oro_Guia-Informacion-Exogena-2010 by Juan Garcia

Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2010

Fundador y CEO: José Hernando Zuluaga M. Líder de Negocios: Juan Fernando Zuluaga C. Líder de Contenidos: María Cecilia Zuluaga C. Líder Logística: Luz Stella Cardona G. Publicación GUÍA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA A LA DIAN Año Gravable 2010 ISBN 978-958-8515-15-1 Editora actualícese.com LTDA Autor: Diego Hernán Guevara Madrid Coordinación Editorial: María Cecilia Zuluaga C. Diagramación: Sandra J. Torres S. Carátula: Gustavo Lopera Impresión: Litocencoa SUSCRIPCION ORO. VENTAS Y RENOVACIONES Líder de Suscripciones: Alex Bachenheimer M. Correo Electrónico: oro@actualicese.com Esta publicación hace parte del paquete “Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN, año gravable 2010 “ la cual hace parte de la Suscripción ORO. No se vende como ejemplar suelto. www.actualicese.com/oro SERVICIO AL CLIENTE Contacto telefónico: P.B.X: (092) 4854646 Celulares: Movistar: 315 578 5668 / 315 579 6104 Comcel: 313 634 6468 Tigo: 300 251 6123 Fijo: (092) 3169744 Fax: (092) 680 75 51- 488 51 52 – 488 51 53 – 682 99 11 Correo Electrónico: servicioalcliente@actualicese.com (CAS) Centro de Atención al Suscriptor - Call Center: Carolina Barrera / Ivonne Liliana Patiño / Jonatan Rojas / Katherine Cadena www.actualicese.com/corporativo/contactanos/ PAUTA Líder de Medios Publicitarios y Eventos Presenciales: Andrés Felipe Merchán. Correo Electrónico: envivo@actualicese.com y pauta@actualicese.com pauta.actualicese.com/pauta/ OFICINAS Unicentro, Cali Carrera 100 #5-169/331 Oasis de Unicentro Oficina 512C – 512D Cali / Valle del Cauca / Colombia / Sur América

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Nota del Autor La elaboración y entrega de la Información Exógena Tributaria establecida en los artículos 623 hasta 631-1 del Estatuto Tributario y que es solicitada anualmente (1) por la DIAN a ciertos actores especiales de la economía como a los Bancos, Notarios, Cámaras de Comercio, entre otros , al igual que a un gran universo de empresas y personas naturales del común de nuestro país (entre ellos a todos las que hayan llegado a actuar como agentes de retención en la fuente a título de renta, ó IVA ó Timbre), se ha terminado por convertir en los años recientes en un proceso cada vez más extenso y tecnificado. En efecto, estos reportes que anteriormente solo se podían entregar a través de medios magnéticos teniendo que llevarlos físicamente hasta las oficinas de la DIAN, son entregados desde el año 2006 en adelante a través del portal de Internet de la DIAN, usando para ello un mecanismo de firma digital emitido por la misma DIAN. Y solo en el caso particular de quienes únicamente reportan la información de retenciones en la fuente practicadas a terceros, o de los tipógrafos elaboradores de facturas de ventas, y siempre y cuando a la fecha de la entrega de los reportes no estén obligados a cumplir con entregar o presentar virtualmente otras obligaciones administradas por la DIAN, se les permite usar un dispositivo magnético (USB) para entregar físicamente la información. Esa entrega presencial de los reportes también se permite para todos los informantes obligados a hacerlo en forma virtual solo en los casos en que haya complicaciones técnicas con el portal de la DIAN que impidan transmitir la información. Adicional a lo anterior, hasta los reportes del año gravable 2004, la información se podía recolectar en simples hojas de trabajo de Excel, las cuales se convertían a un archivo de extensión “.prn”. Pero desde el año gravable 2005 en adelante, y para que la información pueda ser leída por la plataforma conocida como MUISCA (Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado que fue estrenada por la DIAN en enero de 2003), se exige entonces que los reportes queden elaborados en archivos con el formato estándar XML, archivos que tienen unas restricciones muy especiales como por ejemplo que la cantidad de registros que puede contener cada archivo no deben exceder cierto límite (5.000 registros), o que el nombre que se les tiene que dar debe cumplir cierto algoritmo específico. __________________________________________ (1) Adviértase que a lo largo del mismo año gravable, y por virtud de lo que le permite el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, la DIAN también recibe información exógena tributaria en forma mensual, bimestral o semestral de parte de otras entidades tales como los frigoríficos, o los comercializadores de pieles, o los que ejecutan convenios internacionales de cooperación, o los que expiden y/o aceptan facturación electrónica. Tales reportes no serán analizados en la presente obra pues la misma solo versa sobre los reportes que se solicitan anualmente en virtud de los artículos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario; además, vale la pena aclarar que palabra “Exógena” hace contraste con la palabra “Endógena”, pues la primera se refiere a información que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, la que llega de parte de los contribuyentes y demás administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a información que fluye desde las dependencias internas de la entidad.

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Es por eso que para facilitar la elaboración de ese tipo de archivos, que serían muy complicados para la mayoría de los reportantes pues no tienen conocimiento sobre cómo elaborar archivos en el estándar XML, la DIAN permite descargar desde su portal de Internet una herramienta gratuita conocida como “Prevalidador Tributario” la cual trabaja bajo el ambiente de Excel (con tal que sea Excel versión 2000 en adelante) y con la cual se facilita que los archivos sí queden elaborados en el estándar XML, al mismo tiempo que permite hacer bastantes verificaciones útiles en el momento de preparación de la información para impedir que contengan errores de forma. De otra parte, y por virtud de las facultades especialísimas que se le dieron al Director de la DIAN con el artículo 631-2 del E.T. (creado con la ley 863 de diciembre de 2003), los Directores de la DIAN que han existido desde esa fecha han aprovechado para manejar a su libre arbitrio (según los planes de fiscalización que se tracen) los criterios con los cuales se define quiénes deben ser informantes y qué tanta información le deben entregar a la DIAN, y hasta la fecha tempranera para dar a conocer las respectivas resoluciones que contienen la solicitud de información para el respectivo año gravable (esa fecha en todo caso no puede excederse de octubre 31 de cada año; Parágrafo 1 del Art. 631 del Estatuto Tributario). No cabe duda entonces que todos estos puntos anteriores son los que han terminado ayudando a que la administración tributaria haya podido hacer mejores cruces de información con lo cual se ha logrado fiscalizar mejor los valores declarados por los responsables de presentar declaraciones tributarias de impuestos nacionales (hasta el punto incluso de que los municipios, como Bogotá y Cali, han seguido el mismo camino de solicitar anualmente reportes similares para controlar los impuestos locales que ellos administran). Incluso ha permitido en especial que la DIAN detecte cada año, desde el año gravable 2005 en adelante, a un gran volumen de personas naturales que debían declarar renta pero no lo hacen y son entonces perseguidas como “omisas” (por el año gravable 2004 detectó 400.000; por el 2005 a 800.000; por el 2006 a 350.000 y por el año 2007 a 170.000). En todo caso, en relación con los reportes del año 2006, hubo evidencia de que muchos de esos “omisos” no lo eran en realidad pues la DIAN usó mal en ese momento una parte de la información exógena tributaria (el error consistió en que si un mismo informante había entregado el reporte del formato 1001 con pagos a terceros, y el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas a esos mismos terceros, el sistema de la DIAN entonces sumó los “valores bases” de esos dos reportes como si se tratara de ingresos diferentes recibidos por el mismo tercero cuando en realidad era un mismo ingreso reportado en dos formatos diferentes). En vista de todo lo anterior, la presente obra se ha preparado para ayudar a conocer mejor cuáles fueron los requerimientos de información exógena Tributaria que en virtud de lo señalado en los artículos 623 a 631-1 del E.T. fueron definidos por la DIAN para el año gravable 2010 a través de sus Resoluciones 8654 a 8661 de Agosto 30 de 2010 (publicadas en el Diario oficial 47819 de Septiembre 1 de 2010), y su Resolución 011188 de Octubre 29 de 2010 (2). En dicho paquete de resoluciones se ha vuelto a exigir el mismo tipo de información que se solicitó por el año gravable anterior (año gravable 2009) pues se usarán los mismos topes de referencia para decidir si un tercero es incluido o no en los distintos reportes e incluso se menciona que para la preparación de los reportes se utilizarán los mismos 53 formatos que se incluyeron como anexos en las resoluciones 3841 a 3848 de abril de 2008 (con excepción de solo tres formatos que sí fueron modificados en la Resolución 7935 de Julio de 2009; Art. 23 de la Resolución 8660 de Agosto de 2010). Sin embargo, la nueva Resolución 011188, expedida en virtud de lo indicado en el literal k del Art. 631 del E.T., ha exigido, por primera vez, que los contribuyentes que por el año gravable 2010 lleguen a estar obligados a presentar la declaración individual de precios de transferencia (formulario 120; artículos 260-4 y 260-8 del Estatuto Tributario y el artículo 1 de Decreto Reglamentario 4349 de 2004) le entreguen a la DIAN un nuevo formato (formato 1525) con los datos de los terceros comparables internos y externos que lleguen a usar en su proceso para definir los precios o márgenes de utilidad con que realizaron por el 2010 las operaciones con sus vinculados económicos del exterior. Para destacar, se debe mencionar que el tope de ingresos brutos obtenidos en el año anterior y que se usa como referencia para saber quiénes quedan obligados a hacer la entrega de la mayoría de los reportes del Art. 631 por el año gravable 2010 (Resolución 8660) no sufrió modificación (responderán los que a diciembre del año anterior al reportado, es decir a diciembre de 2009, hubieran tenido unos ingresos brutos fiscales superiores a los $1.100.000.000). En esa misma Resolución 8660 se ha vuelto a exigir también que TODAS las Entidades públicas mencionadas en artículo 22 del Estatuto Tributario, sin importar sus niveles de ingresos a Diciembre de 2009, suministren la información de los terceros a quienes efectuaron pagos durante el año 2010 que acumulados por todo concepto hayan superado los $500.000 al igual que el detalle del 100% del IVA que de esos pagos se hayan tomado dichas Entidades públicas como descontable en sus declaraciones de IVA. ___________________________________ (2) Según lo dispuso la Resolución 01336 de Febrero 16 de 2010, norma única que desde dicha fecha regula quiénes quedan obligados a presentar declaraciones tributarias a la DIAN en forma virtual, el hecho de quedar obligado a presentar reportes de información exógena tributaria en forma virtual no obligará esta vez a que también se tengan que presentar declaraciones en forma virtual (que fue algo que solo sucedió en el pasado con la Resolución 0638 de Enero de 2009). Para quedar obligado a presentar declaraciones en forma virtual solo se debe mirar si se cumple con alguno de los 24 criterios mencionados en el artículo 1 de la Resolución 01336 entre los cuales no figura el hecho de ser señalado como reportante de información exógena en forma virtual.

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En lo que sí se nota una importante novedad es que los calendarios en que se vencerá la entrega general de todos los reportes del año gravable 2010 fueron tremendamente anticipados en comparación con los plazos otorgados para los reportes del año gravable 2009 (Art. 18 de la Resolución 8660 de 2010 y compárese con el artículo 18 de la Resolución 7935 de 2009). Así por ejemplo, los reportes de la Resolución 8660, y que contendrán los mismos datos que hayan de incluirse en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010, terminarán siendo entregados ANTES de que se venza la presentación de la propia declaración de renta. (3) Así por ejemplo, los reportantes que no sean Grandes Contribuyentes, deberán entregar sus reportes entre el 24 de Marzo y el 30 de Abril de 2011. Y para quienes solo deban entregar el formato 1002, con el detalle de las retenciones en la fuente practicadas a terceros durante el 2010, el calendario esta vez transcurrirá entre el 16 de Febrero y el 23 de Marzo de 2011 (en el caso de los reportes del 2009, esos plazos de entrega fueron entre Mayo 24 y Junio 29 de 2010). Adviértase en todo caso que aquellas Personas Naturales obligadas a presentar tanto la Declaración de Renta 2010 como la información exógena tributaria 2010, aunque a ellas se les llegue a dar plazo para presentar la declaración hasta agosto o septiembre de 2011, tales personas se ven obligadas a tener al menos preparada tal declaración desde antes de Marzo de 2011 para poder entregar correctamente la información exógena en Marzo de 2011. Además, en los artículos que se incluyeron otra vez en las resoluciones de Agosto de 2010, denominados “Contingencia”, la DIAN ha dicho que si en las fechas en que se vencería la entrega de los reportes sucede que el portal de la DIAN tiene fallas que impiden la entrega virtual de los mismos, en ese caso se dará aviso por el portal de la DIAN y ello significará que para todos los informantes su vencimiento se les correrá ocho días hábiles más sin que incurran en extemporaneidad. En esta obra se hará entonces un análisis básico al paquete de resoluciones 8654 a 8659 y 8661 (que regulan la información exigida a entidades especializadas como Bancos, Notarios y Cámaras de Comercio, entre otros) mostrando en especial cómo esa información tiene el principal propósito de rastrear a personas naturales que por el monto de sus operaciones quedan obligadas a presentar declaración de renta del año gravable 2010 (4). Pero nos extenderemos, con todo y ejemplos prácticos sobre la forma de hacer los reportes exigidos con la Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010 relativos a socios y accionistas a Diciembre 31 de 2010, sobre los pagos a terceros en el año, etc. (Nota: dichos ejemplos quedarán entregados en archivos de Excel contenidos dentro de los CDs que acompañan esta obra escrita para que los interesados los estudien con más detalle o los usen como plantillas para hacer sus propios informes). Incluso, mencionaremos lo que podría pasar si sucede que las declaraciones tributarias con las cuales debe coincidir la información solicitada por la DIAN (Retenciones en la fuente del 2010, IVAs del 2010, Renta del 2010) llegan a ser corregidas después de haberse entregado la información exógena a la DIAN. Así mismo mostraremos los puntos más importantes que se deben conocer a la hora de utilizar el “Prevalidador” que publicó la DIAN en su portal de Internet para construir todos los distintos formatos de que tratan las resoluciones en su conjunto, e ilustraremos sobre la forma en que se haría la entrega de la información en forma virtual a través del portal de la DIAN. (5) Por último, se harán comentarios pertinentes sobre el régimen sancionatorio que actualmente se aplica para quienes no entreguen, o entreguen extemporáneamente, o entreguen con errores la información solicitada por la DIAN destacando el plazo que tiene la DIAN para imponer la sanción respectiva ante cualquiera de esos eventos. Los comentarios y apreciaciones contenidas en este material son responsabilidad exclusiva de su autor. No se asume ningún tipo de responsabilidad con relación a su aplicación ni a los resultados que se deriven de ello. Este material constituye solo una guía. Es obligación de los sujetos pasivos de las obligaciones tributarias consultar directamente las normas vigentes y dar cumplimiento a las mismas. Diego Hernán Guevara Madrid Cali, Noviembre de 2.010

________________________________________________ (3) Aunque a la fecha en que se elabora este libro no se conocen los plazos para presentar declaraciones de renta año gravable 2010, lo más fácil es suponer que estas se vencerán durante abril de 2011 para las personas jurídicas y en agosto de 2011 para las personas naturales pues esa ha sido la costumbre en los años gravables anteriores más recientes; Decreto 4929 de Diciembre de 2009. (4) Véase el tipo de datos que se exige por ejemplo a los Bancos con la Resolución 8654 y compárese con lo indicado en los Art. 592 a 594-3 del Estatuto Tributario. (5) Como a la fecha en que se hace este libro la DIAN no ha publicado una nueva versión de su Prevalidador Tributario, y sabiendo que los formatos a usar por el 2010 son los mismos que se usaron por el 2009, los ejemplos prácticos se elaborarán utilizando el Prevalidador Tributario 2010 Versión 1.2 publicado en Marzo de 2010 y con el cual se facilitó la elaboración de los formatos del año gravable 2009.

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Formulario 10006. Presentación de Información por envío de archivos Documento que se genera por parte de la DIAN como constancia de la entrega de los reportes. Se deberá obtener uno de estos documentos por cada distinto formato que se llegue a reportar.

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Contenido CAPÍTULO I BASES NORMATIVAS EN QUE SE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA POR PARTE DE LA DIAN .......................................................................................................................................................... 1 1.1 Distinción entre obligaciones tributarias sustanciales y formales. ...................................................................................... 1 1.2 Distinción de las distintas categorías de entidades o personas informantes. .................................................................. 1 1.3 Proceso que rige la expedición de resoluciones anuales que debe emitir la dian antes de finalizar el respectivo año fiscal para efectos de la información señalada en los artículos 623 a 631-1 del ET. ..................... 3 CAPÍTULO II ANÁLISIS A LAS RESOLUCIONES DIAN QUE REGULAN, POR EL AÑO GRAVABLE 2010, LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA (ARTÍCULOS 623 A 629-1, Y 631-1,ET).................................................................................. 4 2.1 Información exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, (incluidos Fondos de Valores, Fondos de Inversión, Fondos Mutuos de Inversión, Fondos Comunes Ordinarios y Fondos de Pensiones), Cooperativas de Ahorro y Crédito, Organismos Cooperativos de Grado Superior, Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, Cooperativas Multiactivas e Integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras (Resolución 8654 de Agosto 30 de 2010) ..................................... 4 2.2 Información exigida a las Cámaras de Comercio (Resolución 8655 de Agosto 30 de 2010) .................................... 7 2.3 Información exigida a Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa (Resolución 8656 de Agosto 30 de 2010) ................................................................................................................................................................................................................. 7 2.4 Información exigida a las EPS, Fondos de Pensiones, Sena, ICBF y Cajas de compensación ..................................... 8 2.5 Información exigida a Registraduría Nacional del Estado Civil (Resolución 8657 de Agosto 30 de 2010) ....... 9 2.6 Información exigida a Notarios (Resolución 8658 de Abril 30 de 2010)....................................................................... 10 2.7 Información exigida a Tipógrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes (Resolución 8659 de Agosto 30 de 2010) ..................................................................................................................................... 11 2.8 Información exigida a Jueces Civiles ................................................................................................................................................ 12 2.9. Información exigida a Grupos Empresariales (Resolución 8661 de Agosto 30 de 2010) ...................................... 12 CAPÍTULO III ANÁLISIS A LA INFORMACIÓN EXIGIDA POR EL AÑO GRAVABLE 2010 A CONTRIBUYENTES Y NO CONTRIBUYENTES DE LOS IMPUESTOS ADMINISTRADOS POR LA DIAN ............................................................... 14 3.1 Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a Dic. 31 de 2010 (literal “a” del Art.631 del ET; Art.3 Resolución 8660 de 2010) ....................................................................................................................... 18 3.2 Información respecto de retenciones en la fuente (de renta, IVA y Timbre) practicadas a terceros durante el 2010 (literal “b” del Art.631 del ET; Art.5 Resolución 8660 de 2010)....................................................... 19 3.3 Información respecto de retenciones de renta y de IVA que le hayan practicado a la persona o entidad informante (literal “c” del Art.631 del ET; Art.6 Resolución 8660 de 2010). .............................................................. 25 3.4 Información sobre descuentos Al impuesto de renta que se tomen en las declaraciones de renta 2010 (literal “d” del Art.631 del ET; Art.7 Resolución 8660 de 2010) ......................................................................................... 26 3.5 Información respecto de costos y gastos con terceros incurridos durante el 2010 (deducibles y no deducibles fiscalmente, ; literal “e” del Art.631 del ET; Resolución 8660 de 2010)................................................... 27 3.6 Información respecto de ingresos recibidos durante el 2010 (literal “f” del Art.631 del ET; Art.8 de la Resolución 8660 de 2010).................................................................................................................................................................... 31 3.7 Información respecto de Los IVAs descontables e IVAs generados que fueron denunciados en las declaraciones de IVA durante el 2010 (literal “e” y “f” del Art.631 del ET; Art.9 de la Resolución 8660 de 2010) .............................................................................................................................................................................................................. 34 3.8 Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2010 (literal “h” del Art.631 del ET; Art.10 Resolución 8660 de 2010) .......................................................................... 36 3.9 Información sobre Cuentas por Cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2010 (literal “i” del Art.631 del ET; Art.10 Resolución 8660 de 2010) ................................................... 38

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3.10 Información sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2010 (literal “k” del Art.631 del ET; Art.12 Resolución 8660 de 2010) .......................................................................... 40 3.11 Información sobre la Declaración informativa individual de Precios de Transferencia año gravable 2010. formulario 120 (literal “k” del Art.631 del ET; Resolución 011188 de Octubre 29 de 2010). .................. 41 3.12 Información especializada solicitada a algunos informantes especiales (mandatarios, consorcios, exploradores de hidrocarburos, sociedades fiduciarias; órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional; Art.13 a 17 Resolución 8660 de 2010) ......................................................................................................... 42 CAPÍTULO IV SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA DEL AÑO GRAVABLE 2010 A TRAVÉS DEL PORTAL DE INTERNET DE LA DIAN ................................................................................................................................... 47 4.1 Qué son los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN. .............................................................................................. 47 4.2 Pasos a seguir para la utilización de la opción denominada “Presentación de información por envío de archivos”. ...................................................................................................................................................................................................... 48 4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si a los mismos les fueron detectados errores ........................................................................................................................................................................................................... 49 4.4 Corrección a los reportes inicialmente enviados ....................................................................................................................... 50 CAPÍTULO V PREVALIDADOR TRIBUTARIO PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN EXÓGENA, AÑO GRAVABLE 2010 ........................................................................................................................................................................................... 51 5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario. ................................................................................................................. 51 5.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador.................................... 52 5.3 Visualización de un caso práctico para la construcción de la información que contendría el formato 1002 sobre retenciones en la fuente a título de renta, iva y timbre practicadas a terceros durante el 2010................................................................................................................................................................................................................ 52 CAPÍTULO VI FORMALIDADES A CUMPLIR EN EL PROCESO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA ............................................................................................................................................................................ 53 6.1 Quiénes deben suministrar la información en forma virtual. .............................................................................................. 53 6.2 Quiénes deben suministrar la información en medio físico. ................................................................................................. 53 CAPÍTULO VII RÉGIMEN SANCIONATORIO APLICABLE A DICHO PROCESO ....................................................................................... 55 7.1 Análisis a la norma contenida en el Art. 651 del E.T. y la Resolución 11774 de Diciembre de 2005 que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, o suministren extemporáneamente, o con errores, o corrijan, la información exógena tributaria solicitada por la DIAN. ... 55 7.2 Término de tiempo que tiene la DIAN para solicitar la información a quienes no la suministren oportunamente, y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes sí presentan la información (“Firmeza” de los reportes). ..................................................................................................................................... 56 CAPÍTULO VIII PREGUNTAS FRECUENTES RESUELTAS POR LA DIAN SOBRE LOS REPORTES DE INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA ......................................................................................................................................................... 58 8.1 Sobre las especificaciones técnicas de la información a reportar ...................................................................................... 58 8.2 Sobre la presentación de la información por envío de archivos ........................................................................................ 60 8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformación de archivos ........................................................................................... 62 8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la información........................................................................................ 64 8.5 Identificación de Terceros ................................................................................................................................................................... 64 CAPÍTULO IX EJEMPLOS PRÁCTICOS PARA LOS REPORTES EXIGIDOS EN LA RESOLUCION 8660 DE AGOSTO 30 DE 2010, ARTICULO 631 DEL E.T. ............................................................................................................................................ 70 9.1 Reporte literal “a” – Datos de socios o accionistas a Dic. 31 de 2010, art. 3 de la Resolución 8660 de 2010................................................................................................................................................................................................................ 70 actualicese.com

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9.2 Reporte literal “b” - Retenciones practicadas a terceros durante el 2010, art. 5 de la Resolución 8660 de 2010................................................................................................................................................................................................................ 74 9.3 Reporte literal “c” - Retenciones que le practicaron durante el 2010 a la entidad informante Art. 6 de la Resolución 8660 de 2010 ........................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido. 9.4 Reporte literal “e” - Pagos a terceros, art. 4 de la resolución 8660 de 2010................................................................. 88 9.5 Reporte literal “f” - Ingresos recibidos durante el 2010, art. 8 de la Resolución 8660 de 2010 .......................... 97 9.6 Reporte literales “e” y “f” - IVAs generados e IVAs descontables del año 2009, art. 9 de la Resolución 8660 de 2010........................................................................................................................................................................................... 102 9.7 Reporte literal “h” - Cuentas por Pagar a dic. 31 de 2010 Art. 10 de la Resolución 8660 de 2010 .................. 108 9.8 Reporte literal “i” - Cuentas por cobrar a dic. 31 de 2010, Art. 11 de la Resolución 8660 de 2010 ................. 114 9.9 Reporte literal “k” - Otros datos de la Declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010, Art. 12 de la Resolución 8660 DE 2010 ............................................................................................................................................................. 119 9.10 Reportes de personas o entidades que en el 2010 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato, Art. 12 de la Resolución 8660 de 2010 ................................................................................................................... 125 CAPÍTULO X NORMATIVIDAD DE INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA, AÑO GRAVABLE 2010 ....................................... 135 10.1 Normograma de resoluciones y formatos de información exógena tributaria, año gravable 2010. ............. 135 10.2 Resolución 8654 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 141 10.3 Resolución 8655 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 145 10.4 Resolución 8656 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 147 10.5 Resolución 8657 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 149 10.6 Resolución 8658 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 152 10.7 Resolución 8659 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 154 10.8 Resolución 8660 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 157 10.9 Resolución 8661 de agosto 30 de 2010 .................................................................................................................................... 173 10.10 Resolución 011188 de agosto 30 de 2010 ............................................................................................................................ 175

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Capítulo I

Bases normativas en que se sustenta la exigencia de Información Exógena Tributaria por parte de la DIAN

1.1 DISTINCIÓN ENTRE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SUSTANCIALES Y FORMALES. Para entender un poco más el fundamento jurídico que tiene la DIAN para exigir que se le suministre Información exógena Tributaria, es necesario conocer la clasificación que las normas fiscales hacen hoy día sobre las obligaciones tributarias administradas por la DIAN. En efecto, las obligaciones tributarias administradas por la DIAN, y a cargo de los distintos sujetos pasivos de las mismas, están divididas básicamente en 2 grupos: a) Las obligaciones sustanciales: que se relaciónan con la obligación que tiene cada contribuyente de los impuestos administrados por la DIAN (IVA. Renta, retención, GMF, Aranceles, etc.) respecto a pagar dicho impuesto si incurre en el hecho generador del mismo.

Y en el concepto Unificado del IVA 001 de junio de 2003 de la DIAN (en el Título I, Capítulo 1, numeral 1.2), se menciona lo siguiente: En conclusión, la obligación tributaria sustancial nace de una relación jurídica que tiene origen en la Ley, y consiste en el pago al Estado del impuesto como consecuencia de la realización del presupuesto generador del mismo” (subrayado fuera del texto) b) Las obligaciones formales: Que son las enunciadas en los artículos 555 a 633 del E.T., y que contribuyen a que el contribuyente pueda cumplir con la obligación sustancial. Entre ellas se incluyen: • Inscribirse en el Registro Único Tributario- RUT (Art. 555-2 E.T.) • Expedir factura de venta (Art.615 del E.T.) • Elaborar y presentar las declaraciones tributarias (Art. 574 a 611 del E.T.) • Suministrar la información que la autoridad tributaria le exija, ya sea en respuestas a requerimientos ordinarios (Art. 684, literal “c”), o a través del reporte de información exógena tributaria anual en “medios magnéticos” (Art. 622 a 633 del E.T)1 Como se ve, los reportes de información Exógena Tributaria califican entonces en el grupo de “obligaciones formales”. Su ubicación en ese grupo implica varias particularidades propias de dichas obligaciones formales tales como por ejemplo que se les apliquen sanciones muy especiales (para nuestro caso, la contenida en el Art. 651 del E.T., artículo que está regulado con la Resolución 11774 de diciembre de 2005), o que la DIAN cuente con un plazo de tiempo especial para imponer tales sanciones (capítulo VI de esta publicación), o que a dichas obligaciones formales no las ampara el “beneficio de auditoría” que solo ampara a las declaraciones de Renta y de IVA y Retención en la fuente (Art. 689-1 y 705-1 del E.T.)

1.2 DISTINCIÓN DE LAS DISTINTAS CATEGORÍAS DE ENTIDADES O PERSONAS INFORMANTES. Sabiendo que algunas entidades y personas manejan información muy especializada, es por eso que en los artículos 623 hasta 631-1 del Estatuto Tributario se mencionan varias “categorías” de entidades informantes y

Al respecto, en el artículo 1 del Estatuto Tributario se dispone lo siguiente: “ARTICULO 1o. ORIGEN DE LA OBLIGACIÓN SUSTANCIAL. La obligación tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.”

Los artículos 622 a 633 existen hace mucho tiempo y por eso contemplan la expresión “medio magnético”; sin embargo, en vista de que desde el 2006 la DIAN estrenó sus “Servicios Informáticos electrónicos”, la información exigida no se suministra solo a través de “medios magnéticos” como el CD o una USB, sino que hoy día se puede, y se exige en la mayoría de los casos, suministrar la información por “medios electrónicos”, es decir, a través del portal de Internet de la DIAN. 1

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a cada uno de ellos se les pide un tipo de información específica a reportar. Así, tenemos que con los Art. 623, 623-1 y 623-2 (sic) se señala una información muy especial que se exige en forma exclusiva a las “Entidades del Sector Financiero” (Bancos, Cooperativas de ahorro y crédito, Fondos de Empleados, Fondos de Valores, Fondos de Pensiones, etc.) Igualmente, existen otros artículos con exigencia de información especializada y son: -El Art. 624, que exige información especializada a las Cámaras de Comercio; -El Art. 625, que exige información especializada a las Bolsas de Valores; -El Art. 626, que exige información especializada a las EPS, Fondos de Pensiones, ARP, SENA, ICBF y Cajas de Compensación; -El Art. 627, que exige información especializada a la Registraduría Nacional del Estado Civil; -El Art. 628, que exige información especializada los Comisionistas de Bolsa; -El Art. 629, que exige información especializada a los Notarios; -El Art. 629-1, que exige información especializada a los Tipógrafos elaboradores de facturas; -El Art. 630, que exige información especializada a los Jueces Civiles; -El Art. 631-1, que exige información especializada a los Grupos Empresariales (ley 222 de 1995). Pero con el Art. 631 (titulado “para estudios y cruces de información”) se le exige información a todo tipo de persona jurídica, o persona natural o sucesión ilíquida (contribuyente o no contribuyente del impuesto de renta), con tal que cumpla ciertos requisitos especiales. Esos reportes del artículo 631 se les exigen sin importar que al mismo tiempo le pueda corresponder presentar una o varias de las otras informaciones contenidas en los artículos que antes citamos. En relación con esos reportes, es muy importante saber que el Art. 631-2 del E.T., creado con la ley 863 de Diciembre de 2003, indica que el Director de la DIAN tiene facultades para estar manejando a su libre discreción los valores absolutos objeto de la información de que tratan los Art. 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del E.T. Por ello es que entonces cada año esos valores objetos de reporte (o los valores que fijan el criterio de quiénes deben presentar la información como el nivel de ingresos brutos en el año gravable anterior a aquel que se va a reportar) pueden estarse dejando igual a las de años anteriores o ser modificadas para aumentarlas o

disminuirlas. Es por eso incluso que los valores absolutos que se mencionaban hasta diciembre de 2003 en esos artículos del E.T. no tuvieron que quedar convertidos al estándar de la UVT (Unidad de Valor Tributario) tal como sí se hizo con todas las demás cifras que estaban contenidas en el Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias para cuando fue expedida la ley 1111 de diciembre de 2006 que fue la ley que hizo dicha conversión de valores absolutos a valores en UVT. Además, junto a todos esos informes definidos en los artículos del E.T., coexisten hoy día otros reportes exigidos a través de normas que no están contenidas en el Estatuto Tributario y que también podríamos calificar como pertenecientes al universo de los Reportes de Información exógena Tributaria (son exigidos en virtud de las facultades de fiscalización que se dan a la DIAN en el artículo 684 y 684-2 del E.T., o por causa de otras normas especiales). Tales reportes son: -Los exigidos en el Art. 58 de la Ley 863 de Diciembre de 2003, y que se entregan de forma mensual dentro del mismo año gravable por parte de cualquier entidad pública o privada que ejecute convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales (ver el Decreto 4660 Nov. de 2007, los reportes del año 2010 los hicieron siguiendo las instrucciones de la Resolución 13728 de Diciembre 17 de 2009; y los reportes del 2011 los realizarán siguiendo las instrucciones de la Resolución 8662 de Agosto 30 de 2010). -Los exigidos con la Resolución 12889 de Nov. de 2007 (modificada con las resoluciones 1274 de febrero de 2008, 3460 de abril de 2008 y 0924 de enero de 2009), los cuales se entregan en forma semestral dentro del mismo año gravable, y que corren por cuenta de las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de frigoríficos (sacrificio de animales para el consumo humano). -Los exigidos con la Resolución 4450 de mayo de 2008, los cuales se entregan semestralmente dentro del mismo año gravable, y que corre por cuenta de las personas naturales y jurídicas, y sus asimiladas, que procesan y/o comercializan pieles y/o cueros en desarrollo de las actividades de curtido, preparación y teñido de cueros y/o pieles y/o cueros de animales bovinos y bufalinos. -Los exigidos con la Resolución 14465 de Noviembre 28 de 2007, los cuales se entregan en forma bimestral dentro del mismo año gravable, y que corre por cuenta de las personas naturales o jurídicas que expidan y/o acepten facturación electrónica.2

2 Sobre esos tres reportes no ahondaremos en la presente obra, pues únicamente nos referiremos a los reportes que sí están regulados en el Estatuto Tributario, Art. 623 a 631-1 del E.T.

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1.3 PROCESO QUE RIGE LA EXPEDICIÓN DE RESOLUCIONES ANUALES QUE DEBE EMITIR LA DIAN ANTES DE FINALIZAR EL RESPECTIVO AÑO FISCAL. La información a que se refieren los Art. 623 hasta 631-1 del E.T. es una información que debe suministrase por periodos anuales.3 Por tal razón, para cada una de las “categorías” de entidades informantes que mencionamos anteriormente, la DIAN expide anualmente una Resolución especial individual en la que se aclara cuál es la información que se ha de reportar, a quienes les corresponde informarla, la forma de reportarla y los plazos para entregarla. Esas resoluciones deben publicarse por lo menos con dos meses de anticipación a la fecha en que finalizaría el respectivo año fiscal al cual pertenecerá la información (ver Art. 631, parágrafo 3). Además, si no se emite una nueva Resolución al llegar un nuevo año, se entiende que para ese nuevo año se empleará la más reciente Resolución anterior que se haya expedido. Por tanto, en relación con la información exógena tributaria correspondiente al año gravable 2010, la DIAN expidió, en Agosto 30 de 2010, un paquete de 8 resoluciones totalmente nuevas (resoluciones 8654 hasta 8661) las cuales reemplazan las que se habían expedido en abril de 2008 y Julio de 2009, excepto por el hecho de que casi la totalidad de los formatos mencionados en esas resoluciones del 2008 serán los mismos que se usarán para los reportes del año 2010.4

•

La Resolución 8655 reglamenta la información a suministrar por las Cámaras de Comercio (Art. 624 del E.T.)

•

La Resolución 8656 reglamenta la información a suministrar por las Bolsas de Valores (Art. 625 del E.T.) al igual que la que suministrarán los Comisionistas de Bolsa (Art. 628 del E.T.)

•

La Resolución 8657 reglamenta la información a suministrar por la Registraduría Nacional del Estado Civil (Art. 627 del E.T.)

•

La Resolución 8658 reglamenta la información a suministrar por los Notarios (Art. 629 del E.T.)

•

La Resolución 8659 reglamenta la información a suministrar por los Tipógrafos elaboradores de facturas (Art. 629-1 del E.T.)

•

La Resolución 8660 reglamenta la información a suministrar por los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (Art. 631 del E.T.)

•

La Resolución 8661 reglamenta la información a suministrar por los “Grupos empresariales” (Art. 6311 del E.T.)5

•

Resolución 011188, de Octubre 29 de 2010, expedida en virtud de lo indicado en el literal k del Art. 631 del E.T., ha exigido, por primera vez, que los contribuyentes que por el año gravable 2010 lleguen a estar obligados a presentar la declaración individual de precios de transferencia (formulario 120; artículos 260-4 y 260-8 del Estatuto Tributario y el artículo 1 de Decreto Reglamentario 4349 de 2004) le entreguen a la DIAN un nuevo formato (formato 1525) con los datos de los terceros comparables internos y externos que lleguen a usar en su proceso para definir los precios o márgenes de utilidad con que realizaron por el 2010 las operaciones con sus vinculados económicos del exterior.

Dichas resoluciones expedidas en Agosto 30 de 2010 reglamentan la información a suministrar por cada “categoría” de entidades y personas informantes así: •

La Resolución 8654 reglamenta la información a suministrar por las Entidades Financieras (Art. 623, 623-1 y 623-2(sic) del E.T.)

En relación con la información a que hace referencia el Art. 58 de la ley 863 de diciembre de 2003, esos reportes sí son mensualizados y se van entregando en el trascurso del propio año fiscal utilizando incluso un Prevalidador Tributario especial diseñado por la DIAN; los reportes de los frigoríficos y de los procesadores de cuero se entregan por periodos semestrales, usando igualmente un Prevalidador tributario especial para cada uno de ellos. 3

Véase entre los últimos artículos de cada una de las resoluciones 8654 a 8661 el artículo titulado “Formatos y especificaciones técnicas”; además, se debe resaltar que la información de cada año fiscal, para los informantes que no la hayan presentado oportunamente y les sea exigida por la DIAN dentro del plazo que tiene la DIAN para hacerlo, o para quienes les toque corregirla porque la DIAN les detectó errores o el propio informante los detectó, esos informes y/o sus correcciones se suministrarían con las resoluciones y el Prevalidador que rigieron para cada año fiscal. 4

Adviértase además que sobre la información que deben enviar los “Jueces Civiles” y las “Entidades de la seguridad social y parafiscales” (Art. 626 y 630 del E.T.), a tales informantes la DIAN no les ha expedido nuevas resoluciones desde hace varios años atrás y por consiguiente esas entidades harían sus reportes conforme a la más reciente Resolución que les haya emitido la DIAN.

5 Téngase presente que hasta los reportes del año gravable 2006 la DIAN se excedía diciendo que esos reportes del Art.631-1 le aplicaban también a los “Grupos económicos”. Ese exceso de las facultades de la DIAN produjo entonces varios fallos del Consejo de Estado, entre ellos el fallo 15626 Sep. 2007 y el 17236 de Septiembre 24 de 2009, en los que se dijo que la DIAN no podía hacer extensivo la exigencia de este reporte a los “Grupos económicos” pues solo le aplicaba a los “Grupos empresariales” y con ello la DIAN no volvió a decir en las resoluciones del año 2007 y siguientes con las que regula el Art. 631-1 del E.T. que la información le aplique también a los “Grupos Económicos”.

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Capítulo II

Análisis a las Resoluciones DIAN que regulan, por el año gravable 2010, la Información Exógena Tributaria

2.1 INFORMACIÓN EXIGIDA A LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA, (INCLUIDOS FONDOS DE VALORES, FONDOS DE INVERSIÓN, FONDOS MUTUOS DE INVERSIÓN, FONDOS COMUNES ORDINARIOS Y FONDOS DE PENSIONES), COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, ORGANISMOS COOPERATIVOS DE GRADO SUPERIOR, INSTITUCIONES AUXILIARES DEL COOPERATIVISMO, COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES Y FONDOS DE EMPLEADOS QUE REALICEN ACTIVIDADES FINANCIERAS Artículos 623, 623-1 y 623-2 (sic) del Estatuto Tributario. Resolución 8654 de Agosto 30 de 2010. ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? A los bancos y demás entidades vigiladas por la Superfinanciera, incluidos los Fondos de Valores, Fondos de Inversión, Fondos de Pensiones, Fondos Mutuos de Inversión, y sin que se tenga que tomar en cuenta ningún requisito especial sobre nivel de ingresos o patrimonio a Dic. 31 del año anterior (Dic. 31 de 2009). Es decir, aplica a la totalidad de esas entidades.

Resoluciones 8654 a 8659 y 8661 del 30 de agosto de 2010 que hacen referencia a los artículos 623 hasta 629-1, Y 631-1, del Estatuto Tributario. A lo largo de las siguientes páginas se han extractado los aspectos más importantes de cada una de las resoluciones 8654 a 8659 y 8661 de Agosto 30 de 2010, resoluciones que contienen las exigencias de información por el año gravable 2010 a las entidades especializadas mencionadas en los Art. 623 a 629-1 y 631-1 del E.T. El análisis a la Resolución 8660 se hará por aparte en el capítulo III.6

Para todos los efectos, adviértase que las cifras tributarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con estas resoluciones se reportan en PESOS, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

También aplica para Las Cooperativas de ahorro y crédito, Los Organismos cooperativos de grado superior, Las instituciones auxiliares del cooperativismo, Las cooperativas multiactivas e Integrales y Los Fondos de Empleados, sin importar sus niveles de ingresos o patrimonio a Dic. 31 del 2009, pero siendo el caso de que sean todas ellas entidades que realicen actividades financieras. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Deben reportar los datos (incluido las direcciones de correo urbano) respecto de: 1. Los cuenta habientes (principales y secundarios) de cuentas de ahorro y corrientes (vigentes o canceladas a diciembre 31 de 2010) que hayan tenido consignaciones durante 2010 superiores a los $25.000.000 (incluyendo de nuevo entre tales consignaciones los valores provenientes de préstamos otorgados por la entidad financiera reportante, pero sin sumar los cheques consignados y devueltos, y los traslados entre cuentas abiertas en la misma entidad reportante; ver parágrafo 1 del numeral 1 del Art. 1). En el reporte se debe señalar el tipo de concepto por el cual la cuenta ha merecido estar exonerada del 4xmil (Art. 879 del E.T. y recuérdese que en el sistema financiero cada cuenta habiente solo puede tener una única cuenta exonerada del 4 x mil). Se

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reportará al titular principal de la cuenta y a los secundarios y/o firmantes autorizados si los hay. Adicionalmente, se deberán reportar las consignaciones sin importar su monto para las cuentas corrientes y de ahorro de un mismo cuenta habiente cuando sus saldos consolidados a Dic. 31 de 2010 sean iguales o superiores a los $5.000.000.7 Estos dos topes de referencia antes mencionados fueron los mismos usados en los reportes del año 2009. Para este reporte usarán el formato 1019, versión 7, que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008. 2. Datos de quienes constituyeron CDTs (o inversiones similares) durante 2010 por más de $5.000.000 (por el 2009 el tope fue igual). Se reporta al titular principal de la inversión y a los secundarios si los hay. Además, si en la misma entidad sucedió que el inversionista únicamente “renovaba” un mismo CDT, tales “renovaciones” no se suman como nuevas inversiones del año aunque sí se reportará por lo menos el interés que el inversionista se haya ganado en dichas renovaciones (ver parágrafo del numeral 2 del Art. 1 Resol. 8654, y el concepto DIAN 018799 de Mar. 3 de 2006; usarán para este reporte el formato 1020, versión 6, que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008). 3. Datos de quienes hicieron operaciones durante el 2010 en fondos de Valores, o Fondos de Inversión, o Fondos mutuos de Inversión, o Fondos Comunes Ordinarios, o Cualquier tipo de Fondo, y que hayan sido superiores a $5.000.000 (por el 2009 el tope fue igual; usarán para este reporte el formato 1021, versión 6, que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008). 4. Datos de quienes hicieron ahorros voluntarios en fondos de pensiones durante 2010, sin importar su cuantía (por el 2009 el criterio fue el mismo). Para este reporte usarán el formato 1022, versión 7, que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008). 5. Datos de quienes hicieron consumos y/o avances con tarjetas de crédito superiores a $20.000.000 (Este dato solo lo reportan los vigilados por Superfinanciera; las demás entidades no lo reportan; por el 2009 el tope fue igual; usarán para este reporte el formato 1023, versión 6, que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008). 6. Datos de quienes hayan recibido ingresos por ventas recaudadas con tarjetas de crédito superiores a $10.00.000 (incluido el IVA) (Este dato solo lo reportan los vigilados por Superfinanciera; las demás entidades no lo reportan; por el 2009 el tope fue igual; usarán para este reporte el formato 1024, versión 6 que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008).

Superfinanciera y también los Fondos de Empleados.8 8. Datos de quienes presentaron durante el 2010 unos Estados Financieros de años anteriores acompañados de las respectivas declaraciones de renta de esos años, para un proceso de crédito, pero sucediendo que la utilidad contable antes de impuestos excedía en más de un 40% al valor de la renta líquida de la respectiva declaración, o que el patrimonio neto contable excedía en más de un 40% al patrimonio líquido de la declaración de renta (Art. 623-1 del E.T. y el artículo 7 de la Resolución). (Usarán para este reporte el formato 1025, versión 6 que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008). ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Adicionalmente, según el Art. 10 de la Resolución 8654, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. 9 Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A. (www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 11 Resol. 8654). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 11 en la Resolución 8654) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN.

7. Datos de a quienes se otorgó préstamos por más de $20.000.000 (Este dato lo reportan los vigilados por 7 Es claro que dar a conocer esta información desde agosto de 2010 facilitará que los evasores jueguen a no dejar esos saldos de más de $5.000.000 a diciembre 31 de 2010 en sus cuentas para no ser reportados.

Tómese en cuenta que con la Ley 1391 de Julio 1 de 2010 se hicieron varias modificaciones al Decreto-Ley 1481 de 1989 que regula el funcionamiento de los Fondos de empleados. Las demás entidades no hacen este reporte; por el 2009 el tope fue igual; usarán para este reporte el formato 1026, versión 6 que figura como anexo en la Resolución 3841 de abril de 2008.

Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”

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Plazos El plazo para hacer el reporte numero 8 de los que alistamos anteriormente (sobre Estados Financieros que mostraban diferencias superiores al 40% con la declaración de renta respectiva en los procesos de solicitud de crédito; Art. 623-1 del E.T.) se vencerá en la fecha que llegue a ser indicada en el Decreto de plazos 2011 que el Gobierno expedirá en Diciembre de 2010 (se puede presumir que se vencerá en Junio de 2011; ejemplo artículo 40 del Decreto 4929 de Dic. de 2009). Para los demás reportes, el Art. 9 de la Resol. 8654 volvió a fijar dos calendarios que dependerán de si la entidad informante, para la fecha en que entregará la información, es o no un “Gran Contribuyente” (al respecto, deberá tomarse en cuenta la Resolución sobre Grandes Contribuyentes que la DIAN expida en Diciembre de 2010 y en la cual se actualizará la lista de entidades “Grandes Contribuyentes” retirando a muchas de la lista e ingresando a otras; recuérdese que si alguien es nombrado “Grande Contribuyente”, en ese caso, en su RUT, le deberá figurar la responsabilidad “13-Grande Contribuyente”). Tales plazos son: GRANDES CONTRIBUYENTES:

Último Dígito

Fecha

2 3

25 de Abril de 2011 26 de Abril de 2011

4 5 6 7 8 9 0 1

27 de Abril de 2011 28 de Abril de 2011 29 de Abril de 2011 2 de Mayo de 2011 3 de Mayo de 2011 4 de Mayo de 2011 5 de mayo de 2011 6 de mayo de 2011

PERSONAS JURÍDICAS Contribuyentes):

(Que

son

Últimos Dígitos 21 a 25

Fecha 24 de marzo de 2011

26 a 30 31 a 35

25 de Marzo de 2011 28 de marzo de 2011

36 a 40 41 a 45 46 a 50

29 de marzo de 2011 30 de Marzo de 2011 31 de marzo de 2011

51 a 55 56 a 60

1 de Abril de 2011 4 de Abril de 2011

Últimos Dígitos 61 a 65

Fecha 5 de Abril de 2011

66 a 70 71 a 75 76 a 80 81 a 85 86 a 90 91 a 95 96 a 00 01 a 05 06 a 10 11 a 15 16 a 20

6 de Abril de 2011 7 de Abril de 2011 8 de Abril de 2011 11 de Abril de 2011 12 de Abril de 2011 13 de Abril de 2011 14 de Abril de 2011 15 de Abril de 2011 18 de Abril de 2011 19 de Abril de 2011 20 de Abril de 2011

La importancia de estos reportes que son entregados por los bancos y entidades financieras (en especial los referentes a montos de consignaciones efectuados durante el año 2010, o montos de CDTs y demás inversiones efectuadas durante el año, o consumos hechos con tarjetas de crédito durante el año) radica en que con ellos es como se podrá rastrear a las personas naturales que por el año 2010 quedarían obligadas a declarar renta. En efecto, y de acuerdo a lo contemplado en el artículo 594-3 del E.T., cualquier persona natural (sea asalariada, o Trabajador independiente o de menores ingresos) va a quedar obligada a presentar declaración de renta por el año 2010 si incumple, entre un total de 6 requisitos, alguno de los tres siguientes (artículo 8 del decreto de plazos que el Gobierno expida en Diciembre de 2010): - Sus consumos con tarjetas de crédito durante el año 2010 no debieron exceder de $68.754.000 (2.800 UVT x $24.555). -Sus compras y consumos totales en el año 2010 (en efectivo, más tarjetas de crédito, más cheques, más tarjetas débito, o permutas, etc.) no debieron exceder de $68.754.000 (2.800 UVT x $24.555).

Grandes

-El valor total de consignaciones bancarias, depósitos e inversiones financieras efectuadas durante el año 2010 no debieron exceder de $110.497.000 (4.500 UVT x $24.555). En todo caso, al haberse adelantado tanto la DIAN en publicar en Agosto de 2010 la Resolución 8654 para dar a conocer los montos de consignaciones bancarias y demás operaciones que harán que una persona o empresa quede reportada por las entidades bancarias, lo que pudo haber sucedido es que muchas de tales personas hayan decidido “jugar a no pasarse de los topes” (pues de Agosto 28 a diciembre 31 tenían 4 meses para manipular sus operaciones), algo que les hubiese sido más difícil hacer solo entre noviembre y diciembre de 2010 si la Resolución solo se hubiera dado a conocer en octubre de 2010 como era lo tradicional.

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2.2 INFORMACIÓN EXIGIDA A LAS CÁMARAS DE COMERCIO Artículo 624 del Estatuto Tributario. Resolución 8655 de Agosto 30 de 2010 ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? Cámaras de Comercio de Colombia, sin importar ningún criterio en especial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Datos de las sociedades (incluidas dirección y código de país) que se hayan creado o liquidado durante el año 2010 (sin importar el tipo de sociedad ni su capital social). Cuando se trate del dato de las sociedades creadas durante el año, se debe identificar a los socios o accionistas con sus respectivos aportes. Si son socios o accionistas del exterior, toca identificarlas con el Nit con que los mismos se identifican en el exterior; sino usan Nit en ese país, entonces se reportarán con los seudo-Nits especiales permitidos por la DIAN para estos casos los cuales inician en “444.444.001” y pueden avanzar esta vez hasta el 444.449.000.10 Formato a utilizar Usarán para este reporte los formatos 1038 (versión 6) y 1039 (versión 6), los cuales estaban contenidos como anexos en la Resolución 3842 de abril de 2008. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la Cámara de Comercio refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Además, según el Art. 6 de la Resolución 8657, el representante legal de la Cámara de Comercio queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A.; www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio 10 Se debe advertir que en el caso de las sociedades distintas de las anónimas, esa información que le exigen a las Cámaras de Comercio sobre socios de las sociedades creadas, y el dato de las sociedades liquidadas, es algo que la DIAN ya tiene dentro del RUT de tales sociedades; véase la página 4 del RUT de una persona jurídica; por tanto, la información solo le es útil a la DIAN si la sociedad creada fue una “anónima” pues para ese tipo de sociedades en el RUT solo le colocan los datos de los miembros de Junta directiva. Además, y pensando en el caso de las sociedades por acciones, no importa si el capital suscrito fue pagado o no pues lo que reporta la Cámara es el dato del “capital suscrito” sin importar si se pagó o no.

mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 7 Resolución 8655). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 7 en la Resolución 8655) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Plazos El plazo para este reporte se vencerá en la fecha que llegue a ser indicada en el Decreto de plazos 2011 que el Gobierno expedirá en Diciembre de 2010 (Art. 5 de la Resolución 8655). Se puede presumir que se vencerá en Junio de 2011 (ejemplo el artículo 40 del Decreto 4929 de Dic. de 2009 que fijó para junio 16 de 2010 el vencimiento del reporte por el 2009).

