eFactura Erp Sage Murano

Gestión Murano

Cómo configurar la eFactura Configuración de eFacturas

Factura Electrónica: Indica si activar la funcionalidad de las facturas electrónicas.

Carpeta Base: Directorio donde almacenar las facturas firmadas en XML. Campo informativo que no se puede modificar. Para cada empresa, se creará un directorio con la estructura: {Directorio compartido del servidor} + "\Factura_electronica\"+"\Emp" + XXXX (donde XXXX es el código de la empresa).

Formato: Indica el formato que se utilizará en la creación de las facturas electrónicas Podemos escoger entre cualquiera de los formatos datos de alta en Ventas / Facturas / E-factura / Formatos de envío.

Certificado a utilizar: Se visualizan los certificados disponibles en el almacén de certificados del sistema.

NOTAS  

Los certificados están en cada uno de los equipos del cliente que generen facturas electrónicas.

Dos empresas no pueden emplear el mismo certificado, si usan distintos NIF. Los certificados deben ser únicos por NIF.

Contraseña del certificado: Contraseña asociada al certificado que utiliza la empresa. Si se modifica, deberá repetirse Carpeta Máq. Virtual Java: Path dónde se encuentra la máquina virtual Java, para utilizar la firma XAdES. Pulsando el botón Buscar, la aplicación lo indicará de forma automática.

Carpeta de Recepción: Directorio donde se recepcionarán los ficheros de las Facturas Electrónicas.

CECA URL: Dirección que se utilizará para enviar e-facturas automáticamente a la plataforma CECA. CECA Time Out: Tiempo que esperará el sistema hasta cancelar la conexión con la plataforma CECA. La unidad de tiempo es segundos.

E-Facturas formato de Envio Esta opción permite gestionar (dar de alta, eliminar, consultar, modificar, ver por pantalla y/o imprimir) la información de la configuración del envío de facturas.

Los formatos que se dan de alta en este mantenimiento son los seleccionables (siempre que Activo=SI) en la ficha del cliente, cuestionario de configuración.

En la configuración de la aplicación y en la configuración de máscaras por cliente se permite indicar el formato por defecto a utilizar.

Actualmente la aplicación proporciona los siguientes formatos de envío: UBL: Envío directo a los clientes mediante fichero XML firmado en formato UBL. Es  necesario certificado de firma electrónica.



PDF: Envío directo a los clientes mediante fichero PDF firmado. Es necesario certificado de firma electrónica.



La Caixa: Envío manual a la plataforma de La Caixa mediante fichero XML en formato AEAT. No es necesario certificado de firma electrónica.



CECA: Envío a la plataforma de la CECA mediante formato Facturae 3.1. No es necesario certificado de firma electrónica.

Formato de Envío: Identificador del tipo de envío.

Activo: Indica si este formato será visible desde otros elementos de la aplicación.

Envío a Plataforma: Si se marca esta casilla de verificación se podrán configurar los campos correspondientes al tipo de plataforma:



Usuario: Identificador facilitado por el destinatario del envío.



Password: Contraseña facilitada por el destinatario del envío.



Página Web: Sitio Web al que se realizará el envío.



eMail: Si se informa una dirección de correo electrónico se enviará a la dirección indicada y no a la del cliente.



Empaquetar: Indica si la plataforma requiere el fichero empaquetado o no.



Sistema de envío: -

Manual: el usuario es el encargado de hacer llegar el fichero al destinatario.

-

e-Mail: se envía automáticamente el fichero generado a la dirección de correo informada en la plataforma.

Generar XML: Indica si se ha de generar fichero XML. Firmar XML: Indica si se firmará el fichero XML. Si “Envío Plataforma = SI” no se permite firmar el fichero.

Tipo firma: Si se ha indicado Firmar XML=SI, permite seleccionar entre SHA-1 y XAdES. Id. guía XML: Permite seleccionar la guía XML a utilizar.

Generar PDF: Indica si se generará un fichero PDF con el documento. Este fichero puede generarse solo o además del XML. Firmar PDF: Indica si se firma el fichero PDF generado.

Path envíos: Carpeta en la que se guardan los ficheros para su posterior envío.

Almacenar Gestión Documental: Indica si el documento generado se ha de guardar en la Gestión Documental.

