Curso:
5"S"+1
M.C. e Ing. JosĂŠ Luciano Saucedo Silva DIC-2012
OBJETIVO DEL CURSO OTORGAR LAS BASES DE LA HERRAMIENTA DE LAS 5”S”+1, PARA APLICARLA EN NUESTRAS AREAS DE TRABAJO Y ASI CONTRIBUIR EN LA MEJORA CONTINUA.
TEMAS:
DURACIÓN EN MINUTOS
1. INTRODUCCIÓN ______________________________________
20 MIN
3. EXPLICACIÓN DE CADA “S”____________________________
90 MIN
4. CONCLUSIONES _____________________________________
10 MIN
TIEMPO ESTIMADO:
120 MIN (2.0 HORAS)
INTRODUCCIÓN. La costumbre de observar el desorden y la suciedad como parte “normal” de nuestro entorno, es uno de los pensamientos y actitudes que nos acompañan desde que somos pequeños. Pero basta una simple reflexión para convencerse de que se trata de una mala costumbre, que nos afecta de forma negativa en perdida de tiempo, inseguridad, distracción, perdida de materiales y perdida económica. Es por ello que es indispensable que todos colaboremos con nuestra disposición al mejoramiento de nuestro entorno laboral. La técnica de las 5”S”+1 es una herramienta de mejora continua que nos ayuda a nuestra empresa.
PROCESO “TRADICIONAL” MATERIA PRIMA
PRODUCTO
PROCESO
DESPERDICIO • • • • • •
PRODUCCIÓN : SOBRE / DE MENOS / TARDE / ANTES RETRABAJOS • PIEZAS DEFECTUOSAS TIEMPOS MUERTOS • TRANSPORTACIÓN INEFICIENTE MANTENIMIENTO CORRECTIVO • DEMORAS MANEJO INADECUADO DE MATERIALES• PRODUCTOS DEFECTUOSOS FALTA DE CREATIVIDAD • SOBRE-INVENTARIOS
PROCESO IDEAL PRODUCTO
MATERIA PRIMA
PROCESO
DESPERDICIO = CERO
ANTECEDENTES Las 5 “S”+ 1 iniciaron en Japón durante los años 60´s obteniendo beneficios tales como:
• • • • • •
Eliminación de desperdicios . Reducción de materiales en proceso. Incremento en la productividad personal. Prevención de accidentes. Optimización de espacios.
Incremento en la aplicación de mejoras.
¿ QUÉ SON LAS 5 “S” + 1 ? CALIDAD PERSONAL
SELECCIONAR
SEGUIR EL ESTÁNDAR
5''S''+ 1 ORDENAR
ESTANDARIZAR
LIMPIAR
ES UNA TÉCNICA SUGERIDA POR LA UNIÓN JAPONESA DE CIENTÍFICOS E INGENIEROS (J.U.S.E.) PARA COMPLEMENTAR LAS ACCIONES HACIA LA CALIDAD TOTAL.
“ ES SOLO LA LIMPIEZA DEL TERRENO PARA CONTINUAR LA REMODELACIÓN DE NUESTRA CASA DE LA CALIDAD “
¿Por qué aplicar 5 “S” + 1? Porque establece el estado mental adecuado en la organización para la productividad, asimilación y de la mejora continua
¿Por qué se llama 5”S”+1? Por que las palabras japonesas que identifican a cada una de las 5 etapas de su aplicación inician con una “S”. Japonés 1 Seiri 2 Seiton 3 Seiso 4 Seiketsu 5 Shitsuke +1 Shikari
Español Seleccionar Ordenar Limpiar Estandarizar Seguir Estándares Ser más
¿Cuáles son las 5 “S “+ 1? 1 S’ SEIRI S ELECCIONAR
IDENTIFICAR, CLASIFICAR LO NECESARIO Y ELIMINAR LO INNECESARIO.
