Anvisning till blanketten ”Ansökan – projektstöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning” Vem ska använda blanketten? Den här blanketten är till för dig som ska söka projektstöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning. För att du ska få stöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning krävs att Jordbruksverket har godkänt dig eller din personal som rådgivare för tvärvillkorsrådgivning. Ansökan om sådant godkännande görs på blanketten ”Ansökan om godkännande som rådgivare för tvärvillkorsrådgivning”. Mer information om godkännandet av rådgivare finns i anvisningarna till denna blankett. Vart ska du skicka blanketten? Du ska skicka blanketten till Jordbruksverket, 551 82 Jönköping. När ska du skicka in ansökan? Ansökan om projektstöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning under perioden 2009-2013 kan inlämnas under perioden eller före perioden. Ansökan kan omfatta hela eller del av perioden. För organisationer som bedrivit tvärvillkorsrådgivning under 2007-2008 och önskar fortsätta verksamheten utan avbrott vid ingången av 2009 måste ansökan vara inkommen till Jordbruksverket före 2008-12-30. Var kan du hitta mer information? Mer information om denna och andra stödformer kan du hitta på Jordbruksverkets webbplats <www.sjv.se>. Vad är tvärvillkorsrådgivning? Rådgivningen är uppdelad i två moduler Rådgivningen är uppdelad i en grundmodul och en djurhållarmodul. Alla jordbrukare är berörda av grundmodulen och de som har djur har också behov av djurhållarmodulen. Jordbrukaren kan själv välja om rådgivningen ska omfatta en modul eller båda modulerna. Innehåll i grundmodulen: • Skötselkrav • Skydd av grundvatten • Skydd av natur, vilda djur och växter • Lagring och spridning av gödsel samt bestämmelser för grön mark • Spridning av avloppsslam • Användning av växtskyddsmedel • Livsmedels- och fodersäkerhet (allmänt) • Arbetarskydd (allmänt) • Extra tvärvillkor för miljöersättningarna
Innehåll i djurhållarmodulen: • Anmälan och förebyggande av TSE-sjukdomar hos djur • Anmälan och förebyggande av vissa djursjukdomar • Förbud mot att använda hormoner och vissa andra läkemedel • Gott djurskydd • Märkning, journalföring och registrering av nötkreatur, grisar, får och getter • Livsmedels- och fodersäkerhet (djurspecifikt) • Arbetarskydd (djurspecifikt) Checklista används vid gårdsbesök Rådgivaren ska på ett gårdsbesök informera jordbrukaren om vilka tvärvillkor och arbetarskyddsregler som är relevanta på den aktuella gården. Detta sker med hjälp av en checklista som Jordbruksverket har tagit fram, där rådgivaren vid besöket prickar av genomgångna punkter och antecknar eventuella behov av åtgärder. Rådgivaren ska samtidigt informera jordbrukaren om i vilken utsträckning tvärvillkor och arbetarskyddsregler följs på gården och om vilka eventuella åtgärder som behöver göras för att uppfylla tvärvillkoren. En förutsättning för detta är att rådgivaren får en visning av gården samt får inblick i relevant dokumentation. Rådgivningsbrev ska skickas Senast en månad efter rådgivningen ska jordbrukaren få ett skriftligt rådgivningsbrev som är anpassat till dennes behov. Rådgivaren bör följa upp rådgivningsbrevet genom ett samtal med jordbrukaren för att svara på eventuella frågor. Rådgivningsbrevet ska innehålla: • • • •
Jordbrukarens namn och adress Rådgivarens namn, telefonnummer och organisation Datum för gårdsbesöket Uppgift om vilka moduler som rådgivningen omfattar
Jordbrukaren betalar 30 procent av rådgivningskostnaden Projektstöd för att anordna tvärvillkorsutbildning betalas ut till rådgivarorganisationer. Stödet ska finansiera den tvärvillkorsrådgivning som utförs av godkända rådgivare. 70 procent av den totala rådgivningskostnaden får finansieras med stöd. Rådgivarorganisationen ska därmed fakturera jordbrukaren 30 procent av kostnaden. Den totala kostnaden och den stödfinansierade kostnaden ska framgå av den faktura som skickas till jordbrukaren. Den stödfinansierade kostnaden får högst uppgå till motsvarande 1 500 Euro per jordbrukare som deltar i rådgivningen. För närvarande gäller 13 500 kr. När stödet nått takbeloppet på 1 500 Euro får jordbrukaren betala den resterande kostnaden för rådgivningen.
