Archivos y colecciones fotográficas

ARCHIVOS Y COLECCIONES FOTOGRAFICAS Organizaciรณn y conservaciรณn

Cuarta versiรณn actualizada 2013

Jorge Caicedo Santacruz

© Jorge Caicedo Santacruz (10-343-480 de 2012) ISBN: 978-958-46-3040-7 Esta edición: AUTORESEDITORES.COM, Agosto de 2013 Foto Carátula: Cortesía familia Moncayo Moncayo (Desfile Colegio Bethlemitas. Carrera 24 entre calles 18 y 19.

Pasto, Colombia, 1929)

TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION 1. LA FOTOGRAFIA Formatos de archivo o imágenes digitales 2. ANTECEDENTES DE LA FOTOGRAFIA 3. INTERPRETACION DE LA FOTOGRAFIA 4. ASPECTOS LEGALES 4.1 El documento fotográfico 4.2 Valor jurídico probatorio 5. ARCHIVOS Y COLECCIONES FOTOGRAFICAS 5.1 El archivo 5.2 Organización 5.3 Sistemas de ordenación 5.3.1 Alfabético y temático 5.3.2 Numérico 5.3.3 Alfanumérico 5.3.4 Cronológico 5.3.5 Alfacronológico 5.3.6 Por Origen o Procedencia 6. DISPOSICION FISICA SEGÚN EL MATERIAL 6.1 Fotografías 6.2 Negativos 6.3 Diapositivas 6.4 Rollos 6.5 Discos 6.6 Postales 7. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA 7.1 Registro de Ingreso 7.2 Registro de Salida 7.3 Inventarios 7.4 Auxiliares de recuperación (Localización) 7.4.1 Referencias de VEA 7.4.2 Referencias de VEA ADEMAS

8. PROBLEMAS DE ALMACENAMIENTO Y RECUPERACION 8.1 Sin贸nimos 8.2 Seud贸nimos 8.3 Hom贸nimos 8.4 Nombres en idiomas extranjeros 8.5 Cambios de apellido 8.6 Regionalismos 8.7 Material sin datos 8.8 Material deteriorado 8.9 Formatos 9. CONSERVACION 9.1 Causas de deterioro 9.2 Recomendaciones para la conservaci贸n BIBLIOGRAFIA

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PRESENTACION Este trabajo es el producto de una juiciosa revisión y actualización de las tres versiones anteriores, publicadas en diferentes fechas y por distintos editores. Comprende las bases para la organización de archivos y colecciones fotográficas consideradas en aquellas ediciones e incluye nuevos ejemplos y, especialmente, una consideración especial en cuanto se refiere a la fotografía actual, teniendo en cuenta que la técnica de la fotografía tradicional, analógica, casi ha desaparecido.

Hoy, la fotografía es digital. Las cámaras son digitales, las fotografías son digitales y los archivos son igualmente digitales. No obstante, aún quedan millones de fotografías en soporte papel, diapositivas y negativos en acetato, no sólo en los grandes archivos sino, sobre todo, en pequeñas empresas y colecciones familiares o individuales, las cuales representan el objeto de nuestro interés. ¿Qué va a pasar con las nuevas fotografías? Son los elementos originales que registran la historia de personas, acontecimientos, lugares, y son la historia actual del mundo. ¿Cómo vamos a conservarlos si sabemos de antemano que van a cambiar los formatos así como los equipos lectores y reproductores? La rápida evolución de la tecnología fotográfica obliga a plantear nuevos interrogantes.

8 Exceptuando los procesos y soportes fotográficos analógicos: negativos en acetato más los positivos originales y copias en papel, cuyos registros tempranos datan de hace más de un siglo, y esto incluye a la microfilmación, que no es otra cosa que fotografía básica, nadie hoy en día puede garantizar, pues aún no ha transcurrido el tiempo suficiente para comprobarlo, cuánto tiempo va a conservarse la información contenida en los nuevos soportes: CD, DVD, memorias USB, tarjetas SD, e inclusive los mismos discos duros de las computadoras, además de que la constante evolución de los soportes y equipos deja en la obsolescencia a sus antecesores de muy poco tiempo atrás. Es el caso de los disquetes de 5 ¼ y 3 ½ pulgadas, así como los efímeros discos ZIP ya en desuso total, y reproductores tanto de imágenes como de sonido: los retroproyectores de diapositivas, los BETAMAX, los VHS y DVD, este último de cambio indispensable a medida que aparecen nuevas ediciones, puesto que la última, ya convertida en anterior, es incapaz de leer determinados formatos de sonido o de imagen recién salidos al mercado internacional.

Por lo anterior se hace imprescindible la necesidad de ser cuidadosos con respecto a la conservación o eliminación de los documentos originales que fueron producidos en soporte de acetato y copiados a papel, especialmente cuando son estos últimos los que han sobrevivido a los efectos del tiempo y del clima. En tanto no exista certeza de la perdurabilidad que las nuevas tecnologías ofrecen para la conservación de los documentos fotográficos, deberá conservarse los originales. Y este trabajo es una propuesta que pretende brindar los elementos básicos necesarios para su labor, ya sea como archivista o como responsable de una colección.

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1. LA FOTOGRAFIA En una definición sencilla, fotografía es el procedimiento que permite fijar y reproducir, a través de reacciones químicas y en superficies preparadas para ello, las imágenes que se reflejan en el interior de una cámara oscura y, mediante el desarrollo de tratamientos adecuados, puede obtenerse imágenes que reproducen, además de la realidad visible, fenómenos que ocurren fuera del campo normal de fotosensibilidad humana a través del ojo.

El almacenamiento de la imagen obtenida puede llevarse a cabo en una película sensible (en el caso de la fotografía tradicional) o en sensores CCD y CMOS o memorias digitales (en el caso de la fotografía digital).

La fotografía digital1 consiste en la obtención de imágenes mediante una cámara oscura, de forma similar a la fotografía química. Sin embargo, así como en la fotografía clásica o tradicional las imágenes quedan grabadas sobre una película fotosensible y se revelan posteriormente mediante un proceso químico, en la fotografía digital las imágenes son capturadas por un sensor electrónico que dispone de múltiples unidades fotosensibles, las cuales aprovechan el efecto

Fotografía digital [en línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Fotograf%C3%ADa_digital (Consulta: 8 Noviembre 2011).

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10 fotoeléctrico para convertir la luz en una señal eléctrica, que es digitalizada y almacenada en una memoria.

La ventaja de este sistema con respecto a la fotografía química es que permite disponer al instante de las imágenes grabadas, sin necesidad de llevar la película al laboratorio y revelar los negativos para poder verlas. Esta ventaja de la rapidez en la disponibilidad de la imagen permite que el fotógrafo haga los cambios requeridos, al momento, y realice de forma inmediata las correcciones que considere pertinentes, facilitando el hecho de obtener la imagen que desea.

En la cámara digital pueden verse en una pantalla las fotos que se acaba de tomar. La cámara se puede conectar a una computadora u otro dispositivo capaz de mostrar las imágenes en un monitor, y como tienen formato digital, pueden enviarse directamente por correo electrónico o publicarse en Internet. Pueden procesarse con programas de tratamiento fotográfico para computadora, a fin de ampliarlas, reducirlas, realizar encuadres, rectificar los colores o el brillo, así como muchas otras modificaciones según el programa que se utilice y la habilidad del operario.

Otra condición favorable en el uso de la fotografía digital es que cada vez que la cámara toma una foto, crea un archivo y guarda en la memoria información relevante a la captura de dicha imagen: Fecha, hora, apertura del diafragma, velocidad de obturación y el ISO, información muy útil para estudiar las imágenes y entender más acerca de cada fotografía, además de facilitar el ordenamiento y manejo de los archivos fotográficos digitales.

11 Sin duda es muy grande el ahorro en espacio, mobiliarios, contenedores tales como archivadores, cajas y carpetas o álbumes. Por supuesto que no conviene recargar el disco duro de la computadora con copias diferentes a la obligatoria de respaldo en un disco aparte y bien asegurado. También existe la ventaja de los bancos de fotografías en Internet, para cuyo uso, obviamente, habrá que solicitar los respectivos permisos o licencias de publicación y hacer constar, como mínimo, el crédito de la página web de donde la fotografía fue descargada.

Formatos de archivo (o imágenes digitales)2 Hoy en día existen muchas clases de archivos o formatos de tipo informático para imágenes, y cada programa utiliza uno propio o característico. En este apartado se menciona los más comunes a la fecha.

TIFF (Tagged Image File Format) Es un tipo de archivo estándar para guardar imágenes de alta calidad, compatible con los sistemas operativos Windows, Linux, Mac. Es reconocido por muchos programas de retoque y edición gráfica, tales como Paint Shop Pro, Adobe, Quark, Corel. Ante alguna duda sobre cómo enviar un archivo para su edición o impresión, lo mejor es optar por el formato universal TIFF, a fin de que se pueda abrir y editar sin dificultad.

RAW (En bruto – Sin pérdida de datos) El formato RAW sólo se encuentra disponible en cámaras digitales sofisticadas, indicadas para fotógrafos profesionales. Este formato ofrece la máxima calidad, ya Formatos de archivos digitales [en línea] Disponible en: http://www.digitalfotored.comimagendigital/formatosarc hivos.htm (Consulta: 8 Noviembre 2011).

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12 que contiene los pixeles en bruto, tal y como se han capturado.

BMP (Bits Map - Mapa de Bits) Esta clase de formato lo utilizan los sistemas Windows y Ms-Dos para guardar sus imágenes. El formato de archivo BMP puede guardar imágenes de 24 bits (millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos.

EPS (Encapsulated Postscript) En este formato se puede almacenar tanto mapas de bits como imágenes vectoriales. Es muy utilizado en la impresión profesional y en otras aplicaciones, intercambio de archivos entre programas de maquetación, tales como Page maker o Quarkxpress, incluyendo los de dibujo vectorial (Freehand o Corel). Es, junto con el formato TIFF, uno de los estándares en el mundo de la autoedición, aunque los datos guardados se encuentran en una cápsula, encapsulados, así que si se quieren modificar habrá que tratarlos con el mismo programa que los creó.

PSD (Formato de archivo Photoshop) El PSD es un formato creado por Photoshop y permite guardar todas las presentaciones, retoques y nuevas creaciones realizadas con este programa. Su compatibilidad con otros programas no es amigable, por lo cual se recomienda hacer copia en otro formato compatible como JPEG o TIFF. PDF (Portable Document Format) Formato creado por ADOBE para facilitar el intercambio de archivos entre diferentes sistemas operativos. Un archivo o documento creado con un programa de Windows podrá verse en plataforma Linux o Mac, si se cuenta con el visor de PDF (Acrobat Reader). Este

13 formato guarda con toda precisión el diseño del archivo incluyendo sus fuentes, imágenes y gráficas.

JPEG (Joint Photographers Experts Group) Es uno de los formatos más conocidos para la compresión de fotografías digitales y uno de los pocos formatos que se soporta en la Web (Internet). Todas las cámaras digitales y los scaners almacenan las imágenes en formato JPEG. No obstante y dado que la compresión afecta la calidad de la imagen, se puede seleccionar diferentes niveles de compresión; a más baja compresión mayor calidad y viceversa. Cuando se opta por una compresión alta es para crear archivos que ocupen poco espacio en la Web o para enviarlas por correo electrónico. JPEG es el único formato que llega a comprimir una imagen hasta un 10 por ciento de su tamaño original, sin que el ojo humano pueda percibir las diferencias.

GIF (Graphics Interchange Format) Es un formato bastante antiguo desarrollado por Compuserve para su propia red comercial, con la finalidad de obtener archivos de tamaño muy pequeño.

No es el más indicado para guardar imágenes fotográficas pero sí logotipos, imágenes en colores planos y dibujos.

PNG (Portable Network Graphics) Considerado un formato que puede sustituir al .GIF debido a que utiliza sistemas de compresión estándares como el ZIP y permite mayor profundidad de color en las imágenes sin pérdida de calidad.

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2. ANTECEDENTES DE LA FOTOGRAFIA La primera información acerca del empleo de una cámara oscura nos conduce hasta Al Hazen de Basra (965 – 1038), conocido como el más grande estudioso de óptica durante la Edad Media, quien la utilizó para observar la imagen solar durante los eclipses. Igualmente encontramos descripciones de este dispositivo aplicado a la descripción de imágenes de cuerpos terrestres, en los trabajos de León Battista Alberti y de Leonardo da Vinci.

Hacia 1553 Giovanni Battista della Porta publica una amplia exposición de la cámara oscura, de la que se le consideró inventor a partir de la publicación de su libro “Magiae naturalis libri”.3 En 1826, Joseph Nicephore Niepce, un inventor hasta entonces frustrado, cubrió una placa de peltre de 20 por 11.5 cm. con una especie de asfalto llamado betún de Judea y la colocó dentro de su cámara oscura que consistía en una caja de madera con una lente. Instaló la cámara junto a una ventana en el desván de su casa y al retirar la placa, luego de varias horas, la sometió a un lavado con aceite de lavanda y petróleo, descubriendo sorprendido que en ella había quedado impresa la imagen de los tejados y los muros.

Muchos hombres habían tratado anteriormente de captar alguna escena valiéndose únicamente de la luz. Al igual que Niepce conocían el antiguo secreto de la cámara 3

“La fotografía”. Life 29 (2): Ene. 30, 1967.

16 oscura, esencialmente el mismo fenómeno que se produce en una cámara moderna, pero aún no existían placas ni películas que recogieran las imágenes proyectadas por la luz a través del objetivo. Se había logrado algunas impresiones sobre papel o piel recubiertos con sustancias fotosensibles, las cuales se borraban o ennegrecían demasiado pronto. Por ello, cuando Niepce obtuvo la primera fijación permanente de una imagen, tomó la primera auténtica fotografía.

Sin embargo, sólo unas pocas personas conocieron la proeza, entre ellas el decorador francés Louis Jacques Mandé Daguerre, quien decidió asociarse con Niepce y se encontraban tratando de perfeccionar el proceso, cuando Niepce murió, desconocido y pobre, en 1833. Dos años más tarde, William Henry Fox Talbot produjo en Inglaterra el primer negativo de papel y en 1837 Daguerre consiguió su daguerrotipo primogénito utilizando una placa de cobre especial. Poco después, en 1839, anunció y mostró su técnica al mundo entero.

La emoción que causó Daguerre con sus imágenes mágicas fue tan grande como la transmisión televisada de la llegada del hombre a la luna en 1969. Pero eran otras épocas. Un amargado escritor alemán las llamó “blasfemias” y el astrónomo británico Sir John Herschel dijo simplemente: “Esto es un milagro”. A los dos años, casi todas las ciudades de Europa y Estados Unidos contaban, por lo menos, con un estudio fotográfico. La era de la fotografía había llegado en medio de asombro y de placer.

Un observador de Daguerre comentaba: “A veces uno se siente un poco inclinado a creer que algún día esta máquina servirá para hacer retratos”. Pero los objetivos no eran buenos y la escasa sensibilidad de las láminas

17 de cobre hacían necesario que la exposición fuera supremamente larga, entre diez y veinte minutos mirando al sol, ya se estuviera posando a campo abierto o en un estudio con techo y paredes de vidrio. La persona fotografiada debía empolvarse el rostro para reflejar mejor la luz y el retrato obtenido en el daguerrotipo solía ser horrible. No obstante, la humanidad pudo satisfacer sus ansias de detener el tiempo, aunque fuera en una pequeñísima escala, a pesar de que a veces el resultado era en verdad grotesco y más de un cliente abandonara el estudio rechazando su propia imagen. El poeta irlandés Thomas Moore hablaba por muchos cuando aludió al “seguro pero espantoso resultado del daguerrotipo” y Arago, aquel que con tanto entusiasmo había impulsado a la naciente fotografía, se vio obligado a admitir que parecía no servir para retratar a las personas. Y a pesar de todo, el daguerrotipo estableció la Edad de oro del retrato durante sus veinte años de supremacía.

Más tarde aparecieron las fotografías impresas en papel sensibilizado y los negativos en papel inventados por Fox Talbot empezaron a rivalizar con el daguerrotipo. No tenían nitidez y exigían una exposición mayor a la de aquel, pero poseían en cambio una belleza singular, como las románticas vistas de París tomadas por Hippolyte O’Hill y Robert Adamson, quienes hicieron en la década de 1840 algunas de las fotografías más hermosas que se conoce.

El perfeccionamiento del sistema avanzó a la par con la demanda del producto; en 1841 se inventó una lente compuesta y placas más sensibles que redujeron el tiempo de exposición a sólo un minuto.

