados de la encuesta plan diagnóstico: Proveedores 1. Usted es Alianza para el Progreso proveedores

Usted es Alianza para el Progreso Proveedores 60%

50%

50% 40%

30%

30%

30%

30%

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20%

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30%

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0

0 0

0 0

0

0

20%

10%

0

0

10%

0

0

0

0 0 0 0

00% ¿Qué sabe acerca de ¿Cree que Alianza ¿Considera que el ¿Se siente satisfecho ¿Valora lo que hace ¿Qué tan frecuente Alianza para el para el progreso una servicio de Alianza con el servicio y la Alianza para el contrata los servicios progreso? empresa seria y para el progreso es atención de Alianza Progreso? de Alianza para el confiable? de Calidad? para el Progreso? progreso?

Nada

Poco

Algo

Medianamente

Mucho o bastante

82

2. ¿Identifique cuál de estas características reconoce más de la empresa?

¿Identifique cual de estas caracteristicas reconoce mas de la empresa?

35% 30%

30%

30% 25% 20% 20%

20%

20%

10% 10%

15% 10%

10%

10%

10%

10%

10% 10%

10% 10%

10% 10%

10% 05% 0

0

0 0

0

0

0

00%

Nada

Poco

Algo

Medianamente

Mucho o bastante

83

3. ¿Indique por cuál de los siguientes canales de comunicación usted recibe información de Alianza para el Progreso?

¿Indique por cual de los siguientes canales de comunicación usted recibe información de Alianza para el Progreso?

90%

80%

80% 70%

60% 50% 40% 30%

20%

0%

0%

Pendones

0%

Afiches

0%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

0%

Página Web

0%

Boletines

10%

Comunicación Cara a Cara

20%

Volantes

Correos Electrónicos

00%

84

4. Elija; ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted ha tenido un progreso en cuanto a la información que transmite?

70%

Elija; ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted ha tenido un progreso en cuanto a la información que transmite?

60%

60% 50% 40% 30% 20%

20%

20%

0%

0%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

0%

Página Web

10% 0%

Pendones

Afiches

Volantes

Correos Electrónicos

Boletines

00%

85

5. ¿Cuál de estos canales de comunicación cree usted que tiene más facilidad para acceder a la información de la organización?

¿Cuál de estos canales de comunicación cree usted que tiene más facilidad para acceder a la información de la organización?

70% 60% 60% 50% 40% 30% 20%

20%

20%

0%

0%

Boletines

Correos Electrónicos

10% 0%

0%

Pendones

Afiches

Volantes

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

Página Web

00%

86

6. Elija ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted que tiene la información más clara?

Elija ¿Cuál de los siguientes canales de comunicación considera usted que tiene la información más clara?

90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

80%

20% 0%

0%

0%

0%

0%

0%

87

7. Elija ¿De cuál de estos canales de comunicación recibe información puntual y oportunamente?

Elija ¿De cuál de estos canales de comunicación recibe información puntual y oportunamente?

120% 100% 100% 80% 60% 40%

20% 0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

88

8. Escoja, ¿De los siguientes canales de comunicación cual considera usted que tiene los contenidos de mejor calidad y satisfacen sus necesidades de información y comunicación?

Escoja, ¿De los siguientes canales de comunicación cual considera usted que tiene los contenidos de mejor calidad y satisfacen sus necesidades de información y comunicación?

90%

80%

80% 70% 60% 50% 40% 30%

20%

0%

0%

0%

Pendones

0%

Afiches

0%

Redes Sociales (Facebook y Twitter)

10%

Página Web

20%

Volantes

Correos Electrónicos

Boletines

00%

89

9. ¿Qué le gusta de los servicios de Alianza para el progreso?

    

No sé por qué no contrato los servicios de la empresa no tengo servicios de la empresa no contrato sus servicios no tengo servicios de la empresa pero si veo que tienen varios que prestan a pesar que no tengo servicios de la empresa si sé que tiene varios que ofrece

10.¿Cómo ve a la organización en un futuro?

    

no contrato los servicios pero me gusta cómo funcionan los servicios para las inmobiliarias puede ser mejor la empresa es buena pero tiene que mejorar cosas en sus servicios yo podría en algún momento adquirir uno de sus servicios, eso quiere decir que la empresa va creciendo poco a poco tiende a crecer por que satisface varias necesidades de sus clientes

90

5.7 Análisis de resultados por variable De imagen: Notoriedad: el 50% de los colaboradores de la organización saben a qué se dedica la organización y ven a la organización como una empresa que tiene oportunidad de crecer. El 60% de los clientes recuerdan a la organización y la ven como una empresa que puede mejorar. El 30% de los proveedores conocen a recuerdan a la organización, no están muy informados de cómo funciona.

