Fortalecendo o Rotary

FORTALECENDO O ROTARY

Elaboração do Plano para Desenvolvimento do Quadro Associativo

TROQUE IDEIAS: rotary.org/pt/membership

Este guia traz informações relevantes aos líderes e Comissões de Desenvolvimento de Quadro Associativo dos clubes. Ele descreve o processo de criação do plano para desenvolvimento do quadro associativo (DQA), fornece estratégias e ferramentas para atrair e engajar associados, e inclui informações sobre apadrinhamento de clubes e recursos referentes ao DQA. Com este material, você poderá avaliar as tendências do seu clube, criar estratégias para atrair associados e tornar as reuniões mais engajadoras a fim de aumentar o índice de retenção. No final, incluímos uma folha-tarefa com medidas que seu clube pode tomar para criar um plano que fortaleça o quadro associativo.

CONTEÚDO

INTRODUÇÃO CAPÍTULO 1

Avaliando o clube

CAPÍTULO 2

Criando uma visão para o clube

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CAPÍTULO 3

Atraindo associados

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CAPÍTULO 4

Engajando os associados

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CAPÍTULO 5

Orientando novos clubes

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CAPÍTULO 6

Apoiando o clube – recursos 24 e ferramentas do Rotary

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APÊNDICE Folha-tarefa: Plano para

Desenvolvimento do Quadro 27 Associativo

INTRODUÇÃO Aumentar o quadro associativo é a maior prioridade interna do Rotary, e cada rotariano pode fazer a diferença nesse sentido. Quando o clube tem uma base de associados sólida, ele fica em melhores condições de servir. Precisamos de pessoas dinâmicas, engajadas e entusiasmadas, e de líderes que possam reconhecer e aproveitar todas as oportunidades para fortalecer os clubes.

Rotary Clubs em todo o mundo abordam o desenvolvimento do quadro associativo de diferentes maneiras. Ao reconhecer necessidades, mudanças e costumes específicos à sua comunidade, o clube terá mais chances de crescer.

Criar um plano para desenvolvimento do quadro associativo é uma maneira de documentar a visão, os objetivos e as estratégias do clube para aumentar o número de associados e mantê-los conectados. É importante envolver todos os rotarianos na criação do plano e levar em consideração todas as ideias, pois isso gera entusiasmo e assegura que ele seja implementado com sucesso. Uma vez concluído, o plano pode servir como guia para o estabelecimento de metas de DQA e monitoramento do progresso do clube.

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INTRODUCTION

CAPÍTULO 1 AVALIANDO O CLUBE

Faça o curso “Como está a saúde do seu clube?”, na Central de Aprendizado, para implementar as soluções sugeridas.

Quando usar a Pesquisa de Satisfação dos Associados: •p eça a opinião de algumas pessoas sobre as perguntas do levantamento antes de distribuí-lo aos associados; • faça levantamento anônimo para conseguir feedback sincero; • e steja aberto a sugestões e considere todas as perspectivas; • s eja criativo.

É essencial melhorar seu clube continuamente para manter os rotarianos engajados e atrair mais associados. Analisar o clube de maneira objetiva — tanto da perspectiva dos integrantes quanto da comunidade — pode revelar os seus pontos fortes e as áreas que precisam ser aprimoradas.

• discussões informais com grupos pequenos ou grandes em local diferente de onde a reunião do clube normalmente é realizada; • grupos focais formados por associados atuais e em potencial, ou não rotarianos.

A opinião dos associados sobre o clube é vital para mantê-lo dinâmico.

Peça para uma pessoa de confiança que não faça parte do clube, como o governador assistente ou o presidente da Comissão Distrital de DQA, facilitar uma avaliação do clube, incentivando os associados a darem feedback sincero.

Veja a seguir perguntas que deverão ser consideradas durante a avaliação: • O seu clube é diversificado?

• Há equilíbrio entre as classificações no clube?

• O seu clube é sustentável?

• Por que alguns associados permanecem no clube e outros o deixam?

• O seu clube é inovador e flexível?

• Há uma forte conscientização sobre o seu clube na comunidade?

• De que maneira você usa meios digitais de comunicação para promover seu clube?

• Como o clube é visto por não associados?

É importante que o clube esteja aberto a fazer mudanças com base Comece pedindo para os dirigentes no feedback recebido. A avaliação completarem a Lista de Verificação do clube será mais eficaz se você e da Saúde do Clube, um recurso para os rotarianos começarem a fazer determinar, de maneira rápida e fácil, modificações logo após a obtenção das o que o clube está fazendo bem e o que respostas. Se nenhuma mudança for poderia melhorar. Assim, os dirigentes feita, os associados provavelmente podem discutir os resultados e ideias não terão motivação para participar na próxima reunião. de avaliações futuras.

Para incentivar os associados a darem feedback sincero, realize: • entrevistas face-a-face; • pesquisas impressas ou eletrônicas, como a pesquisa de satisfação encontrada no documento Aprimorando a Experiência no Clube;

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CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

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O SEU CLUBE É DIVERSIFICADO? Para conhecer diferentes abordagens, faça o curso “Como aumentar a diversidade do clube” na Central de Aprendizado.

No mundo, 52% dos rotarianos têm entre 50 e 69 anos de idade, e 22% têm 70 anos ou mais. Como você poderia atrair associados mais jovens ao seu clube?

Globalmente, cerca de 71% dos rotarianos trabalham e 26% são aposentados.

Analise a composição demográfica do seu clube e crie estratégias para recrutar pessoas de grupos pouco representados.

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Os clubes mais fortes e eficazes refletem o perfil demográfico das comunidades a que servem. Ou seja, o seu quadro associativo é formado por uma mistura de mulheres e homens de diferentes faixas etárias, profissões e grupos étnicos.

Rotary Clubs que reúnem diversas perspectivas atendem às necessidades comunitárias de maneiras mais criativas. Clubes diversificados possuem maior credibilidade local, uma gama mais ampla de habilidades, voluntários e líderes, e maior potencial de arrecadação de fundos. O documento Diversificando seu Clube ajuda a avaliar o grau de diversidade do seu quadro associativo, ao considerar as seguintes perguntas: • Há equilíbrio entre a porcentagem de homens e mulheres no seu clube?

• Quantos associados têm menos de 40 anos?

• O clube reflete a composição étnica da comunidade?

• A liderança do clube reflete a diversidade que alguém esperaria com base no seu quadro associativo?

• O clube está aberto a perspectivas diferentes?

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HÁ EQUILÍBRIO ENTRE AS CLASSIFICAÇÕES NO CLUBE? Conhecer os campos profissionais dos associados pode ajudá-lo a criar uma base equilibrada que reflita as carreiras exercidas pelos membros da comunidade. O Código Normativo do Rotary requer que os clubes tenham associados de diversas profissões.

Para identificar as áreas de atuação e habilidades presentes na comunidade, mas ausentes no seu clube, faça a análise das classificações constante do documento Representando as Profissões da Comunidade.

O seu clube tem algum associado que trabalha com engenharia de software ou desenvolvimento de websites? E relações públicas ou arrecadação de fundos? Não se esqueça dos empresários, donos de negócios que trabalham em casa, profissionais jovens e líderes de serviços comunitários. Clubes com associados de várias profissões contam com uma variedade de conhecimentos, perspectivas e habilidades que aumentam sua capacidade de servir. Conheça as habilidades dos associados e envolvaos nas comissões e projetos do clube.

Em geral, aqueles que desempenham papel ativo são mais engajados e propensos a permanecer no clube.

CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

O SEU CLUBE É SUSTENTÁVEL? Para ver outras ideias de engajamento, faça o curso ”Melhores práticas para engajar os associados” na Central de Aprendizado.

Para saber como introduzir os novos integrantes às atividades do seu clube, faça o curso “Implementando o seu programa de orientação a novos associados” na Central de Aprendizado.

Para mais informações, faça o curso “Praticando flexibilidade e inovação” na Central de Aprendizado ou pela página rotary.org/ flexibility.

Aprenda a usar os relatórios sobre quadro associativo para tomar decisões estratégicas.

Mesmo que o número de associados seja constante ano após ano, você poderá ter problemas de retenção.

Quando um clube ganha e perde associados continuamente, ele tem dificuldade de operar eficazmente, realizar projetos de sucesso e atrair associados em potencial.