2 S’ SEITON O RDENAR
DEFINIR UN LUGAR PARA CADA ARTICULO NECESARIO, DE FÁCIL ACCESO Y MANTENERLO SIEMPRE EN SU LUGAR .
3 S’ SEISO L IMPIAR 4 S’ SEIKETSU
E STANDARIZAR 5 S’ SHITSUKE S EGUIR EL ESTÁNDAR +1 SHIKARI C ALIDAD PERSONAL
MANTENER SIEMPRE LIMPIA NUESTRA ÁREA DE TRABAJO, MÁQUINAS, EQUIPOS HERRAMIENTAS E INSTALACIONES.
DEFINIR LOS PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LAS 3 PRIMERAS “S” Y ELEVAR EL NIVEL DE APLICACIÓN DE CADA UNA.
RESPETAR LOS PROCEDIMIENTOS ACORDADOS (MEJORAR CONTINUAMENTE).
APLICAR LAS 5 “S” EN NUESTRA PERSONA
Beneficios directos de las 5”S” +1 SEGURIDAD
EFICIENCIA
- Menos accidentes
- Mayor productividad
- Menos ausentismo
- Mayor energía Positiva
5 S+1 CALIDAD - Satisfacción de clientes - Velocidad de respuesta y de mejora
ELIMINACIÓN DE DESPERDICIOS
- Mantenimiento preventivo - Sugerencias de mejora
1S Seleccionar ď ą Es elegir o escoger, entre
todos los artĂculos existentes del ĂĄrea de trabajo, los que se consideren necesarios para realizar eficientemente las labores.
1S Seleccionar
Antes de la aplicaciĂłn se debe tener evidencias tales como: fotografĂas, registros de existencias y registros de lo que se va a retirar del ĂĄrea.
“Mantener sólo lo necesario para efectuar mejor el trabajo”
1S Seleccionar
Separar lo que sirve de lo que no sirve y desechar lo que no sirve.
Aprovechar aquellos materiales que se puedan reusar.
De lo que sirve, separar lo necesario de lo innecesario.
Definir un lugar en el área para poner “temporalmente” lo que no necesito pero puede servir a alguien. .
1S Seleccionar
“Decidir qué se hará con las cosas innecesarias”
Definir en la planta un lugar (centro de acopio, almacén general, papelería o compras) para enviar las cosas que ya no se necesitan, pero indicando la condición en que se encuentra el artículo:
-Deteriorado Describir falla
-Cosas en exceso Sirve pero no se necesita
1S Seleccionar
Una vez seleccionado lo necesario se puede clasificar por frecuencia de uso: COLOCAR EN BODEGA
ES POSIBLE QUE SE USE COLOCAR JUNTO
COLOCAR EN BODEGA O ARCHIVO
ALGUNAS
DOCUMENTOS
VECES AL
MUEBLES
AÑO ALGUNAS COLOCAR EN
VECES AL MES
MATERIALES
A LA PERSONA CADA HORA
HERRAMIENTAS EQUIPOS ARTÍCULOS, ETC.
OTRA ÁREA
VARIAS VECES AL DÍA
VARIAS VECES POR SEMANA COLOCAR EN EL ÁREA
COLOCAR CERCA DE LA PERSONA
PUNTOS A REVISAR ¿ PUEDE ENCONTRAR ALGUNAS COSAS PERSONALES E
INNECESARIAS CONGESTIONANDO SU LUGAR DE TRABAJO? ¿ EXISTEN ALGUNAS HERRAMIENTAS, MATERIALES,
EQUIPOS Y / O PAPELES OBSOLETOS ? ¿ TODAS LAS COSAS QUE SON INNECESARIAS ESTÁN SEPARADAS, CLASIFICADAS, ETIQUETADAS ?
¿ TODO LO NECESARIO COMIENZA DEBIDAMENTE A SER COLOCADO Y CLASIFICADO ?
1S Seleccionar
BENEFICIOS ¿QUE BUSCAMOS AL SELECCIONAR?
Abrir espacio.