El impulso irresistible de registrar gráficamente todos los acontecimientos dio origen al reportero gráfico. En los

18 desastres, en el estudio y en el escenario de los sucesos importantes o simplemente curiosos, la cámara fue testigo fiel para la historia. El descubrimiento de la placa húmeda, en 1851; la placa seca, preparada con anticipación y revelada después, en 1864, y la película inventada por George Eastman, fundador de la Kodak, en 1884, alentaron a los fotógrafos a ampliar su radio de acción. Pero a finales del Siglo XIX eran pocas las personas que habían visto esas fotografías porque no existía un medio práctico para imprimirlas en los diarios, y las revistas sólo las reproducían de vez en cuando por el lento y costoso proceso del fotograbado; el fotógrafo llevaba las placas a un grabador en madera y éste las copiaba para hacer una xilografía que pudieran usar los impresores en sus publicaciones.

Eastman fue el gran impulsor de la fotografía y en 1888 presentó la primera cámara Kodak con rollo de papel fotográfico, que sustituyó a las placas de cristal. Otro paso importante se produjo en 1948 con el lanzamiento de la técnica Polaroid, que redujo el tiempo de revelado fuera del laboratorio a solamente un minuto.

En diciembre de 1975 se dio el primer paso en la historia de la fotografía digital4 cuando Steven Sasson, de Kodak, logró construir una cámara utilizando sensores de imagen sólidos. Estos chips usan diodos fotosensibles llamados photosites, para grabar la luz. De acuerdo con Sasson, la imagen tardó 23 segundos para grabarse en el casete y otros 23 para ser leída desde la unidad reproductora hacia la televisión. En 1986 Kodak produjo el primer

Foto Digital México [en línea] Disponible en: http://analisisgrafico.wordpress.com/2006/0825/histori a-de-la-fotografia-digital-%C2%BFdonde-incia-rea/ (Consulta: 23 Noviembre 2011).

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19 sensor de megapixeles, que podía producir una impresión de calidad fotográfica de 5 x 7 pulgadas.

Se podría decir que la fotografía digital inicia en los años 1980 con el primer prototipo de una cámara digital, la Mavica (Magnetic Video Camera – Cámara magnética de video), desarrollada por Sony Corporation, y era una cámara electrónica de video, que producía imágenes fijas grabadas en discos flexibles de dos pulgadas.

En 1994 Apple introdujo la primera cámara digital para consumidores y marcó otro éxito en el avance de la fotografía digital. La QuickTake 100, desarrollada en asocio con Kodak, trabajaba conectada a una computadora personal mediante un cable serial y tenía un sensor CCD de 640 x 480 pixeles. Podía producir ocho imágenes almacenadas en su memoria interna y también contaba con un flash integrado. Hoy, sin embargo, las cámaras digitales son cada vez más pequeñas y prácticas y… si toda esta tecnología fue desarrollada en poco más de treinta años, es difícil imaginar cómo las próximas décadas darán forma a subsecuentes avances de la fotografía digital.

Alfred Stieglitz tuvo la inspiración de conjugar la visión y la energía del publicista para que todos vieran lo que él había visto. Su tesis principal: “Todo tiene un valor pictórico”, penetró despertando el ambiente artístico de los años 1890, y con la ayuda de sus estupendas imágenes sentó las bases de la fotografía moderna, favorecida luego por los avances de la técnica fotomecánica empleada en los medios de impresión masiva.

La fotografía llegó a convertirse en el mejor registro del paso de los hombres por sucesos y condiciones que

20 señalan su existencia y nos dice mucho acerca de nosotros mismos, de lo que fuimos y de lo que somos.

Los últimos retratos de Abraham Lincoln, tomados por Alexander Gardner, son una muestra del dolor que afrontaba una nación dividida por guerras e ideologías políticas. La foto que tomara Alfred Eisestaed, de un marinero jubiloso besando a una enfermera, refleja el regocijo y el alivio que pudo sentir un pueblo al terminar la Segunda Guerra Mundial. David Douglas nos mostró la angustia de Corea y Larry Burrows nos enseñó la realidad de Vietnam. Pero la fotografía no habla solamente de los grandes y terribles dramas de la guerra y de la muerte. Nos dice también de los triunfos infantiles, de las costumbres familiares, de la belleza, de la transformación cultural, de las pequeñas señales y rasguños que vamos dejando a nuestro paso por el tiempo. Y a medida que progresa la técnica otorgando nuevas posibilidades de utilización para la fotografía, ésta permite trazar nuevas pautas en los registros de la historia y de la diplomática, de tal manera que las futuras generaciones podrán recurrir a los archivos fílmicos y fotográficos como fuentes reales y objetivas, siempre que deban explorar la información concerniente a nosotros, sus antepasados: nuestra civilización, nuestro mundo con sus bondades y violencias, sus aciertos y errores.

Antes, los fotógrafos trataban de captar, simplemente, la realidad identificable y desinteresada, sin ir más allá. Hoy pueden expresar lo que desean con cualquier objeto que mueva el ánimo: la estructura de un árbol, la furia de una mujer loca, la gracia y belleza de una dama, la miseria del tugurio, el trauma de la violencia en cualesquiera de sus formas, el folclore de los pueblos, toda la vida agitada o severa del hombre y las comunidades, la vida animal, vegetal y geológica del planeta. Gracias a la fotografía es posible atrapar delincuentes, mejorar la calidad de los

21 atletas en el campo deportivo y el trabajo de los ingenieros en las construcciones. Desde su infancia, la fotografía, representada por medio de la cámara fue reconocida por los antisociales como un enemigo implacable y en la actualidad ocupa importantísimo lugar entre los medios más fidedignos de identificación, superada únicamente por las huellas dactilares. Millares de bancos, instituciones financieras y diferentes negocios en todo el mundo se valen de cámaras ocultas para filmar o fotografiar a los asaltantes y en muchas ciudades, la cámara es un medio inigualable contra los conductores irresponsables. Sus aplicaciones jurídicas son extensas y rotundas y las leyes de muchos países la protegen como medio de prueba en beneficio de la sociedad. No obstante, es técnicamente discutible aquella expresión de que la cámara nunca miente y no podemos considerar infalible la validez que reviste al documento fotográfico como elemento verdadero en las pruebas judiciales, ya que los trucos y avances fotográficos como son los programas de computador, permiten crear a voluntad imágenes e ilusiones ópticas difíciles de percibir.

Especialmente en el área científica la fotografía representa un instrumento de inmensa potencia exploradora que llega inclusive a sobrepasar los límites del conocimiento actual acerca del planeta, del espacio extraterrestre y del universo microscópico. Gracias a su desarrollo se ha cartografiado el fondo del mar y fue posible indicar al hombre el sitio exacto en donde debía realizar el alunizaje. Y más allá de todo, se vislumbra una variedad casi infinita de nuevas aplicaciones.

Mediante la utilización de película infrarroja, las cámaras aéreas toman la temperatura interior de los volcanes, con miras a pronosticar futuras erupciones. Los expertos en energía atómica emplean cámaras que funcionan con

22 velocidades de hasta 20 millones de cuadros por segundo, para registrar la intensidad de las explosiones nucleares. La foto ampliada de la impresión hecha por la palma de un bebé evidencia diminutas anomalías, síntomas de defectos naturales, los cuales son advertidos por los médicos para decidir si se precisa o no de un tratamiento inmediato. Los psiquiatras descubrieron que los pacientes catatónicos presentan una notable mejoría cuando se les muestra su retrato; aunque de ordinario son indiferentes a su apariencia, luego de ver las fotos comienzan a lavarse, peinarse y hacer alarde de su aspecto personal. Muchos profesores aceptan una película o una serie de fotografías en vez de las tradicionales monografías escritas y en muchas aerolíneas, a pesar de la exactitud de los diagnósticos proporcionados por las computadoras, utilizan centenares de metros de película en cada uno de sus aviones con el fin de descubrir pequeñas resquebrajaduras que pudieran afectar el fuselaje. Hasta las costumbres de los animales son sometidas al escrutinio fotográfico, que permite un profundo estudio de la fauna marina, las corrientes, la capacidad alimenticia y mineral de los océanos.

Aun así, y a pesar de que la fotografía fue un arma valiosa durante la Segunda Guerra Mundial, sólo a partir de 1947 se le concedió estatus de madurez como elemento básico del espionaje militar, ayudada por los satélites, y el caso de los cohetes rusos emplazados en Cuba, que llevó a una crisis política en 1962, representa una lección inolvidable de la importancia de la fotografía.

La fotografía no sólo en sí es un arte sino que presta invaluables servicios al arte. Por medio de ella podemos reproducir las obras maestras de la pintura, las esculturas clásicas, los grandes monumentos diseminados por el mundo; conocemos la evolución de la arquitectura, las

23 danzas, el ballet, el teatro y se dan a conocer a todos mediante materiales impresos como libros, revistas, periódicos y productos más sofisticados como el cine, la televisión e Internet.

La fotografía forense5 ha desarrollado un amplio campo de aplicaciones en todas las ramas de la criminalística.

Su versatilidad permite registrar y dar a conocer datos que pasarían desapercibidos durante la observación, a simple vista, de personas, lugares u objetos, manchas y colores, además de ser complemento en las descripciones escritas, planos, informes y testimonios.

La fotografía en color reproduce una gran cantidad de elementos cromáticos que los registros en blanco y negro no detectan. Ofrece más ventajas para examinar el lugar de los hechos, la identificación de objetos, la fijación del sitio donde se localizó la evidencia y las características del mismo. La impresión en color permite destacar los orificios producidos por armas de fuego, proyectiles y casquillos, y hace posible la diferenciación entre la sangre y otros fluidos.

Ahora bien. Ya que los archivos, nótese que el término utilizado es “archivo”, no “colección”, cuentan entre sus objetivos primordiales el de documentar y asesorar toda investigación tocante a su respectiva especialidad, sirviendo como apoyo en la comprobación o en la negación de aquello que es materia de pesquisa, la fotografía les permite lograrlo con objetividad incuestionable vigorizando sus servicios y aprovechamiento como fuente evidente y fidedigna de acontecimientos pasados y como surtidor principal de Fotografía forense[en línea]: http://mundoforenses.blogspot.com/2007/11/fotografiaforense.html (Consulta: 18 Noviembre 2011) 5

24 ilustraciones gráficas acerca de personas, objetos y lugares. No obstante, si consideramos que la mente no tiene capacidad para almacenarlo todo y que la manera de conservar y tener siempre a mano la incalculable producción informativa diaria constituye un problema constante desde que la humanidad comenzó a utilizar el lenguaje, y en vista de que la fotografía ha venido a incrementar ese caudal de conocimientos, es justo que aporte alguna solución. Al respecto, las empresas modernas y entre ellas los grandes archivos y las bibliotecas lograron reducir, durante las décadas de 1980 y 1990, la extensión de sus anaqueles en un 90% mediante la microfilmación y para mencionar sólo un ejemplo, la administración del Seguro Social en los Estados Unidos llegó a contar con algo más de 24 millones de metros de micropelícula en sus oficinas centrales de Baltimore.

Sin embargo y a pesar de la ultramicrofilmación, que permitió disponer de una Biblia con 2.200 páginas en una sola microficha de 12 por 15 centímetros, quedamos en una fase primitiva en lo concerniente al uso de micropelícula como medio de registro. Los microscopios ópticos podrían reducir los soportes tradicionales de información a una millonésima parte de su tamaño natural, lo cual significa que es posible almacenar un millón de volúmenes en el espacio que ocupa un solo libro y muchos más si tenemos en cuenta los actuales medios de almacenamiento digital en discos de computadora. Por otra parte, se ha calculado que podríamos llevar la reducción al nivel molecular, o sea, a la diez mil millonésima parte del original. Tal probabilidad suscita una variante del acertijo filosófico medieval: ¿Cuántos libros pueden inscribirse en la cabeza de un alfiler?... Tanto la microfotografía como la digitalización nos dan la respuesta: Hasta mil volúmenes.

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3.

INTERPRETACION DE LA FOTOGRAFIA

El saber mirar una fotografía no es innato en el hombre. 6 Hace muchos años, cierto misionero deseoso de comunicarse con una tribu primitiva, sobrevoló primero la aldea y luego arrojó desde el avión algunos regalos entre los que incluyó varias fotografías suyas. Su deseo era que los retratos ayudaran a los nativos a reconocerlo como el amigo bueno y generoso cuando fuera a visitarlos, pero, por desgracia, los caníbales desconocieron el mensaje mudo de la fotografía y cuando el misionero se presentó, lo devoraron.

El lenguaje de la fotografía habla con muchas voces a los hombres que son capaces de entenderlo. A veces su voz es documental, para suministrar con diferentes grados de complejidad, información precisa y objetiva a quienes la buscan. En otras ocasiones, especialmente en los campos científicos, se convierte en un instrumento de inmensa potencia exploradora que sondea los horizontes del conocimiento y aún es capaz de rebasarlo.

Las fotografías deben comunicar a quien las vea una idea clara y objetiva.7 Cada fotograma tiene su razón de ser, una historia que contar, un suceso que reportar, una emoción que evocar.

“La fotografía”. Revista Life 29 (2): Ene. 30, 1967.

Extractos traducidos de “Famous photographers school”. Cali: Universidad del Valle, mimeografiado.

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26 La contribución de la imagen fotográfica a la conformación del conocimiento se da en la imagen documental descriptiva, tanto en las fotografías de contenido histórico y socio-cultural como en las del campo puramente científico. La fotografía ha conquistado un lugar irremplazable en las publicaciones de prensa, domina en lo editorial con el porcentaje siempre creciente de libros y revistas ilustrados, tanto en soporte tradicional de papel como en los formatos electrónicos, por ejemplo los e-books e Internet, y se ha constituido en el soporte de los medios publicitarios, logrando ser reconocida como arte, a pesar de lo cual corre el riesgo de no llegar a transmitir con seguridad una información, o al menos existe la posibilidad de un alto margen de error en su interpretación, si no se acompaña la imagen con un texto que le confiera un sentido unívoco.

Jean Kleim, en “La photographie et sa legende” (Communications 2, 1962), manifiesta que algunos especialistas pretenden separar la fotografía de la leyenda para estudiarlas como elementos independientes. Esta tentativa es válida en sí misma y puede conducir a conclusiones interesantes, pero la persona a quien se le presenta una imagen no puede dejar de leer y percibir lo escrito al pie. No importa cuál sea la opinión sobre la utilidad de la leyenda, imagen y leyenda son un híbrido.

La imagen fotográfica no es creada a partir de la nada.

De hecho utiliza elementos pre-existentes que tienen por sí mismos una importancia, un significado y un valor potencial. La imagen fotográfica presenta un aspecto parcial y reducido de un medio ambiente, pero quien mira una determinada imagen necesita encontrar elementos de referencia que le permitan establecer relaciones entre la realidad transferida en la imagen y sus imágenes-

27 recuerdo fijadas como referencia en su memoria. No podemos reconocer aquello que no conocemos. No pude esperarse que partiendo de un elemento totalmente original y desconocido, pueda darse significado verdadero y exacto a un mensaje.

La razón de ser de la leyenda al pie de la imagen es primordialmente la de precisar su sentido, la de suministrar un mínimo de información para dirigir en una vía concreta el mensaje que se desea transmitir. Una sola frase puede esclarecer el contenido de la imagen en un sentido insospechado. Una de las primeras imágenes de la fotografía rusa en daguerrotipo, tomada por S. Levickij, carece de valor si no se nos informa que en ella aparece Nicolai Gogol en 1845, rodeado por otros artistas rusos.

Sólo la leyenda le confiere para nosotros un significado de documento histórico que la imagen por sí sola no podría transmitir.

La fotografía puede sugerir, pero no puede definir valores morales, intelectuales, filosóficos o políticos; sólo puede describir apariencias. Por ejemplo, una fotografía tomada por Walter Evans no puede distinguir entre un pobre pero noble peón agrícola isabelino y un furibundo campesino racista, ya que éstas son diferencias intelectuales, no visuales.8 A nivel archivístico es fundamental realizar un análisis de cada fotografía en su etapa de identificación a fin de clasificarla correctamente. Si en una imagen aparecen varios jóvenes leyendo libros, y un texto adjunto nos dice que se encuentran en una determinada biblioteca, y que revisan manuscritos del Siglo XVI, el archivista puede considerar varias alternativas: Archivarla por el nombre SZARKOWSKI, John. “La fotografía, un nuevo tipo de arte”. Facetas 9 (3): 1976.

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28 de la biblioteca, por bibliotecas como materia, o por lectura, estudiantes, manuscritos, educación, libros. La clave consiste en descubrir el, o los elementos básicos contenidos en la imagen. Si no fueran visibles los textos escritos en las páginas de los libros, quedaría totalmente descartada la posibilidad de clasificar la fotografía bajo el término “manuscritos” y se llevaría a cabo una toma de decisiones para seleccionar el término más conveniente según los propios requerimientos del archivo o colección, los usuarios y sus necesidades.