Credibilidad: el 60% de los colaboradores cree moderadamente en la organización y tiene confianza en ella, el 40% de los clientes tiene una confianza moderada en la organización, 30% de los proveedores cree y confía poco en la organización, esto se debe a que no están comprometidos con lo que hace la organización.

Calidad del servicio: el 60% de los colaboradores que tiene la organización confían en el desempeño de los servicios que prestan, el 20% de los clientes les gusta la calidad la calidad de los servicios que presta la organización, el 50% tiene una moderada percepción de calidad en los servicios, y el 30% no tiene una buena percepción de calidad en los servicios que presta la organización. El 30% de los proveedores no tienen una buena apreciación sobre la calidad de los servicios, esto se debe en parte a que ellos no contratan estos servicios.

Satisfacción con el servicio: el 60% de los colaboradores piensa que el servicio que presta la organización tiene un desempeño moderado pero considera que puede mejorar y si tiene un orden en los procesos el 10% piensa que es poco, el 10% considera que algo de los servicios prestados satisface a los clientes. Y el 20% ve que los servicios que presta la organización satisfacen las necesidades de los clientes. El 40% de los clientes esta medianamente satisfecho con los servicios de alianza para el progreso. El siguiente 40% de las personas encuestas dijo está satisfecho con los servicios que les presta la organización lo que quiere decir que están divididas estas opiniones, y el 20% dijo estar algo satisfecho, esto demuestra que los clientes tienen un nivel de satisfacción aceptable en cuanto al desempeño de los servicios Valoración de atributos: Respeto: el 40% de los colaboradores encuestados reconoce bastante el respeto como una característica importante de la organización, con el 20% considera que esta característica se ve poco o algo en la organización, y un 10% piensan que esta característica no se ve en Alianza para el Progreso. El 60% de los clientes considera que este se ve reflejado en el servicio prestado atributo. El 30% de los proveedores piensa que este atributo no tiene mucha notoriedad en la organización.

Servicio: el 40% de los colaboradores considera que el servicio una característica o atributo que medianamente tiene la organización. El 30% de los colaboradores opina que esta característica se ve mucho en la organización y el otro 30%

91

considera hay algo de ese atributo en la organización. El 40% de los clientes piensa que este atributo se ve reflejado en la organización, 30% de ellos piensa que este atributo se ve medianamente, 20% de ellos considera que esta caracteriza refleja a la organización, y el 10% piensa que poco se ve esta característica en la organización. Con un 30% los proveedores de la organización consideran que algo caracteriza este atributo a la organización. El 10% piensa que este atributo o característica se ve medianamente en la organización. Y con el último 10% piensa Compromiso: el 50% de los colaboradores piensa que este atributo se nota bastante en la organización, el 30% piensa en menor medida esta característica se ve reflejada, y con 20% en alguna ocasiones este atributo está en la organización.

Con 40% los clientes de la organización consideran que esta característica se ve en algunas ocasiones, con el 30% piensa que medianamente la organización tiene compromiso, el 20% considera poco se ve reflejada esta característica en la organización, y con el 10% los clientes piensan que la organización es comprometidos con ellos. El 20% de los proveedores piensa que esta característica algo en la organización, con el 10% considera que poco se ve, con el otro 10% piensa que medianamente se ve esta característica, y por último el 10% de ellos considera que esta característica refleja a la organización Resultados: el 40% de los colaboradores considera que la organización refleja medianamente esta característica, el 30% piensa que esta característica se ve mucho o bastante en esta organización, el 20% piensa que algo de este atributo se ve en esta organización, el 10% piensa en una menor medida este atributo está en la organización. El 40% de los clientes considera que algo de este atributo está reflejado en la organización, el 30% dice que medianamente se ve esta característica en la organización, el 20% piensa que poco se ve esta característica en la organización, y el 10% mira que este atributo se ve reflejado en lo que es la organización y su trabajo diario. Los proveedores en un rango del 50%, el 20% considera que la organización muestra resultados, el 10% piensa que poco. El otro 10% considera que medianamente y el siguiente 10% piensa que la organización es muestra refleja esta característica bastantes.

Transparencia: el 50% de los colaboradores piensa que la empresa es transparente en sus procesos, el 30% considera que en una menor medida se ve reflejada esta característica en la organización, el 10% piensa que poco y algo se esta característica en la empresa.