2.3 INFORMACIÓN EXIGIDA A BOLSAS DE VALORES Y COMISIONISTAS DE BOLSA Artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario. Resolución 8656 de Agosto 30 de 2010. ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? Bolsas de Valores de Todo Colombia, y personas jurídicas que funcionan como Comisionistas de Bolsa, ambos sin importar ningún criterio en especial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Las Bolsas de valores deberán reportar los datos (incluidas direcciones) de la totalidad de los comisionistas inscritos en la Bolsa y el valor acumulado de las transacciones realizadas por ellos en la bolsa durante el 2010 (sin importar su monto). Se le reporta también la comisión pagada al Comisionista y la retención que le practicó la Bolsa; usarán para este reporte el formato 1041, versión 6, que estaba incluido como anexo en la Resolución 3843 de abril de 2008. Los Comisionistas de Bolsa reportarán los datos (incluidos dirección y código del país de residencia) de las personas o entidades que efectuaron durante el 2010, y a través del respectivo Comisionista, enajenaciones o adquisiciones de acciones y demás papeles transados en bolsa cuando el valor acumulado en el año en cabeza de una misma persona sea superior a $10.000.000 (por el 2009 el tope fue igual); usarán para este reporte el formato 1042, versión 7 que estaba incluido como anexo en la Resolución 3843 de abril de 2008. Si la Comisionista tuviese que reportar a terceros domiciliados en el

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exterior, en ese caso los identificaría con el Nit con que ese tercero se identifica en el exterior, y si no se conoce dicho Nit, entonces se podrán usar los seudonits diseñados por la DIAN que empiezan en 444.444.001 y que esta vez podrán avanzar hasta 444.449.000.

lista de entidades “Grandes Contribuyentes” retirando a muchas de la lista e ingresando a otras; recuérdese que si alguien es nombrado “Grande Contribuyente”, en ese caso, en su RUT, le deberá figurar la responsabilidad “13Grande Contribuyente”). Tales plazos son:

¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”.

GRANDES CONTRIBUYENTES:

Último Dígito 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1

Adicionalmente, según el Art. 5 de la Resolución 8656, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”; además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Representante legal podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A.; www.certicamara.com.co). Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 6 Resolución 8656).

PERSONAS JURÍDICAS:

Últimos Dígitos 21 a 25 26 a 30 31 a 35 36 a 40 41 a 45 46 a 50 51 a 55 56 a 60 61 a 65 66 a 70 71 a 75 76 a 80 81 a 85 86 a 90 91 a 95 96 a 00 01 a 05 06 a 10 11 a 15 16 a 20

En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 6 en la Resolución 8656) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Plazos El plazo para el reporte de las Bolsas de Valores (Art. 625 del E.T.) vencerá en la fecha que llegue a ser indicada en el Decreto de plazos 2011 que el Gobierno expedirá en Diciembre de 2010 (Art. 4 de la Resolución 8656). Se puede presumir que se vencerá en Junio de 2011 (ejemplo el artículo 40 del Decreto 4929 de Dic. de 2009 que fijó para junio 16 de 2010 el vencimiento del reporte por el 2009). Para los reportes de las Comisionistas de bolsa, el Art. 4 de la Resol. 8656 volvió a fijar dos calendarios que dependerán de si la entidad informante, para la fecha en que entregará la información, es o no un “Gran Contribuyente” (al respecto, deberá tomarse en cuenta la Resolución sobre Grandes Contribuyentes que la DIAN expida en Diciembre de 2010 y en la cual se actualizará la

Fecha 25 de Abril de 2011 26 de de Abril de 2011 27 de Abril de 2011 28 de Abril de 2011 29 de Abril de 2011 2 de Mayo de 2011 3 de Mayo de 2011 4 de Mayo de 2011 5 de mayo de 2011 6 de mayo de 2011

Fecha 24 de marzo de 2011 25 de Marzo de 2011 28 de marzo de 2011 29 de marzo de 2011 30 de Marzo de 2011 31 de marzo de 2011 1 de Abril de 2011 4 de Abril de 2011 5 de Abril de 2011 6 de Abril de 2011 7 de Abril de 2011 8 de Abril de 2011 11 de Abril de 2011 12 de Abril de 2011 13 de Abril de 2011 14 de Abril de 2011 15 de Abril de 2011 18 de Abril de 2011 19 de Abril de 2011 20 de Abril de 2011

2.4 INFORMACIÓN EXIGIDA A LAS EPS, FONDOS DE PENSIONES, SENA, ICBF Y CAJAS DE COMPENSACIÓN

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Artículo 626 del Estatuto Tributario. No se expidió resolución. ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? EPS, Fondos de Pensiones, Sena, ICBF y Cajas de compensación. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Relación de quienes no se encuentren a paz y salvo por concepto de aportes a tales entidades. Por causa de este reporte, se entiende entonces el porqué la DIAN, en el reporte del literal “e” del Art. 631 del E.T. (artículo 4 de la Resolución 8660) pidió que la entidad o persona informante le reporte el total de pagos a las entidades de seguridad social y parafiscales incluido hasta el aporte del trabajador. Con un reporte en esas condiciones sí se podrá hacer entonces el cruce de información con este otro reporte que entregan directamente las entidades de la seguridad social y parafiscales. Formatos a Utilizar No aplica. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? Se entienden que sería únicamente en forma presencial llevando su reporte en un medio Físico (memoria USB) hasta la sede de la DIAN. El RUT de la entidad informante debe reflejar la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Plazos En los Decretos de plazos que el gobierno expide al final del año no se fijan plazos para este reporte, pero podría asimilarse a los otros vencimientos que sí se mencionan en dicho decreto, a saber, en junio de 2011 (ejemplo el Art. 40 del Dec. 4929 de Dic. de 2009).

2.5 INFORMACIÓN EXIGIDA A REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Artículo 627 del Estatuto Tributario. Resolución 8657 de Agosto 30 de 2010. ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? A la Registraduría Nacional del Estado Civil. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Información de las cédulas de personas fallecidas durante el 2010. Para entender por qué le es útil a la DIAN este dato, es importante conocer lo que dicen los Art. 650 y 791 del E.T. En esas normas se dice lo siguiente: “ARTICULO 650. SANCIÓN POR USO FRAUDULENTO DE CEDULAS. El contribuyente o responsable que utilice fraudulentamente en sus informaciones tributarias cédulas

de personas fallecidas o inexistentes, será denunciado como autor de fraude procesal. La Administración Tributaria desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión.” “ARTICULO 791. DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS CON PERSONAS FALLECIDAS. La Administración Tributaria desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión.” Por consiguiente, si los reportantes de la información exógena de la Resolución 8660 (donde se informa sobre beneficiarios de costos y gastos del 2010, o de IVAs descontables del 2010, o de pasivos a Dic. 31 de 2010) llegan a reportar datos con cédulas que la Registraduría diga que pertenecen a personas fallecidas, en ese caso se les puede iniciar el proceso por fraude. La única explicación aceptable sería que la operación la hayan hecho con la persona natural antes de fallecer, o que los familiares de la persona fallecida no hicieron posteriormente la liquidación de la sucesión y por ello las operaciones, hasta que se liquide la sucesión, se siguen haciendo con la cédula del fallecido (sucesión ilíquida). Formatos a Utilizar Usarán para este reporte el formato 1028, versión 7 que estaba contenido como anexo en la Resolución 3844 de Abril de 2008. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la Registraduría refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Adicionalmente, según el Art.4 de la Resolución 8657, el Registrador Nacional del Estado Civil queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Registrador podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A.; www.certicamara.com.co. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 5 Resolución 8657). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado

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“Contingencia” (Art. 5 en la Resolución 8657) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Plazos De acuerdo con el artículo 3 de la Resolución 8657 de Agosto de 2010, el plazo vencería el 1 de Marzo de 2011. Sin embargo, se debe estar pendiente de lo que establezca el Gobierno nacional en su decreto de plazos 2011 el cual será expedido en Diciembre de 2010 pues es posible que la fecha sea cambiada (ejemplo el Art. 40 del Dec. 4929 de Dic. de 2009 que fijó para el 3 de Marzo de 2010 el vencimiento para el reporte del 2009).

2.6 INFORMACIÓN EXIGIDA A NOTARIOS Artículo 629 del Estatuto Tributario. Resolución 8658 de Abril 30 de 2010 ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? A los notarios de todo Colombia, sin importar ningún criterio en especial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Datos de las personas o entidades que durante el año 2010 hayan efectuado enajenaciones de bienes o derechos ante la notaría, sin importar su cuantía (se reporta entonces operaciones desde $1= en adelante).11 Formatos a Utilizar Utilizará el formato 1032, versión 7 que estaba contenido como anexo en la Resolución 3845 de abril de 2008 12 11 Si el Notario tuviese que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso la Resolución 8658 no está indicando expresamente, como sí lo hacen otras resoluciones de exógena, que en ese caso el notario las identificaría con el Nit con que ese tercero se identifica en el exterior, o con los seudonits 444.444.001 hasta 444.449.000. Se entiende que sí los puede utilizar pues en el Art. 8 de la Resolución 8658 se dice que para reportar a los terceros podrán usar los tipos de documentos “42. Tipo de documento extranjero” (cuando se conoce el nit con que ese tercero se identifica en el exterior), o “43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN” (para cuando no se conoce ese Nit y se deben usar los seudonits 444.444.001 hasta 444.449.000.

12 En ese formato 1032 el notario solo debe reportar los valores que por retenciones en la fuente a título de renta llevaba cada mes al renglón 37 del formulario 350 para declaraciones mensuales de Retenciones en la fuente. Pero todas las demás | distintos, ya sea a título de renta, o de IVA o de Timbre, sí las reportaría en el formato 1002 a que hace referencia el artículo 5 de la Resolución 8660 pues

En todo caso, para ese formato 1032, y a diferencia de lo que sí sucede con el formato 1002, la DIAN todavía sigue sin indicar lo que sucedería si el notario practicó retenciones por venta de bienes o derechos ante su notaría, pero luego se presentaban devoluciones de tales retenciones (con terceros incluso diferentes entre sí) y las devoluciones de un mes eran mayores a las retenciones practicadas. En esos casos es posible que no hayan existido valores para llevar a la Declaración de Retención en la fuente (porque las devoluciones del mes fueron mayores a las retenciones del mes y en las declaraciones no se pueden llevar valores negativos). ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT del Notario refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Según el Art. 5 de la Resolución 8658, el notario queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” expedida por la DIAN. Además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Notario podría usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A.; consúltese www.certicamara.com.co. Téngase presente que si el Notario ya tiene firma digital por razón de que se haya obligado a presentar declaraciones virtualmente (Art. 1 Resolución DIAN 01336 de Febrero de 2010), en ese caso con ese mismo mecanismo de firma digital será con el que presente sus reportes de información exógena 2010. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 6 Resolución 8658). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 6 en la Resolución 8658) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Plazos Según el artículo 4 de la Resolución 8658, los plazos dependen de los dos últimos dígitos del Nit del Notario. Tales plazos son: ese formato 1002 también lo deben presentar todos los que hayan sido agentes de retención durante el 2010.

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Últimos Dígitos 21 a 24 25 a 28 29 a 32 33 a 36 37 a 40 41 a 44 45 a 48 49 a 52 53 a 56 57 a 60 61 a 64 65 a 68 69 a 72 73 a 76 77 a 80 81 a 84 85 a 88 89 a 92 93 a 96 97 a 00 01 a 04 05 a 08 09 a 12 13 a 16 17 a 20

trabajo de impresión; además, si el trabajo de tipografía de facturación se le hizo a una persona del Régimen simplificado, en ese caso la casilla donde se le informaría el “numero de resolución de autorización de la numeración” se diligenciaría con un cero (Parágrafo del Art. 2 de la Resolución 8659).

Fecha 16 de Febrero de 2011 17 de Febrero de 2011 18 de Febrero de 2011 21 de Febrero de 2011 22 de Febrero de 2011 23 de Febrero de 2011 24 de Febrero de 2011 25 de Febrero de 2011 28 de Febrero de 2011 01 de Marzo de 2011 02 de Marzo de 2011 03 de Marzo de 2011 04 de Marzo de 2011 07 de Marzo de 2011 08 de Marzo de 2011 09 de Marzo de 2011 10 de Marzo de 2011 11 de Marzo de 2011 14 de Marzo de 2011 15 de Marzo de 2011 16 de Marzo de 2011 17 de Marzo de 2011 18 de Marzo de 2011 22 de Marzo de 2011 23 de Marzo de 2011

Formatos a Utilizar Utilizarán el formato 1037, versión 7, el cual está incluido como en anexo en la Resolución 03846 de abril de 2008.13 ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la tipografía de persona jurídica, o el RUT del tipógrafo persona natural, reflejen la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Luego, se deberá tomar en cuenta lo indicado en el Art. 4 de la Resolución 8659, a saber: 1. Si para la fecha en que se vencen sus reportes de información exógena sucede que la empresa de tipografía (de persona natural o jurídica) están obligados a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual (resolución DIAN 01336 de Febrero de 2010) o a cumplir otros deberes legales en forma virtual, entonces también quedan obligados a hacer el reporte de información exógena (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN.

2.7 INFORMACIÓN EXIGIDA A TIPÓGRAFOS ELABORADORES DE FACTURAS DE VENTA O DOCUMENTOS EQUIVALENTES Artículo 629-1 del Estatuto Tributario. Resolución 8659 de Agosto 30 de 2010. ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? A todas las empresas de Tipografía (de personas jurídicas o de personas naturales) que sin importar su nivel de ingresos o patrimonio en diciembre del año anterior (en este caso a diciembre de 2009) hayan efectuado durante el 2010 trabajos de elaboración de facturas de venta o documentos equivalentes a factura. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Los datos de sus clientes atendidos durante 2010 (sin incluir direcciones) y los datos de las facturas que les tipografiaron (el rango de numeración tipografiada, el numero de la Resolución de autorización de facturación con la que se autorizó por parte de la DIAN dicha numeración de las facturas, y la fecha en que se hizo el

2. Si para la fecha en que se vencen sus reportes de información exógena sucede que no están obligados a cumplir con declaraciones tributarias u otras obligaciones en forma virtual, entonces entregaría sus reportes de información exógena de manera presencial en cualquier sucursal de la DIAN en Colombia. Adviértase que si la tipografía también tiene que entregar el formato 1002 mencionado en la Resolución 8660 por haber sido agente de retención en la fuente durante el 2010, y ese formato 1002 es el único que de entre los mencionados en la Resolución 8660 le corresponde entregar, entonces puede entregar ambos formatos (el 1037 y el 1002) en forma presencial. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 6 Resolución 8659). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año gravable 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 6 en la Resolución 8659) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el

13 En ese formato 1037 no existe la casilla para “tipo de documento” pues se entiende que todo cliente que fue a solicitar trabajos de facturación tiene que contar con “Nit” expedido por la DIAN; por tanto, a todos los terceros incluidos en dicho formato siempre se les deberá reportar con ese Nit, pero el dato del dígito de verificación de dicho Nit no es obligatorio diligenciarlo.

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portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Plazos Según el Art. 3 de la Resolución 8659, los plazos (sin importar si se trata de una tipografía de persona jurídica o una tipografía de persona natural) se vencerán, según los dos últimos dígitos del Nit del reportante, así:

2.8. INFORMACIÓN EXIGIDA A JUECES CIVILES

Artículo 630 del Estatuto Tributario. No se expidió Resolución. ¿A quiénes les corresponde hacer el reporte? A todos los Jueces Civiles de Colombia, sin importar ningún criterio en especial. Tipo de información que reportaron por el 2010 Los datos de quienes suscribieron títulos valores y que hayan sido presentados ante el Juez durante el 2010 en un proceso ejecutivo de “mayor cuantía” (los que superen 90 salarios mínimos; Art.19 del Código Civil). Esto sirve para que la DIAN rastree la responsabilidad de las partes frente al impuesto de timbre (Art. 519 y siguientes del E.T.). Formatos a Utilizar No aplica. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? Se entendería que sería en forma únicamente presencial llevando el “oficio” elaborado por el juez, tal como lo menciona el Art. 630 del E.T. (Concepto DIAN 048967 de julio 21 de 2005). Plazos El juez hace el reporte cada vez que se inicie el proceso ejecutivo.

2.9. INFORMACIÓN EXIGIDA A GRUPOS EMPRESARIALES Artículo 631-1 del Estatuto Tributario. Resolución 8661 de Agosto 30 de 2010. ¿A quiénes se exigen los reportes de esta Resolución? A la persona jurídica (con o sin ánimo de lucro), o a la persona natural comerciante, que al cierre del año 2010 tenga la condición de “Matriz” (socio o accionista mayoritario) dentro de cualquier “Grupo Empresarial”14 En caso de que la “Matriz” sea una entidad del exterior que no tiene sucursales en Colombia, el Art. 2 indica que el informe lo hará la subordinada en Colombia que tenga mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2010 dentro del Grupo Empresarial. Además, es importante destacar que en el Art. 3 de la Resolución 8661 se dispuso que solamente si la “matriz” del grupo empresarial es una persona jurídica de naturaleza no societaria (por ejemplo que sea una 14 Los “Grupos empresariales” son los que cumplen las condiciones mencionadas en los artículos 28 y siguientes de la ley 222 de 1.995, y deben hacer figurar la inscripción de dicho Grupo empresarial en el registro mercantil de todas las sociedades que componen dicho Grupo; además, y de acuerdo con las sentencias del Consejo de Estado 15309 de mayo de 2007, 15626 de Septiembre de 2007 y 17236 de Septiembre de 2009, la DIAN ya no puede exigirle la información a los simples “Grupos económicos” como pretendió hacerlo hasta los reportes del año gravable 2006

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Fundación o Agremiación), o si la “matriz” es una persona natural no comerciante, que en esos casos el reporte lo haría la subordinada con mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2010 dentro del grupo empresarial. ¿Qué tipo de información van a reportar por el 2010? Las personas o entidades Matrices de los Grupos Empresariales deben enviar, a más tardar el 30 de Junio de 2011, los datos de los Estados financieros Consolidados Contables a diciembre 31 de 2010 del Grupo Empresarial. También deben detallar quiénes son las entidades subordinadas nacionales y las subordinadas del exterior (a las del exterior, toca identificarlas con el Nit con que las mismas se identifican en el exterior; sino usan Nit en ese país, entonces se reportarán con los seudonits especiales permitidos por la DIAN para estos casos los cuales inician en “444.444.001” y pueden avanzar esta vez hasta el 444.449.000) Formatos a Utilizar Utilizan los formatos 1034 (versión 6), 1035 (versión 6) y 1036 (Versión 7) que estaban incluidos como anexos en la Resolución 3838 de abril de 2008. ¿De qué manera harán la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona informante refleje la responsabilidad “14informante de Exógena”. Según el Art. 7 de la Resolución 3848, el representante legal de la entidad reportante, o la persona natural comerciante reportante, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”; además, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, se podrá usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A.; www.certicamara.com.co).

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo Art. 8 Resol. 8661). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año gravable 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 8 en la Resolución 8661) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Plazos Según la Resolución 8661, y sin importar si la entidad matriz es persona jurídica grande contribuyente, o si es persona jurídica no grande contribuyente, o si es una persona natural, el plazo vence en junio 30 de 2011. Pero deberá estarse pendiente de si en el decreto de plazos que el Gobierno expida en Diciembre de 2010, ese plazo se pueda cambiar (ejemplo el Art. 40 del Dic. 4929 de Dic. de 2009 que dio plazo hasta 1 de Julio de 2010 para entregar los reportes del 2009).

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Capítulo III

Análisis a la información exigida por el año gravable 2010 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN

hasta “k”); o se relacionan con la compra de activos fijos durante el año (literal “j”); o se relación con asuntos propios de las “obligaciones formales” de los contribuyentes como por ejemplo informar la numeración de las facturas de venta que emplearon para el registro de sus ventas (literales “l” y “m”). El texto oficial de ese artículo actualmente dice lo siguiente15: “ARTICULO 631. PARA ESTUDIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la Administración de Impuestos, el Director de Impuestos Nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos: a. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicación del valor de las acciones, aportes y demás derechos sociales, así como de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles. b. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido.

Artículo 631 del Estatuto Tributario. Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. Como lo dice el título del artículo 631 del E.T., esta información es solicitada para hacer “cruces de información” entre los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (Renta, Retenciones en la fuente, IVA). En la práctica, equivale a enviarle a la DIAN los “anexos” de las declaraciones tributarias del año gravable 2010 para que la DIAN efectúe todos los cruces de información entre los “anexos” de todos los que terminen siendo informantes o para rastrear la obligación de declarar renta de las personas naturales y sucesiones ilíquidas que pueden o no estar obligadas a declarar al final del año. Pero veamos algunos detalles importantes sobre la forma en que la DIAN decide qué tanta de la información del Art. 631 del E.T. entra a exigir cada año. El Art. 631 del E.T. está compuesto de 13 “literales” (desde el “a” hasta el “m”), y cada uno de ellos se relaciona con un punto distinto de la información tributaria que los contribuyentes y no contribuyentes diligenciaron en sus declaraciones tributarias del año gravable (literales “a”

c. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente, concepto y valor de la retención y ciudad donde les fue practicada. d. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicación del concepto y valor acumulado por beneficiario. e. <Literal modificado por el artículo 133 de la Ley 223 de 1995>. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a….; con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable. f. <Literal modificado por el artículo 133 de la Ley 223 de 1995>. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada 15 Las cifras en valores absolutos que allí se mencionan se actualizaban cada año hasta el año 2003, pero desde 2003 en adelante, por causa de que la Ley 863 de diciembre de 2003 agregó al E.T. el artículo 631-2, entonces no volvieron a actualizarse; eso se comenta más adelante después de la cita del texto de la norma.

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una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo año gravable sea superior a… con indicación del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso. g. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron los ingresos, con indicación de la cuantía de los mismos. h. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, con indicación de su valor. i. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, con indicación del valor del crédito. j. Descripción de los activos fijos adquiridos en el año, cuyo costo de adquisición exceda de ….., con indicación del valor patrimonial y del costo fiscal. k. La discriminación total o parcial de las partidas consignadas en los formularios de las declaraciones tributarias. l. <Literal adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997>. El valor global de las ventas o prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicación del número y tipo de máquina registradora y/o intervalos de numeración de facturación de venta utilizada en el año, ciudad y dirección del establecimiento; m. <Literal adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997>. Cuando el valor de la factura de venta de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos, que constituyan costo, deducción u otorguen derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, sea superior a ocho millones cien mil pesos ($8.100.000), se deberá informar el número de la factura de venta, con indicación de los apellidos y nombres o razón social y el NIT del tercero. PARAGRAFO 1o. La solicitud de información de que trata este artículo, se formulará mediante Resolución del Director de Impuestos Nacionales, en la cual se establecerán, de manera general, los grupos o sectores de personas o entidades que deben suministrar la información requerida para cada grupo o sector, los plazos para su entrega, que no podrán ser inferiores a dos (2) meses, y los lugares a donde deberá enviarse. PARAGRAFO 2o. Cuando se trate de personas o entidades que en el último día del año inmediatamente anterior a aquél en el cual se solicita la información, hubieren poseído un patrimonio bruto superior a…, o cuando los ingresos brutos de dicho año sean superiores a…., la información a que se refiere el presente artículo, deberá presentarse en medios magnéticos que sean procesables por la Dirección de Impuestos Nacionales.

PARAGRAFO 3o. Parágrafo adicionado por el artículo 14 de la Ley 383 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> La información a que se refiere el presente artículo, así como la establecida en los artículos 624, 625, 628 y 629 del Estatuto Tributario, deberá presentarse en medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico, para la transmisión de datos, cuyo contenido y características técnicas serán definidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo menos con dos meses de anterioridad al último día del año gravable por el cual se solicita la información”. Cada año entonces la DIAN decide cuanta de esa información (es decir, cuántos de esos 13 “literales”) son los que se deberán desarrollar o trabajar. No necesariamente debe solicitar la información de todos a la vez. Sucede además que según el parágrafo 2 del Art. 631, la obligatoriedad de reportar la información de uno o todos los literales de este artículo debía depender de los topes de patrimonio bruto, o de ingresos brutos, que tuvieran las personas jurídicas y las personas naturales (obligadas y no obligadas a llevar contabilidad) a Dic. 31 del año anterior al que pertenece la información que se solicita. Esos topes iban subiendo de año en año como sucede con todas las cifras absolutas del E.T. (Art. 868 y 869 del E.T.). Pero con el Art. 23 de la ley 863 de Dic. de 2003 se agregó al E.T. un nuevo artículo, el Art. 631-2, y allí se indicó que los topes a Dic. 31 del año anterior serán manejados A VOLUNTAD del director de la DIAN. Dicho artículo dice lo siguiente: “ARTÍCULO 631-2. VALORES DE OPERACIONES OBJETO DE INFORMACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 23 de la Ley 863 de 2003>. Los valores y datos, de que tratan los artículos 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del Estatuto Tributario, así como los plazos y los obligados a suministrar la información allí contemplada, serán determinados mediante Resolución expedida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en forma individual o acumulada respecto de las operaciones objeto de información. PARÁGRAFO. El Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presentará anualmente un informe al Congreso de la República, dando cuenta de los resultados de gestión obtenidos por la entidad con la información reportada por los obligados.” Es entonces por causa de esta norma que cada año el Director de la DIAN puede “jugar” con los topes o tipo de información que quiera solicitar y en consecuencia fue por eso que todos esos valores absolutos que antes estaban contenidos en los Art. 623 hasta 631 no se volvieron a “actualizar” en los años 2004 y siguientes y mucho menos tuvieron que ser convertidos al estándar de la UVT con la ley 1111 de Dic. de 2006. De todas formas, podemos hacer a esta altura un repaso histórico sobre esos topes de patrimonio o ingresos (los

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que se han usado para hacer exigible la información del Art. 631 del E.T., en especial para los años que todavía

pueden llegar a ser exigidos por la DIAN sino se le han presentado; Art. 638 del E.T.):

Resumen de los parámetros que han obligado a personas naturales (obligadas o no a llevar contabilidad) y personas jurídicas (con o sin ánimo de lucro, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio) a tener que presentar la información del Art. 631 del E.T. en los años más recientes (años que todavía pueden ser exigidos por la DIAN si no se han presentado; Art. 638 del E.T.)

Las operaciones del Año Gravable

Debían ser reportadas por

Si el Patrimonio Bruto a Dic. 31 del año anterior fuese mayor a

O si los ingresos Brutos del año anterior fuesen mayores a $1.500.000.000, (para la mayoría de los literales, aunque no para todos)

Ver Resoluciones

2007

Personas Jurídicas y Naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio

No aplica

2008

Personas Jurídicas y Naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio

No aplica

$1.100.000.000, (para la mayoría de los literales, aunque no para todos)

3847 de abril de 2008

2009

Personas Jurídicas y Naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio

No aplica

$1.100.000.000, (para la mayoría de los literales, aunque no para todos)

7935 de Julio de 2009

Aclarado lo anterior, se establece entonces que de los 13 literales de los que se compone el Art. 631 del E.T. (literales “a” hasta el “m”), la DIAN ha pedido, a través de su Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010, que por el año gravable 2010 solo se desarrollen 9 literales, a saber, los literales “a”, “b”, “c”, “d”, “e”, “f”, “h”, “i” y “k”. Y de acuerdo con las instrucciones contenidas en los artículos 1 y 2 de dicha Resolución, se entiende que ciertos reportantes desarrollarán solo algunos de esos literales (por ejemplo, algunos solo tendrán que reportar la información del literal “b” sobre retenciones practicadas a terceros, y otros solamente la información del literal “e” sobre pagos a terceros), pero que otros reportantes sí tienen que desarrollar la información de varios de esos literales (se debe examinar cada caso en particular). Por eso pasaremos a mirar en detalle quiénes, y de qué forma, desarrollarán cada uno de esos 9 literales que la DIAN ha pedido que se deben desarrollar por el año 2010.

12690 de Oct. de 2007

Importante: Los siguientes son comentarios que tienen pertinencia para el desarrollo de cualquiera de los reportes exigidos en la Resolución 8660: 1) Para quienes tengan que llegar a utilizar los “seudonits” que se mencionan en el texto de la Resolución 8660 con los cuales se identificaría a los terceros ubicados en el exterior (“seudo-nits” que empezarían con el numero 444444000 y que pueden avanzar de uno en uno esta vez hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo-nit de esos a algún beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar en todos los distintos reportes (Socio, Costo o Gasto, Retención practicada, Cuenta por cobrar, Cuenta por pagar, patrimonio, etc.) con ese mismo “seudo-nit”. 2) Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la Resolución 8660 se reportan EN PESOS, sin decimales, ni comas, ni formulas.

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3) En relación con el monto de los ingresos brutos por $1.100.000.000 a Dic. 31 de 2009 y que sirven de referencia para saber si la persona natural, o persona jurídica queda obligada a efectuar algunos de los reportes mencionados en la Resolución, es importante precisar lo siguiente:

para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN.

a) Los ingresos brutos que se han de examinar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2009, involucrando tanto los denunciados en la sección de “rentas ordinarias” (renglón 45 del formulario 110 declaración de renta 2009, o el renglón 39 en el formulario 210 declaración de renta 2009) como los que figuren en la sección de “ganancias ocasionales” (renglón 65 del mismo formulario 110, o el 53 en el formulario 210). Lo anterior, por cuanto así lo dispone el parágrafo del Art. 1 de la Resol. 8660 de Ago. de 2010; Concepto DIAN 016455 de Febrero de 2009.

6) En el texto del parágrafo del artículo 2 de la Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010 se repitió la misma instrucción que se había establecido en las Resoluciones 3847 de abril de 2008 y 7935 de Julio de 2009, a saber, que las sociedades y las sucesiones ilíquidas que se liquidaron antes de la expedición de la Resolución pero sin haber cancelado su RUT, a todas ellas se les iva a exigir que antes de poder ir a cancelar su RUT entregaran entonces la información que les correspondiera de acuerdo con lo exigido en la Resolución 8660 y que corresponda a la fracción del año 2010 por el cual efectuaron operaciones; es decir, reportarían las retenciones practicadas a terceros en esa fracción de año, o el detalle de los IVAs descontables y generados declarados en esa fracción del año, o los pagos a terceros, etc., pero no reportarían los “saldos de Deudores a Dic. 31 de 2010”, ni de “pasivos a Dic. de 2010”, ni de “socios o accionistas a Dic. de 2010” pues justamente esas entidades no alcanzaron a llegar a Dic. 31 de 2010. Las que se hayan liquidado después de expedida la Resolución, también tendrán que entregar la información que les corresponda antes de permitirles cancelar su RUT.

b) Del punto anterior se exceptúa a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos y derivados del petróleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus ingresos brutos se determina mediante multiplicar el respectivo margen de comercialización señalado por el gobierno por el número de galones vendidos y restándole luego el margen de pérdida por evaporación. c) En el caso de las Cooperativas de Trabajado Asociado, esos $1.100.000.000 a Dic. de 2009 se examinarían involucrando todo el valor que en ese año facturaron dichas CTAS., es decir, incluyendo los dineros que eran para el asociado y los que eran para la CTA. (Concepto DIAN 55690 de Ago. 16 de 2005 y el concepto de Supersolidaria 20091100086401 de Mayo 11 de 2009 que confirma que en las CTAS., el ingreso para el asociado no se contabiliza como “ingresos recibidos para terceros” pues si así lo hicieran se estaría configurando una intermediación laboral expresamente prohibida en el Art. 17 del decreto 4588 de 2006). 4) En el caso de los obligados a hacer la entrega de los formatos de manera virtual, la norma dice que si la DIAN lo autoriza entonces el Representante legal de la entidad reportante, o la persona natural misma obligada a hacer el reporte, podrían usar una “firma digital” de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, ejemplo las que expide Certicamara S.A.; www.certicamara.com.co. 5) Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio con mínimo tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento; Parágrafo del Art. 21 Resolución 8660). En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del año 2009, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (Art. 21 en la Resolución 8660) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más

7) En los casos en que durante el año 2010 se hayan producido “Fusión de sociedades”, la obligación de reportar recae en la sociedad absorbente o la nueva que surge de la fusión. Ellas reportarían todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fracción de año 2010 la(s) sociedad(s) que desapareció en el proceso de fusión (Concepto DIAN 06973 de Enero 25 de 2007). 8) En el caso de escisión de sociedades durante el 2010, la obligación de hacer los reportes del Art. 631 recae en las nuevas sociedades producto de la escisión pero ellas podrán definir cual de esas sociedades nuevas reporta la información de las operaciones que por la fracción del año 2010 alcanzó a realizar la sociedad escindida (Concepto DIAN 06973 de Enero 25 de 2007). 9) En cuanto a las direcciones con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero en la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligación por tanto estar averiguando si para la fecha en que se entregaría el reporte ese tercero haya cambiado de dirección (Nota: en estos casos es donde se podría volver inútil para la DIAN el contar con direcciones que ya no servirían, o incluso, es desgastante que los reportantes envíen a la DIAN las direcciones de terceros que por tener RUT ya tienen reportada esa dirección a la DIAN; además, se podría estar violando lo indicado en el artículo 44 de la Ley antitrámite, ley 962 de 2005, que indica que si un sujeto ya le envió información a la DIAN, la DIAN no tiene

que volvérsela a solicitar; por tanto, si un reportante de exógena ya le mandó en años anteriores las

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direcciones de ciertos terceros, entonces sobre esos mismos terceros direcciones…)

debería

volver

haya distribuido en el año 2010, sin importar su monto17

mandarle Para hacer el reporte, se deben seguir los siguientes pasos:

10) Si no se conoce el digito de verificación de un Nit, y se quiere hacer más completo el reporte, se puede entonces utilizar la herramienta en Excel llamada “calculador automático de Nits”, la cual está incluida dentro de los CDS que acompañan esta obra. Recuérdese que en las instrucciones que traen los formatos diseñados por la DIAN se dice que el dígito de verificación de un Nit solo se reporta si se conoce.

3.1 INFORMACIÓN RESPECTO DE SOCIOS, ACCIONISTAS, COOPERADOS Y COMUNEROS A DIC. 31 DE 2010 Literal “a” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 3 Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿A quiénes les corresponde desarrollar dicho literal? Solo a las Personas jurídicas con ánimo de lucro, a las Cooperativas de todo tipo y a las Empresas comunitarias, pero siempre y cuando cumplan alguna de las siguientes dos condiciones:

1) Tanto a los socios, accionistas, cooperados o comuneros domiciliados en Colombia como a los Domiciliados en el exterior, solo se les incluirá en el reporte sí el valor nominal de su aporte social a Dic. 31 de 2010 supera los $5.000.000 (cuenta 3105 ó 3115 en el PUC de comerciantes para las sociedades comerciales y las Empresas Comunitarias; ó la cuenta 3105 en el PUC de las cooperativas para el caso de tales entidades). Los socios, cooperados o comuneros que tengan aportes por debajo de ese monto, no serán reportados (ni siquiera con el registro consolidado de las “cuantías menores” que sí se usa en otros reportes del Art. 631 como se verá más adelante). Téngase presente que no importa si la empresa reportante estuvo o no sujeta al régimen de precios de transferencia por el 2010, en cualquier caso deberá detallar, uno a uno, a sus socios, accionistas, cooperados o comuneros del exterior, que sí posean el aporte social con valor nominal superior a los $5.000.000, identificándolos con el Nit que usen en ese país. Si no se tiene dicho dato, entonces se les reportará con los seudo-nits que se mencionan en la Resolución, los cuales equivalen a un tipo de documento “43” y empiezan con 444.444.001 pero pueden avanzar de uno en uno , esta vez hasta el 444.449.000.

Ser declarantes de renta que a Dic. 31 del año anterior al que corresponderá la información (es decir, a diciembre de 2009) hubiesen tenido ingresos brutos fiscales superiores a $1.100.000.000.

2) Si se cumple con ese criterio anterior, entonces, dependiendo de si se trata de una sociedad comercial, o una Cooperativa o una Empresa comunitaria, se debe proceder así:

Ser Persona jurídica con ánimo de lucro, o Cooperativa o Empresa comunitaria que sin importar sus ingresos brutos a Dic. de 2009 en todo caso era un “Gran contribuyente” para la fecha en que se publicó la resolución en el Diario oficial (Diario oficial 47819 de Septiembre 1 de 2010). Esto quiere decir que no se toman en cuenta las actualizaciones que efectúe la DIAN posteriormente a la lista de Grandes Contribuyentes con su Resolución que expida en Diciembre de 2010 en la cual le retire la condición de Grandes Contribuyentes a unas entidades o se la imponga a otras.

a) El reportante que sea sociedad comercial, o el reportante que sea Empresa Comunitaria, reportará como “valor patrimonial del aporte” del socio o accionista a Dic. 31 de 2010 el resultado que se obtenga de tomar el porcentaje de participación que el socio o accionista tenga a Dic. 31 de 2010 y multiplicarlo por el patrimonio líquido fiscal de la sociedad o Empresa comunitaria a Dic. 31 si es positivo (Renglón 41 de su declaración de renta 2010). Cuando el valor a reportar del aporte a Dic. 31 sea negativo, el valor patrimonial del aporte deberá informarse como cero (0). Y en cuanto al valor de las participaciones y/o dividendos, solo las sociedades comerciales serán las que lo reporten, y lo harán sin importar el monto de la participación o dividendo distribuido.18

¿Cuál información se solicita? Datos (incluidas direcciones y código del país) de algunos de los socios o accionistas a Dic. 31 de 2010 (caso de las personas jurídicas con ánimo de lucro), o de algunos de los asociados a Dic. 31 de 2010 (caso de las cooperativas), o de algunos de los comuneros a Dic. 31 de 2010 (caso de las Empresas Comunitarias).16 Igualmente, se deberá reportar el valor de los dividendos y/o participaciones (caso de las sociedades comerciales), o de los remanentes (caso de las cooperativas) que se les

16 Se deben incluir todos los socios, accionistas, asociados o comuneros, es decir, tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior.

b) El reportante que sea Cooperativa reportará como “valor patrimonial del aporte del asociado” el valor contable que le figura en las cuentas del PUC de Cooperativas código 3105 (aporte social) y 3110 (fondo

Las empresas comunitarias no reportan este aspecto.

18 Si algún socio o accionista recibió dividendos o participaciones durante el 2010 pero ya no era socio o accionista a Dic. 31 de 2010, a ese socio no se le reportan ni siquiera los dividendos que sí recibió durante el 2010; allí la DIAN está dejando de recibir información importante.

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de revalorización de aportes). En cuanto al valor de los remantes que se le hayan distribuido al asociado durante el año 2010, el valor lo tomará de lo que durante el año 2010 fue debitado en el fondo (reserva) de protección de aportes (cuenta 3205 en el PUC de cooperativas), fondo que a su vez tuvo que haber sido creado con remanentes de años anteriores al 2010. Formatos a Utilizar Formato 1010, versión 7 (que está contenido como anexo 1 en la Resolución 7935 de Julio de 2009, modificada con la Resolución 010141 de Septiembre de 2009). Allí se exigen las direcciones (tanto de los socios, accionistas, cooperados y comuneros domiciliados en Colombia como las de los socios, accionistas, cooperados y comuneros domiciliados en el exterior), solo que cuando se trate de los domiciliados en el exterior entonces los datos de “Código del Dpto.” y “código del municipio” no se diligenciarán. Si en vez de cedula se reporta el “Nit” (tipo de documento “31”), en ese caso el “dígito de verificación del Nit” se informa solo si se conoce.

declaración de renta, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos). Lo triste en este caso es que aunque esa corrección a la declaración de renta no generaría sanción, en todo caso, porque sí se haría necesario entrar a corregir el reporte de información exógena, entonces la sanción vendría justamente por ese otro lado. Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.1 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a Dic. 31 de 2010.19

Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Y que el representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.

3.2 INFORMACIÓN RESPECTO A RETENCIONES EN LA FUENTE (DE RENTA, IVA Y TIMBRE) PRACTICADAS A TERCEROS DURANTE EL 2010

Adicionalmente, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”).

Literal “b” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 5 Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010.

Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte dependerán de si el reportante era Grande Contribuyente en la fecha en que se expidió la Resolución 8660 o si era una Persona Jurídica No Grande Contribuyente en esa misma fecha. Para los primeros los plazos se vencerán entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los segundos trascurrirán entre el 24 de Marzo y el 20 de abril de 2011 dependiendo de los dos últimos dígitos del Nit del reportante (sin incluir el dígito de verificación). ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa reportante descubre que se hace necesario corregir su declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010 cambiando con ello el renglón 41 de patrimonio líquido? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con el valor inicialmente llevado a la declaración de renta 2010 en el renglón 41, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta el valor de la corrección a la

¿Cuál información solicita? Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a titulo de renta, a título de IVA (tanto al régimen común como al simplificado) y a título de impuesto de timbre que se practicaron a otros (o se asumieron) durante el año 2010, incluidas las autoretenciones (estas últimas se reportan con el Nit de la propia entidad o persona informante). A los terceros se les reportará indicando el concepto al cual corresponde la retención, su dirección de ubicación física en Colombia o en el exterior, el valor base de la retención (que sería siempre el valor del pago bruto sujeto a retención, es decir, el que va antes de depuraciones como sucede por ejemplo con los pagos laborales) y la retención practicada y/o asumida consolidada por todo el año 2010. En cuanto a esos valores bases de retenciones a título de renta que se piden reportar, es importante comentar que 19 Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal a) socios y accionistas”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

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los mismos corresponderán con los pagos o causaciones que en el año daban base para estarles practicando retención en la fuente (el mismo valor que incluso quedaría en los certificados de retenciones en la fuente que se les estarán expidiendo a dichos terceros durante los primeros meses del año 2011). Por tanto, los otros pagos o causaciones que se le pudieron haber hecho al mismo tercero a lo largo del año pero que no arrojaban base para quedar sujetos a retención, esos valores no quedarían involucrados en el “valor base” 20 En el caso de las retenciones en la fuente por salarios, en el valor base es mejor manejar el valor consolidado del total de los pagos laborales brutos que cada mes se le efectuaban al trabajador antes de ser depurados y no el valor neto después de depuraciones (aunque este último haya sido el que se usó para calcular al final de cada mes la respectiva retención). La razón para ello estriba en el hecho de que si por ejemplo se estuviera reportando una retención por honorarios hecha a un trabajador independiente, ese trabajador independiente también hubiera podido lograr que el agente de retención le disminuyera la base de su retención diciéndole que mandara sus dineros a Fondos de Pensiones y a cuentas AFC (algo que también se permite a los asalariados), o también con el aporte obligatorio que el trabajador independiente enviaba al Sistema de seguridad social en salud (Decreto 2271 de Junio de 2009, modificado con el decreto 3655 de Septiembre de 2009; dicho Decreto 2271 reguló la forma en la cual los asalariados y los trabajadores independientes pueden reducir la base de su retención a título de renta con el aporte obligatorio a salud). Pero aun si ese pago por honorarios hubiera podido ser afectado en su base con esas disminuciones antes mencionadas, aun así el valor base por honorarios que se reportaría sería el valor total bruto del Honorario pues incluso ese mismo valor bruto por honorarios también quedará reportado en el formato 1001 por pagos a terceros (si es que al mismo tiempo quien reporta este formato 1002 está obligado a presentar el formato 1001; Punto 3.5 de este material). Por consiguiente, para ser coherentes, lo correcto es seguir el mismo criterio en el caso de una retención por salarios. Además, solo en el caso de las retenciones a título de “renta”, se hace necesario distinguir entre si la retención fue “efectivamente practicada al sujeto pasivo” o si fue “asumida por el agente de retención”21 De otra parte, y para poder reportar las retenciones en la Con esta situación se ve entonces que la DIAN no logra conocer el dato total de los pagos hechos a ese tercero en una misma empresa, salvo si el reportante de este formato 1002 tiene que reportar al mismo tiempo el formato 1001 por los pagos hechos al tercero pues allí sí podría la DIAN enterarse de cuál fue el valor total que la empresa causó o pagó al tercero; Punto 3.5 de este material. 20

Vale la pena advertir que, según el Art. 519 y siguientes del E.T., en muchos casos la retención a titulo de timbre también es “asumida”, pero esta vez la DIAN no pidió, para ese tipo de retención, el aclarar si la misma fue “efectivamente practicada” o si fue “asumida”.

fuente a título de impuesto de timbre, sucede que en el caso de los documentos sin cuantía, pero que sí generan un "impuesto de timbre" (ejemplo salvoconductos, o visas, etc. Art. 521 del E.T.), consideramos que aunque no hay "base" pero si hubo "impuesto o retención", entonces tal reporte se haría reportando en el campo "valor base" el valor de cero pesos. Pero resulta que el Prevalidador Tributario de la DIAN, al diligenciar el formato 1002, exige que haya un valor en esa casilla. Y si se le pone un valor inferior al valor que irá en la casilla "valor retenido" (digamos que se le pone $1=), tampoco lo acepta. Eso definitivamente es una falla grande en el diseño del formato 1002 el cual no han corregido. La única solución en esos casos será la de colocar como "valor base" un valor igual al "valor retenido" y comunicar por escrito a la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1002 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuantía. Adicionalmente, si durante el año 2010 se llegaron a producir cualquiera de los siguientes 3 eventos, a saber: 1) devoluciones de retenciones en la fuente a título de renta que eran de “años anteriores”; 2) devoluciones de retenciones a título de IVA que eran de “años anteriores” (aunque en este caso habría que entender de “años y/o bimestres anteriores” como se demostrará más adelante); 3) devoluciones de retenciones de timbre de “años anteriores”, en esos casos se deberán discriminar con unos códigos especiales las bases de esas devoluciones y el valor de la retención devuelta. La DIAN puede tener dos razones para haber pedido ese dato especial. En primer lugar, se busca que el agente de retención solo reporte retenciones que son del año 2010 y que cruzarían con el reporte que a su turno enviará el sujeto pasivo (los que elaboran el formato 1003; Punto 3.3 de este material), pues esos sujetos pasivos informarán sobre las retenciones de Renta, de IVA y de Timbre que les fueron practicadas a ellos y que son solo del año 2010 y que se tomaron en sus declaraciones de Renta 2010 o de IVAS de los bimestres del 2010.22 Pero en segundo lugar, se puede también probar, en el caso de la devolución de retención a título de renta, que el agente de retención sí haya cumplido con lo indicado en el inciso tercero del Art. 5 del decreto 1189 de 1988. Esa norma dice lo siguiente: “ART. 5º—Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre la renta y complementarios, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar en el período en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal período no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar las de los períodos inmediatamente siguientes.

Las retenciones que un retenido sufre por concepto de “timbre” se registran contablemente como un “gasto impuesto”, cuenta del PUC 511510, el cual es un gasto contable que no es deducible ni descontable fiscalmente en ninguna declaración.

