INDUCCIÓN A LOS ESTUDIANTES DE LA TÉCNICA EN ASISTENTE ADMINISTRATIVA DE COINSPETROL, SOBRE LA APLICACIÓN “VIAJERO”, HERRAMIENTA DE ECOPETROL S.A. PARA ELABORAR COMISIONES DE VIAJE.
FLOR ANGELA VALENCIA MORALES KARINA UMAÑA CHITIVA
CORPORACIÓN INSTITUCIONAL DEL PETRÓLEO “COINSPETROL”LTDA. TÉCNICO LABORAL EN ASISTENTE ADMINISTRATIVA PARA LA INDUSTRIA DEL PETRÓLEO. VILLAVICENCIO - META 2009
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INDUCCIÓN A LOS ESTUDIANTES DE LA TÉCNICA EN ASISTENTE ADMINISTRATIVA DE COINSPETROL, SOBRE LA APLICACIÓN “VIAJERO”, HERRAMIENTA DE ECOPETROL S.A. PARA ELABORAR COMISIONES DE VIAJE.
FLOR ANGELA VALENCIA MORALES KARINA UMAÑA CHITIVA
TRABAJO DE GRADO PRESENTADO PARA OPTAR EL TÍTULO DE TÉCNICO LABORAL EN ASISTENTE ADMINISTRATIVA PARA LA INDUSTRIA DEL PETRÓLEO.
CORPORACIÓN INSTITUCIONAL DEL PETRÓLEO “COINSPETROL”LTDA. TÉCNICO LABORAL EN ASISTENTE ADMINISTRATIVA PARA LA INDUSTRIA DEL PETRÓLEO. VILLAVICENCIO - META 2009 2
NOTA DE ACEPTACIÓN
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DIRECTOR DE PROYECTO
_________________________________________
Villavicencio, Noviembre 2009 3
DEDICATORIA
A Dios Todo Poderoso que me ha dado el don y el carisma para crecer como persona. A mis padres, hermano, amigos y al licenciado Néstor Sabogal, que de una manera desinteresada me apoyaron para alcanzar esta meta, tan importante para mi formación. Flor Ángela Valencia Morales.
Este trabajo está dedicado a Dios todo poderoso por permitirme cumplir mis sueños. A mis padres y a mi abuela, a quienes les debo todo lo que soy. A mis hermanos para que sea un ejemplo de vida y superación. Karina Umaña Chitiva
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AGRADECIMIENTOS
Expreso mis agradecimientos:
A Dios Padre por el milagro de la vida y la salud que nos da para así tener la oportunidad de luchar por nuevas metas.
Un agradecimiento especial a todos los docentes que nos apoyo con sus recomendaciones acertadas en este proyecto; al Doctor Gilberto Cárdenas Rodríguez docente de Evaluación y formulación de proyectos de grado por su valioso apoyo. A la Corporación Institucional del petróleo “COINSPETROL” por la oportunidad que me ofreció para sacar adelante este título y por contar con un excelente cuerpo de docentes que en el transcurso de nuestro estudio nos brindaron su apoyo incondicional y profesional para adquirir esta formación.
A ECOPETROL S.A. que me brindó el espacio y el apoyo para realizar las prácticas empresariales correspondientes a la etapa productiva de esta. Flor Ángela Valencia Morales
Quiero expresar mi agradecimiento a…
Profesor Luis Fernando Hernández por su apoyo, confianza y guía durante este proceso.
Al profesor Gilberto Cárdenas Rodríguez, por todo su apoyo, en nuestro proceso de aprendizaje por brindarnos aliento, y mil virtudes, que me dieron fuerza y ánimo. 5
Al licenciado Néstor Sabogal, por su colaboración, guía y apoyo durante todo el proceso.
Docentes, amigos y compañeros de trabajo, por sus conocimientos, ánimo y apoyo incondicional.
A ECOPETROL S.A. por darme las herramientas necesarias para enfrentar una vida profesional Karina Umaña Chitiva
La información plasmada en este documento es de uso exclusivo de ECOPETROL S.A; y la Institución se compromete a no ser uso de ella, sin autorización de la Empresa.
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TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 2. PLANTEAMIENTO DEL MPROBLEMA…………………………...………..…..…14 3. JUSTIFICACIÓN………………………………………………………….……..……15 4. METOLOGÍA………………………………………………………………………….16 5. ALCANCES Y LIMITACIONES……………………………………………………..17 6. OBJETIVOS…………………………………………………………………………..18 6.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………..…....18 6.2 OBJETIVO ESPECIFICO……………………………………………………….18 7. MARCO TEÓRICO…………………………………………………………………...19 7.1 SOCIALIZAR EL “APLICATIVO VIAJERO”…………………………...………19 7.2 INDUCCIÓN A LAS ASISTENTES ADMINISTRATIVAS ANTES DE INCIAR LA PRÁCTICA LABORAL………..…………………………………………..19 7.3 PLAN DE ESTUDIOS DE COINSPETROL…………………………………...20 7.4 MANEJO DEL APLICATIVO VIAJERO …………………………...………....20 7.5 CONVENIOS CON ECOPETROL S.A Y LAS PRÁCTICAS LABORALES……………………………………………………………………. 20 7.6 DEPARTAMENTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CENTRAL…………………………………………………………………………20 7.7 APLICATIVO VIAJERO………………………………………………………….20 7.8 PANTALLAZOS E INTERFAZ……………………………………...…..………21 7.9 GUIÓN DE INTERFAZ………………………………………………….…….…21 7.10 ANTICIPO………………………………………………………………….……21 7
7.11 COMISIONADO…………………………………………………………….….21 7.12 DEPENDENCIA……………………………………………….…………....….21 7.13 PROYECTO……………………..……………………………………………...21 7.14 NORMATIVIDAD DEL PROGRAMA “VIAJERO” DE ECOPETROL…...…21 7.15 SOTFWARE EMPRESARIAL O PRIVADO…………………...……..….…..21 8. DESARROLLO DEL PROYECTO………………………………..………..….…...22 8.1 DISEÑO DE ANALISIS DE ENCUESTAS……………………………..….….22 8.1.2 Tabulación y análisis de las encuestas aplicadas a las estudiantes Asistentes Administrativas Semestre II………………………….…………22 8.1.3 Tabulación y análisis de las encuestas a las estudiantes en práctica Empresarial……………………..………………………………………...…...27 9. DISEÑO DEL “APLICATIVO VIAJERO”………………………………….…….….32 9.1 GENERACIÓN DE UN ANTICIPO…………………………………….…........32 9.2 LEGALIZACIÓN DE UN ANTICIPO……………………………………….......32 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS
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LISTA DE GRÁFICOS Gráfico Nº1 Tabulación Encuesta Pregunta 1........................................................ 22 Gráfico Nº2 Tabulación Encuesta .......................................................................... 22 Gráfico Nº3 Tabulación Encuesta Pregunta 2 ........................................................ 23 Gráfico Nº4 Tabulación Encuesta .......................................................................... 23 Gráfico Nº5 Tabulación Encuesta Pregunta 3........................................................ 24 Gráfico Nº6 Tabulación Encuesta .......................................................................... 25 Gráfico Nº7 Tabulación Encuesta Pregunta 1........................................................ 26 Gráfico Nº8 Tabulación Encuesta .......................................................................... 26 Gráfico Nº9 Tabulación Encuesta Pregunta 2........................................................ 27 Gráfico Nº10 Tabulación Encuesta ........................................................................ 27 Gráfico Nº 11 Tabulación Encuesta Pregunta 4 ..................................................... 28 Gráfico Nº12 Tabulación Encuesta ........................................................................ 29 Gráfico Nº 13 Tabulación Encuesta ....................................................................... 29 Gráfico Nº 14 Tabulación Encuesta Pregunta 6..................................................... 30 Gráfico Nº 15 Tabulación Encuesta ....................................................................... 30
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LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustraciรณn Nยบ 1 Sistema Para La Administraciรณn De Viรกticos ................................ 31 Ilustraciรณn Nยบ 2 Modulo De Viรกticos ....................................................................... 31 Ilustraciรณn Nยบ 3 Procedimiento De Viรกticos ............................................................ 32 Ilustraciรณn Nยบ4 Procedimiento De Viรกticos Nuevo Anticipo .................................... 32 Ilustraciรณn Nยบ5 Capturar El Anticipo ....................................................................... 33 Ilustraciรณn Nยบ 6 Encabezado Del Anticipo .............................................................. 33 Ilustraciรณn Nยบ 7 Encabezado Del Anticipo .............................................................. 34 Ilustraciรณn Nยบ 8 Detalle Del Anticipo ...................................................................... 34 Ilustraciรณn Nยบ9 Totales Del Anticipo ....................................................................... 35 Ilustraciรณn Nยบ10 Confirmaciรณn De Los Datos Del Anticipo ..................................... 35 Ilustraciรณn Nยบ 11 Captura De Datos Para Aprobaciรณn ........................................... 36 Ilustraciรณn Nยบ 12 Autorizaciรณn De Viaje.................................................................. 36 Ilustraciรณn Nยบ13 Aprobaciรณn Del Anticipo............................................................... 37 Ilustraciรณn Nยบ14 Aprobaciรณn del Anticipo. aprobar uno .......................................... 37 Ilustraciรณn Nยบ15 Datos Del Ordenador .................................................................. 38 Ilustraciรณn Nยบ16 Selecciรณn De Viaje Que Desee Aprobar ...................................... 38 Ilustraciรณn Nยบ17 Formato Pendiente En Aprobaciรณn .............................................. 39 Ilustraciรณn Nยบ18 Estado De Aprobaciรณn Verificar ................................................... 39 Ilustraciรณn Nยบ19 Estado de probaciรณn. Aprobar uno .............................................. 40 Ilustraciรณn Nยบ20 Datos Del Ordenador ................................................................... 40 Ilustraciรณn Nยบ21 Viajes Aprobados Por El Ordenador ............................................ 41 Ilustraciรณn Nยบ22โ Datos Del Ordenador .................................................................. 41 Ilustraciรณn Nยบ 23 Legalizaciรณn De Viaje ................................................................. 42 Ilustraciรณn Nยฐ 24 Captura De Otros Gastos De Legalizaciรณn ................................. 42 Ilustraciรณn Nยฐ 25 Totales De La Legalizaciรณn ........................................................ 43 Ilustraciรณn Nยฐ 26 Captura De Datos Para Aprobaciรณn ........................................... 43 Ilustraciรณn Nยฐ 27 Formato Legalizaciรณn ................................................................. 44 Ilustraciรณn Nยฐ 28 Datos Del Ordenador .................................................................. 44 10
Ilustración N° 29 Viajes Pendientes De Aprobación .............................................. 45 Ilustración N° 30 Formato Pendiente Aprobar ....................................................... 45 Ilustración Nº 31 Formato de Legalización...………………………………………....47
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LISTA DE ANEXOS REGISTRO FOTOGRÁFICO ANEXO Nº1: APOYO DOCENTE Fotografía 1 Reunión de trabajo Fotografía 2 Reunión de trabajo ANEXO N°2: ASISTENTES ADMINISTRATIVAS EN ECOPETROL Fotografía 3 Realización de la práctica empresarial de Isabet Flores Fotografía 4 Realización de la práctica empresarial de Nini Ayala ANEXO N°3: ASISTENTES ADMINISTRATIVAS SEMESTRES II. Fotografía 5 Asistencia de estudiantes asistente administrativo Fotografía 6 Asistencia de estudiantes asistente administrativo ANEXO N°4: INSTALACIONES DE COINSPETROL Fotografía 7 Instalaciones principales de ECOPETROL Fotografía 8 Instalaciones de bloque personal DAB ANEXO N°5: INSTALACIONES DE ECOPETROL Fotografía 9 Instalaciones de COINSPETROL Fotografía 10 Instalaciones de COINSPETROL cafetería
ANEXO N°6: CONTRATO DE APRENDIZAJE ANEXO N° 7: FORMATO DE EVALUACIÓN. ANEXO N°8: DOS FORMATOS DE ENCUESTAS APLICADAS A LAS ESTUDIANTES DE SEGUNDO SEMESTRE.
