ABRIL 06 DE 2011 BOLETÍN INFORMATIVO UNIDOS No. 17 LANZAMIENTO DE LA TERCERA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO La Coordinación Nacional de Red UNIDOS conoce la necesidad de iniciar con el seguimiento de los logros por alcanzar que tienen las familias, a partir de las tareas programadas en Plan familiar. Por esto a partir del 7 de Abril de 2011 todos los Cogestores podrán actualizar la nueva versión 1.0.48.0 del software correspondiente a esta tercera fase de acompañamiento. Cada uno de los Cogestores debe realizar el proceso de sincronización con el fin de poder actualizar la versión, teniendo en cuenta que salida a producción de una nueva versión implica una fase de estabilización para garantizar el funcionamiento con el menor número de contratiempos. Más de 20 Ingenieros de UNIDOS y Assenda trabajan actualmente en la puesta en producción de la fase III. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones para mitigar los errores generados por un mal procedimiento en la actualización: Verificar que en su DMC tenga actualizada la versión 1.0.47.5 y el syncfile 1.0.12.0. Verificar que en el momento de sincronizar se tenga conexión a internet y no desconecte el DMC hasta que termine el proceso de sincronización. Tener presente que al ingresar al módulo de sincronización, la ventana puede tardar alrededor de 2 minutos en abrir, por lo tanto no debe intentarse ingresar de nuevo al software Juntos, porque puede ocasionar el error de “La base de datos no puede ser Abierta”. Se recomienda no hacer ningún otro proceso mientras se visualiza la pantalla en el DMC. Si no se tiene actualizada la versión 1.0.47.5 debe contactarse con Mesa de Ayuda para obtener el Updater y realizar la actualización manualmente.
Si el Cogestor tiene una fecha de sincronización en el DMC menor o igual a 30 días, el actualizador de versión Updater para la versión 1.0.48 no se podrá utilizar, por lo tanto la única manera de actualizar la nueva versión será por medio de la sincronización,
MÓDULOS DISPONIBLES EN EL DISPOSITIVO MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LOGROS. Seguimiento a Logros es un módulo que permite a los Cogestores registrar el avance de las familias en el cumplimiento de los Logros Básicos que tenían por alcanzar. El contador del módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares, muestra los folios que el Cogestor ha trabajado, independientemente si han sincronizado o no, como se puede observar en la siguiente figura.
FIGURA 1. Nuevos Módulos Fase III
Requerimientos para que una familia esté en Seguimiento a Logros La familia tiene al menos una tarea creada para los Logros priorizados en Plan de Trabajo de Plan Familiar.
Las familias tiene registradas en el módulo de visitas la primera y segunda sesión de Plan Familiar como sesión completa. Funcionalidad del módulo Seguimiento a Logros El módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares, está compuesto por dos submódulos: Verificación Estado de Logros y Registro de Temáticas.
FIGURA 2. Submódulos Seguimiento a Logros
Verificación Estado de Logros. El Cogestor en el submódulo de Verificación Estado de Logros debe registrar el avance de cada uno de los Logros que tiene la familia por alcanzar, y puede realizar dicha verificación a través de los tres medios (Medio Físico, Medio Preguntas o Medio Oferta). En el DMC el Cogestor debe ingresar al módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares, seleccionar el folio de la familia que requiere trabajar e ingresar al submódulo de Verificación. Allí encontrará el listado de Logros por alcanzar que tiene la familia seleccionada y debe registrar el avance de cada uno de acuerdo a lo definido en la metodología de Unidos, por el medio de verificación correspondiente a cada logro.
Medio Físico: la verificación por este medio permite registrar en el sistema un documento o un comprobante físico que da cuenta del cumplimiento del Logro. Medio Preguntas: permite mediante la captura de unas preguntas definidas y parametrizadas para cada Logro, registrar el cumplimiento de los logros en el sistema. Medio Oferta: mediante una lista de programas definidos y descargados al DMC permite verificar el cumplimiento del Logro, teniendo en cuenta que se debe registrar la oferta a la cual ha accedido la familia y el Cogestor tiene certeza de ello. Registrar Temáticas Por medio de este submódulo el Cogestor podrá registrar las temáticas trabajadas con la familia, allí podrá seleccionar mínimo una temática y máximo tres en cada sesión de seguimiento. Por cada temática deberá seleccionar el tipo de herramienta de apoyo utilizada y el objetivo, así como registrar los integrantes de la familia que participaron en ella.
