Administración en Centros de Computo
John Cando
ADMINISTRACIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO
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UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO Administración en Centros de Computo
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y DE LA EDUCACION
Carrera de Docencia en Informática
PRODUCTO 2
Ing. Wilma Gavilánez
ADMINISTRACIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO
John Cando 4to. Semestre “A”
09 de Diciembre 2014
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INDICE INTRODUCCION……………………………………………………………………………………………………………………4 GENERAR LISTAS AUTOMÁTICAS DE DATOS Y VALIDAR EL INGRESO DE DATOS…………………..5-9 GENERAR LISTAS AUTOMÁTICAS DE DATOS VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL FÓRMULAS CONDICIONANTES SIMPLES Y DOBLES………………………………………………………………9-13 FÓRMULAS CONDICIONANTES SIMPLES FÓRMULAS CONDICIONANTES DOBLES FORMATO CONDICIONAL Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS…………………………………………………………..13-17 FILTROS EN EXCEL…………………………………………………………………………………………………………………17-21 TABLAS DINÁMICAS………………………………………………………………………………………………………………22-24 DISEÑÓ DE MACROS…………………………………………………………………………………………………………….25-27
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INTRODUCCION Elementos de Excel Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema. Abriendo Excel lo vamos hacer desde el botón iniciar situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.
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GENERAR LISTAS AUTOMÁTICAS DE DATOS Y VALIDAR EL INGRESO DE DATOS GENERAR LISTAS AUTOMÁTICAS DE DATOS Listas Personalizadas en Excel, Por defecto Excel posee un grupo de listas integradas, no modificables, de días de la semana y mes del año:
Tan solo con especificar el primer valor de una lista y arrastrar el controlador de relleno hacia abajo Excel reconocerá automáticamente el primer elemento de la lista y rellenará las celdas restantes con el resto de los valores de cada elemento que integra la lista, tal como en el siguiente ejemplo: Lo que pocos saben es que Excel nos permite crear también listas personalizadas para ahorrar en el futuro tiempo y trabajo. En nuestra experiencia profesional puede resultar una invaluable opción cuando se trata de elaborar listas de elementos que empleamos en múltiples oportunidades, como por ejemplo listas de empleados, listas de productos, listas de regiones geográficas, etc. Una vez creadas nuestras listas personalizadas son almacenadas en el registro del equipo, por lo que pueden ser empleadas en otros libros con los que se trabaje. No obstante solo quedan configuradas en el equipo en el que se creen. Por tal motivo en este tutorial no emplearemos un archivo de práctica.
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Para ingresar nuestra propia lista automรกtica de datos: 1.- Ingresamos a Archivo
1
3.- Presionamos en Avanzadas 3
2
2.- Vamos a Opciones
}
5
4
6
Pรกgina 6
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VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
Como algunos le llaman permite restringir el tipo de dato que se debe ingresar en una celda
dichos datos son aceptados o rechazados con base a una configuración previa realizada por el usuario.
es útil cuando se requiere evitar errores de escritura o valores fuera de un rango determinado
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En el caso que no se cumpla la condición que se implementó en la validación de datos en Excel se puede configurar un mensaje para que presente el error, al mismo tiempo se puede configurar un mensaje para que aparezca en el momento en el que se está posicionado en la celda, a este se le llama mensaje de entrada. Pasos para implementar la validación de datos en Excel:
Haga Clic en la celda que desea aplicar la validación de datos en Excel
Ir a Menú Datos y seleccionar la opción “Validación de datos”
Configure el criterio de validación
Configure el mensaje de entrada y mensaje de error
Haga Clic en botón “Aceptar”
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Ejemplo: Se requiere el ingreso de las ventas realizadas por vendedor y día desde Enero 21/2.008 hasta Febrero 19/2.008, los vendedores deben ser los que se encuentran en la base de datos, de no cumplirse las condiciones se debe mostrar un mensaje informando el error.
FÓRMULAS CONDICIONANTES SIMPLES Y DOBLES FÓRMULAS CONDICIONANTES SIMPLES La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.
Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba lógica sea VERDADERO. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
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Utilizar una función como prueba lógica Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”. =SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
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Utilizar una función como valor de regreso
Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:
Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:
Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.
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FÓRMULAS CONDICIONANTES DOBLES Función SI anidada La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es probar si una condición es verdadera ó falsa. Si la condición es verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa entonces se hace otra cosa diferente. Explicación de la función SI anidada
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.
El resultado será el siguiente:
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:
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¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente:
Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.
FORMATO CONDICIONAL Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos FORMATO CONDICIONAL POR VALOR DE CELDA
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjuntos de iconos
Formato condicional en gráficos de columna Excel nos permiten modificar el formato de las áreas de un gráfico de acuerdo a nuestras necesidades, pero ¿qué sucede si necesito cambiar continuamente el color de las barras del gráfico que representen el valor máximo y mínimo? Supongamos la siguiente tabla de datos y el gráfico asociado.
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Lo que deseo hacer es aplicar un formato condicional al gráfico dando un color verde a la columna que tenga el valor máximo y un color rojo a la columna con el valor mínimo. Aunque dicha configuración la podría hacer manualmente y cambiar el color de la barra correspondiente, se puede convertir en una tarea que nos consuma tiempo valioso especialmente si los datos cambian constantemente. Es por eso que sería mejor automatizar este procedimiento.
La clave para alcanzar nuestro objetivo es utilizar series de datos auxiliares las cuales me ayudarán a obtener el resultado deseado.
En primer lugar agregaré una nueva columna llamada Máximo y colocaré en cada celda la siguiente fórmula:
Definir datos para el formato condicional
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Observa cómo esta fórmula regresa el error #N/A en todos los casos excepto cuando el valor sea efectivamente el máximo del rango.
Ahora crearemos una fórmula idéntica para la columna D pero utilizando la función MIN de manera que obtengamos el valor mínimo del rango. Observa el resultado:
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Agregaré una última columna que tendrá todos los valores que no son error en las columnas anteriores y para ello utilizaré la siguiente fórmula:
Esta función compara las columnas C y D para saber si ambas tienen un error en cuyo caso se obtiene el valor de la columna B.
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Formato Condicional Al Gráfico De Columnas En Excel
Crearemos el nuevo gráfico de columna.
utilizando las columnas recién creadas con la única condición
de seleccionar el tipo de gráfico de columna apilada
La razón por la cual elegir un gráfico de columna apilada es porque estamos graficando varias series de datos pero deseamos dar la apariencia de que es uno solo gráfico de columna. Observa el resultado.
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Con esto hemos aplicado un formato condicional en gráficos de columna en Excel. Los colores de las series Máximo y Mínimo los ajusté manualmente pero esa configuración se hace solo por una vez. Al momento en que los valores de las ventas cambien, el gráfico identificará automáticamente los nuevos valores máximos y mínimos y los desplegará con el color respectivo. Funciones de búsquedas y organización de información en una base de datos. FILTROS EN EXCEL
Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información
y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. .
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Cómo crear filtros en Excel Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro. Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Filtrar por varias columnas Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
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Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.
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Filtrar por color en Excel Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.
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TABLAS DINÁMICAS Funcionamiento de las tablas dinámicas Permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa
también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:
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Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.
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Macro en Excel
DISEÑÓ DE MACROS
Nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones.
En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft
Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluye el lenguaje VBA.
Conocemos Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta
Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.
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La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”.
Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción.
Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel. Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.
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Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro. Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda. Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte una idea del camino a seguir.
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LINKOGRAFIA http://fisica.udea.edu.co/~labgicm/Curso%20Principiantes%20Museo/Introduccion_Excel.pdf http://especialistasenexcel.com/validacion-de-datos-en-excel/ http://exceltotal.com/la-funcion-si-en-excel/ http://office.microsoft.com/es-mx/help/crear-formulas-condicionalesHP010070460.aspx http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/ http://exceltotal.com/filtros-en-excel/ http://exceltotal.com/funcionamiento-de-las-tablas-dinamicas/
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