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INTRODUCCIÓN El aplicativo “VIAJERO” es una herramienta de trabajo utilizada en la empresa de ECOPETROL S.A. que cumple varias funciones como: realizar viáticos, fondos, administración, auxilios; que las Asistentes Administrativas deben manejarlo con propiedad, recibiendo inducción al inicio de las prácticas en cada uno de los departamentos de la superintendencia de operaciones central (Mantenimiento, producción, VTH, PIC, Personal, DAB) de la Empresa petrolera de Colombia S.A. Como las Asistentes Administrativas para la industria del petróleo realizan directamente las prácticas en ECOPETROL S.A. o en otra empresa petrolera se hace necesario que desde los semestres anteriores a la práctica se obtengan los conocimientos básicos para el manejo de estos programas. Se pretende que por medio de las Asistentes sus prácticas o que se encuentren dentro de como legado el Aplicativo “VIAJERO” a los Asistentes Administrativas matriculadas en Petróleo “COINSPETROL”.
Administrativas que ya realizaron las mismas, sean quienes dejen estudiantes especialmente a los la corporación Institucional del
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Sea a comprobado que las estudiantes aprendices que realizan prácticas en ECOPETROL S.A, encuentran serias dificultades para manejar los programas de aplicación por su complejidad, por esta razón reciben en los primeros quince (15) días una inducción por parte de la empresa especialmente por la asistente que ha cumplido su contrato y es reemplazada por la nueva aprendiz, periodo muy corto para conocer a fondo el programa y las actividades que en él se realizan. La propuesta consiste en realizar una inducción del aplicativo que maneja la empresa petrolera donde se demuestren los convenios con el Instituto “COINSPETROL”, tarea de socialización que se puede llevar a cabo a través de las asistentes que tienen la experiencia laboral y el manejo del “APLICATIVO VIAJERO” a los estudiantes de la técnica, en un semestre anterior a las prácticas. Es necesario integrar en el plan de estudio del Instituto, en el área de informática contenidos aplicados a la realidad laboral que enfrentaran las aprendices por ejemplo; inducción al “APLICATIVO VIAJERO”, así como de su metodología y planes de trabajo. Basándonos en lo anterior Debemos plantearnos y resolver el siguiente problema: ¿Qué relevancia tiene brindar conocimientos a las estudiantes Asistentes Administrativos para la industria del petróleo de COINSPETROL mediante una inducción del aplicativo “viajero” utilizado en la empresa de ECOPETROL S.A. Para programar comisiones de viajes? Si se brinda un conocimiento previo a los estudiantes acerca del “APLICATIVO VIAJERO” que actualmente es utilizado por ECOPETROL S.A. El desempeño sería pertinente, óptimo y se reflejaría en dificultades mínimas por parte de las nuevas aprendices.
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3. JUSTIFICACIÓN
El proyecto de socialización de los conocimientos adquiridos en la práctica empresarial con ECOPETROL S.A. por parte de los estudiantes aprendices son importantes para desarrollar un programa que integre las experiencias significativas con el empleo de aplicativos que actualmente manejan las empresas petroleras, con los planes de estudio correspondientes a la carrera en ASISTENTE ADMINISTRATIVA PARA LA INDUSTRIA DEL PETROLEO, especialmente en el área de informática. A demás la propuesta de socializar las vivencias con el desarrollo del “APLICATIVO” por parte de los estudiantes vinculados a ECOPETROL S.A. se convierte en una necesidad básica para manejar las competencias laborales en el Asistente Administrativa que cursa esta. El sistema educativo de los institutos técnicos requiere de modelos pedagógicos que estén en continua innovación en el desarrollo de competencias principalmente para el mundo laboral, por lo tanto este proyecto de socialización de las experiencias laborales en el manejo de aplicativos es un valioso recurso humano y técnico que ayuda a fortalecer el quehacer pedagógico. El modelo sistémico de las empresas de petróleo requiere de programas complejos y de un personal calificado para el manejo de los mismos, de aquí la importancia de inducir al estudiante desde las aulas de clase en el conocimiento de estos programas. Existe el recurso humano y técnico para llevar a cabo este proyecto de socialización, pero se necesita del apoyo institucional para elaborar un diagnóstico para observar los alcances y limitantes del mismo.
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4. METODOLOGÍA
Este proyecto se realiza en tres etapas:
a. Etapa de diagnóstico: En la cual se elabora una encuesta dirigida a la población beneficiada y se aplica a toda la población por tratarse de un grupo pequeño, correspondiente a las Asistentes Administrativas del primero y segundo semestre. Fecha: Septiembre 9 al 25.
b. Etapa de la elaboración del proyecto: Aprobado el anteproyecto se elaborará el proyecto sobre la inducción del “APLICATIVO VIAJERO”. Fecha: Septiembre 28 a Noviembre 20 de 2009. c. La etapa de implementación de la inducción del “APLICATIVO VIAJERO”, Se realiza después de haber integrado los contenidos temáticos y de haber establecido los espacios dentro del área de informática y el tiempo a emplear para la inducción. Fecha: Se iniciará en el primer semestre de 2010 y se implementará para los siguientes grupos matriculados en esta Técnica.
d. Evaluación: Aunque esta es permanente se debe realizar una evaluación para conocer los alcances de la inducción y los aspectos a complementar. Fecha: durante y al final del curso de inducción. La metodología para socializar el “APLICATIVO VIAJERO” se hará por medio de las Asistentes con experiencias laborales en ECOPETROL S.A.