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Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular cualquier certificado que hubiere expedido sobre tales retenciones. Cuando las anulaciones, rescisiones o resoluciones se efectúen en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se realizaron las respectivas retenciones, para que proceda el descuento el retenedor deberá además, conservar una manifestación del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta y patrimonio.” (subrayado fuera de texto) Y en el caso de las devoluciones de retención a título de IVA, lo que se probaría es si el agente de retención de IVA cumplió o no con lo indicado en el parágrafo 1 del artículo 11 del decreto 380 de 1996. Esa norma dice lo siguiente: “ARTICULO 11. PROCEDIMIENTO EN DEVOLUCIONES, RESCISIONES, ANULACIONES O RESOLUCIONES DE OPERACIONES SOMETIDAS A RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA Y RETENCIONES PRACTICADAS EN EXCESO. En los casos de devolución, rescisión, anulación o Resolución de operaciones sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre las ventas, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar correspondientes a este impuesto, en el periodo en el cual aquellas situaciones hayan tenido ocurrencia. Si el monto de las retenciones de IVA que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar la de los dos periodos inmediatamente siguientes. En los casos de retenciones en la fuente de IVA, practicadas en exceso, el agente retenedor aplicará el mismo procedimiento establecido en el inciso anterior. En todo caso podrá reintegrar tales valores, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas cuando a ello hubiere lugar. PARAGRAFO 1. Para los efectos de lo previsto en este artículo, el retenido deberá manifestarle por escrito al retenedor que los valores retenidos en la condiciones aquí previstas no fueron ni serán imputados en la declaración del impuesto sobre las ventas correspondiente. Si dichos valores fueron utilizados, el retenido deberá reintegrarlos al retenedor. PARAGRAFO 2. Para que proceda el descuento, el retenedor deberá anular el certificado de retención del impuesto sobre las ventas y expedir uno nuevo sobre la parte sometida a retención, cuando fuere el caso.” (subrayado fuera del texto) Como se ve, siendo el caso de que las retenciones de IVA se descuentan muy rápido por parte de los sujetos pasivos (se las toman bimestralmente), es por eso que la Resolución 8660 se equivocó escribiendo sobre “devoluciones de retenciones de IVA de años anteriores” pues en realidad se debía haber referido a “devoluciones de

retenciones IVA de años y/o bimestres anteriores”. En efecto, por esa causa que ya se mencionó, a saber, de que las retenciones de IVA son tomadas muy rápido por el sujeto pasivo, lo que normalmente sucederá entonces en los casos en que el agente de retención de IVA las tenga que “devolver” será lo que dice el texto de la norma que subrayamos, a saber, que el agente de retención no va a debitar del pasivo de retenciones de IVA por pagar a la DIAN sino que debitará una cuenta por cobrar al sujeto pasivo para que este le devuelva el dinero pues el sujeto pasivo ya se las había tomado. Ese sujeto pasivo a su turno no acreditará en la cuenta del PUC 135517-Retenciones a favor, sino en una cuenta del pasivo “233595-Otras cuentas por pagar”. Así es como se evitan las complicaciones de no tener que estar cambiando el certificado de retención de IVA que se le dio al finalizar el bimestre a ese sujeto pasivo y ese sujeto pasivo no tendrá que ir a corregir la declaración de IVA. En relación con las “devoluciones de retenciones de timbre de años anteriores” que se pidieron esta vez como una novedad para los reportes del año 2010, hay que comentar que la DIAN misma, con su concepto 52759 de Junio de 2000, dijo que con las retenciones de timbre no es posible hacer “devoluciones”. En ese concepto dijo lo siguiente: “El régimen especial del impuesto de timbre nacional ordena que es un impuesto que recae sobre los documentos señalados en la ley y que, una vez se conjuguen los elementos objetivos y subjetivos previstos en la ley, se genera el impuesto. Acerca del momento de su causación, el artículo 28 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992 dispone: “Sin perjuicio de lo contemplado en el artículo 527 del estatuto tributario, el impuesto de timbre nacional se causa en el momento del otorgamiento, suscripción, giro, expedición, aceptación, vencimiento, prórroga o pago, del instrumento, documento o título, el que ocurra primero”. Ahora bien, considerando que este impuesto no es susceptible de afectación con deducciones o descuentos, ni está condicionado a la suerte que puedan tener los actos o documentos que lo generen, al contrario de lo que acontece con los impuestos sobre la renta o sobre el valor agregado, su régimen legal en ningún caso tiene prevista su disminución o anulación como consecuencia de situaciones eventuales de incumplimiento o de imposibilidad de realización que pudieren llegar a afectar a los contratos o documentos, sean estas circunstancias de la responsabilidad de las partes intervinientes en los documentos o contratos, o de terceros. Por el contrario, la ley urge la obligación de cancelar oportunamente el valor total del impuesto y apremia este cumplimiento por parte del agente retenedor aun con el riesgo de incurrir en delito de peculado. Así pues, bajo las características legales del impuesto de timbre nacional considera este despacho que no es posible la recuperación del valor cancelado a título de dicho impuesto, una vez se haya generado por concurrencia de los factores previstos en la ley” (subrayado fuera del texto)

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En consecuencia, si las retenciones a título de timbre no es posible “devolverlas” cuando se anulen los documentos que la originaron, la única manera de aceptar que un agente de retención haya debitado el pasivo de retenciones de timbre sería cuando el documento estuvo equivocadamente sujeto a impuesto de timbre siendo que alguna norma especial lo exoneraba (como por ejemplo la norma que dice que si el documento está sujeto a impuesto de registro no se le debe hacer retención de timbre); o cuando la retención de timbre fue practicada con una tarifa superior a la permitida. Y nótese que lo que pide incluso la DIAN en los reportes de exógena 2010 son las devoluciones de retenciones de timbre sobre “operaciones del año anterior”. Eso indicaría que si un agente de retención practicó la retención de timbre durante el 2010 y la devuelve durante el mismo año 2010, entonces ese tipo de devolución no se reporta con el concepto especial 2337, pues en ese caso reportará el valor neto de retención de timbre hecha al tercero durante el 2010 con el concepto 2334. Como sea, no es creíble que a la DIAN le sirva de algo que los agentes de retención de timbre le informen los datos de los terceros a los cuales se les hicieron “devoluciones de retenciones de timbre”, y mucho menos “sobre operaciones del año anterior”, pues ningún tercero usa las retenciones de timbre para disminuir el valor a pagar de algún tipo de declaración tributaria y más bien todo lo que le retienen se le vuelve un gasto por impuestos no deducible (algo que no sucede con las retenciones de IVA y de Renta a las cuales sí hay que controlar que los sujetos pasivos no se tomen retenciones que les hayan sido devueltas). Como quien dice, se vuelve una información que para lo único que puede servir es para que el reportante de la información pueda “cuadrar” lo que está llevando a su formato 1002 con lo que debitó y acreditó durante el año en su cuenta del pasivo de retenciones de timbre practicadas. Así mismo, y como se demostrará con el ejemplo del Capitulo IX numeral 9.2 al final de este material, detallar por aparte las “devoluciones de retenciones” sirve para subsanar el inconveniente que pudo habérsele estado presentando a la DIAN en años anteriores (2007 hacia atrás, pues esta exigencia se empezó a realizar con los reportes del 2008). En efecto, es posible que en los meses en que se presentan esas devoluciones de retenciones, las mismas produzcan que el saldo del pasivo de retenciones en la fuente se voltee a saldo débito y el formulario de la declaración de retención se presentaba entonces en ceros. Pero presentar el formulario en ceros no anulaba el hecho de que sí hubo otras retenciones normales practicadas a otros terceros durante el mismo mes y por tanto se formaban incoherencias cuando el reporte del formato 1002 trataba de coincidir totalmente con lo que dijeran las declaraciones de retenciones en la fuente presentadas a lo largo del año. ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan todo tipo de personas naturales, sucesiones ilíquidas y personas jurídicas (con o sin ánimo de lucro,

públicas o privadas, incluidas hasta las originadas en las copropiedades de conjuntos residenciales o comerciales) que hayan sido agentes de retención durante 2010, y sin importar sus niveles de ingresos brutos a Dic. de 2009. En todo caso, debe tenerse presente que si se da el caso que una persona jurídica o natural presentó en ceros TODAS sus declaraciones de retención en la fuente del 2010, entonces en ese caso, por que no hubo retenciones practicadas ni asumidas, y siempre y cuando esas declaraciones presentadas en ceros no se hayan formado por culpa de que eran las devoluciones de retenciones las que ocasionaron que la declaración se presentara en ceros, entonces no están obligadas a entregar este reporte. En el caso en que sí haya habido por lo menos las ya mencionadas “devoluciones de retenciones de años o bimestres anteriores”, entonces en ese caso sí harían el reporte del formato 1002 detallando solo esas “devoluciones de retenciones”. Además, si una sucesión ilíquida o una persona natural o jurídica dejaron de funcionar en algún momento dentro del año 2010, y no habían ido a cancelar el RUT antes de la expedición de la Resolución 8660, entonces, en ese caso, antes de poder ir a cancelar el RUT, les van a pedir que presenten este reporte con las retenciones que sí hayan alcanzado a practicar en la fracción de año 2010 por la cual funcionaron. Lo mismo pasará con los que se liquidaron después de la expedición de la resolución (para poder cancelar el RUT tendrán que entregar el reporte). Además, según la Resolución 8658 (sobre la información que reportan los Notarios; Punto 2.6 de este material), allí se hace, en el parágrafo del Art. 2, la precisión sobre la forma en que el Notario reportaría la retención hecha en los casos de ventas de bienes y derechos efectuados en su notaría, y las demás retenciones que haya hecho en el 2010. Es decir, en el Formato 1002 el Notario solo reportará todas las demás retenciones diferentes de las que practicaba por ventas de bienes y derechos ante su notaría, pues esas retenciones por ventas de bienes y derechos ante su notaría (y que se denunciaban en el renglón 37 de sus formularios de Declaración mensual de Retención en la fuente) ya quedan reportadas en el formato 1032 mencionado en esa Resolución 8658. El problema en todo caso es que esa salvedad que se le hace a los Notarios (dándoles claridad de que no van a tener que reportar en dos formatos distintos una misma retención), es una salvedad que no se hace con los reportes especiales de retención que hacen las entidades mandatarias de los contratos de mandato (las cuales usarán el formato 1053 para detallar las retenciones que hicieron en los costos que eran de sus mandantes; Art. 15 de la Resolución 8660), o las que harán el miembro encargado de facturar en los consorcios y uniones temporales (los cuales usarán el formato 1044 para detallar las retenciones que hicieron en los costos que eran de sus consorciados o miembros de la unión temporal; Art. 13 de la Resolución 8660), o las que harán los operadores de los contratos de exploración de hidrocarburos (los cuales usarán el formato 1047 para detallar las retenciones que hicieron en las operaciones

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inherentes a la cuenta conjunta; Art. 14 de la Resolución 8660), o las que harán las sociedades fiduciarias administradoras de fideicomisos (las cuales usarán el formato 1015 para detallar las retenciones que hicieron sobre los pagos cubiertos con recursos del fideicomiso; Art. 16 de la Resolución 8660). Y es que en efecto y por citar un ejemplo, una entidad que actuó como mandataria pudo haber practicado retenciones sobre los costos que eran de su mandante pero al mismo tiempo pudo haber practicado retenciones sobre sus propios costos y gastos, y todas ellas quedaban denunciadas en la misma declaración mensual de retenciones en la fuente. Por tanto, si no se hizo salvedad alguna con estos reportes, se entendería que la entidad mandataria (y las de los otros casos especiales igualmente) van a reportar en el formato 1002 los mismos valores que al mismo tiempo quedan reportados en esos otros formatos especiales que ya se mencionaron. Formatos a Utilizar Formato 1002, versión 7 (el mismo que estaba contenido entre los anexos de la Resolución 3847 de abril de 2008). A cada tercero se le reporta el concepto, la razón social si es persona jurídica o su nombre y apellidos si es persona natural o sucesión ilíquida, las direcciones físicas, el valor base y la retención practicada y/o asumida.23 En ese formato 1002 (y en el 1057) se entiende que no es posible usar el seudo-nit “222.222.222” pues se deberá reportar en forma detallada a la totalidad de los terceros a quienes se practicaron retenciones (sin importar la cuantía de dicha retención). Se debe tener presente la restricción que existe a la hora de construir el formato 1002 (o 1057) y que aplica a todos los formatos mencionados en las resoluciones 8654 a 8661, referente a que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros. Por tanto, para quienes tengan que detallar las retenciones practicadas a terceros durante el 2010, y el reporte les exija incluir más de 5.000 registros, entonces en ese caso deberán elaborar varios “formatos 1002”, guardando el limite respectivo en cada uno y diferenciando un archivo de otro con el “numero de consecutivo de envío” (véase más detalles en el capítulo IV y V de esta publicación). Se debe destacar que cuando en el formato 1002 (o el 1057) se esté reportando el “valor base” de una retención a título de IVA (ya sea al régimen común o al régimen simplificado), la norma otra vez ha vuelto a indicar que “el valor base” será “el valor de la transacción económica” (Numeral 3 del Art. 5 de la Resol. 8660) con lo cual habría que entender que el valor base será entonces del valor de la compra del bien o servicio antes de IVA (y no el IVA generado por el vendedor del bien o servicio o el que calcula en forma teórica el comprador en los casos de

En el caso exclusivo de los Órganos que financian gastos con recursos del Tesoro nacional, decreto 1738 de 1998, en ese caso el formato que utilizaría el secretario general de dicho Órgano para reportar las retenciones que practicó durante el 2010 no sería el formato 1002 sino el formato 1057, versión 7; Art. 17 de la Resolución 8660. 23

compras a personas naturales del régimen simplificado). Sin embargo es importante comentar que en vista de que ese “valor base” de la retención a título de IVA (ya sea de una retención practicada a alguien del régimen común o alguien del régimen simplificado) viene entonces siendo el mismo “valor base” de la retención a título de renta, se ha podido entonces comprobar que al menos con la información del año gravable 2006 la DIAN terminó sumando esas dos bases como si fueran dos ingresos distintos recibidos por el beneficiario y con ello la DIAN terminó concluyendo que muchas personas naturales quedaban obligadas a presentar declaración de renta 2006 por haber excedido el tope de ingresos fijados en las normas de los Art. 592 a 593-1 del E.T. y al detectar que no habían presentado tal declaración, entonces los consideró como “omisos” (véase artículo especial que publicamos en actualicese.com en noviembre de 2008 titulado: “Omisos 2006 deben revisar que la DIAN no les esté duplicando algún ingreso”). Incluso, en otros casos se ha comentado también que si una misma empresa presenta el formato 1002 y el 1001, y en ambas reporta a un mismo tercero indicando el “valor base” de la retención en el formato 1002, y que viene siendo el mismo “valor del pago o abono en cuenta” en el formato 1001, entones que también la DIAN en esos casos creyó que son dos ingresos distintos para un mismo tercero. Al respecto, confiamos en que la DIAN corrigió esos graves errores de sus sistemas pues termina provocando grandes problemas para los contribuyentes. En el formato 1002 (y en el 1057) se exigen las direcciones tanto si el tercero es ubicable en Colombia como si lo es en el exterior. En este último caso, no importa si la entidad reportante estuvo o no sujeta al régimen de precios de transferencia por el 2010, pues en ambos casos deberá proceder a detallar a esos terceros del exterior con el Nit que tales terceros usan allá en ese país. Y si no se tiene dicho dato de ese Nit, entonces se les reportará con los “seudo-nits” que se mencionan en la Resolución, los cuales equivalen a un tipo de documento “43” y empiezan con 444.444.000 pero pueden avanzar de uno en uno hasta el 444.449.000. Pero lo que no se le reporta a esos terceros del exterior es la dirección, ni el código de Dpto. ni el código de municipio, se dejan en blanco. Solo se les reporta el “código del país” (Parágrafo del Art. 5 de la Resolución 8660). Si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el verificación” se reporta solo si se conoce.

“dígito de

Nota: Existen casos muy especiales, a saber: - El “mandatario” en un contrato de mandato; - El “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos; - El “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales; - Las “sociedades fiduciarias” que administran los fideicomisos; En esos casos tales informantes usarían el formato 1002 para detallar la totalidad general de las retenciones

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practicadas y/o asumidas a lo largo del 2010 (tanto las efectuadas sobre los costos y gastos propios como las efectuadas sobre los costos y gastos de sus representados). Pero luego, con otros formatos más específicos (los formatos 1053, ó 1047, ó 1044, ó 1015, según les corresponda; Art. 13 hasta 16 en Resol. 8660 Agosto 2010), detallarán las retenciones practicadas y/o asumidas a lo largo del 2010 pero que eran practicadas exclusivamente sobre costos y gastos que eran de sus representados.

reportante persona jurídica no está obligado a presentar este reporte en forma virtual, pero su representante legal sí tiene firma digital pues es un representante legal que al mismo tiempo trabaja para otras personas jurídicas firmando virtualmente declaraciones o reportes, entonces pueden aprovecharse de esa situación y presentar voluntariamente el reporte en forma virtual pues las firmas virtuales se las dan al individuo persona natural sin importar para cuantas empresas trabaje al mismo tiempo. Con eso se ahorrarían entonces las filas que se forman con la entrega física en las sedes de la DIAN. Adviértase que si quien entregará el formato 1002 es a la vez un tipógrafo obligado a entregar el formato 1037 mencionado en la Resolución 8659, puede entregar ambos formatos (el 1037 y el 1002) en forma presencial.

Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”. Además, respecto de quienes deban entregar únicamente el formato 1002, en ese caso se presentan dos situaciones (Inciso 2 del Art. 19 Resol. 8660): a)

Si para la fecha en que va entregar el reporte ya están obligados a presentar de forma virtual sus declaraciones tributarias (renta, IVA, retención, etc.; Resolución 01336 de Febrero de 2010) u otro tipo de reportes que puede exigir la DIAN, entonces el reporte de la información exógena (tanto inicial como sus posibles correcciones) también lo entregaría virtualmente. Si para la fecha en que van a entregar el reporte no están obligados a presentar de forma virtual ni sus declaraciones tributarias ni ningún otro reporte especial para la DIAN, entonces el reporte de la información exógena lo harían en forma presencial ante cualquiera de las dependencias habilitadas de la DIAN en todo el país. Lo hace la persona natural que fue agente de retención, o el Representante legal de las personas jurídicas que fueron agentes de retención, y llevarían los archivos únicamente en una memoria USB (ya no dejan usar el CD o diskette). En el caso que el Representante Legal o la persona natural informante no puedan asistir personalmente a los puntos autorizados, puede delegar mediante un escrito o poder a un tercero para la presentación del trámite. Además, si es el caso de que no cuentan con el mecanismo de firma digital, lo que sí pueden adelantar antes en la DIAN, si así lo desean, es el proceso de entrar al portal de la DIAN (con la contraseña de usuario que se puede crear el representante legal o la persona natural informante por el solo hecho de tener RUT) y colocar entonces el archivo(s) en la “bandeja de entrada” del portal de la DIAN (ver más detalles en el capítulo IV de esta publicación) y luego imprimir el acuse de recibo que automáticamente les generaría en formato PDF el portal de la DIAN, acuse que saldría con la leyenda “en tramite” y entonces con eso ganarán tiempo al momento de llegar a la DIAN pues con ese documento impreso lo único que se necesitará hacer en la DIAN es formalizarlo. Además, si sucede que un

Sin embargo, si independientemente de tener que entregar el formato 1002, el reportante también debe entregar cualquiera de los otros formatos mencionados en la Resolución 8660, en ese caso la entrega del formato 1002 (y sus posibles correcciones) se haría virtualmente. Adviértase que esta información no requiere ser avalada ni por Contador Público ni por Revisor Fiscal. Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos dependen de lo siguiente: 1. Si la persona o entidad UNICAMENTE reporta el formato 1002 (así sea en forma virtual o en forma presencial), entonces sus vencimientos, según los dos últimos dígitos del Nit, empiezan el 16 de Febrero de 2011 y van hasta el 23 de Marzo de 2011. 2. Pero si la persona o entidad reporta este formato 1002 y cualquier otro formato de la Resolución 8660, entonces el plazo para entregar este formato 1002 dependerá de los siguientes dos criterios: a) Si para la fecha de entrega del formato es una entidad o persona catalogada como “Grande Contribuyente”, los plazos le transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; b) Si para la fecha de entrega del formato no es Grande Contribuyente, sino que es una persona jurídica simple o es una persona Natural simple, sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario hacer correcciones a una o varias de sus declaraciones mensuales de retenciones en la fuente de los meses del año 2010? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los

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valores de las correcciones hechas a las declaraciones de retenciones en la fuente, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos; Concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.2 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “b” del artículo 631, sobre las retenciones practicadas a terceros durante el 2010 en el formato 100224

3.3 INFORMACIÓN RESPECTO DE RETENCIONES DE RENTA Y DE IVA QUE LE HAYAN PRACTICADO A LA PERSONA O ENTIDAD INFORMANTE Literal “c” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 6 Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita? Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a titulo de renta, a título de IVA y a título de timbre que los terceros le hayan practicado durante 2010 a la entidad o persona informante.25 A cada tercero que quede incluido en el reporte se le informará el Nit, la razón social o los nombres y apellidos, el concepto de la retención sufrida y las retenciones que le fueron practicadas por parte de ese tercero. Igualmente, y al igual de lo sucedido con los reportes del 2009, a cada tercero también habrá que incluirle el valor base sobre el cual se sufrió la retención y la dirección del tercero. Eso significaría entonces que cuando se esté reportando del “valor base” de una retención de IVA que le hayan practicado al informante, habrá que reportar también el valor de la venta antes de IVA para que haya coherencia con el “valor base” que a su turno reportará en ese concepto el agente de retención (los agentes de retención de IVA reportan en el formato 1002, como valor base de una retención de IVA practicada al régimen común o al Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal b) retenciones a terceros”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

No se incluyen en este reporte las “autorretenciones” a título de renta, pues las mismas se reportan en el desarrollo del literal “b”.

régimen simplificado, el valor de la compra antes de IVA). De otra parte, y para poder reportar las retenciones en la fuente a título de impuesto de timbre que le practicaron al informante, sucede que en el caso de los documentos sin cuantía, pero que sí generan un "impuesto de timbre" (ejemplo salvoconductos, o visas, etc.; Art. 521 del E.T.), consideramos que aunque no hay "base" pero si hubo "impuesto o retención", entonces tal reporte se haría reportando en el campo "valor base" el valor de cero pesos. Pero resulta que el Prevalidador Tributario de la DIAN, al diligenciar el formato 1003, exige que haya un valor en esa casilla. Y si se le pone un valor inferior al valor que irá en la casilla "valor retenido" (digamos que se le pone $1= y en la casilla valor retenido irá $50.000), tampoco lo acepta. Eso definitivamente es una falla grande en el diseño del formato 1003. La única solución en esos casos será la de colocar como "valor base" un valor igual al "valor retenido" y comunicar por escrito a la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1002 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuantía. Se entiende además que el espíritu de la norma es que la DIAN estaría exigiendo las retenciones a título de renta que el reportante se haya tomado efectivamente en sus declaraciones de renta 2010 (Renglón 79 en el formulario 110 ó el 64 en el formulario 210). Por tanto, si durante el año 2010 le hicieron por ejemplo retenciones en la fuente a título de renta pero dicho reportante no las incluyó en su declaración 2010 (porque no consiguió el certificado), entonces esas retenciones se quedarían sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo más conveniente sería reportar todas las retenciones en la fuente a título de renta que le hayan practicado, así sea que se las haya tomado o no en su declaración de renta pues de esa forma sí habría más “cruce de información” con la información que a su vez enviará a la misma DIAN el agente de retención de renta. El mismo argumento anterior también sería aplicable en cuanto a las retenciones de IVA que le hayan hecho durante el 2010 al reportante. Es decir, reportaría todas las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 60 de sus declaraciones de IVA bimestrales del año 2010. Además, si alguna retención de IVA se la practicaron en algún momento del año 2010, pero las terminó registrando contablemente y tomándoselas fiscalmente en alguno de los 2 primeros bimestres del 2011 (pues eso lo permite el Art. 484-1 del E.T. y el Art. 31 del decreto 3050 de 1997), en ese caso esas retenciones sí quedarían en el reporte del formato 1003 (para que haya cruce de información con el reporte que hará el agente de retención en el formato 1002) pero no coincidiría con los valores llevados a las declaraciones de IVA del 2010. Las retenciones que un retenido sufre por concepto de “timbre” se registran contablemente como un “gasto impuesto”, cuenta del PUC 511510, el cual es un gasto contable que no es deducible ni descontable fiscalmente en ninguna declaración. ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:

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Las personas naturales (obligadas o no a llevar contabilidad), que sean declarantes de renta, pero solo si a Dic. del año anterior (o sea, a diciembre de 2009) tenían ingresos brutos superiores a $1.100.000.000. En el caso de las sucesiones ilíquidas, sea que hayan o no superado ese tope en diciembre de 2009, a ellas no les corresponde presentar este reporte.

Las personas jurídicas que en Septiembre 1 de 2010 (cuando fue publicada en el diario oficial la Resolución 8660) no eran Grandes Contribuyentes, con o sin ánimo de lucro, declarantes de renta o declarantes de ingresos y patrimonio, pero solo si a Dic. de 2009 tenían ingresos brutos superiores a los $1.100.000.000.

Personas jurídicas o naturales que al 1 de Septiembre de 2010 (cuando fue publicada en el diario oficial la Resolución 8660), sin importar sus ingresos brutos a diciembre de 2009, sí tenían la condición de Grandes Contribuyentes (declarantes de renta o declarantes de Ingresos y patrimonio), y sin importar que después del 1 de Septiembre de 2010 hayan perdido la condición de “Grande Contribuyente” (Resolución que la DIAN sacará en Diciembre de 2010 donde se les retirará la condición de “Grande Contribuyente” a varias entidades, o se les impondrá a otras).

Formatos a Utilizar Formato 1003, versión 7 (anexo 2 de la Resolución 7935 de Julio de 2009). En ese formato 1003 se entiende que no es posible usar el seudo-nit “222.222.222” pues se deberá reportar en forma detallada a la totalidad de los terceros que le hicieron retenciones a la personas o entidad informante (se reportan todas esas retenciones sin importar la cuantía de dicha retención). Se reporta el concepto de la retención sufrida, el Nit del tercero, la razón social o nombres del tercero, la dirección del tercero, el valor base y la retención que le practicaron. Si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el “dígito de verificación” solo se reporta si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14informante de Exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”. Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”). Plazos

Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario hacer correcciones a su declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010, o los IVAs 2010 teniendo que modificar los valores por retenciones que inicialmente se había tomado? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.3 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “c” del artículo 631, sobre las retenciones a título de renta y de IVA que le practicaron durante el 201026

3.4 INFORMACIÓN SOBRE DESCUENTOS DEL IMPUESTO DE RENTA QUE SE TOMEN EN LAS DECLARACIONES DE RENTA 2010 Literal “d” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 7 Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita?

Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal c) retenciones que le practicaron”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares. 26

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Datos de la totalidad de los descuentos del impuesto de renta que se tomen en la declaración de renta 2010.27 ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (Numeral 3.3 de esta publicación). Formatos a Utilizar Formato 1004, versión 6 (el mismo que estaba contenido entre los anexos de la Resolución 3847 de abril de 2008). No se reporta ningún tipo de “tercero” ni sus direcciones. Solo se reporta el Concepto del descuento tomado, el valor del “pago” y el valor del “descuento solicitado”. Un ejemplo sería el de un contribuyente que utilice el descuento mencionado en el Art. 249 del E.T. (reglamentado con Dec. 667 de 2007) por adquirir acciones de sociedades agropecuarias que cotizan en Bolsa, si por ejemplo invirtió $10.000.000 en adquirir esas acciones, inicialmente se diría que puede tomar como descuento todos esos $10.000.000. Pero por efectos del limite establecido en el mismo artículo 249 del E.T. (que dice que el valor del descuento no puede exceder del 1% de la renta líquida), o quizás por efectos del “limite de los descuentos del impuesto de renta” a que hace referencia el Art. 259 del E.T., sucede que el valor que se pudo tomar como descuento del impuesto de renta fue solo $2.000.000. Por tanto, en ese caso, y con el concepto “8307-Descuento por inversión en acciones de sociedades agropecuarias”, se diría que el “pago” fueron $10.000.000, pero que el “descuento solicitado” fueron $2.000.000 Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (Numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación.

27 Aunque a la fecha en que se elabora este libro no se conocen los formularios 110 y 210 para declaraciones de renta año gravable 2010, podemos suponer que el renglón de “descuentos del impuesto de renta” ocupará el mismo renglón 70 en el formulario 110 usado para las declaraciones del 2009 , y el renglón 58 en el formulario 210 usado para las declaraciones del 2009.

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario corregir a su declaración de renta 2010 modificando la cifra del renglón “descuentos tributarios”? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005); impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005).

3.5 INFORMACIÓN RESPECTO DE COSTOS Y GASTOS CON TERCEROS INCURRIDOS DURANTE EL 2010 (DEDUCIBLES Y NO DEDUCIBLES FISCALMENTE) Literal “e” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita? Datos de los beneficiarios (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior) por costos y deducciones en que se incurrió durante 2010 (incluido compras netas de activos fijos, compras netas de inventarios y los valores tratados como activos diferidos), sin importar si son o no deducibles fiscalmente por el año 2010, cuando el valor acumulado en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se les haya hecho pagos, sea igual o superior a quinientos mil pesos $500.000; (artículo 4 Resolución 8660). En caso de que el tercero sí supere ese tope, entonces cada concepto por el cual acumuló pagos se reportará con alguno de los 25 “conceptos” diseñados por la DIAN (Inciso tercero del artículo 4 de la Resolución), de forma tal que la suma de los valores reportados en todos esos “conceptos” arroje el total del pago o causación efectuada por el 2010 con dicho tercero. Por ejemplo, si un tercero tiene pagos por honorarios de $300.000 y por servicios de $250.000, entonces en ese caso, porque la suma de los dos valores superaría los $500.000 el tercero sí debe ser detallado en el reporte, pero los $300.000 se le reportarían con el concepto 5004 y los otros $250.000 se le reportarían con el concepto 5002.

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Al respecto, explica la Resolución que el costo o gasto se reportará de acuerdo con la forma en como fue contabilizado. Eso significa que si por ejemplo se pagaron fletes, o servicios de bodegaje y otros similares, y todo eso se cargaba como mayor valor de los “inventarios”, entonces esos fletes y costos similares se reportarán como “compra de inventarios” (concepto 5007). Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, entonces esos terceros se agruparían, dentro de cada uno de los 25 conceptos diseñados por la DIAN, reportándolos con único registro que lleva como Nit el numero 222.222.222, razón social “cuantías menores” y la dirección de la entidad o persona informante (como quien dice, los registros con el Nit 222.222.222 solo pueden llegar a ser como máximo 25 registros). En vista de que esta vez la DIAN volvió a pedir que se incluyan hasta los gastos y costos que serían no deducibles fiscalmente, se debe aclarar que los mismos en todo caso tienen que ser gastos reales (o sea, los que sí son reconocidos como un ingreso por parte del tercero) y no gastos o costos simplemente estimados (como por ejemplo estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Además, cuando se esté diligenciando el formato 1001, allí hay dos columnas para reportar el pago: en la primera (denominada “Pag”) irán solo los valores deducibles fiscalmente (por ejemplo el 25% del valor del 4 x mil); en la segunda (denominada “Ded”) irán los costos y gastos no deducibles (por ejemplo, el 75% del 4 x mil). En todo caso, esa columna “Ded”, que también se incluye en otros formatos como el 1043 (costos y gastos que el miembro encargado de facturar le cubrió a los miembros del consorcio o Unión temporal), el 1046 (cuando el operador del contrato de exploración de hidrocarburos está reportando los costos que cubrió por cuenta de los miembros del contrato), el 1016 (cuando el mandatario reporta los costos que cubrió por cuenta de su mandante), y el 1014 (cuando la entidad fiduciaria reporta los costos de los patrimonios autónomos por ella administrada), esa columna siempre la dejarán en cero en esos otros cuatro formatos (ejemplo el inciso segundo en los Art.14 y 15 de la Resolución 8660). Como quien dice, en esos otros 4 formatos, la entidad o persona que los diligencia no le tiene que importar cómo se va a tomar ese costo las entidades o personas a quienes ellas representaban. Todos los costos entonces los reportarán en esos otros cuatro formatos usando solamente la columna “Pag”. Incluso, habría que comentar que si la DIAN pide hacer el reporte de los pagos que no sean deducibles fiscalmente, eso implicaría que si el reportante es una persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad), esa persona tendría que reportar entonces todos sus gastos personales que en efecto son no deducibles (viajes, comidas, ropa, etc.). La DIAN no hizo salvedades al respecto y por ende se vuelve algo utópico creer que una persona natural lleva el registro de esos gastos como para luego poder entrar a reportarlos.

En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2010 como miembros de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar, o si durante el 2010 actuaron como mandantes en contratos de mandato, en ese caso no deben reportar los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta en sus declaraciones de renta pero que fueron originados en esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato (este último caso es como por ejemplo cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raíz o a una Sociedad de Intermediación Aduanera para que cubra costos de la importación), pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó (Parágrafo 1 del Art. 13 y el parágrafo 1 del Art. 15, en la Resolución 8660). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos los demás costos y gastos que no se hayan originado en esos consorcios o uniones temporales o en los contratos de mandato. En el desarrollo de este literal “e” (para el cual se usa el formato 1001) solo se manejarán los costos y gastos que sí tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los demás costos y gastos tales como el gasto depreciación, o la deducción por activos fijos productivos, todos esos costos y gastos, por no tener un beneficiario externo real, se reportarían solo por quienes deban desarrollar la información del literal “k” y lo harían usando el formato 1011 (Numeral 5 del Art. 12 de la Resolución 8660; Punto 3.10 de esta publicación). Adviértase que con el “gasto o costo por diferencia en cambio”, si tal gasto o costo nació de una realización efectiva al momento de pagar una cuenta por pagar en moneda extranjera, o al momento de recaudar una cuenta por cobrar expresada en moneda extranjera, entonces ese gasto que allí se haya formado sí iría al reporte con el dato del respectivo tercero (pues en ese caso el tercero, que siempre es un tercero del exterior, sí registra un mayor ingreso a su favor por esa diferencia en cambio). Pero si el “gasto o costo por diferencia” surge por hacer simples actualizaciones a Dic. 31 de los activos y pasivos en moneda extranjera, entonces ese “gasto o costo por diferencia en cambio”, como en verdad no fue pagado al tercero (y el tercero incluso no lo tendría ni siquiera reconocido como un ingreso) entonces no se reporta en el formato 1001. Solo se reportaría en el formato 1011, con concepto 8213. Ese formato 1011 solo lo elaboran quienes deban desarrollar la información del literal “k” del Art. 631 del E.T. (Numeral 5 en el Art. 12 de la Resolución 8660; Punto 3.10 de esta publicación). Así mismo, todo el que esté obligado a desarrollar la información del literal “e” (por costos y gastos con terceros), queda obligado a elaborar el reporte que se pide en el artículo 9 literal “a” de la Resolución 8660, es decir, deberá reportar la totalidad de los terceros con quienes se originaron los IVAS descontables que haya llevado a las 6 declaraciones de IVA presentadas durante el 2010 (Numeral 3.7 de esta publicación; solo se piden nombres y

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Nit del tercero, y la cifra del IVA descontable; no se piden direcciones). Si no estuvo obligado a presentar declaraciones de IVA, entonces se ahorra este trabajo. Así mismo, si el costo o gasto fue tomado por más del 100% del verdadero valor pagado (ejemplo la donación a la fundación Gustavo matamoros se deduce en un 125% del valor pagado; Art. 126-2 del E.T.) en ese caso, al tercero solo se le reporta con el 100% del valor pagado. Además, se debe advertir del problema que se le forma a la DIAN con la información que suministran las empresas que acumulan el IVA junto con el costo de sus bienes y servicios (empresas no responsables del IVA), o en los casos en que la compra de activos fijos se contabiliza junto con el IVA pagado, pues para el cruce de información, ese tercero reportado no va a reflejar que todo ese valor reportado por el comprador (costo + IVA) le correspondía a un “ingreso”. Como sea, en el reporte no se pide hacer la discriminación respectiva y por tanto, si el costo o gasto tienen IVA incluidos, se reportan el valor total del costo y gasto junto con dicho IVA. De otra parte, tratándose de pagos que sean solamente “laborales” (ya sea por “salarios” o por “pensiones”) y además “efectivamente pagados”, se reportan no cuando superen los quinientos mil pesos ($500.000) sino cuando sean iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) en cabeza del asalariado. Los pagos a los demás asalariados o pensionados que no alcanzaron a acumular individualmente los $10.000.000 de pagos laborales, se reportan con el concepto 5001, en un único registro, Nit 222.222.222, razón social “cuantías menores”, y con la dirección del informante (Inciso tercero del parágrafo 2 del Art. 4 de la Resol. 8660). En todo caso, téngase presente que luego, en el desarrollo del literal “k” del Art. 631 del E.T., y usando el formato 1011, se volverá a hacer un único registro, con el concepto 8207, por el valor total solicitado como costo o deducción por salarios y demás pagos laborales así hayan sido pagados o simplemente causados (Numeral 5 del Art. 12 de la Resol. 8660). Así mismo, cuando se trate de pagos por solamente “rentas de trabajo”, es decir, por honorarios, o servicios, o comisiones (Art. 103 del E.T.), hechos a trabajadores independientes, y sin importar si solo fueron causados o si fueron efectivamente pagados, en ese caso solo se reportan si son iguales o superiores a los $10.000.000 (Primer inciso del parágrafo 2 del Art. 4 de la Resolución 8660). Si una Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado (CTAS o PCTA) está obligada a hacer este reporte, entonces los pagos por “compensaciones” hechos a sus asociados se reportarían con el mismo criterio con el se reportarán los pagos por salarios y demás pagos laborales en una empresa normal (es decir, reportando a los asociados cuyas compensaciones hayan sido efectivamente pagados y que sean iguales o superiores a los $10.000.000). Lo anterior por cuanto la DIAN, en sus conceptos 4592 de

enero 25 de 2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio de 2007 ha explicado que las CTAS mensualmente deben depurar esos pagos por compensaciones, para efectos de la retención en la fuente, como si fueran pagos por salarios y hasta les deben dar al final del año el mismo formulario 220 por Certificados de ingresos y retenciones laborales. En el caso de la compra de activos fijos, se deberán detallar de forma especial aquellas compras sobre las cuales el reportante haga uso del beneficio por inversión en activos fijos productores de renta (Art. 158-3 del E.T., modificado con el Art. 10 de la Ley 1370 de Diciembre de 2009), pues se reportarían bajo el concepto 5020. Las demás compras de activos fijos sí se reportarían con el tradicional concepto 5008.28 Para los pagos a EPS, ARP y Fondos de Pensiones, se pide reportar los mismos solo si están efectivamente pagados, y se hace incluyendo el aporte del trabajador. Este dato por tanto es un dato que no coincidiría con los valores que la entidad o persona natural reportante tienen como costo o gasto en sus registros contables y fiscales del 2008. El dato se tomará de las Planillas Integradas de Liquidación de Aportes-PILAS presentadas durante el 2010 y que sean solo las PILAS por pagos de periodos del año gravable 2010 (comenzando con la del periodo enero de 2010 que se pagó durante febrero de 2010 y terminando con la del periodo diciembre de 2010 que se pagó durante Enero de 2011). Es decir, que si durante el 2010 se cancelaron PILAS para ponerse al día con aportes que no eran de los meses del 2010, esas PILAS no se toman en cuenta para el reporte. Y en cuanto a las PILAS que sí se tomarán en cuenta, se tendría que incluir hasta los valores que se hayan cancelado por copagos al sistema de salud cuando el cotizante quiere darle cobertura a personas que no son de su grupo familiar básico. Pero en caso de los aportes a Pensiones, allí solo se pide el aporte “obligatorio” y no habría que incluir los aportes voluntarios. La intención de este reporte es que la DIAN pueda cruzar esta información con el reporte que a su vez le hacen llegar las EPS, ARPs y Fondos de Pensiones indicando quiénes están al día o no en sus pagos laborales; (Art. 626 del E.T.) Para los pagos a SENA, ICBF y Cajas de Compensación, se pide reportar los mismos solo si están efectivamente pagados. Por tanto, este reporte se haría igualmente utilizando las Planillas Integradas de Liquidación de Aportes-PILAS presentadas durante el 2010 y que sean solo las PILAS por pagos de periodos del año gravable 2010 (comenzando con la del periodo Enero de 2010 que se pagó durante febrero de 2010 y terminando con la del periodo diciembre de 2010 que se pagó durante Enero de La labor de distinguir por aparte los costos de los activos sobre los que sí se toman el beneficio del Art. 158-3 del E.T. servirá para comprobar que la empresa solo se tomó el 30% de esa compra como valor de la deducción especial, valor que incluso se reportará por aparte en el renglón 54 del formulario 110 de la DR 2010, ó renglón 42 para quienes usan el formulario 210, y que igualmente tendría que ser reportado por quienes deban desarrollar el literal “k” del Art. 631, usando para ese caso el formato 1011 y concepto 8200 (Numeral 5 de la Resolución 8660; Punto 3.10 de esta publicación). 28

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2011). El Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero, Forec, no es contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, y no está obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio”.

¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:

Las personas naturales (obligadas o no a llevar contabilidad), que sean declarantes de renta, pero solo si a Dic. del año anterior (o sea, a Diciembre de 2009) tenían ingresos brutos superiores a $1.100.000.000. En el caso de las sucesiones ilíquidas, sea que hayan o no superado ese tope en Diciembre de 2009, a ellas no les corresponde presentar este reporte. Las personas jurídicas que el 1 de Septiembre de 2010 (cuando fue publicada en el diario oficial la Resolución 8660) No eran Grandes Contribuyentes, sean entidades con o sin ánimo de lucro, declarantes de renta o declarantes de ingresos y patrimonio, pero solo si a Dic. de 2009 tenían ingresos brutos superiores a los $1.100.000.000. Personas jurídicas o naturales que al 1 de Septiembre de 2010 (cuando fue publicada en el diario oficial la Resolución 8660), y sin importar sus ingresos brutos a diciembre de 2009, sí tenían la condición de Grandes Contribuyentes (declarantes de renta o declarantes de Ingresos y patrimonio), y sin importar que después del 1 de Septiembre de 2010 hayan perdido la condición de “Grande Contribuyente” (Resolución que la DIAN sacará en Diciembre de 2010 donde se les retirará la condición de “Grande Contribuyente” a varias entidades, o se les impondrá a otras.). Todas las Entidades Publicas de nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado expresamente mencionadas en el Art. 22 del E.T., las cuales son entidades que ni declaran renta ni tampoco presentan declaración de ingresos y patrimonio. Se dice que son todas, pues no importa el monto de los ingresos brutos que les figuren en sus contabilidades en diciembre de 2009 (ver literal “h” en el Art. 1 de la Resolución 8660). Ese Art. 22 del E.T. dice lo siguiente: “ARTICULO 22. ENTIDADES QUE NO SON CONTRIBUYENTES. No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los establecimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes. Tampoco será contribuyente la propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la ley 70 de 1993.

Todos los Secretarios generales de los Órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional.

Formatos a Utilizar Formato 1001, versión 7 (el mismo que estaba incluido como anexo en la Resolución 3847).29 Ese formato (el 1001 ó el 1056) tiene las siguientes particularidades: •

Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia. En el caso de que sea un tercero domiciliado en el exterior, y sin importar si por el 2010 el reportante estuvo o no sujeto al Régimen de Precios de Transferencia (artículos 260-1 a 260-10 del Estatuto Tributario), lo único que se le reporta es su Nit que usa en ese país (o se le asigna uno de los seudo-Nits que estén en el rango de 444444000 a 444449000), pero no se le reporta ni dirección ni código de Dpto. ni código de municipio (esos campos se le dejan en blanco). Sí se les reporta el código del país (Parágrafo 4 del Art. 4 de la Resolución 8660).

•

Si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

Nota: Todo “Mandatario” en el desarrollo de contratos de mandato (como son por ejemplo las Sociedades de Intermediación Aduanera, o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces de terceros), reportarán en forma especial los costos que cubrió por cuenta de sus mandantes (sin importar los Ingresos Brutos a Dic. de 2009 ni del Mandante ni del Mandatario). Eso aplica igualmente para las siguientes entidades:

El “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, El “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales, Las “sociedades fiduciarias” que administran los “fideicomisos”

Todas ellas tienen que reportar los costos y gastos que cubrieron por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban (Art.13 hasta 16 de la Resolución 8660). Lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el Art. 4 de la Resolución 8660, pero usando los formatos especiales que se les indican en esos artículos 13 hasta 16 de la Resolución 8660 (formatos En el caso exclusivo de los Órganos que financian gastos con recursos del Tesoro nacional, decreto 1738 de 1998, en ese caso el formato que utilizaría el secretario general de dicho Órgano para reportar los pagos que practicó durante el 2010 no sería el formato 1001 sino el formato 1056, versión 7; Art.. 17 de la Resolución 8660. 29

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1043, 1046, 1016, 1014) y en esos formatos todo el costo lo reportarán siempre en la columna “Pag” pues la columna “Ded” la dejarán siempre en ceros. Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1001, allí reportarían solo los otros costos y gastos que no eran para sus representados sino para ellas mismas. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (Numeral 3.3 de esta publicación). Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2010, en especial los renglones sobre costos y deducciones? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos; Concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Pero esta dificultad no la enfrentarían las Entidades Estatales del Art. 22 del E.T. pues como ellas no presentan declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, entonces su reporte del formato 1001 no tiene riesgo de verse en la obligación de ser corregido ante una eventual corrección de dicha declaración tributaria. Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.4 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda

hacer el reporte del literal “e” del artículo 631, sobre las costos y gastos con terceros durante el año 201030

3.6 INFORMACIÓN RESPECTO DE INGRESOS RECIBIDOS DURANTE EL 2010 Literal “f” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 8, Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita? Datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior) de quienes se recibieron durante 2010 ingresos netos (es decir, “después de devoluciones”) cuando el valor acumulado de dicho ingreso neto en cabeza de un mismo tercero, juntando todas las cuentas del ingreso en las que figure, sea igual o superior a $1.000.000.31 La intensión entonces es que el reporte total de los ingresos coincida con el total de ingresos netos que se denuncien tanto en la sección de “rentas ordinarias” (renglones 42 a 44 en el formulario 110 para DR 2010, ó renglones 35 a 38 del formulario 210 para DR 2010) como en la sección de “ganancias ocasionales” (renglón 65 del formulario 110, ó renglón 53 del formulario 210) de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010. Como quien dice, y a diferencia del reporte de costos y gastos, en este reporte de ingresos solo se toma en cuenta los valores fiscales y no se toma en cuenta la información de ingresos que sean solamente contables pero que no pasarían a la declaración de renta (como por ejemplo un “ingreso de ejercicios anteriores”, o un “ingreso método de participación”, etc.). En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2010 como miembros de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar, o si durante el año 2010 fue asociado de un contrato de exploración de hidrocarburos, gases, y minerales, o si durante el 2010 actuaron como mandantes en contratos de mandato, en ese caso no deben reportar los ingresos que figurarían en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2010 pero que fueron originados en esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato (este ultimo caso es como por ejemplo cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raíz), pues tales ingresos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó (Parágrafo 1 del Art. 13 y el parágrafo 1 del Art. 15, en la Resolución 8660). Como 30 Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal e) pagos a terceros”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

31 El criterio se mira desde el punto de vista del “ingreso neto” y no del “ingreso bruto”, pues quienes reportarán los costos y gastos también reportarán las “compras netas”.

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quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos los demás ingresos que no se hayan originado en esos consorcios o uniones temporales, o contratos de exploración o contratos de mandato. De otra parte, hay que mencionar que algunos ingresos son ingresos que sí figurarían en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio, pero que no irían al reporte. Tales ingresos son por ejemplo: 1)

El “ingreso por intereses presuntivos en prestamos en dinero a socios”: ese ingreso, por no ser un valor “real” sino “presuntivo”, entonces no se reportaría (es decir, el socio no reconocería un “gasto por intereses presuntivos” del mismo valor). Además, como dice la norma, de lo que se trata es de informar sobre los terceros “de quienes se hayan recibido” los ingresos, y ese “interés presunto” no fue en verdad “recibido” del socio o accionista.

El ingreso por diferencia en cambio: si tal ingreso nació de una realización efectiva al momento de recaudar una cuenta por cobrar en moneda extranjera, o al momento de pagar un pasivo en moneda extranjera, entonces ese ingreso que allí se haya formado sí iría al reporte con el dato del respectivo tercero (pues en ese caso el tercero sí registra un mayor gasto por esa diferencia en cambio a favor de él). Pero si el “ingreso por diferencia en cambio” surge por hacer simples actualizaciones a Dic. 31 de los activos y pasivos en moneda extranjera, entonces ese “ingreso por diferencia en cambio”, como en verdad no fue recibido del tercero (y el tercero incluso no lo tendría ni siquiera reconocido como un gasto) entonces no se reporta en el formato 1007.

Los Ingresos por recuperación de deducciones: Uno de esos ingresos es el mencionado en los artículo 90 y 196 del E.T. que dice que si al vender un activo fijo depreciable se obtuvo una utilidad, entonces que de esa utilidad la parte que corresponda a la depreciación acumulada que traía el activo hasta la fecha de venta se considera una “renta líquida por recuperación de deducciones” y la DIAN dice que las “rentas líquidas por recuperación de deducciones” se denunciarían en el renglón 43 de ingresos brutos no operacionales de la declaración de renta (Cartilla instructiva para la Declaración de renta y Concepto DIAN 52752 de agosto 3 de 2005).

Sobre este tema, se debe tener cuidado con la forma en que se llevan a la declaración de renta, o de ingresos y patrimonio, algunos ingresos especiales como por ejemplo: La venta de activos fijos, o las permutas, o las daciones en pago. En todos los casos, el ingreso bruto que se origina de todas esas operaciones (pues todas se asimilan a ventas), debe quedar denunciado en el formulario de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio y por ende en el reporte de información exógena así suceda que en las cuentas del ingreso contable no figuren tales ingresos o que figuren en forma parcial.

Por ejemplo, si se usa un activo de la empresa para hacer dación en pago y con ello cancelar un pasivo, entonces en la contabilidad acreditan el activo y debitan el pasivo pero no afectan el Estado de Resultados contable. Sin embargo, en la declaración de renta esa operación se denunciaría reportándola como si hubiese sido una venta, informando el precio de venta del activo (el precio con el cual de una vez quedaba cubierto el pasivo) en los renglones 43 ó 65 del formulario 110, o renglones 38 ó 53 del formulario 210; y en el renglón de “otros costos” (renglones 50 ó 66 del formulario 110, o renglones 43 ó 54 del formulario 210) se denuncia el costo fiscal de venta del activo. Y si lo que se hizo con el activo no fue darlo como dación en pago sino que se le hizo una venta normal, entonces también en la contabilidad sucede que solo queda reflejada en el Estado de Resultados la “utilidad y/o pérdida” en venta del activo, pero en la declaración se debe denunciar como ingreso bruto el precio de venta (en el renglón que le corresponda según si constituye renta ordinaria o si constituye ganancia ocasional) y como otros costos el costo fiscal que tenía el activo hasta la fecha de venta32 Adicionalmente, existen también otros valores por ingresos que en la contabilidad no pasan por el Estado de Resultados, pero que sí deben quedar reflejados como tales en la declaración de renta y luego en el reporte de información exógena. Tales ingresos son el valor acreditado durante el año en las cuentas de “ingreso por prima en colocación de acciones o cuotas sociales”, cuenta 3205 del PUC, o el “ingreso por donaciones recibidas”, cuenta 3210. Incluso, el primero de esos ingresos (el de “prima en colocación de acciones”) es un ingreso que se denuncia como “ingreso bruto” en el renglón 43 del formulario 210 para Declaración de renta 2010, pero luego se resta en el renglón 47 como “ingreso no gravado” (artículo 36 del E.T.; e incluso, adviértase que los valores que se tomen como “ingreso no gravado” en la declaración de renta se tienen luego que informar en el formato 1011, y con los conceptos 8001, ó 8002, ó 8003; ese formato se diligencia en desarrollo del “literal k” del artículo 631 del ET; Numeral 4 del Art. 12 de la Resolución 8660; Punto 3.10 de esta publicación). Además, en relación con los ingresos que sí se reportarían, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en ese caso en todas esas facturas de venta es obligatorio tomar el dato del nombre del cliente (Art. 617, literal c del E.T.). En cambio, en los “documentos equivalentes a factura” de que trata el Art. 616-1 del E.T., como por ejemplo el tiquete de máquina registradora, o las boletas de entradas a espectáculos públicos, allí no se exige que figure el nombre del cliente (Art. 4 Decreto 522 de marzo de 2003). Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para aquellas empresas que no están obligadas a expedir factura ni documento equivalente (como los bancos, y las empresas del servicio 32 Esos “costos fiscales de los activos fijos vendidos” se reportarían incluso en otro formato especial, el formato 1011, y concepto 8210, formato que se diligencia en desarrollo del “literal k” del artículo 631 del E.T.; Numeral 5 del Art.12 de la Resolución 8660; Punto 3.10 de esta publicación.

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de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras, Art. 616-2 del E.T. y Art. 2 del decreto 1001 de 1997) es cuando se podrá aceptar que no era posible identificar al tercero con quien se obtenían los ingresos y por tanto esos ingresos así facturados o contabilizados se reportarían con el “seudo-nit” 222.222.222, en el concepto que le corresponda de los 4 conceptos que diseñó esta vez la DIAN, y colocando como razón social la frase “cuantías menores”, y la dirección de la entidad informante (Ultimo inciso tercero del parágrafo 2 del Art. 8 de la Resol. 8660).

mandato (como son por ejemplo las Sociedades de Intermediación Aduanera, o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), y sin importar los Ingresos Brutos a Dic. de 2009 ni del mandante ni del Mandatario, reportarán en forma especial los ingresos que facturaban por cuenta de sus mandantes. Igualmente, las siguientes entidades:

Los terceros que sí son identificables por que se usaba factura de venta, pero que no alcancen a acumular el tope de $1.000.000, se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los 4 conceptos diseñados por la DIAN (“Ingresos brutos operacionales”, “ingresos brutos no operacionales”, “Ingresos brutos por intereses y rendimientos financieros”, “ingresos por intereses correspondientes a créditos hipotecarios”), con el Nit 222.222.222 “Cuantías menores”, y “tipo de documento 43” Así mismo, quienes tengan la obligación de desarrollar la información de este literal “f” reportando los detalles de sus ingresos fiscales del año 2010, en ese caso también quedan obligados a detallar los IVAs generados llevados a las declaraciones del IVA (si es que presentaron tales declaraciones de IVA durante el 2010 y tomando como IVA generado hasta los que se forman de las “devoluciones en compras”), pero solo si el ingreso que generó ese IVA (o la devolución en compra que dio lugar al IVA generado) fue igual o superior al $1.000.000. El detalle de ese IVA generado lo harán en otro formato distinto, a saber, el formato 1006 (inciso segundo del Art. 9 de la Resolución 8660; Punto 3.7 de esta publicación). Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”). ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (Numeral 3.3. de esta publicación).

El “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos, El “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales,

Todas ellas tienen que reportar los ingresos que facturaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban (Art. 13 hasta 16 de la Resolución 8660). Lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el Art. 8 de la Resolución 8660, pero usando los formatos especiales que se les indican en esos artículos 13 hasta 16 de la Resolución 8660 (formatos 1017, 1045, 1048). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1007, allí reportarían solo los otros ingresos que no eran facturados para sus representados sino para ellas mismas. Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14informante de Exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros” Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación.