FIGURA 3. Submódulos Seguimiento a Logros
NOTA: El cogestor debe apoyarse en los manuales adjuntos con el boletín sobre el manejo del dispositivo.
GUIA DEL OBSERVADOR El módulo de Guía del Observador se diseño para registrar las señales de riesgo y/o alerta, que observadas por el Cogestor, puedan tornar a las familias altamente vulnerables. El contador que se visualiza en este módulo hace referencia a las familias trabajadas por el Cogestor, como se observa en la figura 4.
FIGURA 4. Módulo Guía del Observador
En el este módulo se visualizan todos los folios que están asignados al Cogestor y que se encuentran en un estado igual o superior a Sesión 2A.
SESIONES COMUNITARIAS Mediante este módulo se podrán registrar cada una de las sesiones comunitarias realizadas a las familias. Aquí será posible ingresar información sobre las temáticas trabajadas en cada una de dichas sesiones. Por cada temática deberá registrarse el objetivo, la herramienta y las familias que asistieron.
FIGURA 5. Módulo Sesiones Comunitarias
En este módulo se visualizan todas las familias que tengan sesión 1 de Línea Base Familiar en adelante, y permite registrar en el DMC todas las sesiones comunitarias que se han realizado en días pasados, teniendo en cuenta que se debe registrar en el DMC en un orden de la sesión más antigua a la más reciente, de lo contrario no le permitirá ingresar una fecha inferior a la última sesión registrada.
NOTA: el Cogestor debe tener en cuenta que con esta nueva versión es obligatorio registrar las visitas de las sesiones como completas de cada una de las sesiones trabajadas. De lo contrario no podrá pasar las familias a la siguiente sesión de seguimiento y gestión.
MEJORAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Solución 1. Captura automática de la fecha de la Primera Sesión Problema que Soluciona: Registro de la fecha incorrecta de la primera sesión a los folios que inician Línea Base por primera vez. Procedimiento a Seguir: El Cogestor luego de actualizar la versión del software en el DMC y pueda iniciar el levantamiento de Línea Base por primera vez, deberá guardar correctamente los capítulos I y II para que de esta manera el software realice el registro de la primera visita. Al guardar en el capítulo VII el sistema registrará la fecha de visita para la primera sesión como completa. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos para que esta fecha sea adecuada y se almacene correctamente en el sistema: a. El Cogestor deberá configurar la fecha del DMC, de manera que corresponda con la fecha actual y evite cálculos erróneos en la fecha de la primera sesión. b. Si la fecha del DMC es mayor a la fecha de la última sincronización, se tomará esta fecha y se almacenará como fecha de visita y sesión incompleta. c. Si la fecha del DMC es menor a la fecha de la sincronización, se tomara la fecha de la sincronización y se almacenará como fecha de visita y sesión incompleta. NOTA: es importante aclarar que los folios nuevos, es decir los folios que inician línea base familiar, NO se podrán visualizaran en el módulo de registro de visitas.