La temática se desarrolla por medio de explicaciones a los pantallazos o interfaz que indiquen el procedimiento a seguir, presentando ejemplos reales vivenciados en la empresa.
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5. ALCANCES Y LIMITACIONES
El aplicativo se puede conocer a través de pantallazos o interfaz y por medio de guiones que indiquen el procedimiento a seguir. Si se implementa adecuadamente la propuesta de inducción de los estudiantes estos obtienen un mejor desarrollo y desempeño en las prácticas laborales. Existe el recurso humano capacitado que ya se ha desempeñado en las prácticas con ECOPETROL S.A. y que conocen este aplicativo y que se encuentran dispuestas a colaborar de la mejor forma posible. El Instituto COINSPETROL tiene en el plan de estudio el área de informática donde se puede integrar e implementar la inducción propuesta en este proyecto. Se presenta la necesidad y el interés de conocer a fondo por parte de las para tener un buen desempeño laboral. La socialización de este aplicativo no requiere de recursos económicos elevados y la inversión empleada en la inducción es de un gran beneficio para la educación en COINSPETROL y la empresa.
Los Aspectos siguientes: son limitaciones La información sobre los procesos llevados en ECOPETROL S.A. son derechos reservados de la empresa y algunos aspectos parciales de la información debe contar con el permiso de ECOPETROL S.A. El programa VIAJERO es propiedad de ECOPETROL S.A. Por lo tanto también requiere de un permiso para su difusión. Debe existir un compromiso previo entre los Asistentes Administrativos en práctica para realizar esta socialización. La socialización únicamente se puede realizar en los espacios creados por la Corporación Institucional del Petróleo en su plan de estudio o en las salidas de visitas industriales a la empresa petrolera ECOPETROL S.A. y en el semestre correspondiente.
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6. OBJETIVOS 6.1 OBJETIVO GENERAL Socializar a los estudiantes de la Técnica en Asistente Administrativa de COINSPETROL, la aplicación “VIAJERO”, herramienta de ECOPETROL S.A. para elaborar comisiones de viaje.
6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Elaborar un diagnóstico a la población beneficiada de “COINSPETROL” sobre los alcances y dificultades del proyecto.
Diseñar un plan de trabajo con un cronograma de actividades para llevar a cabo el desarrollo del proyecto
Integrar la propuesta presentada en el desarrollo de este proyecto a los planes de estudio por parte de la Corporación Institucional del Petróleo “COINSPETROL”.
Evaluar la propuesta en todas sus etapas con el fin de establecer las fortalezas y las dificultades que se presenten en el desarrollo del mismo.
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7. MARCO TEÓRICO
Este hace referencia a los contenidos utilizados para el desarrollo del proyecto tanto en la parte pedagógica como en la parte del Aplicativo que se va a socializar: 7.1 SOCIALIZAR EL “APLICATIVO VIAJERO” Traer las experiencias vividas en el ámbito laboral con ECOPETROL S.A. y darlo a conocer a las nuevas Asistentes de COINSPETROL.
7.2. INDUCCIÓN A LAS ASISTENTES ADMINISTRATIVAS.ANTES DE INICIAR LAS PRÁCTICAS LABORALES Es el conocimiento del “APLICATIVO VIAJERO” detalladamente, mediante una metodología, en un espacio y tiempo previstos, con los cuales se espera preparar adecuadamente a las Asistentes Administrativas que van a iniciar la etapa empresarial.
7.3. PLAN DE ESTUDIOS DE COINSPETROL COINSPETROL tiene un plan de estudios de tres (3) semestres y uno (1) de práctica, conocido por los estudiantes que ingresan a la a través de un folleto ilustrativo o prospecto. El “APLICATIVO VIAJERO” se espera desarrollar dentro del área de informática en el nivel tres o cuatro dependiendo de las prácticas empresariales. 1 7.4. MANEJO DEL APLICATIVO “VIAJERO” Esta herramienta fue creada en la empresa de ECOPETROL S.A para realizar los procesos de comisión de viaje de los funcionarios de la empresa. Su manejo es complejo y aún que posee un soporte de viaje necesita de mucha práctica para realizar los casos de viajes. 2
1
www. COINSPETROL .com/paginas/secretariado.html
2
Guía para ordenadores y comisionados. (anticipo y legalización). Año 2009. ECOPETROL S.A.
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7.5 CONVENIOS CON ECOPETROL S.A. Y LAS PRÁCTICAS LABORALES COINSPETROL y ECOPETROL S.A, han realizado un convenio para que los estudiantes en ASISTENTE ADMINISTRATIVA realicen las prácticas laborales correspondientes al cuarto período del plan de estudios: estas prácticas laborales pueden variar de un semestre a un año, dependiendo de la necesidad de ECOPETROL S.A. Ver Anexo Nº7 copia de contrato.
7.6 DEPARTAMENTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CENTRAL Son los departamentos administrativos correspondientes a las diferentes áreas del desarrollo en ECOPETROL S.A. como: Departamento de mantenimiento, departamento de PIC, departamento de producción y el departamento DAB, entre otros. 7.7 APLICATIVO VIAJERO” Es un software o aplicativo que como programa permite elaborar las comisiones de viaje de los diferentes funcionarios de la empresa de ECOPETROL S.A.
7.8 PANTALLAZOS E INTERFAZ Es una muestra o copia de la interfaz utilizada en los procesos de legalización de las comisiones de viaje; para elaborar una comisión se pueden observar y utilizar alrededor unos veinte (20) pantallazos o más que incluyen: Anticipo, Aprobación y Legalización.
7.9 GUIÓN DE INTERFAZ En estos guiones se describe detalladamente los pasos y el funcionamiento de cada pantallazo o interfaz
7.10 ANTICIPO Son los dineros que se entregan por adelantado a la persona que se desplazará fuera de su sede con ocasión de una comisión de trabajo, capacitación o proyectos.
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7.11 COMISIONADO Persona que ostenta la calidad de Miembro de la Junta Directiva de la Sociedad o trabajador que se desplace fuera de la sede de trabajo para cumplir con las funciones propias de su cargo u objeto del contrato.
