Explicando Scrum a mi abuela Introducción El otro día me encontraba hablando con un compañero de trabajo a través del teléfono móvil, cuando mi abuela me escuchó nombrar palabras raras en la conversación. Una de esas palabras era SCRUM, y por la forma en la que hablaba fue lo que más atención la llamó, así que cuando colgué, lo primero que me preguntó fue con quién hablaba, de qué hablaba, y que era eso de Scrum. Imaginen mi cara… ¿cómo explicar Scrum a mi abuela? Aunque mi abuela es muy avanzada para la mayoría de la gente de su edad, la verdad es que no es fácil explicarla muchos de los aspectos tecnológicos emergentes, pero bueno, es mi abuela y tenía que intentar explicárselo de forma convincente. Aquí, transcribo aquella inverosímil conversación. La conversación y sus explicaciones ¿De qué hablabas?, parecía interesante eso que decías de Scrum. ¿Qué es exactamente? ¡Ah sí! Scrum es una metodología. ¿Y para que se utiliza? Se utiliza en mi profesión, en el desarrollo del Software concretamente, aunque hay gente por ahí que la usa o la quiere usar en otras profesiones y áreas. ¿Y para eso del desarrollo del Software tienes que usar ese tal Scrum? En realidad no. No es estrictamente necesario. Scrum por sus características no es válido para cualquier proyecto ni para cualquier persona o equipo de personas. Es más, Scrum según muchos especialistas de esta metodología, es óptima para equipos de trabajo de hasta 8 personas, aunque hay empresas que han utilizado Scrum con éxito con equipos más grandes. Yo diría que para el 90% de los proyectos y empresas, es una metodología válida, pero no es una metodología válida al 100%. Es más, no hay metodología mejor que otra ni válida al 100% para todas las personas y empresas.
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Ing. Jorge Iván Pincay Ponce, MSc. Email: jorge.pincay@live.uleam.edu.ec
Scrum es por lo tanto, una metodología más de las muchas que hay, y ésta en concreto, se basa en la filosofía del desarrollo ágil que fue expuesto por dos japoneses alrededor del año 1986. Siempre estos japoneses… has dicho desarrollo ágil varias veces… ¿qué es eso exactamente?, a mí eso sí que me suena a japonés o a chino El desarrollo ágil pone de manifiesto básicamente lo siguiente: •
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El mercado actual es altamente competitivo y la tecnología es muy cambiante. En el desarrollo del Software se pide básicamente rapidez, calidad y reducción de costes, pero para asumir estos retos, es necesario tener agilidad y flexibilidad. Los ciclos de desarrollo por otro lado, acostumbran a ser largos, y lo que se exige por otra parte, es que esos ciclos sean lo más cortos posibles.
El desarrollo ágil aboga por estas premisas principalmente. Hay más detalles, pero no los voy a abordar ahora para no marearte con información que nos desvíe la atención de la propia explicación de SCRUM. Información adicional Empiezo a entender algo más esto…pero… ¿en qué consiste exactamente eso de SCRUM? SCRUM es como decía antes, una metodología ágil. Obedece a las necesidades anteriormente citadas, y no responde a ninguna moda, sino a una necesidad realmente demandada en el desarrollo del Software. SCRUM no es ni la mejor metodología ni la única, antes te decía que hay muchas, pero sí, es una metodología con acogida creciente fuerte por la facilidad de implantación y por su agilidad en cuanto a cambios y lo que propiamente aporta en comparación con otras metodologías. Por un lado, SCRUM evita la burocracia y la generación documental. No es que con SCRUM no se deba o no se pueda documentar, si no que con SCRUM no se exige documentar nada para iniciar un proyecto, algo que en otras metodologías es impensable. Con SCRUM por otro lado, la idea principal es la de ponerse a trabajar prácticamente desde el primer momento y empezar a sacar frutos de ese trabajo para que el cliente vaya viendo los avances y se quede satisfecho con lo que se está haciendo y cómo se está haciendo.