Formatos a Utilizar Formato 1007, versión 7 (el mismo que estaba como anexo en la Resolución 3847 de 2008) para reportar los ingresos propios recibidos durante el año. En ese formato se reportan los ingresos operacionales y no operacionales. No se exige reportar direcciones de los terceros, sino únicamente el dato del “código del país de residencia”. Y si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2010, en especial sus renglones de ingresos brutos en renta o en ganancias? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005); impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos (Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Nota: Todo “Mandatario” en el desarrollo de contratos de

Como quien dice, quienes presentan información exógena

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deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.5 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “f” del artículo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el año 2010.33

3.7 INFORMACIÓN RESPECTO DE LOS IVAS DESCONTABLES E IVAS GENERADOS QUE FUERON DENUNCIADOS EN LAS DECLARACIONES DE IVA DURANTE EL 2010 Literal “e” y “f” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 9, Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita? De acuerdo a lo indicado en el artículo 9 de la Resolución 8660, si algún reportante estuvo obligado a efectuar el reporte del literal “e” por pagos a terceros (usando el formato 1001), y al mismo tiempo sucedió que durante el año 2010 presentó alguna o todas las declaraciones bimestrales del IVA, en ese caso queda obligado a detallar la totalidad de los IVAs descontables llevados a las declaraciones de IVA (incluyendo como IVA descontable hasta el que se generó en las devoluciones en ventas). Los reportarán usando el formato 1005, versión 6. Así mismo, si algún reportante estuvo obligado a efectuar el reporte del literal “f” por ingresos recibidos en el año, usando el formato 1007, y al mismo tiempo sucedió que durante el año 2010 presentó alguna o todas las declaraciones bimestrales del IVA, en ese caso queda obligado a detallar los IVAs generados (incluidos hasta los originados de las devoluciones en compras) pero solo si el ingreso base que generó ese IVA, o el valor de las devoluciones en compras que dieron lugar a IVAs generados, fue(ron) igual o superior al $1.000.000. Los reportarán usando el formato 1006, versión 6. Además, si en el detalle de ese IVA generado tienen que incluir a personas extranjeras o no domiciliadas en Colombia (las cuales estuvieron de paso por Colombia y por tanto en la factura se les cobró IVA pues recuérdese que si la venta se hace estando el comprador en el exterior en ese caso estaríamos hablando de exportaciones y allí no se genera IVA), en ese caso a esas personas se les reportará con el Nit que ellas usan en el exterior, y si no se conoce, con los seudo-nits diseñados por la DIAN los cuales empiezan con el 444.444.001 y pueden avanzar hasta el 444.445.000 y Los datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal f) ingresos del año 2010”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares). 33

tipo de documento 43 (segundo inciso en el literal b del Art. 9 de la Resolución). En todo caso, y para efectos de ambos reportes, si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2010 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2010 actuaron como mandantes en contratos de mandato, en ese caso no deben reportar los IVAS generados e IVAs Descontables que figurarían en sus contabilidades y en sus declaraciones de IVA del 2010 pero que fueron originados en las operaciones hechas con ese contrato de exploración, o a través de los contratos de mandato (este ultimo caso es como por ejemplo cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raíz), pues tales IVAs generados y descontables serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó en el contrato de mandato (Ultimo inciso del Art. 14 y el parágrafo 1 del Art. 15, en la Resolución 8660). En relación con el reporte de los IVAs descontables, y que se llevaría al formato 1005, se debe comentar que si se tienen IVAs descontables que nacían como contrapartida del hecho de que el reportante practicó durante el año 2010 retenciones de IVA a personas no domiciliadas en Colombia (retenciones que al igual de las practicadas a los del régimen simplificado siempre terminan siendo asumidas por el agente de retención pues no se restan efectivamente al tercero pero el agente de retención las puede tomar en compensación como descontable a sus declaraciones de IVA; ver el renglón 47 del formulario mensual de Retenciones en la fuente usado durante el 2010), entonces esos IVAS descontables se reportarán con el Nit que esa persona o empresa no domiciliada en Colombia emplea allá en el exterior. Si no se le conoce el Nit, entonces se les asignaría un seudo-nit de los que van en el rango 444.444.000 a 444.449.000, y “tipo de documento-43”. A ninguno de los terceros se les pone direcciones ni códigos de países. Así mismo, para quienes se vieron afectados con los decretos de la Emergencia social declarada en julio de 2010 para los 37 municipios de la zona de Frontera con Venezuela (Decreto Ley 2693 de Julio de 2010), si en sus operaciones tuvieron que utilizar el IVA descontable especial que se identificaría en las facturas como “Descuento especial Decreto 2649 de 1993”, lo correcto es que dicho IVA descontable lo reporten con beneficiario “DIAN” y no con el Nit de los clientes (Decreto Ley 2694 de Julio de 2010, modificado con los Decretos Leyes 2799 y 3148 de Agosto de 2010). Además, en relación con el reporte de los IVAS descontables, esta vez el artículo 9 de la Resolución incluye un nuevo inciso donde se lee: “El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o

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resueltas del año gravable 2010, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado.”

social la frase “cuantías menores” (Art. 9 literal b de la Resolución).

Esa nueva instrucción permitirá entonces que las empresas que generan IVA con documentos equivalentes a factura (como los tiquetes de máquinas registradora en los cuales no hay nombre del cliente y por tanto reportan tanto el ingreso como el IVA generado con el seudo-nit 222.222.222), en el caso en que tengan que registrar una devolución en ventas y por consiguiente un “IVA descontable por devolución en ventas”, esta vez sí podrán usar el Nit 222.222.222 para reportar ese tipo de ivas descontables (ojalá la DIAN haga el ajuste en el prevalidador el cual no permitía usar ese seudo-nit 222.222.222 en el formato 1005 de IVas descontables).

Además, el artículo 9 incluye un inciso donde se lee:

En todo caso, si hasta los Ivas descontables que surgen de las devoluciones en ventas se reportarán con el mismo Nit del tercero con el cual se generó el IVA de la venta, en ese caso se podrán dar casos muy complejos que confundirán a la DIAN pues una empresa podría reportar que tiene un “IVa descontable” con un cliente, cliente que es una persona natural o jurídica que nunca facturan IVA y que por tanto no le figuran a la DIAN como terceros “Responsables de IVA en el régimen común”.34 Y una confusión similar surge con el hecho de que existan IVAs descontables con personas que en realidad son del Régimen simplificado, pues tales IVAs son tomados en el proceso de Retención de IVA asumida con ese tipo de personas. Y en cuanto al reporte de los IVAs generados, y que se llevaría al formato 1006, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en ese caso en todas esas facturas de venta es obligatorio tomar el dato del cliente (Art. 617, literal c del E.T.) y por consiguiente el IVA que se haya generado también debe ser identificable con el nombre del cliente. En cambio, en los “documentos equivalentes a factura” de que trata el Art. 616-1 del E.T., como por ejemplo el “tiquete de máquina registradora”, o las “boletas de entradas a espectáculos públicos”, allí no se exige que figure el nombre del cliente (Art. 4 Decreto 522 de marzo de 2003). Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para aquellas empresas que no están obligadas a expedir factura ni documento equivalente (como los bancos, y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras, Art. 616-2 del E.T. y Art. 2 del decreto 1001 de 1997) es cuando se podrá aceptar que no fue posible identificar al tercero con quien se obtenían los ingresos y su respectivo IVA generado. Por tanto, esos IVAs generados en ese tipo de condiciones se reportarían con el seudo-nit 222.222.222, y colocando como razón Esto solo se solucionaría si existieran códigos de conceptos para diferenciar los verdaderos ivas descontables que surgen de las compras directas, de los otros “ivas descontables” que surgen en la devolución de ventas gravadas, pero tales códigos no existen para el formato 1005.

“El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444.444.001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444.445.000 y con tipo de documento 43. Sobre esa instrucción, hay que aclarar que cuando se hacen ventas a personas ubicadas en el exterior (es decir, cuando hacemos exportaciones), esas ventas no generan IVA (se toman como ventas exentas). Pero si la venta se hizo a personas extranjeras que sí estaban en Colombia cuando se les hizo la venta (por ejemplo a los turistas), es entonces allí cuando tiene validez la instrucción de la DIAN pues a ellos sí les facturaría con IVA y en esos casos a esos extranjeros tocará reportarlos con los seudo-nits que maneja la DIAN en los reportes de exógena. ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? El reporte sobre los IVAS descontables lo realizarán todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la información sobre pagos a terceros (literal “e” del Art. 631, formato 1001; Numeral 3.5 de esta publicación), pero siempre que haya sucedió que en el 2010 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA solicitando en ellas valores por IVAs descontables. El reporte sobre los IVAS generados lo realizarán todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la información sobre ingresos recibidos en el año 2010 (literal “f” del Art. 631, formato 1001; Numeral 3.6 de esta publicación), pero siempre que haya sucedió que en el 2010 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA y en ellas se hayan reportado IVAs generados. Formatos a Utilizar Formato 1005, versión 6 (el mismo que estaba como anexo en la Resolución 3847 de 2008), para los IVAs tomados como descontables en las declaraciones del IVA del 2010. Ese formato no exige “direcciones” y si se usa NIT, en ese caso el dígito de verificación solo se reporta si se conoce. Formato 1006, versión 6 (el mismo que estaba como anexo en la Resolución 3847 de 2008) para el IVA generado. No se exige reportar direcciones de los terceros. Y si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el “dígito de verificación” solo se reporta si se conoce.

Nota: Existen así mismo otros casos muy especiales, a saber:

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El “mandatario” en un contrato de mandato: Sus propios IVAs tomados como descontables los reportaría en el formato 1005, pero el detalle de los IVAs que pagaba cuando incurría en costos que eran para sus mandantes, lo reportarían entonces en el formato 1054, versión 7. Así mismo, sus propios IVAs generados los reportaría en el formato 1006, pero los IVAs que generaba en facturaciones de ingresos que hacía por cuenta de sus mandantes los reportaría en el formato 1055, versión 7 (artículo 15 de la Resolución 8660). Esos dos formatos especiales adicionales se elaborarían con los mismos criterios para selección de terceros que emplearía para hacer sus propios reportes, es decir, reportarán la totalidad de los IVAs descontables que les cubrió en los pagos a sus mandantes, y en los IVAs generados facturados por cuenta de sus mandantes solo detallaría a aquellos IVAs que nacen de facturaciones cuyo valor total sea igual o superior al $1.000.000. El “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos; Sus propios IVAs tomados como descontables los reportaría en el formato 1005, pero el detalle de los IVAs que pagaba cuando incurría en costos que eran para los asociados del contrato de exploración lo reportarían entonces en el formato 1049, versión 6. Así mismo, sus propios IVAs generados los reportaría en el formato 1006, pero los IVAs que generaba en facturaciones de ingresos que hacía por cuenta de sus mandantes los reportaría en el formato 1050, versión 6 (artículo 14 de la Resolución 8660). Esos dos formatos especiales adicionales se elaborarían con los mismos criterios para selección de terceros que emplearía para hacer sus propios reportes, es decir, reportarán la totalidad de los IVAs descontables que les cubrió en los pagos a los asociados del contrato de exploración, y en los IVAs generados facturados por cuenta de sus mandantes solo detallaría a aquellos IVAs que nacen de facturaciones cuyo valor total sea igual o superior al $1.000.000.

Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14informante de Exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros” Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”). Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el

primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario hacer correcciones a su declaraciones de IVA del 2010? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos; (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.6 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte relativo a sus IVAs Generados e IVAs Descontables del año 2010.35

3.8 INFORMACIÓN SOBRE PASIVOS QUE SE INCLUYAN EN LAS DECLARACIONES DE RENTA O DE INGRESOS Y PATRIMONIO 2010 Literal “h” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 10, Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita? Datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior e incluyendo las direcciones solo para los ubicados en Colombia) con quienes se tengan cuentas por pagar aceptadas fiscalmente a Dic. 31 de 2010, siempre y cuando el valor acumulado que le figure al tercero en todas las cuentas

35 Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo IVAs generados y descontables”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

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por pagar sea igual o superior a $5.000.000.36 Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000, se agruparán en un único registro (uniendo tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior), dentro de cada uno de los 6 conceptos diseñados por la DIAN, con el Nit 222.222.222 “Cuantías menores” y “Tipo de documento 43”. En cuanto al concepto diseñado por la DIAN como “2207-Saldo pasivo por cálculo actuarial de provisión para pensiones de jubilación” (y que en el PUC de comerciantes sería el que figure en la cuenta 2620), el saldo de ese pasivo se reportará exclusivamente con el Nit de la entidad Informante. Pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo (cesantías, intereses sobre cesantías, etc.) sí se debe tener discriminado por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa índole, superiores a los $5.000.000. En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2010 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2010 actuaron como mandantes en contratos de mandato, en ese caso no deben reportar los pasivos que figurarían en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2010 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato (este último caso es como por ejemplo cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raíz), pues tales pasivos serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó (ultimo inciso del Art. 14, y el parágrafo 1 del Art. 15, en la Resolución 8660). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todos sus demás pasivos fiscales que no se hayan originado en esos contratos de exploración o en los contratos de mandato. El total de los pasivos llevados al formato 1009 deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010 (renglón 40 del formulario 110, o renglón 33 en el formulario 210), salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior. Es decir que, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, acá no se pedirán pasivos que sean solo contables pero que no pasan a la declaración de renta (como los pasivos estimados, o los pasivos de una sucursal en Colombia con su casa matriz que esté en el exterior, o de una empresa colombiana para con sus vinculados económicos en el exterior, etc.).

pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 de 2010, en ese caso el pasivo se reportaría con el Nit original del beneficiario a quien se adquirieron los bienes y servicios y no con el Nit de la empresa especializada en factoring que adquirió la cartera pues el parágrafo del artículo 773 del Código de Comercio (modificado con el Art. 2 de la ley 1231 de 2008, y reglamentado con el decreto 3327 de Septiembre de 2009) menciona lo siguiente: "Parágrafo: La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio." Por tanto, puede darse el caso de que a Dic. 31 de 2010 la empresa que tiene el pasivo no se termine dando cuenta de que su acreencia cambió de beneficiario. La DIAN deberá aceptar entones la posible "falta de cruce" con los terceros que se pueda generar con este reporte de los pasivos. Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se declarará fiscalmente y que también se llevará al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que sí figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad (que es lo que sucede por ejemplo por causa de los famosos “cheques girados y pendientes de cobro a Dic. 31”) pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte como su “deudor” a la empresa que hace este reporte de pasivos. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, en ese caso no sería correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos sería “el banco” (pues puede que incluso en el banco el saldo sea hasta positivo). Ni tampoco sería correcto decir que se reportaría con los Nits de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro pues esos terceros ya pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Es por ello que el Art. 268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el “saldo en el último día” entendida esa frase como el “saldo en extracto” (y no por el saldo en libros de contabilidad) pues la norma le aplica por igual tanto al obligado a llevar contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo del extracto se declarará en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio como un activo. Y si el saldo en el extracto es negativo, ese mismo saldo se denunciará como pasivo.37 De otra parte, se debe aclarar que existen tres pasivos especiales a Dic. 31 de 2010 que no necesitan ser depurados para definir quién es su beneficiario: –

Además, si el beneficiario de algún pasivo decidió hacer una operación de factoring con lo que en la contabilidad de él correspondía a la “cartera” o “cuenta por cobrar” (ley 1231 de 2008), y a la entidad informante la cuenta por Téngase en cuenta que con la modificación que el artículo 10 de la Ley 1370 de Diciembre de 2009 le hizo al artículo 287 del E.T., para las declaraciones de renta 2010 y siguientes ya no se aceptarán como pasivos fiscales ciertos pasivos que las empresas colombianas tengan con vinculados económicos en el exterior. 36

El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de renta, IVA o Timbre” (cuentas código PUC 2365,2367 y 2368). Ese pasivo se entiende que le corresponde a un único beneficiario: La DIAN (Nit 800.197.268-4, y dirección Cra. 8 #6- 64 de Bogotá).

37 Se trataría solamente de la norma para declarar el valor del saldo en la entidad bancaria; pero si con los cheques girados y entregados y pendientes de cobro se habían afectado alguna compra de un activo, o una cuenta por cobrar, o una cuenta por pagar, o un costo o gasto, esa parte de la operación contable sí se queda intacta.

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–

El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de industria y comercio”. Ese pasivo se entiende que le corresponde a la secretaría de hacienda municipal a la que se cancelan tales retenciones.

–

El saldo a diciembre 31 del pasivo del IVA por pagar (cuenta 2408). Este pasivo igualmente se entiende que le corresponde a un beneficiario: LA DIAN.

¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (Numeral 3.3. de esta publicación). Formatos a Utilizar Formato 1009, versión 7 (el mismo que estaba incluido como anexo en la Resolución 3847 de 2008). Allí se reportan los datos del tercero, los conceptos del pasivo y su valor. Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les reporta el “código de país”). Si en vez de cedula se reporta el “Nit”, entonces el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce. Nota: Existen casos muy especiales, a saber:

El “mandatario” en un contrato de mandato; El “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos;

En esos casos, esas entidades reportarían, en el formato 1009, los saldos a Dic. 31 de 2010 de los pasivos originados en sus operaciones propias. Pero los saldos a Dic. 31 de 2010 de pasivos que se originaban al administrar los costos en que incurrieron por cuenta de los terceros a quienes representaban, y seleccionando a los terceros igualmente con el criterio de tener saldos iguales o superiores a los $5.000.000, esos pasivos los reportan, usando un solo concepto, en los formatos 1027, ó 1052, según les corresponda (Art. 14 y 15 en Resol. 8660). Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros” Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal”). Plazos

Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2010, en especial su renglón de pasivos? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos; concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.7 se mostrará un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “h” del artículo 631, sobre las saldos de sus pasivos fiscales a Dic. 31 de 2010.38

3.9 INFORMACIÓN SOBRE CUENTAS POR COBRAR QUE SE INCLUYAN EN LAS DECLARACIONES DE RENTA O DE INGRESOS Y PATRIMONIO 2010 Literal “i” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 10, Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010.

¿Cuál información solicita? Datos de los terceros (tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior) cuando sus cuentas por cobrar a Dic. 31 de 2010 (antes de provisiones), agrupando 38 Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal h) cuentas por pagar a Dic. 31”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

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todas las cuentas en que figure con saldos, sea igual o superior a $5.000.000. Aquellos con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000, se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los 3 conceptos diseñados por la DIAN, con el Nit 222.222.222 “Cuantías menores”.

Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (numeral 3.3. de esta publicación).

En cuanto al saldo de la cuenta de “provisión fiscal de deudores” a Dic. 31 (que se reportará como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio sí se incluiría como un valor negativo), sucede que hasta los reportes del 2007 la DIAN pedía que todo el saldo de dicha cuenta se reportara con un único beneficiario, a saber, el Nit del propio reportante de la información exógena. Pero en los reportes del 2008, 2009 y en estos del 2010, la Resolución está indicando que ese saldo total (sin importar si la provisión fue calculada con el método de "provisión general" o de "provisión individual") se debe discriminar por tercero. En consecuencia, este saldo que se tenga por cada tercero en esta cuenta de provisiones no se mezclaría con los demás saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a Dic. 31 (pues si se mezclara, y reportáramos un "saldo neto de la cuenta por cobrar", eso no tendría cruce de información con el reporte que a su vez hará ese mismo tercero de lo que para él viene siendo un "pasivo"; ese tercero no le hace "provisiones" a sus pasivos). Esta cuenta de provisiones se reportará entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a los $5.000.000 y quedando los demás reportados con el Nit 222.222.222.

Formatos a Utilizar Formato 1008, versión 7 (el mismo que estaba contenido como anexo en la Resolución 3847 de 2008). Allí se reportan los datos del tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor. Se exige reportar direcciones de los terceros solo si están domiciliados en Colombia (a los domiciliados en el exterior solo se les reporta el “código de país”). Cuando se reporten valores correspondientes a la “provisión fiscal de deudores” el valor se reportará como si fuese un valor positivo (a pesar de que en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio sí se incluiría como un valor negativo). Si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce.

En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el año 2010 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2010 actuaron como mandantes en contratos de mandato, en ese caso no deben reportar las cuentas por cobrar que figurarían en sus contabilidades y en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2010 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato (este último caso es como por ejemplo cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raíz), pues tales cuentas por cobrar serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó (ultimo inciso del Art. 14, y el parágrafo 1 del Art. 15, en la Resolución 8660). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta todas sus demás cuentas por cobrar que no se hayan originado en esos contratos de exploración o en los contratos de mandato. El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al formato 1008, salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior, deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta 2010 (renglón 34 del formulario 110, o con el dato interno de los anexos del formulario 210 con el que se explique lo llevado al renglón 32, patrimonio bruto, de quienes usan ese formulario 210). ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo?

Nota: Existen casos muy especiales, a saber:

El “mandatario” en un contrato de mandato; El “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos;

En esos casos, esas entidades reportarían en el formato 1008 los saldos a Dic. 31 de 2010 de las cuentas por cobrar originadas en sus operaciones propias. Pero los saldos a Dic. 31 de 2010 de cuentas por cobrar que se originan al administrar los ingresos que facturaban por cuenta de los terceros a quienes representaban, y seleccionando a los terceros igualmente con el criterio de tener saldos iguales o superiores a los $5.000.000, esas cuentas por cobrar las reportan, usando un solo concepto, en los formatos 1018, ó 1051, según les corresponda (Art. 14 y 15 en Resol. 8660). Los terceros que no les alcancen el tope se reportarían en ese único concepto pero con el seudoNit 222.222.222 y razón social cuantías menores. Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros” Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal). Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y

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el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2010, en especial su renglón de cuentas por cobrar? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos; concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.8 se mostrará un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “i” del artículo 631, sobre las saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a Dic. 31 de 2010.39

3.10 INFORMACIÓN SOBRE OTROS VALORES QUE SE LLEVEN A LAS DECLARACIONES DE RENTA O DE INGRESOS Y PATRIMONIO 2010 Literal “k” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Artículo 12, Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. ¿Cuál información solicita? El valor total fiscal (es decir, sin importar la cuantía) de “otros datos” de las declaraciones de renta o de Ingresos y patrimonio 2010 (Ejemplo el saldo a Dic. 31 del efectivo, el saldo a Dic. 31 de las inversiones, el saldo a Dic. 31 de los activos fijos, el cuadre de los inventarios del 2010, el saldo a Dic. 31 de los “otros activos”, el dato de los ingresos no gravados, de los costos especiales que no tienen un

39 Esos datos que se muestran en dicho numeral están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal i) cuentas por cobrar a Dic. 31”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

beneficiario externo real, de las compensaciones de pérdidas y de las rentas exentas). En vista de que algunos de esos datos se haría necesario identificarlos con todo y el nombre de su tercero (como por ejemplo un saldo poseído en bancos nacionales o del exterior, o el valor de las acciones y aportes poseídas en sociedades), mientras que otros datos no tienen ese tercero (como por ejemplo el saldo en caja a Dic. 31, o el saldo de los activos fijos a Dic. 31), es por eso que en este reporte se terminan usando dos formatos: el 1011 para los valores que no tienen un tercero que explique su saldo, y el 1012 para los que sí cuenta con un tercero que explique su saldo (a esos terceros no se les reporta dirección sino solamente el “código de país”). Esos datos que se lleven a ambos formatos deberán coincidir entonces solamente con el saldo fiscal llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2010. No se involucrarían, como sí se hace en el reporte de los pagos a terceros (formato 1001), los saldos contables para esas partidas. Téngase presente que aunque a diciembre 31 el saldo de las depreciaciones acumuladas de los activos fijos, y el sado de las amortizaciones acumuladas de los activos agotables, son saldos negativos que restan dentro de la declaración de renta, en todo caso al llevar al formato 1001 esos mismos saldos, tales saldos sí se incluirán como un valor positivo razón por la cual lo que sume el formato no sería igual a lo que digan esos renglones respectivos de las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio. ¿A quiénes les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó el caso de la información correspondiente al literal “c” del Art. 631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron (numeral 3.3. de este material). Formatos a Utilizar Formatos 1011 versión 6 y 1012 versión 7 (los mismos que estaban contenidos como anexos en la Resolución 3847 de abril de 2008). En el Formato 1011 no se detallan nombres de terceros sino solamente “conceptos” y “saldos”. En cambio, en el formato 1012, sí se piden “nombres de esos terceros” (no se les reportan direcciones sino solamente el código de país; y si en vez de cedula se reporta el “Nit”, el “dígito de verificación” se reporta solo si se conoce). Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de Exógena”.Y que si se trata de una persona jurídica, entonces en ese caso el Representante legal de la entidad también tenga su propio RUT y con la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros” Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto

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inicial como las posibles correcciones) usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (Esta información no es avalada ni por “Contador” ni por “Revisor Fiscal). Plazos Según el Art. 18 de la Resolución 8660, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán dependiendo de si para la fecha de entrega del Reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente o si no lo es. En el primer caso, los plazos transcurren entre el 25 de Abril y el 6 de Mayo de 2011 dependiendo del último dígito del Nit sin incluir el dígito de verificación; en el segundo caso sus plazos vencerán entre el 24 de Marzo y el 20 de Abril de 2011 según los dos últimos dígitos del Nit sin incluir el dígito de verificación. ¿Qué pasaría si después de entregado el reporte 2010, la empresa o persona reportante descubre que se hace necesario corregir algún valor de su declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2010? En ese caso, se diría que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomarían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sanción del Art. 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005; impondrá como sanción un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos; concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la información exógena (concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo práctico En el Capitulo IX, numeral 9.9 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “k” del artículo 631, sobre otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2010.40

3.11 INFORMACIÓN SOBRE LA DECLARACIÓN INFORMATIVA INDIVIDUAL DE PRECIOS DE TRANSFERENCIA AÑO GRAVABLE 2010. FORMULARIO 120 Literal “k” del artículo 631 del Estatuto Tributario. Resolución 011188 de Octubre 29 de 2010.

El 29 de Octubre de 2010, invocando las facultades que se le otorgan con el literal k) y el parágrafo 3 del Artículo 631 del Estatuto Tributario, la DIAN expidió su Resolución 011188 a través de la cual se solicita un reporte especial de información exógena tributaria a todos los contribuyentes que por el año gravable 2010 (o la fracción de año gravable 2011) lleguen a tener la obligación de presentar Declaración Informativa Individual de Precios de Transferencia (Formulario 120) y preparar Documentación Comprobatoria (artículos 260-4 y 260-8 del Estatuto Tributario y el artículo 1 de Decreto Reglamentario 4349 de 2004). De acuerdo con lo indicado en esa Resolución, los obligados tendrán que diligenciar un nuevo formato en estándar XML conocido como “Formato 1525” y que deberá ser entregado virtualmente en las mismas fechas en que tengan que llegar a presentar el formulario 120 con su Declaración informativa Individual de Precios de Transferencia año gravable 2010.41 Debe recordarse que a los contribuyentes sujetos al Régimen de Precios de Transferencia, desde hace varios años atrás, siempre se les ha pedido que sus Declaraciones anuales de Precios de Transferencia (Individual con el Formulario 120, y Consolidada con el Formulario 130) los presenten virtualmente por el portal de la DIAN diligenciando solo la Hoja 1 pero entregando, en unos formatos especiales (formatos 1125 y 1126) los datos de las Hojas 2 de dichos formularios 120 y 130 (ejemplo la Resolución 003915 de abril de 2010 con la cual se les dieron las instrucciones para hacer ese proceso en relación con las declaraciones del año gravable 2009). Por tanto, el nuevo formato 1525 que se les pide diligenciar con la Resolución 011188 de Octubre de 2010 es un nuevo formato adicional que tendrán que elaborar solo los que deban presentar la Declaración Informativa Individual (formulario 120) y que nunca antes habían diligenciado. En el nuevo formato 1525 lo que se terminará colocando es aquella información que le permita a la DIAN tener más detalles sobre los comparables (terceros internos y/o externos) seleccionados para la determinación del margen o precio a utilizar en la transacción con los vinculados económicos. Esta información normalmente solo se quedaba en la “Documentación comprobatoria” y solo era conocida por la DIAN si tal entidad llegaba a solicitarla (solicitud que puede hacer después del 30 de junio siguiente a la finalización del año gravable respectivo; artículo 8 del Decreto 4349 de 2004). Por consiguiente, el formato 1525 se compone de 3 secciones así:

40 Esos datos que se muestran en dicho numeral tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo literal k) otros datos de la DR 2010”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

1-Sección 1, elemento “comp”: allí irán los datos del vinculado económico, el tipo de operación que se hizo con Esos plazos quedarán contenidos en el Decreto que el Ministerio de Hacienda expida en diciembre de 2010.

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él, y si se utilizó para la operación con él a un comparable interno o un comparable externo 2-Sección 2, elemento “cominter”: allí irán los datos del tercero que fue utilizado como un Comparable interno (aquel tercero con el que no se tienen vínculos pero con el que sí se hacen operaciones económicas). 3-Sección 3, elemento “comexter”: allí irán los datos del tercero que fue utilizado como un Comparable externo (aquel tercero con el que no se tienen vínculos y tampoco se han hecho operaciones; esta infomación implica conseguir bases de datos externas que contengan información). Como este nuevo formato 1525 es un formato que entra a hacer parte de los reportes de información exógena tributaria del artículo 631 del Estatuto Tributario, es de esperar que la DIAN tendrá que actualizar su “Prevalidador Tributario” con el cual se facilita la construcción de dichos reportes (y de los otros reportes de los artículos 623 hasta 631-1). Y decimos que tendrá que actualizarlo pues cuando en Agosto de 2010 se expidió la Resolución 8660 para definir los reportes del artículo 631 del Estatuto Tributario que la DIAN pidió por el año gravable 2010, en esa resolución se había indicado que se usarían todos los mismos formatos que se usaron en los reportes del año gravable 2009 y por ello se podría terminar utilizando el mismo Prevalidador tributario que se usó para los reportes año 2009. Pero al crearse este nuevo formato, lo correcto es esperar una nueva versión del Prevalidador para beneficio de los que tendrán que diligenciarlo.

3.12 INFORMACIÓN ESPECIALIZADA SOLICITADA A ALGUNOS INFORMANTES ESPECIALES (MANDATARIOS, CONSORCIOS, EXPLORADORES DE HIDROCARBUROS, SOCIEDADES FIDUCIARIAS; ÓRGANOS QUE FINANCIEN GASTOS CON RECURSOS DEL TESORO NACIONAL) Artículo 13 a 17, Resolución 8660 de Agosto 30 de 2010. Las actividades económicas en nuestro país se pueden desarrollar en forma directa por parte de cada empresa o persona que quiera vender o comprar bienes y servicios, o sino mediante ciertas figuras jurídicas (permitidas en el Código Civil y otras leyes especiales) en las que intervendría otra entidad o persona diferente y que actuaría en representación de esa empresa que no quiere desarrollar sus actividades de comprar o vender en forma directa. Ese último caso es el que se presenta entonces cuando se utilizan las figuras tales como “contratos de mandato”,

“consorcios y uniones temporales” o “las operaciones conjuntas para ejecutar contratos de exploración y explotación de hidrocarburos”. Y adicional a lo anterior, también existen las figuras jurídicas conocidas como “fideicomisos” o “fiducias” (artículo 102 del E.T.), en las cuales uno o varias personas naturales o jurídicas (llamadas “fideicomitentes” o “fiduciantes”) hacen aportes de dineros o bienes para que una “Sociedad Fiduciaria” les administre tales bienes. Se forman así distintos patrimonios autónomos que tienen unos dueños definidos pero que son administrados por la Sociedad Fiduciaria (todos los patrimonios autónomos que son administrados por una misma sociedad fiduciaria llegan a tener un único Nit; Numeral 5 del Art. 102 del E.T.). La meta entonces de la Sociedad Fiduciaria es explotar esos bienes, cubrir los costos que se demanden en esas operaciones de explotar los bienes (practicando también las retenciones del caso). Pero al final del año simplemente le informa a los fideicomitentes o fiduciarios sobre la utilidad o pérdida que se obtuvo en el año por la explotación de los bienes o patrimonios autónomos. Esos dueños de los bienes son los que tienen que seguir denunciando en sus propias declaraciones de renta los bienes que han aportado a los patrimonios autónomos (Art. 271-1 del E.T.) al igual que la simple utilidad que les reporte la Sociedad Fiduciaria (Art. 102 numeral 2 del E.T.). Miremos algunos detalles de esas figuras jurídicas: a) Consorcios y uniones Temporales En el caso de los “consorcios y uniones Temporales”, los mismos son figuras definidas en el artículo 7 de la ley 80 de 1993 donde se lee: “ARTÍCULO 7o. DE LOS CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Para los efectos de esta ley se entiende por: 1o. Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. 2o. Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. PARÁGRAFO 1o. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales

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no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo derogado por el artículo 285 de la Ley 223 de 1995>. PARÁGRAFO 3o. En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en esta ley para los consorcios”. En el Estatuto Tributario, según lo indican sus Art. 18, 368 y 437 (literal f), el consorcio o la unión temporal (que se convierten en entes sin personería jurídica pero con Nit propio pues se inscriben en el RUT de la DIAN identificándose en la página 2 de dicho RUT y en la casilla 68 con el código 03 ó 07), es el que entra a actuar como agente de retención en los costos y gastos en que se incurran por el desarrollo de las operaciones del contrato o unión temporal. Pero no es el que presentará la declaración de renta denunciando los ingresos y costos respectivos, ni las declaraciones de IVA (mientras solo facture valores que se tomarán los miembros del consorcio), pues el consorcio o la unión temporal son un “no contribuyente no declarante”. Para este último efecto, son sus consorciados o miembros de la unión temporal los que bimestralmente en las declaraciones de IVA y anualmente en las declaraciones de renta denunciarán su respectivo ingreso y costo de acuerdo con su participación en el consorcio o unión temporal. Además, en el artículo 11 del decreto 3050 de 1997 se menciona también lo siguiente: “ARTICULO 11. FACTURACION DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal. Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias. En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título

de renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado. El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado. La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.” Por todo lo anterior, si el propio consorcio o unión temporal con su propio NIT fue el que expedía la facturación (y no los consorciados o asociados), ese consorcio es el que deberá hacer los reportes exigidos en el artículo 13 de la Resolución 8660 de Agosto de 2009, sin importar si el consorcio o unión temporal existía a Dic. de 2008 o si solo vino a existir desde el 2009 en adelante, y sin importar los ingresos que hubieran facturado en el año 2009.42 Para hacerlo usarán los mismos formatos que usaron en los reportes del año 2008. Pero esta vez, cuando estén reportando en el formato 1043 el valor de los costos que cubrieron por cuenta de los miembros del consorcio o unión temporal, todo el valor del costo o gasto irá en la columna “Pag” (pago o abono en cuenta) y no reportarán ningún valor en la columna “Ded” (pagos no deducibles). En relación con estos reportes exigidos a los consorcios y uniones temporales, debe tenerse presente lo que dice el parágrafo 1 de dicho Art. 13 de la Resolución 8660: “En ningún caso la información reportada por el consorcio y/o unión temporal deberá ser informada por el consorciado y/o asociado”. Así se evita que a la DIAN le llegue información duplicada respecto de un mismo tercero. Es decir, los terceros que hicieron las operaciones de comprarle o venderle al consorcio usarán como beneficiario “al consorcio o unión temporal”, y ese mismo consorcio o unión temporal dirá que fue con esos terceros con quienes hizo la operación, solo que en el interior del reporte el consorcio o unión temporal al mismo tiempo indica para cuáles miembros eran los costos y el IVA descontable al igual que los ingresos y el IVA generado. Pero los miembros del consorcio o unión temporal no tienen que volver a informar lo que ya informó el consorcio o unión temporal. Además, en el parágrafo 2 del artículo 13 de la Resolución 8660 se establece lo siguiente:

42 En diciembre 23 de 2009 la Supersociedades expidió su Circular 115-006, acompañada de una guía con ejemplos, donde se indican cómo deben ser las contabilizaciones básicas que se efectúen en virtud de los contratos de mandato; conviene repasarla para entender mejor este tipo de figuras jurídicas.

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“Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción y la retención en la fuente practicada por el consorcio o unión temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.” Para entender esa disposición, habría que pensar en el hecho que durante el año 2010 el propio consorcio o unión temporal haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (Art. 58 de la ley 863 de 2003 y decreto 4660 de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro entonces que el propio consorcio o unión temporal fue cumpliendo a lo largo de todos los meses del año 2010 con los reportes que se le exigían con la Resolución 13728 de Diciembre de 2009 y por tanto, si en esos reportes exigidos con la Resolución 13728 ya había informado sobre los pagos hechos a terceros con esos dineros de los convenios de cooperación y sobre la retención que les practicó, entonces no debe volver a incluir esos datos en los formatos 1043 y 1044 que se mencionan en el artículo 14 de la Resolución 8660 de Agosto de 2009. Fue por eso que en el parágrafo 5 del artículo 1 de esa Resolución 13728 de Diciembre de 2009 se dijo lo siguiente: “Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el articulo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.” Si volvieran a hacer el reporte de los mismos datos que ya estaban reportados mensualmente le duplicarían entonces una misma información a la DIAN lo cual afecta los procesos de fiscalización de tal entidad. b) Patrimonios autónomos administrados por sociedades Fiduciarias Como ya se explicó antes, los patrimonios autónomos (también llamados “fideicomisos”) tendrán su propio Nit y son simplemente administrados por una Sociedad Fiduciaria (a cada patrimonio autónomo o Fideicomiso, cuando se inscribe en el RUT para obtener su Nit, sucede que en la pagina 2, casilla 68, les asignan entonces el código 06). Como ese patrimonio autónomo entonces termina siendo el que incurre en costos (practicando retenciones en la fuente) y también genera ingresos, la DIAN pide que todos esos patrimonios autónomos le hagan el reporte sobre esas operaciones y el que tiene la tarea de entregarlos es la Sociedad Fiduciaria que administró el patrimonio autónomo (Art. 16 de la Resolución 8660). Al hacer esos reportes sobre pagos y sus retenciones, y sobre los

ingresos, deberá entonces seleccionar a los terceros con los mismos criterios con que las empresas normales harían los reportes de pagos, retenciones e ingresos (Numerales 3.2, 3.5 y 3.6 de esta publicación). Igualmente en el reporte que le enviarán a la DIAN se informará sobre la utilidad anual que le haya correspondido a cada fiduciante y que debe entonces ser reconocida como ingreso por ese fiduciante. Para hacer esos reportes usarán los mismos formatos que usaron en los reportes del 2009. Además, cuando estén reportando en el formato 1014 el valor de los costos o gastos que se cubrieron en el fideicomiso, todo el valor del costo o gasto irá en la columna “Pag” (pago o abono en cuenta) y no reportarán ningún valor en la columna “Ded” (pagos no deducibles). Además, en el parágrafo 3 del artículo 16 de la Resolución 8660 se indica lo siguiente: “Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio. Para entender esa disposición, habría que pensar en el hecho que durante el año 2010 el propio patrimonio autónomo haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (Art. 58 de la ley 863 de 2003 y decreto 4660 de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro entonces que el propio patrimonio autónomo fue cumpliendo a lo largo de todos los meses del año 2010 con los reportes que se le exigían con la Resolución 13728 de Diciembre de 2009 y por tanto, si en esos reportes exigidos con la Resolución 13728 ya había informado sobre los pagos hechos a terceros con esos dineros de los convenios de cooperación y sobre la retención que les practicó, entonces no debe volver a incluir esos datos en los formatos 1014 y 1015 que se mencionan en el artículo 16 de la Resolución 8660 de Agosto de 2010. Fue por eso que en el parágrafo 5 del artículo 1 de esa Resolución 13728 de Diciembre de 2009 se dijo lo siguiente: “Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el articulo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.” Si volvieran a hacer el reporte de los mismos datos que ya estaban reportados mensualmente le duplicarían

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entonces una misma información a la DIAN lo cual afecta los procesos de fiscalización de tal entidad. c) Contrato de Mandato En el “contrato de mandato”, regulado en los artículos 1262 y siguientes del Código de Comercio, existe una parte llamada el “mandante” y que es quien contratará a otra llamada “mandataria” para que esta última actúe en representación del primero. Como consecuencia de ello, esta última es la que facturaría, con su propia facturación, ingresos que no son para ella sino para su mandante. Por ejemplo, si el dueño de un inmueble contrata a una inmobiliaria para que lo represente y le administre sus bienes raíces, entonces el dueño del inmueble será “el mandante” pero la inmobiliaria sería “la mandataria”. En ese caso, y por virtud de lo indicado en el artículo 3 del decreto 1514 de 1998 y el Art. 29 del decreto 3050 de 1997, es la inmobiliaria (mandataria) quien facturaría, con su propia papelería de facturación, los ingresos que se generan por arrendar las propiedades de su mandante. Y es también la inmobiliaria (mandataria) la que incurría en costos y gastos necesarios para el mantenimiento de los bienes raíces pero tales costos y gastos saldrían facturados a nombre de ella, y es ella la que incluso actuaría como agente de retención a titulo de renta y de IVA sobre tales costos y gastos.43 Esas retenciones practicadas por la inmobiliaria son declaradas en la declaración mensual de retenciones en la fuente de la propia inmobiliaria, pero los datos sobre los ingresos que facturó para su mandante y su respectivo IVA sí deben ser declarados en las declaraciones de IVA que presentaría el propio mandante de acuerdo con los informes que periódicamente le envía su mandataria. Y los costos y gastos serán igualmente tomados como tales solo por el mandante en su respectiva declaración de IVA y de Renta44 En vista de lo anterior, es claro que los cruces de información exógena tributaria para la DIAN se podrían complicar por cuanto las personas y empresas que hicieron las operaciones directamente con la mandataria reportarían como beneficiario de tales operaciones a dicha mandataria y no a su mandante pues el dato final del mandante no era conocido por esos terceros (aunque se debe tener presente lo que dice el Art. 394 del E.T.). Para que eso no suceda, la DIAN entonces ha dicho, en el artículo 15 de la Resolución 8660, que TODO mandatario (que es el que actuaba como intermediario), sin importar si es una persona natural o jurídica y sin importar el monto de los ingresos de él mismo o de su mandante a diciembre de 2009, deberá presentar la información de las 43 Esas retenciones las practica solo si su mandante, de haber hecho él mismo las operaciones, hubiera entonces entrado a practicarlas; como quien dice, la mandataria asume las calidades que tenga su mandante; ver el concepto DIAN 1762 de enero 10 de 2007 y el artículo 8 del decreto 522 de 2003. 44 El mandante registra en su contabilidad los costos y gastos, el IVA de tales costos y gastos, los ingresos con su IVA, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, de acuerdo con todos los beneficiarios que le informe la mandataria.

operaciones que efectuó en desarrollo de todos sus contratos de mandato durante el año 2010 (y lo debe hacer solo en forma virtual). Aclárese además que si ese mandatario es quizás una empresa o persona natural que sí tenía los 1.100.000.000 de ingresos brutos a Dic. de 2009, en ese caso tendría que responder adicionalmente por los otros reportes exigidos en los artículos 3 a 12 de la misma Resolución 8660. Para hacer los reportes, los mandatarios usarán los mismos formatos que usaron en los reportes del año 2009. Y cuando estén reportando en el formato 1016 el valor de los costos que cubrieron por cuenta de sus mandantes, todo el valor del costo o gasto irá en la columna “Pag” (pago o abono en cuenta) y no reportarán ningún valor en la columna “Ded” (pagos no deducibles). Así mismo, y en razón a que los propios mandantes también terminarían registrando en sus propias contabilidades los datos que les sean informados por sus mandatarios, con todo y los mismos beneficiarios con que también los registró inicialmente su mandataria (pues el mandante es el que tiene que presentar las declaraciones de IVA y de renta con esos datos ya que para él sí son sus ingresos o sus costos o sus IVAs generados o sus Ivas descontables), es por eso que en el parágrafo 1 de Art. 15 de la Resolución 8660 se dispuso lo siguiente: “Parágrafo 1. En ningún caso la información reportada por el mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante.” Además, en el parágrafo 2 al artículo 15 de la Resolución: “Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.” Para entender esa disposición, habría que pensar en el hecho que durante el año 2009 el propio mandatario haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (Art. 58 de la Ley 863 de 2003 y decreto 4660 de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro entonces que el propio mandatario fue cumpliendo a lo largo de todos los meses del año 2010 con los reportes que se le exigían con la Resolución 13728 de Diciembre 26 de 2009 y por tanto, si en esos reportes exigidos con la Resolución 13728 ya había informado sobre los pagos hechos a terceros con esos dineros de los convenios de cooperación y sobre la retención que les practicó, entonces no debe volver a incluir esos datos en los formatos 1016 y 1053 que se mencionan en el artículo 16 de la Resolución 8660 de Agosto de 2010. Fue por eso que en el parágrafo 5 del artículo 1 de esa Resolución 13728 de Diciembre de 2009 se dijo lo siguiente:

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“Parágrafo 5. La información entregada de acuerdo a lo establecido en el articulo 1 de la presente Resolución por las Entidades Públicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retención en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.” Si volvieran a hacer el reporte de los mismos datos que ya estaban reportados mensualmente le duplicarían entonces una misma información a la DIAN lo cual afecta los procesos de fiscalización de tal entidad. Ejemplo práctico En el Capitulo IX numeral 9.10 se muestra un ejemplo sobre la forma en que una entidad que actuó como mandataria efectuaría los reportes que le son exigidos en el Art. 15 de la Resolución 8660.45

45 Esos datos que se muestran en dicho anexo están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo reporte de mandatarios en contratos de mandato”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

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Capítulo IV

Suministro de la Información Exógena Tributaria del año gravable 2010 a través del Portal de Internet de la DIAN

Para poder usar tales SIE y hacer la Presentación de los archivos que contienen la información exógena tributaria se requiere estar conectado a Internet desde un computador que reúna unos mínimos requisitos tecnológicos48 Entre esos requisitos, que se mencionan en la siguiente dirección de Internet: http://www.dian.gov.co/dian/12Sobred.nsf/pages/Requ erimientos_tecnologicos?OpenDocument, figuran: a) Tener una Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB) b) Procesador 2 Ghz (recomendado doble núcleo); c) Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768). d) Sistema Operativo: Windows XP SP2, Windows Vista ó Windows 7 e) Navegadores: Internet Explorer 7.0 o superior y preferencia de idioma "Español (Colombia) [es-co]"; ó FireFox 2.0 o superior y preferencia de idioma "Español/Colombia [es-co]"; configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co. f) Software Adicional: Acrobat Reader 7.0 ó Superior, Flash 9.0 o superior y máquina virtual JAVA 1.5.0_07. Para evitar errores o procesos adicionales de administración de la máquina virtual Java, es necesario agregar un parámetro a la configuración del applet, para lo cual se recomienda ver los pasos indicados en la dirección de Internet indicada anteriormente.

En vista de que las resoluciones 8654 a 8661 de Agosto de 2010 han exigido que los reportes con información exógena tributaria del año gravable 2010 sean suministrados en forma virtual utilizando los “servicios informáticos electrónicos” (SIE) de la DIAN, es por ello que se hace necesario repasar cuáles son las características más importantes de dichos SIE.46

4.1 QUÉ SON LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS DE LA DIAN. Los SIE sirven para varios propósitos, siendo los dos más importantes los siguientes: a) “Diligenciar”, ó “Diligenciar y Presentar” las respectivas declaraciones tributarias administradas por la DIAN. b) “Suministrar” ó “Suministrar y Presentar” los archivos con los reportes de información exógena (ya sea “exógena tributaria” o “exógena cambiaria”)47

46 Quienes únicamente deben entregar el formato 1002 o el formato, y siempre y cuando a la fecha en que lo tengan que entregar no estén obligados a presentar declaraciones u otros reportes en forma virtual, ver resolución 01336 de Febrero de 2010, entonces podrán entregar dicho formato 1002 en forma presencial. 47

Para ampliar más sobre los SIE, véase el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaña a esta publicación y que contiene la

g) Contar con una conexión de banda ancha con un mínimo de 2000 Kbps. Las Personas Jurídicas deben disponer de una conexión de banda ancha a Internet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia (http://www.nap.com.co/html /integrantes.php) el promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad. (aclaración: La DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de Telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, IMPSAT, PEOPLE ON LINE y TELMEX.).

cartilla instructiva de la DIAN para utilización de los SIE. El archivo se llama “cartilla-induccion-servicios-informaticos-electronicos”. 48 Ccuando se entra al portal de la DIAN, el propio portal también es capaz de verificar si el equipo desde donde se está trabajando cumple esos requisitos; para ello hay que usar la opción “verificación de requisitos” en el menú de los SIE.

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4.2 PASOS A SEGUIR PARA LA UTILIZACIÓN DE LA OPCIÓN DENOMINADA “PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS”. 4.2.1. Actualización previa del RUT. Se requiere contar con los “RUT” actualizados, tanto el de la Organización (el cual mostrará la responsabilidad “14informante de exógena”), como el del “Representante legal” (el cual debe mostrarle la responsabilidad “22Suscribir declaraciones de terceros”). Si el reporte lo va a hacer es una persona natural obligada a suministrar los archivos exigidos por la DIAN, entonces solamente se necesita que tenga actualizado su propio RUT y cuando inicie sesión en el portal de la DIAN actuaría a “nombre propio”.

4.2.2. Obtención y/o renovación de firmas digitales. Para poder entrar a las sesiones del portal de la DIAN El Representante legal de la Organización (caso de las personas jurídicas), o la persona natural que es directamente obligada a hacer los reportes de información, tienen que crearse una “cuenta de usuario” autoasignándose una contraseña. Esa “cuenta de usuario” se crea con los numeritos que figuran debajo del código de barras de sus propios RUT. Y si está obligado a suministrar y presentar los archivos en forma virtual, entonces previamente deben contar con una firma digital emitida por la DIAN, con la cual lo primero que se tiene que hacer es activarla.49 El archivo con la firma digital, una vez activada, es un archivo al cual el usuario le podrá dar un nombre cualquiera pero quedará siempre con extensión “.epf”. Esa extensión siempre debe quedar en minúsculas pues de lo contrario el archivo no funcionaria. Y se recomienda tener varias copias de ese archivo por si se llega a averiar. Si un mismo Representante legal va a firmar en varias empresas, siempre usará una única firma digital. Si se requiere obtener un nuevo mecanismo de firma digital, lo deben solicitar como mínimo con tres días hábiles de

anticipación a la fecha en que entregarían los reportes.50 y 51

4.2.3. Aclaración de lo que son las “Solicitudes de Envío” y la forma en que se relacionan con los “formatos” que contienen la información exógena tributaria solicitada. De acuerdo con la mecánica con que funciona el portal de la DIAN, para cada distinto formato que se quiera entregar se deberá entonces elaborar una distinta “Solicitud de Información por envío de archivos”52 Esas “Solicitudes de Información por envío de archivos” son unos formularios que el propio portal de la DIAN (cuando se presenta virtualmente la información), o el propio funcionario de la DIAN (cuando se llevan los archivos en forma física a las sedes de la DIAN) generarán automáticamente y que se distinguen en su parte superior con el numero 10006 (página 19 de la cartilla “Instrucciones para la presentación de archivos por el portal de la DIAN”, la cual está contenida como un archivo de PDF dentro de los CDs que acompañan esta obra). Esos formularios 10006 serán entonces la constancia de haber cumplido con la entrega de cada distinto reporte. Las mencionadas “Solicitudes de Información por envío de archivos” tienen también en su parte superior un código de barras y un número de varios dígitos debajo de ese código de barras. Dicho número es el que se necesitará diligenciar en los casos en que por alguna razón se deba corregir alguno de los archivos inicialmente entregados (se haría un “Reemplazo” de la solicitud inicial; ver más detalles en las páginas 31 y siguientes de la Cartilla instructiva).

4.2.4. Manera correcta de nombrar los archivos que se entregarían en la DIAN. El nombre que se debe dar a cada uno de los archivos con los que se llegue a desarrollar cada uno de los “formatos” tiene que guardar una estructura especial. Supóngase que se tiene que elaborar el “Formato 1002” con los datos de las retenciones practicadas a terceros durante el 2010, y que los terceros a reportar son 15.000 terceros. En ese caso, para ese “formato 1002” tocaría elaborar tres distintos archivos que quedarían nombrados así: 50 Esos datos que se muestran en dicho anexo están tomados del archivo en Excel titulado “Hoja de trabajo reporte de mandatarios en contratos de mandato”, archivo que está incluido en los CDs que acompañan esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar allí sus propios casos particulares.

Para ampliar más sobre el Mecanismo de Firma digital, véase el archivo en PDF incluido en los CDs que acompañan a esta obra y que contiene la cartilla instructiva de la DIAN para la utilización de tal mecanismo. El archivo se llama “Cartilla instructiva de firma digital”.

Para obtener la firma por primera vez, se debe hacer la diligencia personalmente en la DIAN; pero si solo se requiere renovarla, entonces se puede hacer por Internet siguiendo los pasos indicados en las páginas 19 y siguientes de la cartilla instructiva para uso del Mecanismo de firma digital, cartilla que se incluye como archivo de PDF en el DVD que acompaña esta obra.

52 Todos los archivos que toque elaborar de un mismo formato, pues cada uno no puede exceder de los 5.000 registros, se alistan en una sola “Solicitud de envío de archivos”.