Canales de comunicación Conocimiento de los canales: el 40% de los colaboradores indica que recibe más información por medio de las reuniones de motivación y con 30% y 30% por medio de la comunicación cara a cara y boletines, los clientes con un 40% recibe la mayoría de la información por medio de los correos electrónicos en 30% por medio de la comunicación cara a cara, con

92

20% por medio de volantes que da la organización y con 10% por medio de boletines. Con 80% los proveedores de la organización reciben información por medio de volantes y con un 20% por medio de correos electrónicos.

Efectividad de la información y de los canales: el 40% de los clientes encuestados considera que la información más efectiva esta en los volantes. El 30% piensa que son los correos electrónico, y con el 10% están, los boletines, lo pendones y la página web. El 40% de los colaboradores piensa que la información es más efectiva cuando se por medio de la comunicación cara a cara, el 20% por medio de los boletines, el 30% por medio de las reuniones de motivación y con el 10% por medio de los correos institucionales. El 60% de los proveedores piensa que por medio de los volantes es más efectiva y con el 20% están los pendones y los correos electrónicos.

Accesibilidad a la Información: el 40% de los colaboradores piensa que la comunicación cara a cara es la más accesible para la información, el 20% es por medio de las reuniones de motivación, el 30% se da por lo boletines, y con el 10% están los correo electrónicos. En el caso de los clientes el 40% piensa que son los volantes, son los que tienen el más fácil acceso a la información, el 30% piensa que son las páginas web y con el 10% están, lo boletines, los correos electrónicos, y los afiches. En el caso de los proveedores, el 60% piensa que son los volantes los que tienen el más fácil acceso a la información y con 20% están las páginas web y los pendones.

Claridad de los Contenidos: el 70% de los colaboradores piensan que la claridad en los contenidos se da más en cuanto a la comunicación cara a cara, el 20% es para las reuniones de motivación y el 10% para las reuniones de gestión. El 70% de los clientes de la organización considera que la información más clara esta en los volantes y con un 10% están la comunicación cara a cara, los correos electrónicos. Los proveedores el 80% de los piensa que son los volantes los que tienen los contenidos con mejor claridad y el 20% están los afiches.

Puntualidad de la Información: el 50% de los colaboradores piensa la información llega más puntual cuando se da por medio de la comunicación cara a cara, el 20% considera que es más oportuna cuando es por medio de los boletines, y con el 10% están los correo electrónicos, las reuniones de motivación y las reuniones de gestión. El 80% de los clientes considera que la información llega más puntualmente por medio de los correos electrónicos y el 20% piensa que es a través de los volantes, los proveedores piensa que en un 100% los volantes son los que tienen la información más oportuna.

Calidad de los Contenidos: el 50% de los colaboradores piensan que los contenidos en la comunicación cara a cara son más interesantes y de mejor calidad, el 30% es para piensa que son los boletines, y con el 10% están las reuniones de gestión y lo reglamentos y manuales de la organización. Los clientes en un 70% piensan que son los volantes los que tiene mejor calidad de los contenidos, el 30% es para los correos electrónicos. Los proveedores consideran con un 80% que los volantes tienen calidad de contenidos, el 20% piensa que son los correos electrónicos.

93

VII. Conclusiones Generales Conclusiones Fortalezas: La principal fortaleza que mostró Alianza para el Progreso fue la acogida y la apertura de las puertas de la organización a los integrantes de Coa Comunicaciones, desde un principio la empatía y que existió entre los entes fue muy buena e hizo que todo el transcurso del diagnóstico fuese exitoso. La organización se mostró satisfecha con el trabajo de Coa Comunicaciones y sobre todo don cada una de las visitas, intervenciones y actividades realizadas dentro y fuera de la empresa, tanto con colaboradores como con públicos internos y externos.

El compromiso adquirido por parte de la organización hacia todos los procesos dinámicos que se realizó siempre fue bueno, la relación entre los integrantes de Coa Comunicaciones, los directivos y colaboradores de Alianza para el Progreso siempre fue satisfactoria. La organización se mantuvo al margen sobre los procesos internos que realizaba Coa Comunicaciones, nunca trató de intervenir o de modificar resultados, siempre de dejó que Coa Comunicaciones trabajara en la búsqueda de los resultados. La mayor fortaleza que presentó la organización en cuanto a su nivel de relación con sus públicos, es con los clientes, puesto que la empresa se preocupa por mantener vigentes y activos a sus potenciales clientes, esta es un fortaleza muy fuerte ya que son los clientes los que proporcionan la medida económica a la empresa.

