Stageverslag

sept ’13 – jan ’14

STAGEVERSLAG ROC van Twente

In dit stageverslag vind je: ● Algemene informatie van het ROC van Twente ● Werkzaamheden die ik als stagiair van het ROC van Twente heb verricht ● SWOTAnalyse ● Confrontatiematrix ● Advisering ● Uitwerking interviews en enqûetes ● Logboek

Joey Smit

Auteur: Joey Smit School: ROC van Twente Opleiding: Medewerker marketing en communicatie Klas: MMC2A BPV-bedrijf: ROC van Twente BPV docent: mr. Adams Functie BPV begeleiders: Communicatieadviseur Datum: 14-01-2014

In dit stageverslag vind je: ● Algemene informatie van het ROC van Twente ● Werkzaamheden die ik als stagiair van het ROC van Twente heb verricht ● SWOTAnalyse ● Confrontatiematrix ● Advisering ● Uitwerking interviews en enqûetes ● Logboek STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

2

VOORWOORD Ik zal mijzelf eerst even voorstellen en vertellen wat de aanleiding is voor dit verslag.

Mijn naam is Joey Smit (18jr) en ik ben tweedejaars student Medewerker marketing en communicatie op het ROC van Twente locatie Wierdensestraat, Almelo. Tijdens deze opleiding wordt er van je verwacht dat je twee keer 20 weken gaat stagelopen. De eerste 20 weken in de eerste en tweede periode van je tweede jaar en de andere 20 weken in de derde en vierde periode van je derde tevens laatste jaar. Die stage moet je dan lopen op de marketing en/of communicatie afdeling van een bedrijf.

Ik heb eind mei 2013 gesolliciteerd op de vacature voor een stagiair bij de Dienst Communicatie & Marketing van het ROC van Twente in Hengelo, locatie De Gieterij. Na een goed sollicitatiegesprek met mijn toen nog toekomstige stagebegeleiders, ben ik gelukkig ook aangenomen.

Mijn stage strekt zich uit over een periode van ca.5 maanden en start 28 augustus 2013 en de laatste stage dag zal op 31 januari 2014 zijn. Het doel van mij stage is om zoveel mogelijk kennis en ervaring op te doen in het bedrijfsleven. In de inleiding zal ik een gedetailleerde beschrijving geven.

Mijn eerste indruk, die ik al opdeed van de vacature en tijdens het sollicitatiegesprek, is zeer positief.

Of ik na 20 weken nog steeds zo positief ben ,lees je in mijn Nawoord.

Interieur hal Gieterij:

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

3

INHOUDSOPGAVE Inhoud

VOORWOORD............................................................................................................................................................................. 3 INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................................................................................... 4 1.0 ALGEMEEEN STAGEVERSLAG................................................................................................................................................ 5 1.1 INLEIDING ............................................................................................................................................................................. 6 1.2 OVER HET ROC VAN TWENTE ............................................................................................................................................... 7 HISTORIE ................................................................................................................................................................................ 7 NAAM .................................................................................................................................................................................... 8 AFZETGEBIED ......................................................................................................................................................................... 8 VESTIGINGSPLAATS ............................................................................................................................................................... 9 ORGANISATIE ....................................................................................................................................................................... 10 1.3 TEAM .................................................................................................................................................................................. 11 1.4 WERKZAAMHEDEN ............................................................................................................................................................. 12 BPV ...................................................................................................................................................................................... 12 SCHOOL ............................................................................................................................................................................... 15 2.1 SWOT-ANALYSE .................................................................................................................................................................. 16 2.1 VOORWOORD..................................................................................................................................................................... 17 2.2 INLEIDING ........................................................................................................................................................................... 18 ONDERZOEKSVRAAG ........................................................................................................................................................... 18 2.3 BETEKENIS SWOT-ANALYSE ................................................................................................................................................ 19 2.4 INFORMATIE VERZAMELEN ................................................................................................................................................ 20 DESKRESEARCH.................................................................................................................................................................... 20 FIELDRESEARCH ................................................................................................................................................................... 21 2.5 INTERVIEW & ENQUÊTE VRAGEN ....................................................................................................................................... 22 2.7 INTERNE EN EXTERNE SWOT-ANALYSE .............................................................................................................................. 34 UITLEG SWOT-ANALYSE ....................................................................................................................................................... 35 2.8 CONFRONTATIEMATRIX ..................................................................................................................................................... 37 UITWERKING CONFRONTATIEMATRIX ................................................................................................................................ 38 3.0 MARKETINGINSTRUMENTENMIX ....................................................................................................................................... 39 PROMOTIE (communicatie) ................................................................................................................................................. 41 Communicatiemiddelen ...................................................................................................................................................... 42 4.0 ADVISERING ........................................................................................................................................................................ 44 DANKWOORD ........................................................................................................................................................................... 47 NAWOORD ............................................................................................................................................................................... 48 BIJLAGEN: ................................................................................................................................................................................. 49

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

4

1.0 ALGEMEEEN STAGEVERSLAG ROC van Twente, locatie Gieterij Hengelo

GIETERIJ

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

5

1.1 INLEIDING In dit verslag lees je, algemene informatie over het ROC van Twente. Over de historie maar ook over hoe de naam is ontstaan. In een organogram laten we de organisatie zien. Verder zijn mijn werkzaamheden die ik als stagiair van het ROC van Twente heb verricht te lezen. Staat er de SWOTAnalyse en confrontatiematrix die ik heb gemaakt met behulp van de enquĂŞte die ik heb gehouden.

Tot slot zal ik nog een advisering geven met betrekking tot de communicatie van het ROC van Twente naar eigen studenten.

Kantine Gieterij:

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

6

1.2 OVER HET ROC VAN TWENTE HISTORIE Het ROC van Twente is in 2004 ontstaan uit een fusie tussen het ROC Oost-Nederland en ROC Twente Plus. In de loop van de jaren zijn er vijf hoofdlocaties ontstaan en talloze kleinere locaties.

De hoofdvestiging van Het ROC van Twente is gevestigd aan de Gieterij 200 in Hengelo. Van oorsprong is de Gieterij een oude fabriekshal (ijzergieterij Stork). Hier werkten vroeger arbeiders die zich bezig hielden met ijzer. De oude fabriek is omgebouwd tot de nieuwe school van het ROC van Twente. Op 14 oktober 2009 vond de opening van de Gieterij plaats door Hare Majesteit de Koningin.

De Gieterij toen:

Voormalig Koningin, Prinses Beatrix tijdens de opening:

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

De Gieterij nu:

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

7

NAAM De naam van het Twentse ROC (Regionaal Opleidingen Centrum) ligt niet alleen voor de hand, maar geeft ook precies aan wat ze willen zijn: het ROC van Twente. Met deze naam tonen ze hun verbondenheid met de regio.

De naam verplicht Het woord Twente in de naam duidt niet alleen op de geografische ligging. Ze willen zich namelijk ook identificeren met belangrijke kenmerken van de streek en zijn bewoners. De naam verplicht.

VAN alle Twentenaren Het voorzetsel 'van' (geaccentueerd door de rode driehoek) verwijst naar hun 'roots'. Bovendien maakt het hun instituut min of meer ‘eigendom’ van de regio, van studenten en docenten en van de bedrijven, organisaties en instellingen. Kortom, van alle Twentenaren.

Grenslijn en rode stippen in logo Het open en transparante logo bestaat, naast de naam, uit een abstracte visualisatie van Twente: drie grote steden, Almelo, Hengelo en Enschede, en de grens.

De grenslijn staat bovendien voor de eenheid. En de rode stippen voor de relatief autonome onderdelen: de Colleges en de teams.

AFZETGEBIED ROC van Twente is een onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in de regio Twente.

Ruim 1800 medewerkers verzorgen beroepsopleidingen, trainingen en cursussen voor bijna 25.000 studenten en cursisten.

Op vijf hoofdlocaties in Almelo, Hengelo en Enschede, 'in-company' bij bedrijven en instellingen en op talloze kleinere onderwijslocaties in heel Twente.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

8

VESTIGINGSPLAATS De hoofdvestiging zit in Hengelo waar naast de (MBO) Colleges ook op deze locatie gevestigd zijn: -

Studie Informatie Punt Twente Loopbaancentrum Informatie voor volwassenen STODT, praktijkcentrum voor geavanceerde technologie Kenteq, kenniscentrum voor technisch vakmanschap CIVO, centraal instituut voor verpleegkundig vervolgonderwijs Verkeersschool Brookhuis Werkplein Twente Randstad Stichting Kinderopvang Enschede

De locatie De Gieterij ligt vlakbij het NS-station.