Vilka kostnader berättigar till stöd? Du kan beviljas stöd för de flesta faktiska utgifter som avser projektet. Det kan till exempel röra sig om löner, resor, logi, telefon, material, porto, fortbildning eller köp av tjänster. Du kan dock inte få stöd för − aktiviteter som påbörjats och betalats innan ansökan inkommit till Jordbruksverket − ideellt arbete − kostnader för att fylla i ansökan − begagnad utrustning − hyres- eller leasingutgifter som omfattas av avtal som innehåller ett restvärde, kostnader för leasingtagaren att förvärva leasingobjektet eller leasingutgifter som överstiger varans inköpspris − kostnader för gåvor Om gåvan ersätter betalning för en tjänst och om gåvans kostnad inte överstiger tjänstens värde eller maxbelopp enligt skatteinkomstlagen kan du få stöd för kostnader för gåvor. Utbetalning av projektstöd för tvärvillkorsrådgivning? Stödet kan betalas ut först när − projektet är helt eller delvis genomfört − du har betalat de kostnader som projektet beviljats stöd för − du har ansökt om utbetalning − Jordbruksverket har handlagt din ansökan om utbetalning och godkänt kostnaderna. Du ansöker om utbetalning på blanketten ”Ansökan – utbetalning projektstöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning”. Du kan ansöka om delutbetalningar under projektperioden eller välja att få hela stödsumman utbetald på en gång efter avslutat projekt. Hur många utbetalningar du har rätt till står i beslutet om stöd. I samband med ansökan om utbetalning ska du bifoga en förteckning över de personer som fått rådgivning, vilken rådgivare som utfört den, totala kostnaden för varje rådgivning samt det belopp för vilket utbetalning söks. Närmare anvisningar meddelas den som beviljas stöd. När projektet är helt avslutat och alla fakturor kommit in och betalats ska du sammanställa din sista ansökan om utbetalning samt en slutrapport av projektet. Det är viktigt att detta inkommer innan det sista datum för ansökan om slututbetalning som du angett. Läs mer om slututbetalning under punkt 4 i avsnittet om projektplanen. Observera! Du hittar mer information om ansökan om utbetalning i Anvisning till blanketten ”Ansökan – utbetalning projektstöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning”.
Uppgifter för uppföljning av stödets resultat För att kunna följa upp att de medel som avsatts för projektet fått önskad effekt behöver vi få in uppgifter via blanketten ”Uppföljning av tvärvillkorsrådgivningar”. De uppgifter som där behövs är datum för när rådgivningen ägt rum, vilken/vilka moduler man gett rådgivning kring, namn på rådgivare, mottagarens kundnr hos länsstyrelsen, tid på gården, antal mottagare och mottagarens/-nas namn och personnummer. På sikt är det tänkt att du själv ska redovisa dessa uppgifter direkt till vårt datasystem. Dokumentation ska sparas Du behöver inte sända in kopior på checklistor eller de fakturor eller rådgivningsbrev som har skickats till jordbrukarna. Dessa dokument ska däremot liksom den ekonomiska redovisningen sparas fram till år 2019, då revision i form av stickprovskontroller kan komma att ske av rådgivningsorganen. Hur bedöms ansökan? Jordbruksverkets beslut om vem som ska beviljas stöd för att anordna tvärvillkorsrådgivning bedöms utifrån: • • •
Geografisk täckning. Sökande som täcker in områden som andra sökande inte täcker in har fördel. Redovisade erfarenheter och kompetens. Reslutat av projektstöd för tvärvillkorsrådgivning 2007-2008. Inget eller svagt utnyttjande av beviljade medel leder till låg prioritering/avslag.