Eliminar desperdicios.
Descartar artículos obsoletos. Reducir inventarios.
Mejorar distribución de recursos.
2S Ordenar
“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”
Colocar o distribuir las cosas en el lugar que
les corresponde, mantener esa ubicación con adecuada disposición de las cosas, para que estén listas en el momento que se soliciten.
ANÁLISIS DEL RECORRIDO QUE SE NECESITA PARA IR POR UNA COSA
MEJORA
F 100 R 90 E C 80 U E 70 N 60 C I 50 A 40 D 30 E 20 U 10 S O 0
1
2
3
4
5
6
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 DISTANCIA RECORRIDA METROS
2S Ordenar
Una forma de hacerlo es:
Definir un nombre común para cada clase de artículo. Asignar el lugar para cada artículo , tomando en cuenta
la frecuencia de uso. Identificar los artículos por alfabeto, número, tamaño, color o algún otro indicador. Colocar etiquetas visibles y código de colores .
LIBROS CONTABLES 2012
A B C D E F G H I J 1
2 3
4 5 6 7
8
9 10
Decidir cómo ordenar las cosas tomando en cuenta que
sean fáciles de sacar y devolver a su lugar de origen y
localizar por cualquiera (autoexplicativo).
Disponer de indicadores visuales para conocer quién tomó algún artículo (tarjetas con nombre personal). Asignar indicador visual para conocer los máximos y
mínimos ; así mantener la cantidad necesaria y elaborar
requisiciones a tiempo ( puntos de reorden ).
Etiquetar puertas, escritorios, archiveros, y cualquier otro mueble.
PUNTOS A REVISAR ¿ ESTÁN SEÑALIZADOS
PASILLOS Y LUGARES PARA
LOS EQUIPOS O ARTÍCULOS A UTILIZAR ? ¿ ESTÁN
LAS
AGRUPADOS
HERRAMIENTAS
DE
ACUERDO
O A
MATERIALES SU
TIPO
Y
CARACTERÍSTICA? ¿
SE
ENCUENTRAN
LOS
MUEBLES
COLOCADOS A LA ALTURA ADECUADA ?
Y
ESTANTES
PUNTOS A REVISAR ¿ QUEDÓ ALGO “GUARDADO” EN LOS RINCONES O DETRÁS DE LAS MÁQUINAS O ESCRITORIOS ?
¿ ESTÁN LOS ARTÍCULOS ORGANIZADOS DE FORMA AUTOEXPLICATIVA ? ¿ IMPIDE ALGO LA VISIBILIDAD DE LA UBICACIÓN DE LOS EXTINGUIDORES ? ¿ SE DETECTAN EN PISOS Y / O PAREDES GRIETAS, ALGUNOS BAJOS, SALIENTES U OBSTÁCULOS ?
2S Ordenar
BENEFICIOS ¿QUE BUSCAMOS AL ORDENAR? Eliminar tiempo de búsqueda. Prevenir desabasto. Mejorar la seguridad. Minimizar errores. Aumentar la velocidad de respuesta. Incrementar la velocidad de mejora.
3S Limpiar
Eliminar suciedad, defectos e imperfecciones, dejar los artĂculos lustrosos, brillantes, quitar impurezas y contaminaciones.
ď •Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro que puede provocar un accidente y llegar a afectar la calidad del producto.
El éxito en la limpieza de
3S Limpiar
una empresa depende de la actitud de su personal.
Las 3 etapas de la limpieza:
Área individual
Áreas comunes
Áreas difíciles
peligro
PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR UNA OPERACIÓN DE LIMPIEZA • Reconocer las áreas, equipos y mobiliario que deban ser limpiados, corregidos o reparados. • Identificar el tipo de “limpieza” que se va aplicar (cepillar,sacudir, pintar, remodelar, iluminar, ventilar, etc.). • Generar ordenes de trabajo según se requieran. • Describir los métodos y materiales a utilizar. • Determinar las frecuencias de aplicación. • Designar responsables para ejecutarla. • Enunciar responsables para verificar su realización.