Adresgegevens: Adres Gieterij 200 7553VZ Hengelo Postadres Postbus 636 7550 AP Hengelo (o) Telefoon (074) 852 50 00 Fax (074) 852 50 10

Verder zijn er nog vier vestigingen in Hengelo: -

Jan Tinbergenstraat 202, Hengelo Sportlaan Driene 2, Hengelo Tuindorpstraat 61, Hengelo Lansinkesweg 4, Hengelo

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

9

ORGANISATIE Het ROC van Twente bestaat uit het College van Bestuur, de (MBO) Colleges en de ondersteunende Diensten. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid en de financiĂŤle gang van zaken.

Het College van Bestuur bestaat uit: John van der Vegt (voorzitter) en Remco Meijerink (lid).

John van der Vegt heeft als aandachtsgebieden: onderwijszaken & onderwijsinnovatie, personeel & organisatie, communicatie & marketing. Remco Meijerink concentreert zich op de onderwijskwaliteit, financiĂŤle zaken, facilitaire zaken en huisvesting.

De Raad van Toezicht van het ROC van Twente is als volgt samengesteld: de heer P. van Buuren (lid College van Bestuur Quadraam Gelderse Onderwijs Groep); de heer H.F.X. Geerdink MPM (bestuurder Victas); mevrouw I.W.G. Harmelink MBA-H (Raad van Bestuur Zorgaccent) mevrouw Drs. W.M. van Ingen (voorzitter Raad van Bestuur Nysingh Advocaten-Notarissen) de heer J.A.N. Mos (directeur Personeel & Organisatie Apollo Vredestein B.V.). de heer G. Stemerding (voormalig bestuurder AOb) mevrouw ir. W. Toering-Keen (lid Raad van Bestuur GGN (Groep Gerechtsdeurwaarders Nederland)).

Organogram ROC van Twente:

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

10

1.3 TEAM Ik loop stage op de Dienst Communicatie & Marketing. De dienst houdt zich voornamelijk bezig met de in- en externe communicatie, digitale communicatie, het ontwikkelen van campagnes en coรถrdineert persaangelegenheden en grote evenementen. Er zijn verschillende disciplines waarin de medewerkers van deze dienst actief in zijn: een Studie Informatie Punt, een Grafisch Bureau, een aantal webspecialisten en communicatieadviseurs

Joey Smit Stagiaire Dienst Communicatie & Marketing

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

11

1.4 WERKZAAMHEDEN Omdat dit een meeloopstage is, heb ik veel verschillende werkzaamheden. In dit hoofdstuk staat in grote lijnen een beschrijving van wat ik tijdens mijn stage heb gedaan. Ik beschrijf hier de werkzaamheden die ik bijvoorbeeld elke dag doe maar ook evenementen. Verder vertel ik ook wat de opdrachten zijn die ik vanuit school voor mijn stage moet doen.

BPV Knipselkrant Elke ochtend haal ik de krant (TC Tubantia) op bij de receptie. Ik begin dan ook de ochtend met de krant lezen. De reden dat ik de krant doorlees, is om te kijken of er artikelen zijn waar het ROC van Twente in genoemd wordt. Vervolgens ga ik kijken op de online krant van de Tubantia en ga ik geavanceerd zoeken naar het ROC van Twente. Ook kijk ik of er nog stukjes van verschillende onderdelen zoals de Cas Spijkers Academie en het Johan Cruijff College in staan. Deze haal ik dan van de online krant af en sla deze op. Nadat ik een artikel heb opgeslagen zet ik ze op Plaza. Dit is het intranet. Zo zijn ze voor alle medewerkers te zien. Elke dag maak ik een nieuw balkje aan van de dag wanneer ik ze erop plaats. Zo weten de medewerkers welke er nieuw zijn.

Vergaderingen/overleg Ik word gevraagd zo veel mogelijk vergaderingen bij te zitten. Om ook te leren en te zien hoe dit in zijn werking gaat maar er wordt mij ook al vrijwel vanaf het begin geregeld om mijn mening en mijn ‘’frisse’’ studentenblik op sommige onderwerpen te werpen. Daardoor krijg ik een goed beeld waar iedereen zich mee bezig houdt omdat de communicatiemedewerkers allemaal verschillende taken hebben. Zo heb ik onder meer de vergaderingen van; ROCfort (personeelsblad van ROC van Twente), Nieuwe medewerkers bijeenkomst, Open dagen en Decanendag bijgewoond.

Opening Wethouder Beversstraat Er zijn verschillende evenementen waar de Dienst Communicatie & Marketing zich mee bezig houdt zoals de opening van een nieuwe locatie bijvoorbeeld. Op dinsdag 10 september hebben we een nieuwe locatie geopend in Enschede aan de Wethouder Beversstraat. Ik ging op de middag vooraf samen met twee andere collega’s naar de locatie toe om alvast dingen voor te bereiden voor de opening. De werkzaamheden verschillen nogal. Zo heb ik op maandagmiddag stickers voor de posters moeten knippen en alle posters en enveloppen met de uitleg en bijlagen moeten verdelen in de lokalen. In de ochtend werd er een workshop gehouden genaamd ‘’Gezonde school’’ daarvoor zijn Filmen tijdens de opening: posters gemaakt die wij de dag daarvoor hebben uitgedeeld. Op elke poster moest een klassenfoto komen van de klas. Ik ben in de ochtend samen met Frank (fotograaf en grafisch medewerker) langs alle klassen gegaan om de foto’s te STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

12

maken. De foto’s hebben wij in de middag laten ontwikkelen. De officiële opening heb ik gefilmd en daarna foto’s van de locatie gemaakt.

Debat voortijdig schoolverlaten Op woensdag 18 september is er een debat georganiseerd op de Gieterij over voortijdig schoolverlaten. Er was aan mij gevraagd of ik wilde deelnemen aan het debat en aansluitend aan het debat een interview geven aan het Nederlands ochtendblad ‘’Trouw’’.

Tijdens het debat waren er leerlingen van het ROC en AOC, wethouders en ook de voorzitter van het College van Bestuur (CvB) John van der Vegt was actief aanwezig. Er werden verschillende stellingen in de groep gegooid en daar werd flink over gedebatteerd.

Na afloop van het debat had ik samen met de voorzitter van het CvB Interview ‘’trouw’’ John van der Vegt en een wethouder van Almelo Johan Andela het interview met Trouw. Het was niet alleen leuk om eens geïnterviewd te worden maar ook leerzaam om te zien hoe dit nou in zijn werking gaat.

Interviews en persberichten In het begin van mijn stage had ik aangegeven dat mijn interesses lagen bij de journalistiek. Ik wil dan in de toekomst waarschijnlijk ook een opleiding gaan volgen in die richting. Dat wetende hebben mijn collega’s opdrachten voor mij gezocht die daar goed bij passen. Daarom heb ik voor de ROCfort, het personeelsblad van het ROC van Twente, een tweetal interviews gehouden waaronder met Mbouitblinker Marit de Vries en de CDR van het ROC van Twente.

Interview met Marit de Vries, ROCfort.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

13

Herschrijving van pestprotocol Twee medewerkers van Vertrouwenswerk en het Loopbaancentrum hadden aan mij gevraagd of ik het huidige pestprotocol wilde herschrijven zodat het makkelijker te lezen zou worden voor de studenten. Ik heb de tekst doorgelezen en kwam tot de conclusie dat de informatie die er in stond maar deels interessant zou zijn voor studenten. Zodoende ben ik op het idee gekomen een soort van handleiding te maken voor studenten die gepest worden, zien dat er gepest wordt of zelf wel eens iemand gepest hadden. Er zitten drie routes in voor de zojuist genoemde opties en uiteindelijk komen ze terecht bij de contactpersonen van hun locatie.

Handleiding, Wat te doen bij pesten op het ROC van Twente.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

14

SCHOOL Stageverslag Verder maak ik tijdens mijn stage dit algemene stageverslag over de stage die ik loop bij het ROC van Twente. Hierin beschrijf ik het bedrijf waar ik stage loop, de werkzaamheden en houd ik een logboek (zie bijlagen) bij. Ik ben met dit verslag aan het begin van mijn stage begonnen. Elke week komt er wat bij wat ik dan kan verwerken in mijn stageverslag zet.