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4. ASPECTOS LEGALES 4.1 EL DOCUMENTO FOTOGRAFICO “Los documentos, en un sentido amplio, incluyen no solamente inscripciones, manuscritos y publicaciones impresas, sino también obras de arte, piezas numismáticas y piezas de museo, ya sean minerales, botánicas, zoológicas o antropológicas. Cualquier objeto material que contenga o confirme algún conocimiento y pueda ser objeto de colección, debe considerarse un documento.9 Según la Enciclopedia británica “Documento jurídico es aquello que sirve como prueba o evidencia y que está escrito o impreso, o tiene una inscripción o algún significado que pueda ser leído; una pintura, una fotografía autenticada, sello, o lo que pueda suministrar una evidencia documental”.

Por su parte, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil de Colombia, dice: “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter MIJAILOV, A. y GUILIAREVSKI, R. S. Curso introductorio de informática y documentación. Caracas: Instituto de productividad, 1974.

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30 representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

De acuerdo con el Código Penal Colombiano, art. 225, “Se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los cuadros, dibujos, planos, fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fonópticas, archivos electromagnéticos y registros técnicos impresos”.

El “Reglamento General de Archivos” publicado por el Archivo General de la Nación, de Colombia, en 1994 y posteriormente convertido en Ley 594 de 2000, o “Ley General de Archivos” define documento como “…

Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado”. Y complementa de la siguiente manera: Título V GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 21.

Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Título XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS Artículo 46. Conservación de documentos.

Los archivos de la Administración Pública

31 deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.

4.2 VALOR JURIDICO PROBATORIO A menudo se trata las fotografías como prueba apremiante e irrefutable de que en realidad sucedieron los acontecimientos que se ve en ellas.10 Esta creencia MILGRAM, Stanley. “Un psicólogo observa la cámara fotográfica”. Facetas 10 (3): 1977.

10

32 está respaldada por el hecho de que la fotografía constituye una realidad valiosa en sí misma y de por sí.

Pero pueden ser falseadas, se les puede malinterpretar o pueden dar mayor solidez a la realidad que representan e integrarse como parte inherente de la misma.

Para evaluar las cualidades documentales de una fotografía11 debemos hacer tres preguntas: ¿Es auténtica?, ¿Es correcta?, ¿Es verdad lo fotografiado?

La autenticidad, confirmada por ciertos rasgos y aplicaciones de la fotografía, requiere que la escena no haya sido alterada en ningún modo; el ladrón enmascarado que huye del banco no está posando, las nubes no fueron impresas de otro negativo.

La corrección ya es otro asunto, pues implica la seguridad de que la fotografía corresponde a lo que la cámara tomó: los colores no desaparecen, la lente no deforma las proporciones.

Lo verdadero no tiene que ver con si la fotografía es una exposición de lo que estuvo presente ante la cámara en el momento de tomarla, sino que se refiere a si la escena representada es una exposición de los hechos que se supone reales y que son transmitidos por la fotografía.

Hay que preguntarse si una fotografía quiere decir lo que muestra. Una fotografía puede ser auténtica pero falsa, o verdadera aunque no auténtica. Cuando en la obra “El balcón” de Jean Genet, un fotógrafo de la reina envía a uno de los revolucionarios arrestados a buscarle una cajetilla de cigarrillos y paga a un oficial de policía para que le dispare, la fotografía del rebelde muerto al tratar de escapar no es auténtica, aunque es probable que esté ARNHEIM, Rudolf. “¿Qué es la fotografía?”. Facetas 9 (3): 1976.

11

33 bien tomada y que no sea necesariamente falsa. “¡Monstruoso!” exclama la reina. “Es la costumbre, majestad”, dice el fotógrafo. Esto demuestra que, sin lugar a duda, cuando la verdad está en juego, el problema deja de ser exclusivamente fotográfico.

El primer paso para aceptar una fotografía como documento con valor probatorio12 consiste en establecer quién la aporta al respectivo proceso, es decir, en estudiar y analizar la personalidad del fotógrafo con el propósito de efectuar una graduación de su seriedad y honestidad.

Aceptada la credibilidad que merece el fotógrafo, es necesario estudiar el lugar donde se encontraba cuando se imprimió la fotografía, las condiciones de percepción visual e inclusive las auditivas, porque éstas, en determinadas circunstancias pueden haber sido el factor que motivara la impresión fotográfica.

Establecido lo anterior, es preciso determinar si el fotógrafo, efectivamente, tuvo la posibilidad de captar con la lente la imagen que aparece en la fotografía, bajo las condiciones de modo, tiempo y lugar que ha debido describir en testimonio rendido con anterioridad a la comprobación que se está detallando.

Definido esto, el juez analiza la fotografía en sí, como documento, teniendo en cuenta la necesidad de que dicho medio de prueba haya llegado al proceso siguiendo los cauces establecidos por la ley. Porque no es lo mismo la recolección de pruebas en el campo penal que en el civil, laboral o administrativo. La apreciación de lo que dice una fotografía y su consiguiente valor probatorio BAYONA MARTINEZ, Alonso. Abogado. Entrevista personal. Bogotá: 2012.

12

34 están determinados por la consonancia del documento con otras pruebas, y el juez, de acuerdo con las reglas de apreciación probatoria lo ubicará en el grado que merece, ya sea como indicio grave o leve, o como plena prueba de la existencia de un hecho.

Lo expuesto se refiere a los casos cuando un particular aporta a un proceso una fotografía como medio de prueba y se pueden considerar cada vez menos excepcionales, porque en la actualidad son innumerables las personas que usan o portan aparatos digitales de todo tipo, por ejemplo teléfonos celulares, que permiten la recolección instantánea de sucesos que pueden tener relevancia judicial.

Comúnmente los jueces acuden a los fotógrafos técnicos oficiales, bien sean de la policía judicial o del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, personas éstas que tienen la calidad de peritos. Por lo tanto, en estos casos, el juez queda relegado de la obligación de comprobar la credibilidad, honestidad e idoneidad del fotógrafo, ya que la ley presume que estos profesionales poseen dichas cualidades. Lo anterior significa que el juez se limitará a apreciar la fotografía como documento, siguiendo las pautas de apreciación ya mencionadas. Como aplicación de lo dicho podemos citar dos ejemplos: CASO No. 1 “Una fotografía publicada en El Tiempo fue clave para que los vocales del Consejo de Guerra que juzgó al estudiante detenido en desarrollo de desórdenes en la ciudad universitaria, dieran su veredicto absolutorio al sindicado.

35 Guillermo Elías Guzmán Argumedo, estudiante de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia, fue detenido el martes anterior, cuando alumnos del centro superior protagonizaban violentos enfrentamientos con unidades de la fuerza pública.

Según el informe de la policía, Guzmán Argumedo tenía en su poder “un coctel Molotov” el cual iba a lanzar contra el grupo de agentes. Añade el informe, que el universitario fue capturado en cercanías de la puerta de acceso de la universidad, ubicada en la calle 26. Sin embargo, la fotografía tomada por nuestro reportero Jorge Parga, demostró a los miembros del Consejo de Guerra que el joven había sido capturado frente a las instalaciones de la Caja Nacional de Previsión Social. En efecto, al fondo de la fotografía se observa la puerta grande de entrada de la Caja y deja sin piso la afirmación de la policía.

La gráfica en mención muestra al estudiante en momentos cuando era capturado por la fuerza pública y en sus manos se observan los libros que portaba al salir de la facultad donde adelanta sus estudios.

El Mayor Jairo Hortta Bahamón, Fiscal del Consejo de Guerra, dijo en desarrollo de su investigación, que el sitio donde había sido tomada la placa fotográfica no corresponde con el descrito en el informe de la policía. El oficial dijo así mismo que con base en lo anterior, no existía mérito para condenar al estudiante y solicitó un veredicto absolutorio.

36 Por su parte, el abogado defensor del universitario, Alfredo Negrinis Consuegra, dijo a los vocales que había demostrado plenamente, en las pruebas practicadas, que su defendido no portaba bombas ni elementos que hicieran pensar en la posibilidad de un comportamiento anormal.

Agregó que posteriormente a su detención el F-2 hizo un allanamiento a la residencia del universitario donde sólo encontraron libros y cuadernos utilizados para el estudio. No había material subversivo ni elementos que lo comprometieran.

Manifestó igualmente que las versiones dadas por el oficial de policía, Teniente Castillo García, un cabo y un agente de la misma institución, eran un tanto contradictorias y débiles.

FOTO No. 1 La fotografía publicada por El Tiempo, señaló el abogado, vino a aclarar las dudas en cuanto al lugar en donde fue capturado mi defendido. Tengo la firme convicción de que

37 el estudiante Guillermo Elías Guzmán es inocente, dijo el defensor. Luego de la intervención del profesional, el Consejo de Guerra presidido por el Mayor Carlos Alarcón Falla, entró en un breve receso para que los vocales, capitanes José Vicente Lara, Jorge Perdomo Lozano y Julio Charry Solano, dieran a conocer el veredicto absolutorio por unanimidad”.13 CASO No. 2

FOTO No 2 “Esta gráfica tomada por un transeúnte ocasional en una calle de Génova, Italia, en “Absuelto un estudiante por foto de El Tiempo”.

Bogotá: El Tiempo, Mayo 27 de 1978, pag. 8 B. 13

38 Marzo de 1971, cobra ahora una gran actualidad. Aparecen en ella los terroristas Augusto Veil y Mario Rossi, huyendo en una Vespa luego de disparar contra el mensajero del Banco Alessandro Floris, en el piso, a quien despojaron de un maletín con una gruesa suma de dinero luego de herirle mortalmente. Rossi, revólver en mano y con el maletín, es el fundador del grupo terrorista “Octubre 22”, aliado de las “Brigadas rojas”, las cuales incluyen en su lista de liberados para entregar a Aldo Moro”.14 “Sin embargo,15 en este caso se presenta la siguiente crítica de la fotografía en sí, como elemento probatorio: El ángulo de exposición impide determinar la fisonomía de los motociclistas delincuentes, así como la identificación de la máquina, no solamente porque no registra las placas, sino también porque tratándose de una imagen en blanco y negro impide establecer sus colores, los cuales son fundamentales para una buena identificación.

Además, el ángulo de toma, cuando mucho sirve para identificar la estructura anatómica del individuo que viaja en la parte trasera de la motoneta, conformación ésta que puede corresponder a miles de personas.

Además, nunca debe olvidarse que la fotografía muestra lo que observó el fotógrafo y que por consiguiente, su grado de prueba está determinado por el grado de percepción de éste, bastante limitado ya que su campo de visión se reduce al que le permite la lente fotográfica, dejando de percibir, por lo tanto, el desarrollo de hechos UPI. “Liberar a trece extremistas”. Bogotá: El Espectador, Abril 25 de 1978, pag. 4 A. 15 BAYONA MARTINEZ, Alonso. Abogado. Entrevista personal. Bogotá: 2012.

14

39 concomitantes a la acción que se fotografía, los cuales son de indudable valor en el campo de la prueba jurídica.

También hay que tener en cuenta que la fotografía muestra lo que el fotógrafo quiso que quedara impreso en la película, si se trata de un individuo con suficiente experiencia, y que muchas veces este documento muestra parcial o totalmente lo que el fotógrafo no quería que se imprimiera, si carece de práctica en este campo.

De lo anterior se deduce que el aforismo de “La cámara nunca miente” es un concepto más romántico que real, pues carece de toda concepción objetiva”.

A tal propósito citaremos algunos ejemplos famosos entre los millares que existen en la historia universal de la fotografía, que al fin y al cabo es la historia moderna de la humanidad.

“Hace unos años circuló ampliamente por Internet esta supuesta foto hecha segundos antes de que un avión impactara contra una de las Torres gemelas en Nueva York.16 Hay que reconocer que el montaje está muy bien hecho, pero también es cierto que es más falsa que un euro de madera. Publicado por Fermín Chicharo en 14:25.

La primera regla del montaje fotográfico es que coincida la iluminación de los distintos elementos a montar. El avión está iluminado de frente (con el sol detrás del fotógrafo), mientras que el resto de la foto está iluminada desde la derecha con el sol muy bajo. Sin La última foto de las Torres gemelas [en línea] Disponible en: http://cibertrolas.blogspot.com/2008/09/la-ltima-fotode-las-torres-gemelas-de.html (Consulta: 17 Noviembre 2011).

16

40 embargo, es una regla frecuentemente olvidada (Incluso la olvidó la CIA cuando hizo el montaje de Lee Harvey Oswald, uno de los peores montajes que he visto, por cierto, y que se enarboló como prueba). 2 de Octubre de 2008 12:23.

FOTO No. 3 El turista fotografiado viste una chaqueta de invierno, algo inusitado si consideramos que el 11 de Septiembre fue un caluroso día de verano.

El avión se está aproximando a la torre desde el Norte, por lo tanto la torre de la foto debía ser la del Norte (WTC1), que no tenía mirador. Inclusive si la foto mostrara una escena del mirador de la WTC2, ésta no se abría hasta las 9:30 am. El primer avión chocó a las 8:49 am.

El avión que aparece en la foto es un Boeing 757 de American Airlines: el vuelo de AA que

41 se estrelló con la torre era un Boeing 767. -28 de Junio de 2009 07:36.

FOTO No. 4 Esta es la famosa foto de Lee Harvey Oswald sosteniendo propaganda izquierdista y un rifle que casualmente es el rifle con el que mataron al Presidente John F. Kennedy.

Dicha foto se presume también retocada y se dice que la cabeza, tomada de otra fotografía, la colocaron en ese cuerpo para inculpar a Oswald, quien fue asesinado dos días después por Jack Ruby cuando iba a ser trasladado a la prisión.17 Una famosa fotografía en blanco y negro impulsó la búsqueda del Monstruo del Lago Mitos y curiosidades de la fotografía [en línea] Disponible en: http://www.fotobuzz.com/mitos-ycuriosidades-de-la-fotografia-y-el-uso-del-photoshop (Consulta: 17 Noviembre 2011).

17

42 Ness… hasta que la verdad salió a la luz cerca de 60 años después.

FOTO No. 5 La preocupación moderna por la criatura, conocida como el monstruo prehistórico del Lago Ness, fue despertada por la fotografía presuntamente tomada por el cirujano R. K. Wilson el 19 de Abril de 1934, que parecía mostrar a una enorme criatura de cuello largo que se deslizaba a través del agua. Décadas más tarde, el 12 de Marzo de 1994, Marmaduke Wetherell afirmó haber falsificado la fotografía tras ser empleado por el periódico Daily Mail para encontrar a Nessie, indicando también que Wilson no había tomado la foto y que su nombre fue utilizado solamente para darle más credibilidad a la misma. Sin embargo y a pesar de la confesión, la foto ya había sido difundida por

43 todo el mundo como una “evidencia absoluta”, lo cual colocó definitivamente en la cultura popular la leyenda del Monstruo del Lago Ness de Escocia.18 Y no podríamos olvidar las inquietantes fotografías del mítico “Hombre de las nieves” también conocido como “Yeti” en los Himalaya, “Bigfoot” en los Estados Unidos, “Sasquash” en Canadá y que a la larga resultaron ser montajes fotográficos, inclusive mal elaborados pero capaces de engañar a los desprevenidos de cada época.

En Colombia las leyes protegen las obras fotográficas desde que fue creada la Ley 86 de 1846 sobre propiedad intelectual, en la que se incluye, entre otras, a las fotografías,19 aunque se relaciona directa y específicamente con el aspecto artístico de dicho medio de expresión visual. Así mismo, la Ley 23 de 1982, que derogó a la de 1946, continúa con el mismo patrón conceptual acerca de lo que se considera es, y no de lo que puede ser la fotografía, aparte de respetarse como obra de arte. Esta última ley dice en su artículo 89: “El autor de una obra fotográfica que tenga mérito artístico para ser protegida por la presente ley, tiene derecho a reproducirla, distribuirla, exponerla en venta, respetando las limitaciones de los artículos anteriores y sin perjuicio de los derechos de autor, cuando se trate de fotografías de otras obras de las artes figurativas. Toda copia o reproducción de la fotografía llevará impresos de modo visible el nombre de su autor y el año de su realización”.

Monstruo del Lago Ness [en línea] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Monstruo_del_lago_Ness (Consulta: 17 Noviembre 2011).

19 PLAZAS, Arcadio. Estudio sobre derechos de autor: Reforma legal colombiana. Bogotá: Temis, 1984.

18

44 De esta manera, la ley protege aquellas fotografías reconocibles como obras artísticas, pero en ningún momento especifica cuándo, o qué características deben reunir éstas para ser consideradas obras de arte, olvidando además el aspecto jurídico que puede implicar a las fotografías como documentos en la comprobación o negación de un delito. Mas, siendo éste un tema ajeno a nuestros propósitos, será mejor dejarlo en manos de los especialistas.

45

5.

ARCHIVOS Y COLECCIONES FOTOGRAFICAS

Se presentan dos acepciones para la palabra de origen griego “archivo”. La primera se refiere a la oficina o local en donde se conserva y maneja los documentos, generalmente de tipo administrativo que produce una entidad o una persona y la segunda trata de los documentos en sí mismos. Aunque contadas excepciones lingüísticas utilizan términos independientes para diferenciar estos términos entre sí, el Reglamento General de Archivos lo define cómo: “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir como una fuente de historia”.