Solución 2. Cálculo de edad de los integrantes en el módulo Línea Base Problema que Soluciona: Capturar la información de Línea Base con respecto a la edad de los integrantes, con base en la fecha de la primera sesión. Procedimiento a Seguir: Para claridad de esta solución, es importante recordar que la fecha de la primera sesión de Línea Base Familiar completa, se obtiene cuando el Cogestor termina
de diligenciar el capítulo VII de línea base Familiar y lo guarda correctamente. Una vez se tenga la fecha de primera sesión de Línea Base Familiar completa, el DMC calculará la edad de los integrantes con respecto a la fecha de la primera sesión de LBF completa y armará la malla de validación de la encuesta (todos los capítulos que aplican a nivel de integrante) con la edad obtenida según esta fecha y la fecha de nacimiento ingresada. Tenga en cuenta que si no se cumplen las condiciones mencionadas anteriormente, se puede presentar qué: a. Si el DMC detecta que no se tiene registro de la fecha de la primera sesión no le permitirá al usuario continuar con el diligenciamiento de la Línea Base, y mostrara un mensaje con el procedimiento que debe realizar el Cogestor. b. Para los folios devueltos, el usuario deberá comunicarse con la Mesa de Ayuda e informar la fecha en que el Cogestor realizó la primera sesión de Línea Base Familiar al folio, esto si el sistema le muestra el mensaje que no tiene fecha de primera sesión para realizar el cálculo de la edad. Dado que este inconveniente es poco probable que se presente, es necesario seguir este proceso, solo si el sistema le indica, puesto que la fecha que se calcula en el capítulo VII no aplica para estos folios, dado que es necesario capturar la Línea base con la edad que tenían las personas cuando se les diligencio la Línea Base por primera vez. Por esta razón, debe ser atendido por la Mesa de Ayuda para ingresar esta fecha en el sistema. NOTA: si el sistema detecta que no se tiene la fecha para primera sesión de Línea Base Familiar completa, tanto para un folio devuelto como para un folio nuevo, es decir no tiene fecha para continuar, aparte de mostrar los respectivos mensajes no le permitirá continuar con el diligenciamiento de los capítulos de Línea Base.
Solución 3. Descarga de la fecha de sincronización Problema que Soluciona: Configuración incorrecta de la fecha en el DMC, la cual requiere ser actualizada pues los módulos de la aplicación tomarán esta fecha para el registro de algunos temas. Procedimiento a Seguir: Durante el proceso de sincronización se descargará al DMC la fecha que tenga configurado el servidor y se registrara como fecha de la última sincronización. Es decir, que esta fecha se mostrará en el módulo de sincronización del DMC.
Adicionalmente, se validará que la fecha configurada en el DMC sea mayor o igual a la fecha de la última sincronización. En caso de no cumplirse la condición anterior, se mostrara un mensaje al usuario informando que debe actualizar la fecha del DMC y no le permitirá ingresar al software. Si en la autenticación del Cogestor en el software del DMC, el sistema detecta que la fecha que tiene configurada el DMC es menor a la fecha de la última sincronización + 1 mes (30 días), el DMC no le permitirá ingresar al aplicativo. Por lo anterior, el Cogestor que presente este tipo de inconveniente debe comunicarse a la Mesa de Ayuda y enviar la base de datos para modificar la fecha para que pueda autenticarse de nuevo en la aplicación y poder continuar con su trabajo. NOTA: Recuerde que es muy importante para el seguimiento de su trabajo tener actualizada la fecha del dispositivo.
Solución 4. Modificación del estado de logros Alcanzados a Gestionados Problema que Soluciona: Diferenciación en las tareas de Logros gestionados por la familia Procedimiento a Seguir: Durante el proceso de sincronización, los Logros que fueron gestionados durante la segunda fase de acompañamiento, cumpliendo las tareas asignadas por la familia y el Cogestor, no se identificarán como Logros Alcanzados, sino que en adelante se identificarán como logros Gestionados.