SWOT-Analyse Het maken van een SWOT-Analyse is ook onderdeel van mijn stageopdracht. Een SWOT-Analyse is een analyse met daarin beschreven de sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen die een bedrijf heeft. Vervolgens worden die punten met elkaar vergeleken in een confrontatiematrix.

De opdracht is om door middel van deskresearch om een interne en externe SWOT-Analyse te kunnen maken van het bedrijf. Bij het deskresearch maak ik gebruik van reeds bestaande onderzoeken; bij fieldresearch moet ik zelf het onderzoek uitvoeren. Dit houdt in dat ik intern minimaal drie interviews moet afnemen en extern minimaal 50, leveranciers of klanten (in dit geval de studenten), moet gaan enquêteren.

Enquêteren en interviews Voor mijn fieldresearch heb ik een interview moeten afnemen en 50 enquêtes laten invullen. Omdat het enquêteren sneller ging dan verwacht en ik een zo goed en algemeen mogelijk beeld wilde krijgen van de studenten. Heb ik het aantal enquêtes verhoogd. Uiteindelijk zijn het er 99 geworden.

Deze heb ik later uitgewerkt en gebruikt om mijn SWOT-Analyse te maken en een advisering te geven.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

15

2.1 SWOT-ANALYSE ‘’Communicatie (ROC brede zaken) naar eigen studenten’’

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

16

2.1 VOORWOORD

Naast de verschillende werkzaamheden die ik vanuit mijn stagebedrijf kreeg, had ik ook een tweetal opdrachten vanuit school meegekregen. EĂŠn onderdeel daarvan is het maken van een algemeen stageverslag. Dat was in het vorige hoofdstuk te zien.

Verder moet ik ook een SWOT-Analyse maken. Die complete SWOT-Analyse wordt in dit verslag behandeld. Deze bestaat uit de resultaten van de enquĂŞtes, interne en externe SWOT-Analyse, confrontatiematrix en de beschrijving van de marketinginstrumentenmix van het ROC van Twente.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

17

2.2 INLEIDING Een SWOT-Analyse is een analyse met daarin beschreven de sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen die een bedrijf heeft. Vervolgens worden die punten met elkaar vergeleken in een confrontatiematrix.

Ik heb informatie verzameld om een interne en externe SWOT-Analyse te kunnen maken van het bedrijf. Ik heb zowel Desk als Fieldresearch gedaan. Bij deskresearch maakte ik gebruik van reeds bestaande onderzoeken; bij fieldresearch moest ik zelf het onderzoek uitvoeren. Dit houdt in dat ik intern één interview heb afgenomen en extern 99 leveranciers of klanten (in dit geval de studenten) heb geënquêteerd.

ONDERZOEKSVRAAG Omdat het ROC van Twente een grote organisatie is heb ik in overleg met mijn stagedocent en stagebegeleiders besloten om mijn SWOT-Analyse over een ‘klein’ deel van het bedrijf te houden.

Het onderwerp is: ‘’Communicatie uitingen (ROC brede zaken) naar eigen studenten’’. De communicatiemedewerkers vragen zich bijvoorbeeld ook af hoe het kan dat bij evenementen zoals het MBO NK Veldvoetbal relatief weinig studenten zich aanmelden terwijl er zo veel sportieve studenten zitten op het ROC van Twente. Ik ga nu dus onderzoeken wat nou de ideale manier is om te communiceren met de studenten. Het gaat hier dan om bijvoorbeeld; sportactiviteiten, kerstgala’s, enz.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

18

2.3 BETEKENIS SWOT-ANALYSE De interne en externe analyse worden onder gebracht in de SWOT-Analyse (= situatieanalyse) SWOT staat voor: S = Strenghts = Sterke punten W = Weaknesses = Zwakke punten O = Opportunities = Kansen T = Threats = Bedreigingen De SWOT-Analyse is een confrontatie van de interne en externe analyse. De belangrijkste sterke en zwakke punten van een organisatie worden gekoppeld aan de belangrijkste kansen en bedreigingen.

Bij het opstellen van een sterktezwakte-analyse wordt een aantal stappen doorlopen, waarbij aan de hand van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen wordt gekeken naar de toekomst van de organisatie. De stappen zijn als volgt: 1. Sterke en zwakke punten (Strengths & Weaknesses) De sterke en zwakke punten zijn de kenmerken van de organisatie of het product. Het gaat dus om punten binnen het bedrijf.

2. Kansen en bedreigingen (Opportunities & Threats) De kansen en bedreigingen zijn de ontwikkelingen, gebeurtenissen en invloeden waaraan de organisatie of het product onderhevig aan is. Hier gaat het dus om zaken buiten het bedrijf.

De sterke en zwakke punten maken deel uit van de interne analyse van de organisatie zelf. Of een element sterk of zwak is, ligt eraan hoe het punt zich verhoudt ten opzichte van de concurrentie.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

19

2.4 INFORMATIE VERZAMELEN Om mijn SWOT-Analyse te kunnen maken heb ik zowel desk- als fieldresearch gedaan. Tijdens mijn deskresearch heb ik onder meer gezocht in het archief van het ROC van Twente en heb ik op internet wat algemenere onderzoeken bekeken. Ik heb mijn informatie uit drie verschillende bronnen gehaald; Externe onderzoeksgegevens (deskresearch/fieldresearch), onderzoek onder klanten (fieldresearch), Interne gegevens uit databases (deskresearch). Vanuit die gegevens heb ik mijn volledig onderzoeksrapport opgebouwd.

DESKRESEARCH Tijdens mijn deskresearch heb ik verschillende documenten gevonden over het communicatiebeleid dat er al is bij het ROC van Twente, maar ook wat de plannen zijn voor de toekomst. Er zaten ook documenten bij over het gebruik van social media; Facebook, Twitter, Hyves en Youtube. Uit november 2011 dateert een document met daarin een notitie over het belang van het gebruik van social media. In oktober 2013 is een middelenanalyse-socialmedia afgerond waarin de resultaten beschreven worden van het gebruik maken van de social media kanalen bij het ROC van Twente.

Deze documenten zijn allemaal na te lezen en zijn bijgesloten (in de bijlagen).

Intern - Communicatiebeleidsplan - Folder uitgangspunten social media - Middelenanalyse social media - Social Media Plan ROC van Twente Extern - Social Media Onderzoek NewCom 2011

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

20

FIELDRESEARCH Mijn fieldresearch bestond uit: - Eén interview met ROC van Twente medewerker - 50 enquêtes met klanten (studenten van het ROC van Twente) De medewerker die ik heb geïnterviewd is: ………………. Communicatieadviseur ROC van Twente

De reden dat ik deze persoon heb gekozen, is omdat ik een medewerker wou spreken die wat met de communicatie van het ROC van Twente te maken heeft en ervaring heeft met de advisering over online communicatie op de middelen.

De enquêtes heb ik gehouden met 99 verschillende studenten van het ROC van Twente. Ik ben langs verschillende locaties van het ROC van Twente geweest om te enquêteren. Deze studenten volgen allemaal een verschillende opleiding en zitten in verschillende leerjaren van het ROC van Twente.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

21

2.5 INTERVIEW & ENQUÊTE VRAGEN Interviewvragen: (volledig interview is te vinden in de bijlagen) 1. Wat is uw naam?

2. Wat is uw leeftijd?

3. Wat is uw functie binnen het ROC van Twente?

4. Weet u welke middelen het ROC van Twente gebruikt om te communiceren met studenten?

5. Wat vindt u van het gebruik van die instrumenten?

6. Wat vindt u van de Social media kanalen van het ROC van Twente?

7. Denkt u dat we daar op dit moment voordeel uit halen of nog kunnen gaan halen?

8. Hoort/heeft u wel eens commentaar over de manier van communiceren met studenten?

9. Wat denkt u dat de studenten aanspreekt m.b.t. communicatie uitingen ROC breed?

10. Heeft u nog tips of tops over het communicatiebeleid van het ROC van Twente?

Enquêtevragen: (3 enquêtes zijn te vinden in de bijlagen) 1. Wat is je geslacht?

O man O vrouw 2. In welke leeftijdscategorie valt je?