Un archivo, por naturaleza, conserva material original cuyas características lo convierten en documento único.

Esta es la principal diferencia con las bibliotecas, que manejan registros impresos duplicados en muchas copias existentes además en otras bibliotecas.

El predominio de los documentos textuales en los fondos archivísticos ha sido la causa principal para que no se concediera la suficiente importancia a otros elementos.

Las dificultades originadas por sus requerimientos de

46 conservación, así como la variedad de formatos, muy pequeños o excesivamente grandes que se presenta con los mapas, planos, dibujos y fotografías, hicieron que se los catalogara como materiales engorrosos cuya complejidad llevó a separarlos de sus series primarias y asuntos de origen para organizarlos en colecciones independientes. Se los aceptó como poseedores de ciertas cualidades históricas y archivísticas, pero fueron rechazados por muchos museos, galerías, bibliotecas y archivos tradicionales. A partir de la segunda mitad del Siglo XX, con la aparición de diferentes especializaciones, se suscitó el reconocimiento al valor intrínseco documental en su variadísima gama de presentaciones y los archivistas comenzaron a buscar soluciones encaminadas a salvaguardar la existencia y el uso de estos materiales. Un considerable número de instituciones privadas, públicas y mixtas, hace uso cada vez más frecuente de colecciones de elementos archivísticos no convencionales por su soporte y condiciones para la conservación. Dichos elementos forman parte relevante entre los nuevos productos de la era tecnológica: videocasetes, casetes de audio, discos ópticos, fotografías, etc., y hacen necesaria la incorporación de un conjunto organizado de conocimientos y técnicas para el manejo eficiente y profesional de los denominados archivos atípicos, técnicos o especiales.

Con la popularización de la informática surgió un nuevo concepto de archivo como la colección ordenada de registros: datos, textos o instrucciones relacionadas entre sí y que almacenados, aún en grandes cantidades, son de rápido y fácil acceso y se conservan dentro o fuera del computador mediante soportes como discos (CD, DVD), memorias USB y otros ya fuera del mercado, debido a la

47 constante evolución de la tecnología en el área de sistemas.

Entre las muchas especialidades y de acuerdo con la tipología documental que las conforma, se conoce como archivo atípico, técnico o especial, todo aquel relacionado con la organización, conservación, preservación y manejo de documentos no típicos, no tradicionales. Existen diversas clases de estos archivos según los materiales que integran su colección, los cuales abarcan desde muestras sedimentarias de los fondos marinos o determinadas regiones geográficas, hasta los documentos pictóricos o iconográficos, los cuales incluyen en su género a los archivos y colecciones fotográficas y de audiovisuales. Según Michel Duchein20 el término audiovisual se aplica a los documentos sonoros y a las imágenes en movimiento, esencialmente los discos, cintas magnetofónicas, películas cinematográficas, cintas de video e imágenes fijas como los grabados y fotografías.

No todos los documentos audiovisuales constituyen material de archivo en el sentido estricto del término, y por regla general sólo se asimilan a esta categoría los producidos o recibidos por las instituciones, como elementos que forman parte de los procesos administrativos de su correspondiente actividad, excluyendo los documentos originados con fines comerciales o artísticos. Ciertamente es difícil establecer una diferencia práctica, puesto que no todos los documentos audiovisuales, por ejemplo los discos musicales, los videos comerciales y los carteles, llamados DUCHEIN, Michel. Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y a la transferencia de la información conservada en los archivos: Un estudio de RAMP. París: Unesco, 1983.

20

48 también afiches o posters, podrían considerarse elementos archivísticos, si técnicamente carecen de valor documental histórico, jurídico, científico o administrativo.

De todas formas, las legislaciones modernas incluyen en la definición de archivo a los documentos audiovisuales, sin restricción implícita ni detallada, no obstante son muy pocos los países en donde se hace efectivo el ingreso de dichos materiales a los depósitos de las entidades receptoras, como son los archivos y las bibliotecas nacionales.

5.1 EL ARCHIVO El archivo fotográfico, denominado por igual colección fotográfica y recientemente conocido también como fototeca, es el conjunto ordenado de materiales afines a la fotografía como son las copias positivas, negativos, vidrios, transparencias y diapositivas, producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas, en función de sus actividades y dispuestos en tal forma que faciliten su almacenamiento, preservación y consulta. Por su condición documental peculiar no tiene incidencias administrativas directas desde el punto de vista de los archivos de gestión, pero en el caso de empresas productoras de documentos fotográficos evidencia el desarrollo de los individuos y de las instituciones.

La fototeca, que etimológicamente significa “Colección de fotografías”, es un centro de acopio cuyo objetivo principal es la adquisición de imágenes fotográficas para su colección, organización y catalogación, con fines de conocimiento y difusión. Hace referencia a documentos fotográficos tanto en los soportes tradicionales sobre papel y acetato como en los modernos y diferentes soportes digitales. De allí que una fototeca digital es el espacio informático que permite almacenar, organizar,

49 conservar, catalogar y difundir fotografías, y un seudónimo de la misma se considera el banco de imágenes. En la actualidad y gracias a Internet, es posible buscar y obtener imágenes de casi cualesquier asuntos, lugares y personajes que no posee el archivo o la colección. Basta ingresar a las diferentes páginas Web especializadas como The image bank, Shutterstock, Fotosearch, Slidedepot, Fotolia, Depositphotos, Istockphoto, Veer, Gettimages, Jupiterimages, Corbisimages, Thinkstockphotos, Dreamtime y muchos otros, inclusive bancos de imágenes de carácter gratuito, a través de buscadores simples y de fácil manejo como Google, aunque debe tenerse especial cuidado con los derechos de autor.

El archivo fotográfico es mucho más que un accidentado cúmulo de imágenes en vidrio, papel o acetato de celulosa. Es la recopilación metódica y técnica de impresiones visuales, ciertas y objetivas, ocurridas en la vida real de los personajes y de los pueblos. Son la historia, el arte y la ciencia agrupadas en una estructura regulada y dinámica puesta al servicio del hombre: científico, curioso, historiador o investigador de cualquier disciplina.

Las actividades desarrolladas en el archivo son variadas, generalmente agradables y hasta pueden resultar divertidas cuando a uno le place mirar fotografías.

Mencionaremos las funciones básicas desarrolladas en un archivo institucional: Procesar el material fotográfico (recibir, inventariar, analizar, identificar, clasificar y catalogar, aplicar un soporte de almacenamiento) de acuerdo con un sistema ya establecido y según las necesidades y condiciones de cada archivo.

50 -

Organizar la documentación conforme al método dispuesto, en atención a las normas definidas en el Manual de procedimientos.

Revisar frecuentemente para efectos de actualización y corrección de posibles errores.

Conservar y preservar los documentos fotográficos.

Proporcionar información gráfica a los usuarios autorizados, recuperando la información solicitada con un alto grado de eficacia y eficiencia.

Un archivo fotográfico de tipo general contiene toda clase de imágenes, verbigracia lugares, acontecimientos, objetos, animales y personas. Es supremamente rico en posibilidades temáticas y posee un inapreciable valor artístico e histórico.

En contraste, los archivos especializados se diferencian de los generales y entre sí por la singularidad de su contenido temático, acorde con los intereses de la persona o entidad a quien representan. Encontramos por ejemplo, colecciones basadas únicamente en determinado tópico del arte, como pintura, escultura, danza, ballet, o todo lo relacionado con el arte. Otras, inclinadas hacia la recolección de retratos de personajes de la farándula o de la política, ya sea a nivel nacional como mundial. Deportes específicos como fútbol, automovilismo, hípica, gimnasia, boxeo, o todos los deportes. Independientemente topamos con archivos o colecciones especializadas en paisajes, fauna, flores, insectos, arquitectura, desnudos, arqueología. En fin, la lista es interminable, como son infinitas las aficiones y trabajos en la vida del hombre.

Es importante diferenciar los archivos cuyo fin primario es satisfacer consultas rápidas y constantes como ocurre en las revistas y periódicos diarios, y aquellos cuyo

51 objetivo esencial radica en la conservación permanente de sus documentos fotográficos.

En los archivos de consulta rápida, el material solicitado se requiere de inmediato. Los usuarios, generalmente periodistas, no disponen de tiempo extra. Una cadena de jefes y de técnicos los apremia, la imagen que ilustrará un artículo se necesita, casi siempre, al instante. Las noticias y la próxima edición no pueden esperar.

En cambio, en los pertenecientes a museos de arte, cinematecas, archivos regionales y nacionales, bibliotecas y similares, el flujo de consultas es más lento y menos numeroso. El usuario, por lo general un investigador, goza de tiempo suficiente y no se halla sometido a presiones que exigen resultados inmediatos.

Su propósito fundamental es la conservación técnica de sus documentos con miras a preservarlos para la posteridad, aunque esto, desde luego, no impide la consulta y el uso racionalizados, permitidos sólo de acuerdo con un estricto reglamento que excluye a los simples curiosos.

Uno y otro archivo merecen consideraciones apropiadas e independientes, dadas las características de sus intereses y los de sus usuarios. En este trabajo, sin embargo, se enfatiza en el modelo de archivos rápidos, ya que en el fondo, los principios básicos de organización y orden son los mismos, mostrando evidentes diferencias únicamente en cuanto se refiere a soportes y detalles técnicos cuando se propende a la salvaguardia duradera de los documentos fotográficos. Así, estableceremos las siguientes subcategorías:

52 Industriales.

Son los archivos fotográficos de empresas comúnmente dedicadas a la industria de la información gráfica impresa, como son los diarios y revistas, muchas de las cuales pueden, en la actualidad, consultarse On line a través de Internet.

Comerciales.

Incluyen archivos de pequeñas empresas, agencias publicitarias, estudios fotográficos de carácter comercial.

Científicos y culturales.

A esta clase corresponden los archivos especializados en cualesquiera ramas de las ciencias o de las humanidades: Bellas artes, ingenierías, educación, ecología, medicina, criminología, turismo, etc., y normalmente son propiedad de instituciones o de profesionales dedicados al estudio e investigación de asuntos particulares específicos.

Históricos.

Son aquellos integrados por documentos fotográficos, tanto antiguos como recientes, que brindan información y testimonio exacto de acontecimientos, costumbres, modas, medios y vías de comunicación y transporte, maquinarias, arquitectura, vivienda, urbanismo, etc., y que permiten establecer comparaciones cronológicas a fin de visualizar y comprender el desarrollo evolutivo de múltiples aspectos tocantes al progreso de las comunidades. Lamentablemente muchos gobiernos han ignorado su valor intrínseco y, habiéndose originado como colecciones particulares de los fotógrafos,

53 pertenecen a éstos o a sus descendientes, sin que existan leyes o normas para su conservación y preservación.

5.2 ORGANIZACIÓN A causa de su variedad y complejidad, los registros gráficos son organizados de muchas maneras y los métodos de ordenación y descripción no han sido definidos completamente.21 No obstante la preferencia técnica por normalizar los procedimientos, es inevitable aceptar que la heterogeneidad de medios y de intereses requiere de disciplinas y criterios propios para poder ejercer administraciones profesionales e idóneas.

El tratamiento de las copias positivas sobre papel difiere si se trata de copias en blanco y negro o en color, y requiere de cuidados y técnicas especiales y distintas cuando se maneja fotogramas en cristal o en celuloide.

Los usuarios, dada la naturaleza de su trabajo, disponen o no del tiempo necesario para realizar una pesquisa exhaustiva, pero de todas formas la recuperación debe lograrse con agilidad y exactitud. Desde luego, cualquier método puede desarrollarse con referencia a los propios atributos de cada material, siempre y cuando se tenga presentes algunos puntos básicos en el estudio que antecede a la organización. Y en este punto nos enfocamos concretamente en los soportes documentales de la fotografía tradicional.

Soporte documental.

Es necesario definir si la colección consta de negativos, diapositivas, vidrios, positivos sobre papel, recortes, SCHELLEMBERG, T. R. The management of archives.

New York: Columbia University Press, 1965.

21

54 postales, etc., integrando un grupo de materiales surtidos, o se ciñe concretamente a uno o algunos de ellos. El tipo de material no es realmente significativo para el sistema de ordenación, pero es esencial en cuanto se refiere a métodos de almacenamiento, aplicación de soportes y mobiliario.

Volumen existente.

El conocimiento cuantitativo de los documentos permitirá efectuar cálculos de necesidad locativa, mobiliarios, soportes de almacenamiento, personal, tiempo y costos globales. No debe olvidarse un dato importante que es la proyección del incremento progresivo de cada uno de los materiales.

Requerimientos gráficos de los usuarios.

El análisis acerca de las necesidades y formas de solicitud por parte de los usuarios nos orientará en la selección del sistema de ordenación. Debemos enterarnos de cuáles serán las posibles o habituales solicitudes: Si por nombre de fotógrafos, por fechas de toma de las imágenes, por lugar de origen o por asuntos tales como nombres de personajes, temas o escenas cualesquiera: un niño dormido, un árbol de naranjas, un obrero trabajando, un cielo nublado, personas agitando pañuelos en un puerto.

Flujo de consultas.

Prever el nivel que alcanzará el número diario de consultas permite ubicar la colección en una de las categorías conocidas como archivos de consulta rápida o de conservación permanente, de lo cual dependerá la estructuración general de la colección en cuanto a

55 ordenación, almacenamiento recuperación.

físico

y

métodos

de

Sistema de ordenación.

Será más conveniente utilizar un sistema numérico ascendente o un orden cronológico, alfabético, o quizás conviene desarrollar una combinación que satisfaga de manera óptima nuestras necesidades.

Disposición física.

Los documentos fotográficos serán guardados en sobres uniformes o según el tamaño de cada fotograma, o es más provechoso almacenarlos en cajas, carpetas, cartulinas o álbumes, estantes o archivadores, teniendo siempre presentes las normas de conservación para materiales fotográficos.

Método de recuperación.

La obsolescencia de los antiguos ficheros y catálogos en soporte de papel o cartulina hacen obligatoria la adquisición de equipos informáticos, implementados con programas o software adecuado para la automatización de los registros y por lo tanto la recuperación de las imágenes, a fin de obtener un medio que permita la localización de las gráficas relevantes en el momento de la consulta o de la investigación.

Damos por hecho que antes de tomar esta decisión ya se tiene los conocimientos básicos necesarios acerca de la institución o propietario de la colección: su historia, políticas y muy especialmente sus objetivos.

56 Los problemas, dudas y soluciones que se presentan en un archivo o colección son propios de sí mismo y difícilmente pueden encajar con los tropiezos y disposiciones de otros, ya que todos son diferentes entre sí. De esta causal se desprende la grave inexistencia de una normalización funcional, que intente fijar pautas estandarizadas para la organización de archivos fotográficos en general, debido precisamente a la diversidad de sus especializaciones, requerimientos e intereses primarios.

5.3 SISTEMAS DE ORDENACION 5.3.1 Alfabético y temático Basado en el principio de ordenación literal, de la A hasta la Z, es un método práctico, fácil y funcional. Aplicable en colecciones donde tanto la solicitud como la recuperación se manifiestan por nombres de personas, lugares o asuntos concretos, su conformación es similar a la de un diccionario enciclopédico. Los negativos, diapositivas y fotografías, en bloques separados, se clasifican y ordenan alfabéticamente, sin tener en cuenta que representen lugares, hechos o personas.

Ejemplo:

AARON, Joshua (médico) ABACOS (instrumentos matemáticos) ABADÍA, Alejandra (cantante) ABADÍAS (monasterios) ACAPULCO (ciudad de México) ACCIDENTES Etc. etc.

Cuando un tema presenta subdivisiones como sucede con DEPORTES, lo mejor es no utilizar este término tan amplio, y más bien emplear subdivisiones en las letras iniciales correspondientes, así:

57 ATLETISMO (se coloca en la letra A) BOXEO (debe ubicarse en la letra B) CANOTAJE (en la letra C) CICLISMO (en la letra C) Desde luego que si se desea conformar un solo bloque con el tema DEPORTES para tenerlos reunidos, simplemente se colocará las respectivas separaciones iniciando con la letra A. De todas formas, siempre habrá temas o asuntos que requieran la apertura de subdivisiones con el fin de facilitar el almacenamiento y sobre todo la consulta en casos de investigación, pues muchas veces el usuario encontrará más información de la que llevaba en mente y de esta manera se reduce el campo de pesquisa. Veamos un ejemplo: CIUDADES (Tema o grupo principal) BOGOTA DC (Subtema, dividido en): Bogotá – antigua Bogotá – avenidas Bogotá – barrios Bogotá – calles Bogotá – carreras Bogotá – edificios Bogotá – panorámicas Bogotá – parques Lo mismo sucedería con temas tales como medicina, cine, animales, arte, maquinaria, agricultura, etc., y en el caso de PERSONAS, algunos archivos las separan en NACIONALES y EXTRANJERAS, o por profesiones inclusive con sus especialidades, criterio nada aconsejable ya que se requiere demasiada información para recuperar una gráfica. Este caso lo veremos con más detalle en el punto que trata los problemas en la clasificación y recuperación.