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Sí, sí, vale… pero ¿cómo muestras al cliente esos progresos en el trabajo?. Bien, bien, no te he contado aún mucho sobre Scrum, sólo el cascarón que lo envuelve, pero ya que preguntas y te veo realmente interesada, te voy a contar todo lo que hay con más detalle. De forma resumida y global, en SCRUM vamos a diferenciar dos aspectos importantes, los actores y las acciones. Vaya, ¡esto se pone interesante! Espera a que te cuente, que esto no ha hecho nada más que comenzar. Te decía que hay dos aspectos fundamentales a diferenciar, los actores y las acciones. Los actores son los que ejecutarán obviamente las acciones. Estos de forma general, serán: • Product Owner • Scrum Master • Scrum Team • Usuarios o Clientes Algo que no te he dicho aún, es que para que un proyecto Software tenga éxito, el Usuario o Cliente, debe involucrarse sí o SÍ. Esto vale para todos TODOS los proyectos, aunque no todos los Usuarios y Clientes lo entienden así, pero nuestra misión es también hacérselo ver. Prosigo: El Product Owner conoce y marca las prioridades del proyecto o producto. El Scrum Master es la persona que asegura el seguimiento de la metodología guiando las reuniones y ayudando al equipo ante cualquier problema que pueda aparecer. Su responsabilidad es entre otras, la de hacer de paraguas ante las presiones externas. El Scrum Team son las personas responsables de implementar la funcionalidad o funcionalidades elegidas por el Product Owner. Los Usuarios o Cliente, son los beneficiarios finales del producto, y son quienes, viendo los progresos, pueden aportar ideas, sugerencias o necesidades. ¿Y lo de las acciones? Te veo con hambre de conocimiento, eso está bien.
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Las acciones tienen relación directa con los actores. Sin ellas, todo sería un caos. En SCRUM se indican claramente las acciones a acometer y como acometerlas. Nuestra responsabilidad es hacerlo siempre de una forma adecuada y algo rígida para impedir que se aplique erróneamente esta metodología. Las acciones de SCRUM forman parte de un ciclo iterativo repetitivo, por lo que el mecanismo y forma de trabajar que a continuación se indica, tiene como objetivo minimizar el esfuerzo y maximizar el rendimiento en el desarrollo. Las acciones fundamentales de SCRUM son: • • •
Product Backlog Sprint Backlog Daily Scrum Meeting
El Product Backlog corresponde con todas las tareas, funcionalidades o requerimientos a realizar. Antes decía que el Product Owner es la persona que se encarga de marcar las prioridades, y es al fin y al cabo, la persona que mantiene y actualiza dado el caso, la lista de tareas. El Sprint Backlog corresponde con una o más tareas que provienen del Product Backlog. Es decir, del Product Backlog se saca una o más tareas que van a formar parte del Sprint Backlog. Las tareas del Sprint Backlog se deben acometer (recomendado) en unas 2 semanas ó 4 semanas. Hay Sprint Backlogs de 2 semanas y hay Sprint Backlogs de 4 semanas. Eso debe de ser marcado antes de iniciar el Sprint Backlog, de hecho, del Product Backlog se sacará la tarea o tareas realistas para acometer el Sprint Backlog. Una norma fundamental es que mientras un Sprint Backlog se inicia, éste NO puede ser alterado o modificado. Hay que esperar a que concluya el Sprint Backlog para realizar la correspondiente modificación o alteración cuya tarea, formaría parte de otro Sprint Backlog. El Daily Scrum Meeting es una tarea iterativa que se realiza todos los días que dure el Sprint Backlog con el equipo de desarrollo o de trabajo. Se trata de una reunión operativa, informal y ágil, de un máximo de 30 minutos, en la que se le hace 3 preguntas a cada integrante del equipo.
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Qué tareas ha realizado desde la última reunión (que he hecho). Sobre qué va a trabajar en el día actual (que voy a hacer hoy). Identificación de obstáculos o riesgos que impiden o pueden impedir el normal avance (que ayuda necesito). El Scrum Master, debe eliminar aquí cualquier obstáculo que encuentre.
Una pregunta más… has dicho que del Product Backlog se sacan tareas que van al Sprint Backlog, pero entiendo que no todas las tareas del Product Backlog van a la vez al Sprint Backlog, así que… ¿qué se hace cuando una tarea del Sprint Backlog se finaliza? Bien, esta es una pregunta típica. Quizás no me he explicado bien, pero el Sprint Backlog, una vez que se inicia, ni se toca. Es decir, que una tarea se acaba, y punto. Se continúa con otra tarea del Sprint Backlog y así hasta que se acaben. Lo que debemos tener claro, es que al finalizar un Sprint Backlog (ya sea de 2 semanas o de 4 semanas), debemos haber acabado las tareas del Sprint Backlog. Reitero que las tareas del Sprint Backlog deben de ser realistas. Así que cuando se ha finalizado un Sprint Backlog, deberíamos tener algo, un entregable o algo que se pueda mostrar y que enseñe los avances acometidos en el Sprint. En el Product Backlog tendremos más tareas, y es posible incluso que hayan salido nuevas tareas o que otras hayan desaparecido, por lo que es cuando se acaba el Sprint Backlog, cuando debemos hacer varias cosas importantes y que te indico a continuación. Esto me está gustando muchísimo… Me alegro, a mí me parece interesantísimo, y es más, SCRUM es de sentido común, tanto, que yo sin saberlo ya lo utilizaba hace algunos años sin saber que era realmente Scrum. Bueno, prosigo con esta explicación. Como te decía, adicionalmente a las acciones anteriormente comentadas encontramos otras acciones más. Antes para no saturarte, no te dije que entre el Product Backlog y el Sprint Backlog, hay algo, una reunión concretamente, que se denomina Sprint Planning Meeting.