Generar y archivar e-facturas

Esta opci贸n permite generar y/o enviar facturas electr贸nicas a partir de facturas existentes.

Despu茅s de indicar los l铆mites de las facturas y clientes para los cuales queremos realizar el proceso, debemos indicar las opciones deseadas :

Generar y archivar e-factura: Para generar la factura electrónica de la factura procesada. La factura quedará firmada y archivada en la Gestión Documental. 

Clientes a enviar: Para crear solo las facturas electrónicas de clientes que tengan “Enviar e-Factura = SI” en su ficha.



Todos: Para generar la versión electrónica de todas las facturas procesadas.

Enviar factura: Para enviar las facturas electrónicas generadas.

NOTA: Solo se enviarán las facturas electrónicas de los clientes que tengan indicado “Enviar e-Factura = SI”

Repetición del proceso: Permite repetir el proceso (volver a firmar y/o enviar las facturas seleccionadas).

Envío / Consulta manual Abre la página Web establecida en el mantenimiento de la plataforma seleccionada.

Los datos que se muestran en pantalla hacen referencia a los datos informados en la opción “Formatos de Envío” para las plataformas definidas.              

Formato Envío Descripción Formato E-Factura Envío A Plataforma Usuario Plataforma Password Pagina Web Correo electrónico E-Facturas Empaquetar Sistema Envío Generar XML Id. Guía XML Firmar XML Genera PDF Firmar PDF

  

Path Envíos Activa Almacenar GesDoc

NOTA. Solo se presentan los formatos de envío que tienen "Envío a plataforma = SI" y página Web informada.

Si solo hay un registro que cumple las condiciones no muestra la pantalla de selección de plataformas.

Recuperar facturas A través de esta opción, se permite recuperar facturas de la plataforma seleccionada.

Cuando se dispone de más de una plataforma de tipo CECA, se visualizará una pantalla de selección para escoger la plataforma con la que realizará el proceso.

Nota. Esta pantalla de selección solamente aparecerá si se dispone de más de una plataforma de tipo CECA

Después de seleccionar la plataforma, podemos aplicar un filtro para recuperar las facturas.

Al pulsar Aceptar, se envía la petición a la plataforma.

Los valores que podemos aplicar al filtro son: 

Número de Factura: “Ejercicio / Serie / Factura”



CIF Receptor: No se hace validación sobre este campo



Fecha Factura: En Formato "DD / MM / AAAA"; (D.Día, M.Mes, AAAA.Año)



Estado:



- 0 - En elaboración.

- 1 - Importada.

- 2 - Emitida.

- 3 - En trámite.

- 4 - Pendiente de decisión.

- 5 - Rechazada.

- 6 - Aceptada.

- 7 - Validada.

- 8 - En emisión.

- 9 - Factura física - 10 - Aceptada por el emisor.

- 11 - En workflow (pendiente de decisión).

- 12 - Factura física recibida.

Estado Postal: - 0 – Pendiente - 1 – Impresa - 2 – Cancelada



Importe Líquido: Valor Numérico



Impuesto Repercutido:



% Impuesto Repercutido: Valor Numérico



Base Imponible:



CuotaImpuestoRepercutido: Valor Numérico



Impuesto Retenido:

Valor Numérico



% Impuesto Retenido:

Valor Numérico



Base Retención:

Valor Numérico



Importe Retención:

Valor Numérico Valor Numérico

Valor Numérico

Si la petición devuelve resultados, se mostrará un mensaje indicando que se han recuperado correctamente las facturas y el directorio donde se han almacenado.

Verificar facturas

Mediante esta opción se permite verificar el estado de las facturas enviadas a la plataforma seleccionada.

Cuando se dispone de más de una plataforma de tipo CECA, se visualizará una pantalla de selección para escoger la plataforma con la que realizará el proceso.

Nota. Esta pantalla de selección solamente aparecerá si se dispone de más de una plataforma de tipo CECA.

Después de seleccionar la plataforma, podemos aplicar un filtro para verificar las facturas.

Al pulsar Aceptar, se envía la petición.

Los valores que podemos aplicar al filtro son: 

Número de Factura: “Ejercicio / Serie / Factura”



CIF Receptor: No se hace validación sobre este campo



Fecha Factura: En Formato "DD / MM / AAAA"; (D.Día, M.Mes, AAAA.Año)



Estado:



- 0 - En elaboración.