7.12 DEPENDENCIA Área de trabajo formalizada en la Estructura Interna de la Empresa, según la normatividad respectiva.
7.13 PROYECTO Un proyecto es un único trabajo que tiene puntos de principio y fin, objetivos claramente definidos, un alcance y un presupuesto. Es un esfuerzo temporal comprometido para crear un producto o servicio único. Temporal significa que tiene un inicio y fin, y único que el servicio o producto es diferente e identificable de otros similares. 7.14 NORMATIVIDAD DEL PROGRAMA “VIAJERO” DE ECOPETROL Este software es propiedad de la empresa ECOPETROL S.A, y como aplicativo solamente es utilizado dentro de la empresa. Actualmente existe la última actualización, versión 06 de 2009.3
7.15 SOFTWARE EMPRESARIAL O PRIVADO Se hace referencia a el software propietario o privativo, en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo cuyo código fuente no está disponible o el acceso a este se encuentra restringido.4
3
ECOPETROL. Reglamento de viajes para funcionarios. VERSIÓN 06 DE 2009
4
www.scribd.com/doc/16355633/software-privado
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8. DESARROLLO DEL PROYECTO
8.1 DISEÑO DE ANÁLISIS DE ENCUESTAS. 8.1.2 Tabulación y Análisis de las encuestas aplicadas a Asistentes Administrativas semestre II
las estudiantes
a. ¿Como estudiante se encuentra capacitada para enfrentarse a los programas que la Empresa ECOPETROL S.A. maneja? PREGUNTA 1 10%
Si No
90%
Gráfico Nº1 Tabulación encuesta pregunta 1
¿POR QUÉ?
25% 50% 25%
A.Hay relacion de los programas de la institución con la Empresa B. No tiene conocimiento C. Conocimiento básicos para realizar la práctica
Gráfico Nº2 Tabulación encuesta 22
b. ¿En caso de obtener un contrato de aprendizaje con Ecopetrol ¿Tiene alguna idea de qué programas manejan en la Empresa cuando inicies la práctica empresarial?
10%
PREGUNTA 2
Si No 90%
Gráfico Nº3 Tabulación encuesta pregunta 2
¿PORQUÉ?
15%
15% A. Se informó antes de ingresar a la institución B. No conoce algunos programas 70%
C. Conoce algunos programas
Gráfico Nº4 Tabulación encuesta 23
c. ¿Cree que lo que has aprendido te sirve para ejercer la práctica laboral? (ver análisis pregunta 1 y 2) Análisis de las preguntas a, b, y e. A pesar de que la mayor parte de los encuestados afirman conocer los programas que maneja ECOPETROL, es por el motivo de que no tienen conocimiento alguno del software viajero utilizado en la Empresa; ellas conocen temas relacionados con la problemáticas de petróleo y programas de ofimática, ejercitados en el área de informática. Es por esto que en el por qué se establece que hay conocimientos básicos para realizar la práctica. Y que existe relación entre el plan de estudios y los programas de la Empresa Sugerencia: El estudiante si se encuentra capacitado para iniciar la práctica pero debe recibir una inducción sobre los programas Aplicativos que se manejan internamente en la Empresa. d. ¿Dado el caso desearía que sus compañeros en práctica empresarial, les ofreciera una pequeña inducción sobre el programa de la Empresa ECOPETROL S.A.?
PREGUNTA 3
Si No
100%
Gráfico Nº5 Tabulación encuesta 3 24
¿PORQUÉ?
10 10
A. Necesidad de conocimiento B. Deficiencia de conocimiento 80
C. Compartir experencias vividas por las practicantes
Gráfico Nº6 Tabulación encuesta
Análisis: Que las estudiantes que se encuentran cursando la están totalmente de acuerdo en recibir la inducción y para este caso le gustaría que las estudiantes asistentes en práctica impartiera sus experiencias laborales y con ello fortalecer sus conocimientos en el manejo de programas que utiliza la Empresa.
e. ¿Qué expectativas tienes antes de que inicie su práctica empresarial? Según las encuestadas se destacan las siguientes expectativas:
Obtener mayor conocimiento Demostrar sus capacidades
25
8.1.3 Tabulación y Análisis encuestas de las estudiantes en práctica empresarial a. ¿Cuando usted inicio la práctica empresarial tenía conocimiento sobre el software aplicado por la Empresa ECOPETROL S.A para el desarrollo de sus procesos operativos?
PREGUNTA 1
Si No
100%
Gráfico Nº7 Tabulación encuesta 1
A. Existe un programa que se desconoce y es muy complejo
¿PORQUÉ? 20%
B. son procesos ajenos al aprendizaje 10% C. Se desconoce el sistema de la empresa
70%
Gráfico Nº8 Tabulación encuesta 26
Análisis: La encuesta refleja un desconocimiento total del programa Viajero de la Empresa ECOPETROL S.A, por ser un nuevo procedimiento para las estudiantes. b. ¿Durante la etapa de inducción al programa viajero ofrecido por la Empresa ECOPETROL S.A, le resulto fácil asimilar el programa?
PREGUNTA 2 40%
Si
60%
No
Gráfico Nº9 Tabulación encuesta 2
¿PORQUÉ? 10% 10% A. Fácil B.Difícil 80%
C. Programa amigable
Gráfico Nº10 Tabulación encuesta 27
Análisis: Se logro asimilar el programa Viajero, con algunas dificultades de quien impartía la inducción y por la complejidad del programa. Aunque algunas Asistentes que afirman facilidad para utilizar el programa. c. ¿Qué grado de dificultad le ha encontrado usted al “APLICATIVO VIAJERO” a la hora de realizar las comisiones de viaje, entre otros. Enumere de menor a mayor según el grado de dificultad de 1 a 5? Análisis: Se encuentro en la encuesta las siguientes dificultades que fueron observadas en común acuerdo por las asistentes en práctica:
Genera error cuando hay 2 viajes pendientes. Hacer viáticos al exteriores Digitar correctamente los valores
d. ¿Está usted de acuerdo en que se socialice a los estudiantes de la Asistente Administrativa de COINSPETROL el “APLICATIVO VIAJERO” utilizado por ECOPETROL S.A.?