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El Sprint Planning Meeting es una reunión que tiene por objetivo, planificar el Sprint a partir del Product Backlog. El objetivo de esta reunión es la de mover las tareas del Product Backlog al Sprint Backlog. En esta reunión, suelen participar el Product Owner que es como te dije antes quien prioriza las tareas, el Scrum Master y el Scrum Team. Del Sprint Planning Meeting, sale también el Sprint Goal, que es un pequeño documento o una breve descripción que indica lo que el Sprint intetará alcanzar. En el Sprint Review se revisa en unas 2 horas como máximo el Sprint finalizado. Al llegar a este punto, debemos tener “algo” que el Cliente o el Usuario pueda ver y tocar. En esta reunión, suelen asistir el Product Owner, el Scrum Master, el Scrum Team y personas que podrían estar involucradas en el proyecto. El Scrum Team es quién muestra los avances realizados en el Sprint. Al finalizar un Sprint Backlog y el Sprint Review, se inicia el Sprint Retrospective. El Product Owner revisará con el equipo los objetivos marcados inicialmente en el Sprint Backlog concluido, se aplicarán los cambios y ajustes si son necesarios, y se marcarán los aspectos positivos (para repetirlos) y los aspectos negativos (para evitar que se repitan) del Sprint.
Mira, te pintaré un diagrama que espero te ayude a entender todas las acciones de Scrum.
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Otro esquema:
¿Y porque es eso de las 2 ó 4 semanas? ¿No sería más fácil que cada equipo pusiera su franja de tiempo? Sí claro, cada equipo, cada empresa, cada proyecto, puede poner la franja horaria y frecuencia temporal que considere oportuno así como cambiar aspectos de Scrum, pero te voy a poner un sencillo ejemplo con el cuál entenderás que es mejor hacer esto así que de otra forma. Supongamos el caso de la construcción de un rascacielos o de un edificio. Si con el fin de controlar el proyecto y que no se te escape nada ni metamos la pata en algo, me preguntas cada día en varias ocasiones como estoy haciendo las cosas, como lo llevo y cuáles son mis avances, te aseguro que no terminaremos la construcción del edificio en el tiempo planificado ni de broma. Además, seguro que querrás cambiar o modificar algo cada día o incluso varias veces en el mismo día. Si me preguntas cada 6 meses, por ejemplo, avanzaré mucho sin interrupciones, pero a buen seguro que el riesgo de desviaciones es mucho mayor y seguramente si ocurren, reajustar esas desviaciones al proyecto tendrá costes elevados asociados. Un término medio es el ajuste temporal de 2 ó 4 semanas que está basado en la experiencia de muchas personas en muchos proyectos. No es lo mismo reconducir el proyecto perdiendo 2 ó 4 semanas, que reconducirlo perdiendo 6 meses, por ejemplo. La idea de la metodología ágil es fundamentalmente que adopte los cambios,
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que se pueda reconducir el proyecto en un momento dado, y que afecte lo menos posible a los costes, los tiempos y al equipo de trabajo. No es la metodología ideal. Yo siempre digo que, si hubiera algo ideal, todo el mundo lo usaría, pero sí te digo, que SCRUM se acerca bastante a esa idea general de la gestión ideal de proyectos. A mí personalmente es la que más me gusta y la que por experiencia, mayor satisfacción suele dar, tanto al cliente o al usuario final como al equipo de trabajo. Y no te creas que hay mucho más que saber de Scrum, esta es la filosofía o idea general que espero te haya quedado clara y te haya servido para entender lo que hablaba con mi compañero de trabajo. Sin duda que me ha parecido muy interesante. Muchas gracias.
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