O 16 jaar O 17-18 jaar

O 18-19 jaar

3. Welke richting opleiding doe je?

O Technisch O Economisch

O Gezondheidszorg

O 19-20 jaar

O 20 jaar of ouder

O Sport / Recreatie

4. Ben je bekend met de social media kanalen van het ROC van Twente? Zo ja welke?

O Facebook O Twitter O Youtube O Website O Plaza 5. Kijk je wel eens op de Lcd-schermen? En lees je ook wat er op staat?

O nooit O soms O vaak O altijd 6. Wat vindt je van de evenementen die op de posters, website enz. worden aangekondigd?

O welke evenementen?

O niet interessant…

O leuk!

7. Zou je de Facebookpagina uit jezelf liken om op de hoogte te blijven van het ROC? O nee O misschien O ja 8. Wat vind je ervan als je de Facebookpagina eerst moeten liken voordat je op het wifi-netwerk van het ROC kan?

O ronduit belachelijk!

O ik wil zelf de keuze hebben om de Facebook pagina te liken.

O ja waarom niet, uit mezelf had ik het niet gedaan O ja waarom niet, misschien staan er dingen op die ik anders niet had geweten.

9. Wat zou je ervan vinden om speciaal voor/door jouw geselecteerd nieuws te kunnen zien in de ROC Rooster-app?

O dat ga ik toch niet lezen O Lees ik wel op Plaza O goed idee 10. Wat lijkt jou de ideale manier om geïnformeerd te worden over evenementen die het ROC voor jou organiseert?

……………………………………………………………………………………………………...

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

22

2.6 RESULTATEN ENQUÊTE “Communicatie (over algemene zaken) voor alle studenten’’

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

23

In dit rapport staan de resultaten van de enquête die 18 november 2013 is gehouden onder 99 studenten van het ROC van Twente op de locaties; Wierdensetraat Almelo, Gieterij Hengelo, Grolsch Veste Enschede en De Maere Enschede. Deze resultaten worden meegenomen in de SWOT-Analyse “Communicatie (ROC van Twente brede zaken) naar eigen studenten”

Rapport enquête “Communicatie (over algemene zaken) voor alle studenten’’

1.

DOEL

In dit rapport staan de resultaten van de enquête die 18 november is gehouden onder studenten van het ROC van Twente. Het doel van deze enquête was om een beeld te krijgen wat de studenten vinden/kennen van de communicatiemiddelen van het ROC van Twente. Deze resultaten worden meegenomen in de SWOT-Analyse “Communicatie (ROC van Twente brede zaken) naar eigen studenten”.

2.

GEËNQUÊTEERDEN

In eerste instantie werden er 50 studenten geënquêteerd. Uiteindelijk is besloten om dit aantal uit te breiden om een nog beter en algemener beeld te krijgen. In totaal zijn er 99 studenten geënquêteerd. Er namen studenten deel aan de enquête van verschillende leeftijden, geslacht, leerjaren en opleidingen.

Deze geënquêteerden zijn afkomstig van de colleges;       

MBO College voor Commercie & Ondernemen (Wierdensestraat Almelo) MBO College voor Management & Organisatie (Gieterij Hengelo) MBO College voor Mens & Maatschappij ( Gieterij Hengelo) MBO College voor Metaal, Elektro & Installatietechniek (Gieterij Hengelo) MBO College voor Sport, Onderwijs & Cultuur (Grolsch Veste Enschede) MBO College voor Vormgeving, Mode & Media (De Maere Enschede) MBO College voor Zorg & Welzijn (Gieterij Hengelo)

De enquêtes zijn op maandag 18 november 2013 afgenomen op de locaties; Wierdensestraat Almelo, Gieterij Hengelo, Grolsch Veste Enschede en De Maere Enschede.

3.

RESULTATEN

Hieronder volgt een uitwerking van de resultaten per enquêtevraag. In paragraaf 4 staan de conclusies van de resultaten.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

24

3.1

Wat is je geslacht?

Er is geprobeerd om evenveel meisjes als jongens te enquêteren. Doordat er tijdens het enquêteren ook gewoon hele klassen zijn geënquêteerd. Zijn de vrouwen in een kleine minderheid. Dit heeft verder geen verstrekkende gevolgen op het onderzoek.

3.2

In welke leeftijdscategorie val je?

Zoals uit de grafiek blijkt, valt het grootste gedeelte geënquêteerden in de leeftijdscategorie: 17 tot 18 jaar. De kleinste groep is 23 jaar of ouder. Die studenten zitten hier waarschijnlijk al een paar jaar en zullen hoogstwaarschijnlijk binnenkort van deze school afgaan. Zij zullen de veranderingen die wellicht worden toegepast niet meer zien. Toch is hun input ook nuttig omdat ze al een aantal jaren ervaring hebben met de manier van communiceren naar studenten binnen het ROC van Twente.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

25

3.3

Onder welk college valt je opleiding?

Er zijn onder de volgende colleges studenten geënquêteerd;       

MBO College voor Commercie & Ondernemen (Wierdensestraat Almelo) MBO College voor Management & Organisatie (Gieterij Hengelo) MBO College voor Mens & Maatschappij ( Gieterij Hengelo) MBO College voor Metaal, Elektro & Installatietechniek (Gieterij Hengelo) MBO College voor Sport, Onderwijs & Cultuur (Grolsch Veste Enschede) MBO College voor Vormgeving, Mode & Media (De Maere Enschede) MBO College voor Zorg & Welzijn (Gieterij Hengelo)

Er is geprobeerd zoveel mogelijk studenten van verschillende colleges te enquêteren. Van de colleges C&O en V, M&M zijn de meeste studenten geënquêteerd omdat bij deze colleges 2 klassen zijn geënquêteerd. Bij de andere colleges is zijn de studenten willekeurig in de gangen of kantine geënquêteerd.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

26

3.4

Welke communicatiekanalen van het ROC van Twente ken je?

Dit was een open vraag in de enquête dus er zijn door de studenten vaak meerdere antwoorden gegeven. Het eerste antwoord hebben we meegerekend in deze grafiek. Hieruit blijkt dat bij de meeste Plaza wel bekend is. Ook de website (www.rocvantwente.nl) is vrijwel bij iedereen bekend.

N@tschool komt op de derde plaats. Wel moet je daarbij in acht nemen dat dit komt doordat 16% van de geënquêteerden afkomstig zijn van het MBO College voor Sport, Onderwijs & Cultuur. Daar werken bijna alle studenten met N@tschool. Op de andere locaties is dit lang niet altijd het geval.

@

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

27

3.5

Kijk je wel een op de Lcd- of tv-schermen?

3.5b

Zo ja, lees je dan ook echt wat er op staat?

Aan de grafieken is duidelijk af te lezen dat de studenten weinig op de tv-schermen kijken. In paragrafen 3.6 en 3.7 wordt gekeken of de algemene informatie en evenementen die we laten zien op de posters, website e.d. wel interessant zijn voor studenten.

3.5 Kijk je wel een op de Lcd- of tv-schermen?

3.5b Zo ja, lees je dan ook echt wat er op staat?

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

28

3.6

Wat vind je van de algemene informatie die op Plaza, of de website e.d. staan?

43% van de studenten vindt de informatie gewoonweg niet interessant. Tussen de 34% die algemene informatie helemaal niet ziet staan, zitten wellicht wel studenten die het interessant vinden.

3. 7

Wat vind je van de evenementen die op de posters, website enz. worden aangekondigd?

Net als bij de vorige vraag blijkt dat de evenementen gewoonweg niet goed bekend zijn bij de scholieren. Bij paragraaf 3.11 staat beschreven hoe de studenten zelf graag willen ge誰nformeerd worden.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

29

3.8

Zou je de Facebookpagina van het ROC van Twente uit jezelf liken om op de hoogte te blijven?

De Facebookpagina van het ROC van Twente telt 1.657 likes d.d. 16 januari 2014. De leeftijdscategorie zit tussen de 18-24 jaar. De likes zijn onder meer studenten van het ROC van Twente maar ook van mensen die een andere link hebben met het ROC van Twente. Uit de enquête vraag blijkt dat bijna een kwart van de studenten de Facebookpagina wel uit zichzelf willen liken om op de hoogte te blijven van de school. De 43% die misschien antwoorden zijn dus studenten die wel zouden willen maar nog een overtuiging nodig hebben.