Si durante el proceso de limpieza se detecta cualquier desorden o desviación, identificar las causas y establecer acciones preventivas. Diseñar un programa de limpieza, (diario y periódico) con un cuadro de tareas para cada lugar específico. Comprobar que los responsables de ejecución y verificación mantengan el nivel logrado ( puede ser rotativa su designación ). Designar a un responsable para los equipos que llegan a utilizar varias personas ( puede ser por períodos ) Indicar líneas de demarcación y asegurarse de que no haya áreas sin responsables.
PUNTOS A REVISAR ¿ SE MANTIENE LA LIMPIEZA ANTES, DURANTE Y AL FINAL DE LA JORNADA ? ¿ SE CONSERVA TAMBIÉN ESTA LIMPIEZA EN RINCONES, SUPERFICIES ELEVADAS, ABAJO DE LA MAQUINARIA O MOBILIARIO Y EN ESPACIOS POCO VISITADOS ? ¿ EL CONCEPTO DE LIMPIEZA SE APLICA TAMBIÉN AL ASEO Y PRESENTACIÓN DEL PERSONAL ? ¿ QUEDARON DEFINIDAS PARA LA LIMPIEZA, AQUELLAS ÁREAS COMUNES QUE EXISTEN ENTRE DEPARTAMENTOS?
3S Limpiar
BENEFICIOS ¿QUE BUSCAMOS AL LIMPIAR? Prevenir accidentes y enfermedades. Disminuir reparaciones costosas. Tomar acciones correctivas inmediatas. Tener un lugar impecable de trabajo. Prevenir contaminaciones en los procesos.
Prolongar la vida útil de las instalaciones y equipos.
4S Estandarizar
DEFINIR POR ESCRITO, LOS
PROCEDIMIENTOS Y NORMAS, PARA CONSERVAR Y MEJORAR LO APLICADO EN LAS TRES PRIMERAS ETAPAS.
1S
SELECCIONAR
2S
ORDENAR
3S
LIMPIAR
4S Estandarizar
ELABORAR POR DEPARTAMENTO, EL MANUAL DE LAS APLICACIONES EN 5 “S” + 1 , QUE CONTENGA LO SIGUIENTE :
EVIDENCIAS DE LAS CONDICIONES ANTERIORES.
DISTRIBUCIÓN GENERAL DE ÁREAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS. DESCRIPCIÓN DE CADA ÁREA Y MOBILIARIO. IDENTIFICACIÓN DE CADA DOCUMENTO Y ARTÍCULO.
IDENTIFICACIÓN DE TODO LO EXISTENTE EN EL ÁREA, POR ORDEN ALFABÉTICO. DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES VISUALES:
SI BUSCAS ALGO CONSULTA LA GUÍA DE UBICACIÓN 5”S”+1
ETIQUETAS , CÓDIGO DE COLORES, PUNTOS DE REORDEN, CONTROL DE PRÉSTAMO, ETC. ROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
“Un estándar debe colocarse en un lugar visible, y debe ser fácil de entender.”
4S Estandarizar
Por ejemplo, en una aula de capacitación al término de la sesión el instructor debe:
•
Depositar correctamente la basura
• •
Dejar limpio el pizarrón. Retirar las hojas usadas del rotafolio.
•
Devolver el equipo utilizado a su lugar.
•
No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas.
•
Verificar que no quede ningún objeto que no sea del aula.
•
Apagar aire acondicionado y luz.
PUNTOS A REVISAR ¿ AL CONSULTAR EL MANUAL CONCUERDA CON LO EXISTENTE EN LAS ÁREAS ? ¿ SE RESPETAN LAS ÁREAS DEFINIDAS ?