Debilidades: La organización Alianza para el progreso no tiene canales de doble vía en los cuales se logre la interacción entre públicos internos y externos, los planes de acciones de cambio no están sólidos y muestran falencias en los procesos comunicativos.

La organización presenta debilidades en los procesos comunicativos con los colaboradores en cuanto a los interese y expectativas que ellos tienen con la empresa, los colaboradores no se sientes con expectativas altas frentes a su trabajo en un futuro, ésta es una debilidad profunda y hace relación con el sentido de pertenencia y apego que pueden llegar a tener los colaboradores por su empresa.

Recomendaciones:  Las principales recomendaciones que se le hacen a la organización hace parte de la falencia o debilidad más alta que se presentó en los resultados; el nivel de expectativa que tienen los colaboradores con la empresa es muy bajo,

94

una recomendación es valorar el trabajo de los mismo, o generar entradas o accesos que fomenten el bienestar del personal.  Generar planes de acciones en cuanto a los canales comunicativos que tiene la empresa.  Mejorar y actualizar la información que se publica en las redes sociales.  Generar planes de acciones externas donde se de a conocer los procesos y programas que ofrece la empresa.

95

LA GESTION EN LA ORGANIZACIÓN Definición de cada una de las áreas o departamentos de la organización y aclarar sus objetivos y funciones La organización cuanta con las siguientes áreas y departamentos.

Contabilidad y administrativo: se encarga de las operaciones económicas, y de dar orden a los procesos de la organización. Aparte de: Elaborar, analizar y consolidar los estados financieros de esta.

Comercial ventas y arriendos: esta área de la organización es una de las más importantes para la misma, ya que es el musculo financiero y se encarga de hacer llegar los recursos económicos a la empresa.

Departamento de obras y mantenimientos: En esta área podemos encontrar una gran gestión de la organización, ya que es una de las aéreas que se encargan de dar buena reputación e imagen ente los públicos por medio de sus actividades en cuanto a las obras que realizan. Son los encargados de toda la parte de construcción de obras y de realizar mantenimientos de los apartamentos que se alquilan.

Departamento Jurídico inmobiliario: para la organización las normas y leyes de nuestro país son muy importantes, es por esto que encontramos esta área, la cual se encarga de dar orden a toda la estructura legislativa y jurídica de la empresa.

96

Departamento Propiedad horizontal y avalúos: este departamento es el que se encarga de administrar la propiedad horizontal (conjuntos residenciales o edificios), aparte de realizar los avalúos adecuados a los apartamentos antes de ser entregados al alera comercial para ser arrendados o vendidos.

Defensoría militar: se encargan específicamente en esta área de generar tranquilidad en los militares, de nuestro país por medio de asesorías jurídicas y legales.

Recepción: es la cara amable de la organización, se encarga de servicio al cliente y atención de públicos.

Servicios generales: los colaboradores de esta área, se encargan de mantener un ambiente laboral cómodo y agradable para los clientes internos y externos de la organización.

Presidencia: esta área se encarga de coordinar que la gestión y procesos de la organización se lleven a cabo en su totalidad.

Proceso administrativo (Planeación, organización, dirección, control) Planeación: Según Agustín Reyes Ponce, la planeación consiste en fijar el curso de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la paciencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

Organización: a) Especialización: La división del trabajo influye en el aumento de la producción ya que de acostumbrarse a un trabajo, se llega a la especialización y de esta a la productividad. b) Unidad de mando: Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una sola función. c) Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado de autoridad y de responsabilidad que debe de tener

97

cada jefe en cada nivel jerárquico. d) Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de corresponder el establecimiento de los controles adecuados.

10 Dirección: Fayol define la dirección indirectamente al señalar “Una vez constituido el grupo social se trata de hacerlo funcionar: tal es misión de la dirección, la que consiste en cada jefe para obtener los máximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa.

1

Sus fases o etapas La dirección de una empresa supone: a) Que se delegue autoridad ya que administrar es “hacer a través de otros” b) Que se ejerza esa autoridad para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, clases auxiliares. c) Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se ejerza y se controlen sus resultados d) Que se supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultánea a la ejecución de las órdenes.

Principios de la dirección: El principio de la coordinación de intereses, el principio de la impersonalidad del mando, el principio de la vía jerárquica, el principio de la resolución de los conflictos, el principio del aprovechamiento del conflicto.

Control: En una empresa el control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores, a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición.

Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos. Desde el punto de vista administrativo es menester asegurarse de que el programa existe, de que es aplicado y llevado al día, que el organismo social es perfecto, que los cuadros

1

Agustín Reyes Ponce , 2007, Planeación en Administración Moderna , noriega editores, México, capítulo 8 pág.: 243, 255

98

sinópticos del personal son usados, que el mando se ejerce de acuerdo con los principios, que las conferencias de coordinación se realizan, etc.,etc.”

Henri Fayol

COMERCIAL VENTAS Y ARRIENDOS Planeación: 1. ¿Están plenamente identificados los objetivos en el área?

2. ¿Planifican con anterioridad las estrategias?

3. ¿Son claras las estrategias comerciales para atraer clientes?

4. ¿Se reconocen los valores corporativos en esta área?

5. ¿Existe un cronograma para la realización de tareas?

6. ¿El área hay pleno conocimiento de la misión y la visión de la organización?

7. ¿Planifican las tácticas comerciales en área?

8. ¿Se ven reflejados en el área los valores de la organización?

9. ¿Tienen definidas unas metas en el área de ventas?

10. ¿está definido el presupuesto en área?

Organización: 1. ¿Hay pleno conocimiento del organigrama en área?

2. ¿Son claros los cargos de las personas en su área?

3. ¿son claras las funciones en el área?

4. ¿Existen un manual de funciones en el área?

5. ¿se visualiza el área en el organigrama?

6. ¿Se identifican las jerarquías dentro del área comercial?

7. ¿está definido un manual de ventas?

99

8. ¿se informan las decisiones que se toman en área?

9. ¿Qué canal de comunicación se utiliza con más frecuencia?

10. ¿Se comunican los manuales en el área?

Dirección: 1. ¿Existen incentivo en área?

2. ¿Se prepara el área para el cambio?

3. ¿Se informan las decisiones que se toman en área?

4. ¿Existe posibilidad de crecimiento laboral en el área?

5. ¿Se promueve el trabajo en equipo?

6. ¿El área realiza capacitaciones?

7. ¿se identifican claramente los líderes en el área?

8. ¿existe constante comunicación con los líderes?

9. ¿se evidencia el trabajo en equipo en el área?

10. ¿se promueven los ascensos en el área?

Control: 1. ¿Hay de indicadores de gestión?

2. ¿existe seguimiento sobre las estrategias?

3. ¿verifican si se cumple el cronograma?

4. ¿Se hace seguimiento en cumplimiento de las ventas?

5. ¿Se evalúan los resultados del área?

6. ¿Existe una evaluación de desempeño en el área?

7. ¿Se evalúa la efectividad de las tácticas?

100

8. ¿existe alguna evaluación de cumplimiento de objetivos en el área?

9. ¿Se controla el ingreso de los colaboradores a la organización?

10. ¿Se controla individual mente las funciones de los colaboradores?

CONTABILIDAD Y ADMINISTRATIVO Planeación: 1. ¿Están definidos claramente los objetivos por parte del área?

2. ¿Los objetivos y metas van de acuerdo con la misión y la visión de la organización?

3. ¿se comunica el cronograma de actividades?

4. ¿Programan actividades en el área contable?

5. ¿Existe algún tipo de metas u objetivos definidos en área contable?

6. ¿está definido un plan contable?

7. ¿Está definido algún tipo de procedimiento para la asignación de cargos?

8. ¿Existe un cronograma de actividades en el área administrativa?

9. ¿Está definido un plan administrativo?

10. ¿está definido algún tipo de presupuesto?

Organización: 1. ¿Los valores corporativos se ven reflejados en las labores diarias?

2. ¿Se coordinan los recursos humanos para el área administrativa?

3. ¿Está definida la jerarquía en el área?

4. ¿Existe un manual de funciones en el área?

5. ¿Están definidas las responsabilidades del área?

101

6. ¿Son claras las funciones del área?

7. ¿se comunican claramente de funciones?

8. ¿Se visualiza el departamento en el organigrama?

9. ¿Se comunican los manuales en el área de contabilidad?

10. ¿Existe una división de tareas dentro del área?

Dirección:

1. ¿El área apoya el trabajo en equipo?

2. ¿se capacitan a los colaboradores?

3. ¿Se acompaña contantemente al equipo de trabajo?

4. ¿Existen actividades para motivar al personal?

5. ¿se tiene en cuenta la opinión de los colaboradores en la toma de decisiones?

6. ¿Se comunican claramente los cambios en el área administrativa?