Para obter um panorama realista das condições do quadro associativo do seu clube, analise informações dos últimos três a cinco anos. Se quiser verificar as tendências do quadro associativo, consulte dados e relatórios de diversos anos no Rotary Club Central.

Para obter mais detalhes, avalie o índice de retenção do clube completando a análise Mantendo os Associados. Este levantamento analisa a movimentação do quadro associativo em períodos específicos e ajuda a detectar qualquer rotatividade significativa.

POR QUE ALGUNS ASSOCIADOS PERMANECEM NO CLUBE E OUTROS O DEIXAM? Ao informar-se sobre quanto tempo os associados costumam permanecer no clube, e entender porque alguns o deixam, você estará mais apto a enfatizar áreas específicas no plano para desenvolvimento do quadro associativo. A análise Mantendo os Associados agrupa-os por tempo de associação e pode, por exemplo, indicar que a maioria dos ex-associados deram baixa durante os dois primeiros anos de afiliação.

Com esta informação, você poderá se concentrar na retenção de associados mais novos, incentivando-os a se envolverem em programas e projetos.

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Depois que um dos líderes do clube tiver completado a avaliação inicial, a Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo deverá analisar os resultados e discuti-los na reunião ou Assembleia do Clube. Peça que os associados sugiram estratégias e atividades para manter o engajamento no clube.

O SEU CLUBE É INOVADOR E FLEXÍVEL? Em um mundo em constante mutação, o sucesso do clube depende de sua capacidade de se adaptar e evoluir.

Pesquisas e grupos focais revelam que associados em potencial e associados mais jovens são mais propensos a ficarem no Rotary quando acreditam que o clube está disposto a acomodar seus interesses, bem como seu horário para trabalho, família e obrigações pessoais. Portanto, para atrair associados, o clube precisa ser relevante a eles.

Os clubes têm mais flexibilidade para de­terminar o formato e a periodicidade de suas reuniões, os requisitos de comparecimento e que tipos de associação desejam oferecer. Considere variar o local e horário em que seu clube se reúne, estabelecer normas de comparecimento menos rígidas, reduzir as cotas para associados novos ou mais jovens, ampliar a variedade de projetos humanitários e oferecer diferentes tipos de associação. Você vai descobrir que os associados são mais leais e têm mais entusiasmo pelo Rotary quando pertencem a um clube flexível. Saiba mais sobre a nova flexibilidade.

CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

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Use o Guia para Planejamento de Eventos, disponível nos recursos promocionais do Brand Center, para planejar seu próximo evento público.

Distribua panfletos a associados em potencial para explicar o que o Rotary é, e adapte o folheto do clube para sua comunidade.

Outro recurso valioso é a apresentação Descubra o Rotary, voltada a não rotarianos.

Consulte nossa página de mídias sociais para ver onde estamos presentes e participar.

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HÁ UMA FORTE CONSCIENTIZAÇÃO SOBRE O SEU CLUBE NA COMUNIDADE? Fortalecer a imagem pública é vital para o sucesso de qualquer organização.

Embora o nome e logotipo do Rotary sejam relativa­mente conhecidos em todo o mundo, o público não entende muito bem o que o Rotary é, e desconhece as contribuições que os rotarianos fazem localmente. Os esforços para ampliar a compreensão e reconhecimento do público começam no âmbito de clube. O que você pode fazer para promover o que o Rotary faz em sua comunidade? Para começar, avalie os materiais promocionais do seu clube para determinar se eles mostram como os rotarianos são pessoas em ação. Os materiais devem esclarecer o valor da associação ao Rotary, explicar como a comunidade e os associados em potencial podem se envolver, e ter mensagens consistentes. Nosso Brand Center oferece uma variedade de recursos, incluindo diretrizes para elaboração de mensagens.

A seguir, os rotarianos devem se engajar com a comunidade e contar a história do Rotary. Eles podem fazer isso por meio de conversas pessoais, eventos, artigos em jornais e posts em websites e mídias sociais. Não se esqueça de mencionar onde as pessoas podem obter mais informações ou como podem se envolver. Crie entusiasmo na comunidade com relação ao clube e ao Rotary, e certifique-se de que a experiência que o seu clube oferece seja equivalente às expectativas que gerar.

seu clube e divulgar o trabalho que ele faz. Visite o Brand Center para obter materiais customizáveis, como folheto para clube e recursos para programas pró-juventude. Poste seus projetos no Rotary Showcase para promover o bom trabalho que clubes como o seu estão fazendo localmente e em todo o mundo.

DE QUE MANEIRA VOCÊ USA MEIOS DIGITAIS DE COMUNICAÇÃO PARA PROMOVER SEU CLUBE?

O seu clube tem um website e uma página no Facebook? Eles são atualizados regularmente? Você usa o Twitter para divulgar eventos especiais e os principais projetos do clube? Você está interagindo pela internet com rotarianos de outras partes do mundo e organizações que compartilham dos seus interesses?

Você já participou de alguma discussão no LinkedIn? Ter presença on-line aumenta a visibilidade do clube e ajuda as pessoas a entenderem melhor o impacto que ele causa na comunidade.

O seu website deve ser atraente a rotarianos e não rotarianos. Inclua uma seção para o público externo que seja fácil de navegar e entender (ou seja, sem jargões rotários), coloque os dados de contato do clube e atualize o conteúdo regularmente.

As pesquisas indicam que as pessoas são mais propensas a doar seu tempo e dinheiro a organizações que apresentam resultados comprovados.

Use os recursos do Rotary para aumentar a conscientização sobre

Seja criativo, consistente e profissional em suas comunicações on-line. Vídeos, podcasts e blogs possibilitam a divulgação de informações importantes sobre o Rotary e o seu clube. Acesse nosso site e o blog Vozes do Rotary regularmente e confira artigos e posts que podem ser usados no website e em boletins do seu clube. Além disso, visite o Brand Center para dicas sobre como produzir mensagens claras e envolventes sobre o Rotary.

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CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

Conte histórias sobre a comunidade rotária na nossa conta do Instagram.

Coloque no seu website um link que leve à página Junte-se a nós, para pessoas interessadas em se associar ao Rotary.

O poder das mídias sociais depende de sua habilidade de alcançar um público amplo. Compartilhar um post inspirador pode motivar outras pessoas a fazerem o mesmo. Encontre alguém no seu clube ou comunidade que esteja familiarizado com estas ferramentas e possa ajudar seu clube com suas páginas nas mídias sociais.

Veja a seguir a lista das plataformas digitais mais populares usadas por rotarianos em inúmeros países para promover visibilidade e engajamento:

Facebook

Veja o que está acontecendo em outras partes do mundo na página do Rotary Brasil (facebook.com/rotarybr) e Rotary International (facebook.com/ rotary). Nelas você encontrará histórias, eventos e vídeos inéditos da nossa organização. Seu clube pode usar o Facebook para encontrar associados em potencial, convidar os membros da comunidade para um evento de arrecadação de fundos e divulgar seus projetos. Além disso, convém postar links para páginas de doações, conectar-se com outras organizações e destacar o trabalho do clube e do Rotary em todo o mundo.

No Facebook, você também pode adicionar um comentário a um post e compartilhá-lo com seus contatos em apenas alguns segundos.

LinkedIn

Faça contatos com outros rotarianos e amigos do Rotary pelo LinkedIn, a maior rede profissional do mundo.

Os rotarianos podem juntar-se a grupos em suas regiões ou em outros países para trocar ideias e esclarecer dúvidas sobre questões relacionadas ao Rotary. Junte-se ao grupo oficial do Rotary International no LinkedIn para se comunicar com mais de 64.000 associados.

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Twitter

Mantenha contato com outros rotarianos e amigos do Rotary pelo twitter.com/rotarybrasil.

Compareça a eventos rotários, como a nossa Convenção Internacional, e comunique-se em tempo real com outros participantes. Você também pode usar o Twitter para manter contato com a mídia e criar links a artigos sobre seus projetos.

YouTube

O Rotary tem uma série de vídeos em seu canal no YouTube, youtube.com/ rotaryinternational. Compartilhe esses vídeos, ou poste seus links no site do clube, em redes sociais e nos boletins do clube. Se algum associado souber criar vídeos, ou se o clube tiver recursos para contratar um profissional, poste vídeos mostrando o trabalho do clube e explicando como doadores e associados em potencial podem se engajar.