Så här fyller du i blanketten A. Sökande Fyll i företagets eller organisationens namn, adress och kontaktuppgifter. Fyll i kundnummer om du har ett sådant. Du som söker för ett företags eller organisations räkning väljer om ansökan gäller för organisationen nationellt eller regionalt. B. Kontaktpersoner Fyll i kontaktuppgifter till den person som i första hand kan svara på frågor om ansökan. C. Sista datum för ansökan om slututbetalning Sista datum för ansökan om slututbetalning är senast två månader efter projekttidens utgång. Observera att detta datum även ska anges i projektplanen. Mer information om sista datum för utbetalning finns under punkt 4 i avsnittet om projektplanen. D. Momsredovisning Är du skyldig att redovisa moms för projektets kostnader fyller du i det här. I så fall ska momsen inte ingå i projektets kostnadsbudget. Om du svarar delvis ska du specificera vad som gäller för vilken verksamhet. Momsen ska i sådana fall delvis räknas med i projekts kostnadsbudget. Är du osäker på vad som gäller kan du kontakta Skatteverket. E. Projektets beräknade kostnader Här fyller du i projekts beräknade kostnader. Det ska vara en summering av den mer utförliga budgeten och beskrivningen av de olika kostnaderna som du redovisar i projektplanen. F. Projektets finansiering Finansieringsplanen ska innehålla uppgifter om hur projektets kostnader ska finansieras. Summan av projektets finansiering måste överensstämma med summan av projektets kostnader. Ange beloppet för projektstödet du ansöker om, det kan vara högst 70 procent av kostnaden för rådgivningen. Redovisa även den summa som lantbrukarna själva får betala för rådgivningen. Det gör du i rutan för privat medfinansiering. G. Bilagor Projektplan – du ska alltid bifoga en projektplan till din ansökan. Vad planen ska innehålla framgår sist i denna anvisning. Intyg om firmatecknare – om sökanden är en ideell förening eller en ekonomisk förening ska du bifoga styrelseprotokoll, föreningsstadgar eller motsvarande där det framgår vem som är behörig firmatecknare. Fullmakt – om blanketten skrivits under av ombud ska du bifoga fullmakt i original.
Offerter – du behöver bara bifoga kopior på offerter när den totala kostnaden för köp av tjänst i ansökan överstiger 100 000 kronor. Detta ska du göra för att visa att kostnaderna är skäliga. Det räcker med att bifoga offerter som täcker 25 procent av den kostnad du söker stöd för. Det är smidigt att välja ut de poster (varor eller tjänster) som kostar mest. Du måste skicka in offerter från 2 olika företag för varje post, som ingår i dessa 25 procent. Om en offert omfattar flera poster (varor eller tjänster), så räcker det med 2 offerter för just dessa poster. Skicka bara in kopior av dina offerter – inga originalhandlingar. Andra bilagor – har du andra bilagor som är aktuella för tvärvillkorsrådgivningen ska du även bifoga dessa. H. Försäkran och underskrift Här skriver du under ansökan. Ansökan måste vara undertecknad av sökanden eller om sökanden är en juridisk person, av behörig firmatecknare, för att den ska räknas som fullständig. I de fall sökandens handlingar ska undertecknas av två eller flera personer i en förening är det viktigt att alla berörda personer skriver under ansökan. Innan du skriver under ansökan är det viktigt att du har satt dig in i stödvillkoren och att du åtar dig att följa regelverket. Villkoren finns i denna anvisning samt i den checklista för rådgivningen som Jordbruksverket har tagit fram. När du undertecknat ansökan medger du också att uppgifter om projektet får publiceras av Jordbruksverket samt användas för kontroll-, uppföljnings-, utvärderings- och informationssyfte.
Projektplan Det är obligatoriskt att ta fram en projektplan för projektet. Projektplanen utgör underlag för Jordbruksverkets prioritering mellan ansökningar och för beslut om stöd. Projektplanen ska ha följande innehåll: 1. Projektbeskrivning Redovisa inom vilket geografiskt område du avser att erbjuda rådgivning. Uppskatta hur många rådgivningar inom grundmodul respektive djurhållarmodul som du beräknar kunna genomföra under projektperioden. Ange även ett genomsnittligt antal personarbetstimmar som du tror måste läggas per rådgivning. Beskriv vilka personer som ska arbeta inom projektet, under vilken tidsperiod momenten ska genomföras samt personalens kompetens. Om det gäller rådgivare som redan är godkända för tvärvillkorsrådgivning räcker det med att namnet anges. Om du tänker köpa någon tjänst inom projektet så redogör för detta här, t ex marknadsföring av rådgivningen. Om ansökan avser verksamhet inom ett större geografiskt område än länsnivå ska ovanstående uppgifter anges specifikt uppdelat på länsnivå. 2. Beskrivning av organisationens eller företagets verksamhet Redogör för vilken typ av verksamhet som redan bedrivs av organisationen eller företaget och var i landet verksamheten bedrivs. Beskriv hur erfarenheter från denna verksamhet kan tas tillvara inom tvärvillkorsrådgivningen. 3. Kostnadsbudget Lämna en detaljerad redogörelse för vilka kostnader som du räknar med att du kommer att få i projektet. Summeringarna för du över till punkt E på ansökningsblanketten. Observera att alla kostnader och betalningar ska höra till projektet. Du ska ange de beräknade kostnaderna exklusive moms. Undantag från detta gäller bara om du inte är momsredovisningsskyldig för projektverksamheten. För att underlätta redovisningen bör du särredovisa kostnaderna för tvärvillkorsrådgivningen i din bokföring. Det innebär att du särredovisar projektet så att dess intäkter, kostnader och betalningar kan utläsas separat i redovisningen även om annan verksamhet pågår samtidigt. Projektkostnader inom följande kostnadsslag kan ge rätt till stöd. • Löner • Övriga kostnader • Indirekta kostnader Fördela projektets beräknade kostnader på ett eller flera av dessa kostnadsslag. Innebörden av de olika kostnadsslagen beskrivs nedan.