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Dmuisca_010100207201100000001.xml Dmuisca_010100207201100000002.xml Dmuisca_010100207201100000003.xml Los dos primeros dígitos (01) pueden llegar a ser también un (02). Se usa el (01) para identificar que es la primera vez que se entrega el archivo. Pero se cambiaría a (02) si es un reemplazo (segunda, tercera, cuarta, etc.) presentación motivada por el hecho de que en el anterior se hayan tenido errores. Los siguientes cinco dígitos (01002) identifican el numero o tipo de formato. Los siguientes dos dígitos (07) identifican la versión del formato. Los siguientes cuatro dígitos siempre deben corresponder al “año de la entrega” de la información y no al año gravable al que corresponde la información (en este caso se pone 2011 pues los archivos se estarán entregando durante el 2011). La huella sobre cuál es el “año gravable” al que pertenece la información solo se ve en la parte interna del archivo denominada “encabezado” y se diligencia cuando se está construyendo el formato con el Prevalidador en los campos donde se dice “Fecha inicial” y “Fecha Final”. En esos campos irían esta vez “2010-0101” y “2010-12-31”. Los siguientes 8 dígitos son para que el reportante le dé una numeración consecutiva, y sin saltos, a todos los distintos archivos que llegue a presentar sin importar a cuantos formatos distintos corresponden dichos archivos. Al respecto debe tenerse en cuenta, como ya se dijo antes, que por cada “formato” se deberá elaborar una “Solicitud de Información por envío de archivos”. Y aun cuando en el mismo año de entrega se tengan que estar diligenciando distintas “Solicitudes de información por envío de archivos”, en ese caso la “numeración” del archivo tiene que guardar un estricto orden consecutivo. Un ejemplo de ello sería: Supóngase que durante el 2011 se entregará información del año gravable 2010 así: dos “archivos” del “formato 1001” y también dos “archivos” del “formato 1002”. En ese caso se tendrían que hacer las siguientes “solicitudes de envío de archivos” adjuntando los siguientes “archivos”: a) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1001”: Dmuisca_010100107201100000001.xml Dmuisca_010100107201100000002.xml b) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1002”: Dmuisca_010100207201100000003.xml Dmuisca_010100207201100000004.xml Nótese que el número del consecutivo de envío para esos 2 últimos archivos tienen en este caso el “3” y el “4”, pues en la primera solicitud de envío ya se había utilizado el

consecutivo “1” y “2”. Como sea, el propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el numero del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega pues en la pantalla se va sacando un texto automático pequeño que diría por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”. Y debe hacerse la recomendación de que los archivos que serán trasmitidos a la DIAN sean archivos que estén ubicados en una carpeta del computador del informante cuyo nombre no tenga caracteres especiales tales como la “ñ”, ó “*”, y demás similares, pues en esos casos, cuando se está haciendo el proceso de cargar los archivos en el portal de la DIAN se presentarán fallas. Si los archivos son reportados por alguien que tiene firma digital, entonces cada archivo se va firmando digitalmente y en ese caso el nombre del archivo, después de firmado, es cambiado automáticamente por el portal de la DIAN y luciría así: signDmuisca_010100107201000000001.xml.xml

4.3 CONSULTA POSTERIOR A LA ENTREGA DE LOS ARCHIVOS PARA VERIFICAR SI A LOS MISMOS LES FUERON DETECTADOS ERRORES Cuando los archivos son recibidos por la DIAN, y tal entidad emite el formulario 10006 como prueba de haber entregado la información, hasta allí la DIAN no le ha hecho ningún tipo de verificación de fondo a la información reportada. Cuando la DIAN procese todos esos reportes, y les llegue a detectar inconsistencias o problemas de fondo (ya sea por ejemplo porque se presentó falta de cruce con los demás reportantes, o por que un tercero fue reportado como si tuviera Nit pero en la DIAN no le tienen en verdad Nit y por tanto había que reportarlo era como una cédula, etc.), en ese caso el reportante puede darse cuenta de si le detectaron o no errores entrando en cualquier momento al los Servicios informáticos electrónicos de la DIAN y fijarse en el icono que se muestra en la parte de abajo denominado “Tareas”. Si allí aparece algún numerito, es porque hay algún error a corregir (páginas 23 a 25 de la cartilla instructiva para entrega de información por el portal de la DIAN, la cual está incluida como archivo de PDF en los CDs que acompañan esta obra). Pero también se puede hacer uso de la opción “consultar Envíos de Solicitudes” y después de indicar sobre cual formato de los entregados es que se quiere averiguar sobre si la DIAN le detectó errores o no, los resultados que se podrán desplegar son (páginas 26 a 29 de la cartilla): • Solicitud recibida: Indica que la información reportada cumple con la especificación técnica del respectivo formato.

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• Cancelada: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solicitud de cancelación. • Reemplazada Parcialmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplicó una solicitud de Reemplazo Parcial.

Solicitud de envío numero:1000066000000531 (este es el numero que había debajo del código de barras de la Solicitud de envío que se generó en ese año de la primera entrega). Esa solicitud se componía de estos archivos: Dmuisca_010100207201000000001.xml Dmuisca_010100207201000000002.xml

• Reemplazada Totalmente: Indica que sobre la solicitud actual, se aplicó una solicitud de Reemplazo Total. • Solicitud con Error: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificación técnica requerida para describir el contenido. • Solicitud con Error a nivel de archivo(s)- Errores de encabezado o de validación de datos contra el esquema: Indica que en la solicitud actual, se han detectado errores relacionados con la especificación técnica requerida para construir los archivos. • Solicitud con Error-Cantidad de registros en el(los) archivo(s) no coincide con la digitada en la solicitud de envío: Indica que hay una diferencia entre la cantidad de ítems o registros informados en la solicitud de envío y los que finalmente se recibieron. • Solicitud con Error- La firma no coincide en el (los) archivo (s) que se intentó procesar: Indica que la solicitud actual esta siendo autorizada mediante una firma digital diferente a la usada para colocar los archivos en la bandeja de entrada.

4.4 CORRECCIÓN A LOS INICIALMENTE ENVIADOS

Luego, durante abril del 2011, se entregan dos nuevos archivos para el “formato 1009” pero con la información del año gravable 2010, y sus nombres fueron: Solicitud de envío numero: 1000066000000640 Dmuisca_010100907201100000001.xml Dmuisca_010100907201100000002.xml Pero luego sucede que durante el mismo 2011, en agosto de 2011, se debe corregir uno de los dos archivos con la información del año gravable 2009 y otro de los archivos con la información del año gravable 2010. En ese caso, tocaría corregir (“reemplazar”) las dos “solicitudes de envío”, y aunque sea uno solo el “archivo” en cada “solicitud” el que tiene que ser corregido, en todo caso, a la solicitud que se piensa corregir (o “reemplazar”) se le tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos que tenía la presentación inicial. Eso sería: Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del año gravable 2009: Dmuisca_020100207201100000003.xml Dmuisca_020100207201100000004.xml

REPORTES

Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los archivos, pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será el año “2011”) le toca llegar a tener que “reemplazar” (entiéndase “corregir”) unos “archivos” que había enviado en el pasado (por ejemplo le toca corregir los archivos que tenían información del año gravable 2009 y que fueron entregados durante el 2010). En ese caso, con todos esos archivos (es decir, los del año más reciente más los de la corrección de un año anterior) toca conservar el “consecutivo” del “número de envío”. Para ilustrarlo, supóngase que en Abril del 2010 se habían entregado dos archivos del “formato 1002” con la información del “año gravable 2009” y sus nombres fueron:

b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían información del año gravable 2010: Dmuisca_020100907201100000005.xml Dmuisca_020100907201100000006.xml Obsérvese entonces como en esas correcciones, los números del consecutivo de envío ya se nombran con el número 3, 4, 5 y 6, pues en el mismo año de entrega 2011 ya existían los números de consecutivo 1 y 2. Como sea, el propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el numero del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega pues en la pantalla se va sacando un texto automático pequeño que diría por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”

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nueva versión del prevalidador; así mismo, si algún reportante requiere diligenciar el formato 1525, solicitado por primera vez a quienes tengan que presentar Declaración informativa individual de precios de Transferencia 2010, también tendrá que esperar la nueva versión del Prevalidador.

Capítulo V

Prevalidador para la presentación de Información Exógena Tributaria, año Gravable 2010

5.1 USOS QUE SE PUEDEN PREVALIDADOR TRIBUTARIO.

DAR

El “Prevalidador Tributario 2010 versión 1.2.”, publicado por la DIAN en su portal de Internet, es una herramienta gratuita construida bajo el programa Excel y que puede ser utilizada para cualquiera de los siguientes tres propósitos: a)

Diligenciar cualquiera de los distintos 53 formatos que son mencionados en las resoluciones 8654 a 8661 de Agosto 30 de 2010. En ese caso primero se captura la información como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma. La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la DIAN para construir los formatos es que el aplicativo cuenta con bastantes niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se lleguen a cometer errores de forma (por ejemplo digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos). El aplicativo de la DIAN en todo caso no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Eso solo lo detectará la DIAN en los posteriores procesos internos que tal entidad efectúe con todos los archivos que le entreguen los distintos informantes.

Utilización del prevalidador tributario para la construcción de los formatos a que hacen referencia las resoluciones del año 2010 y que contendrían la información exógena tributaria del año gravable 2010.

Como a la fecha en que se elabora este libro no se ha publicado la nueva versión de Prevalidador tributario de la DIAN para reportes del año gravable 2010, se usará para los comentarios de este capítulo la versión utilizada para los reportes del 2009, pues en todo caso los formatos a usar por el 2010 son los mismos de ese año. Sin embargo, adviértase que sí será necesario contar con la nueva versión del prevalidador para cuando se trate de querer elaborar el formato 1028 donde la Registraduría tiene que informar las fechas del 2010 en que fallecieron personas naturales; o el formato 1032 donde el Notario tiene que informar fechas del 2010 en que se llevaron a cabo operaciones de ventas de bienes o derechos en su notaría; o el formato 1037 donde los tipógrafos tienen que informar las fechas del 2010 en que hicieron trabajos de elaboración de facturas de venta; o el formato 1038 donde las Cámaras de comercio deben reportar las fechas del 2010 en que fueron creadas las nuevas sociedades; todo lo anterior en razón a que el prevalidador usado para los reportes del 2009 no acepta, en esos formatos, utilizar datos de fechas que sean del 2010; incluso, si algún reportante necesita usar los seudonits 444.444.1000 y necesita pasarse del 444.444.5000, en ese caso también necesitará esperar la

Revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la DIAN,

Si al consultar vía Internet alguna “solicitud de Información por envío de archivos” en relación con alguno de los formatos entregados a la DIAN (numeral 4.3 de esta publicación) esa entidad informa que dicho archivo contiene errores de tipo técnico (por ejemplo que un tercero fue reportado como si tuviera Nit pero en la DIAN no le tienen ese Nit y por tanto había que reportarlo con otro tipo de documento), se permitirá entonces al reportante, desde el portal de Internet de la DIAN, descargar un archivo con el informe de esos errores detectados por la DIAN y guardarlo en el equipo. Cuando eso sucede, se podrá entonces comparar ese archivo original enviado a la DIAN con el archivo que contiene los errores detectados por la DIAN.

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Para obtener las copias que se llegue a necesitar del “Prevalidador Tributario 2010 versión 1.2.”, la dirección de Internet es: 53 http://www.dian.gov.co/descargas/prevalidador/2010/P revalidador_DIAN_Tributario_2010_v1.2.exe Una vez que se obtiene la copia del aplicativo, el paso siguiente es el de Ejecutarlo o Instalarlo. Al hacer dicha Instalación, el aplicativo va a generar, en cualquier zona del computador que el usuario le haya escogido (que ojala no sea muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada “Prevalidador_DIAN_Tributario_2010_v1.2.”. Dentro de esa carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “manual” (y que se recomienda sea leído por aquellos usuarios que por primera vez van a usar el aplicativo). También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y también un archivo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_2010_v1.2.xls” que es el que se deberá seleccionar para empezar a hacer los trabajos respectivos. Es en esa subcarpeta llamada “Salida” en donde el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar xml y que son los que se han de entregar a la DIAN. La recomendación es que si un mismo usuario (por ejemplo un contador) tiene la tarea de construirle la información a distintas empresas, en ese caso, por cada distinta empresa, tendría que hacer una instalación diferente del prevalidador pues si usa el mismo aplicativo para todas las distintas empresas, entonces en la subcarpeta de “Salida” va a ir sucediendo que los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la primera empresa trabajada (es decir, este aplicativo no es tan sofisticado como sí lo es el software STORM USER de la Supersociedades que permite, con un solo aplicativo, construir la información para varias empresas).

5.2 REQUISITOS TÉCNICOS QUE DEBE TENER EL EQUIPO EN EL CUAL SE VAYA A UTILIZAR EL PREVALIDADOR. De acuerdo con el manual que acompaña al Prevalidador Tributario, el equipo donde se piense usar el Prevalidador Tributario debe contar con el software de Excel 2000 o superior. Además, lo primero que se deberá hacer antes de poder trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_2010_v1.2.xls”), es abrir un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de Macros para que el nivel de seguridad de las Macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber como se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o que se tenga un Excel inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador.

5.3 VISUALIZACIÓN DE UN CASO PRÁCTICO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE CONTENDRÍA EL FORMATO 1002 SOBRE RETENCIONES EN LA FUENTE A TÍTULO DE RENTA, IVA Y TIMBRE PRACTICADAS A TERCEROS DURANTE EL 2010 Este punto se podrá apreciar en la videoconferencia que estará grabada en el DVD que acompaña esta publicación.

53 En los CDs que acompañan esta obra se incluyó una copia descargada desde esa dirección de Internet; véase la carpeta llamada “Prevalidador Tributario 2010 v 1.2.”; por tanto, puede también usarse esa copia.

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Capítulo VI

Formalidades a cumplir en el Proceso de Entrega de la Información Exógena Tributaria

6.1 QUIENES DEBEN SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN EN FORMA VIRTUAL (PORTAL DE INTERNET DE LA DIAN). En el caso de quienes estén obligados a presentar los archivos a través del portal de Internet de la DIAN (presentación virtual), lo único que se debe hacer es asegurarse de que el RUT de la empresa (“Organización”) esté reflejando la responsabilidad “14-Informante de exógena”, y que su representante legal tenga vigente y activada su “firma digital”. Y si el reportante no es una persona jurídica sino una persona natural, dicha persona natural también debe tener su propio RUT con la responsabilidad “14-Informante de exógena” y contar con su propia firma digital activada. Además, en el caso de la información de personas jurídicas, es muy importante advertir que cuando se esté iniciando la sesión, se debe entrar con la opción “Organización” y no con la opción “a nombre propio”. Esa segunda opción solo la utiliza el reportante que es persona natural. Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, deben pedir un cambio con mínimo tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; ejemplo parágrafo del Art. 21 Resolución 8660).

En todo caso, y al igual de lo sucedido con los reportes del 2009, la DIAN incluyó un artículo en la parte final de todas las resoluciones denominado “Contingencia” (ejemplo el Art. 21 en la Resolución 8660) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN. Una vez que se reportan los archivos (los cuales se van firmando digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas “Solicitudes de Información por envío de archivos” según el tipo de formato a que corresponda), el propio portal de la DIAN le generará el formulario 10006 que será un archivo en PDF descargable y con la leyenda grande atravesada que dice “RECIBIDO”. Adicionalmente le generará un archivo llamado por ejemplo “AcuseRecibo100066500003807.xml”, el cual se podrá descargar al equipo. Este acuse de recibo es el soporte legal de la presentación de información y la fecha del mismo será la que se entienda para todos los fines legales. Adicionalmente, se entrega un número de asunto el cual le servirá para realizar el seguimiento a sus solicitudes. En caso que la información presentada con la solicitud tenga error, se le creará una “tarea” relacionada con el asunto asignado para realizar la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado para su seguimiento (páginas 19 a 22 de la “Cartilla Instructiva para presentar archivos por el portal de la DIAN” la cual está incluida como un archivo PDF en los CDs que acompañan esta obra).

6.2 QUIÉNES DEBEN SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN EN MEDIO FÍSICO (MEMORIAS USB). Para los que van a presentar los archivos de manera presencial en cualquiera de las dependencias de la DIAN (llevándolos en una memoria USB), en ese caso, el RUT de la empresa debe tener la responsabilidad “14-Informante de exógena”, y el RUT de su representante legal tener la responsabilidad “22- Suscribir declaraciones de terceros” (ejemplo el parágrafo 5 del Art. 20 de la Resolución 8660). No tiene que tramitar previamente ninguna “firma digital”. Si no puede ir el representante legal (o la persona natural obligada a reportar), entonces le tienen que dar un poder autenticado a una persona cualquiera para que ella haga el trámite en las oficinas de la DIAN.

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Además, si quieren ganar algo de tiempo en su visita presencial a la DIAN, el representante legal o la persona natural obligada a hacer los reportes, porque tienen su propio RUT, pueden también entrar al portal de la DIAN, crearse una “contraseña de usuario” (numeral 4.2.2. de esta publicación), colocar los archivos en la Bandeja de Entrada, diligenciar la “solicitud de información por envío de archivos” y generar así archivo de PDF con la leyenda “EN TRAMITE”. En ese caso a la DIAN solo irían con ese documento de PDF para poder firmarlo con bolígrafo en presencia del funcionario de la DIAN pero ya no llevarían los archivos en la memoria USB (páginas 17 a 19 de la “Cartilla Instructiva para presentar archivos por el portal de la DIAN” la cual está incluida como un archivo PDF en el DVD que acompaña esta obra).

Además, si sucede que un reportante persona jurídica no está obligado a presentar reportes en forma virtual, pero su representante legal sí tiene firma digital pues es un representante legal que al mismo tiempo trabaja para otras personas jurídicas firmando virtualmente declaraciones o reportes, entonces pueden aprovecharse de esa situación y presentar voluntariamente el reporte en forma virtual pues las firmas virtuales se las dan al individuo persona natural sin importar para cuantas empresas trabaje al mismo tiempo. Con eso se ahorrarían entonces las filas que se forman con la entrega física en las sedes de la DIAN. Lo mismo aplicaría si el reportante no es una persona jurídica sino una persona natural que no está obligada a entregar los reportes en forma virtual pero sí tiene firma digital (puede presentar voluntariamente su reporte en forma virtual).

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Capítulo VII

Régimen Sancionatorio aplicable a dicho proceso

Pero para graduar las sanciones en dinero de que trata el literal “a” del Art. 651, la DIAN expidió en diciembre de 2005 su Resolución 11774 en la que se entendería lo siguiente: •

Si la falta consiste en información exigida sobre cifras la cual no es suministrada, o es suministrada en forma extemporánea, en ese caso se aplicará hasta el cinco por ciento (5%) de la sumatoria de dicha información, sin que en valores absolutos se exceda de los 15000 UVT (por ejemplo, si no se entrega el reporte de las retenciones practicadas, la DIAN podría estimar la sanción tomando los valores de las declaraciones de retenciones en la fuente y aplicarles el 5%). Si la falta consiste en información exigida sobre cifras que sí es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios técnicos distintos a los señalados por la DIAN (es decir, no usan los archivos en XML), en ese caso se impone una sanción del 4% del valor total suministrado en esos medios no aprobados sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVTs. •

7.1 ANÁLISIS A LA NORMA CONTENIDA EN EL ART. 651 DEL E.T. Y LA RESOLUCIÓN 11774 DE DICIEMBRE DE 2005 QUE CONSTITUYEN EL MARCO DE LAS SANCIONES APLICABLES A QUIENES NO SUMINISTREN, O SUMINISTREN EXTEMPORÁNEAMENTE, O CON ERRORES, O CORRIJAN, LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA SOLICITADA POR LA DIAN.

•

Si la falta consiste en información exigida sobre cifras, la cual sí es presentada en forma oportuna, y en el medio tecnológico diseñado por la DIAN, pero sucede que después de los procesos de cruce información con terceros se le detectan errores de contenido, en ese caso se aplica una sanción del 3% de la sumatoria de los datos erróneos, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.

•

Si la falta consiste en información exigida sobre otros datos distintos a cifras (por ejemplo Nits, direcciones, conceptos, etc.) la cual no es suministrada, o es suministrada en forma extemporánea, se aplicará el 0,5% de los ingresos netos del periodo objeto de la información; y en caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,5% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información, o el que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos, la sanción no puede exceder de los 15.000 UVT.

•

Si la falta consiste en información exigida sobre otros datos distintos a cifras (Nits, direcciones, conceptos, etc.) que sí es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios técnicos distintos a los señalados por la DIAN (es decir, no se suministra en archivos en XML), se aplicará el 0,4% de los ingresos netos del periodo objeto de la información; y en caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,4% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información, o el que figure en la más

En relación con el suministro de la información exógena tributaria exigida por la DIAN, a la fecha en que se escribe esta obra se encuentran vigentes varias normas que configuran el “régimen sancionatorio” aplicable a dicho suministro. En primer lugar, el Artículo 651 del E.T. dispone que la información que no se suministre estando obligado, o que se suministre extemporáneamente, o que se suministre con errores, es sancionada con alguna de las siguientes dos sanciones: a)

Con sanciones en dinero (literal “a” de ese artículo 651), y que pueden llegar a ser de hasta 15.000 UVTs (durante el 2011 eso significaría sanciones de hasta 15.000 x $25.132= $376.980.000)

Con el desconocimiento de los pasivos, costos y gastos y rentas exentas de la declaración de renta. También con el desconocimiento de los IVAs descontables en las declaraciónes de IVA (literal “b” del artículo 651).

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reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos, la sanción no puede exceder de los 15.000 UVT. •

Si la falta es por información exigida sobre otros datos distintos a cifras (Nits, direcciones, conceptos, etc.), la cual sí es presentada en forma oportuna, y en el medio tecnológico diseñado por la DIAN, pero sucede que después de los procesos de cruce de información con terceros se le detectan errores, se aplicará el 0,3% de los ingresos netos del periodo objeto de la información; y en caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,3% del patrimonio bruto del año inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la información, o que figure en la más reciente declaración de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos, la sanción no puede exceder de los 15.000 UVTs.

Adviértase que si a un reportante lo sancionan por no haber presentado la información, para que le reduzcan la sanción inicialmente propuesta el obligado debe cumplir con entregar la información que no había entregado (artículo 2 de la Resolución 11774 de Dic. de 2005). Pero si después de entregarla sucede que la entrega con errores, entonces por entregarla con errores le abrirán otro proceso sancionatario (fallo del Consejo de Estado 9216 de febrero 12 de 1999). Además, si el propio reportante, antes de que la DIAN detecte errores en los archivos que entregó, decide hacerle correcciones voluntarias a la información, en ese caso esas correcciones voluntarias sí son sancionables por la DIAN (Concepto 80262 de Nov. de 2005). Por ello es que se puede decir que hoy día, si los reportes de información exógena tributaria son como los “anexos” de la declaración tributaria (renta, IVA, retención en la fuente), en ese caso queda “prohibido equivocarse con la declaración tributaria”. Lo anterior por cuanto si una declaración ya estaba presentada, y también estaba presentado su reporte de información exógena tributaria, entonces al hacerle una corrección a la “declaración tributaria” también habría que corregir los “reportes de información exógena tributaria”. Así mismo, existe la norma del artículo 658-2 donde leemos: “ARTÍCULO 658-2. SANCIÓN POR EVASIÓN PASIVA. <Artículo adicionado por el artículo 27 de la Ley 863 de 2003.> Las personas o entidades que realicen pagos a contribuyentes y no relacionen el correspondiente costo o gasto dentro de su contabilidad, o estos no hayan sido informados a la administración tributaria existiendo obligación de hacerlo, o cuando esta lo hubiere requerido, serán sancionados con una multa equivalente al valor del impuesto teórico que hubiera generado tal pago, siempre y cuando el contribuyente beneficiario de los pagos haya omitido dicho ingreso en su declaración tributaria.

Sin perjuicio de la competencia general para aplicar sanciones administrativas y de las acciones penales que se deriven por tales hechos, la sanción prevista en este artículo se podrá proponer, determinar y discutir dentro del mismo proceso de imposición de sanción o de determinación oficial que se adelante contra el contribuyente que no declaró el ingreso. En este último caso, las dependencias competentes para adelantar la actuación frente a dicho contribuyente serán igualmente competentes para decidir frente a la persona o entidad que hizo el pago.” Por consiguiente, esa norma castigaría el hecho de no informar los pagos que sí constituyan ingresos gravables para el tercero (los cuales irían en especial en el formato 1001), pero siempre y cuando suceda que el tercero en efecto no haya declarado el ingreso. Si ese tercero no declaró el ingreso, y la entidad informante tampoco lo había informado entre sus pagos, se le impondrá como multa a la entidad informante el mayor valor por impuesto de renta que al tercero le tocará calcular cuando la DIAN le haga corregir su declaración de renta.

7.2 TÉRMINO DE TIEMPO QUE TIENE LA DIAN PARA SOLICITAR LA INFORMACIÓN A QUIENES NO LA SUMINISTREN OPORTUNAMENTE, Y PARA VALIDAR LA EXACTITUD DE LOS DATOS SUMINISTRADOS POR QUIENES SÍ PRESENTAN LA INFORMACIÓN (“FIRMEZA” DE LOS REPORTES). Por último, preguntas:

podemos

responder a

las

siguientes

a) Si no se ha presentado la información estando obligado ¿cuanto tiempo tiene la DIAN para detectar esa omisión y entrar a exigir que se la presenten? b) Si ya se entregó la información en forma oportuna ¿cuál es el periodo de “firmeza” de tales reportes, es decir, el periodo que tiene la DIAN para detectarles errores de forma o de fondo? En ambos casos, como el suministro de información exógena es otra más de las obligaciones formales de los sujetos administrados por la DIAN (tal como lo es por ejemplo la de inscribirse en el RUT o la de expedir factura de venta o documento equivalente a factura de venta), en ese caso la norma contenida en el artículo 638 del E.T. es la que determina cuanto plazo de tiempo tiene la DIAN para detectar el incumplimiento de esas obligaciones formales o para sancionar a los que las presenten con errores. En esa norma leemos lo siguiente: “ARTICULO 638. PRESCRIPCIÓN DE LA FACULTAD PARA IMPONER SANCIONES. Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas

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prescribe en el mismo término que existe para practicar la respectiva liquidación oficial. Cuando las sanciones se impongan en Resolución independiente, deberá formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable o cesó la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sanción por no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones previstas en los artículos 659, 659-1 y 660 del Estatuto Tributario, las cuales prescriben en el término de cinco años. Vencido el término de respuesta del pliego de cargos, la Administración Tributaria tendrá un plazo de seis meses para aplicar la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar.” (Subrayado fuera del texto)

Por tanto, si los reportes de Información Exógena Tributaria del año gravable 2010 se presentarán en Marzo de 2011, entonces al presentar las “declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio año gravable 2011” (que se presentarían en abril de 2012) la DIAN contará con dos años (hasta abril de 2014) para iniciar sus procesos. Por tanto, si esa información exógena del año gravable 2010 tiene errores, o no se presenta, la DIAN tiene hasta abril de 2014 (3 años en total contados desde el plazo en que se vencía la entrega de los reportes) para detectar los errores o la no entrega e imponer la sanción respectiva. La anterior interpretación fue incluso ratificada por la DIAN en su reciente concepto 96801 de Noviembre 23 de 2009.

De acuerdo a esa norma se interpretaría que si alguien no ha presentado la información de un determinado año, o la presentó con errores, la DIAN tiene plazo para imponerle la sanción por no enviarla (o para imponerle sanción por los errores que le detecten), hasta dos años posteriores a la fecha en que se deba presentar la declaración de renta del periodo en el que se debía haber presentado el reporte de información exógena (o se presentó con errores).

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la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes

Capítulo VIII

Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de Información Exógena Tributaria

Estos archivos al estar en este estándar permiten fácil intercambio entre los sistemas informáticos. El prevalidador que pone a disposición la DIAN, en forma gratuita, le permitirá la conversión de los archivos a XML. 2. ¿Qué es un esquema XSD? Un esquema XSD es la descripción de la estructura de la información contenida en un archivo XML y de sus reglas, por ejemplo longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformación de estos archivos. 3. ¿Qué especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dónde encontrarlas? Se debe utilizar la especificación XML 1.0 Tercera edición, la cual se puede encontrar en la dirección http://www.w3.org/tr/recxml.

La información que se presenta en este punto corresponde a la que la DIAN tiene publicada en la siguiente dirección de Internet: http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf /46e8bcb2eaecce4705256ed100565a1d/823cb9b85298 2d9e 052572ed0079d5e8?OpenDocument Allí se han recopilado las respuestas que la misma DIAN ha dado frente a varias preguntas relacionadas con el proceso de la preparación y presentación de la información exógena tributaria. El listado de respuestas fue actualizado en Mayo de 2009 y por ello, cuando menciona las resoluciones de información Exógena, menciona las resoluciones 3841 a 3848 que regían la información del año gravable 2008. Como sea, varias de esas respuestas siguen siendo útiles para el proceso de presentación de la información exógena tributaria del año gravable 2010 y por ello las hemos transcrito en este punto.

PREGUNTAS FRECUENTES

8.1 SOBRE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA INFORMACIÓN A REPORTAR 1. ¿Qué es un archivo XML? Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de

4. ¿Qué caracteres especiales pueden contener los archivos XML? Solamente se recibirán caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-8859-1; los caracteres que por alguna razón no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos. 5. ¿Cómo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versión y tipo de archivo XML? El nombre y el encabezado del archivo contienen la versión y el tipo de archivo, adicionalmente la solicitud de presentación de información por envío de archivos también la incluye. El esquema por su parte incorpora un elemento de documentación que indica el formato que describe. 6. ¿Cómo se puede estar seguro de que los archivos XML están bien formados y son válidos antes de ser enviados a la DIAN? Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se garantiza que los archivos están bien formados, la validez del contenido solamente se conocerá luego de ser procesados por la DIAN. 7. ¿Los esquemas de validación serán entregados a los usuarios? Los esquemas XSD hacen parte integral de las especificaciones técnicas de cada uno de los formatos establecidos de acuerdo a la normatividad que los refiera. 8. ¿Existe algún límite en el tamaño de los archivos a transmitir? Dado que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros, el tamaño del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos más grandes.

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9. ¿Cómo se deben nombrar los archivos de los anexos en caso de que tengan que partirse por tener más de 5.000 registros? En los anexos de cada una de las resoluciones se señalan las especificaciones técnicas para cada formato. En el numeral uno de cada anexo se encuentra el estándar del nombre de los archivos de las especificaciones técnicas de cada formato. Es así como el nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : concepto (Inserción 01, Reemplazo 02) mmmmm : formato vv : versión del formato (versión 06) aaaa : año de envío ccccccc : consecutivo de envío por año Los archivos que correspondan a un mismo formato conservan el mismo nombre, pero varían los dígitos correspondientes al número de envío, el cual debe asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir saltos ni repeticiones en el consecutivo. 10. ¿De qué manera se garantiza que un grupo de archivos corresponde a un formato? Por el nombre de los archivos, por ejemplo: Dmuisca_01100206200600000050.xml Dmuisca_01100206200600000051.xml Dmuisca_01100206200600000052.xml Dmuisca_01100206200600000053.xml Dentro del nombre del archivo se evidencia el formato, ya que se identifica el número del mismo, que para el caso del ejemplo es el 1002. Si existen más de 5 mil registros a ser reportados por el mismo formato, automáticamente sucede el fraccionamiento de los mismos en más de un archivo, pero en todo caso el segundo o más archivos siempre se identificarán con el mismo formato, en este caso el 1002. No deben existir saltos ni repeticiones en el consecutivo de este grupo de archivos y todos deben corresponder al mismo formato de la solicitud de presentación de información por envío de archivos. En caso que exista algún error en los nombres de los archivos o falte uno de ellos, no se podrá realizar la presentación de la información.

informante debe llevar el control del consecutivo de envíos. 12. ¿El campo número de envío debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es número de envío 1, el formato 1002 es número de envío 2 y así? No, el número de envío es un consecutivo general para todos los archivos enviados a la DIAN en un período de año. No es específico por cada uno de los formatos. Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe coincidir tanto en la conformación del nombre del archivo como en el encabezado del contenido del archivo. Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el número de los archivos, por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios. Además un formato puede tener más de un archivo lo que implica que el inicial será el número 1 hasta el último por el mismo formato. Si se genera otro formato diferente, este consecutivo continuará en forma ascendente por el número de archivos que correspondan. 13. ¿Cómo se diligencian los campos fecha inicial y final? En estos campos se debe diligenciar la fecha inicial y la fecha final correspondiente al periodo de la información que se esta generando para enviar a la DIAN de acuerdo a la normatividad vigente. 14. ¿Quién debe poner la información en archivos XML? Es de absoluta responsabilidad del informante. 15. ¿La fecha de envío en el XML corresponde a la fecha de presentación de la información? No. La fecha de envío registrada en el encabezado de los archivos se utilizará solamente para las validaciones de forma en los archivos. La fecha de envío corresponde a las fechas inicial y final de la información enviada, diferente de la fecha de presentación de la información la cual corresponde al momento en que tenga lugar este hecho.

11. ¿El número de envío siempre es 1, o es 1 para el mes de enero, 2 para el mes de febrero y así sucesivamente? El número de envío es un consecutivo general del año para todos los archivos que el contribuyente envía a la DIAN, no es específico por formato o por mes o por tipo de información.

16. ¿Qué seguridad tiene la presentación virtual? Cuando se realiza la presentación virtual, este servicio tiene las siguientes características de seguridad: a) Las conexiones a los servidores utilizan el protocolo HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la comunicación. b) Autogestión de sus mecanismos de seguridad, es decir de su usuario y contraseña y/o de su mecanismo de firma respaldada con certificado digital. c) Presentación virtual para el poseedor de firma y certificado digital, archivo firmado digitalmente que garantiza no alteración en la recepción.

El número de envío debe coincidir con el número de envío especificado en el nombre del archivo, por tanto la casilla "Numenvio", en el contenido de los datos del encabezado del archivo y, el número de envío cuando se colocan los archivos en la bandeja de entrada en la presentación de información por envío de archivos, deben coincidir. El

17. ¿Qué mecanismos de seguridad se implementarán sobre los discos compactos, disquetes o memoria flash USB entregados a la DIAN? La DIAN no se quedará con los medios en los cuales viene la información, en caso de presentación presencial dichos medios se utilizarán para traerla a los puntos autorizados

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por la DIAN, evento en el cual el funcionario de la DIAN la ingresará a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y devolverá el medio. 18. ¿Cuál es la razón por la cual solo se pueden enviar 5.000 registros? Por la facilidad de transmisión (o retransmisión en caso de fallas), ya que esto reduce el tamaño de los archivos y facilita la corrección de los errores. 19. ¿Qué sucede si se envían más de 5.000 registros en un mismo archivo? El archivo será rechazado en el proceso de carga. 20. ¿Se debe diligenciar una solicitud de envío por cada archivo de 5.000 registros? No, una solicitud de presentación de información por envío de archivos cubre todos los archivos que contengan información de un mismo formato. Si la información relativa a un formato tiene 5 mil registros o menos, se diligenciará una solicitud, pero si la información supera los cinco mil registros se conformarán varios archivos teniendo en cuenta en la denominación referir el mismo formato y se tramitará una solicitud de presentación. Si se debe entregar información relacionada con varios formatos se diligenciarán tantas solicitudes como formatos deban entregarse. 21. ¿Si voy a enviar en 10 archivos información que corresponde a 10 formatos diferentes puedo diligenciar una sola solicitud? No. Todos los archivos, numerados consecutivamente, pueden ser colocados en la bandeja de entrada. Ahora bien, debe diligenciarse una solicitud de envío por cada formato que deba entregarse. A su vez, respecto de cada formato puede haber uno o varios archivos conformados cada uno por máximo 5 mil registros. 22. ¿Qué significado tiene el campo CodCpt (inserción, reemplazo) del encabezado? El código de concepto indica si la carga se realiza como “01 – inserción”, para archivos nuevos ó “02 – reemplazo” para corrección de la información. Cabe anotar que todos los archivos de una misma solicitud de presentación de información por envío de archivos deben corresponder al mismo concepto, es decir a inserción o reemplazo. 23. En algunos formatos existe un campo denominado Concepto, ¿tiene este campo relación con el campo Concepto del encabezado? No existe relación entre los campos concepto del encabezado y los que se encuentran en los registros. El campo concepto que se encuentra en el encabezado y en el nombre de los archivos está relacionado al campo concepto de la solicitud de presentación de información por envío de información y se utiliza para identificar la operación de carga que se realizará con la información recibida. Puede tener valores: 1 – Inserción / Nuevo 2 – Reemplazo Los campos concepto de los registros se refieren a la información contenida en cada registro.

24. ¿Cuál es la razón del campo Valor Total? El campo “Valor Total” del encabezado se utiliza como campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de un campo numérico de los registros de cada archivo, debido a que todos los formatos no tienen la misma conformación, el campo utilizado para cada formato debe ser uno de los campos con valores numéricos del mismo.

8.2 SOBRE LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS 25. ¿La información tributaria de años anteriores puede presentarse con las nuevas especificaciones técnicas? No. La información tributaria de años anteriores se debe conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y especificaciones técnicas establecidas para cada año gravable. Si ese es el caso, la información puede ser entregada en la administración correspondiente a su jurisdicción, almacenando los archivos en un medio magnético y acompañados del formato de entrega. O puede enviarla por correo certificado al Grupo de Información Exógena Tributaria de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, ubicado en Bogotá en al dirección carrera 7 No. 6 – 54 Piso 13. 26. ¿Cuando se habla de información tributaria o de información por envío de archivos se hace referencia a lo mismo y qué comprende? Tradicionalmente se ha hablado de información exógena como aquélla que los obligados informan a la DIAN, en general, por operaciones de terceros y/o realizadas con terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informáticos electrónicos implementados por la DIAN, se hace referencia al mismo tema solo que bajo la denominación de presentación de información por envío de archivos. El servicio de información por envío de archivos también tiene aplicación, con sus propias especificaciones, en materia aduanera y próximamente en materia cambiaria. 27. ¿Cuál es la forma para presentar la información? Hay dos formas: - Presentación virtual: Es la transmisión electrónica y segura de información a la DIAN, mediante el servicio presentación de información por envío de archivos, garantizando el origen y protección de la información utilizando el mecanismo de firma digital, a través de los cuales el interesado realiza el trámite virtualmente ante la DIAN, quien confirma la presentación con una acuse de recibo igualmente firmado digitalmente. - Presentación presencial: en Puntos de Contacto de la DIAN donde funcionarios de la entidad atienden personalmente al interesado quien lleva la información a través de disquete, CD, o USB, en este caso el funcionario de la DIAN ingresa la información a través del servicio de presentación de información por envío de archivos y entrega constancia física de recibo.

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28. ¿Quiénes deben presentar la información virtualmente y quiénes presencialmente? Deben presentar virtualmente haciendo uso de los servicios informáticos electrónicos y del mecanismo de firma digital emitido por la DIAN, las personas naturales, entidades y personas jurídicas obligadas a presentar la información a que hacen referencia las resoluciones que se expiden anualmente. Presentan presencialmente la información: - Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes que deban entregar a la DIAN la información relacionada en la normatividad vigente, cuando no estén obligados a declarar virtualmente. - También los obligados a reportar ÚNICAMENTE la información relacionada con el formato 1002 Retenciones en la fuente practicadas-, a que hace referencia el artículo 5º de la Resolución 003847 de 30 de abril de 2008. 29. ¿Quién debe cumplir el deber legal de presentar la información, el representante legal, el revisor fiscal? Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de presentar la información por envío de archivos los contribuyentes, responsables o informantes directos, personalmente o por medio de sus representantes. 30. ¿Quién debe firmar la solicitud de envío de archivos, el representante legal, el revisor fiscal o ambos? Los obligados a presentar la información en forma virtual deben diligenciar la solicitud de presentación de información por envío de archivos, la cual a su vez debe ser firmada digitalmente, para tal efecto deben poseer mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma gratuita. La solicitud de presentación de información por envío de archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal de presentar la información, esto es, el informante persona natural y en el caso de las entidades o personas jurídicas por el representante legal. 31. ¿Cuando se realiza el trámite en forma presencial quién debe adelantarlo? Tratándose de la presentación presencial, el trámite puede adelantarlo directamente el obligado (informante), o mediante apoderado debidamente constituido o a través de tercero debidamente autorizado, con firma autenticada de quien autoriza, señalando nombres, apellidos y documento de identificación de la persona autorizada. 32. ¿Por qué correo o en qué dirección acceso para remitir la información? Las personas obligadas a presentar la información en forma virtual deben ingresar al portal de la DIAN: www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio informático electrónico de DIAN Virtual. Previamente a la utilización del servicio ha debido agotarse la verificación del equipo, la habilitación de la cuenta y la activación del mecanismo digital.

33. ¿Para realizar la presentación de información es necesario actualizar el RUT de la entidad o persona natural informante y del representante legal? Antes de efectuar la presentación de la información debe actualizarse del RUT de la entidad o persona natural informante con la obligación 14 (Informante) y del Representante Legal, obligación 22 (Suscribir Declaraciones a nombre de terceros, presentar información), de ser necesario. 34. ¿Cómo se obtiene la firma digital para presentación virtual de la información? El informante en forma personal, o a través de apoderado para adelantar en su nombre el trámite, podrá acercarse a los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la emisión del mecanismo de firma digital, para lo cual deberá tener actualizado previamente el RUT de la persona o entidad informante y el del representante legal con las responsabilidades correspondientes. 35. ¿El representante legal a quien le fue otorgada la firma digital, para presentar virtualmente las declaraciones, necesita otra firma para la presentación de información? No. El representante legal, con la firma digital otorgada por la DIAN para declarar virtualmente, puede presentar virtualmente la información. 36. ¿La firma digital tiene algún costo? No, la emisión de la firma digital no tiene ningún costo. 37. ¿Puede un interesado sin firma ni certificado digital presentar la información virtualmente? No. Para cumplir con su obligación en forma virtual el interesado debe contar con el mecanismo de firma digital. Si se trata de un informante que no está obligado a presentar la información virtualmente, la presentará en forma presencial allegando la información en disquetes, CDs o unidades extraíbles (USB) a los puntos habilitados donde un funcionario lo atenderá para ingresar la presentación a través de los servicios informáticos de la DIAN. No obstante, los informantes que pueden presentar la información en forma presencial, por estar inscritos en el RUT pueden habilitar una cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos conformados en XML, en un espacio virtual llamado bandeja de entrada, que es un recurso que facilita poner archivos en un medio diferente a disquete, cd o USB, y que de ninguna manera implica el cumplimiento de la obligación. Así mismo, al habilitar cuenta es posible diligenciar la solicitud de presentación, la cual queda en trámite, debiendo imprimirla y firmarla para su presentación en la DIAN, donde igualmente un funcionario lo atenderá para efectuar el ingreso de la información a través de los servicios informáticos de la DIAN. Es decir, que en todo caso se requiere para cumplir con la obligación agotar dicho trámite, después del cual recibirá la constancia correspondiente firmada por el funcionario. 38. ¿La presentación presencial dónde se debe realizar?

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La presentación presencial de la información se debe realizar en las Direcciones Seccionales o puntos habilitados por la entidad para el efecto. 39. ¿Puedo presentar la información en cualquier administración del país, o necesariamente en la jurisdicción conforme con el domicilio registrado en el RUT? La información se puede presentar en cualquier Dirección Seccional del país, siguiendo los mismos parámetros establecidos para el RUT. 40. ¿En qué momento se entiende cumplida la obligación de presentar la información? Se entiende cumplido el deber legal de presentar la información de acuerdo con la forma de presentación: - Presentación virtual: mediante acuse de recibo electrónico y el Formulario 10006 marcado PRESENTADO firmado digitalmente por la DIAN, generados por los servicios informáticos. Para la firma de la solicitud de envío los servicios informáticos de la DIAN generan una pantalla adicional del navegador, la cual debe utilizarse. El usuario que posee mecanismo de firma digital debe asegurarse de firmar digitalmente la solicitud antes de proceder a su envío virtual. - Presentación presencial en puntos autorizados: mediante entrega física del Formulario 10006 “Presentación de información por envío de Archivos” firmada por el funcionario competente de la DIAN y marcado con la leyenda FORMALIZADO. 41. ¿Cuáles son los tiempos definidos para la validación de los archivos? El tiempo definido para este procesamiento dependerá del volumen de información que esté siendo procesado por la DIAN. 42. ¿La información que contenga errores genera sanciones? Cuando la DIAN establece que la información presentada contiene errores o que la información no corresponde a lo solicitado, procede la aplicación de sanciones conforme al artículo 651 del Estatuto Tributario en concordancia con la Resolución No. 11774 de diciembre 7 de 2005. 43. ¿Habrá algún cobro adicional al usuario por la utilización del servicio virtual o presencial? No existe ningún costo por el uso de este servicio, los servicios que dispone la DIAN son de carácter gratuito. 44. ¿Se permite hacer retransmisiones de los mismos archivos por errores y/o inconsistencias? Sí, en caso de encontrar errores o inconsistencias en la información se deben corregir los archivos y realizar un nuevo envío para lo cual se debe utilizar el concepto de reemplazo (concepto 02) para identificar que se está corrigiendo una información ya presentada. 45. ¿Para efectos de control de términos qué fecha se tiene en cuenta?

Para efectos del control de términos en lo que se refiere a oportunidad en el cumplimiento de la obligación de informar se cuenta: - Para presentación virtual, a partir de la fecha de acuse electrónico digital de la DIAN. - Para presentación presencial en sitios autorizados: a partir de la fecha de la expedición de la constancia física de recibo firmado por la DIAN.

8.3 SOBRE HERRAMIENTAS DE AYUDA PARA CONFORMACIÓN DE ARCHIVOS Con el fin de recibir sus opiniones y sugerencias sobre esta herramienta se ha habilitado la siguiente dirección electrónica: asistencia@dian.gov.co 46. ¿Qué tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final, para la generación de su información en los formatos establecidos? La DIAN ha desarrollado una herramienta llamada “Prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos” la cual tiene por objeto facilitar el proceso de la captura de la información, conformar los archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5.000 registros. Adicionalmente podrá utilizarla para validar archivos XML generados a través de otras herramientas. Esta herramienta es gratuita. Para conocer más sobre la misma o descargarla ingrese por www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todos los prevalidadores que hay disponibles. 47. ¿Es el prevalidador un programa o software? El prevalidador es una herramienta construida sobre Excel para facilitar la presentación de la información y la conformación de los archivos cumpliendo con las especificaciones técnicas dispuestas para los formatos establecidos. 48. ¿Qué información valida el prevalidador de datos? El prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos valida y genera archivos xml de la información de acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008 únicamente. 49. ¿El prevalidador funciona únicamente en Excel? Si. El prevalidador funciona únicamente con Excel. 50. ¿El prevalidador requiere licencia de software? No, el prevalidador es de distribución gratuita y la DIAN tiene derechos reservados sobre la herramienta. 51. ¿Qué versión de Excel debo tener instalada en mi equipo? ¿En versiones anteriores puede instalarse? De acuerdo con los requerimientos técnicos de los servicios informáticos electrónicos DIAN incluido el prevalidador, la versión mínima es Windows 2000 y Excel 2000, para que la herramienta funcione correctamente.

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52. ¿Cuánto espacio ocupa en disco el prevalidador? El programa instalador y la herramienta instalada ocupa en disco aproximadamente 9.5 MB. 53. ¿Para utilizar el prevalidador de datos para presentar información por envío de archivos, debo instalarlo en el computador personal o puedo trabajarlo directamente en la página de la DIAN? Debe ser instalado en el computador personal o en el que se vaya a diligenciar la información. 54. ¿Qué se debe hacer antes de instalar el Prevalidador? Antes de instalar el prevalidador siga los siguientes pasos: 1. Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botón “Inicio” → “Programas” → Microsoft Excel (esta ruta puede variar de acuerdo con la configuración de su computador). 2. Dé clic sobre el menú Herramientas, baje hasta Macro, y seleccione la opción Seguridad. 3. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione la opción Bajo. 4. Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: menú Archivo → opción Salir: 5. Proceda a realizar la descarga del prevalidador. Previamente lea el artículo “Léame” en www.dian.gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todo lo relacionado con los prevalidadores. 55. ¿Dónde se pueden descargar los prevalidadores? Los prevalidadores se encuentran en el menú izquierdo del portal, opción Otros servicios informáticos / Descarga prevalidadores. También los encuentra por el botón superior Ayuda / Prevalidadores. 56. ¿El Prevalidador carga un archivo plano? No. El prevalidador solo carga archivos Excel. 57. ¿De una base de datos se puede pasar la información al prevalidador? Se hace necesario convertir la información a formato Excel y luego pegarla en el prevalidador. 58. ¿El prevalidador valida archivos Excel? Sí, para tal efecto se debe seguir el siguiente procedimiento: - El archivo Excel donde está la información debe estar conformado de acuerdo con las especificaciones técnicas del formato que se va a diligenciar. - Determinar el número de registros o líneas del archivo Excel. - En el prevalidador ir al formato en el cual se ingresará la información. - Agregar el número de líneas o registros, seleccionando en el menú del Prevalidador la opción agregar, digitar el número de líneas a diligenciar, dar enter y luego clic en agregar. - Dar clic en la opción ocultar ayuda en el menú del prevalidador. - En el archivo Excel seleccionar, únicamente, la información correspondiente. - Copiar la información seleccionada.

- En el prevalidador, ubicado el cursor en la primera posición del registro donde se desea copiar la información utilizar la opción pegar. - Si el número de casillas y registros copiados del archivo Excel no coincide con las casillas y número de registros agregados y no se oculta la ayuda del prevalidador, no se podrá realizar el pegado. - Una vez pegada la información verificarla con la ayuda línea a línea utilizando la opción Mostrar ayuda - Utilizar la opción Generar XML para diligenciar la información del encabezado y nombre del archivo. - En este momento, si el archivo contiene errores, la herramienta le dará aviso y generará un archivo plano de errores globales, le permitirá guardarlo en el equipo y con cualquier editor de texto podrá ver el contenido del archivo de errores. - Una vez superados los errores confirmar los datos del encabezado. - Generar los archivos XML. - La herramienta dará aviso en qué ubicación quedará el archivo generado. 59. Descargado e instalado el prevalidador, al ingresar advierte que se deben habilitar o deshabilitar las macros, o no funciona el botón Siguiente, o en la opción diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el botón "Ir al formato", genera "Error en la definición del formato", ¿qué se debe hacer en estos casos? Para superar estos errores, se debe desinstalar el programa prevalidador de datos. Verificar que la versión del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel, seleccionar en menú opción Herramientas, indicar Macro, seleccionar Seguridad, marcar nivel de seguridad BAJO y cerrar Excel. Esto para que las macros del prevalidador de datos funcionen correctamente. En este momento ya puede descargar e instalar el prevalidador. 60. ¿Por qué cuando se genera el XML, la herramienta advierte que no puede generar el archivo o no genera el archivo y no responde nada? Esto debido a que se guardó el prevalidador en una ubicación diferente a la original de la instalación, donde no están las carpetas y archivos necesarios para la validación y generación de los archivos. Se recomienda que el prevalidador sea instalado y no copiado. Igualmente, que cuando se guarde la información no hacerlo en ubicación diferente a la original de la instalación. 61. Después de haber trabajado en el prevalidador, el Excel no está trabajando correctamente, ¿qué se debe hacer? Se debe abrir el prevalidador, luego cerrarlo adecuadamente e ingresar al Excel. 62. ¿El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos contiene ayudas? Sí, cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda que orienta acerca del diligenciamiento de la información según el tipo de formato a utilizar y de los requisitos que debe cumplir cada registro conforme las especificaciones técnicas establecidas.

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63. ¿Para cada formato hay un prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos? Se publican tres prevalidadores, uno para la información tributaria, otro para la aduanera y el tercero para la cambiaria. Cada prevalidador contiene todos los formatos relacionados con el tipo de información que se deba presentar o que se desee diligenciar. 64. ¿Cómo se remite la información a la DIAN, cuando se hace uso del prevalidador de datos para presentación de información para envío de archivos? El prevalidador de datos permite hasta la conformación de archivos XML de cada formato, una vez generados estos archivos deben realizarse los procedimientos de presentación virtual o presencial, según corresponda. Presentación virtual: para los obligados a entregar la información en forma virtual, deben poseer mecanismo de firma digital y utilizar el servicio de presentación de información por envío de archivos, dispuesto en DIAN virtual, ingresando por www.dian.gov.co. Presentación presencial: en este caso se debe guardar o almacenar los archivos XML generados en un disquete, CD o USB y acercarse personalmente, o mediante apoderado o tercero debidamente autorizado, a los puntos habilitados por la DIAN para realizar la presentación. 65. ¿Cuál es la forma adecuada de regresar al prevalidador después de generar un archivo XML, es necesario salir del prevalidador y volver a ingresar a él? Oprimir el botón Regresar, y el prevalidador regresa al formato que se estaba diligenciando. Y estando allí, en la barra de menú del prevalidador oprimir Inicio y él regresará a la pantalla de Diligenciar, donde se puede seleccionar otro formato. 66. ¿Al volver a generar un archivo XML, correspondiente a un formato, que ya ha sido generado con anterioridad y que será guardado en la misma carpeta Salida, qué pasa con el archivo anterior, es reemplazado o el nuevo se genera con nombre diferente? Si el archivo a generar corresponde al mismo concepto (inserción o reemplazo) y mismo número de envío, este reemplazará el archivo. Por eso en la generación de los archivos es importante tener en cuenta el concepto y el manejo consecutivo del número de envío de los datos del encabezado. 67. ¿En dónde puedo acceder a cada formato XML? ¿Me pueden facilitar los formatos? Formatos como tales no existen. En cuanto a la literatura de las especificaciones técnicas de los formatos para conformar los archivos XML, se puede descargar del portal de la DIAN: www.dian.gov.co / Servicios / Informáticos Electrónicos / Presentación de información por envío de archivos (exógena) / Especificaciones técnicas de las resoluciones. Otra opción es descargar e instalar el prevalidador de datos. Este programa le permitirá conocer la

especificación técnica de cada formato, validar la información y conformar los archivos XML.