7. ¿se realizan reuniones para la toma de decisiones?

8. ¿se promueve la filosofía de la organización en el área?

9. ¿se comunican constante mente las decisiones tomadas a los colaboradores?

10. ¿se incentiva al colaborador para el cumplimiento de metas?

Control: 1.

2.

3.

4.

5.

¿existen indicadores de gestión en el área? ¿Se verifica que se cumplan los objetivos de área? ¿Se verifican el cronograma de actividades en el área contable? ¿tienen definidas unas evaluaciones de desempeño? ¿Se hace seguimiento al área administrativa?

6. ¿Se hace seguimiento a los resultados en el área contable?

7. ¿Existe una evaluación de desempeño en el área?

102

8. ¿Se verifican las actividades administrativas en área?

9. ¿se verifican las actividades contables en el área?

10. ¿Se verifica la ejecución del plan administrativo?

COMERCIAL VENTAS Y ARRIENDOS

1

2

3

4

5

PROMEDIO

PREGUNTAS DE PLANEACIÒN 1.- ¿Están plenamente identificados los objetivos en el área?

2.- ¿Planifican con anterioridad las estrategias?

3.- ¿Son claras las estrategias comerciales para atraer clientes?

4.- ¿Se reconocen los valores corporativos en esta área?

5.- ¿Existe un cronograma para la realización de tareas?

6.- ¿El área hay pleno conocimiento de la misión y la visión de la organización?

7.- ¿Planifican las tácticas comerciales en área?

8.- ¿Se ven reflejados en el área los valores de la organización?

9.- ¿Tienen definidas unas metas en el área de ventas?

10.- ¿Está definido el presupuesto en el área?

X

X X X X X

3,8

X X X X

PREGUNTAS DE ORGANIZACIÒN 1.- ¿Hay pleno conocimiento del organigrama en área?

2.- ¿Son claros los cargos de las personas en su área?

3.- ¿Son claras las funciones en el área?

X X X

103

4.- ¿Existen un manual de funciones en el área?

5.- ¿Se visualiza el área en el organigrama?

6.- ¿Se identifican las jerarquías dentro del área comercial?

7.- ¿Está definido un instructivo de funciones?

8.- ¿Es comprensible la comunicación en el área?

9.- ¿Qué canal de comunicación se utiliza con más frecuencia?

10.- ¿Se comunican los manuales en el área?

X X X

3,1

X X X X

PREGUNTAS DE DIRECCIÒN 1.- ¿Existen incentivo en área?

2.- ¿Se prepara el área para el cambio?

3.- ¿Se informan las decisiones que se toman en área?

4.- ¿Es comprensible la comunicación en el área?

5.- ¿Se promueve el trabajo en equipo?

6.- ¿El área realiza capacitaciones?

7.- ¿Se identifican claramente los líderes en el área?

8.- ¿Existe constante comunicación con los líderes?

9.- ¿Se evidencia el trabajo en equipo en el área?

10.- ¿Se promueven los ascensos en el área?

X X X X X X

4,3

X X X X

PREGUNTAS DE CONTROL

1.- ¿Hay de indicadores de gestión?

X

104

2.- ¿Existe seguimiento sobre las estrategias?

3.- ¿Verifican si se cumple el cronograma?

4.- ¿Se hace seguimiento en cumplimiento de las ventas?

5.- ¿Se evalúan los resultados del área?

X

6.- ¿Existe una evaluación de desempeño en el área?

7.- ¿Se evalúa la efectividad de las tácticas?

8.- ¿Existe alguna evaluación de cumplimiento de objetivos en el área?

9.- ¿Se controla el ingreso de los colaboradores a la organización?

10.- ¿Se controla individualmente las funciones de los colaboradores?

X

X X X

3

X X X X

105

VENTAS Y ARRENDAMIENTOS

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

6

Calificaciones

6

5

5

4

4

3

3

2

2

1

1

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

preguntas

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

preguntas

106

DIRECCCIÓN

CONTROL

6

6

5

5

4

4

3

3

2

2

1

1

0

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

107

CONTABILIDAD Y ADMINISTRATIVO

1

2

3

4

5

PROMEDIO

PREGUNTAS DE PLANEACIÒN 1.- ¿Están definidos claramente los objetivos por parte del área?

2.- ¿Los objetivos y metas van de acuerdo con la misión y la visión de la organización?

3.- ¿Se comunica el cronograma de actividades?

X 4.- ¿Programan actividades en el área contable?