¿ EL PERSONAL DEL ÁREA CONOCE EL CONTENIDO DEL MANUAL, Y EL EXTERNO LO PUEDE CONSULTAR CON FACILIDAD ? ¿ ES FÁCIL DETECTAR FALLAS ? ¿ HAY SEÑALIZACIÓN Y DELIMITACIÓN DE ÁREAS ?
4S Estandarizar
BENEFICIOS
¿QUE BUSCAMOS AL ESTANDARIZAR? Definir por escrito el cómo mantener lo logrado. Facilitar el mantenimiento preventivo. Asegurar criterios iguales de aplicación. Emplear sistemas autoexplicativos. Mejorar la comunicación.
Disminuir el tiempo de búsqueda. Adecuada toma de decisiones.
5S “Mantener lo logrado” Seguir estándares Implica que todo el personal cumpla con lo establecido, y se actualice lo descrito en el manual de aplicaciones. Para lograr esto se necesita:
• DISCIPLINA
• COMPROMISO
5S Seguir estándares
Disciplina
Usar los estándares establecidos. Mostrar empatía hacia los demás.
Establecer Procedimientos de Trabajo Compartir la técnica de “Aprender haciendo”
Empatía: Estado mental en que uno mismo se identifica con otro grupo o persona
5S Seguir estándares
Compromiso
Las personas comprometidas demuestran persistencia en el logro de sus fines.
Compromiso = entusiasmo. Diferenciar apariencia
entre
un
ambiente de
favorable y uno realmente óptimo.
5S Seguir estándares
BENEFICIOS ¿QUE BUSCAMOS AL SEGUIR ESTÁNDARES?
Formar hábitos de cumplimiento de estándares Fomentar el respeto hacia los demás. Sustentar el trabajo en equipo. Compartir la persistencia en el logro de objetivos.
+1= Ser+ “ Mejorar como persona” Calidad personal
Usar las 5 “S” en lo personal.
+1= Ser+ Calidad personal
1S = Seleccionar
Evaluar el equilibrio en cada área del desarrollo integral ¿Qué tengo?
¿Qué me falta?
Área Familiar
¿Qué debo eliminar?
Área Laboral
Área (Individual) Física
Mental Emocional
Área Pareja
Área Social
+1= Ser+ Calidad personal Lo que sirve:
1S = Seleccionar
Lo que no sirve:
Lectura
Tomar alcohol sin medida
Ejercicio
Impuntualidad
Virtudes
Fumar
Comunicación
Mentiras
Paseos - diversión
Drogas
Alimentación balanceada Abuso de la T.V.
PUNTOS A REVISAR ¿ REALIZA ACTIVIDADES QUE LE RESTAN ENERGÍA PARA CUMPLIR SUS OBJETIVOS ? ¿ RESPETA SUS PROPIOS PLANES DE VIDA ? “ PLANEA O ES DIRIGIDO POR LAS CIRCUNSTANCIAS ” ¿ LO QUE LE HACE FALTA POR MEJORAR, COMIENZA A CLASIFICARLO EN LAS DIFERENTES ÁREAS DEL DESARROLLO ?
¿ DISFRUTA TOTALMENTE CADA UNA DE SUS ACCIONES ?
+1= Ser+ Calidad personal Área
FÍSICA EMOCIONAL
MENTAL LABORAL FAMILIAR
PAREJA SOCIAL
“Un espacio y un tiempo para cada actividad y cada actividad en su momento”
Actividades -Hábitos alimenticios -Ejercicio -Descanso - Relajación -Control -Seguridad -Concepto de sí mismo -Autoestima -Pasatiempos - Distracción -Hábitos de estudio -Habilidad intelectual -Interés por conocer (cultura) -Metas personales -Desarrollo de habilidades -Demostrar la creatividad -Tiempo (Calidad -Cantidad) -Interacción -Cooperación -Comunicación -Interdependencia -Respeto y cortesía -Aceptación por otros.