8.4 SOBRE EL DILIGENCIAMIENTO Y LA OBLIGATORIEDAD EN LA INFORMACIÓN. 68. ¿La información se suma la de todo el año o se coloca un total mes a mes? De acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008, la información es anual, acumulada por formato, tercero y por concepto, según corresponda. 69. ¿Se pueden incluir los nombres y apellidos en una sola casilla? Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la casilla correspondiente, en la misma forma en que aparecen en el RUT. 70. ¿Qué posibilidades hay de que la DIAN permita reportar a las personas naturales con sus apellidos y nombres en un sólo campo? Las resoluciones de información tributaria 003841 a 003848 de 2008 con sus correspondientes especificaciones técnicas disponen que la información debe ser enviada detallando el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y/o la razón social, según se trate de personas naturales o jurídicas. 71. ¿Cómo los campos de nombres, apellidos y razón social no son obligatorios, según las especificaciones técnicas, es posible no informarlos? Las especificaciones técnicas indican que no es obligatorio informar los nombres y apellidos cuando el informado es una persona jurídica, ya que en este caso el campo a diligenciar obligatoriamente es razón social. En consecuencia, si el reportado es una persona natural deberá diligenciarse los campos de apellidos y nombres, si la información se refiere a una persona jurídica, deberá informarse la Razón social.

8.5 IDENTIFICACIÓN DE TERCEROS 72. ¿Como se deben reportar los documentos NUIP, que tienen 10 dígitos? Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de documento 13 – Cédula de Ciudadanía y debe existir en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 73. ¿Las personas naturales, se deben reportar obligatoriamente con el dígito de verificación y tipo de documento 31 (NIT)? ¿Cuando no se cuente con el dígito de verificación se pueden reportar con tipo de identificación 13- Cédula? Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta con tipo de documento 31 y con el dígito de verificación correspondiente. Si se trata de una persona natural sin RUT se informa con tipo de documento 13, Cédula de ciudadanía, en este caso no se diligencia el campo digito de verificación.

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74. ¿Para cuantías menores, operaciones del exterior y precios de transferencia qué se debe diligenciar en las casillas tipo de documento, NIT, dígito de verificación, razón social, dirección, departamento y municipio?

CASILLA

Se debe diligenciar la siguiente información, de acuerdo con la normatividad y especificación técnica de los formatos en los cuales se deban diligenciar:

Cuantías Menores

Operaciones Del Exterior

Precios de Transferencia

Tipo documento

NIT

222222222

444444000

444444001 Hasta 444445000

Dígito verificación

En blanco

Razón social

Cuantías Menores

Dirección

De la entidad informante

Operaciones del Exterior De la entidad informante

Departamento

De la entidad informante

Razón social del tercero del exterior En lo posible dirección, ciudad país del tercero del exterior. De la entidad informante

Municipio

De la entidad informante

(Nota: esa instrucción que dió la DIAN para esta pregunta 75 es equivocada por cuanto las operaciones del Exterior, sin importar si se estaba sujeto o no al Régimen de precios de Transferencia, se hace como lo dice la ultima columna y no como lo dice la segunda) Obligados a presentar 75. ¿Una persona jurídica que no hizo ninguna retención está obligada a presentar la información? Una persona jurídica que no realizó ninguna clase de retenciones (ni a título de renta ni a título de ventas), no debe presentar información de retenciones en la fuente practicadas, sin embargo, debe verificar si se trata o no de un gran contribuyente, o si supera o no los topes de ingresos brutos que le obligarían a la entrega de información adicional. Así mismo debe verificar los distintos tipos de información contemplados en la Resolución 003847 de 2008, por ejemplo, es posible que deba presentar información de contratos de mandato o administración delegada, de Consorcios o Uniones temporales o Contratos de exploración y explotación minera, si se encuentra el alguno de estos grupos. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de informar que pueda tener lugar en virtud de resoluciones diferentes a la Resolución 003847 de 2008. 76. ¿El tope de ingresos para presentar información es la suma de los ingresos operacionales y no operacionales, sin incluir la corrección monetaria? El tope de ingresos brutos para determinar la obligación de presentar información incluye todos los ingresos obtenidos por cualquier concepto. 77. ¿Las cooperativas de ahorro y crédito se rigen por la Resolución 003841 o 003847 de 2008? Las cooperativas deben entregar con base en la Resolución 003841 de 2008 la información pertinente sin perjuicio de la que deban entregar en virtud de la

Resolución 003847, en consecuencia debe revisarse la información que se pide según cada Resolución, los topes y conceptos a reportar. 78. ¿Tratándose de empresas en liquidación, quién puede firmar la presentación de la información? La representación de las empresas en liquidación la tiene el liquidador, en consecuencia, la presentación de la información en este evento debe realizarla el liquidador. 79. ¿En la fusión de entidades, quién esta obligado a presentar información? En la fusión de entidades debe presentar la información la entidad absorbente o la nueva que surge de la fusión. 80. ¿En la escisión de entidades, quién está obligado a presentar información? La obligación de reportar la información recae sobre las nuevas entidades que surgen de la escisión. Las nuevas entidades pueden definir quién presenta la información. Socios y accionistas 81. ¿Si una sociedad no repartió dividendos durante el año 2008, el formato 1010 se omite y no se presenta información sobre el valor patrimonial? El prevalidador no acepta que sólo se reporte la información sobre acciones o aportes. En el formato 1010 se debe reportar el valor patrimonial a 31 de diciembre de 2008 de las acciones o aportes y de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles en dicho período, si no hay

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valor de participaciones o dividendos este campo debe ir en cero.

Sí y se deben reportar en el concepto correspondiente de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 4º de la Resolución 003847/08.

Pagos o abonos en cuenta 82. ¿Según el Artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008, los pagos a reportar corresponden a valor bruto o valor neto? Los pagos o abonos en cuenta que deben reportarse según el artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008, corresponden al valor bruto del pago. Nota: Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 85, pues para decidir si se reporta o no un pago a un tercero, y pensando en que durante el año las compras a terceros pudieron haber sido sujetas a “devoluciones, anulaciones y rescisiones”, es por eso que solo habría que reportar el valor neto de las compras y no los valores brutos. Recuérdese que en el formato 1001 donde se reportan estos costos y gastos no hay columna para “devoluciones”, columna que sí existe en el formatno 1007 de “Ingresos” 83. Si el informante incurrió en un gasto que a la luz de las normas legales constituye ingreso fiscal para su beneficiario en el año 2008. Por alguna circunstancia (legal o de criterio), el informante no hizo deducible este gasto en su declaración de renta del año 2008. ¿Para efectos de la presentación de información se debe reportar este pago? Conforme al artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008, los informantes deben suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable. Nota: Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 86, pues en los reportes del año 2008 sí se pidió reportar hasta los costos y gastos que no se haya deducido fiscalmente el reportante. 84. ¿Las personas naturales a las cuales se les paga pensión de jubilación se incluyen en el concepto de pagos laborales (5001) o en el concepto de otros pagos (5016)? Los pagos por pensión de jubilación se deben reportar en el FORMATO 1001, con el concepto 5001 – que corresponde a salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente efectuados al trabajador. 85. ¿Los pagos efectuados a los estudiantes en prácticas se reportan en el concepto 5001 o 5016? Si los pagos se efectúan bajo el concepto de salarios con los pagos adicionales que del mismo se derivan, tales como aportes parafiscales y otros se llevarán al concepto 5001, en caso diferente se registrarán según el contrato y concepto bajo el cual se haga el respectivo pago.

A los asalariados a quienes no se les hubieren efectuado pagos por otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a 10 millones de pesos, se reportarán con NIT 222222222 y razón social cuantías menores, en el concepto correspondiente. 87. ¿En el formato 1001, concepto 5008 Compra de activos fijos, se deben reportar todas las compras de esta clase que hice en el año o se refiere a la información del renglón 57 Deducción inversiones en activos fijos del formulario 110? Se debe reportar el valor acumulado pagado o abonado en cuenta por compras de activos fijos durante el año 2008. 88. ¿Para el sector financiero, la compra de inversiones se puede considerar como compra de activos movibles? Según la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, clasificación que para el caso del sector financiero debe efectuarse según la naturaleza que corresponda de acuerdo con el plan de cuentas financiero. 89. De acuerdo con la Resolución 003847 de 2008, en el concepto 5011 del formato 1001, se deben reportar los pagos o abonos correspondientes al año gravable de 2008 por concepto de aportes a EPS incluidos los aportes del trabajador. ¿En dicho concepto deben incluirse las deducciones por incapacidades? No. En el concepto 5011 del Formato 1001 se deben incluir los aportes a las EPS, ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. Las deducciones por incapacidad se reportan en el concepto "Los demás costos y deducciones" (concepto 5016). 90. ¿En el formato 1001, concepto 5011 se deben reportar las cuentas AFC (de ahorro de trabajadores) al igual que los aportes voluntarios? No. En el formato 1001 concepto 5012 se reportan los aportes obligatorios a las EPS, ISS y al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, no comprende aportes voluntarios. 91. Las depreciaciones en el gasto no tienen beneficiario y superan el millón de pesos. ¿Cómo se incluyen en el formato 1001, en cuantías menores? Las depreciaciones no se informan en el formato 1001, se reporta el valor total en el formato 1011 con el concepto 8206. Retenciones

86. ¿Para el caso de los trabajadores que hubiesen recibido ingresos por concepto de honorarios, comisiones y demás pagos, se deben acumular dichos ingresos junto con el concepto de salarios y demás pagos laborales para determinar la cuantía de $10.000.000?

92. ¿En el artículo 5° de la Resolución 003847 de 2008, relativo a información de retenciones en la fuente practicadas, aplica la cuantía mínima para informar? Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de

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valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que hubieren efectuado retenciones en la fuente durante el año gravable 2008, deben informar, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. Así mismo, no aplica cuantía mínima en lo que se refiere al monto a reportar, se deben informar todos y cada uno de los pagos efectuados a terceros a quienes se les practicó retención en la fuente en el año 2008 sin que exista tope alguno en cuanto al valor a informar. 93. ¿Se deben informar las retenciones practicadas solamente a los responsables del régimen común o también a los de régimen simplificado? De acuerdo con el numeral 1º del artículo 5º de la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad de las retenciones en la fuente a título de renta efectuadas a personas o entidades sin distinción, luego tratándose de la retención a título de renta es indiferente si se practicó a un sujeto que en lo que se refiere a ventas pertenece al régimen común o simplificado. De otra parte, conforme con el numeral 3º del artículo 5º de la Resolución 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad de las retenciones en la fuente a título de IVA efectuadas en este caso a entidades o personas del régimen común. Nota: La respuesta de la DIAN a esa pregunta 96 quedó incompleta pues en los reportes del 2008 también se pidió reportar las retenciones de IVA asumidas con personas del régimen simplificado (concepto 2319). 94. ¿A una persona se le practicó retención por honorarios y por salarios, se debe reportar independiente cada concepto? ¿Se puede repetir el NIT dentro del mismo formato? Se debe reportar tanto la retención efectuada por honorarios (concepto 2304) como por salarios (concepto 2301) en el formato 1002, especificando el valor de la base y valor de retención por cada uno de los conceptos. En consecuencia, se puede repetir el número de identificación en un mismo formato pero en diferente concepto 95. ¿El monto a reportar en medios magnéticos por el concepto retenciones en la fuente, debe ser el realmente descontado al beneficiario del pago, o el total liquidado y pagado por la empresa a la DIAN? Se debe reportar al tercero, indicando el concepto del pago, el valor del pago o abono en cuenta sujeto a retención y el valor retenido, suma ésta que resulta de la tarifa aplicada al pago efectuado según el concepto de retención de que se trate. 96. ¿En el formato de retención en la fuente que se practicó, en la casilla de departamento y municipio se describe la ciudad donde se realizó el pago o es el municipio o departamento donde el proveedor tiene el domicilio principal? La dirección, departamento y municipio que se debe informar es la correspondiente a la del tercero a quien se

le efectuó la retención en la fuente, es decir al beneficiario del pago. 97. En el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas" del prevalidador tributario versión 7, aparece el campo "Dirección" como obligatorio, por lo que se requiere saber qué datos se colocan en este campo para el caso de las escrituras públicas, ya que en éstas no se anota la dirección del vendedor sino únicamente la ubicación del inmueble enajenado. Si no se cuenta con la dirección del sujeto a quien se practicó la retención en la fuente, reporte la dirección de la Notaría informante. 98. Para los notarios en el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas", ¿el campo "Valor del pago o abono sujeto a retención", se refiere al monto de la venta de inmueble? Se refiere al valor base sobre el cual se aplicó la retención. 99. ¿En el formato 1002 "Retenciones en la fuente practicadas", en el caso de que haya un usuario con más de una enajenación, tendrá varias retenciones en la fuente, este usuario va en un solo registro y se informa la suma para los campos "Valor del pago o abono sujeto a retención" y "Valor de la retención en la fuente practicada a título de renta y a título de IVA"? ¿O qué se hace? La información se debe acumular por concepto informado y por NIT del tercero. IVA descontable 100. ¿Como la información va reportada en miles de pesos, los IVA inferiores a $500 se reportan en cuantías menores o no se reportan? Las cifras deben reportarse en valores enteros, por consiguiente es posible registrar valores inferiores a mil pesos, ejemplos 900, 20570, 160480. La información correspondiente al IVA descontable, formato 1005, no tiene tope de cuantía mínima. 101. ¿Cuando se realizan importaciones, el IVA se paga con la nacionalización, a qué beneficiario se lleva, a "OPERACIONES DEL EXTERIOR”? No, se reporta con el NIT de la DIAN: 800197268-4. Ingresos 102. ¿Cómo se deben reportar los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguros, por ejemplo si el bien estaba registrado por $500.000.000 y el valor de la indemnización fue por $300.000.000? Los ingresos recibidos por indemnizaciones de compañías de seguro constituyen un ingreso no operacional, por lo tanto se reportan en el formato 1007 con el concepto 4002 que corresponde a Ingresos no operacionales. Para este caso, por la suma de $300.000.000. 103. ¿Cómo se reportan las devoluciones que son mayores al ingreso?

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Se debe diligenciar el ingreso y la devolución en las casillas correspondientes del formato que corresponda 1007, 1017, 1045 o 1048.

respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en forma definitiva, y los rendimientos del último ejercicio gravable. En caso de que las cifras incorporen ajustes por inflación se deben hacer las aclaraciones de rigor.

Cargos diferidos 104. En el concepto 5009 formato 1001, cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe identificar el pago o abono en cuenta. Siendo así, ¿qué se debe informar exactamente en el concepto 8206 formato 1011, el gasto del año de amortización y depreciación para activos fijos y cargos diferidos respectivamente? ¿Por tercero, o en qué forma y formato? Tratándose de pagos por cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor acumulado del pago o abono en cuenta registrado en dichas cuentas durante el año gravable 2008, suministrando los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta en el formato 1001, concepto 5009. En cuanto a las amortizaciones de los cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe reportar el valor total acumulado tomado como costo o deducción en el año 2008, en el Formato 1011 en el concepto 8206, sin la discriminación del tercero. 105. ¿Bajo el concepto 1508 formato 1011 se debe reportar sólo el saldo de la cuenta Depreciación acumulada y la amortización acumulada, sin identificación del tercero? Efectivamente, en el formato 1011 concepto 1508 se reporta el valor de la depreciación, amortización y agotamiento acumulado a 31 de diciembre, sin identificación del tercero. Fiduciarias 106. ¿En el formato 1013, al identificar el fideicomiso qué se debe informar en el campo Código interno? Este número corresponde al número interno que le asigne la fiduciaria a cada fideicomiso. 107. ¿En el caso que algún fideicomiso genere pérdida, se debe reportar? No, por cuanto la norma no lo exige. Tratándose de fideicomisos, a través del formato 1013 se solicita información sobre rendimientos y/o utilidades causadas en el año o período gravable y el valor patrimonial del fideicomiso. 108. ¿Qué se entiende por valor patrimonial del fideicomiso o encargo fiduciario? El valor patrimonial de los derechos fiduciarios para los beneficiarios es el que corresponda, de acuerdo con su participación, en el patrimonio líquido del fideicomiso al final del ejercicio o en la fecha de la declaración. Para los fines de la determinación del impuesto de renta y complementarios, los fiduciarios deben expedir cada año, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de los derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del

109. ¿Qué se debe reportar con respecto a los ingresos, pasivos y cuentas por cobrar con cargo a los patrimonios autónomos? ¿Si es así, en qué anexo y formato se debe reportar? La Resolución 003847 de 2008 no establece la obligación de informar estos conceptos por cada patrimonio autónomo. 110. ¿En un fideicomiso se realizan pagos a diferentes personas, se debe reportar por tercero con su correspondiente NIT o un solo total en cabeza del fideicomitente? Atendiendo a los diferentes beneficiarios del pago, se efectúan distinciones. Así, en el formato 1013 que identifica al fideicomitente, se informa el valor patrimonial del fideicomiso y el valor de los rendimientos o utilidades causadas, señalando los conceptos 1010,1020, 1030 o 1040 según el tipo de fideicomiso. No obstante cuando el beneficiario de los rendimientos y o utilidades o pagos abonados en cuenta es diferente del fideicomitente se informan con el concepto 1050. Por otra parte, se utiliza el formato 1014 para informar los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso, incluyendo la información del fideicomiso, debiendo en todo caso suministrar la información de identificación de los beneficiarios de los pagos, teniendo en cuenta los conceptos del artículo 4º de la Resolución 003847 de 2008. En el formato 1015 se informan las retenciones practicadas durante el año 2008 atendiendo a los conceptos fijados en el articulo 5º de la misma Resolución. 111. ¿Los giros que se realizan a través de los patrimonios o las restituciones fiduciarias a terceros y que son a nombre del fideicomitente se deben reportar como un pago? Se deben reportar todos los pagos o abonos en cuenta que den derecho a costo, deducción o impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles. Consorcios 112. ¿Para consorcio y uniones temporales dónde se informa la retención de IVA? Independientemente de otro tipo de información que deban entregar los consorcios y uniones temporales, para efectos de reportar la información relativa a la retención en la fuente a título de renta como de IVA deben utilizar el formato 1044 con los mismos conceptos señalados en el artículo 5º de la Resolución 003847 de 2008. Mandato 113. ¿Las inmobiliarias que manejan contratos de administración para inmuebles en arriendo deben presentar información según lo establecido en el artículo 15 de la Resolución 003847 de 2008? ¿En caso afirmativo deben tener en cuenta los topes de ingresos?

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Los mandatarios deben reportar todas las operaciones inherentes al contrato de mandato sin tener en cuenta los topes de ingresos ni la obligación de reportar del mandante.

Este concepto en la Resolución no tiene tope y se deben acumular todas las operaciones por cada titular efectuadas durante el año. Cámara de Comercio

114. ¿Los contribuyentes que ejecutan contratos de mandato, mandatarios por cuenta del mandante, informan teniendo en cuenta los topes de cuantía mínima? Los mandatarios deben informar la totalidad de la información solicitada sin tener en cuenta los topes mínimos.

121. ¿Con qué documento se deben reportar los socios del exterior? Con el documento que posea conforme el tipo de documento descrito. Si solo posee pasaporte podrá indicarse este número. Notarios

Titulares secundarios y autorizados 115. ¿Tratándose de personas jurídicas, se deben reportar las personas naturales que figuran como autorizadas para realizar operaciones en relación con las respectivas cuentas, donde dicha autorización surge por efectos administrativos y políticas de las empresas? En efecto, tratándose de cuentas a nombre de personas jurídicas, las personas que figuren como autorizadas para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta se deben reportar como titulares secundarios. 116. ¿En las cuentas que los titulares figuran como "Y/O" se deben reportar como titulares secundarios? Uno de los titulares se debe reportar como principal y los demás como secundarios. 117. ¿Los sobregiros de cuentas corrientes se deben reportar como préstamos otorgados durante el año? Sí, deben ser reportados como préstamos. Cooperativas 118. Siendo Cooperativa de Ahorro y Crédito manejamos un ahorro contractual que es una modalidad de ahorro en la que se pactan cuotas mensuales a un tiempo determinado. ¿La inquietud es en qué formato debe informarse, en el 1019 o en el 1020? En el formato 1019 se informa el movimiento de las cuentas corrientes o de ahorro y en el formato 1020, los certificados a término fijo o cualquier otro depósito. 119. ¿Los Certificados de Depósito de Ahorro a término (CDAT) son una modalidad de ahorro, se deben reportar como otro depósito de acuerdo a las especificaciones del formato 1020? Sí se debe reportar de acuerdo con el formato 1020.

122. ¿Si en la Notaría hay cambio de notario, quién debe cumplir con el deber de presentar la información? De acuerdo con el artículo 629 del Estatuto Tributario, los notarios deben informar anualmente, dentro de los plazos que fije el gobierno nacional, la información a que se refiere dicha norma, en consecuencia la información debe ser entregada por el período señalado, es decir, anual, por el notario que se encuentre en ejercicio del cargo. Tipógrafos 123. ¿Los tipógrafos pueden presentar la información en papel? No. De acuerdo con la Resolución 003846 de 2008, la información que tienen que presentar las personas o entidades que elaboren facturas, debe ser conformada según las especificaciones técnicas del formato 1037. Es decir deberá ser presentada en archivos XML. Adicionalmente, de acuerdo con la Resolución 3859 de 2006, las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes a quienes la DIAN les otorgó firma digital por estar obligados a la presentación virtual de declaraciones, deben realizar la presentación de la información virtualmente, de lo contrario deberán presentar la información en forma presencial en los puntos habilitados de la DIAN, previo diligenciamiento de la información en el prevalidador de datos y almacenando los archivos XML generados, en un disquete, CD o USB. Las personas que no disponen del mecanismo de firma digital pueden habilitar cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos XML en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de presentación de información la cual queda en trámite, debiendo acercarse igualmente a los puntos habilitados por la DIAN para realizar a través de funcionarios de la entidad la presentación de la información usando el respectivo servicio informático electrónico, recibiendo la constancia respectiva.

Diferencias contables y fiscales 120. ¿Para el reporte de información del artículo 623-1 Información a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaración de renta en un 40%, no indica el monto de las operaciones de crédito durante el año 2005 a reportar, debe entenderse que se deben evaluar todas las operaciones de crédito durante el año?

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Capítulo IX

Ejemplos prácticos para los reportes exigidos en la Resolución 8660 de agosto 30 de 2010, Artículo 631 del E.T. Nota: Los ejemplos prácticos impresos a continuación vienen como material de Excel en el DVD que acompaña esta publicación.

9.1 REPORTE LITERAL “a” - DATOS DE SOCIOS O ACCIONISTAS A DIC. 31 DE 2010, ART. 3 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATO 1010 VERSIÓN 7 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a dic.31 de 2009

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archi vo del formato 1010 se vería así:

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1010.xsd"> - <Cab>

Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_0101010072011000001, los datos de ese archivo se verían así (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detallas al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):

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9.2 REPORTE LITERAL “b” - RETENCIONES PRACTICADAS A TERCEROS DURANTE EL 2010, ART. 5 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATO 1002 VERSIÓN 7 Aunque lo que se reportaría en el formato 1002 es el dato consolidado de todas las retenciones que por un mismo concepto se le hicieron a cada tercero durante el año, en el ejemplo se muestra que la empresa debería hacer un trabajo detallado en donde se pueda trabajar con la información que a lo largo de cada mes se iba llevando a las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente y con ello tener más evidencia de que las cifras finales reportadas sí cruzarían luego con los valores que mensualmente se llevaron a las declaraciones de renta y que cruzarían en especial con los certificados de Retención de IVA que se dieron bimestralmente o con el certificado de Retención en la fuente a título de renta que se les da a los sujetos pasivos en los primeros meses del año 2011. Esa especie como de “consolidación” de los valores llevados a las declaraciones de retención en la fuente es una consolidación que incluso puede llegar a ser solicitada algún día por la DIAN pues en el numeral 4 del artículo 574 del E.T. se dice lo siguiente: “Igualmente la administración podrá exigir una declaración resumen de retenciones y del impuesto sobre las ventas” Adviértase además que si la entidad o persona reportante efectuó correcciones a sus declaraciones de retenciones en la fuente del 2010, entonces en ese caso tendría que hacer su trabajo de recolección de datos trabajando con los valores de la declaración de corrección definitiva y no con los valores de la declaración inicial o de las primeras correcciones.

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1002 se vería así:

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1002.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1002</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-15T21:34:32</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>9148000</ValorTotal> <CantReg>12</CantReg> </Cab> <rets cpt="2301" tdoc="13" nid="16793244" apl1="Bejarano" nom1="Fernando" dir="Cra 40 20-10" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="5600000" vret="313000" /> <rets cpt="2304" tdoc="31" nid="890310420" dv="1" raz="Consultores SA" dir="Calle 40 30-20" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="30500000" vret="3355000" /> <rets cpt="2305" tdoc="31" nid="890310420" dv="1" raz="Consultores SA" dir="Calle 40 30-20" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="1000000" vret="40000" /> <rets cpt="2305" tdoc="13" nid="16793233" apl1="Guevara" nom1="Raul" dir="Cra 3 45-15" dpto="05" mun="001" pais="169" vabo="2000000" vret="120000" /> <rets cpt="2318" tdoc="31" nid="890310420" dv="1" raz="Consultores SA" dir="Calle 40 30-20" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="31500000" vret="2520000" /> <rets cpt="2319" tdoc="13" nid="16793233" apl1="Guevara" nom1="Raul" dir="Cra 3 45-15" dpto="05" mun="001" pais="169" vabo="7000000" vret="560000" /> <rets cpt="2324" tdoc="13" nid="16793233" apl1="Guevara" nom1="Raul" dir="Cra 3 45-15" dpto="05" mun="001" pais="169" vabo="5000000" vret="500000" /> <rets cpt="2334" tdoc="13" nid="16890764" apl1="GÃ³mez" nom1="Pedro" dir="Calle 34 29-30" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="200000000" vret="1000000" /> <rets cpt="2335" tdoc="31" nid="890310420" dv="1" raz="Consultores SA" dir="Calle 40 30-20" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="2000000" vret="220000" /> <rets cpt="2335" tdoc="13" nid="16890320" apl1="Vives" nom1="Jorge" dir="Cra 59 40-30 Cali" dpto="76" mun="001" pais="169" vabo="2000000" vret="200000" /> <rets cpt="2336" tdoc="31" nid="890310420" dv="1" raz="Consultores SA" dir="Calle 40 30-20" dpto="11" mun="001" pais="169" vabo="2000000" vret="160000" /> <rets cpt="2336" tdoc="13" nid="16890320" apl1="Vives" nom1="Jorge" dir="Cra 59 40-30 Cali" dpto="76" mun="001" pais="169" vabo="2000000" vret="160000" /> </mas>

Y al convertir esa misma informaciÃ³n en un archivo con el estÃ¡ndar XML, y que se llamarÃa Dmuisca_0101002072011000001, los datos de ese archivo se verÃan asÃ (nota: el dato â&#x20AC;?AÃ±oâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

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9.3 REPORTE LITERAL “C” - RETENCIONES QUE LE PRACTICARON DURANTE EL 2010 A LA ENTIDAD INFORMANTE ART. 6 DE LA RESOLUCIÓN 8660 FORMATO 1003 VERSIÓN 7 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “c” del artículo 631, sobre las retenciones a título de renta y de IVA que le practicaron durante el 2010.

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1003 se vería así:

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1003.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1003</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-15T21:59:56</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>9855333</ValorTotal> <CantReg>6</CantReg> </Cab> <rets cpt="1302" tdoc="31" nid="890311420" dv="4" raz="La J S.A." dir="Cra 45 20-10" dpto="76" mcpo="001" valor="114285714" ret="4002333" /> <rets cpt="1302" tdoc="31" nid="16793238" dv="6" apl1="Ruiz" apl2="Gomez" nom1="Juan" dir="Calle 15 40-10" dpto="76" mcpo="001" valor="5714286" ret="200000" /> <rets cpt="1302" tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La X S.A." dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mcpo="001" valor="30000000" ret="1050000" /> <rets cpt="1306" tdoc="31" nid="834560210" dv="8" raz="Banco BogotÃ¡" dir="Cra 75 80-10" dpto="11" mcpo="001" valor="42857" ret="3000" /> <rets cpt="1309" tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La X S.A." dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mcpo="001" valor="30000000" ret="3600000" /> <rets cpt="1314" tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La X S.A." dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mcpo="001" valor="200000000" ret="1000000" /> </mas>

Y al convertir esa misma informaciÃ³n en un archivo con el estÃ¡ndar XML, y que se llamarÃa Dmuisca_0101003072011000001, los datos de ese archivo se verÃan asÃ (nota: el dato â&#x20AC;?AÃ±oâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

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9.4 REPORTE LITERAL “e” - PAGOS A TERCEROS, ART. 4 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATO 1001 VERSIÓN 7 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “e” del artículo 631, sobre las costos y gastos con terceros durante el año 2010. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron: 1) Tener a la mano una hoja de trabajo, en Excel, con el Balance de prueba periodo ene-Dic. de 2010, donde estén involucradas todas las cuentas que tengan un beneficiario externo real (es decir, sin incluir cuentas de gastos por depreciaciones, o por provisiones, etc.), abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean, para las cuentas de activos fijos, inventarios, activos diferidos y costos y gastos, sus movimientos débitos de todo el año 2010, sus movimientos crédito de todo el año 2010, sus saldos contables a dic.31 de 2010 (pues esta vez la DIAN pidió reportar los gastos contables, sean o no deducibles), los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales y los saldos fiscales a dic. de 2010. En todo caso, esos gastos que se tomarían como no deducibles en la declaración de renta, pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente "estimados" (como por ejemplo estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cual fue el valor efectivamente pagado al trabajador, pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarán en cuenta valores que estén simplemente causados (aunque los causados sí son deducibles, con tal que se hayan pagado los parafiscales). Y de esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por "Cesantías" deben ser las entregadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de Cesantías. Además, junto a la columna de los salarios efectivamente pagados se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, ARP y Fondos de Pensiones donde se incluya el aporte del trabajador (en los pagos a EPS se reportaría todo, incluidos hasta los copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante; y en los pagos a Fondos de Pensiones se reportaría solo el aporte obligatorio y no se incluirían los aportes voluntarios). En esa misma columna también irían los pagos hechos al ICBF, SENA y Cajas de Compensación. Para todos esos pagos, se puede tomar la información de las Planillas Integradas (PILAS) del año 2010. 2) Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2010 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el 2010 actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados en esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración (ver parágrafo 1 del art.13, el inicso noveno del art. 14 y el parágrafo 1 del Art.15, todos en la Resolución 8660) 3). Luego, tratar de convertir dicho Balance de Prueba en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero, los movimientos debitos y crédito del año, su saldo contable a Dic. de 2010, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a Dic. de 2010 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad social y aportes parafiscales. 4) Del anterior cuadro General se pueden extractar por aparte lo que sería la “mini-base de datos” con los pagos labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda así también formada la otra “mini-base de datos” para las otras cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, 5). Luego, al trabajar en cada una de esas mini-bases de datos, se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el Nit” (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2010 están sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 6). Luego, al trabajar en cada una de esas mini-bases de datos, hacer con Excel el calculo de subtotales de tal forma que se haga una “suma” en la columna “saldo contable a dic. de 2010”, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon montos iguales o superiores a los $500.000 involucrándoles todos los distintos conceptos en que tuvieron operaciones durante el año 2010. En el caso de los pagos laborales y demás rentas de trabajo pagadas a los asalariados, trabajadores y cooperados, se reportan no cuando igualen o superen los $500.000 sino cuando igualen o superen los $10.000.000

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7). Luego, al trabajar en cada una de esas mini-bases de datos , a esos que sí deben ser llevados al reporte porque sus pagos acumulados superan los $500.000 (o $10.000.000 si son asalariados, pensionados, trabajadores o cooperados), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo contable a Dic. de 2010” y/o "salarios pagados durante 2010") 8). Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo contable a Dic. de 2009” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “ollitas” con registro único 222.222.222 “cuantías Menores”. Y para poder armar la “ollita” por cada “concepto” (la “ollita de honorarios”, la de “servicios”, etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con Excel, y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de datos usando como criterio el “el Código PUC de la cuenta”

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1001 se vería así:

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1001.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1001</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-15T22:37:07</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>181058000</ValorTotal> <CantReg>28</CantReg> </Cab> <pagos cpt="5001" tdoc="13" nid="13456789" apl1="Paz" nom1="Raul" dir="Calle 45 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="36000000" ded="0" /> <pagos cpt="5001" tdoc="13" nid="14325567" apl1="Ruiz" nom1="Juan" dir="Cra 38 50-25" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="10200000" ded="0" /> <pagos cpt="5001" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="13000000" ded="0" /> <pagos cpt="5004" tdoc="31" nid="890399003" dv="4" raz="Emcali" dir="Cra 45 65-20" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="7000000" ded="0" /> <pagos cpt="5006" tdoc="31" nid="800197268" dv="4" raz="DIAN" dir="Cra 8 6 64" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="0" ded="2000000" /> <pagos cpt="5007" tdoc="42" nid="999998" raz="La LLL Inc." pais="249" pag="2000000" ded="0" /> <pagos cpt="5007" tdoc="42" nid="999999" raz="La Z Inc." pais="249" pag="920000" ded="0" /> <pagos cpt="5007" tdoc="31" nid="890222333" dv="1" raz="La X SA" dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="800000" ded="0" /> <pagos cpt="5007" tdoc="31" nid="890222833" dv="0" raz="La T SA" dir="Cra 89 45-60" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="10000000" ded="0" /> <pagos cpt="5008" tdoc="13" nid="16793233" apl1="Perez" nom1="Juan" nom2="Miguel" dir="Cra 40 45-66" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="1000000" ded="0" /> <pagos cpt="5008" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="100000" ded="0" />

Y al convertir esa misma informaciÃ³n en un archivo con el estÃ¡ndar XML, y que se llamarÃa Dmuisca_0101001072011000001, los datos de ese archivo se verÃan asÃ (nota: el dato â&#x20AC;?AÃ±oâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

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<pagos cpt="5008" tdoc="31" nid="890777999" dv="6" raz="La R S.A." dir="Cra 7 9-20" dpto="05" mun="001" pais="169" pag="900000" ded="0" /> <pagos cpt="5009" tdoc="31" nid="890211333" dv="2" raz="Banco BVBA" dir="Cra 8 50-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="17000000" ded="0" /> <pagos cpt="5009" tdoc="31" nid="890245675" dv="2" raz="Banco de Bogotá" dir="Calle 56 78-45" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="15000000" ded="0" /> <pagos cpt="5010" tdoc="31" nid="890303208" dv="5" raz="Comfandi" dir="Calle10 44-50" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="2496000" ded="0" /> <pagos cpt="5010" tdoc="31" nid="890999239" raz="ICBF" dir="Av 68 64-01" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="1872000" ded="0" /> <pagos cpt="5010" tdoc="31" nid="899999034" dv="1" raz="Sena" dir="Calle 57 8 69" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="1248000" ded="0" /> <pagos cpt="5011" tdoc="43" nid="222222222" raz="Cuantías Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="372000" ded="0" /> <pagos cpt="5011" tdoc="31" nid="890890900" dv="0" raz="S.O.S Comfandi" dir="Calle10 44-50" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="10000000" ded="0" /> <pagos cpt="5012" tdoc="31" nid="800144331" dv="3" raz="Porvenir SA" dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="14300000" ded="0" /> <pagos cpt="5013" tdoc="31" nid="899198920" dv="3" raz="Los Cineastas S.A." dir="Cra 45 65-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="3000000" ded="0" /> <pagos cpt="5015" tdoc="31" nid="899999061" raz="Secreta Haci de Bogota" dir="Cra 30 24-90" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="100000" ded="1900000" /> <pagos cpt="5015" tdoc="31" nid="800197268" dv="4" raz="DIAN" dir="Cra 8 6 64" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="1250000" ded="3750000" /> <pagos cpt="5016" tdoc="42" nid="999999" raz="La Z Inc." pais="249" pag="3000000" ded="0" /> <pagos cpt="5016" tdoc="31" nid="890777999" dv="6" raz="La R S.A." dir="Cra 7 9-20" dpto="05" mun="001" pais="169" pag="2000000" ded="0" /> <pagos cpt="5019" tdoc="31" nid="890211333" dv="2" raz="Banco BVBA" dir="Cra 8 50-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="11000000" ded="0" /> <pagos cpt="5019" tdoc="31" nid="890245675" dv="2" raz="Banco de Bogotá" dir="Calle 56 78-45" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="12000000" ded="0" /> <pagos cpt="5020" tdoc="31" nid="890999000" dv="7" raz="La W S.A." dir="Cra 50 45-10" dpto="11" mun="001" pais="169" pag="4500000" ded="0" /> </mas> Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2010

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9.5 REPORTE LITERAL “f” - INGRESOS RECIBIDOS DURANTE EL 2010, ART. 8 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATO 1007 VERSIÓN 7 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “f” del artículo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el año 2010. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1007 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los nombres y códigos de las cuentas contables, y con el detalle de todos los terceros y su saldo fiscales a Dic. de 2010 para todas los ingresos brutos (y sus respectivas devoluciones, rebajas y descuentos en ventas), y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado a los renglones 42, 43, 44 y 65 del formulario para declaración de renta 2010 (nota: si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2010, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respectivo de ingresos y devoluciones que la persona incluirá dentro de los renglones 35 a 38, y el 53, de su formulario 210), Importante: Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2010 como miembro de un consorcio o unión temporal, o actuó como mandante en contratos de mandato, o como miembro en un contrato de exploración de hidrocarburos, en ese caso no deben reportar los ingresos fiscales que figurarán en sus declaraciones de renta 2010 pero que fueron originados en esos consorcios o unios temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, pues tales ingresos serán reportados unicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó,o por el operador del contrato de exploración (ver parágrafo 1 del art.13, el inciso 9 del art.14 y el paragrafo 1 del art.15, en la resolución 8660) 2. Luego, retirar los ingresos que no se reportarían fiscalmente, ya sean por que se originaron en el hecho de haber participado en consorcios, o en contratos de exploración o en contratos de mandato, o también por que corresponden a conceptos que no tienen un beneficiario externo real, tales como el ingreso por intereses presuntivos en prestamos a socios, o por recuperaciones de deducciones, etc. 3. Con los registros que queden se arma entonces una “base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a dic. de 2010. 4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el Nit” (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2010 estuvieron sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según el ingreso a que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal”, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon $1.000.000 o más de ingresos NETO involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2010. 6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados reuniendo todos sus ingresos netos en que figuran son iguales o superan los $1.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2010"). 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a Dic. de 2010” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las "cuantías menores" (las "cuantías menores de los ingresos operacionales", las "cuantías menores de ingresos no operacionales", etc.), lo que se hace es hacer el ordenamiento usando como criterio el “el Código PUC de la cuenta”.

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A partir de esa hoja de trabajo anterior, se hará entonces una organización de las cuentas por cobrar (sin incluir la cuenta de ingresos por intereses presuntivos a socios y el ingreso por diferencia en cambio), y trabajando solo con el saldo fiscal a dic.31 de 2010. Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas Los que sí cumplen con esa condición, son los que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1007 Los datos que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantías menores dentro de cada concepto.

Codito PUC

Nombre cuenta

Nit

Nombre del Tercero

Saldos fiscales a dic. de 2010

412016

Ingreso operacional-Industria manufact.-Elaboración vinos

16.793.233

Juan Miguel Pérez

412016

Ingreso operacional-Industria manufact.-Elaboración vinos

18.904.567

Miguel Hernández Gómez

3.000.000

417501

Devoluciones en ventas

18.904.567

Miguel Hernández Gómez

(2.100.000)

412016

Ingreso operacional-Industria manufact.-Elaboración vinos

834.567.908

La N S.A.

5.800.000

417501

Devoluciones en ventas

834.567.908

La N S.A.

(4.800.000)

421005

Ingreso No operacional-Intereses

412016

Ingreso operacional-Industria manufact.-Elaboración vinos

890.456.783

La Q S.A.

900.000

421005

Ingreso No operacional-Intereses

890.456.783

La Q S.A.

200.000

412016

Ingreso operacional-Industria manufact.-Elaboración vinos

890.567.345

La F S.A.

3.459.000

454504

Ingreso No operacional--utilidad en venta de terrenos

890.777.999

La R S.A.

3.000.000

429505

Ingreso No operacional-DiversosCERTS

899.999.090-2

Ministerio de Hacienda

3.000.000

890.245.675

Bco. Bgta.

100.000

3.000.000

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Y al convertir esa misma información en un archivo con el estándar XML, y que se llamaría Dmuisca_0101007072011000001, los datos de ese archivo se verían así (Nota: el dato”Año” siempre será el año en que se entrega la información”. Véase más detalles al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1007.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1007</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T21:05:27</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>22459000</ValorTotal> <CantReg>8</CantReg> </Cab> <ingresos cpt="4001" tdoc="31" nid="890567345" dv="9" raz="La F s.a." pais="169" ing="3459000" dev="0" /> <ingresos cpt="4001" tdoc="31" nid="834567908" dv="1" raz="La N S.A" pais="169" ing="5800000" dev="4800000" /> <ingresos cpt="4001" tdoc="31" nid="890456783" dv="5" raz="La Q S.A." pais="169" ing="900000" dev="0" /> <ingresos cpt="4001" tdoc="31" nid="890777999" dv="6" raz="La R S.A." pais="169" ing="3000000" dev="0" /> <ingresos cpt="4001" tdoc="43" nid="222222222" raz="Cuantías Menores" pais="169" ing="3100000" dev="2100000" /> <ingresos cpt="4002" tdoc="31" nid="899999090" dv="2" raz="Ministerio de Hacienda" pais="169" ing="3000000" dev="0" /> <ingresos cpt="4003" tdoc="31" nid="890245675" dv="2" raz="Banco de Bogotá" pais="169" ing="3000000" dev="0" /> <ingresos cpt="4003" tdoc="31" nid="890456783" dv="5" raz="La Q S.A." pais="169" ing="200000" dev="0" /> </mas>

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1007 se vería así:

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9.6 REPORTE LITERALES “e” Y “f” - IVAS GENERADOS E IVAS DESCONTABLES DEL AÑO 2009, ART. 9 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATOS 1006 VERSIÓN 6 Y 1005 VERSIÓN 6 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte relativos a sus IVAs Generados e IVAs descontables del año 2010. Aunque lo que se reportaría en los formatos 1005 y 1006 es el dato consolidado de todas los IVAs generados y/o descontables pertenecientes a un mismo tercero, en el ejemplo se muestra que la empresa debería hacer un trabajo detallado en donde se pueda trabajar con la información que a lo largo de cada bimestre se fue llevando a las declaraciones de IVA y con ello tener más evidencia de que las cifras finales reportadas sí cruzarían luego con los valores que bimestralmente se llevaron a las declaraciones de renta

Esa especie de “consolidación” de los valores llevados a las declaraciones de IVA es una consolidación que incluso puede llegar a ser solicitada algún día por la DIAN pues en el numeral 4 del artículo 574 del E.T. se dice lo siguiente: “Igualmente la administración podrá exigir una declaración resumen de retenciones y del impuesto sobre las ventas”

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Al tomar de la hoja de trabajo anterior los datos solamente de los IVAs generados, y hacer con ellos una mini-base de datos, ordenándola por el tercero, y con ello se podrá descubrir a los terceros cuyos ingresos bases (incluidos valores por devoluciones en compras) superaron el $1.000.000. Los datos resaltados en amarillo corresponden a los terceros que sí cumplieron con el hecho de que sus valores bases igualaron o superaron el $1.000.000 y por tanto a esos terceros sí se les reporta su IVA generado en el año. El valor del registro con Nit 222222222 "cuantías menores" se haría por la diferencia que haga falta para completar el total de 4.114.900 como IVAs totales generados del año.

Codito PUC 24080101

nombre cuenta Por ventas al 16%

Nit 17.567.456

Nombre Juan Gómez

Base 18.750

IVA 3.000

24080102

Por ventas al 10%

17.567.456

Juan Gómez

600.000

60.000

24080101

Por ventas al 16%

Total 17.567.456 800.411.560-9

La Y S.A

618.750 10.393.750

63.000 1.663.000

24080102

Por ventas al 10%

800.411.560-9

La Y S.A

22.000.000

2.200.000

32.393.750

3.863.000

Total 800.411.560-9 24080101

Por ventas al 16%

890.325.430-9

La Q S.A.

856.250

137.000

24080102

Por ventas al 10%

890.325.430-9

La Q S.A.

289.000

28.900

1.145.250

165.900

81.250

13.000

81.250

13.000

100.000

10.000

100.000 34.339.000

10.000 4.114.900

Total 890.325.430-9 24080103

Por devol. De compras Gravadas al 16%

890.543.235-3

La M S.A.

Total 890.543.235-3 24080103

Por devol. De compras Gravadas al 10%

895.657.456-2

La P S.A.

Total 895.657.456-2 Total general

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Al llevar las informaciones anteriores hasta el archivo del Prevalidador Tributario, los archivos para construir los formatos 1006 (IVAs generados) y 1005 (IVAs descontables), se verían así:

1006-IVA Generado Tipo de Numero de documento identificación del informado

31 31 43

800411560 890325430 222222222

1005-IVAs descontables: Tipo de Numero de documento identificación del informado

31 31 31

890543235 895657456 800411560

Primer Segundo Primer Otros apellido Apellido Nombre Nombres

9 9

Razón Social

La Y SA La Q SA CUANTIAS MENORES Total (que solo mostramos aquí pero que en el Prevalidador no se genera)

Primer Segundo Primer Otros apellido Apellido Nombre Nombres

3 2 9

Razón Social

La M SA La P SA La Y SA Total (que solo mostramos aquí pero que en el Prevalidador no se genera)

Valor del impuesto generado incluido el de las devoluciones en compras 3863000 165900 86000

4114900

Valor del impuesto descontable incluido los Ivas de devoluciones en compras 31000 18000 4000

53000

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1006.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1006</Formato> <Version>6</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T22:03:47</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>4114900</ValorTotal> <CantReg>3</CantReg> </Cab> <impoventas tdoc="31" nid="800411560" dv="9" raz="La Y SA" vimp="3863000" /> <impoventas tdoc="31" nid="890325430" dv="9" raz="La Q SA" vimp="165900" /> <impoventas tdoc="43" nid="222222222" raz="CUANTIAS MENORES" vimp="86000" /> </mas>

Para el Formato 1006 un archivo titulado Dmuisca_0101006062011000001, y que se verÃa asÃ: (nota: el dato â&#x20AC;?AÃ±oâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

Y al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estÃ¡ndar XML, se obtendrÃan dos archivos asÃ:

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1005.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1005</Formato> <Version>6</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T22:03:04</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>53000</ValorTotal> <CantReg>3</CantReg> </Cab> <impventas tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La M SA" vimp="31000" /> <impventas tdoc="31" nid="895657456" dv="2" raz="La P SA" vimp="18000" /> <impventas tdoc="31" nid="800411560" dv="9" raz="La Y SA" vimp="4000" /> </mas>

Para el Formato 1005 un archivo titulado Dmuisca_0101005062011000001, y que se verÃa asÃ: (nota: el dato â&#x20AC;?AÃ±oâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

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9.7 REPORTE LITERAL “H” - CUENTAS POR PAGAR A DIC. 31 DE 2010 ART. 10 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATOS 1009 VERSIÓN 7 A continuación se mostrará un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “h” del artículo 631, sobre las saldos de sus pasivos fiscales a dic. 31 de 2010. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1009 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los códigos contables y nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a Dic. de 2010 para todas las cuentas por pagar (incluido hasta el pasivo del calculo actuarial si la entidad lo maneja), y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al renglón 40 del formulario para declaración de renta 2010 (nota: si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2010, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respectivo de cuentas por pagar que la persona incluirá dentro del renglón 33 de su formulario 210) 2. Luego, Si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2010 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, en ese caso se retirarían esos pasivos que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato o los contratos de exploración pues tales cuentas por pagar serán reportados únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato o por el operador del contrato de exploración (ver el inciso noveno del Art..14 y el parágrafo 1 del Art.15, en la Resolución 8660) 3. Con los pasivos que queden, y sin incluir la cuenta de "pasivo del cálculo actuarial" (ya que ese pasivo se reportará, con el Nit del informante"), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a dic. de 2010. 4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el Nit” (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2010 estuvieron sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por pagar al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal”, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon saldos de $5.000.000 o más involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2010. 6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados reuniendo todas las cuentas por pagar en que figuran sí fueron iguales o superiores a los $5.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2010") 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a dic. de 2010” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las "cuantías menores" (las "cuantías menores de proveedores", las "cuantías menores de obligaciones financieras", etc.), lo que se hace es hacer el ordenamiento usando como criterio el “el Código PUC de la cuenta”.

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1009 se vería así:

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1009.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1009</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-04-24T16:16:31</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>96753900</ValorTotal> <CantReg>16</CantReg> </Cab> <saldoscp cpt="2201" tdoc="31" nid="890222833" dv="0" raz="La T SA" dir="Cra 89 45-60" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="5467000" /> <saldoscp cpt="2201" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="3200000" /> <saldoscp cpt="2202" tdoc="31" nid="890777999" dv="6" raz="La R S.A." dir="Cra 7 9-20" dpto="05" mun="001" pais="169" sal="10070000" /> <saldoscp cpt="2202" tdoc="31" nid="890999000" dv="7" raz="La W S.A." dir="Cra 50 45-10" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="5000000" /> <saldoscp cpt="2203" tdoc="31" nid="890234567" dv="8" raz="Su Financiamiento SA" dir="Cra 90 67-30" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="5670000" /> <saldoscp cpt="2203" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="1000000" /> <saldoscp cpt="2204" tdoc="31" nid="800197268" dv="4" raz="DIAN" dir="Cra 8 6 64" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="8268000" /> <saldoscp cpt="2204" tdoc="31" nid="899999061" raz="Secreta Haci de Bogota" dir="Cra 30 24-90" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="2300000" /> <saldoscp cpt="2205" tdoc="13" nid="13456789" apl1="Paz" nom1="Raul" dir="Calle 45 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" sal="10500000" /> <saldoscp cpt="2205" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="5500000" /> <saldoscp cpt="2206" tdoc="13" nid="18904567" apl1="HernÃ¡ndez" apl2="Gomez" nom1="Miguel" dir="Cra 70 34-34" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="6765000" /> <saldoscp cpt="2206" tdoc="13" nid="16788889" apl1="Valdez" apl2="PÃ©rez" nom1="Juan" dir="Cra 56 78-90" dpto="76" mun="001" pais="169" sal="5100000" /> <saldoscp cpt="2206" tdoc="31" nid="800197268" dv="4" raz="DIAN" dir="Cra 8 6 64" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="9267000" /> <saldoscp cpt="2206" tdoc="31" nid="899999061" raz="Secreta Haci de Bogota" dir="Cra 30 24-90" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="5000000" /> <saldoscp cpt="2206" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="12146900" /> <saldoscp cpt="2207" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="1500000" /> </mas>

Y al convertir esa misma informaciÃ³n en un archivo con el estÃ¡ndar XML, y que se llamarÃa Dmuisca_0101009072011000001, los datos de ese archivo se verÃan asÃ (nota: el dato â&#x20AC;?AÃ±oâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

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9.8 REPORTE LITERAL “I” - CUENTAS POR COBRAR A DIC. 31 DE 2010, ART. 11 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATOS 1008 VERSIÓN 7 Se mostrará un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “i” del artículo 631, sobre las saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a dic. 31 de 2010. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1008 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los saldos fiscales a dic. de 2010 para todas las cuentas por cobrar, incluido la provisión sobre cuentas por cobrar, y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al renglón 34 del formulario para declaración de renta 2010 (nota: si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2010, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total respectivo de cuentas por cobrar que la persona incluirá dentro del renglón 32 de su formulario 210) 2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2010 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en contratos de exploración de hidrocarburos, en ese caso se retirarían esas cuentas por cobrar que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato o de los contratos de exploración pues tales cuentas por pagar serán reportados únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato o por el operador del contrato de exploración (ver el inciso noveno del Art..14 y el parágrafo 1 del Art.15, en la Resolución 8660). 3. Con las cuentas por cobrar que quedan, y sin incluir la cuenta de provisión fiscal de deudores a dic.31 (pues la misma se reportará detallada con sus terceros pero sin que los saldos de ellos en esta cuenta se mezclen con los saldos que tenga en las demás cuentas) se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a dic. de 2010. 4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio “el Nit” (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código PUC de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2010 están sujetos o no al Régimen de precios de Transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por cobrar al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior, 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal”, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon $5.000.000 o más involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2010. 6. Luego, a esos que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados reuniendo todas las cuentas por cobrar en que figuran sí fueron iguales o superiores a los $5.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2010") 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a dic. de 2010” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las "cuantías menores" (las "cuantías menores de cuentas por cobrar clientes", las "cuantías menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados", etc.), lo que se hace es hacer el ordenamiento usando como criterio el “el Código PUC de la cuenta”.