Löner För projekt som gäller tvärvillkorsrådgivning ska allt arbete redovisas i antal timmar per person som arbetar inom projektet. Du ska därför ange i denna ansökan vilken timkostnad du har för varje anställd som arbetar i projektet. Beskriv vem beräkningen avser och vad dennes arbete består i. Timkostnaden räknas fram genom att månadslönen inklusive semestertillägg och sociala kostnader divideras med närvarotid eller debiterbar tid. Närvarotid är totalt antal arbetade timmar för en heltidstjänst exklusive semester och annan ledighet. Debiterbar tid är den tid som återstår när tid för egen kompetensutveckling, semester och annan ledighet räknats bort för en heltidstjänst. Du ska redovisa ett underlag som styrker det antal timmar du kommer att använda för att räkna fram timkostnaden, dvs. närvarotiden eller den debiterbara tiden. I ditt beslut om stöd kommer det att framgå vilket antal timmar Jordbruksverket har godkänt för din timkostnadsberäkning. I samband med ansökan om utbetalning ska du redovisa det antal timmar personalen arbetar i projektet. Närmare anvisningar för denna redovisning meddelas senare till den som beviljas stöd. Observera att eventuella reseersättningar och traktamenten också ska redovisas på kostnadsslaget ”Löner” men inte räknas in i timkostnaden. Övriga kostnader Inom detta kostnadsslag ska du redovisa alla övriga beräknade kostnader som inte är löner, eller indirekta kostnader. Det kan till exempel vara kostnader för hyra av projektets lokaler och utrustning, material, telefon, porto, resor och logi. Här ska du också redovisa eventuella kostnader för köp av tjänster. Indirekta kostnader Indirekta kostnader är kostnader som indirekt hör till projektet och som fördelas enligt en viss nyckel eller fördelningsmodell. Detta är kostnader som företag, organisationer och myndigheter har inom den ordinarie verksamheten, så kallade overheadkostnader. Exempel på indirekta kostnader är kostnader för lokaler och kontorsutrustning. Större organisationer och myndigheter har oftast redan framräknade påslag för indirekta kostnader. Dessa ska uppdateras årligen. Om projektet har nytta av dessa resurser kan sådana kostnader ge rätt till stöd. Kravet är att det bara är faktiska kostnader som kan ligga till grund för den indirekta kostnaden som du tar upp i din ansökan. Redovisa hur de indirekta kostnaderna har beräknats. Jordbruksverket kan begära att du styrker dina kostnader med kvitton, fakturor, betalningsverifikationer eller bokföringsunderlag som har motsvarande bevisvärde vid utredning av din ansökan. Vid kontroll på plats ska du alltid kunna styrka dina kostnader. I ditt beslut om stöd kommer det att framgå vilken indirekt kostnad som Jordbruksverket godkänt i ditt projekt.
4. Slututbetalning Ange datum för när din ansökan om slututbetalning för projektet ska ha kommit in till Jordbruksverket. Sista datum är senast två månader efter projekttidens utgång. Detta kommer även att fastställas i beslutet om stöd. Om din ansökan om slututbetalning kommer in för sent blir det avdrag på stödbeloppet. Avdraget är en procent per arbetsdag. Om ansökan om slututbetalning kommer in mer än 25 kalenderdagar för sent betalas inget stöd ut alls. Om projektet blir försenat bör du därför ansöka om att Jordbruksverket ändrar senaste dag för när ansökan om slututbetalning ska ha kommit in. En sådan ansökan om omprövning måste ha kommit in till Jordbruksverket senast den dag du skulle ha lämnat ansökan om slututbetalning.