3.9

Wat vind je ervan als je de Facebookpagina van het ROC van Twente eerst moet liken voordat je op het Wi-Fi-netwerk van het de school kan?

Om te kijken of we de studenten zouden kunnen “verplichten” (de studenten zijn immers niet verplicht om te werken op het Wi-Fi-netwerk van school) De uitslag spreekt voor zich. Bijna 50% wil zelf de keuze hebben om de Facebookpagina te liken. Toch werd er door 20 % positief gereageerd.

Het is dus niet door iedereen negatief ontvangen. I.p.v. verplichten zouden we ze inderdaad de optie kunnen geven.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

30

3.10

Wat zou je ervan vinden om speciaal voor/door jouw geselecteerd nieuws, te kunnen zien in de ROC Rooster-App?

Het is hier goed af te zien dat een meerderheid van de studenten het een goed idee lijkt om speciaal voor/door hen geselecteerd nieuws te kunnen zien in de ROC Rooster-App. Daar ligt dus wel een nieuwe mogelijkheid.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

31

3.11

Hoe wil jij ge誰nformeerd worden over evenementen en andere zaken van het ROC van Twente?

Op de vraag hoe de studenten zelf het liefst zouden willen worden ge誰nformeerd over zaken reageerden ze nogal verschillend. Verrassend is te zien dat bijna 25% gewoon via de mail wil worden benaderd. Er zitten natuurlijk gewoon studenten die bij het ROC van Twente komen om hun opleiding te volgen en verder niet met school bezig willen zijn. De docenten zijn een goed middel volgens de studenten en vinden het soms vanzelfsprekend dat zij via hun docent of mentor worden ge誰nformeerd.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

32

4.

CONCLUSIE

Over het algemeen doet het ROC van Twente het goed wat betreft de communicatie naar studenten toe. Wel zijn er nog genoeg mogelijkheden om nog beter te communiceren met de studenten. Uit een aantal vragen van de enquĂŞte komt dit sterk naar boven. Er waren ook studenten die bij de opmerkingen hadden neergezet dat ze de manier van communiceren prima vinden en tevreden zijn.

Voor een uitgebreide conclusie en advisering zie hoofdstuk 2.7 t/m 4.0.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

33

2.7 INTERNE EN EXTERNE SWOT-ANALYSE Alle informatie en bevindingen die ik heb gedaan tijdens mijn desk- en fieldresearch heb ik gebruikt om deze SWOT-Analyse en de confrontatiematrix te maken.

STRENGTHS

S.1 S.2 S.3

WEAKNESSES

ERVARING HOEVEELHEID MIDDELEN PROFESSIONALITEIT

W.1 W.2 W.3

GEBRUIK DOCENTEN AWARENESS GEBRUIK STUDENTEN

SWOT ANLAYSE O.1 O.2 O.3

ROOSTER-APP NIEUWE MEDIA ENTERTAINMENT

T.1 T.2 T.3

ROOSTER-APP OVERKILL INTERN VS. EXTERN

THREATS

OPPORTUNITIES

Gedetailleerde beschrijving staat op de volgende pagina.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

34

UITLEG SWOT-ANALYSE

Gedetailleerde beschrijving SWOT: STRENGTHS S1.

Ervaring Tijdens het interview met een medewerker van het ROC van Twente. Kwam naar boven dat Het ROC van Twente is in 2004 ontstaan uit een fusie tussen het ROC Oost-Nederland en ROC Twente Plus. Dit betekent dat ze al bijna 10 jaar ervaring hebben met het communiceren naar haar eigen studenten.

S2.

Hoeveelheid middelen (instrumenten) De hoeveelheid middelen die het ROC van Twente tot zijn beschikking heeft is een zeer sterk punt. Op deze manier kunnen ze zoveel mogelijk studenten bereiken met al deze verschillende middelen. De middelen (instrumenten) die het ROC van Twente tot haar beschikking heeft staan bij de beschrijving van de marketinginstrumentenmix bij Promotie.

S3.

Professionaliteit Ook een sterk punt is dat het ROC van Twente zeer professioneel omgaat met het communiceren naar haar studenten. De dienst Marketing & Communicatie van het ROC van Twente houdt zich bezig met de communicatie naar externen maar ook intern (medewerkers en studenten).

WEAKNESSES W1.

Gebruik docenten Een zwakte van het ROC van Twente is dat het de docenten niet genoeg benut als het gaat om communiceren over evenementen of algemene informatie. Uit de enquête kwam dat de SLB’er (mentor) wordt door de student gezien als aanspreekpunt maar ze verwachten ook dat ze door hun docenten op de hoogte worden gehouden van dit soort zaken.

W2.

Awareness Tegenover het sterke punt dat het ROC van Twente een grote hoeveelheid instrumenten heeft staat wel dat lang niet alle instrumenten bekend zijn bij de studenten was goed te zien .

W3.

Gebruik studenten Als we praten over communiceren naar eigen studenten toe dan gebruikt het ROC van Twente nog te weinig eigen studenten. Vooral als je kijkt naar evenementen waar studenten STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

35

aan kunnen deelnemen. Studenten zullen eerder ergens aan deelnemen als ze door medestudenten worden gestimuleerd.

OPPORTUNITIES O1.

Rooster-App De Rooster-App kan worden gebruikt voor meer dan alleen het tonen van de roosters van de studenten. Er zouden bijvoorbeeld pup ups kunnen komen als er een evenement is o.i.d..

O2.

Nieuwe media Nieuwe media is en blijft een belangrijke rol spelen als het gaat om online communicatie. Dit is de plek waar de doelgroep toch te vinden blijft ook in de toekomst.

O3.

Entertainment Je informatie delen door middel van entertainment werkt. School of je studie kan vaak overkomen als saai. Gebruik van humor kan hierbij een grote rol spelen voor je imago.

THREATS T1.

Rooster-App De Rooster-App van het ROC van Twente is op zich zelf een prima middel om te communiceren zolang die werkt. Dat is op veel mobiele telefoons niet het geval waardoor de studenten de App. niet kunnen downloaden of geen juiste weergave zien op hun toestel.

Houd daarom altijd een alternatief achter de hand om te voorkomen dat een deel van de studenten geen informatie kan ontvangen.

T2.

Overkill Overkill van middelen is ook een zeker een bedreiging de ‘’Less is more’’ methode geldt hier niet. Als je met je bedrijf of organisatie op Facebook of Twitter zit ben je één van de velen.

Vaak worden de studenten overspoeld met informatie en of evenementen waar zij deel aan moeten nemen. De bedreiging zit er in dat je dat zelf ook gaat doen. Pas daar voor op dit kan namelijk het averechts werken.

T3.

Intern vs. Extern Op Facebook en Twitter heeft het ROC van Twente zowel interne als externe “volgers”. Dat is vaak lastig omdat je met hetzelfde bericht eigenlijk verschillende doelgroepen moet/wil bereiken.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

36

2.8 CONFRONTATIEMATRIX In de confrontatiematrix gaan we de punten tegenover elkaar zetten en kijken wat elkaar versterkt in positieve of negatieve zin. Er wordt dus gekeken of je als bedrijf/organisatie met je sterktes en zwaktes, de externe factoren (kansen en bedreigingen) de baas kunt zijn.

O P P O R T U N I T I E S

T H R E A H T S

STRENGHTS

WEAKNESSES

S1 X O1 S1 X O2 S1 X O3

= 0 = 0 = 0

W1 X O1 = 0 W1 X O2 = W1 X O3 = 0

S2 X O1 S2 X O2 S2 X O3

= 0 = ++ = +

W2 X O1 = 0 W2 X O2 = 0 W2 X O3 = 0

S3 X O1 S3 X O2 S3 X O3

= 0 = + = +

W3 X O1 = W3 X O2 = W3 X O3 = --

S1 X T1 S1 X T2 S1 X T3

= + = + = +

S2 X T1 S2 X T2 S2 X T3 S3 X T1 S3 X T2 S3 X T3

CONFRON TATIEMATRI X

W1 X T1 W1 X T2 W1 X T3

= 0 = = 0

= + = 0 = 0

W2 X T1 W2 X T2 W2 X T3

= -= + = 0

= ++ = + = 0

W3 X T1 W3 X T2 W3 X T3

= 0 = 0 = -

LEGENDA ++ + -0

Dit heeft een zeer positief effect Dit heeft een positief effect Dit heeft een zeer negatief effect Dit heeft een negatief effect Dit blijft neutraal, geen positief en geen negatief effect

De extremen die rood omcirkeld zijn worden op de volgende pagina toegelicht.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

37

UITWERKING CONFRONTATIEMATRIX Toelichting extremen confrontatiematrix:

S2 X O2

Hoeveelheid middelen x nieuwe media Het ROC van Twente heeft veel communicatie middelen (instrumenten). Die instrumenten kunnen ze elke keer als er weer een nieuw medium op de markt komt goed benutten.