COMO O CLUBE É VISTO POR NÃO ASSOCIADOS? Imagem do clube

É fácil para um visitante encontrar informações básicas sobre seu clube, como reuniões e atuais projetos? Peça para um amigo ou parente tentar localizar as seguintes informações: • O que o clube faz?

• Com que frequência ele se reúne?

• Onde e quando será a próxima reunião?

• Como marcar uma visita ao clube?

• O visitante tem que pagar algo?

• Que formato a reunião terá?

• O que o clube faz além de reuniões?

Se for difícil encontrar essas informações no seu site, Facebook ou Localizador de Clubes, você pode estar perdendo grandes oportunidades de se conectar com associados em potencial.

CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

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Experiência no clube

Para mais informações, faça o curso “Plataforma online de candidatos à associação” na Central de Aprendizado.

Muitas vezes, membros da comunidade se interessam pelo Rotary, mas quando visitam um clube, veem que as coisas não são como imaginavam. Quando o seu clube se reúne, a experiência é cativante e divertida? Para saber, responda a essas perguntas: • Há alguém encarregado de recep­ cionar os associados e convidados durante reuniões e eventos?

• As reuniões e eventos do clube são organizados e conduzidos com profissionalismo?

• As reuniões são interessantes, informativas e relevantes?

• Vocês variam a maneira como se reúnem e o que fazem nas reuniões?

• As práticas do clube atendem às necessidades e interesses dos associados?

• Vocês realizam eventos sociais regularmente?

Para ter uma perspectiva externa, convide associados de outros clubes ou visitantes para suas reuniões ou eventos, e peça que deem uma opinião sincera sobre a experiência.

Algumas pessoas expressam interesse pela nossa organização pelo site Rotary.org, clicando na opção “Junte-se a nós”. Estes candidatos à associação são designados aos distritos, os quais os encaminham aos clubes mais apropriados para que seus líderes analisem tais dados. Se você receber um e-mail sobre uma pessoa interessada em entrar para o Rotary, siga as instruções correspondentes o quanto antes.

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Projetos humanitários

Pesquisas mostram que as pessoas entram no Rotary para fazer amizades e ajudar sua comunidades. Portanto, ter bons projetos ajuda a atrair associados potenciais e motivar os já existentes. Examine os seus projetos.

Eles são inspiradores e agradáveis para todos os envolvidos? Eles causam impacto significativo?

• Seu clube tem um projeto que é a sua “marca registrada”, no qual todos os associados estejam envolvidos?

• Vocês convidam não rotarianos (amigos, parentes, colegas, alumni do Rotary, rotaractianos e outros membros da comunidade) para participar dos projetos e aprender mais sobre o clube?

• Os projetos atendem às necessidades da comunidade?

• Os projetos utilizam os talentos e conhecimentos dos associados?

• Os associados se encontram com os beneficiários dos seus projetos?

Entre em contato com não rotarianos que comparecerem a seus eventos e projetos para saber mais sobre eles e seus interesses. Convide esses associados em potencial para uma reunião do Rotary. Mesmo que eles não sejam uma boa opção para o seu clube, é importante causar uma boa impressão. Saiba mais na publicação Criando uma Experiência Positiva para os Associados Potenciais.

CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

Feedback de não rotarianos

Para aprender novas abordagens, faça o curso “Estratégias para atrair associados” na Central de Aprendizado.

PASSO 3: DÊ INÍCIO À CONVERSA Uma maneira de obter sugestões para Prepare uma programação para a tornar o clube ainda melhor é por meio discussão, nem que seja com apenas dez perguntas. O facilitador deve se de conversas individuais ou reuniões manter imparcial, fazendo perguntas presenciais com grupos. Os grupos que não levem os participantes a focais, por exemplo, podem ajudá-lo respostas específicas ou possam ser a conhecer não rotarianos e lhes dão respondidas com um simples “sim” ou a chance de apresentá-los ao Rotary.

Visando garantir a imparcialidade das “não”. Veja alguns exemplos: informações coletadas, alguns clubes • O que o atrai neste bairro/cidade? contratam agências especializadas em • Se você tivesse uma hora adicional por dia, como a usaria? grupos focais. Se seu clube não puder • Que problemas você vê em nossa contratar profissionais externos, comunidade? O que os moradores peça para seus facilitadores serem poderiam fazer para solucioná-los? objetivos e terem a mente aberta • Se você pudesse ajudar outra região quando formarem os grupos. do mundo de alguma maneira, o que PASSO 1: CONVIDE OS PARTICIPANTES você faria?

Liste membros da comunidade que • Qual a sua opinião sobre o Rotary? gostaria de convidar. Procure formar • Que percepções positivas e um grupo com homens e mulheres negativas as pessoas têm do Rotary? de diferentes idades e profissões, que inclua associados potenciais, Dê a todos a oportunidade de se rotaractianos, alumni do Rotary e pronunciar e não deixe que uma única outras pessoas com pouco ou nenhum pessoa domine a discussão. Explique conhecimento sobre a organização. que seu clube está interessado em Explique a eles o propósito do grupo saber o maior número possível de e ressalte que a opinião deles é opiniões diferentes. Peça a opinião de importante para a elaboração de pessoas mais quietas que demonstrem futuros projetos e atividades. o desejo de falar, mas tome cuidado PASSO 2: CRIE UM AMBIENTE SEGURO para não constranger ninguém.

Procure criar um ambiente em que PASSO 4: COMPARTILHE OS as pessoas se sintam à vontade para RESULTADOS falar de forma honesta. A sessão Liste as cinco principais conclusões de perguntas e respostas deve ser a que chegou com base na discussão descontraída, como se fosse uma e apresente-as durante reunião ou conversa entre amigos. No início da sessão de troca de ideias. Forneça ao sessão, apresente-se, conte como se clube um resumo de uma página das envolveu com o Rotary e explique informações coletadas. porque está ansioso para ouvir as Ao apresentar as conclusões, você perspectivas de todos. pode discutir as ideias do grupo Peça aos participantes para se focal juntamente com as dos apresentarem e mencionarem algo associados. Mostre aos associados sobre si, como sua profissão, há que você valoriza suas opiniões e que quanto tempo moram na área e se a discussão resultará em mudanças. estão envolvidos com algum grupo Este é o ponto inicial do plano profissional ou de prestação de para desenvolvimento do quadro serviços. associativo do clube.

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CAPÍTULO 1: AVALIANDO O CLUBE

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CAPÍTULO 2 CRIANDO UMA VISÃO PARA O CLUBE

O processo de criação de visão deve ocorrer em um lugar diferente e divertido para estimular a inovação.

Escolha um local confortável, espaçoso e conveniente para os associados. Se precisar, peça ajuda de um profissional de planejamento.

Após verificar o atual estado do seu clube por meio das avaliações descritas no Capítulo 1, o próximo passo é a elaboração de uma visão para o clube. Criar uma visão significa definir o que você deseja que o clube seja no futuro próximo e dentro de três a cinco anos (forte, dinâmico, atraente para os novos associados, etc.). Envolver os associados nesse processo faz com que eles se sintam mais responsáveis pelo clube, compreendam melhor as suas metas e queiram trabalhar juntos para alcançá-las.

Considere as seguintes perguntas: • O que o seu clube faz bem? Como maximizar este ponto forte?

• Quais as áreas mais fracas do clube?

• Por qual motivo você gostaria que o clube fosse conhecido?

• De que maneira os desafios e os pontos fortes do clube definem suas prioridades estratégicas?

• Que mudanças podem ser feitas imediatamente?

• Que metas a curto e longo prazo podem ajudar no alcance da visão?

• Que planos podem ser implementados para ajudá-lo a alcançar estas metas?

• Que pessoas trabalharão juntas para monitorar o progresso e fazer recomendações?

Uma vez que o clube criar uma visão ideal, o processo de planejamento estratégico determinará como irá alcançá-la. O Guia para Planejamento Estratégico pode ajudar o clube a elaborar ou modificar essa visão, assim como estabelecer metas de longo e curto prazo. Assim que tiver um cronograma e designar quem fará o quê, você pode colocar seu plano em ação.

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CAPÍTULO 2: CRIANDO UMA VISÃO PARA O CLUBE

CAPÍTULO 3 ATRAINDO ASSOCIADOS

A principal razão pela qual as pessoas se associam a um Rotary Club é porque querem causar impacto positivo por meio de serviços humanitários.