PREGUNTA 4
25%
Si 65%
No
Gráfico Nº 11 Tabulación encuesta 4 28
¿PORQUÉ? 20%
20%
A.Obtener visión de lo que se va hacer B. Ventajas ante las demas instituciones
60%
C. No es necesario
Gráfico Nº12 Tabulación encuesta
Análisis: La mayor parte de los encuestados están de acuerdo en que se socialice el programa viajero, a los estudiantes de esta con el objetivo de tener una visión o conocimiento a fondo de la utilización y operatividad del software, facilitando el mundo laboral en esta compañía Petrolera e. ¿La forma para socializar el “APLICATIVO VIAJERO” a los estudiantes de la en Asistente Administrativa de COINSPETROL seria?
¿PORQUÉ? 10%
10%
A. Inducción estudiantes en práctica B. Funcionario de Ecopetrol 80%
C.Docente de coinspetrol
Gráfico Nº 13 Tabulación encuesta
Análisis: En su mayoría las encuestadas están de acuerdo en que sean las Asistentes Administrativas en práctica por que son quienes utilizan el programa a diario y conocen de las dificultades y las facilidades. Otras opciones son la de recibir la inducción por parte de un funcionario de ECOPETROL S.A. Pero alguno de ellos no se dedican a manejar el “APLICATIVO VIAJERO”, porque tiene otras funciones; este cargo es delegado a las Asistentes Administrativas en práctica; Por otra parte no hubo opciones para que un docente de COINSPETROL. Realice la inducción porque estos programas privados no están incluidos en el plan de estudio de la institución. 29
f. Considera usted importante integrar este proyecto a socializar sobre el “APLICATIVO VIAJERO” y otras herramientas de ECOPETROL, a los planes de estudio de COINSPETROL?
PREGUNTA 6
Si No
100%
Gráfico Nº 14 Tabulación encuesta 6
¿PORQUÉ? 15%
10%
A.Entendimiento B.facilidad C. Ganancia y Rendimiento 75%
Gráfico Nº 15 Tabulación encuesta
Análisis: En conclusión se está de acuerdo en recibir la inducción sobre el “APLICATIVO VIAJERO” por los siguientes motivos: Garantizar la mejora y el rendimiento de la práctica empresarial. Apropiado para el aprendizaje de las estudiantes 30
9. DISEÑO DEL “APLICATIVO VIAJERO” Procedimientos o pasos para generar comisiones de viaje 9.1 Generación de un Anticipo Interfaz 1: “APLICATIVO VIAJERO”.
Ilustración Nº 1 Sistema para la administración de viáticos
Al ingresar al “APLICATIVO VIAJERO” este se interconecta a través de intranet local con los programas utilizados por la empresa. Aparece una interfaz con las siguientes opciones que corresponden al menú principal: Viáticos, fondos, administración, auxilios, se escoge la opción viáticos. Interfaz 2: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 2 Modulo de viáticos
Nos ingresa al módulo de viáticos donde se ingresa los datos de la persona que realiza la comisión. 31
Interfaz 3: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 3 Procedimiento de viáticos
Se despliega un menú con procedimiento de viático donde se presentan varias opciones: Anticipo, Legalización, Aprobaciones previas, aprobaciones, administración, consultas gerenciales y ayuda. Se elije la opción anticipo. Interfaz 4: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº4 Procedimiento de viáticos nuevo anticipo
Nos ingresa a un submenú donde se encuentran las siguientes opciones: Actualización formato fecha, nuevo anticipo, modificar anticipo, eliminar anticipo, anticipo exterior segunda moneda, reporte de anticipo, reporte de anticipos historia, disponibilidad presupuestal, anticipo parcial, reporte de tiquetes devueltos. Se elije la opción Nuevo anticipo y se ingresa. 32
Interfaz 5: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº5 Capturar el anticipo
Esta interfaz corresponde a la captura de datos para generar el anticipo. Para ello se ingresa el registro de la persona de quien viaja, el tipo de comisión, el No. CDP, el centro de costo y el tipo de negocio, damos clic en continuar. Interfaz 6: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 6 Encabezado del anticipo
Aparece un encabezado donde se ingresa las líneas para itinerario, líneas para otros gastos y por último se ingresa el objeto de la comisión y continuar. 33
Interfaz 7: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 7 Encabezado del anticipo
En esta interfaz aparece el detalle del anticipo donde se ingresa la fecha de inicio y la fecha final del viaje, la ciudad origen, la ciudad destino y otros gastos dependiendo si utiliza transporte terrestre, pasajes aéreos u hoteles. Interfaz 8: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 8 Detalle del anticipo
En esta misma interfaz nos da la opción de elegir los siguientes cuadros que se encuentran mencionados a continuación, alojamiento, alimentación, transporte local, solo tiquetes y por ultimo retorno; se seleccionan de acuerdo a lo exigido por el ordenador. 34
Interfaz 9: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº9 Totales del anticipo
Aparece de forma resumida los totales del anticipo y datos del viaje. Continuar. Interfaz 10: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº10 Confirmación de los datos del anticipo
Interfaz donde nos confirma los Continuar.