Solución 5. Modificación de la funcionalidad Plan de Trabajo en Seguimiento y Gestión de Logros Problema que Soluciona: Actualización y registro de tareas en Plan Familiar Procedimiento a Seguir: Dentro del módulo de Plan Familiar en la funcionalidad Plan de Trabajo para las familias de Seguimiento y Gestión, se realizará una modificación que permitirá a los Cogestores registrar las tareas no cumplidas como “Aplazadas” y así se actualice de manera automática la fecha que se tenía almacenada como fecha de creación de la tarea con la fecha actual del DMC. De esta manera, se
habilitará al Cogestor la opción de ingresar una nueva fecha de cumplimiento para dicha tarea. Adicionalmente, se habilitará el estado “No Cumplido” como posible estado para las tareas de Plan Familiar para familias en Seguimiento y Gestión de Logros, el cual tendrá el mismo comportamiento que las tareas en estado “Cumplido”, excepto pedir la fecha real de cumplimiento, pues para este caso no se tiene dicha fecha. Solución 6. Control de restauración de BackUp Problema que Soluciona: Evita la pérdida de información por el reemplazo del BackUp Procedimiento a Seguir: Lo descrito en el Boletín Informativo No. 16 sale a producción con esta nueva versión, por lo tanto se debe tener precaución con la utilización del Back Up y tener en encuentra que hasta que no finalice el proceso de sincronización completo no se debe desconectar el DMC del computador o de internet. El consecutivo que se visualizará en el dispositivo en el módulo de sincronización, solo se va a observar después de una sincronización seguida de la actualización de versión En una tercera sincronización este aumentará. El Cogestor puede realizar un reemplazo de BackUp antiguo y podrá trabajar en la base de datos pero no lo dejará sincronizar, por lo tanto perderá la información que haya trabajado en ella. MÁS MEJORAS CON LA NUEVA VERSIÓN DEL SOFTWARE. CORRECCIÓN DE LAS MALAS APERTURAS DE LOS NÚCLEOS FAMILIAS Se correrá un proceso una única vez en el sistema de información y a partir del día 7 de abril de 2011, algunos folios se reversaran para corrección de la información en Línea Base Familiar y se visualizara en el DMC como un folio devuelto. Los folios reversados son aquellos en los que se pudo identificar incoherencia en la información capturada en Línea Base Familiar y tienen todos los folios de los núcleos familiares en Sesión 2A. Si por algún motivo se trabajó un folio mal abierto y ya se encuentra en Plan Familiar, estos folios no podrán ser reversados.
NOTA: con este proceso no se corregirán todas las malas aperturas, no obstante se está trabajando en una solución para poder corregirlas en su totalidad. Por lo tanto se recuerda no trabajar los folios que estén mal abiertos ni los que pertenecían al mismo hogar antes de dicha apertura.
POSIBILIDAD DE ATENDER FAMILIAS QUE SE HAN TRASLADADO DE MUNICIPIO El submódulo de traslados en el sistema WEB se desarrollo para registrar el traslado de familias que se desplazan fuera del municipio donde se encontraba inicialmente cargada o atendida, para de esta manera poder asegurar el acompañamiento de las familias sin importar el lugar de ubicación. Los perfiles que se crearon para este submódulo son: Gerentes Territoriales, Profesionales Unidos y Coordinador Local. Tenga en cuenta: El perfil principal será el del Coordinador Local. Solo se trasladarán familias que registren movilidad completa de sus miembros. Las familias reportadas como traslados deberán desasignarse previamente y las familias solicitadas para traslados no se deben desasignar. Todos los folios que sufran un traslado se les creará un nuevo número de folio, este se cargará en su nueva cobertura, con estado cargado, para que se pueda asignar en el nuevo territorio a un cogestor con esa cobertura. Cuando se solicite o reporte un traslado dicho folio no se verá en el dispositivo del Cogestor, motivo por el cual el Cogestor deberá dirigirse al Coordinador Local e informar sobre el evento para que el Coordinador Local haga la respectiva revisión y no se reporte como caso en la Mesa de ayuda. Solamente cuando se rechace una solicitud de traslado, el folio volverá a tener el estado que tenía antes de realizarse la solicitud y se reasignara al Cogestor que lo tenía, por lo tanto dicho folio se reflejara en el dispositivo del Cogestor que lo tenía. Al aceptar una solicitud de traslado el folio se desasigna automáticamente y lo borrara del dispositivo del Cogestor. Al aceptar un reporte de traslado, el folio trasladado se borrara del dispositivo del Cogestor. No olvidar que el folio estaba desasignado con anterioridad.