Forme parcerias com organizações locais, como rede de jovens ou organizações de mulheres profissionais, para identificar associados em potencial.

Todo clube precisa de novos associados para ser dinâmico e atuante. Eles trazem ideias inovadoras e perspectivas atualizadas, e ajudam a ampliar o alcance do clube na comunidade.

Depois de fazer as avaliações do Capítulo 1 e criar uma visão para o futuro do clube no Capítulo 2, elabore estratégias para tratar dos elementos mais críticos identificados nas avaliações. Como a prioridade de muitos clubes é atrair novos associados, eles devem utilizar seus pontos fortes e reconhecer os desafios detectados por meio das avaliações da diversidade e classificações quando estabelecerem estratégias para atrair novos associados.

QUEM SÃO OS ASSOCIADOS EM POTENCIAL? Os associados em potencial ideais são pessoas de boa reputação que demonstram em sua vida os valores do Rotary e querem fazer a diferença localmente. Além de amigos e colegas de trabalho, considere voluntários que participaram de projetos humanitários do seu Rotary Club; pessoas que expressaram interesse no clube, mas nunca se associaram; e ex-associados do seu clube ou de outro clube na região. Muitas vezes, os associados deixam seus clubes por um curto período, mas retornam quando são convidados. Considere também profissionais jovens que tenham participado de programas do Rotary, como o Intercâmbio de FORTALECENDO O ROTARY

Grupos de Estudo ou equipes de formação profissional, ex-bolsistas Rotary pela Paz, participantes de Intercâmbio Rotário da Amizade e rotaractianos, assim como pais e avós de participantes do Interact, RYLA, e Intercâmbio de Jovens.

Uma vez por ano, peça que os associados do clube completem a análise contida na publicação Encontrando Novos Rotarianos. A atividade pede para os associados pensarem em pessoas que conhecem que poderiam ser ideais à associação ao clube.

Com base nos resultados, fale com os associados sobre a cultura do clube e pergunte se tais associados em potencial seriam um bom encaixe.

Eles trabalham na região? O horário da reunião do clube é conveniente para eles? Eles demonstram características de líderes? Eles diferem dos atuais associados o suficiente para trazer diversidade ao clube? Um processo cuidadoso de seleção pode evitar a admissão de indivíduos pouco dinâmicos ou que fiquem por pouco tempo no clube.

Lembre-se: mesmo que um candidato qualificado não se associe ao clube, você pode engajá-lo como voluntário, doador ou simplesmente amigo do clube. Portanto, crie uma experiência positiva para ele.

CAPÍTULO 3: ATRAINDO ASSOCIADOS

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É possível que alguns associados em potencial estejam esperando seu clube entrar em contato com eles. Muitas pessoas expressam interesse no Rotary por meio do nosso website, e os seus dados são encaminhados aos clubes mais adequados. Os dirigentes são notificados quando um novo associado em potencial é designado ao seu clube. Para saber mais, leia o documento Como Gerenciar os Candidatos à Associação.

Se você encontrar um candidato promissor, mas descobrir, por exemplo, que o horário ou local da reunião não é conveniente para ele, indique-o a outro Rotary Club.

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COMO VOCÊ ABORDA UM ASSOCIADO EM POTENCIAL?

COMO VOCÊ COMUNICA OS BENEFÍCIOS DE SE ASSOCIAR AO SEU CLUBE?

Associados potenciais podem ser seus amigos, colegas de trabalho, rotaractianos, alumni do Rotary, incluindo ex-participantes de Intercâmbio de Jovens, membros da sua família ou até mesmo alguém que você acabou de conhecer.

Você considera os interesses e as necessidades dos associados em potencial quando explica a eles os benefícios da associação ao Rotary?

Veja a seguir alguns benefícios relacionados à associação a um clube: • Causar impacto positivo na comunidade por meio de projetos humanitários • Estabelecer contatos profissionais, amizades duradouras e relacionamentos com mentores • Desenvolver habilidades profissionais, como planejamento de eventos, oratória e arrecadação de fundos • Envolver familiares em projetos humanitários e eventos, e os filhos em programas pró-juventude locais e internacionais • Criar uma rede global de amigos, especialmente durante viagens • Ter acesso a descontos do programa Rotary Global Rewards

Crie mensagens simples e evite transmitir excesso de informações sobre o Rotary antes de o associado em potencial ter oportunidade de participar de uma reunião ou projeto do clube. Inicie a conversa explicando como o Rotary teve um impacto significativo na sua vida, carreira e amizades. Embora fatos e estatísticas sejam úteis, experiências e histórias pessoais conectam as pessoas em um nível emocional. Após falar da sua experiência, pergunte o que a pessoa espera de um Rotary Club. É possível que ela esteja mais interessada em fazer novas amizades, entrar em ação para resolver um problema específico da comunidade ou estabelecer uma rede de contatos profissionais.

Assim que souber o que eles estão procurando, mostre como o seu clube pode suprir tais necessidades.

Os seguintes cenários demonstram como você pode usar os interesses de associados potenciais como ponto de partida para apresentar o Rotary.

Pense no tipo de evento que agradaria os associados em potencial. Algumas pessoas se sentem mais à vontade comparecendo a uma reunião de clube ou evento social; outras preferem aprender sobre o Rotary servindo em um projeto ou participando de uma campanha de arrecadação de fundos.

Siga este guia para criar experiências positivas para os possíveis associados.

Serviços à comunidade

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CAPÍTULO 3: ATRAINDO ASSOCIADOS

Um membro da sua comunidade aparece regularmente no noticiário devido às suas atividades comunitárias. Convide ele e outros voluntários para participar do próximo projeto do seu clube. Eles contribuirão com ideias e experiência, e a ajuda adicional possibilitará que você faça uma diferença maior e conheça associados em potencial.

Amizades e conexões

Convide um associado em potencial para participar de um projeto ou evento para que ele veja como seu clube está trabalhando e fazendo a diferença na comunidade.

Encarregue um associado de entrar em contato com o candidato à associação após o evento. Envolver associados potenciais em eventos de serviços à comunidade ajuda a atrair jovens.

Liste os benefícios relacionados à associação ao Rotary e converse sobre o assunto com os associados. Depois crie exemplos de mensagens que os rotarianos possam adaptar quando estiverem falando com algum associado em potencial. Adicione tais mensagens ao folheto do clube ou à apresentação Descubra o Rotary.

Uma colega se aposentou recentemente e está se sentindo um pouco isolada. Conte para ela como a associação ao Rotary ajudou você a se manter atuante localmente e se conectar com líderes profissionais.

Além disso, mencione que você aprendeu sobre tópicos novos e fez amizades duradouras. Convide-a para o próximo evento social, projeto comunitário ou reunião do clube.

Envolvimento da família

Seu vizinho está procurando maneiras de envolver os filhos em atividades que causem impacto positivo. Conte a ele como os rotarianos envolvem suas famílias nas atividades do clube e mencione que nossa organização apoia os estudantes com bolsas de estudos e oportunidades de viagens ao exterior para participarem de intercâmbios culturais.

Enfoque internacional

Uma pessoa quer aumentar suas doações para fins beneficentes e participar de atividades internacionais. Explique a ela como os Rotary Clubs de todo o mundo se conectam para fornecer água limpa, assistência médica, educação e muito mais mundo afora.

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QUE TIPO DE INFORMAÇÕES DEVEM SER PASSADAS A ASSOCIADOS EM POTENCIAL? Estudos indicam que os associados que ingressam no clube sem nenhum conhecimento sobre o Rotary são mais propensos a deixar a organização dentro de um ou dois anos. É importante explicar às pessoas o que significa ser associado do seu clube antes que elas se afiliem. Realize sessões de orientação para informar associados em potencial sobre as atividades do clube e os benefícios da associação. Durante uma reunião ou evento em que houver grande número de visitantes, mostre os vídeos da campanha Pessoas em Ação e a apresentação Descubra o Rotary, e distribua o folheto para associado em potencial e o folheto sobre o clube para inspirar possíveis candidatos à associação.

Peça para diversos rotarianos do clube compartilharem suas experiências para dar aos associados em potencial uma ideia da cultura do clube. Não presuma que rotaractianos, bolsistas Rotary pela Paz ou alumni do Rotary saibam tudo sobre a nossa organização só porque fazem parte da família rotária. É possível que eles não saibam muito sobre o clube, sua cultura e principais projetos. Lembrese de informá-los sobre cotas, horários das reuniões, apadrinhamento de novos associados e expectativas em termos de envolvimento com o clube. Para ideias sobre o que abordar com novos associados, leia o guia de orientação Como apresentar o Rotary a novos associados.