58 El orden alfabético continuo no presenta mayor dificultad.

Sin embargo sucede cierta demora que perjudica la eficiencia requerida en el archivo para la localización de determinados encabezamientos o guías, cuando el material es numeroso y se encuentra en la misma gaveta, caja, estante, álbum o archivador, verbigracia lo ocurrido con apellidos y temas sinónimos: RIOS (tema) RIOS, Beatriz (personaje) RIOS, Manuela (personaje) ROBLES (tema – árboles) ROBLES (lugar – pueblo) ROBLES, Elizabeth (personaje) El problema puede corregirse utilizando separadores con cejillas bien visibles, preferiblemente de colores, que identifican el material ubicado a continuación, o bien puede tratar de que cada uno de los asuntos quede almacenado en diferente caja o gaveta, con el riesgo de perder demasiado espacio y mobiliario. Pero en un archivo de tipo general la solución más viable es la separación del material en tres grandes grupos, cada uno de ellos con su propia ordenación alfabética: Un grupo para PERSONAS, otro para LUGARES Y ENTIDADES y un tercero para TEMAS. Ocasionalmente se confunde los métodos alfabético y temático pero en realidad son sistemas diferentes: La ordenación alfabética es un procedimiento literal consecutivo en el cual podrían, eventualmente, presentarse algunas divisiones, mas no en todos los encabezamientos o asuntos. Por su parte, la disposición temática obedece a una separación sistemática del conjunto documental, en asuntos generales que a su vez se fragmentan, necesariamente, en contenidos más

59 específicos. En una colección ordenada según el método alfabético, la fotografía de un tractor se clasifica como TRACTORES y se almacena en su lugar correspondiente de la letra T. No obstante, en la ordenación temática podría clasificarse y ubicarse en el área de AGRICULTURA (letra A), subdivisión MAQUINARIA. Consideramos más sencillo, ágil y manejable el primer sistema, ya que permite llevar a cabo búsquedas directas en menos tiempo y con mayor seguridad que la que ofrece el ordenamiento temático.

5.3.2 Numérico Algunos piensan que la única forma de archivar materiales fotográficos es por tema, en tanto que otros opinan que dicha organización es muy compleja y que lo más conveniente es un sistema numérico, ya sea global o en pequeños grupos. En vista de las dificultades que existen para clasificar y ordenar estas colecciones, Schellemberg22 recomienda, con excepción de los archivos demasiado grandes, ordenar numeralmente los negativos y las fotografías en consideración a que es un método bastante simple.

En otras palabras, consiste en asignar un número específico y consecutivo a cada material fotográfico, o también a cada personaje o tema, individualizando las imágenes con dígitos decimales cuando exista más de una en cada asunto. Así mismo la colección puede separarse en grupos menores que llevarán su propia numeración, aunque no conviene establecer demasiados subtemas o separaciones puesto que, al menos en el sistema manual, la expansión de guías para recuperación SCHELLEMBERG, T. R. The management of archives.

New York: Columbia University Press, 1965.

22

60 de las imágenes traería graves consecuencias en el aspecto de trabajo, costos, problemas de espacio y demora en su localización. Desde luego que la automatización ha eliminado los ficheros catalográficos y todo el registro de una imagen se diligencia en un solo pantallazo u hoja de entrada en el computador.

En el caso de llevar un cuerpo único de archivo, se emplea la numeración consecutiva de uno en adelante, sin tener en cuenta el contenido de las gráficas.

Simplemente, la primera fotografía se codifica con el número (001) o (000001) y las siguientes continuarán con su numeración lógica. La recuperación se lleva a cabo mediante elementos auxiliares como registros en programas de computador, que bien puede ser un software especializado o una simple hoja electrónica como Access o Excel. Estos registros, ordenados alfabéticamente, proporcionan el número en el cual se encuentra ubicado el material, indicando además otros datos como: Color o blanco y negro, formato, nombre del fotógrafo, fecha de realización y, obviamente, el asunto, lugar o persona que aparece en la gráfica. En fin, la información relevante y no superflua que las actividades del archivo o colección y las necesidades de los usuarios exijan.

Ejemplos: NARANJAS TANGELO No. 00785 (20x25 cm.) color Samaniego, Colombia, 2010 QUIÑONES, Carmela (Pesista) No. 000014 (6x9 cm.) BN Con Bertha Lucumí, en Cali, Colombia, 2005 Si decide utilizar un solo número para todas las fotografías de un personaje, lugar o tema, existe el riesgo

61 de acumulación en uno o en muchos de ellos, dificultando el control de los materiales así como la localización eficiente y rápida de las imágenes, aún si se individualiza cada fotograma mediante el uso de dígitos decimales.

Ejemplos: PARIS, Natalia (Modelo) No. 000050.1 (13x18 cm.) color Con Bianca Arango y Ana María Trujillo PARIS, Natalia (Modelo) No. 000050.2 (20x25 cm.) BN Primer plano rostro Por otra parte y especialmente cuando se trabaja con un sistema manual, es indudable la ventaja que ofrece la ordenación numérica, ya sea consecutiva total o en bloques, cuando se trata de realizar inventarios y para el control diario de los materiales.

5.3.3 Alfanumérico Es una combinación de los dos sistemas anteriores: Alfabético y Numérico, en la cual se utiliza letras y números. Se puede emplear letras mayúsculas para identificar ciertos tópicos, precedidas por números consecutivos que en cada caso corresponden a la extensión nominal de la letra base. Así, (A-1), (A-2), significan: Primera parte del asunto A, segunda parte del asunto A, las cuales pueden representar cajas, gavetas, álbumes, carpetas o estantes completos. Igualmente podemos establecer una lista de códigos en los que las letras corresponden a las iniciales del asunto contenido.

62 Ejemplo: PC (Película colombiana) PE (Película extranjera) PC-00080 (Película colombiana No. 80) PC-00080.15 (Foto No. 15 de la película colombiana No. 00080) De considerarlo necesario, puede adicionar letras minúsculas para establecer nuevas diferencias en separaciones temáticas o de los fotogramas: (A-5-b), (B1-a), o al contrario: (232-A-1), (56.3-A). La presentación de estos códigos y la clave escogida carece de importancia en tanto sean lógicos, de fácil lectura y, sobre todo, funcionales.

Este sistema favorece la estructuración de colecciones en las cuales conviene separar grupos que a su vez se fragmentan en otros, como es el siguiente caso: A A-1 A-2 A-3 A-4 A-5 A-6

ACCIDENTES Accidentes aéreos Accidentes de tránsito Accidentes férreos Accidentes fluviales Accidentes marítimos Otras clases de accidentes

A partir de esta codificación podemos obtener cuantas subdivisiones fueran necesarias, así: A-1.1 A-1.1-a A-1.1-b A-1.2 A-1.2-a

Accidentes aéreos nacionales Accidentes aéreos nacionales locales Accidentes aéreos nacionales no locales Accidentes aéreos en el extranjero Accidentes aéreos en Norteamérica

63 A-1.2-b A-1.2-c A-1.2-d

Accidentes aéreos en Centroamérica Accidentes aéreos en Suramérica Accidentes aéreos en Europa

Igualmente, cada uno de estos es susceptible de ordenarse internamente por nombre de empresas, por clase o tipo de aeronaves, por lugares geográficos específicos. Todo depende de las necesidades.

5.3.4 Cronológico Se basa en la ordenación de las fotografías por fechas y éstas pueden ser: 1) la del día en que se tomó la imagen.

2) la de su ingreso al archivo, que desde luego será posterior a la fecha de la toma. Tanto una como otra tienen posibilidad de emplearse como código de ordenamiento o como forma de solicitud.

Este sistema no es práctico y la única manera de que funcione es mediante la elaboración de un buen auxiliar de recuperación, como en el sistema numérico, de preferencia una base de datos en computador, si el formato u hoja de registro permite explicar con exactitud la fecha en la cual se almacenó el material. Pero en un día, mes y año puede recibirse o tomar una gran cantidad de fotografías de diferentes asuntos, lo cual complica el proceso de búsqueda y localización de las imágenes. En definitiva, es un sistema poco empleado y menos aún en archivos o colecciones con grandes volúmenes de fotografías. Sin embargo se recomienda seguir el formato de AÑO-MES-DIA, bien sea en letras o en números, como un modelo normalizado que permite almacenar y recuperar con mayor facilidad.

Ejemplos: 2012 – Mar – 29 2012 – 03 – 29

64 5.3.5 Alfacronológico Integra dos métodos: el Alfabético, basado en la ordenación por letras, y el Cronológico, cuyo parámetro son las fechas. Es bastante simple y fácil de manejar, no requiere obligatoriamente de registros auxiliares de recuperación y es en esencia el mismo alfabético, diferenciándose en que cuando se trata un personaje o asunto del que existen dos o más fotogramas, deben ubicarse por fechas, de la más antigua a la más reciente; de adelante hacia atrás o de izquierda a derecha, según los soportes de almacenamiento y el mobiliario con que se cuenta en el archivo, conservando siempre la ordenación básica del conjunto.

5.3.6 Por origen o procedencia Se refiere al lugar en donde fueron tomadas o de donde fueron recibidas las fotografías: países, ciudades, agencias o sucursales. No resulta práctico en un archivo o colección de tipo general pues necesita un catálogo de recuperación exhaustivo que indique con exactitud, que una foto de cualquier personaje se encuentra ubicada en “Estados Unidos – Miami”, otra de la misma persona en “Francia – París” y otras en diferentes lugares del mundo, de un país o continente, sin contar que en estos sitios ya habrá, con toda seguridad, muchas otras fotografías de diferentes asuntos. No obstante, si la entrada por nombre del lugar fuera la mejor opción, se utilizará llamadas de referencia cruzada, que remiten del nombre del personaje hacia el lugar y viceversa. Veremos algunos ejemplos en el punto acerca de la elaboración de referencias como VEA y VEA ADEMAS. Por origen es posible también considerar el nombre de los fotógrafos y ordenar las gráficas por los apellidos de

65 éstos, pero no tendría ningún sentido en colecciones donde la solicitud no se hace por nombre del fotógrafo sino por el contenido de la fotografía. En cambio, una ordenación de acuerdo con el origen geográfico es la manera más lógica y funcional para organizar una colección especializada en geografía o áreas relacionadas, así como también ciertos requerimientos en determinados campos del conocimiento, por ejemplo Ornitología, Entomología o Gastronomía.

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67

6.

DISPOSICION FISICA SEGÚN EL MATERIAL 6.1 FOTOGRAFIAS En la fotografía tradicional, analógica, las fotografías, entendidas como tales y no como el proceso fotográfico, son el resultado final del trabajo en el laboratorio: revelado, lavado, fijado y secado, pasos a partir de los cuales se obtiene imágenes impresas en originales negativos, copias en papel y diapositivas. En la fotografía digital, las imágenes se guardan electrónicamente en un chip de la cámara y el resultado debe verse en un medio electrónico: la misma cámara, el computador, o una impresión sobre papel, sólo como última alternativa.

Sus formatos difieren de acuerdo con las medidas estandarizadas en el mercado y según los cortes realizados por necesidad o capricho del fotógrafo, el laboratorista o el interesado, y los más comunes son: Postal equivalente a 9 x 12.5 cm.

5” x 7” ….

12.5 x 17.5 cm.

8” x 10” ….

20 x 25 cm.

Mural ….

30 x 40 cm. o más.

Para documentos de identidad se usa formatos más pequeños, como 3 x 4 y 4 x 5 cm. y en ocasiones 6 x 6 y 6 x 9 cm.

68 Esta variedad hace que las labores de almacenamiento sean más complejas, puesto que el mobiliario y los soportes elegidos pueden resultar demasiado grandes o pequeños, cuando ingresa una nueva fotografía que difiere de las medidas corrientes del archivo o colección.

Sin tener en cuenta materiales antiguos como daguerrotipos y placas de vidrio, que requieren de tratamientos especiales, la característica física más evidente en cuanto a las fotografías sobre papel se relaciona con el tipo de impresión: Fotografías en color Fotografías en blanco y negro Fotografías en papel de emulsión Fotografías impresas por medios mecánicos Estas formas de presentación son muy importantes para los archivos por razones técnicas de conservación, especialmente para la protección de papeles fotográficos y de copias en color, que deben separarse de los papeles impresos por medios mecánicos.

Las copias positivas pueden colocarse en soportes tales como carpetas, cartulinas, álbumes, fundas de papel milano a la medida de cada fotograma o normalizadas para toda la colección.

Almacenamiento en carpetas En caso de utilizar carpetas, fólderes o legajadores como soporte de las fotografías, éstas se almacenan generalmente sueltas (Figura 1). La carpeta se identifica en su cejilla con el dato esencial y concreto de su contenido, ya sea con palabras, letras o números, según el sistema de ordenación con el que funciona el archivo.

69 Ejemplos: RESTREPO, Ximena (Si la carpeta contiene fotos sólo de esta persona, en un sistema alfabético).

000001 – 000020 (Sistema numérico. De la foto No. 1 a la foto No. 20) PCR – 00014 (Sistema alfanumérico. Fotografías de la película costarricense No. 14 que corresponde a un título determinado).

1974 / NOV / 05 o también 1974-11-05 (Sistema cronológico. Es recomendable conservar siempre el formato AÑO-MES-DIA).

FIGURA 1. Carpetas como soporte de fotografías.

A su vez, la fotografía debe llevar en el reverso la mínima información necesaria para su identificación, ubicación y realmacenamiento cuando sea solicitada y devuelta por el usuario: Nombre del personaje, o asunto, o código, número de la carpeta o fecha, los cuales nunca deben anotarse con elementos duros como lápices, bolígrafos o máquinas de escribir. Aunque muchas personas utilizan sellos de caucho, la experiencia ha demostrado que al cabo de los años la tinta es absorbida por el papel,

70 traspasando la emulsión de la fotografía que se perderá sin remedio. Es aconsejable, entonces, emplear plumillas y tinta china, anotando muy pocos datos, únicamente aquellos esenciales y que se escribirán con letra pequeña en el borde superior de la cara posterior.

Ejemplos: GIRALDO, Sara Foto No. 45 Carpeta No. 000046 May. 5 – 2012 O simplemente

Foto No. 000045

Toda información adicional acerca del contenido de la fotografía se encontrará en los registros de entrada o en los catálogos, que veremos más adelante.

Figura 2. Archivadores para fotografías en carpetas.

Es necesario aclarar que una carpeta puede contener una o varias fotografías de uno o varios asuntos, pero que de todas formas nunca conviene ubicar en una sola carpeta más de cierta cantidad de gráficas que no debería exceder de 20 para facilitar su manipulación y propiciar una adecuada conservación y control.

71 El mobiliario más adecuado son los archivadores metálicos verticales de cuatro gavetas (Figura 2). Los fólderes o carpetas se ubican de adelante hacia atrás y cuando son varios archivadores el orden de las gavetas será de arriba a abajo comenzando por el archivador de la izquierda.

En cartulinas.

Otra forma de archivar las fotografías es pegarlas sobre soportes de cartulina cuyas medidas son normalizadas de acuerdo con el archivo, el formato o tamaños más frecuentes del material que ingresa y que se pretende utilizar (Figura 3).

Figura 3. Fotografías pegadas en cartulina.

La cartulina debe ser mayor que la fotografía a fin de que se pueda aprovechar el margen superior con la codificación e identificación del material. Recordemos que no siempre se emplea codificación en un archivo, puesto que priman las condiciones de volumen, funcionalidad y los sistemas de ordenación según su propia conveniencia. Pero inevitablemente debe existir alguna identificación de la imagen.

72 Los muebles más indicados para este método de almacenamiento son los archivadores metálicos, o cajas metálicas, acrílicas o de cartón desacidificado, preferiblemente con tapa, colocadas en varios entrepaños (Figura 4), que pueden corresponder a estantes fijos o de archivos móviles.

Figura 4. Almacenamiento de fotografías en cajas.

Las cajas se identifican o codifican de acuerdo con el sistema escogido. El orden de ubicación para el material es de adelante hacia atrás, y para las cajas es de izquierda a derecha comenzando por el entrepaño superior.

En archivos o colecciones con propósitos de conservación permanente cabe la posibilidad de que, a largo plazo, las substancias químicas de los pegantes ocasionen problemas a la fotografía. Sin embargo no es un inconveniente para otro tipo de archivos, pues a pesar de todo los materiales se conservan en excelentes condiciones durante muchos años, siempre y cuando se use pegantes naturales.