S3 X T1

Professionaliteit x Rooster-App Uit de enquĂŞte kwam sterk naar voren dat bij sommige studenten de Rooster-App niet op elk mobiel toestel goed draaide. Als het ROC van Twente hier goed en professioneel mee omgaat dan vinden ze een oplossing zodat de informatie die zij geven ook voor iedereen beschikbaar wordt.

W2 X T1

Awareness x Rooster-App Tegenover het sterk punt van het ROC van Twente; dat ze veel middelen tot haar beschikking heeft, staat wel dat lang niet alle studenten op de hoogte zijn van deze middelen. Dit in samenwerking met de incapabiliteit van de Rooster-App op sommige devices kan leiden tot minder gebruik van de applicatie.

W3 X O3

Gebruik studenten x entertainment Doordat er (te) weinig gebruik wordt gemaakt van de mening of de visie van studenten kan het lastiger worden om uit te zoeken waarmee je je doelgroep kan entertainen.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

38

3.0 MARKETINGINSTRUMENTENMIX Marketinginstrumentenmix algemeen De marketinginstrumentenmix is de combinatie van instrumenten die een organisatie kan gebruiken voor het invullen van haar marketingstrategie. Het gebruik van deze instrumenten en hun onderlinge wisselwerking is onder andere afhankelijk van de doelstellingen, de markt, de doelgroep en de concurrentie. Oorspronkelijk onderscheidde we vier marketinginstrumenten; Product, Prijs, Plaats en Promotie.

Marketinginstrumentenmix ROC van Twente Dit is de marketinginstrumentenmix van het ROC van Twente. Het marketinginstrument promotie zal ik uitgebreider behandelen. Dit omdat mijn SWOT-Analyse voornamelijk ging over communiceren. De communicatie van een bedrijf valt ook onder promotie.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

39

PRODUCT Het product is Informatie. Informatie over verschillende onderwerpen zoals: - Kerstgala’s - Roosters (wijzigingen) - Opleidingsinformatie - Open Dagen - Nieuws - NK’ s - Schooluitjes e.d. en overige algemene informatie.

Deze informatie kan per jaar, soms per maand verschillend zijn. Daarbij heb je elk jaar ook weer nieuwe studenten. De studenten verwachten dan ook dat het ROC van Twente voldoende mogelijkheden biedt voor hen om op de hoogte te blijven.

PRIJS Er wordt door het ROC van Twente geen directe vergoeding gevraagd als ze met de studenten communiceren. Het ROC van Twente is een school en die worden deels door de overheid gesubsidieerd. Een klein deel komt uit het lesgeld dat de studenten per jaar betalen maar deze verschillen per opleiding, niveau, jaar enz. Met de subsidie en het lesgeld kan het ROC van Twente het werk, dat ze onder andere in de communicatie steken, bekostigen.

PLAATS De meeste informatie ontvangen de studenten op school. Simpelweg omdat daar de studenten veelal vijf dagen in de week te vinden zijn, de posters en tv-schermen daar hangen, de flyers liggen en uiteraard de docenten die de studenten informeren.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

40

PROMOTIE (communicatie)

Dienst Communicatie & Marketing (C&M) houdt zich o.m. bezig met:     

communicatie richting studenten; voorlichting; het ontwikkelen van mediacampagnes; coördinatie persaangelegenheden en grote evenementen; huisstijlontwikkeling en bewaking.

De werkzaamheden van de afdeling Communicatie & Marketing vallen uiteen in drie kerntaken: 1. het geven van advies over en het mede uitvoeren van communicatieactiviteiten (door: communicatieadviseurs); 2. het geven van studie-informatie en voorlichting aan de doelgroepen (door: Studie Informatie Punt Twente); 3. het ontwerpen en vormgeven van communicatie-uitingen zoals bijvoorbeeld brochures, posters, personeelsblad en standmateriaal (door: grafisch bureau).

Werkzaamheden die daaruit voortvloeien zijn o.a.:    

Monitoren wat er over het ROC van Twente wordt gezegd in de (social) media, en hierop anticiperen.

Protocollen opstellen en naleven m.b.t. zowel interne als externe communicatie, voorbeelden daarvan zijn het opstellen van rouwadvertenties enz.

Huisstijl ontwikkelen en bewaken. Bijv. teksten schrijven voor folders of ander drukwerk, drukwerk ontwerpen, en controleren of de huisstijl wordt nageleefd door de MBO Colleges en de andere diensten.

De MBO Colleges adviseren op het gebied van communicatie, en waar nodig bijstaan in de organisatie van evenementen.

Studie Informatie Punt Twente De medewerkers van het Studie Informatiepunt Twente geven opleidingsinformatie en studievoorlichting aan studenten. Zij handelen vragen zowel telefonisch als via de mail af. Tevens zijn zij te vinden op beurzen, voorlichtingsavonden, open dagen etc.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

41

Communicatiemiddelen Plaza Plaza is het intranet van het ROC van Twente, en is zowel voor studenten als medewerkers. De Plaza versie voor medewerkers bestaat uit verschillende subpagina’s. Elke locatie, MBO College en dienst heeft een eigen subpagina. De pagina’s van de diensten zijn te vinden onder het kopje ROC van Twente, daar staat ook de subpagina van Communicatie & Marketing.

Op Plaza kunnen nieuwsberichten geplaatst worden (in verschillende categorieën) en is er een up-todate telefoonlijst te vinden van alle medewerkers. e-Bulletin Het e-Bulletin is een wekelijkse nieuwsbrief die per mail verspreid wordt. De uitgave 'e-Bulletin' is bedoeld om medewerkers van het ROC van Twente op de hoogte te houden van de actualiteiten, afspraken en ontwikkelingen binnen het ROC. De redactie en verspreiding van het e-Bulletin ligt in handen van C&M. Hierin staat ook informatie die docenten moeten weten, mochten hun studenten er naar vragen.

De website Dienst Communicatie & Marketing faciliteert en coördineert de communicatie via de website.

Centraal en decentraal Centrale webredacteuren en cursuseditors binnen de Dienst Communicatie & Marketing houden de ROC-website actueel. Decentrale webredacteuren in de (MBO) Colleges, Diensten en op de locaties onderhouden hun eigen informatie op Plaza. Daarbij worden zij getraind en gecoacht door medewerkers van de Dienst Communicatie & Marketing.

Training webredacteur / cursuseditor Een website of internet portaal onderhouden, gebeurt tegenwoordig met behulp van een CMS (Content Mangement Systeem). Dat is een gebruiksvriendelijk internetplatform, waarmee gemakkelijk pagina's kunnen worden aangepast en toegevoegd.

De gebruiker van een CMS moet natuurlijk wel een meer dan gemiddelde kennis hebben van internet en Microsoft Office.

Tijdens de training leert de webredacteur omgaan met het CMS.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

42

Beeldschermcommunicatie Daarnaast krijgt de webredacteur inzicht in beeldschermcommunicatie. Teksten die voor een folder of als persbericht geschreven zijn, kun je niet direct op de website of op Plaza publiceren.

Teksten zullen daarom altijd geredigeerd moeten worden (= aangepast moeten worden voor het lezen via een beeldscherm).

Ook dat komt tijdens de training ter sprake.

Social Media Social media is een medium dat steeds meer gebruikt wordt in het dagelijks leven en het zakelijk leven. Ook ROC van Twente steekt er veel tijd in, omdat Social media een mooie manier is om de doelgroepen te bereiken en naamsbekendheid en promotie te genereren.

Social media accounts ROC van Twente De dienst Communicatie & Marketing beheert de officiële communicatiekanalen van ROC van Twente op de diverse netwerken. Deze worden bijgehouden door het webcareteam.