datos de la persona que entra a aprobar. 35
Interfaz 11: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 11 Captura de datos para aprobación
Se ingresa los datos de la persona que será la encargada de aprobar la comisión y nos dispone la opción de escribir algunas observaciones del viaje. Continuar. Interfaz 12: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 12 Autorización de viaje
Nos aparece el formato cargado con todos los datos que anteriormente habíamos ingresado, pero no es válido para pago. 36
Aprobación Anticipo Interfaz 13: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº13 Aprobación del anticipo
Desplegamos aprobaciones, en el submenú encontramos las siguientes opciones: cambiar clave, aprobar uno, aprobar varias, reversar una aprobación, estado de aprobaciones (Anticipo), estado de aprobaciones (Legalizaciones), por ordenador imprimir comisiones aprobadas, por usuario imprimir comisiones aprobadas y cobro anticipos no legalizados. Elegimos la opción Aprobar Uno. Continuar. Interfaz 14: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº14 Aprobación del anticipo. Aprobar uno
Se ingresa los datos de la persona ordenadora, registro y clave del ordenador. Continuar. 37
Interfaz 15: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº15 Datos del ordenador
Aparece un pantallazo con todos los anticipos pendientes en aprobación por parte del ordenador elegido. Se selecciona el número de viaje del anticipo de la persona que iniciara la comisión. Continuar. Interfaz 16: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº16 Selección de Viaje que desee aprobar
Pantallazo donde aparecen todos los datos ya ingresados anteriormente en el anticipo y en la parte inferior nos da la opción de Aprobar. Continuar. 38
Interfaz 17: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº17 Formato pendiente en aprobación Interfaz donde verifica si el CDP contiene los fondos suficientes para cubrir el valor del anticipo y ser aprobado.
9.3 Legalización Anticipo Interfaz 18: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº18 Estado de aprobación verificar
Después de que la persona haya terminado sus días de comisión procedemos a realizar la legalización de acuerdo a los soportes que la persona trae de su viaje con sus respectivos valores. 39
Interfaz 19: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº19 Estado de aprobación. Aprobar uno
Elegimos la opción legalización donde se despliega un submenú con varias opciones: legalizar anticipo, modificar legalización, eliminar legalización, legalizar sin anticipo, legalizar sin anticipo exterior, reporte de legalización, reporte de legalizaciones historia, reporte de incidencias, registro presupuestal, legalización de anticipos no cobrados, legalización de anticipo parcial, modificar legalización parcial, ingreso proveedores menores, base de incidencia, log viajero. Elegimos la opción Legalización de anticipo. Interfaz 20: “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº20 Datos del ordenador
Se ingresa los datos del ordenador que aprueba la legalización. Continuar 40
Interfaz 21: “APLICATIVO VIAJERO
Ilustración Nº21 Viajes aprobados por el ordenador
Interfaz donde nos da la opción de elegir el numero de viaje y por cuanto se va a la legalización. Interfaz 22 “APLICATIVO VIAJERO
Ilustración Nº22 Datos del ordenador
Interfaz donde ingresamos los datos de la persona encargada de legalizar la comisión. Continuar 41
Interfaz 23:“APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración Nº 23 Legalización de viaje
Interfaz donde nos confirman las fechas en que fue cargado el anticipo, la ciudad de origen y la ciudad de destino de la comisión. Interfaz 24. “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 24 Captura de otros gastos de legalización
Interfaz donde ingresamos los datos correspondientes a los soportes que trae la persona que regresa de la comisión, datos como: si utilizo hotel, pasajes terrestres entre otros. 42
Interfaz 25 “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 25 Totales de la legalización
Interfaz donde nos presenta todos los datos ingresados con sus respectivos resultados del valor total de la comisión. Interfaz 26 “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 26 Captura de datos para aprobación
Nos ingresa a un cuadro donde se captura los datos para ser aprobado, hay la opción de ingresar observaciones si se han presentado alguna novedad en el transcurso del viaje. 43
Interfaz 27. “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 27 Formato legalización
Interfaz donde aparece el formato ya diligenciado con todos los datos de los soportes y de los respectivos días que el funcionario tomo en la comisión. Interfaz 28. “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 28 Datos del ordenador
Interfaz donde se ingresan el registro de la persona que aprobara la comisión y su respectiva clave. 44
Interfaz 29 “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 29 Viajes pendientes de Aprobación
Interfaz donde nos encontramos el número de viaje de la comisión que está en el proceso de ser legalizada. Continuar. Interfaz 30. “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N° 30 Formato pendiente aprobar
Formato finalizado y diligenciado con todos los datos ingresados anteriormente y pendiente en ser aprobado. Continuar. 45
Interfaz 31 “APLICATIVO VIAJERO”
Ilustración N°31 Formato legalizado
Nos ingresa al formato ya terminado y aprobado, en la parte superior del formato nos dice “es válido para pago”. Cuando el valor legalizado es menos al que se le cargo inicialmente en el anticipo da un resultado a favor del empleado cubriendo todo el valor gastado en el viaje. Cuando el valor cargado en el anticipo es mayor al legalizado queda a favor del fondo y la persona tiene que realizar una consignación con el valor sobrante de la legalización. 46
CONCLUSIONES Es importante tanto como la empresa de ECOPETROL S.A. como para COINSPETROL socializar el programa VIAJERO a las asistentes de la técnica que van a iniciar la etapa productiva o empresarial, debido a que la totalidad de las estudiantes aprendices han sido enviadas a realizar las prácticas a esta empresa petrolera. El diagnóstico realizado por medio de encuestas a las Asistentes Administrativas en curso y las que actualmente se encuentran en la etapa productiva confirma la necesidad de realizar una inducción sobre el “APLICATIVO VIAJERO”, con el fin de mejorar el desempeño en el campo laboral. Se hace necesario que COINSPETROL integre estos programas propios de la empresa ECOPETROL a los planes de estudio bien sea desde el área de informática o por medio de clases empresariales, fortaleciendo el conocimiento y el desempeño del estudiante de este Instituto. Este proyecto sobre la socialización del “APLICATIVO VIAJERO” a las estudiantes de la técnica en Asistente Administrativa es realizable en la medida en que las partes interesadas participen del mismo, fortaleciéndolo e implementándolo en una proyección a corto plazo y vinculándolo al plan de estudio para suministrarle la continuidad. La propuesta de socializar este software aplicativo genera nuevas expectativas a los estudiantes de la técnica en Asistente Administrativa, por las experiencias reales que se han vivido en la empresa que se podrán confrontar con los conocimientos teóricos del plan de estudio recibido. Los estudiantes en práctica se convierten en un recurso valioso que COINSPETROL puede utilizar para las inducciones debido a que aportan experiencias laborales a las nuevas estudiantes. El desarrollo de las temáticas se puede brindar mediante la explicación o procedimiento de la interfaz o de pantallazos que se utilizan en el manejo del “APLICATIVO VIAJERO” porque este software es propiedad exclusiva de ECOPETROL S.A. o también se pueden realizar mediante software de simulación, debido a la imposibilidad de instalar el software viajero en un computador de uso oficial o privado, por su legalidad. 47
Esta propuesta tiene como proyección integrar a los planes de estudio programas aplicativos de uso cotidiano en las empresas, en este caso, el “APLICATIVO VIAJERO” utilizado por ECOPETROL
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BIBLIOGRAFÍA.
SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CENTRAL, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO CENTRAL. Guía para ordenadores y comisionados. (anticipo y legalización). Año 2009. ECOPETROL S.A. DOCUMENTO PDF, ECOPETROL S.A. VICEPRESIDENCIA DE SERVICIOS Y TECNOLOGÍA, DIRECCCION DE SERVICIOS AL PERSONAL. Reglamento de viajes para funcionarios. VERSIÓN 06 DE 2009.
WEBGRAFIA El software propietario o software privativo se refiere a cualquier programa informático en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo ... www.scribd.com › Presentations › School Work Institución educativa del petróleo corporación institucional del petróleo sector petrolero educación carreras técnicas perforación de pozos educación... www.coinspetrol.com/ -
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ANEXOS REGISTRO FOTOGRÁFICO Anexo Nº 1 APOYO DOCENTE
Fotografía N° 1 Reunión de Docente
Fotografía Nº2 Reunión de Docente 50
ANEXO N°2: ASISTENTES ADMINISTRATIVAS EN ECOPETROL.
Fotografía Nº 3 Realización de la práctica empresarial de Isabet flore
Fotografía Nº4 Realización de la práctica empresarial de Nini Ayala 51
ANEXO N°3: ASISTENTES ADMINISTRATIVAS SEMESTRES II.
Fotografía Nº5 Asistencia de estudiantes asistente administrativo
Fotografía Nº6 Asistencia de estudiantes asistente administrativo 52
ANEXO N°4: FOTOGRAFÍA DE LAS INSTALACIONES DE ECOPTROL.
Fotografía Nº7 Instalaciones principales de ECOPETROL
Fotografía Nº 8 Instalaciones de bloque personal DAB 53
ANEXO N°5: FOTOGRAFÍA DE LAS INSTALACIONES DE COINSPETROL.
Fotografía Nº 9 Instalaciones de COINSPETROL
Fotografía Nº10 Instalaciones de COINSPETROL cafetería 54
ANEXO N째6 CONTRATO DE APRENDIZAJE.
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ANEXO N째 7 FORMATO DE EVALUACION
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ANEXO N°8: DOS FORMATOS DE ENCUESTAS APLICADAS A LAS ESTUDIANTES DE SEGUNDO SEMESTRE OBJETIVO: Elaborar un diagnóstico mediante una encuesta para determinar la importancia de socializar a los estudiantes de la técnica Asistente Administrativa de COINSPETROL la aplicación viajero, herramienta de ECOPETROL para elaborar comisiones de viaje. Nombres y Apellidos: ________________________________________________________ Cargo en la Empresa: ________________________________________________________ Lugar y fecha: ______________________________________________________________ a) Cuando usted inició la práctica empresarial tenía conocimiento sobre el software aplicado por la empresa ECOPETROL para el desarrollo de sus procesos operativos. -Si -No Justifiqué:________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ b) Durante la etapa de inducción al programa VIAJERO ofrecido por la empresa ECOPETROL, le resultó fácil asimilar el programa. -Si -No Justifique:________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ c) Quégrado de dificultad le ha encontrado usted al “APLICATIVO VIAJERO” a la hora de realizar las comisiones de viaje, entre otros. Enumere de menor al mayor según el grado de dificultad de a - e. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ __________________________________________________ e. Está usted de acuerdo en que se socialice a los estudiantes de la técnica asistente administrativo de COINSPETROL el “APLICATIVO VIAJERO” utilizado por ECOPETROL. -Si -No Justifique:________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________ f.
La forma para socializar el “APLICATIVO VIAJERO” a los estudiantes de la técnica en Asistente Administrativa de COINSPETROL seria:
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Por medio de una inducción a través de las experiencias de los estudiantes en práctica en la empresa ECOPETROL. Un funcionario de ECOPETROL Un docente de COINSPETROL Otra:__________________________________________________________________
g. Considera usted importante integrar este proyecto a socializar sobre el “APLICATIVO VIAJERO” y otras herramientas de ECOPETROL, a los PLANES DE ESTUDIO de COINSPETROL. -Si -No Justifique:________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
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FORMATO APLICADO ALA ESTUDIANTES EN PRÀCTICA EMPRESARIAL OBJETIVO: Elaborar un diagnóstico mediante una encuesta para determinar la importancia de socializar a los estudiantes de la técnica Asistente Administrativa de COINSPETROL la aplicación viajero, herramienta de ECOPETROL para elaborar comisiones de viaje.
Nombres: Apellidos: Semestre: Técnica: Fecha: 1. Como estudiante se encuentra capacitada para enfrentarse a los programas que la empresa Ecopetrol maneja? ¿Por qué? 2. Tiene alguna idea de que programas manejan en la empresa cuando inicies la práctica empresarial? 3. Dado el caso desearía que sus compañeras en práctica empresarial, les ofreciera una pequeña inducción sobre el programa de la Empresa Ecopetrol? ¿Por qué? 4. Que expectativas tiene antes de que inicie su práctica empresarial? 5. Cree que lo que has aprendido te sirve para ejercer la practica laboral? ¿Por qué?
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