73 En álbumes Este método se recomienda únicamente para pequeñas colecciones. Las copias van pegadas o sujetas a las hojas del álbum en ranuras o cejillas triangulares en las cuales encajan los vértices de las fotografías (Figura 5), numeradas o en orden alfabético, aunque la opción alfabética plantea dificultades cuando se pretende intercalar una copia en la sección de un asunto o personaje donde ya no queda espacio.

No olvide que cualquier identificación de la fotografía, ya se trate de números, letras u otros símbolos, debe colocarse siempre a un lado y jamás sobre la misma fotografía.

Figura 5. Albumes para fotografías.

Si posee tanto material como para que la búsqueda y localización de las fotografías empiecen a dificultarse, lo más práctico es elaborar un registro o guía de recuperación y emplear el sistema de orden numérico, consecutivo para toda la colección o independiente para grupos: personas, flores, aviones, paisajes y todos cuantos considere necesarios. Este registro o catálogo debe informar qué número de identificación lleva la imagen solicitada, el número del álbum, tonalidad de la imagen, formato, fecha y demás datos relevantes.

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VOLCAN DOÑA JUANA Album No. 75 – Foto No. 0001321 Postal – color, Abril 19 – 1989 PRESLEY, Elvis Album No. 20 – Foto No. 254 12 x 15 cm. – BN, Junio 05 – 1952 El formato y la información básica para el registro y recuperación de las gráficas pueden optimizarse mediante el uso de programas especializados u hojas electrónicas como Access o Excel, que entre otras ventajas representan una excelente ayuda en el proceso de búsqueda.

Los álbumes pueden colocarse en muebles de varios entrepaños o en los llamados bibliotecas, con puertas de vidrio. Llevarán en el lomo su número de identificación, ordenados siempre de izquierda a derecha, la fila superior en primer lugar.

6.2 NEGATIVOS El término “negativo” proviene del latín “negativus”, que incluye o contiene contradicción. Es una placa de vidrio, papel o acetato de celulosa sobre la cual se ha imprimido una imagen mediante efectos lumínicos (fotográficos) y que revelada mediante procesos químicos, muestra blancas las partes negras del modelo original y manifiesta negras las zonas claras de dicho objeto. El buen negativo debe presentarse libre de manchas, bien contrastado, no demasiado negro (denso) ni demasiado transparente (débil).

Los formatos más conocidos en cuanto a negativos son:

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En forma de rollo No. 110 que equivale al formato en 16 mm. y también al de 13 x 17 mm.

No. 120 equivalente a 6 x 6 cm.

No. 126 que corresponde a 28 x 28 mm.

6 x 4.5 cm.

6 x 7 cm.

6 x 9 cm.

En forma de placa o película plana 9 x 12 cm.

13 x 18 cm.

18 x 24 cm.

Existen negativos en blanco y negro como también en color; estos últimos presentan una coloración amarillenta en lugar de la negra correspondiente a los citados en primer lugar. Deben mantenerse en sus cubiertas y emplearse únicamente para hacer reproducciones.

Pueden ordenarse de acuerdo con los sistemas ya vistos, pero requieren de tratamientos especiales en cuanto a soportes, mobiliarios y cuidados para su conservación.

Almacenamiento en sobres y álbumes Los sobres más comunes son cuadrados, en papel de 12 x 15 cm., para los cuales se consigue en el mercado archivadores metálicos apropiados. Para efectos de facilitar su almacenamiento es necesario recortar los rollos en fotogramas individuales o en grupos de tres negativos, según corresponda a uno o varios asuntos.

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Figura 6. Album para negativos.

Todavía, en la actualidad, es posible encontrar en el comercio álbumes para negativos, en cuyas hojas se colocan en orden, de acuerdo con los bolsillos o fundas que éstos presentan. En este caso no es necesario recortar los negativos en grupos de tres o menos, puesto que el ancho de la hoja tiene capacidad para albergar tiras de seis fotogramas de 35 mm. (Figura 6). Como es posible que se presenten negativos en varios formatos, debe estudiarse la forma de separar aquellos que no caben en los álbumes corrientes y almacenarlos en otros más apropiados. Por su parte, los álbumes se colocarán en muebles convenientemente protegidos contra agentes perjudiciales como el polvo, el sol, la humedad, los animales, etc.

6.3 DIAPOSITIVAS Se entiende por slide o diapositiva una imagen positiva en un soporte transparente o traslúcido, que mediante luz transmitida puede proyectarse sobre una pantalla.

Las hay tanto en color como en blanco y negro y sus formatos son por regla general los mismos que para

77 negativos. Las medidas grandes como 18 x 24 cm. aún se utilizan en estudios fotográficos de carácter profesional, o para efectos publicitarios como en el caso de las compañías cinematográficas y de agencias dedicadas a la publicidad de artículos varios o de modelaje.

Su organización es más compleja que la de los negativos, ya que las diapositivas se emplean no solamente para elaboración de copias e impresión en otros soportes como papel, tela, etc., sino también para proyecciones, generalmente didácticas, en cuyo caso y según las políticas de la colección, se requiere de medios analíticos exhaustivos y exactos en cuanto a su contenido, facilidad y rapidez de recuperación y reubicación, así como óptimas condiciones de conservación. El primer paso es separarlas de los negativos y demás materiales, aún a costa de que en archivos grandes produzca incomodidades y gastos porque se necesitará más espacio, muebles y personal por el incremento en el trabajo.

Almacenamiento en sobres y álbumes.

Como los mencionados para negativos, no es difícil encontrar sobres cuadrados en formato media carta, ni álbumes con bolsillos más amplios, que permiten el acceso y la selección previa de las diapositivas enmarcadas en cartón o acetato para facilitar su manejo y utilización en proyecciones audiovisuales como material de apoyo para conferencias, exposiciones, clases y ayudas didácticas, no obstante han sido desplazadas por las imágenes digitales, transportables en memorias USB o CD, inclusive en el disco duro de computadores portátiles, que permiten su proyección mediante el uso del Video Beam, un equipo liviano y de fácil manejo, que

78 permite proyectar imágenes, textos, videos y tiene sonido incorporado. (Figura 7).

Figura 7. Album para diapositivas enmarcadas.

La identificación básica de la diapositiva, por ejemplo un código numérico, etc., se coloca sobre el marco y, la información pertinente se detallará en los registros, ya se trate de hojas electrónicas, procesadores de palabra o programas de computador especializados para el manejo de fotografías.

TIBURONES Diapositiva No. 430 – Album No. 005 Color, 35 mm. Mayo 2012 (Isla de Gorgona – Colombia) Sin embargo, si la diapositiva se encontrara almacenada en un sobre y empleáramos la ordenación alfabética, no necesitaríamos catálogos de recuperación y los datos estarían escritos en el sobre, que localizaríamos en la letra “T”.

En cajas archivadoras.

Estas pequeñas cajas plásticas se consiguen de varias medidas y capacidad. Son prácticas en colecciones de audiovisuales temáticos puesto que permiten organizar cada audiovisual o presentación por separado, pero no son aconsejables en archivos grandes porque sería difícil

79 localizar una determinada caja y una diapositiva específica, aún si se contara con un excelente registro auxiliar y trabajara con el sencillo sistema numérico consecutivo (Figura 8).

Figura 8. Cajas para diapositivas enmarcadas.

PERROS – BOXER Diapositiva No. 1490 – Caja No. 0150 Color, 35 mm.

(Primer premio exhibición canina en Cali, Country Club, 1998) En cuanto a posibles inconvenientes por el uso de cajas plásticas, consulte más adelante el punto relacionado con almacenamiento y conservación.

6.4 ROLLOS Un rollo es, simplemente, la película sin recortar. Fue el material básico para el proceso de impresión de las imágenes por medio de la cámara, más económico y

80 práctico que el uso de placas, especialmente en trabajos como el periodismo.

Los formatos se diferencian según los equipos fotográficos empleados y por las necesidades de la labor que se realiza. Las medidas comerciales considerando la parte útil de la película son: NUMERO 35 mm 110 120 620

ANCHO 3.5 cm 16 mm 6 cm 6 cm

LONGITUD 1.26 mt 72 cm 1.08 mt 1.40 mt

Hay películas en color y blanco y negro, pero se distinguen entre sí por el ISO, grado de sensibilidad o de resistencia que la emulsión presenta al efecto de la luz.

Para las películas en blanco y negro los más frecuentes son 125 y 400; para las de color, 25 y 32, 64, 100, 200 y 400 ISO. En realidad, en método de almacenamiento en rollos es poco usual, pero en vista de que suele suceder lo presentamos como una opción más para aquellos a quienes pudiera interesarles.

Consiste en archivar las películas o rollos completos, sin recortar por fotogramas, los cuales deben protegerse en una funda de plástico transparente y flexible. Aquí se presentan dos alternativas: guardarlos desenrollados y cubiertos solamente por la funda plástica, o enrollados en pequeñas cajas plásticas como son los envases originales para películas. En cualquiera de los casos cada rollo lleva su identificación, sea un número o código, y se requiere de una ordenación lógica y de fácil manipulación, complementada con un buen registro

81 alfabético para la recuperación de las imágenes, que proporcione tanto la información temática como topográfica del rollo en el cual se encuentra la diapositiva o el negativo deseado. Pero hay más inconvenientes: con el transcurso del tiempo, los rollos adquieren la forma del envase dificultando enormemente su lectura y copiado. Y, si se conservan desenrollados, se cubrirán de polvo y se pegarán a las fundas, además de su complicada manipulación, no importa si se almacenen colgados o en un mueble horizontal.

Ejemplo: ZIPAQUIRÁ – COLOMBIA (Catedral de sal) Rollo No. 20 Negativos BN – No. 6-25 Octubre 10 – 2005 6.5 DISCOS A finales de los años 1980 y principios de los 1990 algunas cámaras utilizaron sistema de discos en lugar de los rollos tradicionales. Estos, con 6.5 cm. de diámetro y capacidad para 15 negativos de 8 x 10 mm., únicamente en color, eran prácticos en cuanto al manejo de la cámara por parte de los aficionados pero presentan ciertas complicaciones en el archivo.

Teniendo en cuenta que los negativos forman parte del disco y que en un disco hay, normalmente, exposiciones de asuntos diferentes, la solución más aconsejable es almacenar los discos numerados y en sobres o pequeñas cajas que contendrán determinada cantidad de los mismos. Las cajas o sobres deben identificarse en cuanto a su contenido, por ejemplo No. 1 a 20, y ordenarse en forma consecutiva.

82 Los fotogramas requieren un tratamiento más exhaustivo y la única forma de localizarlos es mediante el empleo de registros auxiliares en donde se pueda encontrar información como ésta: CLAVELES (Blancos) Caja No. 005 Disco No. 120 Negativos No. 7 – 9 – 15 Para una mejor conservación y protección de los discos es conveniente almacenarlos en sobres, además de la respectiva caja, y se sugiere la utilización del sistema numérico consecutivo. El mismo tratamiento puede aplicarse a los modernos discos compactos, más conocidos como CD. 6.6 POSTALES Es indudable la contribución de las postales23 hacia las bibliotecas y museos, particularmente a los archivos históricos y fotográficos sirviendo como documentación de ciertos aspectos del pasado.

Las postales conmemoran eventos o enfatizan temas de interés general para estudiantes e investigadores en historia. Muchas muestran ilustraciones de edificios de finales del Siglo XIX y principios del XX, suministrando un panorama general de la arquitectura, información importante tanto para estudiantes como profesionales vinculados a la arquitectura y la historia, imágenes difíciles de conseguir a través de otros medios.

FREYSCHLAG, Elizabeth K. “Picture postcards: Organizing a collection”. Special libraries 71 (5-6): MayJun, 1980.

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83 Las postales de Estados Unidos, del período anterior a 1918, son buenas muestras de impresión, técnicas y métodos de reproducción ya considerados antiguos. Esto las convierte en tema de estudio para los interesados en fotografía y en la historia de las artes gráficas.

En general, una colección de postales se usa para proveer documentación y material ilustrativo en investigaciones históricas y para exhibiciones en las bibliotecas, archivos y museos. Los usuarios de una colección de tal naturaleza pueden estar interesados en historia, política, publicidad, literatura, modas, artes gráficas y otros asuntos, pero los más frecuentes suelen ser los investigadores en historia.

Las medidas corrientes de una postal son de 9 x 12.5 cm. sus tonalidades van desde el blanco y negro, sepia y colores pálidos, producto de los antiguos métodos de impresión, hasta las postales modernas, muy bien impresas, con variedad y belleza en sus colores así como en temas innumerables.

En este trabajo consideramos las postales como uno más entre los materiales fotográficos, ya que su origen y procesamiento son obviamente fotográficos y debido a la utilidad que como imágenes prestan en archivos y colecciones pertinentes.

Consideradas simplemente como fotografías, las postales se ordenan y describen como aquellas. Para tal efecto se emplean los mismos sistemas, soportes y mobiliario mencionados en la organización de fotografías. En algunos casos, si se cuenta con pocas postales, pueden simplemente mezclarse con el material fotográfico; pero si se trata de una colección aparte, el tratamiento varía y, especialmente en archivos, bibliotecas y museos son

84 poco usadas a menos que se disponga de un fácil acceso a ellas. Además pueden plantear problemas únicos en su organización, uso y almacenamiento.

Ya que el acceso ágil depende de la organización y ésta es determinada por el uso, es indispensable conocer cuánto será utilizada una colección y quiénes serán los usuarios más frecuentes. Si tiene pocos álbumes de postales y anticipa poco uso de las mismas, puede simplemente guardar los álbumes juntos y conservar un registro de ellos. Si, por el contrario, hay unas pocas postales sueltas, pueden integrarse a la colección general. Pero, si la biblioteca, museo o archivo es grande, con acumulación mixta de postales sueltas y organizadas, y se prevé un uso considerable, habría que decidir la manera de despegarlas de sus álbumes y combinar las adquisiciones en una sola colección bajo un sistema conveniente.

Agrupar postales por período es difícil. Los entendidos difieren en los períodos que deben establecerse y en el dato exacto que debe determinar a cada postal. Los datos de copyright, según los especialistas, no deben tomarse en cuenta, particularmente en postales antiguas.

Si en la colección hay un depósito de postales que nunca fueron usadas, no habrá matasellos que ayuden y tampoco lo harán las indicaciones de impresor y de editor. En consecuencia, tampoco es útil y sí es peligroso ordenar la colección por período o por editor, ya que no se tiene información suficiente acerca de la postal.

El sistema de ordenación más conveniente sería entonces por categorías o por materias, ejemplo: PAISAJES POSTALES DE EXHIBICION

85 POSTALES PUBLICITARIAS POSTALES DE OCASIONES ESPECIALES POSTALES NOVEDOSAS Con estas categorías se puede establecer subdivisiones.

Las de vistas o paisajes pueden separarse por departamentos, provincias o estados, y estos por ciudades o áreas. Las publicitarias pueden ordenarse por compañías o productos y las de ocasiones especiales en Navidad, Semana Santa, Independencia, Carnavales, etc.

Las postales extranjeras se localizan más fácilmente cuando se agrupan por países y se subcategorizan por áreas y temas.

Algunos problemas propios de la organización son difíciles de resolver. ¿Qué hacer con las postales de temas especiales como son los personajes prominentes en política o literatura, las postales de arte y temas como indios o misiones? ¿Pueden éstas agruparse por fuera del asunto general, colocarse como una categoría adicional o incluirse en una de las ya establecidas? Son los responsables de la colección quienes deben decidir cuál agrupación será la más empleada por los usuarios.

Una vez que las postales se han seleccionado y agrupado se estructura un índice o catálogo de la colección. Debe decidirse si habrá un registro continuo para la colección completa o si cada grupo tendrá un registro propio, así como cuán detallado debe ser y qué información debe contener.

Las entradas principales deben determinarse junto con apropiadas referencias cruzadas. Si, por ejemplo, una postal que promociona al Hotel Fairmont, de San Francisco y que muestra una vista del edificio, es archivada bajo “Tarjetas publicitarias”, el registro de

86 “Vistas, o paisajes” tendrá una referencia que remite a “tarjetas publicitarias”, de tal forma que la gráfica del Hotel Fairmont pueda ser encontrada en cualquiera de las dos formas de búsqueda.

Las postales sueltas pueden archivarse en cajas metálicas o de cartón desacidificado y tanto éstas como las gavetas de archivadores, si fuera el caso, deben rotularse alfabéticamente, por categorías, y colocarse en el mismo orden del índice o registro.

Para concluir, la pregunta preponderante es: ¿Cuál de los sistemas de organización es más práctico? La respuesta depende de las circunstancias particulares de cada colección. Y, a pesar de ello, aún quedarán dudas acerca de cuál sirve mejor si se trata de satisfacer las necesidades de los usuarios.

87

7.

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA

En toda colección o archivo fotográfico debe llevarse un adecuado sistema de registros, los cuales permitirán un control exacto y benéfico del material. Su diseño individual y características dependen de las políticas, objetivos y requerimientos de cada uno en particular.