5.- ¿Existe algún tipo de metas u objetivos definidos en área contable?

6.- ¿Está definido un plan contable?

7.- ¿Está definido algún tipo de procedimiento para la asignación de cargos?

8.- ¿Existe un cronograma de actividades en el área administrativa?

X 9.- ¿Está definido un plan administrativo?

10.- ¿Está definido un presupuesto?

X

X X

X X

3,2 X

X

X

PREGUNTAS DE ORGANIZACIÒN 1.- ¿Se ven reflejados los valores corporativos en el área?

2.- ¿Existe comunicación en el área?

3.- ¿Están definidas las jerarquías en el área?

4.- ¿Están definidas las jerarquías en el área?

5.- ¿Están definidas las responsabilidades del área?

6.- ¿Son claras las funciones del área?

X X X X X X

4.2

108

7.- ¿Se comunican claramente de funciones?

8.- ¿Se visualiza el departamento en el organigrama?

9.- ¿Cómo se atribuyen los recursos y actividades para alcanzar los objetivos propuestos en el área?

10.- ¿Existe una división de tareas dentro del área?

X X X X

PREGUNTAS DE DIRECCIÒN 1.- ¿El área apoya el trabajo en equipo?

2.- ¿Se capacitan a los colaboradores?

3.- ¿Se acompaña constantemente al equipo de trabajo?

4.- ¿Existen actividades para motivar al personal?

X 5.- ¿Se tiene en cuenta la opinión de los colaboradores en la toma de decisiones?

6.- ¿Se comunican claramente los cambios en el área administrativa?

7.- ¿Se realizan reuniones para la toma de decisiones?

8.- ¿Se promueve la filosofía de la organización en el área?

9.- ¿Se comunican constante mente las decisiones tomadas a los colaboradores?

10.- ¿Se incentiva al colaborador para el cumplimiento de metas?

X X X X 4 X X X X X

PREGUNTAS DE CONTROL

1.- ¿Existen indicadores de gestión en el área?

2.- ¿Se verifica que se cumplan los objetivos de área?

X X

109

3.- ¿Se verifican el cronograma de actividades en el área contable?

4.- ¿Tienen definidas unas evaluaciones de desempeño?

5.- ¿Se hace seguimiento al área administrativa?

6.- ¿Se hace seguimiento a los resultados en el área contable?

X X X X

7.- ¿El control que se ejerce en el área es correctivo o preventivo?

8.- ¿Se verifican las actividades administrativas en área?

9.- ¿Se verifican las actividades contables en el área?

10.- ¿Se verifica la ejecución del plan administrativo?

1,6 X

X X X

Matriz de Resultados

%

Planeación

Organización

Dirección

Control

Promedio

Ventas y Arrendamientos

3,8

3,1

4,3

3,0

3,5

70%

Administración y contabilidad

3,2

4,1

4,0

1,6

3,2

60%

Promedio

3,5

3,6

4,1

2,3

3,3

66%

%

70%

72%

82%

46%

66%

110

Gráfico de la Matriz DIO

Ventas y Arrendamientos 5

4,3

3,8 3,1

4

3

Planeación

3

Organización

2

Dirección

1

Control

0 Planeación

Organización

Dirección

Control

Administración y contabilidad 4,1

5 4

4

Planeación

3,2

3

1,6

2 1

Organización Dirección Control

0 Planeación

Organización

Dirección

Control

111

112

Contabilidad y administrativo PLANEACIÓN

DIRECCIÓN

6

6

5

5

4

4

3

3

2

2

1

1

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

113

ORGANIZACIÓN

CONTROL

4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0

6

5 4 3 2

1 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

114

Matriz de impacto por áreas funcionales Comercial, ventas y arriendos

Comercial, ventas y arrendamiento

Planeación

Organización

Promedios

3,8

3,1

Dirección

4,3

Control

3,0

¿Por qué?

Propuesta de mejoramientos

La organización Alianza para el progreso tiene identificados los objetivos del área, esto lleva a que las estrategias comerciales sean claras, las falencia que presenta están definidas en que no existe un presupuesto definido en el área

Se debe ver la posibilidad de planear algún tipo de presupuesto para prever mejor las estrategias comerciales

Son claras la funciones en área esta hace que las jerarquías estén plenamente identificadas, la comunicación es comprensible. No se identifica un manual de funciones dentro del área

Crear un manual de funciones que lleve a mejorar y a tener plenamente identificadas las funciones en área.