CAPÍTULO 3: ATRAINDO ASSOCIADOS

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Divulgue um projeto ou atividade social do seu clube criando um evento no Facebook.

Esta é uma boa maneira de se conectar com pessoas não familiarizadas com o Rotary que possam estar interessadas em se envolver com a nossa organização.

COMO INDICAR ASSOCIADOS EM POTENCIAL?

COMO AUMENTAR A DIVERSIDADE DO QUADRO ASSOCIATIVO?

Se você conhece alguém com as qualidades para se tornar um excelente rotariano, mas não pode se associar ao seu clube, indique a pessoa para associação a outro clube.

Se o clube for em sua região, leve o candidato a associado para uma reunião e apresente-o pessoalmente.

Se o associado em potencial residir no distrito, e você não tiver certeza de qual seria o melhor clube para ele, consulte o presidente da Comissão Distrital de Desenvolvimento do Quadro Associativo ou o governador.

No Capítulo 1, você aprendeu porque a diversidade é importante e completou a análise do clube. Você pode encontrar dados demográficos do Rotary em sua região, como gênero sexual e idade dos associados, consultando os relatórios no Rotary Club Central e a página Administração de Clubes, no Meu Rotary. Veja a seguir algumas dicas de como atrair jovens profissionais e mulheres ao seu clube.

Se preferir, indique o candidato à associação por meio do site do Rotary. Além disso, o governador ou o presidente da Comissão do Quadro Associativo do seu distrito poderá encaminhar ao clube recomendações de associados potenciais vindas de outros rotarianos, bem como pedidos de assistência a associados de mudança, e perguntas sobre o quadro associativo recebidas através do Rotary.org. Os dirigentes devem verificar as indicações regularmente, pois é possível que algum associado em potencial esteja aguardando ser contatado pelo clube. Para mais informações, consulte o documento Como Gerenciar os Candidatos à Associação.

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FORTALECENDO O ROTARY

Dez ideias para atrair jovens profissionais ao clube

Ter associados mais jovens é essencial ao futuro do seu clube. No entanto, jovens profissionais geralmente têm uma vida muito atarefada, obrigações familiares e limitações financeiras que dificultam sua associação ao Rotary. Para facilitar o ingresso ao clube: 1. O fereça isenção ou redução das cotas do clube por um período.

2. C rie um clube satélite que se reúna em horários diferentes ou que tenha um formato mais conveniente para associados com filhos pequenos. Considere realizar reuniões nos finais de semana ou on-line.

3. R eduza as despesas com refeições ou permita que estas sejam opcionais. Outra ideia é levar apenas aperitivos à reunião, pedir para cada associado trazer um prato ou estabelecer um rodízio, de forma que cada um providencie comidas e bebidas quando for sua vez.

4. C rie atividades sociais ou de networking interessantes e convenientes a jovens profissionais.

CAPÍTULO 3: ATRAINDO ASSOCIADOS

Para mais informações faça os cursos “Estratégias para atrair associados” e “Como aumentar a diversidade do clube” na Central de Aprendizado.

5. Convide grupos de jovens para se afiliarem ao mesmo tempo, para que se sintam mais à vontade, e convide rotaractianos para serem associados do Rotaract e do Rotary simultaneamente.

6. Crie regras de comparecimento mais flexíveis. Índices perfeitos de frequência normalmente não são possíveis para os profissionais de hoje. Isso pode exigir algumas mudanças às normas do clube.

Para saber mais sobre esta opção, consulte a folha-tarefa sobre flexibilidade e frequência de reuniões.

7. Dê destaque a oportunidades de participação em projetos locais.

8. Peça para um rotariano mais experiente servir de mentor a um jovem associado recém-admitido para que este se sinta bem-vindo no clube. Para mais informações sobre o assunto, consulte o guia Como apresentar o Rotary a Novos Associados.

9. Envolva-os no clube. Jovens profissionais são criativos e querem contribuir com novas ideias para a solução de problemas recorrentes. A publicação Conecte-se para Fazer o Bem apresenta várias maneiras pelas quais os associados podem se conectar e envolver.

10. Ofereça variedade. Descreva todas as maneiras pelas quais novos associados podem participar no Rotary. Identifique suas habilidades e interesses, e descubra como isso pode ser usado nos trabalhos do clube.

Mulheres no Rotary

Segundo uma pesquisa sobre a demografia no Rotary, realizada em 2015, as mulheres representam apenas 22% da organização. Em muitas regiões, esta porcentagem é menor ainda. Os levantamentos do Rotary indicam que mulheres e homens se associam ao Rotary pelas mesmas razões: fazer a diferença em suas comunidades e estabelecer conexões pessoais. Se o seu clube tiver menos de 50% de mulheres, aumente o número de associadas para ter uma perspectiva diferente, refletir melhor a demografia da comunidade e ampliar o impacto e escopo dos seus projetos humanitários.

Outro grupo demográfico que os clubes devem atrair são os recémaposentados. Além de estarem procurando maneiras de se manter conectados com a comunidade, eles podem compartilhar conhecimentos e habilidades com o clube.

Para outras ideias de engajamento de associados mais jovens, consulte o kit para jovens profissionais e o site rotary.org/pt/flexibility.

FORTALECENDO O ROTARY

CAPÍTULO 3: ATRAINDO ASSOCIADOS

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CAPÍTULO 4 ENGAJANDO OS ASSOCIADOS

Incentive os associados a lerem a publicação Conecte-se para Fazer o Bem para descobrirem maneiras de se envolver no Rotary. Seja liderando projetos humanitários, hospedando um participante de Intercâmbio de Jovens ou conectando-se com outros rotarianos durante a Convenção Internacional, eles aprenderão a maximizar sua experiência.

O principal motivo pelo qual os associados permanecem no Rotary é a oportunidade de fazer amizades duradouras e se conectar com outras pessoas.

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Atrair associados é importante para o clube crescer e ter novas perspectivas, mas a chave para um quadro associativo forte é manter os rotarianos engajados.

Independentemente de o clube ter um grande número de novos associados, associados mais experientes, ou uma mistura de ambos, o seu plano para desenvolvimento do quadro associativo deve ter como alvo engajar todos eles. Associados engajados participam de atividades, reuniões, eventos, projetos e da liderança do clube. Eles também sentem uma forte ligação com o clube por causa das amizades e companheirismo que fazem parte da experiência no Rotary.

Eles são motivados a darem um pouco mais de si quando participam de atividades e projetos, e sentem orgulho de contar a outras pessoas como seu clube está causando impacto significativo na comunidade.

ENGAJANDO OS ASSOCIADOS Pense nos associados como seus melhores clientes. Por que que eles continuem voltando? Faça o possível para proporcionar uma experiência que os mantenha engajados e entusiasmados com relação ao Rotary. Implemente normas de comparecimento menos rígidas ou mude o formato das reuniões, caso seja isso que os associados desejem. Sabemos que quanto maior o engajamento dos associados, maior a probabilidade de permanecerem no clube. Portanto, demonstre seu apreço FORTALECENDO O ROTARY

regularmente e ofereça várias opções para seus associados se envolverem e continuarem ativos no clube. Veja algumas dicas: • Reconheça as conquistas dos associados e celebre ocasiões especiais, como marcos referentes ao tempo de afiliação ao clube, promoções no trabalho e aniversários.

• Crie um programa em que associados mais experientes e engajados sirvam de mentores para associados menos ativos ou novos associados.

• Entre em contato com associados que não têm comparecido regularmente às reuniões para saber o motivo das faltas e ajudá-los a se engajarem novamente no clube.

• Peça feedback dos associados regularmente para saber se estão recebendo os benefícios prometidos por ocasião de sua adesão ao clube.

• Incentive-os a servirem nas comissões em que possam aplicar seus conhecimentos e habilidades.

• Esclareça aos associados as metas de longo prazo e a missão do clube.

• Convide-os a comparecerem à Conferência Distrital ou a um seminário.

• Descubra os tópicos ou atividades pelos quais os associados mais se interessam e inclua-os nas reuniões e eventos do clube.

• Poste fotos de associados participando de projetos e eventos recentes no website, página no Facebook e boletim do clube.