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A partir de esa hoja de trabajo anterior, se hará entonces una organización de las cuentas por cobrar (sin incluir la cuenta de provisiones) y trabajando solo con el saldo fiscal a dic.31 de 2010. Así se podrá saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por cobrar, termina acumulando $5.000.000 o más. Los que sí cumplen con esa condición, son los que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados indivualmente dentro del formato 1008 Los datos que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantías menores dentro de cada concepto diseñado por la DIAN

Codipo PUC

Nombre cuenta

Nit

Nombre del Tercero

Saldos fiscales a dic de 2010

130505

Clientes

16.793.233 Juan Miguel Perez

1.000.000

130505

Clientes

18.904.567 Miguel Herández Gomez

7.309.000

130505

Clientes

834.567.908 La N S.A.

3.450.000

130505

Clientes

890.456.783 La Q S.A.

2.000.000

130505

Clientes

890.567.345 La F S.A.

3.459.087

131015

Cuentas Ctes ComercialesAccionistas

131015

Cuentas Ctes ComercialesAccionistas

890.222.333 La X S.A.

131015

Cuentas Ctes ComercialesAccionistas

890.222.833 La T SA

131505

Cuentas por cobrar-A Casa Matriz-Por ventas

132005

999.998 La LLLL Inc.

5.670.000 800.000 10.000.000

999.999 La Z INC.

920.000

Vinculados económicos

890.777.999 La R S.A.

900.000

132005

Vinculados económicos

890.999.000 La W S.A.

4.500.000

132510

Cuentas por cobrar a socios y accionistas

890.211.333 Bco BVBA

6.000.000

132510

Cuentas por cobrar a socios y accionistas

890.245.675 Bco Bgta.

3.000.000

133005

Anticipos y Avances-A proveedores

13.456.789 Raul Paz

36.000.000

133005

Anticipos y Avances-A proveedores

14.325.567 Juan Ruiz

14.400.000

133510

Depositos-Para servicios

13.456.789 Raul Paz

3.000.000

133510

Depositos-Para servicios

14.325.567 Juan Ruiz

1.200.000

134510

Ingresos por cobrarIntereses

18.904.567 Miguel Herández Gomez

1.309.000

135515

Anticipos de impuestosRtefuentes

136095

Reclamaciones-Otras

137005

Prestamos a particularescon garantía real

834.567.908 La N S.A.

2.400.000

138095

Deudores Varios-Otros

890.456.783 La Q S.A.

4.000.000

800197268-4 DIAN

14.325.567 Juan Ruiz

116 actualicese.com

2.000.000

1.200.000

Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1008 se vería así:

Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2010

117 actualicese.com

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1008.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1008</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T16:32:20</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>122835174</ValorTotal> <CantReg>16</CantReg> </Cab> <saldoscc cpt="1315" tdoc="13" nid="18904567" apl1="HernÃ¡ndez" apl2="Gomez" nom1="Miguel" dir="Cra 70 34-34" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="7309000" /> <saldoscc cpt="1315" tdoc="31" nid="834567908" dv="1" raz="La N S.A" dir="Cra 71 35-35" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="3450000" /> <saldoscc cpt="1315" tdoc="31" nid="890211333" dv="2" raz="Banco BVBA" dir="Cra 8 50-20" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="6000000" /> <saldoscc cpt="1315" tdoc="31" nid="890456783" dv="5" raz="La Q S.A." dir="Cra 90 90-90" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="2000000" /> <saldoscc cpt="1315" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 45-45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="4459087" /> <saldoscc cpt="1316" tdoc="42" nid="999998" raz="La LLLL Inc." pais="249" sal="5670000" /> <saldoscc cpt="1316" tdoc="31" nid="890222833" dv="0" raz="La T SA" dir="Cra 89 45-60" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="10000000" /> <saldoscc cpt="1316" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 45-45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="10120000" /> <saldoscc cpt="1317" tdoc="13" nid="13456789" apl1="Paz" nom1="Raul" dir="Calle 45 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" sal="39000000" /> <saldoscc cpt="1317" tdoc="13" nid="14325567" apl1="Ruiz" nom1="Juan" dir="Cra 38 50-25" dpto="76" mun="001" pais="169" sal="16800000" /> <saldoscc cpt="1317" tdoc="13" nid="18904567" apl1="HernÃ¡ndez" apl2="Gomez" nom1="Miguel" dir="Cra 70 34-34" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="1309000" /> <saldoscc cpt="1317" tdoc="31" nid="834567908" dv="1" raz="La N S.A" dir="Cra 71 35-35" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="2400000" /> <saldoscc cpt="1317" tdoc="31" nid="890456783" dv="5" raz="La Q S.A." dir="Cra 90 90-90" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="4000000" /> <saldoscc cpt="1317" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 45-45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="2000000" /> <saldoscc cpt="1318" tdoc="13" nid="18904567" apl1="HernÃ¡ndez" apl2="Gomez" nom1="Miguel" dir="Cra 70 34-34" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="5159000" /> <saldoscc cpt="1318" tdoc="43" nid="222222222" raz="CuantÃas Menores" dir="Cra 45 45-45" dpto="11" mun="001" pais="169" sal="3159087" /> </mas>

Y al convertir esa misma informaciÃ³n en un archivo con el estÃ¡ndar XML, y que se llamarÃa Dmuisca_0101008072011000001, los datos de ese archivo se verÃan asÃ (nota: el dato â&#x20AC;?Anoâ&#x20AC;? siempre serÃ¡ el aÃ±o en que se entrega la informaciÃ³nâ&#x20AC;?; vÃ©ase mÃ¡s detallas al respecto en el capÃtulo 4 de esta publicaciÃ³n):

GuÃa para la preparaciÃ³n y presentaciÃ³n de la InformaciÃ³n ExÃ³gena Tributaria a la DIAN, AÃ±o Gravable 2010

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9.9 REPORTE LITERAL “K” - OTROS DATOS DE LA DECLARACIÓN DE RENTA O DE INGRESOS Y PATRIMONIO 2010, ART. 12 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATOS 1011 VERSIÓN 6 Y 1012 VERSIÓN 7 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “k” del artículo 631, sobre otros datos de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año 2010.

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Al llevar la información anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1011 se vería así:

Concepto

Saldo a dic.31

1105 1401 1406 1407 1501 1502 1507 1512 1513 1514 1515 1516 8001 8003 8111 8200 8207 8210 8213 8251

1000 1000000000 200000000 842000000 3000000 35500000 5500000 1356000 1567000 500000 85000 20000 90000000 60000000 1934000 1800000 94804000 37000000 1567890 3000000

Total

2.379.634.890

Total que solo mostramos aquí pero que en el prevalidador no se genera.

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Y el archivo del formato 1012 se vería así:

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Y al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estándar XML, se obtendrían dos archivos así Para el Formato 1011 un archivo titulado Dmuisca_0101011062011000001, y que se vería así: (nota: el dato ”Año” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detallas al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1011.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1011</Formato> <Version>6</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T23:51:38</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>2379634890</ValorTotal> <CantReg>20</CantReg> </Cab> <decl cpt="1105" sal="1000" /> <decl cpt="1401" sal="1000000000" /> <decl cpt="1406" sal="200000000" /> <decl cpt="1407" sal="842000000" /> <decl cpt="1501" sal="3000000" /> <decl cpt="1502" sal="35500000" /> <decl cpt="1507" sal="5500000" /> <decl cpt="1512" sal="1356000" /> <decl cpt="1513" sal="1567000" /> <decl cpt="1514" sal="500000" /> <decl cpt="1515" sal="85000" /> <decl cpt="1516" sal="20000" /> <decl cpt="8001" sal="90000000" /> <decl cpt="8003" sal="60000000" /> <decl cpt="8111" sal="1934000" /> <decl cpt="8200" sal="1800000" /> <decl cpt="8207" sal="94804000" /> <decl cpt="8210" sal="37000000" /> <decl cpt="8213" sal="1567890" /> <decl cpt="8251" sal="3000000" /> </mas>

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Para el Formato 1012 un archivo titulado Dmuisca_0101012072011000001, y que se vería así: (nota: el dato ”Ano” siempre será el año en que se entrega la información”; véase más detallas al respecto en el capítulo 4 de esta publicación):

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1012.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1012</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T23:53:24</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>3600000</ValorTotal> <CantReg>4</CantReg> </Cab> <dectri cpt="1110" tdoc="31" nid="800000001" dv="1" raz="Bancolombia S.A." pais="169" val="500000" /> <dectri cpt="1201" tdoc="31" nid="830510999" dv="1" raz="Banco Davivienda S.A." pais="169" val="1000000" /> <dectri cpt="1205" tdoc="42" nid="AF-400-090" raz="La X inc." pais="211" val="2000000" /> <dectri cpt="1205" tdoc="31" nid="890900850" dv="5" raz="La V Ltda" pais="169" val="100000" /> </mas>

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9.10 REPORTES DE PERSONAS O ENTIDADES QUE EN EL 2010 HAYAN ACTUADO COMO MANDATARIAS EN CONTRATOS DE MANDATO, ART. 12 DE LA RESOLUCIÓN 8660 DE 2010 FORMATOS 1016, 1017, 1018, 1027,1054,1053, 1055 A continuación se muestra un ejemplo sobre la forma en que un entidad que actuó como mandataria efectuaría los reportes que le son exigidos en el Art.15 de la Resolución 8660. Para ilustrar entonces los tipos de reportes que deben hacer esos mandatarios o representantes, supóngase que la empresa "Inmobiliaria Uno A" actuó como mandataria durante el año 2010 para administrar un bien raíz que es propiedad de la empresa "La poderosa SA" identificada con el Nit 891.891.891. Esta última es entonces la entidad "mandante". El contrato de mandato entre "La poderosa SA" y la "Inmobiliaria UNO A S.A" se firmó en diciembre 1 de 2010, y por tanto, en el transcurso del mes de diciembre de 2010, la "Inmobiliaria UNO A" efectuó las siguientes operaciones de facturar ingresos y cubrir costos que eran para su mandante "La poderosa SA" (supóngase que el ingreso y el costo respectivo quedaron pendientes de cobro y de pago a dic.31 de 2010, respectivamente) a)

Facturó un Ingreso por cuenta de su mandante así: le facturó al inquilino Alberto Pérez, identificado con c.c.16.793.988, y con domicilio en la Calle 20 40-10 de Cali, por 10.000.000 más IVA de 1.600.000. El registro que se efectúa en la contabilidad de "Inmobiliaria UNO A SA" fue:

Código PUC/Nit del tercero

Nombre cuenta/ o del Tercero

138020

Cuentas por cobrar de terceros

13802001

Por el contrato de mandato con el mandante La poderosa SA

16.793.988

Inquilino Alberto Pérez

281505 28150501

Valores recibidos para terceros Por el contrato de mandato con el mandante La poderosa SA

2815050101 16.793.988 2815050102 16.793.988

Valor del Ingreso facturado antes de IVA Inquilino Alberto Pérez Valor del IVA Inquilino Alberto Pérez

11.600.000

10.000.000 1.600.000

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b) Cubrió costos y gastos que son de su mandante así: Compró a la Ferretería el Paisa, Nit 890.000.000, ubicada en la calle 20 30-10 de Cali, unas pinturas que costaron 2.000.000 más IVA de 320.000) El registro que se efectúa en la contabilidad de "Inmobiliaria UNO A SA" fue:

Código PUC/Nit del tercero

Nombre cuenta/ o del Tercero

23654001

Retenciones por compras practicadas en virtud de contratos de mandato

2365400101

Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa SA Ferretería el Paisa Otras cuentas por pagar Por el contrato de mandato con el mandante La poderosa SA

890.000.000 238095 23809501 890.000.000

Ferretería el Paisa

281505 28150501

Valores recibidos para terceros Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa SA

2815050103

Valor del costo o gasto cubierto antes del IVA

890.000.000 2815050104 890.000.000

Ferretería el Paisa Valor del IVA cubierto Ferretería el Paisa

70.000

2.250.000

2.000.000

320.000

Al final del Mes, Inmobiliaria UNO A le dio el reporte a LA poderosa para que esta última incluyera en su propia contabilidad, y con todos esos mismos beneficiarios antes mencionados, los valores del costo, IVA descontable, Ingreso, IVA generado, Cuenta por cobrar y cuenta por pagar. Lo único que no registró la Poderosa SA fue el pasivo de retención en la fuente pues ese pasivo lo cubrirá directamente Inmobiliaria UNO A involucrando esa retención hecha en el contrato de mandato junto con sus demás retenciones normales hechas en sus propios costos y gastos. Por tanto, La poderosa SA (que para nuestro ejemplo podemos suponer que es una entidad que está obligada a hacer los reportes del Art..631 del ET sobre pagos, ingresos, IVAs generaos e IVAs descontables), esa empresa La Poderosa SA sabe que esos registros que hizo en su contabilidad, como van a ser reportados es por Inmobiliaria Uno A, entonces no los va a reportar a la DIAN (pues a la DIAN se le duplicaría la información sobre unos mismos beneficiarios). En las hojas de trabajo adjuntas se vería entonces como ese ingreso, costo, IVA generado, IVA descontable, Cuenta por cobrar y Cuenta por pagar que se formaron en la contabilidad de la Inmobiliaria UNO A SA serían reportados a la DIAN.

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1053.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1053</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T10:37:11</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>2000000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <retenciones top="2302" tdoc="31" nid="890000000" raz="Ferreteria el Paisa Ltda" dir="Calle 20 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" val="2000000" ret="70000" tdocm="31" nitm="891891891" razm="La Poderosa S.A." /> </mas>

Para el formato 1053 (Dmuisca_0101053082011000002)

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1016.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1016</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T10:30:16</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>2000000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <pagos cpt="5016" tdoc="31" nid="890000000" raz="Ferreteria el Paisa Ltda" dir="Calle 20 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" pag="2000000" ded="0" tdocm="31" nitm="891891891" razm="La Poderosa S.A." /> </mas>

Para el formato 1016 (Dmuisca_0101016082011000001)

Los correspondientes archivos en el estÃ¡ndar XML serÃan:

GuÃa para la preparaciÃ³n y presentaciÃ³n de la InformaciÃ³n ExÃ³gena Tributaria a la DIAN, AÃ±o Gravable 2010

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1054.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1054</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T10:56:30</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>320000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <impoventas tdoc="31" nid="890000000" raz="Ferreteria el Paisa Ltda" val="320000" tdocm="31" nitm="891891891" razm="La Poderosa S.A." /> </mas>

Para el formato 1054 (Dmuisca_0101054072011000004)

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1027.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1027</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T11:10:11</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>2250000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <salcp cpt="2240" tdoc="31" nid="890000000" raz="Ferreteria el Paisa Ltda" dir="Calle 20 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" sal="2250000" tdocm="31" nitm="891891891" razm="La Poderosa S.A." /> </mas>

Para el formato 1027 (Dmuisca_0101027082011000003)

GuÃa para la preparaciÃ³n y presentaciÃ³n de la InformaciÃ³n ExÃ³gena Tributaria a la DIAN, AÃ±o Gravable 2010

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1017.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1017</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T10:41:47</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>10000000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <ingresos cpt="4040" tdoc="13" nid="16793988" apl1="PÃ©rez" nom1="Alberto" pais="169" ing="10000000" des="0" tdocm="31" nitm="891891891" razm="La Poderosa S.A." /> </mas>

Para el formato 1017 (Dmuisca_0101017082011000006)

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Para el formato 1018 (Dmuisca_0101018082011000005)

GuÃa para la preparaciÃ³n y presentaciÃ³n de la InformaciÃ³n ExÃ³gena Tributaria a la DIAN, AÃ±o Gravable 2010

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<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1055.xsd"> - <Cab> <Ano>2011</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1055</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2011-03-24T11:01:15</FecEnvio> <FecInicial>2010-01-01</FecInicial> <FecFinal>2010-12-31</FecFinal> <ValorTotal>1600000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <impoventas tdoc="13" nid="16793988" apl1="PÃ©rez" nom1="Alberto" val="1600000" tdocm="31" nitm="891891891" razm="La Poderosa S.A." /> </mas>

Para el formato 1055 (Dmuisca_0101055072011000007)

GuÃa para la preparaciÃ³n y presentaciÃ³n de la InformaciÃ³n ExÃ³gena Tributaria a la DIAN, AÃ±o Gravable 2010

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Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2010

Capítulo X

Normatividad de Información Exógena Tributaria, año gravable 2010 10.1 NORMOGRAMA DE RESOLUCIONES Y FORMATOS DE INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA, AÑO GRAVABLE 2010.

Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera

Resolución 8654 de 30-08-2010

Formato 1019

Por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-1 y 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras, por el año gravable 2010. Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta el Movimiento en cuentas corriente y/o ahorro.

MOVIMIENTO EN CUENTA CORRIENTE Y/O AHORRO

Definir las características y contenido de los archivos Información de titulares de CDT Principales.

Formato 1020

INFORMACION DE INVERSIONES EN CDT

Formato 1021

Definir las características y contenido de los archivos donde INVERSIONES EN FONDOS DE se reportan las Inversiones en fondos de valores, fondos de VALORES, FONDOS DE INVERSION, inversión, fondos mutuos de inversión. FONDOS MUTUOS DE INVERSION

Formato 1022

Definir las características y contenido de los archivos donde AHORRO VOLUNTARIO EN FONDOS se reporta el Ahorro voluntario en fondos de pensiones. DE PENSIONES

Formato 1023

CONSUMOS CON TARJETAS DE CREDITO

Formato 1024

VENTAS CON TARJETAS DE CREDITO

Formato 1026

PRESTAMOS BANCARIOS OTORGADOS

Formato 1025

DIFERENCIAS CONTABLES Y FISCALES

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta el Consumos con tarjetas de crédito. Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta el Ventas con tarjetas de crédito Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta el Préstamos bancarios otorgados. Definir las características y contenido de los archivos que envían los Bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia bancaria y cooperativas en general que realicen actividades financieras, donde se reporta el Diferencias contables y fiscales.

Cámaras de Comercio Resolución 865530-08-2010

Por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010

Formato 1038

INFORMACION DE LAS SOCIEDADES CREADAS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de las sociedades creadas.

135 actualicese.com

Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN, Año Gravable 2010

Formato 1039

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Sociedades liquidadas.

SOCIEDADES LIQUIDADAS

Bolsas de Valores y por los Comisionistas de Bolsa Resolución 8656 de 30-08-2010

Por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las bolsas de valores y por los comisionistas de bolsa a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010

Formato 1041

INFORMACIÓN DE BOLSA DE VALORES

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de bolsa de valores.

Formato 1042

INFORMACIÓN DE COMISIONISTAS DE BOLSAS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de comisionistas de bolsas.

Registraduría Nacional del Estado Civil Resolución 8657 de 30-08-2010

Por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por la Registraduría Nacional del Estado Civil a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el año 2010

Formato 1028

PERSONAS FALLECIDAS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de Convenios de Cooperación con Organismos Internacionales.

Notarías Resolución 8658 de 30-08-2010

Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por los Notarios a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010.

Formato 1032

INFORMACION DE ENAJENACIONES DE BIENES Y DERECHOS A TRAVES DE NOTARIAS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de enajenaciones de bienes y derechos a través de notarias.

Información de tipógrafos y litógrafos Resolución 8659 de 30-08-2010

Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010.

Formato 1037

ELABORACION DE FACTURACION POR LITOGRAFOS Y TIPOGRAFOS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos.

Demás personas naturales y jurídicas

Resolución 8660 de 30-08-2010

Por la cual se establece para el año gravable 2008, el grupo de personas naturales, personas jurídicas y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega .

Formato 1010

INFORMACIÓN DE SOCIOS Y ACCIONISTAS

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta la Información de socios y accionistas. <Modificado por

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la Resolución 010141 de 21-09-2009> Formato 1001

PAGOS O ABONOS EN CUENTA

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan los Pagos o abonos en cuenta.

Formato 1002

RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS

Definir las características y contenido de los donde se reportan las Retenciones en la fuente practicadas.

Formato 1003

RETENCIONES EN LA FUENTE QUE LE PRACTICARON

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan las Retenciones en la fuente que le practicaron.

Formato 1004

DESCUENTOS TRIBUTARIOS

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan los Descuentos tributarios.

Formato 1007

INGRESOS RECIBIDOS

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan los Ingresos recibidos.

Formato 1005

IMPUESTO A LAS VENTAS POR Definir las características y contenido de los archivos donde se PAGAR (DESCONTABLE) reporta el Impuesto a las ventas por pagar (Descontable).

Formato 1006

IMPUESTO A LAS VENTAS POR Definir las características y contenido de los archivos donde se PAGAR (GENERADO) reporta el Impuesto a las ventas por pagar (Generado).

Formato 1009

SALDOS DE CUENTAS POR PAGAR AL 31 DE DICIEMBRE

Formato 1008

Definir las características y contenido de los archivos que SALDOS DE CUENTAS POR deberán donde se reportan los Saldos de cuentas por cobrar al COBRAR AL 31 DE DICIEMBRE 31 de diciembre.

Formato 1011

INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta la Información de las Declaraciones Tributarias.

Formato 1012

INFORMACIÓN DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS, ACCIONES Y APORTES E INVERSIONES EN BONOS, CERTIFICADOS, TITULOS Y DEMAS INVERSIONES TRIBUTARIAS

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta la Información de las declaraciones tributarias, acciones y aportes e inversiones en bonos, certificados, títulos y demás inversiones tributarias.

Formato 1043

INFORMACIÓN DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA A TRAVES DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de pagos o abonos en cuenta a través de consorcios y uniones temporales.

Formato 1044

INFORMACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS A TRAVES DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de retenciones en la fuente practicadas a través de consorcios y uniones temporales.

Formato 1045

INFORMACION DE INGRESOS Definir las características y contenido de los, donde se reporta RECIBIDOS POR CONSORCIOS Y la Información de ingresos recibidos por consorcios y uniones UNIONES TEMPORALES temporales.

Formato 1046

INFORMACIÓN DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA DE LOS CONTRATOS DE ASOCIACIÓN PARA EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN MINERA

Definir las características y contenido de los, donde se reporta la Información de pagos o abonos en cuenta de los contratos de asociación para exploración y explotación minera.

Formato 1047

INFORMACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS A TRAVES DE LOS CONTRATOS DE ASOCIACIÓN PARA EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN MINERA

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de retenciones en la fuente practicadas a través de contratos de asociación para exploración y explotación minera.

Formato 1048

INFORMACION DE INGRESOS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se

Definir las características y contenido de los donde se reportan los Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre.

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RECIBIDOS DE LOS CONTRATOS DE ASOCIACIÓN PARA EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN MINERA

reporta la Información de ingresos recibidos de los Contratos de asociación para exploración y explotación minera.

Formato 1049

IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR (DESCONTABLE) EN Definir las características y contenido de los archivos, donde se CONTRATOS DE ASOCIACION reporta el Impuesto a las ventas por pagar (descontable) en PARA EXPLORACION Y contratos de asociación para exploración y explotación minera. EXPLOTACION MINERA

Formato 1050

IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR (GENERADO) EN Definir las características y contenido de los archivos, donde se CONTRATOS DE ASOCIACION reporta el Impuesto a las ventas por pagar (generado) en PARA EXPLORACION Y contratos de asociación para exploración y explotación minera. EXPLOTACION MINERA

Formato 1051

SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR AL 31 DE DICIEMBRE Definir las características y contenido de los archivos, donde se EN CONTRATOS DE reportan los Saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre en ASOCIACION PARA contratos de asociación para exploración y explotación minera. EXPLORACION Y EXPLOTACION MINERA

Formato 1052

SALDOS DE CUENTAS POR PAGAR AL 31 DE DICIEMBRE EN CONTRATOS DE ASOCIACION PARA EXPLORACION Y EXPLOTACION MINERA

Formato 1016

PAGOS O ABONOS EN CUENTA Definir las características y contenido de los archivos donde se EFECTUADOS EN CONTRATOS reportan los Pagos o Abonos en cuenta efectuados en Contratos DE MANDATO O DE de Mandato o de Administración Delegada. ADMINISTRACION DELEGADA

Formato 1053

INFORMACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS A TRAVES DE CONTRATOS DE MANDATO O DE ADMINISTRACION DELEGADA

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de retenciones en la fuente practicadas a través de contratos de mandato o de administración delegada.

Formato 1017

INGRESOS RECIBIDOS POR CONTRATOS DE MANDATO O DE ADMINISTRACION DELEGADA

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan los Ingresos Recibidos por Contratos de Mandato o de Administración Delegada.

Formato 1054

IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR (DESCONTABLE) EN Definir las características y contenido de los archivos, donde se CONTRATOS DE MANDATO O reporta la Impuesto a las ventas por pagar (descontable) en DE ADMINISTRACION contratos de mandato o de administración delegada. DELEGADA

Formato 1055

IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR (GENERADO) EN Definir las características y contenido de los archivos, donde se CONTRATOS DE MANDATO O reporta la Impuesto a las ventas por pagar (generado) en DE ADMINISTRACION contratos de mandato o de administración delegada. DELEGADA

Formato 1027

INFORMACION DE SALDOS DE CUENTAS POR PAGAR AL 31 DE DICIEMBRE EN CONTRATOS DE MANDATO O ADMINISTRACION DELEGADA

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta la Información de saldos de Cuentas por Pagar al 31 de diciembre en Contratos de Mandato o Administración Delegada.

Formato 1018

INFORMACION DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR AL 31 DE DICIEMBRE EN

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan los Información de saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre en Contratos de Mandato o Administración

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reportan los Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre en contratos de asociación para exploración y explotación minera.

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CONTRATOS DE MANDATO O ADMINISTRACION DELEGADA

Delegada.

Formato 1013

INFORMACION DE LOS FIDEICOMISOS QUE ADMINISTRAN

Formato 1014

PAGOS O ABONOS EN CUENTA Definir las características y contenido de los archivos donde se REALIZADOS CON RECURSOS reportan los Pagos o abonos en cuenta realizados con recursos DEL FIDEICOMISO del fideicomiso.

Formato 1015

RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS A TRAVÉS DE FIDUCIAS

Formato 1056

PAGOS O ABONOS EN CUENTA POR SECRETARIOS Definir las características y contenido de los archivos, donde se GENERALES QUE reportan los Pagos o abonos en cuenta por secretarios ADMINISTRAN RECURSOS DEL generales que administran recursos del tesoro. TESORO

Formato 1057

INFORMACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE Definir las características y contenido de los archivos, donde se PRACTICADAS POR reporta la Información de retenciones en la fuente practicadas SECRETARIOS QUE por secretarios que administran recursos del Tesoro Nacional. ADMINISTRAN RECURSOS DEL TESORO NACIONAL

Formato 1058

INGRESOS RECIBIDOS CON CARGO AL FIDEICOMISO O PATRIMONIO AUTONOMO

Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta la Información de los fideicomisos que se administran.

Definir las características y contenido de los donde se reportan las Retenciones en la fuente practicadas a través de fiducias.

Grupos Económicos y/o Empresariales Resolución 8661 de 30-08-2010

Por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los grupos empresariales, correspondiente al año gravable 2010.

Formato 1034

INFORMACION DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS-GRUPOS ECONOMICOS

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Información de Estados financieros consolidadosgrupos económicos.

Formato 1035

IDENTIFICACION SUBORDINADAS NACIONALES

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Identificación subordinadas nacionales.

Formato 1036

IDENTIFICACION SUBORDINADAS DEL EXTERIOR

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Identificación subordinadas del exterior.

Entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos con organismos internacionales Resolución 8662 de 30-08-2010

Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información que deben suministrar mensualmente las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos con organismos internacionales, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y en el Decreto 4660 de 2007

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Formato 1159

INFORMACIÓN DE CONVENIOS Definir las características y contenido de los archivos, donde se DE COOPERACIÓN CON reporta la Información de Convenios de Cooperación con ORGANISMOS Organismos Internacionales. INTERNACIONALES

Obligados al Régimen de Precios de Transferencia Resolución 011188 de 29-10 -2010

Por medio de la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria que debe ser presentada ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por los contribuyentes obligados al Régimen de Precios de Transferencia, por el año gravable 2010

Formato 1525

INFORMACION DE COMPARABLES INTERNOS Y EXTERNOS

Definir las características y contenido de los archivos donde se reportan la Información de comparables internos y externos.

140 actualicese.com

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suministrada

10.2 RESOLUCIÓN NÚMERO 8654 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-1 y 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras, por el año gravable 2010

EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

FORMATO

1019,

Versión

2. Cuenta corriente 3. Cuenta de ahorro para el fomento a la construcción, AFC Los agentes de retención del Gravamen a los Movimientos Financieros deberán identificar las cuentas corrientes o de ahorros marcadas como exentas del tributo, de acuerdo con la siguiente codificación: 1)

Retiros de cuentas de ahorro, numeral 1 del artículo 879 del E. T.

Operaciones establecidas en el numeral 3 del artículo 879 del E. T. Operaciones establecidas en el numeral 7 del artículo 879 del E .T.

Operaciones establecidas en el numeral 9 del artículo 879 del E. T.

Operaciones establecidas en el numeral 10 del artículo 879 del E. T.

Operaciones establecidas en el numeral 12 del artículo 879 del E .T.

Cuentas corrientes y/o de ahorro, identificadas como exentas del gravamen a los movimientos financieros por cuentahabientes que tienen contratos de estabilidad tributaria.

Operaciones de desembolso de créditos establecidas en el numeral 11 del artículo 879 del E. T. Cuentas marcadas como exentas del gravamen por otros conceptos.

RESUELVE ARTICULO 1. Información de cuentas corrientes y/o ahorros e inversiones. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras, deberán informar, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus cuentahabientes y ahorradores, relativos al año gravable 2010.

Para informar el tipo de cuenta, se debe utilizar la siguiente codificación: 1. Cuenta de ahorros

3) En uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario

10) Cuentas no exentas del tributo

1. Apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, número de la (s) cuenta (s) y tipo de cuenta, de cada una de las personas o entidades a cuyo nombre se hayan efectuado en cuentas corrientes y/o de ahorro, movimientos contables de naturaleza crédito, cuyo valor anual acumulado sea superior a veinticinco millones de pesos ($25.000.000), aunque al discriminar por cuenta, los valores a reportar sean menores.

Parágrafo 1. Del total de créditos efectuados en la (s) cuenta (s) de un titular, la entidad obligada a enviar la información, deberá descontar el valor correspondiente a los cheques devueltos y el de los traslados o transferencias entre cuentas de un mismo titular, incluidos los traslados o transferencias entre cuentas individuales y de ahorro colectivo, realizados en la misma entidad.

Así mismo, cuando el saldo a 31 de diciembre de una o varias cuentas corrientes y/o de ahorro de un mismo cuentahabiente sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), con indicación del valor del movimiento efectuado durante el año por cada una de las cuentas y de su saldo a 31 de diciembre. Adicionalmente, deberá informarse el número de titulares secundarios y/o firmas autorizadas, independientemente que a 31 de diciembre dichas cuentas se encuentren canceladas, así como el código de exención al Gravamen a los Movimientos Financieros, en cuentas corrientes y/o de ahorros.

Parágrafo 2. La información se debe consolidar separadamente por cada cuenta y deberán informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de las cuentas corrientes y/o de ahorro; como la de quienes sin tener tal calidad, son autorizados para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta.

La información a que se refiere este numeral deberá ser

2. Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades a quienes, durante el año, se les haya emitido o renovado a su favor uno o más Certificados a Término Fijo y/o cualquier otro(s) depósito(s), cuando el valor acumulado sea superior a cinco millones de pesos ($5.000.000),

141 actualicese.com

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aunque al discriminar por título los valores a reportar sean menores, con indicación, para cada título, del saldo inicial, los intereses causados, el movimiento de las inversiones efectuadas durante el año, el saldo a 31 de diciembre de 2010, el número del documento o certificado y el número de titulares secundarios, independientemente que a 31 de diciembre dichos títulos se hubieren cancelado.

entidades que figuren como titulares secundarios de los títulos o contratos.

La información a que se refiere este numeral deberá ser suministrada en el FORMATO 1020, Versión 6. La información se debe consolidar separadamente por cada título y deberán informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares secundarios de los certificados de depósito y/o cualquier otro(s) depósito(s).

ARTICULO 3. Información de fondos de pensiones, respecto a ahorros voluntarios. Los fondos de pensiones deberán informar, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de las personas que efectuaron ahorros voluntarios de pensiones, relativos al año gravable 2010:

Parágrafo. La renovación de certificados de depósito a término durante el año gravable no constituye un nuevo depósito o una nueva inversión que deba sumarse al valor del certificado original. En la renovación, solo deben reportarse los rendimientos o adiciones que se capitalicen. ARTICULO 2. Información de inversiones en carteras colectivas, fondos mutuos de inversión y demás fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera. Los administradores de carteras colectivas, fondos mutuos de inversión y demás fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberán bajo su propio NIT informar según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus inversionistas y/o participes, relativos al año gravable 2010: Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores que durante el año, se les haya suscrito a su favor uno o más contratos y/o ahorros, cuando el valor sea superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), aunque al discriminar por título los valores a reportar sean menores; con indicación, para cada inversionista y/o partícipe y/o ahorrador, del valor del saldo inicial, el valor de las inversiones y/o ahorros efectuados en el año, los rendimientos y/o utilidades causados, el saldo a 31 de diciembre de 2010, el número del título, documento o contrato, número de titulares secundarios, y el tipo de fondo, independientemente que a 31 de diciembre dichos títulos y/o contratos se hubieren cancelado. La información a que se refiere este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1021, Versión 6. Para informar el tipo de fondo o cartera colectiva, se debe utilizar la siguiente codificación: 3. Fondo Mutuo de Inversión 5. Otros fondos 6. Cartera Colectiva Parágrafo 1. La información se debe consolidar separadamente por cada título o contrato y deberán informar la identificación de la totalidad de las personas o

Parágrafo 2. Para los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas y demás fondos deberá tenerse en cuenta lo señalado en el Decreto 2555 de 2010, por medio del cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores.

Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los ahorradores, con indicación del valor del saldo inicial, los ahorros efectuados en el año, el valor de los retiros efectuados en el año, gravados y no gravados, los rendimientos y/o utilidades causadas y el saldo a 31 de diciembre de 2010, independientemente que a 31 de diciembre dichos ahorros se hubieren retirado totalmente. La información a que se refiere este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1022, Versión 7. Parágrafo. En los casos en los cuales no se hubieren efectuado retiros se debe diligenciar este valor con cero. ARTICULO 4. Información de consumos con tarjetas crédito. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deberán informar, según lo dispuesto en el literal b) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de los tarjetahabientes, relativos al año gravable 2010: Apellidos y nombres o razón social, identificación, número de tarjeta, clase de tarjeta y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjetas crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a veinte millones de pesos ($ 20.000.000), aunque al discriminar por tarjeta los valores a reportar sean menores, con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año, en el FORMATO 1023, Versión 6. Para informar la clase de tarjeta, se debe utilizar la siguiente codificación: 1. Tarjeta de crédito principal 2. Tarjeta de crédito amparada 3. Tarjeta de crédito empresarial ARTICULO 5. Información de ventas a través del sistema de tarjetas de crédito. Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberán informar según lo dispuesto en el literal c) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los datos que se indican a continuación, relativos al año gravable 2010, de las personas o entidades que hayan efectuado ventas o prestación de servicios con tarjeta de crédito:

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Apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado ventas o prestación de servicios y, en general, hayan recibido ingresos a través del sistema de tarjetas de crédito, cuando la cuantía sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000) con indicación del valor total del movimiento acumulado de las ventas y/o prestación de servicios efectuados durante el año y el valor del impuesto sobre las ventas, en el FORMATO 1024, Versión 6. ARTICULO 6. Información de préstamos otorgados por los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y por los fondos de empleados. Los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y los fondos de empleados deberán informar por el año gravable 2010, según lo dispuesto en el artículo 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos cuyo valor anual acumulado sea superior a veinte millones de pesos ($20.000.000), con indicación de la clase de préstamo y del monto acumulado por préstamo, no obstante al discriminar por préstamo, los valores parciales a reportar sean menores, en el FORMATO 1026, Versión 6. Parágrafo. En los créditos de consumo, no se informarán los créditos otorgados a través del sistema de tarjeta de crédito. Para la información de los préstamos otorgados se debe utilizar la siguiente codificación, según la clase de préstamo: 1. Préstamos comerciales 2. Préstamos de consumo 3. Préstamos hipotecarios 4. Otros préstamos

la renta liquida y/o pérdida liquida y el patrimonio liquido que figure en la declaración de renta y complementarios. La información solicitada en este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1025, Versión 6. Para informar las diferencias presentadas, se debe utilizar la siguiente codificación, según el concepto a que corresponda:

• • • • • •

ARTICULO 8. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTICULO 9. Plazos para presentar la información. El plazo para la entrega de la información a que se refiere el artículo 623-1, será establecido por el Gobierno Nacional. Para la entrega de la información a que se refieren los artículos 623 y 623-2 (sic), deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un gran contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica, y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES:

ARTICULO 7. Información a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaración de renta y complementarios. Los bancos y demás entidades financieras deberán informar, según lo dispuesto en el artículo 623-1 del Estatuto Tributario, respecto de las operaciones de crédito realizadas en el año gravable 2010, aquellos casos en los cuales los estados financieros presentados con ocasión de la respectiva operación arrojen una utilidad, antes de impuestos, que exceda en más de un cuarenta por ciento (40%) la renta líquida que figure en la declaración de renta y complementarios que corresponda al mismo período del estado financiero. Igual información deberán enviar cuando el valor del patrimonio contable exceda en más de un cuarenta por ciento (40%) el patrimonio líquido, indicando los apellidos y nombre o razón social e identificación de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos, con indicación del valor de la utilidad y/o pérdida antes de impuestos, el patrimonio contable que figure en los estados financieros y el valor de

Utilidad antes de impuesto vs. renta líquida, en el concepto 1001. Utilidad antes de impuesto vs. pérdida líquida, en el concepto 1002. Pérdida antes de impuesto vs. renta líquida, en el concepto 1003. Pérdida antes de impuesto vs. pérdida líquida, en el concepto 1004. Patrimonio contable vs. patrimonio líquido, en el concepto 1005. Patrimonio contable negativo vs. patrimonio líquido, en el concepto 1006.

Último Dígito

Fecha

25 de Abril de 2011

26 de Abril de 2011

27 de Abril de 2011

28 de Abril de 2011

29 de Abril de 2011

2 de Mayo de 2011

3 de Mayo de 2011

4 de Mayo de 2011

0 1

5 de mayo de 2011 6 de mayo de 2011

PERSONAS JURÍDICAS: Últimos Dígitos

Fecha

21 a 25

24 de marzo de 2011

26 a 30

25 de Marzo de 2011

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31 a 35

28 de marzo de 2011

36 a 40

29 de marzo de 2011

41 a 45

30 de Marzo de 2011

46 a 50

31 de marzo de 2011

51 a 55

1 de Abril de 2011

56 a 60

4 de Abril de 2011

61 a 65 66 a 70

5 de Abril de 2011 6 de Abril de 2011

71 a 75

7 de Abril de 2011

76 a 80

8 de Abril de 2011

81 a 85

11 de Abril de 2011

86 a 90

12 de Abril de 2011

91 a 95

13 de Abril de 2011

96 a 00

14 de Abril de 2011

01 a 05

15 de Abril de 2011

06 a 10

18 de Abril de 2011

11 a 15

19 de Abril de 2011

16 a 20

20 de Abril de 2011

• • • •

ARTICULO 10. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. ARTICULO 11. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá

Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante, Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital, El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar, El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.

ARTICULO 12. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 13. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos Nos. 36 a 43 de la Resolución 03841 de 2008, publicados en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero ARTICULO 14. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

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10.3 RESOLUCIÓN NÚMERO 8655 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las Cámaras de Comercio a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

En uso de sus facultades legales, en especial de las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en el Parágrafo 3 del artículo 631 y en los artículos 633 y 684 del Estatuto Tributario, RESUELVE ARTICULO 1. Información a suministrar por las Cámaras de Comercio. Las Cámaras de Comercio deberán suministrar, por el año gravable 2010, la información de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado en la respectiva Cámara, así como la de los socios o accionistas, cuando se trate de sociedades creadas. ARTICULO 2. Información de las sociedades creadas. La información se debe presentar en el FORMATO 1038, Versión 6, indicando lo siguiente: a) Datos de las sociedades creadas 1. NIT de la sociedad 2. Dígito de verificación 3. Razón social de la sociedad 4. Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad 5. Código departamento 6. Código municipio 7. Valor del capital social suscrito o aportado por los socios 8. Fecha de creación (AAAAMMDD) b) Datos de los socios o accionistas de las sociedades creadas 1. Identificación del socio 2. Dígito de verificación 3. Apellidos, nombres o razón social de los socios o accionistas 4. Valor del capital aportado. En el caso de las sociedades por acciones, el valor del capital suscrito. 5. NIT de la sociedad de la cual es socio o accionista. Cuando se trate de un socio o accionista del exterior se deberá relacionar indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con

tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTICULO 3. Información de las sociedades liquidadas. La información se debe presentar en el FORMATO 1039, Versión 6, indicando lo siguiente: 1. NIT de la sociedad 2. Dígito de verificación 3. Razón Social de la sociedad 4. Fecha de liquidación (AAAAMMDD) ARTICULO 4. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTICULO 5. Plazos para presentar la información. El plazo para la entrega de la información a que se refiere la presente Resolución, será establecido por el Gobierno Nacional. ARTICULO 6. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. ARTICULO 7. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.

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Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• • • •

ARTICULO 8. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

ARTICULO 9. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los anexos Nos. 44 y 45 de la Resolución 03842 de 2008, publicada en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. ARTICULO 10. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los (Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

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4. Dirección 5. País 6. Código departamento 7. Código municipio 8. Valor de las adquisiciones 9. Valor de las enajenaciones

10.4 RESOLUCIÓN NÚMERO 8656 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se señalan el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refieren los artículos 625 y 628 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por las bolsas de valores y por los comisionistas de bolsa a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 625, 628, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario

Cuando se trate de terceros del exterior, se reportarán indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y tipo documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar. Parágrafo. Las transacciones realizadas con los bonos pensionales no deben reportarse.

RESUELVE ARTICULO 1. Información a suministrar por las bolsas de valores. La Bolsa Nacional de Valores de Colombia, la Bolsa Nacional Agropecuaria y las demás bolsas de valores, deberán informar por el año gravable 2010, de cada uno de los comisionistas de bolsa, el valor acumulado de las adquisiciones y enajenaciones efectuadas durante el respectivo año gravable, en el FORMATO 1041, versión 6, indicando lo siguiente: 1. NIT del comisionista de bolsa 2. Dígito de verificación 3. Razón social 4. Dirección 5. Código departamento 6. Código municipio 7. Valor anual acumulado de las adquisiciones 8. Valor anual acumulado de las enajenaciones 9. Valor de las comisiones pagadas a los comisionistas 10. Valor de la retención en la fuente practicada al comisionista.

ARTICULO 3. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTICULO 4. Plazos para presentar la información. El plazo para la entrega de la información a que se refiere el artículo 625 del Estatuto Tributario, será establecido por el Gobierno Nacional. Para la entrega de la información a que se refiere el artículo 628 del Estatuto Tributario, solicitada en la presente Resolución, deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES:

ARTICULO 2. Información a suministrar por los comisionistas de bolsa. Los comisionistas de bolsa deberán suministrar por el año gravable 2010, la información de cada una de las personas o entidades que efectuaron a través de ellos, enajenaciones o adquisiciones de acciones y demás papeles transados en bolsa cuyo valor acumulado sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000), con indicación del valor total acumulado de dichas operaciones, en el FORMATO 1042, versión 7, indicando: 1. Número de identificación del tercero a nombre de quien se efectuaron las operaciones 2. Dígito de verificación 3. Apellidos y nombre o razón social del tercero a nombre de quien se efectuaron las operaciones

Último Dígito

Fecha

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25 de Abril de 2011 26 de Abril de 2011

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PERSONAS JURÍDICAS: Últimos Dígitos

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21 a 25

24 de marzo de 2011

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1 de Abril de 2011 4 de Abril de 2011

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19 de Abril de 2011

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20 de Abril de 2011

Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• • • •

ARTICULO 5. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. ARTICULO 6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.

ARTICULO 7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los anexos Nos. 46 y 47 de la Resolución 03843 de 2008, publicada en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN Para diligenciar la casilla país de residencia o domicilio, se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, los cuales se

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encuentran para su consulta en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la dirección www.dian.gov.co bajo la opción: Servicios \ Formularios \ Formularios e Instructivos \ Códigos complementarios diligenciamiento formularios \ Países".

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los

ARTICULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

(Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

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10.5 RESOLUCIÓN NÚMERO 8657 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por la Registraduría Nacional del Estado Civil a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año 2010 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 627, 633 y 684 del Estatuto Tributario RESUELVE ARTICULO 1. Información a suministrar por la Registraduría Nacional del Estado Civil. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de las cédulas de ciudadanía correspondientes a personas fallecidas durante el año 2010, en el FORMATO 1028, Versión 7. ARTICULO 2. Contenido de la información a suministrar. La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener: 1. Número de identificación de cada una de las personas fallecidas. 2. Apellidos y nombre de la persona fallecida. 3. Fecha de acta de defunción, en formato, año, mes, día (AAAAMMDD). 4. Código del departamento de expedición de la identificación de la persona fallecida. 5. Código del municipio de expedición de la identificación de la persona fallecida.

ARTICULO 5. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• •

ARTICULO 3. Plazo para presentar la información. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la información a que se refiere la presente Resolución deberá ser presentada a más tardar el 1º de marzo del año 2011.

• •

ARTICULO 4. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.

ARTICULO 6. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el

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contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 7. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el anexo No. 48 de la Resolución 03844 de 2008, publicada en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, el cual se entiende como parte integral de esta Resolución.

ARTICULO 8. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los

(Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

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10.6 RESOLUCIÓN NÚMERO 8658 (AGOSTO 30 DE 2010)

ARTICULO 3. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada por los Notarios a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010

ARTICULO 4. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución, deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:

EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en el Parágrafo 3 del artículo 631 y en los artículos 629, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario RESUELVE ARTICULO 1. Información a suministrar por los Notarios. Los Notarios deberán proporcionar la información relativa a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones, suministrando los datos de cada una de las personas o entidades que efectuaron enajenación de bienes o derechos durante el año 2010, independientemente del valor de la transacción. ARTICULO 2. Contenido de la información. La información de los enajenantes se debe relacionar en el FORMATO 1032, versión 7, indicando: 1. Identificación de cada uno de los enajenantes 2. Dígito de verificación 3. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los enajenantes 4. Número de la escritura 5. Valor de la enajenación 6. Fecha de la Transacción. (AAAAMMDD) 7. Año de adquisición del bien o derecho enajenado. (AAAA) 8. Valor de la retención en la fuente practicada 9. Identificación de cada uno de los adquirentes 10. Dígito de verificación 11. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los adquirentes 12. Número de adquirentes 13. Número de enajenantes 14. Notaría número 15. Código municipio de ubicación de la Notaría 16. Código departamento de ubicación de la Notaría

Parágrafo. Las retenciones en la fuente correspondientes a las enajenaciones de bienes o derechos suministradas con la presente información, no deben ser reportadas en el formato 1002 versión 6, correspondientes a retenciones en la fuente practicadas, sin perjuicio de la información que se deba presentar en dicho formato por otros conceptos.

Últimos Dígitos

Fecha

21 a 24 25 a 28

16 de Febrero de 2011 17 de Febrero de 2011

29 a 32

18 de Febrero de 2011

33 a 36

21 de Febrero de 2011

37 a 40

22 de Febrero de 2011

41 a 44

23 de Febrero de 2011

45 a 48

24 de Febrero de 2011

49 a 52

25 de Febrero de 2011

53 a 56

28 de Febrero de 2011

57 a 60

01 de Marzo de 2011

61 a 64

02 de Marzo de 2011

65 a 68

03 de Marzo de 2011

69 a 72

04 de Marzo de 2011

73 a 76

07 de Marzo de 2011

77 a 80 81 a 84

08 de Marzo de 2011 09 de Marzo de 2011

85 a 88

10 de Marzo de 2011

89 a 92

11 de Marzo de 2011

93 a 96

14 de Marzo de 2011

97 a 00

15 de Marzo de 2011

01 a 04

16 de Marzo de 2011

05 a 08

17 de Marzo de 2011

09 a 12

18 de Marzo de 2011

13 a 16

22 de Marzo de 2011

17 a 20

23 de Marzo de 2011

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deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• • • •

Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTICULO 7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el anexo No. 49 de la Resolución 03845 de 2008, publicada en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, el cual se entiende como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. ARTICULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los

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10.7 RESOLUCIÓN NÚMERO 8659 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2010

33 a 36

21 de Febrero de 2011

37 a 40

22 de Febrero de 2011

41 a 44

23 de Febrero de 2011

45 a 48

24 de Febrero de 2011

49 a 52

25 de Febrero de 2011

53 a 56

28 de Febrero de 2011

57 a 60 61 a 64

01 de Marzo de 2011 02 de Marzo de 2011

65 a 68

03 de Marzo de 2011

EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

69 a 72

04 de Marzo de 2011

73 a 76

07 de Marzo de 2011

En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 629-1, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario

77 a 80

08 de Marzo de 2011

81 a 84

09 de Marzo de 2011

85 a 88

10 de Marzo de 2011

89 a 92

11 de Marzo de 2011

93 a 96

14 de Marzo de 2011

RESUELVE

97 a 00

15 de Marzo de 2011

ARTICULO 1. Sujetos obligados. Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los trabajos realizados en el año gravable 2010, independientemente del patrimonio poseído a 31 de diciembre de 2009.

01 a 04

16 de Marzo de 2011

05 a 08

17 de Marzo de 2011

09 a 12

18 de Marzo de 2011

13 a 16 17 a 20

22 de Marzo de 2011 23 de Marzo de 2011

ARTICULO 2. Información a suministrar. La información a suministrar por parte de los obligados a que se refiere el artículo anterior, deberá ser enviada en el FORMATO 1037, versión 7, indicando para cada uno de sus clientes lo siguiente: 1. Apellidos y nombres o razón social del cliente 2. Identificación del cliente 3. Dígito de verificación 4. Número de Resolución de Autorización de las facturas elaboradas 5. Prefijo de las facturas 6. Intervalo de numeración de las facturas y/o documento equivalente (factura inicial y factura final) 7. Fecha de elaboración. (AAAAMMDD) Parágrafo. Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común, se debe indicar el número de resolución de autorización correspondiente. En el caso de personas inscritas en el régimen simplificado esta casilla se debe diligenciar con cero. ARTICULO 3. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: Últimos Dígitos 21 a 24

Fecha 16 de Febrero de 2011

25 a 28

17 de Febrero de 2011

29 a 32

18 de Febrero de 2011

ARTICULO 4. Forma y sitios de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada en certificado digital emitido por la DIAN, siempre y cuando el informante esté igualmente obligado a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual. En caso contrario, deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB. Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual se requiere comunicación suscrita por el representante legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos. ARTICULO 5. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir previamente el siguiente procedimiento: a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades

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deben actualizar el Registro Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital. b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros”. c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN. Parágrafo 1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005. Parágrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital. Parágrafo 3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.

unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Sí agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• • • •

Parágrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. Parágrafo 5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena. ARTICULO 6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en

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ARTICULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

(Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

Dada en Bogotá D. C., a los

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inherentes a su actividad directamente por ellos.