Officiële social media kanalen van ROC van Twente zijn:     

www.facebook.com/rocvantwente www.twitter.com/rocvantwente www.twitter.com/stiptROC www.linkedin.com/company/roc-van-twente www.youtube.com/rocvantwente

Het webcareteam bestaat uit vier medewerkers, die naast hun reguliere werkzaamheden ook de webcare voor hun rekening nemen. Het team vormt de online klantenservice voor de organisatie en is een belangrijke factor in het reputatiemanagement. Onder de taken vallen het monitoren van uitlatingen over het ROC van Twente op verschillende social media kanalen, het reageren op bijvoorbeeld vragen aan of klachten over het ROC. Ook heeft het team een signalerende functie, bijv. bij negatieve uitingen en dreigtweets.

Beroepenbrochure De beroepenbrochures zijn voor 3e en 4e jaar vmbo-leerlingen de eerste kennismaking met het ROC van Twente en zijn opleidingen. Door een beroep ‘te laten zien’ (Een dag uit het leven van….) worden leerlingen geprikkeld om zich al tijdig te oriënteren op de bijbehorende vervolgopleiding. Daarna verdiepen ze zich verder via de opleidingsfolder, de decaan en onze website om te zien of deze opleiding daadwerkelijk bij ze past.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

43

4.0 ADVISERING Allereerst voordat er kritiek en verbeteringen komen is er ruimte voor een compliment. Het ROC van Twente trots zijn op zichzelf en haar communicatiemedewerkers. Uit de gehouden enquête bleek dat er genoeg leerlingen zijn die tevreden zijn met de gang van zaken zoals het nu is. Ik als student deel die mening. Toch kan er altijd nog een aantal punten zeker verbeterd worden.

Rooster-App De Rooster-App is een groot succes onder de meeste studenten. Alleen is deze App niet op alle mobile devices beschikbaar of een krijg je onjuiste weergave. Dit kan er voor zorgen dat studenten een negatief beeld krijgen en wegblijven van andere nieuwe ontwikkelingen.

Desalniettemin zie ik ook mogelijkheden in de Rooster-App. Studenten gaven aan dat ze het wel zien zitten om voor hun/door hun geselecteerd nieuws te ontvangen in de hun eigen Rooster-App. Nu is dat alleen nog mogelijk voor de Plaza website. Het persoonlijke aspect speelt hier ook een belangrijke rol. De studenten selecteren zelf wat ze willen zien en bekijken dat wanneer ze willen.

N@tschool of schoolmail Er wordt te weinig gebruikt van N@tschool of schoolmail door de studenten. Op sommige locaties wordt het goed gebruikt. Studenten gebruiken het om met elkaar te communiceren en ook docenten gebruiken het om studenten op de hoogte te houden. Hier kun je evenementen ook onder de aandacht kunnen brengen. Je benadert de studenten op deze manier heel persoonlijk. Wellicht zou je hier ook weer onderscheid kunnen maken in wie je voor welk evenement benadert.

De studenten die zijn geënquêteerd gaven aan dat ze een nieuwsbrief ook wel zagen zitten. Die kan je via n@tschool mooi verspreiden en daar kun je de algemene informatie tonen van bijvoorbeeld de locaties, opleiding, arbeidsmarkt enz.

Er zijn natuurlijk ook studenten die nooit optimaal gebruik zullen maken van n@tschool of schoolmail. Omdat je de studenten niet op hun eigen privé e-mailadres mag benaderen voor dit soort zaken. Kun je ze wel vragen of ze hun schoolmail willen laten doorsturen naar hen eigen privé e-mailadres.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

44

Ambassadeurs Bij het communiceren naar studenten zijn ambassadeurs heel erg behulpzaam. Zij staan vaak nog een stukje dichter bij de doelgroep en kunnen ze makkelijker persoonlijk benaderen. Docenten, maar ook studenten zelf zijn goede ambassadeurs voor communicatie naar studenten.

Studenten verwachten zelf ook veel van docenten. Behalve dat ze les krijgen en begeleiding bij hun studie zien ze ook graag dat de docenten hen informeert over evenementen e.d.

Als een medestudent mij vertelt dat een bepaald evenement leuk is, ben ik eerder geneigd dat te geloven dan als ik het van een docent hoor. Met andere woorden: studenten inzetten als ambassadeurs is een goed middel om de studenten nog beter te bereiken.

Entertainment (humor) School wordt soms gezien als saai en niet interessant zo kijken studenten ook tegen de evenementen aan die school organiseert. Probeer in je communicatie dan ook de student te entertainen.

Het is niet gemakkelijk omdat je als school niet zomaar van alles kan zeggen en ook gewoon serieus genomen moet worden. Toch moet je proberen daar waar het kan humor te gebruiken. Als de student iets leuk vindt om te lezen dan zal hij ook sneller actie ondernemen.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

45

Awareness Alle punten die hierboven beschreven zijn komen nauw samen onder het kopje Awareness.

Awareness, oftewel bewustzijn van, is erg belangrijk. Het ROC van Twente heeft voldoende middelen om de student te kunnen bereiken al heb ik wel gemerkt dat lang niet alle middelen ook bekend zijn onder de studenten.

Het is dan ook erg belangrijk de studenten zodra ze beginnen op het ROC van Twente. Dat ze de mogelijkheid krijgen om kennis te maken met alle communicatiemiddelen van het deze school. Dit zou kunnen op de volgende manieren:   

Geef de studenten aan het begin van het jaar een flyer met een uitnodiging naar de social media kanalen van het ROC van Twente.

Docenten zouden meer via n@tschool kunnen gaan communiceren zodat de studenten daar ook bekend mee worden.

Er zou een welkomstpagina kunnen verschijnen nadat de studenten zich hebben aangemeld op het Wi-Fi-netwerk. Met daar ook de optie om de Facebookpagina te liken of Twitter account te volgen van het ROC van Twente.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

46

DANKWOORD

Aan het eind van mijn stageperiode kijk ik terug op een zeer productieve en educatieve tijd bij het ROC van Twente als stagiair. Voordat ik weer plaats neem achter de schoolbanken wil ik nog de volgende personen bedanken.

Mijn stagebegeleiders: Tijdens mijn stage hebben zij mij begeleid en instructies gegeven. Elke vrijdagmiddag bespraken we de dan afgelopen week. We keken dan naar mijn werkzaamheden van die week en bespraken waar ik zelf tegen aan liep, wat er beter kon en wat ik goed deed. We sloten af met een vooruitzicht te maken van de daarop volgende week. Zo had ik elke week wat te doen en hoefde ik mij geen seconde te vervelen.

Dienst Communicatie & Marketing (maar ook STIPT en het Grafisch bureau): Alle medewerkers van de Dienst communicatie (maar ook STIPT en het Grafisch bureau) ben ik ook zeer dankbaar. Van hen kreeg ik ook opdrachten en kon ik ook altijd op feedback rekenen zodat ik mijzelf steeds kon blijven verbeteren.

Mijn stagedocent Gijs Adams: Hoewel de stagedocenten er maar een klein deel van je stage zijn kunnen ze toch een positieve invloed hebben tijdens je stage. Zo ook mijn eigen stagedocent mr. Adams. Tijdens de stagebezoeken kwam hij langs om te kijken hoe het ging en te kijken of alles nog goed liep bij mijn stage. Samen met een aantal andere studenten kregen we ook de mogelijkheid om langs te komen op school om onze enquĂŞtes te verwerken in SPSS. Iedereen bedankt!

Iedereen die ik ben tegengekomen tijdens mijn stage hier en die een positieve invloed hebben gehad op het verloop van mijn stage, bedankt! Het zijn te veel namen om op te noemen, Dus doe ik het maar op deze manier: iedereen bedankt!

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

47

NAWOORD Na 20 weken, vijf maanden, 778,5 uur en ruim 300 koppen thee, zit mijn stage er hier bij het ROC van Twente er op. Ik kan zeggen dat ik tevreden terug mag kijken naar een positieve stageperiode. Daar waar ik vroeger al voordat ik ergens aan was begonnen, “Ik heb veel geleerd” ,in mijn nawoord zette.

Kan ik u er nu van verzekeren dat het bij deze stage ook echt het geval is.

Wat heb ik geleerd?

In deze 20 weken heb ik mij met verschillende werkzaamheden bezig gehouden. Ik heb onder andere teksten moeten schrijven voor op de website maar ook een aantal persberichten en interviews geschreven. Ik weet dat ik dankzij mijn stage, en collega’s uiteraard, hier een stuk beter in ben geworden dan voorheen.