El área promueve el trabajo en equipo y realiza capacitaciones, tienen claro cuáles son líderes y existe una constante comunicación lo que permite evidenciar el trabajo en equipo. No se hace evidente la promoción de los ascensos en área.

Se debe tratar de promover y motivar al colaborador con ascensos para que se pueda continuar con la buena dirección que presenta la organización.

El área realiza seguimientos al cumplimiento de las ventas y evalúan los resultados de las

se recomienda plantear indicadores que permitan poder

115

mimas, se evalúan las tácticas y el cumplimiento de los objetivos. El área no presenta indicadores de gestión y no lleva a cabo un seguimiento a las estrategias

realizar un seguimiento a sus estrategias y tácticas comerciales

Contabilidad y administrativo

Contabilidad y administrativo

Planeación

Organización

Dirección

Control

Promedios

3,2

4,1

4,0

1,6

¿Por qué?

El área tiene plenamente identificados los objetivos, existen metas en la parte contable de la organización y se tiene un procedimiento para la asignación de los cargos en área, no se evidencia un cronograma.

Se tiene claro cuáles son las funciones en área, las responsabilidades están definidas y las jerarquías se hacen evidentes. No se tiene un manual de funciones

Propuesta de mejoramientos Se propone crear un cronograma que permita organizar las actividades del área. La creación de este cronograma permitirá la creación de una plan administrativo Se plantea la creación de un manual de funciones que permita la organización de los objetivos.

Se realizan capacitaciones en área, se tiene en cuenta la opinión de ellos en la toma de decisiones, se incentiva al colaborador para el cumplimiento de metas, pero no existen actividades para motivar al colaborador

Se expone la creación de actividades que motiven a los empleados en su labor y no solo para el cumplimiento de las metas esto permite que la participación en las decisiones que se toman en el área sea constante

Se verifican las actividades contables en área y se hace seguimiento al cumplimiento de los objetivos en la

Se propone la creación de unos indicadores de gestión que permitan tener más control

116

organización, se hace evidente la no existencia de indicadores de gestión, no se realiza seguimiento a los resultados en el área contable y no se verifican las actividades en el área administrativa.

sobre los resultados tanto en área contable, realizar seguimientos sobre las actividades que se programan en al área administrativa permite que realicen constantemente

117

Matriz DOFA Matriz DOFA Factores externos Factores internos

Fortalezas 1. Cuenta con variedad de servicios 2. Innovadores en los servicios que se prestan 3. Excelente capital humano

Debilidades

1. La fuerza de ventas es poca La imagen de la organización 2. No hay control sobre las estrategias comerciales

Oportunidades

Amenazas

1. Hay segmentos en el mercado que están 1. El cambio en el entorno aislados y que se pueden atender 2. La competencia 2. Se pueden desarrollar nuevos servicios 3. La demora y pérdida de tiempo en los 3. Posibilidad de expansión geográfica en donde procesos se ofrezcan los servicios de la organización

1. Estrategias FO 1. FO 1.1: La gran variedad de los servicios permite estudiar los segmentos que están por fuera, para implementar un estrategia comercial e incrementar las ventas 2. FO 3.2: los servicios que presta la organización son innovadores y lo que pueden permitir que se expandan geográficamente para ofrecer estos servicios

3.Estrategias DO 5. DO 1.3: Con la posibilidad de tener más sedes que presen servicios, se pueden presentar la opción de aumentar la fuerza de ventas.

6. DO 2.3 la imagen se puede dar a conocer mucho más si se logra la posibilidad de abrir más sedes

2. Estrategias FA 3. FA 2.1: Los cambios en el entorno, cambian las necesidades de los clientes, y teniendo en cuenta se debe mantener la innovación en los servicios.

4. FA 1.2: Con la variedad de servicios que presenta la organización puede mantenerse en el mercado superando a muchos de sus competidores 4.Estrategias DA 7. DA 1.2: Empeño en fortalecer las fuerza de ventas para lograr mantenerse en el mercado 8. DA: 3.3: Buscar el mejor manejo de los tiempo y procesos para lograr tener una control sobre las estrategias comerciales de la organización

118

Matriz de impacto Matriz de impacto DOFA ESTRATEGIA

Nª 1

ESTRATEGIA

Nª 2

Comercial, ventas y arrendamientos

Contabilidad y administrativo

X

X ESTRATEGIA

Nª 3

ESTRATEGIA

Nª 4

ESTRATEGIA

Nª 5

ESTRATEGIA

Nª 6

ESTRATEGIA

Nª 7

ESTRATEGIA

Nª 8

X

X X X X X

119