• Atualize os associados regularmente sobre o progresso CAPÍTULO 4: ENGAJANDO OS ASSOCIADOS

Cerca de 53% dos rotarianos que deixam os clubes dizem que seus dirigentes nunca pediram a opinião dos associados.

em relação ao alcance das metas do clube para fortalecer seu compromisso, despertar orgulho por suas conquistas e ajudá-los a entender a necessidade de se envolverem a longo prazo.

• Use a pesquisa de satisfação Aprimorando a Experiência no Clube para avaliar o que está dando certo e o que precisa mudar.

A opinião de todos é importante

Muitos associados que deram baixam relataram não ter recebido informações suficientes sobre seus clubes.

As entrevistas com associados do clube — especialmente aqueles que estão saindo — podem revelar informações úteis para os esforços de retenção. Peça àqueles que estiverem deixando o clube que respondam ao questionário de saída no guia Entendendo Porque os Associados Deixam o Clube, e use o que descobrir para evitar que outras baixas aconteçam pelo mesmo motivo.

Muitas vezes, uma conversa pessoal entre um associado de saída e um rotariano em que ele confie revela informações adicionais que podem beneficiar o planejamento do clube.

Comunique-se com seu clube

Estudos indicam que manter os associados informados e atualizados aumenta o índice geral de retenção.

Estabeleça um plano para determinar o que você quer comunicar aos associados e como deseja fazer isso. Boletins eletrônicos, websites e mídias sociais são úteis neste sentido, mas lembre-se de que nem todos usam as mesmas ferramentas de comunicação. Portanto, divulgue as informações usando mais de um meio. Os seguintes itens podem ser de interesse dos associados: • Informações sobre o clube (projetos, atividades, notícias e eventos) • Relatórios financeiros do clube • Oportunidades para prestação de serviços internacionais • Ferramentas on-line e recursos do Rotary (e como eles podem beneficiar os associados) • Destaques de notícias rotárias

Comunique regularmente aos seus associados: • Oportunidades para: – assumir papéis de liderança; – comparecer a Assembleias de Se as pessoas estiverem dando baixa Clube e seminários distritais; por causa de mudança de residência – participar de reuniões ou incompatibilidade de horários, mas multidistritais; quiserem continuar sendo rotarianos, – envolver-se em projetos e envie para eles o link para voltar ao atividades do clube e distrito.

Rotary ou mudar de clube ou indique- • Programas, projetos e atividades do os para associação a outro Rotary Rotary Club.

• Eventos especiais, incluindo a Convenção do Rotary International A pesquisa de satisfação dos e a Conferência Distrital associados visa identificar o que eles • Estratégias para atrair novos mais gostam no clube e o que acham associados que deveria mudar. Peça para eles responderem à pesquisa e compartilhe • Metas e iniciativas de comissões de clube e do distrito os resultados durante uma reunião do • Progresso com relação ao alcance de clube, discutindo o que se aprendeu metas de DQA e outras com a pesquisa, o que o clube pode mudar e como os associados podem se • Prêmios e programas de reconhecimento envolver nestas mudanças.

• Apadrinhamento de novos Rotary Clubs

FORTALECENDO O ROTARY

CAPÍTULO 4: ENGAJANDO OS ASSOCIADOS

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ORIENTAÇÃO PARA NOVOS ASSOCIADOS Veja como um clube fictício envolve os rotarianos, inclusive os novatos, nos cursos “Melhores práticas para engajar associados” e “Implementando seu programa de orientação para novos associados na Central de Aprendizado.

O momento em que alguém se torna rotariano é especial tanto para o associado quanto para o clube. Seja admitindo o novo associado durante cerimônia especial ou reunião do clube, reconheça e celebre o envolvimento do novo associado no Rotary. Convide os familiares do novo rotariano e incentive todos os associados a participarem e darem as boas-vindas ao novo membro da família rotária. Dê aos novos associados as publicações Noções Básicas do Rotary e Conecte-se para Fazer o Bem (vendidas juntas no Kit para Novos Associados em shop. rotary.org) e o certificado de associado (cujo modelo está no Brand Center).

Após a admissão, organize um programa de orientação para explicar aos novos associados os benefícios da associação e as oportunidades de prestarem serviços localmente e internacionalmente. Inclua um panorama das conquistas mais recentes e futuros projetos e atividades do clube, e pergunte como os associados recém-admitidos gostariam de se envolver. Para mais ideias, leia o guia Como Apresentar o Rotary a Novos Associados.

ENVOLVIMENTO DOS NOVOS ASSOCIADOS Estudos indicam que quanto mais os associados se envolvem em atividades rotárias, mais eles se comprometem e conectam com outros associados, o clube e a organização. Pergunte aos novos rotarianos quais os projetos e atividades lhe interessam e ofereça a eles papéis ativos para que se sintam imediatamente conectados ao clube. Não presuma que o novo associado estará interessado em uma função relacionada à sua profissão. Por exemplo, só porque 20

FORTALECENDO O ROTARY

um associado é contador não significa que ele queira cuidar da contabilidade do clube. A publicação Conecte-se para Fazer o Bem traz uma variedade de maneiras pelas quais um associado pode se envolver e se conectar no Rotary. Não sobrecarregue os novatos com excesso de responsabilidades. Fale com eles antes para saber como querem se envolver.

Projetos relevantes

Um dos motivos-chave pelos quais as pessoas se associam ao Rotary é a possibilidade de trabalhar em projetos relevantes em suas comunidades e outras partes do mundo. Clubes que realizam vários projetos oferecem mais oportunidades para envolvimento dos associados, fazendo com que eles sintam parte de algo importante.

Grupos de Companheirismo e Grupos Rotarianos em Ação

Ao se juntar a um Grupo de Com­ panheirismo ou Grupo Rotarianos em Ação, o novos associado se diverte e: • Compartilha interesses e hobbies • Trabalha com outras pessoas da mesma profissão para fazer a diferença no mundo • Faz amizades em outros países • Explora novas oportunidades de prestar serviços Leia sobre os Grupos de Companheirismo do Rotary e Grupos Rotarianos em Ação.

Eventos especiais do Rotary

Além das reuniões semanais, convide os novos rotarianos para eventos especiais do clube, e reuniões distritais e internacionais, como: • Assembleia de Clube • Conferência Distrital • Treinamentos distritais • Seminários Distritais de DQA, Imagem Pública e Fundação Rotária • Instituto Rotary • Convenção do Rotary International CAPÍTULO 4: ENGAJANDO OS ASSOCIADOS

Conheça melhor os associados

Membros da Comissão de Clube de DQA devem fazer o curso específico na Central de Aprendizado.

Dos associados que deram baixa, 48% não se sentiam à vontade para expressar suas preocupações aos dirigentes do clube.

Rotarianos valorizam os relacionamentos que formam no clube, sendo esta uma das principais razões pelas quais eles permanecem no Rotary. Incentive os associados do seu clube a conhecerem melhor seus companheiros das seguintes maneiras: • Pergunte aos associados com qual projeto ou atividade eles estão mais entusiasmados • Inclua um artigo de um associado diferente em cada edição do seu boletim • Apresente e entreviste um associado diferente em cada reunião • Envolva as famílias nas reuniões, atividades sociais e projetos • Peça para um associado diferente compartilhar seu momento rotário em cada reunião do clube Ouça o que os rotarianos têm a dizer, inclusive suas preocupações.

Analise os resultados da pesquisa de satisfação e leve em consideração as ideias compartilhadas. Coloque em prática medidas para sanar as preocupações reveladas pelos associados e criar uma experiência positiva no clube.

COMISSÃO DE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO Para alcançar todas as suas metas referentes ao aumento no número de associados, você precisará de uma boa equipe para criar e implementar o plano para desenvolvimento do quadro associativo. A formação de uma comissão de DQA de clube possibilitará

que você monitore e execute com sucesso as estratégias delineadas no plano e envolva os associados na iniciativa. Em geral, a Comissão tem por responsabilidade: • Estabelecer as metas de DQA do clube para o próximo ano • Verificar e gerenciar indicações on-line de candidatos à associação, e contatar tais associados em potencial • Liderar sessões de orientação para novos associados • Informar os associados sobre a importância de atrair e engajar novos associados • Criar um plano de ação que inclua pesquisas para melhorar a satisfação dos associados e implementar mudanças com base no feedback coletado • Realizar avaliações para determinar o sucesso dos esforços para desenvolvimento do quadro associativo e retenção do clube • Trabalhar com a Comissão de Imagem Pública para criar uma imagem que seja atraente à comunidade e a associados atuais e em potencial • Apadrinhar clubes recémorganizados no distrito, se aplicável (consulte o Guia para Criação de Rotary Club) • Para saberem mais sobre suas funções, o presidente e os integrantes da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo do clube podem fazer o curso sobre o assunto na Central de Aprendizado, assim como outros módulos de seu interesse.