7.1 Registro de Ingreso Es una forma pre-elaborada, generalmente impresa, que en la actualidad se diagrama como una plantilla en formato electrónico para captura, búsqueda y recuperación de datos en computador, mediante la cual se asienta y describe todo material fotográfico desde el momento cuando ingresa al archivo o colección. No es posible aplicar un modelo normalizado que reúna todas las diferentes necesidades, pero sea como fuere contendría la siguiente información: 1. Espacio para clasificación o código, si se usa.

2. Descripción. Breve recuento de la imagen: Nombre del personaje o tema contenido en ella, evento, lugar, fecha.

3. Tipo de material. Fotografía, negativo, diapositiva, postal. Puede marcarse con una letra X o con números para indicar la cantidad.

4. Tonalidad: Si la gráfica es en color (COL) o en blanco y negro (BN), sepia u otro

88 5. Medidas, si se considera necesario.

6. Estado de conservación: Bueno, regular o malo.

Igual puede calificarse de 1 a 5, teniendo en cuenta que 1 se asigna a una gráfica en estado óptimo y 5 a una imagen inservible, que seguramente será dada de baja.

7. Fecha de ingreso.

8. Procedencia u origen: Oficina, sucursal, persona o institución.

La información contenida en los registros puede variarse suprimiendo o adicionando datos que se considere inútiles o por el contrario, indispensables, y presta al mismo tiempo un excelente servicio como auxiliar en la realización de inventarios (Figura 9).

7.2 Registro de salida Es tan importante como el de ingreso y su función es la de ejercer un estricto control de los materiales que salen temporal o definitivamente del archivo. El primero de los casos se presenta por préstamos internos, dentro de la entidad, o externos, cuando salen de ella, y el segundo ocurre por un descargo debido a eliminación o venta, sin descartar la posibilidad de un canje o donación, sobre todo si se trata de una colección personal o una empresa privada. La información relevante en estos registros puede ser: 1.

2.

3.

4.

5.

Clasificación o código.

Descripción del asunto contenido en la imagen.

Tipo de material.

Nombre del usuario.

Datos del usuario: Oficina, sección o departamento si se trata de un préstamo interno,

89 dirección y teléfono si el material va a salir de la entidad.

6. Fecha de salida.

7. Fecha de devolución (Cuando el material sea reintegrado a la colección).

7.3 Inventarios Los inventarios son una lista ordenada de todo el material gráfico existente en el archivo o la colección y su razón de ser radica en el hecho de que permiten saber con certeza qué y cuánto se posee.

Los inventarios son una herramienta indispensable en la administración eficiente de un archivo y es recomendable iniciar su elaboración antes de que la colección se incremente al punto de imposibilitar el trabajo, lo cual se traduciría en el peligroso desconocimiento de lo que se tiene y de lo que se extravía.

Hay muchos formatos de inventario y los datos que en ellos se incluye son por demás variables de una colección a otra. Anteriormente se mencionó que el registro de ingreso podría emplearse como una forma de inventario; sin embargo se muestra un modelo básico para fotografías, diapositivas y negativos (Figura 10).

Los modelos, tanto de registros como de inventarios que se muestran en este trabajo no son en absoluto rígidos y pueden modificarse simplificándolos o ampliándolos de acuerdo con la operatividad de cada archivo o colección.

7.4 Auxiliares de recuperación (localización) Aunque no es indispensable en todos los sistemas de ordenación ni en todos los archivos, y puede ser

90 reemplazado por los conocidos listados o catálogos, es absolutamente necesario para el funcionamiento de métodos tales como el numérico y el cronológico, e indispensable en casos de almacenamiento en álbumes, cajas de diapositivas, rollos y discos, ya que es la única manera de localizar las imágenes solicitadas.

Actualmente es difícil encontrar en funcionamiento los antiguos ficheros catalográficos para tarjetas de 7.5 x 12.5 centímetros, que fueron definitivamente reemplazados por bases de datos en computador, con ventajas innegables en economía de espacio, mobiliarios, trabajo y tiempo, puesto que el almacenamiento, registros, búsqueda y recuperación de las imágenes se hacen por pantalla. Estos programas, gestores o aplicaciones para administrar colecciones fotográficas se encuentran en el mercado internacional y trabajan bajo sistemas operativos como Linux, Fedora, etc. Entre los más conocidos podemos citar: F-Spot, Digikam, Picasa, GQview, ImSeek, Gwenwiev, Kphotoalbum, Lphoto, Showfoto.

De no utilizar las simples hojas electrónicas como Access o Excel, pueden emplearse programas especializados para el manejo de bases de datos bibliográficas cuya aplicación a los archivos y colecciones fotográficas es perfectamente lógica y funcional.

Ejemplos de información simple y concreta: NERUDA, Pablo Fotos No. 32 – 39 – 70 – 120 - 238 BARRIMORE, Drew Foto No. 3075 Archivador 2 – Gaveta 3

91

Figura No. 9. Registro de ingreso.

92

Figura No. 10. Inventario de fotografĂ­as / negativos / diapositivas.

93 7.4.1 Referencias de VEA Imprescindibles cuando se presentan sinónimos y problemas por multiplicidad en la lectura e interpretación del contenido gráfico de los materiales, por ejemplo, LUSTRABOTAS y EMBOLADORES. Con el fin de evitar que el material quede separado en dos sitios del archivo, y del registro, siendo un solo tema, se debe realizar una selección de términos para elegir el más utilizado en el medio social y lingüístico del país o región. En el presente caso, si el término escogido es “emboladores”, se elabora una referencia de VEA, que ubicada en el lugar del término no empleado, remite hacia el que sí se usa: Lustrabotas VEA EMBOLADORES Veamos un ejemplo de multiplicidad aplicado a una fotografía panorámica del Lago Guamuez, en la cual se ve claramente tres aspectos o temas: El lago, un niño llorando y una oveja. Si se decide clasificar la gráfica bajo el tema “Lagos”, deberá, por carencia de temas en la colección o por la buena calidad de la imagen, abrir referencias de VEA, en “Niños llorando” y en “Ovejas”, indicando la ubicación de aquella. Ejemplo: Niños - Llorando VEA LAGO GUAMUEZ AK-14.18 Desde luego, podría también elaborar tres registros de contenido, independientes, para cada uno de los tres asuntos, si se trata de un sistema que permite una sola alternativa por motivos de organización o método de

94 almacenamiento, que implica trabajar exclusivamente mediante un registro de localización.

En esta parte nos asalta una duda y nos atrevemos a plantearla a manera de ejercicio, como un problema hipotético, exagerando sus bases reales con el fin de abrir las posibles alternativas de solución.

Una fotografía de Bernardo Caraballo (boxeador colombiano) tomada durante una pelea con Miguel Cabezas ¿debe archivarse en la sección de PERSONAS en vista de que conocemos sus nombres, o se ubicará en TEMAS (BOXEO), considerando que es una gráfica ilustrativa de este deporte? Y, una tercera opción: ¿deben los personajes insertarse o colocarse junto al tema correspondiente a su respectiva profesión u oficio, por ejemplo los boxeadores en boxeo?

En primer lugar hay que analizar a fondo la fotografía: Cuál de los dos hombres es más visible. Aparece de frente o de espaldas, los rostros de los boxeadores están cubiertos por los guantes o ambos son perfectamente claros y reconocibles. Si se toma la primera alternativa y la foto se archiva en PERSONAS bajo CARABALLO, Bernardo, la recuperación por TEMAS (BOXEO) perderá la oportunidad para disponer de una posiblemente muy buena ilustración, a no ser que se elabore una referencia que remita hacia el nombre del personaje: Boxeo VEA CARABALLO, Bernardo.

Si elige la segunda opción y ubica la gráfica en TEMAS (BOXEO), requerirá de un envío desde el nombre de los personajes hacia el tema, a fin de salvar una eventual

95 recuperación de la imagen por los nombres de los mismos: Caraballo, Bernardo (o Cabezas, Miguel) VEA BOXEO En el tercer caso, o tercera alternativa, al archivar las gráficas de PERSONAJES junto con las del respectivo tema u oficio, en el ejemplo de BOXEO se suprime el problema que suele presentarse cuando un usuario solicita fotografías de boxeadores sin proporcionar o sin conocer una lista de nombres, ya que sería muy sencillo obtener con rapidez el material requerido, pues en la primera sección del tema encontraríamos los personajes, ordenados alfabéticamente por apellidos. A continuación vendrá la subdivisión para fotos de boxeo en general, aquellas clasificadas como tema, sin considerar nombres propios debido a su escaso reconocimiento en la imagen, o como producto del análisis previo.

Pero cuando la petición se hace por un nombre propio, no existe información acerca del individuo, desde luego estamos exagerando, y no se sabe que es un boxeador, cantante, político o lo que fuera, fracasará la búsqueda lógica inicial en el bloque general de PERSONAS, de la misma manera que sería imposible realizar una pesquisa por apellidos si todos se encuentran ubicados en sus respectivas áreas de oficio o profesión. ¿Qué hacer, entonces? Elaborar notas de VEA remitiendo del nombre a la profesión y viceversa implica multiplicar los registros y reducir proporcionalmente la eficiencia necesaria para el efecto de recuperación de las imágenes, en especial si se trata de una colección con millares de temas y personas.

96 En el sistema de orden numeral, en el que, inevitablemente, se trabaja mediante registros de localización, habrá que elaborar tres anotaciones: uno para cada personaje y otro para el tema. Los tres contienen la misma información y únicamente se modifica el encabezamiento. Pero en el sistema alfabético directo, en el cual no es indispensable, y por lo tanto no se lleva registros de localización, podemos confeccionar tarjetas que reemplazando físicamente a dos de las fotografías, indican que la imagen se encuentra en determinado descriptor. Esto es, si la foto se clasificó en BOXEO, en los lugares correspondientes a los nombres de los boxeadores encontraremos dichas tarjetas, siempre y cuando la fotografía sea de buena calidad y los dos hombres sean perfectamente visibles y reconocibles: CARABALLO, Bernardo (Pelea contra Miguel Cabezas) VEA BOXEO – Junio 8 de 1962 CABEZAS, Miguel (Pelea contra Bernardo Caraballo) VEA BOXEO – Junio 8 de 1962 En su defecto, si la imagen no reúne las condiciones necesarias en cuanto a claridad, distancia, foco, etc., no serán necesarias las referencias por nombres, siendo suficiente con la de tema.

7.4.2 Referencias de VEA ADEMAS Estos auxiliares se utilizan cuando encontramos material que encaja bajo dos o más encabezamientos y ninguno de ellos puede ignorarse, por necesidades de

97 recuperación informativa. Si en la fotografía aparecen dos personajes y ambos tienen material anterior registrado con sus nombres propios, la nueva gráfica se clasificará con el nombre (Apellido) del personaje más importante, y al segundo se le hará una referencia en la que diga: GONZALEZ, Rafael Vea además AVELLANEDA, Alicia (Julio 15 – 1987) Esto significa que aparte de las fotografías que se encuentran archivadas en GONZALEZ, debe observar también las de AVELLANEDA, puesto que allí encontrará otras. No obstante, si el sistema es numérico consecutivo, de nada valdría la remisión hacia un nombre. En este caso, los datos de las referencias nos dicen en qué código está la fotografía y ambas presentan la misma información.

GONZALEZ, Rafael (Con Alicia Avellaneda) FD-0098 Color – 30 x 40 cm Julio 15 -1987 AVELLANEDA, Alicia (Con Rafael González) FD-0098 Color – 30 x 40 cm Julio 15 -1987

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99

8.

PROBLEMAS EN EL ALMACENAMIENTO Y RECUPERACION

La terminología empleada para asignar los descriptores no presenta mayor dificultad cuando se trata de archivos o colecciones especializadas en áreas determinadas del conocimiento, tales como medicina, biología, ingenierías, en las cuales puede emplearse los thesauros o tesauros, que son listas de vocabulario controlado y normalizado, o sea, la terminología que debe o no utilizarse en el respectivo campo. El problema, en cambio, es grave para los archivos y colecciones generales y aquellos especializados que no poseen una lista controlada. De allí surgen dudas y diferencias de criterio en la indización y almacenamiento que afectan de manera directa la posterior recuperación de la información gráfica. A continuación veremos algunos de estos puntos, los que se presentan a diario.

8.1 Sinónimos Una dificultad bastante clara en los grandes archivos y colecciones es la presentación de términos sinónimos, en especial cuando comienzan con letra diferente: CARASUCIAS GAMINES NIÑOS DE LA CALLE PELAFUSTANES PELAFUSTANILLOS

100 Todos son términos correctos en cuanto al uso del idioma. Pero, si no se traza una pauta de normalización para unificarlos, la información se disemina en cuatro letras diferentes: C, G, N y P, y por lo tanto, en diferentes sitios del archivo y de los registros alfabéticos, ya sean listas o bases de datos utilizados como medios auxiliares para localización. Esta dificultad suele presentarse sobre todo en los grandes archivos, donde son varias las personas encargadas de procesos técnicos como son la identificación, clasificación y catalogación del material, ya que esta labor se encuentra sujeta a la diferencia de criterios y de vocabulario existentes entre el personal, y la única solución es redactar una lista de control o diligenciar un formato de entrada en una base de datos, en donde se podrá incluir las referencias de VEA y de VEA ADEMAS. Si se decide utilizar el término GAMINES, todos los demás tendrán, necesariamente, una remisión hacia dicho encabezamiento, así: Pelafustanes VEA (o USE) GAMINES Carasucias VEA (o USE) GAMINES 8.2 Seudónimos Naturalmente que no habrá dificultad cuando el material gráfico de un personaje llega al archivo identificado con su seudónimo y los usuarios lo solicitan por él, como sucede con Edson Arantes do Nascimento, quien siempre se ha conocido como Pelé. Pero cuando hay material ya

101 registrado por nombre y también por seudónimo, habrá que emplear las respectivas referencias para cubrir toda posibilidad en el proceso de recuperación.

MORENO, Mario VEA ADEMAS CANTINFLAS CANTINFLAS VEA ADEMAS MORENO, Mario En el ejemplo anterior, una es la persona o actor y otro es el personaje interpretado. Sería desacertado clasificar una gráfica de “Mario Moreno” como “CANTINFLAS”, si aparece en traje de calle, tal como en su vida privada, no como el cómico de la pantalla cinematográfica. Sin embargo, podría colocarse todo el material reunido en MORENO, Mario y hacer una referencia de VEA, que remite de “Cantinflas” hacia MORENO. CANTINFLAS (Seudónimo artístico de Mario Moreno) o, CANTINFLAS VEA MORENO, Mario.

8.3 Homónimos Cuando ocurre esta eventualidad, lo más práctico es diferenciar a cada personaje con datos adicionales al nombre, como son el segundo apellido, la nacionalidad, profesión, título, cargo, y debe hacerse en el registro utilizado según el archivo. Así, LOPEZ, Alfonso

102 (Odontólogo), no podrá confundirse con LOPEZ, Alfonso (Cantante de ópera).

8.4 Nombres en idiomas extranjeros En colecciones donde antiguamente se recibía material de radiofotos o telefotos, que además empleaban los recortes de publicaciones impresas en papel, y que aún hoy reciben imágenes por Internet, provenientes de diversos países, es todavía un problema trabajar con material acerca de personajes cuyos nombres llegan escritos de manera diferente, debido a las traducciones y a que se remiten desde lugares donde se habla diferentes idiomas, ejemplo: MOAMAR EL KHADAFY MOAMMAR KHADAFY MOAMMER EL KHADAFY MUAAMER EL KHADAFI MUAAMAR GADDAFI Es claro que la diferencia de escritura entre cada uno de estos nombres, siendo una sola persona, ocasiona traumas en la recuperación de la gráfica, en la ordenación alfabética del material o de sus registros. Es necesario entonces, investigar cuál de las formas de escritura es la correcta para aplicarla como descriptor definitivo y procesar notas de VEA o USE para las otras, considerando la posibilidad de que los usuarios hagan una solicitud por cualesquiera de ellas. En caso contrario, seleccionar la forma general y referenciar únicamente aquellas más discordantes, que no deberán pasar de tres, evitando así el peligro de recargar el archivo y sus registros con demasiadas referencias.

103 Hay además otra complicación cuando aparecen nombres que no podemos traducir, ni entendemos cuál es la separación entre nombres y apellidos, como sucede con los orientales: japoneses, coreanos, árabes, indúes; en los nombres chinos la primera palabra es el apellido y mal haríamos en invertirlos. Veamos algunos ejemplos de diferente nacionalidad: HSIANG NAI KUANG JABER AL-AHMAD AL-SABAH JAGMOHAN MAHAJAN NANDA MAO TSETUNG MOHAMED CEDDIK BENYAHIA Ante la dificultad para esclarecer cuál palabra es nombre y cuál o cuáles son apellidos, lo más operante es realizar una entrada directa, tal como se escribe, sin invertir los términos, eliminando el riesgo de perder el material almacenado en una palabra que no nos brinda ninguna seguridad de que es nombre o apellido. De esta manera sabremos que estos casos difíciles siempre entran por nombre. Por otra parte, los actuales programas de computador nos permiten la gran ventaja de recuperar nombres de personas sin necesidad de complicar las cosas separando nombres y apellidos, puesto que basta con ingresarlos directamente, ejemplo: Salvador Jorge Blanco (Expresidente de República Dominicana) cuyos apellidos son JORGE BLANCO, no será un problema para el almacenamiento ni la recuperación de sus fotografías, ya que ingresará tal como suena.