- 1 - Importada.

- 2 - Emitida.

- 3 - En trámite.

- 4 - Pendiente de decisión.

- 5 - Rechazada.

- 6 - Aceptada.

- 7 - Validada.

- 8 - En emisión.

- 9 - Factura física - 10 - Aceptada por el emisor.

- 11 - En workflow (pendiente de decisión).

- 12 - Factura física recibida.

Estado Postal: - 0 – Pendiente - 1 – Impresa - 2 – Cancelada



Importe Líquido: Valor Numérico



Impuesto Repercutido:



% Impuesto Repercutido: Valor Numérico



Base Imponible:



CuotaImpuestoRepercutido: Valor Numérico



Impuesto Retenido:

Valor Numérico



% Impuesto Retenido:

Valor Numérico



Base Retención:

Valor Numérico



Importe Retención:

Valor Numérico Valor Numérico

Valor Numérico

Si la consulta devuelve resultados, se mostrarán los datos de las facturas en pantalla.

GESTOR DE EFACTURAS

Esta opción permite realizar la importación de facturas electrónicas de Compras y la generación automática de los documentos relacionados (Albaranes, Facturas, Asientos y Efectos) en la aplicación.

La recepción de facturas electrónicas permite importar cualquier tipo de formato electrónico (XML, PDF, etc.), pero solo se pueden integrar en Sage Murano (generando los correspondientes albaranes, facturas y asientos), aquellos documentos que están en formato XML (Facturae y UBL). Se permite integrar los siguientes formatos:    

Facturae 3.0 Facturae 3.1 Facturae 3.2 UBL 1.0

Los documentos que se pueden integrar tendrán la casilla de verificación “Integrable” activada.

La opción permite la gestión de documentos de factura que se hayan recibido de forma electrónica aunque no sean facturas electrónicas válidas (facturas que no llevan firma digital).

En este caso, la eFactura queda marcada como “eFactura no válida”.

Actualmente, se contempla como eFacturas válidas los siguientes formatos:     

Facturae 3.0: XML \ Xades Facturae 3.1: XML \ Xades Facturae 3.2: XML \ Xades UBL 1.0: XML \ Pk64 PDF: PDF \ Pk64

La integración de una factura permite:    

Generar un albarán de compra Generar una factura de compra Generar un asiento de compra

Generar los efectos asociados a la factura

La aplicaciรณn intentarรก asociar de forma automรกtica los albaranes existentes de un proveedor a la factura recibida, aunque tambiรฉn se puede realizar la asociaciรณn manualmente. Aunque se asocien los albaranes, siempre prevalecerรกn los importes de la factura recibida.

Cuando no cuadran los importes, se presentarรก un mensaje indicando la incidencia.

Para realizar la recepciรณn de las facturas electrรณnicas, deberemos indicar en el Asistente de Configuraciรณn de la empresa / Compras y Ventas / e-Facturas , el directorio donde estarรกn grabadas las facturas .

Una vez informado este dato, ya podremos realizar la recepciรณn de facturas desde el mรณdulo de Compras / Facturas / Gestor de facturas.

Esta opción muestra una pantalla tipo explorador con la siguiente información: A la izquierda de la pantalla, los nodos con la información de los documentos pendientes de procesar (Pendientes) y un nodo por cada uno de los ejercicios de gestión de la empresa actual ordenados descendentemente.

Dentro de cada Ejercicio existirá un subnodo en función de los posibles estados de la eFactura: 

Procesadas: Si se ha importado el fichero, pero todavía no se ha creado la factura en la aplicación.



Aceptadas: Se ha creado la factura.



Rechazadas: Se ha rechazado la factura.

En la parte derecha de pantalla, se presentará la información correspondiente a los documentos incluidos en los nodos.

EFacturas Pendientes En este gestor veremos todas las facturas pendientes de procesar.

Pulsando la tecla F5, o accediendo desde el menú Procesos/Refrescar, o bien pulsando sobre el icono Refrescar de la barra de herramientas, podemos obtener los ficheros existentes en el directorio de entrada y visualizar la información correspondiente a los mismos.

Podemos seleccionar o filtrar (por tipo, extensión, fichero, fecha, etc.) todas aquellas facturas que queramos y una vez marcadas (pulsando con el botón derecho del ratón sobre ellas), las procesaremos.