CAPÍTULO 5 FORTALECENDO O ROTARY

CAPÍTULO 4: ENGAJANDO OS ASSOCIADOS

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CAPÍTULO 5 ORIENTANDO NOVOS CLUBES Embora em última instância o governador seja responsável pela organização de novos clubes, o seu clube pode desempenhar um papel de grande importância neste processo, apadrinhando e servindo de mentor a um novo clube. Antes de assumir essa responsabilidade, converse sobre o processo com os seus associados e certifique-se de que estejam dispostos a participar.

QUALIFICAÇÕES DO CLUBE PADRINHO Apesar de não ser uma exigência que um novo clube seja apadrinhado por outro, nós recomendamos que isso aconteça. Ao selecionar um clube padrinho, o governador e a equipe distrital de desenvolvimento do quadro associativo devem buscar clubes que: • tenham sido fundados há pelo menos três anos; • concordem em orientar o clube por pelo menos um ano a partir da data de admissão ao Rotary; • estejam em dia com suas obrigações financeiras; • tenham pelo menos 20 associados representativos (se mais de um clube for servir de padrinho, isso se aplica a todos eles); • mantenham um programa abrangente de serviços rotários.

O sucesso de um clube depende da maneira como foi organizado e de sua capacidade operacional nos primeiros meses. Após receber seu diploma de admissão, o novo clube pode contar com o seu padrinho para servir de mentor por um ou dois anos.

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FORTALECENDO O ROTARY

RESPONSABILIDADES DO CLUBE PADRINHO O presidente do clube padrinho e o conselheiro devem participar da primeira reunião do conselho diretor do novo clube. No entanto, há muitas outras maneiras pelas quais os demais associados também podem se envolver. O clube padrinho deve: • ajudar o governador e o conselheiro no planejamento e organização dos procedimentos administrativos do novo clube; • orientar os dirigentes e se reportar ao governador do distrito, conforme solicitado no primeiro ano; • comunicar ao novo clube as normas e procedimentos do Rotary; • organizar atividades conjuntas de arrecadação de fundos; • auxiliar o novo clube no planejamento de programas e projetos durante o seu primeiro ano de existência.

Estudos mostram que a maior perda de associados, assim como a maioria das desativações de Rotary Clubs, ocorrem durante o segundo ano de um clube. Por isso, contar com o apoio de um padrinho até o segundo ano aumenta as chances de o clube se tornar forte, autossuficiente e produtivo.

CAPÍTULO 5: ORIENTANDO NOVOS CLUBES

Leia mais informações sobre clubes padrinhos no nosso site.

RELACIONAMENTO DO MENTOR COM O NOVO CLUBE Veja a seguir como o padrinho pode criar um relacionamento sólido e saudável com o novo clube.

Estabelecer metas com o novo clube Analise os desafios e pontos fracos que possam comprometer o clube, de modo a ajudá-lo a desenvolver metas que favoreçam o sucesso.

Definir uma estrutura

Organize reuniões regulares, crie a programação e garanta que cada encontro avance o clube rumo às suas metas.

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Comunicar-se periodicamente Planeje comunicações ou reuniões com o novo clube para orientar os associados desde o início.

EXIGÊNCIAS PARA NOVOS CLUBES O Rotary estabeleceu os seguintes padrões: • um novo clube deve ter pelo menos 20 associados fundadores, a menos que haja uma razão justificável para a isenção desta norma pelo Conselho Diretor do RI; • pelo menos 50% dos associados fundadores devem morar na região onde o clube será formado.

CAPÍTULO 5: ORIENTANDO NOVOS CLUBES

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CAPÍTULO 6 APOIANDO O CLUBE: RECURSOS E FERRAMENTAS DO ROTARY VOLUNTÁRIOS E FUNCIONÁRIOS Os voluntários e funcionários do Rotary podem esclarecer dúvidas e aconselhar o seu clube quanto à elaboração de um plano eficaz para desenvolvimento do quadro associativo. Informações de contato dos nossos funcionários e líderes distritais podem ser encontradas no site Rotary.org e no Official Directory.

LÍDERES REGIONAIS Os coordenadores do Rotary servem de recurso a clubes e distritos, possuindo amplo conhecimento sobre práticas e estratégias inovadoras para atrair e manter associados, iniciativas regionais de desenvolvimento do quadro associativo e prioridades e metas do Plano Estratégico do RI. Os coordenadores da imagem pública do Rotary oferecem aconselhamento e recursos para promover a imagem pública do Rotary a fim de fortalecer o nosso quadro associativo.

Os consultores de doações extraordinárias/Fundo de Dotação trabalham com os líderes distritais e regionais na criação de planos para cultivar e solicitar doações extraordinárias, bem como facilitar eventos que engajem os contribuintes e atraiam doadores potenciais.

COMISSÃO DISTRITAL DE QUADRO ASSOCIATIVO A equipe promove e implementa estratégias para desenvolvimento do quadro associativo no distrito. O presidente da comissão atua como elo entre o governador, o coordenador do Rotary, o RI e os clubes do distrito, além de encaminhar aos Rotary Clubs os candidatos à associação.

O governador assistente e o governador possuem as informações de contato dessa comissão. Se o seu distrito não conta com uma comissão dedicada ao quadro associativo, sugira a formação de uma.

Os coordenadores da Fundação Rotária servem de recurso para todos os tópicos relacionados à entidade, como subsídios, arrecadação de fundos e programas, como Pólio Plus e Centros Rotary pela Paz.

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CAPÍTULO 6: APOIANDO O CLUBE – RECURSOS E FERRAMENTAS DO ROTARY

GOVERNADOR ASSISTENTE

Participe do grupo Membership Best Practices para trocar ideias e se conectar com outros clubes.

O governador assistente pode trabalhar em estreita colaboração com o seu clube para torná-lo mais dinâmico e capaz de atrair e manter os associados. Se não souber quem é o governador assistente responsável pelo seu clube, pergunte ao governador.

Compartilhe com a comissão distrital e o governador assistente as metas e iniciativas do seu clube referentes ao desenvolvimento do quadro associativo. Assim como é importante que você saiba sobre a assistência que eles podem oferecer, é essencial que eles recebam informações sobre as estratégias e ferramentas usadas pelos clubes.

EQUIPE DE SUPORTE A CLUBES E DISTRITOS (CDS) Todos os clubes contam com o apoio da equipe de Suporte a Clubes e Distritos (CDS), a qual pode esclarecer dúvidas sobre: • Estatutos e Regimento Interno do RI, Código Normativo do Rotary, Manual de Procedimento e outras normas • Rotary International e Secretaria • Rotary Club Central Localize o seu representante da equipe CDS pelo site rotary.org/pt/ representatives.

MEU ROTARY Meu Rotary

Acesse as últimas notícias, avisos e recursos do Rotary pelo nosso site, que também oferece: • materiais sobre desenvolvimento do quadro associativo (rotary.org/pt/ membership); • Espaço do Associado (para indicar associados a outros clubes, mudar de clube, expressar interesse pela associação ou usar o e Rotary Global Rewards); • shop.rotary.org (onde você pode comprar publicações impressas, kits para novos associados e muito mais); • webinars; • Brand Center (onde você pode criar um folheto para o seu clube ou evento e encontrar diversos materiais promocionais); • Localizador de Clubes; • informações de contato da equipe de Suporte a Clubes e Distritos; • Grupo de discussão Membership Best Practices.

OUTROS FUNCIONÁRIOS DA SECRETARIA A nossa Secretaria engloba a Sede Mundial do Rotary, em Evanston, EUA, e vários escritórios internacionais. Para contatar os nossos funcionários, envie um e-mail a rotarysupportcenter@rotary.org.