Prioridad a)
2S=Ordenar
Beneficios Salud
b) c) a)
Equilibrio b) c) d) e)
a)
Optimizar potencial
b) c) a)
Autorealización b) c)
a) b) c) a) b) a) b)
DESARROLLO INTEGRAL
Relaciones en armonia, estables y funcionales Reciprocidad Complemento Interacciones adecuadas
Para jerarquizar las prioridades de mejora 2S=Ordenar se debe considerar lo siguiente :
a) Plan de acción por prioridad ¿ Qué haré ? ¿ Cuándo ? ¿ Dónde ? ¿ A qué hora ? b ) Fijar periodo de seguimiento.
PUNTOS A REVISAR ¿ CUIDA EL ORDEN Y ARREGLO PERSONAL ? ¿ SE APOYA EN ALGUNA AGENDA O DOCUMENTO PARA ORGANIZAR SUS ACTIVIDADES PERSONALES Y LABORALES ? ¿ SE COMUNICA ADECUADAMENTE ? ¿ LLEVA ALGÚN CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS ASPECTOS ORDINARIOS ? TALES COMO : • PAGOS DE LUZ, TELÉFONO, GAS, COLEGIATURAS, VERIFICACIÓN DEL AUTO, ETC. • MANTENIMIENTO A LA CASA Y EQUIPOS. ¿ HABITUALMENTE ENCUENTRA LO QUE BUSCA ?
+1= Ser+ Calidad personal
3S= Limpiar
Limpiar mi ambiente de vida es :
ยก HACER LAS COSAS !
Poner en marcha el plan de acciรณn , respetando prioridades, lugares y tiempos asignados; actuando en cada una de las รกreas.
PUNTOS A REVISAR
¿ CUIDA LA SALUD PERSONAL Y LA DE SU FAMILIA ? ¿ EVALÚA SUS RELACIONES AFECTIVAS ? ¿ ANALIZA SU INTERVENCIÓN Y RESPONSABILIDA CON CADA PERSONA ? ¿ CONSIDERA ALGÚN INDICADOR PARA EVALUAR LA EFECTIVIDAD DE SU PLAN DE MEJORA ?
+1= Ser+ Calidad personal
BENEFICIOS
Mejorar la salud individual y colectiva. Favorecer el desarrollo y estabilidad emocional Incrementar la satisfacción personal.
Cumplir con las metas y objetivos. Mejorar las relaciones interpersonales.
+1= Ser+ Calidad personal
4S= Estandarizar
Especificar en su plan de acción. ( Ejemplo )
5 hrs. en promedio por semana de ejercicio muscular. Jugar algún deporte una vez a la semana. Alimentación basada en carbohidratos y fibra. Grasas y carnes rojas en pocas cantidades. Café máximo2 tazas por día. Mínimo de refrescos embotellados. Un litro de agua diario.
Realizar un compromiso por escrito, definiendo los premios y/o castigos a ejecutar.
+1= Ser+ Calidad personal
5S= Seguir estรกndares
Evaluar constantemente su mejora, modificando o haciendo los ajustes necesarios para su cumplimiento Planear Hacer Verificar Actuar M
A P VH
E
A P VH
T A S
AP VH T
I
E
M
P
O
Conclusiones Generales • Las 5 “S”+1 es todo un reto. • Lograr que este programa funcione, implica que todos participemos con un verdadero espíritu de trabajo en equipo. • Las normas que se establezcan deben hacerse respetar. • Los cambios que se pueden lograr con la aplicación de las 5”S”+1 son altamente visibles. • Si no se hace nada, nada mejorará. • Nos facilitará implementar otras herramientas de la calidad total con éxito.
RESISTENCIAS -¿ Qué tan importante puede ser ? -¿ Para qué limpiar si se vuelve a ensuciar ?
-“Mi sistema de archivo es un desorden, pero yo sé mi propia forma de llevarlo” -¿Para qué mejorar si me pagan lo mismo?
-No tengo tiempo para hacer todo eso. -No quiero y ya.
¡¡¡ EVITA ESTAS ACTITUDES !!!