Al respecto, no es sensato separar los personajes en NACIONALES y EXTRANJEROS como acostumbran algunos archivos, ya que muchos individuos nacionales

104 tienen nombres en idiomas foráneos y viceversa. Ya se haga la solicitud verbalmente o por escrito, si el encargado no conoce al personaje, tanto la pronunciación como la escritura producen ruido inevitable en la emisión y decodificación del mensaje, pues aparentemente Franklin Nichols Eastman, Fiorella Perini, Nadia Katich, Elmuth Bellingrondt, Fuad Char Abdala, Erika Schultz y Azriel Bibliowics, son personajes de cualquier país europeo, cuando en realidad son colombianos, mientras que Shimon Pérez, Pedro Delgado y Diego Rivera, podrían hacernos pensar que son de este país, menos de Israel, España y México en su correspondiente orden, países de donde son en realidad.

8.5 Cambio de apellido Suceden casi siempre con nombres de mujeres casadas y un claro ejemplo es el de Stella Márquez Sawadsky, quien como reina de belleza en 1961 puede tener un elevado número de fotografías ya registradas en el archivo. Pero, a partir de la fecha de su matrimonio, e inclusive muchos años después, llega material identificado como Stella de Araneta. Si no es reconocida en el momento de su clasificación y almacenamiento, la consecuencia es que la primera parte de sus fotos queda archivada en la letra “M” por MÁRQUEZ SAWADSKY, Stella. Y las gráficas posteriores irán a la letra “A” por ARANETA, Stella de.

Si el archivista logra identificarla dándose cuenta del problema, tiene dos alternativas. Primera: en caso de que aún no se hubiera archivado ninguna fotografía por ARANETA, clasificar las nuevas imágenes por MÁRQUEZ DE ARANETA, Stella para que el material no se disperse. Y, segunda, si descubre que anteriormente se almacenó material bajo las dos formas, por MÁRQUEZ

105 y por ARANETA, examinar el volumen almacenado en cada una de ellas para suprimir el menor trasladándolo al más numeroso. No obstante, si en ambos encabezamientos existiera demasiado material, debe continuar archivándose en la guía más indicada, que es el apellido de soltera, sin olvidar las referencias cruzadas que remiten paralelamente de uno a otro apellido, o sea, VEA ADEMAS. 8.6 Regionalismos Sucede que muchos términos varían de significado según la región o país de origen. No hay mayor obstáculo para el procesamiento del material local, pero sí se dificulta la clasificación de las fotografías recibidas del extranjero. Si llega de España una gráfica de cigarrillos en cuya identificación se describen como PITILLOS, en Colombia no puede almacenarse bajo este término, pues en este país “pitillos” son los tubitos empleados para beber líquidos. Este caso presenta una variación, si un colombiano en España registra una fotografía de pitillos, como él los conoce, cuando allá deberá hacerlo bajo el encabezamiento PAJILLAS. Por tanto, en cada archivo o colección debe conservarse la expresión lingüística del país, provincia, departamento o lugar, pues se trata esencialmente de ubicar y recuperar con eficiencia el material fotográfico almacenado, no tanto de respetar una serie de términos que son correctos o incorrectos sólo de acuerdo con el sitio de donde cada quien proviene.

8.7 Material sin datos En algunos archivos y colecciones es frecuente la recepción de materiales fotográficos sin datos de identificación. Desde luego, conviene hacer lo posible por conocer de qué se trata la imagen: quién es un

106 personaje, qué lugar es el fotografiado, de qué trata una escena. En caso de no obtener ninguna información, corresponde al archivista aplicar una correcta interpretación de los elementos visuales sobresalientes en la fotografía, para, de acuerdo con ellos, decidir si se almacenará bajo algún tema útil, o, por el contrario, si no merece formar parte de la colección y debe mejor eliminarse, evitando de antemano la acumulación de materiales en tal condición. No obstante, cuidará con responsabilidad y criterio profesional aquellas fotografías que por su tonalidad y contenido visual primario sugieran la posibilidad de una posterior identificación, así como de ser antiguas y valiosas.

8.8 Material deteriorado Los materiales gráficos en mal estado de conservación necesitan una fase de restauración en la cual se corrigen detalles como rupturas, dobleces, manchas, decoloración y otros, trabajo que se realiza por especialistas en laboratorios adecuados. Ocasionalmente pueden tomarse reproducciones fotográficas o internegativos, que facilitan la obtención de copias con mejores características visuales y de conservación.

8.9 Formatos No hay ningún trastorno en el proceso de almacenamiento cuando la colección o archivo recibe materiales procedentes de un laboratorio propio de la entidad o empresa, puesto que seguramente utilizarán formatos pre-establecidos para sus negativos, diapositivas y copias sobre papel, empleando mobiliarios acordes con esos tamaños. Pero ocurre que en ocasiones ingresan fotografías con medidas ajenas a las corrientes en la colección, ya sean mayores o muy

107 pequeĂąas, obligando a buscar alternativas para su almacenamiento. De contar con espacio suficiente, se puede conformar un mobiliario y soportes adecuados a tales formatos, en secciones separadas, pero en ninguna instancia se debe recortar los formatos grandes para forzarlos a encajar en los medios ya establecidos, puesto que no se harĂ­a otra cosa que romper la unidad documental perjudicando o destruyendo el conjunto esencial de la imagen.

108

109

9.

CONSERVACION

La sala o lugar en donde quedan ubicados los depósitos debe reunir determinadas condiciones de seguridad, comodidad y estética, que constituyan un sitio de trabajo práctico y sobrio pero agradable. En este punto se tratan los elementos más importantes a considerar.

9.1

Causas de deterioro

La humedad es un elemento que precisa de sumo cuidado, ya que fácilmente llega a destruir las imágenes fotográficas, bien sea por exceso o por carencia en su nivelación. La humedad del medio ambiente, o humedad relativa, corresponde al vapor de agua que, en porcentaje variable según la época y lugar, está presente en la atmósfera y lo más aconsejable es procurar que la humedad relativa24 se encuentre aproximadamente entre el 40 y 60 por ciento.

Una humedad superior favorece la aparición y desarrollo de hongos sobre la película, visibles en forma de manchas y moho que vuelven ilegible la imagen. La humedad transforma los residuos químicos presentes en los materiales fotográficos ya procesados, en substancias químicas corrosivas que paulatinamente destruyen las imágenes fotográficas, aparte de que la humedad por sí SOCRATES DE OLIVEIRA, Joao. Manual pratico de preservacao fotografica. Sao Paulo: Museu da Industria, Comercio e Tecnologia, 1980.

24

110 sola actúa como emoliente de la emulsión. Cuando la humedad está presente junto con el calor, el proceso de deterioro es acelerado pues el calor ablanda la gelatina y permite una mayor penetración de la humedad. En otras palabras, el calor apresura la hidrólisis, esto es, la acción de la humedad.

Por sus compuestos químicos los materiales fotográficos son altamente sensibles al calor y si los rayos solares caen directa o indirectamente sobre los materiales o sus contenedores se producen efectos irreversibles, ya que en poco tiempo se vuelven resecos y quebradizos y las copias sobre papel adquieren una coloración amarillenta que se oscurece gradualmente hasta ennegrecer por completo la fotografía. Los residuos químicos del proceso fotográfico son causas comunes para el deterioro de las matrices y de las copias en papel. Y esto sucede por inexperiencia o premura del laboratorista cuando no realiza un cuidadoso lavado del material entre los pasos de revelado y fijado, cuya consecuencia es la contaminación del fijador, que da a la fotografía una tonalidad oscura que se acentúa con el transcurso del tiempo. También los contaminantes ambientales actúan como rebajadores de la imagen, desvaneciéndola lentamente mientras se torna amarillenta.

Otro agente conocido y destructivo es el moho. La humedad contribuye en la formación de colonias de hongos que atacan la emulsión fotográfica y llegan a descomponer totalmente la imagen, tanto en los materiales a color como en blanco y negro.

Los pegantes, por regla general ácidos e higroscópicos, contribuyen de igual manera al deterioro de las fotografías. La acidez generada por los pegantes actúa sobre las sales de plata en forma similar al hiposulfito de

111 sodio, provocando la pérdida de la imagen al alterar de manera profunda la estructura de su soporte. Cuando no se utiliza materiales apropiados para esta finalidad, las copias enmarcadas son candidatas propicias para un rápido deterioro. Aparte de los efectos dañinos del pegante sobre el material fotográfico, una fotografía enmarcada sufre además el perjuicio causado por la liberación de gases ácidos emanados del papel o cartón sobre el cual se ha montado. Los papeles, cuando no se han tratado con fines fotográficos, son potencialmente ácidos. En presencia de un alto nivel de humedad, la acidez se incrementa iniciando un proceso semejante al generado por los residuos del hiposulfito de sodio.

La manipulación incorrecta es también causa frecuente y grave para el deterioro. Los negativos, las copias y especialmente las placas de vidrio son muy sensibles ante cualquier descuido y en una copia doblada es imposible eliminar la huella dejada por el doblez. Las impresiones digitales sobre la emulsión de los negativos, diapositivas y copias en papel, pueden ocasionar daños irreparables pues la piel contiene ácidos grasos que alteran el equilibrio de las emulsiones y son prácticamente imposibles de borrar.

La luz excesiva implica aumento de la temperatura en detrimento de los materiales fotográficos y, por otra parte, la falta de luz favorece el incremento de animales e insectos, y cansa pronto a quienes deben permanecer mucho tiempo en los depósitos.

Un mobiliario sin aireación o que permita la acumulación de calor, daña igualmente los materiales. Por ello se recomienda no emplear cajas de madera puesto que ésta absorbe y conserva humedad que posteriormente se traslada al material fotográfico. Algunas maderas poseen,

112 además, resinas ácidas que pueden ocasionar serias lesiones a las imágenes.

Otros agentes perjudiciales son el polvo, la falta de ventilación, los roedores, especialmente ratas, e insectos como las polillas, el gorgojo y el comején.

9.2 Recomendaciones para la conservación Tanto en los laboratorios como en el área de depósito se debe prestar mucha atención a las tuberías, el piso, los muros y el techo. De acuerdo con el clima y la humedad relativa, podría necesitarse la instalación de un sistema de aire acondicionado que permita conservar una temperatura promedio entre los 65 y 70 grados Fahrenheit, equivalentes a 18 y 21 grados centígrados, así como controlar el grado de humedad relativa, en un rango de 40 a 60, y efectuar controles diarios, tres veces al día, mediante un termo-higrómetro.

Es fundamental que los depósitos permanezcan completamente libres de polvo. Para ello se sugiere utilizar acondicionadores de aire con ventilador, o extractores de aire que posean un filtro bastante fino.

El piso nunca debe cubrirse con alfombras ni tapetes. De considerarse necesario, se puede utilizar un pasillo de linóleo u otro material semejante. Si el piso fuera de madera es aconsejable aplicar una resina impermeabilizante, aunque es preferible usar pisos de baldosa o de vinilo.

Las ventanas deben cerrarse con madera curada o clausurarlas definitivamente con ladrillo y cemento.

113 Se debe tener especial cuidado con la iluminación. Nunca utilizar lámparas fluorescentes y más bien optar por bombillas de baja intensidad como 40 Watios o menos y no permitir que la luz del sol penetre al depósito. Los trabajos de identificación, catalogación y demás procesos deben realizarse fuera del área de almacenamiento.

El techo y las paredes deben pintarse con una buena capa de pintura brillante, con preferencia por el color crema o amarillo claro.

Se evitará la presencia de personas en el área de almacenamiento o área climatizada y se recomienda ser estrictos en cuanto al no consumo de alimentos y bebidas en los depósitos.

La limpieza del área debe hacerse con una solución del 10% de formol (100ml por cada litro de agua) dos veces por semana, con un paño limpio mojado en esta solución, y luego secar con otro paño.

El área de depósito debe contener únicamente los muebles en los cuales se almacena el material fotográfico y se recomienda: Usar muebles de material esmaltado.

Los archivadores deben tener orificios para entrada y circulación del aire, pero dichos orificios estarán provistos de un filtro para evitar la entrada de polvo.

Colocar los archivadores o estanterías a una altura mínima de 20 cm sobre el suelo para permitir un correcto aseo.

114 Si se utiliza una mesa de madera en el área de depósito, deberá cubrirse con vidrio.

Es muy importante considerar la envoltura de los materiales fotográficos. Conviene separar el color del blanco y negro como también las copias en papel de los negativos y diapositivas, pues los papeles son altamente higroscópicos y acumulan humedad que luego terminará comprometiendo a los materiales de acetato. Por tanto, es indispensable destinar un área de depósito exclusivamente para negativos y diapositivas, y otra para las copias positivas en papel. La envoltura de los materiales debe ser ligeramente mayor que éstos para facilitar la aireación y evitar que se peguen.

En archivos de conservación permanente es usual que las copias en papel, incluidas las de consulta, se protejan en una envoltura de papel milano, tres de cuyos lados se pegan con una mezcla de engrudo natural y timol.

Evidentemente una medida semejante ocasionará gastos y trabajo adicional en un archivo o colección de consulta rápida. No obstante, y a riesgo de perder anualmente muchos de sus positivos únicos, deteriorados por el uso diario y el transcurso del tiempo, tendrán que prestar cuidadosa atención a sus negativos y diapositivas matrices y desarrollar internegativos de aquellas imágenes que no cuentan con copias ni con negativos originales, con miras a su preservación y para empleo en reproducciones posteriores.

Cualquier dato escrito en el borde o en el soporte de una fotografía debe hacerse con tinta neutra como es la tinta china.

115 Kepler25 refiriéndose a problemas causados por cajas y hojas de PVC (polyvinylchloride) en negativos y diapositivas, expresa una profunda preocupación por los daños que éstos pudieran sufrir. El PVC y los acrílicos contienen plastificantes, solventes y residuos catalizadores, los cuales se volatilizan perjudicando irreparablemente el material fotográfico. Sugiere como solución no emplear cajas ni álbumes cuyas hojas sean de PVC o acrílicos, usando en su lugar cajas de cartón y hojas de cartulina desacidificadas, con perforaciones a modo de ventanas, que si bien no protegen a los negativos y diapositivas contra agentes como el polvo y el contacto con los dedos, sí son seguras por no contener elementos volátiles. Así mismo propone el empleo de álbumes de poliuretano con hojas de polietileno, los cuales no presentan efectos dañinos como el PVC. Bolmgren26 comenta que sus diapositivas sufrieron graves perjuicios a causa del PVC y recomienda usar, como él, hojas de plástico mylar, un poliéster libre de aditivos volátiles y de plastificantes, el cual es 350 veces más resistente que el polietileno, evitando la difusión de gases polutantes como el metano, dióxido de sulfuro y otros. Recomienda específicamente el mylar tipo D. No obstante los conceptos anteriores, las cajas plásticas y los álbumes con hojas de plástico transparente y flexible son los más empleados alrededor del mundo.

Quizás no sea conveniente ver las cosas desde un ángulo fatalista ya que los principales aspectos negativos de dichos métodos de almacenamiento son la necesidad de remover frecuentemente los materiales para evitar que KEPLER, Herber. “Why chance damaging slides in PVC?” Modern photography 45 (8): August, 1981.

26 BOLMGREN, Robert. “Letters to the editor”. Modern photography. 45 (1): Nov. 1981.

25

116 se peguen con las hojas, la caja o entre sí, y para permitirles una aireación benéfica. Evitar a toda costa la humedad y eliminar los rayos solares.

Para concluir, por ningún motivo deben faltar los extintores contra incendios, preferiblemente los del tipo ABC Multipropósito, colocados en sitios estratégicos y de fácil acceso.

117 BIBLIOGRAFIA “Absuelto un estudiante por foto de El Tiempo”. Bogotá: El Tiempo, Mayo 27 de 1978, pag. 8 B. ARNHEIM, Rudolf. “¿Qué es la fotografía?”. Facetas 9 (3): 1976.

BAYONA MARTINEZ, Alonso. Abogado. Entrevista personal.

Bogotá: Agosto de 2012.

BOLMGREN, Robert. “Letters to the editor”. Modern photography. 45 (1): Nov. 1981.

BUITRAGO LOPEZ, Elker. Manual de derecho de las comunicaciones en Colombia. Bogotá: Edicolda, 1980.

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