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CAPÍTULO 6: APOIANDO O CLUBE – RECURSOS E FERRAMENTAS DO ROTARY

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Rotary Club Central

Incentive os associados do clube a assinarem o boletim Curtas do Quadro Associativo, que traz estratégias, recursos e histórias de sucesso de clubes e rotarianos.

O Rotary Club Central é uma ferramenta on-line utilizada por líderes de clube para estabelecer e acompanhar o progresso de metas e atividades em diversas áreas, como quadro associativo, serviços e Fundação Rotária. Ao usar o Rotary Club Central como ferramenta de planejamento, bem como para registrar as metas, o progresso e as realizações do clube, você ajuda os futuros dirigentes a tomarem decisões com base em fatos concretos. Ao monitorar as atividades do clube, você também ajuda o Rotary a mensurar o impacto dos rotarianos em todo o mundo.

Os líderes de clube devem entrar no Meu Rotary e incluir suas metas no Rotary Club Central para que os associados, o governador e o governador assistente possam acompanhar o progresso das atividades.

Rotary Showcase

O Rotary Showcase é uma plataforma onde você pode divulgar o que o Rotary está fazendo na sua comunidade. Os rotarianos podem postar informações sobre os projetos de seus clubes ou distritos, incluindo descrições, fotos e vídeo, e compartilhar tudo isso no Facebook e no Twitter.

Central de Aprendizado

Acesse learn.rotary.org e faça os módulos da nossa Central de Aprendizado (ou recomende algum curso para um companheiro). Você pode criar um perfil de usuário, monitorar o seu progresso e imprimir certificados de conclusão. Cada curso tem a sua própria comunidade virtual, onde os participantes podem interagir sob a orientação de um moderador.

Rotary Ideas

A nossa plataforma de crowdsourcing, Rotary Ideas, foi criada para ajudar Rotary e Rotaract Clubs a encontrem os recursos de que necessitam para seus projetos. Este é um espaço onde os clubes podem postar suas ações ou ideias e solicitar parceiros, voluntários, doações ou outros recursos.

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CAPÍTULO 6: APOIANDO O CLUBE – RECURSOS E FERRAMENTAS DO ROTARY

FOLHA-TAREFA PLANO PARA DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO

417-PT—(1217)

Use esta folha-tarefa para traçar um plano de desenvolvimento do quadro associativo. Avalie seu clube e concentre-se em maneiras de vencer seus maiores obstáculos. Assim, você conseguirá identificar desafios e oportunidades, definir uma visão para o clube e criar estratégias para associados atuais, novos e potenciais.

Durante as reuniões de clube, informe os associados sobre as medidas que está tomando para fortalecer o quadro associativo e incentive os mesmos a se envolverem no processo.

Etapa 1: Avaliando o seu clube I dentificamos áreas que podem ser aprimoradas depois de usar a Lista de Verificação da Saúde do Clube e fizemos o curso “Como está a saúde do seu clube?” na Central de Aprendizado para ver os módulos que abordam as áreas que mais precisam de atenção:

Área a ser aprimorada Medida a ser implementada

ncontramos ideias e melhores práticas na publicação Seja um Clube E Dinâmico, as quais serão usadas para tornar o clube mais inovador e flexível:

ompletamos o Estudo da Diversidade, fizemos o curso “Como aumentar C a diversidade do clube” na Central de Aprendizado e planejamos tomar as seguintes medidas para aumentar e valorizar novas ideias e perspectivas:

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FOLHA-TAREFA DO PLANO PARA DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO

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osso clube completou a Análise das Classificações e planeja fazer o N seguinte para melhor representar a diversidade profissional da comunidade:

Etapa 2: Criando uma visão para o clube Com relação à nossa visão, decidimos que, dentro de 3 a 5 anos, o clube irá:

osso clube tem uma Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo, N composta por um presidente e pelo menos cinco integrantes, responsável pela implementação da nossa visão e do plano para desenvolvimento do quadro associativo.

Metas que nos ajudarão a alcançar a nossa visão em longo prazo:

ós analisamos o plano estratégico do clube para garantir que nosso plano N para desenvolvimento do quadro associativo esteja alinhado a ele.

Etapa 3: Atraindo associados osso clube completou o curso “Estratégias para engajar associados” na N Central de Aprendizado e planeja tornar-se mais atraente para rotarianos em potencial das seguintes maneiras:

osso clube fez o exercício para encontrar novos rotarianos e tomará as N seguintes providências para conseguir novos rotarianos:

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FOLHA-TAREFA DO PLANO PARA DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO

osso clube selecionou os seguintes benefícios para serem enfatizados em N conversas com associados potenciais:

osso clube fez o curso “Praticando flexibilidade e inovação” na Central de N Aprendizado para entender as novas opções para os clubes, e planeja testar a seguinte abordagem para melhor atender às necessidades dos associados:

izemos o curso “Plataforma on-line de candidatos à associação” na Central F de Aprendizado e compreendemos como as pessoas interessadas em entrar para o Rotary podem beneficiar o clube.

s líderes do nosso clube determinaram quem irá gerenciar os dados O dos candidatos à associação designados ao nosso clube.

emos um processo definido para fazer o acompanhamento com T associados em potencial designados ao nosso clube por meio do site do Rotary. emos a publicação Criando uma Experiência Positiva para Associados L Potenciais, entendemos como tal experiência pode influenciar suas percepções sobre o Rotary e planejamos garantir que os mesmos tenham uma ótima impressão do clube, mesmo que acabem não se associando.

Etapa 4: Engajando os associados izemos a Pesquisa de Satisfação dos Associados e decidimos implementar F as seguintes mudanças com base nos resultados:

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FOLHA-TAREFA DO PLANO PARA DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO

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s membros da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo O fizeram o curso “Implementando seu programa de orientação para novos associados” na Central de Aprendizado, leram a publicação Como Apresentar o Rotary a Novos Associados e estão elaborando um processo para informar os novos integrantes e envolvê-los nas atividades do clube.

Esse processo de orientação terá os seguintes componentes:

izemos a Análise da Retenção, discutimos os resultados e tomaremos as F seguintes providências para aumentar o engajamento e a retenção:

izemos o curso “Melhores práticas para engajar associados” na Central F de Aprendizado e implementaremos as seguintes medidas para motivar e envolver os rotarianos:

nalisamos diversas maneiras de envolver os associados no Rotary, como A indicado na publicação Conecte-se para Fazer o Bem, e incentivaremos os mesmos a participarem mais ativamente das seguintes maneiras:

edimos para os associados que deixaram o clube recentemente P responderem ao Questionário de Saída a fim de entendermos o que leva as pessoas a se desligarem do Rotary. Discutimos os resultados e tomaremos as seguintes providências para engajar os grupos com maior probabilidade de deixarem o clube: Grupo Estratégia

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FOLHA-TAREFA DO PLANO PARA DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO

Etapa 5: Aprimorando a imagem pública Selecionamos um associado para gerenciar o conteúdo das nossas redes sociais. scolhemos um associado para administrar e atualizar o website do clube E com materiais do Brand Center. edimos a um associado para atualizar o folheto do clube usando o modelo P disponível no Brand Center. isitamos o Brand Center e decidimos usar os materiais do site para V aumentar a conscientização comunitária sobre o Rotary:

rganizamos um grupo focal na comunidade por meio do qual constatamos O o seguinte:

Etapa 6: Apoiando novos clubes presidente da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo do O clube informou o governador do distrito sobre a nossa disposição em servir como clube padrinho. s associados discutiram as responsabilidades de um clube padrinho e O concordaram em assumir esse compromisso. s líderes do clube estão dispostos a dar suporte a um clube satélite, O considerando este modelo como uma boa opção para atender às necessidades dos associados.

Etapa 7: Apoiando o clube — recursos e ferramentas do Rotary Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo do clube se A comunica regularmente com a comissão correspondente no distrito. s líderes do clube se comunicam regularmente com o governador ou seu O assistente e pedem assistência sempre que precisam. s membros da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo do O clube acessaram a página rotary.org/pt/membership dentro do último mês e sabem onde encontrar materiais para o clube.

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FOLHA-TAREFA DO PLANO PARA DESENVOLVIMENTO DO QUADRO ASSOCIATIVO

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DÚVIDAS? Se tiver perguntas, comentários ou sugestões sobre esta publicação, envie um e-mail para membershipdevelopment@rotary.org.

ROTARY INTERNATIONAL One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, Illinois 60201-3698 EUA Rotary.org/pt

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