Para reportar un traslado se debe tener en cuenta: 1. Que el Cogestor haya verificado que la familia no esté en el municipio donde él tiene la cobertura. 2. Que el Cogestor una vez haya verificado que la familia no esté en su municipio, además, haya sincronizado. 3. Que el folio haya sido desasignado, luego de ejecutarse los dos puntos anteriores. 4. Solamente se podrá reportar como traslado la familia completa y no un miembro de la familia a trasladar 5. Los filtros de nombres y apellidos están habilitados solamente para el representante de la familia ante UNIDOS
PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR LA NUEVA VERSION DEL SOFTWARE Para iniciar el uso de la nueva versión del software los cogestores sociales deberán realizar el siguiente proceso para actualizar sus DMC: Paso 1. Con ayuda de los técnicos de apoyo se debe verificar que se tenga en el DMC la versión del Software 1.0.47.5 con syncfile 1.0.12.0, si esto esta correcto siga al paso 3 de lo contrario continúe con el paso 2. NOTA: si no conoce el procedimiento para saber que versión tiene en el DMC comuníquese con la Mesa de Ayuda.
Paso 2. Si no cuenta con la versión 1.0.47.5, por medio de la Mesa de ayuda solicite el Updater, junto con el manual y diríjase a su Técnico de Apoyo para que él le ayude a actualizar esta versión y de esta manera pueda sincronizar y actualizar la última versión 1.0.48. Paso 3 Si cuenta con la versión 1.0.47.5 y syncfile 1.0.12.0, cada Cogestor deberá sincronizar para actualizar la versión a 1.0.48.0 y syncfile 1.0.48, este proceso puede tardar varios minutos y una vez finalice exitosamente, verifique ingresando al software, en la parte inferior derecha la opción “Utilidades” > “Información General”. (Observe la Figura)
FIGURA 6. Verificación de la versión del software.
NOTA: No debe desconectar el DMC del computador o de internet hasta que finalice exitosamente todo el proceso de sincronización.
Paso 4 En caso de no poder actualizar la versión por medio de la sincronización, comuníquese con la Mesa de Ayuda y solicite el instalador Updater para realizarla manualmente y luego sincronizar. Sin embargo debe tener en cuenta que por la mejoras implementadas debe sincronizar el mismo día y luego si ejecutar el Updater de lo contrario el software le indicará que debe actualizar la fecha en el DMC y no podrá autenticarse en la aplicación.
RECOMENDACIONES El dispositivo debe almacenar mayor información por los nuevos módulos, por lo tanto el procesamiento del mismo tiende a ser inferior y todos los Cogestores deben tener cautela en el uso de este porque el ingreso a ciertos módulos puede tardar en abrir alrededor de 2 minutos y no se debe dar ninguno otra instrucción al dispositivo mientras el procesa.
Si falla el proceso de sincronización por error en recibir datos, debe intentar volver a sincronizar y no intente reemplazar la base de datos por un BackUp. Para tener un mejor control y evitar perdida de información guarde siempre un BackUp antes de sincronizar, luego de sincronizar reemplace el BackUp que guardó por esta base de datos sincronizada.
TODOS LOS USUARIOS DEBEN TENER EN CUENTA QUE PARA HACER USO DE LOS NUEVOS MÓDULOS DE LA VERSIÓN 1.0.48.0, DEBERÁN RECIBIR UNA CAPACITACIÓN ESPECÍFICA PARA EL MANEJO DEL DMC E INTRUMENTOS DE ACOMPAÑAMIENTO A LAS FAMILIAS, LA CUAL SERÁ SUMINISTRADA POR UNIDOS DEL NIVEL NACIONAL.
Agradecemos que esta información sea difundida y socializada con cada uno de los interesados, de igual manera esperamos que el contenido de este boletín sea de utilidad, permitiendo aclarar algunas dudas, y facilitar el trabajo de los Cogestores, Coordinadores y Técnicos de Apoyo en terreno.
German Quiroga González COORDINADOR NACIONAL DE RED UNIDOS Ivan Osejo Villamil COORDINADOR DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. Andrés Silva Monsalve Oscar Vanegas Vargas Katherine Junca Ortiz Libia García salcedo Jessica Parra Palacios COORDINACIÓN NACIONAL DE RED UNIDOS
CARVAJAL TÉCNOLOGIA Y SERVICIOS