10.8 RESOLUCIÓN NÚMERO 8660 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se establece para el año gravable 2010, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en los artículos 631, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario y lo señalado en el artículo 2 del Decreto 1738 de 1998 RESUELVE ARTICULO 1. Sujetos obligados información por el año gravable 2010.

presentar

a) Las personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, cuando sus ingresos brutos del año gravable 2009, sean superiores a mil cien millones de pesos ($ 1.100.000.000). b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas, calificadas como Grandes Contribuyentes a la fecha de publicación de la presente Resolución, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, sean entidades públicas o privadas, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. c) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogió y reexpidió las normas del sector financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2010, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. d) Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2010 hubieren efectuado transacciones económicas, independientemente del monto de los ingresos obtenidos, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operaciones

económica

ejecutadas

e) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2010, independientemente del monto de los ingresos percibidos, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada. f) Las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, en condición de “solo riesgo” o poseedoras del título minero, en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos. g) Las sociedades fiduciarias que durante el año gravable 2010 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios, independientemente del monto de sus ingresos. h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio independientemente del monto de sus ingresos. i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales a), b) o h) del presente artículo, independiente de la cuantía de ingresos obtenidos. Parágrafo. Para efectos de establecer la obligación de informar prevista en la presente Resolución, los “Ingresos Brutos” incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Estatuto Tributario. ARTICULO 2. Información a suministrar por parte de los obligados. a) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, sean entidades públicas o privadas y las personas naturales obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, cuando los ingresos brutos del año gravable 2009, sean superiores a mil cien millones de pesos ($ 1.100.000.000), están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario. Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas con ánimo de lucro y las cooperativas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, adicionalmente, deben suministrar la información de que trata el literal a) del artículo 631 del Estatuto Tributario.

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b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas calificadas como Grandes Contribuyentes a la fecha de publicación de ésta Resolución, enunciadas en el literal b) del articulo 1 de la presente Resolución, están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario; adicionalmente los Grandes Contribuyentes con ánimo de lucro y las cooperativas deben reportar el literal a) del mismo artículo. c) Las personas o entidades enunciadas en el literal c) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligadas a suministrar la información de que trata el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de esta Resolución. d) Las entidades enunciadas en el literal d) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), e) y f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de esta Resolución. Lo anterior sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados o asociados, si cumplen los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, de las operaciones inherentes a su actividad económica. e) En los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, deberán informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo” y las personas o entidades poseedoras de títulos mineros, deberán informar el valor total de las operaciones, suministrando la información de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la presente Resolución. f) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, relacionada con las operaciones inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la presente Resolución. Lo anterior sin perjuicio de la información que deba suministrar el mandatario o administrador si cumple los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, de las operaciones inherentes a su actividad económica. g) Las sociedades fiduciarias que durante el año 2010 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios, deberán informar bajo su propio NIT y Razón Social el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, las utilidades causadas, el valor de los ingresos recibidos con cargo a cada uno de los fideicomisos, los pagos o abonos

en cuenta realizados con recursos del fideicomiso y las retenciones practicadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la presente Resolución. Lo anterior sin perjuicio de la información que deba suministrar la fiduciaria si cumple los topes establecidos en el artículo 1 de la presente Resolución, en relación con operaciones propias. h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, señalados en el literal h) del artículo 1 de la presente Resolución, están obligados a suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en los artículos 4 y 5 de la presente Resolución. i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales a), b) o h) del presente artículo, deberán suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la presente Resolución. Parágrafo. Información a reportar por la fracción del año gravable. Las personas naturales que cancelen su registro mercantil o terminen sus actividades y las personas jurídicas y asimiladas y demás entidades que se liquiden durante el año y que para la fecha de expedición de la presente Resolución no hayan cancelado el Registro Único Tributario y cumplan los requisitos para estar obligados a reportar la información de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán informar antes de la cancelación del Registro Único Tributario, por la fracción de año, con el contenido y las características técnicas señalados en esta Resolución. ARTICULO 3. Información de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados. De acuerdo con lo establecido en el literal a) del artículo 631 del Estatuto Tributario, deberá suministrarse: Los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, país de residencia o domicilio y porcentaje de participación de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, comuneros y/o cooperadas de la respectiva entidad, que posean acciones y/o aportes en cuantía superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), con indicación del valor patrimonial a 31 de diciembre de 2010, de las acciones o aportes y de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles en dicho período. En el caso de las cooperativas se debe informar para cada uno de los cooperados, el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado. Esta información deberá ser reportada en el FORMATO 1010, Versión 7. El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrínseco fiscal, esto es, patrimonio líquido sobre número de acciones en circulación, o el

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patrimonio líquido sobre el número de cuotas o partes de interés social. Cuando el valor a reportar resulte negativo, debe informarse con valor cero (0).Tratándose de aportes a cooperativas, el monto a reportar será el valor del aporte más su revalorización. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participación dentro del patrimonio líquido. Para los socios, accionistas, comuneros y/o cooperados del exterior, en el campo de identificación se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben registrar. ARTICULO 4. Información de pagos o abonos en cuenta. De acuerdo con lo establecido en el literal e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta (causación) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado por beneficiario de los mismos, por el año gravable 2010, sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000), según el concepto contable a que correspondan, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta. Igualmente, deberán suministrarse los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, según el concepto contable a que correspondan, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles. Los pagos o abonos en cuenta se deben reportar en el FORMATO 1001, Versión 7, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera: 1.

Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto 5001.

Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022

Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5002. Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5003.

4. 5.

Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5004.

Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5005.

Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5006.

Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007.

Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5008. 10. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5009 y el monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019. 11. Los pagos correspondientes al año gravable 2010 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto 5010. 12. Los pagos correspondientes al año gravable 2010 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y el ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011. 13. Los pagos correspondientes al año gravable 2010 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012. 14. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2010, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, en el concepto 5013. 15. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2010 a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, en el concepto 5014. 16. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2010 solicitados como deducción, en el concepto 5015. 17. Los demás costos y deducciones, en el concepto 5016. 18. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según el artículo 158-3 del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008. 19. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente efectuadas durante el año gravable 2010, en el concepto 5021. 20. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004. 21. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto 5023. 22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024. 23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025.

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24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto 5026. 25. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028.

Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de quinientos mil pesos ($500.000), no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores. Sin embargo, a opción del informante, podrán reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto sean menores a quinientos mil pesos ($500.000), se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante. Parágrafo 2. Los trabajadores a quienes durante el año gravable 2010 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y demás remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000), deben ser reportados en los conceptos correspondientes. En el caso de salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales devengados por el trabajador, se debe reportar el valor efectivamente pagado en el año gravable 2010. Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a diez millones de pesos ($10.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la dirección del informante. Parágrafo 3. Cuando se trate de erogaciones efectuadas por el informante que tengan el carácter de cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor del pago o abono registrado en dichas cuentas. Igualmente, deben informarse las amortizaciones efectuadas durante el año gravable 2010. Parágrafo 4. Para los pagos o abonos en cuenta efectuados a personas o entidades del exterior, en el campo de identificación, se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave

fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar. Parágrafo 5. Las entidades del Régimen Tributario Especial, deberán reportar los egresos efectuados en el año gravable 2010, de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artículo, de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social. Parágrafo 6. Las entidades públicas que celebren contratos de construcción y de obra, suministro, consultoría, prestación de servicios y concesión, deberán informar el valor de los pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el año gravable 2010, independientemente del año de su celebración, en el concepto correspondiente. Las compañías de seguros deberán informar adicionalmente los pagos o abonos en cuenta efectuados por los siguientes conceptos: 1. El importe de los siniestros pagados o abonados en cuenta por las compañías de seguros, en el concepto 5017. 2. El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta por las compañías de seguros, en el concepto 5018.

Parágrafo 7. Las entidades no contribuyentes que están obligadas a presentar declaración de ingresos y patrimonio, deberán informar el valor total de los egresos diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta que no constituyan costo o deducción. ARTICULO 5. Información de retenciones en la fuente practicadas. De acuerdo con lo establecido en el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario los obligados a que se refiere el literal c) del artículo 1 de la presente Resolución, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó o de quienes se asumió la retención en la fuente en el año gravable 2010, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales se practicó la retención, y el valor retenido. La información aquí relacionada, deberá ser suministrada en el FORMATO 1002, Versión 7, según el concepto al que corresponda, de la siguiente manera: 1. Retenciones practicadas a título de renta. a) Retención por salarios y demás pagos laborales, en el

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remesas, en el concepto 2332.

concepto 2301.

m) Otras retenciones, en el concepto 2333.

b) Retención por compras, en el concepto 2302. c) Retención por comisiones, en el concepto 2303.

3. Retención en la fuente practicada a título del impuesto sobre las ventas.

d) Retención por honorarios, en el concepto 2304. e) Retención por servicios, en el concepto 2305. f)

Retención por arrendamientos, en el concepto 2306.

g) Retención por rendimientos financieros, en el concepto 2307. h) Retención en la fuente por dividendos y participaciones, en el concepto 2308. i) Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 2309. j)

Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 2310.

k) Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 2311. l)

Retención por pagos al exterior a título de renta y de remesas, en el concepto 2312.

m) Otras retenciones, en el concepto 2313. o) Autorretenciones por servicios, en el concepto 2315. p) Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 2316. q) Otras autorretenciones, en el concepto 2317. r) La devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 2335. Las autorretenciones a que se refieren los literales n), o), p) y q) de este numeral deberán ser reportadas bajo el NIT del informante. 2. Retenciones asumidas a título de renta. a) Retención por salarios y demás pagos laborales, en el concepto 2321. b) Retención por compras, en el concepto 2322. c) Retención por comisiones, en el concepto 2323. e) Retención por servicios, en el concepto 2325. Retención por arrendamientos, en el concepto 2326.

g) Retención por rendimientos financieros, en el concepto 2327. y

Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 2329.

Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 2330.

k) Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 2331. l)

b) Retención en la fuente asumida por operaciones con personas del régimen simplificado, en el concepto 2319.

d) La devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 2336. 4. Retenciones en la fuente practicadas a título de Impuesto de timbre. Deberán suministrarse los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente a título de impuesto de timbre durante el año o período gravable 2010, con indicación del valor base sujeto al gravamen y el valor del impuesto, en el concepto 2334. Se deben reportar todas aquellas retenciones en la fuente practicadas de acuerdo con las tarifas establecidas, aquellas con tarifa cero (0), no se deberán informar. La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, debe reportarse en el concepto 2337.

d) Retención por honorarios, en el concepto 2324.

h) Retención en la fuente por dividendos participaciones, en el concepto 2328.

a) Retención en la fuente a personas o entidades del régimen común, en el concepto 2318.

c) Retención en la fuente a personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, en el concepto 2320.

n) Autorretenciones por ventas, en el concepto 2314.

Deberán suministrarse los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó o de quienes se asumió la retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas, indicando el valor del pago o abono en cuenta de la transacción económica y el valor del IVA retenido o asumido en el año gravable 2010, utilizando los siguientes conceptos:

Retención por pagos al exterior a título de renta y de

Parágrafo. La retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, ventas y timbre, correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando los apellidos y nombres o razón social, país de residencia o domicilio y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y tipo documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000 y tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar.

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ARTICULO 6. Información de retenciones en la fuente que le practicaron. De acuerdo con lo establecido en el literal c) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente en el año gravable 2010, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, en el FORMATO 1003 Versión 7, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera: a) Retención por salarios prestaciones y demás pagos laborales, en el concepto 1301. b) Retención por ventas, en el concepto 1302. c) Retención por servicios, en el concepto 1303. d) Retención por honorarios, en el concepto 1304. e) Retención por comisiones, en el concepto 1305. f)

Retención por intereses y rendimientos financieros, en el concepto 1306.

d) El valor solicitado por empresas de servicios públicos domiciliarios que presten servicios de acueducto y alcantarillado, en el concepto 8305. e) El valor solicitado por empresas colombianas de transporte internacional, en el concepto 8306. f) El valor del descuento por inversión en acciones de sociedades agropecuarias, en el concepto 8307. g) Los demás descuentos tributarios solicitados, en el concepto 8304.

ARTICULO 8. Información de ingresos recibidos en el año. Conforme con lo dispuesto en el literal f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso obtenido por el año gravable 2010 hubiese sido igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000), indicando el valor total de los ingresos brutos recibidos y el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos.

g) Retención por arrendamientos, en el concepto 1307. h) Retención por otros conceptos, en el concepto 1308. i)

Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas, en el concepto 1309.

Retención por dividendos y participaciones, en el concepto 1310.

k) Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 1311. l)

Retención por ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 1312.

m) Retención por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 1313. n) Retención por impuesto de timbre, en el concepto 1314.

ARTICULO 7. Información de los descuentos tributarios solicitados. De acuerdo con lo establecido en el literal d) del artículo 631 del Estatuto Tributario deberá suministrar el valor de los descuentos tributarios de la declaración de renta del año gravable 2010, indicando el valor del pago y el valor del descuento tributario, en el FORMATO 1004 Versión 6. a) El valor del descuento tributario por la inversión en nuevos cultivos de árboles de las especies y en las áreas de reforestación, en el concepto 8301. b) El valor que se cause del impuesto sobre las ventas en la importación de maquinaria pesada para industrias básicas, en el concepto 8302. c) El valor de los impuestos pagados en el exterior solicitado como descuento por los contribuyentes nacionales que perciban rentas de fuente extranjera, en el concepto 8303.

La información deberá ser suministrada en el FORMATO 1007, Versión 7, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera: - Ingresos brutos operacionales, en el concepto 4001. - Ingresos no operacionales, en el concepto 4002. - Ingresos por intereses y rendimientos financieros, en el concepto 4003. - Ingresos por intereses correspondientes a créditos hipotecarios, en el concepto 4004. Parágrafo 1. El valor mínimo a reportar por cada persona de quien se recibieron ingresos es de un millón de pesos ($1.000.000), no obstante que al discriminar por concepto los valores a reportar, estos sean menores. Sin embargo a opción del informante podrán reportarse los ingresos menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación que se utilice y los ingresos menores a un millón de pesos ($1.000.000), se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando el país del informante. Parágrafo 2. Para los ingresos obtenidos del exterior, en el campo de identificación, se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en

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forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.

ARTICULO 9. Información del impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ventas generado. De conformidad con lo señalado en los literales e) y f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar: a) El valor del impuesto sobre las ventas descontable, incluido el de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2010, indicando los apellidos y nombres o razón social e identificación de cada uno de los terceros en el FORMATO 1005 Versión 6. El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del año gravable 2010, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado. El impuesto sobre las ventas descontable correspondiente a servicios prestados por personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando los apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y tipo documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000 y tipo de documento 43. b) El valor del impuesto generado de operaciones donde el valor acumulado del ingreso hubiese sido igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000), incluido el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas, correspondientes al año gravable 2010, indicando los apellidos y nombres o razón social e identificación de cada uno de los terceros en el FORMATO 1006 versión 6. El Impuesto sobre las Ventas generado en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturación que se utilice o el que corresponda a operaciones acumuladas por terceros inferiores a un millón de pesos ($1.000.000), se informará acumulado en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo de documento 43. El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el

ARTICULO 10. Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2010. Conforme con lo establecido en el literal h) del artículo 631 del Estatuto Tributario los obligados a presentar información, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, cuando el saldo acumulado por acreedor a 31 de diciembre del año gravable 2010 hubiese sido igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000) en el FORMATO 1009 Versión 7, según el concepto a que corresponda, de la siguiente manera: - El valor del saldo de los pasivos con proveedores, en el concepto 2201. - El valor del saldo de los pasivos con compañías vinculadas accionistas y socios, en el concepto 2202. - El valor del saldo de las obligaciones financieras, en el concepto 2203. - El valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas, en el concepto 2204. - El valor del saldo de los pasivos laborales, en el concepto 2205, - El valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial, en el concepto 2207, con el NIT del informante. - El valor del saldo de los demás pasivos, en el concepto 2206. El saldo de los pasivos del exterior, deberá ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificación, el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar. Parágrafo. El saldo mínimo a reportar por cada acreedor es de cinco millones de pesos ($5.000.000), no obstante que al discriminar el saldo por concepto, los valores a reportar sean menores. Sin embargo a opción del informante podrán reportarse los pasivos menores a dicha cuantía cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas.

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Los saldos de los pasivos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTIAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la dirección del informante. ARTICULO 11. Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre de 2010. Conforme con lo establecido por el literal i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, cuando el valor individual del saldo acumulado a 31 de diciembre del año gravable 2010, hubiese sido igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000) en el FORMATO 1008 Versión 7, de la siguiente manera: - El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes, en el concepto 1315. - El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a accionistas, socios, comuneros, cooperados y compañías vinculadas, en el concepto 1316. - El valor total de otras cuentas por cobrar, en el concepto 1317. - El valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera, en el concepto 1318, identificándolo con el NIT del deudor. El saldo de los deudores por concepto de créditos activos del exterior, deberá ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificación, el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar. Parágrafo. El saldo mínimo a reportar por cada deudor por concepto de créditos activos es de cinco millones de pesos ($5.000.000), no obstante que al discriminar el saldo por concepto, los valores a reportar sean menores. Sin embargo a opción del informante podrán reportarse los deudores por concepto de créditos activos menores a dicha cuantía cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas. Los saldos de deudores por concepto de créditos activos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) se informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222 razón social “CUANTIAS

MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando el país y dirección del informante. ARTICULO 12. Información de las declaraciones tributarias. De acuerdo con lo establecido en el literal k) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a informar, deberán suministrar los valores correspondientes a la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio del año gravable 2010, de la siguiente manera: 1. Información del patrimonio bruto a) Saldo a 31 de diciembre de 2010 en caja del dinero en efectivo y/o en cheques con código 1105 en el FORMATO 1011 Versión 6. b) Saldo a 31 de diciembre de 2010 de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el país, indicando el saldo acumulado por entidad financiera, la razón social y NIT de la entidad financiera, en el concepto 1110 en el FORMATO 1012 Versión 7. c) El valor total del saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el exterior se informará, relacionando la identificación, razón social de la entidad financiera del exterior y país al cual corresponde dicha cuenta. En el campo número de identificación del informado, se registrará el número, código o clave de identificación fiscal tributaria de la entidad financiera del exterior, tal como figura en el registro fiscal, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42, en el FORMATO 1012, Versión 7, en el concepto 1115. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. d) Valor patrimonial a 31 de diciembre de 2010 de las inversiones representadas en bonos, certificados a término, títulos, derechos fiduciarios y demás inversiones indicando la entidad emisora del título, país de residencia o domicilio y el NIT en el FORMATO 1012, Versión 7, de la siguiente manera: - Valor patrimonial de los bonos, en el concepto 1200. - Valor patrimonial de los certificados de depósito, en el concepto 1201. - Valor patrimonial de los títulos, en el concepto 1202. - Valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el concepto 1203. - Valor patrimonial de las demás inversiones poseídas, en el concepto 1204. Cuando la entidad emisora del titulo, sea una persona del exterior, en el campo número de identificación del informado, se registrará el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el

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registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. e) Razón social, NIT y país de residencia o domicilio de las sociedades de las cuales es socio, accionista, comunero y/o cooperado, con indicación del valor patrimonial de las acciones o aportes poseídos a 31 de diciembre de 2010 en el FORMATO 1012 Versión 7, en el concepto 1205. Para las sociedades del exterior, el campo número de identificación del informado, deberá reportarse con el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. f) Valor patrimonial de los activos fijos antes de depreciación poseídos a 31 de diciembre de 2010 y el valor de la depreciación, amortización y/o agotamiento acumulado, en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera: - Valor patrimonial de los inmuebles, en el concepto 1501. - Valor patrimonial de la maquinaria y equipo, en el concepto 1502. - Valor patrimonial del equipo de oficina, en el concepto 1503. - Valor patrimonial de la flota y equipo de transporte, en el concepto 1504.

2010, en el concepto 1517. g) Valor patrimonial de otros activos poseídos a 31 de diciembre de 2010, en el FORMATO 1011 Versión 6, en el concepto 1509. 2. Información de inventarios. Teniendo en cuenta el sistema de inventarios que utilice la entidad informante, deberá suministrar los siguientes datos, en el FORMATO 1011 Versión 6: - Valor total del inventario inicial del año para los sistemas de inventario periódico e inventario permanente, en el concepto 1401. - Valor total de las compras netas del año para el sistema de inventario periódico, en el concepto 1402. - Valor total del costo de mano de obra directa para el sistema de inventario periódico, en el concepto 1403. - Valor total de los costos indirectos de fabricación para el sistema de inventario periódico, en el concepto 1404. - Valor total otros costos para el sistema de inventario periódico, en el concepto 1405. - Valor total costo de venta para el sistema de inventario permanente, en el concepto 1406. - Valor del inventario final para el sistema de inventario permanente y periódico, en el concepto 1407.

Si el informante es ganadero, debe informar las compras, los nacimientos, las muertes, las valorizaciones únicamente para el ganado bovino y el inventario final a 31 de diciembre de 2010, así: - Valor total del inventario inicial del año, en el concepto 1413. - Valor total de los nacimientos del año, en el concepto 1408. - Valor total de las muertes del año, en el concepto 1409.

- Valor patrimonial del equipo de computación y comunicación, en el concepto 1505. - Valor patrimonial de los demás activos fijos, en el concepto 1507.

- Valor total de las compras y los gastos capitalizados de los ganaderos en el año, en el concepto 1410.

- Valor patrimonial de los terrenos en el concepto 1510.

- Valor del inventario final a 31 de diciembre de 2010, en el concepto 1412.

- Valor patrimonial de los activos fijos amortizables en el concepto 1511. - Valor patrimonial de los activos fijos intangibles en el concepto 1512. - Valor patrimonial de los activos fijos agotables en el concepto 1513.

- Valor de las valorizaciones del ganado bovino, en el concepto 1411.

3. Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. Los obligados a presentar información, deberán suministrar los siguientes datos, en el FORMATO 1011 Versión 6:

- Valor acumulado de la depreciación en el concepto 1514.

•

- Valor acumulado de la amortización en el concepto 1515. - Valor acumulado del agotamiento en el concepto 1516.

• •

- Valor de los activos omitidos en períodos anteriores, incluidos en su declaración de renta del año gravable

Valor solicitado por dividendos y participaciones, en el concepto 8001. Valor solicitado por rendimientos financieros, en el concepto 8002. Valor solicitado por los demás ingresos, en el concepto 8003.

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4. Rentas exentas. Los obligados a presentar información, deberán suministrar el valor total solicitado como renta exenta en el año gravable 2010, en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera: - Valor de las rentas exentas por servicios hoteleros prestados, en el concepto 8101. - Valor de las rentas exentas Ley Páez, en el concepto 8102. - Valor de las rentas exentas Eje Cafetero, en el concepto 8103. - Valor de las rentas exentas por venta de energía eléctrica generada con recursos eólicos, biomasa o residuos agrícolas, en el concepto 8104. - Valor de las rentas exentas por servicios de ecoturismo, en el concepto 8105. - Valor de las rentas exentas por el aprovechamiento de nuevas plantaciones forestales, en el concepto 8106. - Valor de las rentas exentas por nuevos productos medicinales y el software elaborado en Colombia, en el concepto 8107. - Valor de las rentas exentas por la prestación del servicio de transporte fluvial con embarcaciones y planchones de bajo calado, en el concepto 8109. - Valor de las rentas exentas por los nuevos contratos de arrendamiento financiero con opción de compra (leasing), de inmuebles construidos para vivienda, en el concepto 8110. - Valor de las rentas exentas por la utilidad en la enajenación de predios destinados a fines de utilidad pública a que se refieren los literales b) y c) del artículo 58 de la Ley 388 de 1997 que hayan sido aportados a patrimonios autónomos que se creen con esta finalidad exclusiva, en el concepto 8111. - Valor de las rentas exentas por juegos de suerte y azar, licores y alcoholes, en el concepto 8114. - Valor de la renta exenta por asfaltos, artículo 5 de la Ley 30 de 1982, en el concepto 8118. - Valor de la renta exenta en procesos de titularización de cartera hipotecaria y de los bonos hipotecarios, artículo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artículo 81 de la Ley 964 de 2005, en el concepto 8116. - Valor de la renta exenta por incentivos a la financiación de viviendas de interés social, artículo 56 de la Ley 546 de 1999, modificada por la Ley 964 de 2005, en el concepto 8117. - Valor de rentas exentas de empresas editoriales, en el concepto 8115. - Valor de otras rentas exentas, en el concepto 8108. - Valor de la renta exenta por aplicación de algún convenio para evitar la doble tributación, en el concepto 8120. - Valor de la renta exenta por derechos de autor, artículo 28 Ley 98 de 1993, en el concepto 8121 - Valor de la renta exenta por pagos laborales, artículo 206 numeral 10 Estatuto Tributario, en el concepto 8122.

- Valor de la renta exenta por dividendos y participaciones de socios y accionistas, Ley Páez, Inc. 2, artículo 228 Estatuto Tributario, en el concepto 8123. - Valor de la renta exenta por Incentivo para la construcción de vivienda para arrendar, artículo 41 Ley 820 de 2003, en el concepto 8124. - Valor de la renta exenta por Intereses, comisiones y pagos por deuda pública externa, artículo 218 Estatuto Tributario, en el concepto 8125. 5. Costos y deducciones. Los obligados a presentar información, deberán suministrar el valor total de los costos y deducciones solicitados en la declaración año gravable 2010 en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera: - Valor solicitado como deducción en la declaración de renta por las inversiones realizadas en activos fijos reales productivos, en el concepto 8200. - Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en control y mejoramiento del medio ambiente, en el concepto 8202. - Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en nuevas plantaciones, riegos, pozos y silos, en el concepto 8203. - Valor solicitado como deducción por las inversiones realizadas en desarrollo científico y tecnológico, en el concepto 8204. - Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión para deudas de dudoso o difícil cobro y por las deudas manifiestamente perdidas o sin valor, en el concepto 8205. - Valor solicitado como costo o deducción por depreciación, amortización y agotamiento, en el concepto 8206. - Valor solicitado como costo o deducción por salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales, en el concepto 8207. - El valor solicitado como deducción por pagos efectuados a la casa matriz, en el concepto 8208. - El valor total solicitado como deducción por gastos en el exterior, en el concepto 8209. - El valor solicitado como costo en la enajenación de activos fijos, en el concepto 8210. - El valor solicitado como deducción por concepto del gravamen a los movimientos financieros, en el concepto 8211. - El valor solicitado como deducción por agotamiento en explotación de hidrocarburos, artículo 161 del Estatuto Tributario, en el concepto 8212. - El valor solicitado como otros costos y deducciones, en el concepto 8213. - El valor solicitado como deducción por amortización en el sector agropecuario, artículo 158 Estatuto Tributario, en el concepto 8214. - El valor solicitado como deducción por intereses préstamos vivienda, artículo 119 Estatuto Tributario, en el concepto 8215.

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- El valor solicitado como deducción por donaciones artículo 125 Estatuto Tributario, en el concepto 8216. - El valor solicitado como deducción por donación o inversión en producción cinematográfica artículo.16 Ley 814 de 2003, en el concepto 8217. - El valor solicitado como protección, mantenimiento y conservación muebles e inmuebles de interés cultural, artículo 14 Ley 1185 de 2008, en el concepto 8218. 6. Compensaciones. Los obligados a presentar información, deberán suministrar el valor total de las compensaciones solicitadas en la declaración del año gravable 2010, en el FORMATO 1011 Versión 6, de la siguiente manera: - Valor de la compensación por perdidas fiscales de ejercicios anteriores, en el concepto 8251. - Valor de la compensación por exceso de la renta presuntiva, en el concepto 8252. ARTICULO 13. Información de consorcios y uniones temporales. La totalidad de las operaciones ejecutadas a través de consorcios o uniones temporales, serán informadas por quien deba cumplir con la obligación de expedir factura, conforme con lo señalado en el artículo 66 de la Ley 488 de 1998 y las opciones establecidas en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, de la siguiente manera: - Los pagos o abonos en cuenta se deben informar en el FORMATO 1043 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta que no constituyan costo o deducción. - Las retenciones practicadas durante el año gravable 2010 se deben informar en el FORMATO 1044 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 5 de la presente Resolución. - El valor de los ingresos brutos recibidos y las devoluciones, rebajas y descuentos, se informará en el FORMATO 1045 Versión 7, en el concepto 4010, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución. Parágrafo 1. En ningún caso la información reportada por el consorcio y/o unión temporal deberá ser informada por el consorciado y/o asociado. Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta y la retención en la fuente practicada por el consorcio o unión temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.

ARTICULO 14. Información de contratos para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales. En los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron en condición de “operador” o quien haga sus veces, deberán informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo”, deberán informar el valor total de las operaciones, y las personas o entidades poseedoras de un título minero deberán informar el valor total de las operaciones, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, de la siguiente manera: Los pagos o abonos en cuenta se deben informar en el FORMATO 1046 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta que no constituyan costo o deducción. Las retenciones practicadas durante el año gravable 2010 se deben informar en el FORMATO 1047 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 5 de la presente Resolución. El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informará en el FORMATO 1048 Versión 7, en el concepto 4050, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución. El valor del impuesto sobre las ventas descontable, incluido el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2010, se informará en el FORMATO 1049 Versión 6, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución. El valor del impuesto generado, incluido el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2010, se informará en el FORMATO 1050 Versión 6, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución. El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2010 se informará en el FORMATO 1051 Versión 7, en el concepto 1350, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 11 de la presente Resolución. El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2010 se informará en el FORMATO 1052 Versión 7, en el concepto 2250, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 10 de la presente Resolución. Tanto el operador o quien haga sus veces como el asociado, informarán las operaciones propias de su actividad económica diferentes a las de la cuenta conjunta,

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de acuerdo con las demás obligaciones establecidas en los artículos 1 y 2 de la presente Resolución. De igual manera las personas o entidades que actuaron en condición de “solo riesgo” y las personas o entidades poseedoras de un título minero, informarán las operaciones propias de su actividad económica diferentes a las informadas en el presente artículo, de acuerdo con las demás obligaciones establecidas en los artículos 1 y 2 de la presente Resolución. ARTICULO 15. Información de contratos de mandato o de administración delegada. En los contratos de mandato o de administración delegada, las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, deberán informar el valor total de las operaciones realizadas en el año gravable 2010, inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada, con indicación de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, identificación y apellidos y nombres o razón social del mandante o contratante de la siguiente manera: Los pagos o abonos en cuenta se deben informar en el FORMATO 1016 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta que no constituyan costo o deducción. Las retenciones practicadas durante el año gravable 2010 se deben informar en el FORMATO 1053 Versión 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 5 de la presente Resolución. El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informará en el FORMATO 1017 Versión 8, en el concepto 4040, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la presente Resolución. El valor del impuesto sobre las ventas descontable, incluido el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2010, se informarán en el FORMATO 1054 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución. El valor del impuesto generado, incluido el valor del impuesto sobre las compras recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al año gravable 2010 se informará en el FORMATO 1055 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 9 de la presente Resolución. El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2010 respectivamente se informará en el FORMATO 1027 Versión 8, en el concepto 2240, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la presente Resolución.

El valor del saldo de los deudores por concepto de créditos activos a 31 de diciembre de 2010 se informará en el FORMATO 1018 Versión 8, en el concepto 1340, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la presente Resolución. Parágrafo 1. En ningún caso la información reportada por el mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante. Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio. ARTICULO 16. Información adicional de las sociedades fiduciarias. Las sociedades fiduciarias deberán informar bajo su propio NIT y razón social, la totalidad de los patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios administrados durante el año 2010, con los siguientes datos: 1. La información de los fideicomisos (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios) que administran, especificando la identificación, apellidos y nombres o razón social, dirección, país de residencia o domicilio del fideicomitente o fiduciante y el número de reporte del fideicomiso mediante el cual informa a la Superintendencia Financiera, en el FORMATO 1013 Versión 7, de la siguiente manera: a) FIDEICOMISO INMOBILIARIO. El valor total de las utilidades causadas en el año gravable y el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el concepto 1010. b) FIDEICOMISO DE ADMINISTRACION. El valor total de las utilidades causadas en el año gravable y el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el concepto 1020. c) FIDEICOMISO DE GARANTIA. El valor total de las utilidades causadas en el año gravable y el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el concepto 1030. d) OTROS FIDEICOMISOS. El valor total de las utilidades causadas en el año gravable y el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, correspondientes a otros fideicomisos diferentes a los Fondos administrados por las sociedades fiduciarias, en el concepto 1040. Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informarán en el concepto 1050. Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta a personas o entidades del exterior, deberán ser informadas, indicando número de identificación, apellidos y nombres o razón

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social, país y dirección. En el número de identificación, deberá informarse el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben diligenciar. 2. Los ingresos recibidos con cargo al fideicomiso (Patrimonios autónomos y encargos fiduciarios), se deben informar en el concepto 4060 del FORMATO 1058 Versión 8, para lo cual debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la misma. 3. Información de los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso, identificando al fideicomitente: Los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del Fideicomiso se deben informar en el FORMATO 1014 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la presente Resolución, diligenciándolos en la columna de valor del pago y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta que no constituyan costo o deducción. Las retenciones practicadas durante el año gravable 2010 se deben informar en el FORMATO 1015 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 5 de la presente Resolución.

establecido en el artículo 4 de la presente Resolución, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta que no constituyan costo o deducción. b) Las retenciones practicadas durante el año gravable 2010 se deben informar en el FORMATO 1057 Versión 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 5 de la presente Resolución. Los terceros que administren los recursos recibidos del organismo estatal deben enviar la relación de los beneficiarios de los pagos para que las entidades estatales los reporten a la DIAN en los términos previstos por esta Resolución. Parágrafo. Corresponde a las sociedades fiduciarias reportar la información relacionada con los fideicomisos que ella administre, de conformidad con los términos previstos en el artículo 16 de esta Resolución. ARTICULO 18. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución, deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica y asimilada o de una persona natural, y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES:

Parágrafo 1. En el caso de que haya más de un fideicomitente, se debe identificar el fideicomiso con el número de reporte mediante el cual se informa a la Superintendencia Financiera. Parágrafo 2. En el caso de los fideicomisos, la obligación de reportar recae en la sociedad fiduciaria. Por lo tanto los fideicomitentes o fiduciantes no deben reportar los pagos efectuados por los fiduciarios. Parágrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio.

Último Dígito

Fecha

25 de Abril de 2011

26 de Abril de 2011

27 de Abril de 2011

28 de Abril de 2011

29 de Abril de 2011

2 de Mayo de 2011

3 de Mayo de 2011

4 de Mayo de 2011

5 de mayo de 2011

6 de mayo de 2011

PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES:

ARTICULO 17. Información de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional. Los Secretarios Generales de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, o quienes hagan sus veces, deberán informar los pagos efectuados en el año gravable 2010, así: a) Los pagos o abonos en cuenta se deben informar en el FORMATO 1056 Versión 7, teniendo en cuenta lo

Últimos Dígitos

Fecha

21 a 25

24 de marzo de 2011

26 a 30

25 de Marzo de 2011

31 a 35 36 a 40

28 de marzo de 2011 29 de marzo de 2011

41 a 45

30 de Marzo de 2011

46 a 50

31 de marzo de 2011

51 a 55

1 de Abril de 2011

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56 a 60

4 de Abril de 2011

61 a 65

5 de Abril de 2011

66 a 70

6 de Abril de 2011

71 a 75

7 de Abril de 2011

76 a 80

8 de Abril de 2011

81 a 85

11 de Abril de 2011

86 a 90 91 a 95

12 de Abril de 2011 13 de Abril de 2011

96 a 00

14 de Abril de 2011

01 a 05

15 de Abril de 2011

06 a 10

18 de Abril de 2011

11 a 15

19 de Abril de 2011

16 a 20

20 de Abril de 2011

Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

Los obligados señalados en el artículo 1 de la presente Resolución que deban entregar ÚNICAMENTE el FORMATO 1002 Versión 7 “Retenciones en la fuente practicadas”, a que hace referencia el artículo 5 de esta Resolución, deberán tener en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del informante y suministrarla a más tardar en las siguientes fechas: Últimos Dígitos

Fecha

21 a 24

16 de Febrero de 2011

25 a 28

17 de Febrero de 2011

29 a 32

18 de Febrero de 2011

33 a 36

21 de Febrero de 2011

37 a 40 41 a 44

22 de Febrero de 2011 23 de Febrero de 2011

45 a 48

24 de Febrero de 2011

49 a 52

25 de Febrero de 2011

53 a 56

28 de Febrero de 2011

57 a 60

01 de Marzo de 2011

61 a 64

02 de Marzo de 2011

65 a 68

03 de Marzo de 2011

69 a 72

04 de Marzo de 2011

73 a 76

07 de Marzo de 2011

77 a 80

08 de Marzo de 2011

81 a 84

09 de Marzo de 2011

85 a 88

10 de Marzo de 2011

89 a 92

11 de Marzo de 2011

93 a 96 97 a 00

14 de Marzo de 2011 15 de Marzo de 2011

01 a 04

16 de Marzo de 2011

05 a 08

17 de Marzo de 2011

09 a 12

18 de Marzo de 2011

13 a 16

22 de Marzo de 2011

17 a 20

23 de Marzo de 2011

Los obligados que deban entregar a la DIAN la información relacionada exclusivamente con el FORMATO 1002 Versión 7 “Retenciones en la Fuente Practicadas”, a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, deben presentar la información en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma digital respaldada con certificado digital, siempre y cuando estén igualmente obligados a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual. En caso contrario deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB. Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, esta podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el representante legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos. ARTICULO 20. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir en forma previa el siguiente procedimiento: a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario, incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital. b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros”. c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

ARTICULO 19. Forma y sitios de presentación de la información. La información a que se refiere la presente

Parágrafo 1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente,

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responsable, agente retenedor, o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005. Parágrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital. Parágrafo 3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo. Parágrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas. Parágrafo 5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena. ARTICULO 21. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá

habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información: • Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante, • Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital, • El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar, • El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTICULO 22. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 23. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos Nos. 02, 03, 05 a 30 y 32 a 35 de la Resolución 03847 de abril 30 de 2008, publicada en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, y los Anexos 01, 02 y 03 de la Resolución 7935 de 2009, publicada en el Diario Oficial 47.430 de agosto 3 de 2009, teniendo en cuenta para el Anexo 1 de la Resolución 7935 de 2009, la modificación introducida en el artículo 2 de la Resolución 10141 de 2009, publicada en el Diario Oficial 47.482 de septiembre 24 de 2009, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN.

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Para diligenciar la casilla país de residencia o domicilio, se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, los cuales se encuentran para su consulta en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la dirección www.dian.gov.co bajo la opción: Servicios \ Formularios \ Formularios e Instructivos \ Códigos complementarios diligenciamiento formularios \ Países".

ARTICULO 25. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

ARTICULO 24. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas.

(Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los

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10.9 RESOLUCIÓN NÚMERO 8661 (AGOSTO 30 DE 2010) Por la cual se señala el contenido y características técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, que debe ser presentada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por los grupos empresariales, correspondiente al año gravable 2010 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 631-1, 633 y 684 del Estatuto Tributario RESUELVE ARTICULO 1. Información a suministrar por los grupos empresariales. Para el año gravable 2010, la controlante o matriz de cada uno de los grupos empresariales, inscritos en el Registro Mercantil de las Cámaras de Comercio existentes en el país, deberá suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información a que se refiere el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, referente a los estados financieros consolidados, de acuerdo con las características técnicas establecidas en la presente Resolución. ARTICULO 2. Controlante o matriz extranjera. Cuando la controlante o matriz de un grupo empresarial no se encuentre domiciliada en el país, la información a que se refiere el artículo 1 de la presente Resolución deberá ser suministrada por la sucursal en Colombia. Cuando la controlante o matriz no tenga sucursal en el país, la información deberá ser suministrada por la subordinada que tenga el mayor patrimonio neto. ARTICULO 3. Controlante o matriz de naturaleza no societaria. Cuando la matriz o controlante de un grupo empresarial sea una persona jurídica de naturaleza no societaria o una persona natural comerciante, son estos los obligados a suministrar la información a que se refiere el artículo 1 de la presente Resolución. Cuando la controlante del grupo empresarial sea una persona natural no comerciante, la información a que se refiere el artículo 1 de la presente Resolución, deberá ser suministrada por la subordinada que tenga mayor patrimonio neto. ARTICULO 4. Contenido de la información a suministrar. a) Información de los estados financieros consolidados, la cual se debe presentar en el FORMATO 1034, Versión 6: - Activo corriente, en el concepto 1000 - Activo no corriente, en el concepto 1011 - Pasivo corriente, en el concepto 2000 - Pasivo no corriente, en el concepto 2001 - Interés minoritario de balance, en el concepto 2002 - Patrimonio, en el concepto 3000

- Ingresos operacionales, en el concepto 4100 - Costo de ventas, en el concepto 6000 - Gastos operacionales de administración, en el concepto 5100 - Gastos operacionales de ventas, en el concepto 5200 - Otros ingresos no operacionales, en el concepto 4200 - Otros egresos no operacionales, en el concepto 5300 - Utilidad antes de impuesto de renta, en el concepto 5301 - Interés minoritario de resultados (Utilidad), en el concepto 5302 - Utilidad neta, en el concepto 5304 - Impuesto de renta, en el concepto 5305 - Pérdida neta, en el concepto 5306 - Interés minoritario de resultados (Pérdida), en el concepto 5307 b) Información de las compañías subordinadas nacionales, la cual se debe presentar en el FORMATO 1035 versión 6: - Identificación de la subordinada - Dígito de verificación - Nombre o razón social de la subordinada - Dirección - Código departamento - Código municipio - Actividad económica c) Información de las compañías subordinadas del exterior, la cual se debe presentar en el FORMATO 1036, versión 7: - Identificación de la subordinada - Nombre o razón social de la subordinada - Código de país Parágrafo. En el caso de las subordinadas del exterior la casilla “identificación” se debe diligenciar con el número, código o clave de identificación fiscal o tributaria que se utiliza, en su país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en adelante, el cual irá variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTICULO 5. Plazo para presentar la información. De acuerdo a lo establecido en el artículo 631-1 del Estatuto Tributario, la información deberá ser presentada a más tardar el 30 de junio de 2011. ARTICULO 6. Unidad monetaria para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTICULO 7. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Parágrafo. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.

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ARTICULO 8. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal. Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información: § Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante, § Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital, § El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar, § El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de

Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTICULO 9. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 10. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en los anexos Nos. 51 a 53 de la Resolución 03848 de 2008, publicada en el Diario Oficial 46.984 de mayo 9 de 2008, los cuales se entienden como parte integral de esta Resolución. Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificación: 11. Registro civil de nacimiento 12. Tarjeta de identidad 13. Cédula de ciudadanía 21. Tarjeta de extranjería 22. Cédula de extranjería 31. NIT 41. Pasaporte 42. Tipo de documento extranjero 43. Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN. ARTICULO 11. Vigencia. La presente Resolución rige desde la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los

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(Original Firmado) NESTOR DÍAZ SAAVEDRA Director General

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10.10 RESOLUCIÓN NÚMERO 011188 (OCT. 29 DE 2010) Por medio de la cual se señala el contenido y las características técnicas de la información tributaria que debe ser presentada ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por los contribuyentes obligados al Régimen de Precios de Transferencia, por el año gravable 2010 EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 6 del Decreto 4048 de 2008, y por el literal k) y Parágrafo 3 del artículo 631 del Estatuto Tributario, y CONSIDERANDO Que para efectos de los estudios, cruces de información y el control integral que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deba realizar a los contribuyentes sujetos al Régimen de Precios de Transferencia que se encuentren obligados a preparar documentación comprobatoria y presentar declaración informativa individual de precios de transferencia, se hace necesario solicitar la información referente a los comparables seleccionados en la determinación del margen o precio con sus vinculados económicos, en el formato especificado en la presente Resolución, mediante la presentación de Información por envío de archivos. RESUELVE ARTICULO 1. Información de comparables. Las personas naturales y jurídicas obligadas a la aplicación de las normas que regulan el Régimen de Precios de Transferencia y que en virtud de los artículos 260-4, 2608 del Estatuto Tributario y artículo 1 de Decreto Reglamentario 4349 de 2004, deban preparar y presentar documentación comprobatoria y Declaración Informativa Individual, respectivamente, enviarán la siguiente información, relativa al año gravable 2010 y/o Fracción 2011, cuando hubiere lugar: 1. Hoja Principal Comparables Internos y Externos: Código Tipo de Documento, número de Identificación fiscal, apellidos y nombres o razón social del vinculado, Tipo de Operación, Comparables internos y externos, y grupo de comparables

06 Comisiones 07 Honorarios 08 Regalías 09 Publicidad 10 Asistencia técnica 11 Servicios técnicos 12 Prestación de otros servicios financieros 13 Prestación de otros servicios diferentes de los financieros 14 Intereses 15 Arrendamientos 16 Enajenación de acciones 17 Venta de activos fijos 18 Utilidad por operaciones de futuros distintas de las del sector financiero 19 Otros ingresos. Cód. Operaciones de egreso 20 Compra neta de inventarios para producción 21 Compra neta de inventarios para distribución 22 Servicios intermedios de la producción 23 Servicios administrativos 24 Seguros y reaseguros 25 Comisiones 26 Honorarios 27 Regalías 28 Publicidad 29 Asistencia técnica 30 Servicios técnicos 31 Prestación de otros servicios financieros 32 Prestación de otros servicios diferentes de los financieros 33 Intereses 34 Arrendamientos 35 Compra de acciones (Inventario) 36 Pérdidas por operaciones de futuros distintas de las del sector financiero 37 Garantías 38 Compra de acciones y aportes (Activo fijo) 39 Otras inversiones 40 Compra de activos fijos no depreciables 41 Compra de activos fijos depreciables, amortizables, intangibles y agotables 42 Compra de otros activos 43 Otros egresos. Para informar Comparables internos y externos se debe utilizar la siguiente codificación: 1. Interno 2. Externo

Para informar el tipo de operación se debe utilizar la siguiente codificación: Cód. Operaciones de ingreso 01 Netos por venta de inventarios producidos 02 Netos por venta de inventarios no producidos 03 Servicios intermedios de la producción 04 Servicios administrativos 05 Seguros y reaseguros

Para informar el grupo de comparables se debe tener en cuenta que cada registro indicado en la Hoja Principal constituye una operación que puede ser evaluada con uno o más comparables, para lo cual se requiere registrar bajo el mismo número de consecutivo 1, 2, 3, etc., el grupo de comparables al cual pertenece, tanto aceptados como rechazados consignados en la Documentación Comprobatoria.

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2. Hoja 2 Comparables Internos: Grupo de comparables internos, nombre o razón social del comparable interno, país, tipo valor, monto o margen del comparable positivo, monto o margen del comparable negativo, porcentaje de la operación y tipo de ajuste. Para informar el Tipo valor se debe utilizar la siguiente codificación: 1. Porcentaje o margen

ARTICULO 4. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a cualquier Dirección Seccional de la DIAN o puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento que establezca la DIAN para la presentación presencial.

2. Cifras monetarias 3. Hoja 3 Comparables Externos: Grupo de comparables externos, Matriz de aceptación o rechazo, nombre o razón social del comparable externo, código país, tipo valor, monto o margen del comparable positivo, monto o margen del comparable negativo, tipo de ajuste, fuente base de datos y fecha de consulta. Para diligenciar el campo de la Matriz de aceptación o rechazo se debe utilizar la siguiente codificación: 1. Aceptado 2. Rechazado Para informar el Tipo valor se debe utilizar la siguiente codificación: 1. Porcentaje o margen 2. Cifras monetarias La información a que se refiere este artículo deberá ser suministrada en el FORMATO 1525, Versión 9, el cual hace parte integral de esta Resolución. ARTICULO 2. Plazos para presentar la información. Los plazos para la entrega de la información a que se refiere la presente Resolución serán las fechas que establezca el Gobierno Nacional para la presentación de la Declaración Informativa Individual Precios de Transferencia (formulario 120), de acuerdo con el último digito del NIT, para el año gravable 2010 y/o Fracción 2011, cuando hubiere lugar.

Parágrafo. El obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres días hábiles al vencimiento. ARTICULO 5. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 6. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas establecidas en el Formato 1525 Versión 9, contenido en el Anexo 1 que forma parte integral de la presente Resolución. ARTICULO 7. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los

ARTICULO 3. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

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(Original Firmado) JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ Director General

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INDICE ALFABETICO INFORMATIVO

activos fijos, 14, 15, 27, 28, 29, 32, 40, 66, 68, 88, 159, 161, 162, 166, 168, 178

Jueces Civiles Reportes del año 2010, 2, 3, 12

Notarios Reporte del año 2010, 1, 3, 2, 3, 10, 22, 69, 152

BOLSAS DE VALORES REPORTE DEL AÑO 2010, 7

C COMISIONISTAS DE BOLSA REPORTE DEL AÑO 2010, 7 Consorcio, 42 Contrato de Mandato, 44 cooperados o comuneros, 18 Cooperativas de Trabajado Asociado, 17 CORRECCIÓN A LOS REPORTES, 50

D DECLARACIÓN INFORMATIVA INDIVIDUAL DE PRECIOS DE TRANSFERENCIA, 41 diferencia en cambio, 28, 32, 99 distribuidores minoristas de combustibles, 17

E Entidades Publicas de nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado, 30 EPS, FONDOS DE PENSIONES, SENA, ICBF Y CAJAS DE COMPENSACIÓN REPORTE DEL AÑO 2010, 9 escisión de sociedades, 17

F firmas digitales, 48 Fondos de Empleados Reportes de cuentas de ahorro, 4 fondos de pensiones Reporte del año 2010, 5 Fusión de sociedades, 17 (“FIRMEZA” DE LOS REPORTES, 56

G gasto depreciación, 28 Grupos Empresariales Reportes del año 2010, 2, 13

I ingresos no gravados, 40 Ingresos por recuperación de deducciones, 32 intereses presuntivos, 32, 97, 99 Iva descontable emergencia social con Venezuela, 34

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DIFERENCIA ENTRE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SUSTANCIALES Y FORMALES, 1

P Patrimonios autónomos administrados por sociedades Fiduciarias Fideicomisos, 44 prima en colocación de acciones o cuotas sociales, 32 provisión fiscal de deudores”, 38, 39

R REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL REPORTE DEL AÑO 2010, 9 RETENCIONES EN LA FUENTE devolucion de retenciones a titulo de IVA, 20 Devoluciones de retenciones de renta, 20 Devoluciones de Retenciones de timbre, 21 PRACTICADAS A TERCEROS FORMATO 1002, 19

S SANCIONES RESOLUCION 11774 DICIEMBRE DE 2005, 55 SANCIÓNES Por uso fraudulento de cédulas, 9 Servicios informaticos electrónicos Solicitud de Información por envío de archivos, 48 servicios informáticos electrónicos”, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 13, 19, 26, 33, 36, 38, 39, 40, 47 SOCIOS, ACCIONISTAS REPORTE DEL AÑO 2010, 18 sucesión ilíquida, 2, 9, 22, 23

T Tipógrafos Reportes del año 2010, 2, 3, 11, 69 trabajadores independientes, 20, 29

U Unión Temporal, 42

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Publicaciones Editora actualicese.com actualicese.com/respuestas aplicables en la Conciliación del Impuesto de Renta y Complementarios de Personas Jurídicas Autor: Dr. José Hernando Zuluaga Descripción: Dudas sobre este tema resueltas didácticamente en este suplemento de nuestro producto GUÍA ESTRATÉGICA & TALLER PARA LA CONCILIACIÓN DEL IMPUESTO DE RENTA CON LA INFORMACIÓN CONTABLE, que al mismo tiempo de responder la inquietud, indica la normatividad vigente en donde se apoya. Formato: Impreso Número de Páginas: 60 páginas Fecha de Edición: Noviembre de 2010 Lo encuentras en:

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