Esquemas y vistas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRTIVAS ESCUELA: ING COMERCIAL Nombre: Daniel Guevara Consulte acerca de un esquema y vistas Podríamos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y, además, está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, es decir, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automática.

Creación automática de esquemas La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema de forma automática: - Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezcladas.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezcladas.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características, nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver un ejemplo de datos bien estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 aparecen los totales de los subtotales.

En este ejemplo, podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se han calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos, vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la sección Esquema encontraremos el botón Agrupar. Al pulsarlo, elegiremos la opción Auto esquema del menú.

Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema, como podemos ver a continuación:

En la imagen anterior, podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona situada a la izquierda de las filas y otra línea sobre las columnas de la tabla.

Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema.

Por columnas, podemos ver que existen dos niveles: - La tabla desplegada por completo - y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas, tenemos tres niveles: - La tabla desplegada completamente, - por autonomías - y sólo con España.

Ordenar Datos En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.

Ordenar columnas en Excel Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas

un ordenamiento del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente utilizando los comandos correspondientes.

Problemas al ordenar datos Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue los siguientes pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la combinación de teclas CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará. Verifica que toda la información está incluida en el área seleccionada. Si no toda la información ha sido seleccionada, corrige cualquier celda en blanco antes de realizar el ordenamiento.

Si por alguna razón los datos no se ordenaron como esperabas recuerda utilizar el comando Deshacer para regresar la información a su estado original.

Pegado especial en Excel Excel normalmente copia toda la información de una selección de celdas y pega los datos en las celdas especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas opciones alternas en el pegado de la información.

El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera tradicional de copiar y pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin aplicar un formato o solamente pegar el formato de las celdas sin considerar su contenido.

Para utilizar estas opciones de pegado debes hacer clic en el menú desplegable del botón Pegar, en la ficha Inicio, y seleccionar la opción Pegado especial.

Se mostrará el cuadro de diálogo Pegado especial donde tendremos varias opciones de pegado disponibles.

Opciones de pegado en Excel Analicemos cada una de las opciones de pegado.

Todo. Pega todo el contenido de las celdas incluyendo fórmulas y formato. Esto es lo que normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.

Fórmulas. Pega el texto y las fórmulas sin el formato de las celdas.

Valores. Pega los valores calculados de las fórmulas, es decir, remueve la fórmula y solamente pega los resultados.

Formatos. Pega solamente el formato sin el contenido de las celdas.

Comentarios. Pega los comentarios de las celdas.

Validación. Pega solamente las reglas de validación que se hayan configurado con el comando Validación de datos.

Todo utilizando el tema de origen. Pega toda la información y además aplica el estilo de las celdas de origen.

Todo excepto bordes. Pega toda la información de las celdas sin copiar los bordes.

Ancho de las columnas. Aplica el ancho de las columnas de las celdas copiadas en las columnas destino.

Formatos de números y fórmulas. Convierte las fórmulas en sus valores calculados y pega esos valores incluyendo el formato asignado de las celdas origen.

Todos los formatos condicionales de combinación. Pega todas las reglas de formato condicional en las celdas destino.

Opciones de pegado en Excel Microsoft modificó la funcionalidad de pegado en las diferentes aplicaciones de Office 2010. Veamos las opciones de pegado que tenemos disponibles en Excel.

Para mostrar las opciones de pegado es necesario copiar primero el contenido de alguna celda y posteriormente ir a la fecha Inicio y hacer clic en el menú del botón Pegar. Es importante no hacer clic sobre el botón Pegar, sino en la pequeña flecha que está por debajo del botón de manera que se muestre el menú con las opciones de pegado tal como lo muestra la siguiente imagen.

Ejemplo de pegado Copiado en Word ALUMNOS Chancusig luis Vizuete oscar Valdivieso Alexis Cambi Juan Falconí Valeria

NOTA 1 7 8 7 8 9

Pegado Especial en Excel

NOTA 2 9 6 7 9 10

NOTA 3 8 8 8 7 7

Conclusiones El esquema no es más que una síntesis de forma ordenada y estructurada de un documento el cual se lo refleja en muchos trabajos investigativos, proyectos, monografías, etc, es decir se lo refleja en el índice de estos.

La ordenación de datos es una herramienta muy útil en Excel ya que a través de este se puede ordenar un conjunto de datos, utilizando una serie de comandos.

El pegado especial copia los datos por medio de celdas, en donde existen varias opciones que contiene dicho pegado.

Linkografía http://www.aulaclic.es/excel-2013/t_14_1.htm https://exceltotal.com/pegado-especial-en-excel/ https://exceltotal.com/ordenar-datos-en-excel/