Tijdens het onderzoek naar de telefonische bereikbaarheid heb ik ook ruim 120 telefoontjes moeten plegen. Zo wen je er wel aan om met anderen te bellen op formele wijze. Tijdens het onderzoek heb ik ook beter geleerd hoe je gegevens bij moest houden en noteren.

Verder leer je tijdens zo’n stage gewoon goed het bedrijfsleven kennen. Je leert om te overleggen, vergaderen, samenwerken, en je ziet wat er allemaal komt kijken bij zo’n grote organisatie. Behalve dat je leert samenwerken leer je ook gewoon zelfstandig te zijn, initiatief te tonen en te nemen.

Aanrader Ik zal het ROC van Twente zeker aanbevelen als stagebedrijf naar mijn medestudenten toe. Het is precies wat ik er van verwacht had en zelfs nog een beetje meer. Stage lopen bij het ROC van Twente was divers, leerzaam, interessant en zoals we dat hier in Twente zeggen: ontzettend LEUK.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

48

BIJLAGEN:

Doc.

Titel

1.0

Logboek

2.0

Urenregistratie

3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

BPV-Examendossier Uitwerking interview ROCfort ‘Op de cola bij…’ (Marit de Vries) Poster landelijke campagne Mbo-uitblinker 2013 Rapport enquête MBO+ Event 27 juni 2013 Instructies samenwerkingssite Algemene zaken Open Dagen Handleiding “Wat te doen bij pesten op het ROC van Twente” Afbeelding Facebookcampagne Open Dagen 2014 Foto’s Video’s

4.0 4.1 4.2

Fieldresearch SWOT-Analyse Interview Han Reimert, medewerker ROC van Twente Enquêtes (alle 99 op aanvraag)

5.0 5.1 5.2 5.3 5.4.

5.5 5.6

Deskresearch SWOT-Analyse (los document) Communicatiebeleidsplan d.d. 2007 Folder uitgangspunten socialmedia d.d. januari 2012 Middelenanalyse socialmedia d.d. oktober 2013 Notitie socialmedia Social Media Onderzoek NewCom SocialMediaPlan ROCvT

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

49

sept ’13 – jan ’14

doc. 3.0

BPVEXAMENDOSSIER ROC van Twente

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

50

3.1

Interview Marit de Vries ROCfort

4

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

51

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

52

3.2

Poster landelijke campagne Mbo-uitblinker 2013

Doc. 3.3 Rapport enquête

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

53

Doc. 3.4

Instructies samenwerkingssite Algemene zaken Open Dagen

Waarschuwingen ontvangen als er een document gewijzigd wordt Als je een waarschuwing wilt ontvangen als er een wijziging wordt gemaakt in een/of jouw eigen document kun je dat op de volgende manier doen:

Ga met je muis op het document staan.

Klik vervolgens op het groene pijltje dat achter de naam van het document verschijnt en klik op waarschuw mij.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

54

Er verschijnt dan dit menu in beeld klik op OK en je krijgt direct een mailtje ter bevestiging. In dit mailtje staat dat je waarschuwing is toegevoegd aan de samenwerkingssite.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

55

Weergave documenten wijzigen Het kan voorkomen dat als je naar je documenten gaat dat ze niet overzichtelijk worden weergegeven.

Dit kun je zelf instellen op de volgende manier: klik op het laatste onderdeel van de broodkruimel om de weergave aan te passen.

Klik op alle activa om een lijst te krijgen van de documenten.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

56

Bestanden uploaden Om bestanden te uploaden op de samenwerkingssite klik je onderaan de pagina (homepagina, documenten of mediatheek bijv.) op Document toevoegen.

Er verschijnt dan dit venster in beeld. Klik op bladeren om het gewenste document toe te voegen.

Als je het document geselecteerd hebt klik je op OK.

Als je dit hebt gedaan kun je het document bewerken. De naam van het document verschijnt automatisch in beeld. Je hoeft alleen zelf nog de titel in te vullen. Vervolgens scroll je naar beneden en klik je op Opslaan.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

57

Doc. 3.5

Handleiding “Wat te doen bij pesten op het ROC van Twente”

Link volgt:

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

58

Doc. 3.6

Afbeelding Facebookcampagne Open Dagen 2014

363 likes 31.000 views

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

59

Doc. 3.7 Foto’s

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

60

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

61

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

62

Doc. 3.8 Video’s:

“Wil jij presteren met plezier?” http://www.youtube.com/watch?v=PG_tnzibQCE

Tour ROC locaties http://www.youtube.com/watch?v=uzyjANEJlT4

Opening locatie Wethouder Beversstraat http://www.youtube.com/watch?v=zYun0V0WS5c

Opening Cas Spijkers Academie Twente http://www.youtube.com/watch?v=vUr6fVz3Su0

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

63

sept ’13 – jan ’14

doc. 4.0

FIELD-RESEARCH ROC van Twente

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

64

Doc. 4.2 Enquêtes Enquête: “Communicatie (over algemene zaken) voor alle studenten’’ Als ROC van Twente willen we graag weten wat de beste manier is om te communiceren met onze studenten. Daarom houden we een enquête onder studenten en vragen wij onder andere welke communicatiemiddelen al bekend zijn, zoals onze facebookpagina, twitteraccount etc. Ook willen wij graag weten hoe jij het liefst geïnformeerd zou willen worden over evenementen bijv. NK’s sport, kerstgala’s e.d.

Bij meerkeuzevragen kruis je aan wat voor jou van toepassing is. Bij de open vragen mag je je eigen antwoord geven. Elk antwoord is goed!

1. Wat is je geslacht?

O man O vrouw 2. In welke leeftijdscategorie val je?

O 16 jaar of jonger

O 17-18 jaar

O 19-20 jaar

O 21-22 jaar

O 23 jaar of ouder

3. Onder welk college valt je opleiding?

O O O O O O O O O O O O

MBO College voor Bouw, Infra & Interieur MBO College voor Commercie & Ondernemen MBO College voor Dienstverlening & Gastvrijheid MBO College voor Gezondheidszorg MBO College voor Management & Organisatie MBO College voor Mens & Maatschappij MBO College voor Metaal, Elektro & Installatietechniek MBO College voor Oriëntatie & Ontwikkeling MBO College voor Sport, Onderwijs & Cultuur MBO College voor Transport, Logistiek & Mobiliteit MBO College voor Vormgeving, Mode & Media MBO College voor Zorg & Welzijn

4. Welke communicatiekanalen van het ROC van Twente ken je? ………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………….

5a. Kijk je wel eens op de Lcd- of tv-schermen?

O nooit

O soms

O vaak

O altijd

b. Zo ja, lees je dan ook echt wat er op staat?

O nooit

O soms

O vaak

O altijd

6. Wat vind je van de algemene informatie die op de posters, website e.d. staan?

O welke informatie?

O niet interessant…

O interessant!

O anders nl,………………………………………………………………………………………………………...

Z.O.Z.

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

65

7. Wat vind je van de evenementen die op de posters, website enz. worden aangekondigd?

O welke evenementen?

O niet interessant…

O leuk!

O anders nl,………………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………………………….

8. Zou je de facebookpagina van het ROC van Twente uit jezelf liken om op de hoogte te blijven? Op de facebookpagina ‘ROC van Twente (officieel)’ staan algemene zaken die interessant zijn voor alle studenten van het ROC van Twente.

O nee

O misschien

O ja

9. Wat vind je ervan als je de Facebookpagina van het ROC van Twente eerst moet liken voordat je op het wifi-netwerk van het ROC kan?

O ronduit belachelijk!

O ik wil zelf de keuze hebben om de facebookpagina te liken O ja waarom niet, uit mezelf had ik het niet gedaan O ja waarom niet, misschien staan er dingen op die ik anders niet had geweten O anders nl,……………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. .

10. Wat zou je ervan vinden om speciaal voor/door jou geselecteerd nieuws te kunnen zien in de ROC Rooster-App? O dat ga ik toch niet lezen

O Lees ik wel op Plaza

O goed idee

O anders nl,……………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………........

11. Hoe wil jij geïnformeerd worden over evenementen en andere zaken van het ROC van Twente? ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………….

STAGEVERSLAG JOEY SMIT

MEELOOPSTAGE 2013/2014

ROC VAN TWENTE

66