Para ello, pulsar la tecla F10, o el icono Procesar acceder al menú Procesos/Procesar.

de la barra de herramientas o bien,

Una vez procesadas las facturas que se hayan marcado, estas se visualizarán en el nodo del ejercicio correspondiente a las mismas, dentro del subnodo Procesadas.

Si se producen incidencias en el proceso, estas se visualizarán en la pantalla de eventos.

Algunas incidencias son solamente informativas (por ejemplo, “no hay pedidos/albaranes asociados a la efactura), otras incidencias deben corregirse antes de poder aceptar los documentos (por ejemplo, “Código de artículo no existe”).

NOTA: Las opciones del menú Procesos únicamente estarán disponibles si existen registros.

EFacturas Procesadas

Desde este apartado podemos visualizar la información de las facturas procesadas.

Desde el menú Procesos, podemos acceder a diferentes opciones: volver a procesar los documentos (permite repetir la importación), Aceptar o Rechazar la factura, validar la firma electrónica, ver el fichero de la e-factura, ver la e-factura (muestra la eFactura seleccionada en la pantalla Mantenimiento de efacturas), ver las incidencias relacionadas con el documento o ver el registro (visualizar el log de cambios de estado asociados a la efactura: fecha, el estado y los comentarios de cuando se ha procesado la factura).

Desde la opción Ver eFactura o pulsando doble clic sobre el registro, podemos visualizar la información correspondiente al documento: datos de importes, los artículos que componen la factura, los descuentos aplicados, los impuestos generados, los efectos y albaranes generados, las incidencias producidas. Asimismo, podemos visualizar los estados del documento y datos generales del mismo, así como modificar e informar datos manualmente.

Una vez comprobados los datos y corregidas las incidencias, podemos proceder a Aceptar o Rechazar las facturas seleccionadas (menú Procesos/Aceptar o menú Procesos/Rechazar, respectivamente).

Al Aceptar las facturas, si en el fichero XML original viene información del albarán al que corresponde la factura, este proceso podrá, además, relacionar la factura con el albarán de compra correspondiente ya registrado en el módulo de compras.

En caso de que no existiera el albarán, este se crearía de forma automática, si se habilita en la siguiente pantalla, la casilla de verificación correspondiente.

Asimismo, se pueden generan las facturas correspondientes en la aplicación, contabilizar los asientos y/o archivar el documento en la Gestión Documental, en función de las casillas de verificación que se habiliten.

En el proceso, solo se integrarán las facturas que tengan la marca de “Integrable”. Si se selecciona alguna que no lleva la marca, se presentaría un mensaje informativo indicándolo (recordar que solo se pueden integrar efacturas que están en formato XML (Facturae y UBL).

Desde la opción “Ver Efactura” en las carpetas de Efectos y Albaranes, se pueden consultar los documentos generados.

EFacturas Aceptadas

Al acceder al nodo, la aplicación mostrará todos los registros de eFactura con estado “Aceptada” y cuyo Ejercicio de Factura corresponda al nodo actual.

Desde el menú Procesos o desde los iconos de la barra de herramientas se puede acceder a diferentes opciones, similares a las vistas en los apartados anteriores.

A destacar la opción de Generar documentos, que permite generar en ese momento los albaranes, facturas y/o asientos contables de las facturas, así como almacenar en la Gestión Documental, habilitando las casillas de verificación correspondientes.

Asimismo, podemos visualizar la Factura asociada a la eFactura seleccionada en el mantenimiento estándar, mediante la opción “Ver Factura”.

EFacturas Rechazadas Desde el nodo Procesadas, podemos indicar las efacturas a Rechazar, seleccionándolas de la lista de documentos y escogiendo a continuación la opción de Rechazar.

Todas las efacturas rechazadas, se mostrarán en este nodo de “Rechazadas”, para que se puedan consultar o eliminar.

Si después de rechazar una efactura, se desea Aceptar la misma (bien porque la rechazamos equivocadamente o bien porque se han corregido las incidencias que no permitieron que la aceptáramos), podemos realizar este proceso desde el menú Procesos/Aceptar o pulsando la tecla F9. De esta forma, la efactura se visualizará en el nodo Aceptadas.